T.C. ESKĠġEHĠR ODUNPAZARI BELEDĠYE BAġKANLIĞI. DIġ ĠLĠġKĠLER MÜDÜRLÜĞÜ. KURULUġ, GÖREV, YETKĠ, SORUMLULUK,

Transkript

1 T.C. ESKĠġEHĠR ODUNPAZARI BELEDĠYE BAġKANLIĞI DIġ ĠLĠġKĠLER MÜDÜRLÜĞÜ KURULUġ, GÖREV, YETKĠ, SORUMLULUK, ÇALIġMA USUL VE ESASLARINA ĠLĠġKĠN YÖNETMELĠK BĠRĠNCĠ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak Tanımlar ve Ġlkeler Amaç MADDE 1 (1) Bu Yönetmeliğin amacı, Odunpazarı Belediye Başkanlığı Dış İlişkiler Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. Kapsam MADDE 2 (1) Bu Yönetmelik, Odunpazarı Belediyesi Dış İlişkiler Müdürlüğünü kapsar. Dayanak MADDE 3 (1) Bu Yönetmelik, 03/07/2005 tarihli 5393 sayılı Belediye Kanununun 15/b ve 18/m maddeleri ve diğer yürürlükteki mevzuata dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4 (1) Bu Yönetmelikte adı geçen; Belediye : Odunpazarı Belediyesini, Belediye BaĢkanı : Odunpazarı Belediye Başkanını, Belediye BaĢkan Yardımcısı: Odunpazarı Belediye Başkan Yardımcısını, Müdürlük : Dış İlişkiler Müdürlüğünü Müdür : Dış İlişkiler Müdürünü,

2 Encümen : Odunpazarı Belediye Encümenini, Meclis : Odunpazarı Belediye Meclisini, Personel : Müdürlüğüne bağlı çalışanların tümünü ifade eder. Temel ilkeler MADDE 5 (1) Odunpazarı Belediye Başkanlığı Dış İlişkiler Müdürlüğü tüm çalışmalarında; a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık, b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk, c) Hesap verebilirlik, ç) Kurum içi yönetimde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık, d) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik, e) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik, f) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine sürdürülebilirlik, temel ilkelerini esas alır. ĠKĠNCĠ BÖLÜM KuruluĢ, Personel, Bağlılık KuruluĢMADDE 6 (1) Odunpazarı Belediye Başkanlığı Dış İlişkiler Müdürlüğü, 5393 sayılı Belediye Kanununun 48 nci ve 22/02/2007 tarihli, sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke Ve Standartlarına Dair Yönetmelik Hükümleri çerçevesinde Odunpazarı Belediye Meclisinin 09/07/2009 tarih ve 16/152 sayılı kararıyla kurulmuştur. (2) Dış İlişkiler Müdürlüğünün Teşkilatı; Müdür, Şef, Tercüman, memur, sözleşmeli personel ve işçi personelden oluşur. Personel MADDE 7 (1) Odunpazarı Belediye Başkanlığı Dış İlişkiler Müdürlüğünde bir Müdür ile mer i norm kadro mevzuatına uygun nitelik ve sayıda personel görev yapar. Bağlılık MADDE 8 (1) Dış İlişkiler Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

3 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Görev, Yetki ve Sorumluluklar Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları MADDE 9 (1) Dış İlişkiler Müdürlüğü, mahalli müşterek nitelikte olmak şartıyla aşağıdaki görevleri yürütür; a) Belediyemiz ile uluslararası kuruluşlar arasındaki mevcut ilişkilerinin geliştirilmesi ve yeni ilişkiler kurulması, b) Uluslararası kuruluşlar ile ilgili (resmi yazışma, üyelik onay, meclis kararı, bakanlık onayları dâhil) tüm işlemleri yürütmek. c) Üyesi olduğumuz uluslararası kuruluşlar ile olan bağlantıları sürdürmek; koordinatörü olduğumuz kuruluşlar ile bağlantıları sağlamak, diğer koordinatörlerin çalışmalarına destek vermek, ç) Belediyemize intikal eden çeşitli dillerdeki yazı, belge ve dokümanların incelenip gerekli görülenlerin tercümesi ile birlikte ilgili birimlerimize ve ilgili kurumlara ulaştırılması. d) Belediyemizin uluslararası kurum ve kuruluşlarla kurduğu veya kuracağı ilişkilerin sağlıklı yürütülmesi, konu ile ilgili bilgi ve dokümanların alınabilmesi için uluslararası iletişim ağından da faydalanılarak söz konusu bilgilerin derlenip düzenlenmesi ve belediyemiz heyetlerinin yurtdışı seyahatleri sırasında kullanılabilir hale getirilmesi. e) Belediye çalışanlarına yabancı dil kazandırmak ve mevcut yabancı dil seviyelerinin geliştirilmesi için yurt içi ve yurt dışı kursların düzenlenmesi. f) Uluslararası kuruluş, kardeş kent ve diğer dünya kentlerinden gelecek misafirleri ağırlamak, gerekli programları yapmak motivasyonlarını ve yetkililerle görüşmelerini sağlamak. g) Belediye personelinin yurtdışına çıkışlarını organize etmek, vize başta olmak üzere görevlendirmelerle ilgili yolluk, pasaport, seyahat, konaklama, hediye temini, yurt dışı toplantı organizasyonları ve gerekli işlemleri tamamlamak, gerektiğinde programlarını ve rezervasyonlarını yapmak, gerektiğinde belediye başkanına ve yurtdışına seyahat eden heyetlere eşlik etmek ve tercümanlık yapmak. ğ) Odunpazarı İlçesi ile dünya kentleri arasında Kardeş Kent ilişkisi kurulması ve mevcut ilişkilerin geliştirilmesini sağlamak, kardeş ve dost şehirlerimiz ile ilişkileri yürütmek; belediyeler ile bağlantılar, ortak organizasyonlar, uluslararası öğrenci değişimleri, kardeş okul ve kurum bağlantılarına destek vermek. h) Kardeş şehir uygulamaları ile farklı kültürlerin birbirlerini tanıması ve yakınlaşmasını temin etmek, halklar arasında kardeşlik duygusunu geliştirecek etkinlikler düzenlemek. ı) Dış medyada Odunpazarı İlçesini takip etmek, elde edilen bilgileri ilgili makamlara ileterek Odunpazarı ilçesinin yüksek imaj ve prestij sahibi yerini korumasını sağlamak için gerekli her türlü çalışmayı yapmak. i) Resmi veya özel uluslararası kurum ve kuruluşlarla, kültür, sanat, ticaret, spor ve sosyal kuruluşlarla bağlantı kurmak ve işbirliği sağlamak.

4 j) Yurtdışındaki veya yurt içindeki belediyelerle yerel yönetimin geliştirilmesine katkı sağlayacak konularda iyi niyet ve işbirliği protokolleri imzalanmasını koordine ve uygulanmasını takip etmek. k) Yurtiçi ve yurtdışı üniversitelerin ilgili bölümleri ile diyalog kurarak karşılıklı görüş alışverişinde bulunmak, uygulanabilir tezler geliştirmek ve uygulamak ya da uygulanmasını sağlamak ve ortaya konulan eserleri topluma mal ederek toplumun istifadesine sunmak. l) Uluslararası toplantılara katılım sonrasında katılımcının raporunun temin etmek, edinilen bilgi ve belgelerin ilgili birimlere ulaştırılmasını sağlamak. Personelin görev, yetki ve sorumlulukları MADDE 10 (1) Bu yönetmeliğin 9. maddesinde belirtilen temel görev, yetki ve sorumlulukları, mevzuat ve Belediye Başkanının veya görevlendirdiği Başkan Yardımcısının onayıyla görev pozisyonları belirlenir. Bu bağlamda istihdam edilenler belirtilen görevleri ifa ederler. a) DıĢ ĠliĢkiler Müdürü; 1) Dış İlişkiler Müdürlüğü nü temsil etmek. 2) Müdürlüğün idaresinden 1. derece sorumludur. 3) Müdürlük emrinde görev yapan personelin 1. derece disiplin ve sicil amiridir. 4) Personelin sicil raporlarını doldurmak. 5) Müdürlük personelinin verimli çalışmasını, aralarındaki işbirliğini ve koordinasyonu sağlamak. 6) Belediye Başkanından alacağı emirleri, mahiyetindeki sorumlulara veya memurlara iletmek görev dağılımlarını yapmak ve işlerin sonuçlanmasını takip etmek. 7) 4734 Sayılı Kamu İhale Kanunu gereğince Müdürlüğün ihtiyacı olan mal ve hizmet alımı işlerini yürütmek. 8) 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu gereğince; Müdürlüğün bütçesini oluşturmak harcama yetkilisi olarak giderlerin tahakkukunu imzalamak. 9) Bağlı bulunduğu Belediye Başkanına karşı sorumludur. 10) Görevini yerine getirirken kanun, kanun hükmünde kararname, tüzük, yönetmelik ve genelgeler çerçevesinde sorumludur. 11) Bilgi edinme yasası ve diğer yasalarda belirtilen konularla ilgili verilen dilekçelere en geç 15 iş günü içerisinde yazılı cevap vermek, b) ġef;

5 Bürodaki işlerin yasalara, başkanlık ve müdürlük buyruklarına uygun olarak eksiksiz ve gecikmesiz yapılmasında, bu amaçla memurlarım eğitiminden, aralarında görev bölümü yapmalarından ve memurların mesaiye devamından sorumludur. c) Tercüman; 1) Üniversite mezunu tercihen yabancı dil bölümü mezunu olmak ve iyi derecede yabancı dil bilmek, 2) Belediyemize intikal eden çeşitli dillerdeki yazı, belge ve dokümanların incelenip gerekli görülenlerin tercümesi ile birlikte ilgili birimlerimize ve ilgili kurumlara ulaştırılmasını sağlamak, 3) Belediyemizin uluslararası kurum ve kuruluşlarla kurduğu ve kuracağı ilişkilerde gereken yazışmaların takibini sağlamak, 4) Gerekli bilgilerin ve dokümanların derlenip düzenlenmesi ve çevirisi ile birlikte belediyemiz heyetlerinin yurtdışı seyahatleri sırasında kullanılabilir hale getirilmesini sağlamak, 5) Gerektiğinde Belediye Başkanımıza ve yurtdışına seyahat eden heyetlere eşlik etmek ve tercümanlık yapılmasını sağlamak, 6) Belediyemizin yurt dışından gelen yabancı konuklarının tercümanlık ve rehberlik hizmetlerinden; ülkemizdeki diplomatik misyon temsilcilerinin ve kentimizi çeşitli nedenlerle ziyaret eden yabancı konukların kentimizdeki programlarının gerçekleştirilmesi, 7) Belediyemiz üst düzey temsilcileri ile yaptıkları görüşmelerde tercümanlık hizmetlerinin sağlanmasından ve her türlü İngilizce-Türkçe-İngilizce yazılı ve sözlü çeviri yapılması, ç) Bilgisayar ĠĢletmeni; 1) Fakültelerin bilgisayar bölümü mezunu olmak ya da en az lise ve dengi okul mezunu olup, Milli Eğitim Bakanlığı tarafından bilgisayar işletmeni sertifikası sahibi olmak. Mevcut bilgisayar birimlerini işletilip çalıştırılmasından sorumludur. 2) Bu personel, bilgisayarların donanım ve yazılım güvenliğinden, bilgisayardaki mevcut dosyaların yedeklenmesinden, sistemin çalışır durumda olmasından, gerektiğinde sistemi kapatmakla, sistemi destekleyen ek birimlerin (ups, klima, yangın söndürme, v.b.) aktif durumda bulunmasını sağlamaktan yukarıda belirtilen tüm birimlerin arızalanması durumunda arıza ekibini haberdar etmekten sorumludur. d) Diğer Personel; 1) Evrak ve dosyaları ilgili yerlere götürmek, getirmek evrakın gizliliğini ve emniyetini sağlamak, 2) Hizmetin etkin ve verimli yürütülmesini sağlamak bakımından diğer personele yardımcı olmak, amirlerince verilecek benzer görevleri yapmak 3) Verilen görevleri yasalar çerçevesinde tam ve zamanında yapmak.

6 DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Ortak Hükümler Genel sorumluluklar MADDE 11 (1) Dış İlişkiler Müdürlüğünde çalışan tüm personel; a) Tüm faaliyetlere ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili yürürlükteki mevzuata riayet eder, b) Müdürlüğün faaliyet alanına giren görevleri en kısa zamanda ve tam olarak yerine getirir, c) Hiçbir fark gözetmeden her vatandaşa eşit davranır, ç) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılır, d) Bulunduğu pozisyonun gerektirdiği vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koyar, e) İşbölümü esasları dahilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışır, f) Verilen işi öngörülen bütçe sınırları içerisinde kalarak en az maliyetle yerine getirir, g) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırır, ğ) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlar, h) Verilen direktife uygun iş ve işlemleri gerçekleştirir, ı) Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder. BEġĠNCĠ BÖLÜM ÇeĢitli ve Son Hükümler Yönetmelikte yer almayan hususlar MADDE 12- (1) İş bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili genel hükümler çerçevesinde hareket edilecektir. Yürürlükten kaldırılan hükümler MADDE 13- (1) Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle birlikte, önceki Dış İlişkiler Müdürlüğünün Görev, Yetki, Sorumluluk, Çalışma Usul ve Esaslarına İlişkin Yönetmelik yürürlükten kalkar.

7 Yürürlük MADDE 14- (1) Bu Yönetmelik Belediye Meclisince kabul edilip yayımlandıktan sonra yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 15- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Eskişehir Odunpazarı Belediye Başkanı yürütür.