Proje Yönetimi Logo Nisan 2016

Transkript

1 Proje Yönetimi Logo Nisan 2016

2 İçindekiler Proje Yönetimi 2 j-guar İçindekiler... 1 Proje Yönetimi... 4 Proje Yönetimi Öndeğer ve Parametreleri... 5 İş Grupları... 6 İş Tanımları... 7 Proje Türleri Durma Nedenleri Proje Şablonları Proje Şablonu Bilgileri Aktiviteler Önceki Aktiviteler Dış Kaynaklar Dış Kaynak Standart Maliyetleri Geçici Malzeme ve Kaynaklar Geçici Malzeme ve Kaynaklar Standart Maliyetleri Projeler Proje-Genel Bilgiler Proje-Aktiviteler Aktivite Genel Bilgileri Proje Aktivitelerinde Zaman Bazlı Kısıtlamalar Önceki Aktiviteler Maliyetler Ödemeler ve Ceza İşlemleri Diğer Aktivite Bağlı Kayıtlar ve İşlemler Menü Bilgileri Aktivite Girdi ve Çıktıları - Malzemeler Kaynaklar Durma İşlemleri Gerçekleşme Bilgileri Gerçekleşen Sayaç Hareketleri Kaynak Atama Proje-Diğer Proje Vardiya Bilgileri Proje Vardiya İstisnaları Durum Değişiklikleri Proje ve Aktivite Planlama Proje Maliyeti Hesaplama Proje Planlanan Maliyet Hesaplama Proje Gerçekleşen Maliyet Hesaplama Gerçekleşen Miktar Girişi Aktiviteler Malzeme Talep Fişleri Hızlı Talep Karşılama Hızlı Talep Karşılama Parametreleri Hızlı Talep Karşılama Önerileri Hakedişler Hakediş Bilgileri Yapılan İşler Listesi Yeşil Defter ve Metraj Cetveli Hakediş Özeti Hakediş Kaydı Devir Bilgileri Hakediş Durum Değişiklikleri Hakediş Faturaları Aktiviteler Üzerinden Taşeron Hakedişlerinin Hesaplanması Kaynak Kullanım Çizelgesi Toplu Kaynak Kullanım Girişi Malzeme Talep Fişleri Karşılama... 80

3 Malzeme Karşılama Önerileri Gerçekleştirme Raporlar Proje Listesi Proje Özeti Durma İşlemleri Ekstresi Durma Nedenleri Listesi Malzeme Fişi Bağlantıları Raporu Malzeme Temin Hareketleri Dökümü Malzeme/Hizmet Araçları Listesi Kaynak Kullanım Raporu Kritik Aktiviteler Aktivite Listesi Hakediş Listesi Proje Yönetimi 3

4 Proje Yönetimi j-guar Proje yönetimi en genel ifadeyle, başlama ve bitişi açıkça tanımlanmış aktivitelerle bütçe ve zaman kısıtı altında iyi tanımlanmış hedef ve amaçlara ulaşma eylemidir. Diğer bir tanımla; disiplinli, iyi yönetilen, ürünlerin ya da sonuçların kaliteli teslimini güvence altına alarak belirli bir bütçe ve zaman kısıtı altında gerçekleştirme sürecidir. j-guar Proje Yönetimi program bölümünde Projelerinizi tanımlayacağınız şablonlara kaydedebilir, diğer program bölümlerinde yapılan işlemleri projeler ile ilişkilendirebilirsiniz. Proje Yönetimi ile yapacağınız tanım ve işlemler Tanımlar Hareketler İşlemler Raporlar Menüleri altında toplanmış seçenekler ile kaydedilir ve raporlanır. Proje Yönetimi 4

5 Proje Yönetimi Öndeğer ve Parametreleri j-guar Proje yönetimi ile ilgili öndeğerlerin ve parametrelerin belirlendiği seçenektir. Öndeğer seçenekleri kullanılarak işlemlere otomatik olarak yansıyacak özellikler kaydedilir. Sistem Ayarları program bölümünde Öndeğerler ve Parametreler-Genel-Öndeğer ve Parametreler menüsünde Proje Yönetimi altında yer alır. Bkz. Sistem Ayarları Proje Yönetimi Öndeğer ve Parametreleri Proje Yönetimi 5

6 İş Grupları j-guar İş tanımı, şablon, şablon aktivitesi, proje ve proje aktivitelerinde kullanılmak üzere yapılan İş Grubu tanımlamaları Proje Yönetimi Tanımlar menüsü altında yer alır. Sırasıyla; Ana Menü Proje Yönetimi Tanımlar İş Grupları Ekle adımları ile kaydedilir. Ekle seçeneği ile açılan pencereden kaydedeceğiniz bilgiler şunlardır: Kod Açıklama İş Grubu tanım kodudur. İş Grubu adı ya da açıklayıcı bilgisidir. Proje Yönetimi 6

7 İş Tanımları j-guar İş tanımları ile malzeme, hizmet, kaynak gibi girdiler ve bu girdilere ait miktar, birim fiyat tanımlanır. İş tanımına ait kar oranı da girilerek karlı birim fiyat hesaplanır. İş tanımları proje içerisinde seçilerek proje aktivitelerine bağlanır. İş tanımının bağlı olduğu aktivite maliyetini hesaplamak için sözleşme bağlantısı ve sözleşme yüzdeleri kullanılır. (Sözleşme tutarı * sözleşme yüzdesi) Ancak iş tanımı içerisinde belirtilen bir tutar bilgisi varsa, aktivite maliyetini hesaplamak için iş tanım fiyatı ile miktar çarpılır. İş tanımında herhangi bir miktarı değişikliği yapıldığında, aktivitede tanımlı girdi malzemeleri de güncellenir. Proje içerisinde eklenen aktivitelere iş tanımları eklenerek, kırılımlı yapıda üst aktiviteleri yani iş gruplarını oluştur. Her iş tanımına ait tarihsel olarak gerçekleşme bilgileri tutulur. Proje sağ klik Hakediş Hesapla seçeneği ile belirtilen tarihe ait yapılan işler listesi miktar, yüzde, tutar bilgileri ve iş gruplarına ait hakediş özeti bilgileri listelenir. Bkz. Hakedişler İş tanımları Proje Yönetimi Tanımlar menüsü altında yer alır. Sırasıyla; Ana Menü Proje Yönetimi Tanımlar İş Tanımları Ekle adımları ile kaydedilir. Ekle seçeneği ile açılan pencereden kaydedilen bilgiler şunlardır: Poz No Açıklama İş Grubu Genel Aktivite Süresi Sorumlu Kişi Organizasyonel Birim Takvim Birimi Kar Oranı Karsız Birim Fiyat Proje Yönetimi 7 İş tanımına ait tanım kodudur. İş tanımı adı ya da açıklayıcı bilgisidir. Tanıma ait iş grubu bilgisidir. İş grupları listesine ulaşılarak seçim yapılır ya da yeni tanım eklenir. Bkz. İş Grupları Aktivite süresi öndeğeri gün olmak üzere saat, hafta ve ay seçeneklerini içerir. İş tanımından sorumlu olan kişinin belirlendiği alandır. Personel kartları listesine ulaşılarak seçim yapılır. İş tanımının ait olduğu organizasyonel birim bilgisidir. Birim tanımlarına ulaşılarak seçim yapılır. İş tanımı için geçerli olacak takvim bilgisi seçilir. İş tanımına ait birim bilgisidir. Birimler listesine ulaşılarak seçim yapılır. İş tanımına ait kar oranı bilgisidir. Verilen oran doğrultusunda Karlı Birim Fiyat hesaplanır. İş tanımına ait karsız birim fiyat bilgisidir. İş tanımı bağlı kayıtlar

8 Karlı Birim Fiyat Girdi Malzemeler Tür Kod Açıklama Varyant Kodu Varyant Açıklaması Miktar Birim Rayiç Fiyat Tutar Ambar Maliyetlendir Birim Maliyet(YPB) Birim Maliyet(RPB) RPB Kuru Planlanan Maliyet(YPB) Planlanan Maliyet(YBP) Çıktı Malzemeler Tür Kod Açıklama Varyant Kodu Varyant Açıklaması Proje Yönetimi 8 j-guar menüsünde bulunan Malzemeler ve Kaynaklar formlarının kaydedilmesiyle karsız birim fiyat hesaplanır. İş tanımına ait karlı birim fiyat bilgisidir. Yüzdesel olarak verilen kar oranı bilgisine göre karlı birim fiyat hesaplanır. İş tanımı için gerekli girdi türünün belirlendiği alandır. Tür alanı Malzeme Hizmet Varlık Malzeme Sınıfı Geçici Malzeme Geçici Hizmet seçeneklerini içerir. Girdi türü seçilir. Tür alanında yapılan seçime göre girdi olarak kullanılacak malzeme/malzeme sınıfı/hizmet/geçici malzeme/geçici hizmet ya da varlık kodudur.... simgesi tıklanarak ilgili tanım listelerine ulaşılarak seçim yapılır. Malzeme/hizmet ya da varlık kaydının açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde ilgili tanımın açıklaması alana aktarılır. Tür alanında seçimi yapılan konfigüre edilebilir malzemeye ait varyant kodudur. Tür alanında seçimi yapılan konfigüre edilebilir malzemeye ait varyant açıklamasıdır. İş tanımı için gerekli malzeme/hizmet ya da varlık miktarıdır. Girdi olarak kullanılacak malzeme, hizmet ya da varlığın hangi birim üzerinden işlem göreceğini belirtir. Girdi olarak kullanılacak malzemeye ait rayiç fiyat bilgisidir. Girdi malzemeye ait tutar bilgisidir. Miktar ve rayiç fiyat alanlarında belirtilen bilgiler üzerinden otomatik olarak hesaplanır. Girdi malzemenin hangi ambardan temin edileceğini belirtir. İlgili girdinin proje maliyetlerini etkileyip etkilemeyeceğini belirtir. Maliyetleri etkileyecekse bu alanda yer alan kutu işaretlenir. Yerel para birimi üzerinden birim maliyet bilgisidir. Raporlama para birimi üzerinden birim maliyet bilgisidir. Raporlama para birimi kur değeridir. Günlük kur tablosundan okunan fiş tarihine ait kur değeri alanı gelir. Gerekirse kur değeri değiştirilebilir. Yerel para birimi üzerinden hesaplanan planlanan maliyet tutarıdır. Program tarafından hesaplanır. Raporlama para birimi üzerinden hesaplanan planlanan maliyet tutarıdır. Program tarafından hesaplanır. İş tanımı sonunda elde edilecek türünün belirlendiği alandır. Tür alanı Malzeme Hizmet Varlık Malzeme Sınıfı Geçici Malzeme Geçici Hizmet Seçeneklerini içerir. Çıktı türü seçilir. Tür alanında yapılan seçime göre çıktı olarak kullanılacak malzeme/malzeme sınıfı/hizmet/geçici malzeme/geçici hizmet ya da varlık kodudur.... simgesi tıklanarak ilgili tanım listelerine ulaşılarak seçim yapılır. Malzeme/hizmet ya da varlık kaydının açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde ilgili tanımın açıklaması alana aktarılır. Tür alanında seçimi yapılan konfigüre edilebilir malzemeye ait varyant kodudur. Tür alanında seçimi yapılan konfigüre edilebilir malzemeye ait varyant açıklamasıdır.

9 Miktar Birim Ambar Maliyet Katsayısı Kaynaklar Kaynak Türü Varlık Kategorisi Kod/Sicil No Açıklama/Ad Soyad Maliyetlendir Planlamada Belirleyici Aktivite Süresini Azaltır Çalışma Süresi Birimi Rayiç Fiyat Tutar İş tanımı sonunda elde edilecek malzeme/hizmet ya da varlık miktarıdır. Aktivite sonunda elde edilecek çıktının hangi birim üzerinden elde edileceğini belirtir. Çıktı olarak elde edilecek malzemenin hangi ambara gireceğini belirtir. Maliyet muhasebesinin kullanılması durumunda maliyet katsayısının belirtildiği alandır. İş tanımının yerine getirilmesinde kullanılacak varlıklar ile çalışacak personel bilgileri kaydedilir. İş tanımı için gerekli kaynak türünün belirlendiği alandır. Tür alanı Varlık Varlık Kısmı Personel Dış Varlık Dış Personel Geçici Varlık Geçici Personel Seçeneklerini içerir. Varlık ve varlık kısmı türündeki kaynaklar için varlık kategorisinin belirlendiği alandır. Kategori alanı Gayrimenkul Nakil Vasıtası Ekipman Türlerini içerir. Kaynak türü alanında yapılan seçime göre varlık/varlık kısmı ya da personel kayıt numarasıdır.... simgesi tıklanarak ilgili kayıt listelerine ulaşılır ve kaynak olarak kullanılacak kayıt seçilir. Kaynak açıklamasıdır. Kod alanında seçilen tanımın açıklaması bu alana gelir. Ancak açıklama alanından da ilgili tanımlar listelenir ve seçim yapılabilir. İlgili kaynak maliyetinin proje maliyetlerini etkileyip etkilemeyeceğini belirtir. Maliyetleri etkileyecekse bu alanda yer alan kutu işaretlenir. Satırda belirtilen kaynağın planlamada belirleyici olması durumunda bu seçenek işaretlenir. Aktivite çizelgelenirken ilgili personelin çalışabilir zamanlarının planlamada belirleyici olduğunu belirtir. Çizelgeleme sırasında planlamada belirleyici olan personel/kaynakların uygun zamanları bulunarak bu uygun zamanların kesişim kümesi alınır. Planlamada belirleyici olmayan personel/kaynaklar ise bu kesişim kümesine uygun olan kendi çalışma zamanlarında çalışırlar. Kullanılan kaynağın aktivitenin gerçekleşme süresini azaltması durumunda bu seçenek işaretlenir. Kaynaklara ait çalışma süresini belirtir. Çalışma süresi birimidir. Saat, gün, hafta ve ay seçeneklerini içerir. Kullanılan kaynaklara ait rayiç fiyat bilgisidir. Kaynaklara ait tutar bilgisidir. Çalışma süresi ve rayiç fiyat alanlarında belirtilen bilgiler üzerinden otomatik olarak hesaplanır. Proje Yönetimi 9

10 Proje Türleri j-guar Proje türlerinin kaydedildiği seçenektir. Projeler yapıları, tarihleri, ödemeleri, maliyetleri, gelirleri, kaynak kullanımları bakımından değişik türlerde olabilir. Proje türleri sırasıyla Ana Menü Proje Yönetimi Tanımlar Proje Türleri Ekle Adımları ile kaydedilir. Ekle seçeneği ile açılan pencereden kaydedeceğiniz bilgiler şunlardır: Kod Açıklama Tip Proje türü tanım kodudur. Proje türünün adı ya da açıklayıcı bilgisidir. Kurum içi ve kurum dışı seçeneklerini içerir. Bu alan projelerin sözleşme numarası seçimlerini etkilemektedir. Kurum içi seçilmesi durumunda Sözleşme No alanından Satış Sözleşmeleri ekranı, Kurum dışı seçilmesi durumunda ise Satınalma Sözleşmeleri ekranı açılır. Bkz. Proje-Diğer Proje Yönetimi 10

11 Durma Nedenleri Proje hayata geçmeye başladıktan sonra, plan aşamasında öngörülemeyen sebeplerden dolayı proje aktivitelerinde durmalar olabilir. Bu durma nedenleri sırasıyla Ana Menü Proje Yönetimi Tanımlar Durma Nedenleri Ekle adımları izlenerek kaydedilir. Ekle seçeneği ile açılan pencereden kaydedilen bilgiler şunlardır: Kod Açıklama Durma nedeni tanım kodudur. Durma nedeninin açıklamasıdır. Proje Yönetimi 11

12 Proje Şablonları Projeler, alt proje ve proje aktivitelerinden oluşur. Her bir aktivite ise alt aktivitelerden oluşmak suretiyle bir üst aktivite işlevi görebilir. Bununla birlikte belirli türlerdeki projeler için standart bir akış da söz konusu olabilir. Yani herhangi bir tür proje için çoğunlukla aynı alt proje, alt ve üst aktivite tanımları veya kaynak personel ya da ekipman tanımı yapmak gerektiği durumlar için proje şablonları kullanılır. Yeni şablon tanımlamak ve var olan şablonlar üzerinde yapılacak işlemler için ilgili simgeler ile, İlişkili Kayıtlar, Bilgiler ve sağ fare tuşu menüsünde yer alan seçenekler kullanılır. Ekle Değiştir Sil Kopyala İncele Yenile Öndeğerlere Dön İlişkili Kayıtlar Malzeme Fişleri Bilgiler Kayıt Bilgisi Kaynak Atama Yeni şablon tanımlamak için kullanılır. Tanım bilgilerini değiştirmek için kullanılır. Şablon tanım ya da tanımlarını silmek için kullanılır. Şablon tanımını kopyalamak için kullanılır. Hızlı ve güvenli veri girişine olanak sağlar. Şablon bilgilerini inceleme amaçlı görüntüler Proje Şablonları Listesi ni güncellemek için kullanılır. Pencere boyutlarını programda tanımlı standart ölçülerde görüntülemek için kullanılır. İlişkili malzeme fişlerine ulaşmak için kullanılır. Tanımın ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını görüntüler. Proje şablonlarına kaynak atamak için kullanılır. Bkz. Kaynak Atama Proje Yönetimi 12

13 Proje Şablonu Bilgileri Proje şablonları sırasıyla, Ana Menü Proje Yönetimi Tanımlar Proje Şablonları Ekle adımları ile kaydedilir. Tanım penceresinden kaydedilen bilgiler şunlardır: Kod Açıklama Özel Kod Yetki Kodu İş Grubu Sorumlu Kişi Organizasyonel Birim Proje Türü Giriş Ambarı Çıkış Ambarı Şablon tanımı kayıt kodudur. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Şablon adı ya da açıklayıcı bilgisidir. Şablonları gruplamak için kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. 10 karakter uzunluğundadır, sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Özel kod, kullanıcıya şablonları kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplama olanağı sağlar. Raporlarda filtre olarak kullanılır. Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Bu alan on karakter uzunluğundadır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Kullanıcının hangi şablonları kullanabileceği yetki alanında belirtilir. Yetki kodu alanında verilen bilgiye göre şablona yalnızca yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır. Şablona ait iş grubu bilgisidir. İş grupları listesine ulaşılarak seçim yapılır ya da yeni tanım eklenir. Bkz. İş Grupları Şablondan sorumlu kişinin belirtildiği alandır. Kayıtlı personel tanımları listelenerek ilgili personel seçilir. Şablonun ilişkili olduğu organizasyonel birimi belirtir. Kayıtlı organizasyonel birim tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Şablon için geçerli olacak proje türünü belirtir. Kayıtlı proje türleri listelenerek ilgili tanım seçilir. Malzemenin sarf edileceği ambardır. Birim tanımları listesine ulaşılarak ambar seçimi yapılır. Proje sonucu çıkacak olan malzeme/hizmet/varlıkların gireceği ambardır. Birim tanımları listesine ulaşılarak ambar seçimi yapılır. Proje Yönetimi 13

14 Şablon genel bilgileri Devam düğmesi tıklanarak kaydedildiğinde proje aktivitelerinin tanımlanacağı ekran açılır. Proje bilgileri Aktiviteler Genel Notlar bölümlerden kaydedilir. Genel Bilgiler Genel bilgiler ekranında genel tanım ekranında belirtilen tüm bilgiler öndeğer olarak gelir. Çalışma parametrelerinde ise vardiya saatlerine göre düzenleme yapılır. Örneğin günlük çalışma saati 9 saat ise 5 iş günü haftalık 45 saat olarak düzenlenebilir. Proje ve aktivite süreleri hesaplanırken çalışma parametrelerinde belirtilen süreler dikkate alınır. Proje Yönetimi 14

15 Aktiviteler j-guar Bir projeyi gerçekleştirebilmek için belirli aktiviteler, bu aktiviteleri gerçekleştirmek için alt aktiviteler icra etmek gerekebilir. Bu listede aktiviteler ve bağlı aktiviteler tanımlanabildiği gibi yine projenin tamamlanabilmesi için gerekli ama kendisi başlı başına bir proje olacak değerlendirilmesi gerekli işler de tanımlanabilir. Gerek alt şablonlarla gerekse de alt aktiviteler ile ilişki kırılımlı kod yapısı ile sağlanır. Alt aktivite ya da şablon kodu önüne üst şablonun kodu eklenmeli ve iki kod birbirinden nokta ile ayrılmalıdır. Şablon için aktiviteler Aktivite Ekle seçeneği ile kaydedilir. Eğer aktiviteyi bir alt şablondan alacaksa bu durumda Alt Şablon Ekle seçeneği kullanılır. Aynı ekrandan aktiviteye İş Tanımı eklenebilir ve tanımlanabilir. Bkz. İş Tanımları Şablon Aktivite Bilgileri Şablona ait aktivite bilgilerini Genel Önceki Aktiviteler Notlar Bölümlerinden kaydedilir. Kod Şablon aktivitesi tanım kodudur. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Açıklama Şablon aktivitesinin adı ya da açıklayıcı bilgisidir. Yetki Kodu Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Bu alan on karakter uzunluğundadır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Kullanıcının hangi şablon adımlarını kullanabileceği yetki kodu alanı ile belirtilir. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, hangi kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının hangi şablon adımlarına ulaşabileceği ve işlem yapabileceği belirlenir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği şablon gruplarına farklı yetki kodları verilir. Böylece kullanıcılara şablon bazında erişim hakkı tanımlanır. Yetki kodu alanında verilen bilgiye göre karta yalnızca yetki kodu ile Proje Yönetimi 15

16 Özel Kod İş Grubu Aktivite Süresi Kilometre Taşı Sorumlu Kişi Organizasyonel Birim Takvim Takvim Projeye Bağlı İş Tanımı Bedeli programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır. Şablon aktivitesini gruplamak için kullanılacak ikinci bir kodlama alanıdır. 10 karakter uzunluğundadır, sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Özel kod, kullanıcının şablonları kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Şablon aktivitesine ait iş grubu bilgisidir. İş grupları listesine ulaşılarak seçim yapılır ya da yeni tanım eklenir. Bkz. İş Grupları Aktivite süresi bilgisidir. Hakediş hesaplarında, projenin takip edeceği aşamaları belirtmek ve hakedişleri o aşamalar için hesaplatmak üzere, bazı aktivitelerin kilometre taşı olarak işaretlenmesi gerekir. Kilometre taşı alanını işaretlenmesi durumunda Gantt şemasında ayrı bir karakterle gösterilir. Aktiviteden sorumlu kişiyi belirtir. Kayıtlı personel tanımları listelenerek ilgili kişi seçilir. Şablon genel bilgilerinden öndeğer olarak gelir ancak değiştirilebilir. İlgili aktiviteyi gerçekleştirecek organizasyonel birimdir. Organizasyonel birim tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Takvim projeye bağlı alanı işaretli olmadığında aktif olan bir alandır. Şablon aktivitesi için projeye ait takvim bilgisi dışında takvim seçimi yapılabilir. Takvim projeye bağlı seçimi yapıldığında proje şablonunda belirtilen takvim bilgisi şablon aktivitelerine atanır. İşaretlenmemesi durumunda takvimler listesine ulaşılarak takvim seçimi yapılır. Proje şablonu aktivitesine ait iş tanımı bedelidir. İş tanımı seçimi yapıldığında tüm alan bilgileri öndeğer olarak gelir ancak değiştirilebilir. Bkz. İş Tanımları Proje Yönetimi 16

17 Önceki Aktiviteler Bu aktiviteden önce tamamlanması gereken işlerin tanımlanması için kullanılır. Bu alana aktivite Taslak durumunda iken bilgi girişi yapılabilir. Önceki Aktivite seçeneği ile kaydedilen bilgiler şunlardır: Kod Açıklama İlişki Gecikme Birim Şablon aktivitesinin daha önce ilişkisi olduğu şablon aktivitesi kodudur. Şablon aktiviteleri listelenir ve ilgili kayıt seçilir. Şablon aktivitesinin daha önce ilişkisi olduğu şablon aktivitesi açıklamasıdır. Şablon aktiviteleri listelenir ve ilgili kayıt seçilir. Önceki adım ile bağlantının ne türde kurulacağını belirtir. Aktiviteler arasında Bittiğinde Başla ilişkisi kurulmuş ise sıfır gün gecikme ile önceki aktivite ilişkisi oluşur. Örneğin 3. sırada bulunan aktiviteye aynı anda başlayan, 1 gün ve 2 gün süren iki ayrı aktivite Bittiğinde Başla tipinde öncül olarak tanımlanırsa, mevcut aktivitenin başlangıç tarihi en son biten aktivitenin bitişine göre belirlenir. Önceki adımın varsa geri kalan süresini belirtir. Gecikme süresinin ay, gün, saat cinsinden birimini belirtir. Proje Yönetimi 17

18 Dış Kaynaklar j-guar Dış kaynaklar, kuruma ait olmayan ancak projelerde takibinin sağlanması amacıyla sisteme kaydedilmesi gereken varlık ve personel gibi kaynaklardır. Ekle Değiştir Sil İncele Kopyala Durumunu Değiştir Yenile Öndeğerlere dön Bağlı Kayıtlar Standart Maliyetler Birim Maliyetler Vardiyalar Vardiya İstisnaları Bilgiler Kayıt Bilgisi Yeni dış kaynak kaydetmek için kullanılır. Dış kaynak bilgilerinde değişiklik yapmak için kullanılır. Dış kaynakları silmek için kullanılır. Dış kaynakları incelemek için kullanılır. Bu seçenekle ekrana getirilen fiş bilgilerinde değişiklik yapılamaz. Seçilen fiş bilgilerini bir başka fişe kopyalamak için kullanılır. Dış kaynakların durumunu kullanılabilir ya da kullanılamaz olarak belirlemek için kullanılır. Dış kaynaklar listesini güncellemek için kullanılır. Pencere boyutlarını programda standart tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Dış kaynaklara ait standart maliyet bilgilerini Organizasyonel birim ve dönem seçerek kaydetmek için kullanılır. Bkz. Dış Kaynak Standart Maliyetleri Dış kaynaklara ait birim maliyet bilgisidir. Girilen saatlik maliyetler, aktivitenin gerçekleşen maliyetlerini hesaplamada dikkate alınır. Dış kaynaklara ait birim maliyetlerin hesaplanması için Proje ekranı İşlemler menüsü altında bulunan Gerçekleşen Maliyet Hesapla seçeneği kullanılır. Tanımlı birim maliyetin bağlı olduğu dış kaynağın tipi varlık ise Dış Varlık Gerçekleşen Maliyeti, personel ise Dış Personel Gerçekleşen Maliyeti hesaplanır. Hesaplanan tutarlar Proje Maliyetler penceresinde ayrı ayrı izlenebilir. Dış kaynak için çalışma başlangıç ve bitiş saatleri Vardiya ataması yapılarak belirlenir. Tanım penceresinden dış kaynak için geçerli olacak vardiya paketi seçilir ve hangi tarihten itibaren geçerli olacağı Başlangıç Tarihi alanında belirtilerek kaydedilir. Dış kaynak için geçerli olacak vardiya atamasına göre belirlenen başlangıç/bitiş çalışma saatleri dışında istisnalar olabilir. Başlangıç tarihi ve başlangıç saati zorunlu bilgi girişi alanı olup istisna tipi belirlenerek kaydedilir. Örneğin vardiyada tam gün çalışma belirlendiği halde, vardiya istisnasında o günün 2 saati ara şeklinde tanımlanabilir. Bu durumda dış kaynak kullanım hareketlerine tüm günlük bir kayıt atılmaz. Fişin ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını gösterir. Proje Yönetimi 18

19 Dış kaynaklar sırasıyla Ana Menü Proje Yönetimi Tanımlar Dış Kaynaklar Ekle adımları izlenerek kaydedilir. Kod Açıklama Tipi Taşeron Firma Kodu Taşeron Firma Unvanı Sosyal Güvenlik S.G. Başlangıç Tarihi Dış kaynak tanımlamasının sistemdeki kayıt kodudur. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Kod verirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Tanımlar kodlarına göre sıralı olarak tutulmaktadır. Arama, sıralama, seçme, gruplama raporlama vb. işlemlerde hızlı ve doğru biçimde kullanılmasını sağlayan en temel bilgi kod bilgisidir. Bu nedenle tanımlar kaydedilirken boş bırakılmasına izin verilmeyen tek alandır. Dış kaynak adı ya da açıklayıcı bilgisidir. Açıklama alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alan değildir, açıklama bilgisi girilmeden de tanımlar kaydedilebilir. Arama, sıralama, seçme vb. tüm işlemler açıklama bilgisi verilerek de yapılabilir. Bu nedenle tanımlamalar açıklamalarının ilk 10 karakterine göre sıralıdır. Dış kaynak tipinin belirlendiği alandır. Dış Varlık ve Dış Personel seçeneklerini içerir. Dış kaynağa ait taşeron firma kodudur. Cari hesaplar listesine ulaşılarak seçim yapılır. Dış kaynağa ait taşeron firma unvanıdır. Cari hesaplar listesine ulaşılarak seçim yapılır. Dış kaynak tipinin Dış Personel olması durumunda aktif olan bir alandır. Yok ve Var seçeneklerini içerir. Dış kaynak tipinin Dış Personel seçilmesi durumunda aktif olan bir alandır. Sosyal Güvenlik alanında Var seçilmesi durumunda sosyal güvenlik başlangıç tarihi belirtilir. Proje Yönetimi 19

20 Dış Kaynak Standart Maliyetleri Dış kaynağa ait standart maliyet bilgileri, Dış Kaynaklar tanım listelerinde Bağlı Kayıtlar menüsü altındaki Standart Maliyetler seçeneği ile kaydedilir. Standart dış kaynak maliyeti Organizasyonel birim ve dönem seçilerek kaydedilir. Yeni standart maliyet bilgileri boş satırda kaydedilir. Maliyet dönemi bazında girilen standart maliyetler, aktivitenin planlanan maliyetini hesaplamada dikkate alınır. Aktivite maliyeti hesaplanırken dış varlık planlanan maliyeti ve dış personel planlanan maliyetleri de dikkate alınır ve Proje Maliyetler penceresinde ayrı ayrı izlenebilirler. Organizasyonel Birim/İşyeri: Standart maliyet tutarının geçerli olacağı Organizasyonel birim/işyeri kodudur. Tanımlı birimler listelenir ve ilgili tanım seçilir. Dönem Kodu / Açıklaması: Standart maliyet tutarının ait olduğu dönemi belirtir. Dönemler, Sistem Ayarları program bölümü Tanımlar Varlık Yönetimi menüsü altında bulunan Dönemler seçeneği ile kaydedilir. Bkz. Sistem Ayarları Dönemler Standart maliyet dönemleri listelenir ve ilgili dönem seçilir. Alt Dönem: Standart maliyetin hangi alt dönem için geçerli olacağını belirtir. Alt dönemler listelenir ve dönem seçilir. Birim Maliyet: Belirtilen Organizasyonel birim ve dönem için geçerli birim maliyet tutarıdır. Birim Maliyet (RPB): Belirtilen Organizasyonel birim ve dönem için geçerli birim maliyet raporlama para birimi tutarıdır. Raporlama Para Birimi Kuru: Raporlama para birimi kurunun girilmesinde kullanılır. Dış kaynaklara ait standart maliyetlerin hesaplanması için Projeler listesi İşlemler menüsün altında bulunan Planlanan Maliyet hesapla seçeneği kullanılır. Proje Yönetimi 20

21 Geçici Malzeme ve Kaynaklar j-guar Planlama aşamasında proje içerisinde kullanımı kesin olmayan personel ya da malzemeler, geçici malzeme ve kaynaklar olarak tanımlanır. Geçici olarak eklenen bu kaynak ve malzemeler ilerideki proje aşamalarında gerçekleşen maliyetler hesaplanırken detay personel ve malzemelerle yer değiştirebilir. Geçici Malzeme ve Kaynaklar projenin planlaması için kullanıldığından Geçici Malzemelere ait gerçekleşen miktar girişi yapılamaz. Gerçekleşen miktar girişi formunda Geçici Malzemeler listelenmez. Geçici Hizmetlerin de faturada seçimi söz konusu değildir. Yeni geçici malzeme ve kaynak tanımı yapmak ve var olan tanımlar üzerinde yapılacak işlemler için Geçici Malzemeler ve Kaynaklar listesinde yer alan simgeler ile Bağlı Kayıtlar, Bilgiler ve sağ fare tuşu menüsünde yer alan seçenekler kullanılır. Ekle Değiştir Sil İncele Kopyala Durumunu Değiştir Yenile Öndeğerlere dön Bağlı Kayıtlar Standart Maliyetler Vardiyalar Vardiya İstisnaları Bilgiler Kayıt Bilgisi Yeni geçici malzeme ve kaynak kaydetmek için kullanılır. Geçici malzeme ve kaynak bilgilerinde değişiklik yapmak için kullanılır. Geçici malzeme ve kaynakları silmek için kullanılır. Geçici malzeme ve kaynakları incelemek için kullanılır. Bu seçenekle ekrana getirilen kayıt bilgilerinde değişiklik yapılamaz. Seçilen geçici malzeme ve kaynak bilgilerini bir başka karta kopyalamak için kullanılır. Geçici malzeme ve kaynakların durumunu kullanılabilir ya da kullanılamaz olarak belirlemek için kullanılır. Geçici malzeme ve kaynaklar listesini güncellemek için kullanılır. Pencere boyutlarını programda standart tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Geçici malzeme ve kaynaklara ait standart maliyet bilgilerini Organizasyonel birim ve dönem seçerek kaydetmek için kullanılır. Tipi Geçici Varlık ve Geçici Personel olan kayıtlar için çalışma başlangıç ve bitiş saatleri Vardiya ataması yapılarak belirlenir. Tanım penceresinden geçici malzeme ve kaynaklar için geçerli olacak vardiya paketi seçilir ve hangi tarihten itibaren geçerli olacağı Başlangıç Tarihi alanında belirtilerek kaydedilir. Vardiyalar projede planlanan işgallerin hesaplanmasında kullanılır. Tipi Geçici Varlık ve Geçici Personel olan kayıtlar için geçerli olacak vardiya atamasına göre belirlenen başlangıç/bitiş çalışma saatleri dışında istisnalar olabilir. Başlangıç tarihi ve başlangıç saati zorunlu bilgi girişi alanı olup istisna tipi belirlenerek kaydedilir. Örneğin vardiyada tam gün çalışma belirlendiği halde, vardiya istisnasında o günün 2 saati ara şeklinde tanımlanabilir. Bu durumda geçici malzeme ve kaynak kullanım hareketlerine tüm günlük bir kayıt atılmaz. Fişin ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını gösterir. Proje Yönetimi 21

22 Geçici Malzeme ve Kaynaklar sırasıyla Ana Menü Proje Yönetimi Tanımlar Geçici Malzeme ve Kaynaklar Ekle adımları izlenerek kaydedilir. Kod Açıklama Tipi Taşeron Firma Kodu Taşeron Firma Unvanı Birim Seti Geçici malzeme ve kaynak tanımlamasının sistemdeki kayıt kodudur. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Kod verirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Tanımlar kodlarına göre sıralı olarak tutulmaktadır. Arama, sıralama, seçme, gruplama raporlama vb. işlemlerde hızlı ve doğru biçimde kullanılmasını sağlayan en temel bilgi kod bilgisidir. Bu nedenle tanımlar kaydedilirken boş bırakılmasına izin verilmeyen tek alandır. Geçici malzeme ve kaynak adı ya da açıklayıcı bilgisidir. Açıklama alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alan değildir, açıklama bilgisi girilmeden de tanımlar kaydedilebilir. Arama, sıralama, seçme vb. tüm işlemler açıklama bilgisi verilerek de yapılabilir. Bu nedenle tanımlamalar açıklamalarının ilk 10 karakterine göre sıralıdır. Geçici malzeme ve kaynak tipinin belirlendiği alandır. Geçici Malzeme, Geçici Hizmet, Geçici Varlık ve Geçici Personel seçeneklerini içerir. Geçici malzeme ya da kaynağa ait taşeron firma kodudur. Cari hesaplar listesine ulaşılarak seçim yapılır. Geçici Malzeme ya da kaynağa ait taşeron firma unvanıdır. Cari hesaplar listesine ulaşılarak seçim yapılır. Kayıt tipinin Geçici Malzeme ya da Geçici Hizmet olması durumunda aktif olan bu alandan birim setleri listesine ulaşılarak seçim yapılır. Proje Yönetimi 22

23 Geçici Malzeme ve Kaynaklar Standart Maliyetleri j-guar Geçici malzeme ve kaynaklara ait standart maliyet bilgileri, Geçici Malzeme ve Kaynaklar Standart Maliyetleri tanım listelerinde Bağlı Kayıtlar menüsü altındaki Standart Maliyetler seçeneği ile kaydedilir. Standart geçici malzeme ve kaynak maliyeti Organizasyonel birim ve dönem seçilerek kaydedilir. Yeni standart maliyet bilgileri boş satırda kaydedilir. Maliyet dönemi bazında girilen standart maliyetler, proje planlanan maliyetini hesaplamada dikkate alınır. Geçici Varlık ve Geçici Personel planlanan maliyetleri Proje Maliyetler penceresinde ayrı ayrı izlenebilirler. Geçici Malzeme ve Geçici Hizmetlere ait planlanan maliyetler de Proje Maliyetler penceresinde malzeme ve hizmet maliyetinde izlenir. Organizasyonel Birim/İşyeri: Standart maliyet tutarının geçerli olacağı Organizasyonel birim/işyeri kodudur. Tanımlı birimler listelenir ve ilgili tanım seçilir. Dönem Kodu / Açıklaması: Standart maliyet tutarının ait olduğu dönemi belirtir. Dönemler, Sistem Ayarları program bölümü Tanımlar Varlık Yönetimi menüsü altında bulunan Dönemler seçeneği ile kaydedilir. Bkz. Sistem Ayarları Dönemler Standart maliyet dönemleri listelenir ve ilgili dönem seçilir. Alt Dönem: Standart maliyetin hangi alt dönem için geçerli olacağını belirtir. Alt dönemler listelenir ve dönem seçilir. Birim Maliyet: Belirtilen Organizasyonel birim ve dönem için geçerli birim maliyet tutarıdır. Birim Maliyet (RPB): Belirtilen Organizasyonel birim ve dönem için geçerli birim maliyet raporlama para birimi tutarıdır. Raporlama Para Birimi Kuru: Raporlama para birimi kurunun girilmesinde kullanılır. Proje Yönetimi 23

24 Projeler j-guar Proje kayıtları, projelerin tanımlanması için kullanılan genel bilgilerin girildiği tanım kartıdır. Proje Yönetiminin temelini oluşturan Proje Adımları Proje içinden tanımlanır. Proje kaydı ile Proje Adımları arasında 1-n ilişki vardır. Sistemde, projeye bağlı birden fazla adım tanımlanabilir. Projeler, Proje Yönetimi bölümünde Hareketler menüsü altında yer alır. Proje bilgileri sırasıyla Ana Menü Proje Yönetimi Hareketler Projeler Adımları izlenerek kaydedilir. Proje bilgilerini kaydetmek için tıklayın. Yeni Proje tanımı yapmak ve var olan tanımlar üzerinde yapılacak işlemler için Projeler listesinde yer alan simgeler ile Bağlı Kayıtlar, Bilgiler ve sağ fare tuşu menüsünde yer alan seçenekler kullanılır. Ekle Değiştir Sil İncele Kopyala Durumunu Değiştir Yenile Öndeğerlere dön Bağlı Kayıtlar Vardiyalar Yeni proje kaydetmek için kullanılır. Projelerde değişiklik yapmak için kullanılır. Projeleri silmek için kullanılır. Projeleri incelemek için kullanılır. Bu seçenekle ekrana getirilen kayıt bilgilerinde değişiklik yapılamaz. Seçilen proje bilgilerini bir başka karta kopyalamak için kullanılır. Proje kayıtlarının durumunu belirlemek için kullanılır. Projeler listesini güncellemek için kullanılır. Pencere boyutlarını programda standart tanımlı şekline dönüştürmek için kullanılır. Projelerin çalışma başlangıç ve bitiş tarihleri Vardiya ataması yapılarak belirlenir. Tanım penceresinden vardiya paketi seçilir ve hangi tarihten Proje Yönetimi 24

25 Vardiya İstisnaları Gerçekleşen Miktar Girişi Gerçekleşen Sayaç Hareketleri Doküman Kataloğu İlişkili Kayıtlar Malzeme Fişleri Hakedişler Bütçeler Bilgiler Kayıt Bilgisi İzleme Proje Özeti Aktivite Listesi Kritik Aktiviteler Listesi Kaynak Kullanım Raporu Malzeme Temin Hareketleri Dökümü Malzeme Hizmet İhtiyaç Listesi Malzeme Fişi Bağlantıları itibaren geçerli olacağı Başlangıç Tarihi alanında belirtilerek kaydedilir. Proje için belirlenen başlangıç/bitiş çalışma saatleri dışında istisnalar olabilir. Başlangıç tarihi ve başlangıç saati zorunlu bilgi girişi alanı olup istisna tipi belirlenerek kaydedilir. Örneğin vardiyada tam gün çalışma belirlendiği halde, vardiya istisnasında o günün 2 saati ara şeklinde tanımlanabilir. Bu durumda proje kaynak kullanım hareketlerine tüm günlük bir kayıt atılmaz. Bu seçenek ile proje aktivitelerine bağlı sarf ve projeden giriş hareketlerinin istenilen miktarda oluşturulması sağlanır. Bkz. Gerçekleşen Miktar Girişi Proje aktivitelerine ait sayaç bilgilerinin girilebilmesi için kullanılan ekrandır. Aktivitelere tanımlanmış varlık tipindeki kaynaklar için sayaç hareketleri toplu bir şekilde buradan girilebilir. Bkz. Gerçekleşen Sayaç Hareketleri Sistemde tanımlı proje kayıtları ile ilgili dokümanların izleneceği katalog bilgisidir. Gerçekleşen miktar girişi yapıldıktan sonra oluşan malzeme fişlerine ulaşılan seçenektir. Sözleşmeye göre gerçekleştirilen iş karşılığında, işi yüklenen için tahakkuk eden alacak bedeli olan hakedişlere bu seçenek ile ulaşılır. Bkz. Hakedişler Projeye ait bütçeye ulaşılan seçenektir. Fişin ilk kayıt ve son değişiklik işlemlerinin kim tarafından ve ne zaman yapıldığını gösterir. Sistem izleme kayıtlara ulaşmak ve incelemek için kullanılır. Proje özetinin listelendiği raporu almak için kullanılır. Aktivite listesi raporunu almak için kullanılır. Kritik aktiviteler listesi raporunu almak için kullanılır. Kaynak kullanım raporunu almak için kullanılır. Malzeme temin hareketleri döküm raporunu almak için kullanılır. Malzeme hizmet ihtiyaç listesi raporunu almak için kullanılır. Malzeme fişi bağlantıları raporunu almak için kullanılır. Ekle seçeneği ile açılan proje tanım penceresinden şu bilgiler kaydedilir. Kod Proje tanım kodudur. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Açıklama Projenin adı ya da açıklayıcı bilgisidir. Özel Kod Projeleri gruplamak için kullanılacak ikinci bir kodlama alanıdır. 10 karakter uzunluğundadır, sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Özel kod, kullanıcının şablonları kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Yetki Kodu Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Bu alan on karakter uzunluğundadır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Kullanıcının hangi projeleri kullanabileceği yetki kodu alanı ile belirtilir. Böylece kullanıcılara proje bazında erişim hakkı tanımlanır. Yetki kodu alanında verilen bilgiye göre tanıma yalnızca yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır. İş Grubu Projeye ait iş grubu bilgisidir. İş grupları listesine ulaşılarak seçim yapılır Proje Yönetimi 25

26 Sorumlu Kişi Organizasyonel Birim Giriş Ambarı Çıkış Ambarı Proje Türü Proje Bilgilerini Aktar Şablondan Aktar Şablon Başlangıç Tarihi Aktarılacak Kayıtlar MS Project ten Aktar Primavera dan Aktar ya da yeni tanım eklenir. Bkz. İş Grupları Projeden sorumlu kişinin belirtildiği alandır. Kayıtlı personel tanımları listelenerek ilgili personel seçilir. Projenin ilişkili olduğu organizasyonel birimi belirtir. Kayıtlı organizasyonel birim tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Malzemenin sarf edileceği ambardır. Birim tanımları listesine ulaşılarak ambar seçimi yapılır. Proje sonucu çıkacak olan malzeme/hizmet/varlıkların gireceği ambardır. Birim tanımları listesine ulaşılarak ambar seçimi yapılır. Proje için geçerli olacak proje türünü belirtir. Kayıtlı proje türleri listelenerek ilgili tanım seçilir. Proje bilgilerini sisteme aktarmak için kullanılır. Şablondan aktar, MS Project ten Aktar ve Primavera dan aktar seçeneklerini içerir. Proje bilgileri Şablondan aktarılacaksa Şablondan Aktar düğmesi tıklanarak şablon tanımına göre proje kartının oluşturulması sağlanır. Projede kullanılacak şablonu belirtir. Kayıtlı şablonlar listelenerek ilgili tanım seçilir. Projenin başlangıç tarihidir. Şablonda bulunan hangi bilgilerin proje kartına aktarılacağının belirlendiği seçecektir. Hepsi, Hiçbiri, Grup Elemanları ve Kaynaklar seçeneklerini içerir. Hepsi seçilmesi durumunda, proje şablonunda bulunan varlık ve çalışan grubuna ait kaynaklar, varlık ve personel satırları aynı şekilde proje aktivitesine gelir. Hiçbiri seçilmesi durumunda, şablonda bulunan kaynakların hiçbiri aktivitelere gelmez. Grup Elemanları seçili ise, proje şablonunda Varlık ve Çalışan Grubu tipindeki satırlara ait kaynaklar şablonda belirtilen adedi ile aktivitelere gelir, varlık ve personel satırları gelmez. Kaynaklar seçili olması durumunda, proje şablonunda bulunan Varlık ve Personel satırları aktivitelere gelir, Varlık ve Çalışan Grubu tipindeki satırlara ait kaynaklar gelmez. Proje bilgileri MS Project ten aktarılacaksa seçilecek olan bu alanda Proje Dosyası seçimi yapılır. Proje bilgileri Primavera dan aktarılacaksa Proje Adı seçimi yapılarak proje kartına aktarılır. Proje Yönetimi 26

27 Proje genel bilgileri Devam düğmesi tıklanarak kaydedildiğinde detay bilgilerin girileceği proje kayıt penceresi açılır. Proje Yönetimi 27

28 Proje detay bilgileri Aktiviteler Genel Maliyetler Planlanan Genel Giderler Gerçekleşen Genel Giderler Pert Diyagramı Diğer Notlar bölümlerinden kaydedilir. İşin Yapılacağı Yer Tamamlanma Oranı Projenin nerede yapılacağını belirtir. Yer bilgisi kullanıcı tarafından girilir. Projenin tamamlanma oranıdır. Projenin birden fazla aktiviteden oluşması ve diğer aktivitelerin bu adımın tamamlanması ile ilişkili olması durumunda önemlidir. Proje Yönetimi 28

29 Proje-Genel Bilgiler Proje tanım penceresinde kaydedilen bilgilerin yanı sıra Çalışma Parametrelerinin belirleneceği seçenektir. Çalışma Parametreleri bölümünde Takvim alanında proje için geçerli olacak takvim seçilir. Planlanan bölümünde yer alan alanlardan proje için planlanan başlangıç ve bitiş tarihleri kaydedilir. Proje süresi bölümünde toplam proje süresi kaydedilir. Proje-Aktiviteler Bu seçenek ile projede gerçekleştirilen adımlar kaydedilir. Proje içinde alt projelerinde olması durumunda bu projeler Alt Proje Ekle seçeneği ile kaydedilir. Proje Şablonu oluşturularak daha önceden tanımlanmış şablon aktiviteleri proje içerisine eklenmek istenirse Şablondan Aktivite Ekle seçeneği kullanılır. Bkz. Proje Şablonları Proje aktivitesine iş tanımı eklenmek istenildiğinde ise İş Tanımı Ekle seçeneği kullanılır. Tanımlanmış bir aktiviteye alt aktivite eklenecekse "Alt Aktivite Ekle" seçeneği kullanılır. Proje Yönetimi 29

30 Aktivite Ekle seçeneği ile tanımlanacak olan Aktivite bilgileri tanım penceresinde yer alan Genel Önceki Aktiviteler Maliyetler Planlanan Genel Giderler Gerçekleşen Genel Giderler Ödeme ve Ceza İşlemleri Diğer Notlar Bölümlerinden kaydedilir. Proje Yönetimi 30

31 Aktivite Genel Bilgileri Genel bilgiler seçeneği ile proje aktivitesine ait genel özellikler kaydedilir. Kod Açıklama Yetki Kodu Özel Kod İş Grubu İşin Yapılacağı Yer Faz Numarası Tamamlanma Oranı Sorumlu Kişi Organizasyonel Birim Takvim Takvim Projeye Bağlı Kısıt Tipi Kısıt Tarihi ve Saati Kilometre Taşı Planlanan ve Gerçekleşen Tarihler Aktivite Süresi İş Tanımı Bedeli İş Tanımı Birimi Miktar Kar Oranı Aktivite tanım kodudur. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Alt aktivite ekleniyorsa, üst aktivitenin kodu alana öndeğer olarak gelir. Aktivite adı ya da açıklayıcı bilgisidir. Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Bu alan on karakter uzunluğundadır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Kullanıcının aktiviteleri kullanabileceği yetki kodu alanı ile belirtilir. Böylece kullanıcılara projeye aktivite bazında erişim hakkı tanımlanır. Yetki kodu alanında verilen bilgiye göre karta yalnızca yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır. Aktiviteleri gruplamak için kullanılacak ikinci bir kodlama alanıdır. 10 karakter uzunluğundadır, sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Özel kod, kullanıcının aktiviteleri kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Aktiviteye ait iş grubu bilgisidir. İş grupları listesine ulaşılarak seçim yapılır ya da yeni tanım eklenir. Bkz. İş Grupları Aktivitenin nerede yapılacağını belirtir. Yer bilgisi kullanıcı tarafından girilir. Aktivite faz numarasıdır. Aktivitenin projenin hangi fazı için geçerli olacağını belirtir. Aktivitenin tamamlanma oranıdır. Projenin birden fazla aktiviteden oluşması ve diğer aktivitelerin bu adımın tamamlanması ile ilişkili olması durumunda önemlidir. Aktiviteden sorumlu kişiyi belirtir. Kayıtlı personel tanımları listelenerek ilgili kişi seçilir. İlgili aktivitenin ait olduğu organizasyonel birimi belirtir. Organizasyonel birim tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Takvim projeye bağlı alanı işaretli olmadığında aktif olan bir alandır. Proje aktivitesi için projeye ait takvim bilgisi dışında takvim seçimi yapılabilir. Takvim projeye bağlı seçimi yapıldığında proje şablonunda belirtilen takvim bilgisi proje aktivitelerine atanır. İşaretlenmemesi durumunda takvimler listesine ulaşılarak takvim seçimi yapılır. Proje aktivitelerinde zaman bazlı kısıtlamalar olabilir. Zaman çizelgelemesi ve proje planı oluşturulurken bu kısıtlara göre aktiviteler çizelgelenir. Bkz. Proje Aktivitelerinde Zaman Bazlı Kısıtlamalar Kısıt tipi alanında belirlenen seçime göre, kısıt tarihi ve kısıt saatinin belirlendiği alandır. Aktivitenin planlanan ya da gerçekleşen tarihlerinde yapılan bir değişiklik olduğunda kısıt tarihi ve saati dikkate alınarak program uyarı verir. Bkz. Proje Aktivitelerinde Zaman Bazlı Kısıtlamalar Hakediş hesaplarında, projenin takip edeceği aşamaları belirtmek ve hakedişleri o aşamalar için hesaplatmak üzere, bazı aktivitelerin kilometre taşı olarak işaretlenmesi gerekir. Kilometre taşı alanını işaretlenmesi durumunda Gantt şemasında ayrı bir karakterle gösterilir. Aktivite için planlanan ve gerçekleşen başlangıç ve bitiş tarihleri bu bölümdeki Başlangıç-bitiş tarihi ve saati alanlarından kaydedilir. Aktivite durumu durum değişikliği ekranında aktivite durumu Başladı ve Tamamlandı olduğunda belirtilen Gerçekleşen Başlangıç/Bitiş tarihi ve saatleri, bu alandaki bilgileri günceller. Aktivite süre bilgisidir. Süre bilgisi saat, gün, hafta, ay olarak verilir. Proje aktiviteleri eklenirken İş Tanımı seçimi yapılarak fiyat tanımlaması yapılabilir. İş tanımları projeye içerisine seçilerek, her iş tanımına ait sözleşmedeki miktarı ve yüzdesine göre tutarı hesaplanır. Bkz. İş Tanımları İş tanımı içerisinde belirtilen birim otomatik olarak gelir, değiştirilebilir. İş tanımı içerisinde belirtilen miktar otomatik olarak gelir, değiştirilebilir. İş tanımı içerisinde belirtilen kar oranı otomatik olarak gelir, değiştirilebilir. İş tanımı haricinde, aktivite tanımlanırken de kar oranı belirtilebilir ve aktivite içerisinden değiştirilebilir. Proje Yönetimi 31

32 Karsız Birim Fiyat Karlı Birim Fiyat Sözleşmedeki Yüzdesi İş tanımı içerisinde hesaplanan karsız birim fiyat bilgisi otomatik olarak gelir, değiştirilebilir. Yüzdesel olarak verilen kar oranı bilgisine göre karlı birim fiyat hesaplanır. İş tanımının sözleşmedeki yüzde değerini belirtilir. Projeye ait teklif türü değeri Teklif Birim Fiyatlı olduğunda sözleşme yüzdesi alanına bilgi girişi yapılamaz. Proje Aktivitelerinde Zaman Bazlı Kısıtlamalar Proje aktivitelerinde zaman bazlı kısıtlamalar olabilir. Zaman çizelgelemesi ve proje planı oluşturulurken bu kısıtlara göre aktiviteler çizelgelenir. Bu kısıtlamalar Proje Aktivitesi Genel penceresinde bulunan Kısıt Tipi ve Kısıt Tarihi/Saati alanlarından belirlenir. Aktivitenin planlanan ve gerçekleşen tarihlerinde elle yapılan değişiklik olduğunda, çizelgede sürükleyip bırakarak veya başka bir aktivitenin ötelemesi ile aktivitenin planlanan ve gerçekleşen tarihlerinde meydana gelen değişiklik sonucu kısıt tipi ve kısıt tarihi dikkate alınarak program tarafından uyarı verilir. Kısıt Tipleri şunlardır: Mümkün Olduğu Kadar Erken Başlayacaktır: Kısıt tipi mümkün olduğu kadar erken başlayacaktır olduğunda Kısıt Tarihi alanına bilgi girilemez. Proje Genel penceresinde yer alan çalışma parametrelerinde planlama alanının değeri proje başlangıç tarihi ise, aktivite eklendiği anda kısıt değeri Mümkün Olduğu Kadar Erken Başlayacaktır olur ve kısıt tarihi alanı boş kalır. Aktivitenin planlanan başlangıç tarihi de çalışma parametrelerinde yer alan proje başlangıç tarihi olacaktır. Mümkün Olduğu Kadar Geç Bitecektir: Kısıt tipi mümkün olduğu kadar geç bitecektir olduğunda Kısıt Tarihi alanına bilgi girilemez. Proje Genel penceresinde yer alan çalışma parametrelerinde planlama alanının değeri proje bitiş tarihi ise, aktivite eklendiği anda kısıt değeri Mümkün Olduğu Kadar Geç Bitecektir olur ve kısıt tarihi alanı boş kalır. Aktivitenin planlanan bitiş tarihi de çalışma parametrelerinde yer alan proje bitiş tarihi olacaktır. Belirtilen Tarihten Önce Bitmeyecektir: Aktivite içerisinde Belirtilen Tarihten Önce Bitmeyecektir kısıtı seçildiğinde, Kısıt Tarihi de girilir. Kısıt Tarihi girildiğinde, aktivitenin Planlanan Bitiş Tarihi otomatik olarak Kısıt Tarihi ve Kısıt Saatinde belirtilen tarih ve saat değeri ile güncellenir. Çalışma ve aktivite süre bilgileri de yeni bitiş tarihine göre güncellenir. Belirtilen Tarihten Önce Bitmeyecektir kısıtı seçilerek, Kısıt Tipi Kısıt Tarihi ve Saati belirtilerek kaydedilmiş bir aktiviteye değiştir ile girilip Planlanan/Gerçekleşen Bitiş Tarihi kısıt tarihinden önceki bir tarihe alınıp başka bir alana geçilmek istenirse, XXX nolu aktivite için gg.aa.yyyy tarihinden önce bitmeyecektir kısıtı vardır. Kısıt Tarihi güncellenecektir. Devam etmek istiyor musunuz? şeklinde uyarı alınır. Vazgeç seçilirse planlanan bitiş tarihi değişikliği yapılmaz; Tamam seçilirse girilmiş olan tarih geçerli olur. Aynı aktivite, ilişkili olduğu başka bir aktiviteden dolayı ertelenirse veya Gantt çizelgesi üzerinden manüel olarak bitiş tarihi değiştirilirse; yine Planlanan/Gerçekleşen Bitiş Tarihi aktivite içerisinden manüel olarak değiştirilmiş gibi uyarı mesajı gelir ve onay adımları geçerli olur. Belirtilen Tarihten Sonra Bitmeyecektir: Belirtilen tarihten önce bitmeyecektir kısıt seçeneğindeki durumun benzeridir. Sadece aktivite planlanan/gerçekleşen bitiş tarihi, kısıt tarihinden ileri bir tarihe geçirilmek istendiğinde XXX nolu aktivite için gg.aa.yyyy tarihinden sonra bitmeyecektir kısıtı vardır. Kısıt Tarihi güncellenecektir. Devam etmek istiyor musunuz? uyarı mesajı alınır ve onay adımları geçerli olur. Proje Yönetimi 32

33 Belirtilen Tarihte Bitecektir: Belirtilen tarihten sonra bitmeyecektir kısıt seçeneğindeki durumun benzerdir. Sadece aktivite planlanan/gerçekleşen bitiş tarihi, kısıt tarihinden farklı tarihe geçirilmek istendiğinde XXX nolu aktivite için gg.aa.yyyy tarihinde bitecektir kısıtı vardır. Kısıt Tarihi güncellenecektir. Devam etmek istiyor musunuz? uyarı mesajı alınır ve onay adımları geçerli olur. Belirtilen Tarihte Başlayacaktır: Belirtilen tarihte bitecektir kısıt seçeneğindeki durumun benzeridir. Sadece aktivite planlanan/gerçekleşen başlangıç tarihi, kısıt tarihinden farklı tarihe geçirilmek istendiğinde XXX nolu aktivite için gg.aa.yyyy tarihinde bitecektir kısıtı vardır. Kısıt Tarihi güncellenecektir. Devam etmek istiyor musunuz? uyarı mesajı alınır ve onay adımları geçerli olur. Belirtilen Tarihten Önce Başlamayacaktır: Belirtilen tarihte başlayacaktır kısıt seçeneğindeki durumun benzerdir. Sadece aktivite planlanan/gerçekleşen başlangıç tarihi, kısıt tarihinden daha erken bir tarihe geçirilmek istendiğinde XXX nolu aktivite için gg.aa.yyyy tarihinden önce başlamayacaktır kısıtı vardır. Kısıt Tarihi güncellenecektir. Devam etmek istiyor musunuz? uyarı mesajı alınır ve onay adımları geçerli olur. Belirtilen Tarihten Sonra Başlamayacaktır: Belirtilen tarihten önce başlamayacaktır kısıt seçeneğindeki durumun benzeridir. Sadece aktivite planlanan/gerçekleşen başlangıç tarihi, kısıt tarihinden ile bir tarihe geçirilmek istendiğinde XXX nolu aktivite için gg.aa.yyyy tarihinden sonra başlamayacaktır kısıtı vardır. Kısıt Tarihi güncellenecektir. Devam etmek istiyor musunuz? uyarı mesajı alınır ve onay adımları geçerli olur. Önemli; Çizelgeleme sırasında aşağıdaki durumlar sağlanır: Aktivite bağımsız iken; kısıtı Mümkün Olduğu Kadar Erken Başlayacaktır yapılırsa, aktivite başlangıcı projenin başlangıç tarihine, Mümkün Olduğunca Geç yapılırsa aktivitenin bitişi proje bitişine (veya en son biten aktivitenin bitiş tarihine) güncellenir. Birbirine Bittiğinde Başla ilişkisi ile bağlı üç aktiviteden ortadaki aktivitenin kısıtı Mümkün Olduğunca Erken yapılırsa, başlangıç tarihi, kendisinden önceki aktivitenin bitişine kadar ertelenir, Mümkün Olduğu Kadar Geç Bitecektir yapılırsa bitiş tarihi, kendisinden sonraki aktivitenin başlangıcına kadar ertelenir. Eğer ilişki ile birlikte gecikmeler de varsa, bu gecikme süreleri korunarak erteleme yapılır. Tarih bazlı kısıtlar, ilişkisel bazlı kısıtlara göre daha baskındır. Örnek olarak: A1, A2, A3 aktiviteleri birbirine Bittiğinde Başla ile bağlı. Her biri 1 gün sürüyor. A1 aktivitesinde Mümkün Olduğu Kadar Erken Başlayacaktır kısıtı var, 21'inde başlıyor. A2 aktivitesinde Belirtilen Tarihten Sonra (23'ünden sonra) Başlamayacaktır kısıtı var ve 22'sinde başlıyor, A3 aktivitesinde Belirtilen Tarihte Başlayacaktır kısıtı var ve 24'ünde başlıyor. Yani A2 ve A3 arasında 1 günlük boşluk var. Eğer A1 aktivitesinin bitiş tarihi ertelenirse, A3 aktivitesi ertelenmez, A2 aktivitesinin toleransı 1 gün olduğu için sadece 1 gün ertelenir. Önceki Aktiviteler Tanımlanan aktiviteden önce başlaması gereken diğer aktiviteler Önceki Aktiviteler seçeneği ile kaydedilir. Kod Açıklama İlişki Gecikme Birim Önceki aktivitenin ilgili olduğu proje kodudur. Proje kayıtları listelenir ve ilgili kayıt seçilir. Önceki aktivitenin ilgili olduğu proje açıklamasıdır. Proje kayıtları listelenir ve ilgili kayıt seçilir. Önceki adım ile bağlantının ne türde kurulacağını belirtir. Önceki adımın varsa gecikme süresini belirtir. Gecikme süresinin ay, gün, saat cinsinden birimini belirtir. Proje Yönetimi 33

34 Maliyetler j-guar Proje aktivite tanımı penceresinde Maliyetler seçeneği ile aktivite için planlanan ve gerçekleşen maliyetler izlenir. Girdi Maliyeti ile aktivitenin gerçekleşmesi için kullanılan malzeme ve hizmetlerin maliyetleri yerel para birimi ve raporlama para birimi üzerinden listelenir. Kaynak Maliyeti başlığı altında ise aktivitede çalışan personel maliyetleri ile kullanılan varlık maliyetleri yerel ve raporlama para birimleri üzerinden listelenir. Diğer maliyetler başlığı altında Finans Yönetimi program bölümü altında kullanılan cari hesap fişleri ve kasa işlemlerinde girilen proje ve aktivite giderleri toplamları, gerçekleşen yerel para birimi ve raporlama para birimi üzerinden gösterilir. Bkz. Proje Maliyeti Hesaplama Proje Yönetimi 34

35 Ödemeler ve Ceza İşlemleri Proje bir sözleşmeye bağlı olarak başka bir kuruma yaptırılıyorsa, ilgili aktivitenin tamamlanması ardından kuruma yapılması gereken ödemelerin listesini ve bu ödemelerin yapılmaması durumunda ödenmesi gereken ceza tutarları Aktivite tanım penceresinde Ödemeler ve Ceza İşlemleri seçeneği ile izlenir. Ödemeler bölümünde kuruma yapılacak ödemeler listelenir. Ceza İşlemleri bölümünde ödemeleri yapılmaması durumunda uygulanacak gecikme cezasına ait bilgiler kaydedilir. Ödeme Bilgileri Tarih Ödeme Oranı Ödeme Tutarı (YPB) Ödeme Tutarı (RPB)) Açıklama Ceza Bilgileri Gecikme Cezası Uygulanır Cezaya Tabi Gün Sayısı Ceza Oranı (günlük) Ceza Tutarı (YPB) Ceza Tutarı (RPB) Ödemenin yapılması gereken tarihtir. Sözleşmede belirtilen ödeme oranıdır. Sözleşme bilgilerindeki Yaklaşık Maliyet (YPB) ile ödeme oranının çarpılması sonucu bulunur. Sözleşme Bilgilerindeki Yaklaşık Maliyet (RRPB) ile ödeme oranının çarpılması sonucu bulunur. Ödemeye ait açıklama bilgisidir. İlgili ödemenin zamanında yapılmaması durumunda ceza ödenip ödenmeyeceğini belirtir. Gecikme Cezası Uygulanır seçeneğinin işaretlenmesi durumunda ödeme tarihini geçen gün sayısı burada belirtilir. Günlük % kaç ceza ödeneceği belirtilir. Yaklaşık Maliyet (YPB), Cezaya Tabi Gün Sayısı ve ceza oranı dikkate alınarak hesaplanan ceza tutarıdır. Program tarafından hesaplanır. Raporlama para birimi üzerinden hesaplanan ceza tutarıdır. Proje Yönetimi 35

36 Diğer j-guar Projede aktivitelerinde kullanılacak olan malzemelerin sarf edileceği ambar ve proje sonucu çıkacak olan malzeme/hizmet/varlıkların gireceği ambar bilgilerinin kaydedildiği ve izlendiği alandır. Ayrıca proje aktivitesi ve sözleşmeler arasında bağlantı kurulabilmesi, böylelikle aktivite üzerinden hakediş hesabı yapılabilen alandır. Her bir proje aktivitesi için sözleşme bağlantısı kurulabilir. Bir sözleşme birden fazla aktivitede kullanılabilir. Sözleşme No Sözleşme Satır Türü Malzeme Kodu Birim Fiyat Tutar Tutar(RPB) Tedarikçi Türü Kod/ Unvan Sözleşme hareketleri penceresine ulaşılarak durumu onaylı olan satınalma sözleşmeleri arasından seçim yapılır. Sözleşme numarası seçimiyle sözleşme satırında yer alan tür bilgisi alana otomatik olarak gelir. Sözleşme satırında seçimi yapılan malzeme bilgisidir. Sözleşme satırında yer alan birim fiyat bilgisidir. Sözleşme satırının tutar değeridir. Sözleşme satırının tutar(rpb) değeridir. Sözleşmede yer alan tedarikçi türü bilgisidir. Sözleşme içerisinde genel bilgiler ekranında belirtilen cari hesaba ait kod ve unvan bilgisidir. Aktivite Bağlı Kayıtlar ve İşlemler Menü Bilgileri Aktivite Girdi ve Çıktıları - Malzemeler Aktivitenin gerçekleşmesi için gerekli olan malzeme ve hizmet bilgileri ile aktivite tamamlandığında elde edilecek çıktıya ait bilgiler Proje Aktivitesi tanım penceresinde Bağlı Kayıtlar menüsü altında yer alan Malzemeler seçeneği ile kaydedilir. Malzemeler seçildiğinde açılan pencerede bölüm yer alır. Girdiler Girdiler bölümünde aktivitenin gerçekleştirilmesi için gereken malzeme, hizmet, varlık bilgileri kaydedilir. Bu bilgiler şunlardır: Tür Kod Açıklama Varyant Kodu Varyant Açıklaması Miktar Birim Ambar Aktivite için gerekli girdi türünün belirlendiği alandır. Tür alanı; Malzeme Hizmet Varlık Malzeme Sınıfı Geçici Malzeme Geçici Hizmet Seçeneklerini içerir. Girdi türü seçilir. Tür alanında yapılan seçime göre girdi olarak kullanılacak malzeme/malzeme sınıfı/hizmet ya da varlık kodudur.... simgesi tıklanarak ilgili tanım listelerine ulaşılarak seçim yapılır. Malzeme/hizmet ya da varlık kaydının açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde ilgili tanımın açıklaması alana aktarılır. Tür alanında seçimi yapılan konfigüre edilebilir malzemeye ait varyant kodudur. Tür alanında seçimi yapılan konfigüre edilebilir malzemeye ait varyant açıklamasıdır. Aktivite için gerekli malzeme/hizmet ya da varlık miktarıdır. Girdi olarak kullanılacak malzeme, hizmet ya da varlığın hangi birim üzerinden işlem göreceğini belirtir. Girdi malzemenin hangi ambardan temin edileceğini belirtir. Proje Yönetimi 36

37 Maliyetlendirme Birim Maliyet(YPB) Birim Maliyet(RPB) RPB Kuru Planlanan Maliyet(YPB) Planlanan Maliyet(RPB) Satır Açıklaması İlgili girdinin proje maliyetlerini etkileyip etkilemeyeceğini belirtir. Maliyetleri etkileyecekse bu alanda yer alan kutu işaretlenir. Yerel para birimi üzerinden birim maliyet bilgisidir. Raporlama para birimi üzerinden birim maliyet bilgisidir. Raporlama para birimi kur değeridir. Günlük kur tablosundan okunan fiş tarihine ait kur değeri alanı gelir. Gerekirse kur değeri değiştirilebilir. Yerel para birimi üzerinden hesaplanan planlanan maliyet tutarıdır. Program tarafından hesaplanır. Raporlama para birimi üzerinden hesaplanan planlanan maliyet tutarıdır. Program tarafından hesaplanır. Malzeme türündeki girdiler için aktivite satırına ait açıklama bilgisidir. Proje Yönetimi 37

38 Çıktılar Bu bölümde aktivite sonucunda elde edilen çıktılara ait bilgiler kaydedilir. Tür Kod Açıklama Varyant Kodu Varyant Açıklaması Miktar Birim Ambar Maliyet Katsayısı Satır Açıklaması Aktivite sonunda elde edilecek türünün belirlendiği alandır. Tür alanı; Malzeme Hizmet Varlık Malzeme Sınıfı Geçici Malzeme Geçici Hizmet Seçeneklerini içerir. Çıktı türü seçilir. Tür alanında yapılan seçime göre çıktı olarak elde edilecek malzeme/malzeme sınıfı/hizmet ya da varlık kodudur.... simgesi tıklanarak ilgili tanım listelerine ulaşılarak seçim yapılır. Malzeme/hizmet ya da varlık kaydının açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde ilgili tanımın açıklaması alana aktarılır. Tür alanında seçimi yapılan konfigüre edilebilir malzemeye ait varyant kodudur. Tür alanında seçimi yapılan konfigüre edilebilir malzemeye ait varyant açıklamasıdır. Aktivite sonunda elde edilecek çıktı miktarıdır. Aktivite sonunda elde edilecek çıktının hangi birim üzerinden elde edileceğini belirtir. Çıktı olarak elde edilecek malzemenin hangi ambara gireceğini belirtir. Maliyet muhasebesinin kullanılması durumunda maliyet katsayısının belirtildiği alandır. Malzeme türündeki çıktılar için aktivite satırına ait açıklama bilgisidir. Kaynaklar Aktivitenin yerine getirilmesinde kullanılacak varlıklar ile çalışacak personel bilgileri Proje Aktivitesi tanım penceresinde Bağlı Kayıtlar menüsü altında yer alan Kaynaklar seçeneği ile kaydedilir. Kaynaklar seçeneği ile kaydedilen bilgiler şunlardır: Kaynak Türü Varlık Kategorisi Kod/Sicil No Açıklama/Adı-Soyadı Maliyetlendirme Planlamada Aktivite için gerekli kaynak türünün belirlendiği alandır. Tür alanı Varlık Varlık Kısmı Personel Dış Varlık Dış Personel Geçici Varlık Geçici Personel Seçeneklerini içerir. Varlık ve varlık kısmı türündeki kaynaklar için varlık kategorisinin belirlendiği alandır. Kategori alanı Gayrimenkul Nakil Vasıtası Ekipman Türlerini içerir. Kaynak türü alanında yapılan seçime göre varlık/varlık kısmı ya da personel kayıt numarasıdır.... simgesi tıklanarak ilgili kayıt listelerine ulaşılır ve kaynak olarak kullanılacak kayıt seçilir. Kaynak açıklamasıdır. Kod alanında seçilen tanımın açıklaması bu alana gelir. Ancak açıklama alanından da ilgili tanımlar listelenir ve seçim yapılabilir. İlgili kaynak maliyetinin proje maliyetlerini etkileyip etkilemeyeceğini belirtir. Maliyetleri etkileyecekse bu alanda yer alan kutu işaretlenir. Satırda belirtilen kaynağın planlamada belirleyici olması durumunda bu seçenek Proje Yönetimi 38

39 Belirleyici Aktivite Süresini Azaltır işaretlenir. Aktivite çizelgelenirken ilgili personelin çalışabilir zamanlarının planlamada belirleyici olduğunu belirtir. Çizelgeleme sırasında planlamada belirleyici olan personel/kaynakların uygun zamanları bulunarak bu uygun zamanların kesişim kümesi alınır. Planlamada belirleyici olmayan personel/kaynaklar ise bu kesişim kümesine uygun olan kendi çalışma zamanlarında çalışırlar. Kullanılan kaynağın aktivitenin gerçekleşme süresini azaltması durumunda bu seçenek işaretlenir. Kaynak Kullanımları Kaynaklar penceresinde kaynaklar bazında ilgili kaynaklar için oluşturulmuş planlanan ve gerçekleşen kaynak kullanımlarının listelendiği kayıtlardır. İlgili kaynak kullanım kayıtları her planlamada tekrar güncellenir. Kaynak kullanım girişlerinde, kaynağa ait vardiya ve vardiya istisnalarını kapsayan saatler dikkate alınarak hesaplama yapılır. Vardiya istisnalarını kapsayan çalışma saatlerinin hesaplamada dikkate alınması istenmiyorsa, Sistem Ayarları program bölümü Proje Yönetimi parametrelerinde yer alan Otomatik Olarak Oluşan Planlanan Kaynak Kullanım Kayıtlarında Vardiya İstisnaları Dikkate Alınsın parametresinin değeri Hayır seçilmelidir. Aksi takdirde vardiya istisnaları için de ayrı satır olarak kayıt tutulur. Vardiya istisnaları için ek çalışma satırları oluşturulurken, tarih aralığı şeklinde girilenler için günlük periyodlar halinde kayıt atılır. Tarih aralığındaki her gün için başlangıç ve bitiş saatleri kullanılarak kaynak kullanım kayıtları oluşturulur. Örnek; Kaynağa tanımlı vardiya: Cumartesi ve Pazar günleri hariç; 09:00-12:00 çalışma 12:00 13:00 ara 13:00 18:00 çalışma Kaynağa bağlı vardiya istisnaları: :00 09:00 çalışma :00 20:00 çalışma Aktivite Tarihi: : :00 Başlangıç Başlangıç Bitiş Tarihi Bitiş Saati Ek çalışma Tarihi Saati : : : : : :00 Evet : : : : : :00 Evet : : : : : :00 Evet : : : : : :00 Evet : : : : : :00 Evet : :00 Evet : : : :00 Proje Yönetimi 39

40 : :00 Evet : :00 Evet Haftasonu : :00 Evet Haftasonu : :00 Evet Haftasonu : :00 Evet Haftasonu : :00 Evet : : : : : :00 Evet : :00 Evet : : : : : :00 Evet : : : :00 j-guar Kaynaklar için vardiya saatleri dışındaki planlanan ve gerçekleşen ek çalışma süreleri varsa, ekranda yer alan ek çalışma kolonunda işaretli olarak belirtilir. Kaynak maliyetleri hesaplanırken planlanan ve gerçekleşen kaynak kullanım süreleri baz alınır. Planlanan ve gerçekleşen kaynak kullanım girişlerinde, hesaplama esnasında kaynak üzerinde takvim bulunmadığında takvim ve vardiya kontrol öncelikleri aşağıdaki gibidir: Kaynak takvimi/vardiyası Yoksa aktivite takvimi/vardiyası Yoksa proje takvimi/vardiyası Yoksa projenin organizasyonel birim takvimi/vardiyası Yoksa kurum takvimi/vardiyası Durma İşlemleri Aktivitenin herhangi bir nedenle belirli bir süre durdurulması, ertelenmesi gerekebilir. Bu süreler Aktivite tanım penceresinde Bağlı Kayıtlar menüsü altında yer alan Durma İşlemleri seçeneği ile kaydedilir ve izlenir. Durma işlemleri, Başladı durumundaki aktivite için tanımlanabilir. Durma başlangıç ve saati girilip kaydedildiğinde aktivite durum bilgisi otomatik olarak Durduruldu olacaktır. Durma bitiş ve saati girildiğinde aktivite durumu Başladı olacaktır. Durma Nedeni Kodu Durma Nedeni Açıklaması Başlangıç Tarihi Başlangıç Saati Bitiş Tarihi Bitiş Saati Süre Durma nedenine ait kod bilgisidir. Durma nedenleri listesine ulaşılarak seçim yapılır. Bkz. Durma Nedenleri Durma nedenine ait açıklama bilgisidir. Durma işleminin başlangıç tarihinin girildiği alandır. Durma işleminin başlangıç saatinin girildiği alandır. Durma işleminin bitiş tarihinin girildiği alandır. Durma işleminin bitiş saatinin girildiği alandır. Durma işlemine ait bitiş tarihi ve saati belirtildikten sonra program tarafından otomatik olarak hesaplanan saat cinsinden süre bilgisidir. Proje Yönetimi 40

41 Gerçekleşme Bilgileri j-guar Proje aktivitesine ait gerçekleşme bilgilerinin girildiği ekrandır. Proje aktivitesi ekranı Bağlı Kayıtlar menüsünde bulunur. Proje aktivitesi Genel penceresinde bulunan İş Tanımı Bedeli alanında belirtilen miktar bilgisinin ne kadarının gerçekleştiği belirtilir. Gerçekleşme bilgilerinin girilebilmesi için aktivite durumunun Başladı olması gerekir. Hakediş hesaplamalarının yapılabilmesi için Gerçekleşme Bilgilerinin belirtilmesi gerekir. Tarih Miktar Yüzde Aktivitenin gerçekleşme tarihinin belirtildiği alandır. Aktivite gerçekleşme miktar bilgisidir. Miktar alanında kümülatif gerçekleşme bilgisi belirtilir. Aktiviteye ait gerçekleşen yüzde bilgisidir. Miktar alanında olduğu gibi kümülatif bilgi girilir. Miktar alanına bilgi girişi yapıldığında gerçekleşen yüzde hesaplanır. Yüzde alanı 100 olduğunda aktivitenin Tamamlanma Oranı alanı 100 olarak güncellenir. Örneğin İş Tanımı Bedeli alanında miktar bilgisi 10 olduğunda, gerçekleşen miktar bilgisi 5 olarak belirtilmiş ise yüzde alanı 50 olarak güncellenir. Proje Yönetimi 41

42 Gerçekleşen Sayaç Hareketleri j-guar Proje aktivitelerine ait sayaç bilgilerinin girilebilmesi için kullanılan ekrandır. Proje aktivitesi ekranı Bağlı Kayıtlar menüsünde bulunur. Aktivitelere tanımlanmış varlık tipindeki kaynaklar için sayaç hareketleri toplu bir şekilde girilebilir. Ekran iki bölmeden oluşur. Sol bölümde varlık tipinde kaynak ataması olan aktiviteler ve bağlı varlıklar listelenir. Sağ bölümde ise varlıklara bağlı sayaç hareketleri listelenir ya da yeni girişler yapılır. Aktivite ve Kaynaklar Sayaç Hareketleri Sayaç Kodu/Açıklaması Tarih Başlangıç/Bitiş Değeri Gerçekleşen Sayaç Artışı Projeye bağlı ve kendisine varlık tipinde kaynak atanmış aktivitelerin ve varlıkların listelendiği bölümdür. Seçimi yapılan varlığa ait sayaç hareketlerinin girildiği bölümdür. Varlığa tanımlı olan sayaçlar arasından seçim yapılır. Sayaç hareketinin tarih bilgisidir. Sayaca ait başlangıç ve bitiş değerleri belirtilir. Belirtilen başlangıç ve bitiş değeri üzerinden hesaplanan gerçekleşen sayaç artışı bilgisidir. Gerçekleşen sayaç hareketleri belirtilip Uygula düğmesine basıldığında, varlık sayaç bilgilerinde yer alan son değer bilgisi güncellenir. Proje Yönetimi 42

43 Kaynak Atama j-guar Proje içerisinde kullanılacak olan kaynaklar, aktivitelere ait kaynaklar formunda tek tek seçilerek ya da proje şablonunda tanımlı varlık ve çalışan grubu adedinin belirtilmesiyle ilgili projenin aktivitesine atanarak projeye tanımlanırlar. Kaynak Atama seçeneği ile de proje aktivitelerine toplu olarak kaynak ataması yapılır. Kaynak Atama seçeneği, Proje Aktivitesi ekranı İşlemler menü seçeneği altında ve Projeler listesi F9-sağ fare tuşu menüsünde yer alır. Projeye Kaynak Atama penceresinde proje aktivitelerine ait bilgiler Aktivite Kodu Aktivite Açıklaması Planlanan Başlangıç Tarihi Planlanan Bitiş Tarihi Gerçekleşen Başlangıç Tarihi Gerçekleşen Bitiş Tarihi Durum Kolon bilgileri ile ayrı birer satır olarak yer alır. Durumu Taslak, Başladı ya da Durdu olan aktiviteler listelenir. Aktivite seçimi yapıldıktan sonra yine aynı ekranda yer alan Kaynak Seçim Türü listesinden kaynak seçimi yapılarak Sonraki düğmesi ile ilerlenir. Kaynak seçim türü seçenekleri şunlardır: Şablonda Tanımlı Gruplar Arasından Seçim: Projenin şablondan aktarılarak oluşturulması durumunda, sonraki adımda ilgili şablonun önceki adımda seçilmiş aktivitelerine bağlı varlık ve çalışan grupları listelenir. Şablonda Tanımlı Varlık Grupları Arasından Seçim: Projenin şablondan aktarılarak oluşturulması durumunda, sonraki adımda ilgili şablonun önceki adımda seçilmiş aktivitelerine bağlı sadece varlık grupları listelenir. Şablonda Tanımlı Çalışan Grupları Arasından Seçim: Projenin şablondan aktarılarak oluşturulması durumunda, sonraki adımda ilgili şablonun önceki adımda seçilmiş aktivitelerine bağlı sadece çalışan grupları listelenir. Tüm Varlıklar Arasından Seçim: Projenin şablona bağlı olup olmadığına bakılmaksızın, sonraki adımda doğrudan Kaynak Seçimi ekranına ulaşılarak durumu kullanılabilir olan tüm varlıklar listelenir. Tüm Personeller Arasından Seçim: Projenin şablona bağlı olup olmadığına bakılmaksızın, sonraki adımda doğrudan Kaynak Seçimi ekranına ulaşılarak durumu onaylandı olan tüm personeller listelenir. Tüm Dış Varlıklar Arasından Seçim: Projenin şablona bağlı olup olmadığına bakılmaksızın, sonraki adımda doğrudan Kaynak Seçimi ekranına ulaşılarak durumu kullanımda olan ve tipi dış varlık olan tüm dış kaynaklara ulaşılır. Tüm Dış Personeller Arasından Seçim: Projenin şablona bağlı olup olmadığına bakılmaksızın, sonraki adımda doğrudan Kaynak Seçimi ekranına ulaşılarak durumu kullanımda olan ve tipi dış personel olan tüm dış kaynaklara ulaşılır. İkinci adımda ulaşılan ekranın sol bölümünde kaynakların tümü listelenirken, sağ bölümde aktivitelere atanacak olan kaynaklar listelenir. Bunun için Ekle ve Tümünü Çıkar düğmeleri kullanılır. Kaynaklar seçimi yapıldıktan sonra Uygula düğmesi ile ilgili kaynaklar, ilk adımda seçilmiş olan tüm aktivitelerin kaynaklar formuna atanır. Proje Yönetimi 43

44 Proje-Diğer Proje listesi Diğer alanında projeye ait kredi bilgileri, sözleşme bilgileri ve ambar bilgileri kaydedilir. Kredi Bilgileri Kredi Kodu/Açıklaması Para Birimi Kredi Tutarı Sözleşme Bilgileri Sözleşme No Teklif No İhale No Tutar/Tutar(RPB) Tedarikçi Türü Kod/Unvan Proje Teklif Türü Giriş Ambarı Çıkış Ambarı Proje için kullanılan bir kredi olması durumunda krediye ait kod/açıklama bilgileri bu alandan kaydedilir. Krediler listesine ulaşılarak seçim yapılır. Proje kredisine ait para birimidir, değiştirilemez. Proje kredisinin tanımlı tutar bilgisidir. Kredi seçimi yapıldığında alana otomatik olarak gelir, değiştirilemez. Kurum adına başka firmaların yaptığı projeler ya da kurumun başkası adına yaptığı projeler için kurumlar arası imzalanan sözleşme bilgilerinin girildiği alandır. Proje için imzalanan sözleşmenin numarasıdır. Proje için belirlenen Proje Türünün tipine göre sözleşme no alanından açılan ekran değişmektedir. Proje türünün tipi Kurum İçi olması durumunda Satış Sözleşmeleri, Kurum Dışı olması durumunda Satınalma Sözleşmeleri ekranına ulaşılır. Bkz. Proje Türleri Proje ile ilgili Satış/Satınalma Teklifinin numarasıdır. Sözleşme seçimiyle bu alan otomatik olarak dolu gelir. Ancak sözleşme seçmeden de teklif seçimi yapılabilir. Proje türünün tipi Kurum İçi olması durumunda Satış Teklifleri, Kurum Dışı olması durumunda Satınalma Teklifleri ekranına ulaşılır. Sözleşmenin no alanından yapılan sözleşme seçiminin ihale bağlantısı bulunması durumunda ihale no bilgisi alana otomatik olarak gelir. Sözleşme tutarı ve raporlama para birimi üzerinden gösterilen tutar bilgisidir. Sözleşme seçimi ile birlikte otomatik olarak alana gelir. Sözleşmeye/teklife ait tedarikçi türü bilgisidir. Sözleşme/teklif seçimi ile birlikte otomatik olarak alana gelir. Sözleşme içerisinde genel bilgiler ekranında belirtilen cari hesaba ait kod ve unvan bilgisidir. Projeye ait teklif türü bilgisidir. Anahtar teslim götürü bedel ve Teklif birim fiyatlı seçeneklerini içerir. Teklif birim fiyatlı seçeneği seçilir ise Aktivite içerisinde İş Tanımı Bedeli alanında iş miktarı girilerek tutar hesaplanır. Anahtar teslim götürü bedel işler için ise sözleşme içerisindeki yüzde belirtilerek hesaplama yapılır. Projede kullanılacak olan malzemelerin sarf edileceği ambar bilgisidir. Proje sonucu çıkacak olan malzeme/hizmet/varlıkların gireceği ambar bilgilerinin kaydedildiği ve izlendiği alandır. Proje Vardiya Bilgileri Proje için geçerli vardiya bilgileri, Projeler listesinde Bağlı Kayıtlar menüsü altında yer alan Vardiyalar seçeneği ile kaydedilir. Vardiyalar seçildiğinde açılan Proje Vardiyaları listesinde Ekle seçeneği ile proje için geçerli olacak Vardiya Paketi belirlenir. Proje Vardiyaları ile kaydedilen bilgiler şunlardır: Vardiya Paketi Kodu ve Açıklaması: Proje için geçerli olacak vardiya paketi kodudur ve açıklamasıdır. Kayıtlı vardiya paketleri listelenerek ilgili tanım seçilir. Kayıtlı vardiya paketi yoksa Ekle seçeneği ile vardiya bilgileri girilerek kaydedilir. Başlangıç Tarihi: Proje için seçilen vardiyanın hangi tarihten itibaren kullanılmaya başlayacağını belirtir. Proje formu içerisinde yer alan bağlı kayıtlar menüsünde bulunan vardiyalar seçimi ile proje içerisindeki aktivitelere vardiya ataması yapılmaktadır. Aktiviteler tanımlanırken projeye ait vardiya bilgisinin aktivite için de geçerli olması isteniyorsa Takvim Projeye Bağlı kutucuğu işaretlenir. Ancak aktiviteler proje genelinden farklı bir vardiya paketi ile çalışıyor olabilir. Bunun belirlenmesi için aktivite tanımı yapıldığı esnada Takvim Proje Yönetimi 44

45 Projeye Bağlı kutucuğunun işaretlenmemesi ve aktivite için farklı bir vardiya paketi belirlenmesi gerekmektedir. Hem proje hem de aktiviteye vardiya atanmış ise aktivitedeki vardiya geçerli olacaktır. Bkz. Aktivite Genel Bilgileri Proje Vardiya İstisnaları Proje için belirlenen başlangıç/bitiş çalışma saatleri dışında istisnalar olabilir. Vardiya istisnaları Projeler listesi Bağlı Kayıtlarından, Proje Aktiviteleri listesi Bağlı Kayıtlarından, Sistem İşletmeni program bölümünde Kurum ve Organizasyonel Birim tanımı F9 menüsünde yer alan Vardiya İstisnaları seçeneği ile kaydedilir. Başlangıç tarihi ve başlangıç saati zorunlu bilgi girişi alanı olup istisna tipi belirlenerek kaydedilir. Örneğin vardiyada tam gün çalışma belirlendiği halde, vardiya istisnasında o günün 2 saati ara şeklinde tanımlanabilir. Bu durumda proje kaynak kullanım hareketlerine tüm günlük bir kayıt atılmaz. Kaynak kullanım kayıtları oluşturulurken çalışma girilen tarihin vardiya kapsamı dışında olması durumunda, kendisine bağlı vardiya istisnası tanımları kontrol edilir. Kaynak kullanım kayıtları oluşturulurken vardiya istisnaları belirli bir kontrol hiyerarşisine göre çalışır. İlgili kaynak için hiç vardiya istisnası tanımı yoksa: Kaynağın bağlandığı aktivitenin, onun da yoksa üst aktivitenin vardiya istisnası tanımları kontrol edilir. Aktivitede Takvim Üst Projeye Bağlı seçili ise aktivite istisnaları kontrol edilmez. Aktivite ya da üst aktiviteye tanımlanmış vardiya istisnası yoksa veya aktivite takvimi üst projeye bağlı ise, ilgili projenin vardiya istisna tanımları kontrol edilir. Projenin vardiya istisna kaydı yoksa projenin bağlı olduğu organizasyonel birimin vardiya istisnası tanımları kontrol edilir. İlgili organizasyonel birimin veya bu birimin bağlı olduğu organizasyonel birimin istisna tanımı bulunmuyorsa, bu organizasyonel birimin bağlı olduğu kurum özeline tanımlanmış istisna tanımları kontrol edilir. Kurum özelinde de hiç vardiya istisna kaydı bulunamazsa, girilen çalışma zaman dilimi ek çalışma olarak atanmaz yani kaydedilmez. Proje Yönetimi 45

46 Durum Değişiklikleri Projeye bağlı aktivitelerde yapılacak durum değişiklikleri, projenin de durumunu günceller. Durum değişiklikleri Proje formu Aktiviteler ekranında bulunan Durumunu Değiştir seçeneği ile yapılır. Aktivite durum değişiklikleri için tıklayın Aktivite durumları şunlardır: Taslak Onaylandı Başladı Durduruldu Tamamlandı İptal Projelerin durumu, proje içerisinde bulunan aktivitelerden ilk sırada bulunan durum bilgisine göre güncellenir. Örneğin, üç aktivitesi olan bir projenin bir aktivitesi Onaylandı, ikinci aktivitesi İptal ve üçüncü aktivitesi Başladı olduğunda; durum sıralamasında Onaylandı diğerlerine göre ilk sıra bulunduğundan projenin durumu da Onaylandı olacaktır. Bazı durum değişikliklerinde takip eden işlemler şunlardır: Onaylandı durumuna getirilen aktivitelerde kaynaklar için planlanan kaynak kullanım kayıtları gerçekleşen kaynak kullanım kayıtlarını oluşturur. Malzeme ve malzeme sınıfı türündeki girdiler için gerçekleşen türünde sarf fişleri kesilir. Başladı durumundan onaylandı durumuna getirilen aktivitelere yeni kaynak ve malzeme eklenemez. Başladı durumundan Tamamlandı durumuna getirilen aktivitelerde malzeme, malzeme sınıfı ve varlık tipindeki çıktılar için gerçekleşen projeden giriş fişi kesilir. Proje Yönetimi 46

47 Tamamlandı durumundan Başladı durumuna getirilen aktiviteler için malzeme, malzeme sınıfı ve varlık tipindeki çıktılara ait malzeme fişleri için uyarı gelir ve onaylanarak devam edilirse fişler silinir. Onaylandı ya da Başladı durumundan İptal durumuna getirilen aktivitelerde, aktiviteye bağlı malzemelerin planlanan ambar toplamları silinir ve gerçekleşen fişlerin durumu iptal olarak güncellenir. İptal durumundan bir önceki durumuna getirilen aktivitelerde, aktiviteye bağlı malzemelerin planlanan ambar toplamları güncellenir. Durum bilgisinde bağlı işlemler: Durum Taslak İken; Aktivitenin durum bilgisi Taslak olduğunda gerçekleşme bilgileri hariç tüm işlemlerde değişiklik yapılabilir. Tüm kaynaklar için planlama esasına göre çizelgeleme yapılır ve planlanan kaynak kullanım kayıtları oluşur. Kullanılan girdiler için aktivite planlanan başlangıç tarihinde, aktivite giriş ambarı ya da malzeme satırında belirtilen ambar içim malzeme ambar toplamlarında planlanan miktarlar görüntülenir. Üretilecek olan çıktılar için aktivite planlanan bitiş tarihinde, aktivite çıkış ambarı ya da malzeme satırında belirtilen ambar için malzeme ambar toplamında planlanan miktarlar görüntülenir. Varlık tipinde olan çıktılar için ise F9-sağ fare tuşu menüsünde bulunan Varlık Atamaları seçeneği ile kayıtlar oluşturulur. Bkz.Varlık Yönetimi Malzeme Bağlantılı Varlıkların Sisteme Girişi Bkz. Varlık Yönetimi Varlık Atama Planlanan başlangıç ve bitiş tarihleri ile planlanan aktivite süresi hesapları birbiriyle bağlantılıdır. Bu nedenle herhangi birinde yapılacak olan değişikliğin diğerini nasıl etkileyeceği aşağıda belirtilmiştir: Aktivite ilk eklendiğinde ve henüz kaynaklar atanmadığında, planlanan başlangıç ve bitiş tarihi sistem tarihinden otomatik olarak hesaplanır. Bunun için ilgili aktivitenin, yoksa projesinin, yoksa projeyi yapan organizasyonel birimin bağlı olduğu günün vardiya atamaları ve takvimi kontrol edilerek, sistem tarihinin uygun olup olmadığı kontrol edilir. Eğer uygun değilse bir sonraki uygun gün bulunur. Buna benzer olarak ilgili gündeki ilk çalışma saati de planlanan başlangıç saati olur. Bitiş tarihi ise başlangıç günü olarak belirlenir ve bitiş saati de yine o günkü çalışmanın bittiği saat olarak belirlenir. Buna istinaden hesaplanan çalışma süresi de yine otomatik hesaplanır. Örneğin; toplam çalışılan saat 5 saat ve günlük çalışma saati de 8 saat ise 5/8 gün çalışma süresi bulunur. Planlanan başlangıç tarih ve saatinde değişiklik yapıldığında; o İlk olarak planlanan başlangıç tarihi değiştirilirse ilgili başlangıç tarihinin çalışılabilir olup olmadığına bakılır. Bkz. Proje ve Aktivite Planlama o Eğer çalışma günü değilse çalışılabilir bir sonraki ve bir önceki gün bilgisi önerilir ve bu iki tarihten biri seçilir ya da işlemden vazgeçilir. Seçimi yapılan gün çalışılabilir ise ya da sistemin önerdiği tarih seçilmişse planlanan başlangıç saatleri de o günkü başlangıç saati olarak güncellenir. Planlanan başlangıç saatinin değiştirilmesi için de aynı durum geçerlidir. Planlanan başlangıç tarih ya da saati uygunsa ya da önerilen uygun saatlerden biri seçilirse aktivite süresi bilgisi, çalışma parametrelerinden saate çevrilerek dikkate alınır ve planlanan bitiş tarihi ve saati güncellenir. o Planlanan başlangıç tarih ya da saatinden önce planlanan bitiş tarihi ya da saati değiştirilmişse planlanan bitiş tarih ve saati değiştirilmez ve ikisi arasındaki planlama üzerinde çalışılabilir zaman bulunarak aktivite süresi güncellenir. o Planlanan başlangıç tarih ya da saatinden önce aktivite süresi değiştirilmiş ise planlanan bitiş tarihi ve saati güncellenir. Planlanan bitiş tarih ve saatinde değişiklik yapıldığında; o İlk olarak planlanan bitiş tarihi değiştirilirse ilgili bitiş tarihinin çalışılabilir olup olmadığına bakılır. Bkz. Proje ve Aktivite Planlama Proje Yönetimi 47

48 o Eğer çalışılabilir bir gün değilse bir önceki ve sonraki çalışma günleri önerilir ve bitiş tarihi güncellenir. Planlanan bitiş saatinin değiştirilmesi için de aynı kontroller geçerlidir. Planlanan bitiş tarih ve saatinden aktivite süresi kadar geriye giderek planlanan başlangıç tarihi ve saati bulunur ve otomatik olarak güncellenir. o Planlanan bitiş tarihi ya da saatinden önce planlanan başlangıç tarihi ya da saatinde değişiklik yapılmış ise aktivite süresi yeniden hesaplanır. o Planlanan bitiş tarihi ya da saatinden önce aktivite süresinde değişiklik yapılmış ise planlanan başlangıç tarih ve saati güncellenir. Aktivite süresi değişikliği yapıldığında; o İlk olarak aktivite süresi değiştirilirse planlanan başlangıç tarihi ve saatinden itibaren çalışma süresi dolana kadar planlama yapılarak planlanan bitiş tarihi ve saati güncellenir. o Aktivite süresinden önce planlanan başlangıç tarih ve saati değiştirilmiş ise planlanan bitiş tarih ve saati güncellenir. o Aktivite süresinden önce planlanan bitiş tarih ve saati değiştirilmiş ise planlanan başlangıç tarih ve saati güncellenir. Takvim veya vardiya bilgileri değiştirildiğinde aktivite planlanan başlangıç tarihi ve saati ile planlanan süre sabit varsayılır ve yeniden çizelgeleme yapılır. Ancak bunun için projenin kaydedilip F9-sağ fare tuşu menüsünde buluna Yeniden Çizelgele seçeneği seçilmelidir. Önceki aktiviteler değiştirildiğinde aktivitenin kaydı ile aktivite için uygun başlangıç tarihi planlama esaslarına göre yeniden hesaplanır ve çizelgeleme yeniden yapılarak planlanan kayıtlar güncellenir. Kaynaklar değiştirildiğinde, kaynaklar penceresinin kapatılmasıyla aktivite planlanan başlangıç tarihi ve saati ile planlanan süre sabit varsayılarak yeniden çizelgelenir. Malzemeler değiştirildiğinde, malzemeler penceresinin kapatılmasıyla yapılan değişikliğe göre ilgili malzemelere ait ambar toplamlarındaki planlanan miktarlar güncellenir. Çalışma parametreleri değiştirildiğinde planlanan başlangıç ve bitiş tarihleri sabit sayılarak aradaki çalışma süresi yeniden hesaplanır. Proje içinde bu değişikliğin yansıması planlanan süre alanında görülür. Durum Onaylandı İken; Aktivite durum bilgisi onaylandı iken aktivite Genel Bilgiler ve Önceki Aktiviteler ekranlarında değiştirme işlemi yapılamaz. Bir tek bağlı kayıtlar menüsünde yer alan Malzemeler ekranına, girdi ve çıktı tipinde malzemeler eklenip kaydedilebilir; Kaynaklar ekranına ise kaynak girişi ve planlanan kaynak kullanım girişi yapılabilir. Durum Başladı İken; Aktivite durum bilgisi Başladı olduğunda Aktivite Genel Bilgiler penceresinde sadece gerçekleşen tarih ve sürelerde değişiklik yapılabilir. Bağlı Kayıtlarda bulunan Malzemeler ekranına girdi/çıktı tipinde malzeme eklenebilir, değişiklik yapılabilir. Ancak değişiklik yapılabilmesi için; Girdi tipindeki malzemeler için yaratılmış talep hareketi olmamalıdır, varsa da durumu taslak olmalıdır. Girdi ve çıktı tipindeki malzemelerle, bağlı oldukları proje ve aktivite ile ilişkilendirilmiş malzeme hareketi olmamalıdır. Gerçekleşen Miktar Girişi yapılmış olan malzemelerde değişiklik yapılamaz. Bağlı Kayıtlarda bulunan Kaynaklar penceresinde mevcut bir kaynak tanımının değiştirilebilmesi ya da silinebilmesi için, Gerçekleşen Kaynak Kullanım Kayıtlarının olmaması gerekir. Daha önce eklenen kaynaklar silinirse, kaynağın projedeki planlanan kaynak kullanım kaydı da silinir; personel ya da varlık tipinde bir kaynak varsa bu kartların da kaynak kullanım kayıtları silinir. Başladı durumundaki aktivitelere yeni bir kaynak tanımı eklenirse kaynağın planlanan ve gerçekleşen kaynak kullanım kaydı oluşur. Yeni eklenen kaynaklar için projeye başlangıç tarihi ve saati girilir. Aktivitenin kaydedilmesi ile kaynakların ve dolayısı ile aktivitenin planlanan gerçekleşme bilgileri yeniden hesaplanır. Proje Yönetimi 48

49 Eklenen kaynakların planlamada belirleyici olup olmadığına bağlı olarak yeni eklenen kaynaklarla birlikte projeye devam tarihi saptanır. Projenin daha önce hesaplanan planlanan süresi sabit varsayılır ve projeye devam tarihine kadar çalışılan süre proje süresinden çıkartılarak kalan süre bulunur. Yeni eklenen kaynaklarla birlikte aktivite süresini azaltan kaynak sayısı bulunarak kalan süre bu sayıya bölünür ve çalışılması gereken süre elde edilir. Tüm kaynaklar için yeniden çizelgeleme yapılarak kaynakların planlanan çalışma kayıtları güncellenir. Aktivite gerçekleşme bitiş tarihi ve saati ile süresi de güncellenir. Eğer bu aktiviteyi takip eden ve Taslak veya Onaylandı durumunda aktiviteler var ise bu aktiviteler ilgili aktivitenin gerçekleşen bitiş tarihine göre yeniden çizelgelenir ve planlanan tarihleri ile bağlı kaynaklarının planlanan kaynak kullanım kayıtları ve planlanan malzeme hareketleri de güncellenir. Maliyet bilgilerinde değişiklik yapılması durumunda maliyetlendirme işlemi tekrar çalıştırılmalıdır. Bağlı Kayıtlar menüsünde bulunan Durma İşlemlerinde, eklendikten sonra durma kaydının bitiş tarihi ve saati de verilmiş ise ilgili durma aralığı dikkate alınarak yeniden çizelgeleme yapılır ve tüm kaynaklar için tahmini gerçekleşme süreleri güncellenir. Tekrar Çizelgele seçeneği ile güncelleme yapılır. Bitişi belli olmayan bir durma kaydı girilmişse aktivite durum bilgisi Durduruldu olarak güncellenir. Mevcut bir durma kaydı silinebilir. Bu durumda da yeniden çizelgeleme yapılarak daha önce çalışmıyor görünen kaynaklar için tahmini gerçekleşme süreleri, projeye daha sonra eklenmiş kaynaklar da dikkate alınarak güncellenir. Bu aktiviteyi takip eden ve Taslak veya Onaylandı durumundaki aktiviteler var ise bu aktiviteler ilgili aktivitenin gerçekleşen bitiş tarihine göre yeniden çizelgelenir ve planlanan tarihleri ile bağlı kaynaklarının planlanan kaynak kullanım kayıtları ve planlanan malzeme hareketleri de güncellenir. Durum Durduruldu İken; Aktivite durum bilgisi durduruldu iken sadece Ödemeler ve Cezai İşlemler penceresi ile Notlar tabında değişiklik yapılabilir. Bağlı Kayıtlarda bulunan Kaynaklar penceresinde ise mevcut bir kaynak tanımı değiştirilemez ve silinemez. Ancak yeni bir kaynak tanımı eklenebilir ve eklenen kaynaklar için projeye başlangıç tarihi ve saati girilir. Gerçekleşen kaynak kullanımı girilebilir. Vardiyalar ve Malzeme pencerelerinde değişiklik yapılamaz. Durma İşlemleri nde ise, başlangıç tarihi belli olan durma işlemi silinebileceği gibi bitiş tarih ve saati de girilebilir. Eğer bitiş tarihi ve saati girilmiş ise ilgili durma aralığı dikkate alınarak yeniden çizelgeleme yapılır ve tüm kaynaklar için planlanan süreler güncellenir. Bu güncelleme sırasında kaynaklara yeni eklenmiş, bu aktiviteyi takip eden Taslak veya Onaylandı durumunda aktiviteler var ise, bu aktivitelere, ilgili aktivitenin gerçekleşen durması sırasında yeni kaynaklar eklenmiş ise, durma işleminin bitiş tarihi ve saatinden itibaren ve diğer kaynakların projeye başlangıç tarihleri, planlamada belirleyici olup olmamaları ya da aktivite süresini azaltıp azaltmamalarına göre yukarıda anlatıldığı şekliyle yeniden çizelgeleme yapılır. Ancak projeye devam tarihi ve kalan süreler belirlenmeden önce durma aralığında çalışıyor görünen kaynakların planlanan süreleri güncellenir. Bu aktiviteyi takip eden ve Taslak veya Onaylandı durumundaki aktiviteler var ise bu aktiviteler ilgili aktivitenin gerçekleşen bitiş tarihine göre yeniden çizelgelenir ve planlanan tarihleri ile bağlı kaynaklarının planlanan kaynak kullanım kayıtları ve planlanan malzeme toplamları da güncellenir. Durum Tamamlandı İken; Aktivite durumu Tamamlandı iken sadece Ödemeler ve Cezai İşlemler ile Notlar penceresinde değişiklik yapılabilir. Kaynakların gerçekleşme bilgileri ve gerçekleşen malzeme hareketlerinde de değişiklik yapılabilir. Kaynakların gerçekleşme bilgilerinde değişiklik yapıldığında sadece aktivite gerçekleşme tarihleri ve süreleri güncellenir. Durum İptal İken; Aktivite durum bilgisi iptal iken aktivite Genel Bilgiler ve Önceki Aktiviteler pencerelerinde ve bağlı kayıtlarında değiştirme işlemi yapılamaz. Proje Yönetimi 49

50 Proje ve Aktivite Planlama Projeler iki şekilde planlanabilir: Proje Şablonlarından aktarım yoluyla Proje içerisinde tek tek aktiviteler ve bağlı kayıtların tanımlanmasıyla Projeler planlanan bir başlangıç tarihinden ileriye doğru planlanabileceği gibi planlanan bir bitiş tarihinden geriye doğru da planlanabilir. Hangi şekilde planlama yapılacak olursa olsun planlamanın temelini oluşturan öğeler vardır: Personeller ile takvim ve vardiyaları Kaynaklar ile bağlı oldukları organizasyonel birimin takvimi ve vardiyaları Aktivitenin Önceki Aktivite İlişkileri Aktivitenin Takvim ve Vardiyası Projenin Takvim ve Vardiyası Bunlara ek olarak planlamanın bir diğer önemli unsuru Planlamada Belirleyici olan personel ve kaynaklardır. Aktivitelere bağlı kaynak ve personel tanımlamaları yapılırken ilgili kaynak ve personel için planlamada belirleyici olup olmadığı belirtilir. Bkz. Aktivite Bağlı Kayıtlar ve İşlemler Menü Bilgileri Diğer kaynaklar ve personeller, planlamada belirleyici olan personel ya da kaynağın çalışma saatlerine uygun iseler planlamaya dahil edilirler. İleriye Doğru Planlama Planlanan aktivite süresinin saat cinsinden karşılığı, çalışma parametrelerinde yapılan seçime göre saat cinsinden hesaplanır. Toplam aktivite saati, tespit edilen Aktivite süresini azaltan kaynak sayısına bölünür. Planlanan aktivite başlangıç tarih ve saatinin uygun olup olmadığının belirlenmesi için bazı kontrollere ihtiyaç vardır. Önceki aktivitelerin planlanan bitiş tarihlerine gecikme süreleri eklenerek hesaplanan en geç tarih, aktivitenin mümkün olan ilk başlangıç tarihini belirtir. Planlanan başlangıç tarihinin bu tarihten küçük olup olmadığı belirlenerek küçük olması durumunda bir sonraki çalışılabilir uygun gün saptanır. Eğer büyük ya da eşit ise planlamada belirleyici kaynak olup olmadığı kontrol edilir. Planlamada belirleyici değil ise aktivitenin takvim ve vardiyasına uygun olmak koşuluyla, tüm kaynaklar kendi takvimlerinde aktivite süresini azaltan kaynak sayısına bölünen toplam aktivite saatinden elde edilen süre kadar çizelgelenirler. Aktivitede vardiya ve/veya takvim belirlenmemişse üst aktiviteninki, yoksa projeninki, yoksa projeyi yapan organizasyonel birimin takvimleri kullanılır. Planlamada belirleyici kaynak var ise, aktivite takvim ve vardiyası ile planlamada belirleyici olan kaynakların takvim ve vardiya bilgileri kontrol edilir ve ilgili aktivitenin takvime ve vardiyalarına da uygun olmak koşuluyla, planlamada belirleyici olan kaynakların birlikte çalışmaya başlayabilecekleri ilk tarih ve saat hesaplanır. Bunun için planlamada belirleyici olan kaynakların ayrı ayrı uygun zamanları bulunarak bu zaman aralıklarının aktivitenin çalışılabilir zamanlarıyla ortak paydası alınır. Bu paydaya uygun olarak aktivite süresini azaltan kaynak sayısına bölünen toplam aktivite saatinden elde edilen süre kadar planlamada belirleyici kaynaklar için çizelgeleme yapılır. Diğer kaynaklar ise planlamada belirleyici olan kaynakların çalışmadıkları zamanda vardiya ve takvimleri uygun oldukları oranda çalışırlar. Tek tek uygun zamanların saptanması için dikkate alınması gereken veriler bulunmaktadır. Personeller için takvim bilgisi, vardiya paketi bilgisi ve istisnai zaman kayıtları kontrol edilir. Personelde tanımlı takvim bilgisi bulunmuyorsa aktiviteye, aktivitede yoksa üst aktiviteye, üst aktivitede yoksa projeye, projede de yoksa projeyi yapan organizasyonel birimin vardiya ve takvimi kontrol edilir. Personele ait çalışılabilir gün ve zamanlar için personelin vardiya paketi ve başlangıç tarihi belirlenir. İlgili günün tarihine en yakın geçmiş zamanlı başlama tarihine sahip atama kaydı bulunur ve ilgili tarihin atama günü tarihinden itibaren kaçıncı gün olduğu saptanarak vardiya paketinin kaçıncı günündeki vardiyanın kullanılacağı belirlenir. Proje Yönetimi 50

51 Örneğin herhangi bir personele aşağıdaki şekilde iki vardiya paketi atanmış olsun: Başlangıç tarihi Vardiya paketi kodu VP VP2 VP1 ise iki günlük bir periyottan oluşsun ve ilk gün V1 ve ikinci gün V2 vardiyaları kontrol edilsin. Uygunluğunu kontrol ettiğimiz gün ise iki tarih arasındaki gün farkı 21 gündür. Mod (21;2)=1 bulunacağı için ilgili günün vardiyası VP1 olacaktır. Varlıklar için ise bağlı oldukları organizasyonel birimin takvimi ve kendilerine atanmış vardiya paketleri kontrol edilir. Varlıkta tanımlı takvim bilgisi bulunmuyorsa aktiviteye, aktivitede yoksa üst aktiviteye, üst aktivitede yoksa projeye, projede de yoksa projeyi yapan organizasyonel birimin vardiya ve takvimi kontrol edilir. Sistem Ayarları program bölümü Öndeğer ve Parametreler-Genel menüsü altında bulunan Proje Yönetimi parametrelerinden Kaynak Kullanımları: Kontrol Edilsin/Kontrol Edilmesin parametresinin değerine bakılacaktır. Eğer kontrol edilsin denmiş ise hem kaynaklar hem de personeller için saptanmış çalışılabilir zaman dilimlerinde planlanan ya da tahmini başka kaynak kullanım kaydı olup olmadığı kontrol edilir. Bkz. Sistem Ayarları Proje Yönetimi Parametreleri Kaynak kullanım kayıtlarının üç versiyonu bulunmaktadır: Kullanım planlanmış ama henüz ilgili iş başlamamış olabilir. Bu durumda planlanan kaynak kullanım kayıtları dikkate alınır. Planlanan kullanıma istinaden iş başlamış ama henüz bitmemiş olabilir. Bu durumda ilgili planlanan kaynak kullanım kaydının yerine sistemde tahmini kaynak kullanım kayıtları oluşur. Bu durumda planlanan kullanımlar değil tahmini kaynak kullanımları dikkate alınır. İlgili kaynak kullanım başlamış ve de bitmiş ise gerçekleşen kaynak kullanımları dikkate alınacaktır. Planlanan başlangıç ve bitiş tarihi arasındaki çalışılan her gündeki maksimum çalışma saati bulunur ve bu saatlerin toplamı aktivite süresini günceller. Tek tek tüm kaynakların çalışma saatleri de toplamı da çalışma süresi olarak belirlenir ve aktiviteye yazılır. Proje Yönetimi 51

52 Proje Maliyeti Hesaplama Proje maliyeti hesaplama işlemi esas olarak aktivite maliyetleri hesaplama işlemidir. Bir projeye bağlı aktivitelerin maliyetleri, toplamı projenin maliyetlerini oluşturur. Maliyet toplamını belirleyen maliyet kalemleri şunlardır: Girdi Maliyetleri: Aktiviteye bağlı olarak tanımlanan girdilerin malzemelere ait maliyet bilgileridir. Girdi maliyetleri iki alt kalemde içerir: o Malzeme Maliyetleri: Aktiviteye bağlı olarak tanımlanan girdilerden türü varlık, malzeme, malzeme sınıfı ve geçici malzeme olanların maliyetleridir. o Hizmet Maliyetleri: Aktiviteye bağlı olarak tanımlanan girdilerden türü hizmet ve geçici hizmet olanların maliyetleridir. Kaynak Maliyetleri: Aktiviteye bağlı olarak tanımlanan kaynakların maliyetleri de iki alt kalem içerir: o Personel Maliyetleri: İlgili aktivitede çalışan personel, dış personel ve geçici personel maliyetleridir. o Varlık Maliyetleri: İlgili aktivitede kullanılan varlık, varlık kısmı, dış varlık ve geçici varlık maliyetleridir. Proje maliyetleri hesaplanırken aşağıdaki hususlara dikkat edilir: Bir aktivitenin maliyeti bağlı alt aktivitelerin maliyetinden oluşur. Dolayısıyla Üst aktivite niteliğinde olan aktiviteler için hesaplama işleminde sadece alt aktivitelerinin maliyetlerinin toplamı alınır. İptal edilen alt proje ya da alt aktivitelerin maliyeti hesaplanmaz ve proje/aktivite maliyeti toplamına katılmaz. Gerek girdi gerekse de kaynakların maliyetlerinin hesaplanması için Malzemeler ve Kaynaklar ekranında tanımlama yapılırken Maliyetlendir kutucuğunun işaretli olması gerekmektedir. Proje Planlanan Maliyet Hesaplama Planlanan Malzeme Maliyeti Hesaplama Planlanan malzeme maliyeti, planlanan malzeme sarf miktarı ve planlanan birim maliyet çarpılarak elde edilir. Planlanan malzeme sarf miktarı, aktivitelere bağlı olarak tanımlanmış Girdi Malzemeler den türü malzeme, malzeme sınıfı, varlık, geçici malzeme olanların tanımlı girdi miktarıdır. Türü malzeme sınıfı olan girdiler için ise bağlı malzemelerin tanımlı girdi miktarıdır. Planlanan malzeme birim maliyetinin saptanması için ise proje parametrelerinden Malzeme Planlanan Maliyeti Hesaplama değerine bakılır. Bkz. Sistem Ayarları Proje Yönetimi Öndeğer ve Parametreleri Parametre değeri Standart Maliyet ise; projenin bağlı olduğu organizasyonel birim için aktivite başlangıç tarihinde tanımlanmış olan standart maliyet(ypb) ve standart maliyet(rbp) değerleri bulunur. Bunun için ise ilgili organizasyonel birim için tanımlanmış ve alt dönem başlangıç bitiş tarihi aktivite planlanan başlangıç tarihini kapsayan standart maliyet tanımı bulunur. Ancak bu maliyet malzemenin ana birimi cinsinden tanımlanır. Dolayısıyla ilgili malzemenin planlanan maliyeti bulunurken miktarının ana birime çevrilmesi gerekmektedir. Birim çevrimi malzeme kartında tanımlı birim çevrimi kurallarına göre yapılır. Parametre değeri Standart Maliyet dışındaki diğer seçenekler ise; belirleyici tarih aktivite planlanan başlangıç tarih ve saati dir. Proje Yönetimi 52

53 Her bir malzeme için hesaplanan malzeme maliyetleri toplanarak aktivite ve proje planlanan malzeme maliyeti toplamlarına yazılır. Hesaplanan birim maliyetin RPB kuru için aktivite planlanan başlangıç tarihindeki günlük kur aranır. İlgili gün için kur bulunamazsa günlük kurlar tablosundaki bir önceki tanımlı günlük kur dikkate alınır. Planlanan Hizmet Maliyeti Hesaplama Planlanan hizmet maliyetleri, aktivitelere bağlı olarak tanımlanan Girdi Malzemeler listesindeki türü Hizmet ve Geçici Hizmet olan satırlardaki planlanan maliyet (YPB) ve planlanan maliyet (RPB) alanları toplamı ile elde edilir. Planlanan Personel ve Varlık Maliyeti Hesaplama Planlanan personel ve varlık maliyetleri, planlanan çalışma saati ve standart maliyetin çarpımı ile elde edilir. Bir personel ya da varlık için planlanan maliyet, ilgili personelin ya da varlığın kaynak kullanım kayıtlarından yararlanılarak hesaplanır. Bunun için ilk önce personelin ya da varlığın ilgili aktiviteye bağlı planlanan kaynak kullanım kayıtları bulunur. Çünkü personelin ya da varlığın çalışması birden fazla döneme yayılıyor olabilir. Ve her bir kaynak kullanım kaydı için aşağıdaki işlem adımları izlenir: İlgili personele ya da varlığa bağlı olarak ilgili organizasyonel birim için tanımlı standart maliyet tanımlarından alt dönemi ilgili kaynak kullanım kaydının başlangıç tarih ve bitiş tarihini kapsayan bir tanım olup olmadığı belirlenir. Eğer belirleniyor ise kaynak kullanım süresi ile burada tanımlı birim maliyet çarpılarak o kaynak kullanımı boyunca personelin ya da varlığın birim maliyeti hesaplanır. Eğer kaynak kullanımını kapsayan tek bir alt dönem tanımı yok ise kaynak kullanımı başlangıç tarihini kapsayan alt dönem tanımı bulunur ve alt dönemin bitiş tarihine kadar olan kaynak kullanım saati bulunarak ilgili alt dönemde tanımlı standart maliyetle çarpılır. İlgili alt dönemin bitiş tarihinden sonraki kaynak kullanımı için yine kalan çalışma dilimini kapsayan bir alt dönem bulunmaya çalışır. Bulunamazsa kaynak kullanımlar dilimlere ayrılarak bu dilimleri kapsayan alt dönemler ve bu alt dönemlerdeki çalışma saatleri bulunur ve bu dilimler için planlanan maliyetler bulunur. Tüm kaynak kullanım kayıtları için bu yöntemle bulunan maliyetlerin toplamı ilgili personelin ya da varlığın planlanan maliyetini verir. Proje Yönetimi 53

54 Proje Gerçekleşen Maliyet Hesaplama Gerçekleşen Malzeme Maliyeti Hesaplama Gerçekleşen malzeme maliyeti hesaplamada öncelikle maliyetlendirme servisi çalışır ve aktivitelere bağlı gerçekleşen sarf fişlerinin maliyetleri bulunur. Bulunan maliyet ile hareket miktarı çarpıldığında ilgili hareketin gerçekleşen maliyeti bulunur. Aktivitelere bağlı sarf hareketleri maliyet toplamı ilgili aktivitenin malzeme maliyetini verir. Gerçekleşen Hizmet Maliyeti Hesaplama Gerçekleşen hizmet maliyetleri aktivitelere bağlı olarak tanımlanan Girdi Malzemeler listesindeki türü Hizmet olan satırların satınalma hareketleri (faturalara bağlı) bulunarak hesaplanır. Bu hareketlere bağlı analiz detaylarından ilgili proje ve aktivite ile ilişkili olanlar bulunur. İlgili satınalma faturaları şunlardır: Satınalma faturası Alınan Hizmet Faturası Satınalma İade Faturası Satınalma faturası ve alınan hizmet faturaları ile girilen değerler toplanır ve iade faturaları ile girilen değerler de bu toplamdan çıkartılır. Gerçekleşen Personel Maliyeti Hesaplama Bir personelin bir aktiviteye bağlı gerçekleşen maliyetlerini hesaplamak için o aktiviteye bağlı gerçekleşen kaynak kullanımlarının tek tek bulunması gerekir. Bulunan kaynak kullanımının maliyetini bulabilmek için; Kaynak kullanımın başlangıç bitiş tarihini kapsayan puantaj kartları bulunur. Her bir puantaj kartı için o Puantajın başlangıç bitiş tarihi bulunur. o İlgili personelin bu tarih aralığındaki toplam gerçekleşen kaynak kullanım saati bulunur. Bu işlem için de bu tarih aralığı ile çakışan tüm gerçekleşen kaynak kullanım kayıtları bulunur. Bu kaynak kullanım kayıtları aşağıdaki şekilde olabilir: Kaynak kullanımın başlangıç tarihi puantajın başlangıç tarihinden küçük ve bitiş tarihi de yine puantajın bitiş tarihinden küçük olabilir. O zaman puantaj başlangıç tarihi ile kaynak kullanım bitiş tarihi arasındaki süre(saat) bulunur. Kaynak kullanımın başlangıç tarihi puantajın başlangıç tarihinden küçük ve bitiş tarihi puantajın bitiş tarihinden büyük olabilir. O zaman puantaj başlangıç tarihi ile bitiş tarihi arasındaki süre(saat) bulunur. Kaynak kullanımın başlangıç tarihi puantajın başlangıç tarihinden büyük ve bitiş tarihi puantajın bitiş tarihinden büyük olabilir. O zaman kaynak kullanımın başlangıç tarihi ile puantajın bitiş tarihi arasındaki süre(saat) bulunur. Kaynak kullanımın başlangıç tarihi puantajın başlangıç tarihinden büyük ve bitiş tarihi puantajın bitiş tarihinden küçük olabilir. O zaman kaynak kullanımın başlangıç tarihi ile bitiş tarihi arasındaki süre(saat) bulunur. İlgili puantaj dönemiyle çakışan tüm kaynak kullanımların toplamı bulunur. o Puantaj içindeki işçinin işverene olan maliyeti toplamı, bu toplama bölünerek birim saat maliyeti bulunur. o İlgili kaynak kullanımının ilgili puantaj dönemindeki çalışma süresi bulunur ve birim maliyetle çarpılır. Tüm puantajlardan alınan toplam personelin gerçekleşen maliyetidir. Proje Yönetimi 54

55 Gerçekleşen Varlık Maliyeti Hesaplama Varlıkların gerçekleşen maliyetlerinin hesaplanmasında varlık birim maliyetleri kullanılır. Varlıklara birim maliyet tanımlamak için, varlık tanım kartları Bağlı Kayıtlar menüsünde yer alan Birim Maliyetler seçeneği kullanılır. Varlık maliyeti hesaplamada izlenen yöntem aşağıdaki gibidir: Varlığın ilgili aktivite için girilmiş olan kaynak kullanım kayıtlarındaki tarihlerde geçerli olan birim maliyetleri bulunur. Aktivite devam ederken varlığın birim maliyeti değişmiş olabilir. Bu nedenle kaynak kullanım tarihine denk gelen maliyet esas alınır. Elde edilen birim maliyet, kaynağın kullanım süresi (saat cinsinden) ile çarpılır ve toplam maliyet hesaplanır. Bulunan maliyetler toplanarak; varlığın ilgili aktivitedeki toplam maliyeti bulunur. Bir aktivitede birden fazla varlık kullanılmış ise hepsinin maliyeti toplanır ve aktivitedeki varlık maliyeti bulunur. Gerçekleşen Projeden Giriş Fişlerine Birim Fiyat Atama Gerçekleşen maliyet hesaplandıktan sonra gerçekleşen malzeme fişlerine birim fiyat atanır ancak burada fişin türüne göre iki farklı yöntem izlenir: Gerçekleşen sarf fişlerine malzeme maliyet hesaplama yöntemlerine göre birim fiyat atanır. İlgili proje aktivitelerine bağlı gerçekleşen projeden giriş fişlerine hesaplanan maliyet birim fiyat olarak atanır. Bu hesaplama şu şekilde yapılır: o Önce üst aktivitesi aynı olan alt aktiviteler bulunur. Bu alt aktivitelerin toplam maliyeti bulunur. Bu toplam maliyet alt aktivitelere bağlı planlanan projeden giriş hareketlerine maliyet katsayılarına göre atanır: Her bir hareketin projeden giriş miktarı (ana birim cinsinden) ile maliyet katsayısı çarpılarak bulunan sonuçlar toplanır. Her bir projeden giriş hareketinin miktar (ana birim cinsinden)*maliyet katsayısı toplama bölünerek maliyet oranları saptanır. Maliyet oranları ile toplam maliyet çarpılarak her bir hareketin toplam maliyeti bulunur. Bulunan toplam maliyet hareket miktarına bölünerek ana birim cinsinden birim maliyetler saptanır. Saptanan birim maliyetler satırdaki birime çevrilir. o Direkt projeye bağlı aktiviteler ya da projeler bulunur. Bu alt aktivite ya da projelerin toplam maliyeti bulunur. Bu toplam maliyet aktivitelere (alt projelere değil)bağlı gerçekleşen projeden giriş hareketlerine maliyet katsayılarına yukarıda açıklanan yönteme göre atanır. Gerçekleşen Miktar Girişi Gerçekleşen Miktar Girişi Projeler listesi Bağlı Kayıtlar menüsünde bulunur. Bu seçenek ile proje aktivitelerine bağlı sarf ve projeden giriş hareketlerinin istenilen miktarda oluşturulması sağlanır. Gerçekleşen miktar girişi yapıldıktan sonra oluşacak olan malzeme fişlerine, Proje ekranı Bağlı Kayıtlar menüsünde bulunan Malzeme Fişleri seçeneği ile ulaşılır. Proje Yönetimi 55

56 Sorgulama kriterleri başlığı altında Aktivite Durumu seçenekleri yer alır. Sorgulamada hangi durumdaki aktivitelerin yer alması isteniyorsa işaretlenir. Format alanında ise Fiş Tipi ve Aktivite seçenekleri yer alır. Yapılan seçime göre bağlı olarak tanımlanmış malzemeler Malzemeler alanında listelenecek kayıtlar değişecektir. Malzemeler ekranında sorgulama kriterleri ve format seçimine göre listelenecek olan kayıtlar şunlardır: Fiş Numarası Cari Hesap Kodu Özel Kodu Tarihi/Saati Malzeme Kodu/Açıklaması Birimi Planlanan Miktar Gerçekleşen Miktar Yeni Miktar Kalan Satır Özel Kodu/Açıklaması Ambar Kaynak Proje Yönetimi 56 Form kaydedildikten sonra oluşacak fiş numarasıdır. Fişe ait cari hesap kodu bilgisidir. Fiş özel kodudur. Malzeme özel kodları ekranına ulaşılarak seçim yapılır. Oluşacak olan malzeme fişinin tarihi ve saatidir. Malzeme fişine ait malzeme kodu ve açıklaması bilgisidir, değiştirilemez. İlgili malzemenin aktiviteye bağlı girdi/çıktı satırında tanımlanan birim bilgisidir, değiştirilemez. İlgili malzemenin planlanan miktarıdır, değiştirilemez. İlgili malzemenin, aktiviteye bağlı girdi/çıktı satırında tanımlı birimi cinsinden gerçekleşen miktarıdır, değiştirilemez. Oluşturulacak olan gerçekleşen hareketin miktarıdır. Malzeme türü malzeme sınıfı olmadığında bilgi girişi yapılır. Planlanan miktardan gerçekleşen miktarın çıkartılması ile elde edilen miktar bilgisidir. Gerçekleşen miktar planlanan miktardan büyük ise kalan miktar sıfır gelir. Malzeme fişine ait satır özel kod ve açıklama bilgisidir. İlgili malzemenin kaynak ambar bilgisidir.

57 Ambar Hedef İlgili malzemenin hedef ambar bilgisidir. Seri/Lot/Stok Yeri Bilgileri Aktivitede seçimi yapılan malzeme, seri/lot/stok yeri takibi yapılan bir malzeme ise bu ekrandan bilgi girişi yapılır. Gerçekleşen miktar girişi formunda F9-sağ fare tuşu menüsünde yer alır. Sarf hareketleri için çıkış fişlerinden ulaşılan Seri/Lot/Stok Yeri Bilgileri penceresine, projeden giriş hareketleri için ise giriş fişlerinden ulaşılan Seri/Lot/Stok Yeri Bilgileri penceresine ulaşılır ve tanım yapılır. Bkz. Malzeme Yönetimi Seri/lot/stok yeri bilgileri Varlık Atamaları Projeden giriş hareketlerinde varlık türündeki malzemeler üzerinden ulaşılan bir menü seçeneğidir. Aktivitelere bağlı Malzemeler ekranı çıktı satırları üzerinden ulaşılan ekran ile aynıdır. İlgili varlık üzerinde hangi diğer varlıkların olacağı daha önce tanımlı olduğundan, burada bağlı varlıklar değil sadece varlıklar seçilebilir. Varlıklar listesine ulaşılır, o malzeme satırına bağlı olarak daha önce tanımlanmış olan varlıklar arasından seçim yapılır. Bkz.Varlık Yönetimi Malzeme Bağlantılı Varlıkların Sisteme Girişi Bkz. Varlık Yönetimi Varlık Atama Proje Yönetimi 57

58 Aktiviteler Proje aktivitelerinin eklenebileceği, toplu olarak görüntülenebileceği, değişiklik işlemlerinin yapılabileceği, kaynak ve malzeme atama gibi işlemlerin yapılabileceği listedir. Projeye ait tüm aktiviteler, alt-üst aktivite hiyerarşisine uygun olarak listelenir. Bkz. Proje-Aktiviteler j-guar Aktiviteler, Kod Açıklama Proje Kodu Planlanan Başlangıç Tarihi Planlanan Bitiş Tarihi Planlanan Süre Planlanan Süre Bitimi Gerçekleşen Başlangıç Tarihi Gerçekleşen Bitiş Tarihi Durum Organizasyonel Birim Kodu Özel Kod İş Grubu İş Tanımı İşin Yapılacağı Yer Proje Sözleşme Numarası Sorumlu alanları ile listelenir. Projede gerçekleştirilen adımlar olan aktiviteler, proje içerisinde yer alan Aktiviteler penceresinden kaydedilebileceği gibi aktiviteler listesinden de eklenebilir. Ekle düğmesi ile Projeye Aktivite Ekle formu açılır. Bu ekrandan Proje Ekle, Şablondan Aktivite Ekle, İş Tanımı Ekle ve Alt Aktivite Ekle işlemleri yapılır. Aktivite veya alt aktivite ekleme işlemi proje içerisinden aktivite ekleme ile aynıdır. Listelenen aktiviteler için değiştirme, inceleme, durum değiştirme, malzeme ve kaynak atama, durma işlemleri tanımlama, malzeme fişlerine erişim, vardiya tanımı, gerçekleşme bilgilerini girme ve gerçekleşen sayaç hareketlerini girme işlemleri yapılır. F9 menü seçenekleri ile ilgili ayrıntılı bilgi için: bkz. Aktivite Bağlı Kayıtlar ve İşlemler Menü Bilgileri Durum Değişiklikleri Proje Vardiya Bilgileri Durma İşlemleri Gerçekleşen Sayaç Hareketleri Proje Yönetimi 58

59 Malzeme Talep Fişleri j-guar Projelerin kaydedilmesi ile proje aktivitesinde kullanılan girdi malzemeler için Malzeme Talep Fişleri oluşur. Malzeme Talep Fişlerinin otomatik olarak oluşması, Proje Yönetimi Öndeğer ve Parametrelerinde yer alan Otomatik Malzeme Temin Önerisi Oluştur parametresine bağlıdır. Parametrede Evet seçimi yapıldığında projelere ait malzemeler için otomatik olarak malzeme talep fişi oluşur. Proje aktivitelerine bir malzeme eklendiğinde, malzeme talep fişi yoksa oluşturulur, varsa mevcut olan fişe yeni malzeme hareketleri eklenir. Bkz. Sistem Ayarları Proje Yönetimi Öndeğer ve Parametreleri Malzeme talep fişi ya da fiş içerisindeki talep hareketleri, sadece Öneri durumunda silinebilir. Fiş içerisinden silinen talep hareketi sonrasında proje aktivitesine yeni eklenen bir malzeme olması durumunda, yeni bağlanan malzeme için talep hareketi oluşur. Eğer tüm malzemeleri içeren yeni bir talep fişi tekrar oluşturulmak istenirse, bu sefer manüel olarak oluşturulmalı, bunun için de F9 menüsünde yer alan Malzeme Talep Fişi Oluştur seçeneği kullanılmalıdır. Oluşan malzeme talep fişlerine Proje Yönetimi program bölümünde Hareketler menüsü altında bulunan Malzeme Talep Fişleri seçeneği ile ulaşılır. Proje Yönetimi 59