Dosyaları şifreli kaydetmek ya da şifresini kaldırmak için Tools kullanılır

Transkript

1 İÇİNDEKİLER Proje Dosyasını Kaydetmek...2 Dosyaları Açmadan Özelliklerini ve İçeriğini Görme...2 Değişiklikleri Kaydetme...5 Görevin Çubuk Grafiğini Görüntüleme...5 Görev Bilgilerinin Değiştirilmesi...5 Görevleri Seçme...6 Menüler Yardımıyla Kopyalama...6 Araç Çubuğu Yardımıyla Kopyalama;...6 Kısa Yol Tuşları Yardımıyla Kopyalama;...6 Sağ Tıkla Yöntemiyle Kopyalama;...6 Dosyadan Dosyaya Kopyalama Yapma...6 Menüler Yardımıyla Taşıma...6 Araç Çubuğu Yardımıyla Taşıma;...7 Kısa Yol Tuşları Yardımıyla Taşıma;...7 Sağ Tıkla Yöntemiyle Taşıma;...7 Dosyadan Dosyaya Taşıma Yapma...7 Kaynaklarla Çalışmak...7 Kaynak Tablosu Oluşturmak...7 Kaynakları Atamak...9 PROJELERDEKİ KAYNAKLARIN FAZLA YÜKLENMESİ PROBLEMİ (OVERALLOCATION)...10 Kaynakların Fazla Yüklenmesi Durumu...10 Problemin Farkedilmesi Problemin Farkedilmesi Problemin Farkedilmesi Kaynakların Fazla Yüklenmesi (Overallocation ) Problemini Çözme Yöntemleri...12 Kaynaklara Fazla Mesai Vererek Fazla Yüklenmeyi Önleme...12 Çalışma Takvimini Genişleterek Fazla Yüklenmeyi Önleme...13 Görevi Boş-Yeni Kaynaklara Dağıtarak Fazla Yüklenmeyi Önleme...13 Görevleri Geciktirerek Fazla Yüklenmeyi Önleme...13 Görevleri Elle Ertelemek...13 Görevleri Ms Project in Ertelemesi...13 TAKVİMLERİ KULLANMAK...14 Microsoft Project te üç farklı takvim ile çalışılabilmektedir Temel Takvimler (Standart Calendars) Kaynak Takvimleri (Resource Calendars) Özel Takvimler (Project Calendars)...14 Proje İçin Kullanılacak Takvimi Belirleme...14 Çalışma Takvimini Tanımlama...14 Varsayılan Çalışma Zamanlarını Belirleme...15 Yeni Temel Takvim Oluşturmak...16 Temel Takvimi Kaynaklara Atamak...16 Kaynak Çalışma Takvimlerini Ayarlama...17 PROJECT İN GÖRÜNÜMLERİNİ DEĞİŞTİRMEK...18 Örnek Uygulama Project Görünümlerini Değiştirmek...19 Görevlere Atanan Kaynakları Görmek

2 Proje Dosyasını Kaydetmek Oluşturduğunuz projeleri kaydetmezseniz, elektrik kesildiğinde, bilgisayarınızı kapattığınızda silineceğini unutmayın. Üzerinde çalıştığınız dosyayı ilk kez kaydetmek için aşağıdaki yöntemlerden birini kullanabilirsiniz. 1. Dosya menüsünden Kaydet seçeneğini tıklatın 2. Ctrl+S tuşlarına basılır 3. Kaydet Aracı tıklanır. 4. Aşağıdaki pencereye dosya adı yazılır. Kayıt yeri tıklanıp, dosyanın kaydedileceği klasör seçilir. Dosyaları şifreli kaydetmek ya da şifresini kaldırmak için Tools kullanılır 5. Tolls/Genaral Options menüsü tıklanıp, dosyalar şifreli kaydedilebilir. 6. Kaydet düğmesi tıklanır veya Enter tuşuna basılır. UYARI Project kaydedilen dosyalara MPP uzantısı verir Dosyaları Açmadan Özelliklerini ve İçeriğini Görme Dosyaları açmadan önce bazı özellikleri ile içeriğini görmek mümkündür. Hangi dosyayı açacağımız bilmediğimiz durumlarda ön izleme veya bazı özellikleri görme dosyayı tanıma konusunda yardımcı olacaktır. 1. File \Open menüsü tıklanır. Açılacak dosyaya çift tıklanır veya dosya tıklanıp Aç tıklanır 2. Ctrl+O tuşlarına basılır. 3. Aç aracı tıklanır 4. Görünümler düğmesi tıklanır. Uygun olan seçenek tıklanır. 2

3 Bu seçenek tıklanırsa dosyalar aşağıdaki gibi büyük simgeler halinde görünür Bu seçenek tıklanırsa dosyalar küçük simgeler halinde görünür. Bu seçenek tıklanırsa dosyalar aşağıdaki gibi liste hanlinde görüntülenir. Bu seçenek tıklanırsa dosyaların boyutu (büyüklüğü), türü, değiştirilme tarihi..gibi ayrıntıları görüntülenir. 3

4 Bu seçenek tıklanırsa seçili dosyanın özellikleri aşağıdaki gibi görüntülenir Bu seçenek tıklandığında, seçili dosyanın bir kısmı aşağıdaki gibi sağ tarafta görüntülenir. Eğer proje özelliklerinden işaretlenmiş ise. Bu seçenek tıklanırsa dosyalar aşağıdaki gibi görüntülenir. Eğer proje özelliklerinden işaretlenmiş ise dosyaların içeriği resim olarak gösterilir. 4

5 Değişiklikleri Kaydetme Üzerinde çalıştığınız dosya da yaptığınız her türlü düzenleme ve değişikliği kaydetmek için aşağıdaki seçeneklerden biri kullanılabilir. 1. Dosya menüsünden Kaydet seçeneğini tıklatın 2. Ctrl+S tuşlarına basılır 3. Kaydet Aracı tıklanır. Görevin Çubuk Grafiğini Görüntüleme Üzerinde çalıştığınız görevin çubuk grafiğini görüntülemek için, görevi tıklayıp, araç çubuklarından Go To Select Task aracını tıklayın. Görev Bilgilerinin Değiştirilmesi Projeyi oluşturan görevlerden her hangi birinin değiştirilmesi birkaç şekilde yapılabilir. 1. Eğer sadece görevin adı, süresi gibi bilgiler değiştirilecekse, Gant Chart görünümünde değişiklik yapılır. Yeni değerler girilip Enter tuşuna basılır 2. Görevin tamamlanma yüzdesi, sürenin tahmin olup olmadığı, başlangıç ve bitiş tarihi, öncül ve ardıl görevi girme gibi ayrıntı değişiklikler yapmak için Project menüsünden Task Information ya da Shift + F2 veya Task Information aracı kullanılır veya göreve çift tıklanır 5

6 Görevleri Seçme Kopyalama, taşıma, silme gibi işlemler yapılacaksa öncelikle işlem yapılmak istenen görev ya da görevler seçilmelidir. 1. Tek bir görevi seçmek için ID numarasına tıklayın 2. Birden fazla görev seçmek için, ilk görev ID si tıklanıp, farenin sol tuşu basılı tutulup, seçilecek son görev ID sine kadar sürüklenir. 3. Seçilecek ilk görev ID si tıklanır. Shift basılı iken seçilecek son görev ID si tıklanır. İki ID arasındaki tüm satırlar seçilir. 4. Farklı görevleri seçmek için, ilk görev seçilir. Ctrl tuşu basılı iken seçilmek istenilen diğer görev ID lerine tıklanır Menüler Yardımıyla Kopyalama 1. Kopyalanacak görevlerin bulunduğu satırlar işaretlenir-seçilir. 2. Edit menüsünden Copy Task tıklanır 3. Kopyalama yapılacak yere tıklanır ya da yön tuşları ile gidilir. 4. Edit menüsünden Paste tıklanır. Araç Çubuğu Yardımıyla Kopyalama; 1. Kopyalanacak görevlerin bulunduğu alan işaretlenir-seçilir. 2. Kopyala aracı tıklanır. 3. Yeni yere tıklanır ya da yön tuşları ile gidilir 4. Yapıştır aracı tıklanır. Kısa Yol Tuşları Yardımıyla Kopyalama; 1. Kopyalanacak görevlerin bulunduğu alan işaretlenir-seçilir. 2. Ctrl + C tuşlarına basılır 3. Yeni yere tıklanır ya da yön tuşları ile gidilir 4. Ctrl + V tuşlarına basılıp yapıştırılır. Sağ Tıkla Yöntemiyle Kopyalama; 1. Kopyalanacak görevlerin bulunduğu alan işaretlenir-seçilir. 2. İşaretli alan üzerinde farenin sağ tuşu tıklanır 3. Copy Task seçeneği tıklanır 4. Yeni yere tıklanır ya da yön tuşları ile gidilir 5. Farenin sağ tuşu tıklanır Paste tıklanır Dosyadan Dosyaya Kopyalama Yapma Daha önce kaydettiğiniz dosyalardaki görevleri çalıştığınız dosyaya kopyalayabiliriniz. 1. Kopyalanacak görevlerin bulunduğu dosya açılır 2. Kopyalanacak görevlerin bulunduğu alan işaretlenir-seçilir 3. Edit\Copy Task menü seçenekleri tıklanır veya Kopyala aracı tıklanır veya Ctrl+C tuşlarına basılır veya Sağ tıkla\copy Task tıklanır. 4. Window menüsü tıklanıp, kopyalama yapılacak dosya tıklanır dosya açık değilse File\Open menüleri tıklanıp, açılır. 5. Kopyalama nereye yapılacaksa tıklanır ya da yön tuşlarıyla gidilir. 6. Edit\ Paste menü seçenekleri tıklanır veya Yapıştır aracı tıklanır veya Ctrl+V tuşlarına basılır veya Sağ tıkla\paste tıklanır. Menüler Yardımıyla Taşıma 1. Taşınacak görevlerin bulunduğu satırlar işaretlenir-seçilir. 6

7 2. Edit menüsünden Cut Task tıklanır 3. Taşıma yapılacak yere tıklanır ya da yön tuşları ile gidilir. 4. Edit menüsünden Paste tıklanır. Araç Çubuğu Yardımıyla Taşıma; 1. Taşınacak görevlerin bulunduğu alan işaretlenir-seçilir. 2. Kes aracı tıklanır. 3. Yeni yere tıklanır ya da yön tuşları ile gidilir 4. Yapıştır aracı tıklanır. Kısa Yol Tuşları Yardımıyla Taşıma; 1. Taşınacak görevlerin bulunduğu alan işaretlenir-seçilir. 2. Ctrl + X tuşlarına basılır 3. Yeni yere tıklanır ya da yön tuşları ile gidilir 4. Ctrl + V tuşlarına basılıp yapıştırılır. Sağ Tıkla Yöntemiyle Taşıma; 1. Taşınacak görevlerin bulunduğu alan işaretlenir-seçilir. 2. İşaretli alan üzerinde farenin sağ tuşu tıklanır 3. Cut Task seçeneği tıklanır 4. Yeni yere tıklanır ya da yön tuşları ile gidilir 5. Farenin sağ tuşu tıklanır Paste tıklanır Dosyadan Dosyaya Taşıma Yapma Daha önce kaydettiğiniz dosyalardaki görevleri çalıştığınız dosyaya kopyalayabiliriniz. 1. Taşınacak görevlerin bulunduğu dosya açılır 2. Taşınacak görevlerin bulunduğu alan işaretlenir-seçilir 3. Edit\Cut Task menü seçenekleri tıklanır veya Taşı aracı tıklanır veya Ctrl+X tuşlarına basılır veya Sağ tıkla\cut Task tıklanır. 4. Window menüsü tıklanıp, kopyalama yapılacak dosya tıklanır dosya açık değilse File\Open menüleri tıklanıp, açılır. 5. Kopyalama nereye yapılacaksa tıklanır ya da yön tuşlarıyla gidilir. 6. Edit\ Paste menü seçenekleri tıklanır veya Yapıştır aracı tıklanır veya Ctrl+V tuşlarına basılır veya Sağ tıkla\paste tıklanır. Kaynaklarla Çalışmak Kaynak, projeyi tamamlamak için gerekli insan, donanım ve malzemelerdir. Ms Project kaynakları iki açıdan değerlendirir. Kullanılabilirlikleri ve Maliyetleri. Kullanılabilirlik, belirli bir kaynağın ne zaman görevde çalışacağına ve ne kadar iş yapabileceğine, karar verir. Maliyetler ise, bu kaynak için ne kadar ödeme gerektiği anlamına gelir. Ms Project in en büyük yararlarından biri kaynakları etkin biçimde yönetmektir. Microsoft Project te kaynakları görevlere atamak gerekmez, ancak bu bilgi olmadan kimin ne zaman ne iş yaptığı ve maliyeti konusunda daha az denetime sahip olursunuz. Microsoft Project ile kaynak bilgisini ayarlamak biraz çaba gerektirir ancak proje zaman ya da maliyet kısıtlarından etkilenirse bu abaya değer. Kaynak Tablosu Oluşturmak Kaynak atamak için Resource Sheet görünümüne geçmek ve orada kaynaklarla ilgili maliyet zaman gibi bilgileri girmek gerekmektedir. Kaynak tablosu oluşturmak için, 1. View menüsünden Resource Sheet seçeneğini tıklayın 2. Resource Name sütunu altındaki hücreye tıklayıp kaynakları girin. 7

8 Aşağıda Resource Sheet penceresi görülmektedir. Alan Adı ID Indicator Name Type Material Type Initials Max. Units Std Rate Ovt Rate Per Use Accrue At Açıklama Kaynak havuzuna bir kaynak eklendiğinde Microsoft Project bir sonraki kaynak ID numarasını kaynağa atar. Görevlerde olduğu gibi, kaynaklarda ID numaralarıyla tanınırlar. ID numarası kaynak tablosunda (Resource Sheet) görünür. Kaynak formunda (Resource form) görünmez. Kaynağın programıyla veya özellikleriyle ilgili proje yöneticisine notlar, görev tamamlandı, mail adresi gibi ek bilgiler sunmak amacıyla hazırlanmış alandır. Her kaynak bir isimle tanımlanır. İsim virgül ve köşeli parantez dışında her karakteri içerebilir. Kaynak adları en fazla 255 karakter olabilir. Kaynağın insan, işgücü mü yoksa malzememi olduğunu tanımlamaya yarayan alandır. Malzeme kaynağının ölçü birim tanımının yapıldığı kolondur. Adet, kilo, litre vb. Kaynağı tanımlayan bir kısaltmadır. Kaynağın adı yazıldığında Varsayılan (default) olarak kaynağın ilk harfi kısaltma değeri olacaktır. Maksimum birim alanı, projede mevcut bir insan kaynağın maksimum sayıda aynı anda atanması için kullanılır. Yerleşik değer 1 dir. Fakat 0 ve arasında herhangi bir değer atanabilir. Projedeki görevde kaynak tam gün mevcutsa tek birim kaynak için 1 veya kaynak sadece yarı zamanlı (part time) çalışıyorsa bir kesir atanır. Örneğin projede bir kaynak sadece yarım gün çalışıyorsa 0,5 değeri girilir. 2 tane tam gün 1 tane yarım gün çalışan 3 insan kaynağımız varsa kesirli değer atanır. Max. Units alanına 2,5 girilebilir. Malzeme kaynağı için Max. Units değeri aktif değildir. Çünkü proje süresince değişkendir. Bu varsayımla, bir malzeme kaynağını herhangi bir işe atarken o kaynaktan o iş boyunca kaç adet kullanılacağı direk olarak girilebilir. Eğer malzeme belirli dönemlerde elde ediliyorsa bu durumda kaynak zaman periyoduna bağlı olarak atanabilir. Örneğin, haftada 100 ton çimento için 100 ton/week. Bu durumda 2 haftalık bir için 200 tonluk çimento kullanılacaktır. Standart Rate kaynağın normal mesai ücretini gösterir. Standart orana bir sayı ile birlikte, bölü işareti ve zaman birimlerinden birinin harfi konulur. M (minutes), w (weeks) mo (month) veya y(year). Eğer bir zaman birimi belirtilmezse, Microsoft Project bu miktarı saatlik olarak almaktadır. Overtime Rate, kaynağın fazla mesai ücretini gösterir. Birim zamanlar, Standart Rate deki değerlerle aynıdır. Bir kaynağın herhangi bir göreve atanmasıyla oluşan öaliyettir. Bu alana 3 değişik giriş yapılabilir. Start, End ve Prorated. Proje başladıktan sonra, fiili olarak yapılan iş miktarı oranına göre ödemeye Prorated adı verilir. Microsoft Project, maliyetleri yapılan işle orantılı olarak hesaplar. Start seçilirse, görevin tüm maliyeti görev başlangıcında seçilir. Ödeme metodu olarak End seçilirse, Microsoft Project tüm maliyeti 8

9 Base Calendar Group Code aktivitenin bitiş tarihine programlar. Bu alan, her kaynak için temel takvimi tanımlar. Temel takvimlerden birini seçmek için Araçlar (Tools) menüsünden Çalışma Zamanlarını Değiştirme (Change Working Time) kutusundan giriş listesi (entry list) kullanılır. Grup alanı, kaynak grununu tanımlayacak bir kod kelimesi/sayısı girmek, kaynakları sıralamak, gruplandırmak ve filtrelemek için kullanılır. Bu alan daha çok, muhasebe kodlarını girme ve raporlama için maliyet bilgilerini gruplandırmak için kullanılır. Örnek: Ar-Ge, Üretim gibi Kaynakları Atamak Oluşturulmuş kaynak tablosundaki kaynakları görevlere atamanın birçok yolu vardır. 1. Kaynak atanacak görevin ID numarasını tıklayıp, araç çubuğundan Assign Resources aracını tıklayın. Aşağıdaki pencerede göreve atamak istediğiniz kaynağı tıklayıp, Assign düğmesini tıklayın. Kaynak atama işlemi bittiğinde Close düğmesini tıklayın. 2. Kaynak atamanın bir diğer yolu, kaynak atanacak görevi çift tıklayın. Aşağıdaki pencerede Resources sekmesini tıklayın. Resources Name kutusunun yanındaki oku tıklayıp, kaynak belirleyin. Kaynak atanacak görev Kaynaklar 3. Units alanına kaynağın ne kadarlık bir performans ile çalışacağını girin. Örnek Ambar şefi için %200 girilirse, 2 kişi çalışacağı varsayılır. 9

10 PROJELERDEKİ KAYNAKLARIN FAZLA YÜKLENMESİ PROBLEMİ (OVERALLOCATION) Kaynakların Fazla Yüklenmesi Durumu Bazı durumlarda proje yöneticileri, bir kaynağın aynı anda birden fazla işe atanmasına sebep olabilirler. Bu planlama esnasında çok karşılaşılan bir durumdur. Bu şekilde karşılaşılan fazla atamaların sonucunda genellikle proje yöneticileri arasında veya proje yöneticileri ile kaynaklar arasında çatışmalar doğurmaktadır. Özellikle sınırlı bir kaynak havuzuyla birden fazla proje yürütülüyorsa, bu projelerin Yöneticileri planlama yaparken kaynakların fazla yüklenmesi (Overallocation) problemiyle çok karşılaşırlar. Problemin Farkedilmesi 1 Öncelikle böyle bir problemin varlığının tespit edilmesi gerekmektedir. MS Project 2002, ataması yapılan kaynaklardan hangisinin fazla yüklendiğini Resource Sheet görüntüsü ile gösterir. Resource Sheet Görünümüne geçmek için View menüsünden Resource Sheet seçeneği tıklanır. Bu görüntüde renkli gözüken kaynak Proje sürecinin herhangi bir anında elimizde bulunduğundan fazla işe atanmıştır. Bu görüntüde kaynaklarımızdan fazla yüklenenler kırmızı renkte görünürler ve ayrıca indicator kolonunda bir uyarıyla karşılaşmaktayız. Bu işaretin üzerine mouse'la gelince "This Resource should be leveled day by day setting" olarak bir uyarı gözükmektedir. MS Project 2002'nin anlatmak istediği; Bu kaynak üzerinde bir fazla yükleme sorunu var ve bu durumdan kurtulmak için Düzleme (Leveling) işlemi faydalı olacaktır. Problemin Farkedilmesi 2 Fazla Atama probleminin Proje sürecinde hangi tarihlere denk geldiğini görmemiz gerekir. Böylece dar boğaz yaşanacağı tarihleri önceden görmüş ve ona göre şimdiden önlem almayı düşünürüz. Bunun için Resource Graph görüntüsü Proje Yöneticilerinin kullanımına sunulmuştur. Bu görüntü her bir kaynağın ne zaman ne kadar fazla yüklenmeye maruz kaldığını gösterecektir. 10

11 Resource Graph görünümüne geçmek için; View menüsünden Resource Graph seçeneğini tıklayın. Fazla yüklenmeler kırmızı renkte görünecektir. Problemin Farkedilmesi - 3 Araştırılması gereken bir konu ise, fazla yüklenme tarihlerine denk gelen aktivitelerin neler olduğunu belirlemektir. Bunun için de Resource Allocation görünümü kullanılır. Bu görünümün üst kısmından kaynakların isimleri, sağda ise hangi tarihlerde kaç saatlik işlere atandıkları görünür. Resource Allocation görünümüne geçmek için View menüsünden Resource Allocation seçeneğini tıklayın 11

12 Kaynakların Fazla Yüklenmesi (Overallocation ) Problemini Çözme Yöntemleri Kaynaklara fazla atama yapma problemini çözebilmenin her hangi özel formülü yoktur. Proje yöneticisi, alternatif planlar oluşturmak durumundadır Kaynaklara fazla atama varsa; 1. Aciliyeti olmayan bir proje ise kaynağın fazla atama yaşanan aktiviteleri arka arkaya başlayacak şekilde programlanabilir. 2. Projenin tam zamanında bitmesi hedefleniyorsa, ek kaynaklar projeye dahil edilerek fazla atama problemi yok edilebilir. Bu durum maliyetleri artırır. 3. Projenin tam zamanında bitmesi hedefleniyor fakat yeteri kadar kaynak yoksa fazla mesai programlanabilir. Kaynaklara Fazla Mesai Vererek Fazla Yüklenmeyi Önleme Fazla atanan görevler uzun süreli değilse, kaynağa fazla mesai verilebilir. Kaynak havuzu oluşturulduğunda girilen fazla mesai oranından görev yüklenir. Bir kaynağa fazla mesai girmek için, 1. View menüsünden Resource Sheet görünümünü seçin 2. Window menüsünden Split seçeneğini tıklayıp, çalışma ekranını ikiye bölün 3. Alt bölmede bir yere tıklayın veya F6 tuşuna basıp, alt bölmesi aktif yapın 4. View menüsünden More Views seçeneğini tıklayıp, Resource Form seçeneğini tıklayıp, Apply düğmesini tıklayın 5. Format menüsünden Details seçeneğinin altından Work seçeneğini tıklayın. Çalışmala alanları alt pencerede görüntülenecektir. 6. Fazla mesai girilecek kaynağı seçin. Fazla mesai alanına (Ovt. Work) alanına fazla mesai miktarı girilir. Sayı, zaman için kısaltılan bir harfle izlenir ( örneğin m,h,d,w). Varsayılan değer saattir. (h) 7. Fazla mesai girme işlemini tamamlamak için Ok düğmesi tıklanır 12

13 Çalışma Takvimini Genişleterek Fazla Yüklenmeyi Önleme Kaynaklara fazla yüklenmeyi çözmenin diğer bir yolu, normal çalışma programına daha fazla saat ekleyerek kaynak takvimini yeniden tanımlamaktır. Burada dikkat edilmesi gereken nokta, normal çalışma programına eklenen saatler, normal mesai ücreti (standart rate) ile çarpılarak maliyetlendirilir. Normal çalışma takvimi saatlerini genişletmek için; 1. Tools menüsünden Change Working Time seçeneği tıklanır 2. Değiştirilecek kaynak takvimi seçilir. 3. Çalışılması istenilen mesai saatlerinin tarihi veya tarihleri seçilir. 4. Çalışma saatleri alanına veya alanlarına yeni çalışma saatleri girilir. 5. Değişiklikleri oluşturmak için OK düğmesi tıklanır Görevi Boş-Yeni Kaynaklara Dağıtarak Fazla Yüklenmeyi Önleme En uygun çözümlerden biri, fazla atamaların oluştuğu tarihlerde boşta bulunan diğer kaynakları belirlemek ve görevleri bu kaynaklara atamaktır. Bu uygulamayı gerçekleştirmek için kaynağın diğer projelerde kullanılıp kullanılmadığına bakılmalıdır. Kaynakları yeniden atamak için; 1. View menüsünden More Views tıklanır. Resource Allocation görünümü seçilip, Apply düğmesi tıklanır. 2. Fazla atanmış görevin adını seçin, araç çubuğundan Goto Next Overallocation komutunu kullanın. 3. Alt ekranda üst üste çakışan aktivitelerden birini iki kez tıklayın 4. Task Informatin penceresinde Resources sekmesinde yeni kaynak atayın 5. Ok düğmesini tıklayın Görevleri Geciktirerek Fazla Yüklenmeyi Önleme Kaynağın fazla atanması, bir çok görevin aynı anda programlanmasının sonucu ise, bir veya daha fazla görev ertelenebilir veya daha uzun bir zaman periyodunda kaynak gereksinimleri dağıtılabilir. Hangi görevin geciktirileceği seçilip, gecikme elle programlanabilir veya Ms Project görevleri uygun olarak seçer ve gecikmeyi otomatik olarak programlar. Görevleri Elle Ertelemek 1. Ertelenecek görevi alt pencereden seçin 2. Görevin ne kadar süre ertelenmesini istediğinizi Leveling Delay kolonuna girin 3. Aktivite erteleme süresi kadar ileri kayar Görevleri Ms Project in Ertelemesi Ms Project fazla kaynak atamalarını aşağıdaki adımları uygulayarak otomatik olarak kaldıracaktır. 1. Tools menüsünden 2. Level Now düğmesi tıklanır. UYARI Proje süresini kısaltmanın en etkili yolu, kritik görevlere fazla mesai girmektir. 13

14 TAKVİMLERİ KULLANMAK Takvimler, projenin tamamı, tüm kaynaklar ve tüm görevler için çalışmam zamanını tanımlar. Microsoft Project projenin planını oluşturmak için takvimlerin yanı sıra görev ilişkilerini ve diğer bilgileri de kullanır. Microsoft Project te üç farklı takvim ile çalışılabilmektedir 1. Temel Takvimler (Standart Calendars) Tüm proje için kullanılırlar. Böyle kullanıldığında proje takvimi olarak adlandırılırlar. Proje Takvimi, kaynak atanmayan görevler ve sabit süreli görevler için iş günlerini ve çalışılmayan zamanları tanımlar. Microsoft Project te üç tür temel takvim vardır. Standard takvim, Pazartesi nden Cuma ya, bir saat öğlen arası tatili ile saatleri arasını kapsar. 24 saat (24 Hours ) çalışılmayan zaman yoktur Vardiyalı (Night Shift) Pazartesi gecesinden Cumartesi sabahına a kadar bir saatlik ara olan gece vardiyası planını kapsar. 2. Kaynak Takvimleri (Resource Calendars) Her kaynak, proje takvimine bağlı olmakla birlikte, kendi takvimine sahip olabilir. Kaynakların bireysel olarak, yıllık izinleri, fazla mesaileri, tatil günlerinde çalışmaları, çalışma gününde izin kullanmaları gibi farklı uygulamalar bu takvimde tanımlanır. Kaynaklar için varsayılan çalışma zamanını içeriler. 3. Özel Takvimler (Project Calendars) Proje takvimi, standart takvimin dışında, kuruluşunuza özel ayrıcalıklara sahip takvimdir. Tatiller, mesailer, vardiyalı çalışma sistemi, yolculuklar gibi size özel takvimler düzenlenebilir. Proje İçin Kullanılacak Takvimi Belirleme Proje takvimi olarak hangi temel (standart) takvimi kullanacağınız belirlemek için; 1. Project menüsünden Project Information seçeneğini tıklayın 2. Aşağıdaki pencerede Calendar seçeneği yanındaki ok tıklanıp, Proje Takvimi belirlenir. Varsayılan olarak, Standard takvim proje takvimi olarak kullanılır. Çalışma Takvimini Tanımlama Her hangi bir temel takvimin çalışma zamanları isteğe göre değiştirilebilir. Mevcut takvimlerden hiç birisi sizin çalışma zamanınıza uymuyorsa, yeni bir takvimde oluşturulabilir. Çalışma zamanlarını değiştirmek ya da özel bir takvim oluşturmak için; 14

15 1. Tools menüsünden Change Working Time seçeneğini tıklayın 2. Aşağıdaki Change Working Time penceresinde For seçeneğinin yanındaki ok tıklanıp, çalışılmak istenilen takvim seçilir. 3. Select Date (s) kısmından çalışmayan tarihler seçilip, Set selected date (s) to kısmından Nonworking Time seçeneği tıklanır 4. Select Date (s) kısmından çalışma saatleri değiştirilecek günler seçilip, Set selected date (s) to kısmında istenilen çalışma saatleri yazılır. Örnek: 9:00-13:00, 14:00-19:00 5. Ok düğmesi tıkanıp, Change Working Time penceresi kapatılır. Varsayılan Çalışma Zamanlarını Belirleme Microsoft Project, süreler için dakikalar ve saatler için standart değerler kullanır. Bir dakika 60 saniye ve bir saat 60 dakikaya eşittir. Ancak, projedeki günler, haftalar ve aylar için standart olamayan süreler tanımlanabilir. Takvim değişiklerinin yanı sıra varsayılan başlangıç ve bitiş zamanlarını da ayarlamak gerekir. Bir görevin başlangıç ve bitiş tarihini girer ancak, bir zaman belirlemezseniz Microsoft Project in uygulayacağı varsayılan başlangıç ve bitiş zamanları Tools menüsünden Options seçeneğinin altında yer alan Calendar sekmesindeki Default Start ve End zamanlarıdır. Varsayılan başlangıç ve bitiş çalışma zamanlarını belirlemek için; 1. Tools menüsünden Options seçeneğini tıklayın. Calendar sekmesini tıklayın veya Tools menüsünden Change Working Time seçeneğini tıklayın. Options seçeneğini tıklayın. 2. Aşağıdaki pencerede Default start time ve Default end time seçeneklerin önündeki kutuya varsayılan başlangıç ve bitiş zamanlarını girin. Örnek: 10:00-19:00 Buraya haftanın başlangıç günü, yılın başlangıç ayı, çalışma başlama saati, bitiş saati, günde kaç saat çalışılacağı, haftalık çalışma saati, ayda kaç çalışma günü olduğu bilgileri girilir. 15

16 Yeni Temel Takvim Oluşturmak Microsoft Project ile çalışılırken, var olan takvimlerin haricinde kendinize özel takvim oluşturmak için, 1. Tools menüsünden Change Working Time seçeneğini tıklayın 2. Aşağıdaki Change Working Time penceresinde New düğmesini tıklayın. 3. Ekrana aşağıdaki pencere gelir. Name satırına takvim için bir isim yazın. Make a copy of Standard calendar seçeneğini işaretleyin. 4. Ok düğmesini tıkladıktan sonra, Aşağıdaki Change Working Time penceresinde istediğiniz ayarlamaları yapın. 5. Çalışılmayan zamanları seçip, Nonworking Time seçeneği tıklayın. 6. Çalışılmayan başlangıç ve bitiş saatlerini girin. 7. Ok düğmesini tıkladığınızda özel takviminiz oluşmuştur. Temel Takvimi Kaynaklara Atamak Standart bir takvimi ya da kendi oluşturduğunuz özel bir takvimi kaynaklara atayabilirsiniz. Böylece kaynak standart takvim ya da özel takvime göre çalışır. İstenirse her kaynağa ayrı takvimler atanabilir. Kaynaklara takvim atamak için; 16

17 1. View menüsünden Resource Sheet seçeneğini tıklayın 2. Base Calendar sütunu görününceye kadar sağa kaydırma çubuğunu tıklayın. 3. Kaynağa atacak takvimi oku tıklayıp belirleyin. Enter tuşuna basın Kaynak Çalışma Takvimlerini Ayarlama Her kaynak için ayrı ayrı takvimler oluşturmak yerine, kaynakların detaylı ayarlamalarını yapılacağı Resource Information diyalog kutusundan her bir kaynağın çalışması gereken takvim seçeneklerinin ayarlanması mümkündür. Bunun için; 1. View menüsünden Resource Sheet seçeneğini tıklayın 2. Ayarlama yapılacak kaynak simine çift tıklayın. 3. Aşağıdaki pencerede Working Time seçeneğini tıklayın. 4. Örneğin yukarıdaki örnekte Oğuz Umurca cumartesi günü yarım gün çalışacaksa, F(Friday) sütunu yanındaki S (Saturday) sütun ismine tıklayıp, seçin. Nondefault working time seçeneğini tıklayın. Form ve To kutularındaki ikinci satırda yer alan değerleri silin. İlk satıra da Cumartesi işe başlama ve bitirme zamanlarını girin. Görümüm aşağıdaki gibi olmalıdır. Ok düğmesini tıklayın. 17

18 PROJECT İN GÖRÜNÜMLERİNİ DEĞİŞTİRMEK Microsoft Project te çalışma alanı Görünüm olarak adlandırılır. Microsoft Project te onlarca görünüm vardır. Kullanıcılar aynı anda çoğunlukla bir ya da iki görümle çalışırlar. Proje bilgilerini görmek, düzenlemek, incelemek ve görüntülemek için görünümler kullanılır. Varsayılan görünüm Microsoft Project başladığında görünen Gantt Chart görünümüdür. Ms Project görünümleri arasında geçiş yapmanın birçok yolu vardır. 1. Microsoft Project penceresini sol tarafında yer alan Görünüm (view) çubuğunda yer alan sık kullanılan görümlerden istenilene tıklayıp, geçilebilir. 2. View menüsünden geçilecek görünüm tıklanabilir. 3. View menüsünden More Views seçeneğini tıklayıp, tüm Microsoft Project görünümlerinden geçilmek istenilen görümüm tıklanır. Apply düğmesi tıklanır. 4. Her görünüm görev, kaynak ya da atama ayrıntılarına yoğunlaşır. Birçok görünümde bu ayrıntılar tablolar içinde düzenlenir. Örneğin Gantt Chart görünümdeki Varsayılan tablo Entry tablosu olarak adlandırılır ve görevlerle ilgili bilgiler içerir. Her satır, tek bir görevle ilgili süre, başlangıç, bitiş, kaynak adı vs gibi bilgileri içerir. Her sütun bir kaynak ya da görevin değerini açıklar. Örnek: Süre sütunu. 5. Bir görümümdeki tabloyu değiştirmek için, View menüsünden Table tıklanıp, istenilen tablo tıklanır. Örnek. Table, Summary 18

19 6. Microsoft Project te görülenleri denetlemede kullanılan yöntemler genel olarak aşağıdaki gibi özetlenebilir. Görev, kaynak ya da atama bilgisini istediğiniz şekilde düzenleyip sunan görünümü seçebilirsiniz. Örnek kaynaklara yoğunlaşmak için Resource Sheet görünümü Seçili görünümde ilgilendiğiniz bir görev ya da kaynakla ilgili özel proje ayrıntılarını içeren bir tablo seçilebilir. Örnek: Gantt Chart görünümde Cost tablosu Gereksinimlere uyması için veri süzülebilir, sıralanabilir, yeniden düzenlenebilir. Örnek: Project, Filtered For Critical Yerleşik tabloları ve görünümleri oldukları gibi kullanabiliriz ya da isteğimize göre özelleştirebiliriz. Örnek: Gantt Chart görünümüne WBS kodu sütunu ekleme Örnek Uygulama Project Görünümlerini Değiştirmek Kaynak ayrıntılarını görüntülemek için, 1. View menüsünden Resource sheet görünümünü tıklayın. Resource sheet görünümünün de varsayılan tablosu Entry tablosudur. 2. Work tablosunu görüntülemek için View menüsünden Table, Work tıklanır. Böylece kaynakların çalışma detayları görüntülenir. Görevlere Atanan Kaynakları Görmek 1. View menüsünden Task Usage görünümünü tıklayın 2. Task Usage görünümünde sol taraftaki numaralı satırlarda, görevleri ve onların altında bu görevlere atanan kaynaklar görülür. Pencerenin sağ tarafında her atama için günlük iş değerini gösteren bir zaman çizelgesi Kılavuzu görünür. Eğer kaynak ya da görevler sütunlara sığmıyorsa, sütun başlığının sağ kenar çizgi üzerine gelip, fare imleci sağa sola ok şeklinde iken sol tuş tutulup sürüklenerek sütun genişliği ayarlanır. 19