ÇÖLLEŞME VE EROZYONLA MÜCADELE GENEL MÜDÜRLÜĞÜ. RESMĠ YAZIġMA KURALLARI

Transkript

1 ÇÖLLEŞME VE EROZYONLA MÜCADELE GENEL MÜDÜRLÜĞÜ RESMĠ YAZIġMA KURALLARI MAYIS 2012 ANKARA

2 RESMĠ YAZIġMA KURALLARININ DAYANAĞI tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren 2004/8125 sayılı Resmi YazıĢmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik 1991/17 sayılı Kodlama Sistemi konulu Genelge 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı konulu Genelge

3 RESMĠ YAZIġMA NĠÇĠN ÖNEMLĠDĠR? Resmi Yazı kurumun en alttaki biriminden en üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini yansıtmaktadır.

4 2004/8125 sayılı Resmi YazıĢmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik te geçen TANIMLAR Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluģlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kiģilerle iletiģimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi, Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluģlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kiģilerle iletiģimlerini sağlamak amacıyla oluģturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri, Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluģlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kiģilerle iletiģimleri sırasında metin, ses ve görüntü Ģeklinde oluģturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri,

5 Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletiģim teknolojisi ürünlerini, Elektronik belge: Elektronik ortamda oluģturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi, Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi, Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boģluk bırakılarak düzenlenen alanı, Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluģturma aracı ile oluģturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmıģ elektronik veride sonradan herhangi bir değiģiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı,

6 RESMĠ YAZIġMA ORTAMLARI Kamu kurum ve kuruluģları arasında yazılı iletiģim, kâğıt kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır. Kâğıtla yapılan resmî yazıģmalar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Faksla yapılan yazıģmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen iģlem yapılabilir, ancak bunların beģ gün içerisinde resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.

7 NÜSHA SAYISI Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az iki nüsha olarak düzenlenir. _._..._._._.._._._.._._._.._._._.._._._.._._._._.._._._.._._._.._._._._.._._._.._._._.._._._._.._._._._.._._._._

8 BELGE BOYUTU Resmî yazıģmalarda A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır. 210 mm 148 mm A4 297 mm A5 210 mm

9 YAZI TĠPĠ VE KARAKTER BOYUTU Bilgisayarla yazılan yazılarda "Times New Roman" yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

10 YAZI ALANI 2,5 cm 2,5 cm 2,5 cm 2,5 cm

11 RESMĠ YAZIġMA BÖLÜMLERĠ BAġLIK BaĢlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. T.C. ORMAN VE SU ĠġLERĠ BAKANLIĞI ÇölleĢme ve Erozyonla Genel Müdürlüğü

12 BaĢlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez. T.C. ORMAN VE SU ĠġLERĠ BAKANLIĞI ÇölleĢme ve Erozyonla Mücadele Genel Müdürlüğü

13 SAYI VE EVRAK KAYIT NUMARASI Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir, baģlığın son satırından iki aralık aģağıda ve yazı alanının en solundaki "Sayı:" yan baģlığından sonra yazılır. Bu ifadeden sonra kod numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) iģareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (-) iģareti konularak evrak kayıt numarası yazılır. Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) iģareti konulur.

14 Sayı: B.23.0.ÇEM Kod no Dosya Kayıt Genel Evrak No No Kayıt No Resmi yazıģmalarda BaĢbakanlık tarafından belirlenen Kodlama Sistemine ve Dosya Planına uymak zorunludur.

15 TARĠH Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirtir. X X T.C. ORMAN VE SU ĠġLERĠ BAKANLIĞI ÇölleĢme ve Erozyonla Mücadele Genel Müdürlüğü Sayı:.. 01 / 01 / 2012

16 KONU Konu, sayının bir aralık altına "Konu:" yan baģlığından sonra, baģlık bölümündeki "T.C." kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır. T.C. ORMAN VE SU ĠġLERĠ BAKANLIĞI ÇölleĢme ve Erozyonla Mücadele Genel Müdürlüğü Sayı :.. 1 aralık Konu : Hizmet Ġçi Eğitim 01 / 01 / 2012

17 GÖNDERĠLEN MAKAM Gönderilen makam; yazının gönderildiği kurum, kuruluģ ve kiģi ile bunların bulundukları yeri belirtir. X X T.C. ORMAN VE SU ĠġLERĠ BAKANLIĞI ÇölleĢme ve Erozyonla Mücadele Genel Müdürlüğü Sayı: Konu : XXXXXXXXXX 2-4 aralık ĠÇĠġLERĠ BAKANLIĞINA 01 / 01 / 2012 (Mahalli Ġdareler Genel Müdürlüğü)

18 KuruluĢ dıģına gönderilen yazılarda, X X T.C. ORMAN VE SU ĠġLERĠ BAKANLIĞI ÇölleĢme ve Erozyonla Mücadele Genel Müdürlüğü Sayı : Konu :XXXXXXXXXX 2 4 aralık 2 aralık... BANKASI Kemeraltı 123 Sok ĠZMĠR 01/ 01 / 2012

19 KiĢilere yazılan yazılarda, X X T.C. ORMAN VE SU ĠġLERĠ BAKANLIĞI ÇölleĢme ve Erozyonla Mücadele Genel Müdürlüğü Sayı: Konu : XXXXXXXXXXX 2 4 aralık Sayın Prof. Dr. Recep TOPARLI Türk Dil Kurumu BaĢkan DanıĢmanı 01/ 01 / 2011

20 ĠLGĠ Ġlgi, yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karģılık olduğunu veya bazı belgelere baģvurulması gerektiğini belirten bölümdür. "Ġlgi:" yan baģlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. Sayı: Konu : XXXXXXXXXX 2 4 aralık 2 aralık ĠÇĠġLERĠ BAKANLIĞINA (Mahalli Ġdareler Genel Müdürlüğü) 01 / 01 / 2012 Ġlgi: 13/02/2012 tarihli ve B.02.0.ĠGB. 542/263 sayılı yazı

21 Ġlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç iģareti ") " konularak kullanılır. Ġlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. Ġlgi, tarih sırasına göre yazılır. Sayı: Konu : XXXXXXXXXX 2 4 aralık 2 aralık ĠÇĠġLERĠ BAKANLIĞINA (Mahalli Ġdareler Genel Müdürlüğü) 07 / 10 / 2009 Ġlgi: a)13/02/2005 tarihli ve B.02.0.ĠGB. 542/263 sayılı yazı b) 14/08/2005 tarihli ve B.02.0.ĠGB. 542/982 sayılı yazı c) 18/02/2006 tarihli ve B.02.0.ĠGB. 542/287 sayılı yazı

22 METĠN Metin, "Ġlgi"den sonra baģlayıp "Ġmza"ya kadar süren kısımdır. Paragraf baģlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden baģlanır. Paragraf baģı yapılmadığı durumlarda paragraflar arasında bir satır aralığı boģluk bırakılır. Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.", üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar "Arz ederim.", üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar "Arz ve rica ederim." biçiminde bitirilir.

23 Metne, "Ġlgi"nin son satırından itibaren iki aralık, "Ġlgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak baģlanır. Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru iģareti gibi yazı unsurlarının arasında bir vuruģ boģluk bırakılır. Sayı:.. Konu:. Ġlgi: 2 aralık T.C. ORMAN VE SU ĠġLERĠ BAKANLIĞI ÇölleĢme ve Erozyonla Mücadele Genel Müdürlüğü BAKANLIĞINA 3 aralık 01 / 01 / (imza)

24 İMZA Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boģluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. Ġmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boģluğa atılır Yazıyı imzalayanın adı küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre kurum/kuruluģun imza yetkileri yönergesine veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uyularak seçilir Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kiģi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı "BaĢbakan a.", "Vali a." ve "Rektör a.", biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır

25 Aralık Adı SOYADI BaĢbakan a. MüsteĢar

26 Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı "BaĢbakan V.", "Vali V." ve "Rektör V." biçiminde ikinci satıra yazılır. Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda; ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.

27 (imza) Adı SOYADI Genel Müdür Yardımcısı (imza) Adı SOYADI Genel Müdür

28

29 ONAY Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır...makamina (imza) Adı SOYADI Daire Başkanı O L U R 01/01/2012 (imza) Adı SOYADI Genel Müdür

30 Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili "Uygun görüģle arz ederim." ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boģluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır..makamina Uygun görüşle arz ederim. 01/01/2012 (imza) Yılmaz ALTAŞ Genel Müdür Yardımcısı O L U R 01/01/2012 (imza) Behlül ŞENYÜREK Yönetim Hizmetler Dairesi Başkanı (imza) Hanifi AVCI Genel Müdür

31 EKLER Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan "EK/EKLER:" ifadesinin altına yazılır. Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir. Yazı eklerinin, dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, "Ek konulmadı" ya da "Ek-... konulmadı", bazı eklerin konulması durumunda ise, "Ek-... konuldu" ifadesi yazılır.

32

33 DAĞITIM Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. EKLER den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna "DAĞITIM:" yazılır. Ek yoksa dağıtım EKLER in yerine yazılır. Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, "Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" kısmına protokol sırasıyla yazılır. "Gereği" kısmı dağıtım baģlığının altına, "Bilgi" kısmı ise "Gereği" kısmı ile aynı satıra yazılır. Bilgi" kısmı yoksa, kurum ve kuruluģ adları doğrudan "DAĞITIM" baģlığının altına yazılır.

34

35 PARAF Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. Yazıyı paraflayan kiģilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) iģareti konulduktan sonra büyük harfle adının baģ harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.

36 ÖRNEK :.. /01/2012 Daire Bşk. : B.ŞENYÜREK (Paraf)./01/2012 Gn.Md.Yrd. : Y. ALTAŞ (Paraf)./01/2012 Gn. Md. : H. AVCI (Paraf)./01/2012 Müst.Yrd. : M.KÜÇÜK (Paraf)./01/2012 Müsteşar : L. AKÇA(Paraf) Yönetim Hizmetleri Dairesi Başkanlığı Ayrıntılı Bilgi için irtibat:a.demir V.H.K.İ Söğütözü Cad. No: 14/Yenimahalle/ ANKARA Telefon:(0312) Faks:(0312) E-posta:korkuto@ormansu.gov.tr

37 BaĢka birimlerle iģbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak Koordinasyon: " yazılır ve iģbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir KOORDĠNASYON

38 ADRES Yazı alanının sınırları içinde kalacak Ģekilde sayfa sonuna soldan baģlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluģun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletiģim bilgileri yazılır. ĠletiĢim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır. Yazının gönderildiği kurum ve kiģilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için baģvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır

39

40 GĠZLĠ YAZILAR Yazı gizlilik derecesi taģıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir.

41 Gizlilik dereceleri; ÇOK GĠZLĠ, GĠZLĠ, ÖZEL, HĠZMETE ÖZEL Ģeklinde belirlenir

42 ĠVEDĠ VE GÜNLÜ YAZILAR ĠLE TEKĠT YAZISI Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür. Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluģlara tekit yazısı yazılır.

43 SAYFA NUMARASI 1/9 2/7 5/32

44 ASLINA UYGUNLUK ONAYI Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine "Aslının aynıdır" ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir.

45 KAYIT KAġESĠ Gelen evrak, Örnekteki kayıt kaģesi kullanılarak kaydedilir. Kamu kurum ve kuruluģları Örnekte yer alan kaģeyi örnek alarak kendilerine uygun bir kaģe hazırlar ve kullanırlar. Bu kaģeler evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır, ünite içinde hangi bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün karģısına gereği yapılmak veya bilgi vermek maksadıyla (x) iģareti konulur. Ek olduğunda bunların adedi en alt sütunda rakamla belirtilir.

46 YAZILARIN GÖNDERĠLMESĠ Yazıyı gönderenin iletiģim bilgileri zarfın sol üst köģesinde, yazının gideceği yerin iletiģim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik derecesi ise sağ üst köģeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir. Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. Ġç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek Ģekilde zarf kapatılır. Ġç zarfın üzerine de iletiģim bilgileri yazılarak, yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köģeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir. Ġç zarf ve Örnek 14'te gösterilen iki suret evrak senedi dıģ zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. DıĢ zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir.

47

48 ÇOK GĠZLĠ GĠZLĠLĠK DERECESĠNDEKĠ YAZILARIN ALINMASI "Çok gizli" gizlilik dereceli yazılarda, dıģ zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli" ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dıģ zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.

49 KAMU KURUM-KURULUġLARI KOD SĠSTEMĠ Kod Formatı: A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH A: Alfabetik 1 karakter A Yasama Organları, B Yürütme Organları, C Yargı Organları, M Mahalli idareler, D Özel KuruluĢlar ve Dernekler. BB: Nümerik 2 karakter T.B.M.M. CumhurbaĢkanlığı, BaĢbakanlık, Bakanlıklar, Y.Ö.K., Kamu Kurumu niteliğindeki Meslek KuruluĢları, Yargı Organları

50 Kod Formatı: A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH C: Nümerik 1 karakter 0 Merkez, 1 Sürekli Kurul, Bağlı KuruluĢ, 2 Ġlgili KuruluĢ, 3 YurtdıĢı TeĢkilatı, 4 TaĢra TeĢkilatı, 5 Sorumlu KuruluĢ, 6 Ġlçe Belediyesi, 7 Ġlk Kademe Belediyesi, 8 Belde Belediyesi.

51 Kod Formatı: A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH DDD: Alfanümerik 3 karakter Bakanlıklarda ve merkez teģkilatlarda, ana hizmet birimlerinin, bağlı ve ilgili kuruluģlarda; kuruluģun, kısa adını gösterir. Kısa ad Kurum-KuruluĢ un adına uygun olmalıdır. Bağlı ve ilgili KuruluĢlarda kısa adlar birbirleriyle çakıģmamalıdır. Belediyelerin rumuzları il içinde çakıģmamalıdır. E: Nümerik 1 karakter 0 Merkez, 1 Bölge, 2 ĠĢletme/Müessese, 3 YurtdıĢı TeĢkilatı, 4 Ġl, 5 Bağlı ortaklık, Bağlı KuruluĢ.

52 Kod Formatı: A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH FF: Alfanümerik 2 karakter E = 0 ise, Alt Birim Kodu, E = 1 ise, Bölge kodu ve numarası, E = 2 ise, ĠĢletme /müessese kodu, E = 3 ise, Ülke Kodu, E = 4 ise, Ġl Kodu, E = 5 ise, Bağlı Ortaklık, Bağlı KuruluĢ Kodu.

53 Kod Formatı: A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH GG: Nümerik 2 karakter E = 0 ise, Ġkinci Alt Birim Kodu, (ġube ise HH seviyesinde kodlamak uygun olur.) E = 1 ise, Bölgenin Alt Birim Kodu, (ġube ise HH seviyesinde kodlamak uygun olur.) E = 2 ise, ĠĢletme/Müessese nin Alt Birim Kodu, E = 3 ise, Ülke nin ġehir Kodu, E = 4 ise, Ġlçenin Kodu, E = 5 ise, Bağlı Ortaklık, Bağlı KuruluĢun Altı Birim Kodu. HH: Nümerik 2 karakter TeĢkilatın en alt seviyesi.

54 B ÇEM Yasama, Yürütme, Yargı Kodu Kurum Kodu Kurum Dağılım Kodu Alt Kurum Kodu Evrak Kayıt Numarası Dosya Numarası Ayrıntılı Alt Birim Kodu Alt Birim Kodu Birim Dağılım Kodu

55 DOĞRU B ÇEM YANLIġ B ÇEM B ÇEM ġ B ÇEM D B ÇEM

56 DĠKKAT EDĠLECEK HUSUSLAR Merkez saymanlığına gidecek evraklar ıslak imzalı olmalı ve saklanacak suretiyle birlikte gönderilmelidir. Toplu olurlarda Aslının Aynısıdır onayı yapılmalı ve Daire BaĢkanı tarafından imzalanmalıdır. Ġzin formları ıslak imzalı olmalıdır. Yolluklarda oturulan semt açıkca belirtilmelidir. Aile beyannamesinde değiģiklik olması durumunda idareye bildirilmelidir. Rapor suretlerinin en geç üç gün içinde bildirilmesi. Bireysel sigorta evraklarının en geç ayın dördüne kadar tahakkuk servisine bildirilmesi.

57 DĠNLEDĠĞĠNĠZ ĠÇĠN TEġEKKÜRLER