RESMÎ YAZIġMALARDA UYGULANACAK USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELĠK TASLAĞI. BĠRĠNCĠ BÖLÜM Amaç ve Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Transkript

1 RESMÎ YAZIġMALARDA UYGULANACAK USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELĠK TASLAĞI BĠRĠNCĠ BÖLÜM Amaç ve Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç ve kapsam MADDE 1 (1) Bu Yönetmeliğin amacı; fiziksel veya güvenli elektronik imzayla elektronik ortamda yapılan resmî yazıģmalara iliģkin kuralları belirlemek ve resmî bilgi, belge veya doküman alıģveriģinin hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır. (2) Bu Yönetmelik Devlet TeĢkilatı Veri Tabanında belirtilen idareleri kapsar. Dayanak MADDE 2 (1) Bu Yönetmelik, tarihli ve 3056 sayılı BaĢbakanlık TeĢkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin DeğiĢtirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 2 nci ve 33 üncü maddeleri ile tarihli ve 5070 sayılı Elektronik Kanunu hükümlerine dayanılarak hazırlanmıģtır. Tanımlar MADDE 3 (1) Bu Yönetmelikte geçen; a) Belge: Herhangi bir bireysel iģlemin, kurumsal fonksiyonun veya kurumsal iģlemin yerine getirilmesi için alınmıģ ya da idare tarafından üretilmiģ; içerik, iliģki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon veya iģlem için delil teģkil ederek mülkiyet zincirini muhafaza eden, ıslak imzayla ya da güvenli elektronik imzayla imzalanmıģ ve kurumsal belge kayıt sistemleri içerisinde kayıt altına alınmıģ her türlü kayıtlı bilgi veya belgeyi, b) Doküman: Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesi amacıyla idare tarafından üretilen ya da toplanan ancak henüz belge vasfı kazanmamıģ her türlü bilgiyi, c) DTVT (Devlet TeĢkilatı Veri Tabanı): BaĢbakanlık tarafından hazırlanan ve idarelerin haberleģme kodlarını ve iletiģim bilgilerini gösteren elektronik veri tabanını, ç) EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi): Ġdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken oluģturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden idare faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format ve iliģkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya iģlem için delil teģkil eden ve bu belgelerin üretiminden nihai tasfiyesine kadar olan süreç içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemi, d) Elektronik mühür: Elektronik belgeye eklenen ve idare için düzenlenmiģ elektronik mühür sertifikasına dayanılarak oluģturulmuģ ve fiziksel olarak basılan resmî mühür özelliğini haiz kurumsal elektronik imzayı, e) Elektronik Mühür Sertifikası: sahibi idarenin imza doğrulama verisini ve tüzel kimlik bilgilerini birbirine bağlayan elektronik kaydı, f) Elektronik onay: Güvenli elektronik imzası bulunmayan görevlinin elektronik ortamda parafının alınmasını, g) Elektronik ortam: Resmî bilgi, belge veya dokümanların üretildiği ve kayıtlı olduğu her türlü bilgi ve iletiģim teknolojisi araçlarını, ğ) Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcısı: Elektronik sertifika, zaman damgası ve elektronik imzalarla ilgili hizmetleri sağlayan kamu kurum ve kuruluģları (idareler) ile gerçek veya özel hukuk tüzel kiģilerini, h) Fiziksel ortam: Kâğıda çıktı alınmasını, ı) Form: Biçimli belgeyi, i) Format: Elektronik dosya türlerini, j) Günlük rapor: EBYS de yapılan kayıt ekleme, değiģtirme, arama ve benzeri iģlemlerin hangi EBYS elemanı üzerinde ve kimin tarafından gerçekleģtirildiği ile iģlemin gerçekleģtirildiği tarih ve saat bilgilerini ihtiva eden kayıtları, k) Güvenli elektronik imza: Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluģturma aracıyla oluģturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmıģ elektronik veride sonradan herhangi bir değiģiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı veya mobil elektronik imzayı, l) Ġdare: DTVT de belirtilen uluslararası kuruluģların Türkiye deki büro ve temsilcilikleri hariç kurum ve kuruluģları, m) Mobil elektronik imza: tarihli ve sayılı Resmî Gazete de yayımlanan Elektronik ile Ġlgili Süreçlere ve Teknik Kriterlere ĠliĢkin Tebliğde yer aldığı Ģekilde bir mobil imza servis sağlayıcısı üzerinden taģınabilir elektronik cihaza gönderilen elektronik verinin imzalanmasıyla oluģturulan elektronik imzayı, n) Mülkiyet zinciri: Elektronik belgenin üretiminden tasfiyesine kadar olan yaģam sürecini, 1

2 o) Resmî bilgi: Ġdarelerin kendi aralarında veya gerçek veya tüzel kiģilerle iletiģimleri sırasında metin, ses, görüntü ve benzerleri Ģeklinde oluģturdukları, gönderdikleri, aldıkları veya sakladıkları bilgileri, ö) Resmî yazıģma: Ġdarelerin kendi içlerinde, idarelerin birbirleriyle veya idareler ile gerçek veya tüzel kiģiler arasında iletiģim sağlamak amacıyla fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda yürüttükleri süreci, p) Saklama planı: Bir belgenin ne kadar süreyle ve hangi ölçütlere göre saklanacağını ve saklama süresinin bitiminde nasıl bir iģleme tâbi tutulacağını, r) SDP (Standart Dosya Planı): Kurumsal iģlemler ve bu iģlemler sonucunda oluģturulan veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan iliģkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla geliģtirilen ve BaĢbakanlık tarafından yayımlanan sınıflama Ģemasını, s) Üstveri (Metadata): Bir belgeyi tanımlayan kimlik bilgilerini, Ģ) Üst yazı: Belgenin, varsa ek listesi ve dağıtım listesi dâhil, ek hariç kısmını, t) Yetkili makam: Mevzuatta belirtilen görevleri yerine getirme hususunda yürütme ve karar verme yetkisine sahip görevlileri, u) Zaman damgası: Bir elektronik verinin, üretildiği, değiģtirildiği, gönderildiği, alındığı ve/veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kaydı, ifade eder. ĠKĠNCĠ BÖLÜM Resmî YazıĢma Ortamları ve Çıktı Özellikleri Resmî yazıģma ortamları MADDE 4 (1) Belgeler fiziksel ortamda daktilo, bilgisayar veya bilgisayar benzeri elektronik araçlar kullanılarak üretilir. (2) Güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda yapılan yazıģmalar, ilgili mevzuatta belirtilen standartlara uygun güvenlik tedbirlerini içeren EBYS ile yapılır ve elektronik olarak kaydedilir. Nüsha sayısı MADDE 5 (1) Muhataba gönderilecek belgeler, bir nüshası hazırlayan idarede kalacak Ģekilde en az iki nüsha düzenlenir. Çıktı özellikleri MADDE 6 (1) Belgelerin A4 (210x297 mm) boyutundaki kâğıda çıktı alınacak Ģekilde üretilmesi esastır. Gerekli görülmesi hâlinde A5 (148x210 mm) boyutundaki kâğıda da çıktı alınır. Ġdarelerin yurt dıģı teģkilatlarının bulunduğu ülkelerde bu boyutlardaki kâğıtların temin edilememesi durumunda farklı boyutlardaki kâğıtlar da kullanılabilir. (2) Belge ekleri farklı form veya formatlarda üretilebilir. (3) Fiziksel ortamda üretilen üst yazılarda kâğıdın bir yüzü kullanılır. Ancak üst yazının ekini oluģturan belgeler için kâğıdın her iki yüzü de kullanılabilir. (4) Fiziksel ortamda üretilen belgelerde kullanılacak kâğıt, yazıcı kartuģu ve imza kalemi özellikleri ilgili mevzuatta belirtilen standartlara uygun olmalıdır. Yazı tipi ve punto büyüklüğü MADDE 7 (1) Elektronik ortamda üretilen belgelerde "Times New Roman" yazı tipi ve 12 punto kullanılması esastır. Ancak zorunlu hâllerde metin 9 puntoya kadar düģürülebilir. Farklı form veya formatlarda üretilen rapor, analiz ve benzeri metinlerde farklı yazı tipi veya punto kullanılabilir. Sadece iletiģim bilgilerinin yazımında 8 puntoya kadar düģülebilir. (2) Metin içerisinde yer alan alıntılar tırnak içerisinde ve eğik olarak, vurgulanmak istenen kısımlar ise kalın harflerle yazılabilir. (3) Yazı alanında metin kısmı dıģında, süreli belge ve gizlilik derecesi ibareleri hariç kalın harfler kullanılmaz. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Belgenin Bölümleri Yazı alanı MADDE 8 (1) Belgenin yazı alanı; sayfanın üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boģluk bırakılarak düzenlenir. (2) Yazı alanı dıģına sayfa numarası hariç hiçbir ifade veya ibare yazılmaz. 2

3 BaĢlık MADDE 9 (1) BaĢlık (antet), belgeyi gönderen idarenin adının, kuruluģ mevzuatında yer aldığı Ģekliyle belirtildiği bölümdür. BaĢlık bölümünün üstünde, solunda ya da sağında aynı yerde olmayacak Ģekilde ambleme veya logoya yer verilebilir. (2) BaĢlık, belgenin yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. Ġlk satıra "" kısaltması, ikinci satıra idarenin adı büyük harflerle, üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. Gerekli görülmesi hâlinde daha detaylı alt birim adı bilgisine de dördüncü satırda ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yer verilir (Örnek 1). (3) Ġdarelerin taģra teģkilatlarında kullanılan baģlıklar tarihli ve 5442 sayılı Ġl Ġdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak düzenlenir (Örnek 1). (4) Bölge müdürlüklerinde hangi bölge teģkilatı olduğu yazılır (Örnek 1). (5) Doğrudan merkezî teģkilata bağlı taģra birimlerinde baģlıkta merkezî teģkilat ve taģra teģkilatı adlarına yer verilir (Örnek 1). (6) Ġdare tarafından üretilen rapor, mevzuat taslağı ve benzeri belgelere anlamlı ve özlü bir baģlık konulur (Örnek: 2010 Yılı Temizlik Hizmeti Alımı Ġhalesine ĠliĢkin Ön Malî Kontrol Raporu). Sayı MADDE 10 (1) Belgelerde sayı bulunması zorunludur. Sayı: sırasıyla; haberleģme kodu, standart dosya planı kodu ve belge kayıt numarasından oluģur ve bunların arasına kısa çizgi iģareti (-) konulur (Örnek 2). (2) Sayı: yan baģlığı, baģlığın son satırından itibaren iki satır boģluk bırakılarak ve yazı alanının solundan baģlanarak yazılır (Örnek 2). Belgede hem birim evrak hem de genel evrak bölümü tarafından verilen kayıt numarası bulunması hâlinde araya eğik çizgi (/) konulur. Bu belgeler için belge kayıt numarası olarak genel evrak bölümü tarafından verilen kayıt numarası dikkate alınır. (3) Resmî yazıģmalarda DTVT de belirtilen haberleģme kodu sistemine ve standart dosya planına uyulması zorunludur. (4) Elektronik ortamda güvenli elektronik imzayla üretilen belgelerde sayı bilgisine belge üstverisinde veya belge üzerinde yer verilir. Tarih MADDE 11 (1) Tarih; belgenin muhataba ya da muhataplara gönderildiği zamanı belirtir. (2) Tarih; gün, ay ve yıl olarak rakamla ve aralarına nokta iģareti (.) konularak yazılır. Ay ve gün iki haneli, yıl ise dört haneli olarak düzenlenir (Örnek: , , ). (3) Fiziksel ortamda üretilen belgelerde tarih, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır (Örnek 2). (4) Elektronik ortamda güvenli elektronik imzayla üretilen belgelerde tarih bilgisine belge üstverisinde veya belge üzerinde yer verilir. Konu MADDE 12 (1) Konu: yan baģlığı, Sayı: nın bir alt satırına ve yazı alanının dikey orta hizasını geçmeyecek biçimde en fazla iki satır olarak yazı alanının solundan baģlanarak yazılır (Örnek 2). (2) Belgenin konusu, anlamlı ve özlü bir Ģekilde ifade edilir. Muhatap MADDE 13 (1) Muhatap; belgenin gönderildiği idareyi ya da kiģiyi belirtir. Bu bölüm; konunun son satırından itibaren, belgenin uzunluğuna göre iki ilâ dört satır boģluk bırakılarak ve sayfa ortalanarak yazılır. (2) Muhatabın idare ya da özel hukuk tüzel kiģisi olması durumunda adı büyük harflerle yazılır. Ġhtiyaç duyulması hâlinde muhataba iliģkin alt birim bilgileri yay ayraç iģareti ( ) içerisinde ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle bir alt satıra yazılır. Devlet bakanlarına muhatap belgelerde önce DEVLET BAKANI VE BAġBAKAN YARDIMSINA ya da DEVLET BAKANINA ibaresi yazılır, bir alt satırda ise Sayın ibaresinden sonra ilgili devlet bakanının adı ilk harfi büyük diğerleri küçük ve soyadı büyük harflerle yazılır (Örnek 3). Ġdare dıģına gönderilen belgelerde, gerekiyorsa belgenin gideceği yerin adresi, muhatap satırının altına satır ortalanarak, ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır. Adres bilgisi, uzun olması hâlinde birden fazla satıra yazılabilir. Muhatap gerçek kiģi ise muhatap bölümüne; "Sayın" kelimesinden sonra unvanın ve adın ilk harfi büyük diğerleri küçük harflerle, soyadı ise büyük harflerle yazılır (Örnek 4). (3) Muhatabın idare olması durumunda adı kuruluģ mevzuatında yer aldığı Ģekilde yazılır. (4) Herhangi bir bakanlığa ya da devlet bakanına bağlı idareye gönderilecek belgeler doğrudan ilgili idareye gönderilir. Ancak, ilgili bakanlığın ya da devlet bakanının bilgi sahibi olmasının gerekli görüldüğü durumlarda belge, idarenin adı yay ayraç iģareti ( ) içerisinde belirtilmek suretiyle, söz konusu bakanlık ya da devlet bakanı aracılığıyla gönderilir (Örnek 5). (5) Dağıtımlı belgelerin muhatap bölümüne DAĞITIM YERLERĠNE (Örnek 6) ibaresi yazılır. 3

4 Ġlgi MADDE 14 (1) Ġlgi, belgenin bağlantılı olduğu belge ya da belgelerin belirtildiği bölümdür. (2) "Ġlgi:" yan baģlığı, muhatap bölümünün son satırından itibaren iki satır boģluk bırakılarak ve yazı alanının solundan baģlanarak yazılır (Örnek 6). (3) Sayı, Konu ve Ġlgi yan baģlık ibarelerinden sonra kullanılan iki nokta : iģareti aynı hizada yazılır (Örnek 6). (4) Ġlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse "Ġlgi" kelimesinin altı boģ bırakılarak alt satıra yazılır. (5) Ġlginin birden fazla olması durumunda, ilgilerin sıralanmasında Türk alfabesinde yer alan bütün küçük harfler, kendilerinden sonra kapama ayracı iģareti ")" konularak kullanılır (Örnek 7). (6) Ġlgide, " tarihli ve sayılı " ibaresi kullanılır ve ilginin sonuna nokta iģareti konulur (Örnek 7). (7) Ġlgide belgenin sayısı tam olarak belirtilir. Ġlgide belirtilen belgeler, önceki tarihli olandan baģlanarak sıralanır (Örnek 7). (8) Ġlgide belirtilen belge gerçek kiģiden geliyorsa ilgi bölümü... ın tarihli dilekçesi. biçiminde yazılır (Örnek 7). Metin MADDE 15 (1) Metin, "Ġlgi" ile "" arasındaki kısımdır. (2) Ġlgi ile metin baģlangıcı arasında bir satır, ilgi yoksa belgenin muhatabı ile metin baģlangıcı arasında iki satır boģluk bulunur (Örnek 8). (3) Metindeki kelime aralarında ve noktalama iģaretlerinden sonra bir karakter boģluk bırakılır. Noktalama iģaretleri kendinden önce gelen harfe bitiģik yazılır. (4) Paragrafa 1,25 cm içeriden baģlanır. Paragraflar arasında bir satır boģluk bırakılır ve metin iki yana hizalanır (Örnek 8). (5) Birden fazla sayfa tutan belgelerde her sayfada baģlık ve iletiģim bilgilerine yer verilir. Sayı, tarih, konu, muhatap ve ilgi bilgilerine sadece ilk sayfada; imza, ek ve dağıtım bilgilerine ise sadece son sayfada yer verilir (Örnek 9). (6) Metin içerisinde geçen sayılar rakamla veya yazıyla yazılabilir. Önemli sayılar rakamla yazıldıktan sonra yay ayraç iģareti ( ) içerisinde yazıyla da gösterilebilir [Örnek: 1.453,34 TL (bindörtyüzelliüçtl,otuzdörtkr)]. (7) Dört ve dörtten çok haneli sayılar sondan sayılmak üzere üçlü gruplara ayrılarak yazılır ve araya nokta konulur (Örnek: 1.453; ; ). Sayılarda kesirler virgül ile ayrılır (Örnek: 15,2). (8) Belge, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan güncel yazım kılavuzu ve Türkçe sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre anlamlı ve özlü olarak yazılır. Belge içerisinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimeye yer verilmez, verildiği durumda yay ayraç içerisinde anlamı belirtilir. (9) Metin içerisinde aynı kısaltmanın birden fazla kullanılması durumunda kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde önce kısaltma yazılır sonra yay ayraç iģareti ( ) içerisinde kısaltmanın açık biçimi yazılır. [Örnek: TBMM (Türkiye Büyük Millet Meclisi)]. (10) Alt makama muhatap yazılar " bilgilerinizi rica ederim. / Bilgilerinizi rica ederim." veya gereğini rica ederim. / Gereğini rica ederim. ; üst veya aynı düzey makamlara muhatap yazılar " bilgilerinizi arz ederim."/"bilgilerinizi arz ederim." veya " gereğini arz ederim."/"gereğini arz ederim."; üst ve alt makamlara muhatap dağıtımlı yazılar " bilgilerinizi arz ve rica ederim."/ Bilgilerinizi arz ve rica ederim." veya " gereğini arz ve rica ederim."/ Gereğini arz ve rica ederim." biçiminde bitirilir. (11) Yabancı ülkelerle veya uluslararası kuruluģlarla yapılan yazıģmalarda yabancı dil kullanılabilir. Bu durumda yabancı dille yazılan belgenin Türkçe karģılığı da oluģturulur ve saklanır. (12) KiĢiler tarafından idareye yazılan dilekçelerde; arz ederim. ibaresinin yokluğu, rica ederim. ibaresinin varlığı, bu ibarelerin yanlıģ kullanımı ya da bu ibareler yerine benzeri ibarelerin kullanımı dilekçenin iģleme alınmasına engel değildir. MADDE 16 (1) Metnin bitiminden itibaren iki ilâ dört satır boģluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve bunların altına unvanı yazı alanının en sağına ortalanarak yazılır (Örnek 9)., ad ve soyadın üzerinde bırakılan boģluğa atılır. Islak imza, kaybolmayacak ve kâğıda iģlemesini sağlayacak mavi renk mürekkepli kalemle atılır. Elektronik ortamda yapılacak yazıģmalarda, imza yetkisine sahip kiģi belgeyi, güvenli elektronik imzası ile imzalar. (2) Belgeyi imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük ve soyadı büyük harflerle yazılır. Unvan, ad ve soyadın altına ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar veya rütbeler adın ön tarafına ya da bir satır altına ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle açık ya da kısaltılarak yazılabilir. (3) Belgeyi imzalayacak olan makam, belgeyi gönderen idarenin imza yetkileri yönergesine veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uygun olarak belirlenir. 4

5 (4) Belge üzerinde bulunan imza; asaleten, vekâleten ya da adına Ģeklinde olur. Belgelerde yerine Ģeklinde imza kullanılmaz. (5) Belgeyi, imza yetkisi devredilen makam imzaladığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, yetki devreden makamı gösteren "BaĢbakan Adına", Bakan Adına, MüsteĢar Adına, "Vali Adına", Belediye BaĢkanı Adına veya "Rektör Adına" biçimindeki ibare ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır (Örnek 10). (6) Belge vekâleten imzalandığında, imzalayanın adı ve soyadı birinci satıra, vekâlet olunan makam "BaĢbakan Vekili", Bakan Vekili, MüsteĢar Vekili, "Vali Vekili", Belediye BaĢkanı Vekili veya "Rektör Vekili" biçiminde ikinci satıra yazılır. Vekâlet edenin vekâlet öncesi unvanına yer verilmez (Örnek 10). (7) Belgenin birden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda en üst unvan sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası en solda olmak üzere yetkililer unvan sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır (Örnek 11). (8) Atama kararnamelerinde imza bölümü, Örnek 12'de olduğu biçimde düzenlenir. (9) Birlikte imzalanması gereken belgelerde belgenin tümüne ya da bir kısmına hukukî nedenlerle katılmayan kiģi ya da kiģiler tarafından fiziksel ortamda üretilen belgelerde imzalarının altına (X) iģareti konulur ve gerekçe KarĢı GörüĢ Belgesine (Örnek 13) yazılarak imzalanır. Elektronik ortamda üretilen belgelerde ise belge güvenli elektronik imzayla imzalanır ve gerekçe üstveride yer alan KarĢı GörüĢ bölümüne yazılır. Tarafların eģitliği hâlinde ilgili mevzuatta belirtilen hükümler saklı kalmak Ģartıyla belgeyi imzalayacak kiģi sayısı bir artırılır. (10) Fiziksel ortamda gönderilen belgenin birden fazla sayfa olması durumunda, her sayfa imza sahibi ya da imza sahipleri tarafından imzalanır. Varsa ekler imza sahibi ya da sahiplerinden biri tarafından imzalanır ya da paraflanır. Gerek görülmesi hâlinde eklerin imzalanması ya da paraflanması yerine idare mührü kullanılır., paraf veya mühür belgenin metin bölümüne zarar vermeyecek Ģekilde sayfanın alt kısmında yer alır. Olur MADDE 17 (1) Makam oluru alınan belgeler ilgili birim tarafından teklif edilir ve oluru alınan makam tarafından ıslak imzayla ya da güvenli elektronik imzayla imzalanır. (2) Belge olur için makama sunulurken imza bölümünden sonra uygun boģ satır bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. OLUR ibaresinden sonra imza için uygun boģ satır bırakılarak imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı büyük ve bir alt satıra da unvanı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle yazılır (Örnek 14). (3) Oluru teklif eden birim ile olur alınan makam arasında baģka makamlar varsa bunlardan olur alınan makama en yakın yetkili "Uygun görüģle arz ederim." ifadesiyle olura katılır. Bu ifade, teklif eden birim yetkilisinin imza bölümü ile OLUR ibaresinin bulunduğu bölüm arasına uygun boģluk bırakılarak yazı alanının solunda yer alacak Ģekilde yazılır (Örnek 15). (4) BaĢbakan ya da bakan imzasıyla alınacak olurlarda ilgili müsteģar yardımcısına paraf bölümünde yer verilir (Örnek 16). Ek MADDE 18 (1) Belgede ek olması hâlinde Ek: baģlığı imza bölümünden sonra uygun satır boģluğu bırakılarak ve yazı alanının solundan baģlanarak yazılır. Belgenin sadece bir eki olması durumunda Ek: baģlığının sağında eki belirtecek ibareye yer verilir. Belgede birden fazla ek varsa Ek baģlığının altında ekler numaralandırılır ve ekleri belirtecek ibarelere yer verilir. Eklerin sayfa sayısı yay ayraç ( ) iģareti içerisinde belirtilir (Örnek 17). Birden fazla ek olması durumunda eklerin üzerinde ek numarası yazı alanının sol üst köģesinde belirtilir (Örnek: Ek-1, Ek-2). (2) Fiziksel ortamda üretilen belgede ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada EK LĠSTESĠ baģlığı altında gösterilir.(örnek 18) (3) Güvenlik gerekçesiyle, teknik veya benzeri nedenlerle üst yazıyla birlikte gönderilemeyen veya alınamayan belge ekleri üst yazıyla iliģkilendirilmek suretiyle üst yazıdan ayrı olarak gönderilebilir veya alınabilir. Söz konusu nedenlerle alınan belge ekleri üst yazıyla iliģkilendirmek Ģartıyla üst yazıdan ayrı olarak muhafaza edilebilir. Dağıtım MADDE 19 (1) Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda dağıtım bölümüne yer verilir. "Dağıtım:" baģlığı, ek varsa "Ek:"ten sonra, ek yoksa imza bölümünden sonra uygun satır boģluğu bırakılarak yazı alanının solundan baģlanarak yazılır (Örnek 19). (2) Belgenin gereğini yerine getirme durumunda olanlar, "Gereği:" kısmına, belgenin içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" kısmına yazılır. "Gereği:" kısmı dağıtım baģlığının altına, "Bilgi:" kısmı ise "Gereği:" kısmı ile aynı satıra ve yazı alanının ortasına doğru yazılır. "Bilgi:" kısmı yoksa idare adları doğrudan "Dağıtım:" baģlığının altına yazılır (Örnek 19). 5

6 (3) Belge eklerinin dağıtım listesinde bulunan bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, "Ek konulmadı." ya da "Ek-... konulmadı." ifadesi yazılır (Örnek 19). (4) Dağıtımlı belgeler dağıtım listesinde belirtilen muhataplara gönderilir. Dağıtım listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada DAĞITIM LĠSTESĠ baģlığı altında gösterilir (Örnek 20). Paraf MADDE 20 (1) Fiziksel ortamda kullanılan paraf kiģinin adı ve soyadının ilk harflerinin el yazısı ile yazılmasıdır. Paraf, kaybolmayacak ve kâğıda iģlemesini sağlayacak mavi renk mürekkepli kalemle atılır. Paraf, belgenin sadece idarede kalacak nüshasında yer alır. Paraf zincirinde, belgenin en son sevk edildiği görevliden baģlamak üzere idare tarafından belirlenen en fazla 5 görevlinin adına yer verilir. Fiziksel ortamda üretilen belgelerde paraflar, iletiģim bilgileri bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır (Örnek 21). (2) Belgenin paraf bölümü sırasıyla; tarih, unvan, iki nokta iģareti :, ad, soyad ve paraftan oluģur. Paraflar, hiyerarģik kademeler dikkate alınarak en alt düzeyde olandan baģlayarak sıralanır. Belgeyi paraflayanın unvanı ve adı ilk harfi büyük diğerleri küçük ve soyadı büyük harflerle yazılır (Örnek 21). Unvanın uzun olması durumunda anlamlı kısaltma yapılabilir. (3) Elektronik ortamda üretilen belgelerde paraf güvenli elektronik imzayla atılır. Elektronik ortamda yapılan yazıģmalarda parafı alınacak personelin güvenli elektronik imzasının bulunmaması hâlinde ilgilinin parafı elektronik onay yoluyla alınır. Bu onaylar EBYS nin günlük (log) raporlarında kayıt altına alınır. Günlük raporlar, idarece yetkilendirilmiģ görevli tarafından düzenli olarak zaman damgasıyla damgalanmasının yanı sıra güvenli elektronik imzayla imzalanır ya da elektronik mühürle mühürlenir. Günlük raporlar saklama planları çerçevesinde imha edilebilir. Ancak günlük raporların saklama süresi iliģkili olduğu belgelerin saklama süresinden daha kısa olamaz. (4) Paraf zincirinde yer alan kiģi ya da kiģilerin belgenin tümüne ya da bir kısmına hukukî nedenlerle katılmamaları nedeniyle belgeyi paraflamak istememesi hâlinde fiziksel ortamda üretilen belgelerde paraf kısmına (X) iģareti (Örnek 22) konulur. Belgenin paraflanmak istenmemesi durumunda gerekçe fiziksel ortamda üretilen belgelerde KarĢı GörüĢ Belgesine (Örnek 13) yazılır ve bu belge imzalanarak üst yazının idarede kalacak nüshasıyla iliģkilendirilir. Elektronik ortamda üretilen belgelerde ise belge güvenli elektronik imzayla imzalanmaz ya da elektronik olarak onaylanmaz, gerekçe üst veride yer alan KarĢı GörüĢ bölümüne yazılır ve üst yazının idarede kalacak nüshasıyla iliģkilendirilir. (5) Paraf zincirinde yer alanlar belgeyi kendilerinden sonra gelen görevliye, son paraf sahibi ise belgeyi imzalayacak makama iletmekle yükümlüdür. (6) KarĢı görüģ yazanların belgede paraflarının bulunmaması belgenin hukukî nitelik kazanmasına engel değildir. Koordinasyon MADDE 21 (1) Ġdare içerisinde birden fazla birimin iģ birliği yaparak hazırladığı ve üst makamın oluruna sunduğu belgelerde, yazıyı hazırlayan birime ait paraf bölümünden sonra bir satır boģluk bırakılarak "Koordinasyon:" yazılır ve iģ birliğine dâhil olan ilgililerin unvanları, adları ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir (Örnek 23). ĠletiĢim bilgileri MADDE 22 (1) ĠletiĢim bilgileri, yazı alanının sınırları içerisinde kalacak Ģekilde sayfa sonuna; belgeyi gönderen idarenin adresi, posta kodu, belgegeçer numarası, e-posta adresi, internet adresi ve bilgi alınacak kiģinin telefon numarası varsa dâhili numarasını da içerecek Ģekilde yazılır. ĠletiĢim bilgileri paraflardan sonra yer alır ve çizgi ile ayrılır (Örnek 24). (2) Belgenin gönderildiği muhatabın, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmesi için baģvuracağı görevlinin adı ve soyadı kısaltma yapılmaksızın Bilgi için: baģlığı altında, unvanı ise adı ve soyadının altında yer alır. Gerekli görülmesi hâlinde birden fazla kiģinin adı ve soyadı ile telefon numarasına yer verilir (Örnek 24). Gizlilik dereceli belgeler MADDE 23 (1) Gizlilik dereceleri, GĠZLĠ ve HĠZMETE ÖZEL Ģeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre idarelerce belirlenir. a) Gizli: Ġzinsiz olarak açıklandığı takdirde millî güvenliği ve millî menfaatleri tehlikeye düģürecek olan belgeye verilen gizlilik derecesidir. b) Hizmete Özel: Hizmeti yürütmesi gerekenlerden baģkası tarafından bilinmesine ihtiyaç duyulmayan belgeye verilen gizlilik derecesidir. (2) Ġdareler, yabancı ülkelerle veya uluslararası kuruluģlarla yaptıkları yazıģmalarda veya bunlardan kaynaklanan iç yazıģmalarında farklı gizlilik dereceleri kullanabilir. (3) Gizlilik dereceli belgelerin kaydı diğer kayıtlardan ayrı tutulur ve bu belgeler kayıtlarıyla birlikte güvenli ortamda korunur. Fiziksel ortamda üretilen belge gizlilik derecesi taģıyorsa gizlilik derecesi belgenin 6

7 tüm sayfalarında yazı alanının ve iletiģim bilgileri çizgisinin sağ üstünde büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir (Örnek 25). (4) Gizlilik derecesi taģıyacak belge gerekli güvenlik tedbirleri alınarak üretilir. (5) Gizlilik dereceli belgelere en az aynı gizlilik derecesiyle cevap verilir ve gerektiğinde diğer makamlara da aynı gizlilik derecesiyle iletilir. (6) Üretilecek belgeler için belirlenen gizlilik dereceleri ancak daha üst makamlar tarafından değiģtirilebilir. (7) KĠġĠYE ÖZEL ibaresi bir gizlilik derecesi değildir. KĠġĠYE ÖZEL ibaresi, tarihli ve 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu kapsamında idareler tarafından verilen cevap yazıları gibi sadece muhatap Ģahsı ilgilendiren belgelerde kullanılır. KĠġĠYE ÖZEL ibaresi belgenin ilk sayfasında yazı alanının sağ üstünde büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Süreli belgeler MADDE 24 (1) Süreli resmî yazıģmalarda ĠVEDĠ ya da GÜNLÜDÜR ibaresine yer verilir. Günlüdür ibaresi taģıyan belgelere cevap verilmesi gereken süre ya da tarih metin içerisinde belirtilir. (2) Ġvedi ibaresi taģıyan belgeye derhâl ve süratle, günlüdür ibaresi taģıyan belgeye ise belirli bir sürede ya da belgede belirtilen tarihe kadar cevap verilir. (3) Fiziksel ortamda üretilen süreli belgelerde ĠVEDĠ ya da GÜNLÜDÜR ibaresi yazı alanının sağ üst köģesinde kırmızı renkli olarak belirtilir. Birden fazla sayfalı belgelerde ĠVEDĠ ya da GÜNLÜDÜR ibaresi sadece birinci sayfada belirtilir (Örnek 26). Süreli belgenin aynı zamanda gizlilik derecesi taģıması durumunda üstte gizlilik derecesine bir alt satırda ise ĠVEDĠ ya da GÜNLÜDÜR ibaresine yer verilir (Örnek 27). Sayfa numarası MADDE 25 (1) Birden fazla sayfa tutan belgelere sayfa numarası verilir. Sayfa numarası alt bilgi bölümünde ve sayfanın ortasında, toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek Ģekilde belirtilir (Örnek 9). Üstveri elemanları MADDE 26 (1) Güvenli elektronik imza kullanılarak üretilen belgeler ile elektronik ortamda idareler arasında paylaģılan belgeler veya resmî bilgiler için ilgili mevzuatta belirtilen standartlara uygun üstveri elemanları kullanılır. (2) Gerek görülmesi hâlinde, ilgili mevzuatta belirtilen üstveri elemanlarına ilave olarak üstveri elemanı kullanılır. (3) Belgenin muhataba gönderilecek üstveri elemanları belgenin idarede kalan üstveri elemanlarından farklılaģtırılabilir. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Belgenin Çoğaltılması, Gönderilmesi, Alınması ve Ġade Edilmesi Belgenin çoğaltılması MADDE 27 (1) Fiziksel ortamda üretilen ve gizlilik derecesi taģımayan bir belgeden örnek çıkartılması hâlinde, örneğin uygun bir yerine "ASLI GĠBĠDĠR" ibaresi konulur ve ad, soyad, unvan ve tarih belirtilmek suretiyle idarece yetkilendirilmiģ görevli tarafından imzalanarak kırmızı ya da mavi mühürle mühürlenir. ile mührün üst üste gelmemesine dikkat edilir. Bu durumda kimin, hangi tarihte, hangi belgeden örnek aldığına ve örneğin kime verildiğine dair kayıt tutulur. (2) Güvenli elektronik imzayla imzalanarak üretilmiģ bir belgeden çıktı alınmasına ihtiyaç duyulması hâlinde bu iģlem sadece idarece yetkilendirilmiģ görevli tarafından gerçekleģtirilir. Çıktının uygun bir yerine BELGENĠN ASLI ELEKTRONĠK ĠMZALIDIR ibaresi konulur. Bu Yönetmeliğin üçüncü bölümünde belirtilen unsurlara çıktı üzerinde yer verilememesi durumunda, çıktı üzerinde yer almayan unsurlara belgenin üstveri çıktısında yer verilir. Hem belge çıktısında hem de üstveri çıktısında sayı veya benzeri en az bir ibareye yer verilerek bu çıktıların birbiriyle iliģkilendirilmesi sağlanır. Söz konusu iliģkilendirmenin sağlanması amacıyla çıktılar üzerine herhangi bir ibarenin yazılması veya konulması durumunda yapılan ekleme idarece yetkilendirilmiģ görevli tarafından paraflanır. Çıktı, idarece yetkilendirilmiģ görevlinin adı, soyadı ve unvanı belirtilmek suretiyle görevli tarafından imzalanır ve kırmızı ya da mavi mühürle mühürlenir. ile mührün üst üste gelmemesine dikkat edilir. Bu durumda kimin, hangi tarihte, hangi belgeden örnek aldığına, örneği kime verdiğine veya gönderdiğine dair kayıt tutulur. Elektronik ortama aktarılan belgelerin aslının korunması MADDE 28 (1) Elektronik ortama aktarılan belgeler, değiģtirilmesinin önlenmesi amacıyla idarece yetkilendirilmiģ görevli tarafından güvenli elektronik imzayla imzalanır ya da elektronik mühürle mühürlenir. 7

8 Belgenin gönderilmesi MADDE 29 (1) Gizlilik derecesi taģımayan ve fiziksel ortamda gönderilen belgenin baģlık bilgisi, ihtiyaç duyulması hâlinde gönderen idarenin adres bilgisi, belgenin tarihi ve sayısı zarfın sol üst köģesine; muhatabın adı ve ihtiyaç duyulması hâlinde adres bilgisi zarfın ortasına yazılır. Varsa süre ve kiģiye özel bilgisi (GÜNLÜDÜR, ĠVEDĠ, KĠġĠYE ÖZEL), kiģiye özel bilgisi üstte olmak üzere, zarfın sağ üst köģesinde kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir (Örnek 29). (2) Belgenin hizmete özel gizlilik derecesi taģıması durumunda HĠZMETE ÖZEL ibaresi zarfın üst ve alt sağ köģesinde kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir. Varsa süre bilgisi (GÜNLÜDÜR, ĠVEDĠ), HĠZMETE ÖZEL ibaresi üstte olmak üzere, zarfın sadece sağ üst köģesinde kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir (Örnek 29). (3) GĠZLĠ gizlilik derecesi taģıyan belge çift zarf ile gönderilir. Belge iç zarfa konulur. Ġç zarfın en az iki kapanma yeri gizli gizlilik dereceli belge göndermeye yetkili görevli tarafından imzalanır ve saydam bant ile imzalar örtülecek Ģekilde iç zarf kapatılır. Belgenin baģlık bilgisi, ihtiyaç duyulması hâlinde gönderen idarenin adres bilgisi, belgenin tarihi ve sayısı iç zarfın sol üst köģesine; muhatabın adı ve ihtiyaç duyulması hâlinde adres bilgisi iç zarfın ortasına yazılır. GĠZLĠ ibaresi zarfın sağ üst ve alt köģesinde kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir. Varsa süre bilgisi (GÜNLÜDÜR, ĠVEDĠ), GĠZLĠ ibaresi üstte olmak üzere, iç zarfın sadece sağ üst köģesinde kırmızı renkli büyük harflerle belirtilir (Örnek 30). Ġç zarf ve Örnek 31'de gösterilen GĠZLĠ BELGE SENEDĠ iki suret düzenlenmek suretiyle dıģ zarfın içine konularak gizlilik derecesi taģımayan belgeler gibi kapatılır. Belgenin baģlık bilgisi, ihtiyaç duyulması hâlinde gönderen idarenin adres bilgisi, belgenin tarihi ve sayısı dıģ zarfın sol üst köģesine; muhatabın adı ve ihtiyaç duyulması hâlinde adres bilgisi dıģ zarfın ortasına yazılır. DıĢ zarfın üzerinde GĠZLĠ ibaresi bulunmaz, varsa süre bilgisi kırmızı renkli büyük harflerle zarfın sadece sağ üst köģesinde belirtilir (Örnek 30). (4) Fiziksel ortamda üretilen belgeler, belgenin ivedilik durumuna göre belgegeçer aracılığıyla da gönderilebilir. Belgegeçerle alınan yazılarda, gecikilmesinde sakınca bulunması hâlinde yazıda belirtilen hususlarda, belgenin doğruluğunun iletiģim araçlarıyla teyidi yapılarak iģlem tesis edilir. Belgegeçerle iletilen belgelerin aslının en geç üç iģ günü içinde postaya verilmesi ya da kuryeyle gönderilmesi zorunludur. Teyit için gönderilen belgelerin üzerine BELGEGEÇER TEYĠDĠDĠR ibaresi konulur. Belgegeçerle iletilen yazı ile teyit belgesinin aynı olması zorunludur. Farklı olması durumunda belge iade edilir ve belgegeçerle iletilen yazının aynısının gönderilmesi istenir. Süresi içinde belgegeçer teyidinin yapılmaması durumunda tesis edilen iģlem geri alınır ve ilgililer hakkında idari iģlem yapılması için konu gönderen idarenin üst yöneticisine iletilir. (5) Güvenli elektronik imzayla imzalanan belge elektronik ortamda muhataplara iletilir. Güvenli elektronik imzayla imzalandıktan sonra elektronik olarak iletilemeyen belge çıktı alınarak gönderilir. (6) Güvenli elektronik imzayla imzalanan belgeler veya dokümanlar veri depolama araçlarıyla da iletilebilir. Bu durumda gönderme ve alma iģlemine iliģkin kayıt tutulur. (7) Gizlilik dereceli belgelerin gerekli güvenlik tedbirleri alınarak fiziksel ortamda gönderilmesi esastır. Ancak gerekli güvenlik tedbirleri alınması Ģartıyla gizlilik dereceli belgeler güvenli elektronik imzayla imzalanarak elektronik ortamda da gönderilebilir. (8) Ġdareler arasında güvenli elektronik imzayla imzalanarak elektronik ortamda iletilen belgeler, gönderen idare tarafından elektronik mühürle mühürlenir. Ġdareler arasında güvenli elektronik imzalı belgelerin gönderilmesi ve alınması iģlemlerinin ilgili mevzuatla yetki verilmiģ üçüncü bir tarafça kayıt altına alınması esastır. Ancak idareler arasında yapılacak anlaģmalar çerçevesinde güvenli elektronik imzalı belgelerin gönderilmesi ve alınması iģlemleri yalnızca idarelerce de kayıt altına alınabilir. Belgenin alınması MADDE 30 (1) Ġdareye gönderilen belge, fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imzayla imzalanmıģ Ģekilde elektronik ortamda alınır. Gerekli görülmesi hâlinde güvenli elektronik imzayla gelen belge çıktı alınarak da iģleme konulur. (2) Ġdareler, fiziksel ortamda alınan belgeler için kullanacakları kaģede en az Örnek 32'de belirtilen unsurlara yer verirler. KaĢeler üst yazının ilk sayfasının arka yüzüne basılır. (3) Fiziksel ortamda alınan GĠZLĠ gizlilik dereceli belgelerde, dıģ zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan GĠZLĠ ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dıģ zarfın içerisinde yer alan GĠZLĠ BELGE SENEDĠ ni imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder. (4) Elektronik ortamda alınan belge, elektronik imza doğrulaması yapıldıktan sonra elektronik ortamda ilgili birimlere gönderilir. (5) Fiziksel ortamda kayıt altına alınan belgeler için birimler tarafından ya Belge Takip FiĢi (Örnek 33) düzenlenir ve gelen belgeye iliģtirilir ya da Belge Takip FiĢi kaģeye dönüģtürülerek üst yazının ilk sayfasının arka yüzüne basılır. 8

9 (6) KiĢiye Özel ibaresi taģıyan belgeler açılmadan ilgiliye teslim edilmek üzere alınır. KiĢiye Özel ibaresi taģıyan belge üzerinde ancak ilgili kiģi tasarruf hakkına sahiptir ve ilgilinin talebi olmadan kayda alınmaz. Belgenin iade edilmesi MADDE 31 (1) Ġdareye fiziksel ortamda muhatabı olmadığı bir belge gelmesi durumunda, belge gönderene iade edilir. Ancak, belgenin süreli ve asıl muhatabının açıkça bilinmesi durumunda belge gereği için ilgili muhataba, bilgi için de belgeyi gönderen idareye iletilir. Bu durumda belgenin aslı ilgili muhataba gönderilir ancak bir sureti alınarak muhafaza edilir. (2) Ġdareye güvenli elektronik imzayla imzalanarak elektronik ortamda gelen ve muhatabı olunmayan belge, belgeyi gönderene elektronik ortamda iade edilir. Bu durumda belgenin bir kopyası elektronik ortamda muhafaza edilir. BEġĠNCĠ BÖLÜM ÇeĢitli ve Son Hükümler Tekit yazısı MADDE 32 (1) Süreli olmayan belgelere en geç bir ay içinde, süreli belgelere ise belgede belirtilen süre içinde ya da belgede belirtilen tarihe kadar cevap verilmemesi durumunda muhataba tekit yazısı yazılabilir. (2) Ġkiden fazla tekit yazısı yazılmaz. Yazıda tekidin kaçıncı tekit olduğuna iliģkin bilgiye konu bölümünde yer verilir (Örnek 28). Ġkinci tekit yazısına da belgede belirtilen süre içinde ya da belgede belirtilen tarihe kadar cevap verilmemesi durumunda, ilgililer hakkında iģlem yapılması için konu gönderen tarafından muhatap idarenin ya da muhatap idarenin bağlı olduğu bakanlığın merkezî denetim birimine iletilebilir. Bu Yönetmeliğe uygun yazılmayan belgeler MADDE 33 (1) Bu Yönetmeliğe uygun yazılmayan belgelere verilecek cevabi yazılarda bu Yönetmeliğin ilgili maddeleri belirtilmek suretiyle muhatap uyarılır. Söz konusu durumun devam etmesi hâlinde, süreli belgeler hariç müteakip belgeler gerekçesi belirtilerek iade edilebilir. Ek düzenlemeler ve tedbirler MADDE 34 (1) Ġdareler bu Yönetmeliğe aykırı herhangi bir düzenleme yapamazlar. Ġdareler, yapacakları yazıģmalarda bu Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla ilave tedbirler alabilir. DeğiĢtirilen hükümler MADDE 35 (1) tarihli ve 2005/9986 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe konulan Mevzuat Hazırlama Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 19 uncu maddesinin üçüncü fıkrası aģağıdaki Ģekilde değiģtirilmiģtir. (3) Tarih; gün, ay ve yıl olarak rakamla ve aralarına nokta iģareti (.) konularak yazılır. Ay ve gün iki haneli, yıl ise dört haneli olarak düzenlenir (Örnek: , , ). Yürürlükten kaldırılan Yönetmelik MADDE 36 (1) tarihli ve 2004/8125 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe konulan Resmî YazıĢmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik yürürlükten kaldırılmıģtır. Elektronik altyapının kurulması GEÇĠCĠ MADDE 1 (1) Güvenli elektronik imzayla belge üretilmesi ve söz konusu belgelerin ilgili mevzuat gereğince yönetimini sağlayacak çalıģmalar , güvenli elektronik imzayla elektronik ortamda üretilen belgelerin kurumlar arası paylaģım çalıģmaları ise tarihine kadar tamamlanır tarihinden sonra, gizlilik derecesi taģıyan belgeler hariç doğal afet, teknik nedenler gibi zorunlu sebepler dıģında ıslak imzayla belge gönderilmez. (2) Ġdareler, kendilerine gönderilen belgelere iliģkin olarak gerçekleģtirdikleri iģlemlerin ve hizmet standartlarına göre iģlemlerin bitiģ süresinin gönderen tarafından elektronik ortamda izlenmesini mümkün kılacak çalıģmaları tarihine kadar tamamlar. Yürürlük MADDE 37 (1) Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 38 (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Bakanlar Kurulu yürütür. 9

10 ÖRNEK 1 BAġLIK ÖRNEKLERĠ Merkez TeĢkilatı Örneği: Bağlı KuruluĢ Örnekleri: Strateji GeliĢtirme BaĢkanlığı HAZĠNE MÜSTEġARLIĞI Kamu Finansmanı Genel Müdürlüğü GÜMRÜK MÜSTEġARLIĞI Ankara Gümrük ve Muhafaza BaĢmüdürlüğü Kayseri Gümrük Müdürlüğü Ġlgili KuruluĢ Örneği: ETĠ MADEN ĠġLETMELERĠ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Planlama ve Bilgi ĠĢlem Dairesi BaĢkanlığı ĠliĢkili Ġdare Örneği: REKABET KURUMU AraĢtırma Dairesi BaĢkanlığı Yerinden Yönetim Ġdaresi Örnekleri: KOCAELĠ BÜYÜKġEHĠR BELEDĠYE BAġKANLIĞI Yazı ĠĢleri ve Kararlar Dairesi BaĢkanlığı Meclis ġube Müdürlüğü DOKUZ EYLÜL ÜNĠVERSĠTESĠ ĠĢletme Fakültesi Dekanlığı ANKARA ÜNĠVERSĠTESĠ REKTÖRLÜĞÜ Ġdari ve Mali ĠĢler Dairesi BaĢkanlığı TaĢra TeĢkilatı Ġl Ġdaresi Örneği: TaĢra TeĢkilatı Ġlçe Ġdaresi Örneği: Bölge TeĢkilatı Ġdaresi Örneği: ANKARA VALĠLĠĞĠ Ġl Sağlık Müdürlüğü MAMAK KAYMAKAMLIĞI Ġlçe Millî Eğitim Müdürlüğü KARAYOLLARI GENEL MÜDÜRLÜĞÜ 4. Bölge Müdürlüğü Doğrudan Merkezî TeĢkilata Bağlı TaĢra TeĢkilatı Ġdaresi Örneği: GELĠR ĠDARESĠ BAġKANLIĞI Diyarbakır Vergi Dairesi BaĢkanlığı

11 ÖRNEK 2 SAYI ÖRNEĞĠ Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü Sayı : B.02.0.PPG / Konu :Personel Alımı HaberleĢme Kodu Standart Dosya Planı Kodu Belge Kayıt Numarası B PPG / 253 Yasama, Yürütme, Yargı Kodu Birim Evrak Bölümü Kayıt Numarası Genel Evrak Bölümü Kayıt Numarası Ġdare Kodu Standart Dosya Planı Kodu Alt Tali (ġube) Kodu Ġdare Dağılım Kodu Ayrıntılı Alt Birim Kodu Birim Kodu Alt Birim Kodu Birim Dağılım Kodu

12 ÖRNEK 3 MUHATAP ÖRNEKLERĠ Ġdareyi GeliĢtirme BaĢkanlığı Sayı : B.02.0.ĠGB Konu :Standart Maliyet Modeli Projesi 2-4 satır boģluk ĠÇĠġLERĠ BAKANLIĞINA Muhatap BaĢlığı Örnekleri: Alt birim olmadan örnekler: BAġBAKANLIĞA DEVLET BAKANI VE BAġBAKAN YARDIMCISINA (Sayın Ali BABACAN) DEVLET BAKANINA (Sayın Prof. Dr. Mehmet AYDIN) BĠLGĠ TEKNOLOJĠLERĠ VE ĠLETĠġĠM KURUMUNA SOSYAL GÜVENLĠK KURUMUNA SOSYAL HĠZMETLER VE ÇOCUK ESĠRGEME KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE TÜRKĠYE PETROLLERĠ ANONĠM ORTAKLIĞI GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE Alt birim örnekleri: BAġBAKANLIĞA (Strateji GeliĢtirme BaĢkanlığı) ĠÇĠġLERĠ BAKANLIĞINA (Mahallî Ġdareler Genel Müdürlüğü) ANKARA VALĠLĠĞĠNE (Ġl Millî Eğitim Müdürlüğü) ĠSTANBUL BÜYÜKġEHĠR BELEDĠYE BAġKANLIĞINA (Kültür ve Sosyal ĠĢler Daire BaĢkanlığı)

13 ÖRNEK 4 MUHATAP ÖRNEKLERĠ (ADRES-KĠġĠ) Muhatabın adresine yer verilmesi: TÜRKĠYE ODALAR VE BORSALAR BĠRLĠĞĠNE Dumlupınar Bulvarı Nu. : 252 EskiĢehir Yolu 9. Km ANKARA TÜRKĠYE SERBEST MUHASEBECĠ MALĠ MÜġAVĠRLER VE YEMĠNLĠ MALĠ MÜġAVĠRLER ODALARI BĠRLĠĞĠNE Gençlik Cad. Nu. :107 Anıttepe/ANKARA Muhatabın kiģi olması: Sayın Prof. Dr. Recep TOPARLI Türk Dil Kurumu BaĢkan DanıĢmanı

14 ÖRNEK 5 MUHATAP ÖRNEKLERĠ (DEVLET BAKANI YA DA BAKANLIĞIN BĠLGĠ SAHĠBĠ OLMASININ ĠSTENMESĠ DURUMUNDA) Devlet Bakanı Örnekleri: DEVLET BAKANI VE BAġBAKAN YARDIMCISINA (Sayın Bülent ARINÇ) (Vakıflar Genel Müdürlüğü) DEVLET BAKANINA (Sayın Selma Aliye KAVAF) (Sosyal Hizmetler ve Çocuk Esirgeme Kurumu Genel Müdürlüğü) ĠliĢkili KuruluĢ Örneği: ULAġTIRMA BAKANLIĞINA (Bilgi Teknolojileri ve ĠletiĢim Kurumu) Bağlı KuruluĢ Örneği: ÇALIġMA VE SOSYAL GÜVENLĠK BAKANLIĞINA (Sosyal Güvenlik Kurumu) Ġlgili KuruluĢ Örneği: ENERJĠ VE TABĠĠ KAYNAKLAR BAKANLIĞINA (Türkiye Petrolleri Anonim Ortaklığı Genel Müdürlüğü)

15 ÖRNEK 6 DAĞITIMLI BELGE ÖRNEĞĠ Ġdareyi GeliĢtirme BaĢkanlığı Sayı : B.02.0.ĠGB Konu : Bürokrasiyi Azaltma ÇalıĢmaları DAĞITIM YERLERĠNE Ġlgi : tarihli ve B.02.0.ĠGB sayılı yazı. Özer KONTOĞLU BaĢbakan Adına MüsteĢar Yardımcısı Ek: Ek-1 Ġlgi (a) Yazı Sureti (1 Sayfa) Ek-2 Değerlendirme Raporu (3 Sayfa) Dağıtım: ĠçiĢleri Bakanlığına Maliye Bakanlığına Kültür ve Turizm Bakanlığına BaĢbakanlık Uzmanı : Talat BAYRAKTAR (Paraf) BaĢkan : C. Mert ASLAN (Paraf) BaĢbakanlık Merkez Bina Bakanlıklar-ANKARA Telefon Nu. : (0 312) Belgegeçer Nu. : (0 312) e-posta: igb@basbakanlik.gov.tr internet adresi: Bilgi için: Talat BAYRAKTAR BaĢbakanlık Uzmanı

16 ÖRNEK 7 ĠLGĠ ÖRNEĞĠ Strateji GeliĢtirme BaĢkanlığı Sayı : B.02.0.SGB Konu : Emeklilik ( ) PERSONEL VE PRENSĠPLER GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE Ġlgi : a) ın.. tarihli dilekçesi. b) tarihli ve B.02.0.ĠGB sayılı yazı. c) tarihli ve B.05.0.PGM sayılı yazı. ç) tarihli ve B.02.0.SGB sayılı yazı. d) tarihli ve B.02.0.DĠB sayılı yazı. e) tarihli ve B.05.0.PGM sayılı yazı. f) tarihli ve B.02.0.ĠGB sayılı yazı. g) tarihli ve B.02.0.DĠB sayılı yazı. ğ) tarihli ve B.02.0.SGB sayılı yazı. h) tarihli ve B.02.0.SGB sayılı yazı.

17 ÖRNEK 8 Ġlgi olması durumunda metnin baģlangıç noktası METĠN ÖRNEĞĠ Strateji GeliĢtirme BaĢkanlığı Sayı : B.02.0.SGB Konu : Emeklilik (Vahit ÇAKMAK) PERSONEL VE PRENSĠPLER GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE Ġlgi : a) Vahit ÇAKMAK ın tarihsiz dilekçesi. b) Vahit ÇAKMAK ın tarihli dilekçesi. Ġlginin olmaması durumunda metnin baģlangıç noktası Strateji GeliĢtirme BaĢkanlığı Sayı : B.02.0.SGB Konu : Malî Yönetim Bilgi Sistemi MÜSTEġARLIK MAKAMINA

18 ÖRNEK 9 BELGE ÖRNEĞĠ (BĠRDEN FAZLA SAYFA) Strateji GeliĢtirme BaĢkanlığı Sayı : B.02.0.SGB Konu : Emeklilik (Vahit ÇAKMAK) PERSONEL VE PRENSĠPLER GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE Ġlgi : a) Vahit ÇAKMAK ın tarihsiz dilekçesi. b) Vahit ÇAKMAK ın tarihli dilekçesi. BaĢbakanlık Merkez Bina Bakanlıklar-ANKARA Telefon Nu. : (0 312) /1135 Belgegeçer Nu. : (0 312) e-posta: sgb@basbakanlik.gov.tr internet adresi: 1/3 Bilgi için: Orhan TORUN ġube Müdürü

19 ÖRNEK 9 BELGE ÖRNEĞĠ (BĠRDEN FAZLA SAYFA) Strateji GeliĢtirme BaĢkanlığı.. BaĢbakanlık Merkez Bina Bakanlıklar-ANKARA Telefon Nu. : (0 312) /1135 Belgegeçer Nu. : (0 312) e-posta: sgb@basbakanlik.gov.tr internet adresi: 2/3 Bilgi için: Orhan TORUN ġube Müdürü

20 ÖRNEK 9 BELGE ÖRNEĞĠ (BĠRDEN FAZLA SAYFA) Strateji GeliĢtirme BaĢkanlığı satır boģluk Muhsin SEZGĠ BaĢkan Ek: Ġlgi Dilekçe (2 Sayfa) Dağıtım: ĠçiĢleri Bakanlığına Maliye Bakanlığına BaĢbakanlık Merkez Bina Bakanlıklar-ANKARA Telefon Nu. : (0 312) /1135 Belgegeçer Nu. : (0 312) e-posta: sgb@basbakanlik.gov.tr internet adresi: Bilgi için: Orhan TORUN ġube Müdürü 3/3

21 ÖRNEK 10 ĠMZA ÖRNEKLERĠ BaĢbakan Adına MüsteĢar Bakan Adına MüsteĢar MüsteĢar Adına Genel Müdür Vali Adına Vali Yardımcısı Belediye BaĢkanı Adına Belediye BaĢkan Yardımcısı Rektör Adına Rektör Yardımcısı BaĢbakan Vekili Bakan Vekili MüsteĢar Vekili Vali Vekili Belediye BaĢkanı Vekili Rektör Vekili

22 ÖRNEK 11 ĠMZA ÖRNEĞĠ (BĠRDEN FAZLA YETKĠLĠ) Genel Müdür Genel Müdür Yardımcısı Daire BaĢkanı

23 ÖRNEK 12 ATAMA KARARNAMELERĠ ÖRNEKLERĠ Örnek 9/A CUMHURBAġKANI BaĢbakan Örnek 9/B CUMHURBAġKANI BaĢbakan Devlet Bakanı ve BaĢbakan Yardımcısı Örnek 9/C CUMHURBAġKANI BaĢbakan Devlet Bakanı Örnek 9/D CUMHURBAġKANI BaĢbakan DıĢiĢleri Bakanı

24 ÖRNEK 13 KARġI GÖRÜġ BELGESĠ Tarih Unvan

25 ÖRNEK 14 OLUR ÖRNEĞĠ Strateji GeliĢtirme BaĢkanlığı Sayı : B.02.0.SGB Konu : Ön Malî Kontrol Yetkisi BAġKANLIK MAKAMINA Ġlgi : tarihli ve B.02.0.SGB sayılı BaĢkanlık Oluru. Melik ÖZSÖZ Daire BaĢkanı OLUR Muhsin SEZGĠ BaĢbakanlık Merkez Bina Bakanlıklar-ANKARA Telefon Nu. : (0 312) /1155 Belgegeçer Nu. : (0 312) e-posta: sgb@basbakanlik.gov.tr internet adresi: Bilgi için: Ġbrahim AKDENĠZ BaĢbakanlık Uzmanı

26 ÖRNEK 15 OLUR ÖRNEĞĠ (ARA KADEME) Strateji GeliĢtirme BaĢkanlığı Sayı : B.02.0.SGB Konu : Malî Yönetim Bilgi Sistemi MÜSTEġARLIK MAKAMINA BaĢkan Ek: Ġlgili Rapor (44 Sayfa) Uygun görüģle arz ederim. MüsteĢar Yardımcısı OLUR MüsteĢar BaĢbakanlık Merkez Bina Bakanlıklar-ANKARA Telefon Nu. : (0 312) /1041 Belgegeçer Nu. : (0 312) e-posta: sgb@basbakanlik.gov.tr internet adresi: Bilgi için: Mirac GÜLÇĠÇEK BaĢbakanlık Uzmanı

27 ÖRNEK 16 OLUR ÖRNEĞĠ (BAġBAKAN/BAKAN) Strateji GeliĢtirme BaĢkanlığı Sayı : B.02.0.SGB Konu : Ġnceleme Raporu MAKAMINA BaĢkan Ek: Ġlgili Rapor (2 Sayfa) Uygun görüģle arz ederim. MüsteĢar OLUR BAġBAKAN BaĢbakanlık Uzmanı : Mirac GÜLÇĠÇEK (Paraf) Daire BaĢkanı : Melik ÖZSÖZ (Paraf) MüsteĢar Yardımcısı : Ruhi ÖZBĠLGĠÇ (Paraf) BaĢbakanlık Merkez Bina Bakanlıklar-ANKARA Telefon Nu. : (0 312) /1041 Belgegeçer Nu. : (0 312) e-posta: sgb@basbakanlik.gov.tr internet adresi: Bilgi için: Mirac GÜLÇĠÇEK BaĢbakanlık Uzmanı

28 ÖRNEK 17 EK ÖRNEKLERĠ Bir Ek Örneği: BaĢbakan Adına MüsteĢar Yardımcısı Ek: Ġlgi (b) Yazı Sureti (3 Sayfa) Birden Fazla Ek Örneği: BaĢbakan Adına MüsteĢar Yardımcısı Ek: Ek-1 Ġlgi (b) Yazı Sureti (3 Sayfa) ve Eki (1 Adet CD) Ek-2 Yönetmelik (2 Sayfa) Ek-3 CD (1 Adet)

29 ÖRNEK 18 EK LĠSTESĠ ÖRNEĞĠ Strateji GeliĢtirme BaĢkanlığı Sayı : B.02.0.SGB Konu : Elektronik Belge Yönetim Sisteminin Hizmete Alınması MALĠYE BAKANLIĞINA (Muhasebat Genel Müdürlüğü) Ġlgi : a) tarihli ve B.02.0.SGB sayılı yazı. b) tarihli ve B.02.0.SGB sayılı yazı. c) tarihli ve B.02.0.SGB sayılı yazı. Ek: Ek Listesi (1 Sayfa) Muhsin SEZGĠ BaĢkan BaĢbakanlık Uzmanı : Mirac GÜLÇĠÇEK (Paraf) Daire BaĢkanı : Melik ÖZSÖZ (Paraf) BaĢbakanlık Merkez Bina Bakanlıklar-ANKARA Telefon Nu. : (0 312) Belgegeçer Nu. : (0 312) e-posta: igb@basbakanlik.gov.tr internet adresi: Bilgi için: Talat BAYRAKTAR BaĢbakanlık Uzmanı

30 ÖRNEK 18 EK LĠSTESĠ ÖRNEĞĠ EK LĠSTESĠ Ek-1 Ġlgi (a) Yazı Sureti (1 Sayfa) Ek-2 Ġlgi (b) Yazı Sureti (1 Sayfa) Ek-3 Ġlgi (c) Yazı Sureti (1 Sayfa)

31 ÖRNEK 19 DAĞITIM ÖRNEKLERĠ Ek ve dağıtım baģlığının birlikte olması durumu: BaĢbakan Adına MüsteĢar Yardımcısı Ek: Ġlgi (a) Yazı Sureti (1 Sayfa) Dağıtım: SayıĢtay BaĢkanlığına Maliye Bakanlığına Yalnızca dağıtım baģlığının olması durumu: BaĢbakan Adına MüsteĢar Yardımcısı Dağıtım: SayıĢtay BaĢkanlığına Millî Savunma Bakanlığına DıĢiĢleri Bakanlığına Maliye Bakanlığına Dağıtım (Gereği-Bilgi): BaĢbakan Adına MüsteĢar Yardımcısı Ek: Ġlgi (a) Yazı Sureti (1 Sayfa) Dağıtım: Gereği: SayıĢtay BaĢkanlığına Maliye Bakanlığına Bilgi: CumhurbaĢkanlığı Genel Sekreterliğine Dağıtım (Ek konulmadı): BaĢbakan Adına MüsteĢar Yardımcısı Dağıtım: SayıĢtay BaĢkanlığına (Ek-1 konulmadı.) Millî Savunma Bakanlığına (Ekler konulmadı.) DıĢiĢleri Bakanlığına (Ek-2 konulmadı.) Maliye Bakanlığına