T.C. ANTALYA KEPEZ BELEDİYESİ MECLİS KARARI. Belediye Başkanı : Av. Hakan TÜTÜNCÜ Divan Katibi : Hüseyin EMÜR Divan Katibi : Elif Derya CANBULUT

Transkript

1 1 T.C. ANTALYA KEPEZ BELEDİYESİ MECLİS KARARI Belediye Başkanı : Av. Hakan TÜTÜNCÜ Divan Katibi : Hüseyin EMÜR Divan Katibi : Elif Derya CANBULUT Karar Tarihi Karar No 133 Özü: Yazı İşleri Müdürlüğü nün Kuruluş Görev ve Çalışma Esaslar Hakkında Yönetmeliğin uygun bulunduğuna oy birliği ile karar verildiği hk. Meclisin 17. dönem 2010 yılı 10. toplantısı olan Pazartesi günü saat de yaptığı Ağustos ayı olağan toplantısı 1. birleşiminde alınan sayılı kararıdır. K A R A R : Gündemin 2. Maddesinde yer alan İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü nün; Belediye Meclisimizin 05/07/2010 tarih ve 113 nolu kararı ile görüşülmek üzere Plan ve Bütçe Komisyonuna havale edilen; Yazı İşleri Müdürlüğü nün Kuruluş, Görev ve Çalışma Esasları Yönetmeliği ile ilgili Komisyon Raporu tamamlanarak yazımız ekinde sunulmuştur, Meclisimizce görüşülerek karara bağlanması hususunu bilgilerinize arz ederim. Deyimli gün ve 712 sayılı yazısı okundu. ANTALYA KEPEZ BELEDİYESİ PLAN VE BÜTÇE KOMİSYON RAPORU Karar Tarihi : Karar No : 2010/39 Gündem : 05/07/ Nolu Meclis Kararının Görüşülmesi Belediye Meclisimizin 05/07/2010 tarihli toplantısında Gündemin 6. maddesinde yer alan, Antalya Kepez Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü Çalışma, Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik konusu yine Belediye Meclisinin 113 sayılı kararı ile görüşülmek üzere Plan ve Bütçe Komisyonuna havale edilmiş bulunmaktadır. Komisyonumuz havale edilmiş bulunan gündem maddesini incelemek üzere; tarihinde Belediyemiz Plan ve Bütçe Komisyonu toplantı salonunda üyelerin tamamının katılımı ile toplanmış ve yaptığımız incelemede Yazı İşleri Müdürlüğü Kuruluş, Görev ve Çalışma Esaslarını Belirleyen Yönetmelik uygun bulunarak Belediye Meclisine sunulmasına oy birliği ile karar verildi. Aydın AÇAN Dilaver TANIK E.Derya CANBULUT Bütçe Kom. Bşk. Başkan Vekili Sözcü (İmza) (İmza) (İmza) Erdoğan YARBAŞ Hasan AYDOĞAN a Üye Üye (İmza) (İmza) Ait deyimli komisyon raporu okundu. T.C. ANTALYA KEPEZ BELEDİYE BAŞKANLIĞI YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ ÇALIŞMA, USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK BİRİNCİ BÖLÜM

2 2 Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1 - (1) Bu Yönetmelik, Antalya Kepez Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü nün Kuruluş, Görev, Yetki ve Sorumlulukları ile Çalışma Usul ve Esaslarını düzenler. Kapsam MADDE 2 - (1) Bu Yönetmelik, Antalya Kepez Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğünün görevleri ile müdürlükte çalışan Müdür, Memur, sürekli işçilerin görev yetki ve sorumluluklarını kapsar. Dayanak MADDE 3 - (1) Bu Yönetmelik, tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe giren 5393 sayılı Belediye Kanunu ile Kanunun 48 ve 49. Maddelerini ve Tarih ve Sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Tarih ve 2005/9809 Sayılı Bakanlar Kurulu Kararında yer alan Belediye Ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar ı hakkındaki Yönetmelik hükümlerine göre hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4 - (1) Bu Yönetmelikte geçen; (a) Bakanlık : İçişleri Bakanlığı (b) Belediye : Antalya Kepez Belediyesi (c) Başkanlık : Belediye Başkanlığı nı (d) Başkan : Belediye Başkanı (e) Başkan Yardımcısı : Belediye Başkan Yardımcısını (f) Meclis : Antalya Kepez Belediye Meclisi ni (g) Encümen : Antalya Kepez Belediye Encümeni ni (h) Komisyon : Antalya Kepez Belediye Meclisi İhtisas Komisyonluklarını (ı) Yönetmelik : Yazı İşleri Müdürlüğü Çalışma, Usul ve Esaslar Hak. Yönetmeliği İKİNCİ BÖLÜM Teşkilat, Yönetim, Bağlılık Teşkilat MADDE 5 - (1) Yazı İşleri Müdürlüğünde; a) Müdür b) Memur c) İşçi olarak toplam 13 personel görev yapmaktadır tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe giren 5393 sayılı Belediye Kanunu nun 48 inci maddesinde belirtilen müdürlüklerindendir. Yönetim MADDE 6- (1) Müdürlüğümüz her kademedeki üst yöneticiye karşı sorumludur. Bağlılık MADDE 7- (1) Müdürlüğümüze bağlı birimler Müdür e, Müdür ise her kademedeki üst yöneticiye bağlıdır. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Müdürlüğün Tanımı ve Görevleri Müdürlüğün Tanımı MADDE 8- (1) Müdürlüğümüz Kuruma gelen her türlü resmi evrakı inceleyip, kaydederek ilgili birimlere ulaştıran, Belediye Meclis ve Encümen Toplantılarını düzenleyen, Müdürlüğe bağlı Evlendirme Memurluğunun nikâh iş ve işlemlerini yapan Müdürlüklerdendir. Müdürlüğün Görevleri MADDE 9 (1) Müdürlüğün Belediye Meclisi İle İlgili görevleri şunlardır: Belediye Meclisinde alınan tüm kararlar için yasada gösterilen şekil ve süre içinde gerekli işlemler yapılır.

3 3 a) 5393 Sayılı Belediye Kanunu, 5747 Sayılı Kanun 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu, 5018 Sayılı Kanun, 3194 Sayılı İmar Kanunu, Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliği, 5490 Sayılı Nüfus Hizmetleri Kanunu, 4721 Sayılı Türk Medeni Kanunu, konularına göre tüm mevzuatlar kapsamında müdürlüğün iş ve işlemleri yürütülür. b) Belediye Meclisinin olağan toplantı günleri yasada belirtildiği şekilde hazırlanır. Duyuru, çağrı davetiyeleri meclis üyelerinin adreslerine gönderilir ve imza karşılığında verilir. Meclis toplantı yeri ve saati ile gündemi bildiren Başkanlık oluru mutad usullerle ilan edilir. c) Meclis toplantı gündemi hazırlanırken; Başkanlık yazıları gündemin ilk maddelerini oluşturur. Meclisin toplanmasına dair usuller kanunda belirtilen usul ve esaslara göre yapılır. d) İlgili birimlerin önerileri; yasa, tüzük, yönetmelik esaslarına uygun olmalıdır. Uygun olmayan istemler için Hukuk İşleri Müdürlüğünün görüşü alınır. Öneri, içeriği yönünden birkaç müdürlüğü ilgilendiriyorsa ilgili müdürlüklerin de görüşü alınır. En uygun biçimde ve tamamlanmış olarak Meclise sunulur. e) Belediye yasası ve özel yasalara göre Meclise gönderilecek evrakların yasadaki şartlara uygun olarak belirtilmiş sürede sonuçlandırılması için gerekli özen gösterilir. f) Mecliste görüşülmesi gereken konular önce istemi yapan müdürlüğün bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısının incelenmesine, daha sonra Başkanlığa sunulur. Başkanın havalesi ile Yazı İşleri Müdürlüğüne gönderilen evrak, yine Başkanın onayı ile Meclis gündemine alınır. g) Meclise gönderilecek yazılar, Meclis Başkanlığı adına yazılı başkanlık yazısı ile Meclise sunulur. h) Belediye Meclisi İhtisas komisyonlarının çalışmalarında görevli bulunmak üzere, Yazı İşleri Müdürlüğünce ihtisas komisyonlarında yeterince raportör görevlendirilir. i) Meclis üyelerince, olağan toplantıda verilen önergelerin ilgili birimlerince verilen cevabı yine Belediye Başkanı veya görevlendireceği yardımcıları tarafından, Meclisin toplantı süresi içerisinde önerge sahiplerine ilgili bilgiyi iletir. j) Meclis çalışmaları ve müzakerelerini içeren tutanaklar Yazı İşleri Müdürlüğünün dosyalarında saklanır. Ayrıca yıl içinde bütçede ödenek bulunduğu takdirde tutanak kitap haline getirilmesi gereklidir. k) Meclis üyelerinin Meclis toplantılarına gelip gelmediklerini belirtmek amacı ile her oturum için yoklama yapılır. Bu durum Meclis Başkanı ile vekillerince kontrol edilir. l) Birimlerce önerilen konuların; yasa, tüzük, yönetmelik gibi ilgili mevzuatlara göre uygunluğu incelenir. m) Olağan ve olağanüstü meclis çalışmalarının düzenlenmesi. n) Toplantı gündeminin hazırlanması. o) Gündemin Meclis Üyelerine, İlçe Kaymakamlığına ve Müdürlüklere gönderme işlemleri. p) Meclis Gündeminin işlemleri ile ilgili Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğüne, Zabıta Müdürlüğüne ve Gelir Servisine ilan yapılmak üzere gönderilir. q) Meclis toplantılarının bant kaydına alınma işlemleri. r) Bant çözümlerinin yapılması. s) Meclis kararlarının Kaymakamlık Makamına onay işlemlerini yaptırılmasını yaptırmak üzere gönderir ve sonuçlandırır. t) Meclise konusu giren müdürlüklere meclis kararlarının Kaymakamlıkça onaylanan nüshalarından bir suret İlgili birimlere bir üst yazı ile gönderilir. u) Her Meclis toplantısına ait tutanak ve karar asıllarının arşivlenmesi işlemlerin yapılmasını sağlamak. v) Meclis toplantılarının ses bantlarına kayıt işlemlerinin yapılması ve ses bantlarından oluşan arşivin oluşturulması ve saklanması işleri. MADDE 10 (1) Belediye Encümeni İle İlgili görevleri şunlardır: a) Encümene Belediye Başkanı Başkanlık eder. b) Belediye Başkanının katılmadığı toplantılarda Belediye Başkanının görevlendireceği başkan yardımcısı, meclis üyesi veya encümen üyesi başkanlık eder. c) Başkan tarafından havale edilen evraklar bir hafta içerisinde Encümende görüşülmesini

4 4 sağlamak. d) Encümen toplantısında, gündem maddelerini oluşturan konuları okumak. e) Encümene gönderilen evrak, yapılmış iş bölümüne göre görevli raportöre havale edilir. f) Encümende görüşülen konularını, encümen defterine kaydını almak ve karar sonucunu açıklamalı yazmak. g) Encümene gönderilecek yazılarda silinti, kazıntı olmaması asıldır. h) Encümen gündemi; Yazı İşleri Müdürlüğünün gözetimi altında raportör tarafından hazırlanır. Hazırlanan gündem çoğaltılarak Encümen üyelerine dağıtılır. i) Gündeme alınacak konular, gündeme açık ve öz olarak yazılır. j) Gündeme alınan konular, gündemdeki sırasına göre Encümen Karar defterine kaydedilir. k) Encümen kararına katılmayan üyeler, katılmayış nedenlerini yazılı olarak Raportöre verirler. Karara katılmayış nedenleri karar metnine ve karar defterine aynen yazılır ve üyelerce imzalanır. l) Usul ve esas yönünden eksik bir evrak Encümende görüşülmesi için Yazı İşleri Müdürlüğüne gönderilmişse, eksikler tamamlanmak üzere veya iade edilmek üzere evrak yine gerekçeli Encümen kararı ile ilgili birime gönderilir. m) Encümende verilen kararlar anında Encümen karar defterine yazılır. n) Encümen kararlarını gereği için ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak. o) Encümende verilen kararlar, raportör tarafından metin haline getirilir ve karar metni Encümen Başkanı, Üyeler ve Raportör tarafından imzalanır. p) Encümen, önceden belirtildiği gün ve saatte toplanır. Çoğunluk olmaması durumunda toplanamaz veya çoğunlukla bir karar oluşturamazsa, durum encümen karar defterine yazılır. Encümen Başkanı, Üyeler ve Raportör tarafından imzalanır. q) Her Encümen kararının aslı ve bir nüshasını Yazı İşleri Müdürlüğü bünyesinde düzenli bir şekilde dosyalanması ve arşivinde saklamasını sağlamak. r) Encümen toplantılarına katılmayan üyeler için Encümen Başkanınca karar defterindeki ilgili yere (bulunmadı) raporlu, görevli veya (izinli) yazılır ve imzalanır. s) Encümence alınacak prensip kararları, karar defterine prensip kararı olduğu açıkça belirtilerek aynen yazılır. Prensip kararının birer nüshası dosya halinde devamlı olarak Encümende bulundurulur. ş) Resmi Kurum ve Kuruluşlardan, Kurumumuza gelen tüm yazıların, ilgili Amirlerin incelemesinden ve havalesinden sonra bilgisayara kaydedilip evrak kayıt ve sayısı ile tarihi verildikten sonra Genel Evrak Kayıt defterine kaydının yapılarak ilgili müdürlüklere ilgili memurum adı, soyadı, gerekiyorsa ünvanı alındıktan sonra imza karşılığı teslim edilmesini sağlamak. t) Özel, Kişiye Özel ve Günlü yazıların üzerlerine kaşeleri basılıp bilgilendirilmesi işleminin yapılmasının sağlanması. u) Posta ile teslim edilmesi gerekli gönderilerin posta zimmet defterine kaydederek yeterince pul yapıştırıldıktan sonra P.T.T.ye zimmet karşılığı verilmesinin sağlanması v) Belediyemizin çeşitli birimlerinden gelen asgari 5, azami 10 yılını doldurmuş evrak ve dosyaları bir sisteme bağlamak, çıkarılacak olan dosya fihristlerine göre dökümünü yaparak arşivleyip arşivde muhafazasının sağlayıp, yıllık gelen giden evrak çıktısını bilgisayardan alarak dosyalanmasını sağlamak. w) İçişleri Bakanlığı kontrolörleri tarafından Belediyemiz Genel İş ve Yürütümü ile ilgili tenkit ve tavsiye olunan teftiş raporunun İçişleri Bakanlığı Başkontrolörleri ve kontrolörleri tarafından Yazı İşleri Müdürlüğüne tebliğ edilir. Yazı İşleri Müdürlüğü ise denetim raporunun ciltlenmiş bir kopyasını Belediye Başkanlığı adına Kaymakamlık Makamına zimmet ve imza karşılığı tebliğ eder. Tebliğ edilen denetim raporu Yazı İşleri Müdürünün gözetim ve denetiminde hazırlanarak konusuna göre müdürlüklere bir resmi üst yazı ile gönderir, ilgili müdürlüklerden gelen birimleri ile ilgili cevabi raporların Yazı İşleri Müdürlüğünde toplanıp müdüriyet marifetiyle hazırlanmasından sonra İçişleri Bakanlığına sunulmak üzere bir resmi üst yazı ile posta yoluyla gönderilir. Konu ile ilgili cevabi raporun aslına uygun bir sureti de İlçe Kaymakamlığına zimmet ve imza karşılığı teslim edilmesini sağlanır ve sonuçlandırılır.

5 5 x) Belediye Başkanı tarafından verilen hizmetleri yapmak, bunlara ait yazışmaları yürütmek, dosyaları düzenlemek ve muhafaza edilmesini sağlamak y) Belediye Başkanının emirlerini ilgili birimlere ve yerlere iletmek, sonuçlarının izlenmesini sağlamak. z) Posta ile gönderilen gönderilere ait pullarının temin edilmesi ile ilgili avans almak suretiyle alınmasını, harcamaların sonunda Mali Hizmetler Müdürlüğünce mahsubun yapılmasını sağlamak. MADDE 11 (1) Evrak Kayıt Bürosunun Görev, Yetki Ve Sorumlulukları a) Kuruma gelen evrakların kayıt edilmesi ve havalesi yapılmasını sağladıktan sonra zimmet karşılığı ilgili müdürlüklere iletilmesini, sağlamak. b) Evrakların tam olarak ilgili müdürlüklere imza karşılığı zimmet defteri ile gönderilmesini sağlayıp, tam olarak zimmet karşılığı verilmesinden sonra kaybolan evraktan sorumlu değildir. c) Giden evrakları zimmete kayıt ettirerek ulaşacağı kurum ve kuruluşlara titizlikle teslim ettirmek. d) Posta ile gönderilecek evrakların işlemlerini yaparak kısa sürede P.T.T.ye göndermek. e) Resmi posta pullarının miktar olarak harcamalarını takip etmek ve bununla ilgili hesabı tutarak avansı kapatmak. f) Kayıp olan evrak ve dosyalardan sorumludur. g) Başkanlıktan gönderilecek telgrafları zaman kaybetmeden ve mesai saati gözetmeden anında gönderilmesini sağlamak ve telgraflarla ilgili avansı takip edip kapamak. h) Kayıp olan evraklardan sorumludur. i) Arşive teslim edilen evrakları tarih ve fihristlerine göre dosyalayarak yerlerine yerleştirmek. j) Arşivden istenen evrak veya dosyaları zimmet karşılığı vermek ve takibini yaparak kayıp olmamasını sağlayarak işlemleri bitenleri yerlerine koymak. k) Arşivdeki evrakların, süresini tamamlayanların 6696 sayılı kanun ve buna ait Nizamname, Yönetmelik, Genelge ve Encümen kararları doğrultusunda muhafaza etmek veya imha edilecekleri bir heyet marifetiyle yapmak. l) Arşivde her evrak ve dosyaların korunması, muhafazası ve temiz tutulmasını sağlamak. m) Çalışma yılının sonunda Kuruma giren evrakın toplam sayısını içeren bilgisayar çıktısının hazırlanmasını ve dosyalanmasını sağlamak. n) Müdür tarafından verilen bölümün ile ilgili vereceği görevleri yapılmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak. MADDE 12 (1) Bimer Bürosunun Görev, Yetki Ve Sorumlulukları şunlardır. a) 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ile 3071 sayılı Dilekçe Hakkı Kanunu kapsamında iş ve işlemlerinin yapılmasını sağlar ve takip eder. b) Kuruma gelen şahsi dilekçelerin kayıt edilmesi ve havalesinin yapılmasını sağladıktan sonra zimmet karşılığı ilgili müdürlüklere iletilmesini, sağlamak. c) Dilekçelerin Bilgi Edinme Kanununa göre 15 gün yasal cevaplama süresi sonuna kadar dilekçe sahibine cevabının yazılıp, yazılmadığını takip, kontrolünün yapılmasını sağlamak. d) Bilgi Edinme Kanununa göre rapor isteyen üst kamu kuruluşlarına cevabi yazılarını yazılmasını sağlamak e) Evrakların tam olarak ilgili müdürlüklere imza karşılığı zimmet defteri ile gönderilmesini sağlayıp, tam olarak zimmet karşılığı verilmesinden sonra kaybolan evraktan sorumlu değildir. f) Büroda Kayıp olan evrak ve dosyalardan sorumludur. g) Başkanlıktan gönderilecek telgrafları zaman kaybetmeden ve mesai saati gözetmeden anında gönderilmesini sağlamak ve telgraflarla ilgili avansı takip edip kapamak. h) Kayıp olan evraklardan sorumludur. i) Arşive teslim edilen evrakları tarih ve fihristlerine göre dosyalayarak yerlerine yerleştirmek. j) Arşivden istenen evrak veya dosyaları zimmet karşılığı vermek ve takibini yaparak kayıp olmamasını sağlayarak işlemleri bitenleri yerlerine koymak. k) Arşivdeki evrakların, süresini tamamlayanların 3473 Sayılı Kanun, Yönetmelik, Genelge ve Encümen kararları doğrultusunda muhafaza edilmesini, saklanmasına lüzum görülmeyen

6 6 kanuni bekleme süresini doldurmuş evrakların 3473 Sayılı Arşiv Hizmetleri Kanununa göre kurulacak olan bir heyet marifetiyle gerekli işlemleri yapılmasını ve takip edilmesini sağlar. l) Arşivde her evrak ve dosyaların korunması, muhafazası ve temiz tutulmasını sağlamak. m) Çalışma yılının sonunda Kuruma giren evrakın toplam sayısını içeren bilgisayar çıktısının hazırlanmasını ve dosyalanmasını sağlamak. n) Müdür tarafından verilen bölümün ile ilgili vereceği görevleri yapılmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak. MADDE 13 (1) Evlendirme Memurluğu Görev, Yetki Ve Sorumlulukları şunlardır. a) Evlendirme Memurluğu için ayrı bir yönetmelik düzenlenmiştir. b) 17/02/1926 Tarih ve 743 Sayılı Kanun, 05/07/1939 tarih ve 3686 sayılı Kanun 05/05/1972 tarih ve 1587 sayılı kanun, tarih ve 81/190/ /790 sayılı bakanlar kurulu kararı ile 07/11/1985 tarih ve tarihli Resmi Gazete yayımlanan 15/11/1984 tarih ve 3080 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı hükümlerine göre iş ve işlemlerini yürütür ve sonuçlandırır. c) Yönetmelikteki yasa ve hükümler uygulanır. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları Görevleri MADDE 14 - (1) Müdürün görevleri şunlardır: a) Bu yönetmelikte bildirilen müdürlük hizmetlerinin zamanında verilmesi ve düzenli şekilde yürütülmesinin sağlanması takip ve kontrol ederek sonuçlandırılmasını sağlar. b) Başkanlıktan gerek Meclise gerekse Encümene gönderilen evrakın kanun, tüzük, yönetmelik, emir ve kararlar ışığında işlem görmesinin sağlanmasını kontrol ve takibinin yapılmasını sağlar. c) Yazı İşleri Müdürlüğü zimmetinde bulunan ses kayıt cihazları, bilgisayar, saklanması zorunlu kayıt bantlarının saklanması, korunması, meclis toplantılarında kullanıma hazır hale getirilmesi Müdürlüğün asli görevleri arasındadır. Bunun dışındaki demirbaş kayıtlarındaki malzemeler görevlilere zimmet karşılığı Müdür tarafından teslim edilir. d) Meclis toplantı gündemini Kurumun mülki amirinin isteklerine göre hazırlamak ve imzasına sunmak. İmzalı gündemin zamanında meclis üyelerine dağıtılmasının sağlayarak kontrol, takip ve sonuçlandırılmasını sağlar. e) Raportörler arasında görev bölümü yapmak. İzin, hastalık ve gecikme gibi nedenlerle ayrılan raportörün görevli olduğu Meclis, Encümen veya ihtisas komisyonunun boş kalmaması için gerekli önlemlerinin alınmasının sağlar. f) Başkanlıktan Encümene gönderilen evrakın zamanında ve eksiksiz olarak ilgili raportörlerin eline geçmesinin sağlar. g) Meclis ve Encümene gönderilecek dosyaları inceleyerek, usül eve esas yönünden noksanlarını ilgili müdürlüğe tamamlattırmak, gerekirse Hukuk İşleri Müdürlüğünün de görüşünün alınmasının sağlar. h) Çalışma verimini arttırmak amacıyla, kanunları genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları satın almak, abone olmak, ilgililerin yararlanmasını sağlayıcı önlemlerinin sağlar. i) Müdür; görev, yetki ve sorumlulukları ile hal, hareket, davranış gibi olgular ile hizmetlerinden ötürü Kurum Amiri olan Belediye Başkanı na karşı 1.dereceden sorumludur. j) Aylık ve yıllık birim faaliyet raporlarının hazırlanmasında 1.derecede sorumludur. k) Amiri olduğu Müdürlükten 1. derecede sorumludur. l) Müdürlük uhdesinde kanun, tüzük ve yönetmelikler doğrultusunda kurulmuş olan Evrak Kayıt Şefliğinden 1. derecede sorumludur. m) Müdürlük uhdesinde kanun, tüzük ve yönetmelikler doğrultusunda kurulmuş bulunan Bilgi Edinme Şefliği nden 1. derecede sorumludur. n) Amiri olduğu Evlendirme Memurluğu ndan 1. derecede sorumludur. o) Mülki idare ce yapılması ön görülen; kanun, tüzük, yönetmelikler gereği birimizce yapılması zorunlu olan, Kurumumuz nezdinde müdürlüğümüz ve bağlı şefliklerde yürütülen plan, proje, fizibilite, denetim gibi sorumluluğu olan çalışmaların yapılması için gerekli tedbirleri alıp,

7 7 aşamalarını kontrol edip, sonuçlandırılmasını sağlar. p) Müdürlük görevine atanan Müdür meclis, encümen çalışmalarına dair hazırlanan işlemleri Başkanlık Makamına sunarak onayı müteakiben yasa ve yönetmeliklerle belirlenen kurallar doğrultusunda işlemleri yapmak, yaptırmak, emrindeki personeli denetlemeye, çalışmaları ile ilgili varsa aykırılıkları yazılı ve sözlü uyararak müdürlükte verimliliği arttırmaya sorumludur. Ayrıca aylık ve yıllık faaliyet raporlarının hazırlanmasında Müdürlüğün görevlerinin aksamasından birinci derecede sorumludur. q) Arşivimizdeki muhtelif evrakların, muhtelif zamanlarda tarih ve fihristlerine göre dosyalanıp, dosyalanmamasını kontrol etmek. Dosyalanması için ilgililere emir vermek. r) Arşivden istenen evrak veya dosyaları muhtelif zaman ve anlarda zimmet karşılığı verilip verilmemesini kontrol etmek, zimmet karşılığı verilmesi için ilgililere emir vermek. s) Arşivdeki evrakların, süresini tamamlayanların asgari 5, azami 10 yıllık kanuni bekleme süresini doldurmuş evraklar 3473 Sayılı Kanun, Yönetmelik, Genelge ve Encümen kararları doğrultusunda muhafaza edilip edilmemesini muhtelif zaman ve anlarda kontrol etmek, saklanmasına lüzum görülmeyen kanuni bekleme süresini doldurmuş evrakların 3473 Sayılı Arşiv Hizmetleri Kanununa göre kurulacak olan bir heyet marifetiyle gerekli işlemlerin yapılıp yapılmamasını kontrol ederek, ilgililere bu konularda emir vermek. t) Arşivde her evrak ve dosyaların korunması, muhafazası ve temiz tutulmasının sağlanmasını muhtelif zaman ve anlarda kontrol etmek. Bu konularda ilgililere emir vermek. u) Çalışma yılının sonunda Kuruma giren evrakın toplam sayısını içeren bilgisayar çıktısının hazırlanmasını muhtelif zaman ve anlarda denetim ve kontrolünü yapmak ve bu konuda ilgililere emir vermek. v) Kendisi ve diğer üst düzey amirlerin çalışanına vereceği talimatların yerine getirilip getirilmediğini muhtelif zaman ve anlarda kontrol edip, gerekli gördüğü durumlarda ilgililere emri yenileyip, talimat vermek, sonuçlarından bilgi istemek. MADDE 15 - (1) Müdürün Yetkileri şunlardır; a) Amiri olduğu Müdürlük ile bağlı şeflik ve Memurluğunda görev yapan her kademedeki maiyetinde görev yapan; Şef, Memur, İşçi ve diğer personellerinin üzerinde Devlet Memurları Kıyafet Yönetmeliği hükümlerini uygular, bu yönetmeliğe aykırı davranan maiyetinde görev yapan her kademedeki personelini uyarmak, bu halin devamında yönetmelik hükümlerine uymayanlar hakkında inceleme, araştırma ve soruşturma başlatmakla görevli ve yetkilidir. b) Sorumlu oldukları hizmet birimlerinde kanun, tüzük ve yönetmeliklerle belirlenen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yapmaktan ve yaptırmaktan, maiyetindeki memurları ile maiyetindeki diğer personeli yetiştirmekten, hal ve hareketlerini takip ve kontrol etmekten görevli yetkilidir. c) Maiyetinde görevli memurlara, işçilere ve diğer personele hakkaniyet ve eşitlik içinde davranmalıdır. Amirlik yetkisini kanun, tüzük ve yönetmeliklerde belirtilen esaslar içinde yetkilidir. d) Resmi sıfatlarının gerektirdiği itibar ve güvene layık olduklarını hizmet içindeki ve dışındaki davranışlarıyla göstermek zorundadırlar. MADDE 16 - (1) Müdürün Sorumlulukları şunlardır; a) Amiri olduğu Müdüriyet ve bağlı servislerinde çalışan her kademedeki personelin sevk ve idaresini yapmakla sorumludur. b) Müdüriyet ve Kurumu ilgilendiren ve bu kapsamında yapılan her türlü fiili iş ve işlemlerden her kademede görev yapan Üst düzey amir e karşı sorumludur. c) Maiyetindeki memur, işçi ve diğer personele kanunlara aykırı emir veremez ve maiyetindeki personelden hususi bir menfaat temin edecek bir talepte bulunamaz, hediyesini kabul edemez. d) Herhangi bir siyasi parti üyesi olamazlar, herhangi bir siyasi parti, kişi veya zümrenin yararını veya zararını hedef tutan bir davranışta bulunamazlar; görevlerini yerine getirirlerken dil, ırk, cinsiyet, siyasi düşünce, felsefi inanç, din ve mezhep gibi ayırım yapamazlar; hiçbir şekilde siyasi ve ideolojik amaçlı beyanda ve eylemde bulunamazlar ve bu eylemlere katılamazlar.

8 8 e) Her durumda Devletin menfaatlerini korumak mecburiyetindedirler. Türkiye Cumhuriyeti Anayasasına ve kanunlarına aykırı olan, memleketin bağımsızlığını ve bütünlüğünü bozan Türkiye Cumhuriyetinin güvenliğini tehlikeye düşüren herhangi bir faaliyette bulunamazlar. Aynı nitelikte faaliyet gösteren herhangi bir harekete, gruplaşmaya, teşekküle veya derneğe katılamazlar, bunlara yardım edemezler, f) Maiyetindeki memur, işçi ve diğer personel ile işbirliği içinde çalışmaları esastır. g) Maiyetindeki görev yapan memur, işçi, diğer personel statüsündeki her kademedeki personelinin; Türkiye Cumhuriyeti Anayasasına ve kanunlarına sadakatla bağlı kalmasını ve milletin hizmetinde Türkiye Cumhuriyeti kanunlarını sadakatla uygulamasını kontrol, takip ve gözetmek zorundadırlar. BEŞİNCİ BÖLÜM Şef ve Memurların, Görev ve Sorumlulukları MADDE 14 (1) Memurun görevleri şunlardır. a) Her kademedeki yöneticinin verdiği emirlere itiraz etmemek. b) Devlete ait resmi araç,gereç ve benzeri eşyayı özel işlerinde kullanmamak c) Amir emir ve talimat vermedikçe mesai çalışma saatleri aşılmaz, d) Devlet memurları, resmi sıfatlarının gerektirdiği itibar ve güvene layık olduklarını hizmet içindeki ve dışındaki davranışlarıyla göstermek zorundadırlar. e) Kurumların huzur, sükun ve çalışma düzenini bozmamak f) Müdürlüğün her türlü özlük işlerini ve diğer birimlerle ilgili yazışmalarını yürütmek. MADDE 15 (1) Memurun sorumlulukları şunlardır. a) Devlete ait resmi belge, araç, gereç ve benzeri eşyayı kaybetmemek. b) İş arkadaşlarına, maiyetindeki personele ve iş sahiplerine kötü muamelede bulunmamak c) İş arkadaşlarına ve iş sahiplerine söz veya hareketle sataşmamak d) Görev mahallinde genel ahlak ve edep dışı davranışlarda bulunmak ve bu tür yazı yazmak, işaret, resim ve benzeri şekiller çizmek ve yapmak, e) Verilen emirlere itiraz etmemek. f) Borçlarını kasten ödemeyerek hakkında yasal yollara başvurulmasına neden olmamak, g) Görevli olduğu bölümünde yaptığı işin mesai saatleri içerisinde tamamlamak zorundadır. Hizmet dışında Devlet memurunun itibar ve güven duygusunu sarsacak nitelikte davranışlarda bulunmamak. h) Görev sırasında amire hal ve hareketi ile saygısız davranmamak i) Verilen emir ve görevlerin tam ve zamanında yapılmasında, görev mahallinde kurumlarca belirlenen usul ve esasların yerine getirilmesinde, görevle ilgili resmi belge, araç ve gereçlerin korunması, kullanılması ve bakımında kusurlu davranmamak j) Eşlerinin, reşit olmayan veya mahcur olan çocuklarının kazanç getiren sürekli faaliyetlerini belirlenen sürede kurumuna bildirmemek, k) Türkiye Cumhuriyeti Anayasasına ve kanunlarına sadakatle bağlı kalıp, milletin hizmetinde Türkiye Cumhuriyeti kanunlarını sadakatle uygulamak zorundadırlar. l) Siyasi partiye üye olamazlar, herhangi bir siyasi parti, kişi veya zümrenin yararını veya zararını hedef tutan bir davranışta bulunamazlar; görevlerini yerine getirirlerken dil, ırk, cinsiyet, siyasi düşünce, felsefi inanç, din ve mezhep gibi ayırım yapamazlar; hiçbir şekilde siyasi ve ideolojik amaçlı beyanda ve eylemde bulunamazlar ve bu eylemlere katılamazlar. m) Her durumda Devletin menfaatlerini korumak mecburiyetindedirler. Türkiye Cumhuriyeti Anayasasına ve kanunlarına aykırı olan, memleketin bağımsızlığını ve bütünlüğünü bozan Türkiye Cumhuriyetinin güvenliğini tehlikeye düşüren herhangi bir faaliyette bulunamazlar. Aynı nitelikte faaliyet gösteren herhangi bir harekete, gruplaşmaya, teşekküle veya derneğe katılamazlar, bunlara yardım edemezler, n) Görev yaptığı Kurumda yaptığı görevin nitelik ve niceliğine göre Kılık Kıyafet Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde Görevini ifa etmekle yükümlüdür. o) Günlük iş ve işlemlerini iş günlerinde ve çalışma saatleri içerisinde tamamlamak zorundadır. p) Görev, yetki ve sorumlulukları yönünden birinci dereceden Müdür e karşı sorumludur.

9 9 q) Kanun, Yönetmelik, Yönerge, Tüzükler çerçevesinde ve görevli bulunduğu kurumun yapısına göre davranmak zorundadır. r) Devlet Memurları Sicil Yönetmeliğine göre birinci dereceden Müdür e karşı sorumludur. s) Çalışma saatlerine riayet etmek zorundadır. t) Personeli olduğu Müdüriyette bulunduğu süre içerisinde her kademedeki Amirin emir ve talimatlarını yerine getirmek. u) Müdüriyet ve Kurumu ilgilendiren ve bu kapsamında yapılan her türlü fiili iş ve işlemlerden her kademede görev yapan Üst düzey amir e karşı sorumludur. v) Meclis ve Encümene ait yazıları hazırlar, Meclis ve Encümen evraklarını karar defterine kaydettirir ve sonuçlarını sütunlarına işletir. w) Meclis ve Encümene ait gündemde bulunan dosyaları düzenler, gündemi hazırlar, bu dosyaları gündem sırasına göre numaralar ve dosya içine sırayla yerleştirir, Meclis veya Encümen Başkanlığına sunar. x) Meclisten İhtisas Komisyonlarına gönderilen dosya ve yazıları ilgili Raportöre teslim eder. y) Meclis ve Encümene ait yazı ve kararları düzenler, yazar, imza işlerini imza memuru tarafından tamamlattırmak için verir ve takibini yapar. Tutanak özetlerini ve onaylanması gereken Meclis kararlarını İlçe Kaymakamlığına göndererek sonucunu takip eder ve son işlemlerini yerine getirdikten sonra Müdürüne bilgi verilmesini sağlamak z) Meclis üyelerine, Meclis Başkanlığına verilen önerge suretlerinin ilgili müdürlüğe gönderilmesini; gelen cevapların da Başkana sunulduktan sonra önerge sahibine iletilmesinin temin edilmesini sağlamak. aa) Meclis ve Encümen Üyelerinin, huzur haklarının tahakkukunun yapılması için ilgili müdürlüğe yazı yazılmasını sağlamak. bb) Görev ve Hizmetlerin yürütülmesinde her türlü evrakın kaybından ötürü müdürlüğe karşı sorumludur. cc) Yazılan Encümen ve Meclis Kararlarını imzaya sevk ettirir ve imzaların gecikmesinden ötürü sorumludur. dd) Meclis ve Encümen karar defterini düzenli bir şekilde tutturur. Defterdeki imzaların tam olmasına ve eksik imzaların nedenini yazılmasına özen gösterilmesini sağlar. ee) Meclis üyelerine ait devam cetvelini oturumdan önce Meclis Başkanına teslim eder ve oturumdan sonra devam cetvelini teslim alarak saklar. ff) Meclis ve Encümen kararlarının imzası tamamlandıktan sonra ilgili Müdürlüklere gecikmeden gönderilmesini sağlar. gg) Meclis veya Encümene ait karar ve tutanak asıllarını dosyalarına yerleştirerek saklanmasına ve kaybolmamasına özen gösterir. hh) Meclis ve Encümen gündemlerinin saklanmasını sağlar. Süresi dolan gündemlerin arşivlenmesini sağlar. ii) Meclis ve Encümene ait dosya ve kararları tutanak ve defter vs. gibi evrak, Mahkemeyle inceleme yapacak bilirkişilere, Amirinin yazılı emriyle verir. Evrakın uzun zaman kullanılması gerektiğinde, örnek çıkartılarak aslına uygun olduğu onaylandıktan sonra, asıllar gelinceye kadar suretleri dosyasında saklar. jj) Görev ve hizmetlerin yürütülmesinde ve her türlü evrakın kaybından dolayı Müdürlüğe karşı sorumludur. kk) Müdürlüğün demirbaş, kırtasiye, araç ve gereçlerinin alınması, korunması, genel bakım ve onarımlarının yaptırılması ve diğer büro hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak. ll) Belediye Meclisi ve Encümeni için gerekli malzeme ve kırtasiyeleri zamanında sağlamak, kitaplıktaki kitapların kaybolması ve zarara uğramasından sorumludur. İlgililerden başka hiç kimseye ve dışarıya kitap veremez ve verilen kitapları takip ederek yerlerine konulmasını ve muhafazalarını sağlar. mm) İhtiyaç duyulan kitapları liste yaptıktan sonra Müdürlüğe sunarak temin edilmesi yoluna gitmek, alınan kitap ve demirbaşları defterlerine kaydediş, kitapları yerlerine koymak ve muhafaza etmek.

10 10 nn) Meclis İhtisas Komisyon Başkanlarının, toplantı çağrısını diğer komisyon üyelerine duyurmak. oo) Meclis ve Encümene havale edilen yazıları toplantı gününde gündeme almak. pp) Meclis ve Encümenden çıkan kararları gününde ve zamanında yazmak/yazdırmak. qq) Kararları, çok açık ve yoruma mahal bırakmadan yazmak/yazdırmak. rr) Yanlış ve yanıltıcı kararlardan sorumludur. ss) Görev ve sorumluluklar yönünden birinci derecede Müdüre bağlıdır. Tüm personel; denetim ve tetkik, araştırma, soruşturma iş ve işlemlerini, gidilecek yerleri ve yaptıkları, yapacakları işleri gizli tutarlar. Bu konuda yetkili ve ilgililerden başkasına açıklamada bulunamazlar. tt) Düşünce, inanç ve mevkii farkı gözetmeden her vatandaşa eşit muamele ederler. uu) Tüm personel, mesai bitiminde masa üzerindeki evrakları kendilerine ait dolap ve masa gözlerine koyar ve kilitler, çalışma masalarının çekmecelerinde gizlilik esaslarına göre yasa dışı evrak, belge, bilgi, vs. kesici, yaralayıcı, öldürücü hiçbir alet bulunduramaz vv) Herhangi bir sebeple vazifelerinden ayrılan personel muhafaza ettiği evrakı, kendisinden sonraki göreve başlayan personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz. Devir teslim cetvelleri Müdürlükte muhafaza edilir. ww) Müdürlüğü ilgilendiren çeşitli hizmetlerin ahenkli ve düzenli yürütülmesi, personel arasındaki ahengin sağlanması için herkes gayret gösterir ve konu Müdüre aksettirilir. Müdür bu hususta gerekli tedbirleri alır. xx) Müdürlük ve bağlı şefliklerinde görev yapan her kademedeki personel kanunlar çerçevesinde iş ve işlemlerini yapmakla yükümlüdür. Personelin Sorumlulukları MADDE 16- (1) Müdürlüğün iş ve işlemlerinin usulüne uygun olarak tam ve zamanında yapılmamasından, kendisine verilen görevlerin tam ve zamanında getirilmesinden, sorumlulukların kullanılmasından, kendisine tebliğ edilen görevlerin yerine getirilmesinden Müdür e karşı sorumludur. Evrak Kayıt Sistemi ve Yazışmalar MADDE 17- (1) Müdürlüğe gelen ve giden her türlü evrak kayda alınır tarih, sayıları verildikten sonra Müdürün incelemesi için Müdüre verir. Müdür evrakın durumuna göre evrakı notunu düşeri Personelin yapması gereken evraktaki işlemi yerine getirmekle sorumludur. Yazışmalar Devlet Arşivleri Yönetmeliğine ve Standart Dosya Planına göre dosyalanır. ALTINCI BÖLÜM Son Hükümler Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller MADDE 18 (1) Bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki mevzuat hükümleri uygulanır. YÜRÜRLÜLÜK MADDE 19 - (1) Bu Yönetmelik hükümleri Antalya Kepez Belediye Meclisi nin onayından sonra yayımı ile yürürlüğe girer. YÜRÜTME - MADDE 20- (1) Bu Yönetmelik hükümleri Antalya Kepez Belediye Başkanı tarafından yürütülür. Yapılan değerlendirmeler sonucunda; Başkan; 2. gündem maddesini Komisyon raporu doğrultusunda kabulünü oylarınıza sunuyorum. Yapılan Oylamada; Belediye Meclisimizin 05/07/2010 tarih ve 113 nolu kararı ile görüşülmek üzere Plan ve Bütçe Komisyonuna havale edilen; Antalya Kepez Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü nün Kuruluş Görev ve Çalışma Esaslar Hakkında Yönetmeliğin Plan ve Bütçe Komisyonundan geldiği şekli ile uygun bulunduğuna oy birliği ile karar verildi.

11 11 Av. Hakan TÜTÜNCÜ Belediye Başkanı Hüseyin EMÜR Divan Kâtibi Elif Derya CANBULUT Divan Kâtibi