BELEDİYELERDE MALİ YÖNETİM VE İÇ KONTROL SİSTEMİNE İLİŞKİN DIŞ DENETİM. 13/04/2012-Antalya M. Emin ŞAHİNER

Transkript

1 BELEDİYELERDE MALİ YÖNETİM VE İÇ KONTROL SİSTEMİNE İLİŞKİN DIŞ DENETİM 13/04/2012-Antalya M. Emin ŞAHİNER

2 SUNUM PLANI Mali yönetim ve kontrol yapısı İç kontrol görev ve sorumluluğu İç kontrol sistemi Ön mali kontrol Merkezi uyumlaştırma fonksiyonu Düzenlemeler ve kaynaklar

3 MALİ YÖNETİM VE KONTROL YAPISI BAKAN ÜST YÖNETİCİ Mali Hizmetler Birimi Muhasebe Birimi* İç Denetim Birimi Harcama Birimi Harcama Birimi Harcama Birimi Ön Mali Kontrol Harcama Sonrası Denetim İç Kontrol *Genel bütçe kapsamındaki idarelerde muhasebe hizmetleri Maliye Bakanlığı tarafından yürütülmektedir.

4 İÇ KONTROL SORUMLULUĞU Üst yöneticiler: Sistem kurma ve gözetim Harcama yetkilileri: Uygulama ve ön mali kontrol Mali hizmetler birimi: Sistemin kurulması, standartların uygulanması çalışmaları ve ön mali kontrol Muhasebe yetkilileri: Ödeme kontrolü, kayıtların usulüne ve standartlara uygunluğu ve saydamlık Gerçekleştirme görevlileri: Uygulama

5 ÜST YÖNETİCİLERİN İÇ KONTROL SORUMLULUĞU İdarede iç kontrol standartlarının ve iç kontrol ile ön mali kontrol alanında yapılan düzenlemelerin uygulanmasını sağlamak İş ve işlemlere yönelik süreç akış şemaları hazırlatmak Görev, yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde belirlemek Görevlerin bilgili ve yeterli personel tarafından yürütülmesini ve personelin yeterli eğitim almasını sağlamak Kontrol prosedürlerini belirlemek İdarede uygun bir iletişim ağı oluşturmak Kontrol listeleri ve öz değerlendirme formları oluşturmak İç kontrol güvence beyanını düzenlemek

6 İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI-1 Güvence Beyanı Verecek Olanlar Üst yöneticiler Bütçeyle ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri Mali hizmetler birimi yöneticisi

7 İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI-2 Güvence Beyanı Kapsamı Tahsis edilen kaynakların planlanmış amaçlara ve iyi mali yönetim ilkelerine uygun olarak kullanıldığı Uygulanan iç kontrol sisteminin işlemlerin yasallık ve düzenliliği konusunda yeterli güvenceyi sağladığı Bilgilerin doğruluğu

8 İÇ KONTROL NEDİR? (1) 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim Kanunu Madde 55- İç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütünüdür.

9 İÇ KONTROL NEDİR? (2) İç kontrol, idarenin amaçlarına ulaşmasını sağlamak üzere oluşturulan; organizasyon, yöntem, süreç, iç denetim, mali ve mali olmayan kontroller bütünüdür.

10 İÇ KONTROL NEDİR? (3) İç kontrol bir süreçtir İç kontrol bir amaç değil, idareyi hedeflerine ulaştırma amacını taşıyan bir yönetim aracıdır İç kontrol kişiler tarafından uygulanır İç kontrol sadece form, belge, el kitabı ve prosedür değil, bunların yanı sıra organizasyonu, personeli ve yönetim tarzını da kapsayan bir sistemdir

11 İÇ KONTROLÜN AMAÇLARI (m.56) * Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, * Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, * Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, * Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, * Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamak

12 TEMEL İLKELER İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 6. maddesi İç kontrol faaliyetleri idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür. İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınır. İç kontrole ilişkin sorumluluk, işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar. İç kontrol malî ve malî olmayan tüm işlemleri kapsar. İç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir. İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınır.

13 İÇ KONTROLÜN ÖZELLİKLERİ İç kontrol, yönetim sorumluluğu çerçevesinde sürekli ve sistematik bir şekilde yürütülür. İç kontrol bir yönetim aracıdır. İç kontrol risk esasına dayalıdır. Kontrol faaliyetleri gerekli yer ve zamanda ve gerektiği kadar yapılmalıdır. İç kontrol idarenin bütün görevlilerini kapsar. İç kontrol mali alanla sınırlı olmayıp, mali ve mali olmayan kontroller bütünüdür. İç kontrol sistemi her yıl değerlendirmeye tabi tutulur. İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında iyi mali yönetim ilkeleri esas alınır.

14 İÇ KONTROL KAVRAMI Uluslararası Gelişmeler COSO Modeli (Treadway Commission) CoCo (Cica Kriterleri-Kanada Modeli) Turnbull Report,(İngiltere) King Report (Güney Afrika) Intosai (Uluslararası Sayıştaylar Birliği) Avrupa Birliği

15 İÇ KONTROLÜN BİLEŞENLERİ Kontrol ortamı Risk değerlendirme Kontrol faaliyetleri Bilgi ve iletişim Gözetim

16 İÇ KONTROLÜN BİLEŞENLERİ-1 Kontrol Ortamı Bütünlük ve etik değerler Mesleki yeterlik Görev, yetki ve sorumlulukların açık bir şekilde belirlenmesi Yetki devirlerinin belirlenmesi

17 İÇ KONTROLÜN BİLEŞENLERİ-2 Risk Değerlendirme Birimlerin ve kişilerin performansının izlenmesi Risklerin belirlenmesi Risk analizi ve önlemlerin belirlenmesi

18 İÇ KONTROLÜN BİLEŞENLERİ-3 Kontrol faaliyetleri Kontrol sisteminin belgelendirilmesi İşlemlerin belgelendirilmesi ve kaydedilmesi Uygun yetki devirleri Görevler ayrılığı ilkesi Önleyici, tespit edici ve düzeltici kontrol faaliyetlerinin uygulanması

19 İÇ KONTROLÜN BİLEŞENLERİ-4 Bilgi ve iletişim İdarenin yöneticisi, birim başkanları ve çalışanlarına doğru ve güvenilir bilginin uygun bir formatta periyodik olarak verilmesi İç iletişim için gerekli mekanizmalar Dış iletişim için gerekli mekanizmalar

20 İÇ KONTROLÜN BİLEŞENLERİ-5 İzleme İç kontrolün değerlendirilmesi İç denetim sonuçları Sürekli izleme Konuya özgü değerlendirmeler Raporlama eksiklikleri

21 COSO PİRAMİDİ İzleme Kontrol Faaliyetleri Risk Değerlendirme Kontrol Ortamı

22 COSO KÜBÜ

23 KONTROL YAPISI VE İŞLEYİŞİ Kanunun 57. maddesinde ise kamu idarelerinin malî yönetim ve kontrol sistemlerinin harcama birimleri, muhasebe ve malî hizmetler ile ön malî kontrol ve iç denetimden oluştuğu belirtilmiş ve yeterli ve etkili bir kontrol sisteminin oluşturulabilmesi için; Mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunması, Mali yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesi, Belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanması, Mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesi ve kapsamlı bir yönetim anlayışı ile uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanması bakımından ilgili idarelerin üst yöneticileri ile diğer yöneticileri tarafından görev, yetki ve sorumluluklar göz önünde bulundurulmak suretiyle gerekli önlemler alınması ön görülmüştür.

24 KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI Kamu İç Kontrol Standartları, idarelerin, iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken temel yönetim kurallarını göstermekte ve tüm kamu idarelerinde tutarlı, kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlamaktadır. Kamu İç Kontrol Standartları, uluslararası standartlar ve iyi uygulama örnekleri çerçevesinde, iç kontrolün; kontrol ortamı, risk değerlendirmesi, kontrol faaliyetleri, bilgi ve iletişim ile izleme bileşenleri esas alınarak, tüm kamu idarelerinde uygulanabilir düzeyde olmasını sağlamak üzere genel nitelikte düzenlenmiştir.

25 İÇ KONTROLÜN BİR UNSURU OLARAK ÖN MALİ KONTROL Ön Mali Kontrol: İdarelerin gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin mali karar ve işlemlerin; idarenin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, ayrıntılı harcama programı, finansman programı, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer mali mevzuat hükümlerine uygunluğu ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması yönlerinden yapılan kontroldür

26 ÖN MALİ KONTROLÜN NİTELİĞİ Danışma ve önleyici niteliktedir Bağlayıcı değildir Harcama yetkilileri ve gerçekleştirme görevlilerinin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz

27 ÖN MALİ KONTROLDE YENİ YAPI Harcama Birimleri Mali Hizmetler Birimi Merkezi Uyumlaştırma Birimi

28 ÖN MALİ KONTROLDE YENİ YAPININ FONKSİYONLARI Süreç Kontrolü Harcama Birimleri Mali Hizmetler Birimi Taahhüt ve Sistem Kontrolü Mali Hizmetler Birimi Standart ve Yöntem/Uyumlaştırma Merkezi Uyumlaştırma Birimi

29 HARCAMA BİRİMLERİNDE ÖN MALİ KONTROL Süreç kontrolü Gerçekleştirme görevlisi kontrolü Harcama yetkilisi kontrolü Muhasebe yetkilisi kontrolü Mali hizmetler birimi kontrolü

30 MALİ HİZMETLER BİRİMİNDE ÖN MALİ KONTROL Taahhüt evrakı ve sözleşmeler, ödenek gönderme belgeleri, ödenek aktarmaları, kadro dağılımları, seyahat kartı, seyyar görev tazminatı, geçici işçi pozisyonları, yan ödeme cetvelleri, sözleşmeli personelin sözleşmeleri, yurt dışı kira katkısı gibi bazı mali işlemler zorunlu ön mali kontrole tabi tutulmuştur. Ön mali kontrole tabi tutulacak diğer mali karar ve işlemler idarelerince belirlenecektir.

31 ÖN MALİ KONTROLDE İDARELERCE YAPILACAK DÜZENLEMELER Usul ve Esaslarda yer alan işlemler dışındaki kontrole tabi olacak işlemler idare tarafından belirlenecektir Bu işlemler tür, tutar ve konu itibarıyla belirlenecektir Bu düzenlemeler üst yönetici onayı ile yürürlüğe konulur Bu düzenlemeler Maliye Bakanlığına bildirilir

32 ÖN MALİ KONTROLDE GÖREVLER AYRILIĞI İLKESİ Harcama yetkilisi ile muhasebe yetkilisi görevi aynı kişide birleşemez Mali hizmetler biriminde ön mali kontrol görevini yürütenler mali işlem sürecinde görev alamazlar

33 İÇ KONTROL MERKEZİ UYUMLAŞTIRMA FONKSİYONU (1) İç kontrol ve ön mali kontrol alanında gerekli düzenlemelerin yapılması İç kontrol standartlarının belirlenmesi Ön mali kontrol standart ve yöntemlerinin belirlenmesi İç kontrol ve ön mali kontrol düzenleme ve uygulamalarının izlenmesi ve uyumlaştırılması Koordinasyon, rehberlik, eğitim

34 İÇ KONTROL MERKEZİ UYUMLAŞTIRMA FONKSİYONU (2) Yönetim sorumluluğu çerçevesinde her idare kendi iç kontrol sisteminden sorumlu olmakla birlikte,merkezi uyumlaştırma birimi; İç kontrol sistemi için mevzuatı oluşturmak, İkincil ve üçüncül düzey düzenlemeleri yapmak, Standartları belirlemek, İdarelerde uygulanan sistemleri izlemek, Uygulama farklılığını gidererek uyumlaştırmak, İdareleri yönlendirmek, İyi uygulama örneklerini yaygınlaştırmak, Koordinasyon, rehberlik, eğitim fonksiyonlarını yürütmek, Görevini yapmak suretiyle ülkenin iç kontrol sistemini kurmakla görevlidir.

35 İÇ KONTROL SİSTEMİNDE MALİ HİZMETLER BİRİM YÖNETİCİSİNE (STRATEJİ GELİŞTİRME MÜDÜRÜ) VERİLEN GÖREV VE SORUMLULUKLAR -Mali hizmetler birimi yöneticisi, yönetimin iç kontrole yönelik işlevinin etkililiğini ve verimliliğini artırmak için gerekli çalışmaları yapar ve ön mali kontrol faaliyetinin yürütülmesini sağlar. -Mali hizmetler birimi yöneticisi, idarede faaliyetlerin mali yönetim ve kontrol mevzuatı ile diğer mevzuata uygun olarak yürütüldüğünü, kamu kaynaklarının etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılmasını temin etmek üzere iç kontrol süreçlerinin işletildiğini, izlendiğini ve gerekli tedbirlerin alınması için düşünce ve önerilerinin zamanında üst yöneticiye raporlandığını içeren mali hizmetler birim yöneticisinin beyanını düzenleyerek idare faaliyet raporuna ekler. -Birimi yönetir, yeterli sayı ve nitelikte personel istihdamını, personelin eğitimini ve yetiştirilmelerini sağlayacak çalışmalar yapar, -Birimin görev dağılımını yaparak hizmetlerin etkili, süratli ve verimli bir şekilde sunulmasını sağlar, -İç kontrol alanında üst yönetici ve harcama yetkililerine danışmanlık yapma ve bilgilendirme faaliyetini yürütür, -İç kontrolün harcama birimlerinde etkili bir şekilde yapılmasını sağlayacak düzenlemeleri hazırlar ve üst yöneticinin onayına sunar, -Mali hizmetlerin saydam, planlı, idarenin amaçlarına ve mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesi için gerekli önlemleri alır. -İç denetçi raporunu, idarenin görüşleri ve cevaplarıyla birlikte, rapor özetini de ekleyerek iç denetim birimi aracılığıyla üst yöneticiye sunar. Raporlar üst yönetici tarafından değerlendirildikten sonra gereği için ilgili birimler ve mali hizmetler birimine verilir.

36 İÇ KONTROLE İLİŞKİN DÜZENLEMELER 5018/55,56,57,58,60 İç Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul Ve Esasları Hakkında Yönetmelik Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik Harcama Yetkilileri Hakkında Genel Tebliğ 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu 5176 sayılı Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulması Hakkında Kanun e-bütçe Say2000i Mevzuat Hazırlama Usul ve Esasları Standart Dosya Planı

37 İÇ KONTROLE İLİŞKİN BAZI İNTERNET SİTELERİ

38 BULGU 52: Kurumda yapılan ilk incelemeler sonucunda; İç kontrol sisteminin kurulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi yönünde, yürürlükteki İç Kontrol mevzuatı gereklerinin yerine getirilmediği ve İç Kontrol Eylem Planına uyulmadığı tespit edilmiştir. Maliye Bakanlığı, Kamu İdarelerinde iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi amacıyla gerekli standart ve temel şartları belirlemiş ve Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği adı altında tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayınlamıştır. Buna göre, Kurumun, Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumlu bir İç Kontrol Sistemi oluşturmak üzere; yapması gereken çalışmaları belirlemesi, bu çalışmalar için eylem planını oluşturması, gerekli prosedür ve düzenlemeleri hazırlayarak söz konusu çalışmalarını en geç tarihine kadar tamamlaması gerekmekte olup, söz konusu eylem planı da.belediyesi Mali Hizmetler Müdürlüğü tarafından tarihinde M.43.0.KUT sayılı yazı ile sunulmuştur. İç kontrol eylem planında tüm kamu iç kontrol standardı ve genel şartları birer birer ortaya konulmuş ve herbirinin karşısına ayrı ayrı mevcut durum, eylem kod no, öngörülen eylem veya eylemler, sorumlu birim veya çalışma grubu üyeleri, işbirliği yapılacak birimler, çıktı/sonuçlar, tamamlanma tarihleri ve açıklamalar tabloları bulunmaktadır. Dikkat çeken husus, her bir iç kontrol standardı ve genel şarta ilişkin mevcut durumun olumsuz olduğu kabul edilip bu durumun giderilmesi için çeşitli eylem ye da eylemler öngörülmesine ve söz konusu eylemler için bir takvim tarihi belirlenip tamamlanma tarihleri öngörülmesine rağmen, kurumda tarafımızca yapılan belge incelemeleri, şifahi görüşmeler ve edinilen izlenimlerde söz konusu eylem veya eylemlerden neredeyse hiçbirisinin tamamlanma tarihinde bitmediği görülmüştür. Eylem planında yer alması önerilen hususlar ilgili müdürlüklerle paylaşılmış ve bir anlamda söz konusu koordine içerisinde üst yönetici ile harcama yetkilileri aktif olarak yer almışlardır. Buna mukabil, görüştüğümüz harcama yetkililerin bu durumdan haberdar olmadıklarını söylemeleri dikkat çekici görülmektedir. İç kontrol eylem planı bu haliyle usulen hazırlanmış bir belge olduğu izlenimini vermektedir. Eylemin gerçekleştirilmesinden elde edilecek çıktı veya sonuç olarak ortaya herhangi bir kanun, yönetmelik, tebliğ, genelge, yönerge, talimat, idare ayrıntılı iç kontrol standartları, şema, rapor, çizelge, eğitim programı, eğitim materyali, eğitim faaliyeti, rehber, bülten, broşür, el kitabı, yazılım, kontrol listelerine rastlanılmaması kurumun iç kontrol sisteminin kurulmasına yönelik taahhütlerini yerine getirmediğinin göstergesidir. SONUÇ VE ÖNERİ: İç Kontrol Eylem planında, her bir iç kontrol standardı ve genel şarta ilişkin mevcut durumun olumsuz olduğu kabul edilip bu durumun giderilmesi için çeşitli eylem ye da eylemler öngörülmesine ve söz konusu eylemler için bir takvim tarihi belirlenip tamamlanma tarihleri öngörülmesine rağmen, tamamlanmayan eylem ve eylemlerin acilen tamamlanması yoluna gidilmesi uygun olacaktır.

39 BULGU 53: Mevcut İç Kontrol Eylem Planının halihazırdaki durumuyla hem şekil şartlarını hem de esasa yönelik içerik şartlarını tam anlamıyla ihtiva etmediği, planının ciddiyetine gölge düşürecek somut olmayan çıktı ve sonuçlar ile ifadeler içerdiği görülmüştür. İlkin İç Kontrol Eylem planının mevcut durum bölümünün ilgili standart ve genel şartları sağlayan mevcut uygulamaları tespit etse de, söz konusu standart ve genel şartları sağlayan mevcut mevzuat hükümlerini tespit ettiğini söyleyebilmek mümkün görülmemektedir. Ayrıca, mevcut düzenlemelerin iç kontrol sisteminin öngördüğü makul güvenceyi sağlamada yetersiz kaldığı sonucuna varıldığını kabul ettiğimiz mevcut durum bölümü açıklamaları peşinen öngörülen eylem ve eylemler gerekçesi ile birlikte yapılacak idari düzenlemelere yer vermesi gerekmekte iken, ilk olarak mevcut duru açıklamaları iç kontrol sistemini makul güvenceyi karşılayıp karşılamadığı sorusunu karşılar mahiyette olmayıp, ayriyeten yeni idari düzenleme teklifleri yer de almaktadır. Ayrıca, öngörülen eylem veya eylemler kısmında yazılan spesifik eylemlerin mevcut durumlarıyla tümünün, açık bir şekilde, ilgili standartlar ve genel şartların amaçladığı hususların sürekli olarak varlığına ve işlerliğine güvence verecek düzenleme ve mekanizmaları içerdiklerini söyleyebilmek mümkün gözükmemektedir.

40 Eylem planının sorumlu birim veya çalışma grubu bölümüne ağırlıklı olarak tüm birimler gibi belirsizlik içeren bir ifadenin yazılması zaten uygulanmayan iç kontrol eylem planından kimin sorumlu olacağı sorusunu anlamsız kılmakta ve ilgili birimlerin eylem planının gereklerini yerine getirme konusunda motivasyon eksikliğine sahip olmalarına neden olacaktır. Esasında, aynı husus işbirliği yapılacak birim bölümlerinin doldurulması içinde geçerlik arz etmektedir. Eylem planının çıktı bölümüne ise, eylemlerin gerçekleştirilmesinden elde edilecek çıktı veya sonuçlar somut bir şekilde açıkça yazılmalıdır. Buna mukabil, söz konusu eylem planının çıktı bölümlerinin hepsinin bu şartı haiz olduğunu iddia etmek mümkün görülmemektedir. Bu bölüme, eylemin gerçekleştirilmesinden elde edilecek çıktı veya sonuç somut bir şekilde açıkça yazılmalıdır. Söz konusu çıktı/sonuçlara örnek olarak; kanun, yönetmelik, tebliğ, genelge, yönerge, talimat, rehber, bülten, broşür, el kitabı, üst yönetici onayı ve benzeri düzenleme taslakları, idare ayrıntılı iç kontrol standartları, şema, rapor, çizelge, form, eğitim programı, eğitim materyali, kontrol listeleri gibi dokümanlar, web sayfası düzenlemesi veya mevcut web sayfasına içerik konulması, yazılım gibi hususlar verilebilir. Ayrıca çıktı veya sonuçlar, ilgili standart ve genel şart için öngörülen eylemlere uyumlu olmalıdır.

41 Eylem planının çıktı bölümüne ise, eylemlerin gerçekleştirilmesinden elde edilecek çıktı veya sonuçlar somut bir şekilde açıkça yazılmalıdır. Buna mukabil, söz konusu eylem planının çıktı bölümlerinin hepsinin bu şartı haiz olduğunu iddia etmek mümkün görülmemektedir. Bu bölüme, eylemin gerçekleştirilmesinden elde edilecek çıktı veya sonuç somut bir şekilde açıkça yazılmalıdır. Söz konusu çıktı/sonuçlara örnek olarak; kanun, yönetmelik, tebliğ, genelge, yönerge, talimat, rehber, bülten, broşür, el kitabı, üst yönetici onayı ve benzeri düzenleme taslakları, idare ayrıntılı iç kontrol standartları, şema, rapor, çizelge, form, eğitim programı, eğitim materyali, kontrol listeleri gibi dokümanlar, web sayfası düzenlemesi veya mevcut web sayfasına içerik konulması, yazılım gibi hususlar verilebilir. Ayrıca çıktı veya sonuçlar, ilgili standart ve genel şart için öngörülen eylemlere uyumlu olmalıdır.

42 Bu açıklamaların ışığı altında iç kontrol eylem planına baktığımızda, her tür iş ve işlemlerde personelin etik kurallara uyumu amaçlanmaktadır, idarenin personeline karşı eşit davranmasını sağlamak, idarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgelerin doğru, tam ve güvenilir olması sağlanması amaçlanmaktadır, idarenin misyonunu gerçekleştirilebilirliğini artırmak, hassas görevler personel tarafından benimsenecektir, performansın yükseltilmesi, personelin performansının daha iyi hale getirilmesi sağlanacaktır, değişen mevzuata personel uyumu sağlanmış olacaktır, yetkiyi devreden yöneticinin ve yetki alan personelin sorumlulukları hakkında bilinçlenmesi sağlanacaktır, sağlıklı ve güvenilir bilgiye ulaşılması, hata ve usulsüzlüklerin asgariye indirilmesi gibi pek çok somut olmayan çıktılara yer verildiğini görmekteyiz. Bu durumun planın ciddiyetine gölge düşürdüğü aşikardır. Eylem planının tamamlanma tarihi bölümüne, çıktının onaya sunulacağı veya eyleme ilişkin faaliyetlerin gerçekleştirildiği tarihin net ve açık bir şekilde yazılması gerekmektedir. Buna mukabil, eylem planında ağrılıklı olarak net bir tarih belirlenmeyip, sürekli ibaresine yer verilmesi planın ciddiyetine gölge düşüren bir diğer husus olmuştur.

43 Eylem planının açıklama bölümü ise, istenilen hiçbir şartı içermeyen tamamen ilgisiz ifadelerden oluşmaktadır. Zira, ilgili standart ve genel şartla ilgili olarak, iç kontrol sistemini öngördüğü yeterli güvenceyi sağlayan düzenleme veya uygulamanın mevcut olduğu sonucuna varılması halinde Yeterli güvencenin sağlandığı ve bu nedenle yeni bir düzenleme veya uygulamaya gerek bulunmadığı ifadesine yer verilmelidir. İç kontrol sisteminin yeterli güvenceyi sağlayan düzenleme veya uygulama bulunmadığı sonucuna varılması halinde ise, Yeterli güvence sağlanamamaktadır. Bu nedenle ilgili eylemler öngörülmüştür ifadesine yer verilmelidir. Bu ibarenin, planda öngörülen eylemin tamamlanması ve yeterli düzeyde uygulanması aşamasına kadar planda kalması uygun olacaktır. İç kontrol sisteminin öngördüğü yeterli güvenceyi sağlayan düzenleme veya uygulama bulunmadığı halde çeşitli nedenlerle eylem öngörülmemesi halinde, yeterli güvence sağlanmamaktadır ifadesinin dışında ayrıca, Gerekli çalışmalar..nedenlerle plan dönemi sonrasına bırakılmıştır ifadesine yer verilmelidir. SONUÇ VE ÖNERİ: Mevcut İç Kontrol Eylem Planının hem şekil şartlarını hem de esasa yönelik içerik şartlarını tam anlamıyla ihtiva etmesi için gerekli revize çalışmalarının yapılması, bu bağlamda planın ciddiyetine gölge düşürecek somut olmayan çıktı ve sonuçlar ile ifadelerin değiştirilmesi ve yeni eylem planlarının hazırlanması sırasında bulgu kısmında belirttiğimiz hatalı uygulamaların tekrarlanmamasına dikkat edilmesi uygun olacaktır.

44 BULGU 54: Halihazırda belediyede görev yapan bir iç denetçinin bulunmadığı, önceki denetçinin 2011 yılı Mayıs ayında görevinden ayrıldığı ve Bakanlar Kurulunca kuruma tahsis edilen iç denetçi kadrolarına atama yapılmadığı ve bu durumun iç denetim kurumunun ilgili belediyede konjonktürel olarak kısmi işlevsiz kalmasına neden olmakta ve iç kontrol sürecinin iç denetim ayağını eksik bıraktığı görülmüştür.

45 BULGU 55: Belediye bünyesinde geçmişte bir iç denetçinin görev yapmasına rağmen iç denetim müessesesinin ilgili belediyede kurumsallaşmamış olduğu tespit edilmiştir. İç denetim müessesesinin belediyede kurumsallaşmış olup olmadığı noktasında bizlerde tereddüt oluşmasına neden olan izlenimlerimiz olmuştur. İlkin, iç denetçilerin görevlerini bağımsız bir şekilde yerine getirmeleri, gerekli bilgi, belge ve kayda kolayca erişmeleri için yeterli önlemler almadığı kanaatini taşımaktayız. Zira, hem başkan ile yapılan şifahi konuşmamızda hem de Yazı İşleri müdürlüğünden getirttiğimiz kurum içi yönerge, yönetmelik, talimat vs. ikincil mevzuat hükümlerinden iç denetime ilişkin söz konusu hususları önlemleri içeren iç denetim yönergesi dışında ki bu yönergede kamu zararı ve suç tespitine ilişkin yetersiz hükümler ihtiva etmekte- herhangi bir tamim, yönetmelik vs. gibi iç düzenlemenin olmadığı anlaşılmıştır. Ayrıca, üst yöneticiye bulguları raporlama olgusunun başkanca algılama biçimi ile rehberde ihtiva ettiği anlam farklılık arz etmektedir. Üst yönetici, iç denetçinin fonksiyonunu yalnızca rehberlik ve danışmanlık olarak görmekte ve fakat denetim fonksiyonunu tali bir unsur olarak görmektedir. Bu bağlamda, ilgili iç denetçi tarafından harcama sonrası yasal uyguluk denetimi yapılmaması ve herhangi bir soruşturma talebinde bulunmaması bu kanaatimizi haklı kılmaktadır. SONUÇ VE ÖNERİ: Belediyede iç denetim müessesesinin kurumsallaşması noktasında gerekli hassasiyetin gösterilmesi ve atanacak yeni iç denetçinin görevlerini bağımsız bir şekilde yerine getirmeleri, gerekli bilgi, belge ve kayda kolayca erişmeleri için yeterli önlemlerin alınması ve iç denetçinin çalışma şart ve koşullarının azami düzeyde iyileştirilmesi uygun olacaktır.

46 BULGU 56: Birimlere ilişkin iş akış şeması bulunmakla birlikte görev akış şemasının bulunmadığı ve bu bağlamda mali yönetim planında görevler ayrılığı ilkesi gereğince kurum personeli arasında fonksiyonel görev dağılımının yapılmadığı görülmüştür. SONUÇ VE ÖNERİ: Birimlere ilişkin görev akış şemasının derhal sağlanarak kurum personeli arasında fonksiyonel dağılımı yapılması için çalışmalara başlanılması uygun olacaktır.

47 BULGU 57: Herhangi bir birimden harcama yetkilisi görevinden geçici olarak ayrıldığı zaman yetki devrinde bulunduğunda iç kontrol standartlarına uygun şekilde yetkinin önemini ve riskini dikkate alarak yetki devri yapmadığı görülmüştür. Bu bağlamda iş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmiş ve personele duyurulmamış, yetki devirleri devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenip ilgililere bildirilmemekte ve yetki devredilen kimsede yetki kullanımına ilişkin olarak yetki devreden bilgi vermemektedir. Bu durum ise, doğal olarak birim bazında yetki ve görev karmaşasına ve sorumluluk ihdas edilecek kişilerin tespitine engel teşkil etmektedir. İş görevlendirmelerinin yazılı yapılmaması sorun teşkil etmektedir. Zira, kamuda yazılılık esastır. SONUÇ VE ÖNERİ: Yazılı görevlendirme olmadan yapılacak görevlendirmeler ve yine yazılı görevlendirme ve imza yetkisi devri olmadan atılacak imzalar hukuki bakımdan sorun doğurabileceği dikkate alınarak gerek görevlendirmelerin gerek yetki ve imza devri işlemlerinin yalnız söz konusu birim değil tüm belediye birimler bazında yazılı yapılması uygun olacaktır.

48 BULGU 58: Birimlerde taşınır kayıt mali ön kontrol görevini, görev dağılımı ilkesine aykırı olarak gerçekleştirme görevlisinin yerine getirdiği görülmüştür. Ayrı bir taşınır kayıt ön mali kontrol görevlisi olmaması taşınırların kayıt ve kontrolünde sorunlar olduğunu göstermektedir. Nitekim, edinilen gözlemimize göre demirbaşlar konusunda birimlerin hassas olmadığı ve üzerlerindeki demirbaşların takip edilmediği anlaşılmaktadır. Stoklar satın almadan habersiz nakledilmektedir. Demirbaş kayıtlarının bu itibarla tutmaması söz konusu olabilir. Depolarda ne olup bittiğinin bilinmesi için habersiz olarak demirbaşların yer değiştirmesinin önlenmesi (değişikliklerin kayıt dışı kalmaması için) için gereklilik arzetmektedir. Günlük stok giriş ve çıkışlarının takibi muhakkak bir kişi üzerinde bulunmalı. Ayrıca, demirbaş defteri yönetmeliğe uygun değildir. SONUÇ VE ÖNERİ: Tüm bu açıklamaların ışığı altında, gerçekleştirme görevlisi dışında ayrı bir taşınır kayıt ön mali kontrol görevlisi görevlendirilmesinin uygun olacağı anlaşılmaktadır.

49 BULGU 59: Gerçekleştirme görevlisinin ön mali kontrol görevi bağlamında işlemler üzerinde süreç kontrolü yapmadığı, ön mali kontrol için Mali Hizmetler Müdürlüğüne herhangi bir ödeme emri gönderilmemiş olduğu ve Mali Hizmetler Biriminde ön mali kontrole tabi tutulması gereken bazı belgeler için bu işlemin yapılmadığı görülmüştür. Birim sorumlularına yönelttiğimiz ön mali kontrol görevini biriminizde kim gerçekleştiriyor sorusuna doğrudan cevap verilememektedir. Zira, gerçekleştirme görevlisi ön mali kontrol görevi bağlamında işlemler üzerinde süreç kontrolü yapmamaktadır. Ayrıca, ön mali kontrol için Mali Hizmetler Müdürlüğüne herhangi bir ödeme emri gönderilmemiş (örneğin ödenek aktarımları söz konusu olmakta, buna mukabil ön mali kontrol için mali hizmetler birimine gönderilmesi gerekmekte olan ödenek aktarım işi için bu tür bir yola başvurulmamaktadır). Bu durum birim mensuplarının ön mali kontrol sisteminden haberdar olmadıkları gerçeğine işaret etmektedir. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslarda yer alan limitleri aşan taahhüt ve ve sözleşme tasarılarının ön mali kontrole tabi olunduğuna ilişkin sorumuza söz konusu limiti aşan miktarda taahhüt ve sözleşme tasarılarının olmadığı ve bu nedenle de ön mali kontrole gönderilmeyen taahhüt ve sözleşme tasarılarının üst yöneticiye raporlanması gibi bir gereklilik arz etmediğini belirtmektedirler. Birim yöneticileri, tekrarlayacak olursak nezdimizde ön mali kontrol sisteminden haberdar olmadığı izlenimini bırakmışlardır. Özellikle ödenek aktarma işleminin (performans bütçe programından usule aykırı olarak sapma pahasına) her birim bazında sıkça gerçekleştiği ve söz konusu aktarma işlemlerinin de ön mali kontrol için mali hizmetler birimine gönderilmesi gerçekliği nazara dikkate alındığında ön mali kontrol sisteminin söz konusu birim dahil hiçbir birimde işlemediği anlaşılmaktadır. Ayrıca, ön mali kontrol görevini yürüten personelin kim olduğu noktasında birim yöneticisinin herhangi bir kanaat sahibi olmadığı da anlaşılmakla söz konusu personelin görev almasını engelleyen ne tür önlemlerin alındığı ve benzeri içerikteki soruları sormakta anlamsız kalmıştır. Özetle,.. Belediyesinde ön mali kontrol sürecine ilişkin olarak yapılan incelemede, taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları ile kadro dağılım cetvelleri, yan ödeme cetvelleri ve sözleşmeli personel sayı ve sözleşmelerinin Mali Hizmetler Birimi tarafından ön mali kontrole tabi tutulmadığı tespit edilmiştir.

50 İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 10,11,12,13,17,20,24,25 inci maddelerinde belirtilen mevzuat hükümlerinden anlaşılacağı üzere, idarelerin gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin malî karar ve işlemlerinin; idarenin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, harcama programı, finansman programı, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer malî mevzuat hükümlerine uygunluğu ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması yönlerinden yapılan kontrolü olarak tanımlanan ön mali kontrol, harcama birimleri tarafından yapılan kontroller ile malî hizmetler birimi tarafından yapılan kontrollerden oluşmaktadır. Usul ve esasların ilgili maddelerinde mali hizmetler birimince ön mali kontrole tabi tutulması gerektiği belirtildiği halde, belirli tutarı aşan mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ait taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarının harcama birimlerince mali hizmetler birimine ön mali kontrol için gönderilmediği, kadro dağılım cetvelleri, yan ödeme cetvelleri ve sözleşmeli personel sayı ve sözleşmeleri ile ilgili tüm işlemlerin de Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından yerine getirildiği görülmüştür. SONUÇ VE ÖNERİ: İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların ilgili maddeleri uyarınca belirli tutarı aşan mal ve hizmet alımları ile yapım işlerine ait taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarının, kadro dağılım cetvelleri, yan ödeme cetvelleri ve sözleşmeli personel sayı ve sözleşmelerinin Mali Hizmetler Birimi tarafından ön mali kontrole tabi tutulması uygun olacaktır. Ayrıca, ön mali kontrol müessesesine işlerlik kazandırılması noktasında ilgililere gerekli uyarıların yapılması yerinde olacaktır.

51 BULGU 60: İdari faaliyet raporunun, gereği yapılması için üst yöneticiye gönderilmeyip mali hizmetler birimine gönderildiği görülmüştür. Bu durum üst yöneticinin faaliyet raporunu değerlendirip gereğinin yapılması için ilgili iç ve dış kurumlara göndermediği gerçeğine işaret etmektedir. Ayrıca, idari birim faaliyet raporuna birim müdürü kontrol güvence beyanını imzalayıp eklese de en nihayetinde mali hizmetler biriminden gönderilen toplu güvence beyan kağıtlarının içeriğini bilmedikleri, fakat söz konusu kağıtları rutin imzalanması gereken belgeler olarak değerlendirdikleri anlaşılmaktadır. Ayrıca, söz konusu faaliyet raporlarında yer alan bilgi ve açıklamaların doğru ve güvenilir olup olmadığına ilişkin bir kontrol sistem ya da mekanizmaları bulunmamaktadır. SONUÇ VE ÖNERİ: İdari faaliyet raporunun gereğinin yapılması için üst yöneticiye gönderilmesinin temini için ilgililerin uyarılması uygun olacaktır.

52 BULGU 61: Birim faaliyet raporunda pek çok müdürlük için sapmaların yer aldığı ve bunun performans programı ve ilgili yıl bütçe ödeneklerinden ve faaliyet programından sapmalar olmasına rağmen söz konusu sapmalara ilişkin gerekçelere mevzuatına aykırı olarak faaliyet raporunda yer verilmediği görülmüştür. SONUÇ VE ÖNERİ: Birim faaliyet raporlarında önemli ölçüde ve azami seviyede sapmalardan kaçınılması, çok istisnai ve özellikli durumlarda performans ve ilgili yıl bütçe ödeneklerinden ve faaliyet programından sapmak gerekecekse, muhakkak bu sapmaya neden olan istisnai ve özellikli durum belirtilerek söz konusu sapmanın faaliyet raporunda gerekçelendirilmesi uygun olacaktır. Sapmaya neden olan gerekçe de altlanabilir gerekçe olup, soyut ifadelerle kavramlaştırılan sözde bir gerekçe olmamalı, bahis konusu gerekçe sapmayı haklı ve meşru kılacak niteliğe sahip olmalıdır. Matbu, şekli form ve görünüşte gerekçelerle, tam bir değerlendirmeyi içermeyen gerekçelerin hepsi mutlak anlamda geçersiz kabul edilmelidir.

53 BULGU 62: Yapılan incelemelerde kurum yönetimi ve çalışanlarının iç kontrollerle ilgili bilgi sahibi olmasına yönelik herhangi bir faaliyet yapılmadığı, yıllık risklerin belirlenmesi ve değerlendirilme işleminin yapılmadığı, risklere karşı eylem planı hazırlanmadığı, iç kontrol değerlendirmesi işleminin yapılmadığı, faaliyet planlaması yoluna gidilmediği görülmüştür. Kurum yönetimi ve çalışanlarının iç kontrollerle ilgili bilgi sahibi olmasına yönelik herhangi bir faaliyet yapılmadığı gibi bu hususta planlanan bir çalışma bulunmamaktadır. Ayrıca yıllık risklerin belirlenmesi ve değerlendirilme işlemi yapılmamakta ve risklere karşı eylem planı hazırlanmamaktadır. Bu nedenle de kurumun hedeflerine ulaşmasını amaçlayan ve risklere uygun herhangi bir şekilde kontrol stratejisi ve yöntemleri belirlenmemiştir. Yine ayrıca, yılda en az bir kez yapması gereken iç kontrol değerlendirmesi işlemi yapılmamaktadır. İç kontrol sistemi yıllık olarak değerlendirilmediğinden de eksikliklerle ilgili herhangi bir önlem ve faaliyet planlaması yoluna da gidilmemiştir. Yukarıda anlatılanlar ışığında anlaşılmaktadır ki, harcama yetkilisi, bir iç kontrol standardı olarak yapması gereken ve fakat yapmadığı yıllık personel performans değerlendirmesini yapmadığından, personelin eğitim ihtiyacını belirtmemekte ve bu durum yukarıda bahsedildiği şekliyle iç kontrolle alakalı olarak personelin yeterli bilgi sahip olmasını engellemektedir. SONUÇ VE ÖNERİ: Kurum yönetimi ve çalışanlarının iç kontrollerle ilgili bilgi sahibi olmasına yönelik bir çalışmanın planlanması ve yukarıda bahsedilen belirleme, planlama ve değerlendirme işlemlerinin gerçekleştirilmesi uygun olacaktır.

54 BULGU 63: Personel istihdamı, görevlendirilmesi, kullanımı, eğitimi, yetkilendirilmesi, nakli, değerlendirilmesi hususlarında iç kontrol standartlarına uyulmadığı ve izlenen personel politikasının iç kontrolü imkansız kıldığı anlaşılmıştır. Kurumun misyonunun, vizyonunun, stratejik amaç ve hedeflerinin tüm personel tarafından öğrenilmesi ve sahiplenilmesi yönünde bir çalışma yapılmamıştır. Evrakları ve önemli belgeleri imzalamaya ve onaylamaya yetkili kişiler yazılı olarak birim bazında değil ve fakat bütün olarak belediye bazında..belediye Başkanlığı İmza Yetkileri Yönergesi ile belirlenmiştir. Uygun işe doğru personel görevlendirilmesine ilişkin birim olarak herhangi bir politika ya da prosedür belirlenmemiştir. Birimler arası personel hareketliliği çok fazla olmakta, işe uygun personel yerine personele uygun iş tahsisi söz konusu olmaktadır. Bazı birimlere (itfaiye, zabıta vb.) hukukçu ya da mühendis gibi birim ile ilgisiz personel alımı yapılmakta ve daha sonra bunlar başka birimlere kaydırılmaktadır. Yetişmiş personel sıkıntısı bulunmaktadır. Doğrudan temin alımlarda görev yapan mübaya memuru yeterli niteliklere haiz değildir. Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmiş ve bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetlerinin yıllık planlamasına gidilmemektedir. Özellikle, en çok ihtiyaç duyulduğunu hissettiğimiz 5018 sayılı kanun ile ilgili bir hizmet içi eğitim programının 2011 yılı itibariyle düzenlenmediği anlaşılmaktadır.

55 SONUÇ VE ÖNERİ: Kurumun misyonunun, vizyonunun, stratejik amaç ve hedeflerinin tüm personel tarafından öğrenilmesi ve sahiplenilmesi yönünde çalışma faaliyetlerine başlanması, fonksiyonel görev dağılımının tam sağlanarak evrakları ve önemli belgeleri imzalamaya ve onaylamaya yetkili kişilerin yazılı olarak birim bazında belirlenmesi yoluna gidilmesi, uygun işe doğru personel görevlendirilmesine ilişkin esaslı bir politika belirlenip İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü ne bu konuda daha geniş bir insiyatif alanı bırakılarak kendisine söz konusu belirlenecek politikanın ana taşıyıcısı olma vasfı tanınması, birimler arası personel hareketliliğin azaltılması ve çok sıkı şartlara bağlanılması, personel hizmet içi eğitimi için İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne daha fazla kaynak ayrılması, genel bir meslek içi eğitim plan ve programlaması değil ve fakat her spesifik görev için eğitim ihtiyacının içeriği tespit edilip bu ihtiyacı karşılama amacını matuf özel eğitim programlarının uygulanması, söz konusu eğitime tabi tutulan personelin bilgi ve donanımının güçlenmesini teminen hizmet içi eğitim faaliyetinin yeni gelişmelere endeksli olarak devamlı güncellenmesi, 5018 sayılı kanun ile ilgili bir hizmet içi eğitim programının 2012 yılı itibariyle düzenlenmesi uygun olacaktır.

56 BULGU 64: Harcama yetkililerinin iç kontrol standartlarının yerine getirilmesi noktasında uhdelerinde olan sorumluluğun içeriğini bilmedikleri anlaşılmıştır. Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan iç kontrol standartları kapsamında; iç kontrol sisteminin oluşturulması, uygulanması, izlenmesi ve geliştirilmesi amacıyla belirlenen standartlar ve standartlar için gerekli şartların yerine getirilmesi ile ilgili ne tür çalışmalar yapıldığına ilişkin harcama yetkililerine yönelik sorularımız cevapsız kalmakta ve bu durumdan mali hizmetler biriminin sorumlu olduğu şeklinde ortak bir açıklama getirilmektedir. Kurum tanımaya ilişkin yaptığımız ilk yerinde denetim faaliyetine kadar geçen sürede söz konusu birim yöneticilerinin 5018 sayılı Kanun un iç kontrol sisteminin uygulanmasından harcama yetkililerin sorumlu olduğuna ilişkin amir hükmünden haberleri bulunmamakta idi. SONUÇ VE ÖNERİ: Her ne kadar söz konusu ilk yerinde denetim faaliyetinden sonra ilgili yetkililerin konuya ilişkin bilgi ve aşinalıkları sağlansa da, 2012 yılı içinde eğitim planlaması kapsamında gerçekleştirilecek hizmet içi eğitim faaliyetlerinde, 5018 sayılı kanun ile ilgili bir dersin programa alınması ve belediyenin hazırladığı ve ilgili birim yöneticisine de sorumluluk yükleyen iç kontrol eylem planlarının söz konusu ders kapsamında ya da ayrı bir bilgilendirme toplantısında iletilmesi uygun olacaktır. Ayrıca, Maliye Bakanlığı tarafından belirlenen standartların dışında, kurum tarafından iç kontrollere yönelik olarak belirlenmiş ilave politika ve prosedürler bulunmadığı anlaşılmakla, söz konusu dersin içeriğinin harcama yetkililerince bu tür ilave ve politikaların oluşturulmasını sağlayacak nitelik ve içerikte olması yerinde olacaktır.

57 BULGU 65: Birim yöneticilerinin, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin olarak herhangi bir prosedür belirlemediği ya da personele duyurulması yoluna gitmedikleri ve verdikleri görevlerin sonuçlarını izlemeye yönelik herhangi bir mekanizma (yönetim bilgi sistemi) oluşturmadıkları görülmüştür. Birim amirleri tarafından hiyerarşik alta iletilen komut ve talimatların sonucunu takibe imkan veren ve verdikleri talimatın geri dönüşünü teyit edecek bir mekanizmanın bulunmaması alt-üst ilişkisinde kontrol sistemini ve dolayısıyla da bir yönüyle de iç kontrol sistemini zaafa uğratmaktadır. Faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin olarak herhangi bir prosedür belirlenmemesi ise söz konusu zafiyeti besleyen diğer bir eksikliktir. SONUÇ VE ÖNERİ: Kurum bünyesinde verilen görevin sonuçlarının izlenmesini temin edecek etkin bir yönetim bilgi sisteminin kurulması ve hassas görevlere ilişkin etkin prosedürler belirlenmesi yoluna gidilmesi uygun olacaktır.

58 BULGU 66: Görevden ayrılan hiç bir personelin iş ve işlemlerinin durumunu gösterir bir rapor hazırlamayıp ilgililere ya da ayrıldığı göreve gelen personele sunmadığı görülmüştür. İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğü tarafından ilişki kesme/personel hareket onay formu düzenlenmesi esnasında ilgili birim tarafından görevden ayrılan personelin üzerine taşınır mal kaydı varsa devir işlemleri yapılmaktadır. Buna mukabil, görevden ayrılan personel, iş ve işlemlerinin durumunu gösterir bir rapor hazırlamamakta ve ilgililere ya da görevden ayrılan personele vermemektedir. Bu durum bir risk oluşturmaktadır. Zira, iç kontrol standartlarına göre, idareler, faaliyetlerinin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemler almalıdır. Bu bağlamda, söz konusu rapor eksikliği bir iç kontrol standardı olan faaliyetlerin sürekliliği ilkesini zedelemektedir. SONUÇ VE ÖNERİ: Görevden ayrılan personelin iş ve işlemlerinin durumunu gösterir bir rapor hazırlayıp ilgililere ya da ayrıldığı göreve gelen personele sunmasını temin edecek bir iç düzenleme yapılması uygun olacaktır. Ayrıca, ilgili birim ve diğer tüm birimlerde personel hareketliliğinin fazla olması ve yetişen personelin bir ya da birkaç yıl içinde düşük ücret ya da farklı bir nedenle kurumdan ayrılma olguları fazlaca tanık olunan gerçeklikler olduğundan personel yetersizliği, geçici veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliği etkileyen nedenlere karşı etkin bir mekanizmanın kurum içinde kurulması da uygun olacaktır.

59 BULGU 67: Kurumun hazırladığı ve uyguladığı stratejik planda uygulama dönemi içinde üst yöneticinin yeni hizmet alanları öngörmesi ya da faaliyet planı değişikliğine gitmesi nedeniyle usul ve mevzuatına aykırı olarak değişiklikler yapıldığı görülmüştür. Bu plandan sapma olgusunun özellikle belediye meclis kararı ile ödenek aktarmalar vasıtasıyla sıkça yaşanması, planın ciddiyeti ve bağlayıcılığı konusunda ciddi şüphelerin oluşmasına neden olmaktadır. Bu bağlamda, 5018 sayılı kanunundaki stratejik planın uygulanmasına ilişkin sorumluluk hükümlerinin uygulanırlık kazanması gerektiğine ilişkin tarafımızda kanaat oluşmuştur. Ayrıca, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlama kontrol standardı gerçekleşmiş olmamaktadır. Olumlu görülebilecek bir husus ise, harcama birimi yetkililerinin, birimlerine ilişkin stratejik plan ve performans programında yer alan faaliyetleri personeline duyurması ve personelin, görevlerini yerine getirebilmek için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında erişebilmesi hususudur. Diğer bir olumlu husus da, Mali Hizmetler Müdürlüğü yönetimi doğrultusunda kurumun stratejik planı tüm birimlerin geniş bir katılımı ile gerçekleştirilmiş olduğu gerçeğidir. Bunun yanı sıra, Mali Hizmetler Müdürlüğünün söz konusu stratejik plan ve performans programı kurumun web sitesinde yayınlaması olumlu bir yaklaşım tarzıdır. SONUÇ VE ÖNERİ: Kurumun hazırladığı ve uyguladığı stratejik planda uygulama dönemi içinde üst yöneticinin yeni hizmet alanları öngörmesi ya da faaliyet planı değişikliğine gitmesi nedeniyle usul ve mevzuatına aykırı olarak değişiklikler yapılması uygulamasından vazgeçilmesi ve stratejik planın hazırlanma ve uygulanma evrelerinde konuya daha ciddi ve tutarlı yaklaşılması uygun olacaktır.

60 BULGU 68: Belediye idaresinin, vuku bulabilecek hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların personel ya da vatandaş tarafından belirlenen bir düzen içinde kendisine bildirilmesini sağlayacak herhangi bir yöntem ve mekanizma oluşturmadıkları anlaşılmıştır. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunun amir hükümleri mucibince, herhangi bir usulsüz ya da hukuka aykırı karar, işlem ya da faaliyete rastlayan bir personelin söz konusu husus bildirmesi yasal bir gereklilik olmakla birlikte (ayrıca iç kontrol sistemin işlemesi için olmazsa olmaz bir koşul olan) bu yükümlülüğü nasıl yerine getireceğine ilişkin bir yol haritasına ilişkin iç düzenleme bulunmamaktadır. SONUÇ VE ÖNERİ: Söz konusu personelin, durumu üst yöneticiye mi, birim amirine mi bildireceği ve bu bildirimi hangi metotla yapacağı (yazılı ya da şifahi beyan) hususlarının yazılı bir iç düzenlemeyle tespit edilmesi uygun olacaktır. Bu şekilde hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenip personele duyurulmasının yanında söz konusu düzenlemenin ilgili yöneticinin bildirilen hata ve usulsüzlük hakkında yeterli incelemeyi yapmasını sağlayacak bir süreç haritasının da söz konusu düzenlemeye dercedilmesi uygun olacaktır. Ayrıca, eğer ilgili düzenlemede yazılı ihbar ya da başvuru mekanizması benimsenecekse, söz konusu düzenlemenin hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayrımcı bir muamele yapılmasını önleyecek tedbirleri ihtiva etmesi de önem arz edecektir.

61 BULGU 69: Birim idarecilerinin görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirleyip personeline duyurmadıkları ve birimlerin kimi hedeflerinin, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmadığı görülmüştür. SONUÇ VE ÖNERİ: Birim idarecilerinin görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirleyip personeline duyurmaları ve birimlerin spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olamayan hedeflerinin söz konusu niteliğe kavuşturulması için gerekli uyarıların ilgili birim idarecilerine yapılması uygun olacaktır.

62 BULGU 70: Belediye hizmet birimlerinin şehrin muhtelif yerlerine dağıldığı, tek bir merkezde toplanmadığı görülmüştür. Belediye hizmet birimlerinin şehrin değişik yerlerine dağılması ve tüm bu birimlerin ana merkez idare binasından fiziki mekan uzaklığı olgusunun verimliliği ve iç kontrol mekanizmasının etkinliğini düşürme riskini bünyesinde barındırması hususu yadsınamaz bir gerçekliktir. SONUÇ VE ÖNERİ: Belediye hizmet birimlerinin tek bir merkezde toplanmasını teminen, belediyenin yeni ve büyük bir binaya taşınması uygun olacaktır.

63 BULGU 71: Destek hizmetlerinde ve diğer birimlerde koordinasyon eksikliğinin bulunduğu ve bilgi akışı iyi sağlanamadığı görülmüştür. Müdürlük bazında örgütlenen her birim birbirinden tamamen bağımsız üniteler olarak hareket etmekte ve aralarında bilgi ve belge paylaşımı noktasında çeşitli sorunların yaşanmaktadır. Bu gerçeklik, bir kontrol standardı olan, idarelerde, yatay ve dikey iç iletim ve dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sisteminin olmadığı gerçeğine işaret etmektedir. SONUÇ VE ÖNERİ: Destek hizmetlerinde ve diğer birimlerde olan söz konusu koordinasyon eksikliğinin giderilmesi ve bilgi akışı iyi sağlanması hususunda gerekli çalışmaların yapılması uygun olacaktır.

64 BULGU 72: Mevzuatı gereğince kurum tarafından elde edilen gelirlerin, muhasebeleştirilmesini sağlayan etkin kontroller tam anlamıyla bulunmamaktadır. İlgili kurumda gelirlerin muhasebeleştirilmesi ile ilgili bir süreç akış şeması bulunmamaktadır. Bunun yanı sıra, kurumda gelirlerin muhasebeleştirilmesi için ihtisaslaşmış bir birim bulunmamaktadır. Mali Hizmetler Müdürlüğüne bağlı Gelirler Servisi muhasebeleştirme işlemlerine bakmaktadır. Ekteki düzeltme fişlerinden de anlaşılacağı üzere, gelirlerin yanlış sınıflandırmasını (bütçesine, bütçe tertibine, ayrıntılı harcama programına göre) ve yanlış muhasebeleştirilmesini engelleyen veya bunları tespit eden kontroller bulunmaktadır. Yanlışlık olması durumunda düzeltme fişi ile söz konusu yanlışlar düzeltilmektedir. Gelirler muhasebeleştirildikten sonra muhasebe kayıtları kontrol edilmektedir yılında muhasebeleştirilemeyen gelir bulunmamaktadır. Yine Ekteki belgede de görüldüğü üzere, gelirlerin mali tablolarda tam ve doğru bir şekilde yer almasını sağlayan kontrol süreçleri bulunmaktadır. Yine ekteki belgede de görüleceği üzere, vadeli olarak gerçekleşen gelirlerin muhasebeleştirilmesi doğru bir şekilde yapılmaktadır. Gelir servisi gerekli kontrolleri sağlamakla tahsilatların gerçek ve doğru bir şekilde muhasebeleştirilmesini temin etmektedir. Gelirler ait oldukları dönemde muhasebe kayıtlarına alınmaktadır. Muhasebeleştirilen gelirlere ilişkin evraklar tam ve doğru olarak hazırlanmıştır. Evrakların eksik olması durumunda ilgili evraklar istenmektedir sayılı Belediye Kanunu, 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu ilgili yönetmelikler ve diğer yasal mevzuat çerçevesinde Belediye Gelirlerinin tarh ve tahakkuk ve tahsilat işlemlerinin yapılması görevini Mali Hizmetler Müdürlüğüne bağlı Gelir Servisi yerine getirmektedir. Gelir Şervisi ve ilgili Müdürlükler tarafından tahakkuklandırılan gelirler, Gelir Servisi tarafından tahsil edilmekte olup, Muhasebe gider birimi tarafından da söz konusu gelirler ve bunlara ait tahakkuk kayıtları muhasebeleştirilmektedir. Belediye bünyesinde kullanılan bilgisayar sistemi, gelirlerin muhasebeleştirilmesi için de kullanılmaktadır. Yapılan her tahakkuk için muhasebe servisinde otomatik olarak kayıt düşüldüğü için ve aynı akşam tahakkuk ve varsa tahsilât ait kaydının muhasebe servisinde muhasebeleştirilmektedir.

65 Yapılan her gelir tahakkuku ve tahsilatının sistemde otomatik olarak o günün akşamında muhasebe servisinin ekranında görüldüğü için ve o evrak üzerinden her gün muhasebeleştirilme yapıldığı için herhangi bir muhasebeleştirmeme söz konusu değildir. Günlük tahakkuklara ait örnek ektedir. Gelir tahakkuklarının ilgili müdürlük veya gelir müdürlüğünde yapılması veya ilgili tahsilatın gelir müdürlüğü bünyesinde yapılmasından sonra, tahakkuk ve ya tahsilat kaydı aynı günün akşamında gelirin ve ya tahakkukun türüne göre alt kod bazında muhasebe birimindeki ekranda görülmektedir. Aynı kayıttan çıktı alınarak yevmiye numarası verilmektedir. Örnek ektedir. Bir gelir için eğer şahıs ilgili dönemde başvurmamışsa tahakkuku olmayacağı için ilgili dönemde muhasebeleştirilmektedir. Takibi de yukarıda anlatıldığı üzere yapılmaktadır. Ama şahıs ilgili dönemi geçirmemiş ve ilgili dönemde başvurmuş ise tahakkuku muhasebeleştirilmektedir. Ödemede yapmışsa yine muhasebeleştirilmektedir. Gelirlere ilişkin müdürlüklerden gönderilen tahakkuklar ilgili birim amiri tarafından imzalanarak gelir birimine gelmekte, Gelir biriminde oluşturulan tahakkuklar da birim amiri tarafından onaylanarak birim sorumlusu tarafından onaylanmaktadır. Sistemde bütün bilgiler her birimde görüldüğü ve ilgili müdürlükteki tahakkuk veya gelir servisindeki tahakkuk veya tahsilat tutarları ile muhasebe servisindeki tahakkuk ve tahsil tutarları aynı miktar olarak sistemde görüldüğü için, ve bu tutar üzerinden çıktı alınarak muhasebeleştirildiği için ve elle veri girişi yapılmadığı için sıkıntı mevcut değildir. Yani kayıt esnasında bir hata mevcut değildir. Çünkü kayıt elle yapılmamaktadır. Her aşama bilgisayar çıktısı ile olmaktadır. Aynı zamanda bütün veriler kullanılan bilgisayar sisteminde otomatik olarak kullanıldığı için herhangi bir tahakkuk ve tahsilat işleminin kaydı aynı gün muhasebeleştirildiği için ve aynı bilgiler otomatik olarak mali tablolara sistem tarafından atıldığı için mali tablolarda aynı bilgiler ilgili hesap ve alt koduna sistem tarafından atılmaktadır. Aynı veriler mali tablolarda da izlenmektedir. SONUÇ VE ÖNERİ: Mevzuatı gereğince kurum tarafından elde edilen gelirlerin, etkisiz olarak muhasebeleştirilmesini sağlayan etkin kontrollerin tam anlamıyla temininin sağlanması uygun olacaktır.