Cep Yönderi Dizisi. Cep Yönderi Dizisi yöneticilerin ifl yaflam nda her gün karfl laflt klar

Transkript

1 Etkili fl Yaz lar

2 Cep Yönderi Dizisi Cep Yönderi Dizisi yöneticilerin ifl yaflam nda her gün karfl laflt klar en yayg n meydan okumalara ivedi çözümler öneriyor. Dizi içinde yer alan her kitapta, güçlü ve zay f yanlar n z tespit etmeye ve kritik becerilerinizi keskinlefltirmeye yarayan kullan fll araçlar, testler ve gerçek yaflamdan al nm fl örnekler yer al yor. ster masa bafl nda, ister bir toplant da ya da yolda olun, bu cep kitapç klar size iflinizin günlük talepleriyle daha h zl, daha kavray fll ve daha etkin bir biçimde bafla ç kma imkân n verecektir. Dizinin kitaplar : Ekip Liderli i Toplant Yönetimi Zaman Yönetimi Proje Yönetimi Liderlik Koçluk Geribildirim Etkili fl Yaz lar Sonuç Al c Müzakere Etkin Sunumlar

3 Etkili fl Yaz lar Her Gün Karfl laflt n z Sorunlara Uzman Çözümler

4 ISBN Writing For Business Harvard Business School Publishing Corporation, 2007 bzd Yay n ve letiflim Hizmetleri Türkçe yay n haklar Akçal Telif Haklar taraf ndan sa lanm flt r. Optimist Yay nlar Telefon: Faks : e-posta: bilgi@optimistkitap.com Optimist yay n no. : 121 Konu : fl-yönetim Çeviren : K z lca Yürür Yay ma haz rlayan : Cemal Engin Bas m Düzelti Düzenleme Bask ve cilt : Ekim 2007, stanbul : Fevzi Gölo lu : Selim Talay : Elma Bas m: kitelli Organize San. Bölgesi Keresteciler Sitesi 14. Blok No: 1/ kitelli stanbul

5 çindekiler Yönderin Mesaj : Okur Odakl Yaz lar Amac na Ulafl r 9 fl Yaz lar n n Temelleri 11 Temel lkeler 13 Sonuç getiren her fley gibi, iyi yazmak da bir dizi ilkeye ba l d r. Amac n z netlefltirin 14 Okur odakl bir yaklafl m gelifltirin 15 Kilit mesaj n z aç k ifade edin 17 Mesaj n z k sa ve basit tutun 17 Mesaj iletme stratejinizi gözden geçirin 19 Projenizin Kapsam n Belirleyin 25 Her zaman, yazmaya bafllamadan önce projenizin kapsam n belirleyin. Kapsam belirlemek, konunun geniflli ini saptamak ve hangi derinlikte ele al naca na karar vermek demektir. yi bir kapsam belirleme çal flmas, hem sizi, hem de okurlar n z zaman ve emek israf ndan korur. S n rl kapsam ile genifl kapsam 26 çindekiler 5

6 Bafllang ç Stratejileri 29 Yazman n en zor k s mlar ndan biri bafllama sürecidir. Bu bölümde, bu sorunu aflmak için faydalanabilece iniz baz stratejiler sunuyoruz. Sorgulama 30 Geleneksel yaz plan 31 Beyin f rt nas tasla 32 Serbest yazma 34 Malzemeyi Amac n za Uygun Olarak Düzenleyin 37 Yaz l iletiflimde mant kl düzenlemeler büyük önem tafl r; aksi takdirde niyetlenen amaca ulaflmak mümkün olmaz. Bu bölümde baz düzenleme yöntemlerini ele alaca z. Öneme göre düzenleme yöntemi 38 Kronolojik yöntem 38 Süreç ve prosedür yöntemleri 40 Mekânsal düzenleme yöntemi 41 K yasla ve karfl laflt r yöntemi 42 Özelden genele ya da genelden özele yöntemi 43 Analitik yöntem 44 lk Tasla Haz rlamak 47 Tüm kilit noktalar kâ da ya da ekrana dökmek için, ilk tasla oluflturun. Bu bölümde, bu önemli aflamada iflinize yarayacak öneriler sunuyoruz. Kendinizi en rahat hissetti iniz noktadan bafllay n 48 Kategoriler halinde yaz n 49 Teknik belgelerle ilgili noktalar 51 6 çindekiler

7 Paragraflar Yap land rmak 53 Paragraflar yaz y oluflturan temel yap tafllar d r. Paragraflar belli noktalar sunar ve okura fikrin sunulmas nda yeni bir basama a geçildi inin iflaretini verir. Paragraflarda iyi bir ifl ç kar rsan z, yazma savafl n yar ya yar ya kazand n z demektir. Bir paragraftaki noktalar n say s n s n rlay n 54 Yumuflak geçifller yarat n 54 çeri in Redaksiyonu 57 lk tasla tamamlad ktan sonra, metnin içeri ini redaksiyondan geçirmeli, belgenizin yap s na, mant k ve mesaj na son halini vermelisiniz. Mesaj n z odak noktas na yerlefltirin 58 Metni netlik aç s ndan gözden geçirin 59 Kilit mesaj n z stratejik bir s ralamayla sunun 59 Okurunuzun niçin sorusunu cevaplay n 60 Stilin Redaksiyonu 63 Redaksiyon çal flmas n n bu aflamas nda, yapman z gereken metninizin flak mas n sa lamakt r. Bunu metne görsel çekicilik, uygun bir ses ve üslup kazand rarak, fazlal klar atarak yapabilirsiniz. Bu kalitede metinler okurlar etkiler. Görsel etki için tasar m 64 Üslubunuzu okurlar n za uydurun 65 Metnin k sa ve öz olmas na dikkat edin 67 Aktif tarz benimseyin 68 Do ru dil kullan m 69 çindekiler 7

8 E-Posta Kaleme Almak 71 fl mektubu, bilgi notlar ve raporlar haz rlarken gösterdi iniz özeni, e- postalardan esirgememelisiniz. S k yaflanan sorunlar 72 Konu sat r yla bafllay n 73 Bir e-postada bir konu 74 Mesaj n z n amac net olsun 75 Az ama öz yaz n ve ekler kullan n 75 Okurlar n z n kim oldu unu unutmay n 76 Biçimlendirmeyi basit tutun 76 fiirketinizin e-posta politikas n ö renin 76 Ne zaman e-posta göndermemek gerekti ini bilin 77 puçlar ve Araçlar 81 fl Yaz lar çin Araçlar 83 Yazma sürecinde size yard mc olacak formlar. Kendinizi S nay n 89 Bu k lavuzda sunulan kavramlar n yararl bir özeti. Neler ö rendi inizi görebilmeniz için bu testi bir kere kitab okumadan önce, bir kere de sonra yapman zda yarar vard r. Test Sorular n n Do ru Yan tlar 93 Notlar 96 Akl n za gelen fikirleri an nda not etmek için kullanabilirsiniz.

9 Yönderin Mesaj : Okur Odakl Yaz lar Amac na Ulafl r fl dünyas nda baflar l olmak için en son ve en iyi stratejileri kullanmak gerekir. Bu cep yönderinde basit bir çal flma notundan kapsaml bir ifl önerisine kadar her çeflit metni en verimli flekilde yazma yöntemleriyle ilgili en güncel bilgileri bulacaks n z. Okurlar n gereksinimini ön plana alman n yaz lar n z (yaz n n ak fl n ) netlefltirmeye nas l yard mc olabilece ini göreceksiniz. Böylece yönetici olarak etkiniz artacak. Bu kitapta kolayca uygulanabilecek flu bilgileri bulacaks n z: Okurlar n z n gereksinimini hedef almak için belgeleri düzene sokmak Yazma sürecinin t kan p kalmas n önlemek için metin oluflturma görevine iyi bir bafllang ç yapmak Eylem ve kararlar yönlendirebilmek için redaksiyon ve tasar m ilkelerini uygulamak Faydas kan tlanm fl bu stratejileri uygularsan z, yazma etkinli inizde üretkenli in artt n ve belgelerin kalitesi- Yönderin Mesaj 9

10 nin yükseldi ini görürsünüz. Asl na bakarsan z, okurlar - n z bile aradaki fark dile getirmeye bafllayacak! yi flanslar! Deborah Dumaine, Yönder Deborah Dumaine Better Communications adl flirketin yöneticisi ve kurucusudur. Better Communications dünyan n her yerinden ifl insanlar na ifl yaflam, liderlik, teknik, finans ve sat fl konular nda metin yazma çal fltaylar sunan bir ö renme kurulufludur den beri yaklafl k ö renci bu çal fltaylara kat lm flt r. D. Dumaine Write to the Top: Writing for Corporate Success (Yükselmek çin Yazmak: fiirket Baflar s çin Yazmak) ve Instant Answer Guide to Business Writing (An nda fl Yaz lar çin Cevap K lavuzu) kitaplar n n da yazar d r ve World Book Encyclopedia ifl yaz lar k sm n kaleme alm flt r. Smith Üniversitesinden lisans ve yüksek lisans dereceleri alm flt r. 10 Etkili fl Yaz lar

11 fl Yaz lar n n Temelleri

12 Temel lkeler

13 Zor olan okuru etkilemek de il, tam istedi iniz do rultuda etkilemektir. Robert Louis Stevenson ETK L fi YAZILARI haz rlaman n birkaç temel ilkesi vard r. Bu ilkelerde ustal k kazan rsan z, yolunuza ç kan çeflitli yaz görevlerinin üstesinden baflar yla gelebilirsiniz. Amac n z netlefltirin Bir ifl belgesi yazmaya oturdu unuzda, kendinize soraca- n z ilk soru, Bu belgeyi niçin yaz yorum? olmal d r. fl metinleri çeflitli amaçlarla yaz l r: Belli bir eylemi aç klamak ya da gerekçelendirmek: Mevcut sat c lar m zdan ald m z bütün teklifler yüksek oldu undan, hepsini geri çevirmeye ve yeni tedarikçiler aramaya karar verdik. Enformasyon vermek: Yönetim, bütün çal flanlara yeni ürünümüzün ilk üç ay içindeki sat fllar n n beklentilerimizin çok üstünde gerçekleflti ini duyurmak ister. Okurlar etkilemek: Mühendislik ekibi bu teslim tarihlerini tutturabilir. 14 Etkili fl Yaz lar

14 yi ya da kötü haberler vermek: Ne yaz k ki, bildirdi iniz motor yanmas garantinin bitmesinden bir gün sonra meydana gelmifl bulunuyor. Eyleme geçilmesini talep etmek: Tasar m ekibi bütün ürün ayr nt lar n 1 May s gününe kadar tamamlam fl ve teslim etmifl olmal d r. Yazmaya bafllarken, amac n z n ne oldu unu düflünün. Belge haz rlamak gibi s radan bir iflle karfl karfl ya kalan ço u yazar, amac n unutur. Bu sorundan korunman n bir yolu, tasla n bafl na amac n z n ne oldu unu not almak ve ilerledikçe buna baflvurmakt r. Tasla n z bitirdikten sonra, metninizi gözden geçirerek bafllang çtaki amac n zla örtüflüp örtüflmedi ini kontrol edin. Okur odakl bir yaklafl m gelifltirin Nas l bir flirket müflterilerinin gereksinim ve yaklafl mlar - n dikkate almad nda onlarla temas kaybederse, siz de okurlar n z ve onlar n arzular n anlamaz, onlar n nas l enformasyon almay tercih ettiklerini bilmez, onlarla temas kuramazs n z. Okurun bak fl aç s na göre düflünmek, tasarlamak, metni düzenlemek ve redaksiyonunu yapmak netli i gelifltirir ve eyleme teflvik eder. Okurlar onlara ne aktarmaya çal flt n z ve bir sonraki ad mlar n n ne olmas gerekti ini anlarlarsa, iflleri çok kolaylaflacakt r. Temel lkeler 15

15 S Z Olsan z Ne Yapars n z? Dikkat Aral R oger saha sat fl ekibine bir bilgi notu göndererek, onlar tüm mevcut ve yeni ürünleri içeren bahar katalogu konusunda bilgilendirmek istiyor. Amac, bu bölümdeki çal flanlara katalogun haz rlanma ve teslim tarihlerini bildirmek ve katalogun gönderilmesi gereken bütün müflterilerin isim ve elektronik posta adreslerini teslim etmelerini hat rlatmak. Ama bu notu nas l yap land rmas gerekti ini bilemiyor. Katalogun amac n aç klayan bir paragrafla bafllayabilir ve en çarp c noktalar n ya da özelliklerini vurgulayabilir. Daha sonra da, okurlar na 15 fiubat a kadar tüm müflteri adreslerini teslim etmelerini hat rlatabilir. Kendi kendine, Bütün bunlar söylemek yar m sayfa al r diye düflünüyor. Yazd klar m n ne kadar n gerçekten okuyacaklar, merak ediyorum. Siz Roger in yerinde olsan z, ne yapars n z? Okur odakl bir yaklafl m neden önemlidir? Adres de- iflikli ini bildirmek üzere ulaflmak istedi i kiflilere basit bir kartpostal gönderen flirketin gerçekten yaflanm fl öyküsünü ele alal m. Kendini okurun yerine koymay ihmal eden flirket, metinde en önemli bilgilerden birini vermeyi unuttu: Tafl nma tarihini belirtmedi. Müflteriler flirketi nerede bulacaklar n biliyordu, ama yeni adresi ne zamandan itibaren kullanmalar gerekti ini bilmiyordu. 16 Etkili fl Yaz lar

16 Kilit mesaj n z aç k olarak ifade edin Belgenizin amac n belirledikten ve okuru da dikkate ald ktan sonra, okurlar n hat rlamas n istedi iniz kilit mesaj vurgulay n. Bu mesaj n aç k ve kesin olmas gerekir, genel olarak bir ya da iki cümleyi geçmemelidir. Örne in: Müflteriye teslim tarihini geciktirmemek için, ürün tasar m n n 1 May s ta tamamlanm fl olmas gerekir. Ço u durumda, kilit mesaj n z metnin bafllang c nda ya da bafllar na do ru belirtilir; metnin geri kalan ayr nt - larla bunun içini doldurmaya ve Neden? ya da Önerdi im fleyin uygulanmas nelere yol açar? gibi sorular n cevaplanmas na yarar. Daha fazla aç kl k sa lamak için, her belgede tek bir konuyu ele al n. ki birbiriyle ilgisiz kilit mesaj n z oldu- unu fark ettiyseniz, iki belge yaz n. Mesaj n z k sa ve basit tutun flleri bafl ndan aflk n okurlar az ve öz metinleri takdir edecektir. Asl nda, belge istenen gerekli enformasyonu içerdi i sürece, ne kadar k sa olursa, o kadar iyidir. Belgenizin k sa olmas, kilit mesaj n z n ön plana ç kmas n sa lar. Ayr ca kelimeleri ekonomik bir flekilde kullanmak, okurunuzun k ymetli zaman n bofla harcamamas n da güvence alt na al r. Afla daki örne i ele alal m: Temel lkeler 17