ARTVİN İL AMBULANS SERVİSİ DEPO ve TIBBİ CİHAZ BİRİMİ

Transkript

1 DEPO ve TIBBİ CİHAZ BİRİMİ Dök. Kodu: YÖN.BR.02 Yayın Tarihi: Kasım 2013 Revizyon Tarihi: Revizyon No: 00 Sayfa No:1/2 DEPO ve TIBBİ CİHAZ BİRİM SORUMLULARI Acil ve Afetlerde Sağlık Hizmetleri Şube Müdürlüğü; tarih ve sayılı görevlendirme yazısı ile görev dağılımları yapılarak kişilere tebliğ edilmiştir. Depo ve Tıbbi cihaz Birim sorumlusu olarak Muhammet Yaşar TAVŞANOĞLU görevlendirilmiştir Muhammet Yaşar TAVŞANOĞLU ın olmadığı durumlarda yerine Sultan SAK vekâlet eder. İLETİŞİM BİLGİLERİ:Tel no: (302)/Fax no: (KKM)/Kurumsal AMAÇ: İl Ambulans Servisi Ana depo stok kontrol ve tedarik sürecini yönetmek. İstasyonların İlaç ve sarf malzeme taleplerinin hızlı ve sorunsuz bir şekilde karşılanmasını sağlamak. İl Ambulans Servisi Başhekimliği ve istasyonlardaki ambulanslarda bulunan ölçüm cihazlarının kalibrasyonu ve hizmet kalitesini etkileyen ekipmanlarının bakım faaliyetlerinin gerçekleştirilmesini sağlamak. UYGULAMA:Depo ve Tıbbi cihaz birimi görev uygulamalarını ilaç yönetimi prosedürü ve depo düzenleme prosedürüne göre, Tıbbi cihaz sorumluları görev uygulamalarını tıbbi cihazların bakım, onarım, ölçme ayar ve kalibrasyonlarının sağlanması prosedürüne göre gerçekleştirir. GÖREV TANIMI, A.S.H.İ. lerin tüketim miktarları göz önünde bulundurularak yıllık ilaç ve malzeme ihtiyacını tespit eder. İl ambulans servisi başhekimliği ve ASHİ lerin depo kritik stok miktarlarını takip eder. İhtiyaç duyulan malzemelerin İl sağlık müdürlüğünden talep edilmesini sağlar. İl Sağlık Müdürlüğü deposuna alınacak malzemelerin uygunluğunu kontrol eder. İlaç ve sarf malzemelerin planlanması, temini, dağıtımı ve kontrolünü sağlar. Acil oluşan malzeme ihtiyaçlarını üst yönetime bildirerek temin edilmesini sağlar. Sağlık Bakanlığı bünyesindeki depodaki tüm malzeme taşınırların aktif olarak takip edildiği Malzeme Kaynakları Yönetim Sistemi (MKYS) üzerinden çalışan otomasyon programı ile ilgili her türlü sorun ve eksiklikleri tespit eder. Otomasyon programı üzerinden İl sağlık müdürlüğü ve ASHİ depolarının malzeme durumunu takip eder. Başhekimlik deposundan sevk edilecek tıbbi malzemelerin sevk belgelerini düzenler

2 DEPO ve TIBBİ CİHAZ BİRİMİ Dök. Kodu: YÖN.BR.02 Yayın Tarihi: Kasım 2013 Revizyon Tarihi: Revizyon No: 00 Sayfa No:2/2 ASHİ lerden gelen talepler doğrultusunda uygun miktarda malzemeyi İlaç malzeme temin dağıtım talimatına göre yapar. Son kullanma tarihi yaklaşmış ilaçları usulüne uygun şekilde değişimini yapar. Son kulamla tarihi geçmiş yada özelliğini kaybetmiş ilaçları İlaç yönetimi prosedürü e göre imha edilmesini sağlar. Narkotik ve psikotrop ilaçların dağıtımını ve miadı dolanların imhasını İlaç yönetimi prosedürü e göre yapar. Depo birimi ile ilgili istatistiki çalışmaları yapar ve belirlenen indikatörlerin takibini sağlar. Başhekimlik ve ASHİ lerdeki tüm tıbbi cihazların envanterini hazırlar ve kayıt altına alır. Tıbbi cihazlar için sicil kartı oluşturulmasını sağlar. Yeni alınan cihazın muayene kabulünü usulüne uygun şekilde gerçekleştirir. Tıbbi cihazların bakım, onarım ve ölçme ayar ve kalibrasyonlarını prosedürlere uygun olarak takip edilmesi ve yaptırılmasından sorumludur. Arıza durumunda tıbbi cihazların onarımı için gerekli işlemleri gerekli formların doldurulmasını sağlayarak takip eder. Arızaları giderilmiş cihazların tekrar kalibrasyon ve doğrulama işlemlerinin yapılmasını sağlar. ASHİ ler arası tıbbi cihazlar yer değiştirdiğinde, bu değişiklikleri kayıtlara işler. Arızanın tamirinin mümkün olmadığı durumlarda cihazın hurdaya ayrılma işlemlerinin yapılmasını sağlar. Ambulans ve birimlerde bulunan yangın söndürme tüplerinin envanterini çıkarır. Yıllık bakımı ve kontrollerinin yapılmasını organize eder. Diğer birimlerle birlikte çalışarak Başhekimliğe bağlı tüm ambulanslardaki donanımların eksiksiz olmasını sağlar. Tıbbi cihazlarla ilgili istatistiki çalışmaları yapar ve belirlenen indikatörlerin takibini sağlar. Oksijen tüplerinin envanter bilgisini tutar, oksijen tüpü değişim ve dolum işlerini takip eder. İLGİLİ DÖKÜMANLAR: Tıbbi cihazların bakım, onarım, ölçme ayar ve kalibrasyonlarının sağlanması prosedürüne İstasyon tıbbi cihaz sicil numaraları İstasyon tıbbi cihaz envanteri Kalibrasyon kayıt, kontrol ve takip formu Yedek ambulans teslim formu Tıbbi cihaz teslim formu Depo düzenleme prosedürü ilaç yönetimi prosedürü

3 İDARİ İŞLER BİRİMİ Dök. Kodu: YÖN.BR.04 Yayın Tarihi: Kasım 2013 Revizyon Tarihi: Revizyon No: 00 Sayfa No:1/3 Acil ve Afetlerde Sağlık Hizmetleri Şube Müdürlüğü; tarih ve sayılı görevlendirme yazısı ile görev dağılımları yapılarak kişilere tebliğ edilmiştir.idari İşler Birim sorumlusu olarak Emel ÖZTÜRK görevlendirilmiştir. Emel ÖZTÜRK ın olmadığı durumlarda yerine Arzu AYAR vekâlet eder. İLETİŞİM BİLGİLERİ: Yazı İşleri; Arzu AYAR Trafik Kazaları Takip İşleri; Muhammet Yaşar TAVŞANOĞLU Personel İşleri; Emel ÖZTÜRK Tel no: (302)/Fax no: (KKM)/Kurumsal Trafik Kazaları Takip İşleri;tramer112artvinsaglik.gov.tr GÖREV TANIMLARI 1- Personel İşleri: K.K.M. ve ASHİ nöbet listelerini, görevlendirme listelerinin günlük ve aylık kontrollerini yaparak mevzuata uygun olarak düzenlenmesini sağlar. Kuruma başlayış ve ayrılış yapan, yıllık izin, istirahat, mazeret izni, doğum öncesi ve sonrası rapor alan personellerin kayıtlarını takip ederek nöbet listelerinin düzenlenmesini sağlar. Nöbet listelerine 48 saat yada gün aşırı nöbet yazılmasını engellemek ve nöbet aralarının 7 günden fazla olmamasını sağlamak. Yıl içerisinde gerçekleşen resmi tören ve müsabakalara görevlendirilmek üzere isimleri belirleyerek ilgili kişilere tebliğ eder. Personele ait her türlü bilgi ve belgelerin düzenli olarak kişisel dosyalarında saklanmasını sağlar. Ek ödeme yönetmeliği çerçevesinde kullanılacak verileri belirtilen formatta aylık listelerini hazırlayarak otomasyon programına girer ve İl sağlık müdürlüğüne yazılmasını sağlar. Beyaz kod uygulamasının yürütülmesi ve takibini yapar. Beyaz kod uygulaması ile ilgili personeli bilgilendirir. Personel işleri birimi ile ilgili istatistiki çalışmaları yapar ve belirlenen indikatörlerin takibini yapar.

4 İDARİ İŞLER BİRİMİ Dök. Kodu: YÖN.BR.04 Yayın Tarihi: Kasım 2013 Revizyon Tarihi: Revizyon No: 00 Sayfa No:2/3 2- Yazı İşleri: Kurum içi, kurum dışı ve resmi her türlü yazışmalarını yapar ve yürütür, gelen her türlü evrakı gelen evrak defterine kaydeder ve başhekimin onayı ile ilgili bölüme ulaşmasını sağlar. görevi ile ilgili gizlilik ilkesine bağlı kalır. Gelen ve giden evraklara talimatlara uygun olarak gerekli işlemleri yapar. İmzalanan/Onaylanan evrakı giden evrak defterine kaydettikten sonra bir suretini dosyalar, diğer suretini ilgili birime/bölüme gönderir. Gelen evraklar içerisinde cevap düzenlenmesi gereken yazıları takip eder ve başhekimliğe bilgi verir. İl Ambulans Servisi Başhekimliği ile tüm personel arasındaki bilgi aktarımını (evrak, tebliği vs.) sağlar. İl Ambulans Servisinin tüm birimlerinden gelen yazıları ilgili birim yada kurumlara gönderilmesini sağlar. Talep edilen ve onaylanan ambulans görevlendirmelerinin (Sağlık tedbiri, Protokol, vb.) K.K.M. ye tebliğini sağlar. İl Ambulans Servisi başhekimliği bünyesinde yapılan inceleme ve disiplin soruşturmalarının takibini yapar ve ceza teklifi ile sonuçlanan soruşturmaların Acil ve Afetlerde Sağlık Hizmetleri Şube Müdürlüğü ne yazılmasını ve ulaştırılmasını sağlar. İl Ambulans Servisi Başhekimliği tarafında gerçekleştirilen inceleme ve disiplin soruşturmalarında Yeminli Kâtip olarak ifade tutanaklarının yazılması, diğer kurumlarla yazışmaların yapılması ve konu ile ilgili istenen belgelerin hazırlanmasını sağlar. Hava Ambulansı hak ediş evraklarının 30 günde bir olacak şekilde hazırlanarak en geç 48 saat içerisinde Sağlık Bakanlığı Acil Sağlık Hizmetleri Şube Müdürlüğüne gönderilmesini sağlar. Başhekimlik personelinin Döner sermaye ödenekleriyle ilgili ek-3 formunun hazırlanıp İl sağlık Müdürlüğüne gönderilmesini sağlar. Yazı işleri birimi ile ilgili istatistikî çalışmaları yapar ve belirlenen indikatörlerin takibinden sorumludur. 3- Trafik Hizmetleri ve Döner Sermaye ASHİ ler tarafından günlük olarak adresine gönderilen trafik kazası olarak ayrı tasnif edilen Ambulans vaka kayıt formlarını günlük kontrol ederek teslim alınması. İl Sağlık Müdürlüğüne bağlı tüm ASHİ lerin müdahale etmiş olduğu vakalarda doldurulması zorunlu olan Sağlık Bakanlığı Artvin İl Sağlık Müdürlüğü 1 No lu döner sermaye saymanlığı ücret tahakkukuna esas olan Trafik Kazası Ambulans Vaka Kayıt Formlarını günlük olarak ASHİ lerden teslim alır. 112 Acil çağrı ve operasyon yönetim sistemi vaka sorgulama modülünden tek tek karşılaştırarak kontrollerini yapar. Karşılaştırılan Ambulans Vaka Kayıt Formlarından bilgileri eksik olanların (T.C. kimlik no, imza, kaşe, sosyal güvence vb.) istasyon sorumlusuna iade edilmesini ve eksikliklerin tamamlanarak en kısa sürede Ambulans Vaka Kayıt Formları ile teslim edilmesini sağlar. Trafik kazası olmayan Ambulans Vaka Kayıt formlarını ayırır. Trafik kazalarına ait düzenlenen Ambulans Vaka Kayıt formu ve Trafik Tespit Tutanaklarını ilgili birimlerden alır.eksik olan evrakların tamamlanması için istasyonlar, emniyet ve jandarma ile iletişime geçer

5 İDARİ İŞLER BİRİMİ Dök. Kodu: YÖN.BR.04 Yayın Tarihi: Kasım 2013 Revizyon Tarihi: Revizyon No: 00 Sayfa No:3/3 Trafik kazalarına ait Ambulans Vaka Kayıt formlarının tarih sırasına göre tasnif ederek İl Emniyet Müdürlüğü nden gelen Trafik Kaza Tespit Tutanakları ile eşleştirir. Trafik Tespit Tutanakları ile eşleşmeyen Ambulans Vaka Kayıt formlarını listeleyerek ilgili kurumlardan araştırılmasını yapar. Trafik Kazası Ambulans Vaka Kayıt Formlarında mevcut bulunan müdahalelerin Trafik Sigortaları Bilgi ve Gözetim Merkezi (TRAMER) kayıt sistemine girişlerini yapar. Bir önceki ayın Trafik Kazalarına ait Ambulans Vaka Kayıt formunda ki giderleri hesaplar ve bu hesapları 1 nolu döner sermaye saymanlığına teslim eder. Entegre ASHİ lerde Trafik kazaları iş ve işlemleri ile ilgili bilgi desteğinde bulunur. Eksik formlar için iz sürülmesi, bu işlemlerin kayıtlarının tutulması ve arşivlenmesi konusunda çalışmalar yürütür. Trafik Kazaları ve Döner sermaye ile ilgili istatistiki çalışmaları yapar ve belirlenen indikatörlerin takibini yapar. İLGİLİ DOKÜMANLAR Personel izin formu Personel nöbet değişiklik formu Personel bilgi formu Nöbet değişiklik talep formu Trafik kazaları listesi Nöbet değişiklik prosedürü

6 EĞİTİM BİRİMİ Dök. Kodu: YÖN.BR.05 Yayın Tarihi: Kasım 2013 Revizyon Tarihi: Revizyon No: 00 Sayfa No:1/2 Acil ve Afetlerde Sağlık Hizmetleri Şube Müdürlüğü; tarih ve sayılı görevlendirme yazısı ile görev dağılımları yapılarak kişilere tebliğ edilmiştir.eğitim Birim sorumlusu olarak Nurcan AKSU görevlendirilmiştir. Nurcan AKSU ın olmadığı durumlarda yerine Sultan SAK vekâlet eder. İLETİŞİM BİLGİLERİ:Tel no: (302)/Fax no: (KKM)/Kurumsal AMAÇ:İl Ambulans Servisi Hizmet içi eğitim ihtiyaçlarını tespit ederek yıllık eğitim planlarını hazırlamak. Hazırlanacak eğitim planıyla personelin çalışan ve hasta güvenliği açısından bilinçlenmesini, çalışma alanına göre bilgi ve becerilerinin gelişmesine katkı sağlanması amaçlanmaktadır. UYGULAMA:Eğitim birimi görev uygulamalarını eğitim prosedürü ne göre gerçekleştirir. GÖREV TANIMI Kurum içinde personele yönelik planlı ve plansız eğitimlerin yapılmasını organize eder. Eğitim birimi düzenli aralıklarla ayda bir değerlendirme toplantısı yapmalıdır. Toplantılarda alınan kararlar toplantı tespit tutanağına yazılmalıdır. Değerlendirme toplantılarında tespit edilen olası sorunlarla ilgili düzenleyici önleyici faaliyet başlatması gereklidir. Personel modül eğitim durumlarını takip eder. Personel eğitim talep ve ihtiyaçlarını belirleyerek eğitim programı hazırlar ve eğitimlere çağırılacak personel listesini belirler. Yıllık eğitim planını hazırlar. Eğitim materyallerinin hazırlanması ve düzenlenmesini ihtiyaca uygun şekilde ayarlar. Modül eğitimleri ve diğer eğitimlerin organizasyon ilgili yazışmalarını yapılması eğitim birimi sorumluluğundadır. Eğitim alan personellerin kayıtlarının tutulması, dosyalama işlemlerinin yapılması ve durum tespitiyle ilgili istatistik kayıtlarının oluşturulması eğitim birimi sorumluluğundadır. Hizmet içi eğitimlerde verilecek eğitime yönelik uygun eğiticileri belirler ve görevlendirilmeleri için plan, program ve görevlendirme yazışmalarını takip eder. Planlanan eğitimlere çağırılacak personel listesini bir önceki ayın 25 ine kadar belirler ve ilgili birim sorumlularına listeyi gönderir. Eğitime çağırılacak personelin görevlendirme yazılarının çıkarılmasını sağlar. Topluma yönelik okul eğitimleri ve halkı bilgilendirme amacı ile eğitim ve bilgilendirme programlarını düzenler

7 EĞİTİM BİRİMİ Dök. Kodu: YÖN.BR.05 Yayın Tarihi: Kasım 2013 Revizyon Tarihi: Revizyon No: 00 Sayfa No:2/2 Kurumda yeni göreve başlayan personele oryantasyon eğitimi planlaması yapar. Eğitim birimi planları 112 hizmet kalite standartları eğitim planı formu yazılarak yıllık olarak güncellenmesi gereklidir. İLGİLİ DOKÜMANLAR Yıllık eğitim planı Eğitim Değerlendirme Formu Personel Eğitim Katılım Formu Eğitim Talep Formu

8 KALİTE YÖNETİM BİRİMİ Dök. Kodu: YÖN.BR.06 Yayın Tarihi: Kasım 2013 Revizyon Tarihi: Revizyon No: 00 Sayfa No:1/2 Acil ve Afetlerde Sağlık Hizmetleri Şube Müdürlüğü ; tarih ve sayılı görevlendirme yazısı ile görev dağılımları yapılarak kişilere tebliğ edilmiştir.kalite Birim sorumlusu olarak Sultan SAK görevlendirilmiştir. Sultan SAK ın olmadığı durumlarda yerine Muhammet Yaşar TAVŞANOĞLU vekâlet eder. İLETİŞİM BİLGİLERİ:Tel no: (302)/Fax no: (KKM)/Kurumsal kalite@artvinsaglik.gov.tr AMAÇ: Artvin İl Ambulans Servisi K.K.M. ve 112 acil yardım istasyonlarında kalite yönetim sistemi şartlarını oluşturarak uygulanabilir hale getirmek, tüm birimlerin kalite çalışmalarına yön vermek, izlemek, kontrol etmek ve sonuçları değerlendirmek. Sağlık kalite standartları, kalite yönetim sistemi ve mevzuata uygunluğunun; sürekliliğini, yeterliliğini ve etkinliğini sağlamaktır. UYGULAMA: Kalite yönetim birimi Bölüm kalite sorumluları ve personelleri listesinde belirtilmiştir 112 SKS çerçevesinde yürütülen çalışmaların koordinasyonunu sağlamalı, Bölüm hedeflerine yönelik, bölüm tarafından yapılan analiz sonuçlarını değerlendirmeli, Öz değerlendirmeyi yönetmeli, 112 SKS çerçevesinde hazırlanan; - Yazılı düzenlemeleri kontrol etmeli, - Yazılı düzenlemelerin revizyonunu takip etmeli, Hizmet sunumuna yönelik istatistiki bilgileri değerlendirmeli. Kalite Yönetim birim sorumluları, istasyon ve birim sorumlularıdır. Kalite yönetim sistemi dokümanlarının kayıtlarını tutmak, Formların birimlerde kullanılır şekilde kullanılabilir şekilde bulunmasını, uygulanmasını sağlamak, Dokümanların güncel hallerinin sistemde kaydını tutmak, Değerlendirme toplantılarını duyurusunu ve hazırlığını yapmak. GÖREV TANIMI: İl Ambulans Servisi Kalite Yönetim Sisteminin Sağlık Bakanlığı 112 Sağlık Kalite Standartları na (SKS) uygun olarak hazırlanması, uygulatılması, düzenli olarak denetlenmesi, düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirilmesi, SKS için gerekli eğitimlerin Eğitim birimine bildirilmesi ve kalite sistemindeki gelişmelerin takip edilmesinden sorumludur

9 KALİTE YÖNETİM BİRİMİ Dök. Kodu: YÖN.BR.06 Yayın Tarihi: Kasım 2013 Revizyon Tarihi: Revizyon No: 00 Sayfa No:2/2 Kalite Yönetim Sistemi nin İl Ambulans Servisi ne uygun olarak kurulmasında görev almak, sistemin işletilmesi ve geliştirilmesinden sorumludur. Kalite Yönetim Sistemi performansı ve iyileştirilmesi için herhangi bir ihtiyaç olduğunda üst yönetime rapor eder. Kalite Yönetim sitemi ile ilgili dokümanların (Prosedür, Talimat, Form ve Listeler vb.) yayınlanması, güncellenmesi, sürekli kullanılır olması ve kontrolünü sağlar. Bölüm hedeflerine yönelik, bölüm tarafından yapılan analiz sonuçlarını bir üst yönetim ile değerlendirir. Öz değerlendirmeleri yönetir ve hizmet sunumuna yönelik istatistiki bilgileri değerlendirir. Kalite Yönetim Sistemi çalışmaları ile ilgili konularda üst yönetimle görüş alış-verişinde bulunur. Kalite Yönetim Sistemi çalışmaları ile ilgili konularda toplantıları organize eder. Kalite Yönetim Sistemi nin performansı ve iyileşmesi için üst yönetime rapor verir Sağlık Bakanlığı Tedavi Hizmetleri Genel Müdürlüğü Sağlıkta Kalite ve Akreditasyon Daire Başkanlığı tarafından yayınlanan 112 Sağlıkta kalite standartları ile ilgili güncellemeleri ve değişiklikleri takip eder, gerekli çalışmaları başlatır. Kalitenin arttırılması ve korunması yönünde kalite yönetim sistemi içerisinde belirlenen görevlerini yerine getirir. Kalite yönetim sistemi dokümanlarının kayıtlarını tutar. Dokümanların güncel hallerinin birimlere dağıtımını sağlar. Revizyon görmüş dokümanların birimlerde kullanımını engelleyerek, yeni hazırlanan revizyon numarasıyla birimlerde kullanımı sağlar. Tüm dokümanların Yazılı Düzenleme Prosedürü ne uygun hazırlanmış olmasını sağlar. ASHİ istasyonları ile iletişimini adresi üzerinden yapar. Çalışan hakları güvenliği ve eğitim komitelerinde yer alarak yürütülen çalışmalarda görev alır. Birimlerden gelen öneri formlarını değerlendirir, gerekirse doküman hazırlama ve revizyon istek formu)doldurur yada düzeltici-önleyici faaliyet başlatarak bir üst yönetime bilgi verir. Kalite Yönetim Birimi ile ilgili istatistiki çalışmaları yapar ve belirlenen indikatörlerin takibini sağlar. İLGİLİ DÖKÜMANLAR: Kalite yönetim birim sorumluları ve personelleri Listesi, Yazılı Düzenleme Prosedürü Öneri formlarını Döküman hazırlama ve revizyon istek formu