TÜRKİYE CUMHURİYETİ KAMU İHALE KURUMU. Elektronik İhale Araştırma-Geliştirme ve Bilişim Destek Hizmet Alımı

Transkript

1 TÜRKİYE CUMHURİYETİ KAMU İHALE KURUMU Elektronik İhale Araştırma-Geliştirme ve Bilişim Destek Hizmet Alımı Çerçeve Anlaşmalar ve Münferit Sözleşmeler Kapsamında EKAP Üzerinde Yapılan Yeni Geliştirmeler Kullanıcı Dokümanı bı_kse_cerceveanlasmavemunferitsozlemelerdegisikliklerkullanicidokumani_s0.1.docx 1 /16

2 İçindekiler 1. KAPSAM VE YAPILAN DEĞİŞİKLİKLER ÇERÇEVE ANLAŞMA BİLGİLERİ EKRANI ÇERÇEVE ANLAŞMA YETERLİK DEĞERLENDİRME İŞLEMLERİ ÇERÇEVE ANLAŞMA FESİH İŞLEMLERİ GEÇERSİZ TEKLİF BİLDİRİMİ TEKLİF VERMEYE DAVET TEBLİGATI GÖNDERİLMESİ DİĞER GEREKSİNİMLER bı_kse_cerceveanlasmavemunferitsozlemelerdegisikliklerkullanicidokumani_s0.1.docx 2 /16

3 1. Kapsam ve Yapılan Değişiklikler 1.1. Çerçeve Anlaşma Bilgileri Ekranı Koordinatör idare ve münferit alım yapan idarelerin, çerçeve anlaşmaya konu her kısım altında, kısmın adı, çerçeve anlaşma kapsamında belirlenen miktarı, taraf olan isteklileri, bu kısımla ilgili yapılmış olan münferit alımlara ilişkin miktar, teklif gibi bilgileri görebilecekleri bir ekran tasarımı gerçekleştirilmiştir. İşlemi Gerçekleştirmeye Yetkili Olan Makam : Koordinatör İdare, Alım Yapan İdare 1. İdare Kullanıcısı EKAP a login olur. 2. Kullanıcı; İhale Öncesi > İhale İşlemleri menüsüne giriş yapar. 3. Kullanıcı karşısına gelen ekranda, IKN numarasını girerek Ara butonuna basar ve çerçeve anlaşmayı bulur. 4. Kullanıcı ekran üzerinde Seç butonunu kullanarak İhale bilgilerini görüntüler ve ekranda Çerçeve Anlaşma Bilgileri butonunu görür. 5. Kullanıcı bu butonu kullanarak çerçeve anlaşma ve münerit alımlara ilişkin bilgileri görüntüler. Ekran 1 : Çerçeve Anlaşma Bilgileri butonu Çerçeve Anlaşma Bilgileri butonuna basıldığında aşağıdaki şekilde bilgiler görüntülenebilecektir. bı_kse_cerceveanlasmavemunferitsozlemelerdegisikliklerkullanicidokumani_s0.1.docx 3 /16

4 Ekran 2 : Çerçeve Anlaşma Bilgileri Ekranı 1.2. Çerçeve Anlaşma Yeterlik Değerlendirme İşlemleri Çerçeve anlaşma kapsamında, koordinatör idare tarafından 12 ayda bir yapılan periyodik yeterlik değerlendirmesi işlemlerini gerçekleştirilebileceği bir ekran tasarımı gerçekleştirilmiştir. İşlemi Gerçekleştirmeye Yetkili Olan Makam : Koordinatör İdare 1. İdare Kullanıcısı EKAP a login olur. 2. Kullanıcı; İhale Öncesi > Çerçeve Anlaşma İşlemleri > Çerçeve Anlaşma Yeterlik Değerlendirme işlemleri menüsüne giriş yapar. 3. Kullanıcı karşısına gelen ekranda IKN numarasını girerek Ara butonuna basar ve ilgili çerçeve anlaşmayı bulur. 4. Kullanıcı Seç butonunu kullanarak ekrana giriş yapar. 5. Kullanıcı ekranda çerçeve anlaşmanın kısım/kısımlarını görerek değerlendirme yapmak istediği kısmı seçer ve Yeterlik Değerlendirmesi Başlat butonuna basar. 6. Kullanıcı, yüklenicilerin yeterlik bilgilerini girer ve Yeterlik Değerlendirmesini Tamamla butonuna basarak işlemlerini tamamlar. 7. Kullanıcı ayrıca Önceki Değerlendirmeler kısmından daha önce yapmış olduğu yeterlik değerlendirmelerini görebilmektedir. bı_kse_cerceveanlasmavemunferitsozlemelerdegisikliklerkullanicidokumani_s0.1.docx 4 /16

5 Ekran 1 : Çerçeve Anlaşma Yeterlik Değerlendirme İşlemleri Ekranı Yeterlik Değerlendirmesini Başlat butonuna basıldığında aşağıdaki gibi istekliler görüntülenecektir. Ekran 2 : Yeterlik Değerlendirme İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi bı_kse_cerceveanlasmavemunferitsozlemelerdegisikliklerkullanicidokumani_s0.1.docx 5 /16

6 Ekran 3 : Önceki Değerlendirmelerin Görüntülenmesi butonu Ekran 4 : Önceki Değerlendirmelerin Görüntülenmesi bı_kse_cerceveanlasmavemunferitsozlemelerdegisikliklerkullanicidokumani_s0.1.docx 6 /16

7 1.3. Çerçeve Anlaşma Fesih İşlemleri Bir yüklenicinin 12 ayda bir gerçekleştirilen periyodik değerlendirmeler sonucunda yetersiz bulunması veya münferit sözleşme aşamasında 2 kez geçersiz teklif vermesi / teklif vermemesi durumunda bu istekli ile imzalanan çerçeve anlaşma fesih edilmektedir. İstekliler ile imzalanan çerçeve anlaşmanın fesih edilebilmesi işleminin gerçekleştirilebileceği ekran geliştirilmiştir. İşlemi Gerçekleştirmeye Yetkili Olan Makam : Koordinatör İdare 1. İdare Kullanıcısı EKAP a login olur. 2. Kullanıcı; İhale Öncesi > Çerçeve Anlaşma İşlemleri > Çerçeve Anlaşma Fesih İşlemleri menüsüne giriş yapar. 3. Kullanıcı karşısına gelen ekran üzerinde, IKN numarasını girerek Ara butonuna basar ve ilgili çerçeve anlaşmayı bulur. 4. Kullanıcı Seç butonunu kullanarak ekrana giriş yapar. 5. Ekranda çerçeve anlaşmanın kısım/kısımlarını görerek fesih işlemini gerçekleştireceği kısmı seçer ve Sözleşme Fesh Et butonuna basar. 6. Sistem o kısımla ilgili çerçeve anlaşma imzalanmış isteklileri kullanıcıya gösterir. 7. Kullanıcı anlaşmasını fesh etmek istediği istekliyi Seç butonunu kullanarak seçer. 8. Kullanıcı Sözleşme Fesih Nedeni alanına giriş yapar ve Sözleşme Fesh Et butonuna basarak o istekli ile imzalanan anlaşmayı fesh etmiş olur. Önemli Noktalar: İstekli ile yapılan çerçeve anlaşmaların fesih edilmesi sonucu, o kısım ile ilgili yeterli istekli sayısı 3 ün altına düşmesi durumunda uyarı verilmesi gerekmektedir. Ekranda bu uyarı verilmektedir. Bu aşamada kullanıcının Çerçeve Anlaşmanın ilgili kısmını iptal etmesi gerekmektedir. Bu kısmın detayları bir sonraki bölümde (Çerçeve Anlaşma Kısım İptali) anlatılmıştır. bı_kse_cerceveanlasmavemunferitsozlemelerdegisikliklerkullanicidokumani_s0.1.docx 7 /16

8 Ekran 1 : Çerçeve Anlaşma Fesih İşlemleri Ekranı Ekran 2 : Kısım bazında çerçeve anlaşma imzalanmış olan isteklilerin gösterilmesi bı_kse_cerceveanlasmavemunferitsozlemelerdegisikliklerkullanicidokumani_s0.1.docx 8 /16

9 Ekran 3 : İsteklinin sözleşmesinin fesh edilmesi Bu isteklinin anlaşmasının fesih edilmesi sonucu bu kısımda istekli sayısı ikiye düştüğü için aşağıdaki gibi bir uyarı mesajı alınmıştır. Ekran 4 : İstekli sayısının 3 ün altına düşmesi durumunda alınan uyarı mesajı 1.4. Geçersiz Teklif Bildirimi Çerçeve Anlaşma kapsamında yapılan münferit alımlarda, mevzuata göre, münferit sözleşmeye teklif vermeye davet edildiği halde teklif vermeyen veya geçerli teklif vermeyen istekliler, münferit sözleşmeyi imzalayacak idare tarafından çerçeve anlaşma ihalesini yapan idareye bildirilmelidir. Bu gereksinimi karşılayacak olan ekran tasarımı gerçekleştirilmiştir. bı_kse_cerceveanlasmavemunferitsozlemelerdegisikliklerkullanicidokumani_s0.1.docx 9 /16

10 Bu yapıda gönderilen bildirim çerçeve anlaşma ihalesinde görevli olan İhale Komisyonu üyelerine ve ihale dökümanını onaylayan kişiye gönderilmektedir. İşlemi Gerçekleştirmeye Yetkili Olan Makam : Alımı Gerçekleştiren İdare 1. Alım yapan idarenin kullanıcısı EKAP a login olur. 2. Kullanıcı; İhale Öncesi > Çerçeve Anlaşma İşlemleri > Geçersiz Teklif Bildirimi menüsüne giriş yapar. 3. Kullanıcı, Münferit Sözleşmeye ait olan IKN numarasını girerek Ara butonuna basar ve ilgili münferit sözleşme ihalesini bulur. 4. Ekranda istekli ve kısım bazında bilgiler gösterilir ve kullanıcı hangi istekli hakkında bildirim yapmak istiyorsa, Geçersiz Teklif ya da Teklif Vermeme seçeneklerinden uygun olanı seçer. 5. Sistem Bildirim alanında ilgili metni kullanıcıya gösterir. 6. Kullanıcı metni kontrol ederek Bildirim Gönder butonuna basar. 7. Sistem bildirimi çerçeve anlaşma ihalesinde görevli olan İhale Komisyonu üyelerine ve çerçeve anlaşma ihale dökümanını onaylayan kişiye gönderir. Ekran 1 : Geçersiz Teklif Bildirimi Ekranı bı_kse_cerceveanlasmavemunferitsozlemelerdegisikliklerkullanicidokumani_s0.1.docx 10 /16

11 Ekran 2 : Geçersiz Teklif Bildiriminin İlgili Kişilere Gönderilmesi 1.5. Teklif Vermeye Davet Tebligatı Gönderilmesi Çerçeve anlaşma kapsamında alım yapılmasına karar verilmesi halinde idare, listede yer alan isteklilerin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığını Kurumdan teyit ettirmektedir. Listede yer alan isteklilerden ihalelere katılmaktan yasaklı olmadığı anlaşılanlar çerçeve anlaşmada belirlenen koşullar dahilinde teklif vermeye davet edilir. EKAP üzerinde bu davetin gerçekleştirilebileceği Teklif Vermeye Davet adı altında yeni bir tebligat türü eklenmiştir. İşlemi Gerçekleştirmeye Yetkili Olan Makam : Alımı Gerçekleştiren İdare 1. Alım yapan idarenin kullanıcısı EKAP a login olur. 2. Kullanıcı EKAP üzerinde, Platform İşlemleri > Tebligat Gönderme menüsüne giriş yapar. 3. Kullanıcı ekran üzerinde Münferit Sözleşmeye ait olan IKN numarasını girerek ilgili Ara butonuna basar ve ilgili münferit sözleşme ihalesini bulur. Ekran üzerinde İleri butonuna basarak işleme devam eder. 4. Kullanıcı ekranda gönderebileceği tebligat türlerini görür ve Teklif Vermeye Davet türünü seçerek İleri butonuna basar. 5. Sistem gönderim yapabileceği EKAP a kayıtlı istekli bilgilerini gösterir. 6. Kullanıcı Yetkili Adı ve Yetkili Ünvan bilgileri girer. 7. Kullanıcı bildirim yapmak istediği isteklileri seçer. Sistem açıklama kısmında tebligat metnini gösterir.( Standart Form KİK018.0/Ç Münferit Sözleşme Aşamasında Teklif Vermeye Davet formu) 8. Kullanıcı Kaydet butonuna basarak tebligatı gönderir. Önemli Noktalar: bı_kse_cerceveanlasmavemunferitsozlemelerdegisikliklerkullanicidokumani_s0.1.docx 11 /16

12 Teklif Vermeye Davet tebligat türünün ekrana yansıması için, İhalenin durumu İhale İlanı Yayımlanmış/İlansız, Katılıma Açık olmalıdır. Ekran 1 : Tebligat Gönderme Ekranı Ekran 2 : Tebligat Türü Seçimi bı_kse_cerceveanlasmavemunferitsozlemelerdegisikliklerkullanicidokumani_s0.1.docx 12 /16

13 Ekran 3 : Tebligat Gönderme 1.6. Diğer Gereksinimler Aşağıda belirtilmiş olan maddeler, belli bir menü üzerinden görüntülenmeyen ancak sürecin içerisinde var olan kontrolleri ve geliştirmeleri belirtmektedir. 1. Çerçeve anlaşma aşamasında, kısım bazında hangi istekliler listeye alınmış ise, bu kısımla ilgili münferit sözleşme işlemleri aşamasında sadece listeye alınan bu isteklilerin gelmesi sağlanmıştır. (Eski yapıda, kullanıcı münferit sözleşme aşamasında tekrar TCKN/VKN girerek İSTEKLİ BİLGİLERİ oluşturma işlemlerini gerçekleştiriyordu. Bu da çerçeve anlaşmada listeye alınanlar dışında istekli girilebilmesi riskini yaratmaktaydı.) Örnek : Çerçeve anlaşma kapsamında alım yapılabilecek olan isteklileri A, B ve D olarak adlandırırsak, Kısım 1 için --> A ve B Kısım 2 için --> A ve D isteklileri listeye alındıysa, bı_kse_cerceveanlasmavemunferitsozlemelerdegisikliklerkullanicidokumani_s0.1.docx 13 /16

14 Kısım 1 için yapılacak olan Münferit sözleşmede A ve B gelmelidir. D gelmemelidir. Yeni geliştirmeler ile bu yapı sağlanmıştır. 2. Çerçeve anlaşma ve münferit sözleşmeler ile ilgili tüm işlemlerin menüleri İhale Öncesi > Çerçeve Anlaşma İşlemleri altına alınmıştır. 3. Münferit ihale yapılmak suretiyle alım yapılmak istenen miktar, çerçeve anlaşmada belirlenen miktardan münferit sözleşmelerin miktarları düştüğünde kalan miktardan fazla ise münferit ihale onayına izin verilmemesi gerekmektedir. Bu yapı gerçekleştirilmiştir. Örnek işleme ilişkin ekran görüntüleri aşağıda verilmiştir. Ekranda görüldüğü üzere, bir kısım için çerçeve anlaşma kapsamında 450 adetlik bir kota belirlenmiş, 150 adetlik alım yapılmış ve 300 adetlik bir kota kalmıştır. Yeni bir münferit sözleşme kaydedilip, alım miktarını 350 olarak girdiğimizde aşağıdaki görüntüler oluşacaktır. bı_kse_cerceveanlasmavemunferitsozlemelerdegisikliklerkullanicidokumani_s0.1.docx 14 /16

15 Onayla butonuna basıldığında aşağıdaki gibi bir hata ile karşılaşacağız. 4. Çerçeve anlaşma Teklif Değerlendirme işlemlerinde Teklif Sonuç aşamasında; Çerçeve Anlaşma nın herhangi bir kısmına teklif veren istekli sayısı 3 ün altına düştüğünde kullanıcıya uyarı mesajı verilip, ilgili kısmı iptale zorlanması gerekmektedir. ÇERÇEVE ANLAŞMANIN TEKLİF DEĞERLENDİRME aşamasına ait örnek ekran görüntüsü aşağıda verilmiştir. OFTALMOLOJİ branşında geçerli teklifi olan iki istekli bulunmaktadır. Bu sebeple uyarı mesajı verilip listeye alınamaması için, «Kazanan» butonunun görünmemesi sağlanmıştır. Bu şekilde istekli iptale zorlanmıştır. bı_kse_cerceveanlasmavemunferitsozlemelerdegisikliklerkullanicidokumani_s0.1.docx 15 /16

16 5. Münferit Sözleşme Kayıt aşamasında Tekliflerin Geçerlilik Süresi isimli bir alan eklenmiştir. Bu alana girilen değer, sonraki aşamalarda Teklif Vermeye Davet tebligat türünde kullanılmaktadır. bı_kse_cerceveanlasmavemunferitsozlemelerdegisikliklerkullanicidokumani_s0.1.docx 16 /16