2009 PROJE UYGULAMA EĞĐTĐMĐ ĐZLEME DEĞERLENDĐRME BĐRĐMĐ

Transkript

1 2009 PROJE UYGULAMA EĞĐTĐMĐ ĐZLEME DEĞERLENDĐRME BĐRĐMĐ

2 ĐÇERĐK Eğitim temel olarak; Sözleşme yönetimini, Projelerin izleme çerçevesini, Proje yönetimi, uygulama usul ve esaslarını, Satın alma kurallarını, kapsamaktadır Đzmir Kalkınma Ajansı 2

3 DOKÜMANLAR Eğitimde ve proje uygulaması esnasında kullanılacak temel dokümanlar: Eğitim materyalleri Sözleşme ve ekleri Proje uygulama rehberi (PUR) ve ekleri Satın alma rehberi Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği 2009 Đzmir Kalkınma Ajansı 3

4 SÖZLEŞME VE EKLERĐ Sözleşme; tarafların yükümlülükleri, raporlama, maliyetlerin uygunluğu, harcamaların muhasebeleştirilmesi, ödemeler gibi konuları tanımlayan ana dokümandır. Sözleşme, Ajans ile yazılı mutabakat olmadan değiştirilemeyecek ve zorunlu olan birçok bölüm ihtiva etmektedir Đzmir Kalkınma Ajansı 4

5 SÖZLEŞME VE EKLERĐ Özel Koşullar: Proje süresini, toplam proje maliyetini, mali destek ödeme ve raporlama takvimini belirler. Ek I-Proje Tanımı: Bu ek, projenin faaliyetlerinin ve beklenen sonuçlarının belirtildiği bölümdür. (Başvuru Formu) 2009 Đzmir Kalkınma Ajansı 5

6 SÖZLEŞME VE EKLERĐ Ek II-Genel Koşullar: Bu ek; raporlama, bilgi sağlama, görünürlük, harcamalar ile teknik ve mali kontroller, sözleşmelerin feshi vb. konuları içerir. Ek III-Proje Bütçesi: Maliyetlerin dökümü, beklenen finansman kaynakları, maliyetlerin gerekçelendirmesi ve bütçe harcama takvimini içerir Đzmir Kalkınma Ajansı 6

7 SÖZLEŞME VE EKLERĐ Ek IV-Satın Alma Kuralları: Hizmet alımı, mal alımı veya yapım işi ihalesine çıkılması ve sözleşme yapılması söz konusu olduğunda izlemeniz gereken genel kuralları tanımlar. Ek V-Ödeme Talebi: ödeme talepleri için kullanılan standart formu içerir. Ek VI-Mali Kimlik Formu: Banka ve hesap sahibi için kullanılan standart kimlik formunu içerir. Ek VII-Gerçek veya Tüzel Kişilik Belgesi: Yararlanıcının kimlik beyan formunu içerir Đzmir Kalkınma Ajansı 7

8 SÖZLEŞME VE EKLERĐ Ek VIII-Yararlanıcı Beyan Raporu: Projenizdeki ilerlemelere ve harcamalara ilişkin güncel bilgileri sunmak için kullanacağınız formu içerir. Ek IX-Ara ve Nihai Rapor Formları: Teknik ve mali raporlama standart formlarını içerir. Özel koşullar da belirtilen tarihlerde sunulması gerekir. Ek X-Proje Sonrası Değerlendirme Raporu: Proje bitiminde sunacağınız proje sonrası değerlendirme raporu standart formatını içerir Đzmir Kalkınma Ajansı 8

9 SÖZLEŞME VE EKLERĐ Ek XI-Harcama Teyidi Raporu: Denetim raporunu içerir. Ek XII-Mali Kontrol Taahhütnamesi: Yararlanıcının borç sınır ve tutarlarının kontrol edilebilmesi amacı ile verdiği yetki belgesini içerir Đzmir Kalkınma Ajansı 9

10 SÖZLEŞME VE EKLERĐ Ek XIII-Destek Miktarının Ödemesi Đçin Teminat Belgesi: KOBĐ projelerinde işletmeler Ajans tarafından sağlanacak toplam mali desteğin %10 u kadar, sosyal kalkınma projelerinde ise kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları, projenin toplam uygun maliyetinin %10 u kadar teminat vermek durumundadır Đzmir Kalkınma Ajansı 10

11 SÖZLEŞMELERĐN YÖNETĐMĐ Sözleşme Değişiklikleri Yararlanıcıların projelerini Ajans ile imzaladıkları sözleşme hükümleri doğrultusunda uygulamaları esastır. Ancak; projenin uygulamasını zorlaştıracak veya geciktirecek önceden öngörülemeyen ve beklenmeyen durumlar yahut mücbir sebepler halinde uygulamanın herhangi bir safhasında sözleşmenin değiştirilmesi zorunluluğu ortaya çıkabilir. Her durumda talebinizi Ajansa göndermeden önce izleme uzmanına danışmanız gereklidir Đzmir Kalkınma Ajansı 11

12 SÖZLEŞMELERĐN YÖNETĐMĐ Her türlü sözleşme değişiklikleri için aşağıdaki ilkelere uymanız gerekir: Yararlanıcının sözleşme değişikliği taleplerinin kabulü için yalnızca talepte bulunması yeterli değildir. Taleplerin, nedenlerinin ve değişiklik gerekçelerinin, en uygun şekilde, detaylı olarak ve belgelendirilerek açıklanması gerekir. Değişiklik gerekçesi olmayan, yetersiz ya da dayanaksız olan talepleriniz Ajans tarafından reddedilir Đzmir Kalkınma Ajansı 12

13 SÖZLEŞMELERĐN YÖNETĐMĐ Bir sözleşme değişikliği, destek verme kararının sorgulanmasına yol açmamalıdır, başvuru sahiplerine eşit muamele yapılması ilkesine aykırı düşmemelidir, proje amacını değiştiren bir niteliği veya etkisi olmamalıdır. Bu nedenle, değişiklik talepleri, projenin genel amacını değiştirmemeli ve bu kapsamda diğer başvuruların eşitliğini bozmamalıdır Đzmir Kalkınma Ajansı 13

14 SÖZLEŞMELERĐN YÖNETĐMĐ Sözleşmeler, sadece sözleşme süresi zarfında değiştirilebilir. Geriye dönük değişiklikler yapılamaz. Proje veya faaliyetin yürütülmesini büyük ölçüde zorlaştıran veya geçici olarak imkânsız hale getiren mücbir sebeplerin varlığı halinde, sözleşme süresi altı ayı geçmemek üzere uzatılabilir. Mali destek miktarı mücbir haller dışında, sözleşme değişikliği ile artırılamaz Đzmir Kalkınma Ajansı 14

15 SÖZLEŞMELERĐN YÖNETĐMĐ Mücbir Sebepler Hakkında Ajans tarafından söz konusu hallerin mücbir sebep olarak kabul edilebilmesi için; önceden öngörülemez ve beklenemez olması, yararlanıcıdan kaynaklanan bir kusurdan ileri gelmemiş olması, hakkaniyet kuralları çerçevesinde ve objektif olarak bu şartlar altında yararlanıcının sözleşmede öngörülen yükümlülüklerini aynen gerçekleştirmesinin beklenemez olması, yararlanıcının bu engeli ortadan kaldırmaya gücünün yetmemiş bulunması gerekir Đzmir Kalkınma Ajansı 15

16 SÖZLEŞMELERĐN YÖNETĐMĐ Ajansın verdiği destekler kapsamında, mücbir sebep olarak kabul edilebilecek haller aşağıda belirtilmiştir: Deprem, sel, yangın, çığ, toprak kayması, yıldırım düşmesi gibi genel nitelikli doğal afetler, Proje yararlanıcısının en az üç ay süreli hastalıkları, yaralanma sonucu iş göremez hale gelmeleri, Genel kanuni grev, Genel salgın hastalık, Kısmi veya genel seferberlik ilanı Đzmir Kalkınma Ajansı 16

17 SÖZLEŞMELERĐN YÖNETĐMĐ DĐKKAT!!! Mücbir sebebin meydana geldiği tarihi izleyen yirmi gün içinde yararlanıcının Ajansa yazılı olarak bildirimde bulunması ve zorunlu haller hariç söz konusu sebebin yetkili merciler tarafından belgelendirilmesi zorunludur. Ajans söz konusu bildirim üzerine durumu değerlendirerek, mücbir sebebi kabul edip etmemeye karar verir Đzmir Kalkınma Ajansı 17

18 SÖZLEŞMELERĐN YÖNETĐMĐ Sözleşme Değişiklikleri Sözleşme, iki farklı yolla değiştirilebilir. Bu iki tür değişiklik için farklı usuller takip edilmelidir. 1. Bildirim mektubu: Küçük değişiklerde 2. Zeyilname: Büyük değişikliklerde Her durumda talebinizi Ajansa göndermeden önce izleme uzmanına danışmanız gereklidir Đzmir Kalkınma Ajansı 18

19 SÖZLEŞMELERĐN YÖNETĐMĐ Hangi Hallerde Bildirim Mektubu Sunulabilir? Projenin temel amacını etkilemeyen, Faaliyetlerde bütçe ile ilgisi olmayan küçük değişiklikler, Değişikliğin mali etkisinin aynı bütçe başlığı altındaki kalemler arasındaki transferle sınırlı olduğu değişiklikler, Ana bütçe başlıkları arasındaki transferlerin, her bir bütçe başlığının başlangıçtaki (ya da zeyilname ile düzenlenmiş halindeki) uygun maliyetlerinin yüzde 15 i veya altında olduğu değişiklikler (bu yöntem, idari maliyetler ile ilgili kalemlerde değişiklik yapmak için kullanılmaz), 2009 Đzmir Kalkınma Ajansı 19

20 SÖZLEŞMELERĐN YÖNETĐMĐ Proje koordinatörü ile uzman veya eğiticilerin değişikliği,banka hesabı değişikliği, Adres değişikliği ve telefon numarası değişikliği, Belirli bir bütçe kalemine ayrılan miktarı değiştirmeyen ekipman sayısı ve birim fiyat değişiklikleri, Ekipman modelinin yeni teknolojiler paralelinde değiştirilmesi (aynı amaca hizmet etmek koşuluyla), Proje denetçisi değişikliği gibi durumlarda başvurulabilirsiniz Đzmir Kalkınma Ajansı 20

21 SÖZLEŞMELERĐN YÖNETĐMĐ Küçük Değişiklikler için Bildirim Mektubu Sözleşme kapsamındaki küçük değişiklikleri Ajansın ön onayı olmadan uygulayabilirsiniz. Ancak bu değişiklikleri takip eden 10 gün içinde, EK 1 i kullanarak hazırlamış olduğunuz bildirim mektubunu Ajansa iletmelisiniz. Bildirim mektubunda yapılan değişiklik ve gerekçesi ayrıntılı bir şekilde belirtilmelidir Đzmir Kalkınma Ajansı 21

22 SÖZLEŞMELERĐN YÖNETĐMĐ Bildirimler için son teslim tarihleri aşağıdaki gibidir: 2009 Đzmir Kalkınma Ajansı 22

23 SÖZLEŞMELERĐN YÖNETĐMĐ Bildirim mektubuna eklenmesi gereken dokümanlar aşağıdakiler gibidir: 2009 Đzmir Kalkınma Ajansı 23

24 SÖZLEŞMELERĐN YÖNETĐMĐ Küçük Değişiklikler için Bildirim Mektubunda Dikkat!!!!!! Bildirimin gerekliliği Ajansa danışılmalıdır.!!! Đzleme uzmanları küçük değişiklikler için bildirimlerin hazırlanmasında size destek sağlayacaklardır. Bu konuda projenizden sorumlu izleme uzmanına danışarak hemfikir olmanız ve görüşlerini almanız yararınıza olacaktır.!!! Taslak bildirim mektubunu Standart Formu (PUR-EK 1) kullanarak hazırlanmalıdır Đzmir Kalkınma Ajansı 24

25 ĐZLEME VE DESTEK FAALĐYETLERĐ!!! Ajans, bildirim mektubunun kurallara uygunluğunu denetler ve uygun olmayan bildirimleri reddedebilir.!!! Eğer değişiklikler projenin mali istikrarını ve hesap verebilirliğini veya proje amacını tehdit ediyorsa, Ajans, faaliyetler, bütçe, banka hesabı ve denetçi gibi unsurlardaki küçük değişiklikleri onaylamayabilir.!!! Bu durumda Ajans yararlanıcıya yazılı bir bildirim gönderir Đzmir Kalkınma Ajansı 25

26 SÖZLEŞMELERĐN YÖNETĐMĐ Sözleşme için Zeyilname Projenizde, zeyilname gerektirecek büyüklükte değişiklikler yapmamanız önerilir. Zeyilname süreci uzun ve karmaşık olabileceğinden sadece çok gerekli olduğunda zeyilname yapmanız önerilir. Sözleşmede yapılacak temel değişiklikler Ajansın ön onayına tabidir. Sözleşmedeki temel değişiklikler, zeyilnamenin Ajans ve yararlanıcı tarafından imzalanmasından önce uygulanamaz. Zeyilname geriye dönük gerçekleşen faaliyetleri kapsayamaz Đzmir Kalkınma Ajansı 26

27 SÖZLEŞMELERĐN YÖNETĐMĐ Zeyilname hazırlanmasını gerektiren durumlar: Mali desteğin verilmesine ilişkin kararın sorgulanmasına neden olmayacak ya da başvuru sahiplerine eşit muamele ilkesine aykırı düşmeyecek şekilde: Faaliyetlerdeki önemli değişiklikler, Ana bütçe başlıkları arasında, her bir bütçe başlığının başlangıçtaki (ya da zeyilname ile düzenlenen) uygun maliyetlerinin yüzde 15 ini aşan değişiklikler, 2009 Đzmir Kalkınma Ajansı 27

28 SÖZLEŞMELERĐN YÖNETĐMĐ Bütçeye yeni bir kaleminin eklenmesi ya da mevcut kalemin çıkarılması, Yararlanıcının isim ya da hukuki statüsünün değişmesi, Proje ortaklarının, iştirakçilerinin çekilmesi ya da eklenmesi, Sözleşme süresinin uzatılması, Mücbir hallerde zeyilname hazırlanabilir Đzmir Kalkınma Ajansı 28

29 SÖZLEŞMELERĐN YÖNETĐMĐ Zeyilname gerektiren büyük değişikliklerin olması durumunda, değişikliğin yürürlüğe girmesini talep ettiğiniz tarihten en az 20 gün, projenin bitim tarihinden en az 30 gün önce Ajansa zeyilname yapılması yazılı talebinde bulunmanız gerekir. Zeyilname talebinde, bildirim mektubunda olduğu gibi gerekçe detaylı bir şekilde açıklanmalıdır Đzmir Kalkınma Ajansı 29

30 SÖZLEŞMELERĐN YÖNETĐMĐ Projenizden sorumlu izleme uzmanı, zeyilname taleplerinin uygunluğu hakkında destek sağlayacaktır. Ajans zeyilname talebini inceler ve gerekçesi yetersiz olan veya gerekçesi hiç olmayan talepleri reddeder. Projeye yeni bir faaliyet ya da bütçe kaleminin eklenmesi durumunda, bunun proje amaçlarını gerçekleştirmek için zaruri olduğu gerekçelendirilmelidir. Bütçede kullanılmayan ya da tasarruf edilen kaynakların bulunması yeni faaliyetlerin eklenmesi için yeterli neden değildir Đzmir Kalkınma Ajansı 30

31 ĐZLEME VE DESTEK FAALĐYETLERĐ Zeyilname (Gerekli ise) Hazırlarken Dikkat!!!!!! Zeyilnamenin gerekliliği hakkında Ajansa danışmanız önemlidir.!!! Taslak zeyilname talebini Standart Formu (PUR-EK 2) kullanarak hazırlamak gerekir!!! Taslak talebi Ajansın görüşüne sunmak önemlidir.!!! Talebi Ajansın görüşleri doğrultusunda revize ederek değişikliğin yürürlüğe girmesini talep ettiğiniz tarihten en az 20 gün, projenin bitim tarihinden en az 30 gün önce Ajansa göndermeniz gerekir.!!! Talep edilen değişikliği uygulamak için Ajansın cevabını beklemek gerekir.!!! Ajans sözleşmeye ilişkin zeyilnameyi hazırlayacak ve sizi imza için çağıracaktır Đzmir Kalkınma Ajansı 31

32 ĐZLEME VE DESTEK FAALĐYETLERĐ Đzleme faaliyetleri; projelerin kurallara göre g uygulanmasını,, proje uygulaması esnasında nda doğabilecek sorunların n tespit edilmesini ve yararlanıcılara lara bu problemlere ilişkin sürekli s destek sağlanmas lanmasını amaçlamaktad lamaktadır Đzmir Kalkınma Ajansı 32

33 ĐZLEME VE DESTEK FAALĐYETLERĐ Đzleme Kapsamı aşağıdaki gibi özetlenebilir: Satın alma kurallarına uygunluk, Maliyetlerin uygunluğu, Görünürlük ve tanıtım kurallarına uygunluk, Dokümantasyon ve arşivleme, Raporlama yükümlülükleri, Sözleşme değişiklikleri, 2009 Đzmir Kalkınma Ajansı 33

34 ĐZLEME VE DESTEK FAALĐYETLERĐ Faaliyetlerin zamanında ve başarılı bir şekilde gerçekleşmesi, Mali ilerleme, Performans göstergeleri, Yararlanıcıların proje uygulamalarına yönelik sorun ve ihtiyaçları, Risk değerlendirmesi, Uygunsuzluk ve usulsüzlükler Đzmir Kalkınma Ajansı 34

35 ĐZLEME VE DESTEK FAALĐYETLERĐ Đzleme ve özellikle destek faaliyetleri 7 temel araca ihtiyaç duyar. Bunlar: Đzleme ziyaretleri Yararlanıcıların beyan raporları (PUR-EK 4.4), Ara (PUR-EK 4.1) ve nihai (PUR-EK 4.2) raporlar, Bildirim mektupları (PUR-EK 1), Zeyilname talepleri (PUR-EK 2), Proje sonrası değerlendirme raporu (PUR-EK 4.5) Yararlanıcı tarafından tutulan dokümantasyon ve arşivlemedir Đzmir Kalkınma Ajansı 35

36 ĐZLEME VE DESTEK FAALĐYETLERĐ Yararlanıcının n proje uygulamaları esnasında nda izleme faaliyetlerini kolaylaştırmas rması ve yardımc mcı olması gerekir Đzmir Kalkınma Ajansı 36

37 ĐZLEME ZĐYARETLERĐ Đzleme ziyaretleri; yararlanıcılara lara ait beyanların doğrulanmas rulanması,, proje faaliyetlerinin kontrolü,, ihtiyaçlar ların tespiti ve projelerin yerinde izlenmesi amacıyla gerçekle ekleştirilir. Her bir projeye, Ajans tarafından en az 3 izleme ziyareti gerçekle ekleştirilecektir. Đlk izleme ziyareti ve düzenli izleme ziyaretleri dışıd ışında; Ajans tarafından anlık k izleme ziyaretleri de yapılabilecektir Đzmir Kalkınma Ajansı 37

38 ĐZLEME ZĐYARETLERĐ Tüm Đzleme Ziyaretlerinde Ziyaret tarihinde yararlanıcı,, uygun olmaması durumunda ziyaret tarihinden en az bir hafta önce izleme görevlisini g bilgilendirmelidir. Proje kilit personelini ve gerekli dokümanlar manları ziyaret esnasında nda hazır r bulundurulmalıdır. r. Projenin ihtiyaçlar ları ve problemleri hakkında izleme ekibini bilgilendirilmelidir. Đzleme ziyareti raporunun incelenerek, itirazlar ile (eğer er varsa) beraber izleme uzmanı ve yararlanıcı tarafından imzalanması gerekir Đzmir Kalkınma Ajansı 38

39 ĐZLEME ZĐYARETLERĐ Đlk Đzleme Ziyaretinde: Đzleme ekibi ile birlikte düzenli d izleme ziyareti takvimine karar verilir. Başvuruda belirtilen performans göstergeleri gözden geçirilir, gerekliyse yenileri eklenir, uygun olmayanları çıkartılır. Đzleme ekibinin desteğiyle proje uygulamasındaki ihtiyaçlar belirlenir. Projenin satın alma faaliyetlerindeki önemli tarihler saptanır. Projenin ön ödeme ve başlangıç riskleri belirlenir Đzmir Kalkınma Ajansı 39

40 ĐZLEME ZĐYARETLERĐ Đzleme Ziyaretlerinde Đzleme uzmanları,, izleme ziyareti raporlarını hazırlar, proje uygulamasını tehdit eden bütün b kritik konuları erken uyarı raporu düzenleyerek d ve tespit edilen usulsüzl zlükleri usulsüzl zlük k raporu hazırlayarak Genel Sekretere iletir. Bu tür t r durumlarda Đzleme uzmanı; ; alınmas nması gereken düzeltici d tedbirleri hazırlar ve yararlanıcıya iletir. Yararlanıcı mümkün n olan en kısa sürede s bu tedbirleri uygulamakla yükümlüdür Đzmir Kalkınma Ajansı 40

41 ĐZLEME VE DESTEK FAALĐYETLERĐ Risk Değerlendirmesi Risk, sözleşme yükümlülüklerini yerine getirmedeki herhangi bir başarısızlığın meydana gelme ihtimali olarak tanımlanabilir. Projeler kararlaştırılan bütçe ve zaman içinde tamamlanması konusunda riske sahiptirler Đzmir Kalkınma Ajansı 41

42 ĐZLEME VE DESTEK FAALĐYETLERĐ Destek programı kapsamında finanse edilen projelere yönelik beş tür risk puanı belirlenecektir: Ön Ödeme Risk Puanı Başlangıç Risk Puanı Đlerleme Risk Puanı Nitel Risk Puanı Genel Risk Puanı 2009 Đzmir Kalkınma Ajansı 42

43 ĐZLEME VE DESTEK FAALĐYETLERĐ Ön Ödeme Risk Puanı Başlangıç riski, sözleşme imzalamasından hemen sonra projenin uygulama süresinin ilk 45 günü içerisinde Ajans tarafından belirlenecektir. Ön ödeme risk puanının belirlenmesinin amacı, ön ödeme yapılmadan önce yararlanıcının mali desteği kullanma kapasitesini ölçerek, mali kaynağın etkin kullanımını sağlamaktır. Ön finansman ödemesi bu risk değerlendirmesinin sonucuna göre belirlenebilir Đzmir Kalkınma Ajansı 43

44 ĐZLEME VE DESTEK FAALĐYETLERĐ Değerlendirme 4 temel ölçüte göre yapılacaktır: Başvuru formunda taahhüt edilen ekipman, personel gibi kaynakların varlığı, (25 Puan) Başvuru formunda taahhüt edilen proje ekibinin kurulması, (25 Puan) Bütçe ve faaliyet planında taahhüt edilen proje ofisinin kurulması, (25 Puan) Yararlanıcının proje amaçları, faaliyetleri ve eş finansman miktarı hakkındaki bilgisi. (25 Puan) 2009 Đzmir Kalkınma Ajansı 44

45 ĐZLEME VE DESTEK FAALĐYETLERĐ Ön ödeme çok yüksek riskli projelere yapılmayacaktır. Orta riskli projeler için ise ön ödeme oranı %20 den az olmamak kaydıyla yeniden belirlenebilecektir. Yararlanıcılar risk değerlendirmesi ve sonucu hakkında bilgilendirilecek ve yararlanıcılara risk düzeyinin düşürülebilmesi için bir aya kadar süre tanınacaktır.!!! Bu sürenin sonunda, risk durumunun devam etmesi ve yararlanıcının sözleşme yükümlülüklerini yerine getirmede gerekli önlemleri almaması halinde, sözleşme hükümleri gereğince sözleşme feshedilebilir Đzmir Kalkınma Ajansı 45

46 ĐZLEME VE DESTEK FAALĐYETLERĐ Başlangıç Risk Puanı Başlangıç risk puanı, projenin ve yararlanıcının genel özelliklerini tanımlayan sözleşme ve ilk ziyaret raporu verileri kullanılarak belirlenir. Amaç, projenin uygulama performansından bağımsız olarak, taşıdığı potansiyel riskin tespit edilmesi ve bu riskin olası olumsuz etkileri ortaya çıkmadan önce uygun önlemlerin alınabilmesini sağlamaktır. Bu risk puanının belirlenmesi için, projenin faaliyetlerinin ve satın almalarının sayısı, bütçe büyüklüğü, eş finansman oranı gibi projeye ilişkin kriterler ile benzer sektördeki proje deneyimi, yararlanıcının yasal statüsü, ortak sayısı gibi yararlanıcının genel özelliklerine ilişkin kriterler kullanılabilir Đzmir Kalkınma Ajansı 46

47 ĐZLEME VE DESTEK FAALĐYETLERĐ Đlerleme Risk Puanı, Nitel Risk Puanı, Genel Risk Puanı ise projelerin uygulama sürecinde izleme uzmanlarının gözlemleri ve bilgi sistemindeki veriler üzerinden hesaplanır Đzmir Kalkınma Ajansı 47

48 SÖZLEŞMELERĐN YÖNETĐMĐ ĐZKA programlarında yararlanıcıların bir takım sorumlulukları vardır. Sözleşme kurallarına, mevzuata, rehbere uygunluk Satın alma kurallarına uygunluk Raporlama yükümlülükleri Dokümantasyon ve Arşivleme Görünürlük tanınırlık faaliyetleri Bunlar temel olarak proje yöneticisinin/ koordinatörünün görevleri olarak da tanımlanabilir Đzmir Kalkınma Ajansı 48

49 RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERĐ Sözleşmenizin Özel Koşulları gereği aşağıda belirtilen raporları sunmanız gerekmektedir. Đki aylık beyan raporları; Ara dönem teknik ve mali rapor(lar); Nihai teknik ve mali rapor; Proje Sonrası Değerlendirme Raporu; Mali destek miktarı KOBĐ projelerinde TL ve üzeri, Sosyal projelerde TL ve üzeri olan projelerde nihai ödeme talebi ile birlikte denetim raporu Đzmir Kalkınma Ajansı 49

50 RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERĐ Yararlanıcı Beyan Raporu (PUR EK 4.4) Projenizdeki ilerlemelere ve harcamalara ilişkin güncel bilgileri bilgileri sunmak için kullanacağınız formu içerir. Özel koşullar da belirtilen tarihlerde internet aracılığıyla sunulması gerekir. Bu raporlar her iki ayda bir aynı kesim tarihine sahip olacaktır. Örneğin, Temmuz-Ağustos dönemi için yararlanıcılar Eylül ayının ilk haftası içinde raporlama yapmalıdırlar Đzmir Kalkınma Ajansı 50

51 RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERĐ Bu rapor beş ana kısımdan oluşacaktır: Temel sözleşme bilgileri Raporlama dönemindeki bütçe gerçekleşmeleri Performans göstergelerindeki ilerlemeler Gerçekleşen faaliyetler Satın alma faaliyetleri Yararlanıcının ihtiyaçları 2009 Đzmir Kalkınma Ajansı 51

52 RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERĐ Yararlanıcı Beyan Raporlarında Dikkat!!!!!! Standart formda bütçe, faaliyetler, satın almalar ve göstergelerle ilgili en güncel bilgiler sunulmalıdır!!! Raporu internet üzerinden sunma imkânlarının bulunmadığı durumlarda raporu basılı olarak Ajansa göndermek mümkündür fakat bu konuda Ajansı bilgilendirilmelidir 2009 Đzmir Kalkınma Ajansı 52

53 RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERĐ Ara ve Nihai Raporlar Bu raporlar; gerçekleştirilen faaliyetleri, çıktıları, projenin son durumunu gösterdikleri ve ödemeye esas teşkil ettikleri için izleme sürecinin en önemli araçları ve aşamalarıdır. Bu raporların sunulması ön ödemenin kapatılması ile ara ve son ödeme talepleri için ön koşuldur. Ara veya son ödemeler, ilgili raporun Ajans tarafından uygun bulunması halinde yapılır Đzmir Kalkınma Ajansı 53

54 RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERĐ Projenize ilişkin ara raporu (EK 4.1), ödeme talebi ile birlikte, sözleşmede belirtilen raporlama döneminin bitimini müteakip yedi gün içinde Ajansa sunmalısınız. Ajans, ara rapora ilişkin incelemelerini 10 gün içerisinde tamamlar ve varsa düzeltme taleplerini ileterek yedi gün içerisinde eksikliklerin giderilmesini ister Đzmir Kalkınma Ajansı 54

55 RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERĐ Nihai raporu (EK 4.2) ise, proje uygulama süresinin bitimini müteakip en geç otuz gün içinde Ajansa sunmanız gerekir. Ajans nihai rapor incelemesini 30 gün içinde tamamlar ve yararlanıcıdan rapora düzeltme, ek bilgi ve veri talebinde bulunabilir. Yararlanıcı, talep edilenleri 7 gün içerisinde Ajansa iletmekle yükümlüdür Đzmir Kalkınma Ajansı 55

56 RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERĐ Ajans nihai raporu değerlendirerek uygun bulduktan sonra nihai ödemeyi onaylar. Ara/nihai rapor sunulması gereken son tarihte veya daha önce sunulmazsa, bu yükümlülüğün yerine getirilmeyişinin nedenini belirten kabul edilebilir bir gerekçe yazılı bir şekilde Ajansa iletilir. Aksi takdirde Ajans, sözleşmeyi feshedebilir ve halihazırda ödenmiş miktarları geri alabilir Đzmir Kalkınma Ajansı 56

57 RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERĐ Raporlar mali ve teknik olmak üzere iki bölümden oluşur. Teknik bölüm: proje faaliyetleri, proje yönetimi, ortakların katılımı, paydaşlarla ilişkiler, görünürlük, performans göstergelerindeki ilerlemeler, projenin genel değerlendirmesi ve varsa küçük sözleşme değişiklikleri hakkındaki bildirimler ve sözleşme değişikliklerine ilişkin bilgiler yer alır Đzmir Kalkınma Ajansı 57

58 RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERĐ Mali bölüm: yine raporun ait olduğu dönemde yapılan masrafların her öğesini ayrıntılarıyla anlatan ve yapılan masrafların her başlığını, miktarını, projenin ilgili bütçe kalemini gösteren bir liste hazırlanır ve destekleyici belgeler bu listeye eklenir (EK EK 4.3 Ara/ Nihai Mali Rapor) Đzmir Kalkınma Ajansı 58

59 RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERĐ Raporlar ayrıca; eğer uygunsa, aşağıda sıralanan rapor destek formlarını da içermelidir: a) Proje Personeli Zaman Çizelgesi ve Ücret Bordrosu (EK 5.1) b) Alt Yüklenici Listesi (EK 5.2): Proje sahiplerinin, ekipman ve malzeme, danışmanlık hizmeti ile inşaat işleri alımlarını yaptıkları ve ödemenin yapılacağı kişi, şirket ve kuruluşların banka hesap numaralarını, vergi numaralarını, gerekli olacak diğer bilgileri ve ödenecek meblağı gösteren listedir. c) Yakıt Gideri Bildirim Tablosu (EK 5.3) 2009 Đzmir Kalkınma Ajansı 59

60 RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERĐ Ara ve Nihai Raporlarda Dikkat!!!!!! Ödeme talepleri, 04/01/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu, 31/05/2006 tarihli ve 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak düzenlenmiş irsaliye, makbuz, fatura, ücret bordrosu gibi belgeler ile proje sahipleri tarafından ödenmesi gereken meblağın ödendiğine dair banka dekontu ve mal veya hizmetin alındığına dair belgelerle birlikte ara/nihai rapor ekinde sunulur Đzmir Kalkınma Ajansı 60

61 RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERĐ!!! Ara ve nihai teknik rapor standart formları kullanılmalıdır (EK 4.1 ve EK 4.2)!!! Raporlarınızı Ajansa göndermeden önce raporların hazırlanması konusunda Ajansa danışmanız önerilir.!!! Ara raporların son halini, iki kopya halinde hazırlayarak Ajansa sunmalısınız.!!! Raporların sunulmasının gecikmesi durumunda Ajansa yazılı bir açıklama sunmak zorunludur Đzmir Kalkınma Ajansı 61

62 RAPORLAMA YÜKÜMLÜLÜKLERĐ Proje Sonrası Değerlendirme Raporu Projenin sonuçlarının başarısı, etkilerinin sürdürülebilirliği, hedeflerin gerçekleştirilme düzeyinin proje tamamlandıktan sonra değerlendirilmesini, izlenimleri, sorunları ve önerileri içerir. EK 4.6 ya göre hazırlanır Projenin tamamlanmasından üç ay sonra Ajansa sunulur Đzmir Kalkınma Ajansı 62

63 PROJE DOKÜMANTASYON VE MUHASEBESĐ Mali Dokümantasyon Teknik Dokümantasyon Muhasebe Yükümlülükleri 2009 Đzmir Kalkınma Ajansı 63

64 MALĐ DOKÜMANTASYON 1. Tüm Harcamalar Satın alma belgeleri Fatura, makbuz gibi Ödeme belgeleri Banka hesap özeti, borç makbuzu, taşeron ödemeleri Hizmetlerin gerçekleştirildiğine dair belgeler Onaylanmış raporlar, seminer, konferans ve eğitim katılım belgeleri ve elde edilen malzemeler, katılımcı listeleri, sertifikalar Muhasebe kayıtları 2. Đnsan Kaynakları Hesap defterleri, alt hesaplar ve bordro hesapları, demirbaş kayıtları, ilgili diğer muhasebe bilgileri Personel ve bordro kayıtları Sözleşmeler, ücret beyanları, tüm proje personelinin aylık zaman çizelgeleri ve çıktıları 2009 Đzmir Kalkınma Ajansı 64

65 MALĐ DOKÜMANTASYON 3. Seyahat Seyahat biletleri Biletler(uçak seyahatlerinde uçuş kartı dahil) Araç kiralama Acente faturası ve katedilen mesafenin özet listesi Benzin masrafları (EK 5.3) 4. Taşeronlardan elde edilen mal ve hizmet kayıtları Satın alma usulüne ilişkin belgeler Đhale belgeleri, ihaleye katılanların teklifleri ve değerlendirme raporu Taahhüt belgeleri Sözleşme ve sipariş formları Mal alımlarına ait belge Tedarikçiden tesellüm makbuzları Yapım işlerinin tamamlandığına dair belgeler Kabul belgeleri 2009 Đzmir Kalkınma Ajansı 65

66 TEKNĐK DOKÜMANTASYON Araştırmalar/Çalışmalar Raporlar Yayımlar Yayımların kopyaları Seminerler, konferanslar, çalışma toplantıları Program, Sunum listeleri/konferans raporları, El ilanı Katılımcı listesi Toplantı notları(uygun olduğu durumlarda) Basın kupürleri Geri bildirim formları(uygun olduğu durumlarda) (EK 3) 2009 Đzmir Kalkınma Ajansı 66

67 TEKNĐK DOKÜMANTASYON Eğitim Uzmanlar Eğitimin detaylı tanımı (eğitim modülleri, konu başına eğitim saatleri, yöntemler) Eğitim çizelgesi Eğitimcilerin listesi Geri bildirim formları (EK 3) Eğitim değerlendirme raporları Zaman çizelgeleri (EK 5.1) Çıktıların kopyaları Faaliyet raporları 2009 Đzmir Kalkınma Ajansı 67

68 MUHASEBE YÜKÜMLÜLÜKLERĐ Proje ortak ve yararlanıcıları, uygun muhasebe ve çift girişli defter tutma sistemini kullanarak, hesapların kesinliğini ve düzenli olmasını sağlamalıdır. Hesaplar Kolaylıkla tanımlanabilir ve doğrulanabilir olmalıdır Proje muhasebesi Ayrı hesaplar veya Mevcut hesap ve defter tutma sistemi içinde olmalıdır Alınan avansın faiz gelirini göstermelidir Standart Hesap defteri, Ara/ Nihai raporların mali kısmında verilmiştir!!! Ara/ Nihai Mali raporlar muhasebe ve defter tutma sistemleri ve diğer muhasebe kayıtlarıyla uyumlu olmalıdır 2009 Đzmir Kalkınma Ajansı 68

69 MUHASEBE YÜKÜMLÜLÜKLERĐ Mali desteğin muhasebeleştirilmesi; Mali desteğin kaydında gelir ve özkaynak yaklaşımı olmak üzere iki yöntem vardır: Mali destek gelir olarak kaydedilir. Tüm kamu kuruluşları bu metodu kullanmalıdır. Gelir yaklaşımı; Mali destek özel fon olarak kaydedilir. Satın alınan demirbaşın mali destek oranına karşılık gelen kısmı amortismana tabi tutulmaz. Özkaynak yaklaşımı; 2009 Đzmir Kalkınma Ajansı 69

70 PROJE DOKÜMANTASYON VE MUHASEBESĐ Dokümantasyon ve Arşivleme Çalışmalarında Dikkat!!!!!! Projenin yönetimiyle ilgili usuller ve harcamalar dokümanları ile beraber (fatura, ödeme belgeleri vb) belirtilen şekilde kaydedilecek ve yazılı olarak dosyalanacaktır ve herhangi bir denetim durumunda hazır olacak şekilde özel bir dosyada saklanacaktır.!!! Ajans tarafından talep edildiğinde bütün dokümanları hazır bulundurmak önemlidir!!! Sözleşme hesaplarını uygun bir muhasebe sistemi kullanarak ayrı tutmak ve çift taraflı defter tutma sistemi kullanmak önemlidir!!! Denetçilerce kontrol edilmek üzere bütün dokümanları proje bitiminden sonra beş yıl boyunca arşivlemek gerekir 2009 Đzmir Kalkınma Ajansı 70

71 GÖRÜNÜRLÜK Tanıtım ve Görünürlük Yararlanıcılar ve ortakları; projelerinin Ajans tarafından desteklendiğinin ve Kalkınma Ajanslarının ulusal düzeyde DPT tarafından koordine edildiğinin görünürlüğünü sağlamak için gerekli yöntemleri kullanmalıdır. Bu yöntemler, Ajans internet sitesinde belirtilen kurallar ile uyumlu olmalıdır. ( Görünürlüğe dair faaliyetler hem uygulama aşamasında, hem proje uygulamalarının tamamlanmasının ardından, Ajans tarafından denetlenir Đzmir Kalkınma Ajansı 71

72 ÖDEME PROSEDÜRLERĐ Ödeme prosedürleri ve ödemelerin oranları sözleşmede Özel Koşullarının dördüncü maddesinde belirlenen şekilde yapılacaktır. Ajans, yararlanıcıya aşağıdaki şekilde ödeme yapacaktır: Ön ödeme Ara ödemeler Nihai ödeme 2009 Đzmir Kalkınma Ajansı 72

73 ÖDEME PROSEDÜRLERĐ Ön ödeme: Özel Koşullar Madde 3.2 de belirtilen toplamın yüzde 40 ına tekabül eden miktar, sözleşme imzalanmasından sonraki 45 gün içinde ödenir. Ek 4.5 te yer alan örneğe uygun olarak hazırlanan ödeme talebinin sözleşme imzalanırken yararlanıcı tarafından imzalanmış olması gerekir. Buna ek olarak, Ajans tarafından gerekliliği belirtildiyse, teminat belgesi sunulmadan ön ödeme yapılmaz 2009 Đzmir Kalkınma Ajansı 73

74 ÖDEME PROSEDÜRLERĐ Ön ödeme dışındaki ödemeler hak ediş esasına göre yapılır. Bu ödemelerde, yararlanıcı tarafından ödemenin fiilen yapılmış olması değil, harcamaya esas mal/ hizmetin alınmış olmasını kanıtlayan harcama belgeleri yeterli olacaktır Đzmir Kalkınma Ajansı 74

75 ÖDEME PROSEDÜRLERĐ Ara ödemeler: Sözleşmede belirlenen dönem(ler)de, ödeme talebi ile birlikte Ajansa sunulan ara rapor esas alınarak yapılır. Ara ödeme; ara rapor, destekleyici belgeleri ve ara ödeme taleplerinin ĐZKA tarafından onaylanması üzerine yapılır. Nihai ödeme: Nihai ödeme, nihai teknik ve mali rapor, istenmişse denetim raporu ve nihai ödeme talebinin Ajansa iletilmesini takip eden süreçte, söz konusu raporların onaylanmasını müteakip 30 gün içinde ödenir Đzmir Kalkınma Ajansı 75

76 ÖDEME PROSEDÜRLERĐ Ödemelerde Dikkat!!!!!! Ara ve nihai mali raporların değerlendirilmesi sırasında, Ajans tarafından projenin uygun maliyetleri belirlenecektir. Uygun olmayan harcamalar, beklediğinizden daha düşük bir ödemeye neden olabilir ve bazı durumlarda, almış olduğunuz ön ödemelerin bir kısmının iadesine yol açabilir.!!! Ajansın toplam uygun maliyetinizin kayda bağlanmış mali destek oranından (%) daha fazlasını ödemeyeceğini unutmayınız. (bkz. Özel Koşullar Madde 3.2) Diğer bir deyişle, eğer toplam proje harcamanız başlangıçta belirlenenden daha düşük seviyede olursa, projenize tahsis edilen mali destek aynı oranda düşecektir.!!! Proje personeli, tedarikçi, hizmet sağlayıcı, taşeron gibi projeye dahil olan taraflar dışında, başka hiç kimseye proje hesabından transfer yapılmayacaktır.!!! Aylık 1000 TL yi geçmeyen ödemeler dışında, tüm ödemeler, bir banka hesabından diğer banka hesabına transfer şeklinde yapılacaktır ve bunun dışında proje banka hesabından hiçbir şekilde nakit para ödemesi yapılmayacaktır Đzmir Kalkınma Ajansı 76

77 UYGUN MALĐYETLER Maliyetler proje bütçesine dahil edilmiş olmalıdır. Ajansa yapacağınız ödeme taleplerine konu olan faaliyetler, Sözleşme Ek I de kesin olarak tanımlanmış olmalıdır. Proje faaliyetleri ile açıkça ilişkili olmayan ya da raporlanan faaliyetlerin dışında yapılan tüm harcamalar uygun olmayan maliyettir Đzmir Kalkınma Ajansı 77

78 UYGUN MALĐYETLER Tüm maliyetler, yararlanıcı ve/veya ortakları tarafından gerçekleştirilmiş harcamalar olmalıdır. Maliyetler, yararlanıcının veya ortaklarının muhasebe hesaplarında kayıtlı olmalıdır ve saptanabilir, doğrulanabilir ve destekleyici belgelerin asılları ile kanıtlanabilir olmalıdır. Maliyetler, proje uygulama döneminde gerçekleşmiş olmalıdır Đzmir Kalkınma Ajansı 78

79 UYGUN MALĐYETLER Bütçe başlıkları altında maliyetlerin uygunluğu için ilave koşullar aşağıda yer almaktadır Đzmir Kalkınma Ajansı 79

80 UYGUN MALĐYETLER 1. Đnsan Kaynakları: yararlanıcı ve ortaklarının proje kapsamında iş akdi yaptığı personelin maaş ve ücretlerinin ödenmesi için kullanılır. Alt-yüklenici hizmetleri (yaptığınız ihalelerle satın aldığınız hizmetler için şirketlere yapılan ödemeler) için yapılan ödemeler bu bütçe başlığı altında talep edilemez. Personel maliyetleri, fiili maaşlar ile sosyal sigorta ödemeleri ve diğer istihkakları içerir. Proje bütçesinde gerekçesi öngörülmek kaydı ile projede görevli personele harcırah ödenebilir. Harcırahlar, tüm yemekleri, konaklama masraflarını ve şehir içi ulaşımı kapsar. Yolculuk ve gündelik giderleri (Gündelik giderleri, Maliye Bakanlığının her yıl için belirlediği harcırah kanunu uyarınca verilecek gündelik ve tazminat tutarlarını gösterir cetvel de yer alan memur ve hizmetliler başlığı altında, aylık/kadro derecesi 1-4 olanlar için öngörülen tutarın üç katını aşmayacak şekilde belirlenmelidir) 2009 Đzmir Kalkınma Ajansı 80

81 UYGUN MALĐYETLER 4. Yerel Ofis /Proje Maliyetleri Buradaki maliyetler, ancak proje faaliyetlerinin uygulanabilmesi için yeni bir ofis/eğitim merkezi açılmış ise uygun maliyet olur Đzmir Kalkınma Ajansı 81

82 UYGUN MALĐYETLER 8. Đdari Maliyetler Doğrudan giderlerin belli bir oranına karşılık gelen, projenin yönetim ve gözetimine ilişkin genel maliyetler olarak tanımlanabilecek dolaylı giderler idari gider olarak kabul edilmiştir Đzmir Kalkınma Ajansı 82

83 UYGUN OLMAYAN MALĐYETLER Dikkat!!!!!! Salt sözleşmeye, teminatlara ve ödemelere ilişkin her türlü vergi, resim, harç ve sair giderler,!!! Döviz kuru zararları,!!! Projenin uygulanmasına katılan kamu görevlilerinin maaşları!!! Đkinci el ekipman alımı,!!! Arsa ya da bina alımı,!!! Cezalar, mali cezalar ve mahkeme giderleri ile istimlâk bedelleri,!!! Borçlar ve gelecekteki muhtemel kayıplar için karşılıklar,!!! Faiz borcu,!!! Halihazırda başka bir çerçevede/programda finanse edilen kalemler,!!! Kamu kurumlarının genel maliyetleri/idari maliyetleri,!!! Proje hazırlık çalışmalarının ve diğer hazırlık faaliyetlerinin maliyetleri,!!! Ayni katkılar.!!! Sözleşme kapsamındaki uygulamalarla ilgili olarak, yararlanıcının ve proje kapsamında görev alan kişilerin kusur ve ihmalleri sebebiyle doğacak olan her türlü ceza, gecikme zammı, faiz ve sair giderlerin proje uygun maliyetlerinden sayılamaz Đzmir Kalkınma Ajansı 83

84 Satınalma Kuralları 2009 Đzmir Kalkınma Ajansı 84

85 Satınalma Kuralları (Neden?) Kalkınma Ajansları tarafından sağlanan mali destekler ile gerçekleştirilecek projeler çerçevesinde öngörülen satın alma faaliyetlerinin ihale yoluyla gerçekleştirilmesi esastır. Đhale sürecinde ve başarılı teklif sahipleri ile sözleşmelerin imzalanması aşamasında uyulması gereken kesin kurallar vardır. Bu kurallar, uygun niteliklere sahip yüklenicilerin objektif olarak seçilmesine, harcanan paranın en iyi şekilde kullanımına ve kamu kaynaklarının kullanımında tam bir şeffaflık ve rekabet ortamının sağlanmasına yardım eder Đzmir Kalkınma Ajansı 85

86 Satınalma Kuralları - Genel 4734 sayılı Kamu Đhale Kanunu na tabi yararlanıcılar, destek programları çerçevesinde desteklenen proje ve faaliyetler kapsamında yapacakları satın alma faaliyetlerini tabi oldukları satın alma mevzuatı çerçevesinde gerçekleştirirler sayılı Kamu Đhale Kanununa tabi olmayan kişi, kurum ve kuruluşların uyacakları satın alma usul ve esasları Satınalma Rehberinde yer almaktadır Đzmir Kalkınma Ajansı 86

87 Satınalma Kuralları - Genel Ortak proje ve faaliyetler bakımından, ortaklardan herhangi birinin kamu ihale mevzuatına tabi olması durumunda, satın alma faaliyetleri söz konusu mevzuat hükümleri doğrultusunda gerçekleştirilir. Satın alma faaliyetlerinde, yararlanıcılar için belirlenmiş olan kurallara uyulmaması halinde, gerçekleştirilen alımlar uygun maliyet olarak değerlendirilmez ve yapılmış olan harcamalar destek bütçesinden karşılanamaz. Diğer taraftan, yararlanıcılara sağlanan avanstan yanlış, kurallara uymayan veya usulsüz harcama yapıldığının sonradan tespit edilmesi durumunda verilen destek yasal faizi ile birlikte yararlanıcıdan geri alınır Đzmir Kalkınma Ajansı 87

88 Satınalma Kuralları - Genel Harcama ve satın alma belgelerinin tamamının yetkili makamlarca gerekli incelemelerden geçirilecektir; bu sebeple, kayıtların sağlıklı bir şekilde tutulması ve ilgili tüm belgelerin muhafaza edilmesi gerekmektedir Đzmir Kalkınma Ajansı 88

89 Satınalma Kuralları Önemli! Satınalma rehberi kesinlikle okunmalı ve anlaşılmalıdır!!! Ödemelerin yapılması satınalmaların usûlüne uygun yapılmasına bağlıdır!!! Detaylar, kanun veya yönetmelikte, sözleşme ekinde, proje Uygulama Rehberinde, Satınalma Rehberinde veya başka bir yerde yazılı olabilir. Yararlanıcılar Bu kuralları öğrenmek ve uygulamakla mükelleftirler Đzmir Kalkınma Ajansı 89

90 Satınalma Kuralları - Genel Satın Alma Stratejisi/Planı Mali destek yararlanıcıları gerçekleştirecekleri tüm ihaleler ile ilgili olarak ihale ilanın yayınlanması, açılış ve değerlendirme, teslimat işlemleri, geçici/kati kabul ve benzeri bilgileri içeren bir Satın alma Planı hazırlayacaklardır. Destek yararlanıcısı hazırlamış olduğu ve ilan,açılış,değerlendirme, sözleşme imzalama ve geçici kabul tarihlerini içeren satın alma planını projesini uygulamaya başladığı ikinci aya kadar ajansa göndermeli ve açılış tarihinden en az iki hafta önce ajansa bildirimde bulunmalıdır. Ajans uzmanları, mali destek yararlanıcısı tarafından davet edilmeden de değerlendirmelere gözlemci olarak katılabilirler Đzmir Kalkınma Ajansı 90

91 Temel Satın Alma Kuralları Ayrım gözetmeme, Adil rekabet ortamını sağlama, Kolay anlaşılabilir ve ayrımcılık içermeyen teknik şartnameler hazırlama, Đhale ilanını tüm potansiyel iştirakçilere ulaşacak şekilde duyurma veya ilan etme, Sağlıklı tekliflerin alınabilmesi için teklif sahiplerine yeterli zaman tanıma, Objektif değerlendirme kriterlerini kullanma Kayıtları düzgün, anlaşılabilir ve yeterli şekilde tutma 2009 Đzmir Kalkınma Ajansı 91

92 KAMU ĐHALE MEVZUATINA TABĐ OLMAYAN YARARLANICILAR ĐÇĐN SATIN ALMA USULLERĐ Açık Đhale Usulü: Yaklaşık maliyeti TL den büyük olan alımlar, açık ihale usulü ile gerçekleştirilir. Pazarlık Usulü: Yaklaşık maliyeti TL arasında olan alımlar pazarlık usulü ile gerçekleştirilebilir. Doğrudan Temin Usulü: Yaklaşık maliyeti TL den düşük olan her türlü alımlar, fatura karşılığında gerekli pazar araştırması yapılarak, ticari teamüllere uygun bir şekilde doğrudan temin edilebilir Đzmir Kalkınma Ajansı 92

93 KAMU ĐHALE MEVZUATINA TABĐ OLMAYAN YARARLANICILAR ĐÇĐN SATIN ALMA USULLERĐ Tüm satın alma faaliyetlerinde açık ihale usulünün uygulanması esastır. Ancak, işin gereği, aciliyeti, bölgedeki tedarikçilerin, yapım müteahhitlerinin veya hizmet sunucularının sayısının tam rekabet ortamını sağlayacak miktarda ve yeterlikte olması gibi hususlar göz önünde bulundurularak, yukarıdaki usullerden hangisinin uygulanacağı, her bir satın alma usulü için belirlenmiş kriterler ve parasal limitler dikkate alınmak suretiyle Sözleşme Makamı olarak yararlanıcı tarafından belirlenir Đzmir Kalkınma Ajansı 93

94 KAMU ĐHALE MEVZUATINA TABĐ OLMAYAN YARARLANICILAR ĐÇĐN SATIN ALMA USULLERĐ 2009 Đzmir Kalkınma Ajansı 94

95 KAMU ĐHALE MEVZUATINA TABĐ OLMAYAN YARARLANICILAR ĐÇĐN SATIN ALMA USULLERĐ DOĞRUDAN TEMĐN USÛLÜ Doğrudan Temin; ihtiyaçların, Sözleşme Makamı ile istekliler arasında teknik şartların ve fiyatın görüşülerek, fatura veya geçerli harcama belgeleri karşılığında, doğrudan temin edilebildiği usuldür TL ye kadar olan alımlarda sadece piyasa araştırması yapılarak doğrudan temin yoluna gidilebilir. Piyasa araştırması, Sözleşme Makamının konusunda uzman ve tecrübeli elemanları tarafından yapılmalı ve mümkün olduğu müddetçe, proforma faturalar, görüşme tutanakları veya internet ortamından tespit edilen fiyat, görüntü ve tarih kayıtları ile desteklenmelidir Đzmir Kalkınma Ajansı 95

96 KAMU ĐHALE MEVZUATINA TABĐ OLMAYAN YARARLANICILAR ĐÇĐN SATIN ALMA USULLERĐ PAZARLIK USÛLÜ Pazarlık usulü, ihtiyaç duyulan alımın (mal veya hizmetin veya yapım işinin) nitelik ve gereğine göre yeterliği tespit edilmiş, teklif verebilecek en az beş adaydan oluşan bir kısa listenin oluşturularak söz konusu listede yer alan adayların teklif sunmak üzere yazılı olarak davet edildiği usuldür Đzmir Kalkınma Ajansı 96

97 KAMU ĐHALE MEVZUATINA TABĐ OLMAYAN YARARLANICILAR ĐÇĐN SATIN ALMA USULLERĐ PAZARLIK USÛLÜ Özellikleri nedeniyle belli isteklilere yaptırılmasında yarar görülen, beklenmeyen veya önceden öngörülemeyen, süresi kısıtlı olan, özgün ve karmaşık nitelikte bulunan, diğer usullerle temininde güçlük bulunan işlerde, araç, gereç ve her türlü malzemenin bakım ve onarımları, ağırlama, danışmanlık, araştırma, eğitim, yayın, tanıtma ve benzeri faaliyetlerle ilgili alımlar ile yabancı ülkelerden temininde zorunluluk bulunan ve yaklaşık maliyeti (Yüzellibin) TL yi aşmayan her türlü mal ve hizmet alımları ile yapım işleri pazarlık usulü ile yapılabilir Đzmir Kalkınma Ajansı 97

98 KAMU ĐHALE MEVZUATINA TABĐ OLMAYAN YARARLANICILAR ĐÇĐN SATIN ALMA USULLERĐ PAZARLIK USÛLÜ Açık ihale usulüne göre yapılan ancak sonuçsuz kalması nedeniyle, pazarlık usulüne göre sonuçlandırılmasına karar verilen ihalelerde, pazarlık usulünün işletilebilmesi için ihale konusu işin yaklaşık maliyetinin (Đkiyüzellibin) TL yi aşmaması ve Ajans onayının alınması gerekir Đzmir Kalkınma Ajansı 98

99 KAMU ĐHALE MEVZUATINA TABĐ OLMAYAN YARARLANICILAR ĐÇĐN SATIN ALMA USÛLLERĐ 2009 Đzmir Kalkınma Ajansı 99

100 KAMU ĐHALE MEVZUATINA TABĐ OLMAYAN YARARLANICILAR ĐÇĐN SATIN ALMA USULLERĐ AÇIK ĐHALE USÛLÜ 2009 Đzmir Kalkınma Ajansı 100

101 TEŞEKKÜRLER 2009 Đzmir Kalkınma Ajansı 101