EYS-ORT-11-P33 İÇ DENETİM TABLOSU Revizyon Tarihi: 25/11/2010 Sayfa: 1 / 9 İlgili ISO ve OHSAS , ISO

Transkript

1 Sayfa: 1 / 9 İçindekiler; 1. Amaç 2. Kapsam 3. Tanımlar 4. Sorumluluklar 4.1. IAD Amaçları ve Sorumluluğu 4.2. Etik Kuralları 4.3. Yetki 5. Süre 6. İlgili Belgeler 7. Prosedür 7.1. Çalışma Yöntemleri Denetim Planı ve Onayı Denetim Sözleşmeleri Teminat Hizmetleri Danışmanlık Hizmetleri Çalışma Raporlarına Erişim Yükümlülüklerin Sonuçları ve Taslak Rapor Eylem Planı Raporun Dağıtımı Takip 7.2. İlgili Konular Denetlenenin Sorumluluğu Baş Denetim Sorumlusu ve Yönetim Baş Denetim Sorumlusunun Atanması ve Görevden Alınması İç Denetim Bütçesi ve Harcamalar Ücret ve Diğer Haklar Performans Takdiri Yıllık İzin Geçerlilik ve Uygulamalar 8. Raporlama Şartları 9. Revizyonlar 10. Ek

2 Sayfa: 2 / 9 1. AMAÇ Bu tablo iç denetim çerçevesini, sorumluluğunu, yetkisini ve İç Denetim Bölümü'nün (IAD) uyguladığı çalışma yöntemlerini belirtir. 2. KAPSAM 3. TANIMLAR 4. SORUMLULUK 4.1 IAD Amaçları ve Sorumluluğu İç denetim değer katmak ve bir kurumun operasyonlarını iyileştirmek için tasarlanmış bağımsız, tarafsız bir danışmanlık faaliyetidir. Risk yönetimi, kontrol ve gözetim süreçlerini değerlendirmek ve etkinliğini arttırmak için sistematik ve disiplinli bir yaklaşım getirerek bir kurumun amaçlarını gerçekleştirmesine yardımcı olur IAD genel olarak Denetim Komitesi tarafından kendisine verilen yetkiyle Akçansa ve iştiraklerinin hak ve varlıklarını korumak amacıyla iç ve dış maruziyetleri belirlemek için denetim ve gözden geçirmeler yürütmek için çalışır. IAD buna göre şirket operasyonlarının kurumsallaşması, gelişimi ve iyileşmesi ile ilgili değer katmak ve riskleri ve muhtemel kayıpları en aza indirmek amacıyla aşağıda listelenen görevleri yerine getirir. Akçansa ve iştiraklerinin iç kontrol sistemlerini gözden geçirmek ve yeterliliklerini değerlendirmek; Kurumsal yönetim prensiplerinin ve etik değerlerin (gözetim) uyumunu gözden geçirmek; Risk yönetiminin yeterliliğini ve etkinliğini gözden geçirmek, Akçansa ve iştiraklerinin eylem ve operasyonlarını genel meclisin, yönetim kurulunun kararları, plan ve bütçe amaçları, iç politikalar, rehberler, resmi gereklilik ve düzenlemeler ile uyumu sağlamak üzere gözden geçirmek; YK, Denetim Komitesi, etik komiteleri ve idari yönetimin bağımsızlık ve tarafsızlık ilkesi gereğinde talep ettiği üzere özel görevler ve denetimler yürütmek ya da bunlara katılmak; Denetim komitesini denetim faaliyetleri ve iç kontrol sisteminden haberdar tutmak. Yıllık denetim planları geliştirmek; Şirket yönetimi tarafından yürütülen faaliyetlerin takibini sağlamak; Danışma faaliyetleri yürütmek. 4.2 Etik Kuralları İç denetçilerin aşağıdaki prensipleri uygulaması ve bunlara uygun davranması beklenir: İç denetçilerin bütünlüğü güven sağlar ve böylece yargılarına güvenilmesi için temel yaratır.

3 Sayfa: 3 / 9 İç denetçiler denetlenen faaliyet ya da süreç hakkındaki bilgileri toplarken, değerlendirirken ve iletirken profesyonel tarafsızlığın en yüksek seviyesini sergilerler. İç denetçiler tüm ilgili şartların dengeli bir değerlendirmesini yapar ve yargıda bulunurken kendi çıkarlarından veya diğerlerinin çıkarlarından uygun olmayan bir biçimde etkilenmezler. İç denetçiler aldıkları bilgilerin değerlerine ve sahipliğine saygılı davranırlar ve bu bilgileri açıklamak için yasal ya da mesleki bir gereklilik söz konusu olmadıkça gerekli izin olmaksızın bu bilgileri açıklamazlar. İç denetçiler iç denetim hizmetlerinin yürütülmesinde gerekli bilgi, beceri ve deneyimleri uygularlar. İç denetçiler: işlerini dürüstlük, özen ve sorumlulukla yapacaklardır. Kanunları izleyecek ve kanun ve meslek tarafından beklenen açıklamaları yapacaklardır. Bilerek herhangi bir yasadışı eyleme taraf olmayacak ya da iç denetim mesleğinin veya kurumun itibarını zedeleyebilecek faaliyetlere katılmayacaklardır. Kurumun meşru ve etik amaçlarına saygı gösterecek ve katkıda bulunacaklardır. Önyargısız değerlendirmelerini bozacak veya bozduğu izlenimini verecek hiçbir eylem ya da taahhütte bulunmayacaklardır. Bu katılım kurumun çıkarları ile çelişebilecek eylem veya taahhütleri de içerir. Profesyonel yargılarını bozabilecek veya bu izlenimi verecek herhangi bir şeyi kabul etmeyeceklerdir. Bildikleri, açıklanmaması gözden geçirme altındaki raporlama faaliyetlerine zarar verebilecek olan bütün maddi gerçekleri açıklayacaklardır. Görevleri sırasında elde ettikleri bilgilerin kullanımı ve korunması konusunda dikkatli davranacaklardır. Bilgileri herhangi bir kişisel çıkar için veya kanuna aykırı ya da kurumun meşru ve etik amaçlarına halel getirecek bir biçimde kullanmayacaklardır. Sadece yürütmek için gerekli bilgi, beceri ve deneyime sahip oldukları hizmetlere katılacaklardır. Hizmetlerinin kalitesinin yeterliliğini ve etkinliğini sürekli iyileştireceklerdir. 4.3 Yetki İç denetim bölümü doğrudan Denetim Komitesine bağlı olmakla birlikte Yönetim Kurulu adına hareket eder. İç denetim bölümü gizlilik prensibi ile uyum içinde tüm kayıtlar, personel, mülklere sınırsız erişime sahiptir. 5. SÜRE 6. İLGİLİ BELGELER Bölümün ayrıntılı çalışma yöntemlerinin öncülüğünde bir İç Denetim Rehberi bu prosedürü destekler. 7. PROSEDÜR 7.1 Çalışma Yöntemleri Denetim Planı ve Onayı

4 Sayfa: 4 / 9 İç Denetim Bölümü görevlerini iç denetim planı ve uygun programlara göre yerine getirir. Tüm iç denetim faaliyetleri İç Denetçiler Enstitüsü tarafından ilan edilen Profesyonel İç Denetim Uygulama Standartları ile uyumlu olmayı amaçlar. Fakat tamamıyla uyum sağlanamazsa IAD raporlarında tam uyum" açıklaması yapamaz. Denetim planının hazırlıkları ve uygulama esasları aşağıda verilmiştir. İç Denetim Bölümü Akçansa ve iştiraklerinin stratejileri, üst yönetimin beklentileri, dış çevre (ekonomi, politika, rakipler, vs.), stratejik ve operasyonel riskler, öncelikli süreç ve alanlar, mevcut kontrol tesisleri daha önceki denetimlerin sıklığı ve bulguları ile tutarlı bir yıllık iç denetim planı hazırlar ve buna göre Denetim Komitesinin onayına sunar. İç Denetim Bölümü YK nın, Denetim Komitesinin, Etik Komitelerin veya idari komitenin talebi ile planlanmamış ve özel sahtecilik soruşturmaları ya da denetimleri yürütebilir. Buna ek olarak, gerekli olduğu veya yeni gelişmeler olduğu takdirde yıllık denetim planı Denetim Komitesinin onayı ya da izni ile revize edilebilir Denetim Faaliyetleri Teminat Hizmetleri Denetim başlangıç aşamasında İç Denetçiler denetlenen bölümün yöneticisi ve ilgili yetkili ile bir ön görüşme gerçekleştirirler. Denetçiler denetleneni denetim konusu, süresi ve çalışma yöntemleri hakkında bilgilendirir. Denetimler sırasında, denetlenen bölüm ya da birim sağlıklı ve verimli denetim performansı için tüm kolaylığı ve yardımı gösterir. Denetimler sırasında denetçiler denetlenenin operasyonlarına engel olmamak için azami özen gösterirler Danışmanlık Hizmetleri Danışmanlık yazılı sözleşmelerle belirlenen resmi taahhütlerden kalıcı ya da geçici yönetim komitelerine ya da proje ekiplerine katılım gibi tavsiye faaliyetlerine geniş bir yelpazeyi kapsar. İç Denetçilerin her bir durum için bu danışmanlığın hangi ölçüde uygulanacağını belirlemek üzere mesleki yargılarını kullanmaları beklenir. Bir birleşme ve satın alma projesine katılım gibi özel danışmanlık taahhütleri veya felaket kurtarma faaliyetleri gibi acil durumdaki taahhütler danışmanlık taahhütlerini yürütmek için normal veya belirlenmiş prosedürlerden uzaklaşmayı gerektirebilir. Tüm danışmanlık hizmetleri farklı özellikler taşır ve bağımsızlık, tarafsızlık, değer önerisi ve tutarlılık ile teminat taahhütleri ve sonuçların iletilmesi arasındaki karşılıklı taahhütler bakımından dikkatlice gözden geçirilmelidir. Danışmanlık hizmetlerinin tarafsızlığa mantıklı bir ölçüde zarar verebileceği Kabul edilir ve IAD daha önce danışmanlığını yaptığı faaliyetler üzerinde bir teminat hizmeti veriyorsa ve aradan iki yıldan az bir sure geçmişse ek açıklama gerektirmektedir Çalışma Raporlarına Erişim İlişki çalışma raporları kurumun mülküdür. IAD Yönetim kurum üyelerinin kontrolü altındaki taahhüt çalışma raporu dosyaları taahhüde erişim talep edebilir. HC ve SA gruplarının taahhüt çalışma dosyalarının basılı veya örn. denetim programları gibi otomasyonlu bir uygulamadaki kopyalarına sınırsız erişimi olabilir. Bu erişim taahhüt gözlemlerini ve önerilerini kanıtlamak ya da açıklamak veya diğer iş amaçları için taahhüt belgelerini kullanmak için gerekli olabilir. Bu tür erişim talepleri Baş Denetim Sorumlusunun (CAE) onayına tabi olmalıdır. Dış denetçilerin denetim çalışma raporlarına erişim CAE nin onayına tabidir. Dış denetçiler haricinde kurumun dışındaki tarafların denetim çalışma raporları ve raporlara erişim talep ettiği

5 Sayfa: 5 / 9 bazı şartlar mevcuttur. Bu tür belgelerin gönderilmesinden önce CAE üst yönetimin onayını uygun bir biçimde almalıdır. Çalışma raporları en az 5 yıl süreyle basılı kopya, elektronik kopya ya da bir denetim uygulaması içinde arşivlenir Yükümlülüklerin Sonuçları ve Taslak Rapor Denetçiler taahhüdün sonuçlarını ilgili yöneticiler ile tartışır ve değerlendirir. Bu tartışmadan sonra denetçiler raporu denetlenen birimlere dağıtarak gözden geçirmelerini ve fikirlerini alır Eylem Planı Nihai rapor taslak rapordaki her bulgu ve öneri ile ilgili alınan yönetim yanıtlarını içerir. Yönetim yanıtları iyileştirmeler ile ilgili eylem planlarını da içermelidir Raporun Dağıtımı Raporlar Denetim Komitesi, HC ve SA Gruplarının Baş Denetim Sorumlularına ve İdari Komite üyelerine dağıtılır Takip Öneriler ve iş çizelgelerini göz önüne alarak gerekli ve düzeltici eylemleri uygulamaya koymaktan şirket yönetimi sorumludur. İç Denetim Bölümü yönetimin eylemleri zamanında ve etkili bir biçimde uygulamasını sağlamak ve izlemekten sorumludur. İlgili uygulamalar veya diğer konular gerekli görülürse Genel Müdür ya da denetim komitesine sunulur. 7.2 İlgili Konular Denetlenenin Sorumluluğu Tüm denetlenenlerin ve diğer sorumluların iç denetçilere uygun iş yerini ve gerekli belgeleri zamanında vermeleri ve denetimi kolaylaştırmak için ihtiyaç duydukları tüm yardımları sağlayacaklardır Baş Denetim Sorumlusu ve Yönetim Baş Denetim Sorumlusunun Atanması ve Görevden Alınması Denetim Komitesi Baş Denetim Sorumlusunun atanması ve görevden alınması için tek sorumludur İç Denetim Bütçesi ve Harcamalar Denetim Komitesi iç denetim bütçelerini gözden geçirir ve onaylar, fakat harcamaları Genel Müdür veya herhangi bir Denetim Komitesi Üyesi onaylar Ücret ve Diğer Haklar Baş Denetim Sorumlusu nun maaşı ve diğer hakları Genel Müdür tarafından ayarlanır ve Denetim Komitesi Üyelerinin gözden geçirmesine sunulur Performans Takdiri Baş Denetim Sorumlusu'nun Performansı Genel Müdür tarafından takdir edilir. Fakat bu takdir Denetim

6 Sayfa: 6 / 9 Komitesi üyeleri tarafından da gözden geçirilir Yıllık İzin Baş Denetim Sorumlusu'nun yıllık izin talepleri Genel Müdür tarafından onaylanacaktır Geçerlilik ve Uygulamalar Bu tablo Denetim Komitesi üyelerinin onayı ile geçerlidir. İç Denetim Bölümü bu tablonun yönetiminden sorumlu tutulur. 8. RAPORLAMA ŞARTLARI 9. REVİZYONLAR İç Denetim Bölümü bu tabloyu uygulamanın uyumlu olduğundan emin olmak için yıllık olarak gözden geçirir. 10. EK Yayınlayan İç Denetim Bölümü BÇM ÇNK LDK MERKEZ KRÇ HAZIRBETON& AGREGA Dağıtım: Bilg. Yazılı Bilg. Yazılı Bilg. Yazılı Bilg. Yazılı Bilg. Yazılı Bilg. Yazılı Kopya Kopya Kopya Kopya Kopya Kopya AMBARLI PM İş Sağlığı ve Güvenliği Fabrika Bakım Makine Bakım Enerji Üretim ve Elektrik Bilg. Yazılı Kopya

7 Belge Ref. EYS-ORT-11-P33 Revizyon 00 Revizyon Tarihi: 25/11/2010 Sayfa: 7 / 9 Akçansa Çimento San. ve Tic. A.Ş. İÇ DENETİM TABLOSU Bakım Üretim Üretim Klinker Çimento Üretim Tesis Kalite ve Geliştirme Kalite ve Ar-Ge Kağıt Torba Proje ve Yatırım Makine Bakım Şefliği Makine Bakım Şefliği (Klinker) Makine Bakım Şefliği (Çimento) Bakım Planlama ve Makine Bakım Şefliği Elektrik Bakım Şefliği Enstrüman Bakım Şefliği Elektrik ve Enstrüman Bakım Şefliği Elektrik Bakım Mühendisliği Bakım Planlama Şefliği Bakım Planlama Mühendisliği Kalite Kontrol ve Laboratuvar Şefliği Proses Kontrol Şefliği Bölge Satış (Güney Marmara) Kuzey Bölgesi Satış Orta Karadeniz Bölgesi Satış Mamul Şefliği Yarı Mamul Şefliği Yarı Mamul ve Mamul Şefliği Ocaklar ve Hammadde Hazırlama Şefliği Çimento Üretim Şefliği Hammaddeler Hazırlama Şefliği Klinker Üretim Şefliği Ocaklar Şefliği Paketleme ve Sevkiyat Şefliği Sosyal İşler Şefliği Sağlık Birimi Stok Kontrol ve Ambar Şefliği Sosyal İşler Şefliği/Uzmanlığı Stok Kontrol ve Ambar Şefliği/Uzmanlığı Terminaller Yetkililiği (Aliağa

8 Belge Ref. EYS-ORT-11-P33 Akçansa Çimento San. ve Tic. A.Ş. İÇ DENETİM TABLOSU Revizyon 00 Revizyon Tarihi: 25/11/2010 Sayfa: 8 / 9 Yalova) Terminal Şefliği-Yalova Ambarlı Liman Şefliği Genel Müdürlük Kurumsal Performans ve Risk Yönetim Strateji ve İş Geliştirme Genel Müdür Yardımcısı/Çimento Satış ve Pazarlama Genel Müdür Yardımcısı/Finans Genel Müdür Yardımcısı/İşletmeler Genel Müdür Yardımcısı/Hazır Beton ve Agrega Genel Müdür Yardımcısı/Satınalma ve Lojistik Lojistik Çevre ve AFR (Alternatif Yakıt ve Hammadde) Bilgi İletişim Teknolojileri Bilgi Sistemleri Sorumluluğu/Şefliği Bilgi Teknolojileri Sorumluluğu/Şefliği Çimento Satış Teknik Destek Yetkililiği Hammaddeler İç Denetim İnsan Kaynakları İnsan Kaynakları Şefliği (İşgücü Plan. Ve Ücretlendirme) İnsan Kaynakları Şefliği (Çalışma İlişkileri, Personel İdaresi Ve Bordro) İnsan Kaynakları Şefliği (Org. Gel. Ve İşe Alma) İnsan Kaynakları Şefliği (Organizasyon Geliştirme Ve Projeler) Mali İşler Maliyet Muhasebe Şefliği Satışlar Muhasebesi Şefliği Genel Muhasebe ve Satıcılar Muhasebesi Şefliği Muhasebe Şefliği Finansal Raporlama, Vergi, Varlık Yön.

9 Belge Ref. EYS-ORT-11-P33 Revizyon 00 Revizyon Tarihi: 25/11/2010 Sayfa: 9 / 9 Akçansa Çimento San. ve Tic. A.Ş. İÇ DENETİM TABLOSU Pazarlama ve Satış Planlama Yetkililiği Planlama ve Kontrol Planlama ve Kontrol Şefliği (H.Beton ve Agrega, Nakit Planlama) Planlama ve Kontrol Şefliği (Çimento) Satınalma Şirket (Karabük) Karabük Bölge Satış Mali İdari İşler Üretim ve Bakım Şefliği Doğu Marmara Bölge Bölge Satış (Doğu Marmara) Ege Bölge Teknik Müdürlük Kalite ve Optimizasyon Karadeniz Bölge Agrega Bursa Bölge Yetkililiği İstanbul Batı 1. Bölge Trakya Bölge İstanbul Batı 2. Bölge Teknik Pazarlama Yetkililiği Planlama ve İş Geliştirme Yetkililiği Bölge Satış Yetkililiği (Ege)