Ordu Üniversitesi Rektörlüğünden gelen yazının evrak kaydının yapılması. Müdürün öğrenci işleri ve Bölüm başanlığına yazıyı sevki

Transkript

1 Yeni Kayıt Ordu Üniversitesi Rektörlüğünden gelen yazının evrak kaydının yapılması Müdürlük Müdürün öğrenci işleri ve Bölüm başanlığına yazıyı sevki Müdürlük Kayıt görev sorumlularının belilenmesi Müdürlük Kayıt İçin Gelen Adayların Evrakları tamamlanması için yönlendirme yapılması Kayıt Görevlileri nin; Katkı Payı yatırdı belgesi (dekont) u görevliye teslimi nin; Tamamlaması gereken belgelerin kontrolünün öğrenci işleri tarafından incelemesi; Kayıt Görevlileri nin kayıt belgeleri tamam mı? Kayıt Görevlileri ye ait bilgilerin ÖBİS ortamına girilir. İşleri tarafından;öğrenciye öğrenci kimlik kartı, öğrenci belgesi, yabancı dil muafiyet sınav formu verilir. Birimi Daire Başkanlığı na yeni kayıt olanların listesi gönderilir Birimi

2 Transkript Belgesi Düzenleme nin Talebi Talebin değerlendirilmesi, kayda alınması Talep Yerinde mi? Belge hazırlanır Belgenin İmzalanması İlgiliye Sunulması

3 STAJ İŞLEMLERİ Staj Komisyonun Görevlendirilmesi Yönetim Kurulu Stajyer lerin Belirlenmesi Staj işyeri şartlarının belirlenmesi Bölüm Staj Komisyonu lerin Staj Yapacakları İşyerleri İle Görüşmesi Staj Komisyonun Görüşü Uygun mu? Bölüm Staj Komisyonu nin İş Kazası ve Meslek Hastalığı Sigortasının yapılması, Staj Defterinin teslimi Bürosu nin staja başlaması staj defterini işlemesi Yüksekokul Müdürlüğün Bürosuna teslim etmesi Staj komisyonuna sevki Bürosu Stajı Uygun mu? Bölüm Staj Komisyonu ye Stajının Başarısız sayıldığı ve bir sonraki dönemde stajını tekrarlaması gerektiğini yazılı olarak bildirilmesi evet Staj notlarının liste halinde öğrenci işleri bürosuna teslimi Bölüm Staj Komisyonu Staj notlarının İşlenmek üzere Daire Başkanlığına iletilmesi Bürosu

4 Belgesi nin Talebi Talebin değerlendirilmesi, kayda alınması Talep Yerinde mi? Belge hazırlanır Belgenin İmzalanması Belge kayıt numarası verilmesi, İlgiliye Sunulması

5 Mezuniyet Tek Ders Müracaatı Sorumlular Dönem Sonu itibarı ile Mezuniyet için tek dersin bulunması İlgili Tek Ders Dilekçesinin Dekanlığa Akademik takvimde belirlenen süreler içerisinde verilmesi İlgili Dilekçenin kayda alınması, ne havale edilmesi Evrak Kayıt Memuru, Yüksekokul Sekreteri Dilekçenin incelenmesi (transkripti ve lisans proğramı ile birlikte) Danışman Öğretim Elemanı, İlgili öğrenciye red yazısının yazılması hayır Başvurusu uygun mu Danışman Öğr. Elm., İşleri, evet Dilekçenin Yönetim Kurulunda görüşülmesi, karar altına alınması Dekanlık, Fakülte Sekreteri, F.Yön.Kurulu Kararın üst yazı üst yazı ile ilgililere ve Rektörlük Makamına yazılması, kayda alındıktan sonra gönderilmesi Dekanlık, Fakülte Sekreteri, Evrak Kayıt Memuru Kararın web sayfamızda ilan edilmesi Dekanlık, Fakülte Sekreteri

6 Mezun leri Belirleme Danışmanların Sınav Sonuçlarının sisteme işlenmesinden sonra mezun olabilecek öğrencilerin evraklarını incelemeye başlaması Danışman Öğr. Elm. danışmanı tarafından ; nin Ders notları, katkı payı, stajı ve ilişiği kesilmesine engel teşkil eden bir sebep olup olmadığı kontrolü yapılır. Danışman Öğr. Elm. Danışmanın Evrakların Kontrolü Sonucu Mezuniyeti Uygun Mu? Danışman Öğr. Elm. Danışmanın kararı olumlu ise, öğrenci işleri kontrolu Mezun olabilir mi? Not döküm belgesi çıktısı alınır, Askerlik Durum Belgesi çıktısı ve Geçici mezuniyet belgesi (talep halinde) hazırlanarak Müdürlük Makamına imzaya sunulur.

7 Mazeret Sınavı Başvuruları Sorumlular Mazerete ilişkin belge ile başvurunun yapılması Mazeret Sınavı isteğinin kayıt altına alınması Evrak Kayıt Memuru Başvurunun İncelenmesi Başvurusu ve belgeleri uygun mu?, EVET HAYIR Mazaret Sınavı isteği uygun olanlara ait liste ve sınav proğramı hazırlanması lere ait evrakların ve taslak mazeret sınav proğramının.yönetim kurulunda görüşülmesi, Y.Kurulu Yönetim kurulu kararının yazılması Kararın ve mazeret sınavı proğramının, başvurusu red edilen öğrencilerin isimlerinin ilan edilmesi, Bölümlere yazılması

8 ÖSYM Kontenjanlarının Belirlenmesi Ordu Üniversitesi Rektörlüğünden gelen yazının evrak kaydının yapılması Müdürlük Müdürün Yönetim Kuruluna Sevki Müdürlük Yönetim Kuruluna davet yazısı yazılı ve toplanır ÖSYM Sınavı Sonucuyla Alınacak lere ait Bilgiler Belirlenir Yönetim Kurulu Kararın Yüksekokul Müdürlüğüne ve Senatoda görüşülmek üzere İşleri Daire Başkanlığına bildirilmesi Birimi

9 Kendi İsteği İle Kayıt Sildirme nin Yazılı Matbu (Dilekçesi)Talebi, Evrak Kayıt Memuru Matbu Dilekçenin İlgililere Onaylatılması Kaydın silinmesi için ne sevki Yüksekokul Sekreteri nin Kaydının Silinmesi Uygun mu? Müdür Yazının ne Gelmesi Evrak Dağıtım Sorumlusu ye Ait Lise Diploması, Askerlik Durum, Transkript Belgesi Hazırlanması ÖBİS den İlişiğini Kesilmesi

10 İzin(Kayıt Dondurma) Başvurusu Sorumlular Süresi İçerisinde Başvurunun Yapılması(Ders Kayıt yenileme süresi öncesinde) Başvurunun Mazerete ilişkin belge ile Dekanlığa yapılması Başvuru dilekçesinin kayda Alınması Evrak Kayıt Memuru HAYIR Başvuru dilekçesinin ne havale Edilmesi Başvurunun İncelenmesi, Başvurusu uygun mu?, Yükseokul Sekreteri EVET Başvuru dilekçesinin Yönetim Kurulunda karar altına alınması Kararın ilgili öğrenciye, bölüme ve Rektörlüğe yazılması Kararın askerlik şubesine, KYK ya bildirilmesi, otomasyon sistemine işlenmesi

11 Disiplin Kurulu Yazılı şikayet üzerine, Yüksekokul Müdürünün Soruşturmacı Görevlendirmesi Müdürlük Şikayetçi ve Şikayet edilenin Soruşturmacı Tarafından Soruşturmaya Çağırılması Soruşturmacı Olayın tüm boyutları ile incelenmesi Soruşturmacı Soruşturmacının Kararı Soruşturmacı Kararın Yüksekokul Müdürlüğüne Bildirilmesi Soruşturmacı Disiplin Kurulunun Toplantıya Çağrılması Müdürlük Disiplin Kurulu Kararı Disiplin Kurulu Kararın; nin Kendisine, Ailesine, Burs aldığı Kurumlara, Ordu Üniversitesi Daire Başkanlığına bildirilmesi Birimi

12 Diploma Bilgileri Formunun Hazırlanması Sorumlular Rektörlük Makamından ilgili yazının gelmesi, Öğretim yılı sonu itibarı ile mezun öğrencilerin tesbit edilmesi, Rektörlük Ö.İ.D.B., Mezun olan ve çıkış belgesi alan öğrencilere ait mezuniyet müracaat formlarının incelenmesi kimlik fotokopileri ve ilgili formlar esas alınarak, bölüm bölüm diploma bilgileri formunun yazılması Formun Mezuniyet tarihi esas alınarak sıralanması Diploma bilgileri formuna mezuniyet müracaatında bulunmayan ancak dönem sonu itibarı ile mezun öğrencinin de bilgilerinin girilmesi Diploma bilgileri formunun yazılımı bittikten sonra kontrol edilmesi, Formların İlgili kısımlarının imzalatılması, Formların ekleri ile birlikte üst yazı ile kayda girdikten sonra diplomalarının hazırlanması amacıyla Rektörlük Ö.İ.D.B. gönderilmesi,, Evrak Kayıt Memuru Formların bir suretinin dosyasına konulması

13 DERS MUAFİYETİ SÜRECİ Ders Muafiyeti İlk kez kayıt yaptıran, daha önce okumuş olduğu derslerinin içerikleri ile beraber ders not dökümünü bir defaya mahsus olmak üzere ilk ders kaydını yaptırdığı tarihten itibaren 10 iş günü içerisinde Yüksekokul Müdürlüğü (evrak kayıt işleri) ne yazılı olarak müracaat eder. Muafiyet Komisyonuna sevki uygun Birimi MUAFİYET komisyonunda; ders muafiyetinin görüşülmesi; Bölüm Muafiyet Komisyonu Ders Muafiyeti Uygun mu? Bölüm Muafiyet Komisyonu Yönetim Kurulunda, ders muafiyetinin görüşülmesi; Yönetim Kurulu Karar Yüksekokul Müdürlüğüne bildirilen Yönetim Kurulu kararını öğrenci işlerinde uygulanması için öğrenci işlerine sevk edilerek öğrenciye ait ders notları değişikliğinin Daire Başkanlığına bildirilmesi Birimi

14 Ders Kayıtları Danışman Öğretim Elemanının Görevlendirilmesi Müdürlük, Bölüm Başkanlığı ler Katkı Paylarını Yatırıp Bilgi Sisteminden Derslerini Seçerek Danışman Öğretim Elemanına Gönderir nin seçtiği dersler transkriptine ve yönetmeliğe uygun mu? Danışman Öğr. Elm. Seçilen Dersler onaylanır. Onyalanmış ders kayıt formu üç nüsha olarak danışman ve öğrenci tarafından karşılıklı imzalanır. Danışman Öğr. Elemanı, Onaylı ders kayıt formları numaralarına göre sıralanarak ve kayıtlanmayan öğrenciler ayrıca listelenerek Müdürlük Bürosuna teslim edilir. Danışman Öğr. Elemanı Ders kayıt formları öğrenci dosyalarında arşivlenir. Bürosu

15 Ders Ekleme-Silme Başvurusu Sorumlular Akademik takvimde belirlenen Ders Kayıt süreleri içinde öğrencinin müracaatı Ders kayıt formunda eklenecek-silinecek dersin belirlenmesi Ekle-Sil Formunun Danışman ile birlikte doldurulması Danışmanı- Formun, Danışmana ve Bölüm Başkanına imzalatılması, Danışman,Bölüm Başkanı İmzalama süreci bittikten sonra formun, öğrenci İşlerine teslim edilmesi İlgili Formda yazılı olan dersin/derslerin otomasyona işlenmesi Alınan çıktının öğrenciye verilmesi, bir çıktının öğrencinin dosyasına konulması, diğer çıktının ise danışmana gönderilmesi -İlgili

16 Bursiyer lerin Tespiti Burs Komisyonun belirlenmesi Müdürlük Burs Verecek Kurumun Yazısı Komisyona İletilir. Bölüm Sekreterliği İlgi yazıya istinaden Komisyon Burs şartlarını ve başvuru tarihlerini belirler. Burs Komisyonu lere duyurulur. Bölüm Sekreterliği Belirlenen tarih aralıklarında burs başvuruları alınır. Bölüm Sekreterliği Başvurular değerlendirilir Bursiyer öğrenciler tespit edilir. Burs Komisyonu Burs verecek kuruma ve öğrencilere duyurulur. Bölüm Sekreterliği

17 Askerlik Tecil Belgesi(Ek C) Hazırlanması Sorumlular Erkek nin Askerlik Çağına Gelmesi, mezun olması, ilişiğinin kesilmesi Otomasyon proğramında öğrenci bilgilerinin kontrol edilmesi EK C belgesinin düzenlenmesi Belgenin İncelenmesi Belgenin İmzalanması Belgenin kayda alınması Evrak Kayıt Memuru Belgenin 1. suretinin posta ile ilgili askerlik şubesine gönderilmesi Evrak Kayıt Memuru Belgenin 2. suretinin öğrencinin dosyasına konulması

18 % 10'a giren öğrencilerin Tesbit Edilmesi Sorumlular Dönem sonu sınavlarının sona ermesi, notların otomasyon sistemine aktarılması Otomasyon Sistemi Otomasyon sisteminden verilerin kontrol edilmesi Tüm derslerden başarılı olanlara ait sıralamanın yapılarak çıktıların alınması Sıralamadaki öğrencilerin transkriptlerinin tek tek kontrol erdilmesi Sınıflardaki öğrenci sayılarının çıkarılarak, her sınıf için %10 kontenjanlarının belirlenmesi %10'a giren öğrencilere ait sıralama yapılması ve Yönetim kurulu için Dekanlığa havale edilmesi HAYIR Listeler uygun mu? EVET Listelerin yönetim kurulunda görüşülmek üzere havale edilmesi Kararın yazılması, web sayfasında ilan edilmesi, ilgililere ve Rektörlük Makamına yazılması