Zaman Yönetimi. AFAD Sivil Savunma Uzmanları Hizmet İçi Eğitimi. Doç. Dr. Ziya KORUÇ

Transkript

1 Zaman Yönetimi AFAD Sivil Savunma Uzmanları Hizmet İçi Eğitimi Doç. Dr. Ziya KORUÇ

2 İçerik 1. Zaman Nedir 2. Zaman Kullanımına Etkiler 3. İşlerin Uzamasına Neden Olan İnsan Tipleri 4. Zaman Kullanımında Kültürel Etmenler 5. Zaman ve Stres 6. Zamanın Yönetimi 7. Yönetimde Zaman Yönetimi 8. Zaman Tuzakları 9. Zamanı İyi Kullanmanın Kazandırdıkları

3 Zaman. Hesabınıza her gün saniye yatırılıyor, AMA Ertesi güne transfer edilemiyor Hesabınız her sabah doluyor, AMA her akşam boşalıyor. GERİYE DÖNÜŞ YOK

4 Zaman. Ne kadar bakiyeniz kaldı?

5 Zaman. Zaman, bakiyesini bilmediğimiz bir hesaptır Bu nedenle değerini iyi anlamak gerekir

6 Zaman. BİR SENE'nin değerini sınıfta kalan bir öğrenciye sorun BİR AY'ın değerini, prematüre bir bebeği dünyaya getiren anneye sorun BİR HAFTA'nın değerini, haftalık derginin editörüne sorun BİR DAKİKA'nın değerini, treni henüz kaçırmış bir kişiye sorun BİR SANİYE'nin değerini, bir kazayı kıl payı atlatmış bir kişiye sorun BİR MİLİSANİYE'nin değerini, Olimpiyatlarda gümüş madalya kazanan sporcuya sorun

7 Zaman Nedir? Zaman; yerine konması, geri getirilmesi, yenilenmesi, depolanması, satın alınması mümkün olmayan en önemli kaynaktır Yapılacak her iş için zaman gereklidir Zaman pahalıdır

8

9 Zaman. Yaşamdaki en katı ve acımasız elementtir Tyler En eşsiz ve en kıt kaynak zamandır Drucker

10 Zaman. Zaman, herkesin yaşamında eşit biçimde sahip olabildiği tek kaynak olma gibi bir özelliği de sahiptir

11 Hayatı seviyor musunuz? O halde zamanınızı çarçur etmeyin Hayat sadece zamandan ibarettir Benjamin Franklin

12 Zaman Nedir? Zaman, bazen hızlı, bazen de yavaştır Bu nedenle zaman objektif (gerçek) ve Subjektif (algılanan) zaman olarak ikiye ayrılır

13 Zaman Nedir? Gerçek (Objektif) Zaman; Ölçülebilen ve gözlenebilen saat zamanıdır Algılanan (Sübjektif) Zaman; Ölçülmesi, değerlendirilmesi zor olan zamandır

14 İki saat boyunca güzel bir kızla oturursanız, bu size iki dakika gibi gelir İki dakikalığına sıcak bir sobanın üzerinde oturursanız, bu size iki saat gibi gelir Görecelilik işte tamda budur Albert Einstein

15 İnsan zamanı ölçer, zamanda insanı İtalyan Ata Sözü

16

17 Zamanın Kullanımını Etkileyenler Zamanın nasıl kullanıldığı ya da yönetildiği bir birey ya da kurumdaki herkesi yakından ilgilendirir. Kişinin ya da kurumun başarısı veya başarısızlığı tanımlanan hedeflere ulaşıp, ulaşamadığı incelenirken sonuca en doğru yöntem ve minimum kaynak kullanarak en kısa zamanda ulaşım istenmektedir Zaman kullanımı ya da yönetimini etkileyen unsurları iki başlıkta ele alınabilir Sosyal ilişkiler, kişisel ve kültürel özellikler Organizasyonun yapısı

18 Zamanın Kullanımını Etkileyenler Plansız ve programsız çalışma, işler arasında öncelik verilmemesi Bir işi yaparken oyalanma Ertesi güne iş bırakma alışkanlığı Henüz gün bitmedi, akşama kadar çok var düşüncesi Kolayca hayır diyememek Gereksiz telefon konuşmaları ve ziyaretler İş ilişkisi olan kişilerle iş dışı konuşma

19 Zamanın Kullanımını Etkileyenler Etkili iletişim tekniklerini kullanmamak Çok sinirlenme ve işe çok zor konsantre olmak Yeniliklere açık olmamak Kişinin kendisine güvenmemesi Başkalarının işini yapma ya da her işi yapmaya çalışma Hızlı karar verememek Sorunlu arkadaş ilişkileri ya da aile ilişkilerinde sorun yaşamak

20 Zamanın Kullanımını Etkileyenler Gece yaşantısının düzensizliği Hobilere aşırı tutkular Dost ve yakınların ricalarını kıramamak Eksik ya da yanlış motivasyon Güne keyifsiz başlamak (Moralsiz ve yorgun) İçinde yaşanılan toplumun tüm bireylerine benzer davranmak İşine ve başkasının zamanına gerekli duyarlılığı göstermemek

21 İşin Uzamasına Yol Açan İnsan Tipleri Kendisini göstermek isteyenler Aşırı özenliler Zaman delisi olanlar Sürekli muhalifler Aşırı çekingenler Kuruma yabancılaşanlar Aşırı alınganlar

22 Zamanın Kullanımında Kültürel Özellikler

23 Zamanın Kullanımında Kültürel Özellikler Telefonla arandığınızda kapatılacaktır ama aranılan kişinin kapatması ayıptır Ziyaretçi kalkmak istemedikçe ziyaret devam edecektir, gelene haydi güle güle! diyememek

24 Zamanın Kullanımında Kültürel Özellikler Organizasyonun temel işlevleri Planlama Örgütleme Emir-komuta Yürütme ve Denetim olarak özetlenebilir

25 Zamanın Kullanımında Kültürel Özellikler Organizasyon yapısı nedeniyle yaşanan zaman kayıpları ortaya çıkar

26 Zamanın Kullanımında Kurumsal Özellikler Yapılacak işlerin belirli bir sıra takip etmemesi Etkin yetki devrinin yapılmaması, yetki ve sorumluluk dengesinin kurulmaması Görev ve iş tanımlarının yapılmaması İşlere teslim süresinin verilmemesi Geleceğe yönelik planlama eksikliği Yöneticinin tek adam olma isteği ve astlarına güvenmemesi

27 Zamanın Kullanımında Kurumsal Özellikler Karar vermek için yatay ve dikey izinlerin çok olması Farklı terminoloji kullanılması Çalışanlar arasına iş birliği zayıflığı Çeşitli gruplaşma ve çatışmalar Bürokrasi ve kırtasiyecilik işleminin çok olması Her işin mutlaka komisyona havale edilmesi Etkin toplantı yönteminin kullanılmaması

28 Zamanın Kullanımında Kurumsal Özellikler Düzensiz dosyalama ve yetersiz arşivleme Çalışma ortamındaki yetersiz koşullar (ses izolasyonu, sıcaklık ve nem) Nitelik ve nicelik açısından eksik personel Astların sürekli kendilerine danışmasını isteyen yöneticilik ve hep yöneticilere danışan astlar

29 Zaman ve Stres

30 Zaman ve Stres Stresle başa çıkmadan zaman yönetimi sağlamak olanaksızlaşmaya başlar Düşmanlık duyguları baskın olanlar Kendilerini sürekli suçlayan kişiler Aşırı duygusal olanlar Ben merkezli kişiler Olayları iki uçta değerlendirenler Olgunlaşamamış kişiler Çevre ile kolay ilişki kuramayanlar

31 Zaman ve Stres Stresle daha kolay başa çıkabilen kişiler Hayata etkin katılanlar Mücadeleci ve değişiklikten hoşlanan kişiler Gerçekçi beklentisi olanlar Hoşgörülü ve esnek kişilik özellikleri olanlar Yakın çevresi ile yakın ve olumlu ilişki içinde olanlar

32 Zaman ve Stres Zaman yönetimi açısından stresle başa çıkabilmek için İşleri ertelememek, hemen yerine getirmek Mükemmeliyetçilikten kurtulmak Geç saatlere çalışmamak iş ve ev için gerekli zamanı planlayabilmek Hedefleri ve öncelikleri belirleyebilmek Yakın çevresi ile yakın ve olumlu ilişki içinde olanlar İşe odaklanıldığında gereksiz şeylerle kesintiye uğratmamak

33 Zaman ve Stres Zaman yönetimi açısından stresle başa çıkabilmek için Daha esnek programlar yapmak İş bitim zamanı konusunda gerçekçi olmak Hayır diyebilmek Aşırı iş yükünden kaçınmak Yerine getirilemeyecek işler için söz vermemek Her gün kendine en az 10 dakika ayırmak

34 Yönetimde Zaman

35 Yönetimde Zaman Zaman herkes için önemlidir Ancak, yöneticiler için zamanın daha da önemli olduğunu söylemek gerekir Yöneticilerin temel sorunu, önemsiz ve zaman öğüten işlerden kendilerini kurtararak, önemli işler üzerinde yoğunlaşabilmektir Yönetici, zamanı etkili kullanamazsa, kurumda verimsizlik kaçınılmazdır

36 Zamanı doğru yönetemeyen yönetici, hiçbir şeyi doğru yönetemiyor demektir P. Drucker

37 Zamanı Yönetmek

38 Zamanı Yönetmek Zaman yönetimi neyi, niçin ve ne zaman yapmayı bilmek ve günlük yaşayışın akışını bu ilkeye göre planlamaktır. Zamanı planlamak, zamanı yönetmek demektir Günlük yaşamda insanların çok fazla zaman kaybetmelerine neden olan en büyük sorun zamanlarını planlamamalarıdır Eğer zamanınıza değer veriyorsanız, eğer başarıya ulaşmak istiyorsanız zamanınıza değer vermeli, zamanınızı mutlaka planlamalısınız

39 Zamanı Yönetmek Zamanı yönetmek mümkündür Zaman yönetimi, doğuştan kazanılmış bir yetenek değil, öğrenilebilir ve geliştirilebilir bir sistemdir Zaman yönetimi, amaçlara ve hedeflere ulaşmada önemli bir kaynak olan zamanı verimli kullanma çabasıdır

40 Zamanı Yönetmek Zamanı yönetmek aslında öz yönetim sağlamaktır Başkalarına ve kendimize zarar veren duyguları kontrol altında tutabilmek Devamlı güven ve dürüstlük Örnek olabilmek Sorumlulukları ve kendimizi yönetebilmek Değişen koşullara çabuk uyum sağlayarak engelleri aşabilmek Fırsatları yakalamaya hazır olmayı gerektirmektedir

41 Zamanı Yönetmek Zaman yönetimi ilkelerini anlamak ve uygulamak için sadece zamanın nasıl kullanılacağını bilmek yetmez Zamanı akıllıca kullanırken ne gibi problemlerle karşılaşılacağının ve bunların nedenlerinin de bilinmesi gerekir Zaman yönetimi yalnız bir defalık düzenlenen bir durum değil, insanın ömrü boyunca devam eden bir programdır

42 Zamanı Yönetmek OECD ülkeleri içerisinde yaş arasındaki nüfusun okul, staj veya işte olmayan yüzdesi (zaman israfı) açısından 2011 yılı istatistiklerine göre Türkiye %30 ile en kötü durumdadır En alttaki ikinci sırada da Meksika %23 bulunmatadır

43 Zamanı Yönetmek Unutulmamalıdır ki, yetkinlikleri geliştirmek için kullanılmayan veya üretken olunmayan her gün sadece o günden elde edilebilecek verimin yitirilmesine değildir Aynı zamanda gelecekte dünya ile rekabet edebilme yetkinliğinde de geri kalmak demektir Bu nedenle, özellikle okullaşma oranları, okula gidenlerin yetkinliklerini geliştirme performansları ve genç işsizlik oranları ülkemizin sadece bugününü değil, geleceğini de etkileyen önemli istatistiklerdir

44 Zamanı Yönetmek İşverenler arasında yapılan araştırmada başlangıç düzeyindeki işler için yeterli yetkinliğe sahip çalışan bulunamaması konusunda Türkiye %56 ile birinci durumdadır Bu işverenlerin %72 si doğru yetkinlikteki çalışanlara daha yüksek maaş vermeye hazır olduğunu da ifade etmektedir OECD ülkeleri arasında, okulun kendisine fayda sağladığını düşünerek okulu ciddiye alan, motive gençliğin oranı acısından (%29) Türkiye son sırada yer almaktadır!

45 Zamanı Etkili Yönetmek Amaç ve Hedeflerinizi açıkça belirleyin Önceliklerinizi belirleyin Planlama yapın Acil durum değerlendirmesi yapın

46 Zamanı Etkili Yönetmek Amaç ve Hedefleri Açıkça belirleyin Amaç Ne? Neden? Nasıl? Hedef Belirli Ölçülebilir Ulaşılabilir Sonuca Yönelik Zamanlı olmalıdır

47 Zamanı Etkili Yönetmek Öncelikleri Belirlemek Öncelikleri Bilmek Demek Önce önemli işlerle uğraşmak Belirli bir zaman diliminde bir tek işe odaklanmak Amaçların rehberliğinden hareket etmek Başkaları tarafından yapılacak işleri belirlemek ve devretmek Bilgi ve becerileri sürekli geliştirmek demektir

48 Zamanı Etkili Yönetmek Bunun yerine çoğunlukla yaptığımız Hoşlanmadıklarımız yerine, hoşlandıklarımızı yapmayı Uzun sürecek olan yerine kısa sürecek olanı Zor olan yerine kolay olanı Bilmediğimiz yerine bildiğimizi Karmaşık olan yerine rutini Önemli olan yerine acil olanı Kendi seçtiğimiz yerine başkalarının isteğini Yapma eğiliminde oluruz

49 Zamanı Etkili Yönetmek Önemliliğin Değerlendirilmesi Önem Derecesi Amaç Yönünden Öncelik Derecesi Çok Önemli Mutlaka Yapılmalı 1. Öncelik Oldukça Önemli Yapılması Gerekli 2. Öncelik Önemli Yapılması Faydalı 3. Öncelik Önemsiz Yapılması Gerekmeyebilir Önceliği Yok

50 Zamanı Etkili Yönetmek ABC Analizi Önceliklerin belirlenmesinde kullanılan bir tekniktir. ABC analizi, zaman kullanımında değer analizi yapılmasıyla olur. Yapılması gereken tüm işler benzer öneme sahip değildir. Yapılan işi taşıdığı değere göre farklı kategorilere ayırmak olasıdır A Grubundaki işler Çok Önemliler B Grubundakiler işler Önemli C Grubundakiler Daha Az Önemli ya da Rutin İşler Şeklinde sınıflanabilir

51 Zamanı Etkili Yönetmek ABC Analizi Faaliyetin değeri %65 Yoğunlaşın %20 Devredin %15 Az Zaman A Görevleri B Görevleri C Görevleri Çok Önemli Önemli Rutin %15 %20 %65 Kullanılan Zaman

52 Zamanı Etkili Yönetmek Zamanımızın büyük bölümünü C Grubundaki işlere ayırmaktayız A Grubundaki işler sadece işin sahibi tarafından yapılırlar ve başkasına devredilemezler B Grubundaki işlerin önceliği orta düzeydedir. Kolayca devredilebilirler C Grubundaki işler rutin işlerdir öncelikleri yoktur (internete girmek, haberleşmek, okumak, günlük idari işler, önemsiz toplantılar, ani ziyaretler vb.)

53 Zamanı Etkili Yönetmek ABC Analizi sadece A grubundaki işlerin halledilmesini C grubundakilerin bir kenara konmasını öngörmez Sadece belli öncelik ve önem sırasına göre hepsinin yapılabileceğini öngörür Böylece iş için daha verimli olan bir zaman planlaması gerçekleştirilebilir

54 Zamanı Etkili Yönetmek Plan yapmak Plan yapmanın önünde engeller bulunabilir Önemini bilmemek Amaç ve Hedef belirleyememek Sıkılmak Günlük ve acil işlere önem vermek

55 Zamanı Etkili Yönetmek Plan yapmanın önemi Örgütsel ve kişisel anlamda uzun süreli düşünmeyi sağlar Kişiyi geleceğe yöneltir Zaman kaybını önler Kişiyi amaca yöneltir motive eder Meslek ve özel hedeflere daha kolay ulaşmayı sağlar Önemli işler ve hedefler için zaman kazanmayı sağlar Daha az telaş ve stres, günlük iş akışına daha sağlıklı bakmayı sağlar

56 Zamanı Etkili Yönetmek Plan Yaparken Nelere Dikkat Etmek Gerekir Amaca uygun hedefler saptamak Var olan durumun analizini yapmak Olası değişme ve gelişmeleri incelemek Bu hedeflere ulaşmak için diğer yolları bulmak Karar vermek ve uygulamak Denetleme ve kontrol etmek

57 Zamanı Etkili Yönetmek Plan Kısa Erimli Orta Erimli Uzun Erimli

58 Zamanı Etkili Yönetmek Günlük Plan Örneği Saat Yapılacak İş Saat Toplantılar Saat Telefon Saat Kişisel Saat Yazışma

59 Zamanı Etkili Yönetmek Günün Sonunda Planı Değerlendirirken O günün planını gerçekleşenler ile karşılaştırın Tamamlanmayanlar var ise analiz edin Ertesi günün planını yapın

60 Zamanı Etkili Yönetmek Acil Durum Nedir Değerlendirilmesi ACİL DURUMUN ÖZELLİKLER Çok acil olanlar (Hemen yapılması gerekenler) Acil Olanlar (Yapılması gerekenler) Aciliyeti yok (Zaman olduğunda yapılmalı) Zaman önemli değil

61 Zaman Yönetim Planı Acil Acil Değil Önemli 1 2 Önemli Değil 3 4

62 Zaman Kaybettiriciler

63 Bireye Zaman Kaybettiriciler Düzensizlik Hayır diyememek Geciktirmek Beklememek Aksaklıklar

64 Bireye Zaman Kaybettiriciler Ziyaretçiler Posta Dedikodu Gereksiz titizlik Uzun çay-kahve sohbetleri

65 Özetle Etkili Zaman Yönetimi Önerileri 1. Hafta boyunca yapmak istediklerinizi listeleyin ve öncelik sırasına dizin 2. Günlük yapılacaklar listesini önceliklere göre hazırlayın 3. Listeniz dışında kalan işlere büyük bir dikkatle yaklaşın 4. Başladığınız işi bir kerede tamamlayın 5. «Zamanımı en iyi şekilde nasıl değerlendire bilirim» diye kendinize sorun ve kişisel önerilerinizi uygulayın