KALİTE YÖNETİM PRENSİPLERİ. Bir kuruluşun başarılı bir şekilde yönetilmesi için, yönetimin sistematik ve metodik olmasını gerektirir.

Transkript

1 KALİTE YÖNETİM PRENSİPLERİ Bir kuruluşun başarılı bir şekilde yönetilmesi için, yönetimin sistematik ve metodik olmasını gerektirir. Bir kuruluş için başarılı kalabilmenin şartı ilgili tarafların ihtiyaçlarının iyi belirlenerek performansın sürekli iyileştirilmesi ile mümkündür. Kuruluşlar yapılarına uygun bir Kalite Yönetim Sistemi geliştirilirken aşağıdaki sekiz yönetim ilkesi göz önüne alınmalıdır. Bu sekiz ilkenin uygulanması ile kuruluşlar, müşterileri, tedarikçileri, sahipleri, yerel kuruluşlar ve genelde toplum için fayda sağlayacaklardır. KYS nin her bir maddesi ve alt maddesi bu sekiz yönetim prensibine dayanır. Kalite Yönetim ilkeleri: bir kuruluşu yönetmek ve yönlendirmek amacı ile kullanılan karmaşık ve temel kural ve inançlardır. Böylece uzun dönemde müşterilerin ve diğer iş ortaklarının ihtiyaçları ile ilgili performansın sürekli geliştirilmesi amaçlanır.

2 1- MÜŞTERİ ODAKLILIK: Kuruluşlar müşterilerine bağımlıdırlar, bu nedenle onların mevcut ve gelecek ihtiyaçlarını anlamalı, şartlarına uymalı ve müşteri beklentilerinin üzerine çıkmak için çalışmalıdır. Müşteriler bir kuruluşun gelecekteki karlılığı konusunda ana rolü oynarlar. Müşterileri elde tutabilmek için kuruluşlar müşterilerin mevcut ve gelecekteki muhtemel şartlarını iyi anlamalıdırlar. Pazar fırsatlarına verilen esnek ve hızlı cevaplarla artan gelir ve Pazar payı. Müşteri memnuniyetinin arttırılmasında kuruluşun kaynaklarının etkin olarak kullanımının artması. Tekrarlayan işlere.ncülük eden artan müşteri sadakati. Müşteri odaklı bir kuruluşun prensiplerinin uygulanması şunlara yol açar: Müşterilerin ürünler, sevkiyat, fiyat ve güvenilirlik ile ilgili ihtiyaç ve beklentilerinin tümüyle anlaşılması Müşteriler ve diğer iş ortakları ( sahipler, çalışanlar, tedarikçiler, yerel komiteler ve toplum ) beklenti ve ihtiyaçlarına dengeli bir yaklaşım sağlar. Bu beklenti ve ihtiyaçların tüm kuruluşa duyurulması Müşteri tatmininin ölçülmesi ve bunun doğrultusunda faaliyet Müşteri ilişkilerinin yönetilmesi Bu prensibin kazançlı uygulanması arasında: Politika ve strateji oluşturma için, müşteri ve diğer iş ortakları ihtiyacının tüm kuruluşta anlaşılması

3 Hedef ve amaç belirleme için, müşteri ihtiyaç ve beklentileri ile bağlantılı uygun hedef ve amaçların oluşturulması Operasyonel Yönetim İçin, müşteri ihtiyaçlarının karşılanmasına yönelik kuruluş performansının iyileştirilmesi İnsan Kaynakları Yönetimi İçin, çalışanların kuruluşun müşterini tatmin etmek için gerekli bilgi ve beceri sahibi olması 2- LİDERLİK: Liderler, kuruluşun amaç ve yönünün bütünlüğünü oluşturur. Çalışanların kuruluş hedeflerine ulaşmada tam katılımlarını sağlayacak iç ortamı oluşturmalı ve sürdürmelidirler. Liderlik şirketin amaç, yönetim ve iç çevresinde birliğini oluşturur. Liderler şirketin iç çevre ve havasını öyle oluşturmalıdır ki, çalışanlar şirketin amaçlarını gerçekleştirmek için tam olarak katılımcı olabilmelidir. Kuruluşun yönetimi yön vermeli liderlik yapmalı ve kuruluş fonksiyonları için uygun atmosfer oluşturmalıdır. Böylece yönetim çalışanların kuruluşun hedefleri ile tam olarak bütünleşmelerini sağlama şansı bulur. Çalışanlar kuruluşun amaç ve hedeflerini anlayacak ve ulaşmak için motive olacaktır. Faaliyetler bütünleşik bir şekilde değerlendirilir, sıraya konur ve uygulanır. Kuruluşun çeşitli seviyeleri arasındaki iletişim eksikliği minimuma indirilir. Liderlik Prensibinin uygulanması aşağıdakilere yol açar: Örnek olarak aktif olma ve liderlik Dış çevredeki değişiklikleri anlama ve tepki verme Bütün iş ortaklarının ihtiyaçlarının düşünülmesi (Müşteriler, sahipler, çalışanlar, tedarikçiler, yerel otoriteler ve toplum )

4 Kuruluşun geleceği için açık bir vizyon gelişir. İnsanların katkılarının değerinin bilinmesi ve övülmesi Geliştiren hedef ve amaçların belirlenmesi Bu hedef ve amaçların gerçekleştirilmesi için strateji geliştirilmesi Bu prensibin kazanç sağlayan uygulamaları arasında: Politika ve strateji belirlenmesi için, kuruluş geleceği için açık bir vizyonun oluşturulması ve paylaşılması Hedef ve Amaç Belirlemek İçin, Kuruluşun vizyonunun ölçülebilir hedef ve amaçlara dönüştürülmesi Operasyonel Yönetim İçin, motive olan ve katılımcı insanlar kuruluş hedeflerini gerçekleştirebilir. İnsan kaynakları yönetimi için, motive, güçlü, bilgili ve kalıcı iş gücü sağlar. 3- İNSANLARIN KATILIMCILIĞI: Bir kuruluşun tüm seviyelerindeki tüm insanlar kuruluşların değeridir ve tam katılımları kuruluşun çıkarları doğrultusunda kabiliyetlerini ortaya çıkarır. Bir kuruluşun her kademesindeki insanlar bu kuruluşu hedeflerini karşılama kabiliyeti konusunda etki ederler. İnsanları katılımını sağlamak, bilgi ve becerilerini kullanmak ile kuruluş insanların çalışkan ve hedeflerin gerçekleştirilmesi için istekli oldukları bir ortam yaratır. Motive olmuş, kendini adamı ve katılımcı çalışanlar. Kuruluşun hedeflerini ilerletmede yenileşme ve yaratıcılık. Çalışanların kendi performanslarında sorumlu olması. Çalışanların katılım ve sürekli iyileştirmeye katkıda bulunmak için istekli olması.

5 Katılımcılık Prensibinin uygulanması ile aşağıdakiler oluşur Sahiplenme ve problemleri çözme sorumluluğu Gelişme sağlamak için aktif olarak araştırma Kuruluşun hedeflerinin şekillenmesinde yaratıcı ve düşünen İşlerinden tatmin olma, zevk alma ve kuruluşu ile övünme Bu prensibin kazanç sağlayan uygulamaları arasında Politika ve strateji oluşturmak için, İnsanlar kuruluşun politika ve stratejilerinin iyileştirilmesinde etkin olarak katılır Hedef ve Amaç Belirlemek İçin, İnsanlar kuruluşun hedeflerini paylaşır Operasyonel Yönetim İçin, İnsanlar karar ve proses iyileştirmelerine katılır İnsan Kaynakları Yönetimi İçin, İnsanlar işlerinden daha çok tatmin olur ve kuruluşun çıkarları doğrultusunda kendi kişisel gelişmeleri için çalışır 4- PROSES YAKLAŞIMI: İlgili kaynak ve aktiviteler bir proses gibi yönetildiği zaman istenilen sonuca daha etkin ulaşılabilir. Girdileri alan ve bunları çıktılara dönüştüren her hangi bir faaliyet proses olarak düşünülür. Kuruluşlar başarılı olmak için tüm prosesleri etkin bir şekilde yönetmelidir. Bir kuruluştaki proseslerin sistematik olarak belirlenmesi ve yönetimi ile bu prosesler arasındaki etkileşimler proses yaklaşımı olarak adlandırılır. Kaynakların verimli kullanımı ile azalan maliyetler ve kısalan çevrim süreleri. İyileştirilmiş, tutarlı ve tahmin edilebilir sonuçlar.

6 Odaklanılmış ve önceliklendirilmiş iyileştirme faaliyetleri. Proses yaklaşımı prensibinin uygulanması aşağıdakilere yol açar: İstenen sonucu almak için prosesin tanımlanması Proses girdi ve çıktılarının belirlenip ölçülmesi Prosesin müşteri, tedarikçi ve diğer iş ortaklarına mümkün risk, etki ve sonuçlarının hesabı Prosesin yönetimi için açık yetki, sorumluluk ve görevlerin belirlenmesi Bu prensibin kazançlı uygulamaları arasında: Politika ve Strateji oluşturmak için, Kuruluşta tanımlı prosesin uygulanması daha uygun sonuçlar, kaynakların daha verimli kullanımı, daha az maliyet ve zamana yol açar Hedef ve Amaç Belirlemek İçin, Proses kabiliyetinin anlaşılması daha etkili ve doğru hedef ve amaç belirlemeye yol açar Operasyonel Yönetim İçin, Bütün operasyonlarda proses yaklaşımının kullanılması, daha az maliyet, hataların önlenmesi, sapmaların kontrolu, daha kısa süreler ve daha iyi sonuçlara yol açar. İnsan Kaynakları Yönetimi İçin, insan kaynakları yönetimi için maliyeti az prosesler oluşur. Kiralama, eğitim ve öğretimde bu proseslerin kullanılması daha kabiliyetli iş gücü oluşturur.

7 5- YÖNETİMDE SİSTEM YAKLAŞIMI: Verilen bir hedefin gerçekleştirilmesi için birbirleri ile bağımlı proseslerden oluşan sistemin belirlenmesi, anlaşılması ve yönetilmesi kuruluşun etkinliğine ve verimliliğine yol açar. Belirlenen bütün prosesler arasındaki ilişkilerin yönetilmesi son hedefe ulaşmayı sağlayacaktır. Bir prosesin çıktısı bazen bir başka prosesin girdisi olabilir. Kuruluş faaliyetlerinin bu bölümü yönetilmelidir. İstenen sonuçlara ulaşmayı en iyi sağlayacak proseslerin entegrasyonu ve uyumlandırılması. Çabaların anahtar proseslere odaklanma yeteneği. Kuruluşun tutarlılığı, etkinliği ve verimliliği ile ilgili olarak, ilgili taraflara güven sağlaması. Yönetimde Sistem Yaklaşımı prensibinin uygulanması aşağıdakilere yol açar: Verilen hedefi etkileyen prosesin belirlenmesi veya geliştirilmesi ile sistem tanımı Hedefleri gerçekleştirmek için daha etkin olacak şekilde sistemin bölünmesi Sistem prosesleri arasında bağlantı olmayanların anlaşılması Ölçme ve değerlendirme ile sistemin sürekli iyileştirilmesi Harekete geçmeden önce kaynak sorununun çözülmesi Bu prensibin kazanç sağlayan uygulamaları şunlardır: Politika ve Strateji Oluşturma İçin, Fonksiyonel ve proses girdilerini bir birine bağlayan kapsamlı planların oluşması

8 Hedef ve Amaç Belirleme İçin, Tek tek proseslere ait hedef ve amaçlar kuruluşun ana faaliyeti ile uyumlaştırılır. Operasyonel Yönetim İçin, Proses etkinliğine daha geniş bir yaklaşım ve böylece problemlerin nedenlerinin daha kolay anlaşılması ve iyileştirme faaliyetleri. İnsan Kaynakları Yönetimi İçin, Hedeflerin gerçekleştirilmesi için daha açık ve belirgin görev tanımlarının belirlenmesi ve böylece çakışma engellerinin kaldırılıp takım çalışmasının oluşturulması 6- SÜREKLİ İYİLEŞME: Şirketin tüm performansının sürekli şekilde iyileştirilmesi şirketin kalıcı hedeflerinden olmalıdır. İyileşme, ürünün karakteristik ve özelliklerini artırmak veya bunu üretmek için kullanılan prosesin etkinlik ve verimliliğini artırmak için yapılan faaliyetlerdir. İyileştirilen kurumsal yetenekler ile performans avantajı. Kuruluşun stratejik amacına ulaşmak için iyileştirme faaliyetlerinin uyumlandırılması. Fırsatlara hızlı reaksiyon verme esnekliği. Sürekli İyileşme Prensibinin uygulanması aşağıdakilere yol açar: Ürünler, Prosesler ve sistemin sürekli iyileştirilmesi firmada çalışan herkes için bir hedef haline gelir. Aşama aşama veya toptan iyileşme konularının uygulanması Geliştirme yapılabilecek alanların belirlenip mükemmellik kriterine yönelik olarak periyodik denetimler

9 Tüm proseslerin verimlilik ve etkinliğinin sürekli iyileştirilmesi Önleme tabanlı aktivitelerin çoğalması Bütün personele sürekli iyileşme metot ve araçları konusunda uygun eğitimler verilmesi a) Planla-Uygula-Kontrol Et-İyileştir döngüsü b) Problem çözme metotları İyileşmenin izlenmesi için ölçüt ve hedefler konulması Bu prensibin Kazanç Sağlayan Uygulamaları Şunlardır: Politika ve Strateji Oluşturmak İçin, Sürekli iyileştirme ile stratejik İş planlarının entegrasyonu daha rekabetçi iş planlarının ortaya çıkmasını sağlar. Hedef ve Amaç Belirleme İçin, Gerçekçi ve uygun hedefler belirleme ve bunların gerçekleşmesi için kaynak sağlama Operasyonel Yönetim İçin, Kuruluştaki insanların sürekli iyileşme prosesi içerisine çekilmesi İnsan Kaynakları Yönetimi İçin, Kuruluştaki tüm insanlara ürün, proses ve sistemde iyileştirme yapma şansı, kaynağı, eğitimi ve araçları verilmelidir. 7- KARAR VERMEDE GERÇEKÇİ YAKLAŞIM: Etkin kararlar veri ve bilgilerin yapılan analizlerine dayanırlar. Şirketin bütün kademelerindeki yöneticiler şirketin hedeflerinin karşılanmasını sağlayacak şekilde şirketin yönüne etki edecek kararlar vermelidirler. Haberli kararlar. Gerçek kayıtlara refere edilerek geçmiş kararlarını etkinliğinin kanıtlanabilmesi yeteneği. Görüş ve kararların gözden geçirilmesi, iddia edilmesi ve değiştirilmesi konusunda artan yetenek.

10 Gerçekçi Yaklaşım Prensibinin uygulanması aşağıdakileri oluşturur: Hedeflere uygun ölçümler yapılması, bilgi ve verilerin toplanması Bilgi ve verilerin yeteri kadar doğru, güvenilir ve ulaşılabilir olması sağlanmalıdır Geçerli yöntemler kullanarak bilgi ve verinin analizi Uygun istatistik metotlarının değerlerinin anlaşılması Tecrübe ve inisiyatif ile dengelenmiş mantıklı analizlerin sonucunda karar verme ve faaliyet yapma Bu prensibin fayda sağlayan uygulamaları: Politika ve Strateji Oluşturmak İçin, Uygun bilgi ve verilere dayanan stratejiler daha gerçekçi ve başarılabilirdir. Hedef ve Amaç Belirlemek İçin, Uygun karşılaştırılabilir bilgi ve veriler kullanılarak daha kapsamlı ve eksiksiz hedefler konulabilir. Operasyonel Yönetim İçin, Bilgi ve veriler iyileşmeyi sağlama ve gelecekteki problemleri önleme konusundaki sistem performansının anlaşılmasının temelini oluşturur. İnsan Kaynakları Yönetimi İçin, İnsan kaynakları politikalarının oluşturulabilmesi için anketler, öneriler veya tartışma gruplarından gelen bilgi ve veriler kullanılabilir

11 8- KARŞILIKLI ÇIKARA DAYALI TEDARİKÇİ İLİŞKİLERİ: Kuruluşlar ve tedarikçileri birbirlerinden bağımsızdırlar ve karşılıklı çıkarlar her tarafın değer yaratma kabiliyetini artırır. Tedarikçiden gelen malzemeler müşteriye sunulan ürünlerin en önemli parçalarını oluşturur. Kuruluş ile tedarikçisi arasındaki ilişkilerin artırılması ve geliştirilmesi müşterinin kalite, güvenilirlik ve kalıcılık açısından çıkarınadır. Her iki taraf için de artan değer yaratma kabiliyeti. Değişen pazar veya müşteri ihtiyaç ve beklentilerine karşı ortak cevap verebilmede esneklik ve hız. Maliyet ve kaynakların optimizasyonu. Karşılıklı Çıkara Dayalı Tedarikçi İlişkilerinin uygulanması ile aşağıdakiler oluşur: Ana tedarikçilerin belirlenmesi ve seçilmesi Hem kısa dönem kazançları hem de uzun dönemde çıkarlar ele alınarak tedarikçi ilişkileri oluşturulmalıdır. Açık ve anlaşılabilir bir iletişimin oluşturulması Ürün ve proseslerde gelişme ve iyileşmenin birlikte başlatılması Müşteri ihtiyaçlarına birlikte karar verme Bilginin ve gelecek planlarının paylaşılması Tedarikçi gelişme ve başarılarının tanınması Bu prensibin kazanç sağlayan uygulamaları şunlardır: Politika ve Strateji Oluşturmak İçin, Tedarikçiler ile stratejik ortaklıklar ve ilişkiler kurarak daha rekabetçi avantajlar kazanma Hedef ve Amaç belirleme İçin, Tedarikçilerin dahil olması ile daha

12 önceden daha etkin ve kapsamlı hedefler belirleme Operasyonel Yönetim İçin, Güvenilir, zamanında ve hatasız sevkiyatlar için tedarikçi ilişkilerinin oluşturulması ve yönetilmesi; İnsan Kaynakları Yönetimi İçin, Tedarikçi eğitimlerini ve kabiliyetlerini de kullanarak iyileştirme yaratmak