İş Akışı Şeması. Yüksekokul öğrenci işleri bürosundan (L15) veya internet sitesinden Zorunlu Staj Formunu alınız.

Transkript

1 YÜKSKOKUL STAJ KOORDİNATÖRLÜĞÜ STAJ BAŞVURU SÜRCİ işleri personeli Yüksekokul öğrenci işleri bürosundan (L15) veya internet sitesinden Zorunlu Staj Formunu alınız. Bu form iki nüsha hazırlanacaktır. Zorunlu Staj Formunun kendinize ait kısımlarını özenle doldurunuz. Fotoğraf yapıştırınız Formdaki staj yapacağınız işyerine ait bilgilerin eksiksiz ve doğru olarak doldurulmasını sağlayınız. -İsteyen öğrenciye form vermek -Formu usulüne uygun doldurma ve gerekli onayları yaptırma - Önlisans Ve Lisans ğitim- Öğretim, Sınav, Değerlendirme Ve Öğrenci işleri Yönetmeliğinin stajla ilgili maddeleri Staj Yönergesi -Program staj koordinatörü işleri personeli Program Staj Koordinatörü ile beraber Zorunlu Staj Formunda ki Staj Başlama Tarihi ve Bitiş Tarihlerini belirleyiniz. Program staj koordinatörünün onayından sonra; staj dosyasını almak için Yüksekokul Öğrenci işlerine (L15) bir adet fotoğrafla daha başvurunuz. -Staj yeri uygun ise tarihler belirlenir. -Sicil fişindeki fotoğraf mühürlenir. -Dosya eksiksiz teslim edilir sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununun 5. Madde b fıkrası ve 87. Madde e fıkrası gereğince yükseköğrenimleri sırasında zorunlu Yüksekokul öğrenci işlerinden staj dosyanızı hazırlatınız ve içeriğini kontrol ederek eksiksiz olarak alınız. Staj çalışması yapacağınız yere gidiniz. -Zamanında staj yerine gider -Program staj koordinatörü Gerektiğinde; Program staj koordinatörünüze danışınız. Staj planınızı önceden yapınız ve stajınızı mutlaka planladığınız tarihlerde yapmaya özen gösteriniz. Staj işlemlerinizi bizzat takip ediniz. -er aşamada bilgilendirme sorumlu davranır RİSKLR : 1-Formun usulüne uygun doldurulmaması, 2-Staj yerinin istenen nitelikleri taşımaması, 3-Staj başlama ve bitiş tarihlerinin özenle belirlenmemesi, 4-Zorunlu sigorta işleminin zamanında yapılmaması

2 YÜKSKOKUL STAJ KOORDİNATÖRLÜĞÜ STAJ DĞRLNDİRM SÜRCİ -Program Staj Koordinatörü - Program Staj Koordinatörü Stajını bitiren öğrenci dosyasını program staj koordinatörüne teslim eder. Program staj koordinatörü dosyayı inceler Dosya da eksik var mı? Program staj koordinatörü sicil fişini onaylar. Sicil fişi üzerinde onaylanan süre bölüm kayıtlarına işlenir. Sicil fişi bölümde arşivlenir. Öğrenci eksikleri tamamlar dosyayı zamanında teslim eder İçeriği istenenlere göre hazırlar -Koordinatör zamanında değerlendirmeyi yapar. -Sicil fişi onaylanır. -Bölüm kayıtlarına işlenir - Bölüm arşivine konur. - Önlisans Ve Lisans ğitim- Öğretim, Sınav, Değerlendirme Ve Öğrenci işleri Yönetmeliğinin stajla ilgili maddeleri staj yönergesi - İlgili bölümün belirlediği staj uygulama esasları -Bölüm sekreteri Öğrenci staj süresi tamam mı? Bölüm Başkanlığı Ö.İ.D.B bildirilmesi için Yüksekokul Müdürlüğüne öğrencinin staj durumunu yazı ile bildirir. Öğrenci eksik süreler için uygun zamanda stajını tamamlar. -Staj süresi tamam olanlar müdürlüğe yazılır -Bölümden gelen yazıları geciktirmeden yazar Müdürlüğü birimi Yüksekokul Müdürlüğü stajını bitiren öğrencilerin listesini kayıtlara işlensin diye Ö.İ.D.B na gönderir. -Bölümlerden kelen yazıları Ö.İ.D.B doğru ve zamanında bildirir. Bitti RİSKLR 1-Dosyanın zamanında teslim edilmemesi 2-İçeriğin istene nitelikte olmaması 3-Değerlendirmenin süresi içinde yapılmaması 4-Arşivlemede hata yapılması 5-Staj süresi tamam olanların müdürlüğe bildirilmemesi 6-Yazışmalarda öğrenci bilgileri hatalı yazılması 7-Müdürlüğün yazışmaları süresi içinde yapmaması

3 YÜKSKOKUL STAJ KOORDİNATÖRLÜĞÜ STAJ MUAFİYT BAŞVURU SÜRCİ -Program Staj Koordinatörü -Program Staj Koordinatörü Staj Koordinatörü Program staj koordinatöründen muafiyet şartları hakkında bilgi alınır. Şartlar uygun ise duruma uygun form yüksekokul internet sayfasından alınır. Form usulüne uygun doldurulur. Duruma uygun ekler eklenir ve formda istenen onaylar yaptırılır. Program staj koordinatörüne formdaki muafiyet onayı yaptırılır. Muafiyet formu öğrenci tarafından Yüksekokul Staj Koordinatörüne teslim edilir. -İlgili mevzuat öğrenciye anlatılır. -Uygun form temin edilir. -Onaylar yaptırılır. İstenen ekler temin edilir -Formdaki onaylar yapılır -Form Yüksekokul Staj Koordinatörüne teslim edilir. Staj Yönergesi 18.Madde - Önlisans Ve Lisans ğitim- Öğretim, Sınav, Değerlendirme Ve Öğrenci işleri Yönetmeliğinin stajla ilgili maddeleri Staj Koordinatörü Yönetim Kurulu -Bölüm Başkanlığı Yüksekokul Staj Koordinatörü formu değerlendirir. Onaydan sonra karar için yönetim kurulu sunar Sonuç ilgili Bölüm Başkanlığından öğrenilir. -Form Yönetim kuruluna gönderilir. -Yönetim kurulu karar verir. -Karar Bölüm Başkanlığına bildirilir. RİSKLR : 1- Şartları sağlamadığı halde başvuru gelebilir. 2- Formdaki onaylar doğru olmayabilir.

4 MÜDÜRLÜĞÜ STAJINI TAMAMLAYAN ÖĞRNCİLRİN ÖİDB BİLDİRİLM SÜRCİ Başla -Stajını tamamlayan öğrencileri belirler. -Bölüm Sekreteri Bölüm Başkanlıklarından staj süresini tamamlayan öğrencilerin listesi Yüksekokul Müdürlüğüne yazılı olarak bildirilir. bilgilerini doğru yazmalı Bölümlerden gelen yazı Yüksekokul gelen evrak defterine kayıt edilir. -Kritik sürelere dikkat edilir. sekreteri Müdürlük tarafından gerekli sevk işlemleri yapılır. Bölümlerden ayrı ayrı gelen benzer listeler yazı işlerinde birleştirilir. Müdürlüğü Liste ön yazı ile kayıtlara işlensin diye Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına gönderilir. - Gerekli sevk ve onaylar yapılır. Bitir

5 MÜDÜRLÜĞÜ ÖĞRNCİ BLGSİ VRM SÜRCİ Başla Belge alacak öğrenci; kimlik kartıyla yazı işleri bürosuna başvurur. nin kimlik kontrolü yapılır. yetkili personeli Bürodaki yetkili kişi üniversite internet sitesinin ilgili arayüzüne girer. -Belge için gerekli bilgiler internet sitesine girilir. Öğrencinin belge için gerekli bilgileri ilgili arayüze girilir. Girilen bilgilerden sonra ortaya çıkan öğrenciye ilişkin belgenin çıktısı alınır. sekreteri Çıktısı alınan belgenin gerekli onay ve imzaları tamamlanır. -Gerekli imza ve onay yapılır. Belge gerekli kayıt işlemlerinden sonra öğrenciye teslim edilir. -Kayıt işlemlerinden sonra belge öğrenciye teslim edilir. Bitir

6 MÜDÜRLÜĞÜ İDARİ PRSONL NÖBT ÇİZLGLRİNİ AZIRLAMA SÜRCİ Başla sekreteri ğitim-öğretim dönemi başladığında idari personelden nöbete kalmak isteyenler tespit edilir. -Görüşmeler yapılarak nöbete kalmak isteyenler tespit edilir. birimi Nöbet günleri kişilerin istekleri de dikkate alınarak belirlenir. aftalık nöbet çizelgesi oluşturulur. sekreteri Yüksekokul Sekreterinin onayına sunulur. Nöbet çizelgesi ilgililere duyurulur. -Nöbetçi personel Çizelgeye göre belirlenen yer ve zamanda nöbet tutulur. Bitir

7 MÜDÜRLÜĞÜ AÖF GÖRV BLG TSLİM SÜRCİ Başla personeli -Gelen listeler teslim alınır. Görevlendirme formları üst yazı ile yüksekokula gelir. -vrak dağıtan personel -Görevli öğretim elemanları Formlar imza karşılığı görevlilere dağıtılır. -Zamanında ilgililere teslimat yapılır. sekreteri Dağıtım sırasında imzalatılan liste yetkili amirce imzalanır. sekreteri onay yapar. -Yazı ileri personeli İmza listesi ve varsa iadeler AÖF il temsilciliğine iade edilir. -İadeler zamanında yapılır. Bitir

8 TAAKKUK BİRİMİ II. ÖĞRTİM MSAİ TAAKKUK SÜRCİ müdürü Yüksekokul Yönetim Kurulu II. Öğretimde mesaiye kalacak personel için karar alır. -Yönetim Kurulu üyeleri belirlenen yer ve saatte toplanır. sekreteri - Yazı işleri Yüksekokul personelinin mesai yapacağı gün ve saat belirlenir. Yüksekokul müdürlüğüne olur yazısı yazılır. Mesaiye kalacak personelin aylık nöbet tuttuğu saatleri gösteren çizelge hazırlanır, kontrol edilir, -Mesaiye kalacak personelin sayısı -Olur, yazısı ve mesai tablosunun doğruluğu -657 sayılı kanunun 178. maddesi, -Birim personeli e-bütçe sisteminden II. Öğretime ilişkin ödenek kontrolü yapılır. Ödenek var mı? SGDB dan harcama yetkisi verilmesi beklenir. -Ödeme yapılacak tertip kontrol edilir sayılı kanunun 45. maddesi e bendi, sekreteri Maaş Bilgi Sistemine nöbet saatleri girilir, gerekli hesaplar yaptırılır, çizelge alınır. e- bütçeden üç adet ÖB düzenlenir. -ÖB kayıt kontrolü müdürü ÖB gerekli onay ve kontroller yapılır. -Onaylayacak kişilerin imzası -Birim personeli ÖB iki suret, puantaj tablosu vb. evraklar eklenir. SGDB gönderilir. -Zimmet evrakı ile teslimi ÖB bir suret, puantaj tablosu vb. evrakların fotokopileri birimde kalmak üzere dosyalanır. -vrakların dosyalanarak arşivlenmesi

9 TAAKKUK BİRİMİ LKTRİK FATURASI TAAKKUK SÜRCİ -Birim personeli Gelen elektrik faturası tahakkuk birimine verilir. -Gelen faturanın doğruluğu kontrol edilir. Gelen faturanın fotokopisi alınır. -Birim personeli -bütçe den ödenek kontrolü yapılır -Ödeneğin doğru tertipten yapılması Ödenek var mı? SGDB dan harcama yetkisi verilmesi beklenir -Birim personeli sekreteri müdürü -bütçeden üç adet ÖB düzenlenir. ÖB ile ilgili kontrol ve onaylar yaptırılır -ÖB kontrolü yapılır -Onaylayacak kişilerin imzası ve kontrolü -Zimmet evrakı ile teslim edilmesi -Birim personeli ÖB iki suret elektrik faturasını aslı olarak düzenlenen evrak SGDB gönderilir. -Suretlerin dosyalanarak arşivi ÖB bir suret elektrik faturası fotokopisi birim arşivi için dosyalanır.

10 TAAKKUK BİRİMİ SU FATURASI TAAKKUK SÜRCİ -Birim personeli Birime kesilen ihbarname faturalandırılmak üzere Akçaabat belediyesinden alınır. -Kesilen faturanın doğruluğu -Birim personeli -bütçe den ödenek kontrolü yapılır -Ödeneğin doğru tertipten yapılması Ödenek var mı? SGDB dan harcama yetkisi verilmesi beklenir -ÖB kayıtlarının kontrolü Üç adet ÖB düzenlenir Sekreteri ÖB ile ilgili kontrol ve onaylar yaptırılır. İki suret ÖB, su faturasının aslı olarak düzenlenen evrak SGDB gönderilir -Onaylayacak kişilerin imza kontrollerinin yapılması -Zimmet evrakı ile teslim edilmesi - Birim personeli Bir suret, ÖB, telefon faturası fotokopisi birim arşivi için dosyalanır. -Birimde kalan suretler dosyalanarak arşivlenir.

11 TAAKKUK BİRİMİ TLFON FATURASI ÖDM SÜRCİ -Sekreter Gelen faturaların yüksekokula ait olup olmadığı kontrol edilir -Gelen faturanın doğrulu, -Sekreter -Birim personeli Fatura birime ait mi? Fatura ya Görüşmeler Resmidir kaşesi vurulur ve Yüksekokul ne imzalatılır. Fatura iade edilir. -İade -Süresi için işlem yapılır. -vrak imzalatılır. -Birim personeli -bütçe den ödenek kontrolü yapılır -Ödeneğin doğru tertipten yapılması sekreteri müdürü Ödenek var mı? Üç adet ÖB düzenlenir SGDB dan harcama yetkisi verilmesi beklenir -ÖB kayıtlarının kontrolü -Onaylayacak kişilerin imza kontrollerinin yapılması ÖB imzalatılır -Birim personeli ÖB iki suret telefon faturalarının aslı olarak düzenlenen evrak SGDB gönderilir ÖB bir suret, telefon faturası fotokopisi birim arşivine koymak için ayrılır. -Zimmet evrakı ile teslim edilmesi -Birimde kalan suretler dosyalanarak arşivlenir.

12 TAAKKUK BİRİMİ K DRS ÜCRTİ TAAKUK SÜRCİ Yönetim Kurulu Yönetim kurulundan ek ders ücretlerin ödenebilmesi için karar alınır. -Yönetim Kurulu Müdürlüğe ödeme yetkisi verir sayılı YÖK kanunu 45. maddesi e bendi, Yönetim Kurulu kararı ve ders görevlendirmeleri Rektörlük onayına sunulur. -vraklar usulüne uygun düzenlenir. k ders ödemeleri için dosya hazırlanır. İçeriğinde; akademik takvim, yönetim kurulu kararı, rektörlük onayı, f1 formları, bulunur. Dosya KTÜ SGDB gönderilir. -Süresi içinde işlem yapılır. -vrak imzalatılır sayılı kanunun 31. maddesi, k ders ücretlerinin yapılabilmesi için ek derslerin yapıldığı ay, gün ve saati gösteren çizelge hazırlanır. -F1 formu ve ders programına göre çizelge hazırlanır. -Birim personeli -bütçe den ödenek kontrolü yapılır. -Ödenek kontrolü yapılır sayılı YÖ personel kanunun 11. maddesi Ödenek var mı? SGDB dan harcama yetkisi beklenir. Üç adet ÖB düzenlenir -ÖB kayıtlarının kontrolü yapılır sayılı kanun ve buna ilişkin mevzuat sekreteri müdürü Birim personeli ÖB ile ilgili kontrol ve onaylar yaptırılır İki adet ÖB ve ek ders evrakları asıl olarak düzenlenir ve evrak SGDB gönderilir. Bir adet ÖB, ek ders evraklarının fotokopisi birim arşivi için dosyalanır. -Gerekli onaylar alınır -Zimmet evrakı ile teslim edilmesi -Bir suret birim için arşivlenir.

13 TAAKKUK BİRİMİ YOLLUK TAAKUK SÜRCİ -Personel işleri birimi Göreve gidecek personel Bölüm Başkanlığına dilekçe ile müracaat eder. -Görevlendirme ile ilgili belgeler eklenir -Bölüm başkanlığı Bölüm Başkanlığı ilgili personelin görevlendirme isteğini değerlendirir. Onay verildi mi? Personel görevlendirilmez. Süreç biter. -Süresi içinde kara verilir Sayılı arcırah Kanunu Görevlendirme isteği Yüksekokul Müdürlüğüne yazılır. Yönetim Kurulu Görevlendirme formu hazırlanır ve Yüksekokul Yönetim kuruluna onay için sunulur. -Kurul isteği değerlendirir. Yönetim Kurulundan çıkan onayla birlikte Rektörlük onayı istenir - Onay çıktı mı? Rektörlükten onay verilmez ise süreç biter Personel görevlendirildiği yere gider. Görevin gereğini yerine getirir. -Personelin kendisi Görevlendirme dönüşü; yolluk bildirimi, kullandığı ulaşım aracının faturası, v.b. evraklar tamamlanır ve imzalatılır. -Yolluk için gerekli evrakları temin eder

14 -bütçe den ödenek kontrolü yapılır. Ödenek var mı? SGDB dan harcama yetkisi beklenir. Üç adet ÖB düzenlenir -ÖB kayıtlarının kontrolü yapılır ÖB ile ilgili kontrol ve onaylar yaptırılır İki adet ÖB ve ek ders evrakları asıl olarak düzenlenir ve evrak SGDB gönderilir. Bir adet ÖB, ek ders evraklarının fotokopisi birim arşivi için dosyalanır. -Gerekli onaylar alınır -Zimmet evrakı ile teslim edilmesi -Bir suret birim için arşivlenir.

15 TAAKKUK BİRİMİ MAAŞ TAAKUK SÜRCİ -Tahakkuk Memuru -Tahakkuk Memuru Personel Daire Başkanlığından personelin derece-kademe-kıdem-rapor atama vb. bilgilere ilişkin evraklar gelir. Maaş tahakkuk hazırlık işlemleri yapılır. Personel Maaş Bilgi Formu PDB gelen bilgilere göre doldurulur. Personelin bilgileri KTÜ bilgi işlem sisteminden ve KTÜ say2000i sisteminden bilgiler güncellenir, hesaplama işlemi yapılır Bordro bilgileri kontrol edilir Bilgiler doğru mu? -PDB gelen bilgilere göre Maaş tahakkuk işlemleri yapılır. Bunun için; Taban aylığı, Gösterge,, k gösterge, Kıdem aylığı,yan ödeme, Özel hizmet tazminatı, k ödeme, Aile yardımı, (eş ve çocuk yardımı), Makam tazminatı, Görev/temsil tazminatı,,yabancı dil tazminatı, Üniversite ödeneği, İdari görev ödeneği, ğitim öğretim tazminatı, Geliştirme ödeneği, mekli Sandığı/SGK pirimleri, Vergi matrağı-dilimi, Asgari geçim indirimi, Sakatlık indirimi, Özel sigorta indirimi, -Su/Lojman kirası/ icra /nafaka/ rapor/ vb kesintiler, Damga vergisi kesintisi, Gelir vergisi kesintisi, Sendika kesintisi, Kalemleri kontrol edilir Devlet Memurları Kanunu 375 Sayılı Kanun ükmünde Kararname 631 Sayılı Kanun ükmünde Kararname -Devlet Memurlarına Ödenecek Zam Ve tazminatlara İlişkin karar Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu Yükseköğretim Personel kanunu 2547 Yükseköğretim Kanunu Sayılı mekli Sandığı Kanunu -190 Sayılı Genel Kadro ve Usulü akkında Kanun ükmünde Kararname -Tahakkuk Memuru Sekreteri Ödeme emri belgesi hazırlanır Ödeme mri Belgesi, gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisine imzaya gönderilir. -Ödeme mri Belgesi hazırlanır ve imzaya gönderilir. -Merkezi Yönetim arcama Belgeleri Yönetmeliği -Merkezi Yönetim arcama Belgeleri akkında Genel Tebliği İmzalandı mı? -Muhasebat Genel Müdürlüğü Genel Tebliği(Sıra No: 7) -Tahakkuk Memuru Ödeme mri Belgesi ve ekleri SGDB ye teslim edilir. -Maaş dosyası SGDB ye teslim edilir. -Muhasebe Yetkililerinin ğitimi, Sertifika Verilmesi ile Çalışma Usul ve sasları akkında Yönetmelik -Muhasebe yetkilisi Ödeme Belgeleri Muhasebe Yetkilisi kontrolünden geçti mi? -İlgili Yönetmelik ve tebliğlere göre kontrol edilir --Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası -Çalışan Sigortalıların Prime sas Kazancının Tespitine İlişkin Tebliğ -Tahakkuk Memuru SGK dan Kesenek Bilgi Girişi yapılır. Bitir -Maaş ödendikten sonra on gün içinde giriş yapılır. -Aylık Prim Ve izmet Belgesinin Sosyal Güvenlik Kurumuna Verilmesine Ve Primlerin Ödenme Sürelerine Dair Usul Ve saslar akkında Tebliğ

16 PRSONL YILLIK İZİN TAKİP V FORM DÜZNLM SÜRCİ -Şef İzin isteğinde bulunan personelin izin durumu kontrol edilir. -Personelin hak edilmiş izni olup olmadığı kontrol edilir. -Şef İzin hakkı var mı? İlgili personele bilgi verilir -657 sayılı yasa -İlgili personeli İzin formu doldurulur ve çıktısı alınır. -İzin formu usulüne uygun olarak düzenlenir sayılı yasa İzin formu ilgili personele imzalatılır. sekreteri müdürü İzin isteyen personel; 1-Akademik personel ise form Bölüm Başkanı ve Yüksekokul tarafından; 2-İdari personel ise form Yüksekokul Sekreteri ve Yüksekokul Müdür tarafından imzalanır. -Personelin konumuna göre ilgili yöneticiler izin formunu imzalar birimi İzin formu giden evrak defterine kayıt edilir. -İzin formu kayıt altına alınır. İzin formu Personel Daire Başkanı ve ilgili Rektör yardımcısı tarafından onaylanmak üzere Personel Daire Başkanlığına gönderir -İzin formu gecikmeden ilgili birime gönderilir.

17 KISMİ ZAMANLI ÇALIŞTIRILAN ÖĞRNCİ PUANTAJ TAKİP SÜRCİ Kısmi zamanlı çalışacak öğrenci Nüfus cüzdan fotokopisi, öğrenci belgesi ve banka hesap numarası ile Yüksekokul Müdürlüğüne Müracaat eder. gerekli evrakları tamamlar. - birimi Öğrenciye ait belgeler bir ön yazı ile Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına gönderilir. -Şef Öğrenciye (haftada en çok 15, aylık toplam 60 saati geçmeyecek şekilde) bir aylık puantaj cetveli düzenlenir. Puantaj cetveli düzenleyen kişi tarafından imzalanır. -Puantaj cetveli usulüne uygun olarak zamanında düzenlenir ve ilgililere imzalatılır. Sekreteri Puantaj cetveli Yüksekokul Sekreteri tarafından imzalanır. İmzalanan puantaj cetveli Daire Başkanının onayı için Sağlık, Kültür ve Spor Daire Başkanlığına gönderilir. -Puantaj cetveli bekletilmeden ilgili birimlere iletilir. Bu işlem her ay 3. işlem basamağından itibaren her ay düzenli olarak tekrar edilir. Bitti

18 ÖĞRNCİ İZİN SÜRCİ Öğrenci izin isteğini nedeni ile birlikte yazacağı dilekçe ile Ö.İ.D.B na başvurur. izin isteğini belgeleri ile dilekçesine ekler. -ÖİDB personeli Ö.İ.D.Başkanlığı öğrenciye ilişkin izin formunu düzenler ve Yüksekokul Müdürlüğüne gönderir. Yüksekokul Müdürlüğüne gelen form Bölüm Başkanına imzalatılır. -İzin formunu düzenler -Kendilerine ait alanları onaylar. - Karadeniz Teknik Üniversitesi Önlisans Ve Lisans ğitim- Öğretim, Sınav, Değerlendirme Ve Öğrenci İşler Yönetmeliği 36. madde İzin formu Yüksekokul tarafından onaylanır. birimi Gerekli onayları alınan form Ö.İ.D.B gönderilir. -Form bekletilmeden Ö.İ.D.B. gönderilir Ö.İ.D.B ve ilgili Rektör Yardımcısının onayından geçen form tekrar Yüksekokul Müdürlüğüne gönderilir. Öğrenciye izin isteğinin kabul edildiğine dair resmi yazı yazılır. -Sonuç öğrenciye bildirilir. birimi Öğrencinin bağlı bulunduğu Bölüm Başkanı konu ile ilgili bilgilendirilir. -İlgili Bölüm Başkanlığı bilgilendirilir. Bitti

19 MZUN ÖĞRNCİ TRANSKRİPT ONAY SÜRCİ Ders ve staj yükümlülüğünü tamamlayan öğrencilerin transkriptleri Ö.İ.D.B dan Meslek Yüksekokuluna gelir -Yazı İleri Birimi Yönetim Kurulu Transkript gelen evraka kayıt edilir Transkriptler ilgili Yönetim Kurulu Kararır alınır -Gelen evraka zamanında kayıt edilir. - -Karadeniz Teknik Üniversitesi Önlisans Ve Lisans ğitim- Öğretim, Sınav, Değerlendirme Ve Öğrenci İşler Yönetmeliği 36. madde Öğrenci Mezuniyetleri kesinleşir Transkriptler ilgili Bölüm Başkanı tarafından imzalanır -Transkriptler bekletilmeden imzalanır. Birimi İmzalanan Transkriptler üzerine Yönetim; Kurulunun Tarih ve sayısı yazılır -atasız gerekli kayıtlar aktarılır Transkriptler Yüksekokul tarafından imzalanır Müdürlüğü Transkript üzerine Kurum Mührü basılır birimi Öğrencinin Mezuniyet işlemlerinin yürütülmesi için üst yazı ile transkript ve ilgili Yönetim Kurulu Kararı ÖİDB na gönderilir. ÖİDB na mezuniyet kararı gönderilir. Bitti

20 ÖĞRTİM LMANI GÖRV SÜRSİ UZATMA SÜRCİ -Persoenel işlerinden sorumlu memur Yüksekokul personel birimi görev süresi bitime yaklaşan akademik personeli müdürlüğe bildirir. -Görev sürelerini takip eder Müdürlüğü İlgili Akademik Personelin bağlı bulunduğu Bölüm Başkanlığına yazı yazılarak konu ile ilgili görüşü istenir. -Süresi dolanlar için süre uzatma süreci başlatılır sayılı yükseköğretim kanunu Bölüm Başkanı ilgili akademik personelden yaptığı çalışmaların raporunu ister -Personelden çalışma raporunun istenmesi sayılı yüksek öğretim personel kanunu -İlgili Akademik Personel Akademik personel raporunu hazırlayarak Bölüm Başkanına iletir. Bölüm Başkanı raporla birlikte kendi görüşünü de yazarak Yüksekokul Müdürlüğüne gönderir -Raporun eksiksiz ve zamanında hazırlanması -Raporun incelenmesi Rapor Yüksekokul Yönetim Kurulunda görüşülür. -Yönetim Kurulu Karar olumlu mu? Süre uzatma işlemi yapılmaz. Birimi Görev süresini uzatmak için karar; Personel Dairesi Başkanlığına Yönetim Kurulu Kararı eklenerek bir yazı ile bildirilir. Gerekli yazının bekletilmeden yazılması Bitti

21 ÖĞRTİM ÜYSİ GÖRV SÜRSİ UZATMA SÜRCİ -Persoenel işlerinden sorumlu memur Yüksekokul Personel Birimi görev süresi bitime yaklaşan Öğretim Üyesini Müdürlüğe bildirir. -Görev sürelerini takip eder Müdürlüğü İlgili Öğretim Üyesinin bağlı bulunduğu Bölüm Başkanlığına yazı yazılarak personelin kişisel çalışma raporu istenir. -Süresi dolanlar için süre uzatma süreci başlatılır sayılı yükseköğretim kanunu -İlgili Akademik Personel Bölüm Başkanı ilgili Öğretim Üyesinden yaptığı çalışmaların raporunu ister Öğretim Üyesi raporunu hazırlayarak Bölüm Başkanına iletir. Bölüm Başkanı raporu Yüksekokul Müdürlüğüne gönderir -Personelden çalışma raporunun istenmesi -Raporun eksiksiz ve zamanında hazırlanması -Raporun incelenmesi sayılı yüksek öğretim personel kanunu Müdürlüğü Yönetim Kurulu Yüksekokul Müdürlüğü Yönetim Kurulu ile birlikte üç kişiden oluşan bir jüri belirler er bir jüri üyesine Öğretim Üyesinin hazırladığı rapor gönderilerek görüş göreve atanması hususunda bildirmesi istenir. -Jüri üyeleri raporu inceleyerek görüşlerini bildirir. Jüri üyelerinin görüşleri Yönetim kurulunda görüşülür Birimi Karar olumlu mu? Süre uzatma işlemi yapılmaz. -Karar geciktirilmeden ilgili birime yazılır. Görev süresini uzatmak için karar; Personel Dairesi Başkanlığına Yönetim Kurulu Kararı eklenerek bir yazı ile bildirilir.

22 ÖĞRNCİ DİSİPLİN SORUŞTURMA SÜRCİ -Bölüm Başkanlığı Bölüm Başkanlığı öğrenci soruşturmasına konu olan olayla ilgili belge ve bilgileri Yüksekokul Müdürlüğüne yazılı olarak bildirir -Geciktirmeden olayı bildirmek Yüksekokul olayı soruşturmak için soruşturmacı tayin eder. -Soruşturmacı tayin edilir -Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği Tüm belge ve bilgiler zimmet karşılığı soruşturmacıya teslim edilir. - -Soruşturmacı Soruşturmacı olayı soruşturur ve soruşturma raporunu Yüksekokul Müdürlüğüne teslim eder. -Süresi içinde soruşturmayı tamamlar Yüksekokul soruşturma dosyası için raportör tayin eder. -Disiplin kurulundan birisi raportör olarak görevlendirilir -Yazı İşleri Dosya raportöre zimmet karşılığı teslim edilir. Raportör dosyayı inceler -Raportör ksik var mı? Soruşturmacı eksikleri tamamlar. ksikleri tamamlamak için soruşturmacıya geri verilir -Soruşturmanın usulüne uygun yapılıp yapılmadığını inceler Disiplin Kurulu Raportörün raporu ve soruşturmacı raporu Yüksekokul Disiplin Kurulunda görüşülerek karara bağlanır. -Kurul kararı verir

23 AKADMİK PRSONLİN YOLLUKSUZ V GÜNDLİKSİZ GÖRVLNDİRM FORMLARININ AZIRLANMA SÜRCİ -Akademik personel Görevlendirme isteyen personel görevlendirme ile ilgili belgeleri Bölüm Başkanlığına dilekçe ile verir. -Akademik personel dilekçe verir Bölüm Başkanı görevlendirme isteğini değerlendirir sayılı yükseköğretim kanunu Karar olumlu mu? Görevlendirme yapılmaz sayılı yüksek öğretim personel kanunu Onaylanan belgeler Yüksekokul Müdürlüğüne gönderilir. -Akademik personel Müdürlük personel için yolluksuz gündeliksiz görev formu düzenlenir Form, personel, Bölüm Başkanı ve Müdür tarafından imzalanır Form, giden evrak defterine kayıt edilir. -Görev formu hazırlar -İlgili imzalar atılır. -Akademik personel Görev formunun bir sureti ilgili akademik personele verilir Bitti -Görev formu kayıt edilir

24 AKADMİK PRSONLİN YOLLUKLU GÖRV FORMLARININ AZIRLANMA SÜRCİ -Akademik personel Görevlendirme isteyen personel görevlendirme ile ilgili belgeleri Bölüm Başkanlığına dilekçe ile verir. -Akademik personel dilekçe verir Bölüm Başkanı görevlendirme isteğini değerlendirir sayılı yükseköğretim kanunu Karar olumlu mu? Onaylanan belgeler Yüksekokul Müdürlüğüne gönderilir. Görevlendirme yapılmaz -İstek olumsuz ise personele bildirilir -Olumlu ise müdürlüğe bildirilir sayılı yüksek öğretim personel kanunu Yönetim Kurulu Müdürlük başvuruyu Yüksekokul Yönetim Kurulunda görüşür Karar olumlu mu? Görevlendirme yapılmaz -Yönetim kurulu isteği değerlendirir. Müdürlük personel için yolluklu gündelikli görev formu hazırlanır -Görev formu hazırlar -Akademik personel Form, Personel, Bölüm Başkanı ve Müdür tarafından imzalanır -İlgili imzalar atılır. Görevlendirme formu, giden evrak defterine kayıt edilir. -Görev formu kayıt edilir. -Rektör yardımcısı Görev formu ilgili Rektör Yardımcısı nın imzalanması için Rektörlüğe gönderilir. -İlgili onaylar yapılır birimi Tüm onay ve imzalar tamamlandıktan sonra bir sureti ilgili akademik personele verilir -Görev formu kayıt edilir

25 YÜKSKOKUL YÖNTİM KURULU-YÜKSKOKUL DİSİPLİN KURULU AKADMİK GNL KURUL TOPLANTI SÜRCİ sekreteri Kurulların belirlenen gün ve gündem ile toplanabilmesi için kurul üyelerine tebligat yapılır. Üyelere ait imza sirküsü hazırlanır. -Gündem belirlenir -Üyeler toplantıya çağırılır sayılı yükseköğretim kanunu -Yönetim Kurulu üyeleri sekreteri Kurul belirlenen gündem maddelerini görüşür ve kararlar alır. Raportör alınan kararları not alır ve kurul kararı haline dönüştürür. -Gündem görüşülür kararlar alınır. -Kararları not alır sayılı yüksek öğretim personel kanunu Kurula ilişkin karar yazılır ve çıktısı alınır. -Bilgisayar ile karar yazılır. Karar defterine yazılarak üyelere imzalatılır. -Karar defterine yapıştırılır Sekreteri İlgili yazışmalar için her gündem maddesinin ayrı ayrı çıktısı alınır. -İlgili maddeler belirlenir Alınan kararlar ilgili birimlere üst yazı ve ilgili karar maddeleri eklenerek gönderilir. - Bitti

26 VRAKLARIN ARŞİVLNM SÜRCİ -Yüksekol sekreterliği -İlgili birim personeli er yıl Ocak ayı içerisinde önceki yıla ait arşive kaldırılacak evraklar aşağıdaki gibi sınıflandırılır. İşlemi tamamlananlar, İşlemi devam edenler, İşlemi tamamlanmış olsa bile elde bulundurulması gerekenler, -Arşivlenecek evraklar ayrıştırılır - -Devlet arşiv hizmetleri hakkında yönetmelik İşlemi tamamlananlar dosyalarıyla beraber arşive gönderilir. İşlemi devam edenler ile elde bulundurulması gerekenler büroda muhafaza edilir. Yeni yıla ait evraklar için klasörler oluşturulur. Bitti

27 VRAK KAYIT SÜRCİ personeli Meslek Yüksekokulu Müdürlüğüne çeşitli kaynaklardan resmi yazı ve dilekçeler gelir -Genel yazıları yazı işleri personeli alır. Sekreterliği Gelen evraka gelen evrak kaşesi basılır -Zarfla gelenleri Yüksekokul sekreteri açar - Gelen evrak kayıt defterine kayıt edilir. Sekreteri Kayıtlı evrak imza klasörüne konulur Gerekli sevk işlemleri için Yüksekokul nün görüşüne sunulur -vrakları Yüksekokul ne çıkarır -vrakları gereğine göre sevk eder. İmzadan çıkan yazılar gereğine göre; Bölüm başkanlıklarına ise yazıdan bir fotokopi alınarak gereği için bölüm sekreterliklerine verilir. -Gerekli yazışma veya sevk işlemi yapılır. sekreteri İmzadan çıkan yazılar gereğine göre Kurum ve kuruluşlara, Öğretim elemanlarına, Bölüm Başkanlıklarına cevap verilecekse gereği için yazı işlerine verilir. Yazılar iki suret olarak hazırlanır. -Yazılan yazıları imzalar Yüksekokul nün imzasına sunulur. -Giden evrak kaydı yapılır Sekreteri -Yazı İşleri İmzadan çıkan yazılar giden evrak kayıt defterine kayıt edilir.

28 İDARİ PRSONL GÜNLÜK DVAM TAKİP SÜRCİ -Şef Personel isimlerinin bulunduğu haftalık devam çizelgesi hazırlanır. -İmza çizelgesini hazırlar -Şef er mesai günü saat da giriş imzası için çıkartılır - - Devlet Memurları Kanunu -Şef Saat te imzadan kaldırılır -İmza kaldırılır -Şef Vaktinde gelmeyenler tespit edilir. -Şef Çıkış imzası için saat te tekrar imzaya çıkartılır. -Şef Bu işlem her mesai günü için tekrar edilir. -Şef Cuma günleri gelecek haftanın devam çizelgesi hazırlanır Bitti

29 MZUN ÖĞRNCİLR MZUNİYT TARİİ VRM SÜRCİ işleri Mezuniyet hakkı elde eden ve mezuniyet için işlemleri tamamlanan öğrenci ilişik kesme formunu doldurur. -İlişik kesme belgesi verilir belgeyi doldurur. - Öğrenci ilişik kesme belgesinde bulunan mezuniyet tarihi ve sayısı bilgisi için yazı işleri bürosuna başvurur. kendi ilgilerini doldurur. İlgili memur Üniversitenin Öğrenci Bilgi Sisteminden ilgili öğrencinin mezuniyet tarihi bilgisine bakar. -Bilgi sisteminden mezuniyet tarihine bakılır. ğer Öğrenci Bilgi Sisteminde ilgili öğrenci için mezuniyet bilgisi yoksa Yönetim Kurulu defterinden veya bilgisayardaki Yönetim Kurulu kararlarından mezuniyet tarihi ve sayısına bakılır. Mezuniyeti kesinleşen öğrencinin yönetim kurulu kararının tarih ve sayısı ilişik kesme formuna yazılarak verilir. Öğrenci diğer onay ve işlemleri yaptırmak için bürodan ayrılır. Bitti

30 ÖĞRNCİ TMSİLCİ SÇİM SÜRCİ ÖİDB dan seçim takvimi Yüksekokul Müdürlüğüne yazı ile bildirilir. -Gelen evrak kayıt edilir Müdürlüğü Yüksekokul Müdürlüğü Yüksekokul Seçim Kurulunu ve Bölüm seçim kurullarını oluşturur ilgililere tebligat yapılır. Öğrencilere seçimle ilgili duyuru ve ilanlar yapılır. -Bölüm sandık kurulları oluşturulur -Seçim takvimi panolara ilan edilir. -Karadeniz Teknik Üniversitesi Öğrenci Konseyi Yönergesi Seçim Kurulu Seçmen listeleri ilan edilir. Aday başvuruları süresi içinde alınır. -Bölüm seçmen listeleri ilan edilir. Başvuran adayların şartlarının uygunluğu yüksekokul seçim kurulu tarafından incelenir ve aday listeleri ilan edilir. Bölümlerin sandık kurulları oluşturulur, ilgililere tebligat yapılır. Öğrencilerin oy kullanacağı sandık yerleri ilan edilir. -Bölüm panolarına ilan edilir. Oy pusulaları ve oy kullanılacak sandıklar hazırlanır. Sandık Kurulunda yer alan kişilerle bilgilendirme toplantısı yapılır. Sandıklar, seçim tutanakları, oy pusulaları görevlilere teslim edilir -Uygulama birliğini sağlamak ve varsa değişiklikler konuşulur.