Görev Yetki Sorumluluk İş Akış Mevzuat

Transkript

1 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU PRSONL İŞLRİ Görev Yetki Sorumluluk İş Akış Mevzuat Murat GÜLN Memur Görev - Yetki - Sorumluluk Personel İşleri İş Akış Mevzuat Yazı İşleri İş Akış Genel vrak İş Akış

2 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU PRSONL İŞLRİ - GNL VRAK KAYIT - YAZIŞMA BİRİMİ Personel - Yazı İşleri - Genel vrak Birimi Memur : Murat GÜLN Bağlı Bulunduğu Birim Amiri: Yüksekokul Sekreteri Personel İşleri Birimi - Görev, Yetki ve *Yardımcı Doçent, Araştırma Görevlisi, Öğretim Görevlisi atama işlerinin takibi ve sonuçlandırılması, *Yardımcı Doçent, Araştırma Görevlisi, Öğretim Görevlisi görev süresi uzatılması işlerinin takibi ve sonuçlandırılması, *n yurtiçi / yurtdışı görevlendirme işlerinin takibi ve işlemlerinin yapılması, *Öğretim Üyeleri ve Öğretim lemanlarının derslere görevlendirmesi işlemlerinin yapılması, *n yıllık ve mazeret izinlerinin hazırlanması, *Kurulların gündeminin yazılması ve duyurulması, *Görev alanı ile ilgili Yönetim Kurulu ve Yüksekokul Kurulu kararlarının yazılması, *Disiplin kurulu kararlarının yazılması. *k özel hizmet çizelgelerinin hazırlanması, ek ders beyannameleri için izinli, görevli ve raporlu personelin takibinin yapılması ve personeli özlük dosyalarının tutulması, *Resmi yazışmaların yapılması, *Tüm evrakların standart dosya düzenine göre dosyalanarak arşivlenmesi, *Bağlı bulunduğu proses ile üst yönetici /yöneticileri tarafından verilen diğer işlerin ve işlemlerin yapılmasından sorumlu olmak. Yazı İşleri Birimi - Görev, Yetki ve *Müdürlükten gelen tüm evrakların kaydı, Yüksekokul Sekreteri havalesinden sonra Müdürün onayı ile dağıtımını ve yazışmalarını yapmak, *Rektörlük Makamı ile çeşitli kurum / kuruluş ve kişilerden gelen yazıları ilgili makamlarca verilen talimatlar doğrultusunda ve zamanında cevaplandırmak, *Yazışmaları Resmi Yazışmalarda Uygulanacak sas ve Usuller akkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak yapmak, *vrak eklerinde eksikliklerin giderilmesinden sonra havale ve onaya sunmak, *Miatlı evrakları takip etmek ve zamanından önce cevaplandırılmasını sağlamak, *Yüksekokul Kurulu, Yönetim Kurulu, Disiplin Kurulu, Akademik Genel Kurul toplantı tutanaklarının yazılması ile imzaların tamamlanması, Kurul defterlerinin düzenlenmesi ile kararların yazışmalarını yapmak *Birimin resmi kurallar çerçevesinde düzenini sağlamak, *Birim dosyalama işlemleri ve arşive devredilecek malzemelerin teslimini yapmak, *Birim ile ilgili ihtiyaçları belirleyerek temini için Yüksekokul Sekreterine sunmak, *Birimde yürütülen faaliyetlerle ilgili istatistiki bilgileri tutmak ve gerektiğinde kullanılmak üzere elektronik ortamda ve evrak olarak dosyalamak, *Birimde yürütülen faaliyetlerin daha düzenli ve ulaşılabilir olması için gerekli tedbirleri almak ve düzeni kurmak, *Birimde yürütülen faaliyetlerle ilgili kanun, yönetmelik, yönerge ve makam talimatlarını takip etmek ve zamanında uygulamak, *Yüksekokula gelen duyuru evraklarının onayından sonra panolarda ilanını yapmak, *Bağlı olduğu proses ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak, *Yüksekokulumuza gelen ve giden evrakların standart dosya düzenine göre dosyalamak, Genel vrak Birimi - Görev, Yetki ve *Posta, kurye, görevli memur, fax, elektronik ortam yollarından gelen evrakları imza karşılığı teslim almak, *Gelen evrakları türüne göre ayırmak, *vrak kayıt defterinin gelen sayfasına geliş tarihi ve kayıt sıra numarasını vererek kaydetmek, *Gelen evrak kaşesini basarak tarih ve sayısını yazmak suretiyle Yüksekokul Sekreterliği Makamına sunmak, *Yüksekokul Sekreterliğinden dönen evrakları ilgili makamlara sunmak veya birimlere göndermek, *Onay Makamından dönen evrakları ilgili birimlere iletmek ve kaydetmek, *Giden evrak kayıt defterini tutmak. *vrak dağıtımında görevli personele giden evrakları zimmet defterleriyle teslim etmek, *vrakın yerine ulaşıp ulaşmadığını kontrol etmek, *Bağlı olduğu proses ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.

3 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU PRSONL İŞLRİ - GNL VRAK KAYIT - YAZIŞMA BİRİMİ İnsan Personel İşleri Birimi Atama İşlemleri Görev Süresi Uzatılması İşlemleri Görevlendirme İşlemleri İzin İşlemleri Atama işlemleri ile ilgili her türlü sekretarya işlemlerinin yürütülmesi Görev sürelerinin takibi ve uzatılması işlemleri ile ilgili her türlü sekretarya işlemlerinin yürütülmesi Görevlendirme işlemleri ile ilgili her türlü sekretarya işlemlerinin yürütülmesi İzin işlemleri ile ilgili her türlü sekretarya işlemlerinin yürütülmesi

4 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU PRSONL İŞLRİ BİRİMİ ATAMA İŞLMLRİ İnsan İnsan Yardımcı Doçent Atama İşlemleri Araştırma Görevlisi Atama İşlemleri Uzman Atama İşlemleri Okutman Atama İşlemleri Öğretim Görevlisi Atama İşlemleri Bölüm Başkanı Atama İşlemleri Anabilim Dalı Atama İşlemleri İdari Personel Atama İşlemleri Başvuru evraklarının incelenmesi, atama işlemleri ile ilgili her türlü sekretarya hizmetinin yürütülmesi. Başvuru evraklarının incelenmesi, atama işlemleri ile ilgili her türlü sekreterya hizmetinin yürütülmesi. Başvuru evraklarının incelenmesi, atama işlemleri ile ilgili her türlü sekreterya hizmetinin yürütülmesi. Başvuru evraklarının incelenmesi, atama işlemleri ile ilgili her türlü sekreterya hizmetinin yürütülmesi. Başvuru evraklarının incelenmesi, atama işlemleri ile ilgili her türlü sekretarya hizmetinin yürütülmesi. Başvuru evraklarının incelenmesi, atama işlemleri ile ilgili her türlü sekretarya hizmetinin yürütülmesi. Başvuru evraklarının incelenmesi, atama işlemleri ile ilgili her türlü sekretarya hizmetinin yürütülmesi. Atama işlemleri ile ilgili her türlü sekretarya hizmetinin yürütülmesi.

5

6 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU PRSONL İŞLRİ BİRİMİ YARDIMCI DOÇNT ATAMA İŞLMLRİ İŞ AKIŞ SÜRCİ İnsan İlan edilen (ilk atama için) Yardımcı Doçent Kadrosuna yapılan başvurular alınır. İlanda belirtilen süre içerisinde evrakları kontrol ederek başvuruyu kaydetmek. Başvurusunun uygun olmadığı yazılı olarak adaya bildirilir. Başvuru evrakları (ilk atamada) uygun mu? Başvuru evraklarının ilanda belirtilen şartlara uygunluğunu kontrol etmek. Personel İşleri Birimi Yönetmelik gereği Yönetim Kurulu tarafından oluşturulan yabanc ı dil jürisi ve sınav tarihi Jüri üyelerine bildirilir. Yabancı dil sınav tarihi ve yerini süresi içerisinde jüri üyelerine tebliğ etmek. Yabancı dil sınav tarihi ve yeri yazılı olarak adaylara bildirilir. Yabancı dil sınav tarihi ve yerini süresi içerisinde adaylara yazılı olarak bildirmek. Sınav sonucu adaylara yazılı olarak bildirilir Aday Sınav sonucunda başarılı mı? Sınavda başarısız olan adaylara sonucu yazılı olarak bildirmek. Müdür Yönetmeliğin ilgili maddesi gereği Müdür tarafından 3 kişilik Bilim jürisi oluşturulur. Yönetmelik gereği bilim jürisini belirlemek. Personel İşleri Birim Adayın birer takım dosyası bilim jüri üyelerine gönderilir. Adayların birer takım dosyasını bilim jüri üyelerine göndermek Yüksekokul Sekreteri Yönetim Kurulunda Deneme dersi değerlendirme jürisi oluşturularak aday deneme dersine alınır (ilk atamada) Jüri üyeleri tarafından gönderilen raporların Müdürün talimatı doğrultusunda Y.K. sunmak. Bilim jüri üyelerinden 1 ay içerisinde alınan raporlar deneme dersi (ilk atamalarda) raporu ile birlikte Yönetim Kuruluna sunulur. Yönetim Kurulu Kararlarına göre gerekli yazışmaları yapmak. Personel İşleri Birim Yönetim Kurulu Kararı olumlu mu? İlgili kişiye yazı ile bildirilir Rektörlük Makamına atama teklifinde bulunulur.

7 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU PRSONL İŞLRİ BİRİMİ ARAŞTIRMA GÖRVLİSİ ATAMA İŞLMLRİ İŞ AKIŞ SÜRCİ İlanda belirtilen şartlara göre Araştırma Görevlisi başvuruları alınır. vrakları kontrol ederek ilanda belirtilen süre içerisinde başvuru dilekçesini almak ve kaydetmek. Başvurusunun uygun olmadığı yazı ile bildirilir Başvuru evrakları uygun mu? Başvuru evraklarının ilanda belirtilen şartlara uygunluğunu kontrol etmek. Personel İşleri Birimi Yönetmelik gereği Yönetim Kurulunca oluşturulan sınav jürisi, jüri üyelerine bildirilir. Y.K. Tarafından oluşturulan sınav jürisini, jüri üyelerine yazılı olarak tebliğ etmek. Adayların başvuruları sınav jürisi tarafından öndeğerlendirmeye tabi tutulur Öndeğerlendirme sonucunu adaylara yazılı olarak bildirmek. Webde İlan için Rektörlük Makamına bildirilir. Öndeğerlendirme sonucunu Web' de yayınlamak üzere Rektörlük Makamına bildirmek. Ön değerlendirmede başarılı olan adaylar giriş sınavına alınır. Öndeğerlendirmede başarılı olan adayların yönetmelik gereği giriş sınavını yapmak. Sınav Jürisi Aday Sınav sonucunda başarılı mı? Sınavda başarılı olan adayın atama teklifi için gerekli yazışmaları hazırlamak. Personel İşleri Birim Rektörlük Makamına atama teklifinde bulunulur.

8 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU PRSONL İŞLRİ BİRİMİ UZMAN ATAMA İŞLMLRİ İŞ AKIŞ SÜRCİ İlanda belirtilen şartlara göre Uzman personel başvuruları alınır. vrakları kontrol ederek belirtilen süre içerisinde başvuru dilekçesi almak ve kaydetmek. Başvurusunun uygun olmadığı yazı ile bildirilir. Başvuru evrakları uygun mu? Başvuru evraklarının ilanda belirtilen şartlara uygunluğunu kontrol etmek. Personel İşleri Birimi Yönetmelik gereği Yönetim Kurulunca oluşturulan sınav jürisi jüri üyelerine bildirilir. Y.K. Tarafından oluşturulan sınav jürisini, jüri üyelerine yazılı olarak tebliğ etmek. Sınav jürisinin ön değerlendirme raporu olumlu mu? Öndeğerlendirme sonucunu adaylara yazılı olarak bildirmek. Web sayfasında ilan edilmek üzere Rektörlük Makamına bildirilir. Ön değerlendirme sonucu web'de İlan için Rektörlük Makamına bildirilir. Öndeğerlendirme sonucunu Web' de yayınlamak üzere Rektörlük Makamına bildirmek. Adaylar giriş sınavına alınır. Öndeğerlendirmede başarılı olan adayların yönetmelik gereği giriş sınavını yapmak. Sınav Jürisi Aday Sınavı sonucunda başarılı mı? Adayların dosyalarını Yönetim Kuruluna sunmak Başvuru belgeleri ve sınav evrakları ile birlikte atama işlemi değerlendirilmek üzere Yönetim Kuruluna sunulur Sınavda başarılı olan adayların atama teklifi için gerekli yazışmaları hazırlamak. Personel İşleri Birim Yönetim Kurulu Kararı olumlu mu? Belgeleri ile birlikte Rektörlük Makamına atama teklifinde bulunulur.

9 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU PRSONL İŞLRİ BİRİMİ OKUTMAN ATAMA İŞLMLRİ İŞ AKIŞ SÜRCİ İlanda belirtilen şartlara göre okutman personel başvuruları alınır. vrakları kontrol ederek belirtilen süre içerisinde başvuru dilekçesi almak ve kaydetmek. Başvurusunun uygun olmadığı yazı ile bildirilir. Başvuru evrakları uygun mu? Başvuru evraklarının ilanda belirtilen şartlara uygunluğunu kontrol etmek. Personel İşleri Birimi Yönetmelik gereği Yönetim Kurulunca oluşturulan sınav jürisi jüri üyelerine bildirilir. Y.K. Tarafından oluşturulan sınav jürisini, jüri üyelerine yazılı olarak tebliğ etmek. Adayların başvuruları sınav jürisi tarafından öndeğerlendirmeye tabi tutulur Öndeğerlendirme sonucunu adaylara yazılı olarak bildirmek. Webde İlan için Rektörlük Makamına bildirilir. Öndeğerlendirme sonucunu Web' de yayınlamak üzere Rektörlük Makamına bildirmek. Sınav Jürisi Ön değerlendirmede başarılı olan adaylar giriş sınavına alınır. Öndeğerlendirmede başarılı olan adayların yönetmelik gereği giriş sınavını yapmak. Aday Sınav sonucunda başarılı mı? Sınavda başarılı olan adayın atama teklifi için gerekli yazışmaları hazırlamak. Personel İşleri Birim Rektörlük Makamına atama teklifinde bulunulur.

10 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU PRSONL İŞLRİ BİRİMİ ÖĞRTİM GÖRVLİSİ ATAMA İŞLMLRİ İŞ AKIŞ SÜRCİ İlanda belirtilen şartlara göre Öğretim Görevlisi başvuruları alınır. vrakları kontrol ederek belirtilen süre içerisinde başvuru dilekçesi almak ve kaydetmek. Başvurusunun uygun olmadığı yazı ile bildirilir. Başvuru evrakları uygun mu? Başvuru evraklarının ilanda belirtilen şartlara uygunluğunu kontrol etmek. Personel İşleri Birimi Yönetmelik gereği, Yönetim Kurulunca oluşturulan sınav jürisi, jüri üyelerine bildirilir. Y.K. Tarafından oluşturulan sınav jürisini, jüri üyelerine yazılı olarak tebliğ etmek. Sınav jürisinin ön değerlendirme raporu olumlu mu? Öndeğerlendirme sonucunu adaylara yazılı olarak bildirmek. Web sayfasında duyurulmak üzere Rektörlük Makamına sunulur Ön değerlendirme sonucu, web'de İlan için Rektörlük Makamına bildirilir. Öndeğerlendirme sonucunu Web' de yayınlamak üzere Rektörlük Makamına bildirmek. Adaylar giriş sınavına alınır. Öndeğerlendirmede başarılı olan adayların yönetmelik gereği giriş sınavını yapmak. Sınav Jürisi Aday Sınav sonucunda başarılı mı? Sınavda başarılı olan adayın atama teklifi için gerekli yazışmaları hazırlamak. Sonuç web'de yayınlanmak üzere Rektörlük Makamına sunulur Personel İşleri Birim Başvuru belgeleri, sınav evrakları ile birlikte atama işlemi değerlendirilmek üzere Yönetim Kuruluna sunulur. Yönetim Kurulu Kararı olumlu mu? Belgeleri ile birlikte Rektörlük Makamına atama teklifinde bulunulur.

11 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU PRSONL İŞLRİ BİRİMİ BÖLÜM BAŞKANI ATAMA İŞLMLRİ İŞ AKIŞ SÜRCİ Bölüm Başkanı atanacak Bölümde Bölüm Başkanı olarak atanabilecek öğretim üyesi sayısı 1'den fazla mı? Müdür Bölüm Başkanı Müdür tarafından doğrudan atanır. Bölüm Başkanı atanacak Bölüm birden fzla Anabilim Dalından mı oluşuyor? Bölüm Başkanını Atamak Personel İşleri Birim Yeni bir atama yapılabilmesi için Bölüm Kurulunun görüşünü oluşturmak üzere Bölüm öğretim üyeleri yazılı olarak toplantıya davet edilir. Yeni bir atama yapılabilmesi için Bölüm Başkanının görev süresinin sona ereceği tarih, bölümü oluşturan Anabilim Dalı Başkanlarına yazılı olarak bildirilerek yazılı görüşleri istenir. Tek Anabilim Dalı olan bölümlerde İlgili Bölümün öğretim üyelerini yazılı olarak toplantıya davet etmek. Birden fazla ABD olanlarda ABD Başkanlarına, yazılı görüşlerini vermeleri için yazı yazmak. Müdür Bölüm Kurulunun görüşü alınarak Müdür tarafından atama yapılır. Anabilim Dalı Başkanlarının 15 gün içerisinde verecekleri yazılı görüşleri alınarak Müdür tarafından 1 hafta içerisinde atama yapılır. Atamaları Rektörlük Makamına, Bölüm Başkanlığına ilgili kişiye ve Tahakkuk servisine yazılı olarak bildirmek. Atamalar; atanan kişiye, Bölüm Başkanlığına ve Rektörlük Makamına yazılı olarak bildirilir. İşlem sonrası evrakların birer suretini arşivlemek. Personel İşleri Birim Özlük haklarının gereği için, birim Tahakkuk Servisine bir suret atama onayı verilir. Atama işlemi sonunda evrakların birer sureti standart dosya düzenine göre dosyalanır.

12 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU PRSONL İŞLRİ BİRİMİ ANABİLİM DALI BAŞKANI ATAMA İŞLMLRİ İŞ AKIŞ SÜRCİ Anabilim Dalı Başkanı olarak atanabilecek öğretim üyesi veya öğretim görevlisi sayısı 2'den fazla mı? Müdür, ABD Öğretim Üyeleri ve Öğretim Görevlileri Anabilim Dalı Başkanı Müdür tarafından doğrudan atanır. Anabilim Dalında görevli öğretim üyeleri ve öğretim görevlilerince seçim yapılarak ABD Başkan adayı belirlenir. Seçim yaparak ABD Başkanı adayını belirlemek. ABD Başkanı, Seçim sonucuna göre 1 hafta içinde Müdür tarafından atanır. Seçim sonrası 1 hafta içerisinde ABD Başkanını atamak. Müdür Atamalar; atanan kişiye, Bölüm Başkanlığına ve Rektörlük Makamına yazılı olarak bildirilir. Atamaları Rektörlük Makamına, Bölüm Başkanlığına ilgili kişiye ve Tahakkuk servisine yazılı olarak bildirmek. Personel İşleri Birimi Atama işlemi sonunda evrakların birer sureti standart dosya düzenine göre dosyalanır. İşlem sonrası evrakların birer suretini arşivlemek.

13 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU PRSONL İŞLRİ BİRİMİ İDARİ PRSONL ATAMA İŞLMLRİ İŞ AKIŞ SÜRCİ Yüksekokulumuz hizmetine ihtiyaç duyulan idari personel kadrosu, Rektörlük Makamına yazı ile bildirilir. Müdürlük Makamının talimatı doğrultusunda kadro talep yazısını hazırlamak. Yüksekoklumuzda görevlendirilecek personel nakil veya ilk defa Devlet Memurluğuna atama yoluyla gelen personel ise Rektörlük Makamınca atama teklifinde bulunulması istenir. Personel İşleri Birim Yüksekokulum uzda uygun kadro var mı? Rektörlük Makamınca 2547 Sayılı Kanunun 13/b-4 maddesine göre görevlendirme yapılır. Durumuna uygun kadroya ataması, yazı ile teklif edilir. Rektörlük Makamınca ataması yapılan personel bir yazı ile Yüksekokulumuza bildirilir. 657 Sayılı Kanunun ilgili maddelerine göre atama teklifine ilişkin yazıyı hazırlamak. Tahakkuk Aday memur olarak SGK girişi yapılır. Personel, devlet memurluğuna yeni mi atandı? Ataması yapılan personelin SGK sistemine girişini yapmak. Personel İşleri Birim Göreve başlaması Rektörlük Makamına bildirilir. Ataması yapılan ve SGK girişi yapılan personelin göreve başlama tarihi ve ilgili belgeleri bir yazı ile Rektörlük Makamına bildirmek. Yüksekokul Sekreteri Göreve başlayan personelin görev yeri Yüksekokul Sekreteri tarafından tebliğ edilir. Yüksekokulda yeni göreve başlayan personelin Yüksekokulun ihtiyacı olan birimine görevlendirmek, görev tanımını tebliğ etmek.

14 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU PRSONL İŞLRİ BİRİMİ GÖRV SÜRSİ UZATMA İŞLMLRİ İŞ AKIŞ SÜRCİ Görev süresi dolacak personelin Bölüm/Anabilim Dalı Bşk.lığı na bu durum 3 ay önceden yazı ile bildirilir. Araştırma Görevlisi, Uzman, Öğretim Görevlisi Yardımcı Doçent İlgili Personel İlgili Personel görev süresi dolmadan en az 1 Ay önce, dilekçe ekinde faaliyet raporu ile birlikte Bölüm Başkanlığına başvuru yapar. İlgili öğretim üyesi, tebliğ tarihinden itibaren 1 hafta içerisnde dilekçe ekinde 4 takım dosyasını Bölüm Başkanlığına teslim eder Görev süresi dolmadan en az 15 gün önce Bölüm Başkanlığına başvurmak. İlgili Bölüm Sekreteri Böüm Başkanlığı, lgili personelin raporlarını, bölüm görüşü ile birlikte Müdürlük Makamına sunar. Bölüm Başkanlığı kendi görüşünü de içeren teklifini Müdürlük Makamına sunar. İlgililerin başvurularını Bölüm Başkanlığının görüşü ile birlikte bir yazı ekinde Müdürlük Makamına sunmak. Müdürlük Makamı ilgili dosyayı inceler ve kendi görüşünü de ekleyerek Uzman ve Öğretim Görevlileri için Yönetim Kurulu Kararı ile birlikte Rektörlük Makamına sunar. Adayın bilimsel dosyaları, Müdürlük Makamınca belirlenen 3 kişilik bilim jürisi üyelerine gönderilir. Yrd.Doç. Başvurularını Y.K. Gündemine almak, diğer personel için Müdürlük görüşünü Rektörlük Makamına sunmak. Rektörlük Makamının kararı yazılı olarak Müdürlüğümüze bildirilir. Bilim jüri üyelerinden alınan raporlar yapılacak ilk yönetim kuruluna alınarak aday hakkında alınan karar Müdürlük görüşü ile birlikte Rektörlük Makamına sunulur. Yrd. Doç. İçin alınan kararı Müdürlük görüşü ile birlikte yazı ekinde Rektörlük Makamına sunmak. Personel İşleri Birim Rektörlük Makamının Kararı Olumlu mu? Rektörlük Makamının Kararı Olumlu mu? İlgili Personele tebliğ edilmek üzere bölümüne yazılır. Rektörlük makamınca alınan kadro boşaltma onayını ilgiliye tebliğ edilmek üzere bölümüne yazmak ve alınan tebellüğ belgesini Rektörlük Makamına sunmak. Gereği için Tahakkuk servisine ve ilgili personele tebliğ edilmek üzere bölümüne bildirilir. Rektörlük makamınca yapılan yeniden atamayı gereği için tahakkuk servisine iletmek ve ilgiliye tebliğ edilmek üzere bölümüne yazmak.

15 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU PRSONL İŞLRİ BİRİMİ GÖRVLNDİRM İŞLMLRİ İŞ AKIŞ SÜRCİ Görevlendirilecek personel bilgileri Birim / Bölüm tarafından Müdürlük Makamına iletilir. İlgili Bölüm Sekreterliği Görevlendirmede harcırah ödenmesi söz konusu mu? Bölüm Başkanlığına verilen dilekçeyi kayda almak, Bölüm Başkanının onayı ile Müdürlük Makamına sunmak. İdari personel için Rektör oluruna, Akademik personel için Yönetim Kuruluna sunulur. 1 aftaya kadar Müdür, 15 güne kadar Rektör onayı ile görevli sayılır. 15 günü aşan görevlendirmeler için Yönetim Kurulu'na sunulur. Yüksekokul Sekreteri Yönetim Kurulu kararı olumlu mu? Müdürlük Makamınca Y.K. Gündemine alınması uygun görülen evrakı hazırlamak. arcırahlı olarak Görevlendirilmesi-nin uygun görülmediği ilgiliye bildirilir. Karar ilgiliye bildirilir. Personel İşleri Birim Yönetim Kurulu Kararına göre görevlendirme onayı hazırlanır. Müdürlük ve Rektörlük Makamının kararını ilgili personele yazı ile tebliğ etmek. azırlanan Görevlendirme onayı Rektörlük Makamının onayına sunulur.

16 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU PRSONL İŞLRİ BİRİMİ İZİN İŞLMLRİ İŞ AKIŞ SÜRCİ İzin İşlemleri Yıllık İzin Mazeret İzni İlgili Bölüm Sekreteri Personel, birim amirliğinden yazılı olarak izin talebinde bulunur. Personel, birim amirliğinden yazılı olarak izin talebinde bulunur. Bölüm Başkanlığına verilen dilekçeyi kayda almak ve Bölüm Başkanının onayı ile Müdürlük Makamına sunmak. Özlük dosyasından izin durumu kontrol edilir. n mazereti Kanuna uygun mu? n izin durumunu mazeretini kanuna uygunluğunu kontrol etmek. Önceki yıldan devreden izni var mı? n önceki yıldan izninin olup olmadığını kontrol etmek. Öncelikle devreden izin olmak üzere izin formu düzenlenerek birim amirlerine imzaya sunulur. n izin formunu düzenleyerek birim amirine sunmak. Yıllık izin formu düzenlenerek birim amirlerine sunulur. Birim Amirlerine imzaya sunulur. n izin formunu düzenleyerek birim amirine sunmak. Personel İşleri Birim Birim Amirlerince onayladı mı? Müdürlük Makamına imzaya sunulur İzin isteğinin onaylanmadığı İlgili personele bildirilir. Birim amirince onaylanan izin formunu Müdürlük Makamına sunmak ve onaylanmayan izin formlarını ilgili personele bildirmek. Müdürlük Makamınca onayladı mı? İzin formunun bir özlük dosyasında dosyalanır, birer sureti ilgiliye ve Personel D.Bşk.lığına gönderilir. Müdürlük makamınca onaylanan izin formlarını ilgiliye göndermek ve bir suretini özlük dosyasında dosyalamak.

17 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU YAZI İŞLRİ BİRİMİ İnsan Yüksekokul Sekreteri Çeşitli Kurum / Kuruluş ile kişilerden gelen ve gereği için bu birime havale edilen yazılar ilgili makamın görüşü doğrultusunda işleme alınır. Kurum ve kuruluşlardan gelen yazılar kayda alındıktan sonra havale için makama sunulur. Yazı cevaplandırılacak mı? İlgili birimlere veya bölümlere duyurulur, ve bir sureti dosyalanır. Kurum ve kuruluşlardan gelen yazılar ilgili bölümlere duyurulduktan sonra bir sureti dosyalanır. İlgili bölüme yazılarak görüş alınır. Yazının cevabı için bölümlerin görüşü gerkli mi? İlgili bölümlerden alınan görüş ve makamın görüşü doğrultusunda yazılan cevabi yazı parafa sunulur. Bölüm ve makamdan gelen görüş doğrultusunda cevabi yazı yazılarak parafa sunulur. Yazı İşleri vrak paraf edildi mi? İmza için makama sunulur. Makam tarafından imzalandı mı? İmzalanan cevap yazısının aslı ilgili kişi/kurum/kuruluşa gönderilmek üzere evrak kayıt birimine verilir, ikinci sureti dosyalanır Paraf ve imzaları tamamlanan yazı zarflandıktan sonra gönderilmek üzere ilgili personele zimmet ile teslim edilir.

18 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU GNL VRAK İŞ AKIŞI İnsan Genel vrak Gelen vrak Giden vrak Resmi yazışma yolu ve elektronik ortamda gelen evrakları kayda alarak Fakülte Sekreterine sunmak Resmi yazışmaları giden evrak defterine kayderek zimmet defterine kaydetmek ve dağıtımını sağlamak.

19 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU GNL VRAK GLN İŞ AKIŞI İnsan Posta, kurye, görevli memur, fax, elektronik ortamda gelen evraklar görevli personel tarafından imza karşılığı teslim alınır Yüksekokula gelen evrakları imza karşılığı teslim alır. Görevli personel türüne göre (gizli, çok gizli, hizmete özel, kişiye özel, normal) gelen evrakları ayırır yüksekokula gelen evrakları türüne göre titizlikle ayrıştırır. Normal ve izmete Özel vrak Çok Gizli, Gizli vrak Görevli personel evrak kayıt defterinin "Gelen Sayfasına" geliş tarih ve kayıt sıra numarası vererek kaydeder. Gelen evrak kaşesi basılır, tarih ve sayı yazılır, Yüksekokul Sekreterine arz edilir. Acele ve günlük evraklara öncelik verilir. vrak Yüksekokul Sekreteri tarafından açılır, görevli personel ilgi ve önemine göre Müdür, Müdür Yardımcılarına arz eder veya ilgili personele yada uygun gördüğü kişiye havale eder Yüksekokula gelen evrakları evrak kayıt defterine kaydeder, ilgi ve önemine göre dağılımını yapar. Gizli ve çok gizli evrakları Yüksekokul Sekreterine teslim eder. Genel vrak Yüksekokul Sekreteri evrakları ilgisine göre Dekan veya Dekan Yardımcısına arz eder. Görevli personelce bu evraklar gelen evrak kayıt defterine tarih ve numarası verilerek kayıt edilir yüksekokul Sekreterinin arzı ile Müdür veya Müdür Yardımcılarından dönen evraklar, evrak kayıt personeli tarafından ilgili birimlere zimmetlenir Müdür ve Müdür Yardımcılarından dönen evraklar ilgili birimlere zimmetlenir. vrağı teslim alan personel aynı gizlilik içerisinde sonuçlanıncaya kadar evrak takibi yapar paraflı evrak ve ekleri ilgili dosyası varsa dosyasına konulur yoksa yeni dosya açılarak muhafaza edilir Gizli evraklar sonuçlanıncaya kadar titizlik içerisinde takip edilir. Birimlere dağıtılmak üzere zimmetlenen evraklar görevliye teslim edilir Birimlere dağıtılmak üzere evraklar görevliye zimmet ile teslim edilir. Görevli evrakların dağıtımını tamamlayıp zimmet defterini evrak kayıt birimine teslim eder Posta birimi personeli evrakları dağıttıktan sonra zimmet defterini evrak kayıt birimine teslim eder.

20 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU GNL VRAK GİDN İŞ AKIŞI İnsan Yüksekokulumuz ile ilgili iş ve işlemler ile cevabı yazılar, işlemi gerçekleştiren personel tarafından hazırlanır ve tarih konularak birim yetkilisine sunulur. Yüksekokulumuz ile ilgili cevabi yazılar hazırlanarak birim yetkilisine imzaya sunulur. Birim yetkilisince paraflandı mı? Genel vrak vrak eksiklikleri tamamlanmak üzere ilgili personele geri gönderilir vrakta eksiklikler varsa tamamlanmak üzere ilgili personele geri gönderilir. Paraf veya imza için Yüksekokul Sekreterine sunulur. Yüksekokul Sekreteri tarafından paraf veya imza edildi mi? İlgili personel vrak kontrol için ilgili birim yetkilisine geri gönderilir. vrakta eksiklikler varsa tamamlanmak üzere ilgili birim yetkilisine geri gönderilir. Paraf için ilgisine göre Müdür Yardımcılarına sunulur İlgili personel Paraf edilen evrak Müdürlük Makamına sunulur. vrak imzalandı mı? Genel vrak vraklar kayıt servisinde görevli personel tarafından giden evrak defterine sayı ve tarih verilerek kaydedilir. Kayıtlanan evraklar Posta, Kurye, Fax veya lektronik ortamda Kişilere, İlgili birimlere veya Kurumlara gönderilir. Yüksekokulumuz ile ilgili cevabi yazıları imzaları tamamlandıktan sonra sayı ve tarih verilerek evrak kayıt defterine kaydetmek ve ilgili birimine göndermek.

21 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU MALİ İŞLR İnsan Kaynakalrı Görev - Yetki - Sorumluluk İş Akış Mevzuat Orhan YANAL Bilgisayar İşletmeni Tahakkuk Birimi İş Akışı Görev - Sorumluluk Satınalma Birimi İş Akışı Mevzuat Bütçe Plan Birirmi İş Akışı

22 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU MALİ İŞLR Görev Yetki Sorumluluk Tahakkuk İşleri Birimi Bilgisayar İşletmeni : Orhan YANAL Bağlı Bulunduğu Birim Amiri: Yüksekokul Sekreteri Tahakkuk Birimi Görev, Yetki ve *Maaş bordroları ve eklerini hazırlamak, *Açıktan atama, yeniden açıktan atama, ücretsiz izin ve askerlik dönüşü ay başına denk gelmeyen durumlarda olan personelin kısıtlı maaşlarının hazırlanması ve ilgili işlemlerin yapılıp birimlere bildirilmesi, *İlgili aya göre maaş bilgisinde değişiklik olan personelin maaş bilgilerinin hazırlanması, *5510 Sayılı Kanun sonrası göreve başlayanların maaşlarının hazırlanması, *n emeklilik, nakil, askerlik, istifa, ücretsiz izin işlemlerini hazırlayıp ilgili birim ve kurumlara bildirmek, *Akademik ve idari personelin maaş, terfi, fazla mesai ve kesintileri ile ilgili her türlü yazışma işlemlerini yapmak ve ödeme evraklarını hazırlamak, *n doğum ve ölüm yardımı işlemlerini yapmak, *n rapor borcu işlemlerini yapmak, *Akademik n k ders ve sınav ücreti için ücret onay çizelgesi,öğretim elemanları ek ders bildirim formları, puantajları hazırlamak gerekli düzeltmeleri yaptıktan sonra ödeme işlemlerini hazırlamak, *n yut içi ve yurt dışı geçici görev yollukları ile sürekli görev yollukları için gerekli işlemlerini yapmak, *Akademik personele Rektörlük bütçesinden ödenen yut içi ve yurt dışı geçici görev yollukları ile sürekli görev yollukları için gerekli işlemlerini yapmak, * Kısmi Zamanlı Çalışan ve staj yapan öğrencilerin günlük devam çizelgeleri ve aylık puantajlarını hazırlamak, *Ön mali kontrol işlemi gerektiren evrakların hazırlanması, takibinin yapılması, ödeme belgelerinin hazırlanması, *Telefon Faturalarının ödeme hazırlığını yapmak, *Birim dosyalama işlemlerinin yapılması, arşive devredilecek malzemelerinin teslimini sağlamak, *Personel giysi yardımı evraklarını hazırlamak, *Bağlı olduğu proses ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işlerin ve işlemlerin yapılması Satınalma Görev, Yetki ve *Mal ve izmet alım işlemlerinin bütçe ödeneklerine göre yapılması ve takibini yapmak, *Yüksekokulumuzun Avans ve Kredi Mutemetliği görevini yürütmek, *Piyasa araştırması yaparak, tekliflerin alınması, satın alma oluru ve onay belgesinin hazırlanmak, * Yüksekokulumuz birimlerinin ihtiyaç duyduğu araç-gereç, cihaz, makine ve teçhizat satın alma işlemlerini gerçekleştirmek, *Satın alma birimi ile diğer birim, kurum ve kuruluşlarla Resmi Yazışmalarda Uygulanacak sas ve Usullere İlişkin Yönetmelik ve Devlet arcama Belgeleri Yönetmeliğine uygun olarak yazışmalar yapmak, *Birim dosyalama işlemlerinin yapılması, arşive devredilecek malzemelerin tesliminin sağlamak, * Yüksekokulumuz mal ve hizmet alımlarına ilişkin aylık ve yıllık program, rapor ve istatistikleri hazırlamak ve Şube Müdürüne sunmak, *Taşınır işlem fişinin muayene raporunun hazırlanması, satın alınan ürünün ilgili birime teslim işlemlerini sağlamak, *Birimle ilgili her türlü evrakın ve dokümanın hazırlanmasını sağlamak, *Birimle ilgili evrak ve belgeleri standart dosya düzenine göre dosyalamak *Bağlı olduğu proses ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak. Bütçe Plan Birimi Görev, Yetki ve *Muhasebe ile ilgili yazıları teslim alma ve tutanakları imzalama, incelenmesi ile gerekli yazışmaları yapmak, *er yıl düzenli olarak, bir sonraki mali yılın bütçe taslağını hazırlamak. *Ödenek durumlarını izlemek; serbest bırakma, aktarma ve ek ödenek taleplerinin Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına bildirilmesini sağlamak. *arcamalara ilişkin ödeme emirlerinin hazırlanmasını sağlamak. *Kurum içi ve kurum dışı yazışmaları yapmak. *İlgili kanun, yönetmelik, tebliğ ve genelgeleri düzenli olarak takip etmek ve değişikliklerin uygulanmasını sağlamak. *Birim tarafından yürütülen faaliyetleri Fakülte Sekreterinin bilgisi dâhilinde mevzuattaki değişikliklere göre yeniden düzenlemek. *Faaliyetlerde ihtiyaç duyulacak her türlü evrak ve dokümanı hazırlamak. *Faaliyetleri takip ederek istatistiksel raporlara temel oluşturacak kayıtları tutmak. *Birimle ilgili her türlü evrakı standart dosya düzenine göre dosyalayarak arşivlemek. * Bağlı olduğu proses ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işlerin yapılması

23 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU MALİ İŞLR TAAKKUK BİRİMİ İŞ AKIŞI İnsan Maaş İşlemleri Çalışan personelin maaşla ilgili bütün işlemlerinin ve yazışmalarının yapılması,s.g.d.başkanlığına evrakların gönderilmesi. k Ders İşlemleri Akademik personelin ek ders ve sınav ücretleri ile ilgili işlem ve yazışmaların yapılması. Mali İşler Yolluklar Nakil gelen,emekli olan ve geçici göreve giden personelin işlemlerinin yapılması. Personel Kurumdan Ayrılış İşlemleri mekli,nakil,istifa,askerlik,ücretsiz izin işlemlerin yapılması. n Kuruma Giriş İşlemleri Nakil gelen,açıktan atanan,yeniden açıktan atanan,ücretsiz izin,askerlik dönüşü işlemlerinin yapılması.

24

25 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU MALİ İŞLR MAAŞ İŞLMLRİ İnsan Personel Maaşları İlgili aya göre maaş bilgi kontröllerini yaparak say2000-i sistemi üzerinden ödeme emri belgesi ve diğer ekleri oluşturarak KBS sisteminden dökümleri alıp S.G.D.Başkanlığına göndermek. Mali İşler Kısıtlı Maaşlar Doğum Yardımı SGK sistemi üzerinden işe giriş bildirgesi ve bordrosu hazırlayarak say2000-i veya manuel bordro ve eklerini hazırlayıp YS sisteminden ödeme emri oluşturup S.G.D.başkanlığına göndermek. Doğum yardımından yaralanacak personele doğum yardım ödeneği bordrosu hazırlamak,ys sistemi üzerinden ödeme emri keserek S.G.D.Başkanlığına göndermek. Ölüm Yardımı Ölüm yardımı alacak için dilekçeye bağlı olarak ölüm yardımı bordrosu hazırlanıp YS sistemi üzerinden ödeme emri keserek S.G.D.Başkanlığına göndermek.

26 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU MALİ İŞLR PRSONL MAAŞLARI İŞ AKIŞ SÜRCİ İnsan İlgili aya ait, personelin derece, kademe, kıdem v.b. terfi değişiklikleri, yabancı dil puanı, aile yardımı için eşin çalışıp çalışmadığı, çocuk yardımı için yaş bilgileri v.b değişiklikler KBS ekranından güncellenir. Nakil giden veya ücretsiz izne ayrılanların da say2000i sisteminden çıkışı yapılarak güncelleme işlemi tamamlanır. Kesintiler (icra, sendika, emekli borçlanması, eczane, kira, kefalet, zam ve tazminat ödemelerinde 657 sayılı Kanunun 152.maddesine göre 7 günü aşan hastalık izin süreleri v.b) girilerek hesaplama işlemi gerçekleştirilir. Ödeme emri belgesini ve eklerini düzenlemek, imzaya sunmak. Tahakkuk teslim tutanağını hazırlamaki Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına göndermek. Say2000i sisteminden maaş hesaplaması yapılır. Tüm evrakları standart dosya düzenine göre dosyalamak. KBS programından bordro dökümü alınır. Tahakkuk KBS'den alınan bordro ve diğer maaş evrakları birbirine uygun mu? Say-200 sistemi üzerinden ödeme emri kesilip, gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisine onay için imzaya gönderilir Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından onaylandı mı? Tahakkuk teslim tutanağı hazırlanır, ekleri ile birlikte Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir Anlaşmalı bankaya mail gönderilerek tutarların hesaplara aktarılması sağlanır. vrakların birer sureti de standart dosya düzenine göre dosyalanır

27 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU MALİ İŞLR KISITLI MAAŞ İŞ AKIŞ SÜRCİ İnsan Açıktan atama, ücretiz izin dönüşü, askerlik dönüşü ay başına denk gelmeyen durumlarda işe başlandığı tarihten itibaren yapılır n işe giriş belgesini hazırlamak, iş yeri tescil işlemini yapmak. İşe başlama tarihinden sonra 15 gün içerisinde SGK sistemi üzerinden "İşe Giriş Bildirgesi hazırlanıp, İşyeri Tescil" işlemi yapılır Kısıtlı maaş için gerekli belgeleri teslim etmek. Personel Daire Başkanlığınca hazırlanan maaş için gerekli belgeler (atama onayı, işe başlama yazısı vb.) temin edilir. Kısıtlı maaş bordrosunu ve banka listesini hazırlamak. İşe başlama tarihine göre kısıtlı maaş bordrosu ve banka listesi hazırlanır Ödeme emri belgesini ve eklerini düzenlemek, imzaya sunmak. Tahakkuk Say-2000-İ sistemi üzerinden veya manuel oluşturulan bordro ile YS üzerinden ödeme emri kesilip, gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisine onay için imzaya gönderilir Tahakkuk teslim tutanağını hazırlamaki Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına göndermek. Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından onaylandı mı? Tüm evrakları standart dosya düzenine göre dosyalamak. Tahakkuk teslim tutanağı hazırlanır, ekleri ile birlikte Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir vrakların birer sureti de standart dosya düzenine göre dosyalanır

28 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU MALİ İŞLR DOĞUM YARDIMI İŞ AKIŞI İnsan İlgili Personel Doğum yardımı alacak personel dilekçe ile başvuruda bulunur Doğum yardımı için başvuruda bulunmak Aile durum belgesi, asgari geçim beyannamesi ve tedavi yardım beyannamesini doldurmak. Aile durum beyannamesi ve asgari geçim indirimi beyannamesi doldurtulur. Takip eden ay başından itibaren maaş yansıtılır Doğum yardım bordrosunu düzenlemek. Çeşitli ödemeler bordorosundan doğum yardımı bordrosu hazırlanır Ödeme emri belgesini hazırlamak ve imzaya sunmak. YS sistemi üzerinden ödeme emri kesilerek gerçekleştirme görevlisi harcama yetkilisine onay için imzaya sunulur Tahakkuk teslim tutanağı hazırlayarak, ekleri ile birlikte Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına göndermek. Tahakkuk Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından onaylandı mı? Tüm evrakları standart dosya düzenine göre dosyalamak. Tahakkuk teslim tutanağı hazırlanır, ödeme emri ve ekleri ile birlikte Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir vrakların bir sureti de standart dosya düzenine göre dosyalanır

29 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU MALİ İŞLR ÖLÜM YARDIMI İŞ AKIŞI Ölüm yardımı alacak personel veya yakını dilekçe ile başvuruda bulunur Vefat eden personeli maaş bordrosundan düşmek, eş veya cocuk ise yardım ödeneğini iptal etmek. Vefat eden personel ise takip eden ay başı maaş bordrosundan maaşı çıkartılır. Bakmakla yükümlü olduğu eş veya çocuk ise takip eden ay başından itibaren ödeneği maaşından çıkartılır Ölüm yardımı bordrosunu hazırlamak. Çeşitli ödemeler bordorosundan ölüm yardımı bordrosu hazırlanır Ödeme emri belgesini düzenlemek ve imzaya sunmak. Tahakkuk YS sistemi üzerinden ödeme emri kesilerek gerçekleştirme görevlisi harcama yetkilisine onay için imzaya sunulur Tahakkuk teslim tutanağı ve eklerini SGDB' na göndermek. Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından onaylandı mı? Tüm evrakları standart dosya düzenine göre dosyalamak. Ödeme emri belgesi, tahakkuk teslim tutanağı ekleri ile birlikte SGDB' na gönderilir vrakların bir sureti de standart dosya düzenine göre dosyalanır

30 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU MALİ İŞLR K DRSLR İŞ AKIŞI İnsan Mali İşler k Ders Ücreti Sınav Ücreti Akademik n k ders ücret onay çizelgesi,öğretim elemanları ek ders bildirim formları, puantajları hazırlamak gerekli düzeltmeleri yaptıktan sonra KBS k Ders Modülüne Giriş yapılıp ödeme işlemlerini yapmak. *Akademik n sınav ücreti için ücret onay çizelgesi, puantajları hazırlamak gerekli düzeltmeleri yaptıktan sonra KBS k Ders Modülüne Giriş ödeme işlemlerini yapmak.

31

32 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU MALİ İŞLR K DRS ÜCRTİ İŞ AKIŞI Akademik takvime uygun olarak dönem başında, Bölüm Başkanlıkları tarafından verilecek dersler ve bu dersleri verecek öğretim elemanları belirlenir. Süresi içerisinde sınav ücret beyannamesini vermek. Belirlenen dersi verecek öğretim elemanı birimde yoksa 2547 sayılı Kanunun ilgili maddeleri uyarınca diğer birimlerden görevlendirme istenir. Diğer birimler tarafından uygun görülen görevlendirmeler, öğretim elemanının kendi biriminde verdiği dersler ve varsa başka birimlerde verdiği dersler detaylı olarak listelenir ve ilgili birime gönderilir. Personel rapor, izin, görev durumunu kontrol etmek. Ders yükü dağılımı harcama birimi Yönetim Kurulunda görüşülüp karara bağlanır. Ödeme emri belgelerini kesmek ve imzaya sunmak. İlgili aya ait fiilen yapılan derslerden zorunlu ders yükü düşülüp geriye kalan ders yüklerinden ekders ücret çizelgesi (MYBY-Örnek 15/A) hazırlanır. Tahakkuk teslim tutanağı hazırlamak, ödeme emri belgesi ve ekleri ile birlikte SGDB' na göndermek. azırlanan çizelge YÖK tarafından belirlenen Ders Yükü Tespitinde Uyulacak saslara ve diğer ilgili mevzuata uygunluğu yönünden kontrol edilir. Bu çizelgeye göre çeşitli ödemeler bordrosu (MYBY-Örnek 13) ve banka listesi düzenlenir. Tüm evrakları standart dosya düzenine göre dosyalamak. Mali İşler KBS sistemi üzerinden ek ders puantajlar hazırlanıp YS sistemi üzerinden ödeme emri kesilir. Basımı yapılan bordrolar doğru mu? Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından onaylandı mı? kleri ile birlikte tahakkuk teslim tutanağı hazırlanarak SGDB' na gönderilir. Anlaşmalı bankaya mail gönderilerek tutarların hesaplara aktarılması sağlanır. vrakların bir sureti de standart dosya düzenine göre dosyalanır

33 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU MALİ İŞLR SINAV ÜCRTİ İŞ AKIŞI Yarıyıl sonunda yapılan sınavlar için öğretim üyelerinden sınava giren öğrenci sayıları istenip "sınav ücret beyannamesi" hazırlanır. Sınav beyannamelerini, personel rapor, izin, görev durumunu kontrol etmek. Beyannameler sınav programı, raporlu, görevli, izinli yazısı kontrol edilerek sınav ücreti puantaj giriş çizelgesi hazırlanır Ödeme emri belgelerini kesmek ve imzaya sunmak. azırlanan puantaj KBs sistemine girilerek bordro sınav ücret bordrosu oluştururlur. Basımı yapılan bordrolar doğru mu? YS sistemi üzerinden ödeme emri kesilir harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlisine onay için imzaya sunulur Tahakkuk teslim tutanağı hazırlamak, ödeme emri belgesi ve ekleri ile birlikte SGDB' na göndermek. Tüm evrakları standart dosya düzenine göre dosyalamak. Dersi Veren Öğretim Üyeleri Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından onaylandı mı? kleri ile birlikte tahakkuk teslim tutanağı hazırlanarak SGDB' na gönderilir. Anlaşmalı bankaya mail gönderilerek tutarların hesaplara aktarılması sağlanır. vrakların bir sureti de standart dosya düzenine göre dosyalanır

34

35 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU MALİ İŞLR YOLLUKLAR İŞ AKIŞI İnsan Sürekli Görev Yolluğu Nakil gelen ve emekli olan personelin yolluk işlemlerini yapmak. Mali İşler Geçici Görev Yolluğu (Yurt İçi) Geçici göreve giden personelin yolluk işlemlerini yapmak. Geçici Görev Yolluğu (Yurt Dışı) Geçici göreve giden personelin yolluk işlemlerini yapmak.

36 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU MALİ İŞLR SÜRKLİ GÖRV YOLLUĞU İŞ AKIŞ SÜRCİ Gelen Personel mekli Personel Görev yolluğu için başvuruda bulunmak ve yolluk bildirimi hazırlamak. Atama onayı, işe başlama yazısı, naklen gelmiş ise maaş nakil ilmuhabiri, aile durum beyannamesi ile birlikte hazırlanan yolluk bildirimi ilgili personele imzalattırılır. meklilik belgesi ve kadro boşaltma onayı kontrol edilir. Ödeme emri belgesi hazırlamak, imzaya sunmak. Tahakkuk teslim tutanağı hazırlamak, ekleri ile birlikte SGDB' na göndermek. Tüm evrakları standart dosya düzenine göre dosyalamak. YS sistemi üzerinden ödeme emri kesilerek yolluk bildirimi ile birlikte onay için imzaya sunulur Tahakkuk Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından onaylandı mı? kleri ile birlikte tahakkuk teslim tutanağı hazırlanarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir vrakların bir sureti de standart dosya düzenine göre dosyalanır

37 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU MALİ İŞLR GÇİCİ GÖRV YOLLUĞU (YURT İÇİ) İŞ AKIŞ SÜRCİ Geçici Görev Yolluk Bildirimi hazırlamak ve ilgili personele imzalatmak. Görev yolluğu için başvuruda bulunmak ve yolluk bildirimi hazırlamak. Geçici Görev Yolluk Bildirimi ve ekli harcama belgeleri yürürlükteki mevzuata göre kontrol edilir. Ödeme emri belgesini hazırlamak, imzaya sunmak. Geçici Görev Yolluk Bildirimi ve ekli harcama belgeleri mevzuata uygun mu? YS sistemi üzerinden ödeme emri kesilerek yolluk bildirimi ile birlikte gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisine onay için imzaya sunulur. Tahakkuk teslim tutanağı hazırlamak, ekleri ile birlikte ödeme emri belgesini SGDB' na göndermek. Tüm evrakları standart dosya düzenine göre dosyalamak. Tahakkuk Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından onaylandı mı? kleri ile birlikte tahakkuk teslim tutanağı hazırlanarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir vrakların bir sureti de standart dosya düzenine göre dosyalanır

38 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU MALİ İŞLR GÇİCİ GÖRV YOLLUĞU (YURT DIŞI) İŞ AKIŞ SÜRCİ Geçici Görev Yolluk Bildirimini hazırlamak ve ilgili personele imzalatmak. Görev yolluğu için başvuruda bulunmak ve yolluk bildirimi hazırlamak. Geçici Görev Yolluk Bildirimi ve ekli harcama belgeleri yürürlükteki mevzuata göre kontrol edilir. Ödeme emri belgesini hazırlamak, imzaya sunmak. Geçici Görev Yolluk Bildirimi ve ekli harcama belgeleri mevzuata uygun mu? YS sistemi üzerinden ödeme emri kesilerek yolluk bildirimi ile birlikte gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisine onay için imzaya sunulur. Tahakkuk teslim tutanağı hazırlamak, ekleri ile birlikte ödeme emri belgesini SGDB' na göndermek. Tüm evrakları standart dosya düzenine göre dosyalamak. Tahakkuk Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından onaylandı mı? kleri ile birlikte tahakkuk teslim tutanağı hazırlanarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir vrakların bir sureti de standart dosya düzenine göre dosyalanır

39 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU MALİ İŞLR PRSONL KURUMDAN AYRILIŞ İŞ AKIŞI İnsan meklilik İşlemleri mekli olan personelin maaşı bordrosundan çıkartılarak SGK sistemi üzerinden ayrılış tescilini yapmak Mali İşler Nakil İşlemleri Kurumdan ayrılan personelin maaş nakil ilmuhabirini hazırlayarak maaş bordrosundan çıkartılır SGK sistemi üzerinden ayrılış tescilini yapmak İstifa-Askerlik-Ücretsiz İzin İşlemleri Kurumdan ayrılan personelin borçlandırma belgesi hazırlanıp maaş bordrosundan çıkarıtılıp SGK sistemi üzerinden ayrılış tescilini yapmak

40 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU MALİ İŞLR MKLİLİK İŞ AKIŞ SÜRCİ mekli olacak personelin dilekçesi ve ayrılış onayı geldikten sonra ayrılış tarihini takip eden ay başından itibaren maaş bordrosundan çıkartılır mekli olacak personelin ilgili belgelerini düzenlemek, takip eden aybaşı itibariyle maaş bordrosundan çıkarmak. meklilik dilekçesi, emekli onayı, ayrılış yazısı tamamlandığında yolluk bildirimi hazırlanır. SGK sisteminden ayrılış tescili yapmak. YS sistemi üzerinden ödeme emri belgesi kesilerek yolluk bildirimi ile birlikte imzaya sunulur. Yolluk bildirimi hazırlamak, ilgiliye imzalattırmak, ödeme emri belgesini imzaya sunmak. Tahakkuk Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından onaylandı mı? Tahakkuk teslim tutanağı hazırlayarak, ödeme emri belgesi ve eklerini SGDB' na göndermek. Tahakkuk teslim tutanağı hazırlanarak ödeme emri belgesi ve ekleri ile birlikte SGDB' na gönderilir. Ayrılış tescili işlemini yapmak. SGK sistemi üzerinden ayrılış tescili yapılır. Tüm evrakları standart dosya düzenine göre dosyalamak. vrakların bir sureti de standart dosya düzenine göre dosyalanır

41 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU MALİ İŞLR NAKİL İŞ AKIŞ SÜRCİ Kurumdan ayrılacak olan personelin, personel işleri biriminden ayrılış yazısı geldikten sonra maaş nakil ilmubari hazırlanarak imzaya sunulur Maaş nakil ilmuhaberini hazırlayarak imzaya sunmak. Paraf ve imzaları tamam mı? Paraf ve imzaların tam olup olmadığını kontrol etmek. İmzaları tamamlattırılan maaş nakil ilmuhaberi zimmet ile ilgiliye edilir. Maaş nakil ilmuhaberini zimmet karşılığı ilgiliye teslim etmek. Tahakkuk Takip eden ay başı itibariyle maaş bordorosundan çıkartılır. Takip eden aybaşından itibaren maaş bordrolarını çıkarmak. SGK sistemi üzerinden ayrılış tescili yapılır. SGK sistemi üzerinden ayrılış tescili yapmak. vrakların bir sureti de standart dosya düzenine göre dosyalanır Tüm evrakları standart dosya düzenine göre dosyalamak.

42 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU MALİ İŞLR İSTİFA-ASKRLİK-ÜCRTSİZ İZİN İŞ AKIŞ SÜRCİ İnsan İstifa, askerlik ve ücretsiz izin durumlarında personel işleri biriminden gelen ayrılış yazısı ile birlikte peşin alınan maaş için borçlandırma belgesi hazırlanır Borçlandırma belgelerini hazırlamak. Borçlandırma belgesi gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisine onay için imzaya sunulur azırlanan borçlandırma belgesini imzaya sunmak. Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından onaylandı mı? Zimmetleyerek SGDB' na göndermek, takip eden aybaşı itibariyle maaş bordrosundan çıkartmak. Tahakkuk Zimmet defterine işlenerek Strateji Geliştrime Daire Başkanlığına gönderilir. Takip eden ay başından itibaren maaş bordrosundan çıkartılır SGK sistemi üzerinden ayrılış tescili yapmak. SGK sistemi üzerinden ayrılış tescil işlemi gerçekleştirilir,. Tüm evrakları standart dosya düzenine göre dosyalamak. vrakların bir sureti de standart dosya düzenine göre dosyalanır

43 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU MALİ İŞLR PRSONL KURUMA GİRİŞ İŞ AKIŞI İnsan Naklen Geliş İşlemleri Yüksekokulumuza naklen gelen personelin SGK sistemi üzerinden tekrar tescil işlemi yapılıp maaşı için gerekli belgelerin alınarak bordrosunun hazırlanması. Mali İşler Açıktan ve Yeniden Açıktan Atama İşlemleri Yüksekokulumuza açıktan atanan personelin SGK sistemi üzerinden ilk tescil işlemi yapılıp maaşı için gerekli belgelerin alınarak bordrosunun hazırlanması. Ücretsiz İzin ve Askerlik Dönüşü İşlemleri Yüksekokulumuza ücretsiz izinden dönen personelin SGK sistemi üzerinden tekrar tescil işlemi yapılıp maaşı için gerekli belgelerin alınarak bordrosunun hazırlanması.

44 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU MALİ İŞLR NAKLN GLN İŞ AKIŞ SÜRCİ Rektörlük Makamı tarafından ataması yapılan personelin kurumdan getirdiği maaş nakil ilmuhaberi ile birlikte işe başlama yazısı geldikten sonra aile durum beyannamesi ve asgari geçim beyannamesi kişiye doldurtulur, kurum ile anlaşmalı bankaya hesap açtırılarak İBAN numarası istenir SGK sistemi üzerinden işe giriş bildirgesi tekrar tescil işlemi gerçekleştirilip bir sureti Personel Daire Başkanlığına gönderilir Naklen gelen personelin atama onayı, maaş nakil ilmuhaberi, göreve başlama yazısı temin etmek, aile durum beyannamesi doldurtmak, asgari geçim indirim beyannamesi doldurmak, bankaya hesap acmasını sağlamak. SGK sistemi üzerinden tekrar tescil işlemi yapmak. Manuel maaş bordrosu hazırlanıp YS sistemi üzerinden ödemeleri kesilerek gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisinin onayı için imzaya sunulur Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi tarafından onaylandı mı? Göreve başlama maaş bordorosu basılmasından sonramı yapıldı? Say-2000-İ sistemine bilgi girşleri yapılır. Tahakkuk teslim tutanağı hazırlanarak ödeme emri ve ekleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Maaş bordrosunu hazırlamak ve imzaya sunmak, yeni maaş bilgilerine göre personel bilgi formunu hazırlamak, Personel Daire Başkanlığına göndermek. Tahakkuk teslim tutanağı hazırlayarak, ödeme emri belgesi ekleri ile birlikte SGDB' na göndermek. Tahakkuk lde yapılan maaş bordrosundaki emekli kesenekleride dahil edilerek sistem üzerinden aylık prim bildirgesi onaylanır SGK sistemi üzerinden emekli kesenekleri süresi içerisinde gönderimesi sağlanır. mekli keseneklerini süresi içerisinde göndermek, aylık prim bildirgelerini onaylamak. SGK sistemi üzerinden emekli kesenekleri gönderildi mi? Sistem üzerinden aylık ek bildirge girişi yapılır ve rakamlar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının emekli kesenek toplam rakamlarıyla karşılaştırılır Sistem üzerinden aylık ek bildirge girişini yapmak, kesenek toplamlarını SGDB ile karşılaştırmak. Kesenkelerin tutup tutmadığını kontrol etmek. Rakamlar tekrar kontrol edilir Sistemle Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı emekli kesenek rakamları tutuyor mu? Sistemden onaylanarak aylık ek prim bildirgesi alınır ve bir sureti Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir Tutmayan kesenek toplamlarını kontrol ederek düzeltmek, sistemden onaylayarak aylık ek prim bildirgesi almak ve SGDB'na göndermek. Tüm evrakları standart dosya düzenine göre dosyalamak. vrakların bir sureti de standart dosya düzenine göre dosyalanır

45 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU MALİ İŞLR AÇIKTAN V YNİDN AÇIKTAN ATAMA İŞ AKIŞ SÜRCİ Rektörlük Makamı tarafından ataması yapılan personelin atama onayı ve işe başlama yazısı geldikten sonra aile durum beyannamesi, asgari geçim indirimi beyannamesi doldurtularak kurum ile anlaşmalı bankaya hesap açtırılır İBAN numarası istenilir Atama onayı, işe başlama yazısı ile birlikte aile durum beyannamasi doldurtulur, banka hesabı açtırılması sağlanır. SGK sistemi üzerinden işe giriş bildirgesi hazırlanarak "İşe Giriş Tescil" işlemi yapılır İşe giriş bildirgesi hazırlamak. İşe başlama ay başındamı yapıldı? Maaş bordroları basımı gerçekleşmiş ise maaşını elde yapmak. Tahakkuk İşe başlama ay başında yapıldı ise maaş bordrolorının basılmasından sonra işe başlandığından dolayı manuel maaş yapılır İşe başlama maaş bordrosu basılmasından öncemi yapıldı? Personel bilgi formu hazırlamak, işe başlama tarihine göre maaşının yapılmasını sağlamak. İşe başladığı tarih ile içinde bulunduğu ayın 14' ü arasındaki günler için kısıtlı maaş ve takip eden ayın 15'i ile diğer ayın 14'ü arasındaki günler içinde tam maaş yapılır. Takip eden ay maaşı için personel bilgi formu hazırlanarak Bilgi İşlem Daire Başkanlığına gönderilir, maaş yapılması sağlanır.ayrıca işe başladığı tarih ile içinde bulunduğu ayın 14' ü arasındaki günler içinde kısıtlı maaş yapılır. Tüm evrakları standart dosya düzenine göre dosyalamak. vrakların bir sureti de standart dosya düzenine göre dosyalanır

46 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU MALİ İŞLR ÜCRTSİZ İZİN V ASKRLİK DÖNÜŞÜ İŞ AKIŞ SÜRCİ Atama onayı ve işe başlama yazısı geldikten sonra aile durum beyannamesi, asgari geçim indirimi beyannamesi doldurtularak kurum ile anlaşmalı bankaya hesap açtırılır İBAN numarası istenilir Atama onayı işe başlama yazısı ile birlikte aile durum beyannamesi doldurtularak banka hesabı açtırılması sağlanır. SGK sistemi üzerinden işe giriş bildirgesi hazırlanarak "Tekrar Tescil" işlemi yapılır İşe giriş bildirgesi hazırlamak. İşe başlama ay başındamı yapıldı? Maaş bordroları basımı gerçekleşmiş ise maaşı elde yapmak ve bir sonraki maaş bilgisini vermek. Tahakkuk Bordrolorının basılmasından sonra işe başlandığından dolayı maaş manuel yapılır, ancak bir sonraki maaş bilgisi verilir. Kısıtlı maaş yapmak ve bir sonraki maaş bilgisini vermek. İşe başlama maaş bordrosu basılmasından öncemi yapıldı? Tüm evrakları standart dosya düzenine göre dosyalamak. İşe başladığı tarihten itibaren kısıtlı maaş yapılır, takip eden ay için maaş bilgisi verilir. İşe başladığı tarihten itibaren kısıtlı maaş ve takip eden ay başı maaşı içinde maaş yapılarak bir sonraki maaş bilgisi verilir. vrakların bir sureti de standart dosya düzenine göre dosyalanır

47 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU MALİ İŞLR SATINALMA BİRİMİ Doğrudan Temin Yöntemi İle Satınalma İşlemleri Genel Bütçe - Döner Sermaye - Üniversite destekli projeler ile ilgili yapılacak doğrudan temin yöntemi ile alımlarda evrakların hazırlanması ödeme emri belgesinin kesilerek harcama belgesi yönetmeliğinde belirtilen belgelerinde eklenerek ilgili birimlere gönderilmesi Mali İşler Ön Ödeme (Avans - Kredi) İşlemleri Birimlerin ve proje yürütücüsünün acil alımlarında avans çekerek malzemelerin teminini sağlamak, avansın kapatılması için muhasebe işlem fişi keserek belgeleri ile birlikte ilgili birimlere göndermek.

48 DOĞRUDAN TMİN İŞ AKIŞ SÜRCİ İstekler uygun mu? ödenek yeterli mi? Alınacak malzeme dayanıklı taşınır mı? Birimlerden teknik şartnameleri ile birlikte gelen satınalma talepleri toplanarak sınıflandırılır. İlgili birime iade edilir. Birimlerden satınalma taleplerini almak ve sınıflandırmak, teknik şartnameleri kontrol etmek. Genel bütçe ve proje dayanıklı taşınır alımları için Rektörlük Makamına talepte bulunmak. Onay belgesi düzenlenerek arcama Yetkilisine imzaya sunulur. Satınalma onayını hazırlayarak imzaya sunmak. Satınalma Birimi Malzeme alımı iptal edilir. Konu ile ilgili firmalar belirlenerek teknik şartname ile Bbirlikte teklif mektubu gönderilir. Onay belgesi imzalandı mı? Satınalma onayı harcama yetkilisi tarafından onaylanmamışsa alımı iptal etmek ve ilgili birime bildirmek. Teklif mektıplarını hazırlamak, ilgili firmalara göndermek, alınan teklifleri değerlendirmek, piyasa araştırma tutanağı düzenlemek. Süresi içinde verilmeyen teklif mektupları değerlendirilmeye alınmaz. Teklif mektupları süresi içinde teslim alındı mı? Gelen teklifler idari ve teknik açıdan değerlendirilirek piyasa araştırma tutanağı düzenlenir. Teklif mektuplarını süresi içinde alınıp alınmadığını takip etmek, teklifleri değerlendirmek, uygun olanları belirlemek. İlgili firmaya sipariş mektubu gönderilir. İlgili firma ile sözleşme yapılacak mı? Firma ile sözleşme yapılarak malzemenin temini sağlanır. Sipariş mektubunu hazırlamak, ilgili firma ile sözleşme yapmak, malzemenin teminini sağlamak. Taşınır Kayıt Kontrol Satınalma Birimi Sipariş iptal edilir. Geçici kabulü yapılan malzeme ilgili firmaya iade edilir. Tüm işlermler sonucu evrakların birer sureti standart dosya düzenine göre dosyalanır. Sipariş teslim edildi mi? Muayene kabul komisyonu kararı olumlu mu? Ödeme emri belgesi kesilerek harcama belgeleri yönetmeliğinde belirtilen belgeler eklenir ödemesi yapılmak üzere ilgili birimlere gönderilir. Muayene kabul komisyonu tutanağı düzenlemek, taşınır işlem fişi düzenlemek, kabulü uygun görünmeyen malzemeyi iade etmek. Ödeme emri belgesini hazırlamak ve imzaya sunmak, ödenmek üzere SGDB' na göndermek, tüm evrakların birer suretini standart dosya düzenine göre dosyalamak.

49 ÖN ÖDM (Avans - Kredi) İŞ AKIŞI İnsan Mali yıl başında Rektörlük Makamı onayı ile arcama Yetkilisi mutemedi tayin edilir. arcama yetkilisi avans mutemedi yazısını yazmak ve onaya sunmak. er yıl merkezi yönetim bütçe kanununda belirtilen üst sınırlarını aşmamak kaydıyla ivedi ve zorunlu giderler için avans vermek veya kredi açmak sureti ile ön ödeme yapılabilir. Birimlerden gelen talepleri toplayıp acil ve zorunlu alımları tespit ederek bütçedeki ödenek durumunu kontrol etmek. Birimlerin ihtiyaçlarına ilişkin talepleri alınarak incelenir ve bütçe kotrolü yapılır. Acil ihtiyaçlar için kullanılmak üzere avans işlemlerini başlatmak, onayı hazırlamak ve imzaya sunmak. Talepler içerisinde acil ve zorunlu olan var mı? Onaylanmayan avansı dosyasına kaldırmak. Acil olmayan alımlar doğrudan temin yolu ile yapılır. Birimlerin ve proje yürütücülerini n acil alımları için çekilecek avans miktarı ile ilgili onay belgesi hazırlanıp imzaya sunulur. arcama belgelerini muhasebe yetkilisine teslim etmek. Satınalma Birimi vrak dosyasına kaldırılır. Avans ve kredi onaylandı mı? arcamalara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri yasal süresi içerisinde muhasebe yetkilisine teslim etmek. Mutemet tarafından avans veya kredi çekilerek ihtiyacın temini sağlanır. Satın alınan taşınırları teslim alarak ilgili birimlere zimmetle teslim etmek. Mutemet ön ödemelerde harcadığı tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri avansta 1 ay, kredide 3 ay içinde (harcamaların bitiminden itibaren üç gün içerisinde) muhasebe yetkilisine teslim etmek zorundadır. Avans ve kredi ile alınan malzemeler taşınır kayıt kontrol yetkilisi tarafından kayıt altına alındıktan sonra birime zimmetle teslim edilir Muhasebe işlem fişi düzenlenip harcama belgeleri yönetmeliğinde belirtilen belgeler eklenerek avansın kapatılması için muhasebe yetkilisine teslim edilir. Tüm işlermler sonucu evrakların birer sureti standart dosya düzenine göre dosyalanır.

50 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU MALİ İŞLR BÜTÇ PLAN BİRİMİ İŞ AKIŞ SÜRCİ Maliye Bakanlığı tarafından aziran ayı içinde ilan edilen Bütçe azırlama Rehberine istinaden Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı'nın talebi üzerine Yüksekokulumuzun bir sonraki yıl için bütçe hazırlıkları başlatılır. Birimlerden gelen bütçe tekliflerini alarak tasnif etmek İlk olarak bağlı Bölüm/Birimlerden ihtiyaçlarına ilişkin gerekçeli talepleri alınır. Gelen talepler maliyetlendirmek. Bütçe Plan Birim Gelen talepler önem sırasına göre değerlendirilerek tahmini maliyetleri tespit edilir. Gelen talepler bütçe tertiplerine göre tasnif edilerek gerekçeleri ile birlikte tablolar halinde hazırlanıp S.G.D.B sunulur.. Talepleri bütçe tertiplerine göre tasnif ederek tablolar oluşturmak ve Yönetim Kuruluna sunmak. Yönetim kurulu kararını yazmak ve Rektörlük Makamına sunmak. Onaylanan bütçe teklifleri, Üniversitemiz bütçe teklifi haline getirilerek Maliye Bakanlığına sunulmak üzere Rektörlük Makamına sunulur. vrakları standart dosya düzenine göre dosyalamak. Bütçe teklifine ilişkin belgelerin birer sureti standart dosya düzenine göre dosyalanır. (M)Mevzuat (B)Belge (R)Risk ()vet ()ayır GRİ DÖN

51

52 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU ÖĞRNCİ İŞLRİ Görev Yetki Sorumluluk İş Akış Mevzuat Murat GÜLN Memur Görev-Yetki- Sorumluluk İş Akış Mevzuat

53 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU ÖĞRNCİ İŞLRİ İŞ AKIŞI İnsan Öğrenci İşleri Kayıt Dondurma İşlemleri Ders Muafiyetiİşlemleri Akademik Öğrenci DanışmanAtama İşlemleri aftalık Ders Programı İşlemleri Ders Kaydı İşlemleri Arasınav Programı İşlemleri Yarıyıl Sonu Sınav Programı İşlemleri Bütünleme Sınavları İşlemleri Önlisans İşlemleri k Sınav ve k Süre İşlemleri Mezuniyet İşlemleri Öğrenci Askerlik İşlemleri Öğrenci Temsilci Seçimi İşlemleri Öğrenci Disiplin Soruşturması İşlemleri Öğrenim Kredisi ve Burslarla İlgili İşlemler Kayıt dondurma talebinde bulunan öğrencilerin her türlü işlemlerini yürütmek Ders muafiyetiyle ilgili her türlü işlemleri yürütmek Öğrenciye danışman atama işlemlerinin yazışmayla yapılması aftalık ders programının hazırlanarak ilan edilmesi Danışmandan gelen ders kayıtlarının incelenerek dosyasına takılması Arasınav programının hazırlanarak ilan edilmesi Yarıyıl sonu sınav programının hazırlanarak ilan edilmesi Bütünleme sınav programının hazırlanarak ilan edilmesi Önlisans talebi olan öğrencilerin mezuniyet işlemlerinin yapılması k sınav ve ek süre sınav programlarının hazırlanıp ilan edilmesi Mezuniyet aşamasına gelen öğrencilerin işlemlerinin yapılması Öğrencinin askerlik işlemleri ile ilgili askerlik şubelerine yazışmalarının yapılması Yönerge gereği temsilci seçiminin yapılması Disiplin soruşturması sonucunu öğrenciye ve ilgili birimlere duyurulması Öğrenim kredisi ve bursların öğrenciye ilanı ve yapılan başvuruların ilgili makama bildirilmesi

54 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU ÖĞRNCİ İŞLRİ Öğrenci İşleri Birimi Memur : Murat GÜLN Bağlı Bulunduğu Birim Amiri: Yüksekokul Sekreteri Görev, Yetki ve *Öğrenci belgesi, not döküm belge, ders içerikleri ve askerlik belgelerinin düzenlenmesini ve verilmesini sağlamak *Öğretim yılında verilecek derslerin tanımı işlemlerinin yapılması, *Öğretim planlarının listelenmesi işlemlerinin yapılması, *Yatay, Dikey ve Af öğrencilerinin kayıt işlemlerini yürütmek, *Yazışma işlemlerini yapmak ve evrakların dosyalanması ve arşivlemek, *k sınavlarla ilgili programların yapılarak ilgili birimlere yollanması, *Öğrenci disiplin işlemlerini alınan kararlar doğrultusunda takip etmek ve dosyasına işlemek, *Öğrenci temsilciliği ile ilgili yazışmaların yapılması, *Burs alan öğrenci ve öğrenci harç işlemleri ile ilgili yazışmaların yapılması ve yürütülmesi, *Ders kaydı ve kayıt yenileme işlemlerinin yazışmalarının yapılması, *arç iadeleri ile ilgili yazışmaların Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına gönderilmesi, *Arasınav programının hazırlanarak ilgili birimlere gönderilmesi, *Kayıt dondurmak isteyen öğrencilerin durumlarının incelenerek kayıtlarının dondurulması ve karar yazışmalarının yapılması, *Kayıt dondurma ve silme aşamasına gelmiş öğrencilerin durumlarının tespit edilmesi, karar ve yazışmalarının yapılarak yürütülmesi, *rasmus programına katılacak öğrenciler ile ilgili yazışmalar, aldıkları derslerin eşdeğer sayılması ile ilgili kararların hazırlanması, *Kesin kayıt yaptıran ve Askerlik çağına gelen öğrencilerin öğrenci durum belgelerinin ilgili Askerlik şubelerine gönderilmesi, *Devamsızlıktan kalan öğrencilerin ilan edilmesi. *Başarı oran tablolarının hazırlanması. *Faaliyet raporlarının hazırlanması, *Yıllık istatistik bilgilerin çıkarılmasını sağlamak *Gelen giden kayıt alan öğrenciler ile ilgili bililerin ÖSYM den gelen formlara işlenmesi, *Öğrenci Belgesi, İlgili Makama yazılanlar yazılar ve burs için Transkript düzenleme, *Mezuniyet işlemlerinin hazırlanıp ilgili birimlerle yazışmaları tamamlanarak mezuniyet belgelerini hazırlamak,

55 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU ÖĞRNCİ İŞLRİ BİRİMİ YATAY GÇİŞ İL GLN ÖĞRNCİ İŞ AKIŞ SÜRCİ vrak Kayıt Yatay Geçiş Başvuruları Yönetmelikte belirtilen süre içerisinde kabul edilir. Yatay geçiş başvurusu için gerekli belgeleri kontrol ederek başvuru dilekçesini kaydetmek. Öğrenci İşleri Başvuru evrakları tamam mı? Yatay geçiş evraklarını kontrol etmek. Öğrenci İşleri Başvurusu kabul edilmez vrak eksikliği nedeni ile yatay geçiş başvurusunun kabul edilmediğini ilgiliye yazı ile bildirmek. Başvurular ilgili komisyon tarafından incelenerek Yönetim Kuruluna sunulur Yatay geçiş başvurularını Yönetim Kuruluna sunmak. Yüksekokul Sekreteri Öğrenci İşleri Gerekçeli karar ilgiliye yazı ile bildirilir Yönetim Kurulu Kararı olumlu mu? Yönetim Kurulu Kararını adaya yazılı olarak bildirmek. Uyum programını Yönetim Kuruluna sunmak. Yüksekokul Sekreteri Belirlenen uyum programı öğrenciye ve ÖİDB'ye yazı ile bildirilir. Uyum programını öğrenciye, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına yazılı olarak bildirmek. Öğrenci İşleri ÖİDP'de öğrencinin kaydı yapılır. ÖİDP tarafından ders kaydı yapılan öğrencinin dosyasını önceki Üniversitesinden yazı ile istemek. Öğrenci İşleri Öğrencinin daha önce öğrenim gördüğü Üniversitesinden dosyası istenir Öğrenci İşleri

56 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU ÖĞRNCİ İŞLRİ BİRİMİ DİKY GÇİŞ İL GLN ÖĞRNCİ İŞ AKIŞ SÜRCİ Öğrencinin kesin kaydı ÖİDB tarafından yapılır Önlisansı bitirdiği öğrenim belgeleri ilgili komisyona bildirilir. İlgili komisyon tarafından intibak programı çıkarılır.bu program Yönetim Kuruluna sunulur. Öğrenim belgelerini ilgili komisyona bildirmek, komisyondan alınan öneriyi Yönetim Kuruluna sunmak. Öğrenci İşleri Yönetim Kurulu Kararı ile intibak kesinleşir. Yönetim Kurulu Kararı öğrenciye ve Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına yazı ile bildirmek. Öğrencinin intibak kararını yazmak ve işlemlerini yürütmek. Öğrenciye bilgi verilir.intibak sonuçları sisteme girilir.

57 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU ÖĞRNCİ İŞLRİ BİRİMİ KAYIT DONDURMA İŞ AKIŞ SÜRCİ Öğrencinin kayıt dondurmasına ilişkin dilekçesini almak Öğrencinin kayıt dondurma isteğine ilişkin dilekçesi ekli mazeretine ilişkin belge ile birlikte alınır. Öğrencinin daha önca kayıt dondurup dondurmadığını incelemek Öğrenci işleri personeli Öğrenci işleri birimi tarafından öğrencinin dosyası incelenir Yönetmeliğin 33.Maddesi gereğince ilgili işlemleri yürütmek Yönetmelik gereği kaydının dondurulamayacağı öğrenciye yazılı olarak bildirilir. Öğrencinin kayıt dondurma hakkı var mı? Öğrencinin dilekçesini Yönetim Kuruluna sunmak Yüksekokul Sekreteri Öğrencinin dilekçesi ekleri ile birlikte Yönetim Kuruluna sunulur. Yönetim Kurulu kararını ilgili birim ve kişilere bildirmek. Yönetim Kurulu Kararı olumlu mu? İşlemler sonucu evrakların birer suretini standart dosya düzenine göre dosyalamak Öğrenci İşleri Yönetim Kurulu kararı öğrenci İşleri Daire Başkanlık-larına, bölümüne ve öğrenciye bildirilir. İşlemler sonucu evrakların birer sureti standart dosya düzenine göre dosyalanır.

58 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU ÖĞRNCİ İŞLRİ BİRİMİ DRS MUAFİYTİ İŞ AKIŞ SÜRCİ Öğrenci işleri personeli Öğrencinin daha önce öğrenim gördüğü yükseköğretim kurumunda başarılı olduğu derslerden muafiyetine ilişkin dilekçesini transkript ve ders içerikleri ile birlikte Müdürlüğe verir. Öğrencinin muafiyetine ilişkin dilekçesi Müdürlükçe alınır. Öğrenci işleri personeli Müdürlük öğrencinin başvurusunu "İntibak Komisyonuna" sevk ederek değerlendirilmesini sağlar. Dilekçe intibak komisyonuna gönderilir. Öğrenci işleri personeli İntibak Komisyonunca hazırlanan intibak formu yazı ekinde Yönetim Kuruluna sunulur. Komisyon raporu Yönetim Kuruluna sunulur. Yönetim Kurulun gündemine alınır. Yönetim Kurulunun kararını ilgili öğrenciye bildirmek Öğrenci işleri personeli Yönetim Kurulunca muafiyeti uygun bulunmayan ders var mı? Yönetim Kurulu kararını ilgili birim ve kişilere bildirmek. Öğrenci işleri personeli Karar öğrenciye bildirilmek üzere Öğrenci İşlerine gönderilir. Yönetim Kurulu kararı ÖİDBşk.lığına ve öğrenciye bildirilir. Öğrenci İşleri İşlemler sonucu evrakların birer sureti standart dosya düzenine göre dosyalanır.

59 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU ÖĞRNCİ İŞLRİ BİRİMİ AKADMİK ÖĞRNCİ DANIŞMAN ATAMA İŞ AKIŞ SÜRCİ Müdürlük Makamının görüşü Müdürlük makamının görüşüne göre danışmanların belirlenmesi Yönetim Kuruluna sunulması Öğrenci İşleri İlgili Danışmana yazı ile bildirilir. Danışman adı öğrenciler için ilan edilir.

60 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU ÖĞRNCİ İŞLRİ BİRİMİ AFTALIK DRS PROGRAMI İŞ AKIŞ SÜRCİ ğitim Öğretim Sınav Komisyonu Öğrenci İşleri tarafından tarafından, ders kayıtları başlamadan en az birkaç hafta önce haftalık ders programı hazırlanır. Öğrenci belirtilen süre içerisinde otomasyonda şifresi ile ders kaydını yapar. Öğrenci İşleri azırlanan ders programı yazı ile Öğretim lemanlarına bildirilir. Yüksekokulumuz web sayfasında ve öğrenci panolarında ilan edilir aftalık ders programını Öğretim lemanlarınabildirmek, web sayfasında yayınlamak. Öğrenci Danışmanı Olabilecek muhtemel çakışmalar öğrencinin, dersi veren öğretim üyesinin oluru ve dekanlığın onayına dayanan başvuruları dikkate alınarak giderilmeye çalışılır. Yapılan değişiklikler aynı yolla duyurulur. Ders çakışmalarını dersi veren öğretim üyesi ve Müdürlüğün onayı ile Öğrenci İşleri birimine bildirmek. Öğrenci İşleri

61 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU ÖĞRNCİ İŞLRİ BİRİMİ DRS KAYDI İŞ AKIŞI Öğrenciler akademik takvimde belirtilen süre içerisinde dönem harcını yatırdıklarında ders kaydı için otomasyon sistemi açılır. Öğrenci belirtilen süre içerisinde otomasyonda şifresi ile ders kaydını yapar. Öğrenci Öğrenci akademik takvimde belirtilen süre içerisinde otomasyondan o dönem alacağı dersleri seçerek geçici kaydını yapar. Öğrenci danışmanına başvurarak yaptığı kaydı kontrol ettirir. Kaydı kontrol eden danışman sistemi onaylayarak kendisi, öğrenci ve kurum için 3 suret çıktı alır. Ders kayıt formları öğrenci dosyalarına takılır. Öğrenci Akademik Danışmanı Akademik takvimde belirtilen ders kayıt tarihleri sonunda Öğrenci İşlerine gelen ders kayıt formları öğrencilerin dosyalarına takılır. Öğrenci İşleri

62 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU ÖĞRNCİ İŞLRİ BİRİMİ ARASINAV PROGRAMI İŞ AKIŞ SÜRCİ Öğrenci İşleri Akademik Takvimde belirtilen süre içerisinde arasınav programı düzenlenir Arasınav Programını düzenler Öğrenci İşleri Alınan sınav proramı yazı ile Öğretim lemanlarına duyurulur, ayrıca Yüksekokulumuz web sayfasında ve panolarda ilan edilir Öğrenci İşleri birimi arasınav programlarını panolarda ve web sayfasında öğrenciye duyurur. Öğrenci İşleri Mazeretleri nedeniyle arasınavlara giremedikleri gerekçesiyle başvuran öğrenci var ise Yönetmelik gereği süresi içerisinde mazeretlerine ilişkin dilekçeleri alınır Sınavlara maazeretleri nedeniyle giremeyen öğrencilerin dilekçeleri alınır. Yüksekokul Sekreteri Dilekçeler ekindeki mazeretleri Yönetmeliğe göre incelenerek Yönetim Kuruluna sunulur Dilekçeler Yüksekokul Yönetim Kuruluna sunulur. Y.K.K. Olumlu mu? Olumsuz dilekçeler ilan yolu ile duyurulur. Öğrenci İşleri İlan yoluyla öğrencilere duyurulur Maazeret sınavları panolarda öğrenciye ilan edilir Öğretim lemanlarına bildirilir. Öğrenci İşleri azırlanan mazeret sınav programı ilgili öğretim üyelerine ve ilan yoluyla öğrencilere duyurulur Öğrencilerin mazeret sınavına alınmaları sağlanır

63 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU ÖĞRNCİ İŞLRİ BİRİMİ YARIYIL SONU SINAV PROGRAMI İŞ AKIŞ ÜRCİ Öğrenci İşleri Akademik Takvimde belirtilen süre içerisinde yarıyıl sonu sınav programı hazırlanır. Akademik takvime göre yarıyılsonu sınav programı hazırlamak ve Öğrenci İşleri birimine teslim etmek. Öğrenci İşleri azırlanan sınav programı yazı ile Öğretim lemanlarına duyurulur. Ayrıca Yüksekokulumuz web sayfasında ve panolarda öğrenciye ilan edilir Sınav programını panolarda ve web sayfasında yayınlamak. Öğrenci İşleri Öğretim lemanlarına Yarıyıl sonu sınavına girebilme koşulunu (Devam) yerine getirmeyen öğrencilerin listesi istenir Öğretim lemanlarından devam zorunluluğu listesi istemek. Listeler öğrenci panolarında ilan edilir Listeleri panolarda ilan etmek. Yarıyıl sonu sınavına girebilme koşuılunu (Devam) yerine getiremeyen öğrenci var mı? Sınava giremeyen öğrencileri duyurmak. Öğrenci İşleri Sınava giremeyeceği ilan yoluyla öğrenciye duyurulur Öğrenci Yarıyıl sonu sınavında başarılı mı? Öğrenci bütünleme sınavına alınır Öğrenci bir sonraki döneme ders kaydı yaptırır

64 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU ÖĞRNCİ İŞLRİ BİRİMİ BÜTÜNLM SINAV PROGRAMI İŞ AKIŞ SÜRCİ Öğrenci İşleri Bütünleme sınav programını düzenler. Öğrenci İşleri Akademik Takvimde belirtilen süre içerisinde bütünleme sınav programı düzenlenir Öğrenci İşleri birimi arasınav programlarını panolarda ve web sayfasında öğrenciye duyurur. Alınan sınav programı derhal yazı ile Öğretim lemanlarına duyurulur. Ayrıca Yüksekokulumuz web sayfasında ve panolarda öğrenciler için ilan edilir Başarısız olan öğrenciler dersi tekrar alır. Yarıyıl sonu sınavında başarılı olamayan öğrenciler bütünleme sınavına alınır Öğrenci İşleri Bütünleme sınavı sonucunda öğrenci başarılı mı? Bir sonraki yıl başarısız olduğu dersleri tekrar eder Öğrenci bir sonraki döneme ders kaydı yaptırır

65 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU ÖĞRNCİ İŞLRİ BİRİMİ MZUNİYT İŞ AKIŞ SÜRCİ Açıldığı dönemde dersi tekrar eder Normal öğretim süresi içerisinde mezuniyet için alması gereken bütün derslerden başarılı mı? Öğrencinin transkriptini inceleyerek mezuniyet aşamasına gelip gelmediğini kontrol etmek. Başarısız olduğu dersi açılan dönemde tekrar alır. Öğrenci İşleri Gecici mezuniyet belgesi talep formu, İlişik kesme belgesi hazırlanır Mezuniyet aşamasına gelen öğrenci gerekli formları Öğrenci İşleri biriminden alarak hazırlamak. İlişik kesme belgelerini eksiksiz olarak teslim eden öğrencinin geçici mezuniyet belgesi düzenlenerek parafa sunulur Tamamladığı formları Öğrenci İşlerine teslim eder, geçici mezuniyet belgesi düzenlenir ve parafa sunulur. Belge paraflandı mı? Geçici mezuniyet belgesini Müdürlük Makamına sunar. Yüksekokulumuz Sekreteri Öğrenci İşleri İmza için Makama sunulur. Onaylanan mezuniyet belgesinin bir sureti imza karşılığı öğrenciye teslim edilir. Öğrencinin mezuniyeti ilgili kurumlara bildirilir. Diploma yazım bilgileri düzenlenerek ÖİDB' na gönderilir Onaylanan belgelerin bir nüshasını öğrenciye vermek. İlgili kurumlara öğrencinin mezuniyetini yazı ile bildirmek. Diploma bilgilerini Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına göndermek. ÖİDB tarafından hazırlanan diploma öğrenciye teslim edilir.

66 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU ÖĞRNCİ İŞLRİ BİRİMİ ÖĞRNCİ ASKRLİK İŞ AKIŞI Öğrenci İşleri Kesin kayıtlardan sonra askerlik çağına girenler için öğrenci durum belgesi düzenlenir. Kesin kaydı yapılan erkek öğrenciler için askerlik şubelerine yazı yazmak, evrak kayıt birimine teslim etmek. vrak Kayıt Öğrenci durum belgesi ilgili askerlik şubelerine gönderilir. vrak kayıt birimince kayıt altına alınan evrağı postalanması için ilgili personele teslim etmek. Çeşitli nedenlerle ilişiği kesilen ve mezun olan öğrenciler ilgili askerlik şubelerine öğrenci durum belgeleri ile bildirilir.

67 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU ÖĞRNCİ İŞLRİ BİRİMİ ÖĞRNCİ TMSİLCİLİĞİ İŞ AKIŞ SÜRCİ Müdürlük Makamı Öğrenci konseyi yönergesi gereği Rektörlük Makamı tarafından bildirilen seçim takvimine göre seçim ve sandık kurulu oluşturulur Bölüm - Program temsilci seçimi Müdürlük Makamınca seçim ve sandık kurulu oluşturmak. Seçim Kurulu Seçmen listeleri hazırlanıp ilan edilir Seçim takvimine göre aday başvuruları alınır Seçmen listelerini panolarda ilan etmek. Başvuruda bulunan adayların dilekçelerini kabul etmek. Öğrenci İşleri Adaylar yönergede belirtilen şartları taşıyor mu? Başvuruda bulunan adayların yönergeye göre şartları taşıyıp taşımadıklarını kontrol etmek. Aday listeleri ilan edilir, takvime göre seçim yapılır Adaylığının uygun olmadığı ilgili öğrenciye bildirilir Uygun olmayan adaylara durumunu bildirip, takvime göre seçimi yapmak. 1. turda yeterli katılım (%80) sağlandı mı? Katılım sağlanmış ise 2. tura geçmek. Sandık Kurulu 2. turda yeterli katılım (%50) sağlandı mı? 3. turda seçime katılan hazirun listesindeki imzalara göre belirlenir 2. turda katılım sağlanmış ise 3. turda katılıma göre sınav yapmak. Sandık kurulu oy pusulaları ve tutanağı seçim kuruluna gönderilir Sandık kurulu seçim sonunda oy sayımı yapar ve tutanakla seçim kuruluna gönderir. Seçim Kurulu Bölüm ve program temsilcileri arasından Yüksekokul temsilciliği için aday başvuruları alınır Tüm program ve sınıflarda temsilci seçildi mi? erhangi bir nedenle seçimlerde sonuç alınamayan bölüm - program için temsilci seçilmemiş olur (Yönerge madde 5) Seçim Kurulu Yüksekokul Temsilciliği için Bölüm Temsilciliklerini kazanan adaylar arasından başvuruda bulunan adaylar arasından tekrar seçim yapmak. Öğrenci İşleri Adaylar arasında Yüksekokul temsilcisi seçimi yapılır Seçim sonucu Yüksekokulumuz üniversite öğrenci konseyinde temsil etmek üzere Rektörlük Makamına yazı ile bildirilir n çok oy alanyüksekokul Temsilcisi olur ve Rektörlük Makamına yazı ile bildirmek.

68 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU ÖĞRNCİ İŞLRİ BİRİMİ ÖĞRNCİ DİSİPLİN İŞ AKIŞ SÜRCİ Müdürlük Makamı Disiplin suçu işleyen öğrenci hakkında Müdürlük Makamınca verilen onay ile soruşturmacı tayin edilir Müdürlük Makamının onayı ile soruşturmacı tayin etmek. Soruşturmacı Soruşturmaya konu, bilgi ve belgeler soruşturmacıya yazı ile gönderilir Bilgi ve belgeleri soruşturmacı yazışma ile ilgili birimlerden istemek. Öğrenci İşleri Soruşturmacı tarafından yapılması istenilen duyurular ilgili öğrencilere ulaştırılır Panolarda ilan edilerek ilgili öğrencilere duyuruları yapmak. Soruşturmacı Soruşturmacı tarafından hazırlanan dosya Müdürlük Makamına sunulur Soruşturma sonunda önerilen cezayı Müdürlük Makamına bildirmek. Dekanlık Makamı Öneriln ceza disiplin amirinin yetkisinde mi? Önerilen ceza disiplin amirinin yetki sınırları içinde ise kararı vermek. Öğrenci İşleri Ceza yönetmeliğinin 31. Maddesi gereği ilgili kişi ve kurumlara bildirilir Verilen cezayı ilgili kurumlara yazı ile bildirmek. Müdürlük Makamı Disiplin kuruluna havale edilir. Önerilen ceza disiplin amirinin yetki sınırları içinde ise kararı vermek. Disiplin kurulu önerilen cezayı onayladı mı? Öğrenciye ve ilgili kurumlara yazı ile bildirmek. Öğrenci İşleri Ceza yönetmeliğinin 31. Maddesi gereği ilgili kişi ve kurumlara bildirilir. İlgili öğrenciye bildirilir

69 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU ÖĞRNCİ İŞLRİ BİRİMİ ÖĞRNCİ BURSLARI İŞ AKIŞI Öğrenci İşleri KYK, TV vakfından öğrencilere verilecek burslar ilan yoluyla duyurulur. Burs başvurusu formlarını dolduran öğrenciler burs yönetmeliği gereği incelenmek üzere kabul edilir. Panolarda öğrenciye ilan etmek. şartları uygun olanları incelemek ve kabul etmek. Burs Komisyonu Müdürlük Makamınca görevlendirilen burs komisyonu başvuru formlarını inceleyerek burs almaları uygun görülen öğrencilerin listesi tutanak altına alır. Burs başvurusu şartlarına uygun olanlar içinden seçilerek tutanak altına almak. Öğrenci İşleri Burs alması uygun örülen öğrencilerin listesi Rektörlük Makamına yazı ile bildirilir. Rektörlük Makamına yazı ile sunmak.

70 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU AKADMİK BİRİMLR BÖLÜM SKRTRLİĞİ Görev Yetki Sorumluluk İş Akış Mevzuat Murat GÜLN Memur Antrenörlük ğitimi Rekreasyon Spor Yöneticiliği Görev-Yetki- Sorumluluk İş Akış Mevzuat

71 İTİT ÜNİVRSİTSİ BDN ĞİTİMİ V SPOR YÜKSKOKULU AKADMİK BİRİMLR BÖLÜM SKRTRLİĞİ Memur : Murat GÜLN Bağlı Bulunduğu Birim Amiri: İlgili Bölüm Başkanları Görev, Yetki ve *Görevine zamanında gelip, gitmek ve izinsiz ve mazeretsiz olarak görevini terk etmemek, Görev hizmetinde kullanıl eşyaların her zaman çalışır vaziyette olmasını sağlamak, *Gelen yazıların Bölüm Başkanına iletilmesi *Gelen ve giden evrakların kaydı ile sevk edilen evrakların dağıtım işlerinin, yazışmalarının yapılması, *Gelen ve giden evrakların birer suretlerinin standart dosya düzenine göre dosyalanması, *Bölüm Başkanlığına gelen yazıları, Bölüm Başkanının talimatı doğrultusunda tüm öğretim üyeleri ve elemanlarına duy *Öğretim elemanları adına gelen yazıların dağıtmak, *Yüksek lisans ve Doktora öğrencilerine gelen yazıların duyurusu,takibi ve sonuçlandırılması, *Bölüm Kurullarında raportörlük yapmak ve kurulların yazılımını yapmak, *Yüksek lisans ve Doktora programlara ait eğitim programını hazırlamak, gerekli takipleri yapmak *Sınav ve ders programlarının ilanı ve bölümle ilgili diğer duyuruları yapmak, *Yüksek lisans ve Doktora programlara ait ara sınav, yarıyıl sonu sınav programlarını hazırlamak,ilgili takipleri yapmak, *Sınav sonuçlarını ders veren öğretim elemanından verilen süre içinde toplanarak, Bölüm Başkanının onayı ile birer sur verilmesi ile öğrenciye ilan etmek, *Ders planları, yükleri, ders görevlendirmeleri, haftalık ders planları, yarıyıllık ders planları, görevlendirme değişikliği, d öğrenci bilgi sistemine işlenmesini sağlamak *Müdürlük Makamı ve Bölüm Başkanlığı arasındaki evrak akışının sağlanması, *Sosyal Bilimler nstitüsü ve Bölüm arasındaki evrak akışını sağlamak Bölüm Sekreteri *Resmi Yazışmalarda Uyulacak sas ve Usuller akkında Yönetmelik kurallarına uygun olarak yazışmalar yapmak, *Cevaplanması gereken yazıları, Bölüm Başkanının bilgisi dahilinde cevaplandırmak, *nstitüye yeni kayıt yaptıran öğrencilerin derslerinin aldırılması işlemlerine yardımcı olmak, *Kayıt yenileme, ders yazılım işlemlerinde danışmanlara yardımcı olmak, *Yüksek Lisans ve Doktora Programlarımıza yeni kayıt yaptıran öğrencilerin bir önceki öğrenim kurumunda gördükleri d komisyonlarınca hazırlanan raporlara göre muafiyet notlarını girmek, ilgili birime iletilmesini sağlamak *Ders değerlendirme ile ilgili faaliyetlerin takibini yapmak, *Öğretim elemanlarının yurt içi ve yurt dışı görevlendirme işlemlerinin takibini yapmak, *Öğretim elemanlarının görev süreleriyle ilgili işlemlerinin takibini yapmak *Yeni ders açma işlemlerini yapmak, *k ders beyanlarının ve fazla çalışma listelerinin süresi içerisinde müdürlüğe iletilmesini sağlamak, *Yüksek lisans ve Doktora öğrencilerle ilgili her türlü yazışmaları yapmak, *Yüksek lisans ve Doktora öğrencilerin Sosyal Bilimler nstitüsü ile yapılan tüm yazışmalarını takip etmek, *Bölümün Yüksek lisans ve Doktora öğrencilerinin kayıt takibini yapmak, *Bölümdeki eksiklikler hakkında Bölüm Başkanını bilgilendirmek, *Arşiv çalışmalarını yürütmek Müdürlük ve Sosyal Bilimler nstitüsüne teslim etmek, *Bağlı olduğu proses ile üst yönetici/yöneticileri tarafından verilen diğer işleri ve işlemleri yapmak.

72 LU r, Görev hizmetinde kullanılan malzeme, teçhizat ve yapılması, üyeleri ve elemanlarına duyurmak, mak,ilgili takipleri yapmak, aşkanının onayı ile birer suretinin Öğrenci İşleri Bürosuna görevlendirme değişikliği, ders değişikliği, vb. işlemlerin rak yazışmalar yapmak,, im kurumunda gördükleri derslerin muafiyet i sağlamak ğlamak, ı takip etmek, apmak.