AKADEMĠK YILI ERASMUS+ PROGRAMINA KATILACAK ÖĞRENCĠLERE YÖNELĠK YAPILMASI GEREKEN ĠġLEMLER

Transkript

1 AKADEMĠK YILI ERASMUS+ PROGRAMINA KATILACAK ÖĞRENCĠLERE YÖNELĠK YAPILMASI GEREKEN ĠġLEMLER KARġI ÜNĠVERSĠTEYE GÖNDERĠLECEK BAġVURU BELGELERĠ 1) BaĢvuru formu (KarĢı üniversitenin web sayfasından bulunabilir) 2) Yurt baģvuru formu (KarĢı üniversitenin web sayfasından bulunabilir) 3) Öğrenim AnlaĢması (Learning Agreement; Bölüm Koordinatörü imzalı 3 kopya hazırlanmalı) 4) Resmi transkript (Öğrenci ĠĢlerinden Temin ediniz.) 5) KarĢı üniversitenin ek olarak istediği belgeler olabilir (fotoğraf, portfolyo, pasaport fotokopisi vs) NOT: Öncelikle Erasmus Bölüm Koordinatörünüzle temasa geçiniz. Yukarıdaki iģlemleri gerçekleģtirip en geç 12 Mayıs 2014 Pazartesi gününe kadar gerekli formları ve Learning Agreement ı doldurup DıĢ iliģkiler Birim Koordinatörlüğü Ulus Rektörlük Ofisine teslim ediniz. Bölüm Koordinatörü Listesine buradan ulaģabilirsiniz. KABUL MEKTUBU BaĢvuru belgelerinin gönderilmesinden sonra kabul mektubu veya kabul yazısı önce e- posta yoluyla sonra posta yoluyla Üniversitemize iletilir. KABUL MEKTUBU / YAZISI SONRASI SÜREÇ 1) Harçsız pasaport belgesi 2) Dönem izin dilekçesi (Her öğrenci kendi fakültesine teslim edecektir.) 3) Yurt izin dilekçesi (Eğer Ankara da devlet yurdunda kalıyorsa.) 4) Öğrenci vizesi (ilgili büyükelçilikten bilgi alınmalıdır) 5) Halkbank Merkez ġubesi (Anafartalar Cad. ULUS / ANKARA) AVRO hesabı açılmalıdır. 6) Hibe sözleģmesi 7) Sağlık sigortası (Uluslararası geçerliliği olan ve Öğrenci kendisi yapacaktır). ÖNEMLĠ NOT: Ġlk ödeme olan % 80 lik hibenin hesaplarınıza aktarılması için aģağıdaki belgelerin DĠB ne teslim edilmesi gerekmektedir: - Öğrenim AnlaĢması, - Kabul mektubunun bir kopyası, - Dönem izninin ilgili Fakülteden çıktığına dair yazı, - Aynı seviyede devam belgesi, - Hibe sözleģmesi, - Vizenin çıktığına dair e-posta.

2 DÖNÜġ ĠġLEMLERĠ 1) Transkript / Not Dökümü: DönüĢ iģlemlerinin aksamaması için mümkünse transkript dönmeden önce alınmalı ya da daha sonra ofise ulaģtırılması sağlanmalıdır. 2) Katılım Sertifikası (Certificate of Attendance): KarĢı üniversiteye onaylatılmalıdır. 3) Öğrenim AnlaĢması (Learning Agreement): BaĢvuru sırasında karģı üniversiteye gönderdiğimiz orijinal belge üzerindeki ve varsa değiģiklikler sayfasındaki tüm imzalar tamamlanmıģ olmalıdır. 4) Öğrenci Nihai Raporu (Anket) 5) Öğrenci Bilgi Formu 6) Partner Bilgi Formu 7) Pasaport fotokopisi AKADEMĠK YILI ERASMUS+ PROGRAMINA KATILACAK ÖĞRENCĠLERE YÖNELĠK AÇIKLAYICI BĠLGĠLER A) YERLEġTĠRME SONRASINDA 1. DıĢ ĠliĢkiler Birim Koordinatörlüğü her öğrencinin baģvurusu ile ilgilenen bir danıģman bulunmaktadır. Erasmus danıģmanları ilgilendikleri üniversiteye gidecek öğrencilerle seçim sonuçları açıklandıktan belirli bir süre sonra temasa geçerler. 2. DĠB, seçilen öğrencilerin bilgilerini karģı üniversitelere e-posta ile iletir, gerekli baģvuru belgeleriyle ilgili güncel bilgileri edinir ve bunları öğrencilere iletir. 3. Bu sırada öğrencilerin yapması gereken, karģı üniversitede, eğitim göreceği dilde açılan dersleri ve bunların ECTS kredilerini araģtırmaktır. Ġngilizce ders bulunamayan durumlarda, öğrencilerin gittikleri ülkenin dilinde dersleri takip edebilecek seviyede yeterliliğinin olması gerekmektedir. Bölüm Erasmus koordinatörlerinin ders seçimi konusunda görüģlerinin alınması ve Learning Agreement ı hazırlayıp onaylaması gerekmektedir. B) BAġVURU BELGELERĠ BaĢvuru belgeleri aģağıda belirtilmiģtir: BaĢvuru formu Yurt baģvuru formu Öğrenim AnlaĢması (Learning Agreement) Resmi transkript KarĢı Üniversite bunlara ek olarak baģka belgeler isteyebilir. Bu konuda üniversitenin internet sayfasından ve DĠB danıģmanından bilgi alınabilir.

3 C) DERS SEÇĠMĠ VE DERS SAYDIRMA ÖNEMLĠ NOT: YURTDIġINA ÇIKMADAN ÖNCE TÜM ĠġLEMLERĠN (DÖNEM ĠZNĠ ÇIKMASI, GĠBĠ) TAMAMLANIP TAMAMLANMADIĞINI TAKĠP ETMEK ÖĞRENCĠLERĠN SORUMLULUĞUNDADIR. BU ĠġLEMLER TAMAMLANMADAN YURTDIġINA ÇIKAN ÖĞRENCĠLERDEN AKADEMĠK BĠRĠMLER TARAFINDAN GERĠ ÇAĞRILANLAR OLMAKTADIR. Öğrenim AnlaĢması (Learning Agreement) Erasmus+ programının en önemli belgelerinden biridir. Burada, karģı üniversiteden alınacak dersler listelenir ve derslerin kodları ve ECTS kredileri belirtilir. Bu belge öğrenci, bölüm Erasmus koordinatörü ve YBU Erasmus Kurum Koordinatörü Doç. Dr. Özen ÖZENSOY GÜLER tarafından imzalanır. Erasmus programına baģlamadan önce karģı üniversite tarafından da onaylanmıģ olması gerekmektedir. Erasmus programı ile yurtdıģında eğitim görecek her öğrencinin, YBU da alacağı tüm dersler bitmiģ olsa bile, yaklaģık 30 ECTS (+/-5 ECTS) kredilik ders/tez çalıģması/proje alması ve en az 20 ECTS kredilik dersten baģarıyla geçmesi gerekmektedir. KarĢı üniversitenin ders listesine ve ECTS kredilerine ulaģılamazsa, öğrenci bu durumu bölüm Erasmus koordinatörüne ileterek bilgi isteyebilir. Bunun yanı sıra, Erasmus öğrenimiyle ilgili olarak, üniversitenin internet sayfasında bulunmayan her türlü bilgiyi (oryantasyon programı, yurtlar, akademik takvim vs.) öğrenci DĠB tarafından karģı üniversiteye aday gösterildikten sonra kendisi sorabilir. Öğrenim AnlaĢması 3 kopya hazırlanır. Öğrenci, belgeyi düzenleyip bölüm Erasmus koordinatörüne imzalattıktan sonra DĠB e teslim eder. DĠB danıģmanı da belge için Erasmus Kurum Koordinatörü nün onayını alır. DĠB, gerekli imzaları tamamlanmıģ öğrenim anlaģmasını diğer baģvuru evrakları ile birlikte karģı üniversiteye gönderir. Öğrenci karģı üniversitede öğrenimine baģladıktan sonra öğrenim sözleģmesinde ilk belirlediği derslerde değiģiklik yapabilir (dersin açılmaması, kontenjanın dolu olması, vb. nedenlerden dolayı). Öğrencinin ders değiģikliği için mutlaka Erasmus Bölüm Koordinatörü ile iletiģime geçmesi ve onun onayını alması gerekmektedir. Yeni dersler YBU Bölüm Erasmus Koordinatörüne danıģarak belirlenmelidir. Yeni ders listesi kesinleģtiğinde, öğrenci formun ilgili bölümüne değiģiklikleri iģler ve formu faks ve/ya e-posta aracılığıyla YBU Bölüm Erasmus Koordinatörüne onay için ve DĠB e bilgi amaçlı gönderir. D) HARÇSIZ PASAPORT Erasmus ile yurtdıģında eğitim görecek öğrenciler, harçsız pasaport alabilmek için, DĠB danıģmanlarından alacakları harçsız pasaport yazısını veya aģağıdaki linkten indirebilecekleri formu doldurarak Öğrenci ĠĢleri Daire BaĢkanlığı na teslim etmelidirler. Ardından, Öğrenci ĠĢleri Daire BaĢkanlığı tarafından hazırlanan resmi yazı ile Emniyet Genel Müdürlüğü ne harçsız pasaport baģvurusunda bulunabilecektir. Pasaport Harcı Muafiyet Formu

4 E) BAġVURU BELGELERĠN GÖNDERĠMĠ Her üniversitenin son baģvuru tarihi farklıdır. Ancak, karģı üniversiteden onay cevabının gecikmesinden kaçınmak için, son günü beklemeden belgeleri göndermek sizin yararınızadır. Bu nedenle baģvuru belgeleri öğrenci tarafından hazırlanıp en geç 12 Mayıs 2014 Pazartesi gününe kadar tüm belgeler DĠB e teslim edilmelidir. F) KABUL MEKTUBU KarĢı üniversiteden kabul mektubu geldiği zaman DĠB danıģmanı öğrenciye e-posta ile haber verir. Bazı üniversiteler kabul mektubunu öğrencinin posta adresine veya e-posta adresine de gönderebilmektedirler. Bu durumda, öğrencinin kabul mektubunun bir kopyasını DĠB danıģmanına iletmesi gerekmektedir. G) VĠZE VE SAĞLIK SĠGORTASI Genellikle, kabul mektubunun orijinali geldikten sonra vize baģvurusu yapılmaktadır. Vize baģvurusu için ilgili konsoloslukla temas kurulması ve gerekli belgelerin öğrenilmesi gerekir. Vize için genellikle finansal yeterliliği gösteren bir belge istenmektedir. DĠB danıģmanı öğrencinin Erasmus hibesi alacağına dair resmi hibe yazısını hazırlar. Resmi hibe yazısının vize randevusundan en az 1 hafta önce DĠB danıģmanından istenmesi gerekir. Ancak, çoğu durumda, Erasmus hibesi vize baģvurusu için gereken finansal teminatı karģılamamakta ve öğrencinin bankadan alınacak finansal teminat mektubu gibi ek belgeler sunması gerekmektedir. NOT: Vize iģlemleri ve seyahat detayları öğrencinin sorumluluğundadır. Tüm öğrencilerin uluslararası geçerliliği olan bir sağlık sigortası yaptırması gerekmektedir. Bunun için Türkiye deki çeģitli firmalar değiģik fiyatlar vermektedir. Sağlık sigortası vize baģvurusu için gerekmiyorsa, yurt dıģında da yaptırılabilir (yurtdıģındaki bazı üniversitelerin anlaģmalı olduğu sigorta Ģirketleri vardır). Sosyal güvencesi SSK olan öğrencilerin Sosyal Güvenlik Kurumu nun birçok Avrupa ülkesi ile yaptığı ikili anlaģmalardan yararlanma imkânı vardır. Bu konuda gerekli bilgi kurumun internet sayfasından alınabilir. Bazı ülkelerin vize süreçleri ile ilgili bilgiler: 1. Çek Cumhuriyeti: Vize baģvurusu, kabul mektubu (mutlaka Çekçe olmalıdır) geldikten sonra Türkiye deki büyükelçilikler yoluyla yapılmaktadır. 3 aydan uzun vizeler için Çek Cumhuriyeti Büyükelçiliği yetkili olmayıp, evrakları Çek Cumhuriyeti ndeki Yabancılar Polisi ne göndermekte ve bu kurumdun onayını beklemektedir. Çek Cumhuriyeti ne gidecek öğrencilerin DĠB den alacakları hibe yazısını da Çekçe ye çevirtmeleri gerekmektedir. Ayrıca, bu öğrencilerin pasaportları Çek Cumhuriyeti ndeki eğitim sürelerinin bitiģ tarihinden sonraki 3 ay boyunca geçerli olmalıdır. Vize iģlemlerini gidiģ tarihinden en az 3-4 ay önce baģlatmak gerekmektedir. 2. Estonya ve Slovenya: Estonya veya Slovenya vizesini alabilmek için vize iģlemlerini gidiģ tarihinden en az 4 ay önce baģlatmak gerekmektedir. Bu nedenle baģvuru iģlemlerinin mümkün erken tamamlanıp kabul mektubunun bir an önce alınması gerekmektedir.

5 H) YBU DA YAPILMASI GEREKEN ĠġLEMLER Dönem Ġzni Kabul mektubu geldiği zaman ilgili akademik birime (lisans öğrencileri için bölüme, lisansüstü öğrenciler için enstitü) dönem izni dilekçesinin verilmesi gerekmektedir. Öğrenci izin dilekçesinin onaylanıp Öğrenci ĠĢleri Dairesi BaĢkanlığı na ulaģtığını takip etmekle yükümlüdür. Öğrencilerin izinli sayıldıkları dönem(ler) azami öğrenim süresi içinde değerlendirilir; ancak azami izin süresi nden eksiltilmez. Üniversite Öğrenim Harcı DeğiĢim öğrencileri yurt dıģında okudukları süre boyunca YBU ya harç ödemeye devam ederler; karģı üniversiteye harç ödemekten muaftırlar. Yurt Ġzni Kampüs yurtlarında kalan öğrencilerin, Erasmus dönüģünde yurt haklarının saklı tutulabilmesi için Yurtlar Müdürlüğü ne dilekçeyle baģvurmaları gerekmektedir. J) HĠBELERĠN HESAPLANMASI VE YATIRILMASI Öğrencinin, Erasmus hibesini almadan önce hibe sözleģmesinin hazırlanması gerekmektedir. Hibeler, Halkbankası Merkez ġubesi nde açtırılan Avro hesaplarına aktarılmaktadır. Öğrenci, vizesi çıktıktan sonra, hibesini DĠB tahakkuk danıģmanı (M. Yusuf KARATOSUN) ile birlikte hesaplayarak Hibe SözleĢmesi ni doldurmalı ve AVRO hesabının IBAN numarasını bu sözleģmeye yazmalıdır. Kabul mektubu geldiği zaman üzerinde yazan tarihler doğrultusunda öğrenciye verilecek hibe miktarı hesaplanır. Öğrenciye ilk olarak hibesinin %80 i ödenir. Kalan %20 lik miktar öğrenim dönemini baģarılı olarak tamamlayıp döndükten sonra ödenir. Öğrenciye dönüģte yapılacak nihai ödemede karģı üniversiteden alınan katılım belgesi ve pasaporttaki giriģ-çıkıģ tarihleri dikkate alınır. Nihai ödenecek hibe, bu iki belgedeki tarihlerin kesiģimine göre belirlendiğinden, öğrencinin dönüģünde ödenmesi gereken %20 lik miktar, ilk aģamada hesaplanan %20 lik miktardan faklı olabilir. Öğrencinin %20 lik hibeyi almaya hak kazanması için derslerin en az 20 ECTS kredilik kısmından baģarılı olması gerekmektedir. K) PROGRAM DÖNÜġÜ Katılım Sertifikası (Certificate of Attendance) & Pasaport Erasmus öğrenim süresinin (oryantasyon programı da dahil) bu formda belirtilerek, karģı üniversite tarafından onaylanması gerekmektedir. Nihai ödeme için katılım belgesinin yanı sıra pasaporttaki giriģ-çıkıģ tarihleri de dikkate alınacaktır. Transkript / Not Dökümü KarĢı üniversite her Erasmus öğrencisine aldığı dersleri, notları ve ECTS kredilerini gösteren resmi not dökümü/transkript verir veya YBU ya gönderir. Öğrenci, transkriptin bir kopyasının DĠB e ulaģtırılmasından sorumludur.

6 Alınan derslerin YBU da saydırılabilmesi için öğrencinin bölümüne ders saydırma dilekçesi vermesi gerekmektedir. Dilekçeye transkriptin bir kopyası eklenir. Alınan notların YBU sistemine dönüģtürülmesi bölüm tarafından yapılacaktır. Erasmus Öğrenci Nihai Rapor Formu & Bilgi Formu Öğrencilerin ayrıca DĠB tarafından verilecek olan Öğrenci Nihai Raporu, Öğrenci Bilgi Formu ve Partner Bilgi Formunu da teslim etmesi gerekir. DönüĢ iģlemlerini tamamlayan ve en az 20 ECTS lik dersten baģarılı olan öğrencinin kalan %20 hibesini alabilmesi için DĠB gerekli iģlemi baģlatır. ÖNEMLĠ NOT Tüm iģlemler süresince öğrencilerin bölüm Erasmus koordinatörleri ve DĠB deki danıģmanlarıyla sürekli iletiģim halinde olmaları gerekmektedir. Öğrencilerin e-postalarını sıklıkla kontrol etmeleri rica olunur. KarĢı üniversiteyle yapılan yazıģmalardan DĠB danıģmanının da haberdar edilmesi önerilir. YurtdıĢına gider gitmez öğrencinin DĠB danıģmanına e-posta göndermesi ve eğitim gördüğü süre boyunca bir sorun yaģarsa yine danıģmanına bilgi vermesi önemlidir. Bunun dıģında, öğrencinin yurtdıģına giderken yanında yeterli sayıda vesikalık fotoğraf ve Erasmus desteği dıģında ek para götürmesi önerilir Erasmus Hareketliliği Hibeleri (Aylık) Hayat pahalılığına göre ülke türleri 1. Grup Program Ülkeleri 2. Grup Program Ülkeleri 3. Grup Program Ülkeleri Hareketlilikte Misafir Olunan Ülkeler Avusturya, Danimarka, Finlandiya, Fransa, Ġrlanda, Ġtalya, LihtenĢtayn, Norveç, Ġsveç, Ġsviçre, BirleĢik Krallık Belçika, Hırvatistan, Çek Cumhuriyeti, Kıbrıs Rum Kesimi, Almanya, Yunanistan, Ġzlanda, Lüksemburg, Hollanda, Portekiz, Slovenya, Ġspanya, Türkiye Bulgaristan, Estonya, Macaristan, Letonya, Litvanya, Malta, Polonya, Romanya, Slovakya, Makedonya Aylık Öğrenci Öğrenim Hibesi (Euro) Aylık Öğrenci Staj Hibesi (Euro) ĠLETĠġĠM: Ulus Ofis: M. Yusuf KARATOSUN DıĢ ĠliĢkiler Birim Koordinatörlüğü YBU Rektörlük Binası Çankırı Cad. Çiçek Sokak No.3 2. Kat Ulus Altındağ / ANKARA Cinnah Ofis: Damla BÜLBÜLOĞLU DıĢ ĠliĢkiler Birim Koordinatörlüğü YBU Cinnah Kampüsü Ġdari Binası Cinnah Cad. No.16 GiriĢ Kat Çankaya / ANKARA