MİLLİ ARŞİV VE ARAŞTIRMA DAİRESİ

Transkript

1 MİLLİ ARŞİV VE ARAŞTIRMA DAİRESİ 2014 YILI FAALİYET RAPORU

2 İÇİNDEKİLER SUNUŞ... 3 I- GENEL BİLGİLER... 4 A. MİSYON VE VİZYON... 4 B. YETKİ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR... 4 C. İDAREYE İLİŞKİN BİLGİLER Fiziksel Yapı Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar İnsan Kaynakları Sunulan Hizmetler Yönetim ve İç Kontrol Sistemi II- AMAÇ VE HEDEFLER III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- MALİ BİLGİLER B- PERFORMANS BİLGİLERİ STRATEJIK AMAÇLARDA YER ALAN FAALİYET BİLGİLERİ STRATEJİK AMAÇ 1 - ARŞİVDE BULUNAN MALZEMENİN AYIKLAMA VE DÜZENLEME İŞLEMLERİNİN BİTİRİLMESİ STRATEJİK AMAÇ 2 - AYIKLAMA VE DÜZENLEME İŞLEMLERİ BİTİRİLMİŞ MALZEMENİN KAYIT İŞLERİNİN YAPILMASI STRATEJİK AMAÇ 3 - MEVZUAT VE STANDARTLARIN GÜNÜMÜZ KOŞULLARINA UYGUN HALE GETİRİLMESİ STRATEJİK AMAÇ 4 - MİLLİ ARŞİV VE ARAŞTIRMA DAİRESİ DIŞINDA BULUNAN KURUM KURULUŞ ARŞİVLERİNİN ÇAĞDAŞ DÜZEYE ULAŞTIRILMASI STRATEJİK AMAÇ 5 - ARŞİV MALZEMESİNİN SAYISAL ORTAMA AKTARILMASI (DİJİTAL ORTAMA ALMA) STRATEJİK AMAÇ 6 - ARAŞTIRMACILARININ ZAMAN VE MEKAN ENGELİ OLMAKSIZIN BİLGİ KAYNAKLARINA ERİŞİMLERİNİ KOLAYLAŞTIRMAK STRATEJİK AMAÇ 7 - NİTELİK VE NİCELİK AÇILARINDAN YETERLİ, MİLLİ ARŞİV VE ARAŞTIRMA DAİRESİ NİN MENSUBU OLMAKTAN GURUR DUYAN İNSAN GÜCÜNE SAHİP OLMAK STRATEJİK AMAÇ 8 - HİZMET ALANLARINI ERGONOMİK BİR DURUMA GETİRMEK STRATEJIK AMAÇLARDA YER ALMAYAN DIĞER ÇALIŞMALAR; Çeviri Çalışmaları Tanıtım Bilgileri Taşınma Bilgileri Bilgi İşlem Aktiviteleri Belge Sağlama ve Bilgi Paylaşımı Çalışmaları Web Sitesine İlişkin Bilgiler Facebook Sayfasına İlişkin Bilgiler IV- KURUMSAL KABİLİYET VE KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ A- ÜSTÜNLÜKLER B- ZAYIFLIKLAR C-DEĞERLENDİRME V- ÖNERİ VE TEDBİRLER

3 SUNUŞ Vatandaşın devlete, devletin vatandaşa ve diğer devletlere karşı olan yükümlülüklerini belgeleme yanında gerek devlet kurumlarının, gerek günümüzde çok önem kazanan ve önemleri her geçen gün daha da artan sivil toplum örgütlerinin ve gerekse duyarlı vatandaşların Kıbrıs ve Kıbrıs Türk toplumu için yaptıklarını, günümüz araştırmacılarına ve gelecek kuşaklara aktarma görevini üstlenmeyi hedefleyen arşivimizin bir görevi de bilgi/belge yönetimi konusunda yol gösterici ve yönlendirici olmasıdır. Görevlerinin bilincinde olan dairemiz, 2000 yılından bu yana ayıklama düzenleme çalışmalarına devam etmekte, düzenlenen malzemenin tasnifini gerçekleştirmektedir. Bu çalışmanın yanında Belge Yönetim Sistemi nin ilk basamaklarından olan Belge Sayı Sistemi nin 2006 yılında devreye konmasını sağlamıştır. Belgelerin yıpranmasını önleme ve daha fazla kullanıcıya ulaştırma bağlamında el yazması eserler, belgeler, defterler, nadir eserler ve yerel gazetelerin sayısallaştırılmasına devam edilmektedir. Belge Yönetim Sistemleri çerçevesinde, Dosya Planları ve Belge Ömür Tesbiti proje çalışmasına, eleman yetersizliğine rağmen, e-devlet projesi dâhilinde başlanmıştır. Az olan personel sayısının gün geçtikçe daha da azalması dezavantajına karşın mevcut personelin çabası ve Yakın Doğu Üniversitesi (YDÜ), Tarih Öğretmenliği Bölümü nün ve Girne Amerikan Üniversitesi nin (GAÜ) Türkçe Öğretmenliği, Türk Dili ve Edebiyatı ve Rehberlik ve Psikolojik Danışmanlık bölümlerinin dairemizi staj yeri olarak belirlemesi sonucu öğrencilerin yetmişer saat staj yapması ve taşınma işlemimizde sosyal sorumluluk projesi çerçevesinde destek vermeleri ile hedeflere ulaşılmaya çalışılmıştır. Ancak, bilişim konusunda ulaştığımız nokta nedeniyle eksikliğini had safhada hissettiğimiz bilişim personelinin Cumhurbaşkanlığı nca sözleşmeli bir eleman ile kapatılması umutlarımızın yok olmamasını sağlamıştır. Bu vesile ile personel talebimizi yineler ve tüm personele, stajyerlere ve gönüllülere ulaşabildiğimiz hedefler nedeniyle teşekkür eder, azim ve motivasyonlarının artarak devamını dilerim. Gökhan ŞENGÖR Müdür

4 I- GENEL BİLGİLER A. Misyon ve Vizyon Misyon Genelde Kıbrıs, özelde Kıbrıs Türk ünü ilgilendiren belgeleri çağdaş gelişmeler doğrultusunda toplamak, düzenleyip muhafaza etmek, çeviri ve yayınlar yapmak, toplumun bilgi ve belge gereksinimlerini en iyi şekilde karşılamak ve arşiv politikalarını belirleyerek uygulanmasını sağlamaktır. Vizyon Çağdaş bilgi hizmetlerinin en üst düzeyde sunulabileceği tam donanımlı bir arşiv sitesi kurmak ve arşiv politikaları doğrultusunda ülkemizdeki arşivcilik faaliyetlerini kontrol altına almaktır. B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar Arşivcilik, belgenin doğumundan ölümüne kadar geçen süreyi kapsamaktadır. Bu bağlamda bilginin, nasıl bir formatta oluşturulması gerektiği, yazı şeklinin nasıl olacağı, ulaşım şekilleri, muhafaza süreleri arşivcilik içinde ele alınır. Arşivcilik hakkındaki yasalar ve tüzükler ile kendisine verilen yetki ve görevleri kullanmak üzere, 15/1990 sayılı Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi (Kuruluş Görev ve Çalışma Esasları) Yasası ile kurulan Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi, 84/2007 sayılı değişiklik yasası ile 1 Ocak 2008 tarihinden itibaren Cumhurbaşkanlığı na bağlı olarak hizmet vermektedir. Daire, Milli Arşiv politikasının esaslarını, belge yönetimini ve arşiv standartlarını belirlemek, bu esasların ve standartların sorumlularca uygulanmasını takip etmek, eğitmek ve denetlemekle yetkilidir. Bu çerçevede mevcut yasalar içinde gerek arşivcilik, gerekse dairemizin ilgi alanına giren konular ile ilgili araştırma yapılmıştır. Sonuç, Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi idaresine ve personeline yasalar içinde konunun yeteri kadar yer almadığını göstermiştir. 4

5 C. İdareye İlişkin Bilgiler Milli Arşiv, Cephanelik Burcu ile Girne Kapısı arasında kalan sur üzerine inşa edilen Cumhur Başkan Muavinliği binalarında 1971 yılında iki odada faaliyete başlamış ve daha sonra Ocak 1975 tarihinde, Girne de Mustafa Çağatay Caddesi nde bulunan 12 dönüm bahçe içindeki binaya taşınmıştır. Bu binaya, yılında I No lu Depo, 1997 yılında Özel Oda (Nadir Eserler ve El Yazmalarının korunması amacı ile), 2000 yılında II No lu Depo ilave edilmiş ve 2010 yılı Temmuz ayında inşasına başlanan modern depo, sergi ve konferans bölümünü içeren bina 2012 yılı Temmuz ayında tamamlanmıştır. İdari Bina Bodrumda (atölye ve cilt odalarından oluşan) üç oda, birinci katta üç salon (kabul salonu ve iki araştırmacı salonu), personel odaları ve mutfak olmak üzere üç oda ve tuvalet, kat arasında bir oda, ikinci katta bir salon dört oda ve tuvalet ile çatı katında bir odası olan bir yapıdır. Bu binada, bir kısım gazeteler, dergiler, haritalar ile Resmi Gazeteler yer almaktadır. Depolar İdari Bina nın sağ tarafında yer alan I nolu depo, önde iki çalışma odası, arkasında tuvalet ve malzeme odası olarak kullanılabilecek iki küçük odası ile arkasında yaklaşık 100 m 2 alana sahip salonu bulunan depomuzdur. Bu depomuzda mahkemelerden yılları, işlemi tamamlanmış ve düzenlenmemiş Mahkeme dosyaları bulunmaktadır. Bunların düzenlenmesi için arşiv kutusu sağlanmıştır. Mağusa mahkemesinden alınacak 1985 yılı ve sonrasına ait dosyalar alındıktan sonra bunlar da düzenlenerek depodaki yerlerine gidecektir. İdari Bina arka tarafında bulunan, Özel Oda olarak adlandırılan depoda ise, Muhabere Evrakı, Muhasebe Evrakı ile Larnaka Evrakı, tab edilmiş mikro film çıktıları bulunmaktadır. Restorasyon malzemesi ve sayısallaştırma üniteleri bu binada bulunmaktadır. İdari Bina sol tarafta yer alan II nolu Depo, I nolu Depo ile benzerlik taşımaktadır. Bu depoda, Enformasyon Dairesi arşiv dosyaları, Rumca kitaplar, Limanlar Dairesi, Girne Liman Reisliği ve Mahkeme arşivi dosyaları bulunmaktadır. Ayrıca, 1995 yılında yanan Aile Mahkemesi nden kurtarılan bir kısmı yanmış evlenme belgeleri de bu depoda muhafaza edilmektedir. Garaj ve bahçıvan odası olarak yapılmış olan binanın garaj kısmı Teknik Atölye olarak hazırlanmış olmakla beraber gerek eleman eksikliği gerekse yer darlığı nedeniyle Maliye Bakanlığı ndan getirilen malzeme için depo olarak kullanılmaktadır. Bahçıvan odası olan kısmın arka bölümünde Türkiye basını, ön bölümlerinde ise Maliye Bakanlığı ambarından alınan dosyaların bir miktarı ve dağıtılarak imhasına karar verilen malzeme bulunmaktadır. Binanın bitişiğine yapılmış olan barakada, su baskınından etkilenmiş olan Milli Eğitim ve Kültür Bakanlığı arşivinden alınan kurtulma ihtimali olabilecek hastalıklı dosyalar ayrıca kullanılmayan eşyalar bulunmaktadır. Yapımı tamamlanan yeni bina, 15 bölümden oluşan, kompakt raf sistemi ile metre raf uzunluğuna sahip, özel iklimlendirme sistemi ile donatılmış bir binadır. Ayrıca bu binamızda sergi salonu ve 50 kişilik konferans salonu da bulunmaktadır. Yeni bina, 20 Temmuz 2012 tarihinde Cumhurbaşkanımız Sayın Derviş EROĞLU ve Türkiye Cumhuriyeti Başbakan Yardımcısı Sayın Beşir ATALAY tarafından açılmıştır. 5

6 Hizmet Alanları Araştırmacı/kullanıcı sayısı zaman zaman artmaktadır. Araştırma salonumuz (8 kişilik yaklaşık 20 m 2 ) bu artışa karşılık veremez duruma gelmiştir. Diğer salon ise (5 kişilik yaklaşık 25 m 2 ) ışık yetersizliği nedeni ile zorunlu durumlarda kullanılmaktadır. Gelen araştırmacıları bekletmek ve yer boşalınca almak durumunda kaldığımız zamanlar olmaktadır. Bunun yanında araştırmacılar, dinlenme veya aytışma yapacakları bir yer (kafeterya benzeri) talebinde bulunmaktadırlar. Özürlü araştırmacı/kullanıcılarımızın daireye girişleri ve ihtiyaçlarını karşılamaları da sorun olmaktadır. Araştırma salonumuzun bulunduğu idari bina ev olarak yapıldığı için bu talepleri karşılamada sorunlar yaşanmaktadır. I nolu Depo olarak anılan binanın Araştırma İnceleme Salonu olması için keşif yaptırılmıştır. En büyük sorunlardan bazıları mevcut malzemenin düzenlemesi, yeni gelecek malzeme için yer bulunamaması ve kurum kuruluşların malzeme verme isteklerinin depo alanı yetersizliği nedeniyle geri çevrilmesiydi. Yeni binamız ile yer sorunu giderilmiştir. Ayıklama - düzenleme sorununun ise iki yeni personelin katılımı ve yaklaşık 4 bin adet arşiv kutusu sağlanması ile sona ermesi hedeflenmiştir. 1- Fiziksel Yapı 1.1- Çalışma Odaları Binalar Oda sayısı Kapasitesi Raf Uzunluğu İdari Bina I no lu depo 3 0 II no lu depo metre Özel Oda metre Yeni Bina metre Toplam metre Kapasitesi 1.2- Araştırma salonu Araştırma Salonu 45 m 2 13 Araştırmacı 1.3- Depo Alanları Depo Sayısı: 1 Adet (15 Bölüm) Depo Alanı: m Atölyeler Atölye Sayısı: 3 Adet (Cilt Atölyeleri dahil) Atölye Alanı: 35 m 2 6

7 2- Örgüt Yapısı 7

8 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 3.1- Yazılımlar Microsoft Windows Server 2003 (1), Intel Server Management 8 (1), Microsoft Windows XP Professional (6), Microsoft Windows 8.1 Pro Volume Licence (5 PC), Microsoft Office Small Business Edition 2003 (1), ABBYY Fine Reader OCR 8.0 (1), Virt. Off. Info SQL Server (5 users) (1), ODBC Inter. For SQL (1), Virt. Off. Info Scanner Interface (2), Güvenlik Kamera Programı 3.2- Bilgisayarlar Server Sayısı : 1 Adet Masa üstü bilgisayar Sayısı : 16 Adet Taşınabilir bilgisayar Sayısı : 2 Adet 3.3- Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar Cinsi (Adet) A2 Scanner (Indus 5002 C) 2 A3 Scanner (Overhead) 1 A3 Scanner (Flat) 1 A4 Scanner (Flat) 2 Fotokopi Makinesi 1 Fotokopi + Printer 1 Faks + Scan. + Renkli Print. 3 Printer 2 Isısal Cilt makinesi 1 Laminasyon Cihazı (A3) 1 Giyotin (Elektrikli) 1 Giyotin (El ile) 1Büyük / 2 Küçük Klima 13 SU* + 1 Merkezi + 1 ST* + Yeni Bina Sistemi Mikrofilm Çekim Cihazı 1 Mikrofilm Okuyucu 1 Mikrofilm Okuyucu/Yazıcı 2 Tepegöz 1 Harici Bellek 8TB (1), 4TB (1), 2TB (2), 6TB(1), 500GB(3), 250GB(2) Switch 16 port 3 (PoE), 4 (COM) Hub 8 port 1 Hub 5 port 1 Kamera 4 Harici + 22 Dahili Su ve Isı - Nem Sensörü 2 Su +1 Isı + 10 Isı-Nem * SU = Split Unit ST = Salon Tipi 8

9 4- İnsan Kaynakları 4.1- Personel Şu an boş olan kadrolar çalışmalarımızı yavaşlatmaktadır. Örneğin, 2 teknisyen ve 2 katip yardımcısı ile sayısal ortama alma işlerini sağlıklı bir şekilde yürüteceğimiz (şu an stajyerler ve kopya isteyen araştırmacılar ile yürütülmeye çalışılmaktadır), 3 sözleşmeli ile ayıklama düzenleme ve tasnif çalışmalarında hızlanacağımız ve hatta bir tanesinin restoratör olması halinde restorasyon çalışmalarına da başlayacağımız inancındayız. Aşağıdaki liste 2014 yılı personel durumunu yansıtmaktadır. Kadro Adı Kadro Sayısı Dolu Münhal Personelin Adı SOYADI Müdür Gökhan ŞENGÖR Müdür Muavini Transkripsiyon ve Değerlendirme 1-1 Münhal Memuru Konservasyon ve Teknik İşler Memuru 1-1 Münhal Mütercim Ebru BAYAZİTOĞLU Fatma DOĞAÇ Alphan BAYAZİTOĞLU Tasnif Memuru II. D Osman KAYMAK Tasnif Memuru III. D Gülçin ERTAÇ* Şafak G. ÜRESİN* Kütüphane Memuru 1-1 Münhal Teknisyen Münhal I. Sın. Katip Okan YANIK (Başkatip) Katip Yardımcısı Münhal Odacı 1-1 Münhal Toplam İşçi Nuh AKDENİZLİ Denkay SEZGİN (Bekçi) Münhal Münhal Münhal Sözleşmeli Personel Münhal TOPLAM Kuruluş yasasında yer almayan personel Cumhurbaşkanlığı (1), Genel Ortaöğretim Dairesi (2), Mesleki Teknik Öğretim Dairesi (1), BRTK (1) kadrolarında yeralan personel Özel Kadro Yasası çerçevesinde yer alan personel * Yıl içinde katılan personel. ** Yıl içinde ayrılan personel Ayhan DARCAN Savaş ERGENEKONLAR Naciye UÇAN Recail BEYZADE (Bekçi) İlkim ÖZKAN 2 Alev KAYMAKAMOĞLU Çiler BİLLUROĞLU Serkan YURDADÖNER**

10 4.2- Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Personelin Yaş İtibariyle Dağılımı Yaş Yaş Yaş Yaş Yaş 51- Üzeri Kişi Sayısı Yüzde Personelin Eğitim Durumu Personelin Eğitim Durumu İlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Y.L. ve Dokt. Kişi Sayısı Yüzde Personelin Hizmet Süreleri Personelin Hizmet Süresi 1 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 Yıl Yıl Yıl 21 - Üzeri Kişi Sayısı Yüzde Sunulan Hizmetler Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nde aşağıdaki hizmetler sunulmaktadır: Danışmanlık Toplumun arşivcilik konusunda eğitimi Sanat ve kültür etkinliklerine katkı Sosyal etkinlikler ve bu etkinliklere katkı Arşivcilik ve kütüphanecilik (Bilgi Belge Yönetimi) Tanıtım hizmetleri Topluma verilen hizmetlerin başında bilgi ve belge sunma hizmetleri gelmektedir. Kuruluşundan bu yana toplumda bilgi ve belge sunma hizmetleri açısından ilk başvuru merkezi görevini üstlenen dairemiz, ileri teknoloji ve yöntemlerle bu hizmetleri yine ilk sırada verme kararlılığındadır. Dairemizde 2014 yılında hizmet verdiğimiz araştırmacı sayıları aşağıda gösterilmiştir. 10

11 5.1- Araştırmacı Hizmetleri 2014 K.K.T.C. T.C. Diğer Erkek Kadın Lise ve altı Lisans OCAK ŞUBAT MART NİSAN MAYIS HAZİRAN TEMMUZ AĞUSTOS EYLÜL EKİM KASIM ARALIK TOPLAM GENEL TOPLAM 385 Lisans üstü ÖĞRENİM DURUMUNA GÖRE DAĞILIM Lisans Üstü 36% Lise ve altı 10% Lisans 54% Kadın 37% CİNSİYETE GÖRE DAĞILIM UYRUĞA GÖRE DAĞILIM Diğer 6% Erkek 63% TC 42% KKTC 52% 11

12 5.2-İdari Hizmetler Stratejik planda belirlendiği halde tamamlanamayarak 2014 yılı hedefi olarak saptanan işlemlerin yapılmasına devam için gerekli yönlendirme ve ihtiyaçların saptanarak temini, ortaya çıkan sorunların giderilmesi, yeni depoya taşınma işlemleri yanında performans değerlendirme sisteminin 2014 yılı uygulamaları, personelin çeşitli konularda eğitimlere katılımının sağlanması, mali olanaklar çerçevesinde araştırmacı ve personelin ihtiyaçlarının sağlanması, mümkün olduğunca az ilaçlama yapma hedefi ile dairedeki malzemenin 2 kez ilaçlanması, personel alımı için çaba harcanması, 2015 Bütçe Taslağının ve altı projenin hazırlanması, ihtiyaç duyulan arşiv kutularının alınması, bilgi işlem bölümüne 2 adet UPS sağlanması 2014 yılı idari faaliyetleri arasında sayılabilecek çalışmalardır. Bunların dışında GAÜ ile yapılan işbirliği çerçevesinde dairemizde sosyal sorumluluk hizmeti bağlamında organizasyon ve koordinasyon işlerinin yapılması, GAÜ stajyerlerinden stajını tamamlayan altı stajyere staj belgelerinin verilmesi ile taşınma, ayıklama ve kontrol işlerinde katkısı bulunan öğrencilere düzenlenen törenle teşekkür belgeleri sunulması gerçekleşen işler içinde yer almaktadır. 6- Yönetim ve İç Kontrol Sistemi Tarafsızlık ve Şeffaflık : Tüm araştırmacı/kullanıcılara ayrım yapmadan eşit hizmet sunmak, (Dil, din, ırk, mezhep, siyasi görüş ve cinsiyet ayırımı gözetmeksizin herkese eşit mesafede durulur.) Verilerde Gizlilik Değerlerine Saygı: Ulusal, kişisel ve ticari gizlilikleri açıklamamak, özellikle Kişisel Verilerin Korunması Yasası na bağlılık, Mesleki Uzmanlık: Personelin branşında uzmanlaşmasını ve mesleki standartlaşmayı savunmak, Yeniliklere açık olmak / ulaşılabilirlik: Bilginin derlenmesi, düzenlenmesi, tasnifi, muhafazası ve hizmete sunulmasında teknolojik yenilikleri takip etmek, arşiv malzemesi, hizmetleri ve mesleki bilgi birikimi ile toplumsal gelişime destek olmak, Kaliteli Hizmet: Hizmetin sunulmasında empatik, güleryüzlü, saygılı ve ilgili olmak, güven vermek. İşbirliği ve Paylaşım: Gerek ülkemizdeki gerekse yurtdışındaki bilgi belge merkezleriyle işbirliği içinde olmak ve bu işbirliğini desteklemek. Bilginin paylaşıldıkça çoğalacağına inanmak ve bu felsefeyi korumak. II- AMAÇ ve HEDEFLER Stratejik Amaç 1 Arşivde bulunan malzemenin ayıklama ve düzenleme işlemlerinin bitirilmesi. Stratejik Amaç 2 Ayıklama ve düzenleme işlemleri bitirilmiş malzemenin kayıt işlerinin yapılması. Stratejik Amaç 3 Mevzuat ve standartların günümüz koşullarına uygun hale getirilmesi. Stratejik Amaç 4 Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi dışında bulunan kurum kuruluş arşivlerinin çağdaş düzeye ulaştırılması. Stratejik Amaç 5 Arşiv malzemesinin sayısal ortama aktarılması. Stratejik Amaç 6 Araştırmacılarının zaman ve mekan engeli olmaksızın bilgi kaynaklarımıza erişimlerini kolaylaştırmak. Stratejik Amaç 7 Nitelik ve nicelik açılarından yeterli, Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nin mensubu olmaktan gurur duyan insan gücüne sahip olmak. Stratejik Amaç 8 Hizmet alanlarını ergonomik bir duruma getirmek. 12

13 III- FAALİYETLERE İLİŞKİN BİLGİ VE DEĞERLENDİRMELER A- Mali Bilgiler 2014 Mali Yılı Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi Bütçesinin; Personel Giderleri nde TL öngörülmüş, öngörülen sözleşmeli personelin alınamaması ve KYHY Eski Çalışanlarından bir tanesinin başka daireye nakli nedeniyle ,03.-TL azaltılarak, ancak yılın son çeyreğinde alınan iki Tasnif Memuru nedeniyle de ,22.- TL artırılarak, ,19.- artışla, ,19.- TL olarak tamamlanmıştır. Sosyal Güvenlik Kurumuna Devlet Primi Giderleri nde de öngörülen TL, yukarıdaki gerekçe nedeniyle ,19.-TL azaltılarak ve 2.598,60.-TL artırılarak, 9.714,59.-TL artışla, ,41.- TL olarak tamamlanmıştır. Mal ve Hizmet Alımı Giderleri nde TL ödenek öngörülmüştür. Bu ödenekten Bakanlar Kurulunun Y (K-I) sayılı kararı çerçevesinde % 20 tasarruf öngörülerek TL bloke edilmiş, ancak ihtiyaç nedeniyle bloke kaldırılmıştır. Kasım ayında arşiv kutusu talebimize Maliye Bakanlığı ndan olumlu yanıtı alınarak Kırtasiye kalemine TL aktarma alınmıştır. Bu aktarma ile ödenek TL olmuştur. Aynı zamanda bu ödenekten Cari Transferlere 250.-TL aktarılarak ödenek TL olmuştur. Elektrik Alımları kalemine Mali yıl için TL öngörülmüştür. Kalemde 1.868,93.-TL kalmış bu miktar Aralık ayı bedeli 8.879,56.-TL nın ödenmesine yetmemiştir. Telefon Abonelik ve Kullanım Ücretleri kaleminde 22,60.-TL kaldığından bu kalemden Kasım ayı borcumuz olan 72,66.-TL ödenememiştir. Bu ödenek kalemlerinden, hedeflenen mal ve hizmet alımları gerçekleştirilerek ,77.-TL harcanmış, harcanamayan 4.865,23.-TL kalmıştır. Harcanmayan miktarlar şöyledir: Su Alımları 609.-TL, Yakacak alımları 122.-TL, Akaryakıt ve Yağ Alımları 800.-TL, Elektrik Alımları TL, Sergi Giderleri 167.-TL, İlan Giderleri 400.-TL, Tefrişat Bakım ve Onarım Giderleri 200.-TL, ve Makine Teçhizat Bakım ve Onarım Giderleri 147.-TL kullanılamamıştır. Ayrıca YST lerin bakım ve onarımları kalemindeki TL ile bu rakamın altında kalan ödenekler kullanılmamıştır. Uluslararası Kuruluşlara Üyelik Aidatı Ödemeleri kaleminde bulunan 350 TL yıllık ödeneğin 150 Euro dan 200 Euro ya çıkması ve dövizin yükselmesi nedenleri ile yetersiz kalmış 250 TL aktarma ile yükümlülük ifa adilmiştir. Bütçe Uygulama Sonuçları MİLLİ ARŞİV VE ARAŞTIRMA DAİRESİ 2014 MALİ YILI AÇILIMI Kodu AÇIKLAMA BÜTÇE (TL) TADİL BÜTÇE HARCANAN (TL) 1 Personel Giderleri , , ,19 2 Sosyal Güvenlik Kurumuna Devlet , , ,41 Primi Giderleri 3 Mal ve Hizmet Alım Giderleri , , ,77 4 Faiz Giderleri 5 Cari Transferler 350,00 600,00 582,93 6 Sermaye Giderleri 7 Sermaye Transferleri 8 Borç Verme GENEL TOPLAM ,00 TL ,00 TL ,30 TL 13

14 B- Performans Bilgileri 1- Stratejik Amaçlarda Yer Alan Faaliyet Bilgileri Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nin strateji planında yer alan hedeflerinin altında bulunan faaliyetler ve 2014 döneminde gelinen durum: Stratejik Amaç 1 - Arşivde bulunan malzemenin ayıklama ve düzenleme işlemlerinin bitirilmesi. Hedef 1 İdari binada bulunan malzemenin ayıklama ve düzenleme işlemlerinin bitirilmesi; Faaliyet 4 Enformasyon Dairesi arşiv malzemesinin ayıklanıp düzenlenmesi; Taşınma ve diğer çalışmalar nedeniyle, tasnif deposuna taşınan Enformasyon Dairesi arşivlik malzemesini düzenleme çalışmasına başlanamamıştır. TAK ve TC Lefkoşa Büyükelçiliği yayınları ayıklanıp düzenlenmiştir. Faaliyet 7 Haritaların düzenlenmesi; Çalışma başlatılmış ve her haritadan 2 adet alınıp diğerlerinin imhaya ayrılmasına ve daire koleksiyonunda kalacakların düzeltilmesi ile küçük bakım ve onarımlarının yapılmasına başlanmıştır. Faaliyet 8 Cumhurbaşkanlığından gönderilen malzemenin düzenlenmesi; Cumhurbaşkanlığından gelen Cumhuriyet Meclisinin Onay için gönderdiği Yasalar henüz düzenlenmemiştir. Bu Yasalar, Başbakanlık tan gelen benzer malzeme ile beraber düzenlenmesi için yeni binaya taşınmıştır. Cumhurbaşkanlığı ndan gönderilmiş olan dergi ve kitaplar düzenlenerek raflara yerleştirilmiştir. Faaliyet 10 Seçim malzemesinin düzenlenmesi; Faaliyet 12 Afişlerin düzenlenmesi; Hedef 2 I Nolu Depoda bulunan malzemenin ayıklama ve düzenleme işlemlerinin bitirilmesi. Faaliyet 4 Mahkeme Defterlerinin düzenlenmesi; Mahkeme defterleri Yeni Bina Sergi Salonuna taşınmış ve Yunanca, Osmanlıca ve İngilizce olanların konuları ve içerdiği tarihlerin saptanması tamamlanarak konu bazında tarih sırasına konulmuş, numaralanarak bilgisayarda listeleri hazırlanmıştır. Hedef 3 II Nolu Depoda bulunan malzemenin ayıklama ve düzenleme işlemlerinin bitirilmesi. Faaliyet 3 Girne Kaymakamlığı ndan gelen malzemenin ayıklanması; Faaliyet 4 Alsancak Belediyesi nin 1974 öncesi belgelerinin düzenlenmesi; Karava Belediyesi, Omorfo Belediyesi ve Girne Belediyesi, Larnaka Kaza İdare Amirliği dosyaları ayrılmıştır. Çalışmaya, personelin Yunanca kitapların koleksiyon politikasına göre ayıklanması görevi verildiğinden, devam edilememiştir. Faaliyet 5 Limanlar Dairesi ve Girne Liman Reisliği nden gelen belgelerin düzenlenmesi; Gemi Kayıtları dosyalarının tasnifi 2010 yılında yapılmıştır. Girne Liman Reisliği nden gelen belgelerin konu bazında ayrımına başlanmış ancak yeni binaya taşınma nedeniyle çalışmaya ara verilmiştir. Bu Stratejik amaç altında yer alması gereken diğer çalışmalar; Türkçe koleksiyonun ayıklanması ve yeniden kaydının yapılması gerçekleştirilmiştir. Derme Politikasına uymayıp elenen malzeme AKM ye gönderilmek üzere listelenerek Girne Halk Kütüphanesi ne devredilmiştir. 14

15 2014 yılı Resmi Gazeteleri düzenlenmiş ve dairelerin aylık faaliyet raporları ayrılarak kayıtları yapılmıştır. (Sürekli) Mahkemelerden gönderilen 1985 öncesi malzeme düzenlenerek yerlerine yerleştirilmiştir. Dairemize gönderilen dönemi Girne, Lefkoşa dosyaları düzenlenmiş, ancak Mağusa Kaza Mahkemesinden dönemi Ceza dosyaları alınamadığı (alınsa bile arşiv kutusu olmadığından düzenlenemeyecek olması) nedeni ile raflara yerleştirme işlemi yapılamamıştır. Başbakanlık ve Dışişleri Bakanlığı ndan alınan malzeme ayıklanıp düzenlenmiştir. Bu çerçevede; TAK Basın Bültenleri ve TAK Rum Basını Özetleri, TC Lefkoşa Büyükelçiliği Basın Özetleri, Enformasyon Dairesi yayınları düzenlenerek depoya yerleştirilmiştir. Tasnif bölümünde bulunan Rumca evrakların ayıklanmasına devam edilmiştir. Akademisyen Zeki AKÇAM önderliğinde bir kısım GAÜ öğrencisi Osmanlıca malzemenin düzenlenmesi çerçevesinde gömlek katlama, gömlek mühürleme ve belge tarihlendirme çalışmaları ile gazetelerin yeni binaya taşınması, kontrolleri ve yerleştirilmesi çalışmalarına katkı koymuşlardır. Merhum Osman ERCİYES in kitap ve gazete koleksiyonu çocukları tarafından dairemize bağışlanmış, tümü Osman ERCİYES bağışıdır ifadesi ile mühürlenerek ayıklanmış, koleksiyona girmesi gerekenler kayda alınmış, koleksiyon politikası dışında olanlar gerek AKM ye (Kıbrıs ile ilgili olanlar) gerekse Karpaz Ortaokulu kütüphanesine bağışlanmak suretiyle değerlendirilmiştir. Musannif Koleksiyonu olarak adlandırılan malzeme ayıklanmıştır. Stratejik Amaç 2 - Ayıklama ve düzenleme işlemleri bitirilmiş malzemenin kayıt işlerinin yapılması. Hedef 1 İdari binada bulunan malzemenin kayıt işlemlerinin yapılması. Faaliyet 3 Haritaların katalog kayıtlarının bilgisayar ortamına aktarılması çalışması başlatılmıştır. Faaliyet 4 Ara katta bulunan klişelerin baskısı ve kaydına başlanmıştır. Hedef 2 I Nolu Depoda bulunan malzemenin kayıt işlemlerinin yapılması. Faaliyet 1 Mahkeme Dosyalarının kayıtlarının bilgisayar ortamına aktarılması. Faaliyet 2 Mahkeme Defterlerinin kayıtlarının bilgisayar ortamına aktarılması. Çalışma tamamlanmıştır. Bu bağlamda eser kaydedilmiştir. Hedef 3 II Nolu Depoda bulunan malzemenin kayıt işlemlerinin yapılması. Faaliyet 3 Rumca kitapların katalog kayıtlarının tamamlanması; Ayıklama çalışmasından sonra çalışma devam edecektir. Faaliyet 5 Girne Kaymakamlığı belge ve defterlerinin kayıtlarının yapılması; Bu faaliyet altında yer alan DOK malzemesi dosya usulü tasnifinden sonra çalışma durmuştur. Faaliyet 6 Alsancak Belediyesi belgelerinin kayıtlarının yapılması; Hedef 4 Özel Odada bulunan malzemenin kayıt işlemlerinin yapılması. Faaliyet 2 Osmanlıca belgelerin tasniflerinin yapılması; Muhasebe Dosyaları, Muhabere Dosyaları ve Larnaka Belgeleri fonlarının tasnifine devam edilememiştir. Faaliyet 4 Türkiye Cumhuriyeti nden getirilen Osmanlıca belgelerin (mikrofilm ve bunların tab edilmiş halleri) tasniflerinin yapılması; Faaliyet 5 Bakanlar Kurulu Önergeleri nin tasniflerinin yapılması; 15

16 Çalışma tamamlanmıştır. Ancak yeni yıllara ait önerge ve kararlar gelmeye devam etmektedir. (Sürekli) Bu Stratejik amaç altında yer alması gereken çalışmalar: İngilizce ve Türkçe kayıtsız kitapların kaydı yapılmıştır. (Sürekli) Nadir eser olarak adlandırılan kitapların kontrolü yapılmış, koleksiyona yeni eserler eklenmiştir. (1.469 eser) Sağlık Bakanlığı ndan dairemize gönderilen arşiv malzemesi, Sağlık Bakanlığı ndan görevlendirilen üç personel ve dairemiz görevlilerinin katkıları ile yine Sağlık Bakanlığı nca sağlanan arşiv kutularına dosya usulü tasnif ile yerleştirilmiştir. Yataklı Tedavi kurumları Dairesi nce dairemize gönderilen arşiv malzemesinden emekli personel ve doktorların dosyaları (1.434 dosya), Sağlık Bakanlığı nca sağlanan arşiv kutularına dosya usulü tasnif ile yerleştirilip listelenmiştir. Arşiv dosyalarının da dosya usulü tasnifine başlanarak 2015 yılı Ocak ayında tamamlanması hedeflenmiştir. KATAK belgelerinin ince tasnifine devam edilmiş ve belgenin tasnifi yapılmıştır. Bir miktar Osmanlıca ve İngilizce belge kalmış, onların da 2015 yılı Ocak ayında tasniflerinin tamamlanması hedeflenmiştir. Türk Cemaat Meclisi dosyaları içinden eğitim ile ilgili olan belgelerin, belge usulü tasnifi yapılmıştır. Şer iyye Sicilleri gözden geçirilerek yeni kayıtlar eklenmiştir. Defter-i Nüfus Defterleri yeniden kontrol edilerek, köy isimlerindeki sorunlar saptanıp, düzeltilmesine başlanmıştır. Stratejik Amaç 3 - Mevzuat ve standartların günümüz koşullarına uygun hale getirilmesi. Hedef 2 Milli Arşiv Yasa Tasarısının yasalaşması için çaba sarfedilecektir. Faaliyet 1 Çalışmaların tamamlanması ve Başbakanlığa sunulmasının sağlanması gerçekleştirilecektir. Bu bağlamda taslak çalışma ön görüş alınmak üzere Cumhurbaşkanlığına arz edilmiştir. Faaliyet 2 Milletvekilleri ve konu ile ilgili kişiler bilgilendirilecektir. Hedef 3 Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi (Kuruluş, Görev ve Çalışma Esasları) Yasası günün koşullarına göre ele alınarak yeniden değerlendirilecektir. Faaliyet 1 Çalışmaların tamamlanması ve teknik kurullara sunulmak üzere Başbakanlığa sunulmasının sağlanması gerçekleştirilecektir. Bu Stratejik Amaç altında yer alması gereken çalışmalar: AE. 164/1993 sayılı Milli Arşiv Kurulu Çalışma Esasları ve İşlemleri Tüzüğü için değişiklik taslağı hazırlanmış, Cumhurbaşkanlığı na sunulmuş, Başbakanlık yazısı çerçevesinde düzenlemeler yapılmıştır. Bakanlar Kurulunca değerlendirilmesi beklenmektedir. Daire Müdürümüz AB Koordinasyon Merkezinde Fikri Mülkiyet Çalışmalarına katılmıştır. Resmi Yazışma Kurallarının EBYS bağlamında ele alınmasına devam edilmiştir. Stratejik Amaç 4 - Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi dışında bulunan kurum kuruluş arşivlerinin çağdaş düzeye ulaştırılması. Hedef 1 Bu alanda çalışanlara hizmetiçi eğitim verilerek daha iyi hizmet sunmalarının sağlanması. Faaliyet 1 Hizmetiçi eğitim programı hazırlanması ve eğitimin verilmesi. 16

17 Hedef 2 Büyük kurumlarda bilgi belge yönetimi mezunlarının istihdam edilmesi için çaba harcanması. Faaliyet 1 Milli Eğitim ve Kültür Bakanlığı ve Devlet Planlama Örgütü nezdinde girişimde bulunularak, üniversitelerin bilgi belge bölümünde eğitim almak isteyenleri teşvik etmek için burs verilmesinin sağlanması. Hedef 3 Konumuz ile ilgili bilgi vermek, duyurular yapmak ve sorunları giderme amacıyla tartışmak için elektronik ortamda liste açmak. Hedef 4 Kamu kurum ve kuruluşlarının arşivlerinin dosya planlarının hazırlanması ve belge ömür tesbitlerinin yapılması. Proje 1 Personelin hizmetiçi eğitim ile konu hakkında eğitim görmeleri sağlanmalı. E-Devlet projesi altında Elektronik Belge Yönetim Sistemi oluşturulması için çalışma gurubu oluşturulmuştur. Çalışma gurubunda yer alan personel EBYS programı üzerinde çalışmalarına devam ederek, e-devlet yürütme kurulu başkanlığı ve Türksat katkılarıyla ülkemize gelen konu uzmanı iki kişinin büyük katkıları ile Standart Dosya Planı nı hazırlamışlardır. Son taslak çalışma yılsonunda tamamlandığı için 2015 ilk çeyreğinde uygulama şansı olmayacaktır. Bu nedenle daire müdürü ve tasnif memuru kurumları gezerek son taslak metni kesin metne çevirecektir. Standart Dosya Planı kesinleştikten sonra Belge Ömür Tespitleri ne geçilecektir. Ayrıca bu yıl içinde Arşiv Teşkilatı Veri Tabanı hazırlanmıştır. Bu Stratejik Amaç altında yer alması gereken çalışmalar: Merkezi Cezaevi, Temel Sağlık Hizmetleri Dairesi, Devlet Laboratuvarı Dairesi, Yataklı Tedavi Kurumları Dairelerinin arşivlerinde inceleme yapılarak, ayıklama, düzenleme ve imha işleri için önerilerde bulunulmuştur. Vakıflar Genel Müdürlüğü nün talebi çerçevesinde arşivlerine yönelik durum değerlendirme raporu hazırlanmıştır. Ulusal Standart Dosya Planı oluşturulması için tüm kurumlardan Faaliyetleri bu faaliyetler altında yer alan işlem kalemleri ve işlem süreçleri toplanmış, süreç içerisinde kurumlara gidilerek veya e-posta ve telefon ile yardımcı olunmuştur. Stratejik Amaç 5 - Arşiv malzemesinin sayısal ortama aktarılması (dijital ortama alma). Hedef 1 İdari binada bulunan malzemenin sayısal ortama aktarılma işlemlerinin yapılması. Faaliyet 2 Sık kullanılan yerel gazetelerin sayısal ortama aktarılması; Bu faaliyet kapsamında sayısal ortama aktarma çalışmaları bu yıl da devam etmiş ve bir miktar Halkın Sesi Gazetesi nin aktarımı yapılmıştır. Ayrıca yine bu faaliyete bağlı olarak sayısal ortama alınan gazetelerin görüntülerine yıl-ay-gün-sayfa no şeklinde isimlendirme yapılarak erişim kolaylığı sağlanması yönüne gidilmiştir. Bu çerçevede daha önce sayısal ortama alınan Osmanlıca gazetelerinin görüntüleri de isimlendirilmiştir. Görsel malzeme koleksiyonundaki kartpostallar sayısal ortama alınmıştır. Yine bu çerçevede Cevdet Özkut isimli bir araştırmacıya ait 205 adet fotoğraf sayısal ortama aktarılmıştır. Çalışmalar devam etmektedir. Faaliyet 4 Genelgelerin sayısal ortama aktarılması; Hedef 2 I Nolu Depoda bulunan malzemenin sayısal ortama aktarılma işlemlerinin yapılması. (Mahkeme Dosyalarının tasnifi aşamasında yapılacak) 17

18 Hedef 3 II Nolu Depoda bulunan malzemenin sayısal ortama aktarılma işlemlerinin yapılması. Faaliyet 1 Yapı İzin Dosyalarının sayısal ortama aktarılması. Bu fonun tasnifi yapılmıştır. Ancak, düzenlemesi devam eden fonların içinden çıkan kayıtsızlar ile tasnif yapılamayacak durumda olanlarında bulunduğu bir miktar dosya tasnif dışıdır. Fon Yeni binaya taşınmıştır. Faaliyet 2 Kuyu Dosyalarının sayısal ortama aktarılması. Fon Yeni binaya taşınmıştır. Faaliyet 3 Tapu defterlerinin sayısal ortama aktarılması. Fon Yeni binaya taşınmıştır. Faaliyet 4 Girne Kaymakamlığı belge ve defterlerinin sayısal ortama aktarılması. Fon Yeni binaya taşınmıştır. Faaliyet 5 Alsancak Belediyesi belgelerinin sayısal ortama aktarılması. Hedef 4 Özel Odada bulunan malzemenin sayısal ortama aktarılma işlemlerinin yapılması. Faaliyet 1 Yazma eserlerin sayısal ortama aktarılması çalışmasının tamamlanması. Y-411 Y-470 ve Y-947, Y-1234, Y-1237, Y-1238, Y-1305 no lu el yazmaları sayısal ortama alınmıştır. Bu faaliyet kapsamında ICA standardı olan tiff formatında sayısal ortama aktarılan görüntülerin kullanım kopyası olan jpg formatına da çevrilmesi çalışması yapılmaktadır. Orijinal çekimler (tiff) hem 10TB serverde hem de ayrı HDD lere kaydedilerek kasada muhafazası yapılmaktadır. Çalışma 1 Sayısal ortama alınacak tüm eserler fırçalanarak toz ve zararlı canlılardan arındırılacaktır. Faaliyet 2 Osmanlıca belgelerin sayısal ortama aktarılması (Dosyaların tasnifi aşamasında yapılacaktır) Proje 2 Malzemenin sayısallaştırılması çerçevesinde UPS, Jenaratör ve eleman temini sağlanmalı. Bu çalışma bağlamında Vakıflar İdaresi Genel Müdürlüğü dairemize 1 adet scanner bağışlanmıştır. Proje 3 Malzemenin sayısallaştırılması çerçevesinde depolama bilgisayarı temini sağlanmalı. Bu Stratejik Amaç altında yer alması gereken diğer çalışmalar; Güney Kıbrıs Rum Yönetimi bölgesinde yayınlanan gazetelerin sayısal ortamda muhafazası için çalışmaya devam edilmiştir. Kurumların talebi üzerine bazı Rumca gazetelerden dijital çekim yapılmıştır. Sanal ortamda servis edilen Kıbrıs ile ilgili Türkçe basının (Afrika Gazetesi) muhafazası için çalışmaya devam edilmiştir. Araştırmacıların talepleri doğrultusunda 2 adet Mutasarrıflık Defteri ile çeşitli kitap ve gazetelerden bölümler sayısal ortama aktarılmıştır. Yüksek Mahkeme ile işbirliği içerisinde dönemi tüzükleri sayısal ortama alınmaya başlanmıştır. Enformasyon Dairesince görevlendirilen 2 personelin katkısı ile Enformasyon Dairesi yayınlarının bir kısmı sayısal ortama alınmıştır. Hedef 5 Kamuda Elektronik Kayıt Yönetimi. Kurumun bilgi, belge ve arşivlerinin elektronik ortamda tutulması; diğer kurumlarla Veri/Bilgi alışverişinde elektronik ortamların kullanımı; ulusal standartlar, veri standardı, uygulama geliştirme standardı varlığı ve uyumu; kurumsal verilerin bütünlük, erişilebilirlik, süreklilik ve yönetilebilirliği; kurum içi elektronik iletişimin varlığı; kurumsal yetki düzenlemeleri ve veri güvenliği yönetiminin varlığı Faaliyet 1 Elektronik İmza Yasasının yasalaşması sonrasında elektronik ortamlarda üretilecek, kayıt altına alınacak, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin kayıt, iletim, paylaşım, 18

19 imha ve güvenlik açılarından tabi olacağı usul ve esaslar ile kurumlarda oluşturulacak elektronik kayıt sistemlerinin birbiriyle uyumlu işlemesi ve etkin şekilde yönetilmesine ilişkin asgari standartların belirlenmesi hususlarında çalışmalar yapılacaktır. Proje 1 Arşiv programı hazırlatılacaktır, Proje 2 Kağıt ortamdan elektronik ortama geçişin gerektirdiği anlayış değişikliğini sağlayacak eğitim etkinlikleri artırılacak; üst düzey yöneticiler dâhil tüm personele eğitim verilecektir. Faaliyet 2 Kamu kurumları bilgi güvenliği risk analizi Proje 1 Başta kritik bilgileri kullanan merkezi kurumlar olmak üzere, kamu kurumlarının sahip olduğu mevcut sistemler analiz edilerek bilgi güvenliği konusunda izlenecek politikalar ve alınacak önlemlere ilişkin öneriler geliştirilecektir. Proje 2 Sağlık Kayıtları mahremiyetinin korunması için sağlık kuruluşlarında tutulacak elektronik hasta ve sağlık kayıtlarının güvenliği ve mahremiyetinin sağlanmasına yönelik teknik gereksinimlerin belirtildiği bir rapor hazırlanacaktır. Faaliyet 3 Kamu bilgi sistemleri acil durum yönetimi Proje 1 Kamu bilgi sistemlerinin acil durum yönetimi ihtiyaçları tespit edilerek çözüm önerileri geliştirilecektir. Faaliyet 4 Birlikte çalışabilirlik için veri paylaşımı Proje 1 Kamu kurumlarındaki bilgilere kimlerin, nasıl erişebileceği ve bilgilerin nerede tutulacağı tanımlamalarının yapılmasına ilişkin e-devlet metaveri standardı dokümanı hazırlanacaktır. Kamu hizmetlerinin sunumunda kullanılacak veri elemanları ve veri yapılarının paylaşılabilmesi için gerekli mekanizmalar oluşturulacak, bir model ve ortam geliştirilecektir. Birlikte çalışabilirlik esasları kılavuzunun güncelleme çalışmaları yapılacaktır. Faaliyet 5 Kurumsal Hizmetlerde Bilişim Sistemlerinin Yeri Proje 1 Kurumlar arasında gizlilik derecesi olmayan belgelerin elektronik yöntemlerle gönderilmesi, bilgi paylaşımı kuralları ve bilgi yönetimi politikasının belirlenmesi, bilişim sistemleri geliştirme, işletme ve uygulama iş adımlarının varlığı ve kurum içi elektronik iletişimin varlığı sağlanacaktır. Stratejik Amaç 6 - Araştırmacılarının zaman ve mekan engeli olmaksızın bilgi kaynaklarına erişimlerini kolaylaştırmak. Hedef 1 Araştırmacı/Kullanıcıların bilgi hizmetlerinden daha hızlı ve etkin bir şekilde yararlanmalarını sağlamak. Faaliyet 2 Sayısal ortama aktarılan kayıtların web sayfasına aktarılması ve arama motoru ile kolay erişilebilir hale getirilmesi. Cyprus Gazette, Blue Book, Dergiler ve bazı Grey Publication eserler searchable pdf formatında düzenlenerek hizmete açılmıştır. Faaliyet 3 Dairemize A3 boyutunda renkli fotokopi/yazıcı makinesi konulması için proje hazırlanması. Faaliyet 4 Araştırma salonundaki bilgisayar sayısının arttırılması. Araştırma Salonu nda daha iyi hizmet sunabilmek için dört monitörlü sisteme dört monitör daha ilave için malzeme satın alınmıştır. Faaliyet 5 Görsel-işitsel araç ve gereçlerimizi çoğaltarak farklı ortamlardaki bilgiye erişimin olanaklı kılınması. Faaliyet 6 Web sayfamızın daha kullanışlı ve bilgi açısından zenginleşmesi yanında İngilizce ve Rumca dillerinde de bilgi vermesi sağlanacaktır. Bu faaliyete ilişkin bilgilere Web Sitesi Bilgileri bölümünden erişilebilir. 19

20 Hedef 2 Engelli Araştırmacı/Kullanıcıların bilgi hizmetlerinden gerektiği ölçüde yararlanmalarını sağlamak. Bu hedefe ulaşmak için I numaralı deponun tadil edilerek Araştırma Salonu olması öngörülmüş ve bu işlem için proje keşfi yaptırılmıştır. Ödenek bulununca hedefe erişilecektir. Faaliyet 1 Engelli Araştırmacı/Kullanıcıların binaya girişleri için tertibat alınması. Faaliyet 2 Bina içindeki kullanım alanlarının bahsi geçen araştırmacıların da kullanabilecekleri duruma getirilmesi. (Giriş koridorunun genişletilmesi, tuvalete tutanak yerleri eklenmesi vs.) Faaliyet 3 Engelli Araştırmacı/Kullanıcılar için özel bir birim oluşturulması. Hedef 3 Kullanıcılardan düzenli olarak geri bildirim alınması için çalışmalar yapılması. Faaliyet 1 Araştırma salonuna öneri kutusu konulması. Faaliyet 2 Web sayfası üzerine görüş ve öneriler için program eklenmesi. Bu faaliyet için Facebook hesabı açılmıştır. Detaylar Facebook sayfasına ilişkin bilgiler bölümünde görülebilir. Stratejik Amaç 7 - Nitelik ve nicelik açılarından yeterli, Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi nin mensubu olmaktan gurur duyan insan gücüne sahip olmak. Hedef 1 Çağdaş ve standartlara uygun insan kaynakları politikası oluşturmak Faaliyet 1 İdeal kadronun nicelik ve nitelik açılarından belirlenmesi (kadro yasası ile beraber hazırlanacak) Faaliyet 2 Personel için performans değerlendirme ölçütleri geliştirme Hedef 2 Çalışanların motivasyonunu arttırıcı önlemler almak. Faaliyet 1 Personele yönelik sosyal etkinlikler düzenlemek veya mevcutları duyurmak Faaliyet 2 Çalışanların mesleki gelişimlerinin sağlanması için fırsatları takip etmek ve sürekli eğitim olanakları oluşturmak. Proje 1 Hizmet içi eğitim politikası saptama Proje 2 Yurt içi ve yurt dışı eğitim programlarından yararlanma Proje 3 Konuyla ilgili yabancı kuruluşlarla işbirliği yapma Proje 4 Misyon çerçevesinde yapılacak akademik çalışmaların teşvik edilmesi Proje 5 Liderlik gelişim eğitimi verilmesi Hedef 3 Yönetim ile çalışanlar arasında sağlıklı bir iletişim ortamı yaratmak. Faaliyet 1 Kullanıcı ve personel için kuralların net olarak tanımlanıp etkin biçimde duyurulması. Faaliyet 2 Düzenli aralıklarla personel toplantıları yapılması. Faaliyet 3 Personel ile iletişimde sözlü ve yazılı iletişim kanallarının belirlenmesi. Bu Stratejik amaç altında yer alması gereken diğer çalışmalar; Personelin Sivil Savunma eğitimlerine katılması sağlanmıştır. Bir personelimiz Fortigate programı kursuna katılmıştır. Bir personelimiz Midas programı kursuna katılmıştır. İki personelimiz Cumhurbaşkanlığında muhasebe sistemi bilgilendirme etkinliğine katılmıştır. 20

21 Stratejik Amaç 8 - Hizmet alanlarını ergonomik bir duruma getirmek. Hedef 1 Mevcut bina, depo ve hizmet alanlarından en verimli şekilde yararlanma yollarını aramak. I nolu deponun Araştırma Salonu olması için engelli rampası yaptırılmış ayrıca Planlama ve İnşaat Dairesi Mimar ve Mühendisleri tarafından bu amaca yönelik keşif yaptırılmıştır. II nolu deponun ayıklama- düzenleme ve tasnif binası olarak kullanımı için çalışmalar başlatılmıştır. Özel Oda olarak adlandırılan bina, malzemenin restorasyon ve sayısal ortama alınmasına yönelik olarak düzenlenmeye başlanmıştır. Hedef 2 Yeterli sayıda ve kalitede mobilya (araç-gereç) sağlamak. Devlet Emlak ve Malzeme Dairesi nden kullanılmayan ihtiyaç fazlası çalışma masaları temin edilmiştir. Kullanım dışı olan raflar çeşitli kurum/kuruluşlara aktarılarak değerlendirilmiştir. Hedef 3 Bilgi kaynaklarının daha iyi korunması ve bakımı için gerekli önlemler almak. Faaliyet 1 Gerekli görülen yayınların ciltlenmesi; Bu faaliyet çerçevesinde ihtiyaç duyan eserler citleme ve ısısal ciltleme yoluyla ciltlenmiştir. Belgeler için de Laminasyon makinesi ve ürünleri sağlanmıştır. Arşiv malzemesinin uygun şekilde muhafazası ve gelecek kuşaklara aktarılması için restorasyon malzemesi sağlanarak, düzenleme aşamasında restorasyona ihtiyaç duyduğu saptanan malzeme, özellikle haritalar ve Defter-i Nüfuslar, restore edilmiştir. Faaliyet 2 Mümkün olduğunca az, ancak zorunluluk halinde ilaçlama yapılması; Depolardan ihtiyaç duyanlar saptanıp (9 depo ve Konteyner) fümigasyon yöntemi ile ilaçlanmıştır. Faaliyet 3 Demirbaş kayıtlarının her yıl kontrol edilmesi; Malzemenin yeni depolara taşınması ile daha sağlıklı ortama aktarılması sağlanmaktadır. Hedef 4 Hizmet alanları, depolar ve personelin kullanım alanlarının bakım/onarım ve temizlik ihtiyaçlarının etkin yapılmasını sağlamak. Faaliyet 1 Dairemizdeki birimlerin temizliğinin periodik olarak yapılması, Binaların ve arşiv malzemesinin ihtiyaç duyduğu uygun ortamın yaratılması için depoların temizliği ve havalandırılması işlemleri yapılmıştır. Faaliyet 2 Bakım / onarıma ihtiyaç gösteren alanların ihtiyaçlarının süratle giderilmesi, Kış öncesi bakım çalışması yapılmıştır. Bahçenin sürdürülmesi, budanması ve temizliği çalışması tamamlanmıştır. Klimaların, bilgisayarların ve duman detektörlerinin temizliği yapılmıştır. Arızalı olan bilgisayarlar ve klimalar onarılmıştır. Dairedeki bilgisayarların bir kısmında virüs taraması ve temizliği yapılmıştır. Hedef 5 Kullanıcı ve personel için ergonomik, dinlendirici, iş güvenliği ve görselliğe hitap eden ortamlar hazırlanması için çalışmak, Faaliyet 1 Personele iş sağlığı ve güvenliği eğitimi verilmesi, Faaliyet 2 Personelin kullandığı ofis mobilyalarının ergonomik olmasının sağlanması, Faaliyet 3 Kullanıcılar için dinlenme ve bilgi paylaşımı köşeleri hazırlanması, Faaliyet 4 Bina girişinde bulunan sıcak/soğuk içecek makinasının herzaman temiz ve aktif halde bulunmasının sağlanması. Bu Stratejik amaç altında yer alması gereken diğer çalışmalar; Güvenlik tedbirlerinin artırılması çerçevesinde 4 adet dahili kamera sisteme eklenmiştir. Güvenlik ve konservasyon amaçlı 4 adet ısı ve nem sensörü alınmıştır. 21

22 Güvenlik tedbirleri çerçevesinde bekçiler için bir adet tablet alınarak kameraları izlemeleri yönünde eğitimleri sağlanmıştır. Güvenlik amacı ile beslenen köpeklerin beslenme ve iç, dış parazitleri için ilaçlanması işlemleri yapılmıştır. İhtiyaç duyulan yerlere 2 adet klima alınarak montajı yaptırılmıştır. Resmi hizmet aracının tamir ve servisi yaptırılmıştır. Fotokopi cihazlarının servisi yaptırılmıştır. Arızalanan lambalar, sobalar ve telefonların onarımı sağlanmıştır. 2- Stratejik Amaçlarda Yer Almayan Diğer Çalışmalar; Çeviri Çalışmaları 1. Araştırmacıların talepleri doğrultusunda Osmanlıca Defter-i Nüfuslardan çeviriler yapılarak hizmet verilmiştir. 2. Arapca üç kitap incelenerek bilgi verilmiştir. 3. Araştırmacıların ve kurumların (Cumhurbaşkanlığı, Girne Kaymakamlığı, vb.) talebi ile Yunanca çeviriler yapılarak hizmet verilmiştir. 4. KATAK belgeleri içindeki Osmanlıca ve İngilizce belgelerin özet çevirisi yapılmıştır. Tanıtım Bilgileri 1. Anglo Turkish Association adlı dernek üyeleri Dairemizi ziyaret ederek faaliyetlerimiz hakkında bilgi almışlardır. 2. YDÜ Bilgi ve Belge Yönetimi Bölümü öğrencileri Dairemizi ziyaret ederek bilgi almışlardır. 3. Girne Amerikan Üniversitesi ve Yakın Doğu Üniversitesi öğrencilerinden meslek dışı staj yapmak isteyenlere 70 saat üzerinden staj olanağı sağlanarak süreyi tamamlayanlara staj belgesi verilmiştir. 4. Taşıma çalışmasında yeralan öğrencilere teşekkür belgesi verilmiştir. 5. Yakın Doğu Üniversitesi tarafından düzenlenen Harita Sergisi nde dairemizde yeralan bazı haritalar sergilenerek etkinliğe katkı konulmuştur. Taşınma Bilgileri GAÜ öğrencilerinin katkıları ile İdari Bina ve II nolu depoda bulunan düzenlenmiş arşiv malzemesi, Türkçe, Yunanca ve İngilizce gazeteler, nadir eserler, defterler ve dosyalar yeni bina depolarına taşınmıştır. İdari binada bulunan tasnif edilecek malzeme de yine GAÜ öğrencileri ile sosyal sorumluluk projesi kapsamında tasnif edilecekleri bölümlere taşınmıştır. Bilgi İşlem Aktiviteleri 1. İki adet 40 KVa UPS sağlanması gerçekleştirilmiştir. 2. Kurumumuza EMI Tec. Ltd. tarafından Server Cabinet bağışlanmıştır. Ayrıca Yayın Yüksek Kurulu tarafından Network Cabinet aktarımı sağlanmıştır. 3. Indus Scanner ler İdari Bina dan özel odaya taşınarak kurulumu yapılmış, cihazlar ve bilgisayarlar çalışma gurubuna bağlanmıştır. Belge Sağlama ve Bilgi Paylaşımı Çalışmaları 1. Kardeş Ocağı tarafından dairemize Osmanlıca kitaplar bağışlanmıştır. 2. Cumhuriyet Meclisi, Başbakanlık, Sağlık Bakanlığı, Yataklı Tedavi Kurumları Dairesi, Planlama ve İnşaat Dairesi nden arşivlik malzeme alınmıştır. 3. Kurumlardan dosyalar talep edilmiş ve bulunarak kullanmaları için ödünç verilmiştir. 22

23 Web Sitesine İlişkin Bilgiler Dairemizin Web servisini ( sunan sitemize, tarihleri arasında, farklı IP den ziyaretçi tarafından ziyaret edilmiştir. Günlük ziyaret ortalaması 73 ziyaretçidir. Ziyaretçi ülkeler ve Ziyaret Oranları (İlk 15) Ülke/Country Ziyaretçi/ Visitors 1 Turkey 9, % 2 United States 9, % 3 China 2, % 4 Germany 1, % 5 Cyprus % 6 Russian Federation % 7 Unknown % 8 Ukraine % 9 Japan % 10 United Kingdom % 11 Australia % 12 France % 13 Brasil % 14 Netherlands % 15 Poland % % 2014 yılında, sitemizi yenileme hedefi farklı iş yoğunluğu nedeniyle gerçekleştirilememiştir. Sitenin yenilenmesi halinde sitede yer alacak İngilizce ve Yunanca bilgilerin de ayrıca bir çekim sağlayacağını düşünmekteyiz. Sitemize toplam istek sayısı , günlük istek ortalaması ise 993 dür. Sayfa ziyareti , günlük sayfa görüntüleme sayısı 132 dir. En çok ziyaret edilen sayfalar ziyaret sayısı ile aşağıda verilmiştir. Sıra Sayfa Adı Sayı 1 Arsivcilik Kitaplar BSS Tarihce Mevzuat Yayınlar Personel İletişim Linkler Raporlar

24 İndirilen dosyalar bazında yapılan analize göre ise ziyaretçilerin aşağıdaki grafikte yer alan dosyaları indirdiği saptanmıştır. Grafikten görüleceği gibi 3 üncü, 5 inci, 6 ncı ve 10 uncu sıralarda yer alan kataloglar dışındaki tüm indirilen dosyalar yayınlar altında yer alan tezlerdir. Buradan anlaşılacağı gibi ziyaretçiler araştırma sonuçlarına rağbet etmektedirler. Sayfamıza erişimde kullanılan browserler ise, Google Crome % 32,48, İnternet Explorer % 20,83, Firefox % 12,43 ile Mobile Safari % 3,50, Android Browser % 3,09 ve diğerleri % 27,67 dir. Sayfa erişiminde kullanılan arama motorları bazında ise, Google %93, Yandex %5, Bing %1, Baidu %1 ve AskJeeves, Yahoo ve Conduit gibi sayfalardan olmaktadır. Facebook Sayfasına İlişkin Bilgiler Toplum ve araştırmacılar ile daha hızlı iletişime geçmek için 04 Ocak 2014 tarihinde adresinde bir sayfa oluşturulmuştur. Bu sayfayı tarihine kadar beğeni almış ancak, kartpostal koleksiyonu web sayfasından kaldırılınca 201 beğeni geri çekilmiştir. Sayfamızla ilişkili herhangi bir içerik gören kişi sayısı ise tür. 24