T.C. BOĞAZLIYAN KAYMAKAMLIĞI İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM BAŞLANGIÇ

Transkript

1 T.C. BOĞAZLIYAN KAYMAKAMLIĞI İMZA YETKİLERİ YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM BAŞLANGIÇ 1 AMAÇ : Bu yönergenin amacı; Boğazlıyan Kaymakamlığında imzaya yetkili görevlileri belirlemek kamusal görevlerin hukuka ve mevzuata uygun olarak, yetki sorumluluk ilkesine göre yapılmasını sağlamak suretiyle görev ve hizmetlerin süratli, verimli ve düzenli olarak yürütülmesini temin etmek kamu hizmetlerinin yürütülmesinde koordinasyonu, iģbirliğini ve bütünlüğünü sağlayarak zaman,iģgücü ve kaynak israfını önlemektir. 2 KAPSAM : 5442 Sayılı Ġl Ġdaresi Kanunu ile diğer Kanunlarla verilen görevler Kaymakamlık ve bağlı birimlere ait iģ bölümü ile Kaymakamlığa bağlı veya görev iliģkili olan hizmet yürütmekte olan daire, birim ve kuruluģların yapacakları görev esasları, Kaymakam adına imza yetkisinin kullanılma Ģekil ve Ģartlarını kapsar. 3 DAYANAK : 5442 Sayılı Ġl Ġdaresi Kanunu,3152 sayılı ĠçiĢleri Bakanlığı TeĢkilat ve Görevleri Hakkında Kanun, 3046 Sayılı Bakanlıkların KuruluĢ Görev ve Esasları Hakkında Kanun, Valilik ve Kaymakamlık Birimleri TeĢkilat, Görev ve ÇalıĢma Yönetmenliği, ilgili diğer mevzuat ve Valilik Makamının tarihli ve 776 Sayılı Yönergesi. 4 TANIMLAR : Bu yönergede yer alan deyimlerden ; Kaymakamlık : Boğazlıyan Kaymakamlığı Kaymakam : Boğazlıyan Kaymakamını Birim : Bakanlıkların Ġlçe Düzeyindeki Kamu KuruluĢlarını, Ġlçe Ġdare ġube BaĢkanlıkları ile Belediye BaĢkanlıklarını, Birim Amiri : Birimlerin en üst yöneticilerini ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM 5-GENEL İLKELER, SORUMLULUKLAR VE UYĞULAMA ESASLARI : 1- Bu yönerge ile verilen yetkilerin kullanılmasından yönergeye göre hareket edilip, edilmediğini kontrolden ilgili birim amirleri; 2- Kendilerine teslim edilen belgelerin ve yazıların muhafazasından Kaymakamlık Yazı ĠĢleri Müdürü, Kaymakamlık ġefi, V.H.K.Ġ. ve sekreter ile birimlerin bu iģle ilgili görevlendirilen personeli sorumludur. 3- Kendisine Yetki devredilen kiģi, bu yetkisini Kaymakamlık Onayı olmadıkça devredemez. 4- Kaymakam, gerek gördüğünde devrettiği yetkileri her zaman kullanabilir. 5- Her kademe, sorumluluğu derecesinde bilmek durumunda olduğu konular üzerinde aydınlatılır. Yetki derecesinde bilme hakkını kullanır. 6- Her makam sahibi, imzaladığı yazılarda, üst makamların bilmesi gerekenleri takdir ederek, zamanında bilgi vermekle yükümlüdür. 7- Gizli konular, sadece bilmesi gerekenlere, bilmesi gerektiği kadarı ile açıklanır.

2 8- Yazılar yazıcı memurdan itibaren bütün ara kademe amirlerinin parafı alınmadan imzaya sunulmaz. 9- Birim amirleri, birimlerden çıkan bütün yazılardan sorumludur. 10- Bu yönerge doğrultusunda birimler kendi aralarında doğrudan yazıģma yapabilirler. 11- Yetkilinin izinli olduğu hallerde verilen imza yetkisini vekili kullanır. Daha sonra asıl yetkiliye, yapılan iģ ve iģlemler ile ilgili bilgi verilir. 12- Bilgi vermeyi ve açıklama yapmayı gerektiren yazılar birim amirleri tarafından Kaymakamın imzasına sunulur.kaymakamın imzasına sunulacak diğer yazılar Kaymakam sekretarya hizmetlerini yürüten görevli personele teslim edilir. 13- YazıĢmalar gerektiğinde ekleri ile birlikte imzaya sunulur. 14- Ekler; baģlıklı, ek numaralı ve onaylı sunulur. 15- Birim amirleri, kendi konuları ile ilgili olarak Kaymakamlıktan gönderilen baģvuruları incelemeye, kaydını yaptırarak aldıkları dilekçelere yazılı olarak cevap vermeye yetkili ve bu iģlemden sorumludurlar. 16- Doğrudan Kaymakamlık Makamına verilen özellik arz eden dilekçelerin cevap yazıları Kaymakam tarafından imzalanacaktır. 17- Basında çıkan yazı, Ģikayet, ihbar ve Valilikten gönderilen dilekçeler, ilgili daire amirleri (Kaymakam, Belediye BaĢkanı ve ilgili olanlar hariç) tarafından dikkatle incelenerek, sonuç Kaymakama bildirilecek ve cevap Ģekli Kaymakam tarafından takdir edilecektir. 18- Normal Evrak Havalesi : Evrak masasına posta, kurye, evrak dağıtıcısı ve faksla gelen evraklar açıldıktan sonra incelenecek ve makamın görmesi gerekenler Yazı ĠĢleri Müdürü tarafından dosya gömleği veya imza kartonu ile makama arz edilecektir. Diğer evraklar Yazı ĠĢleri Müdürünce imzalanarak ilgili kurumlara ivedi olarak intikal ettirilecektir. 19- Gizli Evrak Havalesi : Özellik taģıyan gizli, çok gizli ve isme yazılı evraklar açılmadan makama sunulacak ve makamın talimatı doğrultusunda iģlem yapılacaktır. 20- Yazıların zamanında gereğinin yapılmasından ve cevaplandırılmasından Birim Amiri, ilgili Ģef ve memur sorumlu olup, herhangi bir tekide mahal verilmez. Günlü ve Ġvedi yazılar belirtilen gününde, normal yazılar ise iģlemi gerektirenler hariç en geç üç gün içinde gereği yapılarak cevaplandırılır. 21- Her türlü dilekçenin en geç bir ay içinde cevabı verilir. Eğer iģlemleri devam ediyorsa hangi safhada olduğuna dair yine en geç birer aylık zaman aralıklarıyla ilgili makam ve kiģilere cevabı yazılır. Bu durumda ayrıca sonuç bildirilir Sayılı Bilgi Edinme Kanunu kapsamında olan dilekçeler için bu kanunda belirtilen sürelere ve prosedüre uyulur. GİDEN YAZILAR 1) YazıĢmalar Ģekil ve esas bakımından BaĢbakanlık Makamınca çıkartılan ve tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanın Resmi YazıĢmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik esaslarına uyulacaktır. 2) Kaymakam adına yetki verilmiģ Makamlarca imzalanacak yazılarda ad ve soyadın altına ortalanarak Kaymakam a. Yazılacak ve bunun altına da yine ortalanarak makam unvanı küçük harfle yazılacaktır. Örnek-1 : Bir yazıda Vilayet Makamına bir baģka yazıda Ġl Makamına değil her yazıda YOZGAT VALĠLĠĞĠNE diye yazılacaktır. Örnek-2 : Onaylarda OLUR deyimi kullanılacak, imza yeri için yeterli bir aralık bırakılacaktır. OLUR tarih, (imza boģluğu), Ad-Soyad ve Unvan alt-alta yazılacaktır.

3 OLUR../../2012 (Ġmza BoĢluğu) (isim ve Soyisim) Boğazlıyan Kaymakamı Örnek-3 : Sonuç ifadeleri ; Bilgilerinize rica ederim. Bilgilerinize arz ederim. Bilgi ve gereğini rica ederim Gereğini arz ederim. Üst ve ast makamlara veya eģ ve ast makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılarda ise duruma göre, b-a) Bilgilerinizi ve gereğini arz ve rica ederim, b-b) Gereğini arz ve rica ederim, b-c) Bilgilerinize arz ve rica ederim, Ģeklinde olacaktır. Dilbilgisi kuralları gereği olmadıkça sonuç ifadeleri için ayrı bir paragraf ya da satırbaģı yapılmayacaktır. 3)Kurumlar arası yazıģmalar arz ederim, kurum içi yazıģmalar rica ederim ifadeleri ile yazılacaktır. İKİNCİ BÖLÜM İMZA VE ONAY YETKİLERİ 6- KAYMAKAM IN İMZALAYACAĞI YAZILAR 1- Yetki devrinde açıkça belirtilenlerin dıģında olan ve kanun, tüzük ve yönetmeliklerde bizzat Kaymakam tarafından imzalanması veya onaylanması gerektiği bildirilen bütün iģ ve iģlemler, ayrıca özellik arz eden konular; Kaymakamlık görüģünün belirtildiği yazılar, Ģikayet veya güvenlik talebi ile ilgili dilekçeler; taltif, tenkit veya tecziye yazıları; gizli ve çok gizli damgalı yazılar 2- Doğrudan Vali imzası ile gelen yazılar 3- Doğrudan Garnizon Komutanı imzası ile gelen yazılar 4- Doğrudan Cumhuriyet BaĢsavcısı imzası ile gelen yazılar 5- Av teskeresi ve Silah Ruhsat onayları 6- Umuma açık yerlerin denetimi 7- Ġnternet kafelerine izin belgesi verme yetkisi 8- Emniyet Müdürlüğü mıntıkasında Karayolları TaĢıma Kanununa göre verilen idari para cezası düzenleme yetkisi 9- Dernek Lokallerinin izin belgesi ve ruhsatlarının verilmesi 10- Okul ve Belediye etkinlikleri hariç Oyun, temsil, gösteriler veya çeģitli eğlence amaçlı toplantı vb. sosyal etkinliklerin düzenlenmesi ile ilgili onaylar 11- Silah taģıma ve bulundurma ruhsat onayları, 12- Kaymakamın bizzat imzalamayı uygun gördüğü yazılar.

4 7 BİRİM AMİRLERİNİN İMZALAYACAĞI YAZILAR : 1) Birim amirleri sadece kendi konuları ile ilgili baģvuruları bu yönergede belirtilen kurallar çerçevesinde (ihbar, Ģikayet, atama vb. istisnalar dıģında) doğrudan doğruya kabul etmeye, kaydını yaparak konuyu incelemeye ve eğer istenen husus; bir durumun beyanı veya yasal bir durumun açıklaması ise bunu dilekçe sahiplerine yazılı olarak bildirmeye yetkilidirler. 2) Birim amirleri üst makamı tarafından gönderilen ve kaymakamlık aracılığıyla gönderilmesi gerekirken her nasılsa doğrudan kendilerine gelen yazıları inceleyerek derhal makama bilgi verirler ve alacakları talimat doğrultusunda hareket ederler. 3) Kaymakam tarafından imzalanması gerekenlerin dıģında kalan, makamca bilinmesi gerekmeyen yazılar ile, bir iģlemin sonuçlandırılması için bilgi ve belge istenilmesi ve bu yazıların cevapları için Ġlçe Birimleri arasında doğrudan yazılacak yazılar ve bu kapsamda ildeki birimlerine gönderilecek yazılar, 4) Kaymakam tarafından izin verilecekler (Birim Müdürü,ġube Müdürü,ġefler) dıģında kalan personelin yıllık izinleri. 5) Hizmetlerle ilgili olan, önem ve özellik arz etmeyen istatistik ve hesap iģlerine iliģkin yazılar, 6) Tekit yazıları, (tekit ikiyi geçerse Kaymakam tarafından imzalanacaktır.) 7) Kaymakam onayından çıkan evrakın birimlere gönderilmesine iliģkin yazılar, 8) Dilekçelerle ilgili olarak mevcut bir durum beyanına ya da ilgili mevzuatın açıklanmasına iliģkin olarak verilecek cevap yazıları, (ihbar ve Ģikayetler hariç) 9) Vali adına Müdür imzası ile gelen yazıların cevabi Kaymakam adına birim müdürlerince cevap verilir. 8- YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜNÜN İMZALAYACAĞI VE ONAYLAYACAĞI YAZILAR : 1) Kaymakamlığa gelen gizli, çok gizli, kiģiye özel, isme, yazılar ve Ģifreler dıģındaki bütün yazılar Yazı ĠĢleri Müdürü tarafından açılır,evrak üzerine gideceği birim yazılır, kaydı yapılır ve Kaymakam tarafından görülmesi gerekenler ayrıldıktan sonra diğerleri yine Yazı iģleri Müdürü tarafından ilgili birimlere havale edilir. 2) Ġvedi, Çok Ġvedi, Günlü ibareli yazılar ile (Telgraf, faks gibi) Kaymakam tarafından havale edilir. Ancak acil durumlarda Yazı ĠĢleri Müdürü tarafından havalesi yapılır, sonucu takip edilir ve en kısa zamanda Makama bilgi verilir. 3) Doğrudan Kaymakamlık Makamına yapılan baģvurular bir özellik arz etmediği, Kaymakam tarafından görülmesinde bir gereklilik olmadığı, bir ihbarı ya da Ģikayeti kapsamadığı takdirde, Ġlçe Yazı ĠĢleri Müdürünce kaydı yapılarak, ilgili daireye yine Yazı ĠĢleri Müdürü tarafından havale edilir. Bu Ģekilde ilgili kuruluģa giden evrak iģleme konulur. 4) Genel olarak herhangi bir emir ve talimat niteliğinde olmayan, yasal olarak rutin bir Ģekilde gereğinin yapılması gereken her türlü evrak ve dilekçe (nüfus kaydı, yeģil kart, vakıf ile ilgili her türlü talep yazıları,kaymakamın havalesini gerektirmeyen her türlü evrak, askerlik Ģubesinden gelen rutin evraklar vb.) Kaymakam adına Ġlçe Yazı ĠĢleri Müdürü tarafından ilgili birimlere havale edilir. 5) Kaymakamlık Makamına yazılan her türlü teklif yazıları, 6) Kaymakam tarafından imzalanması gerekli görülmeyen resmi yazıların birimlere gönderilmesi, 7) Tebligat iģlemleri, 8) Önemi itibariyle Kaymakam tarafından imzalanacak olanlar dıģında kalan Kamu Kurum ve KuruluĢlarıyla Özel KuruluĢ ve KiĢilerle ilgili yapılacak yazıģmalar, 9) Muhtarlıklardan gelen bakım belgeleri ile muhtarlıkların mühür ve imzalarının tasdikinden ibaret belgeleri, 10)Askerlik ġubesi veya diğer dairelerden Ġlçe Ġdare Kurulunda görüģülmesi için gelen evrakın cevabi yazısı, 11)Kaymakamın yokluğunda daireler arası acil yazıģmaların imzalanması,

5 12)3091 Sayılı Kanuna göre tahkikat memurlarının görevlendirilmesi (onay makamdan alınacaktır) 13)Yüksek öğrenim öğrencilerinin kredi veya yurt baģvurularında ailesinin ekonomik ve sosyal durumunu belgeleyen evrakın tasdiki, 14)Apostil tasdikleri. 15)YurtdıĢı bakım belgelerinin onaylanması, 16)Ġl ve Ġlçeler arası 2022,5510 ve bunun gibi tahkikatlara ait üst yazıları, 17)4483 sayılı Yasa gereğince Kaymakam tarafından verilen SoruĢturma Ġzni Verilmesi ve SoruĢturma izni Verilmemesi kararlarının ilgili makam ve kiģilere (üst yazıların imza edilmesi dıģındaki) tebliğ ve tebellüğ iģlemleri ile diğer tebligat iģlemleri, 18)Mahalle muhtarlıkları ile ilgili yazıģmalar, mahalle muhtarlarının görev belgeleri tasdiki, 19)Ġkamet ettiği mahallenin muhtarı tarafından tasdiklenmiģ olmak kaydı ile Kredi Yurtlar Kurumuna, BaĢbakanlık Sosyal YardımlaĢma ve DayanıĢmayı TeĢvik Fonuna veya Üniversitelere takdim edilmek amacıyla öğrenciler tarafından istenen öğrenci ailelerine yönelik Meslek Beyan Belgeleri 20)Tahkiki ricasıyla kurumlara gönderilecek olan yazıları imzalamaya Ġlçe Yazı ĠĢleri Müdürü yetkilidir. 9-İLÇE JANDARMA KOMUTANI TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR: 1) Yivsiz Av Tüfeği ve Tabanca Mermi satın alma belgelerinin imzalanması 2) Ġlçeler ve iller arası yivsiz av tüfeği ve tabanca dosya talep yazıları 3) Silah Yol Belgeleri 4) Ġlçe içi kurumlar arası bilgi isteme yazılarının imzalanması 5) Güvenlik soruģturması ve arģiv araģtırmasına iliģkin yazıların imzalanması 6) Adres tespit yazıģmalarının imzalanması 10 İLÇE EMNİYET MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR 1) Yivsiz Av Tüfeği ve Tabanca Mermi satın alma belgelerinin imzalanması 2) Ġlçeler ve iller arası yivsiz av tüfeği ve tabanca dosya talep yazıları 3) Silah Yol Belgeleri 4) Ġlçe içi kurumlar arası bilgi isteme yazılarının imzalanması 5) Güvenlik soruģturması ve arģiv araģtırmasına iliģkin yazıların imzalanması 6) Adres tespit yazıģmalarının imzalanması 11 İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR : 1) Öğretmen ve Veli toplantıları, Okul Aile Birliği toplantıları, Ġzci Oymağı egzersiz planları, Okullarda yapılacak gösterileri onayları. 2) Öğretmenler Kurulu Toplantıları, Okullarda yapılacak söyleģi ve konferans, Temsil eğlence ve tiyatro düzenleme olur ları 3) Kurs onayları (Halk Eğitim Kursları hariç), Sportif müsabaka, bilgi yarıģması izin ve olur ları 4) Özel Okul Öğretmen ve ÇalıĢanların istifa olur ları 5) Okullarda öğrencilere verilen yemeklere iliģkin izin onayları (her türlü sağlık koģullarına uygunluğu bakımından Sağlık Grup BaĢkanlığı ve Belediye Denetimleri saklı kalmak ve uygulamak Ģartıyla) 6) Kadrolu, vekil ve dıģarıdan ücretli Öğretmenlerin ücret çizelge onayları, Resmi ve Özel Öğretim Kurumları yöneticileri ücret çizelge onayları,halk Eğitim Merkezi kurslarında görevlendirilecek personel onayları, Her türlü merkezi sistem sınavlarında görevlendirilecek personel onayları, Özel Eğitim Kanuna tabii kurumlarda yapılan sınavlarda görevlendirilecek personel onayları 7) Okullarda yapılan müsamere, Ģenlik, yarıģma, seminer, toplantı vb.etkinliklerin onayı

6 8) Sınav baģarı değerlendirme, edebiyat, müzik vb yarıģma ilgili komisyon onayları, YarıĢma inceleme, değerlendirme, kutlama ve anma programlarında görevlendirilen öğretmenlerin ücret onayları 9) Sporcu öğrencilerin izin onayları,spor salonu tahsisi, Spor yarıģmalarında ve spor kollarında görevlendirilen personelin görevlendirme onayları 10) Özel Eğitim Kurumları ve Öğrenci Yurtları Personelin geçici göreve baģlama onayları, Özel Öğretim Kurumları ve Öğrenci yurtları personelinin istifa onayları 11) Yapılan sınavlar sonucunda sertifika almaya hak kazanan tüm özel MTS kursu ile muhtelif kursların sertifikalarının sertifika defteri dahil Ġlçe Milli Eğitim Müdürünce 12) Tüm Özel Okul, Dershane, Kurs ve Yurtların Vakit ve nöbet çizelgelerinin imzalanması, 13) Özel Okul Personelinin görev uzatma onayları, Özel okul yöneticisi dıģındaki görevlendirme onayları 14) Özel Öğretim Kurumlarının reklam ve ilan onayları 15) MTSK Sınavlarında ve Eğitimde kullanılan araç onayları 16) Okulların yıl sonu etkinlik onayları. 12 İLÇE MÜFTÜSÜNÜN İMZALAYACAĞI YAZILAR 1- Ġlçede bulunan tarihi vasıftaki camilerin gezi, fotoğraf çekme gibi izin onayları 2- Vaaz ve irģat hizmetleri ile ilgili yazıları imzalamak. 3- Hac ve Umre ile ilgili yazıları imzalamak 13 TOPLUM SAĞLIĞI MERKEZİ TABİBİ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR 5. Acil vakalarda Ġlçe dıģına ambulans görevlendirilmesine iliģkin yazılar. 14-MALMÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR sayılı Kanuna göre yapılacak baģvuru ve yazıģmalar, 2. Malvarlığı araģtırması yazıları, 3. Emanet ve aylık bildirim içerikli yazılar. 4. Gayrimenkul ve taģınmazların idaresinden doğan davalarda taraf olarak savunma ve iģlemleri takip yazıları. 15-SOSYAL YARDIMLAŞMA VE DAYANIŞMA VAKFI MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR 1-Sosyal YardımlaĢma ve DayanıĢma Vakfına yapılan baģvuruları havale etmek, inceleme yaptırmak ve gündeme hazır hale getirmek. 2- VatandaĢ baģvurularını incelemek ve malvarlığını araģtırmak amacıyla resmi ve özel kurumlara yapılacak yazıģmaları imzalamak. 3- Mütevelli Heyeti kararlarının ilgililere tebliğine iliģkin yazıları imzalamak. 16-ÖZEL İDARE MÜDÜRÜ VE KHGB MÜDÜRÜ TARAFINDAN İMZALANACAK YAZILAR: KHGB ilan metinlerini, birlikler arası yazıģmaları, ihale sözleģmelerini, geçici ve kesin teminatların çözülmesi iģlemlerini imzalamaya yetkilidir.

7 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM GENEL UYGULAMA ESASLARI 1- Bu yönerge görevlilere imza karģılığında okutulup bir örneği yazıģma yapılan bürolarda baģvuruya hazır Ģekilde bulundurulur. 2- Birim amirleri personele bu Yönerge hakkında gerekli eğitimi verirler. 3- Birim Amirleri izinleri ile vekalet ve görevlendirme onaylarını, açıklamaları gereken yazı ve onayları Kaymakam imzasına sunarlar.kaymakamın imzasına sunulacak diğer yazılar sekreterliğe teslim edilir. 4- Koruyucu Güvenlik Yönergesi hassasiyetle uygulanır. 5- Bu yönergede tadat, tasnif ve tarif edilemeyen hususlar ile tereddüde düģülen hususlarda Kaymakam emrine göre hareket edilecektir. 17- YÜRÜRLÜK : Bu yönerge 01/06/2012 tarihinde yürürlüğe girer. Bu yönerge hükümlerini Boğazlıyan Kaymakamı yürütür. CoĢkun AÇIK Boğazlıyan Kaymakamı