Yukarıdaki şekilde gelmektedir. Eğer istenirse şablondan çift satır gelecek şekilde de seçilebilir.

Transkript

1 1. KURUM DIŞI EVRAKTA GÖNDERİLEN MAKAM Kurum Dışı Giden Evrakta eskiden gönderilen makam çift kırılım gelmekteydi. Örneğin YÖK e bir yazı gidecekse başlık aşağıdaki gibi oluşmaktaydı. MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI (Yüksek Öğretim Kurulu Başkanlığı) Yapılan düzeltme ile varsayılanı tek kırılım olarak aşağıdaki gibidir; YÜKSEK ÖĞRETİM KURULU BAŞKANLIĞI Yukarıdaki şekilde gelmektedir. Eğer istenirse şablondan çift satır gelecek şekilde de seçilebilir. 2. SUNUCU ADRESİ DEĞİŞİKLİĞİ Şuanda sisteme hem dys.sakarya.edu.tr ile hem de yeni şekli olan ebys.sakarya.edu.tr ile erişim yapılabilmektedir. Belirli bir süre sonra ilgili programa sadece ebys.sakarya.edu.tr adresi ile ulaşılacaktır. Kısa yollarınızı ebys.sakarya.edu.tr olarak değiştirirseniz, diğer adres iptal olduğunda sorun yaşamazsınız. (EBYS: Elektronik Belge Yönetim Sistemi) 3. ALT PERSONELE SEVK ET İŞ AKIŞI DEĞİŞİKLİĞİ Daire başkanlığına gelen bir evrak bir şube müdürlüğüne gönderilip, şube müdürü tarafından kendi alt personeli olan 4 kişinin gereğine sevk edildiğinde ve bu 4 kişiden herhangi biri bu işi tamamlarsa diğer 3 kişinin de üzerinden düşmekteydi. Yapılan değişiklikle gereğine sevk edilen bu 4 kişiden herhangi biri bu işi tamamlasa da iş herkesin üzerinden aynı anda kapanmamakta sadece işi tamamlayan kimlikten düşmektedir. Gereğine sevk edilen bu işi her kullanıcının bu işi tamamlaması gerekir. 4. EXPLORER DA HTML EDİTÖRÜ Explorer da çalışırken Html editöründe yazıyı iki yana yaslamaması gibi durumlar Explorer 11 den kaynaklanmaktadır. Aşağıda bulunan resimlerden yararlanarak Explorer 11 in uyumluluk modunu ayarlamanız gerekmektedir. (Uyumluluk Görünümü Ayarlarına tıklayıp)

2 (dys.sakarya.edu.tr - ebys.sakarya.edu.tr adreslerini ekleyiniz) 5. OLUR YAZILARI Olur yazıları yazılırken, çok sık yapılan bir hata olarak Gönderilen Makam birim ağacından REKTÖRLÜK seçilmektedir. Bu yanlış bir uygulamadır. Birimler olur yazılarını, kendi yapacakları işlere olur almak için yazmaktadırlar. Bu yüzden yazının gideceği yer, yazıldığı birim olmalıdır. Bunun için yapılması gereken işlem şu şekildedir: Birinci yol: Evrakın gideceği makam olarak Kendi Birimim seçilir. Eğer Kendi Birimim seçilirse evrak olur olarak imzalandıktan sonra yazıyı hazırlayan kişinin bulunduğu birimde, aynı ünvanlı kişilere aynı zamanda düşer. Bunlardan biri işlemi tamamladığında evrak herkesin üzerinden aynı anda kalkar. Ör: Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Ağ ve Sistem Yönetimi Şube Müdürlüğü biriminde tekniker olarak çalışan bir kişi bir olur evrakı hazırlayıp, gideceği yer için Kendi Birimim der, imza olarak Daire Başkanı Olur içinde Rektör seçilirse; imzalar tamamlandıktan sonra evrak Ağ ve Sistem Yönetimi Şube Müdürlüğü biriminde tekniker olarak çalışan (diyelim ki 3 kişi tekniker olarak var) 3 kişiye de aynı anda düşecektir. Bunlardan biri işi tamamlayınca erkesin üzerinden aynı anda evrak kalkar. İkinci yol: Aynı yazıyı yukarıdaki örnekteki gibi; BİDB Ağ ve Sistem Yönetimi Şube Müdürlüğü biriminde tekniker olarak çalışan bir kişi olur evrakı hazırlayıp gideceği yer için Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı nı seçsin. Bu kez yazı imza ve olur tamamlandıktan sonra Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığında Birim Evrak Sorumlusu kimliği üzerine düşecektir. Bu kişi evrakı nasıl yönlendirmek isterse o şekilde yönlendirebilir.

3 Not: Olur yazıları yazılırken aşağıdaki resmin sağ tarafında görüleceği üzere şablon kısmından iki imzalı olur yazısı, sol tarafında olur hitabı kısmından evrak nereye sunulacak ise (örn: REKTÖRLÜK MAKAMI veya DEKANLIK MAKAMI gibi) o kısım seçilmelidir. 6.GELEN GİDEN EVRAK RAPORLARI Gelen giden evrak raporları EBYS üzerinde belli kişilere açılmıştır. Normal kullanıcılara açık olmadığından aşağıdaki menü herkes tarafından görülemez. Şube müdürü ve üzeri ünvana sahip idari personel ve yöneticilik yapan akademik personele açıktır. Resimde görüleceği üzere gelen yada giden evrak raporu almak isteyen birim yöneticisi bu menü üzerinden giderek gerekli raporları alabilir. 7. DAĞITIM YERLERİNİN EVRAKTA GÖRÜNÜP GÖRÜNMEMESİ En sık rastlanan sorunlardan biri de dağıtım evrakında dağıtım yerlerinin gösterilme usulünde çıkmaktadır. Aşağıdaki resimde dağıtım yerlerinin alt alta yazıldığı takdirde 3 sayfa sürdüğü (evraktaki yazının kendisi 5-6 satır) bir evrak görülmektedir. Eğitimlerde üzerine dikkat çekildiği halde bu hata tekrar etmekte; yöneticiler tarafından ise işlerin hızlanması gibi sebeplerle göz ardı edilmektedir.

4 İlgili sorunun çözümü ise şu şekildedir: Evrakta dağıtım yerlerini seçildiği noktada (alttaki resim) 1-içeriği alıcıya göre özelleştir, 2-Çıktıda tüm yerleri detaylı göster, 3-Çıktıda dağıtılan yerleri gösterme Şeklinde 3 adet kutucuk vardır. 1 nolu kutucuk çentiklendiği taktirde gönderilen evrakların herbirinin başlığı gönderilen yer olarak seçtiğimiz isim başlığıyla gider. (örn: PERSONEL DAİRESİ BAŞKANLIĞI gbi). Eğer bu çentik atılmazsa her başlık (Dağıtım) ismi ile ilgili yere gider. Yani Personel dairesi başkanlığına giden evrakın başlığı (Dağıtım) olarak çıkar. Bu kutucuk her zaman çentikli kalmalıdır. 2 nolu kutucuk önemlidir. Eğer bu kutucuk çentikliyse dağıtılan yer isimleri evrakın sol alt kısmında görünecektir. Eğer bu dağıtım yerleri az ise sorun yoktur. Bu isimler çıkabilir. Ancak dağıtım yerleri taneyse 3 4 sayfa devam eder. Bunu önlemek içinse bu çentiği kaldırmamız gerekir. Bunu yaptığımız takdirde sol alt kesime biz ne yazarsak sadece o isim çıkacaktır. (örn: Tüm Eğitim Birimleri şeklinde bir ifade yazarsak evrakın sol alt kesiminde bu aynen çıkacaktır. 3 nolu kutucuk çentiklendiği takdirde sol alt kısımda hiçbir yazı görünmeyecektir. Bu sebeple bu kutucuk genelde çentiklenmeyecektir.

5 8. İMZA YERLERİNDE A.ADINA İBARESİNİN AÇILMASI Kurum içi veya kurum dışı hazırlanan evraklarda açılan imzalarda adına şeklinde imza açılması ihtiyacı bulunabilmektedir. Bunun için: Yukarıda kimin adına 1. İmzacı, kimin adına 2. İmzacı şeklinde ibareler bulunmaktadır. Eğer tek imza ile bir evrak hazırlanacaksa ve adına şeklinde işlem gerektirmekte ise sadece 1.imzacı yeterlidir. Ancak yazılan bir olur yazısı ise ve adına şeklinde bir işlem de gerekiyorsa 2.imzacı işlemi gerekebilir. Buradaki ayrıntı şudur: 1.imzacı evrakın sağ tarafındaki imza kısmına adına işlemini açar. 2.imzacı evrakın orta kısmında olur bölümündeki imzacı için adına işlemini açar. 9. BİR EVRAKIN SORUŞTURMACI OLARAK İMZALANMASI GEREKSİNİMİ Üniversitede bir personel soruşturmacı olarak atandığında ve düzenlenen herhangi bir evrakın altına soruşturmacı ibaresiyle imza atmak gereği olduğunda yapılması gereken işlem şudur: Soruşturmacı olarak imza atılacak evrak hazırlanırken aynı a.adına işleminde olduğu gibi kimin adına 1. İmzacı kısmından soruşturmacı ifadesi seçilir. Daha sonra imzayı atacak kişi seçildiğinde ve şablon ön izlemeden takip edildiğinde kişi isminin hemen altına soruşturmacı ifadesi gelecektir. Kullanıcı soruşturma ile ilgili düzenlenen bir evrakın altına imza atarken imzanın bu şekilde açılması gereklidir.