İŞ AKIŞ ŞEMASI. Evrağı Oluşturan Personel Evrak takip yazılımı üzerinden Bilgi İşleme İletilmek üzere Şube Müdürüne değişikliği bildirmesi

Transkript

1 İZMİR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ / BİLGİ İŞLEM BİRİMİ İGTH.İKS.ŞMA.002 / EVRAK AKIŞINDA DÜZELTME YAPILMASI İŞ AKIŞI ŞEMASI Evrağı Oluşturan Personel Evrak takip yazılımı üzerinden Bilgi İşleme İletilmek üzere Şube Müdürüne değişikliği bildirmesi Şube Müdürünün uygun gördüğü takdirde Bilgi İşlem birimine evrak Takip yazılımı üzerinden talebi iletmesi Bilgi İşlem biriminde ilgili personelin ekranına Outlook Üzerinden talep gelmesi Talep doğrultusunda gerekli değişikliğin yapılması Evrağı oluşturan personelin düzeltilmiş çıktısını alması K-ŞM Dosyalama ve arşiv işlemlerinin yapılması

2 İZMİR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ / SİSTEM DESTEK BİRİMİ İGTH.İKS.ŞMA.002 / NETWORK SİSTEMLERİ VE BİLGİSAYAR AĞININ BAKIMI İŞ AKIŞI ŞEMASI Ana Sunucu, Tüm Bilgisayar ağının, internet ve uzak bağlantılarının sürekli ve güvenli bir şekilde çalışır halde tutulması İl Müdürlüğü Network sistemlerinde çalışmakta olan server ların her sabah genel kontrolden geçirilmesi Sistemlerin bağlı olduğu güç kaynağı ve oda sıcaklığının kontrol edilmesi Oluşan Problemlerin giderilmesi, Giderilemeyen Arızalar İçin Bakım sözleşmesi yapılan firmalardan teknik destek alınması İl Müdürlüğü Personelinden Teknik Problem yaşayanların taleplerinin uzaktan Müdahele, yerinde veya bilgi İşlem servisinde sıkıntıların giderilmesi Virüs yada Trojenden kaynaklanan arızaların giderilmesi, Donanımın Geliştirilmesi, Tüm Kayıtların günlük olarak server üzerinden otomatik olarak, evrak akış yazılımı üzerinden ise manuel olarak yedeklenmesinin yapılması K-SR Dosyalama ve arşiv işlemlerinin yapılması

3 İZMİR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ / SİSTEM DESTEK BİRİMİ İGTH.İKS.ŞMA.002 / WEB SİTESİNİN GÜNCELLENMESİ İŞ AKIŞI ŞEMASI Bakanlık Bilgi Sistemleri ve İl Müdürlüğümüze ait Genel Bilgilerin Yayınlanması İl Müdürlüğümüz ve İlçe Müdürlüklerinin yapmış olduğu çalışmalarla ilgili haber, Duyuru ve Uyarıların Düzenli Olarak yayınlanması Günlük Yemek Listesi, Telefon rehberi ve Personel Kan Guruplarının Güncel Tutulması Meteoroloji Uyarıları, 174 alo Gıda Servisine Erişimin sağlanması Tarım TV sayfasına Erişimin Sağlanması K-SR Dosyalama ve arşiv işlemlerinin yapılması

4 İZMİR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ / SİSTEM DESTEK BİRİMİ İGTH.İKS.ŞMA.002 / NETWORK SİSTEMİNE GİRİŞ VE DOKÜMAN YÖNETİMİ İŞ AKIŞI ŞEMASI Proğramın kesintisin olarak çalışması için Gerekli bakım ve çalışmaların yapılması Bilgisayar tahsisi yapılan kullanıcılara Kullanıcı Kimliği Oluşturulması, Kullanıcılara Server üzerinde Gerekli yetkilendirme verilmesi ve Proğramın Kullanılmasının Sağlanması Personel Sistemde Oturum açması için Bilgi İşlem Birimine Müracaat etmesi Personel gerekli Bilgi formunu Doldurması ve Sisteme Giriş için Kullanıcı adı ve parolası verilmesi Sistem Üzerinde Kullanıcının Giriş İşlemlerinin yapılması ve ilgili Şubeye ait irtibatın sistemde kurulması Evrak Akış Proğramındaki organizasyon şemasına personelin işlenerek Proğramı kullanmasının sağlanması K-SR Dosyalama ve arşiv işlemlerinin yapılması

5 İZMİR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ/İÇ KONTROL VE KALİTE YÖNETİM BİRİMİ İGTH.İKS.ŞMA.02 / İÇ KONTROL SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI İç Kontrol Sistemi alt yapı oluşturma süreci çalışmalarının başlaması Üst Yönetim onayı ile İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması projesinin başlaması İç Kontrol Sisteminde üst yönetimin sorumluluğuna ve İç Kontrol mevzuatına ilişkin üst yönetici ve diğer yöneticilere bilgi ve brifing verilmesi, konu ile ilgili toplantılar düzenlenmesi İç Kontrol Sisteminin kurulacağı bölümlerden belirlenecek personel ile Proje Ekibinin oluşturulması Gerekiyorsa İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması konusunda dış destek sağlanması Proje için kaynak sağlanması gerekiyorsa Dünya Bankası, AB vb. fon ve desteklerinin araştırılması İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması projesinin hazırlık çalışmalarının yapılarak projenin kapsamının ve Proje Ekibinin görev ve sorumluluklarının belirlenmesi Proje Ekibinin görev ve sorumluluklarının yazılı hale getirilmesi ve Üst Yönetim onayı ile duyurulması Projenin planlamasının yapılarak İç Kontrol Sisteminin oluşturulması için gerçekleştirilecek faaliyetler ve bu faaliyetlerin nasıl yürütüleceği konularında Proje Ekibi ile birlikte çalışılması İç Kontrol Sisteminin öngördüğü şartların yerine getirilmesine yönelik yapılması gereken çalışmaları içeren Uyum Eylem Planının katılımcı yöntemlerle hazırlanmasının ve üst yönetici onayının alınması İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı A

6 İZMİR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ/İÇ KONTROL VE KALİTE YÖNETİM BİRİMİ İGTH.İKS.ŞMA.02 / İÇ KONTROL SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI A Gerçekleştirilecek faaliyetleri ve sürelerini içeren Zaman Planlarının Uyum Eylem Planı dikkate alınarak bölümler tarafından hazırlanması Bölümlerden gelen Zaman Planlarının Proje Ekibi tarafından konsolide edilerek yöneticilere gönderilmesi ve onaylarının alınması İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması Projesi Zaman Planı İç Kontrol Sistemi farkındalık/teknik eğitim programlarının hazırlanması Proje Ekibine İç Kontrol Sistemi konusunda teknik eğitim verilmesi Bölümlerdeki yönetici ve personele bilinçlendirme eğitimlerinin verilmesi İç Kontrol uygulamaları yönünden mevcut durum ve kontrol ortamının değerlendirilmesi çalışmalarına başlanması İlgili bölümlerde verimlilik sorunlarının teşhisi çalışmalarının yapılması Verimlilik Sorunlarının Teşhisi Raporu İlgili bölümlerde performans analizlerinin gerçekleştirilmesi Performans Analizleri Raporu Mevcut durum değerlendirme sonuçları doğrultusunda bölümlerde iyileştirmeye açık alanların belirlenmesi ve Zaman Planında yer alan ilgili çalışmalarda bu alanların dikkate alınmasının planlanması Kontrol ortamı ile ilgili çalışmalara başlanması kapsamında etik değerler sisteminin oluşturulması çalışmalarına başlanması B

7 İZMİR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ/İÇ KONTROL VE KALİTE YÖNETİM BİRİMİ İGTH.İKS.ŞMA.02 / İÇ KONTROL SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI B Mevcut etik kodlar sisteminin değerlendirilmesi, Etik Anket uygulamasının yapılması, ilgili bölümlerden katılımcılarla beyin fırtınası oturumları gerçekleştirilmesi, etik davranış kurallarının belirlenmesi ve üst yönetimin onayının alınması Etik Beyannamesi İlgili bölümlerde misyon, organizasyon yapısı ve görevlerle ilgili çalışmaların başlaması bölümlerde farklı iş yapan her personel ile İş Analizlerinin yapılması İş Analizleri Bölümlere ait İş Akışlarının hazırlanması ve bölüm yöneticileri tarafından kontrol edilip onaylanmasının sağlanması İş Akışları İş Akışlarından yola çıkarak bölümlerin temel süreçlerinin değerlendirilmesi çalışmalarına başlanması Her bir temel süreç için süreç hiyerarşilerinin hazırlanması Süreç Hiyerarşisi Tablosu Her bir temel süreç için süreç tanımlarının yapılması Temel Süreç Tanım Formu Her bir temel süreç için Temel Süreç tanım formunda yer alan girdileri ve çıktıları dikkate alarak süreç performans göstergelerinin belirlenmesi ve Temel Süreç Tanım Formlarına işlenmesi Organizasyonel ve yönetsel tüm süreçlerin yeniden değerlendirilmesi ve gereken durumlarda yeniden düzenlenerek bölümlerin Organizasyon Şemalarının çizilmesi Organizasyon Şemaları C

8 İZMİR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ/İÇ KONTROL VE KALİTE YÖNETİM BİRİMİ İGTH.İKS.ŞMA.02 / İÇ KONTROL SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI C Her bir bölümin Organizasyon Şemasında yer alan tüm kadrolar için iş tanımlarının yapılması İş Tanımı ve Gerekleri Belgeleri İş Tanımı ve Gerekleri Belgelerinden yola çıkarak her kadro unvanının yer aldığı Eğitim/Deneyim Tablosunun, İç Hareketlilik Tablosunun, Görev Envanteri Tablosunun ve hazırlanmasında yarar görülen diğer tablo ve raporların oluşturulması İç Hareketlilik Tablosu Eğitim/Deneyim Tablosu Görev Envanteri Tablosu Hazırlanan İş Akışları, Organizasyon Şemaları, İş Tanımı ve Gerekleri Belgeleri ile diğer tabloların yer aldığı Organizasyon Kitabının hazırlanması Organizasyon Kitabi İnsan Kaynakları Yönetim Sistemleri açısından personelin yeterliliği ve performansına yönelik mevcut yapının analizi ve geliştirilecek önerilerin raporlanması Yetki devrine ilişkin düzenlemelerin gözden geçirilerek değerlendirilmesi ve gerekiyorsa yeni düzenlemeler yapılması Yetki Devri Formu İlgili bölümlerde risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi çalışmalarına başlanması için yöneticileriyle işbirliği sağlanması Amaç ve hedeflere ulaşmakta ve faaliyetlerin yürütülmesinde karşılaşılabilecek risklerin belirlenmesi için mevcut durum analizleri de dikkate alınarak bilimsel yöntemlerle risk belirleme çalışmalarının yapılmasının sağlanması D

9 İZMİR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ/İÇ KONTROL VE KALİTE YÖNETİM BİRİMİ İGTH.İKS.ŞMA.02 / İÇ KONTROL SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI D Risk tanımlamalarının yapılması Risk Listesi Risklerin özelliklerinin, gerçekleşme sıklıklarının ve etkilerinin analiz edilmesiyle Risk Envanterinin hazırlanması Risk Envanteri Risk matrislerinin oluşturulması ve risklerin önceliklendirilmesi, sınıflandırılması, büyüklüklerinin saptanması ile Risk Önem ve Öncelik Tablosunun hazırlanması Risk Önem ve Öncelik Tablosu Bölümlerin risk kapasitelerinin belirlenmesi, risklere karşı alınacak önlemlere karar verilmesi ve risklere verilecek yanıtların üretilmesi çalışmalarının yapılarak Risk Eylem Planının hazırlanması Risk Eylem Planı Risklerinin iyileştirilmesine yönelik önerilerin oluşturulması ve raporlanması ile risk kontrol stratejilerinin oluşturulması Kontrol ortamının ve kurulacak İç Kontrol Sisteminin sürekliliğini ve güncelliğini korumak için gerekli kontrol stratejileri ve yöntemlerini oluşturma çalışmalarının başlaması Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemlerinin belirlenmesi E

10 İZMİR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ/İÇ KONTROL VE KALİTE YÖNETİM BİRİMİ İGTH.İKS.ŞMA.02 / İÇ KONTROL SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI E Belirlenen kontrollerin işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontroller olarak detaylandırılması Kritik kontrol noktalarının ve ölçüm kriterlerinin belirlenmesi Hiyerarşik kontrollerin tanımlanması Görevlerin ayrılığı sisteminin tanımlanması ve dokümante edilmesi Vekalet sisteminin tanımlanması ve dokümante edilmesi Yürürlükteki yazılı prosedürlerin tüm süreçler için gözden geçirilmesi, gerekli düzenlemelerin ve gerekiyorsa yeni tanımlamaların yapılması ve yazılı hale getirilmesi İç Kontrol Standartlarının öngördüğü bilgi ve iletişim sisteminin kurulmasına veya mevcut bilgi sistemlerinin öngörülen şartları sağlayacak şekilde revize edilmesine yönelik çalışmaların başlaması Mevcut bilgi ve iletişim sistemlerinin gözden geçirilmesi Kurulacak veya revize edilecek bilgi ve iletişim sistemlerinin bilgi teknolojileri ile geliştirilmesinin ve sürdürülmesinin sağlanması amacı ile ilgili bölümle işbirliğinin sağlanması F

11 İZMİR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ/İÇ KONTROL VE KALİTE YÖNETİM BİRİMİ İGTH.İKS.ŞMA.02 / İÇ KONTROL SİSTEMİNİN OLUŞTURULMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI F Kullanılan bilgi sistemlerinin ve bilgi teknolojilerinin mevcut durumunun analiz edilmesi Bilgi sistemlerine ilişkin risk faktörlerinin ve olası risklerin sonuçlarının belirlenmesi Bilgi sistemlerinin sürekliliğinin, güvenilirliğinin ve uygun erişiminin sağlanması için gereken kontrol stratejileri ve yöntemlerinin belirlenmesi Bilgi sistemleri ihtiyaç analizleri raporunun hazırlanması Bilgi Sistemleri İhtiyaç Analizleri Raporu Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemlerinin oluşturulması ve bilgi ve iletişim sistemlerinin oluşturulan yöntemleri desteklemesinin sağlanması İç Kontrol Sistemi izleme ve değerlendirme sistematiğinin oluşturulması İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması Projesinin tamamlanması ile proje raporunun hazırlanarak üst yönetime ve Strateji Geliştirme Başkanlığına sunulması, ilgili kurum ve kuruluşlara projenin tamamlandığına ilişkin yazıların yazılması ve Proje Ekibinin feshedilmesi İç Kontrol Sisteminin Oluşturulması Proje Raporu

12 İŞ AKIŞ ŞEMASI İZMİR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ/İÇ KONTROL VE KALİTE YÖNETİM BİRİMİ İGTH.İKS.ŞMA.02 / İÇ KONTROL SİSTEMİNİN UYGULANMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI Diğer Uygulamalar İç Kontrol Sistemi Danışmanlık ve Destek Uygulamaları Stratejik Plan, Performans Programı ve Performans Esaslı Bütçe Çalışmalarının İç Kontrol Sisteminin getirdiği ilkelere ve gerektirdiği şartlara uygun olarak hazırlanmasının veya revize edilmesinin sağlanması için sorumlu bölümlere destek verilmesi Bölümlere İç Kontrol Sisteminin Standartlarının uygulanması konusunda danışmanlık yapılması Stratejik Plan ve Performans Programında yer alacak İç Kontrol Sistemi ile ilgili hedeflerin, faaliyetlerin ve performans göstergelerinin hazırlanması İç Kontrol Sisteminin uygulamaları konusunda bölümlerde yapılacak çalışmalarda diğer ilgili bölümlerin koordinasyonunun sağlanması İç Kontrol Sisteminde yapılacak revizyon ve iyileştirme çalışmalarının Performans Programı ile ilişkilendirilmesi Bölümlerin İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı kapsamında yaptıkları çalışmalara ilişkin hazırlayıp gönderdikleri raporların incelenerek İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama ve Çalışma Grubunun görüşlerine sunulması Kontrol ortamının (Etik kodlar, Organizasyon Kitabı, bilgi sistemleri, insan kaynakları yönetimi vb.) iç ve dış koşullara uygun olarak güncellenmesi İç Kontrol Sistemi ile ilgili getirilen mevzuat değişikliklerinin duyurulması ve gerekli düzeltme, düzenleme ve varsa yeni çalışmaların yapılmasının sağlanması İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama ve Çalışma Grubunun uygun görüş bildirdiği raporların İç Kontrol İzleme ve Değerlendirme Kurulu nun onayına sunulması Risk yönetim sürecinin uygulanmasının sağlanması Bölümlerdeki İç Kontrol Sistemi oluşturma, uygulama ve revizyon çalışmalarının İç Kontrol Sistemi standartlarına, metodolojisine ve mevzuatına uygun olması için gereken danışmanlık ve eğitim desteğinin verilmesi Risklerinin iyileştirilmesi için yapılacak çalışmaların koordine edilmesi ve uygulamaların izlenmesi İç Denetim Raporlarının değerlendirilme sonuçlarına göre gerçekleştirilmesi önerilen çalışmalarla ilgili Eylem Planı hazırlanarak çalışmaların ilgili bölümlerle işbirliği içinde yürütülmesi Eylem Planı İç Kontrol Sistemi kapsamında belirlenmiş olan kontrol stratejilerinin geçerliliğinin ve güncelliğinin sürekli olarak kontrol edilmesi, gerektiğinde revize edilmesi İç Kontrol Sistemi kapsamında belirlenmiş olan performans göstergelerinin ve kritik kontrol noktalarının geçerliliğinin ve güncelliğinin sürekli olarak kontrol edilmesi, gerektiğinde revize edilmesi İç Kontrol Sisteminin kontrol stratejilerinin uygulanabilmesi için verilerin toplanması, işlenmesi, paylaşılması, saklanması, uygun erişiminin sağlanması ve güvenliği konusunda bilgi teknolojilerinin kullanılmasının sürekliliğinin sağlanması

13 İŞ AKIŞ ŞEMASI İZMİR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ/İÇ KONTROL VE KALİTE YÖNETİM BİRİMİ İGTH.İKS.ŞMA.02 / İÇ KONTROL SİSTEMİNİN İZLENMESİ VE DEĞERLENDİRİLMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Sürekli İzleme ve Değerlendirme Faaliyetleri Diğer İzleme ve Değerlendirme Faaliyetleri Tüm bölümlerdeki Uyum Eylem Planı uygulamalarının periyodik aralıklarla izlenmesi İç Kontrol Sistemi uygulamalarının sürekliliğinin, güncelliğinin ve mevzuata uygunluğunun ilgili bölümlerle işbirliği içinde izlenmesi, yılda en az bir kez değerlendirilmesi ve raporlanması İç Kontrol Sistemi ile ilgili mevzuat değişiklikleri kapsamında yapılacak düzeltme, düzenleme çalışmaları ile yapılması gereken yeni çalışmaların izlenmesi İç Kontrol Sistemi ile ilgili üst yönetim tarafından talep edilen ve mevzuat gereği hazırlanıp ilgili mercilere gönderilmesi gereken her türlü raporun ilgili bölümlerle işbirliği yapılarak hazırlanması ve sunulması İç Denetim Raporlarının değerlendirilmesi ve sonuçlarına ilişkin ilgili bölüm tarafından hazırlanan Eylem Planına göre yapılacak çalışmaların izlenmesi Risk yönetimi sürecinin ve Risk Eylem Planının uygulanmasının izlenmesi Stratejik Planda ve Performans Programında belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmayı engelleyecek iç ve dış kaynaklı risklerin analiz çalışmalarının yapılması, risklerin sürekli olarak değerlendirilmesi İç Kontrol Sistemi kapsamında hedefler ile sonuçlar arasındaki farklılığı giderici ve etkililiği arttırıcı tedbirlerin önerilmesi Risk Envanterinin ve Risk Eylem Planlarının güncellenmesi İç Kontrol Sistemini ilgilendiren görüş, öneri, talep ve şikayetlerin değerlendirilmesi ve ilgili bölümlerle işbirliği yapılarak ilgili düzenlemelerin yapılmasının sağlanması İç Kontrol Sistemi kapsamında belirlenmiş olan performans göstergelerinin ve kritik kontrol noktalarının ilgili bölümler tarafından bilinirliliğinin ve gerekli uygulamaların yapıldığının izlenmesi Üst yönetimin iç denetime yönelik işlevinin etkililiğini ve verimliliğini arttırmak için gerekli çalışmaların ve koordinasyonun yapılması

14 İGTH.İKS.ŞMA.002 / BİNA TADİLATI YAPILMASI İŞ AKIŞI ŞEMASI Bina Tadilatı Talebi İl Müdürlüğü ya da İlçe Müdürlükleri nden Şube Müdürlüğüne talep gelmesi Şube Müdürü tarafından İlgili personelin görevlendirilmesi P-ŞM İlgili personel tarafından keşif yapmak üzere talep gelen birime gidilmesi Gerekli ölçümlerin yapılması Birim amiri ile bina ile ilgili sıkıntıların ve neler yapılması istendiğinin istişare edilmesi Talebe ilişkin neler yapılacağı kararının verilmesi Ödeme kaynağının belirlenmesi Kullanılacak malzemelerin belirlenmesi ve piyasa araştırmasının yapılması Fiyat listesinin oluşturulması Fiyat listesi Mahal listesi, Keşif Özeti ve Metraj Listesinin oluşturulması Giden Evrak A

15 İGTH.İKS.ŞMA.002 /08.01 BİNA TADİLATI YAPILMASI İŞ AKIŞI ŞEMASI A Oluşturulan Keşif Özeti nin ilgili İlçe Müdürlüğü ne gönderilmesi Keşif Özeti İhale aşamasında ve inşaat aşamasında ilgili personelin giderek teknik destek vermesi İşin bitmesiyle hakedişin hazırlanarak İlçe Müdürlüğü ne gönderimesi Hakediş evrakları Dökümanların ve yazışmaların dosyalanması/ arşivlenmesi Giden Evrak

16 İGTH.İKS.ŞMA.002 / HİZMETİÇİ EĞİTİM PLAN HAZIRLIK İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İl Gıda Tarım ve Hayvancılık Müdürlüğü personeline eğitim ihtiyacı tespit anketinin uygulanması Doldurulmuş anket formları Anket formlarının değerlendirilmesi K-MD Eğitim ihtiyaçlarının önceliklendirilmesi Eğitim bütçesinin ilgili birimlerle tespit edilmesi Yıllık eğitim planının oluşturulması Yıllık eğitim planının Personel Genel Müdürlüğüne gönderilmesi Yıllık eğitim programı İl Müdürlüğünün eğitim programının Bakanlık hizmetiçi eğitim programında yer alması için ilgili toplantılara katılım sağlanması

17 İGTH.İKS.ŞMA.002 / HİZMETİÇİ EĞİTİM ÖN HAZIRLIK İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İdari ve Mali İşler Şube Müdürü tarafından Eğitim hizmetinin nasıl ve nerden alınacağının belirlenmesi Kurum içinden mi Yıllık eğitim planında yer alan eğitimler Eğitim konusunun ve araçlarının tespit edilmesi Eğitim teknik şartnamesinin hazırlanması Eğitimcilerin belirlenmesi Satınalma Yöntemi Belirleme Eğitime katılacak personelin belirlenmesi Katılımcı listesi Eğitim mekanının materyallerinin dökümanların organize edilmesi Katılımcılara gerekli duyurunun yapılması

18 İGTH.İKS.ŞMA.002 / YURTİÇİ GÖREV YOLLUKLARI İŞ AKIŞI ŞEMASI Görevlendirme Onayı Görev Yolluğu Bildirimi İlgili personelin Görevlendirme Onayı ve Görev Yolluğu Bildirimi ile gelmesi Gelen belgelerin ilgili personel tarafından incelenmesi Maddi Hata, Evrak Eksikliği var mı? İlgili personele düzeltilmesi için iade edilmesi Onayda Avans ibaresi var mı? Kişi tarafından avans talep edilmişse evrak için Harcama Talimatnamesi düzenlenmesi ve onaya sunulması Harcama Talimatnamesi Evrakla ilgili ödeme emri belgesinin SGB netten üç nüsha olarak hazırlanması ve onaya sunulması Ödeme Emri Belgesi ve ekleri Muhasebe İşlem Fişinin düzenlenmesi ve onaya sunulması Muhasebe İşlem Fişi İş Akış Şeması Giden Evrak Dosyalama ve arşiv işlemlerinin gerçekleştirilmesi

19 İGTH.İKS.ŞMA.002 / ARAZİ TAZMİNATI ÖDEME İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI ŞEMASI Çalışma Programı ve Puantaj Şube Müdürlüklerinden arazi tazminatı çalışma proğramı ve puantajlarının gelmesi Şube Müdürlüğünce incelenerek maaş birimine havale edilmesi P-ŞM Maaş biriminde arazi tazminatı hesaplamasının yapılması SGB.Net ten ödeme emri düzenlenmesi ve harcama yetkilisinden onaylarının alınması Muhasebe Müdürlüğüne gönderilmesi ve kontrol edilmesi Giden Evrak Ödenmek üzere yoluyla ve liste olarak ilgili bankaya gönderilmesi Ödeme listesi ve tutarları Tüm evrakların dosyalanması/ arşivlenmesi

20 İGTH.İKS.ŞMA.002 / MAAŞ İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI ŞEMASI Personellerin izin ve rapor bilgileri İlgili Personel tarafından Maaş puantajlarının hazırlanması Hazırlanan maaş puantajlarının, aylık kanuni ve diğer kesintilerinin maaş programına girilmesi Maaşların bordrolaştırılması İcmal ve eklerinin yazdırılması Maaş bordroları Emekli sandığı kesenekleri ve sigorta primlerinin tutturulması SGK sitesine Emekli sandığı keseneği ve sigorta primlerinin girilmesi ve günü geldiğinde onaylanması SGB.Net ten ödeme emrinin düzenlenmesi ve onaylanması K-ŞM Hazırlanan evrakın Defterdarlık Muhasebe Müdürlüğü ne gönderilmesi Maaş dosyası İlgili Banka Şubesine e- mail ile ödeme tutarının liste olarak bildirilmesi Ödeme listeleri Giden Evrak Evrakların dosyalanması ve arşivlenmesi

21 İZMİR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ / İDARİ VE VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İGTH.İKS.ŞMA.002 / AÇIK İHALE USULÜ İLE SATINALMA İŞ AKIŞ ŞEMASI Satın Alma Yöntemi Belirleme İş Akış Şeması İhale onay belgesinin düzenlenmesi İhale onay belgesi İhale Kayıt Numarası Alınması İhale dokümanlarının hazırlanması İhale Dökümanları İhale ilanının yapılması İhale ilanı İhale komisyonunun görevlendirilmesi İhale Komisyonu Görevlendirme Yazısı Teklif dosyası hazırlığı ve isteklilerin ihale dokümanını alması Tekliflerin toplanması ve ön değerlendirmelerinin yapılması Tekliflerin değerlendirilmesi ve nihai kararın verilmesi Ekonomik açıdan en avantajlı 1. ve 2. teklif sahiplerinden yasaklı teyidi alınması Red edilme gerekçeleri göz önünde bulundurularak ihale iptal işlemlerinin gerçekleştirilmesi ve kararın ilgililere tebliğ edilmesi Karar ihale yetkilisince onaylandı mı? İhaleye katılan firmalara kesinleşen ihale kararının bildirilmesi Konu ile ilgili Tüm evrakların dosyalanması/arşivlenmesi İhale üzerinde kalan istekliden yasaklı teyidi alınması A

22 İZMİR İL TARIM GIDA TARIM MÜDÜRLÜĞÜ VE HAYVANCILIK / İDARİ VE MÜDÜRLÜĞÜ MALİ İŞLER ŞUBE / İDARİ MÜDÜRLÜĞÜ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İGTH.İKS.ŞMA.002 / AÇIK İHALE USULÜ İLE SATINALMA İŞ AKIŞ ŞEMASI A Sözleşme görüşmeleri yapılması ve sözleşmenin imzalanması Mal/Hizmet alımı Sözleşmesi Kazanan firmanın getirdiği teminat mektuplarının ilgili bankadan teyit edilmesi Teminat Mektuplarının saymanlığa gönderilmesi Teminat Mektubu Mal ya da hizmet alımının yapılması Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağının düzenlenmesi Muayene kabul tutanağı Mal ya da hizmette tesbit edilen eksiklik ve aksaklıkların firmaya bildirilmesi Mal ya da hizmet uygun mu? Mal ya da hizmetin kabulü Mal ya da hizmetin faturasının alınması Mal ya da hizmet alımı faturası B

23 İZMİR İL GIDA VE TARIM HAYVANCILIK VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ MÜDÜRLÜĞÜ / YATIRIM / İDARİ PLANLAMA VE MALİ VE İŞLER BÜTÇE ŞUBE SORUMLUSU MÜDÜRLÜĞÜ.İGTH.ŞMA.002 / AÇIK İHALE USULÜ İLE SATINALMA İŞ AKIŞ ŞEMASI B Satınalmanın türü Mal Alımı Taşınır işlem fişinin kesilmesi TİF Hizmet Alımı Hizmet işleri kabul tutanağı düzenlenmesi Hizmet işleri kabul tutanağı Faturanın ödenmesine yönelik ödeme emrinin düzenlenmesi Ödeme emri KİK de sonuç formunun doldurulması Giden Evrak İş Akış şeması Konu ile ilgili Tüm evrakların dosyalanması/arşivlenmesi

24 İGTH.İKS.ŞMA.002 / TELEFON FATURALARI ÖDEMELERİ İŞ AKIŞI ŞEMASI Telefon Faturası Üst Yönetimin veya İl Müdürlüğüne ait bölümlerin telefon faturalarının idari ve Mali İşler Şube Müdürlüğüne gelmesi Faturaların ilgili personele havalesi ve personel tarafından kontrol edilmesi P-ŞM Özel Görüşme resmi mi? Özel mi? Resmi Faturalara Görüşmeler Resmidir kaşesinin vurulması Özel görüşmelerin tutarının ilgili saymanlığa elden yatırılması Makbuz Sistemine girişinin yapılması, Ödeme Emri belgesinden 3 nüsha düzenlenmesi ve onaya sunulması Ödeme Emri Giden Evrak Dosyalama ve arşiv işleminin yapılması

25 İZMİR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ /İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İGTH.İKS.ŞMA.002 / ARAÇ BAKIMI İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI ŞEMASI Araç Bakım- Onarım İsteği Araç arızalarının ilçeden veya Merkezden Atölye birimine bildirilmesi Aracın atölyeye gelmesi ve arızanın tespit edilmesi : Bakım dışarıda bir serviste mi yapılacak? Değişecek parçaların belirlenmesi ve temin edilmesi Parça alınması gerekiyor mu? Dışarıdan parça alımının yapılması Satınalma Yöntemi Belirleme Araç bakımının dışardan hizmet satın alarak yapılması Parçanın temin edilmesi Satınalma Yöntemi Belirleme Araç bakımının atölyede yapılarak aracın hazır hale gelmesi Harcama kalemlerinin satın alma birimine gönderilmesi Konu ile ilgili Tüm evrakların dosyalanması/arşivlenmesi

26 İGTH.İKS.ŞMA.002 / ARAÇLARIN HURDAYA AYRILMASI İŞ AKIŞ ŞEMASI İl Müdürlüğü bünyesinde ekonomik ömrünü dolduran araçların atölyede toplatılması Komisyon kurulması (Trafik polisi, Karayolları yetkili, Birimden bir kişi) Komisyonca araçların incelenmesi ve Hurdaya ayrılacak araçların belirlenmesi Araç listesi K-ŞM Trafik Tescil Şube müdürlüğü kayıtlarından düşülmek üzere bildirilmesi Tescilden düşülecek araç yazısı ve listesi Milli Emlak Müdürlüğüne değerlendirilmek üzere devredilme belgeleri düzenlenmesi ve gönderilmesi Devredilme Belgesi Giden Evrak Araçların ambar kayıtlarından düşülmesi Konu İle ilgili tüm evrakların dosyalanması/ arşivlenmesi

27 İGTH.İKS.ŞMA.002 / ARŞİVLİK MALZEMENİN KURUM ARŞİVİNE KALDIRILMASI İŞ AKIŞI ŞEMASI Yönetmelik esaslarına göre Şube Müdürlüklerinde bekleme süresi dolan ve İl Müdürlüğü arşivine gönderilmesi gereken malzemenin olup olmadığının belirlenmesi İl Müdürlüğü arşivine devredilmesi gereken malzeme var mı? İl müdürlüğü arşivine, devredilecek malzeme bulunmadığının bildirilmesi İl Müdürlüğü arşivine, devredilecek malzemenin sayısını ve hangi Şube Müdürlüklerine ait olduğunu bildiren ve devir için randevu talep edilen yazı yazılması Randevu alınan günde malzemelerin imza karşılığı kurum arşivine teslimatının yapılması Dökümanların ve yazışmaların dosyalanması/ arşivlenmesi

28 İGTH.İKS.ŞMA.002 / YENİ BAŞLAYAN PERSONEL İŞ AKIŞI ŞEMASI Personel Evrakı Yeni başlayacak personelin evrakının İzmir İl Müdürlüğü ne gelmesi İl Müdürü tarafından ön incelemenin yapılması ve personel için uygun bir yer belirlenmesi K-MD Personel Memuru tarafından Tebellüğ Belgesinin hazırlanması ve kararın ilgili personele imza karşılığı tebliğ edilmesi Personel Dosyası ve İzin İzlenim Kartının düzenlenmesi Personel dosyası Personelin başlayış tarihinin ilgili sisteme kayıt edilmesi ve atama türünün tespiti Geçici Görevle Atama Atama türü nedir? Naklen Atama Asıl kadrosunun olduğu birime ve Personel Genel Müdürlüğüne personelin göreve başladığına dair yazı yazılması, onaya sunulması Göreve Başlama Tebellüğ Belgesi Bakanlığın ilgili birimine ve görev yapacağı bölüme personelin göreve başladığına dair yazı yazılması, onaya sunulması Göreve Başlama Tebellüğ Belgesi Giden Evrak Evrakların dosyalanması ve arşivlenmesi

29 İGTH.İKS.ŞMA.002 / EMEKLİLİK İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Emekliye ayrılacak personelin evrakının incelenmesi ve hazırlanması P-PR Ayrılacak personel için Emeklilik Belgesinin ilgili kısmının doldurularak paraflanması ve personele teslim edilmesi P-PR Personelin ilgili diğer bölümlere yönlendirilmesi Emekliye ayrılacak personel tarafından İlgili birimlere paraflattırılan Personel İlişik Kesme Belgesinin Şube Müdürlüğü tarafından teslim alınması Eksik parafların tamamlattırılması için personele iade edilmesi Paraflar tam mı? Üst yazısının yazılarak İl Müdürüne imzaya sunulması İş Akış Şeması İl Müdürü emeklilik işlemini onaylıyor mu? Teknik personel için Personel Genel Müdürlüğüne Mahalli personel için Valiliğe Personel İlişik Kesme Belgesinin gönderilmesi Personel İlişik Kesme Belgesi İlgili personele olumsuz kararın bir yazı ile bildirilmesi ve bir nüshasının dosyalanması Giden Evrak A

30 İGTH.İKS.ŞMA.002 / EMEKLİLİK İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI A Gelen Evrak Personel İlişik Kesme Personel Emeklilik müracaatının incelenmesi Emeklilik işlemi onaylanıyor mu? Emeklilik ile ilgili Tebellüğ Belgesinin hazırlanması ve ilgili personele kararın imza karşılığı tebliğ edilmesi İlgili personele olumsuz kararın bir yazı ile bildirilmesi ve bir nüshasının dosyalanması Personel İlçe Müdürlüğünde çalışıyor ise İlçe Müdürlüğüne bildirilmesi Tebellüğ Belgesi Personelin emeklilik tarihinin kaydının ilgili sisteme girilerek SGK ya da Muhasebeye bildirilmesi İl Müdür Onayı Tebellüğ belgesi, Şahış emekli fişi, Fotoğraf ve ayrılış Tarihinin Personel Genel Müdürlüğüne gönderilmesi Giden Evrak Personel İlişik Kesme Tebellüğ Belgesi Evrakların ve yazışmaların dosyalanması/ arşivlenmesi

31 İGTH.İKS.ŞMA.002 / TAŞINMAZ KİRALANMASI İŞ AKIŞI ŞEMASI Taşınmaz Kiralama Talebi İl Müdürlüğü birimlerinden ya da İlçe Müdürlükleri nden taşınmaz kiralanması talebinin gelmesi Taşınmazların kiralama ihtiyacının İl Müdürlüğü nde değerlendirilmesi K-ŞM Taşınmazların kiralama kararının verilmesi ve yazısının yazılması Kiralamak için uygun yer bulunması ve fiyat alınması Bu konudaki bilgi ve belgelerle Bakanlığın ilgili birimine görüş sorulması, yazı yazılması ve onaylanması Giden Evrak iş akış şeması Gelen Evrak iş akış şeması Kiralanması Uygun mu? Kiralama işlemlerinin gerçekleştirilmesi Kiralamaktan vazgeçilmesi Dosyalama ve arşiv işlemlerinin yapılması

32 İGTH.İKS.ŞMA.002 / SEYYAR GÖREV TAZMİNATI İŞ AKIŞI ŞEMASI Seyyar Görev Puantajları Şube Müdürlüklerinde hazırlanan puantajların İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğüne gelmesi Maaş birimine havale edilmesi P-ŞM İlgili personel tarafından ödenek olup olmadığının kontrol edilmesi Ödenek var mı? Ödenek talep edilmesi Maaş biriminde seyyar görev tazminatı hesaplamasının yapılması SGB.Net ten ödeme emri düzenlenmesi ve harcama yetkilisinden onaylarının alınması Ödeme emri ve eklerinin Defterdarlık muhasebe müdürlüğüne gönderilmesi Ödeme emri Giden Evrak Ödenmek üzere yoluyla ve liste olarak ilgili bankaya gönderilmesi Banka listesi Dosyalama ve arşivleme işleminin yapılması

33 İGTH.İKS.ŞMA.002 / PERSONEL İLİŞİK KESME İŞ AKIŞI ŞEMASI İlişiği kesilecek personelin ayrılış evraklarının hazırlanması Ayrılacak personel için İlişik Kesme Belgesinin ilgili kısmının doldurularak paraflanması ve personele teslim edilmesi P-PR Personelin ilgili diğer bölümlere yönlendirilmesi İlişiği kesilecek personel tarafından İlgili birimlere paraflattırılan Personel İlişik Kesme Belgesinin İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğü ne teslim edilmesi Eksik parafların tamamlattırılması için personele iade edilmesi Paraflar tam mı? Üst yazısının yazılarak İl Müdürü ne imzaya sunulması İl Müdürü ilişik kesmeyi onaylıyor mu? İlgili personele olumsuz kararın bir yazı ile bildirilmesi Tebliğ edilmesi Bakanlığın ilgili birimine Personel İlişik Kesme Belgesinin gönderilmesi Personel İlişik Kesme Belgesi Evrakın dosyalanması ve arşivlenmesi Giden Evrak A

34 İGTH.İKS.ŞMA.002 / PERSONEL İLİŞİK KESME İŞ AKIŞI ŞEMASI A Gelen Evrak Personel İlişik Kesme Belgesi Personel Genel Müdürlüğünden Personel İlişik Kesme belgesinin gelmesi ve ilgili personel tarafından incelenmesi Personel Genel Müdürlüğü ilişik kesmeyi onaylıyor mu? İlişik kesme ile ilgili Tebellüğ Belgesinin hazırlanması ve ilgili personele kararın imza karşılığı tebliğ edilmesi İlgili personele olumsuz kararın bir yazı ile bildirilmesi Personelin ayrılış tarihinin ilgili sisteme kaydının yapılması Personelin yeni başlayacağı kuruma gönderilmek üzere üst yazısının yazılması ve onaya sunulması Evrakların dosyalanması ve arşivlenmesi Personel İlişik Kesme Belgesinin, Tebellüğ Belgesinin ve ayrılış tarihinin bakanlığın ilgili birimine gönderilmesi Personel İlişik Kesme Tebellüğ Belgesi Giden Evrak Evrakların dosyalanması ve arşivlenmesi

35 İGTH.İKS.ŞMA.002 / SENELİK İZİN İŞ AKIŞ ŞEMASI İl Müdürlüğü personelinin senelik izin formunu doldurması idari ve Mali İşler Şube Müdürlüğüne teslim etmesi Personel Memuru tarafından kalan izin kontrolünün yapılması Talep edilen izin uygunmu Uygun görülen izin formunun İl Müdür Yardımcısı tarafından onaylanması O-MY İzin talebinin uygun görülmediğinin bildirilmesi Personelin onaylanmış izin formunu İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğüne teslim etmesi Senelik İzin Formunun Personel İzin Dosyasına işlenmesi ve dosyalanması

36 İGTH.İKS.ŞMA.002 / TAŞINMAZ KULLANMA TALEBİ İŞ AKIŞI ŞEMASI Taşınmaz Kullanma Talebi Bağlı kuruluşlardan ve Belediyelerden gelen taşınmazların kullanma talebinin değerlendirilmesi Talep edilen binaya İl Müdürlüğü nün ihtiyacı olup olmadığının belirlenmesi Binaya İhtiyaç var mı? Binaya İl Müdürlüğü nün ihtiyacının olmadığının ve talep edildiğinin Bakanlığın ilgili birimine yazı yazıp onaya sunulması Kullanma talebinin olumsuz olduğunu belirten yazının hazırlanması ve onaya sunulması Bakanlık görüşü olumlu mu? Olumsuz Şube Müdürü Onayı O-ŞM Olumlu Hazırlanan yazının talepte bulunan kuruma gönderilmesi Olumsuzluk Bildirim Yazısı Tahsis işlemlerinin gerçekleştirilmesi Giden Evrak Dosyalama ve arşiv işlemlerinin gerçekleştirlmesi Dosyalama ve arşiv işlemlerinin gerçekleştirlmesi

37 İGTH.İKS.ŞMA.002 / PERSONEL İCRA VE NAFAKA KESİNTİSİ İŞ AKIŞI ŞEMASI İcra ve Nafaka Kesintisi Yazısı İcra Müdürlüğü nden icra ve nafaka kesintisi hakkında yazı gelmesi Hakkında yazı gelen kişinin İl Müdürlüğü personeli olup olmadığının kontrol edilmesi Kurum personeli mi? İcra ve Nafaka Borcunun belirtilen oran dahilinde maaşına tatbik edilmesi İlgili İcra Müdürlüğü ne Kurum personeli olmadığının bildirilmesi için yazı hazırlanması Defterdarlık Muhasebe Müdürlüğü ne yapılan kesinti ve dosya numaralarının bildirilmesi için yazı hazırlanması, onaya sunulması Şube Müdürü Onayı İş Akışı Şeması O-ŞM İş Akışı Şeması Hazırlanan yazının ilgili İcra Müdürlüğü ne gönderilmesi Hazırlanan yazının Defterdarlık Muhasebe Müdürlüğü ne gönderilmesi Yapılan Kesinti ve Dosya Numaraları Giden Evrak İş Akışı Şeması Giden Evrak İş Akışı Şeması Borç bitince İcra Müdürlüğü ne borcun bittiğine dair yazı hazırlanması Hazırlanan yazının ilgili İcra Müdürlüğü ne gönderilmesi Borç bittiğine dair yazı Giden Evrak İş Akışı Şeması Evrakların dosyalanması ve arşivlenmesi işleminin yapılması

38 İGTH.İKS.ŞMA.002 / PERSONELİN DİSİPLİN İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI ŞEMASI Personelin İşe Gelmediğine dair Tutanak İlgili Evrakın Personel Özlük İşlerinden sorumlu personele gelmesi İşlem Yapılacak Personelin Memur veya İşçi Olduğunun tespit edilmesi Memur İşçi mi? Memur mu? İşçi Memur Personel İçin Şube Müdürlüğünce muhakkik görevlendirilmesi yazı yazılması ve onaylanması İşçi personel için 7 günlük savunma süresinin verilmesi ve savunmasının alınması Disiplin Kurulunun toplanması Konuya ilişkin araştırma ve inceleme raporunun hazırlanması Yürürlükteki toplu iş sözleşmesi ceza hükümlerine uygun cezanın Disiplin Kurulu nda Onaylanması Kişilerin ya da kişinin İfadelerinin alınması Cezanın İlgili personele tebliğ edilmesi Ceza tebliği Gerekli belgelerin toplanması ve rapor düzenlenmesi rapor Konu ile İlgili belgelerin personelin özlük dosyasında muhafaza edilmesi A

39 İGTH.İKS.ŞMA.002 / PERSONELİN DİSİPLİN İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI ŞEMASI A Sonuç bölümünde disiplin cezasının teklif edilmesi Ceza teklifi Şube Müdürü tarafından 7 günlük sürede savunma talep edilmesi Savunmanın 1. Sicil Amiri tarafından Değerlendirilmesi Ceza Uygun mu? Alt cezanın Şube Müdürü tarafından belirlenmesi onaylanması O-ŞM İlgili personele yazı ile tebliğ edilmesi Tebliğ Cezanın onaylanması ve ilgili personele tebliğ edilmesi Tebliğ Muhakkik Tarafından Hazırlanan Dosyanın 3 Suretinin ilgili personelin özlük dosyasına konması Teknik Personel ise Evrakın Bakanlığın ilgili birimine yazı ile gönderilmesi Ceza yazısı Giden Evrak Konu ile ilgili evrakların dosyalanması ve arşivlenmesi

40 İGTH.İKS.ŞMA.002 / LOJMAN TALEP İŞ AKIŞI ŞEMASI İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğü tarafından lojman taleplerinin yapılmasının tüm Şube Müdürlüklerine bildirilmesi Lojman Talep Formu İl Müdürlüğü personelinin Lojman Talep formunu doldurması Personel tarafından doldurulan lojman talep formunun Şube Müdürlüğünce incelenerek onaylanıp, İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğüne gönderilmesi O-ŞM Mevcut olan komisyonun boş konutları tespit etmesi ve konuyu değerlendirmesi Lojman Tahsisinin yapılması ve İl Müdürlüğünce onaylanması İl Müdür Onayı Personele tebliğ edilmesi ve tutanak tutularak lojmanın personele teslim edilmesi Teslimat yazısı Dosyalama ve arşiv işlemlerinin yapılması

41 İGTH.İKS.ŞMA.002 / EVRAKIN ARŞİVE KALDIRILMASI İŞ AKIŞI ŞEMASI Şube Müdürlüklerinden arşive kaldırılmak üzere belirlenmiş arşivlik evrak ve malzemenin gelmesi Arşiv görevlisi personel tarafından ön inceleme ve ilgili personele havale yapılması P-PR Arşivlik malzemenin arşive kaldırılmasının uygun olup olmadığının mevzuat (Arşiv Yönetmeliği, Standart Dosya Planı) yönünden incelenmesi Arşivlenmesi uygun mu? İlgili Şube Müdürlüğüne iade edilmesi Arşivlenecek malzemenin içeriğine ilişkin dökümün ilgili Şube Müdürlüğüyle karşılıklı olarak imzalanması P-ŞM Arşiv görevlisi personel tarafından gizlilik kontrolünün yapılması Şube Müdürü Onayı O-ŞM İlgili personele sevk edilmesi P-ŞM Gizli evrak mı? Gizli dosyalar arşivine kaldırılması ve kayıt altına alınması Normal arşive kaldırılması ve kayıt altına alınması

42 İZMİR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ /İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İGTH.İKS.ŞMA.002 / İDARİ VE DİSİPLİN CEZASI İŞ AKIŞI ŞEMASI Şikayet Dilekçesi İlçe Müdürlüğü ya da Şube Müdürlüklerinden şikayet dilekçelerinin gelmesi Şikayet dilekçesine gizli kaşesi vurularak İl Müdürü ne gönderilmesi P-ŞM İş Akış şeması Şikayet Dilekçesinin Tedbir için Üst makamdan bir Muhakkik görevlendirilmesi Vali Onayı O-V Kişiye görevlendirme yazısının yazılması ve bir ay süre verilmesi Görenlendirme yazısı Görevlendirilen kişi tarafından araştırma ve inceleme raporunun hazırlanması A

43 İZMİR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ /İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İGTH.İKS.ŞMA.002 / İDARİ VE DİSİPLİN CEZASI İŞ AKIŞI ŞEMASI A İl Müdürlüğüne gelmesi ve gereği için havale edilmesi P-ŞM 4483 sayılı yasaya göre soruşturma izni verilip verilmemesinin değerlendirilmesi Raporda Disiplin cezası Teklif Edilmesi Halinde 1. Sicil Amirince savunmasının alınması Soruşturma izni verilecek mi? Soruşturma izni verilmeyerek PERGEM e gönderilmesi Yazı Soruşturma izni verilmesinin uygun görülmesi İlgili personele cezanın tebliğ edilmesi Vali Onayı İş Akış şeması O-V Teknik personel ise cezanın PERGEM e gönderilmesi Raporun ilgili personelin özlük dosyasına kaldırılması Mahkemeye sevk edilmesi Personelin özlük işlerindeki dosyasında muhafaza edilmesi Mahkeme sonucuna göre gerekli işlemin yapılması Dosyalama ve arşivleme işlemlerinin yapılmasıı

44 İGTH.İKS.ŞMA.002 / PAZARLIK USULÜ SATIN ALMA İŞ AKIŞI ŞEMASI Satın Alma Yöntemi Belirleme İş Akış Şeması İhale onay belgesinin düzenlenmesi ve onaya sunulması İhale onay belgesi İhale Kayıt Numarası Alınması İhale dokümanlarının hazırlanması İlan Yapılacak İlanın yapılıp yapılmayacağına karar verilmesi İhale komisyonunun görevlendirilmesi İhale Komisyonu Görevlendirme Yazısı İlan Yapılmayacak İhale ilanının verilmesi Davet mektubunun düzenlenmesi Davet Mektubu İsteklilerin ihale dokümanını alması Önyeterlilik tekliflerinin verilmesi İsteklilerin önyeterliliklerinin tespit edilmesi ve uygun görülen isteklilerin davet edilmesi Davet mektubu Tekliflerin kabul dilmesi Fiyatı da içeren tekliflerin kabulü, değerlendirilmesi ve karar alınması Ekonomik açıdan en avantajlı 1. ve 2. teklif sahiplerinden yasaklı teyidi alınması A

45 İGTH.İKS.ŞMA.002 / PAZARLIK USULÜ SATINALMA İŞ AKIŞ ŞEMASI A İhale Kararı Onayı Alınması Kazanan firmaya ve diğer firmalara sonucun bildirilmesi Sözleşme görüşmeleri yapılması ve sözleşmenin imzalanması Mal/Hizmet alımı Sözleşmesi Kazanan firmanın getirdiği teminat mektuplarının ilgili bankadan teyit edilmesi Teminat Mektuplarının saymanlığa gönderilmesi Teminat Mektubu Kazanan firmaya işe başlama tebligatının yapılması Tebligat İlgili Şube Müdürlüğüne ihale sonucunun bildirilmesi B

46 İGTH.İKS.ŞMA.002 / PAZARLIK USULÜ SATINALMA İŞ AKIŞ ŞEMASI B Mal ya da hizmet alımının yapılması Mal ya da hizmet alımı faturası Mal ya da hizmetin faturasının alınması Mal ya da hizmet uygun mu? Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağının düzenlenmesi Muayene kabul tutanağı Mal ya da hizmetin kabulü Satınalmanın türü Mal Alımı Taşınır işlem fişinin kesilmesi TİF Hizmet Alımı Mal ya da hizmette tesbit edilen eksiklik ve aksaklıkların firmaya bildirilmesi Hizmet işleri kabul tutanağı düzenlenmesi Faturanın ödenmesine yönelik ödeme emrinin düzenlenmesi ve onaya sunulması Hizmet İşleri Kabul Tutanağı Ödeme emri KİK de sonuç formunun doldurulması Giden Evrak Dosyalama ve arşiv işlemlerinin yapılması

47 İGTH.İKS.ŞMA.002 / DOĞRUDAN TEMİN İLE SATINALMA İŞ AKIŞI ŞEMASI Satın Alma Yöntemi Belirleme Talep doğrudan temin üst sınırının altında mı? Görevlendirilen personelin piyasadan en az 3 teklif alması Piyasa fiyat araştırması tutanağı Tekliflerin kabulü ve zarfların açılması İhale onay belgesinin düzenlenmesi İhale onay belgesi Kazanan firmaya ve diğer firmalara sonucun bildirilmesi Firmalara yazı gönderilmesi Kazanan firmaya işe başlama tebligatının yapılması Tebligat Talebi yapan Şube Müdürlüğüne sonucun bildirilmesi Muayene kabul komisyonunun kurulması Sözleşme yapılacakmı Gerekli görülmesi halinde sözleşmenin yapılması A

48 İGTH.İKS.ŞMA.002 / DOĞRUDAN TEMİN İLE SATINALMA İŞ AKIŞI ŞEMASI A Mal ya da hizmet alımının yapılması Mal ya da hizmet faturasının alınması Mal ya da hizmetin faturasının alınması Mal ya da hizmet uygun mu? Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağının düzenlenmesi Muayene kabul tutanağı Mal ya da hizmetin kabulü Satınalmanın türü Mal Alımı Taşınır işlem fişinin kesilmesi TİF Hizmet Alımı Hizmet işleri kabul tutanağı düzenlenmesi Hizmet işleri kabul tutanağı Mal ya da hizmette tesbit edilen eksiklik ve aksaklıkların firmaya bildirilmesi Faturanın ödenmesine yönelik ödeme emrinin düzenlenmesi Ödeme emri Giden Evrak Doğrudan Kayıt Temin Formunun doldurulması ve Kamu İhale Kurumu na gönderilmesi Doğrudan Temin Kayıt Formu Yazışmaların evrakların dosyalanması ve arşiv işlemlerinin yapılması

49 İGTH.İKS.ŞMA.002 / SATINALMA YÖNTEMİ BELİRLENMESİ İŞ AKIŞ ŞEMASI İhtiyaç talep yazısı Birimlerden gelen ihtiyaç talep yazılarının İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğüne gelmesi ve ilgili personele havale edilmesi P-ŞM Alım ihaleyle mi yapılacak İhale yönteminin belirlenmesi DoğrudanTemin yönteminin belirlenmesi Pazarlık usulü ihale Açık ihale Belli istekliler arasında ihale Doğrudan teminle satın alma Tek kaynaktan satın alma DMO dan satın alma Pazarlık Usulü İhale İşlemleri İş Akış Şeması Açık İhale Usulü Satın Alma İş Akış Şeması Belli İstekliler Arasında İhale İşlemleri İş Akış Şeması Doğrudan Teminle Satın Alma İş Akış Şeması Tek Kaynaktan Satın alma Usulü Satın alma İş Akış Şeması DMO Alım Süreci

50 İGTH.İKS.ŞMA.002 / BELLİ İSTEKLER ARASINDA İHALE İŞ AKIŞ ŞEMASI Satın Alma Yöntemi Belirleme İhtiyaç talep yazısı Belli istekler arasında ihale yöntemi ile alımı yapılacak ihtiyaç talep yazısının ve ilgili belgelerin ilgiliye havale edilmesi Ön yeterlilik ve İhale dokümantasyonunu n hazırlanması İhale dökümanları İhale ilanının yapılması İhale komisyonunun görevlendirilmesi İhale Komisyonu Görevlendirme Yazısı İhaleninin hangi tür satınalma için yapıldığının tespit edilmesi Ön yeterlilik ve ihale dokümanının alınması Ön yeterlilik işlemlerinin sonuçlandırılması Teklif dosyası hazırlığı ve isteklilerin ihale dokümanını alması Fiyatı da içeren tekliflerin alınması ve ön değerlendirmelerin yapılması Tekliflerin değerlendirilmesi ve nihai kararın verilmesi Sözleşme görüşmeleri yapılması ve sözleşmenin imzalanması Mal/hizmet alımı sözleşmesi A

51 İGTH.İKS.ŞMA.002 / BELLİ İSTEKLER ARASINDA İHALE İŞ AKIŞI ŞEMASI A Mal ya da hizmet alımının yapılması Mal yada hizmet faturası Mal ya da hizmetin faturasının alınması Mal ya da hizmet alımı faturası Muayene kabul komisyonu tarafından muayene kabul tutanağının düzenlenmesi Muayene kabul tutanağı Mal ya da hizmette tespit edilen eksiklik ve aksaklıkların firmaya bildirilmesi Mal ya da hizmet uygun mu? Mal ya da hizmetin kabulü Hizmet alımı mı? Taşınır işlem fişinin kesilmesi TİF Hizmet işleri kabul tutanağı düzenlenmesi Hizmet işleri kabul tutanağı Faturanın ödenmesine yönelik ödeme emrinin düzenlenmesi Giden Evrak İş Akış Şeması Ödeme emri Tüm evrakların dosyalanması / arşivlenmesi

52 İGTH.İKS.ŞMA.002 / DMO ALIMLARI İŞ AKIŞ ŞEMASI İşlemin ilgili personele havale edilmesi P-ŞM Malzeme ihtiyaç listesinin hazırlanması Malzeme Listesi İnternet ortamında DMO kataloğuna bakarak katalog ürünlerinin ihtiyaç listesi ile karşılaştırılması İhtiyaç duyulan malzemeler katalogda var mı? Satınalma Yöntemi Belirleme İhtiyaçların kaltalog da bulunan kod numaralarından oluşan DMO Malzeme isteme listesi oluşturulması DMO Malzeme İstem Listesi Üst yazı hazırlanarak liste yazı ekine eklenmesi ve DMO ya gönderilmesi Toplam Tutar limitin üstünde mi? Harcama Talimatnamesi Hazırlanması Harcama Talimatnamesi Kredi Talimatnamesi Hazırlanması Kredi Talimatnamesi A

53 İGTH.İKS.ŞMA.002 / DMO ALIMLARI İŞ AKIŞI ŞEMASI A Fatura DMO dan malların teslim alınması ve faturanın gelmesi Muayene kabul komisyonu tarafından malların kontrol edilmesi Mallar uygun mu? DMO ile bağlantı kurulması Ödeme emrinin düzenlenmesi ve kredinin mahsup edilerek kapatılması Ödeme Emri Belgesi MİF Giden Evrak Dosyalama ve arşivleme işlemlerinin yapılması

54 İGTH.İKS.ŞMA.002 / HİZMETİÇİ EĞİTİM UYGULAMA İŞLEMLERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Kontrol ve muayene komisyonunun oluşturularak eğitim yapılacak mekanın ve eğitim uzmanı tarafından materyallerin kontrolünün yapılması Katılımcılara imza karşılığı eğitim materyallerinin dağıtılması Ders notlarının dağıtılması Eğitimin verilmesi Katılımcı sertifikalarının ilgili yönetmeliklere uygun olarak hazırlanması ve dağıtımının yapılması Eğitimin değerlendirme raporunun hazırlanması Muayene kabul komisyon raporu hazırlanması Raporun Satınalma birimine gönderilmesi Hizmetiçi eğitim 6 aylık gerçekleşme raporlarına eklenmesi

55 İZMİR İL GIDA TARIM VE HAYVANCILIK MÜDÜRLÜĞÜ /İDARİ VE MALİ İŞLER ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İGTH.İKS.ŞMA.002 / İŞÇİ İKRAMİYELERİ İŞ AKIŞ ŞEMASI Resmi gazete ve Toplu İş Sözleşmesi İşçi İkramiye Ödeme Tarihlerinin belli olması Tediye İkramiyesi İkramiye türü nedir? Sendika İkramiyesi Tediye İkramiyesi Ödemesinin dört taksit 13 günlük ücret tutarında ödenmesi Sendika İkramiyesinin 30 Günlük Ücret tutarında yılda 2 kez ödenmesi Rapor, ücretsiz izin ve eksik çalışılan günlerin hesaplanması İcmal ve bordroların hazırlanması SGB.Net ten Ödeme Emrinin düzenlenmesi Hazırlanan evrakın Defterdarlık Muhasebe Müdürlüğü ne gönderilmesi İkramiye Dosyası İlgili banka Şubesine ve liste olarak tutarların gönderilmesi İkramiye Liste ve Tutarları Giden Evrak Evrakların dosyalanması ve arşivlenmesi

56 İGTH.İKS.ŞMA.002 / KIDEM TAZMİNATI İŞ AKIŞI ŞEMASI Emekli olma, vefat, askerlik, vb. kıdem tazminatı ödenecek şartların oluşması İşçinin özlük dosyasının incelenmesi Gün ay ve yıl olarak fiilen çalışılan Hizmet süresinin tespit edilmesi Kıdem Tazminatına esas bir günlük ücretinin tespit edilmesi Yıllık Kıdem tazminat taban ve tavan ücretinin göz önüne alınarak hesaplama yapılması SGB netten ödeme emrinin düzenlenmesi ve onaya sunulması K-ŞM İş Akış Şeması Ödeme emri ve ekleri Yazı ekinde Defferdarlık Muhasebe Müdürlüğüne gönderilmesi Ödeme emri belgesi Giden Evrak İlgili banka şubesine yolu ile ve liste olarak ödenecek hesap no ve miktarın bildirilmesi Ödeme listeleri Dosyalama ve arşiv işlemlerinin yapılması

57 İGTH.İKS.ŞMA.002 / DEMİRBAŞLARIN HURDAYA AYRILMASI İŞ AKIŞI ŞEMASI İl Müdürlüğünce Komisyon oluşturulması ve olur alınması İl Müdür Onayı Komisyonca taşınırların durumlarının tespit edilmesi Hurdaya ayrılacaklar için Kayıttan düşme teklif ve onay Tutanağı hazırlanması K-ŞM İl Müdür Onayı İşlemin Mali Tutarı Maliye Bakanlığınca her yıl belirlenen Parasal sınırı geçiyor mu? Maliye Bakanlığının Limitinin altında kalan rakamlar için İl Müdürü Oluru alınması Bakanlıktan Olur Alınması İl Müdür Onayı Olur çıktıktan sonra T.K.K.Y Tarafından TİF ile hurda çıkışı işlemi yapılarak ambar kayıtlarından düşülmesi Hurda çıkışı yapılması TİF nin bir nüshasının Muhasebe birimine gönderilmesi TİF Düşümü yapılan taşınırların Defterdarlık, Milli Emlak Müdürlüğüne yazı ile bildirilmesi Yazı yazılması Dosyalama ve Arşivleme İşlemlerinin yapılması

58 İGTH.İKS.ŞMA.002 / İŞÇİ SİCİL DEĞERLENDİRME RAPORLARI İŞ AKIŞI ŞEMASI Her yıl Aralık ayında İl Müdürlüğü Bünyesinde çalışan İşçilere 1 ve 2 Sicil Amirince sicil değerlendirme raporu doldurulması İl Müdürlüğünde Şube Müdürü ve İl Müdür Yardımcısı Tarafından Doldurulması İlçe Müdürlüklerinde İlçe Müdürü ve Kaymakam Tarafından doldurulması 2 Sicil Amiri Arasında 10 puan Fark var ise ve 60 Puanın altında ise 3 Sicil Amiri İl Müdürünce Değerlendirilmesi Toplam verilen puan 60 ın altında çıkarsa o yıl için kademe ilerlemesi yapılmaması Maaş Tahakkuk birimine Bildirilmesi İlgilinin özlük dosyasına konması Dosyalama ve arşiv işlemlerinin yapılması

59 İGTH.İKS.ŞMA.002 / SUÇ İŞLEYEN PERSONEL DİSİPLİN İŞLEMLERİ İŞ AKIŞI ŞEMASI İşlenen suçla ilgili düzenlenen Tutanak İlgili Evrakın Personel Özlük İşlerinden Personel özlük 2 birimine gelmesi İşlem Yapılacak Personelin Memur veya İşçi Olduğunun tespit edilmesi Memur İşçi mi? Memur mu? İşçi Memur Personel İçin Araştırma ve inceleme inceleme raporu hazırlanmak üzere Muhakkik Görevlendirilmesi İşçi personel için 7 günlük savunma süresinin verilmesi ve savunmasının alınması Muhakkik olarak Görevlendirilen Kişiye Görev yazısı yazılması İş yeri Disiplin kurulu Toplanması için Davet yapılması Disiplin Kurulunun Toplanması Valilik Onayı İş Akışı şeması O-V Yürürlükteki Toplu İş Sözleşmesi Ceza Hükümlerine uygun cezanın Disiplin Kurulu nda Onaylanması Konuya ilişkin araştırma ve inceleme raporunun hazırlanması Cezanın İlgili personele tebliğ edilmesi Ceza tebliği Kişilerin ya da kişinin İfadelerinin alınması Gerekli belgelerin toplanması ve rapor düzenlenmesi rapor Konu ile İlgili belgelerin personelin özlük dosyasında muhafaza edilmesi A