Sürdürülebilirlik Sorumluluk Dürüstlük

Transkript

1 Sürdürülebilirlik Sorumluluk Dürüstlük Doğruluk Güven Saygı 1

2 Giriş Alison Cooper dan Bölüm 1 Đş Doğruluğu Bölüm 2 Sorumlu Ticari Uygulama Bölüm 3 Güven, Saygı ve Sorumluluk Bölüm 4 Đş Ahlâkı Kuralları Đdaresi Bölüm 5 Kaynaklar 2

3 3

4 Giriş Imperial Tobacco Đş Ahlâkı Kuralları hakkında bilmeniz gerekenler Đş Doğruluğu 1. Yasadışı Ticaretle Mücadele 2. Kara Para Aklama 3. Rekabet ve Anti-tröst 4. Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele 5. Hediyeler ve Ağırlama 6. Sorumlu Tedarik ve Tedarikçi Ortaklıkları 7. Siyasi Katılımlar ve Bağışlar 8. Gümrükler ve Vergi 9. Uluslararası Yaptırımlar ve Ticaret Sınırlamaları Elektronik Đletişim 8. Bilgi Yönetimi 9. Gizli Bilgiler 10. Çıkar Çatışmaları 11. Đçeriden Bilgilendirme 12. Dış Đletişim Güven, Saygı ve Sorumluluk 1. Ayrımcılık ve Rahatsızlık Verme 2. Sağlıklı ve Güvenli bir Đş Ortamı 3. Çevresel Sorumluluklar 4. Đnsan Hakları 5. Toplumsal Katılım ve Yardım Müesseselerine Yardımlar Sorumlu Ticari Uygulama 1. Muhasebe, Mali Kayıt Tutma ve Đfşaların Doğruluğu 2. Şirket Malları, Varlıkları ve Kaynaklarının Kullanımı 3. Fikri Mülkiyet Hakları 4. Sorumlu Reklam ve Pazarlama 5. Ürünlerin ve Đş Proseslerinin Yüksek Standardı 6. Bilgilerin Gizliliği (Veri Koruma) Đş Ahlâkı Kuralları Đdaresi Kaynaklar

5 Đş Ahlâkı Kurallarımız Đş hayatımızda dürüstlük ve doğrulukla hareket etmemiz şirket olarak sürdürülebilir oluşumuzu sağlayacaktır. 5

6 Sevgili meslektaşlarım, Đş Ahlâkı Kurallarımız, hepinizin, Imperial Tobacco nun her bir kısmında takip edilmesini beklediğim sorumlu davranışlara ilişkin standartları düzenlemektedir. Sorumlu iş yönetimi kavramı hiçbirimiz için yeni bir kavram değildir. Sorumlu şekilde hareket etme, güvenilir bir ortak ve işveren olarak global saygınlığımızı oluşturmada etkili olmuştur. Bununla birlikte, uluslararası ölçeğimizle birleşmiş bulunan, bizi daha yüksek inceleme seviyelerine maruz bırakan artan ölçüde çetin bir ortamda faaliyet göstermekteyiz. Bundan dolayıdır ki tüm faaliyetlerimizin azami doğrulukla yürütülmekte olmasını sağlamak hiçbir zaman böylesine önemli olmamıştır. Đş Ahlâkı Kurallarımız uzun vadeli sürdürülebilirliğimiz açısından gereklidir. Kurallarda ortaya konulan standartlara kişisel ve kollektif taahhüdünüz, sürdürülebilir satış büyümesi stratejimizin sağlanmasında kritik önemde bulunmaktadır. Revize edilmiş Đş Ahlâkı Kuralları, birtakım uzun süreli uygulama ve politikalarımızı tek bir kaynakta bir araya getirmektedir. Bu dokümanda Grup Politikalarına atıfların yanı sıra rehberlik, yardım ve tavsiye açısından kiminle irtibata geçileceği konusuna atıflarda da bulunulmaktadır. Sizden beklenenleri net bir şekilde anlamanızı ve günden güne faaliyetlerinizin tamamı açısından ana hatlarıyla ortaya konulmuş davranışlara bağlı kalmanızı sağlamak amacıyla Kuralları iyice okumak hepinizin görevidir. Ürünümüz, bazı kişilerce tartışılabilir olarak addedilebilir - ancak işimizi nasıl yaptığımız asla tartışılabilir olmamalıdır. Sürekli başarımız, yüksek standartlarda ahlâk ve davranış standartlarına, saygınlığımızın desteklenmesine ve sürdürülebilir satış büyümesini sağlayabilirliğimize bağlıdır. Alison Cooper Đcra Başkanı 6

7 Imperial Tobacco Đş Ahlâkı Kuralları hakkında bilmeniz gerekenler Đş Ahlâkı Kurallarımız nedir? Đş Ahlâkı Kurallarımız ( Kurallar ), gerek münferit gerekse iş ahlâkı ile ilgili uzun süreli birtakım uygulama ve politikaları tek bir dokümanda bir araya getiren bir özettir. Đş Ahlâkı Kuralları, Imperial Tobacco Group un tüm çalışanlarının takip etmesi beklenen sorumlu davranış standartlarını ortaya koymakta olup önemli etik ve yasal konuların nasıl ele alınacağına dair pratik bir rehberlik sağlamaktadır. Đş Ahlâkı Kuralları, bu davranışlar boyutuna kadar bir yaşam sergileyen herkese destek olmak için tasarlanmıştır. Đş Ahlâkı Kurallarını kimler takip etmelidir? Kurallar, farklı bir ticaret unvanı altında faaliyette bulunan tüm işletmeler dâhil olmak üzere, rol, konum veya coğrafyaya bakılmaksızın tüm Imperial Tobacco Group çalışanlarına uygulanmaktadır. Hepimiz Đş Ahlâkı Kurallarının ortaya koymuş olduğu standart ve davranışları her zaman takip etmeliyiz. Đlave olarak, Grubumuzca istihdam edilen tüm üçüncü kişi mümessiller, yükleniciler, danışmanlar ve distribütörler de lehimize iş yaparken Kurallarda altı çizilen standart ve davranışlar dâhilinde çalışmalıdır. 7

8 Đş Ahlâkı Kuralları neden önemlidir? Artmakta olan çetin rekabet ve artan ölçeğimizle birlikte, çok daha yüksek seviyelerde incelemeye tabi bulunmaktayız. Tüm faaliyetlerimizin azami doğrulukla yürütülmesini sağlamalıyız. Đş Ahlâkı Kuralları, uzun vadeli sürdürülebilirliğimiz ve satış büyümesi stratejimizi sağlama açısından gerekli bulunmaktadır. Đş Ahlâkı Kuralları, dâhili kontrol çerçevemizin temel unsurudur. Bu kurallar, Imperial Tobacco namına iş yürüten kişiler rollerini nasıl yerine getirecekleri konusunda destek sağlayacak uygun politikaların uygulamada ve yerinde olduğunu temin etme konusunda yardımcı olmaktadır. Dâhili kontrol çerçevemiz, bir dokümanlar bütünü içerisinde mevcut bulunmakta olup Đş Ahlâkı Kuralları da söz konusu dokümanlar bütününü oluşturan belgelerden biri durumundadır. Aşağıdaki diyagram, dâhili kontrol çerçevemizi tanımlayan dokümanları ve söz konusu dokümanların birbiri ile ilişkisini göstermektedir. Đntranet üzerinden daha fazla bilgiye ulaşmak mümkündür. 8

9 Kurallar, bilmem gereken her şeyi içeriyor mu? Đş Ahlâkı Kuralları, işimiz ile ilgili belirli uluslararası kanunlar, ticari yaptırımlar ve yönetmeliklerin altının çizilmesi gereken bilgileri sunmaktadır. Karşı karşıya gelebileceğiniz her kanun, politika, proses veya durumu tanımlayamaz. Kurallarda kapsanılan her bir konunun sonunda, Grup Politikalarına ve diğer rehberlik malzemelerine nereden erişileceğine dair referanslar bulunmaktadır. Đlave olarak, yardım ve tavsiye istemek için doğrudan kime başvurulacağına dair detaylar bulunmaktadır. Đş çevresindeki meslektaşlarımız farklı konularda bilgi ve deneyime sahip bulunmaktadır; onların tavsiyelerine başvurulması bilgiye dayanan ve doğru bir karar almanızda sizlere yardımcı olacaktır. Bir kuşku veya endişemin olması halinde ne yapabilirim? Đş Ahlâkı Kuralları, karşı karşıya kalabileceğiniz her bir durumu tanımlayamaz. Emin olmamanız halinde, yardım ve tavsiye alabileceğiniz birtakım yollar bulunmaktadır. Herhangi bir durumda, hangi türde bir hareket şekline başvurmanız gerektiğine dair endişelerinizin olması halinde, kendinize aşağıdaki soruları sormanız faydalı olabilir: Yaptığım şey yasal mı? Yaptığım şey etik mi? Imperial Tobacco nun Đş Ahlâkı Kurallarının doğrultusunda mı? Đyi bir örnek teşkil ediyor muyum? Hareketlerimi meslektaşlarıma, aileme ve arkadaşlarıma açıklarken kendimi rahat hissedecek miyim? Başkalarının, eylemlerimi medyada okuması halinde kendim rahat olabilecek miyim veya aynı derecede Imperial Tobacco rahat olabilecek mi? Bilgili bir karar vermeme yardımcı olması açısından, bu konuda bilgisi olan meslektaşlarıma danıştım mı? Bir meslektaşınızın hareketleri ile ilgili endişelerinizin söz konusu olması halinde, bunu, durumunuzu çözüme kavuşturabileceğiniz kişiyle konuşarak öğrenebilirsiniz. Aksi halde, endişenizi Đnsan Kaynakları Müdürü ile müzakere etmeniz gerekmektedir. 9

10 Bu konu hakkında müdürlerin ve yöneticilerin rolleri nelerdir? Doğruluk, ekip çalışması ve güveni teşvik eden bir çalışma ortamının yaratılmasında hepimizin bir rolü bulunmaktadır. Đş çevresindeki Fonksiyonel ve Bölgesel Yöneticiler ile diğer üst düzey yöneticilerle birlikte çalışan Ticari Doğruluk Departmanımız Grup genelinde iyi kurumsal ve bireysel ahlâkı sürdürmekten sorumludur. Diğerlerini idare eden veya yönetenlerin aşağıdaki ilave sorumlulukları bulunmaktadır: yeni geçici veya sözleşmeli çalışanlar dâhil olmak üzere, Đş Ahlâkı Kurallarının tüm çalışanlara temin edildiğini, açıklandığını ve sözü edilenlerce anlaşılmasını sağlama, yönettiklerinin, Đş Ahlâkı Kurallarında ortaya konulan standart ve davranışları nasıl takip edebileceklerine dair rehberlik sağlama, Đş Ahlâkı Kurallarında ana hatlarıyla ortaya konulan standart ve davranışları teşvik etmek için kişisel bir örnek teşkil etme, Đş Ahlâkı Kurallarına uymalarını mümkün kılmak açısından ekip üyelerinin uygun eğitim ve rehberlik almalarını sağlama, endişeleri dinleme ve endişelerini dile getirenlere destek olma. Farklı pazarlarda mevcut bulunan kanun ve yönetmelikler hakkındaki durum nedir? Đş Ahlâkı Kurallarımız dâhilinde tanımlanan standartların, spesifik bir yerel kanunla ihtilaf halinde bulunduğu durumlar hariç olmak üzere, Đş Ahlâkı Kurallarımızın gereklilikleri önceliğe sahip olmalıdır. Sadece söz konusu istisnai durumlarda ve bir yerel kanun, Đş Ahlâkı Kurallarımızdan daha sıkı bir standart gerektirdiğinde, yerel kanun uygulanmalıdır. Hangi kanunların uygulanacağına dair emin olmamanız halinde veya farklı kanunlar arasında bir ihtilafın mevcut olduğuna inanılması durumunda, işleme devam etmeden önce Grup Hukuk Departmanıyla irtibata geçmeniz gerekmektedir. 10

11 Endişeler nasıl araştırılacak? Açık bir suistimali dürüst bir şekilde ve iyi niyetle rapor etmeniz halinde, Şirket tarafından destek göreceksiniz. Đşlemlerin, iş çevresinde sürekliliğini sağlamak amacıyla Đş Ahlâkı Kurallarının olası ihlallerini araştırma ve ele alma açısından prosedürler geliştirmiş bulunmaktayız. Başlatılan tüm araştırmalar, bütün yönleriyle, adilane şekilde ve Şirketin Đş Ahlâkı Kurallarına, yerel yasal gerekliliklere uygun olarak ve çalışanın insan hakları uyarınca yürütülecektir. Sözü edilenler, Đş Ahlâkı Kurallarının Đdaresi başlıklı Bölüm 4 te ana hatlarıyla ortaya konulmaktadır. Yasanın çiğnendiği veya Đş Ahlâkı Kurallarımızın bir ihlalinin meydana gelmiş olduğu konusunda bir şüphesi bulunan herhangi bir kimse, öncelikle, endişenin önemiyle ilgili olarak dengeli ve tarafsız bir görüş ortaya koymada yardımcı olacak Đnsan Kaynakları Müdürüyle müzakerede bulunacaktır. Đş Ahlâkı Kurallarımıza Uygunluk Tüm Imperial Tobacco çalışanlarının işbu Kurallarda ortaya konulan standartlara uyması gerekmektedir. Đş Ahlâkı Kurallarının bir ihlalinin meydana geldiği durumlarda, işten çıkarılmaya varan uygun bir disiplin cezası uygulanacaktır. 11

12 Đş Doğruluğu 12

13 Kendimizi, iş yaptığımız tüm kişilerle dürüst şekilde, adilane ve kanuna uygun şekilde iş yapmaya adamış durumdayız. Bu bölümün içindekiler Sayfa 1. Yasadışı Ticaretle Mücadele Kara Para Aklama Rekabet ve Anti-tröst Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Hediyeler ve Ağırlama Sorumlu Tedarik ve Tedarikçi Ortaklıkları Siyasi Katılımlar ve Bağışlar Gümrükler ve Vergi Uluslararası Yaptırımlar ve Ticaret Sınırlamaları 50 13

14 1. Yasadışı Ticaretle Mücadele Tütün kaçakçılığının ve sahteciliğinin önlenmesi ve bertaraf edilmesi, temel iş önceliklerimizden biridir. Yasadışı ticaret faaliyetleriyle hiçbir zaman iştigal etmemeli, yasa dışı ticareti hiçbir zaman kolaylaştırmamalıyız. Sadece itibarlı şirketler ve bireylerle iş yaptığımızdan emin olmalıyız. Ürünlerimizin yasadışı ticaretini önlemek için Hükümetler, düzenleyiciler ve emniyet makamlarıyla birlikte çalışmalıyız. Tütün ürünlerinin yasadışı ticaretinin şirketimiz üzerinde zarar verici etkisi bulunmaktadır. Söz konusu durum, ticari menfaatlerimize aykırı olup ticari saygınlığımız ile markalarımıza zarar vermektedir. Pazar payı açısından, içerisinde rekabet ettiğimiz yasal pazarları maddi ölçüde azaltmaktadır. Hükümetleri gelirlerden etmekte ve tüketicileri, yasadışı kaynaklardan tütün ürünleri satın almaya özendirmektedir. Đlave olarak, yasal tütün sanayiini yöneten yönetmeliklerin temelini sarsmakta olup kara para aklama veya uyuşturucu trafiği gibi diğer ciddi suç faaliyetleriyle bağlantılı olabilmektedir. Yasadışı Ticaret ürünleri aşağıdakileri içine almaktadır: Kaçak Mal Ödenen bir vergi temelinde veya vergisiz temelde satın alınan, ancak mali kanunlar veya gümrük kanunları ihlal edilerek diğer pazarlara kaçak sokulan veya diğer pazarlarda yasadışı olarak satılan yasal ürünlerdir. Söz konusu ürünler aynı zamanda karaborsa malları olarak da bilinmektedir. Sahte Mal Mevcut malları yasadışı şekilde kopyalayarak ve ticari marka hakları ihlal edilerek üretilen ve/veya satılan, sıklıkla da herhangi bir vergi ödenmeksizin diğer pazarlarda satılmak üzere kaçak olarak sokulan ürünlerdir. Ucuz Sigara Ürünleri (Cheap Whites) Küçük üreticilerce üretilen (Üretim noktasında minimal bir vergi ödeyen), sıklıkla diğer pazarlara kaçak olarak sokulan ve diğer pazarlarda yasadışı olarak satılan sigara ürünleridir. Ürün Tedarik Politikamız, ürünlerimizi sadece hedef pazarın düzenleyici ve yasama gereklilikleri uyarınca onaylı müşterilere ve pazarlara tedarik edeceğimizi açık şekilde ifade etmektedir. 14

15 Yapmamız gerekenler: Hedef pazardaki iç tüketime ve seyahat eden tüketicinin izin verilebilir gereksinimlerine uygun miktarlarda ürün tedarik etme, Yasal olarak bağlayıcı yazılı sözleşmelerin, müşteriler, distribütörler, acenteler ve diğer üçüncü kişiler ile olan tüm ilişkileri kapsamak açısından yerinde ve uygulamada olmasını temin etme, Tüm ürün yanıltmaca vakalarını tüm yönleriyle araştırma ve daha fazla yanıltma riskini azaltacak uygun aksiyonları alma, Müşterilerimizin, doğruluk standartlarımızı paylaştığını ve Đş Ahlâkı Kurallarımızın ilgili unsurlarından haberdar olmasını sağlamaya çalışma, Müşteriler, distribütörler, acenteler ve diğer üçüncü kişilerin, ürün kendilerine satılmadan önce Grup Güvenliği ve Risk Yönetimi Departmanınca uygun şekilde değerlendirilmesini sağlama, Tütün ürünlerinin yasadışı ticaretine ilişkin şüpheleri, önceden mümkün olduğunca bilgi toplamak suretiyle, kendi güvenliğinizi veya başkalarının güvenliğini tehlikeye atmaksızın bir yönetici, müdür, Müşteri Hizmetleri Müdürü veya Grup Güvenliği ve Risk Yönetimi Departmanına raporlama, Yasadışı ticaret faaliyetleri bahanesiyle ürünlerin müşterilerimize tedarikini askıya alacak ve/veya durduracak herhangi bir önerinin Ticari Doğruluk ve Grup Hukuk Departmanına bildirilmesini temin etme, Tüm müşteri verilerini yıllık bazda gözden geçirme. Yapmamamız gerekenler: Yasadışı ticaret faaliyetine ilişkin şüpheli vakalara yönelik bilgi toplarken veya sözü edilenleri raporlarken kendimizin şahsi risklere veya tehlikelere atılması, Kasten veya dikkatsizce yasadışı ticaret faaliyetleriyle ilgisinin olduğu belirlenen müşterilerle ticaret yapmaya devam etme, Bir müşteri veya tedarikçinin, ürünlerimizin yasal tedarik zincirinden sapmasıyla ilgili olabileceği şüphesini ihmal etme veya kasten görmezlikten gelme. 15

16 2. Kara Para Aklama Kara para aklama işiyle asla ilgilenmemeliyiz veya kara para aklama işini asla kolaylaştırmamalıyız. Kara para aklama, suç faaliyetlerinden elde edilen fonların yasal olduğunu veya yasal bir kaynaktan elde edildiği görüntüsünü yaratma sürecidir. Ciddi bir suç faaliyetidir. Kaçakçılık ve kara para aklama işlemleri birbiriyle yakın ilişkisi bulunan suçlar oldukları için, emniyet kuvvetleri çabalarını büyük ölçüde tütün ürünlerinin yasadışı ticareti üzerine odaklandırmaktadır. Ürünlerimizin, kara para aklama faaliyetlerinde veya suç gelirlerini kamufle etmek üzere kullanılamamasını sağlamamız gerekmektedir: Her bir pazar, müşterilerinin kimliğini ve meşru faaliyetlerini doğrulamak amacıyla, Ürün Tedarik Politikamızda detaylı olarak verildiği üzere, prosedürleri yerli yerinde tanımlamış olmalıdır. Đlave olarak, her bir pazar, potansiyel olarak şüpheli ödemelerin kabul edilişini önleyen detaylı prosesleri uygulamayı sürdürmelidir. Yapmamız gerekenler: Sadece, kendileriyle ortak şekilde iş yürüttüğümüz ve haklarında (mali kontroller dâhil olmak üzere) tam ve uygun durum tespiti ve doğrulama yapmış olduğumuz müşteriler, distribütörler ve diğer işletme veya bireylerden ödeme kabul etme, Örneğin, bir müşterinin, yasadışı ticaret faaliyetleriyle ilgili olduğunu veya olabileceğini akla getiren bir söylentinin duyulmasından sonra, Ticari Doğruluk Departmanına ilgili endişelerin derhal iletilmesi, Uygun olmayan finansal işlemlerin meydana geliyor olabileceğini akla getiren tüm durumlarda çok dikkatli olma. Bunun örnekleri aşağıdakileri içermektedir: - Kişisel veya ticari özgeçmiş bilgilerini temin etme konusunda isteksiz bir müşteri, - Yüksek meblağlarda nakit kullanarak ödeme yapmak isteyen bir müşteri, - Fiyat veya diğer satınalma şartları konusunda endişe taşımadığı görülen bir müşteri, - Yerleşik bulunduğu veya faaliyet gösterdiği ülkeden farklı bir ülkedeki bir banka hesabına ödeme yapılmasını isteyen bir müşteri veya tedarikçi. 16

17 Yapmamamız gerekenler: Suç faaliyeti gelirleri olan veya olabilecek herhangi bir nakdi veya nakit benzerlerini kabul etme, Kasten veya dikkatsizce, uygun olmayan finansal işlemlerin meydana geliyor olabileceğini gösteren ikaz bayrakları nın herhangi birini görmezden gelme. 17

18 3. Rekabet ve Anti-tröst Imperial Tobacco olarak kendimizi rakiplerimizle adilane ve dürüst bir biçimde rekabet etmeye adamış bulunmaktayız; böyle yapmak suretiyle de işimize uygulanan tüm anti-tröst ve rekabet kanunlarına bağlı kalmamız gerekmektedir. Bu bölümde ortaya konulan genel ilkeler, sadece rehberlik amacı taşımaktadır. Bir pazara uygulanabilir rekabet kanunları önceliğe sahiptir. Bu itibarla, hepimiz, yerel pazarımızda mevcut rekabet kanunlarının farkında olmalıyız. Eşit Rekabet Pek çok ülkenin, uygulamada bulunan rekabet kanunları vardır; konumumuza bağlı olarak da bize uygulanan kanunlar değişiklik gösterebilmektedir. Rekabet kanunları bir serbest piyasayı teşvik etmek ve tüketicileri ve işletmeleri korumak amacıyla planlanmaktadır. Söz konusu kanunlar, önemli pazar gücüne sahip olduğumuz ortamlardaki idaremizi olduğu kadar rakiplerimiz, müşterilerimiz, distribütörlerimiz ve başka üçüncü kişiler ile olan işlerimizi de düzenlemektedir. Rekabet kanunlarının ihlali yüksek para cezalarıyla sonuçlanabilmekte, bundan olumsuz şekilde etkilenmiş gruplardan gelen hukuk davalarına sebep olabilmekte ve şirketin itibarını ve pazar payını da etkileyebilmektedir. Đlave olarak, anti-rekabetçi faaliyetlerin en ciddi türleriyle ilgili oldukları tespit edilen bireyler hapis cezasıyla cezalandırılabilmektedir. Rakiplerle Anlaşmalar/Temas Dünya çapındaki rekabet kanunları, rakiplerle belirli anlaşma türlerini veya rakiplerle böyle anlaşmaya çalışma durumunu yasaklamaktadır. Gerçekten, rakiplerle bu şekilde anlaşmalar en büyük olası rekabet riskini ihtiva etmektedir. Sonuç olarak, rekabet makamları çoğu kez rakipler arasındaki düzenlemeleri şüpheyle ele almaktadır. Sorumlu bir şirket olarak, rakiplerimizden bağımsız olarak faaliyet göstermeli ve rekabet etmeliyiz; bu da tüm işlemlerimizden açıkça belli olmalıdır. 18

19 Yürürlükteki kanunlara tabi olarak yapmamamız gerekenler: Minimum veya maksimum fiyatları belirleme, fiyatları stabil hale getirme, değiştirme veya fiyatların koordinasyonunu sağlama dâhil olmak üzere, rakiplerle, fiyatlar, ıskontolar veya diğer ticaret şartları konusunda anlaşma yapma yönünde doğrudan veya dolaylı olarak bir isteklilik gösterme veya işaret etme, Rakiplerle, belirli bir pazar veya müşteri grubu için üretilecek veya belirli bir pazar veya müşteri gurubuna tedarik edilecek ürünlerin kalitesi veya miktarı konusunda anlaşmaya gitme, Herhangi bir biçimde ihaleye fesat karıştırmayla ilgili olma, Rakiplerle bir tedarikçi, müşteri veya distribütörü boykot etmek için anlaşma yapma, Rakiplerle piyasaları, müşterileri veya ürün kategorilerini bölüşmek üzere anlaşmalar yapma, Rakiplerle, müşteri ve ürün bilgileri dâhil ticari olarak hassas bilgileri müzakere etme veya paylaşma. Yukarıda detaylı olarak verilenler gibi, bir aracı veya üçüncü kişi kanalıyla yapılan resmi veya gayri resmi iletişimler veya anlaşmaların yasadışı olması muhtemeldir. Ticaret Birlikleri Rakiplerle toplantı yapan bir tütün ticareti birliği, yasadışı ticaretle mücadele etmek için düzenleyici konular veya önlemler gibi endüstri konularını müzakere ve mütalaa etmek için uygun bir platform olabilmektedir. Bununla birlikte, ticaret birliği toplantıları, herhangi bir ticari veya hassas bilgiyi müzakere veya paylaşma forumu olarak kullanılmamalıdır. Anti-rekabet sözleşmeleri, örneğin, müşteriler veya distribütörler gibi üçüncü kişilerle ilişkileri idare ederken de meydana gelebilmektedir. Yürürlükteki kanunlara tabi olarak yapmamamız gerekenler: Müşteriler veya distribütörlerle sabit veya minimum satış fiyatları koyma veya anlaşmasını yapma, kâr marjlarını veya teklif edebilecekleri maksimum ıskonto seviyesini belirleme, Uygun ve inandırıcı bir gerekçe söz konusu olmaksızın, müşterilerimizin veya distribütörlerimizin, ürünlerimizi yeniden satabileceği bölgeleri veya müşteri gruplarını sınırlandırma. 19

20 Monopolleşme veya Dominant bir Pazar Pozisyonunu Kötüye Kullanma Pek çok ülkede yürürlükte bulunan ilave kurallar, söz konusu piyasada dominant bir pozisyona sahip olmamız halinde, söz konusu pozisyonu kötüye kullanmamamızı gerekli kılabilmektedir. Söz konusu ortamlarda, belirli biçimlerde hareket etme yeteneğimiz sınırlandırılabilir. Özellikle, iş açısından aktif şekilde rekabet etmeyi sürdürmemiz gerekirken, faaliyetlerimizin, örneğin, rakipleri piyasadan çıkmaya zorlama veya yeni rakiplerin piyasaya girmelerini engelleme suretiyle rekabeti haksız şekilde bozmadığı konusunda dikkatli olmalıyız. Önemli bir piyasa gücüne sahip olduğumuz ve herhangi bir faaliyet önerisinin rakipleri piyasada engelleyebileceğine dair makul bir beklentinin söz konusu olduğu durumlarda hukuki tavsiye almak önemlidir. Đlk etapta faydalı veya zararsız görülebilen ıskonto, promosyon veya ticaret programları gibi faaliyetlerin, uzun vadede rekabete zarar vermediklerini veya müşteriler arasında haksız şekilde ayırım yapmadıklarını temin etmek açısından dikkatli şekilde düşünülmeleri gerekmektedir. Hepimizin aşağıdakileri yapması beklenmektedir: Herhangi bir ıskonto, promosyon veya ticaret programının veya benzer başka faaliyetin, bir dominant pozisyonun kötüye kullanılmasına sebep olma ihtimalinin söz konusu olduğu pazar gücü hallerinde yasal tavsiye arama. Bu, aşağıdakileri içermektedir: - Farklı ürün ve hizmetlerin bir araya getirilmesi veya birleştirilmesi, - Rakiplerin piyasadan uzaklaştırılması için planlanmış bulunan aşırı agresif iskonto veya teşviklerin kullanılması, - Herhangi bir objektif gerekçe olmaksızın, müşteriler arasında, örneğin, benzer şekilde konumlandırılmış müşterilere farklı fiyatlar uygulayarak haksız şekilde ayırımcılık yapma, - Müşterilere zarar vermek için üretimin sınırlandırılması, - Herhangi bir objektif gerekçe olmaksızın, yeni veya mevcut müşterilere tedarikte bulunmayı reddetme. 20

21 Bilgi Toplama Veri ve pazar bilgilerinin toplanması, analiz edilmesi ve kullanılması meşru bir rekabetçilik aracıdır. Bununla birlikte, rakiplerimiz hakkında bilgi toplarken dikkatli olmamız gerekmektedir. Meşru bilgi kaynakları aşağıdakileri kapsamaktadır : medya, internet ve şirket web siteleri, saygın endüstri araştırmaları, yıllık raporlar, şirket yöneticilerinin umuma yönelik konuşmaları, resmi makamlar nezdindeki umuma açık dosyalamalar, Şirketçe tedarik edilmiş elektronik ekipmanın kullanımı vasıtasıyla satış noktasında verilerin toplanması ve gizli bilgi elde etme gibi spesifik bir amaç söz konusu olmaksızın müşterilerle konuşma. Yapmamız gerekenler: Hangi rekabetçi bilgileri toplayabileceğimizi ve onları nasıl kullanabileceğimizi anlama, Kendi rekabetçi bilgilerimizin, doğrudan veya dolaylı olarak rakiplere ifşa edilmediğinden emin olma. Yürürlükteki kanunlara tabi olarak yapmamamız gerekenler: Aşağıdakiler dâhil, yasadışı veya uygun olmayan yöntemleri kullanmak suretiyle, bir rakibin işleri hakkında bilgilere erişim kazanmaya çalışma: - Endüstri ispiyonculuğuyla ilgilenme veya halka açık olmayan bilgilere erişim sağlamak için gizli gözetimde bulunma, - Gizli veya ticari olarak hassas bilgileri elde etme amacıyla rakiplerin çalışanlarının kiralanması, - Gizli bilgileri elde etmek amacıyla rakiplerin müşterilerine veya çalışanlarına yaklaşım gösterme. Uygunsuz veya yasadışı olarak değerlendirilebilecek başka bir bilgi elde etme yönteminin benimsenmesi, Genel bir gizlilik yükümlülüğünün bulunduğu veya bir pazarlık süreciyle ilgilenildiğinde bir rakibin teklifi hakkındaki bilgiler konusunda bir üçüncü kişi ve rakiplerimizden biri arasındaki bir gizlilik sözleşmesinin ihlali olarak tarafımıza gizli şekilde ifşa edildiğini bildiğimiz veya gizli şekilde ifşa edildiğine inanmak için sebebimizin bulunduğu bilgileri alma, ifşa etme veya kullanma. 21

22 4. Anti-Rüşvet ve Yolsuzluk Rüşvet ve yolsuzluk kanunlarına uygunluk zorunluluk taşımaktadır. Imperial Tobacco lehine uygunsuz bir avantaj amacı taşıyan herhangi bir hediye, ödeme veya başka bir faydayı teklif etmemeli, vermemeli veya kabul etmemeliyiz. Pek çok ülkenin, rüşvet ve yolsuzlukla ilgilenmeyi yasadışı kılan kanunları bulunmaktadır. Artan sayıda ülke, sınırları ötesinde meydana gelen rüşvetçilik fiillerini dahi cezalandırmakta ve söz konusu fiiller hakkında takibat başlatmaktadır. Söz konusu kanunların ihlali, ilgili bireyler ve şirketler açısından ciddi bir ceza gerektiren suçtur. Cezalar genellikle hapis cezası, ağır para cezaları (gerek şirketler gerekse bireyler hakkında) ile bir şirketin kurumsal itibarı açısından önemli zararları içine almaktadır. Şirketlerin, çalışanlarınca gerçekleştirilmiş ihlalleri emniyet kuvvetlerine kendi kendine rapor etmeleri gerekmektedir. Başlıca yolsuzluk suçları aşağıdakilerdir: Bir rüşvet ödeme (veya teklif etme), Bir rüşvet kabul etme. Rüşvetler, para, hizmetler, hediyeler, aşırı veya sebepsiz ağırlamalar ile (iyilikler dâhil) benzer diğer faydaları içine alabilmektedir. Bunların herhangi birini verme, teklif etme veya kabul etme, niyet, işi temin etmek veya devam ettirmek ya da uygunsuz bir biçimde avantaj sağlamak ise, rüşvet anlamına gelebilmektedir. Rüşvetler, büyük meblağlarda paralardan oluşmak zorunda değildir. Hükümet yetkililerine veya resmi makam temsilcilerine yapılan küçük ödemeler sıklıkla iş kolaylaştırma ödemeleri olarak adlandırılmakta ve üçüncü kişi kanalıyla olması dâhil, doğrudan veya dolaylı olarak yapılabilmektedir. Rüşvet alanlar, müşteriler, tedarikçiler, hükümet yetkilileri ve siyasi temsilciler ile aile ve arkadaşlarını içine alabilmektedir. Ne kendimiz, ne de lehimize çalışan distribütörler, danışmanlar veya temsilciler hiçbir zaman yolsuzluk içeren bir davranışın içinde olmamalıyız. 22

23 Hükümet Yetkilileri Hükümet yetkilisi kavramı, ulusal veya yerel seviyede atanmış olsun, bir yasama görevi, idari ve adli görevde bulunan bir kişi veya söz konusu kişilerin faaliyetlerini etkileyebilecek kişileri kapsamaktadır. Đlave olarak, bir kamu uluslararası örgütü veya bir kamu iktisadi kuruluşu için çalışan bir kişi dâhil, bir kamu görevini tamamlamaktan şahsen sorumlu kişiler de kamu yetkilileri olarak ele alınmalıdır. Herhangi bir yolsuzlukla ilgili davranışı akla getirmekten kaçınmak amacıyla hükümet ve kamu yetkilileri, gümrük yetkilileri ve kamu iktisadi kuruluşları veya kamu kontrolündeki işletmelerin çalışanları ile söz konusu kişinin herhangi bir aile üyesi veya arkadaşı veya ortağı ile işlemlerde daima dikkat gösteriniz. Danışmanların Kullanımı veya Ödemeleri Danışmanlar, müşavirler, iş ortakları veya diğer üçüncü kişi aracıların ( Danışmanlar ) atanması, bu kişilerden faydalanılması ve ödemeleri spesifik risklere sebep olmaktadır. Rüşvet ve yolsuzluk kanunları, çalışanlara uygulandığı gibi lehimize çalışan Danışmanlara da eşit derecede uygulanmaktadır. Aşağıdakiler dâhil ikaz bayrakları na dikkat ediniz: Ülkenin yolsuzluk problemlerine ilişkin bir geçmişinin olması, Danışmanın dışarıda ikamet eden bir kişi olması veya paravan veya hayali şirketler kullanması, Bir Danışmanın, bir hükümet yetkilisiyle ilişkili olması veya bir hükümet yetkilisince tavsiye edilmiş olması, Sunulan hizmetler veya bir off-shore veya üçüncü şahıs banka hesabı kullanımı ile ilgili acil yüksek komisyon ödemeleri talebi, Bir Danışmanın, Imperial in standartlarını karşılayan bir sözleşmeyi imzalamayı reddetmesi. Bir Danışmandan faydalanırken, yapmanız gerekenler: Bir yolsuzluk riskinin söz konusu olabileceği ikaz bayrakları nın belirlenmesi, Grup Güvenliği & Risk Yönetimi Departmanından destek alarak, önerilen herhangi bir Danışman hakkında tam bir durum tespitinin yapılması, Herhangi bir Danışmanın işe alınmasından önce Grup Hukuk Departmanından izin alınması, Danışmanın lehimize herhangi bir işi yapmasından önce imzalı bir sözleşme alınması (Grup Hukuk Departmanı söz konusu sözleşmeyi temin etme konusunda destek verecektir). 23

24 Đş Kolaylaştırma Ödemeleri Birçok ülke, iş kolaylaştırma ödemeleri ile rüşvet arasında bir ayırım yapmamaktadır. Đş kolaylaştırma ödemeleri, malların gümrükten çekilmesinin temin edilmesi veya bir pasaport veya vizenin alınması veya bir telefon veya elektrik-su bağlantısının sağlanması gibi rutin bir faaliyetin ifasını temin etmek veya hızlandırmak veya bürokratik gecikmelerden kaçınmak için kamu yetkililerine doğrudan veya dolaylı olarak verilen küçük rüşvet veya ödemelerdir. Genel merkezimiz, yerel kanunlar veya kültüre bakılmaksızın, tüm iş kolaylaştırma ödemelerinin yasadışı olduğu Birleşik Krallıkta bulunduğu için, her nerede faaliyette olursak olalım, bir iş kolaylaştırma ödemesi yapmamıza veya ödemesine izin vermemize imkân veren hiçbir durum söz konusu değildir. Bir iş kolaylaştırma ödemesi yapmayı reddettiğiniz takdirde sizi şahsi tehdide maruz bırakma olasılığı olduğuna inandığınız bir durumun ortaya çıkması halinde, uygun olması durumunda, size bir çözüm ortaya koymanızda yardım edecek olan Grup Güvenliği ve Risk Yönetimi Departmanı veya Grup Hukuk Departmanından yardım veya tavsiye almalısınız. Kendinizi asla tehlikeye atmamalısınız; kendinizi, güvenliğiniz açısından ani bir tehdidi önlemek için bir ödeme yapmanın gerekli olduğu bir durumda bulmanız halinde, ödeme yapmalısınız. Bununla birlikte, söz konusu vakayı gecikmeksizin, yazılı olarak bölüm müdürünüze veya Grup Güvenliği ve Risk Yönetimi Departmanına rapor etmelisiniz. Yapmamız gerekenler: Bir üçüncü kişi tarafından yapılan potansiyel bir yolsuzluk ödemesi talebi veya isteğinin bölüm müdürünüz, duurmun yerel avukat veya Grup Hukuk Departmanının bilgisine sunulması, Hükümet yetkilileri ve Danışmanlara uygulanan özel kuralların takip edilmesi, Bir yolsuzluk riski olabileceğini gösteren tüm ikaz bayrakları nın belirlenmesi, Faaliyette bulunduğumuz pazarlardaki iş kolaylaştırma ödemelerinin kullanımını aktif şekilde caydırma, Bölüm müdürünüz, yerel avukat veya Grup Hukuk Departmanından rehberlik alma. 24

25 Yapmamamız gerekenler: Bir rüşvet veya iş kolaylaştırma ödemesi yapma veya teklif etme veya kabul etme yahut da sözü edilenlere izin verme ya da başka herhangi birinin böyle yapmasını isteme, Đşi temin etme veya sürdürme amacıyla veya başka herhangi bir amaçla herhangi bir kişi açısından değerli herhangi bir şeyi teklif etme veya verme. Bu, vergileri veya gümrük harçlarını indirmek için yapılan ödemeleri içine almaktadır. Bir hükümet yetkilisine veya kamu iktisadi kuruluşları veya kamu kontrolündeki işletmelerin çalışanlarına uygunsuz bir ödeme veya rüşvet verme veya söz konusu edilenlere izin verme, Bir kamu yetkilisinin yasadışı bir şeyi yapmasını teşvik etmeye yeltenme, Bir yolsuzluk faaliyetini görmezlikten gelme veya raporlamama, Herhangi bir amaç için (gizli bir nakit hesabı veya defter dışı hesaplar gibi) kayıt dışı bir fon tesis etme, Bir başkasını bir yolsuzluk faaliyeti konusunda teşvik etme veya söz konusu kişinin bir yolsuzluk faaliyeti yapmasını veya bir yolsuzluk faaliyetini görmezden gelmesini kolaylaştırma. 25

26 5. Hediyeler ve Ağırlama Hediye alırken veya verirken ya da ağırlama teklif edilirken veya kabul edilirken, böyle yapmanın, iş ilişkimizi bozamayacağından, bir çıkar ilişkisi yaratamayacağından veya bir rüşvet olarak yorumlanamayacağından emin olmamız gerekmektedir. Hediye alıp verme ve ağırlama, bir iş ilişkisinde iyi niyet oluşturmada faydalı olabilmekle birlikte, iş yapmakta olduğumuz kişi veya şirket hakkında objektif kalmamızı da güçleştirebilmektedir. Hediye alıp verme ve ağırlama, makul sınırlar dâhilinde, kabul edilebilir bir iş uygulaması iken, bir çıkar çatışması yaratabilmektedir. Bir çıkar çatışması aynı zamanda hiçbir finansal değerin atfedilemediği iyilikler veya özel muamelelerin yapılması veya kabul edilmesi suretiyle de yaratılabilmektedir. Söz konusu özel muameleler genellikle bir geri ödeme beklentisini teşvik etmekte ve iş ilişkisini bozabilmektedir. Hediyeler ve ağırlama sözcükleri fiili veya varsayılan değerdeki herhangi bir şey anlamına gelmekte ve kişisel hediyeler, hediye sertifikaları, iskontolar veya nakit, etkinlik biletleri, seyahat, restoranda yemek verme, otel konaklaması ve arkadaşlar ve akrabalar için istihdam veya sözleşme tekliflerini içine almaktadır. Belirli türdeki hediyeler ve ağırlama - düşük değerleri ve tabiatları yüzünden - makullük sınırları içinde kalmakta ve makul bir iş amacının söz konusu olması kaydıyla önceden izin alınmaksızın teklif veya kabul edilmelerine izin verilmektedir. Birleşik Krallıkta, makul ve kabul edilebilir addedilmenin eşiği (bir takvim yılı içerisinde bir kaynaktan) 200 Đngiliz Sterlinidir. Đş yapmakta olduğumuz diğer ülkelerde, 200 Đngiliz Sterlininin neden çok yüksek ve bu nedenle kabul edilemez olduğuna dair yerel yasal veya diğer sebepler söz konusu olabilmektedir. Fonksiyon veya Đş Birimi Başkanları ile Bölge Müdürleri, bir takvim yılı içerisinde bir kaynaktan alınan veya verilen hediyeler ve yapılan ağırlamalar açısından faaliyette bulundukları pazarların her biri dâhilinde kabul edilebilir maksimum değerin ( Pazar Limiti ) ne olduğuna dair yazılı bir rehber oluşturup kademelendirme yapmalıdırlar. Hiçbir Pazar Limiti 200 Đngiliz Sterlinini aşamaz. 26

27 Aşağıdaki diyagram, verilen veya alınan her bir hediye veya teklif edilen veya kabul edilen her bir ağırlama açısından her bir çalışanca takip edilmesi gereken prosesi ortaya koymaktadır. 200 Đngiliz Sterlinini veya Pazar Limitini aşan her bir hediye veya ağırlama için bölüm müdürlerinden yazılı ön izin alınmalıdır. Bir hükümet yetkilisinin veya yetkili temsilcisinin dâhil olması halinde, ilave kurallar söz konusudur. 27

28 Hükümet yetkilileri ve çalışanları Yolsuz bir davranış şeklinde yanlış yorumlanabileceği ve yerel kanunlarca yasaklanmış olabileceği için, hükümet yetkililerine ve çalışanlarına hediyeler, armağanlar vermekten veya ağırlama teklif etmekten kaçınılmalıdır. Hükümet yetkilileri ve çalışanlarından hediyeler alma ve ağırlama kabul etme de aynı sebeplerle ihtiyatla ele alınmalıdır. Lehimize hareket eden üçüncü kişi acenteler, müşavirler veya danışmanlarca hükümet yetkililerine temin edilen hediyeler, armağanlar ve teklif edilen ağırlamalardan eşit derecede sorumlu bulunmaktayız. Zaman zaman, bir hükümet yetkilisine veya çalışanına bir hediye vermemiz veya ağırlamada bulunmamız için haklı bir iş amacı söz konusu olabilmektedir. Böyle bir hediye, özel kurallara tabi bulunmaktadır. Bölge Müdürünüz veya Fonksiyon veya Đş Birimi Başkanından yazılı ön izin alınmalı; eş zamanlı olarak Đş Doğruluğu Departmanı Müdürüne yazılı bildirimde bulunulmalı ve durum yerel Hediye Kaydına (aşağıdaki kısma bakınız) kaydedilmelidir. Hediye ve Ağırlama Kayıtları 200 Đngiliz Sterlinini veya Pazar Limitini aşan değere sahip her bir hediye veya ağırlama VEYA bir hükümet yetkilisi veya çalışanının dahli - yazılı ön onay gerektirmesinin yanında - bir yerel Hediye ve Ağırlama Kaydına ( Hediye Kaydı ) kaydedilmelidir. Grup genelinde şeffaf ve uygun resmi bir prosesin takip edilmesi suretiyle, ne kendiniz ne de Şirket uygunsuz bir hareket veya uygun olmayan bir davranıştan dolayı itham edilebilir. Hediye Kayıtları, yerel düzeyde her bir Fonksiyon ve Đş Biriminde yaratılarak sürdürülmeli ve 200 Đngiliz Sterlinini veya Pazar Limitini aşan değere sahip her bir hediye veya ağırlamalar veya bir hükümet yetkilisi veya çalışanının dahline ilişkin resmi, yazılı bir kayıt temin etmelidir. Ayrıca, kaydedilen her bir kalem için takip edilen izin sürecinin detaylarını da kaydetmelidir. 28

29 Yapmamız gerekenler: Değerine bakılmaksızın, bir hükümet yetkilisine veya çalışanına herhangi bir şey vermeden önce veya bir hükümet yetkilisi veya çalışanından herhangi bir şey almadan önce Fonksiyon veya Đş Birimi Başkanı veya Bölge Müdüründen daima yazılı ön izin alma, Her bir hediye ve ağırlama açısından haklı bir iş sebebine sahip olma, 200 Đngiliz Sterlini veya ilgili Pazar Limitinden daha yüksek bir değere sahip herhangi bir hediye verme veya alma veya ağırlama teklif etme veya kabul etme öncesinde rehberlik ve yazılı izin konusunda daima bölüm müdürüne danışma, 200 Đngiliz Sterlini veya ilgili Pazar Limitinden daha yüksek bir değere sahip tüm hediyeler ve ağırlamaların yerel Hediye Kaydımıza doğru şekilde kaydedildiğinden emin olma. Yapmamamız gerekenler: Yasal olmayan veya etik olmayan veya kanunun veya Đş Ahlâkı Kurallarımızın bir ihlali ile sonuçlanacak herhangi bir şeyi teklif etme, verme veya kabul etme, Bir ticari iyilik karşılığında, örneğin bir tedarikçiden, bir sözleşmenin kabul edilmesi karşılığında herhangi bir nakit veya faydanın teklif edilmesi, verilmesi veya kabul edilmesi. Đade Edilemeyen Hediyeler 200 Đngiliz Sterlinini veya ilgili Pazar Limitini aşan bir değere sahip herhangi bir hediye konusunda ne yapılması gerektiğine bölüm müdürünüz karar verecektir. Normal şartlar altında, böyle herhangi bir hediye kibarca reddedilmeli ve iade edilmelidir. Bununla birlikte, böyle yapmanın uygun olmayacak olması halinde (örneğin, ciddi bir hakaret şeklinde yorumlanmaya sebep olacaksa), hediye, söz konusu hediyenin tarafınıza bireysel olarak değil de Şirkete bir hediye olması temelinde kabul edilebilecektir. Bu durumlarda, hediyelerin yerel Hediye Kaydına kaydedilmesiyle ilgili normal işlemler takip edilmeli ve Ticari Doğruluk Departmanı Müdürüne yazılı bir bildirim gönderilmelidir. Đlgili hediyenin nasıl ele alınacağına Fonksiyon veya Đş Birimi Başkanı veya Bölge Müdürü ile birlikte Ticari Uygunluk Departmanı Müdürü karar verecektir. 29

30 Ön onay söz konusu olmaksızın, genellikle kabul edilebilir: Haklı bir iş amacının söz konusu olması kaydıyla, iş ortakları, müşteriler veya tedarikçilerle mütevazı akşam yemekleri; normal spor, tiyatro etkinlikleri ile diğer kültürel etkinlikler, Genel olarak tedarikçilere ve müşterilere sunulmaları kaydıyla, kalemler, takvimler ve anahtarlıklar gibi nominal değerdeki promosyon maddeleri, Pazar Limitinin aşağısında değere sahip olmaları kaydıyla benzer türdeki hediye ve ağırlamalar. Daima kabul edilemez: Yasadışı olan veya yerel kanunun veya Đş Ahlâkı Kurallarımızın bir ihlali olarak algılanabilecek herhangi bir şey, Nakit veya nakit benzeri hediyeler; kişisel kullanıma yönelik kültürel etkinlikler veya spor etkinliklerinin biletleri, Karşılığında bir şey yapılacak veya kazanılacak bir sözleşmenin bir parçası olarak herhangi bir şeyi teklif etme, verme veya alma, Uygunsuz olarak düşünülebilecek herhangi bir etkinlik, örneğin, cinselliğe yönelik eğlence veya Imperial Tobacco nun saygınlığını olumsuz şekilde etkileyebilecek başka herhangi bir şey. 30

31 6. Sorumlu Tedarik ve Tedarikçi Ortaklıkları Sadece, ticari ilişkilerini profesyonel ve etik bir tarzda yürütme konusunda saygınlığa sahip güvenilir tedarikçilerle iş yapmalıyız. Tedarikçilerimizle olan profesyonel ortaklıkları karşılıklı destekleyici, açık ve işbirlikçi bir tarzda yürütme konusundaki saygınlığımızla gurur duymaktayız. Güvenilir tedarikçilerle açık, dürüst ve adil ortaklıklar geliştirip sürdürme uzun vadeli iş başarımızın ayrılmaz bir parçasıdır. Tedarikçi ilişkilerimiz, karşılıklı tarafsızlık, dürüstlük ve sadakat temelinde kalmalıdır. Doğrulukla iş yürütme taahhüdümüzü gösteren tedarikçileri seçme ve onlarla çalışma yükümlülüğümüz bulunmaktadır. Zaman zaman, ürün veya hizmet ile fiyatın uygunluğu, kalite, performans, güvenilirlik ve dürüstlük gibi objektif kriterlerin kullanımı yoluyla tarafsız karar vermeye dayalı olarak tedarikçilerimizi yeniden değerlendirmemiz gerekmektedir. Yapmamız gerekenler: Tedarikçileri seçerken, uygulamalarının, hiçbir şekilde saygınlığımıza zarar vermeyeceğinden emin olmak için durum tespitini tamamlarken, sorumlu bir yaklaşım benimseme, Tüm resmi tedarikçi sözleşmelerimizin, tedarikçilerimizin, etik standartlarımızdan haberdar olduklarını ve Đş Ahlâkı Kurallarının ağır basan ilkelerine uymayı kabul ettiklerini sağlamak amacıyla (web sitemize atıfta bulunmak suretiyle) Đş Ahlâkı Kurallarımızı içerdiğinden emin olma, Günden güne tedarikçilerimizin, örneğin, ofis bakımı ve temizlik yüklenicilerinin, kendilerine uygulanan Đş Ahlâkı Kurallarımızdan haberdar olmalarını sağlama, Tüm tedarikçilerimizin standartlarımızı benimsemeleri için teşvik edilip desteklenmesi, Daima Grup Tedarik Politikamıza uygun olarak hareket etme, Olası risklerin uygun şekilde araştırılabilmesi amacıyla tedarikçi faaliyetleriyle ilgili endişelerin Grup Uygunluk Departmanına yöneltilmesi. Yapmamamız gerekenler: Tedarik veya Đnsan Hakları Politikalarımız veya Đş Ahlâkı Politikalarımızın ihlali olabileceği konusunda şüphelendiğimiz tedarikçi faaliyetlerini kabul etme veya görmezlikten gelme. 31

32 7. Siyasi Katılımlar ve Bağışlar Hükümetler, düzenleme kurulları, endüstri kurulları ve kamu yararına çalışan gruplar ile ilişki kurma, işimizin önemli ve gerekli bir unsurudur. Söz konusu tüm katılımlar yasalarla uyumlu olmalıdır. Tüm iş taahhüt faaliyetlerimizde siyasi olarak tarafsız kalmalıyız. Imperial Tobacco, çalışanlarının özel bireyler olarak siyasi faaliyete katılma hakkını kabul etmektedir. Bununla birlikte, şahsi görüş ve fikirlerimizin, Şirketinkilermiş gibi yorumlanamayacağı görüşünün oluşmasını sağlamalıyız. Siyasi Katılım Faaliyette bulunduğumuz ülkelerin bazılarında yerel kanunlar, çalışanların siyasi hareket komiteleri veya benzer örgütler kurmalarına izin verebilmektedir. Imperial Tobacco Yönetim Kurulundan yazılı ön izin alındığı sürece, yasal olması durumunda söz konusu örgütlere izin verilmektedir. Imperial Tobacco için olan işimizin Hükümetler, düzenleme kurulları, endüstri kurulları veya kamu yararına çalışan gruplar ile temasta bulunmamızı gerektirmesi durumunda: Yapmamız gerekenler: Grup Kurumsal Đşleri ve Grup Kurumsal Đletişimler Departmanınca temin edilen kılavuzu harfiyen uygulama. Rehberlik notlarına erişim sağlamak için intranetin Corporate Affairs Issues Resource (CAIR) [Kurumsal Đş Konuları Kaynağı] ile daha fazla bilgi için Đş Ahlâkı Kurallarının Dış Đletişimler bölümüne müracaat ediniz. Böyle yapmak, yolsuz bir davranış şeklinde yanlış yorumlanabileceği ve yerel kanunlarca yasaklanmış olabileceği için, hükümet yetkililerine ve çalışanlarına hediyeler, armağanlar vermekten veya ağırlama teklif etmekten kaçınma. Böyle herhangi bir hediye, işbu Đş Ahlâkı Kurallarının 34 ve 35 inci sayfasında ana hatlarıyla çizilen özel kurallara tabidir. 32

33 Yapmamamız gerekenler: Özel bir birey olarak gerçekleştirmekte olduğumuz herhangi bir siyasi faaliyette Şirketi temsil etme veya Şirketin lehine hareket ettiğini iddia etme. Siyasi Bağışlar Siyasi partilere veya siyasi partilerle ilişkili bireylere herhangi bir bağışta bulunmamak Grup Politikamızdır. Siyasi partilere bağış önerilerini veya siyasi bağışların yapılmasını sadece Imperial Tobacco Group PLC onaylayabilir. 33

34 8. Gümrük ve Vergi Gümrük ve vergi yetkilileri dâhil, herhangi bir Hükümet makamıyla tüm irtibatlarımızda doğrulukla hareket etmeliyiz. Ürünlerimiz, yerli veya ithal edilmiş olsun, bir dizi gümrük ve vergi kanunları ile yönetmeliklerine tabi olup ürün ve hizmetlerimizle ilgili olduklarında daima sözü edilenleri anlamalı ve sözü edilenlere uymalıyız. Vergili, vergisiz veya vergisi ertelenmiş sevkiyatları yöneten vergi, malın gümrük antreposuna konulması yönetmelikleri ile diğer yönetmeliklere ilave olarak ürünlerimizle ilişkili olarak ödenebilir ithalat harçları, katma değer vergisi, muamele vergisi ve benzer vergileri ifade eden tüm yönetmeliklere uymalıyız. Zaman zaman, yerel veya ithalat harçları ile vergileri hâlihazırda ödenmiş bazı ürünlerimizi imha etmemizi gerektiren durumlar ortaya çıkmaktadır. Bu, eskimiş, hasar görmüş veya kirlenmiş stok, düzenleme veya pazarlama stratejisi gereği çekilen paket veya ürün spesifikasyon değişiklikleri ile müşteri veya tüketici ürün iadelerini içermektedir. Birçok pazarda, söz konusu ürün imhaları üzerine yerel vergi ve gümrük makamlarından vergilerin yeniden iadesini isteyebilmekteyiz. Yapmamız gerekenler: Tüm uygun yerel imha ve vergi iadesi dokümantasyonunun, hacim ve değerleri dâhil etmek açısından doğru şekilde tamamlandığını temin etme, Dokümantasyonumuzun daima tüm yerel vergi ve gümrük kuralları ile yönetmeliklerine tam olarak uymakta olduğunu temin etme, Ürünümüzün, tüm stok imhalarını kaydetmek açısından yerel hesaplar ile finansal kayıtları doğru şekilde güncellenmiş şekilde gözetim altındaki bir ortamda imha edildiğinden emin olma, Hükümet yetkilileri ve çalışanlarıyla veya yüklenicileriyle çalışmayla ilgili tüm kuralları ve sınırlamaları bilme ve sözü edilenlere uyma. Daha fazla bilgi için, Đş Ahlâkı Kurallarının Anti-Rüşvet ve Yolsuzluk ile Hediyeler ve Ağırlama başlıklı bölümlerine bakınız, Tüm beyan ve belgelendirmelerimizde dürüst, doğru ve açık olma. Yapmamamız gerekenler: Gümrük ve vergi konusundaki standartlarımızın herhangi bir şüpheli ihlalini kabul etme veya görmezlikten gelme ve endişeleri bölüm müdürümüz, Grup Finansman Departmanı veya Grup Uygunluğu Departmanıyla müzakere etmeme. 34

35 9. Uluslararası Yaptırımlar ve Ticaret Sınırlamaları Tüm uluslararası yaptırımları ve ticaret sınırlamalarını anlamalı ve sözü edilenlere uymalıyız. Birleşmiş Milletler, Avrupa Birliği ve pek çok münferit ülke, spesifik ülkeler, bireyler ve işletmelere ihracat yapma ve sözü edilenlerle ticaret yapma üzerine sıkı kontroller getirmektedir. Yaptırımlar ülkeler arasında değişiklik gösterebilmekle birlikte, genellikle aşağıdakiler üzerindeki sınırlamaları veya yasaklamaları içermektedir: Yaptırım uygulanan bir ülkeden ürün ithali, Yaptırım uygulanan bir ülkeye ürün ihracı, Ürünlerin, yaptırım uygulanmayan bir ülke kanalıyla yaptırım uygulanan bir ülkeye nakli, Yaptırım uygulanan bir ülkeyi veya söz konusu ülkelerdeki bireyleri ve işletmeleri ilgilendiren finansal işlemler ve faaliyetler, Yaptırım uygulanan bir ülkede yeni yatırımlar, Yaptırım uygulanan bir ülkeye veya yaptırım uygulanan bir ülkeden seyahat etme. Sınırlamalar, aynı zamanda spesifik ürünler için bir ihracat lisansı almamızı gerektirebilir. Birleşik Devletler yaptırımları özellikle sıkı olup sadece Birleşik Devletler vatandaşlarının ve sakinlerinin değil aynı zamanda Birleşik Devletlerde fiziki olarak yerleşik insanların da Küba ve Suriye dâhil yaptırım uygulanan belirli ülkeleri ilgilendiren faaliyetlere girişmemelerini gerektirmektedir. Birleşik Devletler vatandaşları ve Birleşik Devletlerde seyahat eden çalışanlarımız, söz konusu ülkelerde iş yapmayla ilgili telefon konuşmalarını veya leri bile yasakladıkları için söz konusu yaptırımları anlamalı ve sözü edilen yaptırımlara uymalıyız. Yapmamız gerekenler: Rollerimiz ve sorumluluklarımız açısından hangi yaptırımlar ile ticaret sınırlamalarının ilgili olabileceğini anlama, Tüm yaptırımlara ve ticaret sınırlamalarına uyma. Yapmamamız gerekenler: Uluslararası yaptırımlar veya ticaret sınırlamalarının herhangi bir şekilde ihlal edilmekte olduğuna dair herhangi bir şüpheyi kabul etme veya görmezlikten gelme. 35

36 Sorumlu Ticari Uygulama 36

37 Imperial Tobacco nun varlıkları, kayıtları ve bilgileriyle çalışırken iyi kurumsal ve bireysel idare gereklidir. Bu bölümün içindekiler Sayfa 1. Muhasebe, Mali Kayıt Tutma ve Đfşaların Doğruluğu Şirket Malları, Varlıkları ve Kaynaklarının Kullanımı Fikri Mülkiyet Hakları Sorumlu Reklam ve Pazarlama Ürünlerin ve Đş Proseslerinin Yüksek Standardı Bilgilerin Gizliliği (Veri Koruma) Elektronik Đletişimler Bilgi Yönetimi Gizli Bilgiler Çıkar Çatışmaları Đçeriden Bilgi Ticareti Dış Đletişimler 82 Đşbu dokümanın sonuna doğru verilen Đş Ahlâkı Kurallarının Đdaresi başlıklı bölümde belirtildiği gibi, normal mecralarla çözüme kavuşturamayacağınızı düşündüğünüz ciddi ve samimi bir endişenizin söz konusu olması halinde, Kamu Yararı Đfşa (Bilgi Uçurma) Politikamızı kullanmanız gerekmektedir. 37

38 1. Muhasebe, Mali Kayıt Tutma ve Đfşaların Doğruluğu Mali ve mali olmayan bilgilerimizin tamamını dürüst, doğru ve objektif bir şekilde raporlamalı ve kaydetmeliyiz. Bu, Şirketin, bilgiye dayalı iş kararları almasını, kaynaklarımızı korumasını, sorumluluklarımızın yerine getirilmesini ve yasal ve düzenleyici gerekliliklerimizi yerine getirmesini mümkün kılmaktadır. Mali ve mali olmayan bilgiler, masraflar ve zaman cetvellerinden, işlemlerin kaydı, tahminler, bireysel şirket raporları ve Imperial Tobacco Yıllık Raporuna kadar çeşitli şekiller almaktadır. Hepimizin, doğru ve eksiksiz mali kayıtlar ve iş kayıtları ile raporlarının sürdürülmesini temin etmede oynayacak önemli bir rolü bulunmaktadır. Kayıtların, hesapların tahrif edilmesi veya gerçeklerin saptırılması dolandırıcılık olup müdürlerin, mali ve mali olmayan bilgilerin tüm raporlamasının, her zaman üst yönetime ibraz edilen objektif bilgiler ve fikirlerle gerek uygun gerekse dürüst şekilde temsil edilmesini temin etmede artan sorumlulukları bulunmaktadır. Yapmamız gerekenler: Sorumlu olduğumuz tüm mali raporlar, ifşalar, tahminler ve analizlerin dürüst ve doğru şekilde ibraz edilmesini temin etme, Finansal ve tüm diğer iş bilgilerinin raporlanması açısından tüm kanunlar, harici muhasebe gereklilikleri ve Şirket Prosedürlerine uyma, Kendi seyahat ve masraf taleplerimizi ibraz ederken ve diğer kişilerin taleplerinin onaylanmasında doğruluk ve ihtimam gösterme, Grup Uygunluk Departmanı ve harici denetçilerimizle tam olarak işbirliği yapma, Nakit muamelelerinden kaçınma. Alternatifin bulunmaması halinde, nakit muamelelerine izin verilmeli, söz konusu muameleler uygun şekilde kaydedilmeli ve belgelendirilmelidir, Şirketin lehine yaptığımız sözleşmesel taahhütlerin, aktarılan yetki kapsamı dâhilinde olduğunu temin etme. Daha fazla bilgi için, Yetkilendirilmiş Finansal Onay Politikasına müracaat ediniz. Hesaplar, veriler veya kayıtların olası yanlış beyanını veya herhangi bir olası dolandırıcılık veya düzenbazlık olayını tespit etmek için çaba sarf etme ve mali raporların doğruluğu veya eksiksizliği hakkındaki endişeleri yerel, bölgesel ve fonksiyonel finansman başkanı, Muhasebe Müdürü, Tahmin ve Vergi Departmanı veya Grup Uygunluk Departmanı Başkanına iletme. 38

39 Yapmamamız gerekenler: Herhangi bir bilgiyi alıcısını yanlış yöne sevk etme niyetiyle hazırlama veya ibraz etme, Herhangi bir rapor veya kayıtta dürüst olmayan veya yanıltıcı giriş yapma, Herhangi bir muamelenin doğru amacını yanlış beyan etme, Herhangi bir amaç için kayıt dışı veya uygun olmayan şekilde tanımlanmış fon yaratma, Ön izin ve uygun şekilde tamamlanmış dokümantasyon olmaksızın herhangi bir Şirket varlığını satma, temlik etme veya elden çıkarma, Yerleşik Politika ve Prosedürlerce o şekilde yetkilendirilmedikçe, herhangi bir Şirket kaydını değiştirme veya ilgili kayda zarar verme, Raporlama dönemleri arasında, satış hacimleri veya kârı, mali performansımızı bozacak tarzda sahte bir şekilde abartma veya etkilemeye yönelik faaliyette bulunma, Đşlemlerimiz hakkında, bir müşteri veya tedarikçinin doğru olmayan veya yanıltıcı mali tablolar hazırlamasını mümkün kılacak şifahi veya yazılı bilgileri temin etme. 39

40 2. Şirket Malları, Varlıkları ve Kaynaklarının Kullanımı Şirket malları, varlıkları ve kaynakları hepimize iş amaçlarıyla tedarik edilmektedir. Bu malların uygun ve tahsis edilen şekilde kullanılmalarını sağlamalıyız. Uygun olmayan herhangi bir kullanımın, işimizin karlılığı üzerinde doğrudan bir etkisi bulunmaktadır. Şirket fonları çekler, masraf iadeleri, kredi kartları, faturalar, makbuzlar ve Şirket varlıkları dâhil nakit ve nakit benzerlerini içermektedir. Şirket ekipmanı bilgisayarlar, ağlar, donanım ve yazılım, , telefonlar ve mobil araçlar, fotokopiler ve araçları içermektedir. Şirket tarafından tedarik edilmiş herhangi bir ekipmanı, şahsen kendimize veya Şirkete zararlı, uygunsuz veya kendimiz ve Şirket açısından mahçup edici bir şekilde kullanmamalıyız. Şirket zamanı rol sorumluluklarımızı yerine getirmek için kullandığımız zamanı içine almaktadır. Hepimiz, kendimizin zamanını ve meslektaşlarımızın zamanını en iyi şekilde kullanma sorumluluğuna sahibiz. Şirket bilgileri ve verileri, dokümanları ve fikri mülkiyeti, Şirketin mal, varlık ve kaynaklarının örnekleridir. Hepimiz, iyi doküman ve kayıt yönetimi açısından ve ticari markalar dâhil tüm fikri mülkiyet haklarını koruma açısından Şirket bilgi ve verilerini koruma sorumluluğuna sahibiz. Şirket malları, varlıkları ve kaynaklarını korumalıyız. Bu, izinsiz alınamamalarını veya kullanılamamalarını sağlamak suretiyle, değerlerine bakılmaksızın, sözü edilenlerin fiziki güvenliğini korumayı da içine almaktadır. Bu, aynı zamanda daima sorumlu şekilde kullanılmaları gerektiği anlamına gelmektedir. Dolandırıcılık, aldatmaca veya kasti olarak doğru olmayan zamanda raporlama veya masraf iadeleri yoluyla hırsızlık hepimizin tespit etme ve önleme açısından şahsi sorumluluğa sahip olduğu bir başka alandır. Yapmamız gerekenler: Şirket fonlarını ve mallarını, hırsızlık, kayıp, dolandırıcılık veya suiistimale karşı kendimizin mallarını koruduğumuz ve kullandığımız standartlarda koruma ve kullanma, Masraf iadeleri dâhil tüm iş harcamalarının dürüst, doğru ve uygun faturalar, makbuzlar ve belgelerle desteklenmesini sağlama, Çalıştığımız saatleri dürüst ve doğru şekilde raporlama, Kişisel bilgisayarlar, dizüstü bilgisayarlar ve mobil cihazlar dâhil Şirketçe tedarik edilmiş elektronik sistemlerin sadece makul kişisel işlerde kullanılmasını sağlama. 40

41 3. Fikri Mülkiyet Hakları Değerli şirket varlıkları olduğu için ticari markalar, tasarım hakları, patent hakları ve telif hakları gibi Imperial Tobacco fikri mülkiyet haklarını korumalıyız. Gizli ticari bilgiler (işbu Đş Ahlâkı Kurallarının Bilgilerin Gizliliği bölümüne bakınız) ile birlikte söz konusu haklar, tüketicilerin, ürünlerimizi satın alırken kendilerinden emin tercih yapmalarını mümkün kılmaktadır. Đlave olarak, söz konusu haklar şirketimize bir rekabet avantajı sağlamaktadır. Bu nedenle, söz konusu haklarımız kötü kullanıldığı takdirde, kendi çıkarlarımız ve müşterilerimizin çıkarları zarar görmektedir. Yapmamız gerekenler: Imperial Tobacco nun fikri mülkiyet haklarını koruma ve önemleri işimiz açısından veriyken, aynı zamanda diğerlerinin fikri mülkiyet haklarına saygı gösterme, Taklitçi ürünler ile şüpheli sahte ürünler dâhil olmak üzere, Imperial Tobacco nun fikri mülkiyet haklarını ihlal edebileceğinden şüphe ettiğimiz ürünleri raporlama (daha fazla bilgi için işbu Đş Ahlâkı Kurallarının Yasadışı Ticarete Karşı Mücadele bölümüne bakınız), Imperial Tobacco nun, tarafımız için yaratılan veya geliştirilen herhangi bir materyal üzerindeki fikri mülkiyet haklarının sahibi olduğunu güvenceye alacak yazılı sözleşmelerin uygulamada olmasını sağlama. Yapmamamız gerekenler: Imperial Tobacco nun ürünlerini pazarlarken veya satışını teşvik ederken tüketicilere diğer ürünleri hatırlatabilecek isimleri, ticari markaları veya diğer tasarım unsurlarını kullanma, Başkalarının fikri mülkiyet haklarını ihlal edebilecek yazılımlar dâhil herhangi bir teknolojiyi kullanma. 41

42 4. Sorumlu Reklam ve Pazarlama Đşimiz, kanunlar, endüstri kuralları, gönüllü sözleşmeler ve kendi Uluslararası Pazarlama Standartlarımıza (IMS) dayalı olarak spesifik reklam ve pazarlama gerekliliklerine tabi bulunmaktadır. Faaliyette bulunduğumuz yer neresi olursa olsun, bu Standartları her zaman uygulamamız gerekmektedir. Yerel kanunların daha yüksek bir standart gerektirdiği nadir durumlar hariç olmak üzere, IMS miz önceliğe sahip olmalıdır. Pazarlama veya promosyon faaliyetlerimize destek olmak üzere işe alınmış tüm acenteler veya diğer kişilerin, yerel kanunlar ve IMS mize sözleşmesel olarak uymalarını sağlamamız gerekmektedir. Tüm çalışma ortamları ve pazarlar, IMS mize uygunluğu temin etmek açısından yerinde prosedürler tanımlamış olmalıdırlar. Yapmamız gerekenler: Tarafımızca üretilen veya dağıtılan tüm tütün ürünlerimizin, sözü edilenin düzenleyici bir gereklik olup olmamasına bakılmaksızın, açıkça görülebilir sağlık uyarılarına sahip olduğunu temin etme, Pazarımızda mevcut yerel kültürler, uygulamalar ve gelenekler yanında Reklam Politikamız ile Uluslararası Pazarlama Standartlarımıza daima uyma, Ürünlerimizi, tüketicileri yanlış yönlendirmeyecek şekilde, doğru ve dürüst bir biçimde gösterme ve tanımlama, Yaptığımız tüm taleplerin doğru olduğundan ve doğrulanabileceğinden emin olma. Yapmamamız gerekenler: Ürünlerimizin 18 yaş altındakilere reklamını veya pazarlamasını yapma. Bu, küçük yaştakiler açısından cazip olarak algılanabilecek resim veya diğer içeriklerin kullanımını içine almaktadır. 42

43 5. Ürünlerin ve Đş Proseslerinin Yüksek Standardı Müşterilerimize ve tüketicilerimize yüksek kaliteli ürün ve hizmetler sunma, işimizin sürdürülebilirliği açısından gereklidir. Đşimizin tüm yönleri ve özellikle de satış faaliyetlerimiz genelindeki çalışma uygulamalarımızı aktif şekilde iyileştirmeye çalışmak suretiyle yüksek standartları teşvik etmeliyiz. Mevcut ve gelecekteki tüketici tercihleri doğrultusunda gereksinimlerine yanıt vermek açısından müşterilerimizle ortaklık içerisinde çalışmalıyız. Yapmamız gerekenler: Yaptığımız her şeyde kaliteye sürekli bazda odaklanma suretiyle yüksek kalite standartları sunmaya olan taahhüdümüzün gösterilmesi, Đş süreçlerimiz, hizmetlerimiz ve ürün kalitemizdeki etkinlikleri sürekli olarak iyileştirme arayışında olma, Tanımlanmış prosesleri takip edip sürdürme suretiyle hedeflerimizin karşılanmasına destek olma, Müşteriler, tedarikçiler ve üçüncü kişi üreticiler dâhil iş ortaklarıyla olan tüm ilişkilerin standartlarımıza uygun olarak idare edilmesini sağlama, Herhangi bir standart veya kalite konusunun, düzeltici önlem almamıza imkân verecek şekilde çabuk bir şekilde tespit edilmesini sağlayacak etkin kontrollerin sürdürülmesi, Çözüm yollarını zorlamak ve performans standartlarımızı iyileştirmek için ekip işini teşvik etme prosesine destek sağlama. Yapmamamız gerekenler: Zayıf standartları kabul etme veya görmezden gelme. 43

44 6. Bilgilerin Gizliliği (Veri Koruma) Kişisel bilgileri saygı ve hassasiyetle ve kişisel gizlilik yükümlülüklerimiz ile veri koruma kanunları uyarınca ele almalıyız. Şirket, çalışanlar, müşteriler, tedarikçiler ve diğer bireyler hakkında kişisel bilgileri toplar, muhafaza eder ve idare eder. Söz konusu bilgiler, sıklıkla kişisel bilgiler olarak adlandırılır. Yapmamız gerekenler: Kişisel bilgileri sadece Şirketin iş amaçları için toplama ve kullanma, Bilgilerini elimizde bulundurduğumuz bireylerin, söz konusu bilgilere sahip olduğumuzu bilmesini ve söz konusu bilgilerin ne amaçla kullanılacağını anlamasını sağlama, Kişisel bilgileri sadece, bilgilerini elimizde bulundurduğumuz kişilerin bunu yapmamızı bekleyeceği durumda paylaşma, Elektronik olarak veya kâğıt üzerinde tutulsun, kişisel bilgileri güvenli şekilde saklama, Kişisel bilgilere erişimi sadece bilmesi gereken kişilerle sınırlandırma, Kişisel bilgilerin eksiksiz ve güncel olduğunu temin etme, Kişisel bilgileri, söz konusu bilgilere artık ihtiyaç kalmadığı anda hemen silme veya imha etme, Kişisel bilgileri ele alan çalışanların, sorumluluklarını anladıklarını ve sözü edilenleri uygulamaya koymalarını sağlama, Kişisel bilgilerle ilgili ilave yerel yasal gerekliliklere uyma. Yapmamamız gerekenler: Kişisel bilgileri yeterli koruma söz konusu olmaksızın başka ülkelere aktarma. 44

45 7. Elektronik Đletişimler Hepimize, işimizi yapmada yardımcı olmak üzere telefonlar, bilgisayarlar ve el iletişim cihazları gibi elektronik ekipmanlar tedarik edilmektedir. Elektrik ekipman ile içerdiği bilgiler Imperial Tobacco nun malıdır. Şirket, işi güvenlik ihlalleri, bilgi kaybı veya yasal aksiyondan korumak amacıyla söz konusu ekipmanların herhangi bir içeriğini veya iletişimini gözetim altında tutma veya filtreleme hakkını saklı tutmaktadır. Bu şekilde yapmanın, ağ güvenliğini veya performansını etkilememesi, Đş Ahlâkı Kurallarımızla tutarlı olması ve yerel yönetimce izin verilmesi koşuluyla, Şirket tarafından tedarik edilmiş elektronik ekipmanın makul kişisel kullanımı kabul edilebilmektedir. Şirket tarafından tedarik edilen hizmet ve ekipmanlar üzerindeki ve söz konusu hizmet ve ekipmanları kullanarak iletilen tüm bilgilerin, Şirketin görüşlerini veya fikirlerini temsil etmekte olduğu addedilebilir. Bu, şahsi içerikleri içine almaktadır. Yapmamız gerekenler: Ekipmanı yetkisiz kullanımdan veya yanlarında bulunmuyorken hırsızlıktan koruma, Kişisel yorum veya katkıların Şirketin saygınlığına zarar vermemesini veya Şirketi, üzerinde yetkimiz olmayan bir şey konusunda taahhütte bulunmaya ilzam etmemesini sağlama, Seyahat ederken veya başkalarına bilgi gönderirken hassas bilgilerin korunması, Herhangi bir hassas Şirket bilgisini rapor etme. Yapmamamız gerekenler: Yerel Bilgi Sistemleri (IS) Departmanınca izin verilmedikçe, herhangi bir Şirket cihazına uygulamalar kurma veya cihazı başka herhangi bir cihaza bağlama, Ekipman güvenliği önlemlerini devre dışı bırakma, Başkaları açısından saldırı olarak addedilebilecek veya bizi veya Şirketi yasal aksiyona maruz bırakabilecek herhangi bir şeye erişim sağlama, sözü edileni saklama veya paylaşma, Kişisel şifrelerimizi başkalarıyla paylaşma. 45

46 8. Bilgi Yönetimi Kurumsal kayıtlarımız, faaliyet ve kararlarımızın delilini sağlamak amacıyla iş tarafından kullanılan değerli bilgileri içermektedir. Söz konusu bilgiler aynı zamanda, düzenleyici ve yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmekte olduğumuzu göstermemizi mümkün kılmaktadır. Bir bilgiyi kaydettiğimiz her zaman, bunu doğru şekilde yapmalı ve uygun seviyede gizlilik ve güvenlik sağladığımızdan emin olmalıyız. Kayıtlar, kâğıt ve elektronik olması dâhil pek çok biçim alabilmektedir. Elektronik kayıtlar, ler ile fotoğraflar veya filmler gibi görsel medyayı içine almaktadır. Kayıtlar ayrıca sesli mesajlar ve metin mesajları, anlık mesajlaşma ve web siteleri üzerinde yapılan yorumlar, bloglar veya sosyal ağları içine alabilmektedir. Kayıtlarımız kâğıt veya elektronik formatta ve pek çok lokasyonda saklanabilmektedir. Aynı zamanda harici kurumlarca da bizim için saklanabilmekte veya idare edilebilmektedir. Kanun, yönetmelik veya iş gereği, kayıtları, içerikleri ve niteliğine bağlı olarak belirli zaman süreleri boyunca saklamamız gerekmektedir. Yapmamız gerekenler: Sorumlu olduğumuz iş faaliyetlerini dikkatli ve doğru şekilde kaydetme, Kayıtların, uygun şekilde paylaşılmalarına imkân veren bir biçimde saklandığının temin edilmesi, Kayıt tutma ile ilgili tüm yasal gereklilikler ile iş gerekliliklerine uyma, Kayıtları düzenli bazda gözden geçirme ve artık saklanması gerekmeyenleri veya veri koruma ile ilgili kurallara uyma ve Belgeler ve Şirket Kayıtları Politikamız doğrultusunda olanlar dâhil kanun uyarınca yok edilmeleri gerekenleri güvenli şekilde yok etme, Grup Hukuk Departmanı veya yerel hukuk müşavirlerinden gelen, askıdaki bir hukuk davası veya düzenleyici araştırmaya cevaben olma dâhil, kayıtların yok edilmesinin askıya alınması taleplerine uyma. 46

47 9. Gizli Bilgiler Gizli bilgileri günlük bazda oluşturur, kullanır ve paylaşırız. Söz konusu bilgileri, kendimizin ve Şirketin çıkarlarını ve saygınlığını korumak için korumamız gerekmektedir. Gizli bilgileri paylaşma üzerindeki sınırlamalar, söz konusu bilgiler, kamu bilgisine hazır bulunduruluncaya ve Şirket tarafından şahsen istihdamımızın artık söz konusu olmadığı tarihten sonra yerinde kalıncaya kadar uygulanmaktadır. Gizli bilgilerin örnekleri, ürün ve proses gelişimi, satışlar, pazarlama verileri ve finansal veriler, iş planları, üst yönetim değişiklikleri ve iktisaplar ve birleşmeler hakkındaki bilgileri içermektedir. Kendi bilgilerimizin gizliliği konusunda saygı göstermemiz gerektiği gibi, başkalarının gizli bilgilerini de korumalıyız. Yapmamız gerekenler: Gizli bilgileri görülebildiği veya gizlice dinlenebildiği kamuya açık alanlarda tartışmamak veya gizli bilgilerle söz konusu alanlarda çalışmamak için özel ihtimam gösterme, Gizli bilgilerin, özellikle seyahat ederken veya başkalarına gönderilirken kaybedilmeyeceğini veya çalınmayacağını temin etmek açısından güvenlik tedbirlerinin uygulamada ve yerinde olduğundan emin olma, Gizli bilgilerin gerekli ifşası ile ilgili olarak uygun resmi düzenlemelerin yerinde olduğunu temin etme. Yapmamamız gerekenler: Bilmeleri için bir iş sebebi bulunmadıkça, alenen hazır bulundurulmayan bilgileri Imperial Tobacco içerisinde başkalarına ifşa etme, Đfşanın, iş amaçları açısından veya yasayla gerekli olduğu durumlar hariç olmak üzere, bilginin işimiz dışındaki kişilere veya kuruluşlara ifşa edilmesi, Bilgileri doğrudan doğruya alsak dahi, rakiplerimiz dâhil diğer kişilerle ilgili gizli bilgileri elde etmeye çalışma veya kullanma, Gizli bilgileri bir önceki işverenden kullanma. 47

48 10. Çıkar Çatışmaları Đş kararlarımızın daima Imperial Tobacco nun en iyi çıkarlarını gözeterek verilmesi gerekmekte olup kişisel veya ailevi çıkarlarımızın, Şirkete olan yükümlülüklerimizle çatışmasına hiçbir zaman izin vermemeliyiz. Bir çıkar çatışması aşağıdaki hallerde ortaya çıkabilmektedir: Eşiniz, aile üyeniz veya yakın akrabanızın Şirketin bir rakibi, tedarikçisi veya müşterisi tarafından istihdam edilmesi, Şirketin mevcut veya potansiyel rakibi, tedarikçisi veya müşterisinde bir finansal çıkarınızın bulunması, Şirket için çalışan veya Şirketle çalışmayı isteyen eşiniz, bir aile üyeniz veya yakın akrabanızın olması. Bir çıkar çatışmasının veya bir çıkar çatışması görüntüsünün ortaya çıkabileceği bir pozisyonda olduğunuza veya olabileceğinize inanmak için herhangi bir sebebinizin bulunması halinde, bunu gerek bölüm müdürünüze gerekse Grup Uygunluk Departmanına açıklamanız gerekmektedir. Hiçbir fiili çatışmanın mevcut olmadığı veya bir kez bilinince söz konusu çatışmanın uygun şekilde idare edilebildiği durumlar söz konusu olabilmektedir. Yapmamız gerekenler: Kişisel çıkarlarımızın veya eşimizin, aile üyemizin veya yakın akrabamızın çıkarlarının Şirketin çıkarlarıyla çatışabileceği durumlardan kaçınma. Yapmamamız gerekenler: Şirketteki pozisyonumuzun, kişisel çıkarımız veya eşimiz, aile üyemiz veya yakın akrabamızın çıkarı için kullanılması. 48

49 11. Đçeriden Bilgi Ticareti Đçeriden bilgi ticareti kanunlarını ihlal etmediğimizden emin olmalıyız. Đçeridekilerin edindiği gizli bilgiler in ( Đç Bilgiler ) örnekleri aşağıdakileri içermektedir: Yayımlanmadan önceki mali sonuçlar, Taslak halindeki Yıllık Rapor ve Hesaplarımızın içeriği, Önemli organizasyonel değişiklikler, Yeni ürün lansmanları, Fabrika kapanışları veya diğer yeniden yapılanma bilgileri, Olası satın almalar, elden çıkarmalar, devirler, birleşmeler veya iş ortaklığına ilişkin haberler. Yapmamız gerekenler: Đç Bilgiler konusunda Imperial Tobacco nun Kurallarına uyma, Tarafımıza uygulanması halinde, Hisse Senedi Ticareti Kurallarımıza uyma. Yapmamamız gerekenler: Böyle yapma birçok ülkede ceza gerektiren bir suç olduğu için iç bilgilere dayalı olarak Imperial Tobacco Hisselerinin veya diğer menkul değerlerin ticaretini yapma, Şirket içinden veya dışından bir başka kişiye iç bilgilere dayalı olarak hisse senedi satın alınması veya satmasının tavsiye edilmesi, Diğer şirketlere ilişkin iç bilgilerin kullanılması, Piyasa istismarı olarak bilinen bir uygulamada bulunma, yani halka açık şirket hisselerinin fiyatlarını etkilemek için söz konusu hisseler hakkında yanlış veya doğru olmayan bilgilerin yayılmasına iştirak etme. Not: Hisseler, American Depositary Shares i (ADS ler veya ADR ler) [Amerikan Depo Sertifikaları] içermektedir. 49

50 12. Dış Đletişimler Saygınlığımız, profesyonel ve etik davranışımıza bağlıdır. Yaptığımız ve söylediğimiz her şey ve dış ilgililerin hakkımızda söylediği her şey Imperial Tobacco nun saygınlığını tanımlamaktadır. Dürüst ve doğru bilgiye erişimde herkese eşit imkân tanıdığımızdan emin olmak suretiyle temin ettiğimiz bilgilerin doğruluğunu korumamız gerekmektedir. Đlgili kişiler; yatırımcılar, analistler, tüketiciler, medya, ortak mal sahiplerimiz ve düzenleyiciler, politikacılar, Hükümetler ve tedarikçilerimizi, iş ortaklarımızı ve müşterilerimizi içine alan ticari ortakları içermektedir. Hissedarlar, mali analistler, müşteriler ve pek çok başka kişi, Şirketimizin faaliyetleri, performansı ve mali görünümü hakkında doğru ve güvenilir temin etmede bize bağlı bulunmaktadır. Hepimiz bir veya daha fazla ilgili grupla düzenli temas halinde bulunmaktayız. Söz konusu bu temasların hepsinde, Kurumsal Đletişim Departmanınca temin edilen kılavuzu harfiyen uygulamamız gerekmektedir. Đlave olarak, Đş Ahlâkı Kurallarının Siyasi Katılımlar ve Bağışlar başlıklı bölümü anlamalı ve söz konusu bölüme uymalıyız. Yapmamız gerekenler: Kişisel görüşlerimiz ile Şirketinkiler arasında hiçbir yanlış anlaşılmanın olamayacağı izlenimini oluşturacak ortamı temin etme, örneğin, kişisel görüşlerimizi ifade etmek veya kişisel işlerimiz açısından Şirketin antetli kâğıdını, logolarını veya sistemini kullanmama, Medya ilanları ile basın bültenlerinin uygun şekilde yetkilendirilmiş bir kişi tarafından veya Grup Kurumsal Đletişimler Departmanınca onaylandığını temin etme, Düzenleyici sunuşlar ile basın açıklamalarının Grup Kurumsal Đşleri Departmanınca onaylandığını temin etme, Bir yatırımcı veya mali analistçe bulunulmuş herhangi bir yaklaşımı Yatırımcı Đlişkileri ekibine havale etme, Medya ve basın soruşturmalarını uygun şekilde yetkilendirilmiş bir kişi veya Grup Kurumsal Đletişimler Departmanına havale etme. 50

51 Yapmamamız gerekenler: Yetkilendirilmiş olmadığımız sürece, Şirket hakkında konuşma veya Şirketin lehine herhangi bir şey yazma, Kendi uzmanlık alanımızı aşan konularda Şirket hakkında konuşma veya Şirketin lehine herhangi bir şey yazma, Şirketin veya Şirket yönetiminin görüş ve fikirlerini değil kendi şahsi görüş ve fikirlerimizi ifade etmekte olduğumuzu açıkça belli etmedikçe, Weblog sitelerinde herhangi bir şey yazma. 51

52 Güven, Saygı ve Sorumluluk 52

53 Kendimizi, doğruluk, ekip çalışması, fark ve güveni teşvik eden bir iş ortamı yaratmaya adadık. Bu bölümün içindekiler Sayfa 1. Ayırımcılık ve Rahatsızlık Verme Sağlıklı ve Güvenli bir Đş Ortamı Çevresel Sorumluluklar Đnsan Hakları Toplumsal Katılım ve Yardım Müessesesi Yardımları 96 Đşbu dokümanın sonuna doğru verilen Đş Ahlâkı Kurallarının Đdaresi başlıklı bölümde belirtildiği gibi, normal mecralarla çözüme kavuşturamayacağınızı düşündüğünüz ciddi ve samimi bir endişenizin söz konusu olması halinde, Kamu Yararı Đfşa (Bilgi Uçurma) Politikamızı kullanmanız gerekmektedir. 53

54 1. Ayırımcılık ve Rahatsızlık Verme Hepimiz, dürüst, saygılı ve herhangi bir rahatsızlık verme, ayırımcı veya başka herhangi bir küçültücü davranış biçiminden uzak bir iş yeri temin etmede payımıza düşeni yapmalıyız. Bu ilkeyi ihlal etmesi muhtemel herhangi bir davranış veya eylem, özellikle de rahatsızlık verme veya tehdit gibi davranışlar kabul edilebilir değildir ve hoş karşılanmamalıdır. Meslektaşlarımızdan hiçbirinin, yaşı, ırkı, menşei, cinsiyeti, cinsi yönelimi, yetersizliği, siyasi görüşü, dini, medeni hali veya fiziksel veya ruh sağlığı yüzünden arzu edilmeyen fiil veya davranışlara maruz kalmadığından emin olmalıyız. Kabul edilmeyen diğer davranışlar, ırkçı, etnik, dini, siyasi veya cinsel nitelikte olanlar dâhil incitici veya potansiyel olarak incitici türden hakaretler, mütecaviz materyallerin dağıtımı veya teşhir edilmesi ile hakaret edici veya ayırımcı bilgileri iletmek amacıyla sesli mesaj, veya diğer elektronik araçların kullanımını içermektedir. Aynı zamanda hepimizin, işlerin en uygun adaylarca doldurulduğu ve herkesin becerileri, tavrı, yeteneği, deneyimi, nitelikleri ve performansına göre adil şekilde ödüllendirildiği bir eşit fırsatlı iş ortamı sağlamaya yönelik Şirket taahhüdünü sağlama yükümlülüğü bulunmaktadır. Çalışan Đlişkileri Tüm lokasyonlardaki tüm çalışanların adil şekilde, güvenli şekilde ve tüm yerel istihdam kanunları ve yönetmeliklerine uygun olarak istihdam edildiğinden emin olmamız gerekmektedir. Đş konseyleri, iş sendikaları ve işçi derneklerinin mevcut olduğu ülkelerde, sözü edilen kuruluşlarla ilişkilerde açık ve dürüst bir şekilde hareket etmeliyiz. Sigara Đçenler ile Đçmeyenler arasında Saygı Sigara içenler ile içmeyenler konusunda eşit derecede saygılı olmalıyız. Sigara içenler, özellikle söz konusu alanlarda sigara içmeye kanunen izin verildiği durumlarda dahi ve paylaşılan ofisler veya toplantı salonları gibi yasak alanlarda çalışmaktayken sigara içmeyen meslektaşlarının tercihlerine anlayış göstermelidirler. Benzer şekilde, sigara içmeyenler de sigara içmek ve karşılıklı kabul edilebilir düzenlemelerle anlaşarak kendileriyle çalışmak isteyen arkadaşlarına saygılı olmalıdırlar. 54

55 Yapmamız gerekenler: Tüm meslektaşlara, işlerinin gereklilik ve standartlarını yerine getirme yeteneklerine uygun olarak adil ve eşit şekilde davranma, Kendimizinkinden farklılık gösterebilecek kültürlere saygı gösterme, Bir kişinin yaşı, ırkı, menşei, cinsiyeti, cinsel yönelimi, yetersizliği, siyasi görüşü, dini, medeni hali veya fiziksel ve ruh sağlığı veya yasal olarak korunmuş başka herhangi bir durumuna bakılmaksızın işe alma, geliştirme, terfi ettirme, disipline etme ve diğer istihdam koşullarını temin etme, Çalışanların yetersizlikleri, dini inançları veya uygulamaları konusunda makul ölçüde yardımcı olma. Yapmamamız gerekenler: Bir bireyin işe alınması, ödüllendirilmesi veya kariyer yükselişi ile ilişkili olarak doğrudan veya dolaylı olarak kararlarımızı etkileyecek ayırımcı etmenlere izin verme, Rahatsızlık verme veya istismar etme veya incitici, yıldırıcı, kötü niyetli veya hakaret edici olarak algılanabilecek herhangi bir davranış biçimleriyle ilgili olma, Bir bireyi veya bireyler grubunu, ekip veya grup faaliyetleri, sosyal katılımlar, ekip etkinlikleri veya ekiplerinde üstlenilen başka herhangi bir faaliyetten dışlayan herhangi bir davranış biçimini kabul etme veya söz konusu davranış biçiminde bulunma, Hasmane bir çalışma ortamı yaratan herhangi bir davranış biçimini kabul etme veya söz konusu davranış biçiminde bulunma. 55

56 2. Sağlıklı ve Güvenli bir Đş Ortamı Sağlıklı ve Güvenli, pozitif bir kültürü teşvik eden bir tarzda davranmalı ve kabul edilemez veya potansiyel olarak tehlikeli davranışlara karşı meydan okumalıyız. Yapmamız gerekenler: Faaliyetlerimizi yerel Sağlık ve Güvenlik kanunları ile yerel kanunların gerekliliklerini aşabileceği için kendi Đş Sağlığı, Güvenliği ve Çevre Politikamıza uygun olarak idare etme, Kendi faaliyetlerimizin ve çevrenin tehlikeleri, riskleri ve kontrol önlemlerini anlama, Acil bir durumda ne yapılacağını bilme ve bu konudaki anlayışımızı test etme, Kendi sağlık ve güvenliğimizi olduğu kadar meslektaşlarımız ile başkalarının sağlık ve güvenliğini temkinli bir şekilde düşünme, Sağlık ve güvenlik konularını günlük iş faaliyetlerimize entegre etme, Tüm kazaları, olayları, ucuz kurtulmaları ve Đş Sağlığı ve Güvenliğine uygunluk ihlallerini yerel sağlık ve güvenlik müdürünüze raporlama. Yapmamamız gerekenler: Şüphe duyulan yetersiz sağlık ve emniyet uygulamalarını kabul etme veya görmezden gelme. 56

57 3. Çevresel Sorumluluklar Kendimizi, çevresel olarak daha sürdürülebilir çalışma yolları oluşturmaya adamış durumdayız. Hepimiz, faaliyetlerimizin çevre üzerinde sahip olduğu etkiyi azaltmada bir role sahibiz. Yapmamız gerekenler: Aşağıdakileri yapmak suretiyle günden güne faaliyetlerimizin çevre üzerindeki etkisini azaltma: Grup Çevre Standartlarını ve rehberliğini uygulamaya koyma, Müşterileri beklentilerini ve tüketici tercihlerini karşılamayı sürdürürken yenilenebilir malzemelerin kullanımını ve çevre dostu ambalajlamanın gelişimini destekleme, Atıkları azaltma, gereksiz seyahatleri kesme, su ve enerji tasarrufunda bulunma suretiyle çevre üzerindeki kendi etkimizi azaltmak için kendi davranışlarımızı değiştirme, Kaçınılmaz atıkların, makul bir biçimde yeniden kullanılmasını, geri dönüşüme sokulmasını veya tüketilmesini temin etme, Đş Sağlığı, Güvenliği ve Çevre Politikamızın ihlallerini önlemek için gerekli aksiyonları alma, Havaya veya suya yapılan tüm dökülmeleri veya gereksiz emisyonları bölüm müdürümüze veya yerel Sağlık, Güvenlik ve Çevre Danışmanımıza raporlama. Yapmamamız gerekenler: Đş Sağlığı, Güvenliği ve Çevre Politikamıza yönelik, bilinen veya şüphelenilen ihlalleri kabul etme veya görmezden gelme. 57

58 4. Đnsan Hakları Đnsan haklarını teşvik edip korumalı ve herhangi bir insan hakkı ihlaline doğrudan veya dolaylı olarak katkıda bulunmadığımızdan emin olmalıyız. Đş piyasasında mevcut olabilecek, özellikle işimiz veya tedarik zincirimizle herhangi bir şekilde bağlantılı olarak tesis edilmiş olabilecek herhangi bir insan hakları ihlalinin ortadan kaldırılmasına yönelik olarak çalışmalıyız. Yapmamız gerekenler: Özellikle, çocuk işçi çalıştırma veya cebri çalışma konularının mevcut olduğu bilinen veya sözü edilenlerin mevcut olduğuna inanılan coğrafyalarda fiili veya potansiyel uygunsuzluğa ait kanıtları arama ve söz konusu konularla mücadele etmek için başkalarıyla ortaklık içerisinde çalışma, Đnsan hakları ihlallerinin elimine edilmesi çabalarında kendilerine yardımcı olmak amacıyla çıkar grupları ve Hükümetler gibi kişi ve kuruluşlara destek olma, rehberlik etme ve sözü edilenlerle birlikte çalışma, Asgari çalışma yaşı/cebri çalışma standartlarının uygulanmalarını teşvik etmek ve desteklemek amacıyla tedarikçiler, lisansiyeler, acenteler ve iş ortaklıklarımız ile birlikte çalışma, Bizimle doğrudan veya dolaylı olarak çalışan herkesi standartlarımıza uyması konusunda teşvik etme, Tüm çalışanların, Đş Ahlâkı Kurallarının Ayırımcılık ve Rahatsızlık Verme bölümünde tanımlanan fikir ve ifade etme özgürlüğü olduğu kadar düşünce, inanç ve din özgürlüğüne sahip olmalarına imkân tanıyarak söz konusu hakları koruma, Tüm çalışanların, Đş Ahlâkı Kurallarının Ayırımcılık ve Rahatsızlık Verme bölümünde tanımlandığı üzere, ayırımcılığa karşı eşit korunma haklarının ihlaline karşı haklarının korunması. Yapmamamız gerekenler: On beş yaşından veya yerel ülke asgari istihdam yaşından ya da zorunlu okul yaşından daha küçük yaştakileri istihdam etme, Gerekli olması halinde, vatandaşı olduğu ülke dışında çalışanlar açısından geçerli çalışma izinlerinin yürürlükte olduğunu temin etmek suretiyle, herhangi bir çalışan aleyhine siyasi, dini veya ait oldukları ülke veya bölgenin yargı statüsü temelinde herhangi bir ayırıma izin verme veya herhangi bir ayırım yapma, Bir çalışanın, kendi toplum kültürüne serbestçe iştirak etme hakkından ortaya çıkan herhangi bir ayırımı görmezlikten gelme. 58

59 5. Toplumsal Katılım ve Yardım Müessesi Yardımları Kendimizi, içinde çalışmakta olduğumuz ve tütün tedarik ettiğimiz toplumlara, yerel toplum aktivitelerine destek vermek ve çalışanların söz konusu aktivitelere katılımını teşvik etmek suretiyle pozitif bir katkı yapmaya adamış bulunmaktayız. Yapmamız gerekenler: Şirket lehine herhangi bir yardım derneği veya topluma destek sağlamadan önce uygun Toplum Yatırım Komitesinin ön onayını alma, Müşteriler, iş ortakları, politikacılar veya hükümet yetkililerinin talebi üzerine yardım derneği bağışları veya toplum yatırımları yapmayı düşünürken özellikle dikkat etme (Đş Ahlâkı Kurallarının Çıkar Çatışmaları, Rüşvet ve Yolsuzluk, Đş Kolaylaştırma Ödemeleri ve Hediyeler ve Ağırlama başlıklı bölümlerine bakınız), Küçük yaştakilerle bağlantısı olabilecek herhangi bir toplum yatırım projesinin hassasiyetini düşünme, Herhangi bir bağış veya yatırım önerisinin, kendi politikamızı herhangi bir biçimde ihlal etmeyeceğinden emin olmak için Uluslararası Pazarlama Standartlarımıza müracaat etme. Yapmamamız gerekenler: Herhangi bir toplum yatırımını veya yardım derneği bağışını tescil edilmemiş yardım derneklerine veya resmi olmayan veya tanınmamış kâr amacı gütmeyen kuruluşlara veya durum tespitinin yerine getirilmemiş olduğu herhangi bir birey veya kuruluşa verme. Şirket odaklanmasının kilit alanları ile fon uygulamalarının onaylanma kriterleri dâhil Toplum Yatırım Programımız ile ilgili destek ve rehberlik intranet üzerinde mevcuttur. 59

60 Đş Ahlâkı Kuralları Đdaresi 60

61 Imperial Tobacco kendisini tüm faaliyetlerinde doğruluk, açıklık ve tarafsızlığa adamıştır. Đş Ahlâkı Kurallarının potansiyel ihlallerini araştırma ve ele alma prosedürleri iş genelindeki sürecin tutarlılığını temin etmek üzere geliştirilmiştir. 61

62 Sorumluluklar Đş Ahlâkı Kurallarımızın idaresinden icra başkanı sorumludur. Operasyonel gözetim, Şirket Sekreteri, Ticari Doğruluk Departmanı Müdürü ve Grup Đnsan Kaynakları Müdürünce yönetilmektedir. Kuralların Olası Đhlallerinin Raporlanması ve Kaydı Kanun veya Đş Ahlâkı Kurallarımızın bir ihlalinin meydana geldiği konusunda şüphe etmeniz halinde, ilk önce kendinize, olası ihlalin, anonimlik gerektiren türden bir ihlal olup olmadığını sormalısınız. Endişenizin bu türden olduğuna inandığınız takdirde, Kamu Yararı Đfşa (Bilgi Uçurma) Politikamızdaki prosedürleri kullanarak konuyu anonim bazda ilgili departmana veya kişiye iletin. Muhtemelen yapmanızın istenmiş olduğu şeyler hakkında samimi ve önemli endişeleriniz olacaktır veya ve bu durum karşı karşıya bulunduğunuz bir durumla ilgilidir veya diğerlerinin hareketleriyle bağlantılıdır. Söz konusu endişeler sıklıkla aşağıdaki gibi ciddi konulara ilişkindir: Şüphelenilen suç faaliyetleri, Bir müşteri veya tedarikçi tarafından ürün güzergâhı değişikliği olasılığının raporlanmaması, Rüşvet, dolandırıcılık veya diğer yolsuzluk biçimleri veya dürüst olmayan uygulama, Şirket kayıtlarının veya hesaplarının tahrif edilmesi, Kasten doğru olmayan veri veya bilgilerin sağlanması, Şirket mallarının veya varlıklarının çalınması veya hor kullanılması, Çıkar çatışmaları, Sağlık, güvenlik ve çevre prosedürleri veya mevzuatının bir ihlali, Herhangi bir kişi aleyhine ayırımcılık veya başka bir gereksiz veya zarar verici muamele. Sahip olabileceğiniz endişelerin çoğunluğu genellikle Đnsan Kaynakları Müdürü tarafından idare edilebilmektedir. Endişenizi Đnsan Kaynakları Müdürü ile görüşün; onlar endişenizle ilgili dengeli ve tarafsız bir görüş tesis etmenizde size yardımcı olacaklardır. Bu durumların pek çoğu Đş Ahlâkı Kurallarının bir ihlali olmayacak ve yerel süreçlerle idare edilebileceklerdir. 62

63 Bu müzakere, her iki tarafın, endişenin yerel olarak çözülebilecek bir endişe olup olmadığı veya Đş Ahlâkı Kurallarının olası bir ihlalinin söz konusu olup olmadığı konusunda mutabık kalmasına imkân verecektir. Olası bir ihlal tespit edildiği takdirde, o zaman Đnsan Kaynakları Müdürü söz konusu ihlali, mümkün olduğunca çok bilgi temin edildiğinden emin olarak bir Đş Ahlâkı Kuralları Raporunu tamamlamak suretiyle kaydetmelidir. Her bir Đş Ahlâkı Kuralları Raporu derhal yerel olarak veya Ticari Doğruluk Departmanınca bir araştırma yapılıp yapılmaması gerektiğine Đnsan Kaynakları Müdürü ile birlikte karar verecek olan Ticari Doğruluk Departmanı Müdürüne gönderilmelidir. Đlk endişeyi ileri süren bireyin, endişenin uygun şekilde ele alınmış olduğunu düşünmemesi halinde, söz konusu endişe Bilgi Uçurma (Whistleblowing) prosedürü vasıtasıyla eskale edilebilir. 63