Avrupa Birliği Metodolojisine Göre Proje Hazırlama

Transkript

1 AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Avrupa Birliği Metodolojisine Göre Proje Hazırlama Haziran 2013 AB Uzmanlık Eğitimi Bülent ÖZCAN Avrupa Birliği Bakanlığı Proje Uygulama Başkanı

2 Sunumun İçeriği Bu Sunumda Neler Aktarılacak? Projeler Nasıl Finanse Edilir? Proje Nedir? Proje Döngüsü Yönetimi Aşamaları Proje Aşamaları AB Projesi Hazırlanırken Nasıl Bir Strateji İzlenmeli? Proje Planlama Aşamaları

3 Proje Finansmanı Nasıl Gerçekleşir? Ulusal veya uluslararası mali yardımlarda istenilen zamanda finansman sağlayan bir destek modeli bulunmamaktadır Proje finansmanı PROGRAMLARA bağlıdır; destek alabilmek için PROGRAMLARIN takip edilmesi gerekir Proje finansmanı destek sağlayan PROGRAM öncelikleri ve kriterleri çerçevesinde sağlanır Proje finansmanı uzun soluklu bir süreçtir; kapsamlı, sabırlı ve planlı çalışma gerektir Proje finansmanında kabul görmüş metodoloji/yöntem Proje Döngüsü Yönetimi (PDY-PCM) dir

4 PROJE NEDİR?

5 PROJE NEDİR? Belirli bir süre içinde Belli hedeflere ulaşmak için Sınırlı kaynaklar ile yürütülen [Zaman] [Kapsam] [Maliyet] Planlanmış faaliyetler topluluğudur.

6 PROJE NEDİR? Faaliyetleri belirli bir hedefe yönlendirir Zaman ve kaynak planlamasına olanak sağlar İzleme ve değerlendirmeye olanak sağlar Kaynak bulunmasına yardımcı olur Hedeflere ulaşmasının önündeki risklere ve engellere ilişkin bilgi sahibi olunmasını ve önlem alınabilmesine olanak sağlar Fikrin anlatımını ve faaliyetlere katılımcılığı kolaylaştırır Sonuçların sürdürülebilirliğini artırır 6

7 PROJE HAZIRLAMA METODOLOJİSİ Proje Proje Döngüsü Yönetimi (PDY) Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı

8 Proje Döngüsü Yönetimi PROJE DÖNGÜSÜ: Bir projenin fikir olarak doğuşundan hazırlanması, analizi, onaylanması, uygulanması, izlenmesi ve değerlendirilmesine kadar geçen süreç PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ: Proje Döngüsü çerçevesinde yapılan faaliyetlerin bütününü kapsayan süreç

9 Proje Döngüsü Yönetimi Tarihsel Arka Plan: 1960 ların sonunda ABD Uluslararası Kalkınma Ajansı nın proje planlama ve değerlendirme sistemini desteklemek için geliştirilmiştir. AB Boyutu: AB Komisyonu 1992 yılında, proje tasarımı ve yönetiminde kullanılan bir dizi araç içeren Proje Döngüsü Yönetimi ni benimsemiştir. Amaç: Projelerin tasarım ve uygulanmasında hedef ve sonuç odaklı bir yaklaşımın geliştirilmesine katkıda bulunmak.

10 AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Uluslararası Proje Döngüsü Örnekleri AB de Proje Döngüsü Yönetimi PMBoK Proje Döngüsü Yönetimi

11 AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Uluslararası Proje Döngüsü Örnekleri AB ve UNDP de Uygulanan Proje Döngüsü (Detaylı)

12 Proje Döngüsü Yönetiminin Aşamaları AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Proje Döngüsü Yönetimi İlkeleri Proje döngüsünün her aşaması yapılandırılmış ve bilgiye dayalı bir karar oluşturma sürecine dayalı olmak Paydaşların karar verme mekanizmasına katılımını gözeten bir yönelimde olmak (hedef grup yönelimli) Proje tasarımı ve yönetiminde tutarlı ve analitik bir yaklaşım içermek Yararların sürekli kılınmasını sağlayacak mekanizmalara sahip olmak Entegre bir yaklaşıma ve dokümanların standartlaştırılmasına dayanmak Bu ilkelerin gerçekleşmesi için proje planlaması ve yönetiminde kullanılan yöntem ise Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı dır.

13 Proje Döngüsünün Aşamaları Programming Proje Fikrini Belirleme (Tanımlama) Finansman sağlayan kurum ve kuruluşun öncelikleri ve amaçları ile uyumlu bir şekilde gerçekleştirilecek sorun analizi sonucunda proje fikrinin yöneleceği öncelik alanlarının belirlenmesi süreci. Sektörel ya da ulusal strateji dokümanları, planlar, program rehberleri gibi çeşitli dokümanlar programlama aşamasında dikkat edilmesi gereken temel bilgi kaynaklarıdır. Identification Proje Fikrinin Analizi (Tasarlama) Temel belgelerdeki öncelikler doğrultusunda olası proje fikirlerinin ön fizibilitelerinin yapıldığı ve uygun görülen fikirler için detaylı projelendirme kararının verildiği süreç. Bu aşamada proje teknik ve operasyonel açıdan detaylı olarak tasarlanır. Appraisal Öndeğerlendirme Tasarımı tamamlanmış olan projenin teknik, mali, ekonomik, kadın-erkek eşitliği, sosyal, kurumsal ve çevresel perspektifler açısından tutarlılığının, bütünselliğinin ve işlevselliğinin değerlendirildiği ve proje belgeleri formatına dönüştürülerek, detaylı projelendirme çalışmalarının yapıldığı süreç

14 Proje Döngüsünün Aşamaları Financing Finansman Ulusal veya Dış Finansör kuruluşun proje önerisine finans sağlama kararı verdiği, bu çerçevede faydalanıcı ile finansman sağlayan kuruluş arasında gerekli anlaşmanın/sözleşmenin imzalandığı süreç Implementation Uygulama Finansman kaynaklarının tahsis edilip, projede öngörülen faaliyetlerin geçirilmesi, denetlenmesi ve değerlendirilmesi aşaması. hayata Evaluation İzleme-Değerlendirme Proje uygulamaları devam ederken (ara değerlendirme), proje tamamlandığında (nihai değerlendirme) ve projenin tamamlanmasından sonra hedeflere ne ölçüde ulaşıldığının değerlendirildiği süreç. Finansmanı sağlayan kuruluşa sonraki yıllar için programlama aşamalarına geri besleme sağlanır. Finansmandan faydalanan kuruluşa ise yeni proje tanımlanması için imkan yaratır.

15 AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı, 1970 lerde proje tasarımının niteliğini ve açıklığını iyileştirmek üzere geliştirilmiş bir yaklaşımdır. Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı, birincil paydaşlar dahil olmak üzere anahtar paydaşların katılımına dayalı bir süreçtir. MÇY sürecinin sonucunda ortaya çıkan proje tasarımı, Logframe (Mantıksal Çerçeve Matrisi) olarak adlandırılan bir tabloda özetlenir. Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı, aşağıdaki konularda proje tasarımı yapan ve proje yönetenlere yardımcı olur: Proje hazırlama süreci içinde mevcut durumun analiz edilmesine Hedeflere ulaşmada araçların mantıksal hiyerarşisini kurmaya; Hedeflere ulaşmanın önündeki potansiyel risklerin tanımlanmasına ve sürdürülebilir sonuçların tanımlanmasına; Çıktıların ve sonuçların en iyi nasıl izleneceği ve değerlendirileceğine; Projenin özetinin standart bir formatta sunulmasına; Uygulama sırasında projenin izlenmesi ve gözden geçirilmesine

16 AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı Yaklaşım, iki temel aşamadan oluşur. Bu aşamalar: Analiz Aşaması Sorun Analizi: Mevcut durumun, ana sorunların, kısıtlılıklar ve fırsatların, nedenler ve sonuçlar arasındaki ilişkilerin tanımlanması Paydaş Analizi: Proje sürecinin farklı aşamalarında farklı düzeylerde katılımların tespiti Hedef Analizi: Tanımlanmış sorunlara yönelik hedeflerin geliştirilmesi, araç-etki ilişkisinin Tanımlanması Strateji Analizi: Hedeflere ulaşmak için farklı stratejilerin tanımlanması, genel hedeflere ve proje amacının belirlenmesi Planlama Aşaması Mantıksal çerçeve: Projenin yapısının tanımlanması, iç mantığının kontrol edilmesi ve hedeflerin ölçülebilir terimlerle formülasyonu, dışsal koşulların belirlenmesi ve risk yönetimi Faaliyet Planlama: Faaliyetlerin sırasının ve birbirleri arasındaki ilişkinin tanımlanması: zamanın, değerlendirme aralıklarının ve sorumluluk paylaşımlarının belirlenmesi Kaynakların Planlaması: Faaliyet planlaması temelinde gereksinilen girdilerin ve bütçenin belirlenmesi

17 Finansman Arayanlar Kuruluşlar ve Proje Döngüsü Yönetimi Tanımlama Formülasyon PROJE GELİŞTİRME VE HAZIRLAMA

18 Proje Nasıl Hazırlanır?

19 Başlamadan Önce Finansman Sağlayan Programın İncelenmesi Finansman desteği sağlayan Programın Rehberinin/tebliğinin/yönetmeliğinin/ planının incelenmesi çok önemlidir. Program öncelikleri geliştirilmek istenilen proje ile örtüşüyor mu? Proje uygulama takvimi sizin takviminizle uyuşuyor mu? Finansman sağlanacak miktar sizin proje bütçe tahmininize uyuyor mu? Başvuru Dokümanlarının İncelenmesi Proje finansmanı sağlayan Programlarda başvuran tüm projelerin aynı temelde değerlendirilmesi amacıyla, birbirini tamamlayan alt başlıklardan oluşan standart bir proje belgesi kullanılır. Bazıları zorunlu olmak üzere tamamlayıcı belgeler bu standart belgeye eklenir.

20 Proje Kurgusu Nasıl Yapılmalı? 1. AŞAMA: ANALİZ 2. AŞAMA: PLANLAMA Mevcut bir problemin, ondan etkilenen paydaşlarla analizi sonucunda ortaya bir PROJE KURGUSU konulması PROJE KURGUSUNUN tüm unsurlarıyla birlikte düşünülerek standart mantıksal çerçeve tablosu hazırlanması

21 Analiz Aşaması 1. Sorun Analizi 2. Paydaş Analizi 3. Hedef Analizi 4. Strateji Analizi

22 Neden Proje Yapıyorum? Problem Ağacı Kadınların kırsal aile yaşamındaki rolünün olumsuz etkisi Ev işleri ve çocuk bakımı Kızların çalışması yönünde önyargılar bulunmakta Ücretsiz aile işçiliği (tarla, bahçe vs.) Kırsal Alanda Genç Kızlar Aile Geçimine Katkı Sağlayamıyorlar Genç kızların mesleki vasıfları yeterli değil Mesleki vasıf kazandıracak okul veya kurslar bulunmamakta Arıcılık, halı-kilim dokuma/yöresel mutfak gibi gelir getirici faaliyetler yapılabilir ancak yönlendirme ve bilinç eksikliği bulunmakta Gelir getirici faaliyetlere model olabilecek başarılı uygulamaların bulunmaması Gelir getirici faaliyetler için gerekli eğitim imkanının olmaması Genç kızların çalışabileceği iş imkanı bulunmuyor Sonuç Neden Gelir getirici faaliyetler için gerekli yönlendirme ve danışmanlık imkanının olmaması

23 Projem Kimlerle İlgili? 2. Paydaş Analizi projenin sonuçlarından doğrudan ya da dolaylı olarak, olumlu ve olumsuz etkilenecek olan, kişi, grup ve kuruluşların belirlenmesine yarar. Farklı paydaşlar arasında oluşabilecek çatışmaları da öngörmemize yarar. Ayrıca, çözüme katkıda bulunabilecek olan paydaşları da belirlememize katkısı olur. Paydaşların proje sürecinin farklı aşamalarına, farklı düzeylerde katılımlarını görmemize yardımcı olur. Bu sorun kimin sorunu? KILAVUZ SORU Bu sorunun çözümünden en çok (olumlu ya da olumsuz) kim etkilenecek? Bu çözüme en çok kim katkıda bulunabilir, kim karşı çıkabilir?

24 Projem Kimlerle İlgili? 2. Paydaş Analizi Temel Paydaşlar Projeden kimler olumlu/olumsuz etkilenmektedir? Projeden kimler doğrudan/dolaylı etkilenmektedir? Proje üzerinde etkisi olan, projeye katkı sağlayabilecek kimlerdir? Hedef Kitle kimlerden oluşmaktadır? Nihai Faydalanıcılar kimlerdir? Diğer paydaşlar Dolaylı olarak etkilenecek olanlar (Fon veren kuruluşlar resmi kuruluşlar, diğer STK lar ) Doğrudan etkilenenler (Hedef gruplar, doğrudan yararlanıcılar) İkincil paydaşlar Birincil paydaşlar Projede ortak/iştirakçi var mıdır? Önemli Not: Sağlıklı bir projelendirme sürecinde tüm paydaşların görüşlerinin en azından problem analizine projeye yansıtılması gerekir.

25 Neye Ulaşmak İstiyorum? Hedef Ağacı Kadınların kırsal aile yaşamındaki rolü çalışmaya uygun Ev işleri ve çocuk bakımında kadın-erkek paylaşımı var Kızların çalışması yönünde önyargılar bulunmuyor Ücretsiz aile işçisi olarak kullanılmıyor Kırsal Alanda Genç Kızlar Aile Geçimine Katkı Sağlıyorlar Genç kızların mesleki vasıfları yeterli Mesleki vasıf kazandıracak okul veya kurslar yeterli Arıcılık, halı-kilim dokuma/yöresel mutfak gibi gelir getirici faaliyetler yapılıyor Gelir getirici faaliyetlere model olabilecek başarılı uygulamalar mevcut Gelir getirici faaliyetler için gerekli eğitim imkanı mevcut Genç kızların çalışabileceği iş imkanı bulunuyor Etki Araç Gelir getirici faaliyetler için gerekli yönlendirme ve danışmanlık imkanının bulunuyor

26 HEDEFLER HİYERARŞİSİ Ana Amaç Genel Hedef Alt Amaç Proje amacı Alt Amaç Alt Amaç Beklenen sonuçlar Alt Amaç Alt Amaç Faaliyetler Hedeflerin hiyerarşisindeki her düzeyi olabildiğince SMART hale getirmek yararlıdır. (SMART: Açık, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, Amaca uygun ve Zamanı belirlenmiş)

27 Hedefime Nasıl Ulaşacağım? 4. Strateji Analizi Strateji analizi, arzu edilen hedeflere ulaşmak için kullanılacak yöntemi tanımlamaktır. Strateji analizi, hangi hedeflerin proje içinde kullanılacağına ve hangi hedeflerin dışarıda kalacağına karar verme sürecidir., Bu süreçte aynı zamanda projenin genel hedefleri ve Proje amacı da tanımlanır. Temel kriterlere örnek:

28 Hedefime Nasıl Ulaşacağım? Strateji Analizi Kırsal Alanda Genç Kızlar Aile Geçimine Katkı Sağlıyorlar Kadınların kırsal aile yaşamındaki rolü çalışmaya uygun Ev işleri ve çocuk bakımında kadın-erkek paylaşımı var Kızların çalışması yönünde önyargılar bulunmuyor Ücretsiz aile işçisi olarak kullanılmıyor Genç kızların mesleki vasıfları yeterli Mesleki vasıf kazandıracak okul veya kurslar yeterli Arıcılık, halı-kilim dokuma/yöresel mutfak gibi gelir getirici faaliyetler yapılıyor Gelir getirici faaliyetlere model olabilecek başarılı uygulamalar mevcut Gelir getirici faaliyetler için gerekli eğitim imkanı mevcut Genç kızların çalışabileceği iş imkanı bulunuyor Etki Araç Gelir getirici faaliyetler için gerekli yönlendirme ve danışmanlık imkanının bulunuyor

29 Hedefime Nasıl Ulaşacağım? Strateji Analizi Kırsal Alanda Genç Kızlar Aile Geçimine Katkı Sağlıyorlar Kızların çalışması yönünde önyargılar bulunmuyor Genç kızların mesleki vasıfları yeterli Arıcılık, halı-kilim dokuma/yöresel mutfak gibi gelir getirici faaliyetler yapılıyor Etki Mesleki vasıf kazandıracak okul veya kurslar yeterli Gelir getirici faaliyetlere model olabilecek başarılı uygulamalar mevcut Gelir getirici faaliyetler için gerekli eğitim imkanı mevcut Araç Gelir getirici faaliyetler için gerekli yönlendirme ve danışmanlık imkanının bulunuyor

30 Stratejimiz Ne Olmalı? Buraya kadar oluşturduğunuz proje amacınız, çok genel bir ifade şeklindedir. Projenin amacı projenin süresi, yararlanacak olanların sayısı gibi daha ayrıntılı bilgileri de içermelidir. Bunun için projenin amacını SMART hale getirmek gerekir. Amacın SMART olması için aşağıdaki niteliklere sahip olması gerekir: S - (Specific) Özgül-Belirli-Özel: Amaç özel, belirli veya somut olmalıdır. M - (Measurable) Ölçülebilir: Nitelik veya nicelik içermelidir. A - (Achievable) Ulaşılabilir-Gerçekleştirilebilir: Kabul edilebilir bir maliyete gerçekleştirilebilmelidir. R - (Realistic) Gerçekçi-Uygun: Proje, yöneticilerinin yönetebilecekleri uygunlukta olmalıdır. T - (Timely) Süreli: Amaca, sonuca ne zaman ulaşmamız gerektiğini belirtmelidir.

31 Planlama Aşaması Proje ile tam olarak gerçekleştirilemeyen ancak proje amacının hizmet ettiği genel amaçlardır. Proje kapsamında yürütülen faaliyetler ile elde edilen sonuçlara bağlı olarak ulaşılması gereken temel amaçtır. Gerçekleştirilecek faaliyetler ile elde edilecek çıktılardır. Sonuçlar Proje amacının gerçekleşmesine hizmet eden hedeflerdir. Faaliyetlerin gerçekleşmesi için gerekli fiziksel ve fiziksel olmayan kaynaklar (ihale, eğitim/seminer, inşaat, mal alımı, danışmanlık, hizmet vb.) Proje kapsamında sonuçların elde edilmesine ve temel amacın gerçekleşmesine hizmet eden çalışmalardır. Uygulama Araçları/Yöntemleri

32 Planlama Aşaması GENEL HEDEFLER Kırsal alanda kadının ekonomik ve sosyal hayata kazandırılmasının sağlanması PROJENİN AMACI SONUÇLAR FAALİYETLER Gelir getirici faaliyetler ile kadının aile geçimine katkı sağlaması Meslek eğitimi ile kadının işgücüne katılımının teşvik edilmesi Kadının çalışması ve ailesine gelir getirmesi önündeki önyargıların giderilmesi

33 Planlama Aşaması Proje ile tam olarak gerçekleştirilemeyen ancak proje amacının hizmet ettiği genel amaçlardır. Proje kapsamında yürütülen faaliyetler ile elde edilen sonuçlara bağlı olarak ulaşılması gereken temel amaçtır. Gerçekleştirilecek faaliyetler ile elde edilecek çıktılardır. Sonuçlar Proje amacının gerçekleşmesine hizmet eden hedeflerdir. Faaliyetlerin gerçekleşmesi için gerekli fiziksel ve fiziksel olmayan kaynaklar (ihale, eğitim/seminer, inşaat, mal alımı, danışmanlık, hizmet vb.) Proje kapsamında sonuçların elde edilmesine ve temel amacın gerçekleşmesine hizmet eden çalışmalardır. Uygulama Araçları/Yöntemleri

34 Planlama Aşaması Kadınların aile ekonomisine katkı sağlamaya başladı Kadının çalışması veya gelir getirecek çalışma yapmasının önündeki engeller kısmen de olsa giderildi Mesleki eğitim sağlanması ile kadınların işgücüne katılımı teşvik edildi GENEL HEDEFLER PROJENİN AMACI SONUÇLAR FAALİYETLER 1. Hazırlık faaliyetleri 2. Proje için gerekli eğitim ekipmanının temin edilmesi 3. Tanıtım ve bilgilendirme çalışmaları 4. Meslek eğitimi kurslarının düzenlenmesi 5. Arıcılık/halı-kilim/yöresel mutfak gibi konularda eğitimler düzenlenmesi 6. Eğitim alan kızların pazarlama eğitimleri ve danışmanlığı 7. Kooperatif kurulması için teknik destek sağlanması 8. İyi uygulamaları görmek için Beypazarı ve Safranbolu ya çalışma gezisi 9. Önyargıların kırılması için topluma yönelik bilgilendirme faaliyetleri

35 Planlama Aşaması Mantıksal Çerçeve Matrisinin hazırlanması: Genel hedef, özel hedefler, sonuçlar ve faaliyetlerin doğrulanabilir göstergeler, doğrulama kaynakları, riskler ve varsayımlarla birlikte matrisin ilgili bölümlerine yerleştirilmesi Faaliyet planlaması: Faaliyetlerin sırasının ve birbirlerine bağlarının tespit edilmesi, sürelerinin belirlenmesi, kilometre taşlarının tespit edilmesi ve sorumlulukların dağıtılmasıdır. Mantıksal Çerçevenin amaç odaklı olabilmesi ve operasyonel ayrıntıların belirlenmesi için önemlidir. Bütçeleme: Faaliyet planından hareketle girdilerin belirlenmesi ve bütçenin hazırlanması

36 AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI AB Hibelerinde Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı ve Matrisi

37 AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI PMBoK Bilgi Alanları

38 Mantıksal Çerçeve Tablosu Düşey Mantık Yatay Mantık

39 Önkoşullar- Riskler- Varsayımlar Riskler: Projenin başarısı için önemli olan ve dışsal faktörler olarak ifade ettiğimiz olumsuz etkilerin tümüdür. Varsayımlar: Projenin başarısını etkileyen veya belirleyen dışsal faktörlerin olumlu olarak ifade edilmesidir. Önkoşullar: Faaliyetler başlamadan önce aşılması gereken koşullardır.

40 Önkoşullar- Riskler- Varsayımlar

41 Başarı Göstergeleri Projem Bittiğinde Neye Ulaşmış Olacağım? Nedir? Proje amaçlarını operasyonel olarak ölçebilen, performans ölçüm olanağı sağlayan ve projenin her aşamada izlenmesine olanak sağlayan araçlardır. Her bir gösterge kısaca müdahaleye ilişkin Nicelik, Nitelik, Zaman ve Yer konusunda bilgi içermelidir. Ne İşe Yararlar? Genel Hedefin, Proje Amacının ve Sonuçların karakteristiklerini açıklığa kavuştururlar Projeyi daha objektif bir şekilde yönetmeyi sağlarlar Performans ölçümü, izleme ve değerlendirme için bir baz oluştururlar

42 Doğrulama Kaynakları Sonuçları nasıl ispatlarım? Doğrulama Kaynakları, göstergelerin kontrol edilmesi için gerekli bilgiyi sağlayacak dokümanlar, raporlar ve diğer kaynaklardır. Göstergelerin belirlenmesiyle eş zamanlı olarak doğrulama kaynakları da belirtilmelidir. Doğrulama kaynakları şu bilgileri vermelidir: Bilginin sağlanacağı format (örn: İlerleme raporları, proje hesapları, proje kayıtları, resmi istatistikler vs.), Bilgiyi kimin sağlayacağı, Bilginin hangi sıklıkta sağlanacağı (örn: Aylık, üç aylık, yıllık vs.)

43 Proje Döngüsünün Aşamaları Doğrulama Kaynakları > Sonuçları nasıl ispatlarım? Doğrulama Kaynakları, göstergelerin kontrol edilmesi için gerekli bilgiyi sağlayacak dokümanlar, raporlar ve diğer kaynaklardır. Göstergelerin belirlenmesiyle eş zamanlı olarak doğrulama kaynakları da belirtilmelidir. Doğrulama kaynakları şu bilgileri vermelidir: Bilginin sağlanacağı format (örn: İlerleme raporları, proje hesapları, proje kayıtları, resmi istatistikler vs.), Bilgiyi kimin sağlayacağı, Bilginin hangi sıklıkta sağlanacağı (örn: Aylık, üç aylık, yıllık vs.)

44 MANTIKSAL ÇERÇEVE Proje Kurgusu Başarı Göstergeleri Doğrulama Kaynakları Riskler-Varsayımlar Genel Hedefler Kırsal alanda kadının ekonomik ve sosyal hayata kazandırılmasının sağlanması Çalışan ve ailesine gelir getiren faaliyetler bulunan kadın sayısında artış Resmi ekonomik Doğrulama Kaynakları sağlandı > Sonuçları nasıl ispatlarım? İşsizlik oranı azaldı Ailelerin gelir seviyelerin artış Hane başına milli gelir rakamı veriler İşsizlik verileri Özel Amaç Gelir getirici faaliyetler ile kadının aile geçimine katkı sağlaması Meslek eğitimi ile kadının işgücüne katılımının teşvik edilmesi Kadının çalışması ve ailesine gelir getirmesi önündeki önyargıların giderilmesi 20 kadın arıcılık ile gelir etmeye başladı 20 kadın halı-kilim dokuma ile gelir elde etmeye başladı 20 kadın yöresel mutfak ürünlerini satarak kazanç elde ediyor 20 kadın mesleki eğitim alarak istihdam edildi Kadının çalışmasına karşı çıkanlarda azalma (çalışan kadınların aileleri) Aracılıktan eldi edilen geliri gösteren resmi veriler Kayıtlı kadın istihdamı Kadın işletmecilerin gelir beyanı Kooperatif gelir beyanı Varsayımlar-Riskler: Hedef grubun projeye ilgi göstermesi Genç kızların ailelerinin desteği Arıcılığın yapılmasına destek olan doğal dengenin sürmesi Ekonomik istikrarın sürmesi Sonuçlar Kadınların aile ekonomisine katkı sağlamaya başladı Kadının çalışması veya gelir getirecek çalışma yapmasının önündeki engeller kısmen de olsa giderildi Mesleki eğitim sağlanması ile kadınların işgücüne katılımı teşvik edildi 20 kadına arıcılık eğitimi verildi 20 kadına halı-kilim dokuma eğitimi sağlandı 20 kadına pazarlanabilir yöresel mutfak ürünlerini eğitimi sağlandı 60 kadına pazarlama eğitimi ve danışmanlığı verildi Kadın kooperatifi kuruldu İki çalışma gezisi yapıldı 20 kadın istihdam edildi Eğitim tutanakları Toplantı kayıtları Danışmanlık faturaları Proje raporları Çalışma gezisi raporu Varsayımlar-Riskler: Hedef grubun projeye ilgi göstermesi Genç kızların ailelerinin desteği Arıcılığın yapılmasına destek olan doğal dengenin sürmesi Ekonomik istikrarın sürmesi

45 MANTIKSAL ÇERÇEVE Proje Kurgusu Başarı Göstergeleri Doğrulama Kaynakları Riskler-Varsayımlar Faaliyet Bileşenleri Doğrulama Kaynakları hizmeti > Sonuçları Faaliyetin nasıl maliyetleri ispatlarım? 1. Hazırlık faaliyetleri 2. Proje için gerekli eğitim ekipmanının temin edilmesi 3. Tanıtım ve bilgilendirme çalışmaları 4. Meslek eğitimi kurslarının düzenlenmesi 5. Arıcılık/halı-kilim/yöresel mutfak gibi konularda eğitimler düzenlenmesi 6. Eğitim alan kızların pazarlama eğitimleri ve danışmanlığı 7. Kooperatif kurulması için teknik destek sağlanması 8. İyi uygulamaları görmek için Beypazarı ve Safranbolu ya çalışma gezisi 9. Önyargıların kırılması için topluma yönelik bilgilendirme faaliyetleri Araçlar: 1. Eğitimler 2. Danışmanlık 3. Satın alma ihalesi 4. Çalışma gezileri 5. Tanıtım ve görünürlük aktiviteleri Maliyetler: nelerdir? Bunlar nasıl sınıflandırılır? İnsan kaynakları Seyahat Ekipman alımı Ofis giderleri Hizmetler Diğer harcamalar Yedek akçe İdari giderler TOPLAM BÜTÇE: ön-koşullar: Proje kapsamında herhangi bir önkoşul bulunmamaktadır.

46 Mantıksal Çerçeve Matrisinin Yararları Paydaşların uzlaşmasını ve fikirlerin organize edilmesini sağlar. Durum analizinin, hedef ve amaçların sistematikleştirilmesine yardım eder. Faaliyet-çıktı-amaç ve hedefler arasındaki hiyerarşik ilişkiyi kesin olarak ortaya koyar. Hedeflere nasıl-ne zaman ulaşılabileceğini gösterir. Başarı göstergelerini, riskleri, kalite kriterlerini açık olarak tanımlar. Sorumluluklar. ve kaynaklar. belirler, bunlarla faaliyetleri ilişkilendirir. Proje donörleri ve projeyi yürütenler arasındaki iletişime yardımcı olur. Projenin durum analizi ve planlamayla ilgili tüm adımlarını bir araya toplar. Mantıksal çerçeve bir urun olarak yapılamaz, bir sürecin yansıması ya da özetidir. Projedeki tüm bilgiyi öz olarak ifade eder. HATA OLASILIĞINI EN AZA İNDİRİR. AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI Mantıksal Çerçeve Matrisinin Sınırları Mantıksal çerçeve matrisi, sorun analiziyle ilgili bilgilerin kısıtlı olması ya da belirsizlikler durumunda iyi sonuç vermez. Temel sorun üzerinde fikir birliğinin olmaması, farklı çıkar gruplarının olması durumunda sorun yaratabilir. Ekip çalışması, iyi iletişim ve kolaylaştırıcılık yöntemlerinin uygun olmaması durumunda içinden çıkılamayabilir. Genellikle ne faaliyet yapılacağı konusunda karar verilir. Sonra bir matris yapılıverir. Bu yaklaşımda mantıksal çerçeve bürokratik bir gereklilik olarak algılanabilir ve iyi sonuç vermeyebilir.

47 Planlama Aşaması Mantıksal Çerçeve Faaliyet PLanı Faaliyet PLanı Faaliyet PLanı Faaliyet Planı ve Bütçe Maaşlar Yolluklar Araç Gid. Ofice Tel/Fax Tohum Gübre Bütçe Bütçe Bütçet

48 AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI FAALİYET PLANI

49 FAALİYET PLANI Faaliyet planlamasının ana adımları 1. Ana faaliyetlerin oluşturulması: Faaliyetin adı, amacı ve hangi sonuçla ilişkili olduğu belirlenir 2. Alt faaliyetlerin oluşturulması: Her bir faaliyetin ögeleri ayrıntılı olarak tanımlanır 3. Faaliyetlerin sıralandırılması ve faaliyetler arasındaki bağlantıların tanımlanması 4. Faaliyetlerin başlama ve bitiş sürelerinin saptanması 5. Toplam sürenin ve kritik faaliyetlerin belirlenmesi 6. Faaliyet sorumlularının saptanması Kritik faaliyetler projenin dönüm noktalarıdır; proje süresinin belirli bir noktasında mutlaka tamamlanması gereken anahtar faaliyetlerdir. Bu faaliyetler yine başvuru formu kapsamında detaylı (ne, ne amaçla, ne zaman, kim tarafından) olarak anlatılır. En önemli güçlük alt faaliyetlerin ayrıntılandırılması derecesidir. Yapılan en genel yanlış, faaliyetlerin çok ayrıntıya indirilmesidir. Eğer alt faaliyetler yeterince ayrıntılandırılmamışsa bu kez proje için gerekli olacak insan ve diğer kaynakların neler olabileceği, buna bağlı olarak da bütçenin gerçekçiliği riske girer. Bu nedenle, alt faaliyetlerin ayrıntılandırılması işi, planlama ekibi, projenin süresini, kaynaklarını ve bütçesini etkileyecek tüm ayrıntılara hakim oluncaya dek sürdürülmelidir.

50 Faaliyet Planı > Yol Haritası Faaliyetler Hazırlık Aşaması Başlangıç Uygulamaları Temel Uygulamalar Sürdürülebilirlik Faaliyetleri Görünürlük Çalışmaları Gannt Şeması 1. Dönem 2. Dönem Faaliyet Ay Sorumlu Kuruluş(lar) Hazırlık Aşaması. --- Başlangıç Uygulamaları Temel Uygulamalar

51 Faaliyetlerin gerçekleşmesinde başvurulacak yöntem (Metodoloji) Önerilen faaliyetlerin hangi yöntemler kullanılarak gerçekleştirileceği, projeyi ilginç ve etkin kılabilir. Önerilen faaliyetlerin hangi yöntemler kullanılarak gerçekleştirileceği ve kullanılan yöntemin sağlaması beklenen yararlar düşünülmelidir. Yöntemlerin elde edilmek istenen sonuçlara ulaşmak için izlenen yollar olduğu unutulmamalı, seçilen yöntemlerin proje üzerindeki etkililiği ve maliyeti göz önünde bulundurulmalıdır. Adım adım yöntem geliştirme Adım 1: Kararlaştırılan ana faaliyetlerin hangi yöntemler kullanılarak gerçekleştirileceğini anlatın. Adım 2: Kullanılacak olan yöntemin sağlayacağı düşünülen yararlarını, nedenlerini belirterek anlatın. Adım 3: Proje yönteminin daha önce benzeri amaçlara yönelik olarak uygulanmış projelerden farkını anlatın ve katkısını belirtin.

52 BÜTÇE HAZIRLAMA PRENSİPLERİ PROJE BÜTÇESİ

53 Proje Bütçesi Proje bütçesi, bir projenin mali kaynaklarını, bu kaynakların nasıl kullanılacağını ve faaliyetler arasında nasıl dağılacağını gösteren tahmini bir tablodur. Üç ekten oluşur: Uygun maliyetler, AB Hibe Programı kapsamında desteklenmesi uygun görülen, projenin yürütülmesi için gerekli olan, yararlanıcı veya ortağı tarafından gerçekleştirilen ve gerçek tutarlar üzerinden hesaplanan maliyetlerdir. Uygun doğrudan maliyetler, Proje faaliyetleriyle doğrudan ilgili olan ve bütçede belirtilen kalemlerin altında gösterilebilen maliyetleri ifade etmektedir. Uygun dolaylı maliyetler ise genel idari giderler gibi proje faaliyetleriyle dolaylı olarak ilgili olan ve başka bir bütçe kalemi altında gösterilemeyen maliyetlerdir.

54 BÜTÇE HAZIRLAMA PRENSİPLERİ Bütçe formatına kesinlikle sadık kalınmalıdır. Bütçe formlarının tamamı doldurulmalıdır. Piyasa araştırması yapılmalı, maliyet etkin ve gerçekçi bütçe hazırlanmalıdır. Fayda-maliyet analizi gözetilmeli, Faaliyetten elde edilecek sonuç ile bu faaliyetin maliyeti kıyaslanmalıdır. Faaliyetlerden yola çıkılarak hazırlanmalıdır. Mantıksal Çerçeve Matrisinde yer alan ana faaliyet gruplarının detaylandırıldığı Faaliyet Planı hazırlanmadan yapılacak bütçenin doğru olması olasılığı neredeyse yoktur.

55 Planlama Aşaması > Bütçe

56 BÜTÇE BAŞLIKLARI 1. İnsan Kaynakları Bu bütçe başlığı altında bütçelendirilmiş miktarlar, yararlanıcı ve ortaklarının proje kapsamında iş akdi yaptığı personelin maaş ve ücretlerinin ödenmesi için kullanılır. Alt-yüklenici hizmetleri (yaptığınız ihalelerle satın aldığınız hizmetler için şirketlere yapılan ödemeler) için yapılan ödemeler bu bütçe başlığı altında talep edilemez. Personel maliyetleri, fiili maaşlar ile sosyal sigorta ödemeleri ve diğer istihkakları içerir. 2. Seyahat Uluslararası seyahat bütçe alt başlığı kapsamında, proje ihtiyaçları doğrultusunda yurt dışına çıkması gereken projede görevli kişilerin ulaşım masrafları karşılanır. Yerel ulaşım bütçe alt başlığı kapsamında, Türkiye içindeki şehirlerarası seyahat harcamaları karşılanabilir.

57 BÜTÇE BAŞLIKLARI 3. Ekipman ve Malzeme Ekipman ve malzeme alım maliyetleri, bütçeye dahil edilmeleri ve piyasa oranları ile uyuşmaları durumunda uygun maliyetlerdir. Yararlanıcı para ve maliyet etkinliğini garanti etmekle ve bu satın alma rehberinde tanımlanan ihale usullerini uygulamakla yükümlüdür. 4. Yerel Ofis /Proje Maliyetleri Bu maliyetler, yararlanıcının ve ortaklarının ana ofis maliyetleri için kullanılamaz. Buradaki maliyetler, ancak proje faaliyetlerinin uygulanabilmesi için yeni bir ofis/eğitim merkezi açılmış ise uygun maliyet olur.

58 BÜTÇE BAŞLIKLARI 5-6. Diğer Maliyetler, Hizmetler /Diğer 5. ve 6. başlıklar altında bütçelendirilmiş miktarlar, bütçede daha önce belirlenmiş yayınlar, tercüme vb. taşeronluk hizmetleri için kullanılabilir. Proje personeline bu bütçe kalemi kapsamında ödeme yapmak uygun değildir. 8. İdari Maliyetler Doğrudan giderlerin belli bir oranına karşılık gelen, projenin yönetim ve gözetimine ilişkin genel maliyetler olarak tanımlanabilecek dolaylı giderler idari gider olarak kabul edilmiştir. İdari giderlerin kapsam ve tutar olarak aşağıdaki şartı taşıması gerekmektedir: Proje bütçesinin herhangi bir kalemi altında doğrudan gider olarak bütçelendirilmiş bir gideri kapsamamalıdır.

59 Sürdürülebilirlik ve Çarpan etkisi Sürdürülebilirlik Proje süresi tamamlandık sonra, projede öngörülen sonuçların sosyal, politik, mali, çevresel ve kurumsal devamlılığıdır. Çarpan Etkisi Proje sonuçlarının ve etkilerinin çoğaltılması, yaygınlaştırılması ve proje ile katma değer yaratılmasıdır.

60 Proje değerlendirmesinde dikkat edilen diğer hususlar

61 Proje Başvuru Formu Nasıl Doldurulur?

62 Proje Başvuru Formu ve Proje Başvurusu 1. Aşama 2. Aşama 3. Aşama 4.Aşama Ön Başvuru Tam Başvuru Değerlendirme Ön Teklif (5 sf.) Tam Başvuru Formu (20-30 Projenin bağımsız Ön Teklif Kontrol sf.) değerlendiriciler Rehberi tarafından hibe Bütçe Tablosu rehberindeki Başvuru Sahibinin Mantıksal Çerçeve Tablosu değerlendirme Beyanı Projede Çalışacak Kişilerin tablosuna göre Kontrol Listesi Özgeçmişleri değerlendirilmesi Başvuru Sahibinin Beyanı Kontrol Listesi Doğru başvuru formlarının ve şablonlarının kullanılması Tüm başvuru belgelerinin istenilen formatta ve eksiksiz hazırlanması. Proje oluşturma ve planlama süreçlerinde elde edilen bilgilerin başvuru formuna doğru ve yeterli olarak yansıtılması Başvuru formunda belirtilen kısıtlara uyulması (sayfa sayısı, punto, yazı karakter vs.) Başvuru koşullarına riayet edilmesi Finansman Kararı Taraflar arasında hibe sözleşmesinin imzalanarak proje metninin hukuki bağlayıcılık kazanması

63 AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI PROJE HAZIRLAMADA SIK YAPILAN HATALAR

64 Proje Hazırlamada Sık Yapılan Hatalar Başvuru rehberinin iyi okunmaması (amaç, öncelik, uygunluk kriterleri) Başvuru formunun ve eklerinin standart formata uygun olmayan bir şekilde ve eksik doldurulması Faaliyetler için öngörülen tutarların bütçe ile uyumlu olmaması Zaman planlamasında ihale süreçlerinin dikkate alınmaması Başvuru Rehberinin ekinde yer alan Kontrol Listesinin dikkatli bir şekilde incelenerek herhangi bir eksiklik olup olmadığının kontrol edilmemesi Başvurunun son güne bırakılması

65 Proje Hazırlamada Sık Yapılan Hatalar Bütçeleme esaslarına uyulmaması (min-maks hibe miktarları, yüzde ve eşik değerler) İngilizce ve Türkçe bütçelerin aynı olmaması Standart dokümanların İngilizce çevirisinin yapılmaması Ortaklarla proje aşamasında mutabakata varılmaması Beyannamelerde imza kaşe mühür eksikleri Projede çalışacak uzmanlarla mutabakata varılmamış olması Projeye ilişkin alınması gereken karar ve onayların zamanında alınmaması Ek belge ve bilgilerin zamanında hazırlanmaması

66 Proje Hazırlamada Sık Yapılan Hatalar Proje ekibinin özgeçmişlerinin düzgün ve tam olmaması Başvuru sahibinin benzer proje tecrübesinin başvuru formuna yansıtılmaması Proje hazırlık aşamasında problem ve paydaş analizinin yapılmaması Proje faaliyetlerinin projenin hedef kitlesi, amaçları ve beklenen sonuçlar ile ilişkilendirilmemesi ve detaylı bir şekilde anlatılmaması İrtibat kurulacak kişilerin projeyle bağlantısının olmaması ya da irtibat bilgilerinin yanlış verilmesi

67 AVRUPA BİRLİĞİ BAKANLIĞI İlginiz için teşekkürler Bülent ÖZCAN Avrupa Birliği Bakanlığı Proje Uygulama Başkanı Tel: E-posta: bozcan@ab.gov.tr