AB 7. ÇP Projeleri. Eğitimi. Orbay BÜLBÜL Yasal ve Finansal Konular Ulusal Đrtibat Noktası 9 Ocak 2012, Eskişehir

Transkript

1 AB 7. ÇP Projeleri Yasal ve Finansal Konular Eğitimi Orbay BÜLBÜL Yasal ve Finansal Konular Ulusal Đrtibat Noktası 9 Ocak 2012, Eskişehir

2 AJANDA AB 7.Çerçeve Programları Genel Bilgiler AB 7.Çerçeve Programı Yasal ve Finansal Konular Genel Bilgiler Proje Bütçesi Hazırlama Proje Yürürken Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar Raporlama ve Denetim Uygulama

3 Ulusal Koordinasyon Ofisi (UKO)

4 Ulusal Đrtibat Noktaları TÜBĐTAK 7.ÇP nın koordinasyonundan sorumlu kuruluş olup, NCP faaliyetlerini yürütmektedir. UKO da 35 NCP Bilgilendirmek Yönlendirmek Eğitmek Ortak bulmak Temsil etmek Teşvik etmek

5 Avrupa Birliği Çerçeve Programları ile Đlgili Genel Bilgiler 5

6 Avrupa Birliği 7.Çerçeve Programı (AB 7. ÇP) AB 7. Çerçeve Programı ( ) 53,2 milyar Dünyanın en büyük sivil araştırma programı Uluslararası konsorsiyumlar (çok ortaklı projeler) Kendi alanınızdaki en büyük oyuncularla ortak projelerde yer alma imkanı Geleceğin teknolojilerini belirleyen konsorsiyumların içinde olma fırsatı

7 AB Çerçeve Programları - Bütçesi

8 6.ÇP ve 7.ÇP Performansı (ilk 4 yıl) 6.ÇP ( ) 7.ÇP ( ilk yarısı) Türk Ortakların Payı (M ) ,2 Toplam Katkı Payı (M ) Ulusal Katkı Payı (M ) ,8 Türk Ortakların Payının Ulusal Katkı Payına Oranı % 32 % 92,66* 700 ün üzerinde Türk kuruluşu projelerde yer alıyor Tersine beyin göçü: 120 nin üzerinde... Ülkemizdeki 11 Araştırma Merkezine 12 Milyon Avro luk altyapı desteği... JRC Ensitülerinde 31 bursiyer te 4 M 20 ortaklık, 2010 da 25 M 200 ortaklık! *bu oranın 2011 yılı sonunda %100 ü bulacağı öngörülmektedir.

9 7.ÇP ye Hangi Ülkeler Katılabilir? Üye Ülkeler (Member States- 27) Almanya, Avusturya, Belçika, Bulgaristan, Çek Cumhuriyeti, Danimarka, Estonya, Finlandiya, Fransa, Hollanda, Đngiltere, Đrlanda, Đspanya, Đsveç, Đtalya, Kıbrıs Rum Yönetimi, Letonya,Litvanya, Lüksemburg, Macaristan, Malta, Polonya, Portekiz, Romanya, Slovakya, Slovenya, Yunanistan Asosye Ülkeler (Associated Countries) Türkiye, Hırvatistan, Makedonya, Đsrail, Đsviçre, Đzlanda, Lichtenstein, Norveç, Sırbistan, Arnavutluk, Karadağ, Bosna-Hersek, Faroe Adaları, Moldova Uluslararası Đşbirliği Hedef Ülkeleri (ICPC) Afrika, Karayipler, Asya, Pasifik, Doğu Avrupa ve Orta Asya, Latin Amerika, Akdeniz Ortaklığı, Batı Balkan Ülkeleri

10 AB 7. Çerçeve Programı Đşbirliği Özel Programı (32,4 milyar ) Marie Curie Burs ve Destek Programları (4,7 milyar ) Fikirler Özel Programı (7,5 milyar ) Kapasiteler Özel Programı (4,2 milyar ) AB 7. Çerçeve Programı (50,5 milyar ) JRC (1,7 milyar ) EURATOM JRC (nuclear) EURATOM (2,7 milyar )

11 7.ÇP Yapısı Özel Programlar Đşbirliği Özel Programı (32,3 milyar 10 Tematik Alan Konu Odaklı Araştırma ve Koordinasyon Projeleri Fikirler Özel Programı (7,4 milyar ) Marie Curie Burs ve Destek Programları (4,7 milyar ) Avrupa Araştırma Konseyi Konu Bağımsız Mükemmeliyet Odaklı Bireysel Araştırmacılar / Takımlar Burs ve Destek Projeleri Konu Bağımsız Kariyer Gelişimi / Sürekliliği Bireysel Araştırmacılar / Kurumlar Kapasiteler Özel Programı (4,2 milyar ) 7 Konu Başlığı, Kapasite / Potansiyel Gelişimi KOBĐ Özel, Araştırma ve Koordinasyon Projeleri

12 Avrupa Birliği Çerçeve Programları Yasal ve Finansal Konular ile Đlgili Genel Bilgiler 12

13 Kurumuma ne kadar bütçe ayrılmıştır? 13

14 Detaylı Bütçe 14

15 Kurumuma proje yürütmek için kaç PM (Adam/Ay) ayrılmıştır? 15

16 P/M Table 16

17 Toplantılara katılmak ve etkinlik düzenlemek için kurumuma ne kadar bütçe ayrılmıştır? 17

18 Event Table Travel Unit Cost E-E 1000 E-J 1900 J-E

19 Kurumumda resmi olarak proje yürütmekle sorumlu olarak kim atanmıştır? 19

20 Beneficiary Information 20

21 Alt Görev (Task) bazında kurumuma ne kadar bütçe ayrıldı? (Personel, Seyahat, Etkinlik, Subcontract) 21

22 Task Description 22

23 ÇP Projelerinde Bütçe Öngörüsü Hazırlama 23

24 Bütçe Kalemleri 1. Doğrudan Maliyetler (Direct Costs) 1. Personel 2. Diğer Doğrudan Maliyetler (Other Direct Costs) 1. Travel 2. Event 3. Equipment 4. Other 3. Subcontracting 4. Dolaylı Maliyetler (Indirect Costs) 5. Toplam Maliyet (Total Cost) 6. Talep Edilen AK Desteği (Requested EC Grant) 24

25 1.1. Personel Bütçesi Hesaplama - 1 Projelerde kurumun gerçekleştireceği her iş için, bir personel işgücü öngörüsü yapılır. Personel işgücü öngörüsü, Adam-Ay (Person Month - PM) cinsinden yapılır. Örneğin; Çarpışma testleri: 3,4 PM Prototip hazırlanması: Proje yönetimi toplantılarına katılım: 1 PM Proje sonuçlarını konferanslarda sunulması: 0,6 PM Toplam: 5 PM * Hesaplamalar adam-saat veya adam-gün üstünden yapılarak adam-ay a da çevrilebilir. 25

26 1.1. Personel Bütçesi Hesaplama - 2 Ortalama Personel Maliyeti Hesaplama: Personelin bir yıllık kuruma toplam maliyeti hesaplanır (Đkramiye, prim, SSK, AGĐ, vs.). Bir önceki yılın verileri kullanılabilir. 12 ye bölünerek aylık ortalama maliyet (PM Rate) belirlenir. Ortalama Personel Maliyeti bir öngörüdür. Yıl içinde maliyette artışlar yaşanabilir veya projede 2 farklı personel farklı ücretlerle çalışabilir. Bunlar dikkate alınarak elde edilen ortalama değer küçük bir miktar fazla beyan edilmelidir. Projeler yürütülürken zaten gerçekleşen maliyetler beyan edilecektir. 26

27 Aylık Ortalama Maliyet Hesaplama Örnek: Aylık kuruma maliyet: TL 3,6,9,12. aylarda TL ikramiye Eylül ayında 750 TL giyim yardımı (3000X12) + (8000) = TL 44750/12 = 3730 TL 3730 TL / 2,1 = 1776,19 1 PM =

28 Aylık Ortalama Maliyet Hesaplama Örnek: A kişisinin aylık maliyeti B kişisinin aylık maliyeti A kişisi projede 24 ay çalışacaktır. B kişisi projede 6 ay çalışacaktır. Bu durumda; (2.000 X 24 ) + (4.000 X 6 ) = / 30 =

29 1.1. Personel Bütçesi Hesaplama - 3 Toplam PM X PM Rate = Personel Bütçesi 5 PM X 2000 =

30 1.2. Seyahat Masrafları Projede aksi bir hüküm yok ise iç yönetmelik uygulanır (Yolluk Yönetmeliği). Proje kapsamındaki seyahatler için provizyon çalışması yapılarak yaklaşık bir tutar belirlenir. Genellikle proje koordinatörleri her seyahat için her ortağa ortalama bir bütçe verir. Seyahat Sayısı Ortalama Seyahat Maliyeti X = Seyahat Bütçesi 10 X 1200 =

31 1.3. Mal-Hizmet-Ekipman Bütçesi Sarf Malzeme, Ekipman, Etkinlik Organizasyon Gideri, Basım-yayım, vs. Projede bir hüküm bulunmaması halinde iç yönetmelik uygulanır. Alınan ekipman maliyetinin sadece proje süresi içerisinde kalan amortismanı projeye yansıtılabilir (!). Tüm mal-hizmet-ekipman alımları için öngörü yapılır ve proje bütçesine eklenir. 31

32 1.4. Projelerde 3. Parti Kullanılması Projelerde bazı işlerin bir kısmını proje ortağı olmayan 3. kişilere devretme Büyük çaplı ise mutlaka Grant Agreement da belirtilmiş olmalı. Projelerde bazı alımlar için ihale yapılacağı belirtilebilir. Belirtilmemişse, iç mevzuat uygulanır. Third Party kullanımı ve Subcontract kullanılan tutar üzerinden overhead alınamaz. 32

33 BÜTÇE MODELLERĐ Kurum Tipi Proje Türü Avrupa Birliği Destek Oranları 33

34 Bütçe Kalemleri 1.Direct Costs Personel Other Direct Cost Travel Event Equipment Other Subcontracting Indirect Costs Kurum Türüne ve Proje Türüne Göre Değişir 5.Total EC Request Desteklenme oranlarına göre hesaplanır 34

35 Kurum Yapısı Proje Türü Analitik Muhasebe KULLANMIYORSA Analitik Muhasebe KULLANIYORSA Kurum Türü Proje Tipi -Đşbirliği Projeleri -Mükemmelliyet Ağları -Kar Amacı Gütmeyen Kamu Kuruluşları -Üniversite -KOBĐ -Araştırma Kurumu, Enstitüsü -Đşbirliği Projeleri -Mükemmeliyet Ağları -Koordinasyon ve Destek Eylemleri -Koordinasyon ve Destek Eylemlerinde -Sanayi -Diğer -Đşbirliği Projeleri -Mükemmeliyet Ağları -Koordinasyon ve Destek Eylemleri 35

36 Đşbirliği Projeleri ve Mükemmeliyet Ağları -Kar Amacı Gütmeyen Kamu Kuruluşu -Üniversite -KOBĐ -Araştırma Kurumu, Enst. -Sanayi -Diğer Ar-Ge Demo. Man. Other O/h AB O/h AB O/h AB O/h AB 36

37 Bütçe öngörümüzün olduğunu varsayarak; Ar-Ge Demo. Man. Other O/h AB O/h AB O/h AB O/h AB 1. Grup Grup Grup: Kar Amacı Gütmeyen Kamu Kuruluşları KOBĐ Üniversite Araştırma Ens., Kurumu 2. Grup: Sanayi, Diğer 37

38 Koordinasyon ve Destek Eylemleri *Overhead oranı sabit %7 dir. *AB Destek oranı %100 dür. Kurum tipine göre değişmez. 38

39 Ödeme Usülleri 39

40 ÖDEME USÜLLERĐ ÖN ÖDEME (Pre-Finance) Grant Agreement ın imzalanmasından sonra 45 gün içerisinde gönderilir. Gönderilecek ön ödeme, projenin raporlama süresine göre değişiklik gösterecektir. 2-3 finansal raporlama dönemi olan projelerde, toplam bütçenin %60-%80 En az 4 finansal raporlama dönemi olan projelerde (Toplam Bütçe/Raporlama Dönemi) x %160 40

41 ÖDEME USÜLLERĐ Ön Ödemeden Yapılan Kesintiler %5 Guarantee Fund Kesintisi %10 Retention 41

42 ÖDEME USÜLLERĐ ARA ÖDEMELER Periyodik raporlamaların kabulunden sonra Kabul edilen geçerli masraflar ve geri ödemeler esas alınır Onaylanan Avrupa Birliği katkısı ile uyumluluk Limit: ön ödeme + ara ödeme(ler) Toplam AB Katkısının %90 ını aşamaz 42

43 ÖDEME USÜLLERĐ SON ÖDEME Final Raporun onaylanmasından sonra = AB Katkısı şimdiye kadar ödenen tutar Maksimum AB Katkısı ile sınırlıdır Bu ödemede AB, Garanti Fonu na ayırdığı tutarı serbest bırakır. 43

44 Finansal Rapor Hazırlama 44

45 Finansal Rapor Hazırlama Bütçe Kalemleri 1.Personel Costs 2.Other Direct Costs 1. Travel Costs 2. Event Costs 3. Equipment Costs 4. Other Costs 3.Subcontract 4.Indirect Costs 45

46 Geçerli Masraflar 46

47 FR Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gerekenler Harcamaların Geçerli Olabilmesi için; Gerçekleşmiş olmalı Proje ortağı tarafından yapılmış olmalı Proje süresi içerisinde yapılmış olmalı Kurumun genel muhasebe ve yönetim kurallarına uygun olmalı Proje ile alakalı harcamalar olmalı Kurumun muhasebe sisteminde kayıtlı olmalı Masraf belgeleri proje bittikten sonra 5 yıl süre ile muhafaza edilmeli 47

48 2. AB ÇP Projelerinde Finansal Rapor 2.1. AB ÇP Projelerinde Kadrolu Personel Beyanı Ulusal kurallara uygunluk Standart Hours veya Productive Hours yöntemi ile saatlik ücret hesaplanır Zaman çizelgesi ile projede çalışılan saatlerin kaydı tutulur Sadece projede çalışılan saatler beyan edilir. Hesaplanan saatlik ücret ile saatler çarpılarak personel masrafı bulunur 48

49 2. AB ÇP Projelerinde Finansal Rapor Örnek: Gün Sayısı: 365 Haftasonları: 104 Resmi Tatiller: 12,5 Yıllık Đzin: 20 Hastalık/Diğer: 15 Üretken Gün: 213,5 Üretken Saat: 213,5 gün X 8 saat = 1708 saat Saatlik Ücret: / 1708 = 13,35 49

50 Zaman Çizelgesi Örneği Person A.TÜRK Year 2010 Month January Date Total Day F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S M T W T F S S EU FP Projects Project A Project B Project C Total Internal Activities TÜBİTAK Total Absences Annual Leave National Holiday 8 8 Ilness/Other Total Absences Total Pro.Hours 128 Total Hours 168 Productive Hours per Project Project A 27 Project B 27 Project C 21 Signed Signed Approved 50

51 Geçersiz Masraflar 51

52 Geçersiz Masraflar Vergiler (KDV, Damga Vergisi, Gümrük Vergisi, Yurtdışı Çıkış Harcı, vs.) Banka masrafları Diğer projelerin masrafları Öngörülmeyen masraflar Parite değişikliklerinden kaynaklanan kar/zarar Faiz geliri 52

53 RAPORLAMA Zaman 18 aylık raporlama dönemleri (bazı durumlarda 12 ay) Sunma Periyodik raporlar, raporlama dönemini takip eden 60 gün içerisinde sunulmalıdır. Final raporu, proje bitiş tarihini takip eden 60 gün içerisinde orjinal Form C ler ile birlikte sunulmalıdır. 53

54 RAPORLAMA Onaylama 105 gün (değerlendirme ve ödeme) Raporların zımni onayı söz konusu değildir. AB kaynaklı bir gecikme söz konusu olur ise faiz ile birlikte ödenir (AB Üyesi kamu kuruluşları hariç) AB Raporları aldıktan sonra: Kabul veya red (teknik veya mali sebeplerle) 105 gün vererek revizyon/tamamlama/düzeltme isteyebilir Sunulan gerekçeye binaen bir bölümünü ya da tamamını kabul etmeyebilir 54

55 RAPORLAMA Raporun Amacı: AB Ofiserlerine açık ve detaylı olarak yapılan aktivitelerin ve bu aktivitelerden doğan harcamaların sunulması Finansal Rapor: Uygulanan finansal yönetimin kalitesini gösterebilmek ÇOK ÖNEMLĐ: AB tarafından aşağıdaki hususlar önemle beklenmektedir; Personel (sayı, isim, görevi, kontrat şekli (kadrolu/geçici), hangi WP kaç saat çalıştığı, aylık ücreti), Seyahat (sayısı, katılımcı, tarih, parkur, amaç/proje ile ilişkisi) Ekipman (net tutar, amortisman % kullanım, miktar, proje ile ilişkisi) Sarf malzeme (miktar, ana komponentlerin listesi) Subcontracting (miktar, tutar, sözleşme) Diğer Doğrudan Masraflar Endirekt Masraflar (kullanılan ICM modeli) 55

56 RAPORLAMA Participant portal (PP) er/participants/portal URF: participant data: address, status, ICM, etc NEF: negotiation tool: contracts + amendments SESAM: tool for submitting technical reports FORCE: tool for submitting financial reports Access to FP7 information (already available on Cordis) Etc 56

57 2. AB ÇP Projelerinde Finansal Rapor 2.2. AB ÇP Projelerinde Harcamaların Beyanı AB ÇP projelerinde yapılan harcamalar belgelendirilmelidir. Belgesi olmayan harcamalar Finansal Rapor da beyan edilmeyecektir. KDV geçerli bir masraf olmadığı için harcama tutarlarından KDV düşülmelidir. Subcontract edilen harcamaların overheadleri hesaplanmaz. 57

58 Personel Masrafları Saklanmalı Bordrolar Zaman Çizelgeleri Kontratlar Hesaplamada kullanılan productive hours metodolojisi Gerçekleştirilen faaliyetlerin raporları 58

59 Seyahat Masrafları Saklanmalı Boarding pass Toplantı Ajandası Alınan geri ödemelerin belgeleri taksi, otel, restaurant, otobüs, fatura, bilet, vs.. Harcırah Đç mevzuata yönelik belge 59

60 Other Direct Cost Saklanmalı Harcamanın gerçekleştiğini belgeleyen herhangi bir belge (fatura, fiş, para makbuzu, vs.) Ortağın iç mevzuatını açıklayan herhangi bir doküman (amortisman kanunu, rapor, ihale prosedürü, vs.) 60

61 Subcontracting Saklanmalı Fatura, kontrat Ortağın iç mevzuatını açıklayan herhangi bir doküman (ihale usulü, vs.) 61

62 RAPORLAMA EN SIK KARŞILAŞILAN PROBLEMLER Sunulan detaylar (genellikle finansal figürler) eksik veya AB gereksinimlerini karşılamamakta Çözüm = projenin başlangıcından itibaren provizyon yaparak raporlama dönemlerinden önce gelişmeleri takip etmek Geçersiz Masraflar Çözüm = harcamayı yapmadan ÖNCE masrafın geçerliliğini kontrol ediniz. Gerekli ise koordinatör ve/veya Finansal Ofiser ile iletişime geçiniz. Masrafların doğru FP7 kalemlerinde beyan edilmemesi Çözüm = Proje yönetim provizyonu yapmak bu sorun için de faydalı bir çözüm olacaktır. Resmi makamlarca imzalanmamış dokümanlar Form C yi el yazı ile doldurmak Raporların sunulmasının gecikmesi Çözüm = Son sunum tarihini takip ediniz. Raporlamadan önce olası soru ve sorunlar için koordinatör/fo ile iletişimde kalınız. Kurumunuzdaki Muhasebe 62 departmanı ile eşgüdümlü çalışınız.

63 Đyi Bir Proje Yönetimi Đçin Đpuçları AB Resmi Dokümanlarına sadık kalınız Koordinatör ve proje ortakları ile etkili bir iletişim kurunuz. Her harcamayı bir WP ve Task a atayınız (Örneğin, Kick-Off Toplantısı için yapılan seyahat masrafları Task 6.2) Harcama belgelerini, zaman çizelgelerini, seyahat ile ilgili dokumanları ayrı ayrı muhafaza ediniz TÜBĐTAK tarafından hazırlanan örnekler ve taslaklar işinizi kolaylaştıracaktır Projedeki finansal sorunlar ile ilgili TÜBĐTAK ı bilgilendiriniz. Finans ile ilgili önceden tespit edilen problemlerin çoğu raporlama döneminden önce çözülecektir. 63

64 UKO Destek Programları 7. ÇP Destek Programları Destek Adı Proje Önerisi Ön- Değerlendirme Destek Programı ÇP ye Katılımı Özendirme Ödülü Desteği Sunulması Konsorsiyum Oluşturma Amaçlı Yurtdışı Seyahat Desteği Programı UlusalĐrtibat Noktası Özel Desteği Programı Kapsamı Yurtdışı Proje Yazımı Danışmanlık Hizmeti Desteği Başarılı Proje Koordinatörleri ve Ortaklarına Destek Proje Geliştirme ve Konsorsiyum Oluşturma Amaçlı Seyahat Desteği ÇP'lerde Lider Katılımcı'ya Yurtdışı Toplantı Desteği

65 Teşekkürler... Başarılar 65

66 Orbay BÜLBÜL