ANIXTER INC. ÇIKAR ÇATIŞMALARI KURUMSAL POLİTİKA KASIM KAPSAM Global. 1. Amaç. BÖLÜM Yasal işler ve uyum

Transkript

1 1. Amaç Bu Global Çıkar Çatışması Politikası (Global Conflicts of Interest Policy - COI Policy ), Anixter'in Global İş Etiği ve Davranış Politikası'nda ( Etik Politikası ) çıkar çatışmalarıyla ilişkili etik ve ifşa yükümlülüklerini karşılamak için özel bir kılavuzdur. 2. Tanımlar Aşağıda, COI Politikasına göre bazı terimlerin anlamları açıklanmıştır: Çıkar çatışması: Şahsi menfaatlerinizin ya da aile üyelerinizin veya sizin için özel olan birisinin menfaatlerinin, Anixter'e olan sorumluluklarınızı yerine getirmede sizin objektifliğinizi, kararlarınızı, doğruluğunuzu veya sadakatinizi etkilemesi durumunda çıkar çatışması ortaya çıkar. COI İfşa Formu: COI İfşa Formu, çalışan tarafından doldurulan ve Etik & Uyum Ofisi'ne gönderilen bir formdur. Potansiyel bir çıkar çatışması oluşturabilecek bir aktiviteye girmek için izin istemek amacıyla veya olası bir çıkar çatışması konusunda Etik & Uyum Ofisine danışmak amacı ile kullanılır. COI İfşa Formu, adresinde ve Anixter Etik & Uyum intranet sitesinde bulunabilir. Çalışan: Anixter'in tam zamanlı, yarı zamanlı veya geçici çalışanlarını ifade eder. Etik & Uyum Ofisi: Anixter in Etik & Uyum Ofisi, Anixter Uyum Baş Görevlisi, Uyum Bölgesel Görevlileri ve Uyum Baş Görevlisinin atadığı diğer bireylerden oluşur. Aile Üyesi: Aile üyesi kan, evlat edinme, evlilik veya yasal birliktelik (örneğin eş, ebeveyn, büyük ebeveyn, çocuk, torun, teyze/dayı, hala/amca, yeğen ve kuzen gibi) yoluyla akraba olan kişi veya hayat arkadaşıdır. Resmi Kurum: Resmi kurum, ulusal, eyalet, bölgesel, vilayet ya da yerel düzeydeki idare anlamına gelir ve devlet kurumlarını, resmi makamları ve diğer kamu kuruluşlarını kapsar. Sizin için özel olan kişi Çalışanın sevgilisi, romantik veya cinsel ilişki yaşadığı kişidir. KAPSAM Global BÖLÜM Yasal işler ve uyum POLİTİKA NUMARASI 2014-L&C-COI-0001 YAYINLAYAN Etik ve uyum ofisi YAYINLAMA TARİHİ Kasım 2014 GEÇERLİLİK BAŞLANGICI TARİHİ Ekim 2014 ŞU TARİHLİ YAYINI HÜKÜMSÜZ KILAR: Sayfa 1 / 6

2 3. Politika Etik Politikası içinde açıklandığı üzere, her zaman Anixter'in ve hissedarlarının çıkarlarına en iyi hizmet edecek şekilde hareket etmeli ve bunlara ters düşecek bir harekette bulunma konusunda aklınızı çelecek durumlardan kaçınmalısınız. Ayrıca Anixter'in varlıkları, mülkleri ve kaynakları ile ilgili tüm kararlarınızda, işlemlerinizde ve faaliyetlerinizde her zaman iyi niyetli olmanız beklenmektedir. Bu itibarla, işinizi yerine getirmenizi engelleyebilecek/engellediği düşünülebilecek tüm faaliyet ve durumlardan kaçınmanız gerekmektedir. Çıkar çatışması oluşturabilecek aktivitelerde bulunup bulunmadığınızı belirlemeye çalışırken, kendinize aşağıdaki üç soruyu sormalısınız: S: Bu aktivite veya yatırım işinizi yapma becerinizi negatif biçimde etkileyebilir mi veya Anixter'e veya itibarına zarar verme potansiyeli taşıyor mu? Eğer cevap evet ise, aktiviteden veya yatırımdan tamamen uzak durmalısınız. S: Bu aktivite veya yatırım bir gazetenin ilk sayfasında çıksa, sizi veya Anixter'i utandırır mı? Eğer cevap evet ise, aktiviteden veya yatırımdan tamamen uzak durmalısınız. S: Bu aktivite veya yatırım Anixter'in aleyhine gerçekleşirken, aile üyelerinize, sizin için özel olan bir kişiye veya kendinize fayda sağlar mı veya fayda sağlarmış gibi algılanabilir mi? Eğer cevabınız "Evet" ise, aktiviteden veya yatırımdan tamamen uzak durmayı seçebilirsiniz ya da aşağıdaki süreci takip ederek aktiviteye dahil olmak için Etik & Uyum Ofisinden izin almanız gereklidir. Unutmayın ki bir çıkar çatışması görüntüsü, fiili bir çıkar çatışması kadar zararlı olabilir ve Anixter'in adil çalışma konusundaki itibarını zedeleyebilir. Aşağıdaki grafik bir çıkar çatışmasına neden olabilecek yaygın aktivitelerden bazılarını tanımlar ve böylesi aktivitelere dahil olmadan önce gereken ifşa yükümlülüklerini ve alınması gereken onayları açıklar. Aktiviteye dahil olmaktan tamamen uzak durursanız ifşa etmeniz gerekmez. Sayfa 2 / 6

3 Olası Çatışma Şirket harici işlerde çalışmak. Başka bir organizasyonda bir iş veya danışmanlık yapmak, eğer Anixter'deki işinizi tarafsız biçimde yapmanızı etkileyecekse veya etkilediği düşünülebilirse bir çıkar çatışması İfşa ve Onay Gereklidir etmeniz gereklidir ve bu çalışma veya danışmanlık aşağıdakilere neden olabilecekse Etik & Uyum Ofisinden önceden yazılı onay almanız gereklidir: 1. Anixter'in müşterileri, tedarikçileri veya rakipleri için veya bunlarla birlikte çalışmanıza neden olacaksa, 2. Anixter iş görevlerinizle veya saatlerinizle çatışacaksa, veya 3. Anixter'in mülklerini, tesislerini veya gizli bilgilerini kullanmanızı gerektirecekse. Kurul pozisyonları. Başka bir organizasyonda danışman pozisyonunda veya bir kurulda görev almanız, özellikle de bu organizasyon Anixter'in bir rakibi, müşterisi veya tedarikçisi ise bir çıkar çatışması Herhangi bir Anixter müşterisiyle, tedarikçisiyle veya rakibiyle iş dışı çıkarlar veya yatırımlar. Bir Anixter müşterisine, tedarikçisine veya rakibine yatırım yapmak, eğer Anixter'deki pozisyonunuz bu müşterilerle, tedarikçilerle veya rakiplerle Anixter arasındaki işlemleri etkileyebiliyorsa veya etkiler gibi gözüküyorsa bir çıkar çatışması yaratabilir. Kişisel iş, yatırım veya kurumsal fırsatlar. Anixter'deki işiniz sayesinde elde ettiğiniz bilgileri kullanarak, Anixter'in iş veya yatırım fırsatlarından (kişisel olarak veya üçüncü taraflar adına) faydalanırsanız ve bu fırsat Anixter'in fayda elde edebileceği bir fırsat ise, bu durum bir çıkar çatışması Aile üyeleriyle veya sizin için özel olan bir kişi ile çalışma ilişkileri. Belirli bazı iş ilişkileri çıkar çatışması oluşturabilir, etmeniz gereklidir ve herhangi bir kâr amaçlı şirkette danışmanlık pozisyonu veya kurul üyeliğini kabul etmeden önce Anixter'in CEO'sundan yazılı onay alınması gereklidir. Etik & Uyum Ofisi talebi gözden geçirir ve Anixter in CEO'sunu bilgilendirir. etmeniz gereklidir ve kamuya açık biçimde işlem gören bir şirketin %2'sinden daha düşük bir yatırım yapmıyorsanız Anixter müşterisi, tedarikçisi veya rakibine yapacağınız yatırım için Etik & Uyum Ofisinden önceden yazılı onay almanız gereklidir. etmeniz gereklidir ve Anixter için faydalı olabilecek bir fırsatı siz kullanacak veya başkalarının kullanmasına yardım edecekseniz Etik & Uyum Ofisinden önceden yazılı onay almanız gereklidir. Direkt yöneticinize ve Etik & Uyum Ofisine ailevi veya romantik ilişkinizi ifşa etmeniz gereklidir ve aşağıdakilerden önce Etik & Uyum Ofisinden önceden Sayfa 3 / 6

4 Olası Çatışma örneğin: 1. Bir aile üyeniz veya sizin için özel olan kişi, doğrudan size bağlı olmasa bile raporlama zincirinizde ise; 2. Aile üyeleriyle veya sizin için özel olan bir kişi ile işteki projelerde veya sorunlarda birlikte çalışıyorsanız ve aile üyesi veya sizin için özel olan kişi size veya departmanınıza dahili hizmet sağlayıcı olarak veya müşteri olarak tayin edilmişse; veya 3. İş arkadaşlarınız hakkında değerlendirme yapmanız veya geri bildirim vermeniz gerekiyorsa ve bunların arasında aile üyerleriniz veya sizin için özel olan bir kişi varsa. Aile üyeleriyle veya sizin için özel bir kişi ile iş ilişkileri. Aile üyenizi veya sizin için özel olan bir kişiyi çalıştıran veya bu kişilerin sahibi ya da hissedarı olduğu bir organizasyon ile Anixter adına iş yapacaksanız bu durum bir çıkar çatışması Hediyeler, borçlar, eğlence veya diğer değerli nesneler. Anixter'in müşterilerine veya tedarikçilerine hediyeler, eğlence veya maddi değeri olan herhangi başka bir şeyi İfşa ve Onay Gereklidir yazılı onay almanız gereklidir: 1. Anixter'in, bir aile üyenizi veya sizin için özel olan bir kişiyi, sizin raporlama zincirinizde bir pozisyona almasından veya transfer etmesinden önce (örneğin Anixter'in kız kardeşinizi size bağlı çalışan bir kişiye raporlayacak pozisyonda işe alması); 2. Aile üyenizin veya sizin için özel olan bir kişinin size veya departmanınıza müşteri veya dahili hizmet sağlayıcı olarak tayin edilmesinden önce (örneğin size tayin edilen bir müşterinin kredisini onaylayacak kredi yöneticisi anneniz ise); veya 3. Aile üyeniz veya sizin için özel olan birisi hakkında geri bildirim vermeniz istendiyse (örneğin başka bir bölümde çalışan ve teyzeniz olan bir çalışan hakkında geri bildirim vermeniz gerekiyorsa). Aşağıdaki durumlarda, bağlı bulunduğunuz yöneticinize ve Etik&Uyum Ofisine durumu ifşa ederek, önce Etik&Uyum Ofisinden yazılı onay almanız gereklidir : (a) Anixter, alie üyeniz veya sizin için özel olan bir kişi ile veya bu kişileri istihdam eden, ya da bu kişiler tarafından tamamen veya kısmen sahip olunan bir şirket ile ticari ilişkiye girmek isterse; ve (b) bu iş ilişkisi ile ilgili karaları etkileyebilecek veya verebilecek bir pozisyondaysanız. Aile üyeniz/sizin için özel olan kişi gizli ortak/sahip olduğunda ya da varlıklar üzerinde dolaylı menfaat ( örneğin ofis/depo alanı, çalışan veya kaynak paylaşımı) sahibi olduğunda dahi bildirim yapılmalıdır. Aşağıdaki durumlar için de bildirimde bulunmak gerekmektedir : (a) Anixter kamu kuruluşlarından bir belge almaya çalışırken (örneğin lisans, olası cezadan feragat belgesi vb.) ve (b) siz, Aile üyeniz ya da sizin için özel olan kişinin kamu kuruluşunun Anixter ile ilgili konudaki kararını etkileyebilecek bir pozisyonda çalışıyor olması. Hediye ve eğlence almadan veya vermeden önce kurallar ve onaylar hakkındaki Anixter Global Seyahat ve Eğlence Politikasına bakınız. Rüşveti engellemek ve tespit etmek konusundaki kılavuz için Rüşvetle Mücadele Politikamıza Sayfa 4 / 6

5 Olası Çatışma önermek, vermek, verilmesine izin vermek, verilmesini talep etmek veya bunları almak veya kabul etmek, bir çıkar çatışması Anixter'in müşterilerine veya tedarikçilerine nakit, nakit eşdeğerleri veya kişisel borçlar önermek, vermek, verilmesine izin vermek, verilmesini talep etmek veya bunları almak veya kabul etmek, bir çıkar çatışması İfşa ve Onay Gereklidir bakınız. ABD veya yabancı ülke hükümetleri ile iş yaparken, Anixter Global ABD Hükümeti Sözleşmeleri Politikasına ve Anixter Global Rüşvetle Mücadele Politikasına bakınız. Her çıkar çatışması örneğini listelemek mümkün değildir. Unutmayın ki, Anixter'in aleyhine gerçekleşirken, size, aile üyelerinize veya sizin için özel bir kişiye fayda sağlayabilecek veya size, aile üyelerinize veya sizin için özel bir kişiye fayda sağladığı düşünülebilecek ve yukarıdaki listede sayılmamış bir aktiviteyi gerçekleştirmeyi düşünüyorsanız, böyle bir aktiviteden tamamen vazgeçmeniz ya da bu aktiviteyi gerçekleştirmeden önce Etik & Uyum Ofisinden izin almanız gerekir. Eğer belirli bir durumun bir çıkar çatışması yaratıp yaratmayacağından emin değilseniz, lütfen yukarıda belirtilen COI İfşa Formunu kullanarak veya Bölgesel Uyum Görevlisi üzerinden Etik & Uyum Ofisi ile irtibat kurunuz. Aktivite önceden gerçekleşmişse, yinede COI Politikası uyarınca ifşa edilmesi gereklidir. Yani örneğin bir aile üyeniz veya sizin için özel olan bir kişi ile aynı raporlama zinciri içinde bulunuyorsanız (doğrudan veya dolaylı olarak), bu ilişkiyi hemen yöneticinize ifşa etmeli ve Etik & Uyum Ofisine bildirmelisiniz; böylece Anixter olası çıkar çatışmalarını veya iltimas algısını yönetmek için gereken adımları atabilir. Eğer bir ilişki bir çıkar çatışması yaratıyorsa, çalışma düzeninin değiştirilmesini ya da bir veya her iki kişinin birden işine son verilmesini gerektirebilir. Son olarak, şartlar değiştiğinde daha önce mevcut olmayan bir durumun çıkar çatışmasına neden olabileceğini unutmayın. Emin değilseniz, çıkar çatışması olarak algılanabilecek tüm olguları ifşa etmeniz ve çatışma yaratabilecek aktiviteye dahil olmak için önceden izin almanız gerekir. Etik ve Uyum Ofisi, COI İfşa Formları'nda bulunan bilgileri, yalnızca form bilgilerini öğrenmesi gereken kişilerle paylaşır. 4. COI İfşa Süreci Olası bir çıkar çatışmasını Etik & Uyum Ofisine ifşa etmek için, EthicsPoint web sitesindeki COI İfşa Formunu doldurun. EthicsPoint'e erişmek için adresine gidin. EthicsPoint'e internet erişimi olan tüm bilgisayarlardan erişilebilir. Her COI İfşa Formu, Etik & Uyum Ofisi tarafından gözden geçirilir ve tarafların söz konusu aktiviteye dahil olmasına izin verilip verilmeyeceğine dair bir karar verir. Etik ve Uyum Ofisi ilgili aktiviteyi yazılı olarak onaylamadığı sürece bu aktivite yapılamaz. 5. Yıllık Sertifikasyon Sayfa 5 / 6

6 Anixter çalışanlarından her yıl, bu COI Politikasından haberdar olduklarını teyit etmelerini, bir çıkar çatışması oluşturabilecek ilgili tüm kişisel ve iş ilişkilerini, daha öncesinde bir anketle ya da yönetime rapor edilerek bildirilmiş olsa bile çıkar çatışması oluşturabilecek diğer aktivitelerini ifşa etmelerini ister. 6. Cezalar ve Disiplin İşlemleri Çalışanlar bu COI Politikasına uymadığı takdirde Anixter gerekli düzeltici önlemleri alır, örneğin eğitim, yeniden sorumluluk tayini, ücretsiz işten uzaklaştırma veya işten çıkarma. 7. Misilleme Anixter şeffaflığı destekler. Bu COI politkası çerçevesinde iyi niyetle ve samimi olarak kaygılarını bildiren kişiler, bildirimlerinin sonradan hatalı olduğu anlaşılsa bile herhangi bir müeyyideye uğramazlar. Herhangi bir sorgulamayla ilgili disiplin cezası, tehdit ya da başka bir kötü bir muamele gördüğünüzü düşünüyorsanız, bunu müdürünüze, Bölge Uygunluk Görevlisi'ne veya Baş Uygunluk Görevlisi'ne ya da adresindeki gizli İş Dürüstlük Hattına bildirmeniz gereklidir. Sayfa 6 / 6