İ.Ü. AÇIK VE UZAKTAN EĞİTİM FAKÜLTESİ Kayıt ve Kayıtlı Öğrenci Takibi ve Analiz Standardı

Transkript

1 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 1 / 6 İÇİNDEKİLER 1. Amaç Kapsam Sorumlular Personel Kayıt ve Kayıtlı Öğrencileri Takip şube personeli Kayıt ve Kayıtlı Öğrencileri Takip şube sorumlusu Yönetim Ttemsilcisi Üst Yönetim Tanımlar Kayıt Ve kayıtlı öğrencileri takibi ve analizi Aday Öğrenci Kayıt ve Analizi Aday öğrenci kayıt ve kayıt hazırlıkları Kayıt evraklarının alımı ve kesin kayıt işlemleri Dönem ve Ders Seçmeleri Öğrenim gideri ve materyal ücreti ödemeleri takibi Öğrenci durum ve statü raporları Kayıt ve kayıtlı öğrenci veri raporları...6

2 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 2 / 6 1. AMAÇ AUZEF bünyesindeki bölüm/programlara kayıt hakkı bulunan öğrencilerin kayıt, ders seçimi ve ödemelerinin sitematik olarak hatasız şekilde yürütülmesi için gerekli çalışmaların gerçekleştirilmesi ve çalışmalarla ilgili raporların hazırlanması amaçlar. 2. KAPSAM AUZEF bünyesindeki bölüm/programlara kayıt hakkı bulunan öğrencilerin kayıt, ders seçimi, ödemelerinin hatasız olarak yürütülmesi, kaydı gerçekleşen öğrencilerin dönem ve ders seçimlerinin yönetilmesi, Öğrenci ödemelerinin takibinin gerçekleştirmesi, bu verilere ait raporların hazırlanması kapsamaktadır. 3. SORUMLULAR 3.1 PERSONEL Eğitim Öğretim Süreci personellerinin bütün çalışanları kayıt ve kayıtlı öğrencilerin takibi ile ilgili işleyiş hakkında bilgi sahibi olmakla sorumludur. Çalışanlar öğrencilerin kayıt ve kayıtlı öğrencileri takip ve analiz süreciyle ilgili taleplerinin çözmek ve çözemediği talepleri Kayıt ve kayıtlı öğrencileri takip şubesi şebe sorumlusuna ivedi şekilde bildirmekle yükümlüdür. 3.2 Kayıt ve Kayıtlı Öğrencileri Takip Şubesi Şube Personeli Kayıt ve kayıtlı öğrencileri takip şubesi şebe personeli aşağıda belirtilen işleri yürütmekle yükümlü personeldir. Kayıt hakkı bulunan öğrencilerin analiz ve dökümlerini yaparak öğrencilerin kayıtlarının yapılması sistematik şekilde gerçekleştirmesini sağlamak. Öğrencilerin dönem ve ders seçimlerini yöneterek Doğru dönem ve doğru ders seçmelerini yapmasını sağlamak. Öğrenci/Aday Öğrencilerin Öğrenim gideri ve materyal ücreti ödemelerinin takibini gerçekleştirerek. Öğrencilerin durum ve statüleriyle ilgili raporların hazırlamak. Kayıt ve kayıtlı öğrenci verileri doğrultusunda gerekli raporları hazırlamak.

3 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 3 / Kayıt ve Kayıtlı Öğrencileri Takip Şubesi Şube Sorumlusu Kayıt ve kayıtlı öğrencileri takip şube sorumlusu; şube personellerinin koordineli olarak çalışmasını sağlayan, şubenin bütün işlerini gerektiğinde yapabilen, şubesinde gerçekleştirlen işlemlerle ilgili Süreç Sorumlusuna sunulmak üzere süreç asistanına gerekli raporları iletmekle yükümlü personeldir. 3.4 Yönetim Temsilcisi Kayıt ve kayıtlı öğrencileri takip şubesini kendine bağlı sürecinde bulunduran AUZEF Dekan Yardımcısını tanımlar. Sistemin performansını izler, değerlendirir, raporlama sürecini oluşturur. İyileştirme önerileri ile birlikte bildirim analizlerini birim üst yöneticilerine sunar, uygun personelin temini, eğitimi, teknoloji şartları, dokümantasyonu için gerekli çalışmaları sürekli takip eder. Hedef zaman sınırlarını belirler, genel olarak sistemin işleyişinin devamlılığı sağlar, etkili ve verimli işletilmesi için süreci gözden geçirir, iç tetkik planları yaparak sürekli iyileşmenin gerçekleşmesini ve sonuçların yönetimin gözden geçirme toplantısında değerlendirilmesini sağlar. Alınan kararların uygulanıp uygulanmadığını takip eder, geliştirilmesi için gerekli önlemleri alır. 3.5 Üst Yönetim AUZEF Dekanı ve Yardımcılarını tanımlar. Kayıt ve kayıtlı öğrencileri takip ve analiz sisteminin devamını sağlamak üzere yönetim temsilcisini belirleyerek kuruma duyurur, gerekli görev ve sorumlulukları verir, Kayıt ve kayıtlı öğrencileri takip ve analiz süreci ve amaçların kuruluş içerisinde başarı ile yürütülmesi için gerekli otoriteyi oluşturur. Kayıt ve kayıtlı öğrencileri takip ve analiz sürecinin birimin politikasına uygun olarak planlandığından, düzenlendiğinden, gerçekleştirildiğinden, sürdürüldüğünden ve sürekli geliştirildiğinden emin olmak için takip ve analizler yapar. Etkili ve yeterli kayıt ve kayıtlı öğrencileri takip ve analiz süreci için ihtiyaç duyulan yönetim kaynaklarını tanımlar ve bölüştürür. Sürecin sistematik hızlı ve etkili bir şekilde yürütülmesi için her türlü engeli kaldırır. Kayıt ve kayıtlı öğrencileri takip ve analiz sürecinin sürdürüldüğünden ve sürekli geliştirildiğinden emin olmak için periyodik olarak gözden geçirir. 4. TANIMLAR AUZEF: İstanbul Üniversitesi Açık ve Uzaktan Eğitim Fakültesi ADEK: Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Grubu ÖSYM : T.C. Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi İÜYÖS: İstanbul Üniversitesi Yurtdışından veya Yabancı Uyruklu Öğrenci Sınavı

4 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 4 / 6 Aday Öğrenci : ÖSYM sınavları, İÜYÖS, Sınavsız İkinci Üniversite ve iliği mevzuatlarda belirtilen diğer yollardan AUZEF bölüm/programlarına kayıt hakkı kazanarak kişileri tanımlar. 5. KAYIT VE KAYITLI ÖĞRENCİLERİ TAKİBİ VE ANALİZİ 5.1. Aday Öğrenci kayıt ve analizi Aday öğrencirin kayıt ve kayıt hazırlıkları Önceki yıllarda AUZEF bölüm/programlarına kayıt yaptıran öğrenci sayıları ve program kontenjan gibi veriler kulanılarak yeni kayıt gerçekleştirlecek akademik dönemdeki tahmini öğrenci sayısını belirlenir. Bu işlem Akademik takvimde belirtilen kayıt tarihinden engeç iki ay önce gerçekleştirilir. Kayıt sürecinin sistematik ve hızlı şekilde uygulanabilmesi için gerekli tespitleri yaparak raporlanır. Öğrenci adaylarına kayıt, ders seçimi, ödemelerle ilgili her aşamada gerekli bilgilendirmelerin AUZEF öğrenci bilgilendirme yöntemleriyle yapılmasının sağlanır. ÖSYM sınavları, İÜYÖS, Sınavsız İkinci Üniversite ve iliği mevzuatlarda belirtilen diğer yollardan AUZEF bölüm/programlarına kayıt hakkı kazanan öğrenciler için gerekli bilgilendirme klavuzlarının güncel hali akademik takvimde belirtilen işlemlerin başlama tarihinden bir ay önce AUZEF resmi web sayfasının Öğrenci İşlemleri alt menüsünde bulunan klavuzlar kısmından zamanında yayımlanması sağlanır. ÖSYM sınavları, İÜYÖS, Sınavsız İkinci Üniversite ve iliği mevzuatlarda belirtilen diğer yollardan AUZEF bölüm/programlarına kayıt hakkı kazanarak öğrenci verilerinin Öğrenci otomasyon sistemine eksiksiz olarak işlenmesini sağlanır. Öğrenci adaylarınının kesin kayıt işlenlerinin öğrenci otomasyon sisteminden yürütülebilir hale getirilir Kayıt evraklarının alımı ve kesin kayıt işlemleri Kayıt kaydı gerçekleşecek öğrencileriden kayıt evraklarının alımı uygunluğunun incelenmesi yapılır. Uygun kayıt evrakları dosyalanır ve öğrencinin öğrenci otomasyon sisteminde kesin kayıt işleminin gerçekleşmesini sağlanır. Kaydı gerçekleşen öğrencilerin dosyaları eğitim öğretim arşivleme standartları doğrultusunda saklanır. Öğrenci otomasyon sistemine kaydı gerçekleşen öğrencilere ait veriler kayıt dönemi boyunca her iş gününde kayıt işlemlerine dair verileri analiz ederek karşılaşılacak her türlü hata en geç bir işgünü içerisinde çözüme kavuşturulmalıdır. 5.2.Dönem ve Ders Seçmeleri

5 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 5 / 6 Öğrencilerin doğru dönem ve dersleri seçmesin kontrolünün gerçekleştirlmesi için gerekli çalışmaları ilgili diğer süreçlerle koordineli yapılır. Bu işlem akademik takvimde belirtilen kayıt yenileme tarihlerinden engeç iki hafta tamamlanır.. Öğrencilerin ders seçimleri aşamasında kayıtlı oldukları bölüm/programların müfredatlarına uygun şekilde ders seçimini yapması için öğrenci otomasyon siteminde mevcut olan kurallar ve yönlendirme bilgileri kontrol edilir. Tespit edilen sorunlar varsa düzenlenir. Ders seçimlerinin gerçekleştirmesi aşamasında öğrencilerden gelen bildirimler sürekli olarak kontrol edilerek yaşanan sorunlar engeç iki iş günü içerisinde çözümlenir. Akademik dönemde belirtilen kayıt yenileme işlemleri boyunca rutin olarak her iş günü sonunda öğrenci lerin doğru dönemden doğru dersleri alıp almadığı kontrol edilir. Tespit edilen hatalar düzenlenerek derse tanımlı öğrenci listelerinin ilgili akademik dönemde belirtilen dönem başlangıcından en geç bir hafta sonra hazır hale getirilmesi için gerekli çalışmaları gerçekleştirir. Öğrenciden gelen talepler doğrultusunda bilgi alma amaçlı üst birimlere görüş sorulması durumunda cevabın gelmesini takiben engeç bir işgünü içerisinde öğrenciye dönüş yapılır. 5.3 Öğrenim gideri ve materyal ücreti ödemeleri takibi 2547 sayılı yüksek öğretim kanununun 44. Maddesinin gereği düzenlenen öğrenci ücretlerinin Öğrenciye bildirilmesi sağlanır. Öğrenci otomasyon sistemine borçladırmaların doğru olarak aktarılmalıdır. Öğrenciler ödemelerini gerçekleştirmesi için gerekli işlemlerin akademik takvimde belirtilen başlangıç tarihinden en az bir hafta önce tamamlanmalıdır. Ödeme işlemleri aşamasında öğrenci ödemelerine dair veriler her gün düzenli olarak kontrol edilir. Mevcut olan hatalar düzenlenir varsa iade işlemleri başlatılır. 5.4 Öğrencilerin durum ve statü raporları Öğrenci otomasyon sisteminde kayıtlı bulunan öğrencilerin kayıt ve kayıt yenileme dönemlerinde her gün bu dönemin bitmesinin takiben her ay öğrenci statü bilgilerinin bulunduğu verileri alınarak analizi gerçekleştirilir ve rapor hazırlanır. Hazırlanan rapor ilgili süreçler ve yönetime sunulur. Verilerin kontrolü aşamasında karşılaşılan sorunlar en geç 3 iş günü içerisinde çözülür.

6 Dök. No: AUZEF-SS Yayın Tarihi: Rev.No:00 Rev Tarihi: Sayfa 6 / Kayıt ve kayıtlı öğrenci verinin raporlanması Öğrenci otomasyyon sisteminden raporlama kısmından alınan öğrenci verilerinin bulunduğu listeler doğrultusunda her ay gerekli rapor veya raporlar oluşturulur. Oluşturulan raporlar ilgili süreç ve yönetime rutin olarak sunulur. Raporların oluşturulması aşamasında tespit edilen hatalar engeç 3 iş günü içrisinde çözülür. Bu standart doğrultusunda gerçekleştirilen işlemlerde İstanbul Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim ve Öğretim Yönetmeliğine bağlı kalınması zorunludur.