Kamu İç Kontrol Sistemi ve Uygulaması

Transkript

1 2015 Kamu İç Kontrol Sistemi ve Uygulaması Strateji Geliştirme D Daire Başkanlığı 1

2 İÇİNDEKİLER 1.KAMU İÇ KONTROL SİSTEMİ, STANDARTLARI VE UYGULAMASI 3 A.Kamu Yönetiminde İç Kontrol Sistemi 3 B.Üniversitemizde İç Kontrol Sisteminin Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyumun Sağlanması 5 Çalışmaları C.Kamu İç Kontrol Standartları 5 D.Eylem Planına İlişkin Genel Hususlar 14 2.STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI KAMU İÇ KONTROL SİSTEMİ 14 KONTROL ORTAMI STANDARTLARI VE UYGULAMASI A.Misyon,Vizyon,Görev Tanımı ve Sorumluluklar 14 B.Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Teşkilat Şeması 16 C.Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Görev Dağılım Şeması 17 D.Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İş Akış Şeması ve Görev Tanımları 18 E.Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İş Akış Süreçleri 42 F.Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Personelinin Uyması Gereken Ortak Sorumluluklar ve 144 Uymaları Gereken Talimatlar G.Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Hassas Görevler Listesi 146 H.Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Personelinin Görevleri ve Sorumlulukları STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMALARI HAKKINDA 163 MEVZUATLAR A.Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında 163 Yönerge B.Ön Mali Kontrol İşlemleri Yönergesi STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİMLERİNİN HİZMET 173 ENVANTERLERİ VE STANDARTLARI 5.MALİ İŞLEMLERİN SÜREÇ AKIM ŞEMASI İÇ KONTROL BİLEŞENLERİ, RİSK YÖNETİMİ VE KONTROL FAALİYETLERİ 209 A.İç Kontrol Bileşenleri 209 B.Swot Analizi ve Uygulaması 210 C.Risk Yönetimi ÖRNEK RİSK BELİRLEME VE OYLAMA FORMLARI 219 A.Risk Belirleme Kartları 219 B.Risk Oylama Formları 224 C.Risk Kayıt Formları 230 D.İş Analiz Formları KONTROL FAALİYETLERİ FORMLARI 247 A. Aylıklara İlişkin Ödeme Emri Belgesi Kontrol Formu 247 B. Sözleşmeli ve İşçi Aylıklarına İlişkin Ödeme Emri Belgesi Kontrol Formu 248 C.Sosyal Yardımlara İlişkin Ödeme Emri Belgesi Kontrol Formu 249 D.Yolluklara İlişkin Ödeme Emri Belgesi Kontrol Formu 250 E.Hizmet Alımlarına İlişkin Ödeme Emri Belgesi Kontrol Formu 251 F.4734 Sayılı Kanunun 22. Maddesinin D Bendine Göre Yapılan Alımlara İlişkin Ödeme Emri 252 Belgesi Kontrol Formu G.Ön Mali Kontrol Dizi Pusulası 253 H.Taahhüt Dosyası (Ödeme Emri Belgesine Bağlanması Öngörülen Belgeler) İlk Hakedişte 255 İ.Taahhüt Dosyası (Ödeme Emri Belgesine Bağlanması Öngörülen Belgeler) İkinci ve Daha 255 Sonraki Hakedişlerde 2

3 1. KAMU İÇ KONTROL SİSTEMİ, STANDARTLARI VE UYGULAMASI Maliye Bakanlığına bağlı olarak hizmet veren Bütçe Dairesi Başkanlıkları 5436 sayılı Kanunla tarihi itibariyle kapatılarak yerine tarihinden itibaren hizmet vermek üzere Strateji Geliştirme Daire Başkanlıkları kurulmuştur. Strateji Geliştirme Daire Başkanlıkları 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanun un 60 ıncı ve 5436 sayılı Kanun un 15 inci maddesine dayanılarak hazırlanan Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik çerçevesinde görev yapmaktadır. A. Kamu Yönetiminde İç Kontrol Sistemi tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile kamu kurumlarının iç kontrol sistemlerinin kamu iç kontrol standartlarına uyumunu sağlamak üzere yapılması gereken çalışmaları belirlemeleri ve bu çalışmalar için eylem planı oluşturmaları gerektiği belirtilmiştir. Tebliğde kamu kurumlarından gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması çalışmalarını en geç tarihine kadar tamamlamaları istenmiştir. Ancak, Maliye Bakanlığınca tarihinde Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi bir genel yazı ile yayımlanarak tebliğde belirtilen süre olarak yeniden belirlenmiştir. Maliye Bakanlığı nın (Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü) 04/02/2009 tarih ve 150/ sayılı genel yazısı ve eki rehber doğrultusunda; Kamu kurumlarının iç kontrol sistemini Kamu İç Kontrol Standartları ile uyumlu hale getirmek için yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi, bu çalışmalar için eylem planı oluşturulması, gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması çalışmalarının başlatılması gerekliliği vurgulanmıştır. Bu çerçevede, Üniversitemizin Stratejik Planı ile belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşmasını engelleyecek risklere karşı risk analizleri ile birlikte daha sağlam bir iç kontrol sisteminin oluşturulması hazırlanan eylem planının uygulanmasıyla sağlanacaktır. Üniversitemiz iç kontrol eylem planı taslağının temel amacı; öngörülen eylemlerin gerçekleştirilmesi için izlenilmesi gereken yöntem ve metotların neler olması gerektiği bununla birlikte izlenecek yol haritasının oluşturulmasıdır. 1. İç Kontrol Sisteminin Yasal Çerçevesi Kamu yönetiminde iç kontrol sisteminin yasal dayanağı 10 Aralık 2003 tarihinde kabul edilen 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu dur. Kanunun 11 inci maddesinde üst yöneticilere iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesi, iç kontrol sisteminin bir gereği olarak yazılı prosedür ve talimatların oluşturulması gibi her türlü düzenlemenin yapılması sorumluluğu verilmiştir. İdari veya mali karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün işleyişini sağlama sorumluluğu ise kendi görev ve yetki alanları çerçevesinde harcama yetkililerine bırakılmıştır. İç kontrol sistemi, 5018 sayılı Kanunun beşinci kısmında (md ) düzenlenmiştir. İç kontrol, idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünü olarak tanımlanmıştır. İç kontrol sistemi, kamu kaynaklarının ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesi, kamu idarelerinin mevzuata uygun hareket etmesi, her türlü mali karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesi, karar sürecinin sağlıklı bir biçimde işlemesi için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor veya bilgi akışının sağlanması, kamu varlıklarının kötüye kullanılmasını ve israfını önleyerek, bunların kayıplara karşı korunmasını sağlamayı amaçlamaktadır. Kamu kurumlarında etkili bir kontrol sisteminin oluşturulabilmesi için mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunması, mali yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesi, belirlenmiş standartlara 3

4 uyulmasının sağlanması, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesi, kapsamlı bir yönetim anlayışı ile uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanması gibi önlemler alınması gerekmektedir sayılı Kanunla, her bir kamu idaresinde geleneksel kontrol mekanizmaları yerine iç kontrol alanında yaşanan çağdaş gelişme ve uygulamalardan ve uluslararası örgütlerce oluşturulan standart ve yöntemlerden yararlanılarak bir iç kontrol sisteminin oluşturulması öngörülmüştür. Kanun un İç Kontrol Sistemi başlıklı beşinci kısmında (madde 55-67) İç Kontrol Sistemi düzenlenmiştir. İç Kontrol, faaliyetlerin belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun yürütülmesi, kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması, varlıkların korunması, mali ve mali olmayan bilgilerin güvenilirliğinin sağlanması amacıyla idare tarafından geliştirilen her türlü organizasyon, yöntem ve süreçler ile iç denetimi kapsayan mali ve mali olmayan kontrolleri ifade etmektedir. iç Kontrol sistemine ilişkin düzenlemeleri içeren yasal mevzuatlar; Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, Sayılı Kanun, 3. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, 4. Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik 5. İç Denetçilerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, 6. Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği, 7. Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi, 8. Diğer mevzuat sayılı Kanun ve ilgili mevzuat iç kontrolle ilgili sorumlular ve sorumluluklarını aşağıdaki Şekilde belirlemiştir: Üst yönetici, iç kontrolle ilgili gerekli talimatları verme, uygulamaları izleme ve gerekli tedbirleri alma görevlerini yürütmekten Bakan a karşı sorumludur. Harcama yetkilileri, birimlerinde iç kontrolü oluşturmaktan, uygulamaktan ve geliştirmekten üst yöneticiye karşı sorumludur. Strateji geliştirme birimi yöneticisi, iç kontrol çalışmalarını başlatmaktan, koordine etmekten, harcama birimlerine teknik destek ve danışmanlık sağlamaktan üst yöneticiye karşı sorumludur. İç denetçiler, iç kontrol sisteminin tasarım ve işleyişinin yeterliliğini denetlemekten ve raporlamaktan üst yöneticiye karşı; çalışmalarını iç denetime ilişkin standartlara uygun olarak yürütmekten İç Denetim Koordinasyon Kuruluna karşı sorumludur. İç kontrol asıl olarak yönetim sorumluluğunu esas almakla birlikte etkin bir iç kontrol sisteminin kurulması ve işleyişinin sağlanması sürecinde idarenin bütün yönetim kademeleri ve personeli sorumludur sayılı Kanunun 55, 56, 57 ve 58 inci maddelerine dayanılarak hazırlanan 31/12/2005 tarihli ve (3. Mükerrer) sayılı Resmi Gazetede yayımlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların İç Kontrol Standartları başlıklı 5 inci maddesinde, iç kontrol standartlarının, merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından belirlenip yayımlanacağı, kamu idarelerinin mali ve mali olmayan tüm işlemlerinde bu standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlü bulunduğu, Kanuna ve iç kontrol standartlarına aykırı olmamak koşuluyla idarelerce, görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar belirlenebileceği belirtilmiştir. Kamu İç Kontrol Standartları, idarelerin iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken temel yönetim kurallarını göstermektedir. Söz konusu standartlar, kamu kurumlarında tutarlı, kapsamlı ve etkili bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlamaktadır. 2. Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Çalışmalarının Amacı ve Önemi Kamu iç kontrol standartlarına uyum eylem planı hazırlık çalışmaları, Üniversitemizde iç kontrol eylem planının oluşturulması, iç kontrol sisteminin kurulması, sistemin Kamu İç Kontrol Standartları na uyumunun sağlanması ve yapılacak çalışmaların etkili bir şekilde, zamanında yürütülebilmesi sağlamaya yöneliktir. 4

5 Etkili bir iç kontrol sistemi ile Üniversitemizin kurumsallaşmasını, yönetim sürecinin sistemli ve disiplinli bir şekilde gerçekleşmesini sağlayacaktır. Böylece Üniversitemizin Yılları Stratejik Planında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşması, kurum personelinin yetki, görev ve sorumluluklarının gereğini yerine getirmesi, kamu kaynaklarının etkin ve verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayacaktır. B. Üniversitemizde İç Kontrol Sisteminin Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyumun Sağlanması Çalışmaları Üniversitemizde iç kontrol sisteminin kamu iç kontrol standartlarına uyumunun sağlanmasına yönelik süreç üst yönetici onayı ile başlamış olup, bu süreç de görev alacak kurul ve gruplar oluşturulmuştur. İlk aşamada Üniversite Üst Yönetimi ile harcama yetkilileri ile kurul ve çalışma gruplarında yeralan personele, Üniversitemiz İç Denetim Birimi ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca kamu iç kontrol standartlarına ilişkin sunumlar yapılarak, Üniversitemizde tutarlı ve standart bir iç kontrol sisteminin kurulmasının gerekleri iletilmiştir. Bilgilendirme çalışması sonucunda üst yönetimin desteği sağlanmış; iç kontrol sisteminin oluşturulması, izlenmesi ve değerlendirilmesinde dikkate alınması gereken temel yönetim kurallarının hayata geçirilmesine yönelik eylem planı hazırlığına başlanmıştır. Bu çerçevede yukarıda da bahsedildiği üzere, Rektör onayı ile İç Kontrol Standartları uyum ve eylem çalışmalarında yeralacak kurul ve çalışma grupları oluşturulmuştur. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu, bir rektör yardımcısının başkanlığında, öğretim üyelerinden oluşturulmuştur. Harcama Birimleri alt çalışma kurulları ise harcama birimleri temsilcilerinin yer aldığı kurullardan oluşturulmuştur. Üniversitemiz İç Kontrol Standartları Alt Çalışma Kurulları ile Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu tarafından Üniversitemizin Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Taslağı nın hazırlık çalışmasını tamamlanmıştır. Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünün 04/02/2009 tarih ve 1205 sayılı yazısı ve eki Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi doğrultusunda hazırlanan Üniversitemiz İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı, Rektörlük Makamının 29/6/2009 tarih ve 759 sayılı oluru ile yürürlüğe girmiştir. Üniversitemizde iç kontrol standartlarına uyum eylem planı uygulama, izleme ve değerlendirme çalışmaları, söz konusu rehberde belirtilen ilke ve yöntemler çerçevesinde idaremizin yapısı, kapasitesi ve çalışma yöntemleri dikkate alınarak yürütülmektedir. Söz konusu çalışmalar üst yöneticinin liderliği ve gözetiminde, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının teknik desteği ve koordinatörlüğünde, harcama birimlerinin aktif katılımı ve iç denetim biriminin desteğiyle yürütülmeye çalışılmaktadır. C. Kamu İç Kontrol Standartları 1. İç Kontrolün Tanımı, Özellikleri ve Genel Esasları: 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunun İç Kontrol Sistemi başlıklı beşinci kısmının nci maddelerin arasında başlıklar itibariyle iç kontrolün tanımı ve amacı, kontrolün yapısı ve isleyişi, ön mali kontrol, mali hizmetler birimi (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı), muhasebe hizmeti ve muhasebe yetkilisinin yetki ve sorumlulukları, muhasebe yetkilisinin nitelikleri ve atanması, iç denetim, iç denetçinin görevleri, iç denetçilerin nitelikleri ve atanması, İç Denetim Koordinasyon Kurulu ve İç Denetim Koordinasyon Kurulunun görevleri hususlarına yer verilmiştir. Kanunun 55 inci maddesinde iç kontrol; "İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünü" olarak tanımlanarak, mali yönetim ve iç kontrol süreçlerine ilişkin standartlar ve yöntemlerin Maliye Bakanlığınca, iç denetime ilişkin standartlar ve yöntemlerin ise İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenip, geliştirileceği ve uyumlaştırılacağını, ayrıca Maliye Bakanlığı ve İç Denetim Koordinasyon Kurulunun da sistemlerin koordinasyonunu sağlayarak kamu idarelerine rehberlik hizmeti vereceğini düzenlemiştir. Kanunun 56 ncı maddesinde iç kontrolün amaçları; Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, 5

6 Her türlü mali karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını, sağlamak olarak belirlenmiştir. Kanunun 57 inci maddesinde ise, kamu idarelerinin mali yönetim ve kontrol sistemlerinin harcama birimleri, muhasebe ve mali hizmetler ile ön mali kontrol ve iç denetimden oluştuğu belirtilmiş, yeterli ve etkili bir kontrol sisteminin oluşturulabilmesi için; Mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunması, mali yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesi, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanması, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesi, kapsamlı bir yönetim anlayışı ile uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanması, bakımından ilgili idarelerin üst yöneticileri ile diğer yöneticileri tarafından görev, yetki ve sorumluluklar göz önünde bulundurulmak suretiyle gerekli önlemlerin alınması öngörülmüştür. Kanun maddelerine dayanılarak hazırlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar tarihli ve sayılı 3 üncü mükerrer Resmi Gazetede yayımlanmıştır Diğer taraftan; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 55, 56, 57 ve 58 inci. Yönetmeliğin "İç kontrol standartları" başlıklı 5 inci maddesinde, iç kontrol standartlarının, merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından belirlenip yayımlanacağı, kamu idarelerinin mali ve mali olmayan tüm işlemlerinde bu standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlü bulunduğu, Kanuna ve iç kontrol standartlarına aykırı olmamak koşuluyla, idarelerce görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar belirlenebileceği belirtilmiştir. Yönetmeliğin 7 nci maddesinde ise iç kontrolün unsurları ve genel koşulları aşağıda belirtildiği gibi yer almıştır. a) Kontrol ortamı: İdarenin yöneticileri ve çalışanlarının iç kontrole olumlu bir bakış sağlaması, etik değerlere ve dürüst bir yönetim anlayışına sahip olması esastır. Performans esaslı yönetim anlayışı çerçevesinde görev, yetki ve sorumlulukların uzmanlığa önem verilerek bilgili ve yeterli kişilere verilmesi ve personelin performansının değerlendirilmesi sağlanır. İdarenin organizasyon yapısı ile personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde belirlenir. b) Risk değerlendirmesi: Risk değerlendirmesi, mevcut koşullarda meydana gelen değişiklikler dikkate alınarak gerçekleştirilen ve süreklilik arz eden bir faaliyettir. İdare, stratejik planında ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerine ulaşmak için iç ve dış nedenlerden kaynaklanan riskleri değerlendirir. c) Kontrol faaliyetleri: Önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır. d) Bilgi ve iletişim: İdarenin ihtiyaç duyacağı her türlü bilgi uygun bir şekilde kaydedilir, tasnif edilir ve ilgililerin iç kontrol ile diğer sorumluluklarını yerine getirebilecekleri bir şekilde ve sürede iletilir. e) İzleme: İç kontrol sistem ve faaliyetleri sürekli izlenir, gözden geçirilir ve değerlendirilir sayılı Kanunun yukarıdaki hükümleri ve iç kontrole ilişkin uluslararası standartlardan temel bir çerçeve belge olan COSO raporu bağlamında iç kontrol; Bir amaç değil, idareyi hedeflerine ulaştırmak amacıyla kullanılan bir yönetim aracıdır. Sadece form, belge ve el kitabı seklindeki çalışmalar değil, teşkilatı, personeli ve yönetim tarzını da içeren, süreklilik arz eden ve sistematik bir nitelik taşıyan uygulamalar bütünüdür. Süreçler içerisinde yerleşiktir ve süreçlerde rol alan görevlilerce uygulanır. Bir olay değil, sürekli ve sistematik bir nitelik taşır. Bir yönetim aracı olarak risk esaslıdır. Makul bir güvence sağlar. Bu durumda; Üniversitemizde kurulacak bir iç kontrol sisteminden beklenilen katma değerin oluşturulabilmesi için gerek uluslararası standart ve uygulamalar gerekse konuya ilişkin yasal ve idari düzenlemeler uyarınca iç kontrolün; Yalnızca mali kontrolü kapsamadığının, mali kontrol ile birlikte Üniversitemiz tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem ve süreçler ile birlikte diğer kontrolleri de kapsadığının; Üniversitemizin mali olsun olmasın tüm faaliyet ve işlemlerini kapsadığının, bu noktada iç kontrolün 6

7 belli mali işlemler üzerinde gerçekleştirilen ön mali kontrole indirgenmemesi gerektiğinin, ön mali kontrolü de içine alacak şekilde geniş kapsamlı faaliyet ve süreçlerin tamamını kapsadığının, Amaç değil amaca giden yol olduğunun, sadece kitapçık ve formlardan değil, Üniversitemizin her seviyesinde görev yapan kişilerden oluştuğunun, Makul ancak kesin olmayan güvence verdiğinin, Süreçlere ilave olarak yapılan işler seklinde algılanmamasının, aksine iç kontrolün süreçlerin bir parçası olarak ele alınması gerektiğinin, Etkili bir şekilde kurulmasının ancak üniversitemiz çalışanlarının sorumluluklarını ve yetkilerini anladıkları ve etik davranmayı üstlendikleri zaman mümkün olabileceğinin, Sadece kontrol faaliyetlerini değil, karar alınmasından işin sonuçlandırılmasına kadar geçen süreçte izlenen tüm prosedürleri kapsadığının, Üniversitemiz Akademik ve İdari birimlerinde çalışan her personelin iç kontrol sisteminde rol alması gerektiğinin, Üst Yöneticinin sahipliğinde ve gözetiminde, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının teknik desteği ve koordinatörlüğünde, harcama birimlerinin uygulamasıyla ve İç Denetim Biriminin danışmanlık desteğiyle oluşturulacağı ve uygulanacağı açıktır. Üniversitemiz tüm birimlerinde çalışanlar üzerinde bu hususlarda gerekli bilgilendirmenin sağlanması ile kurulabileceği ve etkin bir şekilde işleyebileceği tabiidir. Yukarıda açıklandığı üzere ilgili mevzuat hükümleri ile Kamu İç Kontrol Standartları, idarelerin iç kontrol sistemlerinin oluşturulmasında, izlenmesinde ve değerlendirilmesinde dikkate almaları gereken temel yönetim kurallarını göstermekte ve tüm kamu idarelerinde tutarlı, kapsamlı ve standart bir kontrol sisteminin kurulmasını ve uygulanmasını amaçlamaktadır. 2. İç Kontrol Alanında Standartlar ve İç Kontrol Sisteminin Bileşenleri Maliye Bakanlığınca çıkarılan Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği uluslararası kontrol standartlardan COSO ve INTOSAI iç kontrol standartlarını esas almıştır. Diğer bir ifade ile Türkiye de kamu mali yönetim ve kontrol sistemini düzenleyen 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve ikincil mevzuat, COSO modelini esas alan bir iç kontrol sisteminin kurulmasını öngörmüştür. Maliye Bakanlığınca çıkarılan tebliğde (5) ana bileşen altında toplam (18) standart ve her bir standart için gerekli genel şartlar 79 adet eylem belirlenmiş bulunmaktadır. Bunlar sırasıyla; 1-Kontrol Ortamı Standartları (4 adet standart) Standart: 1. Etik Değerler ve Dürüstlük Standart: 2. Misyon, organizasyon yapısı ve görevler Standart: 3. Personelin yeterliliği ve performansı Standart: 4. Yetki Devri 2- Risk Değerlendirme Standartları (2 adet standart) Standart: 5. Planlama ve Programlama Standart: 6. Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi 3- Kontrol Faaliyetleri Standartları (6 adet standart) Standart: 7. Kontrol stratejileri ve yöntemleri Standart: 8. Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi Standart: 9. Görevler ayrılığı Standart: 10. Hiyerarşik kontroller Standart: 11. Faaliyetlerin sürekliliği Standart: 12. Bilgi sistemleri kontrolleri 4- Bilgi ve İletişim Standartları (4 adet standart) Standart: 13. Bilgi ve iletişim Standart: 14. Raporlama Standart: 15. Kayıt ve dosyalama sistemi Standart: 16. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi 5- İzleme Standartları (2 adet standart) Standart: 17. İç kontrolün değerlendirilmesi Standart: 18. İç denetim 7

8 3. İç Kontrol Sisteminde Görevliler ve Sorumlulukları Üniversitemizde kurulması gereken iç kontrol sistemine ilişkin sorumluluk; Üst Yönetici, Harcama Yetkilileri, süreç sahipleri, Kontrol Standartlarının oluşturulması için oluşturulacak komisyonlar, ADEK ile Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ve İç Denetim Birimidir sayılı Kanunun 11 inci maddesi ile üst yöneticilere, idarelerinin mali yönetim ve iç kontrol sisteminin kurulması, işleyişinin gözetim ve izlenmesi, iç kontrol sisteminin bir gereği olarak yazılı prosedür ve talimatların oluşturulması gibi düzenlemelerin yapılması görevleri verilmiş ve Üst Yöneticiye bu hususlarda Bakana karşı hesap verme sorumluluğu yüklenmiştir. Üst yönetici bu sorumluluğun gereklerini, harcama yetkilileri, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getireceği hüküm altına alınmıştır. İç kontrolün temel ilkelerinin sayıldığı İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların; 6 ncı maddesinde, iç kontrol faaliyetlerinin idarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütüleceği, iç kontrole ilişkin sorumluluğun, işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsayacağı, 8 inci maddesinde ise, üst yöneticilerin; iç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesinden, harcama yetkililerinin; görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari ve mali karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün isleyişinden sorumlu olacağı, idarelerin mali hizmetler birimlerinin (Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı); iç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapacağı ve ön mali kontrol faaliyetini yürütecekleri, muhasebe yetkililerinin; muhasebe kayıtlarının usulüne ve standartlara uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından sorumlu olacakları, ayrıca üst yöneticilerin, harcama yetkililerinin ve diğer yöneticilerin, mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olmasından, mali yetki ve sorumlulukların gerekli yeterliliğe sahip personele verilmesinden, belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından, mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden, kapsamlı bir yönetim anlayışıyla uygun bir çalışma ortamının ve saydamlığın sağlanmasından görev ve yetkileri çerçevesinde sorumlu olacakları belirtilmiştir. Diğer taraftan; Yukarıda yer alan hükümler dahilin de üst yöneticinin 5018 sayılı Kanunla getirilen sorumluluğunu yerine getirebilmesi için kendisine makul bir güvence verecek etkin bir iç denetime ihtiyaç duyacağı, iç denetimin ise etkin olabilmesi için Üniversitemizde iç kontrol sisteminin etkin bir şekilde kurulmasıyla mümkün olabileceği görülmektedir sayılı Kanunun 63 ve 64 üncü maddelerinde ise; iç denetçilerin iç kontrol alanındaki görev ve sorumlulukları düzenlenmiştir. Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğinde kamu idarelerinde iç kontrol sisteminin kurulması bakımından; Kamu idarelerinin, iç kontrol sistemlerinin Kamu İç Kontrol Standartlarına uyumunu sağlamak üzere; yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi, bu çalışmalar için eylem planı oluşturulması, gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması çalışmalarını yürütmeleri ve bu çalışmaları en geç tarihine kadar tamamlamaları gerekmektedir. Söz konusu çalışmaların etkili bir şekilde ve zamanında yürütülmesini sağlamak üzere, idarelerin üst yöneticileri tarafından gerekli önlemler alınacaktır. denilmektedir. Açıklanan tüm hususlar sonucunda; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi Kanunu uyarınca; Üniversitemizde kurulması gereken iç kontrol sistemine ilişkin sorumluluk bakımından aktörlerin; Üst Yönetici; iç kontrol sistemini kurma ve gözetim altında bulundurulmasından, Harcama Yetkilileri; görev ve yetki alanları çerçevesinde, idari-mali karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrolün isleyişinden, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı; iç kontrol sisteminin kurulması ve standartların uygulanması çalışmalarında teknik destek ve koordinasyon ile ön mali kontrol hizmetlerinden, İç Denetim Birimi; kurulmuş iç kontrol sisteminin değerlendirilmesi ve denetiminden, Kurum Personeli; iç kontrol sistemini yaşama geçirerek öngörülen eylemlerin gerçekleştirilmesine katkıda bulunur. Ayrıca Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar" uyarınca üst yönetici ve harcama yetkilileri tarafından iş ve işlemlerin, amaçlara, iyi mali yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanı her yıl düzenlenerek idareye ait faaliyet raporuna eklenecektir. Üst yönetici tarafından 8

9 verilecek güvence beyanında Üniversitemize tahsis edilmiş kaynakların planlanmış amaçlara ve iyi mali yönetim ilkelerine uygun olarak kullanıldığı, Üniversitemizde uygulanan iç kontrol sisteminin işlemlerin yasallık ve düzenliliği konusunda yeterli güvenceyi sağladığı ve üretilen bilgilerin doğruluğu hususları yer alacaktır. Üst Yöneticinin tüm bu görevlerinden dolayı 5018 sayılı Kanun kapsamında hesap verme sorumluluğu ve yönetim sorumluluğu bulunmaktadır. 4. İç Kontrol Standartları Genel Şartları 4.1.Kontrol Ortamı Standartları Standart 1: Etik Değerler ve Dürüstlük Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdırlar Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Standart-2: Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Standart-3:Personelin Yeterliliği ve Performansı İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. 9

10 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. Standart -4:Yetki Devri İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. 4.2.Risk Değerlendirme Standartları Standart-5: Planlama ve Programlama İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlamalıdır İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. Standart-6: Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. Bu standart için gerekli genel şartlar: İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. 10

11 4.3.Kontrol Faaliyetleri Standartları Standart-7:Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır Kontroller, gerekli hallerde işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. Standart-8: Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunulmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması aşamalarını kapsamalıdır Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. Standart-9: Görevler Ayrılığı Hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır Standart-10: Hiyerarşik Kontroller Yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. Bu standart için gerekli genel şartlar: Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. Standart-11: Faaliyetlerin Sürekliliği İdareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: 11

12 Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele verilmesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Standart-12: Bilgi Sistemleri Kontrolleri İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. Bu standart için gerekli genel şartlar: Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak mekanizmalar oluşturulmalıdır İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir Bilgi Ve İletişim Standartları Standart-13: Bilgi ve İletişim İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. Standart-14: Raporlama İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: İdareler, her yıl amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. 12

13 Standart-15: Kayıt ve Dosyalama Sistemi İdareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. Standart-16: Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi İdareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır İzleme Standartları Standart-17: İç Kontrolün Değerlendirilmesi İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. Bu standart için gerekli genel şartlar: İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikayetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır. Standart-18: İç Denetim İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. Bu standart için gerekli genel şartlar: İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir 13

14 D.Eylem Planına İlişkin Genel Hususlar nedenle Eylem Planı, uygulanabilirliği artırmak için Üniversitemiz temsilcilerinin katılımı ile hazırlanması benimsenmiştir. bilgiye dayanarak daha güvenle almasına, yönetimindeki kaynakları daha etkin kullanmasına, işini yapmasını engelleyebilecek olayları öngörebilmesine ve yaptığı işler ile ulaştığı sonuçlar için kanıtlara dayalı olarak hesap verebilmesine yardımcı olan bir yönetim aracıdır. Çalışanların da görevlerini, sorumluluklarının daha fazla bilincinde olarak yerine getirmelerini sağlar. İç kontrol iyi yönetim kavramının farklı şekilde ifade edilmesidir. ç kontrolün sözü edilen faydaları sağlayabilmesi, her kurumun üst yöneticisi ile idarecilerinin iç kontrol sisteminin kurulmasına yeterli önemi vermelerine, iç kontrol sistemini düzenli olarak gözden geçirmelerine ve güncellemelerine bağlıdır. Bu plan üst yönetici ve idareciler için iç kontrol sisteminin Üniversitemizde yerleştirilmesine yönelik gerekli mekanizmaları oluşturmayı amaçlamaktadır. yla, Bileşen, Standart ve Genel şart başlıkları yer aldıktan sonra Mevcut Durum başlığı altında o genel şarta ilişkin daha önceki eylem planında gerçekleştirilen eylemler ve Üniversitemizin şu anki durumuna ilişkin değerlendirmeler yer almaktadır. sonra gelen, Öngörülen Eylemler başlığı altında eğer öngörülen bir eylem yoksa eylem öngörülmeme nedeni açıklanmakta, öngörülen bir eylem var ise Eylem Numarasına göre sıralanan tablolarla gösterilmekte ve bu tablolarda Eylem Kod No, Eylem, Sorumlu Birim, İşbirliği Yapılacak Kurum/Birim, Çıktı/Sonuç ve Tamamlanma Tarihi bilgileri yer almaktadır. olan eylemlerin, Tamamlanma Tarihi bölümünde belirtilmiş olan tarihte tamamlanacak şekilde planlanarak gerçekleştirilmesi Eylem Planının başarıya ulaşması açısından büyük önem arz etmektedir. n son bölümünde, Örnek Tablolar başlığı altında eylemlerin listesi, eylemlerin kronolojik sırası, eylemlerin karşıladığı genel şartların listesi ve eylemler için örnek tablolar yer almaktadır. 2.STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI KAMU İÇ KONTROL SİSTEMİ KONTROL ORTAMI STANDARTLARI VE UYGULAMASI A.Misyon,Vizyon, Görev Tanımı ve Sorumluluklar Misyonumuz: Üniversitemizin kanunla verilen temel mali hizmetler görevlerini, bütçe ve mali mevzuata uygun saydamlık ve hesap verme ilkesi çerçevesinde yerine getirmek. Vizyonumuz: Mali mevzuata hakim işinde uzman personeli ile saydam hesap verebilir kaliteli hizmet sunan bir başkanlık olmak. Görev Tanımı ve Sorumlulukları 1. Ulusal kalkınma strateji ve politikaları, yıllık program ve hükümet programı çerçevesinde Üniversitenin orta ve uzun vadeli strateji ve politikalarını belirlemek, amaçlarını oluşturmak üzere gerekli çalışmaları yapmak. 14

15 2. Üniversitenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek ve bu kapsamda verilecek diğer görevleri yerine getirmek. 3. Üniversitenin yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak. 4. Üniversitenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek, kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve tatmin düzeyini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak. 5. Yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri yerine getirmek. 6. Strateji Geliştirme Kurulunun sekretarya hizmetlerini yürütmek. 7. Üniversitenin stratejik plan ve performans programının hazırlanmasını koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek. 8. İzleyen iki yılın bütçe tahminlerini de içeren idare bütçesini, stratejik plan ve yıllık performans programına uygun olarak hazırlamak ve idare faaliyetlerinin bunlara uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek. 9. Mevzuatı uyarınca belirlenecek bütçe ilke ve esasları çerçevesinde, ayrıntılı harcama programı hazırlamak ve hizmet gereksinimleri dikkate alınarak ödeneğin ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak. 10. Bütçe kayıtlarını tutmak, bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin verileri toplamak, değerlendirmek ve bütçe kesin hesabı ile malî istatistikleri hazırlamak. 11. İlgili mevzuatı çerçevesinde idare gelirlerini tahakkuk ettirmek, gelir ve alacaklarının takip ve tahsil işlemlerini yürütmek. 12. Muhasebe hizmetlerini yürütmek. 13. Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını da esas alarak Üniversitenin faaliyet raporunu hazırlamak. 14. Üniversitenin mülkiyetinde veya kullanımında bulunan taşınır ve taşınmazlara ilişkin icmal cetvellerini düzenlemek. 15. Üniversitenin yatırım programının hazırlanmasını koordine etmek, uygulama sonuçlarını izlemek ve yıllık yatırım değerlendirme raporunu hazırlamak. 16. Üniversitenin, diğer idareler nezdinde takibi gereken malî iş ve işlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak. 17. Malî kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak. 18. Ön malî kontrol faaliyetini yürütmek. 19. İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak; üst yönetimin iç denetime yönelik işlevinin etkililiğini ve verimliliğini artırmak için gerekli hazırlıkları yapmak. 20. Rektör tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. 15

16 B. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Teşkilat Şeması 16

17 C.Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Görev Dağılım Şeması Ertuğrul EĞRİ Daire Başkanı Özel Kalem Zeycan GÜVEN S.İbrahim YILMAZ Muhasebe Yet. Mali Hiz.Uzm. Bütçe ve Performans Program Müdürlüğü İbrahim GÜNEY - Şube Müdürü Stratejik Yönetim ve Planlama Müdürlüğü Havva ERDOĞAN - Mali Hiz.Uzm. Muhasebe Kesin Hesap ve Raporlama Müdürlüğü S.İbrahim YILMAZ-Mali Hiz.Uzm. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürlüğü Ali İRŞİ-Şube Müdürü Abdurrahman İNCEOĞLU Mali Hiz.Uzmanı Mustafa KARACA Şef Adem ÖZMERT Mali Hiz.Uzmanı Oğuz CİNTEMİR İstatistikçi Mustafa SÖYLER Memur H.Hakan KORKMAZ Memur Vezne Hizmetleri Servisi Sadık ELMACI Memur Naim BALKIÇ Bilgisayar İşletmeni Kadir ATEŞ Memur Abdullah DURGUT Bilgisayar İşletmeni Yusuf ÇIRALIK Büro Destek Personeli 17

18 D.Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İş Akış Şeması ve Görev Tanımları Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman/Kayıt Daire Başkanlığı Evrak Kayıt Sorumlusu Gelen Evrak Gelen evraklar Evrak Kayıt Sorumlusu tarafından kayda alınmadan incelenmek üzere daire başkanına yönlendirilir. Gelen Evrak Kayıt (ebys) Daire Başkanı Daire Başkanlığı Evrak Kayıt Sorumlusu Birim Müdürü Birim Müdürlüğü Personeli Bütçe Performans Program Müdürlüğü Evrak incelenir ve birime havale edilir Gelen evrakların Daire Başkanlığı Evrak Kayıt Sorumlusu tarafından kayda alındıktan sonra zimmet ile dağıtımı yapılır - Performans programı hazırlıklarının koordinasyonunu sağlamak, - Bütçeyi hazırlamak, Ayrıntılı harcama veya finansman programını hazırlamak, - Bütçe işlemlerini yürütmek ve kayıtlarını tutmak, - Ödenek gönderme belgesi düzenlemek, - Tahakkuk ve gelir işlemlerini yürütmek, - Yatırım programı işlemlerini yürütmek, - Bütçe ile ilgili raporları hazırlamak, - Stratejik plan, Performans ve bütçe uygunluğunu izlemek. Evrak Zimmet (ebys) Birim Müdürü Birim Müdürlüğü Personeli Stratejik Yönetim ve Planlama Müdürlüğü Misyon Belirleme İşlemleri, - Kurumsal ve Bireysel hedefler oluşturma, - Veri-Analiz ve araştırma-geliştirme, - Performans ve kalite ölçütleri geliştirme, - Yönetim bilgi sistemi, iş ve işlemlerini yürütmek. Birim Müdürü Birim Müdürlüğü Personeli Muhasebe - Kesin Hesap ve Raporlama Müdürlüğü - Genel Bütçe kapsamındaki idarelerde muhasebe hizmetlerini yürütmek. - Bütçe kesin hesabını hazırlamak. - Mal yönetim dönemine ilişkin icmal cetvellerini hazırlamak. - Mali istatistikleri hazırlamak. Birim Müdürü Birim Müdürlüğü Personeli İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürlüğü - İç kontrol sisteminin kurulması, standartların uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak. - İdarenin görev alanına ilişkin konularda standartlar hazırlamak. - Ön mali kontrol görevini yürütmek. - Amaçlar ile sonuçlar arasındaki farklılığı giderici ve etkililiği artırıcı tedbirler önermek. 18

19 Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman/Kayıt. Daire Başkanı Daire Başkanlığı Evrak Kayıt Sorumlusu Üniversite içi ve dışı yazışma işlemleri yapılır Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Yazışma İşlemleri Daire Başkanı Daire Başkanlığı Evrak Kayıt Sorumlusu Yazı ve ekleri HAYIR Yazı ve Eklerinin doğru ve tam olup olmadığı incelenir Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik EVET uygun mu? Daire Başkanı Daire Başkanlığı Evrak Kayıt Daire Başkanlığı Evrak Kayıt Evrak paraflanır ve imzalanır Evrak kayıt edilir ve dosyalanır Evrakın paraf ve ilgili imza işlemleri tamamlanır. Daire Başkanlığı Giden Evrak Kayıt Defteri ne kayıt edilir. Paraflı suretleri ilgili dosyasında muhafaza edilir Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Giden Evrak Kayıt Defteri Daire Başkanlığı Evrak Kayıt Evrakın dağıtımı yapılır ve işlem sonlandırılır. Kayıt edilen evrak ilgili birime veya kişiye Daire Başkanlığı Zimmet Defteri ile teslim edilir. Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Evrak Zimmet Defteri Hazırlayan Onaylayan Ertuğrul EĞRİ Strateji Geliştirme Daire Başkanı /01/2015 Prof.Dr. Kenan KARA Rektör Yardımcısı./01/

20 Bütçe ve Performans Program Müdürlüğü İş Akış Şeması Sorumlular İş Akışı Faaliyet Birim Müdürü Gelen Evrak Daire Başkanı tarafından havale edilen ve resmi yazışma yolu veya elektronik ortamdan gelen evraklar kayda alınır. Gelen evrakla ilgili hangi iş veya işlemin yapılacağına karar verilir. Birim Müdürü Evrak ile ilgili bir işlem yapılacak mı? Dosyaya kaldırılır Herhangi bir işlem yapılmayacağına karar verilen veya bilgi amaçlı gelen evraklar kayıt edilir ve ilgili dosyasına kaldırılır. Birim Personeli Evrak incelenir ve ilgili personele Birim Müdürü havale edilir. Bütçe Hazırlık işlemleri Orta Vadeli Program, Bütçe Çağrısı ve Bütçe Hazırlama Rehberi takip edilir. Bağlı birim ve okullarla koordinasyon sağlanarak Rehberde yer alan bilgilere göre (üç yıllık) Bütçe Kanunu Teklifi/Tasarısı oluşturulur Birim Müdürü Birim Personeli Yıllık Bütçe Kanunu ile tahsis edilen ödenekler çerçevesinde Ayrıntılı Harcama/Finansman Programı hazırlanır. Serbest bırakılan ödenekler mevzuata uygun bir şekilde kullandırılır. Birimlerin bütçe ödeneklerine ilişkin serbest ödenek revizyonu, aktarma veya ilave ödenek taleplerine dair iç ve dış yazışmalar yapılır. Bütçe ve Harcama İşlemleri Öz gelir ödenekleri kaynaklarından takip edilir. Günü gelen gelir ve alacakların Daire Başkanlığı hesapları ile ilgili bütçe tertiplerine aktarılması için gerekli iç ve dış yazışmalar yapılır. Birim Müdürü Birim Personeli Öz gelirlerin Tahakkuk/Tahsil Takip ve Kayıt İşleri Üniversitemiz yıllık yatırım Programının hazırlık süreci koordine edilir, gerçekleşme raporları ile brifing tabloları hazırlanır. Bütçe Performans Programlarının hazırlık ve değerlendirme süreçlerinin koordinasyon ve takipleri yapılır. Birim Müdürü Birim Personeli Yıllık Yatırım Programı, Bütçe Performans Programları Koordinasyon İşleri Birim Müdürü Birim Personeli 20

21 Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman/Kayıt Birim Müdürü Birim Sorumlusu Yazışma İşlemleri Üniversite içi ve dışı yazışma işlemleri yapılır. Resmi Yazışma Kuralları Yönetmeliği Birim Müdürü Birim Sorumlusu HAYIR EVET Yazı ve ekleri uygun mu? Yazı ve eklerinin doğru ve tam olup, olmadığı incelenir. Resmi Yazışma Kuralları Yönetmeliği Birim Müdürü Birim Sorumlusu Evrak paraflanır ve imzalanır. Evrakın paraf ve ilgili imza işlemleri tamamlanır. Resmi Yazışma Kuralları Yönetmeliği Birim Sorumlusu Evrak kayıt edilir ve dosyalanır. Şube Müdürlüğü Giden Evrak Kayıt Defteri ne kayıt edilir. Paraflı suretleri ilgili dosyasında muhafaza edilir. Resmi Yazışma Kuralları Yönetmeliği Giden Evrak Kayıt Defteri Evrakın dağıtımı yapılır ve işlem sonlandırılır. Kayıt edilen evrak ilgili birime veya kişiye Daire Başkanlığı Zimmet Defteri ile teslim edilir. Resmi Yazışma Kuralları Yönetmeliği Evrak Zimmet Defteri Birim Sorumlusu Hazırlayan İbrahim GÜNEY Şube Müdürü Bütçe ve Performans Program Müdürü./01/2015 Onaylayan Ertuğrul EĞRİ Strateji Geliştirme Daire Başkanı /01/

22 İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürlüğüİş Akış Şeması Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman/Kayıt Şube Müdürü Gelen Evrak Daire Başkanı tarafından havale edilen resmi yazışmalar ile elektronik ortamdan gelen evraklar kayda alınır. Şube Müdürü Evrak ile ilgili bir Gelen evrakla ilgili hangi iş veya işlemin yapılacağına karar verilir. Birim Personeli İşlem yapılacak mı? Dosyaya kaldırılır Herhangi bir işlem yapılmayacağına karar verilen veya bilgi amaçlı gelen evraklar ilgili dosyasına kaldırılır. Şube Müdürü Evrak incelenir ve birimlere havale edilir. Evrakın ilgili Yasal Mevzuatlar, Yönergeler ve Talimatlar dikkate alınarak konusuna göre dağıtımı yapılır. Birim Dosya Dolabı Şube Müdürü Birim Personeli İç Kontrol Yapılması İç kontrol sistemi kurulur ve standartları oluştulur. Ön mali kontrole ilişkin standart ve yöntemler ile ön mali kontrole tabi karar ve işlemleri ile bunların kontrol usul ve esasları belirlenir. İç kontrol alanında birimler arasında koordinasyonu sağlar ve rehberlik hizmeti verir Sayılı Kanun ve ilgili Yönetmelikleri Şube Müdürü Birim Personeli Şube Müdürü Birim Personeli Ön mali kontrol işlemlerinin gerçekleştirilmesi Yazışma İşlemleri Amaçlar ile sonuçlar arasındaki farkı azaltmaya yönelik çalışmalar yapılması Harcamacı birimlerden gelen standart ve çalışma usulü ile belirlenen iç mali kontrole tabi mali karar ve işlemlerin kontrolünün yapılarak uygun görüş verilmesi. İdarenin hedef ve amaçlarına ulaşmada etkin bir kontrol mekanizması ile iç ve dış riskler değerlendirilir, bu riskleri önleyici, tespit edici ve düzeltici faaliyetler belirlenir, iç kontrol sistemi sürekli izlenir ve değerlendirilir Sayılı Kanun ve ilgili Yönetmelikleri 5018 Sayılı Kanun ve ilgili Yönetmelikleri Şube Müdürü Birim Personeli Şube Müdürü Birim Sorumlusu Şube Müdürü Birim Sorumlusu Evet Yazı ve ekleri Uygun mu? Evrak paraflanır ve imzalanır. Evrak kayıt edilir ve dosyalanır. Hayır Üniversite içi ve dışı yazışma işlemleri yapılır. Yazı ve eklerinin doğru ve tam olup, olmadığı incelenir. Evrakın paraf ve ilgili imza işlemleri tamamlanır. Resmi Yazışma Esas ve Usulleri Hk. Yönetmelik Resmi Yazışma Esas ve Usulleri Hk. Yönetmelik Resmi Yazışma Esas ve Usulleri Hk. Yönetmelik Birim Sorumlusu Evrak dağıtımı yapılır ve işlem sonlandırılır. Daire Başkanlığı Giden Evrak Kayıt Defteri ne kayıt edilir. Paraflı suretleri ilgili dosyasında muhafaza edilir. Giden Evrak Kayıt Defteri Resmi Yazışma Esas ve Usulleri Hk. Birim Sorumlusu Kayıt edilen evrak ilgili birime veya kişiye Daire Başkanlığı Zimmet Defteri ile teslim edilir. Yönetmelik Evrak Zimmet Defteri Hazırlayan Ali İRŞİ Şube Müdürü İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürü./01/2015 Onaylayan Strateji Geliştirme Daire Başkanı Ertuğrul EĞRİ Strateji Geliştirme Daire Başkanı./01/

23 Muhasebe-Kesin Hesap ve Raporlama Müdürlüğü Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman/Kayıt Birim Müdürü Gelen Evrak Daire Başkanı tarafından havale edilen ve resmi yazışmalar ile elektronik ortamdan gelen evraklar kayda alınır. Evrak Kayıt Defteri Birim Müdürü Evrak ile ilgili bir Gelen evrakla ilgili hangi iş veya işlemin yapılacağına karar verilir. Birim Personeli işlem yapılacak mı? Dosyaya kaldırılır Herhangi bir işlem yapılmayacağına karar verilen veya bilgi amaçlı gelen evraklar ilgili dosyasına kaldırılır. Birim Dosya Dolabı Birim Müdürü Evrak incelenir ve birimlere havale edilir. Evrakın ilgili Yasal Mevzuatlar, Yönergeler ve Talimatlar dikkate alınarak konusuna göre dağıtımı yapılır. Birim Müdürü Birim Personeli Muhasebe Hizmetlerini Yürütmek Gelirleri ve alacakları ilgili mevzuatına göre tahsil etmek, yersiz ve fala tahsil edilenleri ilgililerine iade etmek. Giderleri ve borçları hak sahiplerine ödemek. Para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetleri almak, saklamak ve ilgilerlerine vermek yada göndermek. Muhasebe hizmetlerine ilişkin defter,kayıt ve belgeleri usulüne uygun olarak tutmak, muhafaza etmek, denetime hazır bulundurmak Say.Kanun ve Yönetmelik, Tebliğ, Genelge ve B.U.T. Say2000i Muhasebe Modülü Birim Müdürü Birim Personeli Bütçe Kesin Hesabını Hazırlamak İlgili mevzuat uyarınca Üniversitemizin Kesin Hesabının hazırlanması Kamu İd. Kes. Hes.Düz. İlş. Usul ve Esas. Hk.Yönet. Birim Müdürü Birim Personeli Birim Müdürü Birim Personeli Yazışma İşlemleri Mali ve Ayni Yönetim Dönemine İlişkin İcmal Cetvelleri ve Mali İstatistikleri Hazırlamak. Üniversitemizin ilgili yıla ait tüm taşınır ve taşınmazlarının icmal cetvellerinin ilgili birimler tarafından hazırlanmasının sağlanarak konsolide edilmesi. Mali istatistiklerin hazırlanarak Maliye Bakanlığına gönderilmesi. Üniversite içi ve dışı yazışma işlemleri yapılır Say.Kanun ve Yönetmelik, Tebliğ, Genelge ve B.U.T. Resmi Yazışma Esas ve Usulleri Hk. Yönetmelik Birim Müdürü Birim Sorumlusu Birim Müdürü Birim Sorumlusu Evet Yazı ve ekleri uygun mu? Evrak paraflanır ve imzalanır. Hayır Yazı ve eklerinin doğru ve tam olup, olmadığı incelenir. Evrakın paraf ve ilgili imza işlemleri tamamlanır. Resmi Yazışma Esas ve Usulleri Hk. Yönetmelik Resmi Yazışma Esas ve Usulleri Hk. Yönetmelik Birim Sorumlusu Evrak kayıt edilir ve dosyalanır. Daire Başkanlığı Giden Evrak Kayıt Defteri ne kayıt edilir. Paraflı suretleri ilgili dosyasında muhafaza edilir. Giden Evrak Kayıt Defteri Birim Sorumlusu Evrakın dağıtımı yapılır ve işlem sonlandırılır. Kayıt edilen evrak ilgili birime veya kişiye Daire Başkanlığı Zimmet Defteri ile teslim edilir. Resmi Yazışma Esas ve Usulleri Hk. Yönetmelik Evrak Zimmet Def. Hazırlayan Onaylayan Seyit İbrahim YILMAZ Muhasebe-Kesin Hesap ve Raporlama Müdürü./01/2015 Ertuğrul EĞRİ Strateji Geliştirme Daire Başkanı./01/

24 Stratejik Yönetim ve Planlama Müdürlüğü Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman/Kayıt Daire Başkanı tarafından havale Gelen Evrak edilen ve resmi yazışma yolu ile Birim Müdürü elektronik ortamdan gelen evraklar kayda alınır. Birim Müdürü Evrakla ilgili işlem yapılacak mı? HAYIR Gelen evrak ile ilgili hangi iş ve işlemin yapılacağına karar verilir. EVET Dosyaya kaldırılır. Herhangi bir işlem yapılmayacağına karar verilen veya bilgi için gelen evrak kayıt edilir ve ilgili dosyasına kaldırılır. Evrak Dosya dolabı Birim Müdürü Birim Personeli Evrakın birim içinde yönlendirilmesi Müdür tarafından paraflanarak ilgili personele sevk edilir. Birim Müdürü Birim Personeli Stratejik Planlama ve Birim Faaliyet Raporu Hazırlama 5018 sayılı Kanunla ilgili Yönetmelikler gereği hazırlanacak olan Stratejik Plan çalışmalarında sekretarya görevi yapmak, Aynı Kanunla ilgili yönetmelikler doğrultusunda Birimin faaliyet raporunu hazırlamak ve yönetime sunmak, Kurum faaliyet raporunu hazırlık çalışmalarına katılmak 5018 Sayılı Kanunla ilgili yönetmelikler ve Ekleri Birim Müdürü Birim Personeli Performansı Ölçütleri, Kalite Ölçütleri Geliştirme Kalite Yönetim Sistemi Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili iş ve işlemlerin yürütülmesi, Bu doğrultuda Süreç Performansı ölçümleri yapılması, Kalite Yönetim Sistemi ile ilgili tüm faaliyetlerin takibinin yapılması, Kalite Yönetim Sistemi, Sistem Prosedürleri, Planlar ve Dokümanlar Birim Müdürü Birim Personeli Araştırma-Geliştirme Hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek, Yeni hizmet fırsatlarını belirlemek, Verimliliği önleyen tehditlere tedbir almakla ilgili öneride bulunmak, Kapasite artırımı çalışmaları yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve yararlanıcı memnuniyetini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak, İdarenin üstünlük ve zayıflıklarını tespit etmek, Görev alanları ile ilgili araştırma geliştirme yapmak, Birim Müdürü Birim Personeli Yönetim Bilgi Sistemi Yönetimin bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri ilgili birimlerle iş birliği içinde yerine getirmek, Yönetim bilgi sisteminin geliştirilmesi çalışmalarını yürütmek, Maliye Bakanlığı Faaliyet Raporları Yönetmeliği ve ekleri 24

25 Sorumlular İş Akışı Faaliyet Doküman/Kayıt Birim Müdürü Birim Personeli Yazışma İşlemleri Hayır Birim içi ve dışı yazışma işlemleri yapılır. Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Birim Müdürü Birim Personeli Birim Müdürü Birim Personeli Karar ve Ekleri Uygun mu? Evet Evrak paraflanır ve imzalanır. Yazı ve eklerin kontrolü yapılır. Yazışma İşlemleri tamamlanan evraklar paraflanır ve ilgili üst amirlere paraflatılır veya imzalatılır Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Birim Müdürü Daire Başkanlığı Evrak Kayıt Sorumlusu Evrak kayıt edilir ve dosyalanır. Paraf ve imza işlemleri tamamlanan evrak kayıt edilir ve paraflı nüshası ilgili dosyasına kaldırılır. Giden Evrak Kayıt Defteri Birim Müdürü İlgili birim sorumlu personeli Evrakın dağıtımı yapılır ve işlem sonlandırılır. Kayıt edilen evrak ilgili birime/kişiye zimmet ile teslim edilir. Resmi Yazışma Kurallarını Belirleyen Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Evrak Zimmet Def. Hazırlayan Havva ERDOĞAN Mali Hizmetler Uzmanı Stratejik Yönetim ve Planlama Müdürü /01/2015 Onaylayan Ertuğrul EĞRİ Strateji Geliştirme Daire Başkanı./01/

26 Bütçe ve Performans Program Müdürlüğü Görev Tanımı Dairesi Şubesi İş Tanımı Yasal Dayanağı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Bütçe ve Performans Program Müdürlüğü Bütçe ve Performans Programı Sayılı Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu -Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik -Bütçe Hazırlama Rehberi, Orta Vadeli Plan ve Orta Vadeli Mali Plan Sorumlulukları 01 Performans program hazırlıklarının koordinasyonunu sağlamak, 02 Bütçe; İdare hizmetlerinin istenilen düzeyde ve kalitede sunulabilmesi için bütçe ile program ve proje bazında kaynak tahsislerini; stratejik plana, stratejik planda yer alan misyon, vizyon, stratejik amaç ve hedeflerle uyumlu ve yıllık amaç ve hedefler ile performans göstergelerine dayanarak hazırlamak, 03 Ayrıntılı harcama/finansman programını hazırlamak, 04 Bütçe işlemlerini gerçekleştirmek, kayıtlarını tutmak ve raporlarını hazırlamak, 05 Bütçe uygulama sonuçlarını raporlamak; sorunları önleyici ve etkinliği artırıcı tedbirler üretmek, 06 İdare faaliyetlerinin stratejik plan, performans programı ve bütçeye uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek, 07 Tüm harcama birimleri ile Bütçe Hazırlama, Harcama ve Ödenek Kontrolü konularında koordinasyon sağlamak, 08 Bütçe ödeneklerinde; ödeneklerin dengeli ve verimli bir şekilde kullanılması için gerekli tedbirleri almak ve yönlendirmeler yapmak, ödenek aktarmaları ve yedek ödenek taleplerini sonuçlandırmak, ödenek üstü harcamalara engel olmak, 09 Resmi yazışma yoluyla gerçekleştirilen her türlü bütçe ödenekleri revize işlem kayıtlarını e-bütçe programına işlemek, dosya dolabındaki ilgili klasörlerde muhafaza etmek. 10 Ödenek gönderme belgesi düzenlemek, 11 B cetveline göre gerçekleşen gelirlerin tahakkuku, bütçeleştirilmesi ile gelir ve alacakların takip işlemlerini yürütmek, 12 Yatırım programı hazırlıklarının koordinasyonunu sağlamak, uygulama sonuçlarını izlemek ve yıllık yatırım değerlendirme raporunu hazırlamak, 26

27 Dairesi Şubesi İş Tanımı Yasal Dayanağı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Bütçe ve Performans Program Müdürlüğü Bütçe Hazırlık Çalışmaları Sayılı Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu -Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik -Bütçe Hazırlama Rehberi -Yatırımları Hazırlama Rehberi Sorumlulukları 01 Bütçeyi performans programına uygun olarak hazırlar. 02 Bütçe Hazırlık çalışmalarına yönelik olarak Orta Vadeli Program, Bütçe Çağrısı ve Bütçe Hazırlama Rehberi ile Resmi Gazete den ayrıca, Maliye Bakanlığı nın İnternet sitelerinden takip edilir. İlgili birimlerle irtibatlı olarak öz gelir ve hazine yardımı ödeneklerinin üç yıllık tahmini tutarları 03 belirlenir ve bilgisayar programındaki (e-bütçe) ilgili formlara işlenerek B-Cetveli (Gelir Tahminleri) oluşturulur. Bütçe Kanun Teklifi nin oluşturulması için, Bütçe Hazırlama Rehberinde yer alan ilke ve oranlar çerçevesinde bir önceki yılın Kesin Hesap harcama tutarları, bu yılın altı aylık harcama tutarları, 04 yılsonu tahmini harcamaları ve gelecek üç yılın tahmini harcamaları dikkate alınarak, Rektörlüğe Bağlı Birimler ile Fakülte, Enstitü ve Yüksekokulların Personel, Diğer Cari, Transfer ve Sermaye (Yatırım) Giderleri için gerekli ödenek ihtiyaçları belirlenir. 05 e-bütçe Programı (İnternet) üzerinden hazırlanan Bütçe Kanun Teklifi Dosya Klasörü ile birlikte Maliye Bakanlığı nda (Ön) Bütçe Görüşmelerine Gidilerek, Bütçe Fişleri üzerinde gösterilen öz gelir tahminleri, tahmini harcama tutarları ve ihtiyaç duyulan ödenek miktarları, ilgili Bütçe Uzmanına karşı savunulur. 06 Maliye Bakanlığınca teklif rakamları üzerinde revizyon yapılarak son hale getirilen Bütçe Kanunu Tasarısı, 6 nüsha hazırlanıp Rektör ve Milli Eğitim Bakanının imzasına sunulur Bütçe Kanunu Tasarısı kitapçık haline getirilerek, TBMM Plan ve Bütçe Komisyonu için 50 adet, Maliye Bakanlığı için 3 adet, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı için 2 adet, Rektörlük birimleri ile bağlı okullar için yeteri kadar basılır ve ilgili yerlere dağıtımı yapılır. Plan ve Bütçe Komisyonu nda son şekli verilen Bütçe Kanun Tasarısı TBMM Genel Kurulu nda görüşülüp oylanması takip edilir. (Kabul edildiği takdirde Cumhurbaşkanı nın onayına sunulur. Eğer yılsonuna kadar kabul edilmezse, yeni yılda kabul edilene kadar Geçici Bütçe uygulamasına başlanır). 09 Cumhurbaşkanı tarafından onaylanan Tasarı, Resmi Gazete de yayımlanmasını müteakip Kanun haline gelir ve ilgili yılı içinde uygulanır. 27

28 Dairesi Şubesi İş Tanımı Yasal Dayanağı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Bütçe ve Performans Program Müdürlüğü Ayrıntılı Harcama/Finansman Programı Hazırlık ve Onay İşlemleri Sayılı Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu -Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik -Ayrıntılı Finans Programı hazırlama için yayımlanan Cari Yıl Merkezi Yönetim Bütçe Uygulama Tebliği. Sorumlulukları Maliye Bakanlığı nın Ayrıntılı Harcama/Finansman Programının Hazırlık ve Onay İşlemlerine dair talimat ve 01 tebliğlerine uygun olarak, Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu ile tahsis edilen yıllık bütçe ödeneklerinin nakit planlaması yapılır, gelir ve gider kalemlerine göre aylar itibariyle dağıtılıp Maliye Bakanlığı vizesine sunulur. 02 Maliye Bakanlığı nca vize veya revize edilen ödenekler son şekliyle e-bütçe programına kayıt edilir Ayrıntılı Finansman Programı vize edilip uygulamaya girene kadar, harcamalar Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan Merkezi Yönetim Bütçe Uygulama Genelgesi çerçevesinde kullandırılır. Genelge hemen harcamacı birimlere iletilir. Ayrıntılı Finansman Programının onaylanmasından önce kullanılan tutarlar, onaydan sonra ilgili harcama kalemlerinden mahsup edilir ve kalan miktarlar kendi döneminde kullandırılır. Maliye Bakanlığının Talimatları çerçevesinde aylık veya üçer aylık dönemler itibariyle serbest bırakılan ödenekler için, e-bütçe programı kullanılarak Ödenek Gönderme Belgeleri düzenlenir. Bu tutarlar harcama kalemleri bazında tek tek veya konsolide olarak (say2000i programı üzerinden) Muhasebat Genel Müdürlüğü nün onayına sunulur. Onay verilen tutarlar harcama birimlerine e-bütçe programı üzerinden Muhasebe İşlem Fişi/ Ödeme Emri Belgesi düzenleyerek kullandırılır. Serbest ödenekler, ilgili dönemlerinden önce kullandırılamaz. Ayrıntılı Harcama/Finansman Programında yer alan ve Hazine Yardımı ile tahsis edilen ödeneklerin revize işlemleri için; Serbest ödeneği yetersiz olan birimler ödenek ekleme, düşme, revize v.b. konularda gerekçeli bir yazıyla taleplerini Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı na iletirler. Buna istinaden, Ayrıntılı Harcama/Finansman Programının ilgili tertiplerini kapsayan bir Ödenek Revizyon Tablosu düzenlenir ve Rektörlük üst yazısıyla Maliye Bakanlığı na gönderilir. Bakanlıkça uygun görülen talepler, icmal bazda düzenlenen revizyon onay tablosu ile kurumumuza bildirilir. Yapılan değişiklikler e-bütçe programına harcama kalemi bazında işlenir. Ayrıntılı Harcama/Finansman Programında yer alan Öz gelirlerin revize işlemleri için; Öz gelir ödenekleri gelir ve gider türlerine göre ayrılır, yıllık tahmini tutarların toplamının üzerinde bir gerçekleşme varsa bu tutarlar Net Finansman Fazlası olarak birimlerin gerekçeli taleplerine göre ihtiyaç duyulan tertiplere ilave edilebilir. Ayrıntılı Harcama/Finansman Programındaki tüm revize işlemleri; ödenek değişikliği yapılan tertipler itibariyle e-bütçe sistemine kayıt edilir. Harcama birimlerinin talebi üzerine Daire Başkanlığımız veya Maliye Bakanlığınca yapılan değişiklikler ilgili harcama birimlerine e-posta, telefon veya yazı ile gecikmeksizin haber verilir. Birimlerin değişiklik yapılan tutarların üzerinde bir harcama yapmaması için ebütçe sistemi üzerinden gerekli takip ve kontroller yapılır. 28

29 Dairesi Şubesi İş Tanımı Yasal Dayanağı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Bütçe ve Performans Program Müdürlüğü Performans Programı Sayılı Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu -Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik -Performans Programları Hakkında Yönetmelik Sorumlulukları Performans Programı Ön Hazırlık İşlemleri için; Maliye Bakanlığı nca yayınlanan Performansa Dayalı Bütçeleme Rehberi ne göre birimlerin yıl içinde yapacakları çalışmalar koordine edilir. Birimlerin performans programı ölçüm kriterlerinde, stratejik plan ve hedeflerinin gerçekleşme aşama ve oranları esas alınır Birimin stratejik plan ve hedefleri, o birimin üst amirinin denetim, gözetim ve onayı ile belirlenmelidir. Stratejik plan ve hedeflerin hükümetin yıllık, orta ve uzun vadeli plan ve hedefleri ile uyumlu olup olmadığı kontrol edilir. Her birim, Maliye Bakanlığı nın rehberi çerçevesinde kendi performans ölçüm kriterlerini oluşturur. Bu kriterlere göre yapılan ölçümler, yıllık faaliyet raporlarına yansıtılır. Stratejik plan ve hedeflerin gerçekleşme oranları ile hedeflerden sapma gerekçelerinin faaliyet raporlarında yer almaları sağlanır. Birimler, hazırlamaları gereken rapor ve çalışmalar konusunda, en uygun iletişim araçlarıyla (telefon, faks, e-posta, resmi yazı v.b.) uyarılıp çalışmaları koordine edilir. Her birimin ayrı ayrı oluşturduğu çalışmalar, birleştirilir ve konsolide edilir. Eksik veya hatalı olanlar ilgili birimlere iade edilerek düzeltilmesi sağlanır. Birimlerden elde edilen belge ve dokümanlar konsolide edilerek, Üniversitemiz Yıllık Genel Faaliyet Raporu oluşturulur. 07 Daire Başkanlığının satın alma ve taşınır kayıt işlemlerinin yapılması, 08 Durum ve Beklentiler Raporunun hazırlanması, 09 Daire Başkanının vereceği görevleri yapmak. 29

30 Dairesi Şubesi İş Tanımı Yasal Dayanağı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Bütçe ve Performans Program Müdürlüğü Yatırım Programı Hazırlık İş ve İşlemleri Sayılı Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu -Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik -Yatırımları Hazırlama Rehberi. Sorumlulukları Yatırım Programı Ön Hazırlık İşlemleri için; Orta Vadeli Mali Planın Resmi Gazete de yayımlanması takip edilir. (Kalkınma Bakanlığı tarafından hazırlanıp Bakanlar Kurulunca Mayıs ayı sonuna kadar Resmi Gazete de yayınlanması gereken Orta Vadeli program ile 01 Maliye Bakanlığının hazırlayıp Yüksek Planlama Kurulu tarafından 15 Hazirana kadar karara bağlanan. Orta Vadeli Mali Plan, kurumumuzun gelecek yıllara ait ödenek tavanlarının belirlendiği bir belge olması nedeniyle önemlidir). Maliye Bakanlığınca hazırlanan Bütçe Çağrısı ve Bütçe Hazırlama Rehberi nin Haziran ayı 02 sonuna kadar Resmi Gazete de yayınlanması takip edilir. Bütçe Hazırlama Rehberinde yatırım harcamalarına ilişkin düzenlemelere riayet edilir. Kalkınma Bakanlığı tarafından hazırlanan Yatırım Genelgesi ve Yatırım Programı Hazırlama 03 Rehberinin Haziran ayı sonuna kadar Resmi Gazetede yayınlanması takip edilir. İlgili dokümanların yayınlanmasından itibaren bütçe ve yatırım programı hazırlık çalışmaları 04 başlatılır. Üniversitemiz Yatırım Programı Hazırlık İşlemleri koordine edilir. Üniversitemiz Yatırım Programının hazırlık sürecinde yer alan tüm birimler bu amaçla yayınlanan dokümanlardan derhal haberdar edilir. Orta Vadeli Mali Planda yer alan Üniversitemize ait yatırım ödenekleri tavan rakamları belirlenerek, ilgili birimlerin yıllık yatırım ödenekleri teklif tavanı toplamını aşmayacak şekilde dağıtım yapması sağlanır. 05 Tavan ödeneklerin dağıtımı için ihtiyaç duyulan bilgi ve belgeler konusunda, ilgili birimlere her türlü destek sağlanır. Buna bağlı olarak, kurum öz gelirlerinden yatırımlar için ayrılacak toplam pay hesaplanarak ayrıca bildirilir. Hazine yardımı ve öz gelirlerden oluşan tavan ödeneklerin ilgili birimlere hangi oran ve miktarlarda dağıtılacağı konusunda üst yönetim kararlarına yardımcı olunur. Üst yönetim tarafından takdir edilen tutarlar, ilgili birimlerce proje bazında ödenek dağılımı yapılarak detaylandırılır. Yatırım Programı Hazırlık İşlemlerinin Sonuçlandırılması için; İlgili birimlerce dağıtımı yapılan yatırım ödenekleri, Yatırım Programı Hazırlama Rehberinde istenen detaylı ve icmal tablolara işlenerek Kalkınma Bakanlığı nin onayına 06 sunulur. Üniversitemizin Merkezi Bütçe Teklifi ile uyum sağlamak üzere, ilgili bütçe harcama kalemleriyle ilişkilendirilir. Yıl sonunda genel Yatırım Programı Değerlendirme Raporu hazırlanarak YÖK e gönderilir. Yatırım değerlendirme raporunun hazırlanması: Yatırım projelerini uygulayan harcama birimlerinden, yıllık yatırım değerlendirme raporunun hazırlanmasına dayanak teşkil eden bilgi ve belgeler istenilir. Gelen belgelere dayanılarak Yatırım projelerinin gerçekleşme ve 07 uygulama sonuçlarına ilişkin yıllık yatırım değerlendirme raporu, hazırlanarak izleyen yılın Mart ayı sonuna kadar Sayıştay a, Maliye Bakanlığına ve Kalkınma Bakanlığına gönderilir. Ayrıca YÖK e bilgi verilir. Bu Konularda Yapı İşleri Teknik Daire Başkanlığı ve İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı ile 08 koordineli çalışılır. 09 Yıllık Yatırım Programının Resmi Gazete de yayınlanması takip edilir. 30

31 Hazırlayan İbrahim GÜNEY Şube Müdürü Bütçe ve Performans Program Müdürü /01/2015 Onaylayan Ertuğrul EĞRİ Strateji Geliştirme Daire Başkanı /01/2015 İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürlüğü Görev Tanımı Dairesi Şubesi İş Tanımı Yasal Dayanağı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürlüğü İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Sayılı Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu -Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik -Ön Mali Kontrol Yönergesi -İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik A B 01 İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak, çalışma sonuçlarını üst yöneticiye sunmak, İdarenin görev alanına ilişkin konularda standartlar hazırlamak, Üniversitemiz devlet teşkilatı veri tabanının başbakanlık genelgesine göre oluşturulması ve takip edilmesi, 02 C Mali konularla ilgili mevzuatın uygulanması konusunda harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak, Mali Konularda üst yönetici tarafından verilen diğer görevleri yapmak Ön malî kontrol görevini yürütmek, İdarenin ön mali kontrole tabi; gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin tüm malî karar ve işlemlerinin; idarenin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, harcama programı, finansman programı, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer malî mevzuat hükümlerine uygunluğu ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması yönlerinden kontrolünü yapmak, Ön mali kontrolde; süreç kontrolünü sağlamak amacıyla mali işlemlerin süreç akış şeması hazırlamak ve üst yöneticinin onayı ile yürürlüğe koymak, Yapılacak kontroller sonucunda mali karar ve işlemlerin uygun görülmesi halinde, yazılı görüş verilmesi zorunlu olmayan (Maliye Bakanlığı tarafından tarih ve 26040, 3 üncü Mükerrer 31

32 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların dördüncü bölümünde belirtilen Malî Hizmetler Biriminin Ön Malî Kontrolüne Tâbi Malî Karar ve İşlemler dışında kalan) hallerde dayanak belge üzerine Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür şerhini düşmek, 04 Ön malî kontrolün sonucu ilgili harcama birimine yazılı görüş vermek, Ön malî kontrol sonucunda düzenlenen yazılı görüşü, ilgili malî işleme ilişkin dosyada muhafaza 05 etmek ve bir örneğini de ödeme emri belgesine eklemek, (zorunludur) Ön malî kontrol sonucunda uygun görüş verilmediği durumlarda harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen işlemlerin kayıtlarını tutmak (Harcama Yetkililerince harcamadan vazgeçildiğinde 06 kayıtları tutulmaz) ve aylık dönemler itibarıyla üst yöneticiye bildirmek, söz konusu kayıtları iç ve dış denetim sırasında denetçilere de sunmak, Maliye Bakanlığınca belirlenen malî karar ve işlemlerin dışında kalan malî karar ve işlemlerin de aynı usul ve esaslar çerçevesinde kontrol ettirilmesine yönelik; ön mali kontrole ilişkin standart ve 07 yöntemler belirlemek, düzenlemeler yapmak, ön malî kontrole tabi tutulacak malî karar ve işlemleri riskli alanlar dikkate alınarak tür, tutar ve konu itibarıyla belirleyerek, bunların kontrol usul ve esaslarını belirlemek, Ön malî kontrole ilişkin olarak yapılan düzenlemeleri üst yöneticinin onayıyla yürürlüğe koymak ve 08 onayını izleyen on iş günü içinde Maliye Bakanlığına bildirmek, 09 İç ve dış denetim sırasında denetçilere bilgi, belge ve kolaylıklar sağlamak, Strateji Geliştirme Daire Başkanının harcama yetkilisi olduğu durumlarda ön mali kontrol görevini 10 yürütmek, Gelirlerinin azalmasına ve giderlerinin artmasına neden olacak ve yükümlülük getirecek kanun 11 tasarılarının mali yükünü hesaplamak, Harcama birimleri ödeneklerinden ihale kanunlarına tabi olsun veya olmasın, harcamayı gerektirecek taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarından tutarı mal ve hizmet alımları için TL sını, yapım 12 işleri için TL sını aşanların (2942 sayılı Kamulaştırma Kanunu kapsamında yapılan harcamalar hariç) kontrolünü yapmak, 190 sayılı Genel kadro ve Usulü Hakkında Kanun Hükmünde Kararname kapsamındaki tabi idarelere ait kadro dağılım cetvelleri, anılan Kanun Hükmünde Kararname ve Kadro İhdas, Serbest Bırakma ve 13 Kadro Değişikliği ile Kadroların Kullanım Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümleri çerçevesinde, Maliye Bakanlığı ve Devlet Personel Başkanlığı ile uygunluk sağladıktan sonra kontrol etmek, 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 52 inci maddesine dayanılarak Bakanlar Kurulu Kararı uyarınca zam ve tazminat ödemesi yapılacak personelin kadro veya görev unvanları sınıfları, 14 dereceleri, sayıları ve hizmet yerleri ile bunlara uygun olarak ödenecek zam ve tazminatın miktarlarını gösteren ve serbest kadro üzerinden hazırlanan cetvel ile bunların birimler itibariyle dağılımını 32

33 gösteren listelerin kontrolünü yapmak, 15 D Maliye Bakanlığı tarafından yıllık olarak: idaremiz vize edilen cetvellere ve tip sözleşmeye uygun olarak çalıştırılacak personelle yapılacak sözleşmeler ile ilgili mevzuatı gereğince Maliye Bakanlığı vizesi alınmaksızın çalıştırılabilecek sözleşmeli personelle yapılacak sözleşmelerin kontrolünü yapmak, Amaçlar ile sonuçlar arasındaki farklılığı giderici ve etkililiği artırıcı tedbirler önermek, Hazırlayan Onaylayan Ali İRŞİ Şube Müdürü İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürü /01/2015 Ertuğrul EĞRİ Strateji Geliştirme Daire Başkanı./01/2015 Muhasebe - Kesin Hesap ve Raporlama Müdürlüğü Görev Tanımı Dairesi Şubesi İş Tanımı Yasal Dayanağı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Muhasebe Kesin Hesap ve Raporlama Müdürlüğü Muhasebe-Kesin Hesap ve Raporlama Sayılı Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu - Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği - Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik - Muhasebe Yetkililerinin Eğitimi, Sertifika Verilmesi ile Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik - Taşınır Mal Yönetmeliği - Kamu İdarelerinin Kesin Hesaplarının Düzenlenmesine İlişkin Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik A 01 Muhasebe hizmetlerini Yürütmek, tarihli ve 4059 sayılı Kanun hükümleri saklı kalmak kaydıyla, muhasebe hizmetleri, Kanun ve ilgili mevzuat çerçevesinde, üst yönetici tarafından atanan muhasebe yetkilileri tarafından yerine getirilir. a) Muhasebe yetkilileri, kanunlarla kendilerine verilen görev ve yetkilerinden bir kısmını Bakanlıkça belirlenen usul ve esaslara göre yardımcılarına devredebilirler. b) Muhasebe yetkilileri hakkındaki sorumluluk, devredilen işlerle ilgili olarak görev ve yetki devri yapılanlar hakkında da uygulanır. 33

34 c) Muhasebe yetkilileri devrettikleri görev ve sorumlulukların, yardımcılar tarafından usulüne uygun olarak yerine getirilip getirilmediğini gözetmekle yükümlüdür. d) Devredilen görev ve yetki sınırları içerisinde olmakla birlikte, yardımcılar tarafından tereddüde düşülen konulardaki işlemler, uygun bulunması halinde muhasebe yetkilileri tarafından sonuçlandırılır. e) Muhasebe yetkilileri, muhasebe birimlerine teslim edilen para ve parayla ifade edilen değerlerin ilgili mevzuatında öngörüldüğü şekilde alınmasını, vezne ve ambarlarında muhafaza edilmesini ve gerekli güvenlik tedbirlerinin alınmasını sağlamak zorundadırlar. f) Muhasebe yetkilileri, ilgili mevzuatında öngörülen süreler içinde ve belirsiz günlerde vezne ve ambarlarını kontrol ederek kayıp ve noksanlık olmaması için gerekli önlemleri almakla yükümlüdürler. Bu görevin gereği gibi yerine getirilmemesi nedeniyle meydana gelecek kayıp ve noksanlıklardan genel hükümlere göre sorumludurlar. g) Yangın, sel, deprem, yer kayması, çığ düşmesi gibi afet halleri ile savaş veya askeri ve idari sebeplerle tahliye ya da hırsızlık gibi nedenlerle vezne ve ambarlarda kayıp veya noksanlık meydana gelmesi halinde, muhasebe yetkililerince durum derhal en yakın amire yazılı olarak bildirilir. h) Ayrıca, olaya ilişkin delillerin kaybolmaması için gerekli tedbirleri alır. Sorumluluğun ibrası için, olayın öğrenildiği günden itibaren en geç 15 gün içinde, idareye başvurur. Bu durumda muhasebe yetkilisinin sorumluluğu, üst yöneticinin görüşleri alınarak Sayıştay tarafından hükme bağlanır. i) Bir ekonomik değerin yaratılması, başka bir şekle dönüştürülmesi, mübadeleye konu edilmesi, el değiştirmesi veya yok olması mali işlem olarak kabul edilir ve bütün mali işlemler muhasebe yetkililerince muhasebeleştirilir. j) Her muhasebe kaydının bir belgeye dayandırılması zorunludur. Muhasebeleştirme işlemleri idarelerin tabi olduğu muhasebe yönetmeliklerinde belirtilen muhasebeleştirme belgeleri ile yapılır. k) Muhasebeleştirme işlemi, mali işlemin tamamlanmasını takiben geciktirilmeden en geç izleyen iş gününde yapılır. Ancak, mali yılın bitimine kadar mal alınmış, hizmet veya iş yapılmış olmasına rağmen mahsup belgeleri mali yılın bitimine kadar muhasebe birimine verilememiş ön ödemelere ilişkin mali işlemler ile bütçe gelir ve giderini ilgilendirmeyen diğer mali işlemler, ilgili mevzuat hükümleri dikkate alınarak mahsup dönemi sonuna kadar muhasebeleştirilebilir. Hesap ve kayıt düzeninde saydamlık, hesap verilebilirlik ve tekdüzenin sağlanması, işlemlerinin kayıt dışında kalmasının önlenmesi, faaliyetlerinin ve işlemlerinin gerçek mahiyetlerine uygun olarak, sağlıklı ve güvenilir bir biçimde muhasebeleştirilmesi, malî tablolarının zamanında, doğru, muhasebenin temel kavramları ve genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri çerçevesinde Genel Yönetim 02 Muhasebe Yönetmeliğinde ve Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinde belirtilen standartlara uygun, yönetimin ve ilgili diğer kişilerin bilgi ihtiyaçlarını karşılayacak ve kesin hesabın çıkarılmasına temel olacak; karar, kontrol ve hesap verme süreçlerinin etkili çalışmasını sağlayacak şekilde hazırlanmasına ve yayımlanmasına ilişkin usul ve esaslara riayet etmek, 03 Gerçekleşen işlemleri muhasebeleştirme belgeleriyle kaydetmek, belge olmadan kayıt yapmamak, Muhasebe birimlerine, atanan veya görevlendirilen muhasebe yetkililerini, görev alanlarını ve bunlara 04 ilişkin değişiklikleri, göreve başlama veya değişiklik tarihinden itibaren en geç beş iş günü içinde Sayıştay a ve Maliye Bakanlığına bildirmek, Ödeme emri belgesi ve ekleri üzerinde; a) Yetkililerin imzasını, b) Ödemenin çeşidine göre Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği nde ve özel mevzuatında öngörülen belgelerin tamam olmasını, 05 c) Maddi hata bulunup bulunmadığını, d) Hak sahibinin kimliğine ilişkin bilgilerini, kontrol etmek, Yukarıda sayılan konulara ilişkin hata veya eksiklik bulunması halinde ödeme yapmamak, 34

35 Ödeme emirlerini, muhasebe birimine geliş tarihinden itibaren, en geç dört iş günü içinde incelemek, uygun bulunanları muhasebeleştirilerek tutarları hak sahiplerinin banka hesabına aktarmak, Eksik veya hatalı olan ödeme emri belgesi ve eki belgeleri, düzeltilmek veya tamamlanmak üzere en geç, hata veya eksikliğin tespit edildiği günü izleyen iş günü içinde gerekçeleriyle birlikte harcama yetkilisine yazılı olarak göndermek, Hata veya eksiklikleri tamamlanarak tekrar muhasebe birimine verilenleri, en geç iki iş günü sonuna kadar inceleyerek muhasebeleştirme ve ödeme işlemi gerçekleştirmek, Kamu idarelerinin nakit mevcudunun tüm ödemeleri karşılayamaması halinde giderleri, muhasebe kayıtlarına alınma sırasına göre ödemek, Ancak, bu ödemelerin yapılması sırasında sırasıyla; a) Kanunları gereğince diğer kamu idarelerine ödenmesi gereken vergi, resim, harç, prim, fon kesintisi, pay ve benzeri tutarlara, b) Tarifeye bağlı ödemelere, c) İlama bağlı borçlara, d) Ödenmemesi halinde gecikme zammı ve faiz doğuracak ödemelere, e) Ödenmesi talep edilen emanet hesaplarındaki tutarlara, öncelik vermek, Nakit mevcudunun yeterli olması durumunda ödemeleri, ödeme emri belgelerinin muhasebe biriminin kayıtlarına giriş sırasına göre yapmak, Ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde yapılan kontroller sonucunda noksanlığı tespit edilerek tamamlanmak üzere ilgili birimine iade edilen ödeme emri belgeleri tamamlanarak kayıtlara girdikten sonra, bu tutarı, yeni giriş sırasına göre ödemek, Birimlerce ilgili kanunlarına göre tarh ve tahakkuk ettirilerek tahsil edilebilir hale gelmiş gelir ve alacakları yükümlüleri ve sorumluları adına ilgili hesaplara kaydederek tahsil etmek, Tahsili idaremize ait alacaklardan borçlusu başka bir yerde olduğu anlaşılanların tahsilini, borçlunun bulunduğu yerdeki aynı kamu idaresinin muhasebe biriminden istemek, Özel mevzuatında hüküm bulunması halinde, alacakların diğer kamu idaresinin muhasebe birimlerince tahsilini istemek, Diğer muhasebe birimlerince tahsili istenen alacak tutarını da kayıtlara alarak izlemek, Bu alacaklardan nakden ya da mahsuben yapılan tahsilatı, alacağın kayıtlı bulunduğu muhasebe birimine nakden veya hesaben ödemek, Kendisinden izlenmesi istenilen bir alacağın tahsilinde ihmali görülen muhasebe yetkililerini, ihmali görülen muhasebe yetkilisinin bağlı olduğu kamu idaresi üst yöneticisine bildirmek, Defter ve belgelerin düzenlenmesinde ve bunların Sayıştaya ve ilgili kamu idarelerine gönderilmesinde, muhasebe yönetmeliklerinde yer alan usul ve esaslar ile Sayıştay tarafından belirlenen usul ve esaslara uymak, Yerlerine atanan veya görevlendirilen asil veya vekil muhasebe yetkilisi göreve başlamadan ve hesabını bunlara devretmeden görevinden ayrılmamak, a) Görev alanları içerisinde yapacakları kontrol ve incelemeler için, işlemlerden doğacak sorumluluk kendilerine ait olmak üzere en çok bir gün süre ile yerlerine vekil tayin edilmeden görevlerinden ayrılabilirler. b) Mali yıl sona ermeden herhangi bir nedenle görevinden ayrılan muhasebe yetkilisi 16 hesabını, yerine gelen muhasebe yetkilisine devreder. Muhasebe yetkililerinin hesaplarını görevi devralanlara devir süresi yedi gündür. c) Hastalık, ölüm, tutukluluk ve benzeri haller ile kendinden sonraki muhasebe yetkilisine hesabını devretmekten kaçınma durumunda muhasebe yetkilisinin hesabı; yerine görevlendirilen asil ya da vekil muhasebe yetkilisine, devir alacak yeni muhasebe yetkilisinin başkanlığında en az üç kişiden oluşan bir devir kurulu aracılığı ile devredilir. d) Devir kurulunun oluşturulması ve devir işlemlerine ilişkin diğer hususlarda, kamu idarelerinin tabi oldukları muhasebe yönetmeliklerindeki usul ve esaslara uyulur. Gelirleri ve alacakları ilgili mevzuatına göre tahsil etmek, yersiz ve fazla tahsil edilenleri 17 ilgililerine iade etmek. 18 Giderleri ve borçları hak sahiplerine ödemek, 35

36 19 20 Para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetleri almak, saklamak ve ilgililere vermek veya göndermek, Veznedar, ambar memuru, gişe memuru gibi nakde ve ayniyata el süren memurların kasa ve ambar mevcutlarını Kefalet Kanunu hükümleri dairesinde denetlemek, Vezne ve ambarların kontrolünü ilgili mevzuatında öngörülen sürelerde yapmak, a) Kasa defteri günü gününe işlenir. Her günün sonunda kasa defterinin açıklama bölümüne borç ve alacak sayfaları toplamı ile ikisi arasındaki farkı yazılır. Kasa mevcudu veznedar tarafından sayılır ve muhasebe yetkilisince kontrol edilir. Kasa mevcudunun defter ve kayıtlara uygunluğu görüldükten sonra kasa defterinin açıklama bölümü sorumlu veznedar ve muhasebe yetkilisi tarafından imzalanır. b) Kasanın günlük kontrolü dışında, vezne ve ambarlarda bulunan para ve değerler; ayda iki defadan az olmamak üzere on beş günde en az bir kez, belirsiz günlerde kontrol edilir. Bu kontroller, kasa mevcudu sayılmak; kasaca yapılan tahsilât ve ödemeler karşılığında düzenlenen belgeler ile kasa defteri ve diğer değerlere ilişkin defter kayıtları 21 karşılaştırılmak ve toplamlarına bakılmak suretiyle yapılır. c) Kasada bulundurulacak azami para miktarı, üst yönetici tarafından belirlenerek duyurulur. Kasa mevcudunun belirlenen tutarı aşması halinde aşan kısım bankaya yatırılır d) Kasa limitini aşan tutarın çeşitli nedenlerle aynı gün bankaya yatırılamaması veya banka gişelerinin kapanmasından sonra yapılan tahsilât dolayısıyla kasada bulunan para miktarının belirlenen kasa limitini aşması halinde; kasa fazlası para ertesi gün bankaya yatırılmak üzere, muhasebe yetkilisi ve kasa defterini tutmakla sorumlu veznedar tarafından müşterek muhafaza altına alınır. e) Müşterek muhafaza altına alınan kasa, ertesi gün muhasebe yetkilisi ve veznedar tarafından birlikte kontrol edilerek açılır ve kasa mevcudu sayılır. f) Kasanın hangi saatte açılacağı ve kapanacağı hususu idari düzenleme ile belirlenir. Muhasebe yetkilisi mutemetlerinin hesap, belge ve işlemlerini ilgili mevzuatında öngörülen 22 zamanlarda denetlemek veya muhasebe yetkilisi mutemedinin bulunduğu yerdeki birim yöneticisinden kontrol edilmesini istemek, Mutemetleri aracılığıyla aldıkları ve elden çıkardıkları para ve parayla ifade edilen değerler ile 23 bunlarda meydana gelebilecek kayıpları önlemek, Ön ödeme ile kesin ödemelerin yapılması ve ön ödemelerin mahsubu aşamalarında ödeme emri 24 belgesi ve eki belgeleri usulünce incelemek ve kontrol etmek, Üniversitemiz Rektörlüğü ile bağlı Fakülte, Enstitü, Yüksekokul ve Meslek Yüksekokullarından gelen 25 ödeme emri ve muhasebe işlem fişi evraklarının mevzuata uygunluk kontrolünü yapmak, Ödeme aşamasında, ödeme emri belgesi ve eki belgelerinin maddi hata, hak sahibinin kimliğine ilişkin bilgiler ile hesabın doğruluğu ve belgeleri tamam olup, olmadığı konularında kontrol etmek, a) Muhasebe yetkililerinin Kanuna göre yapacakları kontrollere ilişkin sorumlulukları, görevleri 26 gereği incelemeleri gereken belgelerle sınırlıdır. b) Muhasebe yetkililerinin ret ve iadeler ile ayrılıp gönderilmesi gereken paylara ilişkin fazla ve yersiz ödemelerde sorumluluğu, yapması gereken kontrollerle sınırlıdır. 27 Kontrol işlemi tamamlanan evrakların ödeme işlemini gerçekleştirmek, Ödemelerin, ilgili mevzuatın öngördüğü öncelik sırası da göz önünde bulundurarak, muhasebe 28 kayıtlarına alınma sırasına göre yapmak, İdare aleyhine oluşan kamu zararının, zararın oluştuğu tarihten itibaren ilgili mevzuatına göre borç 29 tahakkuku yapmak ve faiziyle beraber tahsilâtını sağlamak, Yersiz ve fazla tahsil edilen tutarların ilgililerine geri vermek, geri verilecek tutarın, düzenlenen 30 belgelerde öngörülen tutara uygunluğunu sağlamak, Denetimler sonucu tespit edilecek fazla ödemeleri kişi borcuna almak, tahsil etmek ve sonuçlarını 31 Sayıştay a bildirmek. Kurum Alacaklarını takip ve tahsil ettirmek ve bunlardan mahkeme veya icraya intikali gerekenlerin 32 Hukuk Müşavirliği marifetiyle takibini yaptırmak, Emaneten yapılan nakden ve mahsuben tahsilâtlar ile ilgili mevzuatları uyarınca diğer kamu ve özel 33 kişi veya kurumlar adına ödeme emri belgesi üzerinden kesilmek suretiyle emanet hesaplarına alınan 36

37 B tutarların ilgililerine ödenmesini sağlamak, Nakit yetersizliği veya hak sahibinin bulunamaması nedeniyle bütçe emanetine alınan tutarların ilgililerine ödenmesi sağlamak, Ön ödeme (avans ve kredi) hesapları işlemlerinin tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre ödeme ve takibinin yapılarak, zamanında mahsup edilmesini sağlamak, Kurum personeli sosyal güvenlik kesintileri ve emeklilik keseneklerinin gönderilmesini sağlamak, Yılsonunda emeklilik keseneği kurum icmal cetvellerini hazırlamak ve Emekli Sandığına göndermek, Tevkifat suretiyle kesilen vergiler için muhtasar ve katma değer vergisi beyannamesi düzenlemek ve vergi tutarlarının ödenmesini sağlamak. Muhasebe hizmetleri ile ilgili defter ve kayıtları mali yıl esasına göre tutmak, Muhasebe 38 hizmetlerine ilişkin defter, kayıt ve belgeleri ilgili mevzuatında belirtilen sürelerle muhafaza etmek ve denetime hazır bulundurmak, Mali işlemlere ilişkin kayıtları usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutmak, mali rapor 39 ve tabloları her türlü müdahaleden bağımsız olarak düzenlemek, 40 Hesabını kendinden sonra gelen muhasebe yetkilisine devretmek, devredilen hesabı devralmak, Rücu hakkı saklı kalmak kaydıyla, kendinden önceki muhasebe yetkilisinden hesabı devralırken 41 göstermediği noksanlıkları gidermek, Gerekli bilgi ve raporları, Sayıştaya, Maliye Bakanlığına, harcama yetkilisi ile üst yöneticiye ve 42 yetkili kılınmış diğer mercilere muhasebe yönetmeliklerinde belirtilen sürelerde düzenli olarak vermek, tarih ve sayılı Resmi Gazetede Yayımlanan Muhasebe Yetkililerinin Eğitimi, Sertifika Verilmesi ile Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik ve tarih ve üncü mükerrer sayılı Resmi Gazetede Yayımlanan Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği nde belirlenen diğer görevleri yapmak, 4749 Sayılı Kanunun 14. Maddesi (Değişik: /7/2008/m.10-Yürürlük m.21/b) uyarınca her ayın tarihleri arasında 1 Nolu Nakit Talep Formunu, (3 Aylık) her hafta Cuma günü mesai bitimine kadar ise 2 Nolu Nakit Talep Formunu (haftalık) doldurup Daire Başkanına imzalatarak Hazine Müsteşarlığına zamanında iletmek, Bilginin zamanında ve doğru iletilmemesi halinde aynı kanunun 14/A maddesinin birinci fıkrasının (ı) bendi (Ek madde: /7/2008/m.11 - Yürürlük m. 21/b) uyarınca işlem yapılmasına sebebiyet vermemek, Sarf evraklarından vergi borcu sorulması gerekenler tetkik aşamasında vergi borcu sorulduktan sonra her bir ödeme belgesi itibariyle evrakı inceleyen tarafından Kontrol Edilmiştir ve Uygun Görülmüştür şerhi düşülüp paraf edilerek Başkanlıkça Muhasebe Biriminde çalışan memurlar ile Raporlama ve İç Kontrol Birim amirine parasal olarak verilen limitin altındaki ödeme evrakları (01 Personel Giderleri ile 02 Sosyal Güvenlik Kurumlarına Devlet Primi Giderlerinde limitine bakılmaksızın ilgili memur) doğrudan Muhasebe Yetkilisine belirlenen limitin üzerindekiler ise Daire Başkanına gönderilecektir. Belirlenen limitlerin üzerinde olan ödeme evrakları Başkan tarafından kontrol edildikten sonra paraflanarak Muhasebe Yetkilisine gönderilecektir. Muhasebe Yetkilisi ilgili memur, Raporlama ve İç Kontrol Birim amiri ile Daire Başkanı tarafından paraflanmayan limit dahilindeki hiçbir evrakı ödenmek üzere kesinlikle imzalamayacaktır. Daire Başkanı tarafından kontrol edilerek ödenmek üzere Muhasebe Yetkilisine gönderilen ödeme emri belgeleri Muhasebe Yetkilisince imzalanarak Say2000i sitemine girilmek üzere ilgili personele gönderilecek personel tarafından sisteme giriş işlemleri tamamlandıktan sonra gönderme emri belgesi Daire Başkanına haber verilerek kapatılacaktır. Yılı Kesin Hesabını Hazırlamak, Bütçe uygulama sonuçları dikkate alınarak, Maliye Bakanlığınca belirlenen usul ve esaslar 01 çerçevesinde muhasebe kayıtları dikkate alarak bütçe kesin hesabını hazırlamak, Cetvel ve belgeler, izleyen malî yılın Mayıs ayının on beşine kadar Milli Eğitim Bakanı ve üst yönetici 02 tarafından onaylanmış olarak dört nüsha halinde kesin hesap kanun tasarısına dâhil edilmek üzere Maliye Bakanlığına göndermek, 03 Maliye Bakanlığınca tarih ve Sayılı Resmî Gazetede yayımlanan Kamu 37

38 C İdarelerinin Kesin Hesaplarının Düzenlenmesine İlişkin Usul Ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümleri doğrultusunda Kesin Hesabın kontrol ve onay işlemlerini takip etmek ve sonuçlandırmak, Mal Yönetim Dönemine İlişkin İcmal Cetvellerini Hazırlamak, İdarenin mülkiyetinde veya idareye tahsisli olan ya da idarenin kullanımında bulunan taşınır ve taşınmazlar ile bunlara ilişkin işlemlerin kaydı ilgili mevzuatında belirlenen kişiler tarafından tutulur. 01 Taşınır kayıtları idarenin birimleri bazında düzenlenerek mevzuatında belirlenen sürede strateji geliştirme birimlerine gönderilir. Bu kayıtları idare bazında konsolide etmek ve taşınmaz kayıtları da eklenerek icmal cetvelleri hazırlamak, Taşınır işlemlerine ilişkin muhasebe kayıtlarını, Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği ne 02 dayanılarak çıkarılmış ilgili muhasebe düzenlemeleri ve Taşınır Mal Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde yapmak, 03 Taşınır işlemlerine ilişkin muhasebe kayıtlarının, dayanağı belgelere uygunluğu kontrol etmek, Harcama birimlerince hazırlanan Harcama Birimi Taşınır Yönetim Hesabı Cetvellerini inceleyip 04 onaylayarak harcama yetkilisine vermek, 05 Taşınır Kesin Hesap Cetveli ile Taşınır Hesabı İcmal Cetvelini, üst yönetici adına hazırlamak, Her malî yılbaşından önce, harcama birimlerini ve bunlara bağlı ambarların açık adreslerini ve bu ambarlardan sorumlu taşınır kayıt ve kontrol yetkililerinin ad, soyadı ve unvanlarını gösteren listeleri 06 Sayıştay a göndermek, Harcama Birimlerince bildirilen Yıl içinde yapılan değişiklikler de, değişiklik tarihinden itibaren en geç bir ay içinde Sayıştay a bildirmek, Taşınmaz işlemlerine ilişkin muhasebe kayıtlarını, Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği ne 07 dayanılarak çıkarılmış ilgili muhasebe düzenlemeleri ve Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Kaydına İlişkin Yönetmelik hükümleri çerçevesinde yapmak, Taşınmazların mevcutlarla birlikte içinde bulunulan yılda çeşitli yollarla edinilenlerin ve elden 08 çıkarılanların miktar olarak takip edilmesi amacıyla kayıt altına almak, Kayıtların belgeye dayandırmak, Taşınmaz kayıt ve kontrol işlemleriyle görevli birimlerce hazırlanan formlar taşınmaz icmal cetvelleri hazırlanmak üzere mali hizmetler birimine gönderilir. Mali hizmetler birimince bu formlar 09 konsolide edilerek Kamu İdarelerine Ait Taşınmazların Kaydına İlişkin Yönetmelik ekinde (Ek 7) bulunan örneğe uygun şekilde taşınmaz icmal cetvelleri oluşturulur. İcmal cetvellerinde, kayıt planında belirtilen unsurların her biri için bir satır ayrılır ve bu 10 taşınmazlara ilişkin adet ve yüz ölçüm toplamları belirtilir. İdarenin her türlü taşınır ve taşınmaz mal kayıtlarını konsolide ederek Mal Yönetim İcmal Cetvellerini 11 oluşturmak ve gönderilmesini sağlamak, D Malî istatistikleri ve raporları hazırlamak, Maliye Bakanlığınca belirlenmiş ilkelere uygun olarak mali istatistikleri hazırlamak ve belirlenen süre içinde Maliye Bakanlığına göndermek, a) Malî tablolar, Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinde belirtilen ilkelere ve standartlara uygun olarak hazırlanır ve belirtilen sürelerde ilgililerin bilgisine sunulur. 01 b) Malî tablolar, bütünlük, güvenilirlik, kullanışlılık, yöntemsel geçerlilik ve ulaşılabilirlik ilkeleri çerçevesinde; yeterli mesleki eğitimi almış personel tarafından muhasebe kayıtlarındaki verilere dayanılarak ve istatistiksel yöntemler kullanılarak hazırlanır. Dipnotların ve açıklamaların, belirli bir olayın veya işlemin kamu idaresinin malî durumu ve faaliyetleri üzerindeki etkisinin değerlendirilmesinde yetersiz kalması hâlinde ilave açıklamalara yer verilir. Mali raporları, Devlet Muhasebesi Standartları Kurulu tarafından belirlenecek standartlara, mali işlemlerin muhasebeleştirilmesi ve raporlanmasında izlenecek yöntem ve ilkelere, muhasebe 02 yönetmeliklerine ve muhasebe kayıtlarına uygun olarak düzenlemek ve mevzuatında belirlenen sürelerde ilgili mercilere göndermek, Mali raporların mevzuatında belirtilen sürelerde tam ve doğru olarak idareye, Maliye Bakanlığına ve 03 Sayıştay a gönderilmemesi halinde; üst yöneticisine yazılı olarak uyarılmış ve ek süre verilmiş ise verilen ek süre içerisinde göndermek, 04 Yönetim dönemi, bir mali yılın başından sonuna kadar yapılan bütün işlemler ile mali yıl geçtikten 38

39 sonra, mahsup dönemi içerisinde önceki mali yıla ilişkin olarak yapılan mahsup işlemlerini kapsar. Yönetim döneminde yapılan bütün malî işlemleri kapsayan malî tablo, defter ve cetveller ile sayım tutanaklarından oluşan yönetim dönemi hesabını, mahsup dönemini takip eden bir aylık süre içinde mevzuatında belirtilen yetkili mercilere (Sayıştay) vermek, Yönetim dönemi hesabı dosyasının bir örneğini de muhasebe biriminde saklamak, Ancak, hesapların yerinde incelemeye alındığı duyurulmuşsa, Sayıştay a gönderilecek yönetim dönemi hesabı dosyasını, görevli Sayıştay denetçisine teslim etmek üzere aylık hesap belgeleri, cetvel ve tablolarla birlikte muhasebe biriminde bekletmek, Sayıştay a, defter, mali tablolar, belge ve bilgilerin her ay düzenli olarak bildirilmesi, Hazırlayan Seyit İbrahim YILMAZ Mali Hizmetler Uzmanı Muhasebe-Kesin Hesap Alt Birim Müdürü /01/2015 Onaylayan Ertuğrul EĞRİ Strateji Geliştirme Daire Başkanı /01/2015 Dairesi Şubesi Stratejik Yönetim ve Planlama Müdürlüğü Görev Tanımı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Stratejik Yönetim ve Planlama Müdürlüğü Yasal Dayanağı sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu - Strateji Geliştirme Birimlerin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik - Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik. A- Stratejik planlama fonksiyonu kapsamında yürütülecek görevler şunlardır: İdarenin stratejik planlama çalışmalarına yönelik bir hazırlık programı oluşturmak ve stratejik planlama çalışmalarını koordine etmek, İdarenin stratejik planlama sürecinde ihtiyaç duyulacak eğitim ve danışmanlık hizmetlerini vermek veya verilmesini sağlamak Stratejik Planlama çalışmalarının ve Strateji Geliştirme Kurulunun sekretaryası ile planlamaya ilişkin diğer destek hizmetlerini yürütmek, İdarenin stratejik plan hazırlıklarını koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek, Stratejik Planı beş yıllık dönemi kapsayacak şekilde: İdarenin hizmetinden yararlananların, idaremiz çalışanlarının, sivil toplum kuruluşlarının, ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile ilgili diğer tarafların katılımları ve katkıları sağlayarak, uyum, işbirliği ve eşgüdüm içinde; hesap verme sorumluluğunun gereklerini de dikkate alarak, 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa, ilgili Yönetmeliğe, Kılavuzlara ve DPT Müsteşarlığınca yayımlanan stratejik planlamaya ilişkin diğer rehberlere uygun olarak hazırlamak, 39

40 Kalkınma planları, programlar, ilgili mevzuat ve benimsenen temel ilkeler çerçevesinde geleceğe ilişkin misyon ve vizyonları oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, 06 performansları önceden belirlenmiş olan göstergeler doğrultusunda ölçmek ve bu sürecin izleme ve değerlendirmesini yapmak amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamak ve birim stratejik planını hazırlamak. Kalkınma planı, orta vadeli program ve faaliyet alanı ile ilgili diğer ulusal, bölgesel ve sektörel plan ve programlara uygun olarak, orta vadeli programda yer alan amaç, politikalar ve makro büyüklükler ile 07 orta vadeli malî planda belirlenen teklif tavanlarını dikkate alarak yıllar itibarıyla amaç ve hedefler bazında kaynak dağılım tahmininde bulunarak stratejik planı oluşturmak, Stratejik plan en az iki yıl uygulandıktan sonra gerek görülmesi halinde hedeflerinde nicel 08 değişiklikler yaparak güncelleştirmek, İdarenin: görev, yetki ve sorumluluklarını düzenleyen mevzuatta değişiklik olması, hükümetin 09 değişmesi, bakanın değişmesi hâlinde, bu şartların oluşmasını müteakip en geç üç ay içinde ilgili onayları alarak stratejik planını yenilemek, Stratejik planların yenilenmesi ve güncelleştirilmesi durumunda ise DPT Müsteşarlığına ve Maliye 10 Bakanlığına bilgi vermek, DPT (Kalkınma Bakanlığı) Müsteşarlığınca Stratejik Plan değerlendirme raporu gönderilmesi hâlinde, 11 değerlendirme raporunu dikkate alarak stratejik plana son şeklini vermek ve sunulmaya hazır hâle getirmek, Stratejik planın birer nüshasını, üst yöneticinin onayını müteakip performans programı ve bütçe 12 hazırlıklarında esas alınmak üzere Maliye Bakanlığına, DPT Müsteşarlığına ve Sayıştay a göndermek, 13 Stratejik planı kamuoyuna duyurmak ve Üniversitemiz internet sitesinde yayınlamak, 14 İdarenin misyonunun belirlenmesi çalışmalarını yürütmek, 15 İdarenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek, Yeni hizmet fırsatlarını belirlemek, etkililik ve verimliliği önleyen tehditler karşısında önlem almak, 16 Kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve yararlanıcı memnuniyetini analiz 17 etmek ve genel araştırmalar yapmak, 18 İdarenin üstünlük ve zayıflıklarını tespit etmek, 19 İdarenin görev alanıyla ilgili araştırma-geliştirme faaliyetlerini yürütmek, 20 İdare faaliyetleri ile ilgili bilgi ve verileri toplamak, tasnif etmek, analiz etmek, Birim faaliyet raporunu Daire Başkanı adına hazırlama kapsamında yürütülecek görevler B şunlardır: Daire Başkanlığımız birim faaliyet raporunu: 5018 sayılı Kanunun 41 inci maddesi ve bu maddeye 01 dayanılarak yapılan düzenlemeler ile Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun, mali saydamlık ve hesap verme sorumluluğunu, bilgilerin doğru, 40

41 güvenilir, önyargısız ve tarafsız olması zorunluluğunu, ilgili tarafların ve kamuoyunun bilgi sahibi olmasını sağlamak üzere faaliyet sonuçlarını tüm yönleriyle gösteren açık, anlaşılır ve sade bir dil kullanarak, yıllar itibarıyla karşılaştırmaya imkân verecek biçimde, bir mali yılın faaliyet sonuçlarını gösterecek şekilde hazırlamak, 02 Birim faaliyet raporunu izleyen mali yılın en geç Mart ayısonuna kadarüniversitemiz idare faaliyet raporuna esas alınmak üzere üst yöneticiye sunmak, 03 Birim faaliyetleri ile ilgili bilgi ve verileri toplamak, tasnif etmek, analiz etmek, 04 Birimlerden gelen faaliyet raporlarını birleştirerek Üniversitenin faaliyet raporunu hazırlanması çalışmalarına katkıda bulunmak, 05 Birim faaliyet raporunu hazırlamak, İdare Faaliyet Raporunun hazırlanmasına destek olmak, C Performans ve kalite ölçütleri geliştirme fonksiyonu kapsamında yürütülecek görevler şunlardır: 01 İdarenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek, 02 İdarenin yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak, 03 İdarenin ve/veya birimlerin belirlenen performans ve kalite ölçütlerine uyumunu değerlendirerek üst yöneticiye sunmak, 04 Kalite Yönetim Sistemi Çalışmalarını oluşturmak, takip etmek, koordine etmek ve sonuçlarını amirlerine bildirmek, D Yönetim bilgi sistemi fonksiyonu kapsamında yürütülecek görevler şunlardır: 01 Yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri varsa ilgili birimlerle işbirliği içinde yerine getirmek, 02 Yönetim bilgi sisteminin geliştirilmesi çalışmalarını yürütmek, 03 İstatistikî kayıt ve kalite kontrol işlemlerini yapmak, Hazırlayan Havva ERDOĞAN Mali Hizmetler Uzmanı Stratejik Yönetim ve Planlama Alt Birim Sorumlusu /01/2015 Onaylayan Ertuğrul EĞRİ Strateji Geliştirme Daire Başkanı /01/

42 42

43 E.Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İş Akış Süreçleri 1.1. Bütçe ve Performans Şubesi İş Akış Süreçleri A- Performans Programı İşlemleri B- Bütçe Hazırlık İşlemleri C- Yatırım Bütçesi Hazırlık İşlemleri D- Bütçe İşlemleri D1- Ödenek Aktarma İşlemi D2- Ödenek Revize İşlemi D3- Ödenek Ekleme İşlemi D4- Yedek Ödenek Talebi İşlemi E- Yatırım Programı Revize İşlemleri F- Ödenek Gönderme ve Tenkis İşlemi F1- Ödenek Gönderme İşlemi F2- Tenkis İşlemi G- Yatırım İzleme ve Uygulama Raporları İşlemleri H- Yatırım İzleme ve Değerlendirme Raporu İşlemleri İ- Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu İşlemleri J- Kuruluş Brifingi Hazırlanması İşlemleri K- Gelir İşlemleri K1- Gelir Tahsilat İşlemi K2- Gelir İade İşlemi L- Hazine Müsteşarlığı Nakit Talebi İşlemleri L1- Aylık Nakit Talebi İşlemleri M- Arşiv İşlemleri M1- Arşivleme İşlemleri M2- Birim Merkezi Arşivinden Ödünç Alınan - Verilen Klasör İşlemleri A- PERFORMANS PROGRAMI İŞLEMLERİ sayılı Kanun un 9. maddesine istinaden hazırlanan Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik gereğince en geç mayıs ayı sonuna kadar stratejik amaç ve 43

44 hedeflerin, performans hedef ve göstergelerinin, faaliyetlerin ve bunlardan sorumlu harcama birimlerinin belirlendiği performans programı hazırlık çalışmaları yapılır. 2. Birim performans programlarının hazırlanmasına ilişkin yazı hazırlanır. 3. Yazı Üst Yöneticinin onayına sunulur. 4. Üst Yöneticinin onayına müteakip yazı, Evrak Hizmetleri Şubesine kayda alınmak ve ilgili birimlere gönderilmek üzere teslim edilir. 5. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı sureti teslim alınır. 6. Belge suretleri dosyalanır. 7. Üniversitemiz birimlerinden gelen birim performans programı tekliflerine ilişkin yazı ve ekleri Evrak Hizmetleri Şubesinden evrak teslim fişi imzalanarak teslim alınır. 8. Birim performans programı teklifleri, stratejik plana ve birim bütçe tavanlarına uygunluğu yönünden kontrol edilir. 9. Birim performans programı teklifleri konsolide edilir ve idare performans programı teklifi hazırlanarak Üst Yönetici onayına sunulur. 10. Üst Yönetici onayına müteakip idare performans programı teklifleri Maliye Bakanlığına gönderilmek üzere kurum bütçe teklifine, Kalkınma Bakanlığına gönderilmek üzere yatırım programı teklifine eklenir. 11. İdare performans programı teklifi, Maliye Bakanlığı ve Kalkınma Bakanlığı ile yapılan bütçe görüşmeleri sonucunda hazırlanan kurum bütçe tasarısına uygun olarak revize edilerek idare performans programı tasarısı hazırlanır. 12. Performans programı tasarısının basımı yapılmak üzere Basımevi Müdürlüğüne yazı hazırlanarak Daire Başkanının onayına sunulur. 13. Daire Başkanının imzasına müteakip yazı, Evrak Hizmetleri Şubesine kayda alınmak ve Basımevi Müdürlüğüne gönderilmek üzere teslim edilir. 14. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı sureti teslim alınır. 15. Belge suretleri dosyalanır. 16. Basımevi Müdürlüğünce basılarak Başkanlığımıza gelen performans programı tasarıları tutanakla teslim alınır. 17. İdare performans programı tasarısı, kurum bütçe tasarısına eklenerek, görüşülmek üzere Maliye Bakanlığına ve TBMM ye gönderilir. 18. TBMM tarafından görüşülerek kabul edilen Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanun unda yer alan kurum bütçe büyüklüklerine göre idare performans programı revize edilir. 19. Nihai hali verilen idare performans programı basımı yapılmak üzere Basımevi Müdürlüğüne yazı hazırlanarak Daire Başkanının onayına sunulur. 44

45 20. Daire Başkanının imzasına müteakip yazı, Evrak Hizmetleri Şubesine kayda alınmak ve Basımevi Müdürlüğüne gönderilmek üzere teslim edilir. 21. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı sureti teslim alınır. 22. Belge suretleri dosyalanır. 23. İdare performans programı kamuoyunun bilgisine sunulmak üzere Üniversitemiz web sayfasında yayınlanır. 24. Basımevi Müdürlüğünce basılarak Başkanlığımıza gelen idare performans programı teslim fişi imzalanarak teslim alınır. 25. İdare Performans programı harcama birimlerine gönderilmek üzere yazı hazırlanarak Daire Başkanının onayına sunulur. 26. Daire Başkanının onayına müteakip Evrak Hizmetleri Şubesine kayda alınmak ve harcama birimlerine gönderilmek üzere teslim edilir. 27. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı sureti teslim alınır. 28. Belge suretleri dosyalanır. 29. Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik gereğince idare performans programı en geç mart ayının 15 ine kadar Maliye ve Kalkınma Bakanlıklarına gönderilmek üzere yazı hazırlanarak Üst Yöneticinin onayına sunulur. 30. Üst Yöneticinin onayına müteakip Evrak Hizmetleri Şubesine kayıt işlemi ve Maliye Bakanlığı ile Kalkınma Bakanlığına gönderilmek üzere teslim edilir. 31. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı sureti teslim alınır. 32. Belge suretleri dosyalanır. B- BÜTÇE HAZIRLIK İŞLEMLERİ 1. Maliye Bakanlığı tarafından yayımlanan bütçe çağrısı doğrultusunda Üniversitemiz bütçesinin hazırlanmasına ilişkin yazı, Orta Vadeli Program, Orta Vadeli Mali Plan ve Üniversitemiz Stratejik Planı ile Performans Programı göz önünde bulundurularak hazırlık çalışmaları yapılır. 2. Bu kapsamda, bütçe hazırlığına ilişkin belirlenen süre içerisinde, birimlerin bütçe tekliflerini e-bütçe sistemi üzerinde hazırlayarak bir takım çıktısının Başkanlığımıza gönderilmesi konusunda yazı hazırlanır. 3. İlgili yazı Üst Yöneticinin onayına sunulur. 4. Üst Yöneticinin onayına müteakip Evrak Hizmetleri Şubesine kayıt ve ilgili birimlere gönderilmek üzere teslim edilir. 5. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı sureti teslim alınır. 6. Belge suretleri dosyalanır. 45

46 7. Üniversitemiz birimlerinden gelen bütçe tekliflerine ilişkin yazı ve ekleri Evrak Hizmetleri Şubesinden evrak teslim fişi imzalanarak teslim alınır. 8. Birimlerden gelen bütçe teklifleri 5018 sayılı Kanun, Orta Vadeli Program, Orta Vadeli Mali Plan, Stratejik Plan, Performans Programı ve Maliye Bakanlığı Bütçe Hazırlama Rehberi kapsamında incelenerek e-bütçe sisteminde kontrol edilir. 9. Birimlerin bütçe tekliflerinin, e-bütçe sisteminde konsolidasyonu gerçekleştirilerek Üniversitemiz bütçe teklifi oluşturulur. 10. Üniversitemiz bütçe teklifi çıktıları e-bütçe sisteminden alınır. 11. Üniversitemiz bütçe teklifi 2547 sayılı Kanun un 15 inci maddesi gereği Üniversite Yönetim Kuruluna sunulur. 12. Üniversitemiz Yönetim Kurulunda görüşülerek karara bağlanan Üniversitemiz bütçe teklifi, Üst Yöneticinin ve Milli Eğitim Bakanının imzasına sunulur. 13. Üniversitemiz bütçe teklifi e-bütçe sistemi üzerinden elektronik ortamda Maliye Bakanlığına gönderilir. 14. Bütçe teklifinin Maliye Bakanlığına gönderilmesi için yazı hazırlanır ve üst yönetimin onayına sunulur. 15. Üst Yönetici tarafından imzalanan yazı ve eki, Evrak Hizmetleri Şubesine kayda alınmak ve Maliye Bakanlığına gönderilmek üzere teslim edilir. 16. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı sureti teslim alınır. 17. Belge suretleri dosyalanır. 18. Maliye Bakanlığı ile Kurumumuz arasında bütçe görüşmeleri gerçekleştirilir. 19. Bütçe görüşmeleri sonucunda belirlenen bütçe tavanı doğrultusunda e-bütçe sistemi üzerinde gerekli revize işlemi yapılarak Üniversitemiz bütçe tasarısı oluşturulur. 20. Üniversitemiz bütçe tasarısının basımının yapılması için Basımevi Müdürlüğüne yazı hazırlanır. 21. İlgili yazı Daire Başkanına sunulur. 22. Daire Başkanı tarafından imzalanan yazı ve eki, Evrak Hizmetleri Şubesine kayda alınmak ve Basımevine gönderilmek üzere teslim edilir. 23. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı sureti teslim alınır. 24. Belge suretleri dosyalanır. 25. Basımevi Müdürlüğü tarafından basılarak Başkanlığımıza gönderilen bütçe tasarıları, teslim fişi ile teslim alınır. 26. Üniversitemiz bütçe tasarısı, Maliye Bakanlığı ve TBMM ne gönderilmek üzere gerekli üst yazılar hazırlanır. 27. İlgili yazılar Üst Yöneticinin onayına sunulur. 46

47 28. Üst Yöneticinin onayına müteakip Evrak Hizmetleri Şubesine kayıt edilmesi ve Maliye Bakanlığı ile TBMM ne gönderilmek üzere teslim edilir. 29. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı sureti teslim alınır. 30. Belge suretleri dosyalanır. C- YATIRIM BÜTÇESİ HAZIRLIK İŞLEMLERİ 1. Kalkınma Bakanlığı tarafından hazırlanan yatırım genelgesi doğrultusunda, Üniversitemiz yatırım bütçesinin hazırlanmasına ilişkin yazı, 5018 sayılı Kanun, Orta Vadeli Program, Orta Vadeli Mali Plan ve Üniversitemiz Stratejik Planı ile Performans Programı göz önünde bulundurularak hazırlık çalışmaları yapılır. 2. Bu kapsamda, yatırım bütçesi hazırlığına ilişkin belirlenen süre içerisinde birimlerin yatırım bütçe tekliflerini hazırlayarak Başkanlığımıza gönderilmesi konusunda yazı hazırlanır. 3. İlgili yazı Üst Yöneticinin onayına sunulur. 4. Üst Yöneticinin onayına müteakip Evrak Hizmetleri Şubesi ne kayıt ve harcama birimlerine gönderilmek üzere teslim edilir. 5. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı sureti teslim alınır. 6. Belge suretleri dosyalanır. 7. Üniversitemiz birimlerinden gelen yatırım bütçesi tekliflerine ilişkin yazı ve ekleri Evrak Hizmetleri Şubesi nden evrak teslim fişi imzalanarak teslim alınır. 8. Birimlerden gelen yatırım bütçesi teklifleri 5018 sayılı Kanun, Orta Vadeli Program, Orta Vadeli Mali Plan, Stratejik Plan, Performans Programı ve Yatırım Genelgesi kapsamında incelenerek konsolidasyonu gerçekleştirilir. 9. Yatırım bütçesi taslağı oluşturulur. 10. Üniversitemiz yatırım bütçesi taslağı Kalkınma Bakanlığına gönderilmek üzere yazı hazırlanır. 11. Üst Yöneticinin onayına sunulur. 12. Üst Yöneticinin onayına müteakip Evrak Hizmetleri Şubesine kayıt ve Kalkınma Bakanlığına gönderilmek üzere teslim edilir. 13. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı ve ekleri suretleri teslim alınır. 14. Belge suretleri dosyalanır. 15. Kalkınma Bakanlığı ile Kurumumuz arasında bütçe görüşmeleri gerçekleştirilir. 16. Bütçe görüşmeleri sonucunda vize edilen yatırım teklifleri Kalkınma Bakanlığı tarafından Kurumumuza elektronik ortamda bildirilir. 47

48 17. Bütçe görüşmeleri sonucunda belirlenen yatırım bütçe tavanı doğrultusunda e-bütçe sistemi üzerinde gerekli revize işlemi yapılarak Kalkınma Bakanlığı vize bilgileri sisteme girilir. 18. Yatırım vize cetvelinin Kalkınma Bakanlığı tarafından sistemden onaylandığının Maliye Bakanlığı tarafından şifahen bildirilmesinin ardından sistemden onaylanan yatırımlar vize cetveli Üniversitemiz Yılı Bütçe Tasarısına eklenir. 19. İmzalanan yatırımlar vize cetveli Üniversitemiz Yılı Bütçe Tasarısına eklenir. 20. Belge suretleri dosyalanır. D- BÜTÇE İŞLEMLERİ D1- Ödenek Aktarma İşlemi 1. Harcama birimlerinden Başkanlığımıza gelen ödenek aktarma talebi ile ilgili yazının, Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim tutanağı imzalanarak teslim alınması. 2. Ödenek talebiyle ilgili e-bütçe sisteminden ödenek durum bilgileri dökümleri alınarak kurumsal bütçe tertiplerinde mevzuat ile belirlenen ödenek aktarma yasaklarının bulunup bulunmadığı konusunda ön mali kontrolü İç Kontrol Şubesince yapılır. 3. İç Kontrol Şubesi kontrolünden sonra uygun görülmeyen aktarma işlemlerinin uygun görülmeme nedenleri ilgili harcama birimine bildirilmek üzere yazı hazırlanarak Daire Başkanının onayına sunulur. 4. Daire Başkanı tarafından imzalanan doküman, Evrak Hizmetleri Şubesine kayda alınmak ve birime gönderilmek üzere teslim edilir. 5. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı ve ekleri suretleri teslim alınır. 6. Belge suretleri dosyalanır. 7. İç Kontrol Şubesi kontrolünden sonra uygun görülen aktarma işlemine ilişkin, ödeneği düşülecek tertipten tenkis işlemi e-bütçe sisteminden yapılır. 8. Talep edilen bütçe işlem tutarının aktarma yapılacak olan kurumsal bütçe tertibinin bütçe başlangıç ödeneğinin, bütçe kanunu ile belirlenen oranı aşmaması durumunda Tenkis işlemlerinin gerçekleştirilmesine müteakip aktarma işlemi şube tarafından e-bütçe sistemine kaydedilir. 9. E-bütçe sisteminden, Rektörlük Makamı Onayı ile Sayıştay Başkanlığına gönderilmek üzere 2 nüsha çıktı alınarak Üst Yöneticinin onayına sunulur. 10. Üst Yönetici tarafından imzalanan dokümanlar, Evrak Hizmetleri Şubesine kayda alınmak ve ilgili kurumlara gönderilmek üzere teslim edilir. 11. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı ve ekleri suretleri teslim alınır. 12. Rektörlük Makamına ait olan doküman e-bütçe sisteminden onaylanarak detay bütçe işlem kaydı yapılır. 13. Belge suretleri dosyalanır. 48

49 14. E-bütçe sisteminden ödenek gönderme belgesi düzenlenir. 15. Talep edilen bütçe işlem tutarının aktarma yapılacak olan kurumsal bütçe tertibinin bütçe başlangıç ödeneğinin bütçe kanunu ile belirlenen oranı aşması durumunda, Maliye Bakanlığına aktarma yazısı hazırlanarak Daire Başkanına sunulur. 16. Daire Başkanı tarafından imzalanan ödenek aktarma talep yazısı Evrak Hizmetleri Şubesine kayda alınmak ve Maliye Bakanlığına gönderilmek üzere teslim edilir. 17. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı ve ekleri suretleri teslim alınır. 18. Belge suretleri dosyalanır. 19. Maliye Bakanlığı tarafından uygun görülen ödenek aktarmasına ilişkin yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim fişi imzalanarak teslim alınır. 20. Maliye Bakanlığı tarafından uygun görülen ödenek aktarmasına ilişkin e-bütçe sisteminden ödenek gönderme belgesi düzenlenir. 21. Belge suretleri dosyalanır. D2- Ödenek Revize İşlemi 1. Harcama birimlerinden Başkanlığımıza gelen ödenek revize talebi ile ilgili yazı, Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim tutanağı imzalanarak teslim alınır. 2. Ödenek revize talebiyle ilgili e-bütçe sisteminden gerekli dökümler alınarak detay bütçe tertiplerinde Ayrıntılı Finansman Programını değiştirmeden yapılabilecek bir bütçe tertibinin bulunup bulunmadığı kontrol edilir. 3. Uygun bütçe tertibinin olması durumunda gerekli tenkis işlemi yapılır. 4. Revize işlemi şube tarafından e-bütçe sistemine kaydedilir. 5. Revize işlemine ilişkin e-bütçe sisteminden çıktı alınarak Üst Yöneticinin onayına sunulur. 6. Üst Yönetici tarafından imzalanan doküman Evrak Hizmetleri Şubesine kayda alınmak üzere gönderilir. 7. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı ve ekleri suretleri teslim alınır. 8. Belge suretleri dosyalanır. 9. Rektörlük Makamına ait olan doküman e-bütçe sisteminden onaylanır. 10. E-bütçe sisteminden ödenek gönderme belgesi düzenlenir. 11. Üst Yönetici tarafından uygun görülmeyen revize talebinin uygun görülmeme nedenleri ilgili harcama birimine bildirilmek üzere yazı hazırlanarak Daire Başkanının onayına sunulur. 12. Daire Başkanı tarafından imzalanan doküman, Evrak Hizmetleri Şubesine kayda alınmak ve birime gönderilmek üzere teslim edilir. 13. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı ve ekleri suretleri teslim alınır. 14. Belge suretleri dosyalanır. 49

50 15. Talep edilen revize işleminin, Ayrıntılı Finansman programını değiştirebilecek olması durumunda, Maliye Bakanlığına revize yazısı hazırlanarak Daire Başkanına sunulur. 16. Daire Başkanı tarafından imzalanan ödenek revizesi yazısı Evrak Hizmetleri Şubesine kayda alınmak ve Maliye Bakanlığına gönderilmek üzere teslim edilir. 17. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı ve ekleri suretleri teslim alınır. 18. Belge suretleri dosyalanır. 19. E-bütçe sisteminden tenkis işlemi yapılır. 20. Maliye Bakanlığı tarafından uygun görülen ödenek revizesine ilişkin yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim fişi imzalanarak teslim alınması. 21. Maliye Bakanlığı tarafından uygun görülen ödenek revizesine ilişkin yazının şubeye ulaşmasına müteakip e-bütçe sisteminden ödenek gönderme belgesi düzenlenir. 22. Belge suretleri dosyalanır. D3- Ödenek Ekleme İşlemi 1. Harcama birimlerinden Başkanlığımıza gelen ödenek ekleme talebi ile ilgili yazı, Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim tutanağı imzalanarak teslim alınır. 2. E-bütçe sisteminden bütçe işlemi talep edilen bütçe tertiplerinin cari yıl ve önceki yıllar ödenek durum bilgileri alınır. 3. Önceki yıllar gider gerçekleşmeleri ve cari yıl bütçe ödeneği ile gider gerçekleşmeleri incelenerek birim görüşü oluşturulur. 4. O andaki likit ödenek kaynakları veya gelir fazlası karşılığı ödenek kaynakları incelenerek mevcut durumu gösteren ek ödenek kaynakları tablosu hazırlanır. 5. Ödenek talebi ve ek ödenek kaynakları tablosu birim görüşü ile birlikte üst yönetimin bilgisine sunulur. 6. Üst Yönetici tarafından uygun görülmeyen ilave ödenek talebinin uygun görülmeme nedenleri ilgili harcama birimine bildirilmek üzere yazı hazırlanarak Üst yöneticinin imzasına sunulur. 7. Üst yönetici tarafından imzalanan doküman, Evrak Hizmetleri Şubesine kayda alınmak ve birime gönderilmek üzere teslim edilir. 8. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı ve ekleri suretleri teslim alınır. 9. Belge suretleri dosyalanır. 10. Üst yönetim tarafından Üniversitemiz kaynakları ile finanse edilmesi uygun görülen ödenek ekleme talebine ilişkin bütçe işlemi şube tarafından e-bütçe sistemine kaydedilerek gerçekleştirilir. Ödenek kaydedilecek tutar için e-bütçe sisteminde likit karşılığı, taahhüt artığı veya akreditif artığı ise net finansman karşılığı, gelir fazlası karşılığı veya şartlı bağış ise ilgili gelir tertibine gelir karşılığı olarak 50

51 kaydedilir. Sisteme giriş yapılırken işlemin detaylı gerekçesi ve ne için kullanılacağı yazılarak bütçe işlem fişi oluşturulur. 11. E-bütçe sisteminden, Rektörlük Makamı onayı ile Sayıştay Başkanlığına gönderilmek üzere 2 nüsha çıktı alınarak Üst Yöneticinin onayına sunulur. 12. Üst Yönetici tarafından imzalanan dokümanlar, Evrak Hizmetleri Şubesine kayda alınmak ve ilgili kurumlara gönderilmek üzere teslim edilir. 13. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı ve ekleri suretleri teslim alınır. 14. Belge suretleri dosyalanır. 15. Rektörlük Makamına ait olan doküman e-bütçe sisteminden onaylanarak detay bütçe kaydı yapılır. 16. Belge suretleri dosyalanır. 17. E-bütçe sisteminden ödenek gönderme belgesi düzenlenir. D4- Yedek Ödenek Talebi İşlemi 1. Harcama birimlerinden Başkanlığımıza gelen ödenek ekleme talebi ile ilgili yazı, Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim tutanağı imzalanarak teslim alınır. 2. E-bütçe sisteminden bütçe işlemi talep edilen bütçe tertiplerinin cari yıl ve önceki yıllar ödenek durum bilgileri alınır. 3. Önceki yıllar gider gerçekleşmeleri ve cari yıl bütçe ödeneği ile gider gerçekleşmeleri incelenerek birim görüşü oluşturulur. 4. O andaki likit ödenek kaynakları veya gelir fazlası karşılığı ödenek kaynakları incelenerek mevcut durumu gösteren ek ödenek kaynakları tablosu hazırlanarak; Ödenek talebi ve ek ödenek kaynakları tablosu birim görüşü ile birlikte üst yönetimin bilgisine sunulur. 5. Üst Yönetici tarafından uygun görülmeyen ilave ödenek talebinin uygun görülmeme nedenleri ilgili harcama birimine bildirilmek üzere yazı hazırlanarak Üst yöneticinin imzasına sunulur. 6. Üst yönetici tarafından imzalanan doküman, Evrak Hizmetleri Şubesine kayda alınmak ve birime gönderilmek üzere teslim edilir. 7. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı ve ekleri suretleri teslim alınır. 8. Belge suretleri dosyalanır. 9. Üst yönetim tarafından 5018 sayılı Kanun un 28 inci maddesi ve Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu uyarınca Maliye Bakanlığı yedek ödeneğinden talep edilmesi uygun görülen ödenek ekleme talebine ilişkin yazı hazırlanarak üst yönetici onayına sunulur. 51

52 10. Üst Yönetici tarafından imzalanan dokümanlar, Evrak Hizmetleri Şubesine kayda alınmak ve ilgili kurumlara gönderilmek üzere teslim edilir. 11. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı ve ekleri suretleri teslim alınır. 12. Belge suretleri dosyalanır. 13. Maliye Bakanlığının yedek ödeneğinden eklemeye ilişkin yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 14. E-bütçe sisteminden detay bütçe kaydı yapılarak üst yöneticinin onayına sunulur. 15. Üst yönetici onayına müteakip Evrak Hizmetleri Şubesine kayıt ve ilgili harcama birimine gönderilmek üzere teslim edilir. 16. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı ve ekleri suretleri teslim alınır. 17. E-bütçe sisteminden detay bütçe kaydı onaylanır. 18. Belge suretleri dosyalanır. 19. E-bütçe sisteminde ödenek gönderme belgesi düzenlenir. E- YATIRIM PROGRAMI REVİZE İŞLEMLERİ 1. Harcama birimlerinden Başkanlığımıza gelen yatırım programı revize talebi ile ilgili yazı, Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim tutanağı imzalanarak teslim alınır. 2. Revize işlemi talep edilen yatırım projesine ilişkin Önceki yıllar gider gerçekleşmeleri ve cari yıl bütçe ödeneği ile gider gerçekleşmeleri incelenir. 3. Revize talebine ilişkin birim görüşü oluşturularak revize talebi ile birlikte üst yönetimin bilgisine sunulur. 4. Üst Yönetici tarafından uygun görülmeyen revize talebinin uygun görülmeme nedenleri ilgili harcama birimine bildirilmek üzere yazı hazırlanarak Üst yöneticinin imzasına sunulur. 5. Üst yönetici tarafından imzalanan doküman, Evrak Hizmetleri Şubesine kayda alınmak ve birime gönderilmek üzere teslim edilir. 6. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı ve ekleri suretleri teslim alınır. 7. Belge suretleri dosyalanır. 8. Üst Yönetici tarafından uygun görülen revize talebinin bütçe tertiplerinde değişiklik şeklinde olması halinde e-bütçe sisteminden gerekli ödenek durum bilgileri çıkartılır. 9. Bütçe tertiplerinde yapılacak değişiklik hakkında 5018 sayılı Kanun, Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu, Yılı Programının Uygulanması Koordinasyonu ve İzlenmesine Dair Bakanlar Kurulu Kararı uyarınca aktarma yasaklarının bulunup bulunmadığı kontrol edilir. 52

53 10. Revize işlemi Yılı Programının Uygulanması Koordinasyonu ve İzlenmesine Dair Bakanlar Kurulu Kararı uyarınca Üst Yönetici yetkisinde ise revize işlemi yapılabilmesi için Üst Yöneticinin onayına sunulmak üzere onay yazısı ve eki revize cetveli ile Yükseköğretim Kurulu Başkanlığına ve Kalkınma Bakanlığına bilgilendirme yazısı hazırlanarak üst yöneticinin onayına sunulur. 11. Üst Yöneticinin onayına müteakiben Evrak Hizmetleri Şubesine kayda alınmak ve Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı ile Kalkınma Bakanlığına gönderilmek üzere teslim edilir. 12. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı ve ekleri suretleri teslim alınır. 13. Belge suretleri dosyalanır. 14. Üst yönetici onayı ile yapılan revize işlemine ilişkin harcama birimine gönderilmek üzere bilgilendirme yazısı yazılarak Daire Başkanının onayına sunulur. 15. Daire Başkanının imzasına müteakip Evrak Hizmetleri Şubesine kayıt ve ilgili harcama birimine gönderilmek üzere teslim edilir. 16. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı ve ekleri suretleri teslim alınır. 17. Belge suretleri dosyalanır. 18. Revize işlemi Yılı Programının Uygulanması Koordinasyonu ve İzlenmesine Dair Bakanlar Kurulu Kararı uyarınca Üst Yönetici yetkisinde bulunmuyorsa revize işlemi yapılabilmesi için Kalkınma Bakanlığına gönderilmek üzere revize talep yazısı ve eki cetvel hazırlanarak Üst Yöneticinin onayına sunulur. 19. Üst Yöneticinin onayına müteakiben Evrak Hizmetleri Şubesine kayda alınmak ve Kalkınma Bakanlığına gönderilmek üzere teslim edilir. 20. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı ve ekleri suretleri teslim alınır. 21. Belge suretleri dosyalanır. 22. Kalkınma Bakanlığınca Üniversitemize gönderilen cevabi yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim fişi imzalanarak teslim alınır. 23. Revize işlemi uygun görülmüş ve bütçe tertiplerinde revize işlemi yapılması gerekiyorsa, 5018 sayılı Kanun ile Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu gereğince bütçe işlemleri akış süreçlerinde açıklandığı şekilde revize işlemi yapılır. 24. Yatırım programının revizesine ilişkin ilgili birime gönderilmek üzere bilgilendirme yazısı hazırlanarak Daire Başkanının onayına sunulur. 25. Daire Başkanının imzasına müteakip Evrak Hizmetleri Şubesine kayıt ve ilgili harcama birimine gönderilmek üzere teslim edilir. 26. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı ve ekleri suretleri teslim alınır. 27. Belge suretleri dosyalanır. 53

54 F- ÖDENEK GÖNDERME VE TENKİS İŞLEMİ F1- Ödenek Gönderme İşlemi 1. E-bütçe sisteminde yapılan ödenek ilaveleri ile serbest bırakılan ödeneklere ilişkin, e-bütçe sisteminde ödenek gönderme belgesi düzenlenir. 2. Düzenlenen ödenek gönderme belgesinin çıktısı alınır. 3. Ödenek gönderme belgesinin birim yöneticisi tarafından ön mali kontrolü yapılır ve imzalanır. 4. Ön mali kontrolü yapılan ödenek gönderme belgesi ilgili harcama birimine gönderilmek üzere yazı hazırlanarak Daire Başkanı onayına sunulur. 5. Daire Başkanı tarafından imzalanan yazı ve eki Evrak Hizmetleri Şubesine kayda alınmak üzere gönderilir. 6. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı ve ekleri suretleri teslim alınır. 7. Belge suretleri dosyalanır. 8. Daire Başkanı imzasına müteakip ödenek gönderme belgesi e-bütçe sisteminde onaylanır ve Muhasebat Genel Müdürlüğünün Say2000i sitemine gönderilir. 9. Ödenek gönderme işlemi Say2000i sisteminde onaylanarak muhasebe işlem fişi oluşturulur. 10. Say2000i sisteminde Ödenek gönderme işlemine ilişkin muhasebe işlem fişinin çıktısı alınır. 11. Muhasebe işlem fişlerine ilgili ödenek gönderme belgesi eklenerek muhasebe yetkilisine teslim edilir. F2- Tenkis İşlemi 1. Bütçe ödeneği tenkis edilecek birim harcama yetkilisine ödeneğinin tenkis edileceği bilgisi verilerek ilgili detay bütçe tertibinden aktarmaya konu tutar kadar e-bütçe sisteminde tenkis belgesi düzenlenir. 2. E-bütçe sisteminden tenkis belgesinin üç suret çıktısı alınır. 3. Düzenlenen tenkis belgesi ilgili harcama birimine gönderilmek üzere yazı hazırlanarak Daire Başkanının imzasına sunulur. 4. Daire Başkanı tarafından imzalanan yazı ve eki Evrak Hizmetleri Şubesine kayda alınmak üzere gönderilir. 5. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı ve ekleri suretleri teslim alınır. 6. Belge suretleri dosyalanır. 7. Daire Başkanı imzasına müteakip tenkis belgesi e-bütçe sisteminde onaylanır ve Muhasebat Genel Müdürlüğünün Say2000i sitemine gönderilir. 8. Tenkis işlemi Say2000i sisteminde onaylanarak muhasebe işlem fişi oluşturulur. 54

55 9. Say2000i sisteminden Tenkis işlemine ilişkin muhasebe işlem fişinin çıktısı alınır. 10. Muhasebe işlem fişlerine ilgili tenkis belgesi eklenerek muhasebe yetkilisine teslim edilir. G- YATIRIM İZLEME ve UYGULAMA RAPORLARI İŞLEMLERİ 1. Yatırım izleme ve uygulama raporu hazırlanması konusunda Kalkınma Bakanlığı veya Valilikten gelen yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden evrak teslim fişi imzalanarak teslim alınır. 2. İlgili yazı uyarınca birim yatırım projeleri gerçekleşme durumuna ilişkin bilgiler alınmak üzere ilgili harcama birimlerine yazı hazırlanarak Daire Başkanı onayına sunulur. 3. Daire Başkanı onayına müteakip Evrak Hizmetleri Şubesine kayıt ve harcama birimlerine gönderilmek üzere teslim edilir. 4. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı ve ekleri suretleri teslim alınır. 5. Belge suretleri dosyalanır. 6. Harcama birimlerinden Başkanlığımıza gelen yatırım projeleri gerçekleşme raporlarının Evrak Hizmetleri Şubesinden evrak teslim fişi imzalanarak teslim alınır. 7. Birim yatırım projeleri gerçekleşme raporları incelenerek Yılı Programının Uygulanması, Koordinasyonu ve İzlenmesine Dair Bakanlar Kurulu Kararı gereğince Kurum Yatırım Programı İzleme ve Uygulama Raporları hazırlanır. 8. Yılı Programının Uygulanması, Koordinasyonu ve İzlenmesine Dair Bakanlar Kurulu Kararı gereğince hazırlanan Üniversitemiz Yatırım Programı İzleme ve Uygulama Raporları Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı ve Kalkınma Bakanlığı ve/veya Valiliğe gönderilmek üzere yazı hazırlanarak Üst Yöneticinin onayına sunulur. 9. Üst Yöneticinin onayına müteakip Evrak Hizmetleri Şubesine kayıt ve Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı ve Kalkınma Bakanlığı ve/veya Valiliğe gönderilmek üzere teslim edilir. 10. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı ve ekleri suretleri teslim alınır. 11. Belge suretleri dosyalanır. 12. Valiliğe gönderilen İl Yatırım Projeleri İzleme Raporu elektronik ortamda Kalkınma Bakanlığının İl Koordinasyon İzleme Sistemine (İKİS) kaydedilir. 13. Kalkınma Bakanlığına gönderilen yatırım uygulama raporları elektronik ortamda Kalkınma Bakanlığının Kamu Yatırımları Proje Bilgi Sistemine kaydedilir. H- YATIRIM İZLEME VE DEĞERLENDİRME RAPORU İŞLEMLERİ 55

56 sayılı Kanun un 25 inci maddesi ve Yılı Programının Uygulanması, Koordinasyonu ve İzlenmesine Dair Bakanlar Kurulu Kararı gereğince Yatırım izleme ve değerlendirme raporu hazırlanması konusunda Kalkınma Bakanlığı ndan gelen yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden evrak teslim fişi imzalanarak teslim alınır. 2. İlgili yazı uyarınca birim yatırım projeleri gerçekleşme durumuna ilişkin bilgiler alınmak üzere ilgili harcama birimlerine yazı hazırlanarak Üst Yöneticinin onayına sunulur. 3. Üst Yöneticinin onayına müteakip Evrak Hizmetleri Şubesine kayıt ve ilgili harcama birimlerine gönderilmek üzere teslim edilir. 4. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı ve ekleri suretleri teslim alınır. 5. Belge suretleri dosyalanır. 6. Harcama birimlerinden Başkanlığımıza gelen yatırım projeleri gerçekleşme raporlarının Evrak Hizmetleri Şubesinden evrak teslim fişi imzalanarak teslim alınır. 7. Birim yatırım projeleri gerçekleşme raporları incelenerek 5018 sayılı Kanun un 25 inci maddesi ve Yılı Programının Uygulanması, Koordinasyonu ve İzlenmesine Dair Bakanlar Kurulu Kararı gereğince Kurum Yatırım Programı İzleme ve Değerlendirme Raporu hazırlanır. 8. Yatırım Programı İzleme ve Değerlendirme Raporu Üst Yöneticinin onayına sunulur. 9. Üst Yöneticinin onayına müteakip Üniversitemiz web sayfasında kamuoyuna duyurulur 10. Yatırım Programı İzleme ve Değerlendirme Raporunun basımının yapılması için Basımevi Müdürlüğüne yazı hazırlanarak Daire Başkanının onayına sunulur. 11. Daire Başkanının onayına müteakip Evrak Hizmetleri Şubesine kayıt ve Basımevi Müdürlüğüne gönderilmek üzere teslim edilir. 12. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı ve ekleri suretleri teslim alınır. 13. Belge suretleri dosyalanır. 14. Basımevi Müdürlüğünce basılarak Başkanlığımıza gelen Yatırım Programı İzleme ve Değerlendirme Raporu tutanakla teslim alınır. 15. Basımı yapılan Üniversitemiz Yatırım programı izleme ve değerlendirme raporunun Sayıştay Başkanlığına, Maliye Bakanlığına ve Kalkınma Bakanlığına gönderilmek üzere yazı hazırlanarak Üst Yöneticinin onayına sunulur. 16. Üst Yöneticinin onayına müteakip Evrak Hizmetleri Şubesine kayıt edilmek ve Sayıştay Başkanlığı, Maliye Bakanlığı ile Kalkınma Bakanlığı na gönderilmek üzere teslim edilir. 17. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı ve ekleri suretleri teslim alınır. 18. Belge suretleri dosyalanır. 56

57 İ- MALİ DURUM VE BEKLENTİLER RAPORU İŞLEMLERİ sayılı Kanun un 30 uncu maddesi gereğince Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporunun hazırlanması konusunda Maliye Bakanlığından gelen yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden evrak teslim fişi imzalanarak teslim alınır. 2. İlgili yazı uyarınca Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporuna ilişkin bilgiler alınmak üzere ilgili harcama birimlerine yazı hazırlanarak Daire Başkanının onayına sunulur. 3. Daire Başkanının onayına müteakip Evrak Hizmetleri Şubesine kayıt ve ilgili harcama birimlerine gönderilmek üzere teslim edilir. 4. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı sureti teslim alınır. 5. Belge suretleri dosyalanır. 6. Harcama birimlerinden gelen yazılar Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim fişi imzalanarak teslim alınır. 7. Harcama birimlerinden Başkanlığımıza gelen bilgiler incelenerek 5018 sayılı Kanun un 30 uncu maddesi gereğince Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu hazırlanarak Üst Yöneticinin onayına sunulur. 8. Üst Yöneticinin onayına müteakip Üniversitemiz web sayfasında kamuoyuna duyurulur. 9. Belge suretleri dosyalanır. J- KURULUŞ BRİFİNGİ HAZIRLANMASI İŞLEMLERİ 1. Valilik kuruluş brifingi hazırlanması ile ilgili yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim fişi imzalanarak teslim alınır. 2. İlgili yazı uyarınca Kuruluş Brifingine ilişkin bilgiler alınmak üzere ilgili harcama birimlerine yazı hazırlanarak Daire Başkanının onayına sunulur. 3. Daire Başkanının onayına müteakip Evrak Hizmetleri Şubesine kayıt ve ilgili harcama birimlerine gönderilmek üzere teslim edilir. 4. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı ve ekleri suretleri teslim alınır. 5. Belge suretleri dosyalanır. 6. Harcama birimlerinden Başkanlığımıza gelen bilgi yazıları Evrak Hizmetleri Şubesince evrak teslim fişi imzalanarak teslim alınır. 7. Harcama birimlerinden gelen bilgiler incelenerek kuruluş brifingi hazırlanır. 8. Hazırlanan kuruluş brifinginin valiliğe gönderilmesi için üst yazı hazırlanır ve Üst Yöneticinin onayına sunulur. 57

58 9. Üst Yöneticinin onayına müteakip Evrak Hizmetleri Şubesine kayıt ve Valiliğe gönderilmek üzere teslim edilir. 10. Evrak Hizmetleri Şubesinden kayıt edilen yazı ve ekleri suretleri teslim alınır. 11. Belge suretleri dosyalanır. K- GELİR İŞLEMLERİ K1- Gelir Tahsilat İşlemi 1. Bankadan gelen gelir tahsilâtlarına ilişkin banka ekstreleri vezneden teslim alınır. 2. Elden vezneye yatırılacak olan gelirler ile banka ekstrelerindeki gelirlere ilişkin gelir kodları Analitik Bütçe Sınıflandırmasına İlişkin Rehberde yer alan açıklamalara göre tespit edilir. 3. Gelir tahsilâtı için, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliğine göre uygun gelir kodlarına Say2000i sisteminde giriş yapılarak muhasebe işlem fişi düzenlenir. 4. Say2000i sisteminde düzenlenen muhasebe işlem fişi iki nüsha çıktısı alınır ve muhasebe yetkilisinin imzasına sunulur. 5. Muhasebe yetkilisinin imzasına müteakip muhasebe işlem fişi Say2000i sisteminde onaylanır. 6. Muhasebe işlem fişinin iki nüshası Muhasebe-Kesin Hesap Şubesi yevmiye arşivine kaldırılmak ve Sayıştay Başkanlığına gönderilmek üzere Muhasebe-Kesin Hesap Şubesine teslim edilir. K2- Gelir İade İşlemi 1. İade taleplerine ilişkin, ilgili birimden gelen yazılar Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim tutanağı imzalanarak teslim alınır. 2. İade talepleri Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği, Harcama Belgeleri Yönetmeliği ve ilgili diğer mevzuat gereğince şube sorumlusunca incelenir 3. İadesi uygun görülen talep için düzeltme ve iade belgesi düzenlenir. 4. İadeye esas gelir kodu belirlenerek, iade işlemi Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği gereğince Say2000i sistemine girişi yapılarak muhasebeleştirilir. 5. Muhasebe işlem fişinin iki nüsha çıktısı alınır. 6. Muhasebe işlem fişine, düzeltme ve iade belgesi, kişinin dilekçe ve tahsilat alındıları aslı(banka dekontu, vezne alındısı) eklenerek muhasebe yetkilisinin imzasına sunulur. 7. Muhasebe yetkilisinin imzasını müteakiben muhasebe işlem fişi Vezne Servisi tarafından Say2000i sisteminde onaylanarak ilgiliye iade işlemi yapılır. 58

59 8. Onaylanarak iade işlemi yapılan muhasebe işlem fişlerinin nüshaları Muhasebe-Kesin Hesap Şubesi yevmiye arşivine kaldırılmak ve Sayıştay Başkanlığı na gönderilmek üzere Muhasebe-Kesin Hesap Şubesine teslim edilir. L- HAZİNE MÜSTEŞARLIĞI NAKİT TALEBİ İŞLEMLERİ L1- Aylık Nakit Talebi İşlemi sayılı Kamu Finansmanı ve Borç Yönetiminin Düzenlenmesi Hakkında Kanun un 16. Maddesi ve Kamu Kurum ve Kuruluşlarının Nakit Taleplerinin Tespitine İlişkin Yönetmelik çerçevesinde her ayın yirmisinden sonra içinde bulunulan ayı takip eden üç aya ilişkin Üniversitemiz nakit talebi Hazine Müsteşarlığının nakit talebi aktarım sistemi (NTAS) üzerinden elektronik ortamda hazırlanır. 2. Sisteme girilen aylık nakit talebinin bir suret çıktısı alınır ve Daire Başkanının onayına sunulur. 3. Daire Başkanı onayına müteakip bir sureti dosyalanır. M- ARŞİV İŞLEMLERİ M1- Arşivleme İşlemleri 1. Mevcut klasörlerin dosya/klasör etiketlerinin mevzuat çerçevesinde hazırlanması. 2. Birim arşivine teslim edilecek klasörlerin dosya/klasör içerik listelerinin mevzuat çerçevesinde hazırlanması. 3. Birim arşivine teslim edilecek dosya/klasör devir-teslim ve envanter formunun mevzuat çerçevesinde hazırlanması. 4. Birim arşivine teslim edilecek dosya/klasörlerin birim belge merkezi ve arşivine teslim edilmesi. M2- Birim Merkezi Arşivinden Ödünç Alınan - Verilen Klasör İşlemleri 1. Arşivde saklanan dosyaların yeniden incelenmesi ya da kullanımına ihtiyaç duyan şubeler tarafından düzenlenmiş olan dosya isteme fişi teslim alınır. 2. Talep edilen dosyalar ilgili şube sorumlusuna teslim edilir. 3. Dosya isteme fişi bir nüshası Birim arşivinde dosyanın çıkarıldığı yere diğeri ise hatırlatma dosyasına kaldırılır. 4. Şubede işlemi tamamlanan dosyalar teslim alınarak Birim arşivinde yerine kaldırılır Stratejik Yönetim ve Planlama Şubesi İş Akış Süreçleri A- İdare Faaliyet Raporu 59

60 A1- Hazırlık Çalışmaları A2- Birim Faaliyet Raporu Hazırlama Kılavuzuna Son Şeklinin Verilmesi ve Harcama Birimlerine Gönderilmesi A3- Eğitim Faaliyeti A4- İdari Faaliyet Raporunun Hazırlanması A4- İdare Faaliyet Raporunun İlgili Kurum/Kuruluşlara Gönderilmesi ve Kamuoyuna Duyurulması B- Birim Faaliyet Raporu B1- Hazırlık Çalışmaları B2- Birim Faaliyet Raporunun Hazırlanması B3- İdare Faaliyet Raporuna Esas Olmak Üzere Üst Yönetime Sunulması C- İdare Stratejik Planı C1- Stratejik Plan Hazırlık Çalışmaları C2- İdare Stratejik Planın Hazırlaması C3- Stratejik Planın Değerlendirilmek Üzere Kalkınma Bakanlığına Gönderilmesi C4- İdare Stratejik Planın İlgili Kurum/Kuruluşlara Gönderilmesi ve Kamuoyuna Sunulması C5- Stratejik Planın Uygulanmasının İzlenmesi ve Değerlendirilmesi D- Birim Stratejik Planı D1- Birim Stratejik Plan Hazırlık Çalışmaları D2- Birim Stratejik Planın Hazırlanması D3- Üst Yönetim Onayına Sunulması D4- Başkanlık Web Sayfasında Yayınlanması D5- Birim Stratejik Planın Uygulanmasının İzlenmesi ve Değerlendirilmesi E- Eğitim Hizmetleri E1- Başkanlık Personeli Eğitim İhtiyacı Tespitine Yönelik Hazırlık Çalışmaları E2- Eğitim İhtiyacının Tespit Edilmesi E3- Başkanlık Personelinin İhtiyaç Duyduğu Eğitim Programının Gerçekleştirilmesi (Kurum İçi Eğitim) E4- Diğer Kurum/Kuruluşlar ile Eğitim Dernekleri Tarafından Gerçekleştirilen Eğitim Programlarına Başkanlık Personelinin Katılımının Sağlanması (Kurum Dışı Eğitim) F- Gelen/Giden Evrak İşlemleri F1- Gelen Evrak İşlemleri F2- Giden Evrak İşlemleri G- Yönetim Bilgi Sistemi H- Arşiv İşlemleri 60

61 H1- Arşivleme İşlemleri H2- Birim Merkezi Arşivinden Ödünç Alınan - Verilen Klasör İşlemleri İ- Destek İşlemleri I1- Yıllık İzin I2- Mazeret İzni I2.1- Evlilik-Doğum-Ölüm İzni I2.2- Evlilik-Doğum-Ölüm Harici İzin I2.3- Süt İzni I3- Hastalık ve Refakat İzni I4- Aylıksız (Ücretsiz) İzin I5- Yurt Dışı İzni I6- İzinlerde Vekalet I7- Personel Kimlik Kartı İşlemleri I8- Personel Hareket İşlemleri J- İhale Komisyon Üyesi Görevlendirme ve Bilgilendirme İşlemleri J1- İhale Komisyon Üyesi Görevlendirme İşlemleri J2- İhale Komisyon Üyesi Bilgilendirme İşlemleri A- İDARE FAALİYET RAPORU A1- Hazırlık Çalışmaları 1. İdare faaliyet raporu ile ilgili mevzuat taraması yapılarak varsa değişikliklerin tespit edilmesi. 2. İdare faaliyet raporunun hazırlanmasında esas teşkil eden birim faaliyet raporlarının harcama birimleri tarafından hazırlanmasında uyumun sağlanması amacıyla şube tarafından hazırlanan birim faaliyet raporu hazırlama kılavuzunun revize edilmesi. 3. Birim faaliyet raporu hazırlanmasına ilişkin harcama birimlerine verilecek eğitim programının yapılması, eğitim sunumunun hazırlanması. 4. Harcama birimlerinden gelen birim faaliyet raporlarında yer alan akademik ve idari personel bilgileri, öğrenci sayıları ve taşınmazların yerleşke bazında envanterinin kontrolünün yapılabilmesi amacıyla ana hizmet birimi olan Personel Daire Başkanlığı, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ve Yapı İşleri Teknik Daire Başkanlığından Stratejik Yönetim ve Planlama Şubesi tarafından oluşturulan tablolarla Üniversite geneli verilerin istenmesi. 5. Personel Daire Başkanlığı, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ve Yapı İşleri ve Teknik Daire Başkanlığı tarafından verilerin hazırlanması. 6. Verilerin şubeye ulaşması. 61

62 A2- Birim Faaliyet Raporu Hazırlama Kılavuzuna Son Şeklinin Verilmesi ve Harcama Birimlerine Gönderilmesi 1. Son şekli verilen birim faaliyet raporu hazırlama kılavuzunun onaylanmak üzere Daire Başkanına sunulması. 2. Daire Başkanı tarafından onaylanan kılavuzun harcama birimlerine gönderilmek üzere üst yazı ekinde üst yöneticiye sunulması. 3. Üst yönetici tarafından onaylanan yazı ekinde birim faaliyet raporu hazırlama kılavuzunun harcama birimlerine gönderilmesi. A3- Eğitim Faaliyeti 1. Hazırlık çalışması tamamlanan ve tarihi birim faaliyet raporu hazırlama kılavuzu üst yazısında harcama birimlerine bildirilen eğitim programının Personel Daire Başkanlığına bildirilmesi. 2. Eğitimin gerçekleştirilmesi. 3. Eğitim sunumunun Başkanlık web sayfasında yayınlanması. A4- İdare Faaliyet Raporunun Hazırlanması 1. Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarının cari yıl mart ayı sonuna kadar şubeye ulaşması. (Birim faaliyet raporlarını zamanında göndermeyen harcama birimlerine ulaşılarak birim faaliyet raporların gönderilmesinin sağlanması.) 2. Birimlerden gelen faaliyet raporlarında yer alan bilgi ve verilerinin Üniversite Stratejik Planı, yılı Performans Programı ve İdare Kesin Hesabı ile harcama birimlerinin bir önceki yıl bilgi ve verileri dikkate alınarak birim bazında kontrolünün yapılması ayrıca harcama yetkilisi tarafından güvence beyanının imzalanıp imzalanmadığının kontrol edilmesi. 4. Tespit edilen hata ve eksikliklerin ilgili harcama birimlerine iletilmesi. 5. Düzeltme yapılan sayfalarının harcama yetkilisi tarafından paraflanarak harcama birimince şubeye gönderilmesi. 6. Düzeltme sayfalarının şubeye ulaşması. 7. Tüm harcama birimlerinin birim faaliyet raporlarının kontrolü tamamlandıktan sonra birim faaliyet raporlarında yer alan bilgi ve veriler, idare düzeyinde değerlendirilerek idare faaliyet raporunda gösterilmek üzere konsolide edilmesi. 8. İdare faaliyet raporunun yasal süresi içerisinde oluşturulması. 9. Oluşturulan idare faaliyet raporunun kontrol edilerek Daire Başkanına sunulması. 62

63 10. Daire Başkanının görüşleri doğrultusunda varsa gerekli düzeltmelerin yapılması. 11. İdare faaliyet raporu eki Mali Hizmetler Birim Yöneticisi Beyanı imzalanmış şekilde raporun üst yöneticiye sunulması. 12. Varsa gerekli düzeltmelerin yapılması için Başkanlığa iletilmesi. 13. Üst yönetici (Rektör) tarafından onaylanan idare faaliyet raporu eki Üst Yönetici Güvence Beyanının imzalanmış şekli ile birlikte Başkanlığa gönderilmesi. 14. İdare faaliyet raporu basımının gerçekleştirilmesi için Üniversitemiz Basımevi Müdürlüğüne veya uygun görülen matbaaya gönderilmesi. 15. Üniversitemiz Basımevi Müdürlüğünde basılmasına karar verilmesi halinde yazı ekinde gönderilmesi. 16. Matbaada basılmasına karar verilmesi halinde gerekli işlemlerin yapılması için gerçekleştirme görevlisine yazı ekinde teslim edilmesi. 17. Harcama birimleri faaliyet raporlarının arşivlenmek üzere dosyalanması. A5- İdare Faaliyet Raporunun İlgili Kurum / Kuruluşlara Gönderilmesi ve Kamuoyuna Duyurulması 1. Basımı gerçekleştirilen idare faaliyet raporunun Basımevi Müdürlüğü/Matbaa tarafından Başkanlığa gönderilmesi. 2. İdare faaliyet raporunun cari yıl nisan ayı sonuna kadar yazı ekinde Maliye Bakanlığı ve Sayıştay Başkanlığına gönderilmesi. 3. Aynı süre içinde Üniversite ve Başkanlık web sayfasında yayınlanarak kamuoyuna duyurulması. 4. İdare faaliyet raporunun harcama birimlerine gönderilmesi. B- BİRİM FAALİYET RAPORU B1- Hazırlık Çalışmaları 1. Birim faaliyet raporu hazırlama kılavuzu kapsamında Başkanlık şubelerinden ilgili mali yıla ait faaliyetlerinin istenmesi. B2- Birim Faaliyet Raporunun Hazırlanması 1. Şubelerin ilgili mali yıla ait faaliyetlerini kapsayan bilgi ve verileri hazırlaması. 2. Başkanlık şubelerinden bilgi ve verilerin ulaşması. 3. Şubelerden gelen bilgi ve verilerin kontrol edilmesi. 4. Bilgi ve verilerde tespit edilen hata ve eksiklikler şubelere iletilmesi ve düzeltilmesinin sağlanması. 63

64 5. Şubelerden gelen bilgi ve verilerin birim faaliyet raporu hazırlama kılavuzu kapsamında konsolide edilmesi, 6. Birim faaliyet raporunun oluşturulması. 7. Şube tarafından kontrolü yapılan birim faaliyet raporunun Daire Başkanına sunulması. 8. Birim faaliyet raporunun Daire Başkanı tarafından onaylanması ve harcama yetkilisi güvence beyanının imzalanması. B3- İdare Faaliyet Raporuna Esas Olmak Üzere Üst Yönetime Sunulması 1. Birim faaliyet raporunun idare faaliyet raporuna esas olmak üzere üst yönetime sunulması. C- İDARE STRATEJİK PLANI C1- Stratejik Plan Hazırlık Çalışmaları 1. Stratejik Plan çalışmalarının başladığının duyurulması amacıyla iç genelgenin hazırlanması. 2. Üst yöneticiye sunulması. 3. Üst yönetici tarafından onaylanan iç genelge ile harcama birimlerine stratejik planlama çalışmalarının başladığının duyurulması. 4. Stratejik planlama ekibinin oluşturulması ve üst yöneticinin onayına sunulması. 5. Stratejik planlama ekip üyelerinin görevlendirilmesi amacıyla üye isimlerinin Personel Daire Başkanlığına bildirilmesi. C2- İdare Stratejik Planın Hazırlanması 1. Üst yönetici başkanlığında stratejik planlama ekibi toplantısının organize edilmesi. 2. Ekip üyelerine toplantı yer, tarih ve saatinin bildirilmesi. 3. Stratejik planlama ekibi tarafından ekip üyelerinin ve stratejik planlama çalışmalarına katkı verecek diğer çalışanların stratejik planlama konusundaki eğitim ihtiyacı, danışmanlık ihtiyacı, veri ve mali kaynak ihtiyacının tespit edilmesi. 4. İhtiyaçların giderilmesi konusunda destek hizmetlerinin yürütülmesi. 5. Stratejik planlama ekibi tarafından hazırlanan hazırlık programı çerçevesinde yapılan zaman planının uygulanmasında sekretarya işlemlerinin yürütülmesi. 6. Stratejik planlama ekibi tarafından yapılan kurumsal değerlendirme ve durum analizinde sekretarya işlemlerinin yürütülmesi. 64

65 7. Stratejik planlama ekibi tarafından misyon-vizyon ve temel değerlerin revize edilmesinde sekretarya işlemlerinin yürütülmesi, kurum içi ve dışı iletişimin sağlanması. 8. Stratejik planlama ekibi tarafından stratejik amaç ve hedeflerin belirlenmesinde sekretarya işlemlerinin yürütülmesi, kurum içi ve dışı iletişimin sağlanması. 9. Stratejik planlama ekibi tarafından hedeflere yönelik performans göstergelerinin belirlenmesi sekretarya işlemlerinin yürütülmesi, kurum içi ve dışı iletişimin sağlanması. 10. Stratejik planlama ekibi tarafından stratejik amaç ve hedeflere ulaşmayı sağlayacak faaliyet/projelerin belirlenmesinde sekretarya işlemlerinin yürütülmesi, kurum içi ve dışı iletişimin sağlanması. 11. Stratejik planlama ekibi tarafından stratejik amaç ve hedeflere ulaşmayı sağlayacak faaliyet/projelerin maliyetlendirilmesi işlemlerinde sekretarya işlemlerinin yürütülmesi, kurum içi ve dışı iletişimin sağlanması. 12. Stratejik plan çalışmalarını koordine eden Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından stratejik plan kapsamında elde edilen bilgi ve verilerin konsolide edilmesi. 13. İdare stratejik planın oluşturulması. 14. İdare stratejik planın üst yönetici onayına sunulması. C3- Stratejik Planın Değerlendirilmek Üzere Kalkınma Bakanlığına Gönderilmesi 1. Üst yönetici tarafından onaylanarak uygun görülen idare stratejik plan değerlendirilmek üzere stratejik planın kapsadığı dönemin ilk yılından önceki yılın ocak ayında Kalkınma Bakanlığına gönderilmesi. 2. Kalkınma Bakanlığı tarafından idare stratejik planının incelenmesi. 3. İnceleme sonucunda gerek görülen durumlarda 3 ay içinde değerlendirme raporunun kuruma gönderilmesi. 4. Kalkınma Bakanlığı tarafından gönderilen değerlendirme raporunun stratejik planlama ekibi tarafından değerlendirilmesi ve gerekli düzeltmelerin yapılması için Başkanlığa gönderilmesi. 5. Gerekli düzeltmeler yapılarak idare stratejik plana son şeklinin verilmesi. C4- İdare Stratejik Planın İlgili Birim-Kurum/Kuruluşlara Gönderilmesi ve Kamuoyuna Sunulması 1. Son şekli verilen idare stratejik planın basımının gerçekleştirilmesi için Basımevi Müdürlüğüne yazı yazılması. 65

66 2. Basım işlemi tamamlanan idare stratejik planın Maliye Bakanlığı ve Kalkınma Bakanlığı ile TBMM ve Sayıştay Başkanlığına gönderilmesi. 3. İdare stratejik planın harcama birimlerine gönderilmesi. 4. İdare stratejik planın kamuoyuna duyurulmak üzere Üniversite ve Başkanlık web sayfasında yayınlanması. C5- Stratejik Planın Uygulanmasının İzlenmesi ve Değerlendirilmesi 1. Stratejik plan uygulamasının sistematik olarak takip edilmesi ve değerlendirilmesi. 2. Sonuçların raporlanarak üst yönetime sunulması. D- BİRİM STRATEJİK PLANI D1- Stratejik Plan Hazırlık Çalışmaları 1. Birim stratejik plan çalışmalarının başladığının duyurulması amacıyla iç genelgenin hazırlanması. 2. Daire Başkanına sunulması. 3. Daire Başkanı tarafından onaylanan iç genelge ile şubelere birim stratejik planlama çalışmalarının başladığının duyurulması. 4. Birim stratejik planlama ekibinin oluşturulması ve Daire Başkanının onayına sunulması. 5. Birim stratejik planlama ekip üyelerine görevlerinin bildirilmesi. D2- Birim Stratejik Planın Hazırlanması 1. Daire Başkanı başkanlığında stratejik planlama ekibi toplantısının organize edilmesi ve ekip üyelerine duyurulması. 2. Stratejik planlama ekibi tarafından ekip üyelerinin ve stratejik planlama çalışmalarına katkı verecek diğer çalışanların stratejik planlama konusundaki eğitim ihtiyacı, danışmanlık ihtiyacı, veri ve mali kaynak ihtiyacının tespit edilmesi. 3. İhtiyaçların giderilmesi sürecinin yürütülmesi. 4. Stratejik planlama ekibi tarafından hazırlanan hazırlık programı çerçevesinde yapılan zaman planının uygulanmasında destek hizmetlerinin yürütülmesi. 5. Stratejik planlama ekibi tarafından yapılan durum analizinde destek hizmetlerinin yürütülmesi. 66

67 6. Stratejik planlama ekibi tarafından misyon-vizyon ve temel değerlerin revize edilmesinde destek hizmetlerinin yürütülmesi. 7. Stratejik planlama ekibi tarafından stratejik amaç ve hedeflerin belirlenmesinde destek hizmetlerinin yürütülmesi. 8. Stratejik planlama ekibi tarafından hedeflere yönelik performans göstergelerinin belirlenmesinde destek hizmetlerinin yürütülmesi. 9. Stratejik planlama ekibi tarafından stratejik amaç ve hedeflere ulaşmayı sağlayacak faaliyet/projelerin belirlenmesinde destek hizmetlerinin yürütülmesi. 10. Stratejik planlama ekibi tarafından stratejik amaç ve hedeflere ulaşmayı sağlayacak faaliyet/projelerin maliyetlendirilmesi işlemlerinde destek hizmetlerinin yürütülmesi. 11. Stratejik plan çalışmalarını koordine eden şube tarafından stratejik plan kapsamında elde edilen bilgi ve verilerin konsolide edilmesi. 12. Birim stratejik planın oluşturulması. 13. Birim stratejik planın Daire Başkanının onayına sunulması. D3- Üst Yönetim Onayına Sunulması 1. Daire Başkanı tarafından onaylanan birim stratejik planının üst yönetici onayına sunulması. 2. Üst yönetici onay alınan birim stratejik planın basım için Basımevi Müdürlüğüne gönderilmesi. D4- Başkanlık Web Sayfasında Yayınlanması 1. Birim stratejik planı kamuoyuna duyurulmak üzere Başkanlık web sayfasında yayınlanması. D5- Stratejik Planın Uygulanmasının İzlenmesi ve Değerlendirilmesi 1. Stratejik plan uygulamasının sistematik olarak takip edilmesi ve değerlendirilmesi. 2. Sonuçların raporlanarak Daire Başkanına sunulması. E- EĞİTİM HİZMETLERİ E1- Başkanlık Personeli Eğitim İhtiyacı Tespitine Yönelik Hazırlık Çalışmaları 1. İlgili yıla ait Başkanlık personelinin eğitim ihtiyacının tespit edilmesine ilişkin anket hazırlanması. 67

68 2. Hazırlanan anketin Daire Başkanına sunulması. 3. Daire Başkanının gerekli gördüğü düzeltmeler yapılarak ankete son şeklinin verilmesi. E2- Eğitim İhtiyacının Tespit Edilmesi 1. Anket formunun yazı ekinde şubelere gönderilmesi. 2. Başkanlık şubelerinde görevli personel tarafından doldurulan anketlerin şubeye ulaşması. 3. Şubelerden gelen anket formlarının konsolide edilmesi. 4. Konsolide sonunda tespit edilen eğitim ihtiyacının Daire Başkanına sunulması. 5. Daire Başkanı tarafından ilgili yılda verilmesi planlanan eğitim programlarının belirlenmesi. E3- Başkanlık Personelinin İhtiyaç Duyduğu Eğitim Programının Gerçekleştirilmesi (Kurum İçi Eğitim) 1. Başkanlık şube sorumluları tarafından gerçekleştirilmesi planlanan eğitim programının hazırlanması. 2. Hazırlanan eğitim programının Daire Başkanının onayına sunulması. 3. Daire Başkanı tarafından onaylanan eğitim programının destek hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla Personel Daire Başkanlığına iletilmesi. 4. Eğitim programının gerçekleştirilmesi. E4- Diğer Kurum/Kuruluşlar Tarafından Gerçekleştirilen Eğitim Programlarına Başkanlık Personelinin Katılımı (Kurum Dışı Eğitim) 1. Diğer kurum/kuruluşlar tarafından gerçekleştirilen eğitim programının Başkanlığımıza ulaşması. 2. Daire Başkanı tarafından programın değerlendirilmesi ve katılımı uygun görülen personelin belirlenmesi. 3. İlgili kurum ve kuruluşa, eğitim programına katılacak personelin bildirimi için yazı yazılması. 4. Yazılan yazının Daire Başkanına sunulması. 5. Eğitim programına katılacak personelin ilgili kurum ve kuruluşa bildirilmesi. 6. Eğitim programına katılacak personele, eğitimin yer, tarih ve saatinin bildirilmesi. F- GELEN/GİDEN EVRAK İŞLEMLERİ F1- Gelen Evrak İşlemleri 1. Gelen evrakın Daire Başkanı tarafından şubeye havale edilmesi. 68

69 2. Evrak Hizmetleri Şubesi tarafından evrakın Şubeye teslim edilmesi. 3. Teslim fişi imzalanarak şube sorumlusu tarafından evrakın teslim alınması. 4. Evrakın şube içi evrak teslim çizelgesine işlenmesi. 5. Evrakın ilgili personele teslim çizelgesi imzalatılmak suretiyle teslim edilmesi. 6. Evrak ile ilgili işlem yapılacak ise ilgili personel tarafından yazışma işleminin yapılması. 7. Gelen evraka istinaden yazılan yazının kontrol edilmek üzere şube sorumlusuna verilmesi. 8. Şube sorumlusu tarafından kontrol edilerek paraflanan yazının muhasebe yetkilisine verilmesi. 9. Muhasebe yetkilisi tarafından paraflanan yazının Daire Başkanına sunulması. 10. Daire Başkanı tarafından imzalanan yazı giden evrakın kayda alınması ve ilgili birim ve/veya kuruma ulaştırılması amacıyla Evrak Hizmetleri Şubesine teslim edilmesi. 11. Kaydı yapılan evrakın paraflı suretinin Evrak Hizmetleri Şubesinden alınarak ilgili dosyaya kaldırılması. F2- Giden Evrak İşlemleri 1. Giden evrak muhasebe yetkilisine paraflanmak üzere sunulur. 2. Evrak hatalı/eksik ise şubece düzeltilmek üzere iade alınır. 3. Paraflanan evrak Daire Başkanı tarafından imzalanarak Evrak Hizmetleri Şubesine havale edilir. 4. Daire Başkanı tarafından imzalanan giden evrakın sureti Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 5. Teslim edilen evrakın sureti dosyalanır. 6. Evrak Hizmetleri Şubesi tarafından evrak teslim alınır ve Giden Evrak İşlemleri (Evrak Hizmetleri Şubesi işlemi) yapılır. G- YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ 1. Üniversitemizin Yönetim Bilgi Sisteminin oluşturulması için Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından yazılım geliştiren firmaların araştırılması, ihaleye çıkılması ve satın alınması veya Bilgi İşlem Daire Başkanlığınca söz konusu sistemin kurulması. 2. Mevcut sistemler ile (öğrenci bilgi sistemi, personel bilgi sistemi vb.) entegreli çalışacak yönetim bilgi sisteminde yer alacak verilerin ve oluşturulacak rapor standartlarının belirlenmesi konusunda karar vericiler, ilgili birimler veya firma ile gerekli çalışmaların yapılması. 3. Yönetim bilgi sisteminde yer alacak verilerin ilk girişinin ilgili birimlerden alınacak verilerle gerçekleştirilmesi. 69

70 4. Yönetim bilgi sistemiyle ilgili eğitimin planlanması ve gerçekleştirilmesi. Sisteme giriş için yetki tanımlamalarının yapılması ve sorumluların bilgilendirilmesi. 5. Yönetim bilgi sistemi üzerinden belirlenen periyotlarda (günlük/haftalık/aylık/3 aylık/yıllık) gerekli kontrol ve tasnif işlemlerinin yapılarak sistem kullanıcılarınca veri girişlerinin yapılması. (Yönetim bilgi sistemine entegre olmuş diğer sistemlerde yapılan tüm veri girişleri sistem üzerinde güncellenecektir.) 6. Karar vericiler ve/veya ilgili birimlerin talepleri doğrultusunda yetki tanımlama/değiştirme işlemlerinin yapılması. 7. Sistem içerisine dahil edilmesi gerekli olan verilerin/raporların revizesinde veya sistemde karşılaşılabilecek sorunlarla ilgili olarak gerekli desteğin verilmesi. H- ARŞİV İŞLEMLERİ H1- Arşivleme İşlemleri 1. Mevcut klasörlerin dosya/klasör etiketlerinin mevzuat çerçevesinde hazırlanması. 2. Birim arşivine teslim edilecek klasörlerin dosya/klasör içerik listelerinin mevzuat çerçevesinde hazırlanması. 3. Birim arşivine teslim edilecek dosya/klasör devir-teslim ve envanter formunun mevzuat çerçevesinde hazırlanması. 4. Birim arşivine teslim edilecek dosya/klasörlerin birim belge merkezi ve arşivine teslim edilmesi. H2- Birim Merkezi Arşivinden Ödünç Alınan - Verilen Klasör İşlemleri 1. Arşivde saklanan dosyaların yeniden incelenmesi ya da kullanımına ihtiyaç duyan şubeler tarafından düzenlenmiş olan dosya isteme fişi teslim alınır. 2. Talep edilen dosyalar ilgili şube sorumlusuna teslim edilir. 3. Dosya isteme fişi bir nüshası birim arşivinde dosyanın çıkarıldığı yere diğeri ise hatırlatma dosyasına kaldırılır. 4. Şubede işlemi tamamlanan dosyalar teslim alınarak Birim arşivinde yerine kaldırılır. 5. Dosya isteme fişinin ilgili sütunları doldurularak teslim alınarak dosyalanır. İ- DESTEK İŞLEMLERİ I1- Yıllık İzin 70

71 1. İlgili tarafından iki nüsha halinde düzenlenmiş olan izin talep formu şube tarafından teslim alınır. 2. Personel izin durumu dosyasından kontrol edilir. 3. İzin bilgisi formun ilgili yerine işlenir ve izin talebinde bulunan personele teslim edilir. 4. İzin talebi uygun görülmesi halinde şube sorumlusunca imzalanır. 5. İmzalı form onay alınmak üzere Daire Başkanına sunulur. 6. Onaylanan form şubece teslim alınır ve personel dönüşüne kadar izin takip dosyasında tutulur. 7. İzin dönüşü yapan personelin formu bağlı bulunduğu birim sorumlusuna göreve başladığına dair imzalattırılır. 8. Şube sorumlusu tarafından imzalanan izin formunun bir nüshası yazı ekinde Personel Daire Başkanlığına iletilmek üzere Daire Başkanına imzaya sunulur. 9. Daire Başkanı tarafından imzalanan yazı elektronik ortamda kaydedilerek giden evrak kayıt numarası verilir. 10. Kayıt işlemi tamamlanan yazı eki izin formu ile birlikte Personel Dairesi Başkanlığı Evrak Şubesine teslim edilir. 11. İzin formun diğer nüshası Personel Daire Başkanlığına yazılan yazının ekinde izin kullanan personelin dosyasında saklanır. I2- Mazeret İzni I2.1- Evlilik-Doğum-Ölüm İzni 1. İlgili tarafından mazeretini belirten dilekçe ve belgeler ilgilinin görevlendirildiği şubeye teslim edilir. 2. Şube sorumlusunca ilgili dilekçe ve belgeler yazı ekinde Personel Daire Başkanlığına iletilmek üzere Daire Başkanına imzaya sunulur. 3. Daire Başkanı tarafından imzalanan yazıya Giden evrak işlemi yapılır. 4. Üst yazı Personel Daire Başkanlığı Evrak Şubesine teslim edilir. 5. Üst yazının diğer nüshası izin kullanan personelin dosyasında saklanır. I2.2- Evlilik-Doğum-Ölüm Harici İzin 1. İlgili tarafından mazeret izin talebine ilişkin form şube sorumlusuna teslim edilir. 2. Şube sorumlusu tarafından uygun görülen izin talep formu Evrak Hizmetleri Şubesine gönderilir. 3. Şube tarafından izin durumu kontrol edilir. 4. İzin durumu forma işlenir ve form şube sorumlusunca imzalanır. 71

72 5. Daire Başkanından muvafakat alınması için üst yazı Daire Başkanına sunulur. 6. Daire Başkanınca üst yazı imzalanır. 7. Giden evrak işlemi yapılır. 8. Gereği yapılmak üzere Personel Daire Başkanlığına iletilir. 9. Üst yönetici tarafından onaylanan yazı Personel Daire Başkanlığın tarafından Başkanlığımız Evrak Hizmetleri Şubesine teslim edilir. 10. Gelen evrak işlemi yapılır. 11. İzin dönüşü yapan personelin formu bağlı bulunduğu birim sorumlusuna göreve başladığına dair imzalattırılır. 12. Evrak Hizmetleri Şubesi tarafından göreve başlama yazısı hazırlanarak Daire Başkanının imzasına sunulur. 13. Daire Başkanı tarafından imzalanan yazıya Giden evrak işlemi yapılır. 14. Personel Dairesi Başkanlığı Evrak Şubesine teslim edilir. 15. Yazının paraflı sureti izin kullanan personelin dosyasında saklanır. I2.3- Süt İzni 1. İlgili tarafından süt izni talebine ilişkin dilekçe şubeye teslim edilir. 2. Şube sorumlusunca ilgili dilekçe Daire Başkanının onayına sunulur. 3. Daire Başkanı tarafından onaylanan dilekçe elektronik ortamda kaydedilir. 4. Kayıt işlemi tamamlanan dilekçe ilgili personelin dosyasında saklanır. I3- Hastalık ve Refakat İzni 1. İlgili tarafından sağlık raporu şubeye teslim edilir. 2. Şube tarafından Personel Daire Başkanlığına bildirim amaçlı üst yazı hazırlanır. 3. Üst yazı yetkili yöneticinin imzasına sunulur. 4. Yönetici tarafından imzalanan yazıya Giden evrak işlemi yapılır. 5. Genel Evrak Şubesine teslim edilir. 6. İmzalanan yazının paraflı sureti ilgili personelin dosyasında saklanır. I4- Aylıksız (Ücretsiz) İzin 72

73 1. İlgili tarafından mazeretini belirten dilekçe ve varsa belgeler Şubeye teslim edilir. 2. Şube sorumlusu tarafından uygun görülmesi halinde Daire Başkanınca üst yazı imzalanır. 3. Giden evrak işlemi yapılarak, gereği ifa edilmek üzere Personel Daire Başkanlığına iletilir. 4. Üst Yönetici tarafından onaylanan belge teslim alınır. 5. Gelen evrak işlemi yapılır. 6. İşlemi tamamlanan belge ilgili personelin dosyasında saklanır. 7. İzin dönüşü göreve başlama yazısı hazırlanarak Daire Başkanının onayına sunulur. 8. B1-Giden evrak işlemi yapılan belge Personel Daire Başkanlığına iletilir. 9. Yazının bir sureti ilgili personelin dosyasında saklanır. I5- Yurt Dışı İzni 1. İlgili tarafından düzenlenen yurt dışı izin talep dilekçesi şube sorumlusuna teslim edilir. 2. İlgili şube sorumlusunca uygun görülen izin talebi Şubeye iletilir. 3. Şube tarafından izin durumu kontrol edilir. İzin bilgisi işlenir. 4. Personel izin talebi Daire Başkanının onayına sunulur. 5. Daire Başkanının uygun görmesi durumda, yurt dışı izine ilişkin gereğinin yapılması hususunda Personel Daire Başkanlığına üst yazı yazılır ve Daire Başkanının imzasına sunulur. 6. Yurt dışı izin talebinin Daire Başkanınca onaylanmaması/uygun görülmemesi durumunda ise dilekçe izin talebinde bulunan ilgili personele iade edilir. 7. Daire Başkanı tarafından uygun görülerek imzalanan belgeye Giden Evrak işlemi yapılır. 8. Üst yazı Personel Daire başkanlığına teslim edilir. 9. Üst yönetici tarafından onaylanan yurt dışı izin talebine ilişkin yazı şubece teslim alınır. 10. Belgeye Gelen Evrak işlemi yapılır. 11. Onaylanan yazının bir sureti izni kullanacak olan personele verilir. 12. Onaylanan yazının aslı izni kullanacak personelin dosyasında saklanır. 13. İzin dönüşü göreve başlama yazısı hazırlanarak Daire Başkanının imzasına sunulur. 14. Daire Başkanı tarafından imzalanan yazıya Giden Evrak işlemi yapılır. 15. Belge Personel Daire Başkanlığına iletilir. 16. Yazının bir sureti ilgili personelin dosyasında saklanır. 73

74 I6- İzinlerde Vekalet 1. Şube tarafından üst yöneticiye onaylatılmak üzere vekâlet onay yazısı hazırlanır ve Daire Başkanınca imzalanır. 2. Daire Başkanınca imzalanan vekalet yazısı üst yöneticinin onayına sunulmak üzere Giden evrak işlemi yapılır. 3. Üst Yönetici tarafından onaylanan belgeye Gelen Evrak işlemi yapılır. 4. Vekalet onayı eklenmek suretiyle ilgili personele tebliği için yazı hazırlanır. 5. Daire Başkanına imzalanmak üzere gönderilir. 6. İmzalanan yazıya elektronik ortamda giden evrak kayıt numarası verilir. 7. Kaydedilen yazı teslim fişi ile vekalet edecek personele tebliğ edilir. 8. Yazının bir sureti vekâlet edilecek personelin dosyasında, diğer sureti de vekalet edecek olan personelin dosyasında saklanır. I7- Personel Kimlik Kartı İşlemleri 1. Kimlik kartı talebinde bulunan personel talebine ilişkin dilekçe ile iki adet fotoğrafını şubeye teslim eder. 2. İlgili personelin dilekçesine elektronik ortamda gelen evrak işlemi yapılır. 3. Şube tarafından kart talebine ilişkin üst yazı Personel Daire Başkanlığına hitaben hazırlanarak Daire Başkanına sunulur. 4. Talebe ilişkin yazı Daire Başkanı tarafından imzalanır. 5. İmzalanan yazıya Giden evrak işlemi yapılır. 6. Yazı Genel Evrak Şubesine teslim edilir. 7. Yazının paraflı sureti ise personel işleri dosyasına kaldırılır. I8- Personel Hareket İşlemleri 1. Personel hareketine ilişkin Personel Daire Başkanlığının yazısı şube tarafından teslim alınır. 2. Teslim alınan yazıya gelen evrak işlemi yapılır. 3. Söz konusu yazıya ilişkin tebliğ/tebellüğ belgesi düzenlenir. 4. Tebliğ/tebellüğ belgesi, şube sorumlusu ve ilgili personel tarafından imzalanır. 74

75 5. Personel hareketini içeren üst yazı Şubece hazırlanır ve imzalanan tebliğ/tebellüğ belgesi yazı ekinde Daire Başkanına sunulur. 6. Personel hareketliliğine ilişkin yazı Daire Başkanı tarafından imzalanır. 7. İmzalanan yazıya Giden evrak işlemi yapılır. 8. Evrak Personel Daire Başkanlığına iletilmek üzere Genel Evrak Şubesine teslim edilir. 9. Yazının paraflı sureti ise ilgili personelin dosyasına kaldırılır. J- İHALE KOMİSYON ÜYESİ GÖREVLENDİRME ve BİLGİLENDİRME İŞLEMLERİ J1- İhale Komisyon Üyesi Görevlendirme İşlemleri 1. Harcama birimi tarafından yapılacak olan ihale ile ilgili 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu nun 6 ıncı maddesi gereğince oluşturulacak ihale komisyonunda görev yapmak üzere Başkanlığımıza gelen talep yazısı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 2. Personelin görevlendirilmesine ilişkin yazı hazırlanarak Daire Başkanının onayına sunulur. 3. Daire Başkanının onayına müteakip ihale işlem dosyasının birer örneği, yazıya eklenerek ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ilgili personele gönderilmek üzere, Evrak Hizmetleri Şubesine teslim edilir. 4. Evrak Hizmetleri Şubesi tarafından kayıt edilen yazı ve eklerinin suretleri teslim alınır. 5. Belge suretleri dosyalanır. J2- İhale Komisyon Üyesi Bilgilendirme İşlemleri 1. Harcama birimi ihale komisyonunda görevlendirilen personele ilişkin bilgilendirme yazısı hazırlanarak Daire Başkanının onayına sunulur. 2. Daire Başkanının onayından sonra, ilgili yazı harcama birimine gönderilmek üzere Evrak Hizmetleri Şubesine teslim edilir. 3. Hizmetleri Şubesi tarafından kayıt edilen yazı ve eklerinin suretleri teslim alınır. 4. Belge suretleri dosyalanır Muhasebe-Kesin Hesap Şubesi İş Akış Süreçleri A- Tetkik İşlemleri B Yasa Gereğince Primlerin Sosyal Güvenlik Kurumu Hesaplarına Aktarılması 75

76 B1- Beyana Esas İşlemler B2- Hakkedişlerden Kesilen Sosyal Güvenlik Kurumu Prim İşlemleri C- Vergi Ödemeleri C1- Beyana Esas Vergi Ödemeleri C2- Hakkedişlerden Mahsup Edilen Vergi Ödemeleri D- Ön Ödeme İşlemleri (Avans ve Krediler) E- Emanet Karakterli Hesaplara İlişkin İşlemler E1- Maaş Ödemeleri ile İlgili (Nafaka-İcra-Kefalet-Sendika) Hesaplara İlişkin İşlemler E2- Kişilere Ait Emanet İşlemleri E3- Diğer Emanetler İşlemleri E4- Nakit Teminat-Ek Kesin Teminat İşlemleri E5- Yurt Depozitosu İşlemleri F- Bütçe Emaneti İşlemleri G- Vezne İşlemleri G1- Kasa İşlemleri G1.1- Kasa Nakit İhtiyacının Karşılanması G1.2- Kasa Tahsilat ve Ödeme İşlemleri G1.3- Kasa Fazlası İşlemleri G2- Banka İşlemleri G2.1- Banka Tahsilatları G2.2- Gönderme Emri İşlemleri G2.3- Çek Düzenleme İşlemleri G3- Teminat Mektubu ve Kişilere Ait Menkul Kıymet İşlemleri G3.1- Kabul İşlemleri G3.2- İade İşlemleri G3.3- İrat Kaydı İşlemleri G4- Döviz Hesabı İşlemleri G4.1- Döviz Hesapları Gönderme Emri İşlemleri G4.2- Döviz Hesapları Güncelleme İşlemleri G5- Harcama Birimlerinde Görev Yapan Muhasebe Yetkilisi Mutemedi İşlemleri G6- Kontrol ve Raporlama İşlemleri 76

77 G6.1- Kasa Kontrol İşlemleri G6.2- Banka Hesabı Kontrol İşlemleri H- Alacak Takip İşlemleri H1- Fazla ve Yersiz Ödenen Ücretler H1.1- Dosyanın Açılması ve Tahsilat İşlemleri H1.2- Vergi Kesintilerinin Mahsubu H1.3- SGK Primlerinin Mahsubu H2- Sayıştay Sorguları ve İlamları H2.1- Sayıştay Sorguları ile İlgili İşlemler H2.2- Sayıştay İlamları ile İlgili İşlemler H3- Mecburi Hizmet Yükümlülüğünden Doğan Borçlar İ- Taşınır Mal Yönetim İşlemleri I1- Satın Alınan Taşınırın Giriş İşlemi I1.1- İhtiyaç Tespiti ve Satın Alınması İşlemi İ1.2- Taşınırın Muayene ve Kabul İşlemleri I2- Bağış ve Yardım Yoluyla Edinilen Taşınır İşlemleri I3- Taşınırların Sayım İşlemi İ4- İade Edilen Taşınırların Giriş İşlemi I4.1- Dayanıklı Taşınırın İade Alınması I4.2- Tüketim Malzemelerinin İade Alınması İ5- Devir Alınan Taşınırların Giriş İşlemi I5.1- Kurum İçi Devir Alma İşlemi I5.2- Kamu İdareleri Arası Devir Alma İşlemi I6- Tüketim Suretiyle Çıkış İşlemi I7- Kullanım Suretiyle Çıkış İşlemi I8- Devir Suretiyle Çıkış İşlemi I8.1- Kurum İçi Devir Çıkış İşlemi I8.2- Kamu İdareleri Arası Devir Çıkış İşlemi I9- Yok Olma Nedeniyle Çıkış İşlemi I10- Hurdaya Ayırma Nedeniyle Çıkış İşlemi I10.1- Taşınırın Hurdaya Ayrılma İşlemi I10.2- Taşınırın Hurdaya Verilme İşlemi I10.3- Taşınırın İmha Edilme İşlemi 77

78 I11- Taşınır Yönetim Hesabı İşlemleri I12- Taşınır Kesin Hesabı İşlemleri I13- Değişikliklerin Harcama Birimleri Tarafından Bildirilmesi I14- Üniversitemiz Hesap Planının Oluşturulması ve Geliştirilmesi I15- Kurul ve Komisyonların Kurulması I16- Eğitim Seminerlerinin Düzenlenmesi İ17- Taşınır Modülü İşlemleri J- Arşiv İşlemleri ve Elektronik Belge Yönetimi J1- Arşiv İşlemleri J1.1- Arşivleme İşlemleri J1.2- Birim Belge Merkezi Arşivinde Ayıklama Çalışmaları J1.3- Arşiv Envanter Formlarının Oluşturulması J1.4- Birim Belge Merkezi Arşivinden Ödünç Alınan - Verilen Klasör İşlemleri J2- Elektronik Belge Yönetimi İşlemleri J2.1- Personel Tanımlama İşlemleri J2.2- Personelin Görevden Ayrılması İşlemleri J2.3- Tanımlamalar J2.4- Şifre Tanımlama / Değiştirme İşlemleri K- Maaş, Ek Çalışma ve Diğer İşlemler K1- Maaş İşlemleri K2- Ek Çalışma Ücretleri (Ek Ders, Sınav Ücreti, Fazla Mesai) K3- Sosyal Haklardan Doğan Ödemeler (Doğum Yardımı Giyim Yardımı) L- Yevmiye İşlemleri M- Ay Sonu / Yıl Sonu İşlemleri M1- Ay Sonu İşlemleri M2- Yıl Sonu İşlemleri N- Yönetim Dönemi Hesabı İşlemleri O- Kesin Hesap İşlemleri P- Arşiv İşlemleri P1- Arşivleme İşlemleri P2- Birim Belge Merkezi Arşivinden Ödünç Alınan - Verilen Klasör İşlemleri 78

79 A- TETKİK İŞLEMLERİ 1. Harcama birimlerince ödeme emri belgesine bağlanan evraklar birimin şube sorumlularınca kontrol edilerek evrak teslim formu ile birlikte teslim alınmaktadır. 2. Teslim alınan evraklar mahiyetine göre ilgili personele dağıtılır. 3. Alınan evraklar 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu nun 61. Maddesine göre tetkik edilir. 4. Ödeme emri eki belgede taşınır işlem fişi düzenlenmek suretiyle varlık hesapları çalıştırılmış ise Üniversitemizce kullanılan taşınır programındaki kayıtlara uygunluğunun kontrolü için taşınır konsolide görevlisine gönderilir. 5. Taşınır konsolide görevlisi tarafından kontrol edilen evraklar birime iade edilir. 6. Ödeme emri belgelerinde ve taşınır işlem fişinde hata var ise düzeltmek üzere harcama birimine iade edilir. 7. Hata yok ise ve/veya düzeltme işlemi yapılarak tetkik işlemi tekrarlanan evraklardan limiti aşanlar için mevzuat gereğince vergi borcu sorgulaması yapılır. 8. Yapılan sorgulamalar sonucunda borcu bulunan mükelleflerin vergi borcu ödeme belgesi üzerinden kesilir. 9. SGK prim ilişiksiz yazısı aranır. 10. SGK prim borcu varsa hakkediş alacağından kesilir. 11. Ödenek durum bilgisi ve işlem kaydının doğru olup olmadığı e-bütçe sisteminden kontrol edilir. 12. Ödenek yetersiz ya da evrak hatalı ise düzeltilmesi için harcama birimine iade edilir. 13. İncelemesi tamamlanan evrakların e-bütçe sisteminden onayı yapılır. 14. Mevzuata uygun olan evrakların Say2000i sistemine veri girişi yapılır. 15. Evrak hatalı ise harcama birimine iade formu ile iade edilir. 16. Evrak hatalı değil ise işlem numarası alınır. 17. Tetkiki yapılmış ve işlem numarası almış olan ödeme emri belgeleri birim sorumlularının kontrolüne sunulur. Birim sorumlusunca kontrol edilen evrak harcama yetkilisine imzaya sunulur. 18. Dosyalanması gereken belgeler var ise dosyalanır. B SAYILI YASA GEREĞİNCE PRİMLERİN SOSYAL GÜVENLİK KURUMU HESAPLARINA AKTARILMASI B1- Beyana Esas İşlemler 79

80 1. Tetkiki yapılmış olan maaş evraklarının kaydı sonrası birimlerden üst yazı ile gelen e-bildirgeler Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 2. E-bildirge beyanı yapılan prim karşılıklarının Say2000i sistem kayıtlarında kod ve tutar açısından kontrolü yapılır. 3. Yapılan kontroller sonucunda e-bildirge ve Say2000i sistemi kayıtları arasında tutarsızlık tespit edilir ise harcama birimine bilgi verilir. 4. Harcama birimi tarafından yapılacak işleme ilişkin gönderilen yazılı bildirim Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 5. Harcama biriminin yazısına istinaden yapılacak işlem niteliğine göre muhasebe işlem fişi düzenlenir. 6. Muhasebe işlem fişi çıktısı alınarak imzalanır. 7. Hata yoksa ve/veya düzeltilmiş ise tutarların ilgili Sosyal Güvenlik Kurumu Müdürlüğü hesabına aktarılmak üzere muhasebe işlem fişi düzenlenir. 8. Muhasebe işlem fişi çıktısı alınarak imzalanır. 9. Düzenlenen muhasebe işlem fişleri muhasebe yetkilisinin imzasına sunulur. B2- Hakkedişlerden Kesilen Sosyal Güvenlik Kurumu Prim İşlemleri 1. Hakkediş ekinde gelmiş olan Sosyal Güvenlik Kurumu primi borcuna ilişkin kesinti işlemi tamamlanan tutarın ilgili Sosyal Güvenlik Kurumu Müdürlüğünün hesaplarına aktarılmak üzere muhasebe işlem fişi düzenlenir. 2. Muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. C- VERGİ ÖDEMELERİ C1- Beyana Esas Vergi Ödemeleri 1. Ay sonu işlemleri tamamlandıktan sonra vergi ödemelerine ilişkin raporlar ve mizan cetveli alınır. 2. Gelir İdaresi Başkanlığı online sisteminde e-beyanname düzenlenerek elektronik ortamda kontrol edilmek üzere gönderme işlemi yapılır. 3. Hata var ise aynı sistem üzerinde düzeltme işlemi yapılarak kontrol edilmek üzere tekrar gönderilir. 4. Hata yoksa açılan onay butonuna basılarak beyanname verme işlemi tamamlanır. 5. Sistem üzerinden beyanname ve tahakkuk fişi çıktıları alınır. 6. Say2000i sisteminde beyan edilen vergi çıkışlarına ilişkin muhasebe işlem fişi düzenlenerek çıktısı alınır. 80

81 7. Çıktısı alınan muhasebe işlem fişi ve ekleri (beyanname ve tahakkuk fişi) muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. C2- Hakkedişlerden Mahsup Edilen Vergi Ödemeleri 1. Önceki süreçlerde Gelir İdaresi Başkanlığının haciz bildirisine istinaden hakkedişlerden kesinti işlemi tamamlanan vergi borçlarına ilişkin tutarın hesaplardan çıkışı yapılarak ilgili vergi dairesi müdürlüğü hesaplarına aktarılmak üzere muhasebe işlem fişi düzenlenir. 2. Muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. D- ÖN ÖDEME İŞLEMLERİ (AVANS VE KREDİLER) 1. Tahakkuk teslim tutanağı ile avans-kredi açılışına ait muhasebe işlem fişleri veya avans-kredi işlemlerinin bütçeye gider kaydedilmesine ilişkin ödeme emri belgeleri Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 2. Evraklar geliş tarihine ve görülecek hizmetin ya da karşılanacak ihtiyacın ivediliğine göre sıralanır. 3. Avans ve kredi belgelerinin kontrolü yapılır. 4. Taşınır kaydı gerektiren harcama var ise Taşınır İşlemleri Servisine kontrol için gönderilir. 5. Taşınır İşlemleri Servisinde kontrol edilen belgeler şubeye iade edilir. 6. Belgeler uygun değil ise harcama birimine iade edilir. 7. Belgeler uygun ise e-bütçe sisteminde onay işlemi yapılır. 8. E-bütçe sisteminde onaylanan belgenin Say2000i sistemine giriş işlemi yapılır. 9. Belgeler birim sorumlularınca kontrol edilir. 10. Muhasebe yetkilisinin imzasına sunulur. E- EMANET KARAKTERLİ HESAPLARA İLİŞKİN İŞLEMLER E1- Maaş Ödemeleri ile İlgili (Nafaka-İcra-Kefalet-Sendika) Hesaplara İlişkin İşlemler 1. Emanetlere ilişkin eklerin tahakkuk üzerindeki rakamlarla uyumu birim sorumlusunca kontrol edilerek, kontrol kaşesi basılmak suretiyle imzalanır. 2. Emanete ilişkin tahakkuk işlemleri tamamlanıp kayıtlara alınmasından sonra süresi içerisinde ilgili kurumlara gönderilmek üzere ilgisine göre ayrı ayrı muhasebe işlem fişi düzenlenir ve imzalanarak muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. E2- Kişilere Ait Emanet İşlemleri 81

82 1. Başkanlığımızda muhasebeleştirilerek işleme konulan belgelerde her hangi bir hatadan dolayı bankadan dönen hesapların yer aldığı banka ekstresi Vezne Servisinden teslim alınır. 2. Banka ekstresiyle iadesi yapılan gerçek ve/veya tüzel kişilere ait ödemeler ile mahiyeti belli olmayan tutarlar, sebebi araştırılmak üzere emanet hesaplarına alınır. 3. Say2000i sistemine girilerek ödemenin gerçekleştirildiği ödeme emri belgesi ile kişi bilgileri ve hesap uyumu kontrol edilir. 4. Hata varsa gerçek ve/veya tüzel kişilerden doğru beyanı gösterir dilekçe alınır. 5. Hata ilgililerden ya da Başkanlığımızdan kaynaklanıyorsa, mevcut hata düzeltilerek alınan muhasebe işlem fişi muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. E3- Diğer Emanet İşlemleri 1. Tetkik işlemi tamamlanarak muhasebeleştirilen hakkedişlerden sözleşmeye istinaden kesilen %3 iş eksiklikleri karşılığı tutar işin kesin hesabının yapılmasına müteakip ödenmek üzere emanet hesaplarına alınan miktarlara ilişkin harcama biriminden gelen hakkediş kesin hesabı ve bildirim yazısı Evrak Hizmetlerinden teslim alınır. 2. Harcama biriminden alınan hakkediş kesin hesap bilgilerine göre eksiklik varsa gelir hesaplarına alınarak muhasebe işlem fişi ile irat kaydedilir. 3. Eksiklik yoksa harcama biriminden alınan yazıya istinaden muhasebe işlem fişi düzenlenir. 4. Muhasebe işlem fişi muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. E4- Nakit Teminat-Ek Kesin Teminat İşlemleri 1. Üniversite harcama birimlerince yapılacak ihalelere ilişkin bankaya veya vezneye yatırılan teminatlar muhasebe işlem fişi ile kayıtlara alınır. 2. Muhasebe işlem fişi muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. 3. Muhasebe işlem fişi sureti dosyada muhafaza edilir. 4. İlgili birim teminatın iadesine, dönüştürülmesine ya da irat kaydına ilişkin yazısı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 5. Yazı ekindeki belgelerin kontrolü yapılır. 6. Belgeler uygun değil ise harcama birimine iadesine ilişkin iade yazısı düzenlenir ve muhasebe yetkilisine sunulur. 7. İhale üzerinde kalan yüklenici sözleşmeyi imzaladıktan sonra yatırılan geçici teminatı muhasebe işlem fişiyle kesin teminata çevrilir. 82

83 8. İhale üzerinde kalmayan firmalara ait geçici teminatları ilgili harcama yetkilisinin yazısı ve eki belgelere (banka dekontunun aslı ya da vezne alındısının aslı, yapım işlerinde SGK borcu yoktur yazısı ve vergi borcu yoktur yazısı, firmanın vergi numarasını ve banka hesap numarasını gösterir dilekçe) istinaden muhasebe işlem fişi düzenlenir. 9. Kayıtlara alınan geçici ve/veya kesin teminatlar ilgili mevzuatlarda yer alan konularda harcama yetkilisinin yazılı talebi üzerine muhasebe işlem fişi düzenlenerek irat kaydedilir. 10. Düzenlenen muhasebe işlem fişleri muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. 11. Yazı suretleri dosyalanır. E5- Yurt Depozitosu İşlemleri 1. Üniversitemiz Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına bağlı olarak faaliyetini sürdüren öğrenci evlerinde barınan öğrencilerin banka hesaplarına yatırmış olduğu bilgileri içeren banka ekstresi Vezne Servisinden teslim alınır. 2. Banka ekstresinde yer alan tutarlar muhasebe işlem fişi ile muhasebeleştirilerek emanet hesaplarına kaydedilir. 3. Düzenlenen belgeler muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. 4. İmzalanan muhasebe işlem fişinin bir sureti dosyalanır. 5. Öğrenci evlerinden ilişiği kesilen öğrencilerin yatırmış oldukları depozitolarının iadesine ilişkin ilgili birimden gelen yazı ve ekleri (banka dekontu, dilekçe, tutanak) Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 6. Yazı ve ekleri kontrol edilir. 7. Öğrenciden kaynaklı zararların meydana geldiği şerhi düşülmüşse ilgili tutar gelir hesaplarına varsa kalan tutar ilgilinin hesabına aktarılmak üzere muhasebe işlem fişi düzenlenir. 8. Düzenlenen belgeler muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. NOT: (Üniversitemize bağlı faaliyetini sürdüren öğrenci evleri bulunmamaktadır.) F- BÜTÇE EMANETİ İŞLEMLERİ 1. Nakit planlaması doğrultusunda ödemeye uygun nakit bulunmaması durumunda muhasebe yetkilisi tarafından ödeme emir belgelerindeki tutarlar için bütçe emaneti kaydı yapılmasına ilişkinin talimat verilir. 2. Verilen talimata istinaden ödeme emir belgelerindeki tutarlar bütçe emaneti hesabına alınmak suretiyle değiştirilir. 83

84 3. Belgelerin birer sureti dosyalanır. 4. Emanete alınan tutarlar nakdi sağlandıktan sonra tamamen ya da kısmen ödemelerin gerçekleştirilmesi için muhasebe yetkilisinin talimatı üzerine muhasebe işlem fişi hazırlanarak imzalanır. 5. Birim sorumlusu tarafından kontrol edilip imzalanan muhasebe işlem fişleri muhasebe yetkilisinin imzasına sunulur. G- VEZNE İŞLEMLERİ G1- Kasa İşlemleri G1.1- Kasa Nakit İhtiyacının Karşılanması 1. Limit dahilinde ödemeleri karşılamak amacıyla cari hesabımızın bulunduğu banka şubesinden tahsil edilmek üzere, kasa nakit ihtiyacı için muhasebe işlem fişi düzenlenerek çıktısı alınır. 2. Servis sorumlusu tarafından kontrol edilerek imzalanır ve muhasebe yetkilisine sunulur. 3. Muhasebe yetkilisi tarafından imzalanan muhasebe işlem fişi elektronik ortamda onaylanır. 4. Söz konusu miktar üzerinden veznedar adına çek düzenlenir ve muhasebe yetkilisince imzalanır. 5. Tahsilatı sağlanan tutarın ödeme yapılmak üzere kasaya dahil edilmesi ve muhasebe kaydının oluşturulması sağlanır. 6. İlgili tahsilata ilişkin düzenlenen muhasebe işlem fişi muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. 7. Muhasebe yetkilisi tarafından imzalanan muhasebe işlem fişi elektronik ortamda onaylanır. 8. Düzenlenen alındı belgesi aslı muhasebe işlem fişinin ilk nüshasında denetime hazır halde bulundurmak üzere dosyasına kaldırılır. G1.2- Kasa Tahsilat ve Ödeme İşlemleri 1. İlgililerden ödeme/tahsilat belgeleri teslim alınır. 2. Belge ödeme belgesi ise ödeme yapılacak kişi hakkında kimlik tespiti yapılır. 3. Ödeme belgesi Say2000i sisteminden işlem numarası sorgulanarak bilgilerin kontrolü yapılır. 4. Veznedar tarafından onaylanır ve imzalanarak ödemesi gerçekleştirilir. 5. Tahsilat belgesi ise Say2000i sisteminden işlem numarası sorgulanarak bilgilerin kontrolü yapılır. 6. Kasa tahsilatı gerçekleştirilir. 7. Kasadan yapılan tahsilat ve ödeme belgeleri ile muhasebeleştirme belgeleri Yevmiye Servisine gönderilir. 84

85 G1.3- Kasa Fazlası İşlemleri 1. Gün sonu kasa mevcudundan ertesi gün kasadan yapılacak ödemeler için Maliye Bakanlığınca tespit edilerek duyurulan tutarlardan fazlası var ise çıkışı yapılmak üzere muhasebe işlem fişi ve teslimat müzekkeresi düzenlenir. 2. Düzenlenen muhasebe işlem fişinin çıktısı alınır, servis sorumlusu tarafından imzalanır ve teslimat müzekkeresi ile birlikte muhasebe yetkilisine sunulur. 3. Teslimat müzekkeresi ve kasa fazlası nakit, sorumlularınca bankaya teslim edilerek müzekkerenin ve dekontun bir nüshası iade alınır. 4. Teslimat müzekkeresi ve banka dekontu eklenmek suretiyle muhasebe işlem fişi düzenlenir. 5. Düzenlenen muhasebe işlem fişi muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. 6. İmzalı suret dosyalanır. G2- Banka İşlemleri G2.1- Banka Tahsilatları 1. İlgili banka şubelerinden gün başlarında ekstre alınır. 2. Banka ekstrelerinde hesaba yatırılan tutarlar her bir hesap kodu dikkate alınarak fotokopi ile çoğaltılır. 3. Banka ekstrelerin çoğaltılan suretleri ilgili birim sorumlusuna muhasebeleştirilmek üzere iletilir. 4. Banka ekstrelerin asılları ise dosyalanır. G2.2- Gönderme Emri İşlemleri 1. Muhasebe yetkilisinden ödemeye ilişkin belgeler teslim alınır. 2. Ödemeye ilişkin belgede muhasebe yetkilisinin imzasının bulunup bulunmadığı kontrol edilir. İmzasız ise muhasebe yetkilisine iade edilir. 3. Teslim alınan ödeme emri belgelerine Say2000i sisteminde (özel hesap niteliği taşıyanların ayrımı yapılarak) ayrı ayrı gönderme emri numarası verilerek onayı gerçekleştirilir. 4. Onayı gerçekleşen ödeme emirlerine ait gönderme emri listeleri ve teslim tutanakları Say2000i sisteminde ikişer suret çıkarılır. 5. Çıktılar ve belgeler arasında uyumluluk kontrolü yapılır. 6. Hata tespit edilir ise sistem üzerinden gerekli düzeltme işlemi gerçekleştirilir. 7. Düzeltme işlemi yapıldıktan sonra gönderme emri listeleri ve teslim tutanaklarına ait çıktılar Say2000i sisteminden yeniden alınır. 8. Teslim tutanağına uygun gönderme emri belgesi düzenlenir. 85

86 9. Muhasebe yetkilisinin imzasına sunulur. 10. Gönderme emri listesi ve teslim tutanağının ilk nüshası bankada alıkonulur, ikinci nüshası imza karşılığı geri alınır ve bu nüsha birimimizce açılacak ayrı bir dosyada tarih sırasına göre saklanır. G2.3- Çek Düzenleme İşlemleri 1. Muhasebe yetkilisince çek düzenlenmek üzere imzalanmış olan belge Vezne Servisine iletilir. 2. İlgilinin kimlik kontrolü yapılır. 3. Çek düzenlenir. 4. Düzenlenen çek muhasebe yetkilisine ödeme belgesi ile sunulur, imzadan sonra geri alınır. 5. Çek koçanı ve muhasebe belgesi çeki teslim aldığına dair ilgiliye imzalattırılır. 6. Ödeme belgesi Say2000i sisteminde çek numarası verilmek suretiyle onaylanır. 7. Ödeme belgesi Yevmiye Servisine iletilir. G3- Teminat Mektubu ve Kişilere Ait Menkul Kıymet İşlemleri G3.1- Kabul İşlemleri 1. Başkanlığımız veznesine 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu uyarınca düzenlenmiş olan teminat mektubu ve teyit yazısı veya menkul kıymet, üst yazı ile birlikte Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 2. Birim tarafından alınan teminat mektupları veya menkul kıymet geçerlilik süresi kontrol edilerek Say2000i sistemine kaydedilmek suretiyle muhasebe işlem fişi oluşturulur. 3. Muhasebe işlem fişinden üç suret, alındı belgesinden iki suretin çıktısı Say2000i sisteminden alınır. 4. Muhasebe işlem fişinin bir suretine, ilgili birim yazısı ve ekleri, teminat mektubu ile teyit yazısı veya menkul kıymet eklenir. Muhasebe yetkilisine sunulur. 5. Muhasebe yetkilisince imzalanan belgeler Vezne Servisine iade edilir. 6. Belgenin aslı ve alındı belgesinin ikinci sureti Servis tarafından muhafaza edilir. 7. Diğer suretler Yevmiye Servisine gönderilir. 8. Alındı belgesinin aslı ilgili birime gönderilir. G3.2- İade İşlemleri 1. Evrak Hizmetleri Şubesinden teminat mektupları veya menkul kıymetlerin iadesine ilişkin yazı ve ekleri teslim alınır. 2. Ekli belgeler kontrol edilir. 86

87 3. Uygun olmayan yazı ve ekli belgeler ilgili birime üst yazı ile iade edilir. 4. Uygun olması halinde ise teminat mektubunun ait olduğu ilgili banka şubesine veya ilgili firmaya iade edilmek üzere muhasebe işlem fişi düzenlenir. 5. Düzenlenen muhasebe işlem fişi muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. 6. Muhasebe yetkilisince imzalanan evrak elektronik ortamda onaylanır. 7. Onaylanan evrakın bir sureti dosyalanır, diğer iki sureti Yevmiye Servisine verilir. 8. Bankaya iade edilecek teminat mektuplarında, Vezne Servisi tarafından ilgili banka şubesine hitaben üst yazı hazırlanarak imzaya sunulur. 9. İlgili yazı ve eklerinin iadeli taahhütlü alındı belgesi Evrak Hizmetleri Şubesi tarafından Servise iletilir. 10. Teminatın nazım hesap kayıtlarından çıkışı yapılmak üzere muhasebe işlem fişi düzenlenir. 11. Düzenlenen muhasebe işlem fişi muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. 12. Muhasebe yetkilisince imzalanan evrak elektronik ortamda onaylanır. 13. Onaylanan evrakın bir sureti dosyalanır diğer iki sureti Yevmiye Servisine verilir. G3.3- İrat Kaydı İşlemleri 1. Harcama birimlerince düzenlenen irat kaydına ilişkin yazı ve ekleri Evrak Hizmetleri Şubesi tarafından Servise teslim edilir. 2. Gelen yazı ve eklerinin kontrolü yapılır. 3. Uygun ise ilgili banka şubesine teminat mektubunun irat kaydedilmek üzere nakde dönüştürülmesi için yazı yazılarak muhasebe yetkilisine sunulur. 4. İmza süreci tamamlanmış olan üst yazı ve eki teminat mektubu Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. Yazı yetkilendirilmiş servis personeli tarafından ilgili banka şubesine teslim edilire nakden tahsilatı gerçekleştirilir. 5. Nakden tahsil edilen tutara ilişkin yazı ve ekleri ilgili personele teslim edilir. İlgili personel tarafından muhasebe işlem fişi düzenlenerek muhasebe yetkilisine sunulur. 6. Muhasebe yetkilisi tarafından imzalanan belge Vezne Servisine iletilir. 7. İlgili Servis tarafından belge elektronik ortamda onaylanarak alındı belgesi düzenlenir. Alındı belgesinin aslı muhasebe işlem fişine eklenerek Yevmiye Servisine gönderilir. 8. Alındı belgesinin ikinci sureti Serviste dosyalanır. 9. Teminatın nazım hesaplardan çıkış kaydı yapılmak üzere muhasebe işlem fişi düzenlenir. 10. Düzenlenen muhasebe işlem fişi muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. 11. Muhasebe yetkilisince imzalanan evrak elektronik ortamda onaylanır. 87

88 12. Onaylanan evrakın bir sureti dosyalanır diğer iki sureti Yevmiye Servisine verilir. 13. Gelen yazı ve eklerinin uygun olmaması halinde, teminat mektubunun aslı eklenmek suretiyle ilgili birime gereği için üst yazı düzenlenir. 14. Muhasebe yetkilisine sunulur. G4- Döviz Hesabı İşlemleri G4.1- Döviz Hesapları Gönderme Emri İşlemleri 1. Döviz hesaplarına ilişkin ödeme belgeleri muhasebe yetkilisince Vezne Servisine iletilir. 2. Manuel olarak üç nüsha ödeme emri listeleri ve gönderme emri belgeleri (AB hibeleri proje özel hesaplarına ilişkin ayrı) düzenlenir. 3. Muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. 4. Muhasebe yetkilisi tarafından imzalanan belgelerin iki sureti banka yetkilisine paralattırılarak bir sureti iade alınır. 5. Parafsız olan suret ilgili şubeye teslim edilir banka yetkilisince paraflanan sureti dosyalanır. G4.2- Döviz Hesapları Güncelleme İşlemleri 1. Dövizlerin, banka hesabına intikal etmesi, sayım sonucunda fazla veya noksan çıkması durumunda ve gün sonlarında muhasebe işlemine esas olmak üzere elektronik ortamda Merkez Bankası döviz satış kurunu gösteren liste alınır. 2. Kur güncellemesine ilişkin muhasebe işlem fişi düzenlenir. 3. Muhasebe işlem fişi muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. 4. İmzalanan muhasebe işlem fişi elektronik ortamda onaylanır. 5. Onaylanan muhasebe işlem fişinin birinci nüshasına Merkez Bankası günlük kur listesi eklenerek dosyalanır. 6. Diğer iki nüsha Yevmiye Servisine gönderilir. G5- Harcama Birimlerinde Görev Yapan Muhasebe Yetkilisi Mutemedi İşlemleri 1. Harcama birimlerinden muhasebe yetkilisi mutemedi olarak görevlendirilen personellere ilişkin görevlendirme yazı ve eki Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 2. Harcama yetkilisinin, muhasebe yetkilisi mutemetleri kasa defteri ve alındı makbuzu belgelerine ilişkin talep yazısı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 88

89 3. Harcama yetkilisinin talebi üzerine muhasebe yetkilisi mutemedi alındı makbuzları ve kasa defteri, muhasebe yetkilisi mutemedi alındı kayıt defterine işlenerek ilgili mutemede teslim edilir. 4. Kullanımı tamamlanmış olan alındı ciltleri banka dekontlarının ekli bulunduğu üst yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 5. Kontrol işlemleri yapılarak muhafaza edilir. G6- Kontrol ve Raporlama İşlemleri G6.1- Kasa Kontrol İşlemleri 1. Her günün sonunda Say2000i işletim sistemi, günlük kasa defteri ve günlük mizan dökümü alınır. 2. Kasa sayılır ve kayıtlara uygunluğu kontrol edilir. 3. Kontrol sonucunda kasa sayım fazlası veya sayım noksanı tespit edilmişse sebebi araştırılır. 4. Tespit edilen sebebin niteliği doğrultusunda muhasebe işlem fişi düzenlenerek kasa defteri ve mizan dökümleri ile birlikte muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. 5. Muhasebe yetkilisince imzalanan muhasebe işlem fişi elektronik ortamda onaylanır. 6. Kasa defteri ve günlük mizan defteri çıktısı alınır. 7. Muhasebe işlem fişi Yevmiye Servisine gönderilir. 8. Kontrol sonucunda sayım noksanı ya da fazlası tespit edilmemişse kasa defteri dökümü imzaya sunulur. 9. Kasa defteri dökümü dosyalanır. G6.2- Banka Hesabı Kontrol İşlemleri 1. Bankaya verilen gönderme emri listesi doğrultusunda ve ilgili hesaplara aktarıldıktan sonra gönderme emrinin bir nüshası ile birlikte ödemelere ait günlük banka ekstreleri teslim alınır. 2. Alınan ekstreler gönderme emri listeleriyle karşılaştırılmak suretiyle kontrol edilir. 3. Fazla veya yersiz ödeme yok ise banka tarafından ödemesi gerçekleştirilen talimatların elektronik ortamda üç suret muhasebe işlem fişi düzenlenir. 4. Muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. 5. İmzalanan belgenin bir sureti dosyalanır. Diğer iki suret Yevmiye Servisine teslim edilir. 6. Banka ekstrelerinin kontrolü sonucunda banka tarafından fazla ve yersiz ödeme yapıldığı tespit edilmesi durumunda, ilgili banka ekstresi ve gönderme emri listesi fotokopileri Alacak Takip Servisine iletilerek bilgilendirilir. 7. Alacak Takip Servisi tarafından yapılan işlem sonrası bankadan temin edilen ekstre kontrol edilerek işlemin gerçekleştirildiği teyit edilir. 89

90 H- ALACAK TAKİP İŞLEMLERİ H1- Fazla ve Yersiz Ödenen Ücretler H1.1- Dosyanın Açılması ve Tahsilat İşlemleri 1. Birimler tarafından kişilere yersiz ödenen maaş, ek ders vb. Ödemelere ilişkin borç onayı Evrak Hizmetleri Şubesince Alacak Takip Servisine teslim edilir. 2. Borç onayı ve ekleri üzerinde incelemeler yapılmak suretiyle Say2000i sisteminde kişi borcu dosyası açılır. 3. Muhasebe işlem fişi düzenlenerek üç suret çıktısı alınır. 4. Muhasebe işlem fişinin iki sureti muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. Bir nüshası borç onayı ile birlikte ilgili adına açılacak dosyada takip amaçlı tutulur. 5. Kamu zararı kişi borcu üst yazısı ve ekleri birlikte düzenlenerek, ilgili kişinin borç onayında belirtilen adresine iadeli taahhütlü olarak gönderilmek üzere muhasebe yetkilisine sunulur. 6. Tebliğ ulaşmadığı takdirde adresinde bulunamadı ibareli zarf Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 7. MERNİS sisteminden yeni adres bilgileri alınır. Tebligat işlemi tekrar edilir. 8. Tebliğ ulaştığında ilgili borçlu rızaen banka hesabı ya da Başkanlık veznesine borca esas tutarı yatırır. 9. İlgili borçlu tarafından ödenen tutara ilişkin banka ekstresi Vezne Servisinden teslim alınır. 10. İlgili dosya ile ilişkilendirilerek üç suret muhasebe işlem fişi düzenlenerek tahsilat gerçekleştirilir. 11. Muhasebe işlem fişinin iki sureti muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. Bir nüshası ilgili adına açılan dosyada saklanır. 12. İlgili borçlu tarafından Başkanlık veznesine ödenen tutara ilişkin üç suret muhasebe işlem fişi düzenlenir. 13. Muhasebe işlem fişinin iki sureti muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. 14. Bir nüshası ilgili adına açılan dosyada saklanır. 15. Tebliğ ulaştığında ilgili borçlu rızaen ödeme yapmadığı takdirde yasal süresi içinde hükmen tahsili için ilgili borç dosyasının bir sureti eklenerek Hukuk Müşavirliğine gönderilmek üzere üst yazı hazırlanır. 16. Muhasebe yetkilisine sunulur. 17. Hukuk Müşavirliği tarafından takip sonucuna ilişkin gönderilen yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 18. Takibat sonucu terkin işlemini gerektiriyor ise üst yöneticiden terkine ilişkin onay yazısı hazırlanarak muhasebe yetkilisine sunulur 19. Üst yönetici tarafından onaylanan yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 90

91 20. Hukuk Müşavirliği tarafından icra takip işlemi sonucunda ilgili borca ait tutarı gösteren banka ekstresi vezne inden teslim alınır. 21. İlgili dosya ile ilişkilendirilerek üç suret muhasebe işlem fişi düzenlenerek tahsilat gerçekleştirilir. 22. Muhasebe işlem fişinin iki sureti muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. 23. Bir nüshası ilgili adına açılan dosyada saklanır. 24. Hukuk Müşavirliği tarafından açılan davanın kazanıldığına dair mahkeme kararı Evrak Hizmetleri Servisinden teslim alınır ve ilgili tahsilat işlemi tekrarlanır. 25. İlgili dosya ile ilişkilendirilerek üç suret muhasebe işlem fişi düzenlenerek terkin işlemi gerçekleştirilir. 26. Muhasebe işlem fişinin iki sureti muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. Bir nüshası ilgili adına açılan dosyada saklanır. H1.2- Vergi Kesintilerinin Mahsubu 1. Yersiz ödenen vergi kesintilerine ait beyanname gönderme işlemleri tamamlandıktan sonra Say2000i sisteminden sorgu yapmak suretiyle mahsubu yapılacak işleme ilişkin yevmiye tarih ve numarası temin edilir. 2. Üç suret muhasebe işlem fişi düzenlenmek suretiyle mahsup edilir. 3. Muhasebe işlem fişinin iki sureti muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. Bir nüshası ilgili adına açılan dosyada saklanır. H1.3- SGK Primlerinin Mahsubu 1. Personel Daire Başkanlığından ilgili kişiye ait hizmet belgesi istenmek üzere yazı hazırlanarak muhasebe yetkilisine sunulur. 2. Personel Daire Başkanlığı tarafından düzenlenen hizmet belgesine ilişkin yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 3. Yersiz ödenen sosyal güvenlik primleri Personel Daire Başkanlığından alınan hizmet belgesi eki ile birlikte Sosyal Güvenlik Kurumundan talep edilmek üzere üst yazı hazırlanarak muhasebe yetkilisine sunulur. 4. Talep yazısına istinaden ilgili kurum tarafından iade edilen tutara ilişkin banka ekstresi Vezne Servisinden teslim alınır. 5. İlgili dosya ile ilişkilendirilerek üç suret muhasebe işlem fişi düzenlenerek tahsilat gerçekleştirilir. 6. Muhasebe işlem fişinin iki sureti muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. Bir nüshası ilgili adına açılan dosyada saklanır. 7. SGK dan gelen tutar ilgili dosya tutarından noksan ise SGK dan eksik tutarın gönderilmesine ilişkin yazı hizmet belgesi eklenerek hazırlanır. Muhasebe yetkilisine sunulur. 91

92 8. Talep yazısına istinaden ilgili kurum tarafından iade yapılmış ise banka ekstresi Vezne Servisinden teslim alınır. 9. İlgili dosya ile ilişkilendirilerek üç suret muhasebe işlem fişi düzenlenerek tahsilat gerçekleştirilir. 10. Muhasebe işlem fişinin iki sureti muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. Bir nüshası ilgili adına açılan dosyada saklanır. 11. Talep yazısına istinaden ilgili kurumdan iade edilecek tutar olmadığına dair yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 12. Üst yöneticiden terkin işlemi yapılabilmesine ilişkin onay yazısı hazırlanarak muhasebe yetkilisine sunulur. 13. Üst yönetici tarafından onaylanan yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 14. İlgili dosya ile ilişkilendirilerek üç suret muhasebe işlem fişi düzenlenerek terkin işlemi gerçekleştirilir. 15. Muhasebe işlem fişinin iki sureti muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. Bir nüshası ilgili adına açılan dosyada saklanır. H2- Sayıştay Sorguları ve İlamları H2.1- Sayıştay Sorguları ile İlgili İşlemler 1. Sayıştay sorgularıyla bildirilen fazla ve yersiz ödemeler Sayıştay Başkanlığından ilgililere tebliğ edilmek üzere Evrak Şubesinden teslim alınır. 2. İlgililere tebellüğ edilmek üzere üst yazıya tebliğ belgeleri eklenerek muhasebe yetkilisine sunulur. 3. Kişilerden gelen imzalı tebliğ belgeleri Evrak Şubesinden teslim alınır. 4. Teslim alınan tebliğ belgeleri Sayıştay Başkanlığına gönderilmek üzere üst yazı ile muhasebe yetkilisine sunulur. 5. Sayıştay sorgu maddesine istinaden ilgili adına say 2000i sistemi üzerinden kişi borcu dosyası açılır. 6. Üç suret muhasebe işlem fişi düzenlenerek iki nüshası muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. Bir sureti ise ilgili adına açılacak dosyada saklanır. 7. Tebliğ ulaştığında ilgili borçlu rızaen banka hesabı ya da Başkanlık veznesine borca esas tutarı yatırır. 8. İlgili borçlu tarafından ödenen tutara ilişkin banka ekstresi Vezne Servisinden teslim alınır. 9. Vezne Servisinden alınan banka ekstresi veya ilgilinin birimimize başvurusu sonucu dosya ile ilişkilendirilerek üç suret muhasebe işlem fişi düzenlenerek tahsilat gerçekleştirilir. 10. Muhasebe işlem fişinin iki sureti muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. Bir nüshası ilgili adına açılan dosyada saklanır. 92

93 H2.2- Sayıştay İlamları ile İlgili İşlemler 1. İlgili kişinin sorgusuna itiraz ettiğine dair savunma yazısı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 2. Sayıştay Başkanlığı savunmaları değerlendirerek yersiz bulduğu miktarları ilama bağlayarak Sayıştay İlamları adı altında ilgili kişilere tebliğ edilmek üzere 3. Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 4. Sayıştay ilam maddesine istinaden ilgili adına say 2000i sistemi üzerinden kişi borcu dosyası açılır. 5. İlgililere tebellüğ edilmek üzere üst yazıya tebliğ belgeleri eklenerek muhasebe yetkilisine sunulur. 6. Kişilerden gelen imzalı tebliğ belgeleri Evrak Şubesinden teslim alınır. 7. Teslim alınan tebliğ belgeleri Sayıştay Başkanlığına gönderilmek üzere üst yazı ile muhasebe yetkilisine sunulur. 8. Tebliğ ulaştığında ilgili borçlu rızaen banka hesabı ya da Başkanlık veznesine borca esas tutarı yatırır. 9. İlgili borçlu tarafından ödenen tutara ilişkin banka ekstresi Vezne Servisinden teslim alınır. 10. Vezne Servisinden alınan banka ekstresi veya ilgilinin birimimize başvurusu sonucu dosya ile ilişkilendirilerek üç suret muhasebe işlem fişi düzenlenerek tahsilat gerçekleştirilir. 11. Muhasebe işlem fişinin iki sureti muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. Bir nüshası ilgili adına açılan dosyada saklanır. 12. İlgili kişilerin Sayıştay Başkanlığının verdiği karara itiraz ederek, temyize başvurduğuna dair dilekçesi Evrak Şubesinden teslim alınır. 13. Sayıştay Başkanlığından alınan Temyiz kararına ilişkin yazı Evrak Şubesinden teslim alınır. 14. Gelen yazının niteliğine göre tahsilat ya da terkin işlemi için muhasebe işlem fişi kesilerek muhasebe yetkilisine sunulur. H3- Mecburi Hizmet Yükümlülüğünden Doğan Borçlar 1. Personel Daire Başkanlığı tarafından yurtdışında görevlendirilen personele ait mecburi hizmet borcu onayına (faizi ile birlikte) ilişkin üst yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 2. Borç onayı ve ekleri üzerinde incelemeler yapılmak suretiyle Say2000i sisteminde kişi borcu dosyası açılır. 3. Muhasebe işlem fişi düzenlenerek üç suret çıktısı alınır. 4. Muhasebe işlem fişinin iki sureti muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. Bir nüshası borç onayı ile birlikte ilgili adına açılacak dosyada takip amaçlı tutulur. 5. Kamu zararı kişi borcu üst yazısı ve ekleri birlikte düzenlenerek, ilgili kişinin borç onayında belirtilen adresine iadeli taahhütlü olarak gönderilmek üzere muhasebe yetkilisine sunulur. 93

94 6. Tebliğ ulaşmadığı takdirde adresinde bulunamadı ibareli zarf Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 7. MERNİS sisteminden yeni adres bilgileri alınır. Tebligat işlemi tekrar edilir. 8. İlgilinin taksitlendirmeye dair dilekçesi Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 9. Talebe istinaden Rektörlüğümüzün önerisi, Sayıştay Başkanlığının görüşü alınmak üzere üst yazı ve ekleri hazırlanarak muhasebe yetkilisine sunulur. 10. Sayıştay Başkanlığından gelen üst yazı ve karar örneği Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 11. Sayıştay Başkanlığından gelen görüş yazısına istinaden Maliye Bakanlığının kararı sorulmak üzere dosyanın bir örneği eklenen üst yazı muhasebe yetkilisine sunulur. 12. Maliye Bakanlığından gelen üst yazı ve karar örneği Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 13. İlgili borçlu taksitleri banka hesabı ya da Başkanlık veznesine yatırır. 14. İlgili borçlu tarafından ödenen tutara ilişkin banka ekstresi Vezne Servisinden teslim alınır. 15. İlgili dosya ile ilişkilendirilerek üç suret muhasebe işlem fişi düzenlenerek tahsilat gerçekleştirilir. 16. Muhasebe işlem fişinin iki sureti muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. 17. Bir nüshası ilgili adına açılan dosyada saklanır. Taksit ödemeleri tamamlandıktan sonra dosya kapanmış sayılır. 18. Tahsilat gerçekleşmemiş ise takibat sağlanabilmesi için Hukuk Müşavirliğine yazı yazılarak muhasebe yetkilisine sunulur. 19. Hukuk Müşavirliğin tarafından takibatın sonucunun bildiren yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 20. Takibat sonucu terkin işlemini gerektiriyor ise üst yöneticiden terkine ilişkin onay yazısı hazırlanarak muhasebe yetkilisine sunulur 21. Üst yönetici tarafından onaylanan yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 22. Muhasebe işlem fişi düzenlenir. 23. Muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. 24. Terkin ve tahsilata ilişkin muhasebe işlemi tamamlandıktan sonra borç dosyası kapatılır. 25. Belge suretleri dosyalanır. İ- TAŞINIR MAL YÖNETİMİ İŞLEMLERİ İ1- Satın Alınan Taşınırın Giriş İşlemi İ1.1- İhtiyaç Tespiti ve Satın Alınması İşlemi 94

95 1. Birim deposunda fiili sayım yapılmak suretiyle İhtiyaç duyulan taşınırlar belirlenir. 2. Yapılan durum tespiti sonucunda depo durum raporu hazırlanır. 3. Şubeler tarafından düzenlenmiş olan Taşınır İstek Formları teslim alınır. 4. Taşınır istek formları doğrultusunda oluşturulan liste üst yazı ekinde onaylanmak üzere harcama yetkilisine sunulur. 5. Alımı gerçekleşen taşınırlar kontrol edilerek teslim alınır. 6. Teslimi gerçekleşen taşınırlar muayene işlemleri yapılmak üzere depoda muhafaza edilir. İ1.2- Taşınır Muayene ve Kabul İşlemleri 1. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisince Muayene ve Kabul Komisyonuna Yazılacak İhbarname Formu ile satın alınan taşınırların muayene edilmesi talebinde bulunulur. 2. İhbarname formunda belirtilen tarihte toplanan Muayene ve Kabul Komisyonuna Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi eşliğinde ölçerek, tartarak ve nitelik-nicelik yönünden inceleyerek taşınırları muayene edilir. 3. Muayene işlemi sonucunda Muayene ve Kabul Komisyonuna Yazılacak İhbarname Formu doğrultusunda uygun görülen taşınırlar depoda muhafaza edilir. 4. Muayene işlemi tamamlanan taşınırlara ait faturaya Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde (TKYS) taşınır işlem fişi düzenlenir. (Taşınırın muhasebe kayıtlarında izlendiği ikinci düzey detayları itibariyle ara toplamları yazılım tarafından alınır. Bağış yazısında veya değer tespit raporunda yer alan dayanıklı taşınırların her biri için ayrı sicil numarası yazılımdan otomatik verilir.) 5. Farklı hesaplarda kaydı gereken taşınırların aynı faturada yer alması halinde faturadaki taşınırın kaydedileceği hesap sayısınca fatura fotokopileri çıkarılır ve üzerine her hesap için düzenlenen taşınır işlem fişinin numarası yazılır. (Taşınırın muhasebe kayıtlarında izlendiği ikinci düzey detayları itibariyle ara toplamları yazılım tarafından alınır) 6. Taşınır işlem fişinin üç suret çıktısı alınarak taşınır kayıt kontrol yetkilisi tarafından imzalanır.(sicil numarası Faturada yer alan dayanıklı taşınırların her biri için otomatik verilir) 7. Taşınır İşlem Fişinin bir suretinin dosyalanması. 8. Fatura aslı, taşınır işlem fişi sureti ve muayene kabul komisyonu raporu ödenmek üzere satın alma memuruna teslim edilir. 9. Uygun görülmeyen taşınırlar ise tutanak düzenlenerek firmaya iade edilir. 10. İade edilen taşınırlar talep doğrultusunda değiştirilmiş ise muayene süreci yeniden başlatılır. 95

96 11. Düzenlenen tutanak Muayene ve Kabul Komisyonuna yazılacak İhbarname Formu ekinde harcama yetkilisine sunulur. 12. Muayene kabul komisyonu raporu ve fatura fotokopisinin dosyalanması. İ2- Bağış ve Yardım Yoluyla Edinilen Taşınır İşlemleri 1. Bağışı yapacak kişi, kurum veya kuruluşun bağış yapılacağını bildiren yazısı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 2. Bağış ve yardım yoluyla edinilen taşınırlarda; bağış ve yardımda bulunan tarafından ispat edici bir belge ile değeri belirtilmiş ise bu değer, belli bir değeri yoksa değer tespit komisyonunca değer belirlenerek değer tespit tutanağı düzenlenir. 3. Değer tespit tutanağı komisyondan teslim alınır. 4. Parasal sınırlar çerçevesinde Harcama Yetkilisi veya Üst Yöneticiden alınacak onaya dair belgeler eklenmek suretiyle üst yazı düzenlenir. 5. Üst yazı ve ekleri muhasebe yetkilisine sunulur. 6. Harcama Yetkilisi veya Üst Yönetici tarafından onaylanan üst yazının Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 7. Üst yazıya istinaden bağış yapılan taşınır ilgiliden teslim alınarak Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi tarafından depoda muhafaza edilir. 8. Bağış yoluyla alınan taşınıra, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde (TKYS) taşınır işlem fişi düzenlenir 9. Taşınır işlem fişinin üç suret çıktısı alınarak taşınır kayıt kontrol yetkilisi tarafından imzalanır. 10. Taşınır işlem fişinin birinci nüshası, parasal sınırlar çerçevesinde Harcama Yetkilisi veya Üst Yöneticiden alınan teşekkür yazısı ekinde bağış ve yardım edene verilir veya gönderilir. 11. Diğer bir nüshası muhasebeleşmek üzere yasal süresi içerisinde Muhasebe Servisine teslim edilir. 12. Taşınır İşlem Fişinin bir nüshası saklanmak üzere makam onayı ve değer tespit komisyonu raporu ile birlikte dosyalanır. İ3- Taşınırların Sayım İşlemi 1. Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisinin görevlendirmesinin sona ermesi halinde, yılsonunda ve Harcama Yetkilisinin uygun gördüğü durumlarda mevzuat çerçevesinde taşınırların fiili sayımında kullanılmak üzere Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminden (TKYS) sayım tutanağı dökümü alınarak sayım kuruluna iletilir. 96

97 2. Sayım kurulunca fiili sayım yapılarak sayım tutanağının ilgili sütununa işlenir. 3. Düzenlenen sayım tutanağı sayım kurul üyeleri tarafından imzalanır. 4. Sayım sonucunda tespit edilen fazla taşınırlara ilişkin Değer Tespit Komisyonu tarafından değer belirlenerek değer tespit tutanağı düzenlenir. 5. Sayım sonucunda tespit edilen noksan taşınırlara ilişkin ise parasal sınırlar çerçevesinde taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı düzenlenir. 6. Harcama Yetkilisi veya Üst Yöneticiden alınacak onaya ilgili tutanak eklenmek suretiyle üst yazı düzenlenir. 7. Üst yazı ve ekleri muhasebe yetkilisine sunulur. 8. Harcama Yetkilisi veya Üst Yöneticiden onaylanan üst yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 9. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde (TKYS) taşınır işlem fişi düzenlenir. 10. Taşınır işlem fişinin üç suret çıktısı alınarak taşınır kayıt kontrol yetkilisi tarafından imzalanır. 11. Taşınır İşlem Fişinin bir nüshası saklanmak üzere makam onayı ve değer tespit komisyonu raporu ile birlikte dosyalanır. 12. Diğer bir nüshası muhasebeleşmek üzere yasal süresi içerisinde Muhasebe Servisine teslim edilir. İ4- İade Edilen Taşınırların Giriş İşlemi İ4.1- Dayanıklı Taşınırın İade Alınması 1. Kullanılmak üzere zimmetle verilen ve herhangi bir nedenle iade edilen dayanıklı taşınırlara ilişkin sistem üzerinden zimmet fişi düzenlenerek iki suret çıktısı alınır. 2. Zimmetten düşülen taşınır ilgiliden teslim alınır. 3. Zimmet Fişleri imzalanarak bir nüshası ilgiliye verilerek diğer nüshası dosyalanır. İ4.2- Tüketim Malzemelerinin İade Alınması 1. Şube sorumlusunca düzenlenmiş olan tutanak malzemenin teslimi karşılığında taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi ile şube sorumlusu tarafından imzalanır. 2. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde (TKYS) taşınır işlem fişi düzenlenir. 3. Taşınır işlem fişinin üç suret çıktısı alınarak taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından imzalanır. 4. İade edilen taşınırlar için düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin bir nüshası iade eden şube sorumlusuna verilir. 97

98 5. Taşınır İşlem Fişinin bir nüshası saklanmak üzere teslim tutanağı ile birlikte dosyalanır. 6. Diğer bir nüshası muhasebeleşmek üzere yasal süresi içerisinde Muhasebe Servisine teslim edilir. İ5- Devir Alınan Taşınırların Giriş İşlemi İ5.1- Kurum İçi Devir Alma İşlemi 1. Devir alınması uygun görülen taşınırlara ilişkin ilgili birim tarafından düzenlenmiş olan Makam Onayı ve Taşınır İşlem Fişi ekli üst yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 2. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde (TKYS) taşınır işlem fişi düzenlenir. 3. Taşınır işlem fişinin üç suret çıktısı alınarak taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından imzalanır. 4. Çıkış kaydına esas olmak üzere ilgili birime taşınır işlem fişinin bir suretini ekleyerek üst yazı hazırlanır. 5. Üst yazı ve ekleri muhasebe yetkilisine, Harcama Yetkilisi veya Üst Yöneticiye imzaya sunulur. 6. Taşınır tutanak ekinde teslim alınır. 7. Devir alınan taşınırlar için düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin bir nüshası devir yazısı ve ekleri ile birlikte dosyalanır. 8. Diğer nüshası muhasebeleşmek üzere yasal süresi içerisinde Muhasebe Servisine teslim edilir. İ5.2- Kamu İdareleri Arası Devir Alma İşlemi 1. İlgili kamu idaresinden bedelsiz olarak devir alınan taşınırlar için düzenlenmiş olan taşınır devrine ilişkin protokol, makam onayı ve taşınır işlem fişi ekli üst yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 2. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde (TKYS) taşınır işlem fişi düzenlenir. 3. Taşınır işlem fişinin üç suret çıktısı alınarak taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından imzalanır. 4. Giriş kaydına esas olmak üzere ilgili kamu idaresine taşınır işlem fişinin bir sureti ile taşınır devrine ilişkin protokol eklenerek üst yazı hazırlanır. 5. Üst yazı ve ekleri muhasebe yetkilisine ve Harcama Yetkilisi veya Üst Yöneticiye imzaya sunulur. 6. Taşınır tutanak ekinde teslim alınır. 98

99 7. Devir alınan taşınırlar için düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin bir nüshası devir yazısı ve ekleri ile birlikte dosyalanır. 8. Diğer nüshası muhasebeleşmek üzere yasal süresi içerisinde Muhasebe Servisine teslim edilir. İ6- Tüketim Suretiyle Çıkış İşlemi 1. Şube sorumluları tarafından düzenlenen Taşınır İstek Belgesi teslim alınır. 2. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından sistemden stok durum raporu çıktısı alınır. 3. Stok durum raporu çıktısı ve taşınır istek belgesi harcama yetkilisine sunulur. 4. Harcama yetkili tarafından değerlendirme yapılarak uygunluk durumuna ilişkin şerh düşülür ve birime iletilir. 5. Harcama yetkili tarafından uygun görülen taşınırlara ilişkin taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde (TKYS) taşınır işlem fişi düzenlenir. 6. Taşınır işlem fişinin üç suret çıktısı alınarak taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından imzalanır. 7. Talep edilen taşınırların çıkış kaydına uygun miktarlarda ambar mevcudundan çıkış yapılmak suretiyle taşınır işlem fişinin bir nüshası talep eden birim yöneticisine imza karşılığında teslim edilir. 8. Taşınır işlem fişinin bir nüshası taşınır istek belgesi ile birlikte dosyalanır. 9. Taşınır işlem fişi ile çıkışı yapılan tüketim malzemelerinin sistem üzerinden üçer aylık dönem raporları cd ortamında ve çıktı olarak alınarak rapor çıktıları taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından imzalanır. 10. Çıkış işlemlerine ilişkin düzenlenen makam onayı ve ekleri muhasebe yetkilisine sunulur. 11. Makam tarafından onaylanan yazı ve ekleri Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 12. Üçer aylık dönem rapor cd ve çıktılarının bir takımı yasal süresi içerisinde Muhasebe Servisine iletilir. Diğer takımı dosyalanır. İ7- Kullanım Suretiyle Çıkış İşlemi 1. Şube sorumluları tarafından düzenlenen Taşınır İstek Belgesi teslim alınır. 2. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından sistemden stok durum raporu çıktısı alınır. 3. Stok durum raporu çıktısı ve taşınır istek belgesi harcama yetkilisine sunulur. 4. Harcama yetkili tarafından değerlendirme yapılarak uygunluk durumuna ilişkin şerh düşülür ve birime iletilir. 5. Harcama yetkilisi tarafından uygun görülen taşınırlara ilişkin taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde (TKYS) zimmet fişi düzenlenir. 99

100 6. Zimmet fişinin iki suret çıktısı alınarak taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından imzalanır. (Oda, büro, salon, servis gibi ortak kullanım alalarına verilen taşınırlar için dayanaklı taşınırlar listesi düzenlenir ve ortak kullanım alanı sorumlusuna imzalatılarak teslim edilir.) 7. Zimmet fişinin bir nüshası taşınır ile birlikte kullanıcıya imza karşılığı teslim edilir. 8. Zimmet fişinin bir nüshası taşınır istek belgesi ile birlikte dosyalanır. İ8- Devir Suretiyle Çıkış İşlemi İ8.1- Kurum İçi Devir Çıkış İşlemi 1. Birimlerin taşınır talep yazıları Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 2. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından sistemden stok durum raporu çıktısı alınır. 3. Stok durum raporu çıktısı ve talep yazısı harcama yetkilisine sunulur. 4. Harcama yetkili tarafından değerlendirme yapılarak uygunluk durumuna ilişkin şerh düşülür ve birime iletilir. 5. Harcama yetkilisi tarafından devri uygun görülen taşınırlara ilişkin Parasal sınırlar çerçevesinde Harcama Yetkilisi veya Üst Yöneticiye sunulmak üzere talep yazısı eklenmek suretiyle onay yazısı düzenlenir. 6. Onay yazısı ve ekleri muhasebe yetkilisine sunulur. 7. Harcama Yetkilisi veya Üst Yönetici tarafından onaylanan yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 8. Onay yazısına istinaden taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde (TKYS) taşınır işlem fişi düzenlenerek çıkış kaydı yapılır. 9. Taşınır işlem fişinin üç suret çıktısı alınarak taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından imzalanır. 10. Çıkış kaydına esas olmak üzere ilgili birime makam onayı ve taşınır işlem fişinin bir sureti eklenerek üst yazı hazırlanır. 11. Üst yazı ve ekleri muhasebe yetkilisine sunulur. 12. Harcama Yetkilisi veya Üst Yönetici tarafından imzalanan üst yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 13. Taşınır tutanak ekinde teslim edilir. 14. Devredilen taşınırlar için düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin bir nüshası makam onayı ve ilgili idarenin talep yazısı ile birlikte dosyalanır. 15. Diğer nüshası muhasebeleşmek üzere yasal süresi içerisinde Muhasebe Servisine teslim edilir. 100

101 İ8.2- Kamu İdareleri Arası Devir Çıkış İşlemi 1. Kamu idaresinin taşınır talep yazıları Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 2. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından sistemden stok durum raporu çıktısı alınır. 3. Stok durum raporu çıktısı ve talep yazısı harcama yetkilisine sunulur. 4. Harcama yetkilisi tarafından değerlendirme yapılarak uygunluk durumuna ilişkin şerh düşülür ve birime iletilir. 5. Harcama yetkilisi tarafından devri uygun görülen taşınırlara ilişkin Parasal sınırlar çerçevesinde Harcama Yetkilisi veya Üst Yöneticiye sunulmak üzere talep yazısı eklenmek suretiyle onay yazısı düzenlenir. 6. Onay yazısı ve ekleri muhasebe yetkilisine sunulur. 7. Harcama Yetkilisi veya Üst Yönetici tarafından onaylanan yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 8. Taşınır devrine ilişkin protokol hazırlanarak iki suret çıktısı alınır. 9. Onay yazısına istinaden taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde (TKYS) taşınır işlem fişi düzenlenerek çıkış kaydı yapılır. 10. Taşınır işlem fişinin üç suret çıktısı alınarak taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından imzalanır. 11. Çıkış kaydına esas olmak üzere ilgili birime taşınır devrine ilişkin protokol, makam onayı ve taşınır işlem fişinin bir sureti eklenerek üst yazı hazırlanır. 12. Üst yazı ve ekleri muhasebe yetkilisine sunulur. 13. Harcama Yetkilisi veya Üst Yönetici tarafından imzalanan üst yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 14. Taşınır tutanak ekinde teslim edilir. 15. Devredilen taşınırlar için düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin bir nüshası taşınır devrine ilişkin protokol, makam onayı ve ilgili idarenin talep yazısı ile birlikte dosyalanır. 16. Diğer nüshası muhasebeleşmek üzere yasal süresi içerisinde Muhasebe Servisine teslim edilir. İ9- Yok Olma Nedeniyle Çıkış İşlemi 1. Sayım sonrasında ya da kullanıcının bildirmesi durumunda mevzuatta yer alan nedenlerle kullanılmaz hale gelen taşınırlara ilişkin yok olma tespit tutanağı düzenlenir. 2. Yok olan taşınırın kayıtlardan çıkışı için kayıttan düşme teklif ve onay tutanağı üç nüsha düzenlenerek çıktısı alınır ve taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi ve ilgililer tarafından imzalanır. 101

102 3. Yok olan taşınıra ilişkin kayıttan düşme teklif ve onay tutanağı eklenmek suretiyle parasal sınırlar çerçevesinde Harcama Yetkilisi veya Üst Yöneticiye sunulmak üzere onay yazısı düzenlenir. 4. Onay yazısı muhasebe yetkilisine sunulur. 5. Harcama Yetkilisi veya Üst Yönetici onaylanan yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 6. Onay yazısına istinaden taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde (TKYS) taşınır işlem fişi düzenlenerek çıkış kaydı yapılır. 7. Taşınır işlem fişinin üç suret çıktısı alınarak taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından imzalanır. 8. Kayıttan düşülecek taşınırlar için düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin bir nüshası, makam onayı, kayıttan düşme teklif ve onay tutanağı ile yok olma tespit tutanağı ile birlikte dosyalanır. 9. Taşınır İşlem Fişinin bir nüshası muhasebeleşmek üzere yasal süresi içerisinde Muhasebe Servisine teslim edilir. İ10- Hurdaya Ayırma Nedeniyle Çıkış İşlemi İ10.1- Taşınırın Hurdaya Ayrılma İşlemi 1. Ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılması gerektiği durumunun ortaya çıktığı zamanda hurda komisyonuna bilgi verilir. 2. Hurda komisyonu tarafından yapılan tespit ve değerleme sonucunda düzenlenen hurda tespit tutanağı Taşınır Servisince teslim alınır. 3. Hurdaya ayrılacak olan taşınırın kayıtlardan çıkışı için kayıttan düşme teklif ve onay tutanağı üç nüsha düzenlenerek çıktısı alınır ve taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi ve ilgililer tarafından imzalanır. 4. Hurdaya ayrılacak olan taşınıra ilişkin hurda tespit tutanağı, kayıttan düşme teklif ve onay tutanağı eklenmek suretiyle parasal sınırlar çerçevesinde Harcama Yetkilisi veya Üst Yöneticiye sunulmak üzere onay yazısı düzenlenir. 5. Onay yazısı muhasebe yetkilisine sunulur. 6. Harcama Yetkilisi veya Üst Yönetici tarafından onaylanan yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 7. Onay yazısına istinaden taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde (TKYS) taşınır işlem fişi düzenlenerek çıkış kaydı yapılır. 8. Taşınır işlem fişinin üç suret çıktısı alınarak taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından imzalanır. 9. Kayıttan düşülecek taşınırlar için düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin bir nüshası, makam onayı, hurda tespit tutanağı, kayıttan düşme teklif ve onay tutanağı ile birlikte dosyalanır. 10. Taşınır İşlem Fişinin bir nüshası muhasebeleşmek üzere yasal süresi içerisinde Muhasebe Servisine teslim edilir. 102

103 İ10.2- Taşınırın Hurdaya Verilme İşlemi 1. Hurdaya ayrılan taşınırlar hurda deposuna dahil edilerek muhafaza edilir. 2. Hurda deposunda muhafaza edilen taşınırlar Makina ve Kimya Endüstrisi Hurda Sanayi A.Ş. ye gönderilmek üzere üst yazı hazırlanarak muhasebe yetkilisine sunulur. 3. Harcama yetkilisince imzalanan yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 4. Tutanak karşılığı teslim edilerek hurda deposundan çıkışı sağlanır. 5. İmzalanan tutanak ve üst yazı dosyalanır. İ10.3- Taşınırın İmha Edilme İşlemi 1. Hurdaya ayrılan taşınırlar arasından İmha komisyonunca ekonomik değeri olmadığı halde sağlık, güvenlik ve benzeri nedenlerle imha edilmesini şart olduğuna karar verilen taşınırlar tutanakla tespit edilir. 2. İmha edilecek olan taşınıra ilişkin imha tutanağı Harcama Yetkilisine sunulmak üzere onay yazısı düzenlenir. 3. Onay yazısı muhasebe yetkilisine sunulur. 4. Onaylanan yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 5. Onaylanan üst yazıya istinaden imha edilecek taşınırlar imha komisyonuna teslim edilir. 6. Onaylanan üst yazıya tutanak eklenerek dosyalanır. İ11- Taşınır Yönetim Hesabı İşlemleri 1. Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminden (TKYS) taşınır sayım döküm cetvelinin çıktısı alınır. 2. Sayım kurulu tarafından onaylanan sayım tutanağı esas alınarak Taşınır sayım ve döküm cetvelin uygunluğu kontrol edilir. 3. Hata var ise sistem üzerinden düzeltmeler yapılarak ilgili taşınır işlem fişi çıktısı alınarak imzalanır. 4. Kontrol işlemi tekrar edilir. 5. Hata yok ise ve/veya düzeltme yapılmış ise sistemden harcama birimi taşınır yönetim hesabı cetveli alınır. 6. Harcama birimi taşınır yönetim hesabı cetveli ile muhasebe servisi taşınır hesapları kontrol raporları karşılaştırılmak suretiyle mutabakat sağlanır. 7. Karşılaştırma sonucunda hata Taşınır Servisinden kaynaklanıyor ise sistem üzerinden gerekli düzletmeler yapılarak çıktılar alınır ve kontrol işlemi tekrar edilir. 8. Hata yoksa ve/veya düzeltme işlemi yapılmış ise harcama birimi yönetim dönemi cetvellerinin çıktısı alınır. 9. Kuruş farkları cetveli elektronik ortamda oluşturularak çıktısı alınır. 103

104 10. Hazırlanan kuruş farkları cetveli ve taşınır yönetim hesabı muhasebe yetkilisine sunulur. 11. Muhasebe yetkilisi tarafından imzalanarak iade edilen cetveller harcama yetkilisine sunulur. 12. Harcama yetkilisi tarafından imzalanan taşınır yönetim hesabı teslim alınır. 13. Sayıştay Başkanlığına sunulmak üzere taşınır yönetim hesabı eklenerek üst yazı hazırlanarak muhasebe yetkilisine sunulur. 14. İmzalanan Üst yazının sureti Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 15. İmzalı çıktılar, üst yazı ve ekleri dosyalanarak muhafaza edilir. İ12- Taşınır Kesin Hesabı İşlemleri 1. Harcama birimlerinden gelen taşınır yönetim hesabı cetvelleri konsolide edilmek üzere Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 2. Muhasebe Servisinden alınan yılı kesin hesabı ile taşınır kesin hesap cetveli karşılaştırılmak suretiyle mutabakat sağlanır. 3. Karşılaştırma sonucunda hata Taşınır Servisinden kaynaklanıyor ise taşınır yönetim hesabı işlemi tekrar edilir. 4. Hata yoksa ve/veya düzeltme işlemi yapılmış ise taşınır kesin hesap cetveli ve taşınır kesin hesap icmal cetvelinin üç suret çıktıları alınır. 5. Hazırlanan Taşınır Kesin Hesap cetvelleri ve Taşınır Kesin Hesap İcmal cetvelleri Taşınır Konsolide Görevlisi tarafından imzalanır. 6. Konsolide Görevlisince imzalanan Taşınır Kesin Hesap İcmal cetvelleri Üst Yönetici onayına sunulur. 7. Konsolide Görevlisi ve Üst Yönetici tarafından imzalanan Taşınır Kesin Hesap İcmal cetvelleri Milli Eğitim Bakanın onayına sunulur. 8. Sayıştay Başkanlığına sunulmak üzere taşınır kesin hesabı eklenerek üst yazı hazırlanarak muhasebe yetkilisine sunulur. 9. Üst yönetici tarafından imzalanan yazının sureti Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 10. İmzalı çıktılar, üst yazı ve ekleri dosyalanarak muhafaza edilir. İ13- Değişikliklerin Harcama Birimleri Tarafından Bildirilmesi 1. Taşınır kayıt kontrol yetkilisi ve ambar değişikliklerine ilişkin yazıların Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınması. 2. Teslim alınan yazıya istinaden Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde (TKYS) gerekli değişikliklerin yapılması. 3. Yapılan değişikliklerin yasal süresinde Sayıştay Başkanlığına bildirmek üzere üst yazının hazırlanması ve muhasebe yetkilisine sunulması. 104

105 4. Üst Yönetici tarafından imzalanan yazının suretinin Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınması ve dosyalanması. İ14- Üniversitemiz Hesap Planının Oluşturulması ve Geliştirilmesi 1. Harcama birimlerinin mevcut taşınır kodları dışında kullanımına ihtiyaç duyulan kodların sistemde tanımlanmasına ilişkin talepleri e-posta aracılığı ile alınır. 2. Taşınır kodlamasına ilişkin talepler değerlendirilir. 3. Talep yatay düzey kodlamaya ilişkin ise Taşınır Kayıt ve Yönetim Sistemine yeni kod tanımlanması yapılarak ilgili birime e-posta aracılığı ile bildirilir. 4. Değerlendirme sonucunda talep edilen kod yerine mevcut kodlardan birimin kullanılması tespit edilirse kodlamaya ilişkin bilgiler ilgili birime e-posta aracılığı ile bildirilir. 5. Talep dikey düzey kodlamaya ilişkin ise Maliye Bakanlığına yeni kod tanımlanmasına ilişkin talep yazısı hazırlanır. 6. Muhasebe yetkilisine sunulur. 7. Harcama Yetkilisince imzalanan yazının suretinin Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınarak dosyalanır. 8. Maliye Bakanlığı tarafından yeni kod tanımlanmasına ilişkin cevap yazısı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 9. Cevap yazısında yeni kodun açıldığı bildirilir ise Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde (TKYS) kod tanımlaması yapılarak e-posta aracılığı ile ilgili birime bildirilir. 10. Cevap yazısında dikey düzeyde kod açılmasına gerek olmadığı, mevcut dikey düzeyde koda yatay düzeyde kod açılarak kullanılabileceği bildirilmiş ise Taşınır Kayıt ve Yönetim Sisteminde (TKYS) yatay düzeyde kod tanımlaması yapılarak e-posta aracılığı ile ilgili birime bildirilir. İ15- Kurul ve Komisyonların Kurulması 1. İlgili mevzuatlar çerçevesinde Sayım Kurulu, Değer Tespit Komisyonu, Hurda Komisyonu, Muayene ve Kabul Komisyonu ve arşiv işlemlerine ilişkin Değerlendirme-Ayıklama-İmha Komisyonu üyelerini gösteren liste eklenerek onay yazısı hazırlanır. 2. Muhasebe yetkilisine sunulur. 3. Onaylanan yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 4. Komisyon üyelerine görevlendirildiklerine dair yazı hazırlanır. 5. Muhasebe yetkilisine sunulur. 105

106 6. Harcama Yetkilisince imzalanan yazı sureti Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 7. Onay yazısı ve yazı suretleri dosyalanır. İ16- Eğitim Seminerlerinin Düzenlenmesi 1. Üniversitemiz taşınır kayıt kontrol yetkilileri ve ilgili işlerde görev yapan personele verilmesi planlanan eğitim programı bilgileri Stratejik Yönetim ve Planlama Şubesine iletilmek üzere yazı hazırlanır. 2. Muhasebe yetkilisine sunulur. 3. Harcama Yetkilisince imzalanan üst yazı sureti Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınarak dosyalanır. İ17- TAŞINIR MODÜLÜ İŞLEMLERİ 1. Birim taşınır kontrol yetkilisi tarafından, ilgili taşınıra ait ambar giriş ve çıkış işlemleri yapılarak HYS Sistemine giriş yapılır. 2. HYS Sistemine kaydı kapıldıktan sonra işlem SGDB Muhasebe birimine gelir. 3. Muhasebe Yetkilisi/Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı veya Muhasebe Şefi tarafından işlem kontrol edilir. 4. İşlemde hata yoksa onaylanarak muhasebe işlem fişi kesilir, işlem hatalıysa; tekrar düzenlenmek üzere HYS Sistemine geri dönüş yapılır. J- Arşiv İşlemleri ve Elektronik Belge Yönetimi J1- Arşiv İşlemleri J1.1- Arşivleme İşlemleri 1. Mevcut klasörlerin dosya/klasör etiketlerinin mevzuat çerçevesinde hazırlanması. 2. Birim arşivine teslim edilecek klasörlerin dosya/klasör içerik listelerinin mevzuat çerçevesinde hazırlanması. 3. Birim arşivine teslim edilecek dosya/klasör devir-teslim ve envanter formunun mevzuat çerçevesinde hazırlanması. 4. Birim arşivine teslim edilecek dosya/klasörlerin birim belge merkezi ve arşivine teslim edilmesi. J1.2- Birim Belge Merkezi Arşivinde Ayıklama Çalışmaları 1. Şubelere ayıklama çalışmaları başlatılmak üzere değerlendirme-ayıklama-imha komisyonu üyelerinin görevlendirilmesine ilişkin üst yazı hazırlanır. 2. Muhasebe yetkilisine sunulur. 106

107 3. Değerlendirme-ayıklama-imha komisyonu toplanır. 4. Yasal saklama süreleri sona ermiş olan klasörler için komisyon tarafından imha listeleri oluşturulur. 5. Oluşturulan imha listeleri Üst yöneticinin onayına sunulmak üzere üst yazı hazırlanır. 6. Muhasebe yetkilisine sunulur. 7. Üst yönetici tarafından onaylanan üst yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 8. İmha listeleri, Üst yöneticinin onayı eklenerek kurum belge merkezi ve arşivine gönderilmek üzere üst yazı hazırlanır. 9. Muhasebe yetkilisine sunulur. 10. Harcama Yetkilisince imzalanan üst yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 11. İmha listelerinde belirtilen klasörler tutanak düzenlenmek suretiyle kurum belge merkezi ve arşivine teslim edilir. 12. Üst yazı ekleri ile birlikte dosyalanır. J1.3- Arşiv Envanter Formlarının Oluşturulması 1. Birim belge merkezi ve arşivinden kurum belge merkezi ve arşivine devredilecek klasörler için arşiv sorumlusu tarafından arşiv envanter formu düzenlenir. 2. Arşiv envanter formunda belirlenen klasörlerin kurum belge merkezi arşivine gönderilmek üzere üst yazı hazırlanır. 3. Muhasebe yetkilisine sunulur. 4. Harcama Yetkilisince imzalanan üst yazı Evrak Hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 5. Arşiv envanter formunda belirlenen klasörler tutanak düzenlenmek suretiyle kurum belge merkezi ve arşivine teslim edilir. 6. Üst yazı ekleri ile birlikte dosyalanır. J1.4- Birim Belge Merkezi Arşivinden Ödünç Alınan - Verilen Klasör İşlemleri 1. Arşivde saklanan dosyaların yeniden incelenmesi ya da kullanımına ihtiyaç duyan şubeler tarafından düzenlenmiş olan dosya isteme fişi teslim alınır. 2. Talep edilen dosyalar ilgili şube sorumlusuna teslim edilir. 3. Dosya isteme fişi bir nüshası Birim arşivinde dosyanın çıkarıldığı yere diğeri ise hatırlatma dosyasına kaldırılır. 4. Şubede işlemi tamamlanan dosyalar teslim alınarak Birim arşivinde yerine kaldırılır. 5. Dosya isteme fişinin ilgili sütunları doldurularak teslim alınarak dosyalanır. 107

108 J2- Elektronik Belge Yönetimi İşlemleri J2.1- Personel Tanımlama 1. linkinden sicil numarası ve şifre ile (sertifikalı da olabilir) giriş yapılır. 2. Yeni gelen personele dair bilgiler ebys birim sorumlusuna bildirilir. 3. Yeni gelen personel için ebys Ofisinene yazı yazılır. 4. Ebys Ofisince Standart Kullanıcı olarak tanımlanan rol için Başkandan yetki bilgisi alınır. 5. Başkanın verdiği yetki dahilinde rol ataması yapılır. J2.2- Personelin Görevden Ayrılma İşlemleri 1. linkinden sicil numarası ve şifre ile (sertifikalı da olabilir) giriş yapılır. 2. Ayrılış yapan personele dair bilgiler birim ebys sorumlusuna bildirilir. 3. Ayrılış yapan personel üzerinde belge yoksa sistemden pasif yapılır. 4. Ayrılış yapan personelin üzerinde belge varsa devretmesi sağlanır. 5. Ayrılış yapan personel sistemde pasif yapılır. 6. Ebys Ofisine bildirilir. J2.3- Tanımlamalar 1. Gerçek kişi, tüzel kişi ya da ebys uygulamasında yeni yapılacak diğer tanımlarla ilgili birim sorumlusu ebys birim sorumlusuna talebini bildirir. 2. Ebys birim sorumlusu talebi değerlendirir. Tanımlama yapılmasına ihtiyaç var ise gerekli tanımlama yapılır. 3. Tanımlama yapılmasına gerek yok ise birim sorumlusuna durum açıklanır. J2.4- Şifre Tanımlama / Değiştirme İşlemleri 1. Yeni şifre tanımlaması yapılması ya da bloke olmuş sistemin yeniden aktif olması için kişi tarafından ebys birim sorumlusundan şifre tanımlaması istenir. 2. Ebys birim sorumlusu gerekli tanımlamaları yapar. 3. Sistem tarafından otomatik oluşturulan şifre ilgili personele verilir. 108

109 K- MAAŞ, EK ÇALIŞMA VE DİĞER İŞLEMLER K1- Maaş İşlemleri, K2- Ek Çalışma Ücretleri (Ek Ders, Sınav Ücreti, Fazla Mesai) K3- Sosyal Haklardan Doğan Ödemeler (Doğum Yardımı, Giyim Yardımı) 1. Harcama birimlerindeki maaş mutemetleri tarafından, KBS Sisteminden giriş yapılarak ilgili işlem SAY-2000i Sistemine yansıtılır. 2. Birim tarafından yapılan işlemin dökümleri Muhasebe Servisi birime ulaşır. Muhasebe Servisi evrak üzerinden tetkik işlemlerini yapar. 3. İşlem hatalıysa ıslak imzalı evrak iade formu ile, SAY2000i üzerinki işlemi de aynı sistem üzerinden iade edilir. İşlem doğru ise Say2000i üzerinden işlem numarası alınır. 4. Tetkik incelemeden geçen evraklar Şube Amiri ve Muhasebe Yetkilisi tarafından da kontrol edilir, işlemde her hangi bir hata var ise Muhasebe Servisince birimden gelen evrak ve sistem üzerindeki işlem iade sürecine girer. Hata yoksa, işlem numarası alınan evrak, Vezne Servisi tarafından onaylanır ve gönderme emri düzenlenir. 5. Banka tarafına gerekli ödeme talimatı ulaştırılır. L- YEVMİYE İŞLEMLERİ 1. Muhasebe yetkilisi ve Vezne Servisinde işlemleri tamamlanan belgeler Servise iletilir. 2. Tarih ve yevmiye numarası sırasına göre sıralama işlemi yapılır. 3. Sıralama işlemi tamamlanan belgelerin mevzuata uygun şekilde ayrımı yapılır. 4. Sayıştay Başkanlığına gönderilmesi gereken belgeler şekil şartlarına uygun şekilde düzenlenerek muhafaza edilir. 5. Belge suretleri dosyalanır. 6. Sayıştay Başkanlığına gönderilmek üzere muhafaza edilen belgeler yasal süresi içerisinde üst yazı ile birlikte Sayıştay Başkanlığına teslim edilir. M- AY SONU / YIL SONU İŞLEMLERİ M1- Ay Sonu İşlemleri 1. Say2000i sisteminden muhasebe kontrol raporları alınarak kontrolleri yapılır. 109

110 2. Hata var ise sistem üzerinde düzeltmeleri yapılır. 3. Düzeltme sonrası muhasebe kontrol raporları kontrol işlemi tekrar edilir. 4. Hata tespit edilmemişse ve/veya tespit edilmiş hatalar düzeltilmiş ise Say2000i sistemi üzerinde elektronik muhasebeleştirme işlemi gerçekleştirilir. 5. Alınan muhasebe işlem fişinin kontrolü yapılır. 6. Say2000i sistemi üzerinde elektronik merkeze gönderme işlemi gerçekleştirilir. 7. Sistem tarafından oluşturulan muhasebe işlem fişi üç suret çıktısı alınarak muhasebe yetkilisine sunulur. 8. İmzalanan iki suret Yevmiye Servisine iletilir. 9. Bir sureti dosyalanır. M2- Yıl Sonu İşlemleri 1. Aralık ayı ay sonu işlemlerinin tamamlanmasını müteakip Say2000i sisteminden kontrol raporları ve mizan cetveli çıktıları alınır. 2. Alınan raporlar muhasebe yetkilisinin kontrolüne sunulur. 3. Muhasebe yetkilisi tarafından hata tespit edilmiş ise ay sonu işlemleri iptal edilerek düzeltme kayıtları yapılır. 4. Düzeltmeye ilişkin muhasebe işlem fişi düzenlenir. 5. Ay sonu işlemleri tekrar edilir. 6. Kontrol raporları ve mizan cetveli çıktıları alınarak muhasebe yetkilisine kontrol edilmek üzere sunulur. 7. Hata tespit edilmemişse ve/veya tespit edilmiş hatalar düzeltilmiş ise Say2000i sistemi üzerinde yıl sonu elektronik muhasebeleştirme işlemleri gerçekleştirilir. 8. Say2000i sistemi üzerinde bir nolu muhasebe işlem fişi oluşturulur ve elektronik ortamda onaylanmak üzere merkeze gönderilir. 9. Merkez tarafından onaylanan bir nolu muhasebe işlem fişinin çıktıları alınır. 10. Çıktısı alınan muhasebe işlem fişleri muhasebe yetkilisinin imzasına sunulur. 11. İmzalanan iki suret Yevmiye Servisine iletilir. 12. Bir sureti dosyalanır. N- YÖNETİM DÖNEMİ HESABI İŞLEMLERİ 110

111 1. Yılsonu işlemleri tamamlandıktan sonra Say2000i sisteminde yayımlanan duyuru ile birlikte aktifleştirilen modülden raporlar ve mizan cetvellerinin çıktısı alınarak kontrolü yapılır. 2. Hata tespit edilmiş ise Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğünden yıl sonu işlemlerinin iptali için elektronik ortamda izin alınır. 3. Düzeltmelere ilişkin muhasebe işlem fişi düzenlenir. 4. Muhasebe işlem fişi çıktısı alınarak muhasebe yetkilisine imzaya sunulur. 5. Yıl sonu işlemleri tekrarlanır. 6. Hata tespit edilmemiş ve/veya düzeltilmiş ise yönetim dönemi modülündeki cetveller doldurularak çıktıları alınır. 7. Çıktılar üzerinde maddi hata kontrolleri yapılır. 8. Hata var ise sistem üzerinde düzeltmeler yapılarak çıktılar tekrar alınır. 9. Hata tespit edilmemiş ise çıktılar 5 klasör şeklinde düzenlenerek ilgililerin imzasını müteakiben iki klasörü Sayıştay Başkanlığına iletilmek üzere üst yazı hazırlanarak muhasebe yetkilisinin imzasına sunulur. 10. İmza işlemleri tamamlanan Yönetim Dönemi Hesabı şubece teslim alınır. 11. Kalan üç klasör Yönetim Dönemi Hesabı şubede muhafaza edilir. O- KESİN HESAP İŞLEMLERİ 1. Yılsonu işlemleri tamamlandıktan sonra Say2000i sisteminde yayımlanan duyuru ile birlikte aktifleştirilen modülden raporlar ve mizan cetvellerinin çıktıları alınır. 2. Kesin Hesap modülündeki cetveller rapor ve mizan cetvelleri dikkate alınarak doldurulur ve çıktıları alınır. 3. Çıktılar üzerinde hata/noksanlık kontrolleri yapılır. 4. Hata/noksanlık var ise sistem üzerinde düzeltmeler yapılarak çıktılar tekrar alınır. 5. Hata/noksanlık tespit edilmemiş ise Maliye Bakanlığı ile mutabakat sağlandıktan sonra muhasebe yetkilisi ve diğer yetkililere imzaya sunulur. 6. İmza işlemleri tamamlanan Kesin Hesap şubece teslim alınır. 7. Kesin Hesap ilgililere sunulmak amacıyla çoğaltılarak ciltlenmek üzere Basımevi Müdürlüğüne üst yazı ekinde gönderilir. 8. Basımevinde çoğaltılarak ciltlenen Kesin Hesap şube tarafından teslim alınır. 9. Yasal süresinde TBMM ne ve Sayıştay Başkanlığına teslim edilmek üzere kesin hesap eklenmek suretiyle üst yazı hazırlanarak muhasebe yetkilisine sunulur. 111

112 10. Diğer ciltler şubede muhafaza edilir. P- ARŞİV İŞLEMLERİ P1- Arşivleme İşlemleri 1. Mevcut klasörlerin dosya/klasör etiketlerinin mevzuat çerçevesinde hazırlanması. 2. Birim arşivine teslim edilecek klasörlerin dosya/klasör içerik listelerinin mevzuat çerçevesinde hazırlanması. 3. Birim arşivine teslim edilecek dosya/klasör devir-teslim ve envanter formunun mevzuat çerçevesinde hazırlanması. 4. Birim arşivine teslim edilecek dosya/klasörlerin birim belge merkezi ve arşivine teslim edilmesi. P2- Birim Merkezi Arşivinden Ödünç Alınan - Verilen Klasör İşlemleri 1. Arşivde saklanan dosyaların yeniden incelenmesi ya da kullanımına ihtiyaç duyan şubeler tarafından düzenlenmiş olan dosya isteme fişi teslim alınır. 2. Talep edilen dosyalar ilgili şube sorumlusuna teslim edilir. 3. Dosya isteme fişi bir nüshası birim arşivinde dosyanın çıkarıldığı yere diğeri ise hatırlatma dosyasına kaldırılır. 4. Şubede işlemi tamamlanan dosyalar teslim alınarak Birim arşivinde yerine kaldırılır. 5. Dosya isteme fişinin ilgili sütunları doldurularak teslim alınarak dosyalanır İç Kontrol Şubesi İş Akış Süreçleri A- Ön Mali Kontrol İşlemleri A1- Taahhüt Evrakı ve Sözleşme Tasarıları A2- Devlet Malzeme Ofisinden Yapılacak Alımlar A3- Bilimsel Araştırma-Geliştirme Projeleri A4- Kadro Dağılım Cetvelleri A5- Seyahat Kartı Listeleri A6- Geçici İşçi Pozisyonları A7- Yan Ödeme Cetvelleri A8- Sözleşmeli Personel Sayı ve Sözleşmeleri A9- Ödenek Aktarma ve Ekleme A10- Ön Mali Kontrole Tabi Ödemeler 112

113 B- İç Kontrol Sistemi ile İlgili İşlemleri B1- İç Kontrol Sisteminin Kurulması ile İlgili İşlemleri B2- İç Kontrol Sistemi Eğitim İhtiyacı ile İlgili İşlemler B3- İç Kontrol Sistemi Destek Çalışma Gruplarının Oluşturulması ile İlgili İşlemler B4- İç Kontrol Sistemi Uzman Personelin Dahil Edilmesi ile İlgili İşlemler B5- İç Kontrol Sistemi İzleme ve Değerlendirme Raporunun Hazırlanması ile İlgili İşlemler B6- İç Kontrol Sistemi Eylem Planının Revize Edilmesi ile İlgili İşlemler C- Arşiv İşlemleri C1- Arşivleme İşlemleri C2- Birim Merkezi Arşivinden Ödünç Alınan - Verilen Klasör İşlemleri A- ÖN MALİ KONTROL İŞLEMLERİ A1- Taahhüt Evrakı ve Sözleşme Tasarıları 1. Harcama Yetkilisince gönderilen ihale işlem dosyası (ihale onay belgesi, sözleşme yapılmadan önce kontrole tabi taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları) dizi pusulası ekinde bir asıl ve bir suret dosyada, ön mali kontrol yapılmak üzere gönderilen üst yazı ve ekleri ebys sisteminde gelen evrak işlemine tabi tutularak, havalesi alınır. 2. Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarının ön mali kontrolünü gerçekleştirirken ilgili harcama biriminin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, harcama programı, finansman programı, 4734, 4735, 5018 sayılı Kanunlar, KHK, BKK, Yönetmelikler, Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu, Tebliğler, Genelgeler ve ilgili mevzuat çerçevesinde on iş günü içinde kontrol edilir. 3. Ön mali kontrol sonucunda taahhüt evrakı ve sözleşme tasarısına ilişkin mali karar ve işlemlerinde, eksik/ hata tespit edilirse bu eksiklerin giderilmesi için görüş yazısı hazırlanır. 4. Görüş yazısı Daire Başkanının onayına sunulur. 5. Daire Başkanınca onaylanan görüş yazısı ekinde taahhüt evrakı ve sözleşme tasarısı işlem dosyası ilgili harcama birimine iade edilir. 6. Ön mali kontrol sonucunda taahhüt evrakı ve sözleşme tasarısına ilişkin mali karar ve işlemlerinde, eksiklerin giderilmesi kaydı ile uygun olması durumunda görüş yazısı hazırlanır. 7. Görüş yazısı Daire Başkanının onayına sunulur. 8. Daire Başkanınca onaylanan görüş yazısı ekinde taahhüt evrakı ve sözleşme tasarısı işlem dosyası ebys sisteminde giden evrak işlemine tabi tutulur. 9. Ön mali kontrol sonucunda taahhüt evrakı ve sözleşme tasarısına ilişkin mali karar ve işlemlerinde, uygun bulunması durumunda görüş yazısı hazırlanır. 113

114 10. Görüş yazısı Daire Başkanının onayına sunulur. 11. Daire Başkanınca onaylanan görüş yazısı ekinde taahhüt evrakı ve sözleşme tasarısı işlem dosyası ebys sisteminde giden evrak işlemine tabi tutulur. 12. Ön mali kontrol sonucunda taahhüt evrakı ve sözleşme tasarısına ilişkin mali karar ve işlemleri, uygun bulunmaması durumunda görüş yazısı hazırlanır. 13. Görüş yazısı Daire Başkanının onayına sunulur. 14. Daire Başkanınca onaylanan görüş yazısı ekinde taahhüt evrakı ve sözleşme tasarısı işlem dosyası ebys sisteminde giden evrak işlemine tabi tutulur. 15. Uygun görüş verilmediği halde, harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen işlemler aylık dönemler itibariyle üst yöneticiye bildirilmek üzere yazı hazırlanır. 16. Hazırlanan yazı Daire Başkanı onayına sunulur. 17. Daire Başkanı tarafından onaylanan yazı, ebys sistemi ile üst yöneticiye sunulur. 18. Belge onaylandıktan sonra, iç ve dış denetim sırasında denetçilere sunulmak üzere dosyalanır. A2- Devlet Malzeme Ofisinden Yapılacak Alımlar 1. Harcama Yetkilisi tarafından 4734 sayılı Kanun un 3'üncü maddesinin (e) bendi kapsamında Devlet Malzeme Ofisi Genel Müdürlüğünden yapılacak alımlara ilişkin ihtiyaç listesi ve onay belgesini de kapsayan bilgi ve belgelerin bulunduğu bir asıl ve bir suret dosyada, ön mali kontrol yapılmak üzere gönderilen yazı ve ekleri ebys sisteminde gelen evrak işlemine tabi tutularak, havalesi alınır. 2. Ön mali kontrolü yapılmak üzere, Harcama birimlerinin Devlet Malzeme Ofisi Genel Müdürlüğünden yapacakları alımlara ilişkin bilgi ve belgeler iç kontrol ve ön mali kontrole ilişkin usul ve esaslar ile ilgili mevzuat çerçevesinde beş iş günü içinde kontrol edilir. 3. Ön mali kontrol sonucunda Devlet Malzeme Ofisi Genel Müdürlüğü nden yapacakları alımlara ilişkin mali karar ve işlemlerinde, eksik/ hata tespit edilirse bu eksiklerin giderilmesi için görüş yazısı hazırlanır. 4. Görüş yazısı Daire Başkanının onayına sunulur. 5. Daire Başkanınca onaylanan görüş yazısı ekinde Devlet Malzeme Ofisi Genel Müdürlüğünden yapacakları alımlara ilişkin işlem dosyası Evrak Hizmetleri Şubesi tarafından kayıt edilerek ilgili harcama birimine iade edilir 6. Ön mali kontrol sonucunda Devlet Malzeme Ofisi Genel Müdürlüğü nden yapacakları alımlara ilişkin mali karar ve işlemlerinde, eksiklerin giderilmesi kaydı ile uygun olması durumunda görüş yazısı hazırlanır. 7. Görüş yazısı Daire Başkanının onayına sunulur. 114

115 8. Daire Başkanınca onaylanan görüş yazısı ekinde Devlet Malzeme Ofisi Genel Müdürlüğü nden yapacakları alımlara ilişkin işlem dosyası ebys sisteminde giden evrak işlemine tabi tutularak ilgili harcama birimine gönderilir. 9. Ön mali kontrol sonucunda Devlet Malzeme Ofisi Genel Müdürlüğü nden yapacakları alımlara ilişkin mali karar ve işlemlerinde, uygun bulunması durumunda görüş yazısı hazırlanır. 10. Görüş yazısı Daire Başkanının onayına sunulur. 11. Daire Başkanınca onaylanan görüş yazısı ekinde Devlet Malzeme Ofisi Genel Müdürlüğü nden yapacakları alımlara ilişkin işlem dosyası ebys sisteminde giden evrak işlemine tabi tutularak ilgili harcama birimine gönderilir. 12. Ön mali kontrol sonucunda Devlet Malzeme Ofisi Genel Müdürlüğü nden yapacakları alımlara ilişkin mali karar ve işlemleri, uygun bulunmaması durumunda görüş yazısı hazırlanır. 13. Görüş yazısı Daire Başkanının onayına sunulur. 14. Daire Başkanınca onaylanan görüş yazısı ekinde Devlet Malzeme Ofisi Genel Müdürlüğü nden yapacakları alımlara ilişkin işlem dosyası ebys sisteminde giden evrak işlemine tabi tutularak ilgili harcama birimine gönderilir. 15. Uygun görüş verilmediği halde, harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen işlemler aylık dönemler itibariyle üst yöneticiye bildirilmek üzere yazı hazırlanır. 16. Hazırlanan yazı Daire Başkanı onayına sunulur. 17. Daire Başkanı tarafından onaylanan yazı, üst yöneticiye sunulur. 18. Evrak Hizmetleri Şubesi tarafından kayıt edilen yazı ve eklerinin suretleri teslim alınır. 19. Belge onaylandıktan sonra, iç ve dış denetim sırasında denetçilere sunulmak üzere dosyalanır. A3- Bilimsel Araştırma-Geliştirme Projeleri 1. Harcama Yetkilisi tarafından verilecek ihale onay belgesi üzerine satın alınacak mal ve hizmet ile ilgili onaylanan ihale kararına göre sözleşme yapılmadan önce kontrole tabi taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları tüm bilgi ve belgeleri içerecek şekilde bir dizi pusulası ekinde ihale işlem dosyası bir asıl bir suret dosya halinde ön mali kontrole yapılmak üzere gönderilen yazı ve ekleri, ebys sisteminde gelen evrak işlemine tabi tutularak, havalesi alınır 2. Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarının ön mali kontrolünü gerçekleştirirken ilgili harcama biriminin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, harcama programı, finansman programı, 4734, 4735, 5018 sayılı Kanunlar, KHK, BKK, Yönetmelikler, Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu, Tebliğler, Genelgeler ve ilgili mevzuat çerçevesinde beş iş günü içinde kontrol edilir. 3. Ön mali kontrol sonucunda taahhüt evrakı ve sözleşme tasarısına ilişkin mali karar ve işlemlerinde, eksik/ hata tespit edilirse bu eksiklerin giderilmesi için görüş yazısı hazırlanır. 115

116 4. Görüş yazısı Daire Başkanının onayına sunulur. 5. Daire Başkanınca onaylanan görüş yazısı ekinde taahhüt evrakı ve sözleşme tasarısı işlem dosyası ilgili harcama birimine iade edilir. 6. Ön mali kontrol sonucunda taahhüt evrakı ve sözleşme tasarısına ilişkin mali karar ve işlemlerinde, eksiklerin giderilmesi kaydı ile uygun olması durumunda görüş yazısı hazırlanır. 7. Görüş yazısı Daire Başkanının onayına sunulur. 20. Daire Başkanınca onaylanan görüş yazısı ekinde taahhüt evrakı ve sözleşme tasarısı işlem dosyası ebys sisteminde giden evrak işlemine tabi tutularak ilgili harcama birimine gönderilir. 8. Ön mali kontrol sonucunda taahhüt evrakı ve sözleşme tasarısına ilişkin mali karar ve işlemlerinde, uygun bulunması durumunda görüş yazısı hazırlanır. 9. Görüş yazısı Daire Başkanının onayına sunulur. 21. Daire Başkanınca onaylanan görüş yazısı ekinde taahhüt evrakı ve sözleşme tasarısı işlem dosyası ebys sisteminde giden evrak işlemine tabi tutularak ilgili harcama birimine gönderilir. 10. Ön mali kontrol sonucunda taahhüt evrakı ve sözleşme tasarısına ilişkin mali karar ve işlemleri, uygun bulunmaması durumunda görüş yazısı hazırlanır. 11. Görüş yazısı Daire Başkanının onayına sunulur. 22. Daire Başkanınca onaylanan görüş yazısı ekinde taahhüt evrakı ve sözleşme tasarısı işlem dosyası ebys sisteminde giden evrak işlemine tabi tutularak ilgili harcama birimine gönderilir. 12. Uygun görüş verilmediği halde, harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen işlemler aylık dönemler itibariyle üst yöneticiye bildirilmek üzere yazı hazırlanır. 13. Hazırlanan yazı Daire Başkanı onayına sunulur. 14. Daire Başkanı tarafından onaylanan yazı, üst yöneticiye sunulur. 15. Belge onaylandıktan sonra sureti, iç ve dış denetim sırasında denetçilere sunulmak üzere dosyalanır. A4- Kadro Dağılım Cetvelleri sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında Kanun Hükmünde Kararnameye ait kadro dağılım cetvelleri, anılan Kanun Hükmünde Kararname ve Kadro İhdas, Serbest Bırakma ve Kadro Değişikliği ile Kadroların Kullanım Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümleri çerçevesinde Maliye Bakanlığı ve Devlet Personel Başkanlığı ile uygunluk sağlandıktan sonra, Personel Dairesi Başkanlığınca yazı ekinde kayıt ve kontrol amacıyla, gönderilen kadro dağılım cetvelleri, ebys sisteminde gelen evrak işlemine tabi tutularak, havalesi alınır 1. Ön mali kontrolü yapılmak üzere gönderilen kadro dağılım cetvelleri Bakanlar Kurulu Kararında belirtilen 5 iş günü içerisinde, 657 sayılı Kanun, 78 sayılı KHK, 5018 sayılı Kanun, 190 sayılı KHK, iç 116

117 kontrol ve ön mali kontrole ilişkin usul ve esaslar ile ilgili mevzuat değişiklikleri çerçevesinde beş iş günü içinde kontrol edilir. 2. Ön mali kontrol sonucunda, kadro dağılım cetvellerinde eksik/ hata tespit edilirse bu eksiklerin giderilmesi için görüş yazısı hazırlanır. 3. Görüş yazısı Daire Başkanının onayına sunulur. 4. Daire Başkanınca onaylanan görüş yazısı ekinde kadro dağılım cetvelleri Personel Daire Başkanlığına iade edilir. 5. Ön mali kontrol sonucunda, kadro dağılım cetvellerinin uygun bulunması durumunda, uygun görüş yazısı düzenlenir. 6. Görüş yazısı Daire Başkanının onayına sunulur. 7. Daire Başkanınca onaylanan görüş yazısı ekinde kadro dağılım cetvelleri beş iş günü içinde Üst Yöneticinin onayına sunulmak üzere Personel Daire Başkanlığına ebys sistemi üzerinden havalesi yapılır. 8. Ön mali kontrol sonucunda, kadro dağılım cetvellerinin uygun bulunmaması durumunda, görüş yazısı düzenlenir. 9. Görüş yazısı Daire Başkanının onayına sunulur. 10. Daire Başkanınca onaylanan görüş yazısı ekinde kadro dağılım cetvelleri Personel Daire Başkanlığına iade edilir. 11. Uygun görüş verilmediği halde, harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen işlemler aylık dönemler itibariyle üst yöneticiye bildirilmek üzere yazı hazırlanır. 12. Hazırlanan yazı Daire Başkanı onayına sunulur. 13. Daire Başkanı tarafından onaylanan yazı, üst yöneticiye sunulur. 14. Yazı üst yönetici onayladıktan sonra ebys sistemi üzerinden doyalanır. A5- Seyahat Kartı Listeleri sayılı Harcırah Kanunu nun 48. maddesi uyarınca İçişleri, Maliye ve Ulaştırma Bakanlıklarınca müştereken belirlenen esaslar ve Maliye Bakanlığı tarafından her yıl yapılan düzenleme çerçevesinde, Harcama Birimlerince hazırlanarak ön mali kontrol yapılmak üzere yazı ekinde gönderilen seyahat kartı verilecek personel listesi ebys sisteminde gelen evrak işlemine tabi tutularak, havalesi alınır 2. Harcama birimlerinin seyahat kartı listeleri, 6245 sayılı Harcırah Kanunu, yılı Bütçe Kanunu ve ilgili diğer mevzuat çerçevesinde, uygunluk ve bütçe ödeneğinin yeterliliği yönünden üç iş günü içinde kontrol edilir. 117

118 3. Ön mali kontrol sonucunda, seyahat kartı listelerinde eksik/ hata tespit edilirse bu eksiklerin giderilmesi için görüş yazısı hazırlanır. 4. Görüş yazısı Daire Başkanının onayına sunulur. 5. Daire Başkanınca onaylanan görüş yazısı ekinde seyahat kartı listeleri, ilgili harcama birimine iade edilir. 6. Ön mali kontrol sonucunda, seyahat kartı listelerinin uygun bulunması durumunda, uygun görüş yazısı düzenlenir. 7. Görüş yazısı Daire Başkanının onayına sunulur. 23. Daire Başkanınca onaylanan görüş yazısı ekinde seyahat kartı listeleri ebys sisteminde giden evrak işlemine tabi tutularak ilgili harcama birimine gönderilir. 24. Ön mali kontrol sonucunda, seyahat kartı listelerinin uygun bulunmaması durumunda, görüş yazısı düzenlenir. 25. Görüş yazısı Daire Başkanının onayına sunulur. 26. Daire Başkanınca onaylanan görüş yazısı ekinde seyahat kartı listeleri, ilgili harcama birimine iade edilir. 27. Uygun görüş verilmediği halde, harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen işlemler aylık dönemler itibariyle üst yöneticiye bildirilmek üzere yazı hazırlanır. 28. Hazırlanan yazı Daire Başkanı onayına sunulur. 29. Daire Başkanı tarafından onaylanan yazı, üst yöneticiye sunulur. 30. Üst yönetici tarafından onaylanan yazı ve ekleri teslim alınır. 31. Belge sureti, iç ve dış denetim sırasında denetçilere sunulmak üzere dosyalanır. A6- Geçici İşçi Pozisyonları 1. Harcama birimlerinde yıl içinde çalıştırılacak geçici işçi pozisyon (adam/ay) sayılarının aylar itibariyle dağılımının Maliye Bakanlığı'nın vizesine müteakip, geçici işçilerin çalıştırılacakları birimleri gösteren cetveller ön mali kontrol yapılmak üzere yazı ve eki ebys sisteminde gelen evrak işlemine tabi tutularak, havalesi alınır 2. Başkanlığımıza ön mali kontrolü yapılmak üzere gönderilen geçici işçi pozisyonları 5018 ve 5620 sayılı Kanunlar, Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu ve ilgili mevzuat değişiklikleri ile iç kontrol ve ön mali kontrole ilişkin usul ve esaslar çerçevesinde beş iş günü içerisinde kontrol edilir. 3. Ön mali kontrol sonucunda, geçici işçi pozisyonları dağılım cetvellerinde eksik/ hata tespit edilirse bu eksiklerin giderilmesi için görüş yazısı hazırlanır. 4. Görüş yazısı Daire Başkanının onayına sunulur. 118

119 5. Daire Başkanınca onaylanan görüş yazısı ekinde geçici işçi pozisyonları dağılım cetvelleri, ilgili harcama birimine iade edilir. 6. Ön mali kontrol sonucunda, geçici işçi pozisyonları dağılım cetvellerinin uygun bulunması durumunda, uygun görüş yazısı düzenlenir. 7. Görüş yazısı Daire Başkanının onayına sunulur. 32. Daire Başkanınca onaylanan görüş yazısı ekinde geçici işçi pozisyonları dağılım cetvelleri, ebys sisteminde giden evrak işlemine tabi tutularak ilgili harcama birimine gönderilir. 8. Ön mali kontrol sonucunda, geçici işçi pozisyonları dağılım cetvellerinin uygun bulunmaması durumunda, görüş yazısı düzenlenir. 9. Görüş yazısı Daire Başkanının onayına sunulur. 10. Daire Başkanınca onaylanan görüş yazısı ekinde geçici işçi pozisyonları dağılım cetvelleri, ilgili harcama birimine iade edilir. 11. Uygun görüş verilmediği halde, harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen işlemler aylık dönemler itibariyle üst yöneticiye bildirilmek üzere yazı hazırlanır. 12. Hazırlanan yazı Daire Başkanı onayına sunulur. 13. Daire Başkanı tarafından onaylanan yazı, üst yöneticiye sunulur. 14. Onaylanan yazı ve eklerinin suretleri teslim alınır. 15. Belge sureti, iç ve dış denetim sırasında denetçilere sunulmak üzere dosyalanır. A7- Yan Ödeme Cetvelleri 16. İlgili mevzuat çerçevesinde hazırlanan yan ödeme cetvellerine ilişkin listeler iki suret olarak, ön mali kontrol yapılmak üzere, yazı ve eki ebys sisteminde gelen evrak işlemine tabi tutularak, havalesi alınır 1. Ön mali kontrolü yapılmak üzere gönderilen yan ödeme cetvelleri Bakanlar Kurulu Kararında belirtilen sürede, 657 sayılı Kanun, yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu, yürürlükte olan Bakanlar Kurulu Kararı, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar ve ilgili mevzuat değişiklikleri çerçevesinde beş iş günü kontrol edilir. 2. Ön mali kontrol sonucunda, yan ödeme cetvellerinde eksik/ hata tespit edilirse bu eksiklerin giderilmesi için görüş yazısı hazırlanır. 3. Görüş yazısı Daire Başkanının onayına sunulur. 4. Daire Başkanınca onaylanan görüş yazısı ekinde yan ödeme cetvelleri Personel Daire Başkanlığına iade edilir. 119

120 5. Ön mali kontrol sonucunda, yan ödeme cetvellerinin uygun bulunması durumunda, uygun görüş yazısı düzenlenir. 6. Görüş yazısı Daire Başkanının onayına sunulur. 7. Daire Başkanınca onaylanan görüş yazısı ekinde yan ödeme cetvelleri, Üst Yöneticinin onayına sunulmak üzere Personel Daire Başkanlığına iletilir. 8. Ön mali kontrol sonucunda, yan ödeme cetvellerinin uygun bulunmaması durumunda, görüş yazısı düzenlenir. 9. Görüş yazısı Daire Başkanının onayına sunulur. 10. Daire Başkanınca onaylanan görüş yazısı ekinde yan ödeme cetvelleri Personel Daire Başkanlığına iade edilir. 11. Uygun görüş verilmediği halde, harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen işlemler aylık dönemler itibariyle üst yöneticiye bildirilmek üzere yazı hazırlanır. 12. Hazırlanan yazı Daire Başkanı onayına sunulur. 13. Daire Başkanı tarafından onaylanan yazı, üst yöneticiye sunulur. 14. Üst yönetici tarafından imzalanan yazı ve eklerinin suretleri teslim alınır. 15. Belge sureti, iç ve dış denetim sırasında denetçilere sunulmak üzere dosyalanır. A8- Sözleşmeli Personel Sayı ve Sözleşmeleri 17. Personel Daire Başkanlığı tarafından yazı ekinde gönderilen, Maliye Bakanlığı tarafından yıllık olarak vize edilen tip sözleşmeye uygun olarak çalıştırılacak personelle yapılacak sözleşmeler ile Maliye Bakanlığınca vizeye tabi olmayan cetvel ve sözleşmeler, ön mali kontrol yapılmak üzere ebys sisteminde gelen evrak işlemine tabi tutularak, havalesi alınır 1. Ön mali kontrolü yapılmak üzere gönderilen sözleşmeli personel cetvel ve sözleşmeleri, Maliye Bakanlığı tarafından vize edilen cetvellere tip sözleşmeye, tarih ve 7/15754 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile yürürlüğe konulan Sözleşmeli Personel Çalıştırılmasına İlişkin Esaslar, ilgili kanunlarına, yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanununa ve diğer mevzuatına göre uygunluk yönünden beş iş günü içinde kontrol edilir. 2. Ön mali kontrol sonucunda, sözleşmeli personel cetvel ve sözleşmelerinde, eksik/ hata tespit edilirse bu eksiklerin giderilmesi için görüş yazısı hazırlanır. 3. Görüş yazısı Daire Başkanının onayına sunulur. 4. Daire Başkanınca onaylanan görüş yazısı ekinde sözleşmeli personel cetvel ve sözleşmeleri, Personel Daire Başkanlığına iade edilir. 120

121 5. Ön mali kontrol sonucunda, sözleşmeli personel cetvel ve sözleşmelerinin, uygun bulunması durumunda, uygun görüş yazısı düzenlenir. 6. Görüş yazısı Daire Başkanının onayına sunulur. 7. Daire Başkanınca onaylanan görüş yazısı ekinde sözleşmeli personel cetvel ve sözleşmeleri, Üst Yöneticinin onayına sunulmak üzere Personel Daire Başkanlığına iletilir. 8. Ön mali kontrol sonucunda, yan ödeme cetvellerinin uygun bulunmaması durumunda, görüş yazısı düzenlenir. 9. Görüş yazısı Daire Başkanının onayına sunulur. 10. Daire Başkanınca onaylanan görüş yazısı ekinde sözleşmeli personel cetvel ve sözleşmeleri, Personel Daire Başkanlığına iade edilir. 11. Uygun görüş verilmediği halde, harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen işlemler aylık dönemler itibariyle üst yöneticiye bildirilmek üzere yazı hazırlanır. 12. Hazırlanan yazı Daire Başkanı onayına sunulur. 13. Daire Başkanı tarafından onaylanan yazı, üst yöneticiye sunulur. 14. Üst yönetici tarafından imzalanan yazı ve ekleri teslim alınır. 15. Belge sureti, iç ve dış denetim sırasında denetçilere sunulmak üzere dosyalanır. A9- Ödenek Aktarma ve Ekleme 1. Harcama birimi tarafından kendi bütçeleri içinde yapacakları aktarmalar ile ilave ödenek taleplerine ilişkin yazıları gereği ödenek aktarma ve ekleme işlemleri Bütçe ve Performans Şubesince hazırlanarak Üst Yöneticinin Onayına sunulmadan önce şubemize teslim edilir. 2. Harcama birimi tarafından kendi bütçeleri içinde yapacakları aktarmalar ile ilave ödenek talepleri, 5018 sayılı Kanun, Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu, bütçe işlemlerine ilişkin düzenlemeler çerçevesinde iki iş günü içinde ön mali kontrolü yapılır. 3. Ön mali kontrol sonucunda ödenek aktarma ve ekleme taleplerinin mevzuata uygun olması durumunda Üst Yöneticinin onayına sunulmak üzere Bütçe ve Performans Şubesine gönderilir. 4. Belge suretleri dosyalanır. 5. Ön mali kontrol sonucunda ödenek aktarma ve ekleme taleplerinin mevzuata uygun olmaması durumunda ilgili harcama birimine gerekçeli bir yazı ile iade edilmek üzere Bütçe ve Performans Şubesine gönderilir. 6. Belge suretleri dosyalanır. 121

122 A10- Ön Mali Kontrole Tabi Ödemeler 1. Harcama yetkilisinin harcama talimatı üzerine, ön mali kontrole tabi harcamalarına ilişkin olarak düzenlenen ödeme emri belgesi ve ekli belgelerine ait işlem dosyası kontrol edilmek üzere teslim alınır. 2. Ön mali kontrole tabi taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarına ilişkin olarak düzenlenen ödeme emri belgesi ve ekli belgelerine ait işlem dosyası, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği, Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği, Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu ve diğer ilgili mevzuat çerçevesinde iki iş günü içinde kontrol edilir. 3. Mal alımlarına ilişkin taşınır işlem fişinin, Muhasebe-Kesin Hesap Şubesi Taşınır Servisi tarafından kontrolünün yapılması sağlanır. 4. Kontroller sonucu eksik/ hata tespit edilen ödeme emri belgesi ve ekleri, eksiklik ve hataları giderilmek üzere ilgili harcama birimine, evrak teslim tutanağı ekinde iade edilmek üzere muhasebe yetkilisinin onayına sunulur. 5. Onaylanan belge suretleri dosyalanır. 6. Ödeme emri belgesi ve ekli işlem dosyasının kontrolü sonucu ilgili mevzuatına uygun olması durumunda ödenmek üzere, Muhasebe-Kesin Hesap Şubesine teslim edilir. 7. Belge suretleri dosyalanır. 8. Evrak teslim tutanağı düzenlenerek muhasebe yetkilisinin onayına sunulur. 9. Muhasebe yetkilisi tarafından onaylanan evrak teslim tutanağı ve ekleri ilgili harcama birimine teslim edilir. 10. Belge suretleri dosyalanır. B- İÇ KONTROL SİSTEMİ İLE İLGİLİ İŞLEMLERİ B1- İç Kontrol Sisteminin Kurulması ile İlgili İşlemleri 1. İç kontrol sistemine yönelik sahiplenmenin, yetkilendirmenin ve izlemenin sağlanması ve çalışmaların başlatılması için Üst Yönetici onayı ekine konulacak doküman (dokümanda çalışmanın amacı ve kapsamı, oluşturulacak kurul ve gruplarda görev alacak personelin görev ve sorumlulukları, eğitim ihtiyacı gibi konuların yer alması) hazırlanarak üst yönetici onayına sunulur ve çalışmalar başlatılır. 2. Üst yönetici onayı ile çalışmaları yapacak kurul oluşturulur. 3. Kurulun çalışmalarının etkin ve verimli bir şekilde yapılabilmesi için mail grubu oluşturulması hususunda Bilgi İşlem Daire Başkanlığına yazı hazırlanarak Daire Başkanı onayına sunulur. 4. Daire Başkanı tarafından onaylanan yazı ebys sistemi üzerinden giden evrak işlemine tabii tutulur. 122

123 5. Kurul tarafından belirlenecek yöntemle mevcut durumun analizi yapılır. 6. Kurul tarafından hazırlanan, 5018 sayılı Kanun ve ilgili mevzuatta öngörülen iç kontrol sistemini tespit eden, karşılaştıran ve boşlukları ortaya koyan mevcut durum değerlendirme raporu hazırlanır. 7. Hazırlanan raporda belirlenen sorunların çözümüne ilişkin, Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı çerçevesinde eylem planı taslağı hazırlanarak Üst yöneticinin onayına sunulur. 8. Üst yönetici tarafından onaylanan eylem planı 10 gün içinde yazı ekinde, Maliye Bakanlığına ve Üniversitemiz birimlerine (uygulanmak üzere) gönderilir. B2- İç Kontrol Sistemi Eğitim İhtiyacı ile İlgili İşlemler 1. Eylem planında belirlenen faaliyetlerin gerçekleştirilmesine yönelik belirlenen eğitim ihtiyacının giderilmesine ilişkin yazı hazırlanarak Daire Başkanının onayına sunulur. 2. Daire Başkanının onayından sonra Personel Daire Başkanlığına gönderilir. B3- İç Kontrol Sistemi Destek Çalışma Gruplarının Oluşturulması ile İlgili İşlemler 1. Eylem planında öngörülen çalışmaların izlenmesine yönelik raporların hazırlanması için, Başkanlığımızda ayrıca Kamu İç Kontrol Standartlarının beş bileşeninde destek çalışma grupları oluşturulmasına ilişkin onay yazısı hazırlanarak Daire Başkanının onayına sunulur. 2. Daire Başkanının onayına gönderilir. 3. Onaylanan yazı ebys sisteminde dosyalanır. B4- İç Kontrol Sistemi Uzman Personelin Dahil Edilmesi ile İlgili İşlemler 1. Destek Çalışma grupları eylem planında öngörülen çalışmaların izlenmesine ilişkin olarak ilgili birimlerde iç kontrol çalışmalarını takip eden uzman personelinde dahil edilebilmesi için yazı hazırlanarak Üst Yöneticinin onayına sunulur. 2. Üst Yönetici tarafından onaylanan yazı kaydı ve ilgili birimlere gönderilmek üzere ebys sistemi üzerinden giden evrak işlemine tabii tutulur. B5- İç Kontrol Sistemi İzleme ve Değerlendirme Raporunun Hazırlanması ile İlgili İşlemler 1. Oluşturulan destek çalışma grupları, eylem planında öngörülen faaliyet ve düzenlemelerin gerçekleşme sonuçlarını en az altı ayda bir olmak üzere değerlendirme raporunu hazırlayarak Daire Başkanının onayına sunar. 2. Daire Başkanının onayından sonra rapor, Üst Yönetici onayına sunulur. 3. Üst Yönetici onayından sonra eylem planının revizesi yapılmak üzere Kurula gönderilir. 123

124 B6- İç Kontrol Sistemi Eylem Planının Revize Edilmesi ile İlgili İşlemler 1. Kurul tarafından eylem planı revizesine ilişkin taslak hazırlanır. 2. Revize eylem planı taslağı Üst yöneticiye onayına sunulur. 3. Üst Yönetici tarafından onaylanan revize eylem planı Maliye Bakanlığına ve uygulanmak üzere Üniversitemiz birimlere gönderilmek üzere ebys sistemi üzerinden giden evrak işlemine tabii tutulur. Mevzuat 5018 sayılı Kamu Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve bu Kanun hükümlerine göre uygulamaya konulan; İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar, Strateji Geliştirme Birilerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik, Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği ile Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi C- ARŞİV İŞLEMLERİ C1- Arşivleme İşlemleri 1. Mevcut klasörlerin dosya/klasör etiketlerinin mevzuat çerçevesinde hazırlanması. 2. Birim arşivine teslim edilecek klasörlerin dosya/klasör içerik listelerinin mevzuat çerçevesinde hazırlanması. 3. Birim arşivine teslim edilecek dosya/klasör devir-teslim ve envanter formunun mevzuat çerçevesinde hazırlanması. 4. Birim arşivine teslim edilecek dosya/klasörlerin birim belge merkezi ve arşivine teslim edilmesi. C2- Birim Merkezi Arşivinden Ödünç Alınan - Verilen Klasör İşlemleri 1. Arşivde saklanan dosyaların yeniden incelenmesi ya da kullanımına ihtiyaç duyan şubeler tarafından düzenlenmiş olan dosya isteme fişi teslim alınır. 2. Talep edilen dosyalar ilgili şube sorumlusuna teslim edilir. 3. Dosya isteme fişi bir nüshası birim arşivinde dosyanın çıkarıldığı yere diğeri ise hatırlatma dosyasına kaldırılır. 4. Şubede işlemi tamamlanan dosyalar teslim alınarak Birim arşivinde yerine kaldırılır. 5. Dosya isteme fişinin ilgili sütunları doldurularak teslim alınarak dosyalanır. 124

125 1.5. Evrak Hizmetleri Şubesi İş Akış Süreçleri Gaziosmanpaşa Üniversitesi nin iş süreçlerinin gerektirdiği her türlü belge/evrak ve dokümanların içerik, format ve ilişkisel özelliklerinin korunarak kurumsal yapıya uygun bir modelde güvenli olarak üretilmesi, merkezi kayıt altına alınması, saklanması, arşivlenmesi, erişimi ve rapor alınabilmesi fonksiyonlarını yerine getirmek amacıyla Elektronik Belge Yönetimi ve Arşivleme Sistemi (ebys) hayata geçirilmiştir. Uygulamaya geçirilen ebys sistemi üzerinden tüm evrak akış işlemleri gerçekleştirilmektedir. A- Gelen Evrak İşlemleri A1- Gelen Evrak İşlemleri A2- Gelen Gizli Evrak İşlemleri B- Giden Evrak İşlemleri B1- Giden Evrak İşlemleri B2- Giden Gizli Evrak İşlemleri C- Satın Alma (Doğrudan Temin) D- Personel Ödemeleri D1- Ödeme İşlemleri D2- SGK Prim Bildirimleri E- Ön Ödeme ve Mahsup İşlemleri E1- Ön Ödeme İşlemleri (Avans ve Krediler) E2- Mahsup İşlemleri (Avans ve Krediler) F- Arşiv İşlemleri F1- Arşivleme İşlemleri F2- Birim Merkezi Arşivinden Ödünç Alınan - Verilen Klasör İşlemleri A- GELEN EVRAK İŞLEMLERİ [Belge yönetimi ve Arşiv Sistemi/İşlemleri(ebys)] A1- Gelen Evrak İşlemleri 1. Gelen evrak ve eklerinin sayısı kontrol edilir. Eksik/hatalı olması durumunda evrak iade edilir. 2. Zimmet defteri imzalanarak gelen evrak teslim alınır. 125

126 3. Evrak ıslak imzalıysa taranıp, değilse elektronik olarak ebys sisteminden kayıt numarası verilerek ebys işlem süreçleri başlatılır. 4. İşlem ilgili şube Müdürü/sorumlusuna, Başkan veya yetkilendirdiği birim yöneticisi tarafından ebys sistemi aracılığıyla havalesi gerçekleştirilir. A2- Gelen Gizli Evrak İşlemleri 1. Zimmet defteri imzalanarak gizli evrak, zarf içinde olmak üzere teslim alınır. 2. Zarf açılmadan elektronik ortamda (ebys sistemine ) gizlidir ibaresi ile giriş kaydı yapılır. 3. Gereği için Başkanlığa sunulur. Başkan tarafından değerlendirilen gizli evrakın uygun görülmesi halinde ilgili şube sorumlusunun adına havale edilerek teslim edilir. Evrak Hizmetleri Şubesine de bilgi verilir. 4. Evrak teslim fişi çıktısı alınır. 5. Daire Başkanına evrak teslim fişi imzalatılmak suretiyle ilgili belge/belgeler teslim edilir. B- GİDEN EVRAK İŞLEMLERİ[Belge yönetimi ve Arşiv Sistemi/İşlemleri(ebys)] B1- Giden Evrak İşlemleri 1. Başkanlığımız şubelerince hazırlanan ve Daire Başkanı tarafından imzalanan ve ıslak imza ile gönderilmesi gereken evrak elektronik ortamda kaydı yapılmak üzere taranarak teslim alınır. 2. Kayıt numarası ve tarihi zimmet defterine işlenir. 3. Kurum içine giden evraklar ilgili birime iletilmek üzere ebys sistemi üzerinden Genel Evrak Şube Müdürlüğüne iletilir. 4. Kurum dışına giden evraklar zarflanarak zarfın sol köşesine Üniversitenin/Başkanlığın kaşesi basılır, evrak kayıt numarası yazılır ve zimmet kaydı yapılarak ilgili/ilgililere iletilmek üzere evrak teslim fişi ile Genel Evrak Şube Müdürlüğüne teslim edilir. 5. Giden evrak ıslak olarak iki nüsha şeklinde düzenlenmişse, paraflı sureti yazıyı hazırlayan şubeye iade edilir. B2- Giden Gizli Evrak İşlemleri 1. Daire Başkanı veya alt birim yöneticisi tarafından hazırlanan gizli evrak zarf içinde şubece teslim alınır. 2. Zarf açılmadan elektronik ortamda (ebys sistemine ) gizlidir ibaresi ile giriş kaydı yapılır. 126

127 3. Zarf üzerine numaratör ile kayıt numarası verilir. 4. Zimmet kaydı yapılarak giden evrak defterine işlenir. 5. Evrak ivedi ve günlü ise kapalı zarf içinde ilgili kurum/ilgiliye teslim edilir. 6. Evrak ivedi ve günlü değilse evrak teslim fişi ile Üniversitemiz Genel Evrak Şubesine teslim edilir. C- SATINALMA (DOĞRUDAN TEMİN) 1. Yapılacak satın almaya ilişkin Talep yazısı ve ekli ihtiyaç formu Daire Başkanı havalesinden sonra görevlendirme yazısıyla yetkilendirilen gerçekleştirme görevlisince teslim alınır. 2. Talepler; Ayrıntılı Finansman Programına uygunluğu, Parasal limit dâhilîde olup olmadığı, ilgili bütçe tertibinin ödenek durumu, gerçekleştirilebilme zamanı ve tek kaynaktan temin edilip edilmeyeceği açısından ilgili mevzuatlar çerçevesinde değerlendirilir. 3. Değerlendirme işlemi sonucu uygun görülmeyen talepler ilgili birime iade edilir. 4. Değerlendirme işleminde uygun görülen talepler harcama yetkilisine sunulur. 5. Harcama yetkilisi harcama taleplerini değerlendirerek kısmen veya tamamen gerçekleştirilmesine veya reddine karar vermek suretiyle talepleri şubeye geri gönderir. 6. İptal edilen harcama talebi ilgili birime bildirilir. 7. Gerçekleştirilmesine karar verilen talepler için yaklaşık maliyet tespit tutanağı düzenlenir. 8. Sözleşme düzenlemesi gereken durumda sözleşme hazırlanır. 9. Onay belgesi düzenlenerek Gerçekleştirme Görevlisi tarafından imzalanarak ve Harcama Yetkilisinin onayına sunulur. 10. Harcama Yetkilisinin onayından sonra Firmalardan teklif almak suretiyle Piyasa Fiyat Araştırması yapılır. 11. Piyasa fiyat araştırması sonucunda ekonomik açıdan en avantajlı teklif belirlenerek Piyasa Fiyat Araştırması tutanağı düzenlenir. 12. Piyasa Fiyat Araştırması tutanağı Harcama yetkilisinin onayına sunulur. 13. Alımın yapılacağı firmaya bilgi vermek amacıyla yazı hazırlanır. 14. Gerçekleştirme Görevlisine imzaya sunulur. 15. İşlemleri tamamlanarak ilgili firmaya gönderilen yazının sureti teslim alınır. 16. İlgili birimden mal veya hizmetin teslim alındığına dair Fatura, Taşınır İşlem Fişi, Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı teslim alınır. 17. Ödeme Emri Belgesi düzenlenerek Say2000i sisteminden çıktısı alınır. 18. Yaklaşık maliyet hesap cetveli ve ilgili birimden gelen belgeler Ödeme Emri Belgesine eklenir. 127

128 19. Gerçekleştirme Görevlisi tarafından imzalanan Ödeme Emri belgesi Harcama Yetkilisinin imzasına sunulur. 20. Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisinin imzasını taşıyan Ödeme Emri Belgesi Muhasebe- Kesin Hesap Şubesine iletilir. 21. Ödeme işlemi tamamlanan belgelerin sureti Muhasebe-Kesin Hesap Şubesinden teslim alınarak diğer belgelerle birlikte dosyalanır. D- PERSONEL ÖDEMELERİ D1- Ödeme İşlemleri 1. Personel Daire Başkanlığı tarafından Personel Hareketleri ile ilgili belgeler Daire Başkanı havalesinden sonra teslim alınır. 2. Belgelerin kontrolü yapılır. 3. Değişikliklerin Say2000i sistemine giriş işlemi yapılır. 4. Maaş ödemelerinin yapılacağı dönemde Say2000i sisteminden bordro çıktısı alınır. 5. Ödeme Emri belgesi düzenlenerek çıktısı alınır. 6. Bordrolar ve/veya ödemeye esas diğer belgeler kontrol edilerek mutemet tarafından imzalanır. 7. Ödeme Emri Belgesi ile Bordro bilgileri veya ekler karşılaştırılmak suretiyle kontrol edilir. 8. Düzenlenen Ödeme Emri Belgesine Bordro ve Personel hareketine ilişkin belgeler eklenir ve Gerçekleştirme Görevlisine imzaya sunulur. D2- SGK Prim Bildirimleri 1. Aylıklara ilişkin ödeme işlemleri tamamlandıktan sonra 5510 sayılı Kanun kapsamında tahakkuk ettirilen sosyal güvenlik primleri elektronik ortamda Sosyal Güvenlik Kurumuna iletilir. 2. Bildirim belgesi, ilgili ödeme emri belgesi fotokopisi eklenmek suretiyle Muhasebe-Kesin Hesap Şubesine iletilmek üzere üst yazı düzenlenir. 3. Prime esas bildirim belgesinin ve yazının çıktıları alınır. 4. Yazı, bildirim belgesi eklenmek suretiyle şube sorumlusuna imzaya sunulur. 5. İlgili tüm belgelerin suretleri dosyalanır. E- ÖN ÖDEME VE MAHSUP İŞLEMLERİ E1- Ön Ödeme İşlemleri (Avans ve Krediler) 128

129 1. Görevlendirme ile ilgili yazı ilgili birimden teslim alınır. 2. Ödenek yeterliliği ve uygunluğu tespit edilir. 3. Uygun olmayan belgeler ilgili birime iade edilir. 4. Harcama talimatı düzenlenerek Gerçekleştirme Görevlisi tarafından imzalanır. 5. Harcama talimatı Harcama Yetkilisine imzaya sunulur. 6. Muhasebe işlem fişi düzenlenerek çıktısı alınır. 7. Düzenlenen muhasebe işlem fişine harcama talimatı ve görevlendirmeye ilişkin belgeler eklenir. 8. Gerçekleştirme görevlisi tarafından imzalanan muhasebe işlem fişi, harcama yetkilisinin imzasına sunulur. 9. Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan muhasebe işlem fişi Muhasebe-Kesin Hesap Şubesine iletilir. 10. İşlemi tamamlanan belgelerin sureti dosyalanır. E2- Mahsup İşlemleri (Avans ve Krediler) 1. Ön ödemenin mahsubuna ilişkin belgeler ilgili birimden teslim alınır. 2. Belgelerin uygunluğu kontrol edilir. 3. Uygun olmayan belgeler ilgili birime iade edilir. 4. Kontrol işlemi tamamlanan ve uygun olduğu tespit edilen belgeler eklenmek suretiyle, muhasebe işlem fişi düzenlenir. 5. Gerçekleştirme görevlisi tarafından imzalanan muhasebe işlem fişi, harcama yetkilisinin imzasına sunulur. 6. Gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan muhasebe işlem fişi Muhasebe-Kesin Hesap Şubesine iletilir. 7. İşlemi tamamlanan belgelerin sureti dosyalanır. F- ARŞİV İŞLEMLERİ F1- Arşivleme İşlemleri 1. Mevcut klasörlerin dosya/klasör etiketlerinin mevzuat çerçevesinde hazırlanması. 2. Birim arşivine teslim edilecek klasörlerin dosya/klasör içerik listelerinin mevzuat çerçevesinde hazırlanması. 3. Birim arşivine teslim edilecek dosya/klasör devir-teslim ve envanter formunun mevzuat çerçevesinde hazırlanması. 4. Birim arşivine teslim edilecek dosya/klasörlerin birim belge merkezi ve arşivine teslim edilmesi. 129

130 F2- Birim Merkezi Arşivinden Ödünç Alınan - Verilen Klasör İşlemleri 1. Arşivde saklanan dosyaların yeniden incelenmesi ya da kullanımına ihtiyaç duyan şubeler tarafından düzenlenmiş olan dosya isteme fişi teslim alınır. 2. Talep edilen dosyalar ilgili şube sorumlusuna teslim edilir. 3. Dosya isteme fişi bir nüshası birim arşivinde dosyanın çıkarıldığı yere diğeri ise hatırlatma dosyasına kaldırılır. 4. Şubede işlemi tamamlanan dosyalar teslim alınarak Birim arşivinde yerine kaldırılır. 5. Dosya isteme fişinin ilgili sütunları doldurularak teslim alınarak dosyalanır Projeler Şubesi İş Akış Süreçleri A- TÜBİTAK Projeleri A1- Projenin Başlatılması A2- Özel Hesabın Kullanıma Açılması A3- Harcama- Mahsup- Taşınır İşlemleri A4- Projenin Sonlandırma İşlemleri B- Avrupa Birliği Hibeleri B1- Projenin Başlatılması B2- Özel Hesabın Kullanıma Açılması B3- Harcama- Mahsup İşlemleri B4- Projenin Sonlandırma İşlemleri C- Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı Destekli Projeler C1- Projenin Başlatılması C2- Özel Hesabın Kullanıma Açılması C3- Harcama- Mahsup- Taşınır İşlemleri C4- Projenin Sonlandırma İşlemleri D- Bilimsel Araştırma Projeleri D1- Projenin Başlatılması D2- Özel Hesabın Kullanıma Açılması D3- Harcama- Mahsup- Taşınır İşlemleri 130

131 D4- Projenin Sonlandırma İşlemleri E- Farabi Projesi E1- Projenin Başlatılması E2- Özel Hesabın Kullanıma Açılması E3- Harcama- Mahsup- Taşınır İşlemleri E4- Projenin Sonlandırma İşlemleri F- Danışmalık G- Kontrol İşlemleri H- Raporlama İşlemleri İ- Gelen/Giden Evrak İşlemleri İ1- Gelen Evrak İşlemleri İ2- Giden Evrak İşlemleri J- Arşiv İşlemleri J1- Arşivleme İşlemleri J2- Birim Merkezi Arşivinden Ödünç Alınan - Verilen Klasör İşlemleri A- TÜBİTAK PROJELERİ A1- Projenin Başlatılması 1. TÜBİTAK tarafından projenin başlatıldığına dair şubeye gönderilen yazıdaki bilgiler dikkate alınarak, başlatılan projenin Proje Takip Listesine eklenir ve projeye özel sıra numarası verilir. 2. İlgili bankaya özel hesap açılmasına ilişkin talimat yazısının düzenlenerek muhasebe yetkilisine sunulur. 3. Banka tarafından proje özel hesabının açıldığına dair yazı şubeye iletilir. 4. Bankadan gelen yazıdaki özel hesap bilgilerinin TÜBİTAK a iletilmesi amacı ile üst yazı düzenlenerek muhasebe yetkilisine sunulur. 5. Eş zamanlı olarak proje özel hesap numarası Proje Takip Listesine eklenir. 6. Say2000i sisteminde projeye ait hakkediş kartı ve banka bilgileri tanımlattırılır. 7. TÜBİTAK resmi web sayfasında, Transfer Takip Sistemi nde (TTS) söz konusu projeye ait bilgiler ile şubece kayıt altına alınan bilgiler karşılaştırılır. 8. Yapılan son kontrollerden sonra harcama birimi aracılığıyla proje yürütücüsünden temin edilen proje sözleşmesinin de yer aldığı proje özel dosyası oluşturulur. A2- Özel Hesabın Kullanıma Açılması 131

132 1. Elektronik ortamda temin edilen proje özel hesap ekstrelerinin TÜBİTAK tarafından başlangıç nakit aktarımının yapılıp yapılmadığı kontrol edilir. 2. TÜBİTAK tarafından başlangıç nakit aktarımının yapılmadığı tespit edilirse belge iade edilir. 3. Özel hesaplarına nakit aktarımı yapılmış olan projeler için, TTS ye girilerek kaydedilmiş fişlerin sorgulanması yapılır. 4. Sistemde aktarılmış miktarların doğruluğu kontrol edilerek hata var ise TÜBİTAK a bildirilir. 5. Hata yok ise ve/veya düzeltilmiş ise Say2000i sisteminde muhasebe işlem fişi düzenlenir. 6. İlk kayda ilişkin Say2000i sisteminden alınacak çıktılara TTS de kayıtlı dönem fişleri çıktıları alınarak muhasebe yetkilisine sunulur. 7. İşlemleri tamamlanan belgelerin Yevmiye Servisi tarafından şubeye iade edilir. 8. Belgelerin dosyalanır. A3- Harcama-Mahsup-Taşınır İşlemleri 1. Harcama birimi tarafından düzenlenen muhasebe işlem fişleri kontrol edilerek imzalanan evrak teslim tutanağının bir nüshası ile teslim alınır. 2. Teslim alınan muhasebe işlem fişlerinde geçen, her bir proje için yeterli emanet hesabı ve banka bakiyesinin Say2000i sisteminde kontrolü yapılarak ödemeye veya mahsuba uygun olup olmadığı tespit edilir. 3. Muhasebe işlem fişlerinin ödemeye veya mahsuba uygun olmaması, harcama biriminden kaynaklanıyorsa düzeltme işlemi yapılmak üzere iade formu hazırlanarak ilgili birime iade edilir. 4. Muhasebe işlem fişlerinin ödemeye veya mahsuba uygun olmaması bankadan kaynaklanıyor ise bankaya bildirimde bulunulur. 5. Muhasebe işlem fişlerinin ödemeye veya mahsuba uygun olmaması şubeden kaynaklanıyorsa geçmişe dönük kontrollerin yapılarak Say2000i sisteminde düzeltmeye ilişkin muhasebe işlem fişi düzenlenir. 6. Belge ekinde taşınır işlem fişi var ise Muhasebe-Kesin Hesap Şubesi Taşınır Servisinden sicil numarası temin edilir. 7. Hata yok ise ve/veya düzeltme işlemi yapılmış ise Say2000i sisteminde ödemeye ve taşınıra ilişkin muhasebe işlem fişi düzenlenerek 3 nüsha çıktı alınarak Şube sorumlusunca imzalanır. 8. Ödenmesi veya mahsubu için hazır hale getirilen bu belgelere ait fişlerde kullanılan hesap kodlarının ve karşılarındaki tutarların doğrulanması suretiyle TÜBİTAK ın web sayfası üzerinden TTS de eşleştirilerek, aynı sistemde onay işlemi gerçekleştirilir. 9. Çıktısı alınarak şube tarafından imzalanan muhasebe işlem fişleri muhasebe yetkilisine sunulur. 10. İşlemleri tamamlanan belgeler Yevmiye Servisi tarafından şubeye iade edilir. 11. Belgeler dosyalanır. 132

133 A4- Projenin Sonlandırma İşlemleri 1. TÜBİTAK tarafından projenin sonlandırılmasına ilişkin yazı gönderilir. 2. Gönderilen bildirime istinaden ilgili bankadan kapanış ekstresi talep edilmek üzere üst yazı hazırlanarak muhasebe yetkilisine sunulur. 3. Banka tarafından cevap yazı ekinde ekstre gönderilir. 4. TTS den ilgili projeye ait Bütçe Raporu ve Yardımcı Defter çıktılarının ve Say2000i sisteminden ilgili projeye ait banka ve emanet hesaplarının bakiye ve devirlerini gösteren cetveller alınır. 5. Temin edilen banka ekstresi, TTS den alınan çıktılar ve Say2000i sisteminden alınan cetvellerin uyumluluk kontrolü yapılır. 6. Hata bankadan kaynaklanıyor ise bankaya bildirimde bulunulur. 7. Hata şubeden kaynaklanıyorsa geçmişe dönük kontrollerin yapılarak Say2000i sisteminde düzeltmeye ilişkin muhasebe işlem fişi düzenlenerek imzalanır. 8. Düzeltme işlemi sonrası çıktılar tekrar alınarak kontrol işlemi tekrar edilir. 9. Gerekli uygunluk sağlandıktan sonra proje özel hesabı bakiyesinin TÜBİTAK hesabına aktarılmasını sağlamak üzere TTS ve Say2000i sisteminde muhasebe işlem fişi düzenlenerek imzalanarak muhasebe yetkilisine sunulur. 10. Proje özel hesabı bakiyesinin, proje hesabından TÜBİTAK hesabına aktarılmasına ilişkin dekontun ve özel hesap ekstresinin bankadan temin edilmesi amacıyla üst yazı hazırlanarak muhasebe yetkilisine sunulur. 11. Banka tarafından cevap yazı ekinde dekont ve ekstre gönderilir. 12. Bankadan temin edilen dekont, ekstre ve sistemlerden alınan çıktılar eklenilmesi suretiyle TÜBİTAK a kapanış işleminin bildirilmesine ilişkin üst yazının hazırlanarak muhasebe yetkilisine sunulur. 13. İşlemleri tamamlanan belgelerin Yevmiye Servisi tarafından şubeye iade edilir. 14. Belge ve ekleri dosyalanır. B- AVRUPA BİRLİĞİ HİBELERİ B1- Projenin Başlatılması 1. İlgili birim tarafından projenin başladığına ve yabancı para (AVRO-USD) para cinsinden hesap açılması talebi ile gönderilen yazı dikkate alınarak şubeye ulaşan bilgiler takip için kayıt altına alınır. 2. Proje bilgileri belirtilmek suretiyle ilgili bankaya özel hesap açılması için talimat yazısı yazılarak muhasebe yetkilisine sunulur. 3. Banka tarafından hesapların açıldığına dair yazı gönderilir. 133

134 4. Banka tarafından bildirilen özel hesap bilgilerinin ilgili birime iletilmesi amacıyla yazı hazırlanarak muhasebe yetkilisine sunulur. 5. Özel hesap bilgileri mevcut kayıtlara eklenir. 6. İlgili birim tarafından proje sözleşmesi ekli proje numarası talep yazısı gönderilir. 7. Proje numarasının tespit edilerek ilgili birime proje numarasının bildirilmesi için üst yazı hazırlanarak muhasebe yetkilisine sunulur. 8. Belgeler dosyalanır. B2-Özel Hesabın Kullanıma Açılması 1. Bankadan temin edilen özel hesap ekstrelerinin kontrolü yapılarak açılan özel hesaplara nakit aktarımının yapılıp yapılmadığı tespit edilir. 2. Nakit aktarımı yapılmamış ise düzeltme işleminin yapılması için ilgili bankaya başvurulur. 3. Nakit aktarımı yapılmış ise kaydı sırasında kullanılacak döviz kurunun Merkez Bankası web sayfasından çıktısı alınır. 4. İlgili birimin bütçe kodu tespit edilir. 5. Proje sözleşmesi, bütçe kodu, döviz kuru bilgileri ve yürütücüye ait bilgiler tanımlattırılmak suretiyle Say2000i sisteminde takip kartı oluşturulur. 6. Tanımlatma sonucu sistem tarafından düzenlenmiş olan muhasebe işlem fişi çıktılarının alınarak muhasebe yetkilisine sunulur. 7. İşlemleri tamamlanan belgeler Yevmiye Servisi tarafından şubeye iade edilir. 8. Belge ve ekleri dosyalanır. B3- Harcama-Mahsup İşlemleri 1. Ödeme ve mahsup işlemlerine ilişkin ilgili birim tarafından düzenlenen evrakları teslim alınır. 2. Ödeme kaydı sırasında kullanılacak döviz kurunun Merkez Bankası web sayfasından çıktısı alınır. 3. Teslim alınan belgelerin proje bazında Say2000i sisteminde döviz kuru güncelleme kaydı yapılmak suretiyle çıktısı alınarak imzalanır. 4. Belge içerik olarak avans mahsup veya ön ödeme şeklinde ise Say2000i sistemi üzerinden veri kontrolü yapılarak kapatma kaydına ilişkin bilgilerin belge üzerine not edilir. 5. Kontrol sırasında hatalı işlemin tespit edilmesi durumunda bilgilendirme yapılmak suretiyle düzeltme işlemi için belge ilgili Bankaya iade edilir. 134

135 6. Hatalı işlem yok ise; ön ödeme işlemi öncesi kontrol sonrası ödeme mahsup belgesinin Say2000i sistemi üzerinden muhasebe işlem fişi kaydı yapılır. 7. Ödeme sırasında yapılan vergi kesintilerinin Say2000i sistemi üzerinden düzenlenecek olan muhasebe işlem fişi ile çıkış işleminin yapılarak imzalanarak muhasebe yetkilisine sunulur. 8. İşlemleri tamamlanan belgelerin Yevmiye Servisi tarafından şubeye iade edilir. 9. Belge ve ekleri dosyalanır. 10. Elektronik ortamda temin edilen Özel Hesaplara ait ekstreler incelenir. 11. İnceleme sonucunda ödeme işlemi tamamlandığı tespit edilen Döviz Gönderme Emrine ilişkin Say2000i sisteminden muhasebe işlem fişi düzenlenerek çıktısı alınarak muhasebe yetkilisine sunulur. 12. İşlemleri tamamlanan belgeler Yevmiye Servisi tarafından şubeye iade edilir. 13. Belge ve ekleri dosyalanır. B4- Projenin Sonlandırma İşlemleri 1. İlgili birim tarafından projenin tamamlandığına dair yazılı bildirimde bulunulur. 2. Bankaya Özel hesaba ilişkin ekstrenin gönderilmesi için talimat yazısı düzenlenerek muhasebe yetkilisine sunulur. 3. Say2000i sisteminden özel hesaba ilişkin raporların çıktısı alınır. 4. İlgili bankadan özel hesaba ilişkin ekstre ekli cevap yazısı teslim alınır. 5. İlgili bankadan temin edilen özel hesap ekstresi-sistem üzerinden temin edilen rapor ve proje takip dosyasının karşılaştırma yapılarak hata ve/veya noksanlıklar tespit edilir. 6. Karşılaştırma sonucunda tespit edilen hata ve/veya noksanlıklar bankadan kaynaklanıyor ise bankaya bildirimde bulunulur. 7. Hata ve/veya noksanlıklar muhasebe işlemlerinden kaynaklanıyor ise Say2000i sistemi üzerinden düzeltmeye ilişkin muhasebe işlem fişi düzenlenerek çıktısı alınarak imzalanır. 8. Muhasebeleştirme işlemlerinde kullanılacak döviz kurunun Merkez Bankası web sayfasından çıktısının alınır. 9. Özel hesapta bakiye var ise Say2000i sisteminden döviz kuru güncelleme kaydı yapılır. 10. Sistem tarafından düzenlenen muhasebe işlem fişi çıktıları alınarak imzalanır. 11. Özel hesapta kalan bakiyenin muhasebeleştirilmesine-iadesine ilişkin Say2000i sisteminde muhasebe işlem fişi düzenlenir, çıktısı alınarak muhasebe yetkilisine sunulur. 12. İşlemleri tamamlanan belgeler Yevmiye Servisi tarafından şubeye iade edilir. 135

136 13. Proje Özel Hesabı bakiyesinin devredilmesi işleminden sonra proje süresince kullanılan hesap detayları ve proje bilgilerinin yer aldığı Proje Karşılığı Hibelere İlişkin Hesap Özet Cetveli düzenlenir. 14. Düzenlenen cetvelin kontrol ve imza işlemleri için Proje Yürütücüsüne gönderilmek üzere yazı hazırlanarak muhasebe yetkilisine sunulur. 15. Proje Yürütücüsü tarafından imzalanarak iade edilen cetvelin muhasebe yetkilisi tarafından kontrol edilerek imzalanır. 16. İşlemleri tamamlanan cetvel Maliye Bakanlığına gönderilmek üzere yazı ekinde düzenlenerek muhasebe yetkilisine sunulur. 17. Proje kapatma işlemlerinin tamamlandığının ilgili birime bildirimine ilişkin yazı hazırlanarak muhasebe yetkilisine sunulur. 18. İşlemleri tamamlanan belgeler Yevmiye Servisi tarafından şubeye iade edilir. 19. Belge ve ekleri dosyalanır. C- BİLİM SANAYİ VE TEKNOLOJİ BAKANLIĞI DESTEKLİ PROJELER C1- Projenin Başlatılması 1. Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı tarafından projenin başlatıldığına dair yazı şubece teslim alınır. 2. Gelen yazıdaki bilgiler dikkate alınarak, başlatılan projenin Proje Takip Listesine eklenir ve projeye özel sıra numarası verilir. 3. İlgili bankaya özel hesap açılmasına ilişkin talimat yazısı düzenlenerek muhasebe yetkilisine sunulur. 4. Banka tarafından proje özel hesabının açıldığına dair yazı şubece teslim alınır. 5. Bankadan gelen yazıdaki özel hesap bilgilerinin Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığına iletilmesi amacı ile üst yazı düzenlenerek muhasebe yetkilisine sunulur. 6. Eş zamanlı olarak proje özel hesap numarası Proje Takip Listesine eklenir. 7. Say2000i sisteminde proje bilgileri girilerek hakkediş kartı ve banka bilgileri tanımlattırılır. 8. Harcama birimi aracılığıyla proje yürütücüsünden temin edilen proje sözleşmesinin de yer aldığı proje özel dosyası oluşturulur. C2- Özel Hesabın Kullanıma Açılması 1. Elektronik ortamda temin edilen proje özel hesap ekstrelerinin kontrolü yapılır. 2. Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı tarafından başlangıç nakit aktarımının yapılıp yapılmadığı tespit edilir. 136

137 3. Özel hesaba nakit girişi tespit edildiğinde hesap ekstresi bilgilerine dayanılarak Say2000i sistemine giriş kaydı yapılarak muhasebe işlem fişi düzenlenir ve çıktısı alınarak muhasebe yetkilisine sunulur. 4. İşlemleri tamamlanan belgeler Yevmiye Servisi tarafından şubeye iade edilir. 5. Belgeler dosyalanır. C3- Harcama-Mahsup-Taşınır İşlemleri 1. Harcama birimi tarafından düzenlenen muhasebe işlem fişlerinin kontrol edilerek imzalanan evrak teslim tutanağının bir nüshası ile teslim alınır. 2. Teslim alınan muhasebe işlem fişlerinde geçen, her bir proje için yeterli emanet hesabı ve banka bakiyesinin Say2000i sisteminde kontrolü yapılarak ödemeye veya mahsuba uygun olup olmadığı tespit edilir. 3. Muhasebe işlem fişlerinin ödemeye veya mahsuba uygun olmaması harcama biriminden kaynaklanıyorsa düzeltme işlemi yapılmak üzere fişler tutanakla ilgili birime iade edilir. 4. Muhasebe işlem fişlerinin ödemeye veya mahsuba uygun olmaması bankadan kaynaklanıyor ise bankaya bildirimde bulunulur. 5. Muhasebe işlem fişlerinin ödemeye veya mahsuba uygun olmaması şubeden kaynaklanıyorsa geçmişe dönük kontrollerin yapılarak Say2000i sisteminde düzeltmeye ilişkin muhasebe işlem fişi düzenlenerek imzalanır. 6. Belge ekinde taşınır işlem fişi var ise Muhasebe-Kesin Hesap Şubesi Taşınır Servisinden sicil numarası temin edilir. 7. Hata yok ise ve/veya düzeltme işlemi yapılmış ise Say2000i sisteminde ödemeye ve taşınıra ilişkin muhasebe işlem fişi düzenlenerek 3 nüsha çıktı alınarak muhasebe yetkilisine sunulur. 8. İşlemleri tamamlanan belgeler Yevmiye Servisi tarafından şubeye iade edilir. 9. Belgeler dosyalanır. C4- Projenin Sonlandırma İşlemleri 1. Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı tarafından projenin sonlandırılmasına ilişkin yazı gönderilir. 2. Gönderilen bildirime istinaden ilgili bankadan kapanış ekstresi talep edilmek üzere üst yazı hazırlanarak muhasebe yetkilisine sunulur. 3. Banka tarafından cevap yazı ekinde ekstre teslim alınır. 4. Say2000i sisteminden ilgili projeye ait banka ve emanet hesaplarının bakiye ve devirlerini gösteren cetveller alınır. 5. Temin edilen banka ekstresi ve Say2000i sisteminden alınan cetvellerin uyumluluk kontrolü yapılır. 137

138 6. Hata bankadan kaynaklanıyor ise bankaya bildirimde bulunulur. 7. Hata şubeden kaynaklanıyorsa geçmişe dönük kontrollerin yapılarak Say2000i sisteminde düzeltmeye ilişkin muhasebe işlem fişi düzenlenerek imzalanır. 8. Düzeltme işlemi sonrası çıktılar tekrar alınarak kontrol işlemi tekrar edilir. 9. Gerekli uygunluk sağlandıktan sonra proje özel hesabı bakiyesinin Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı hesabına aktarılmasını sağlamak üzere Say2000i sisteminde muhasebe işlem fişi düzenlenerek muhasebe yetkilisine sunulur. 10. Proje özel hesabı bakiyesinin, proje hesabından Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı hesabına aktarılmasına ilişkin dekontun ve özel hesap ekstresinin bankadan temin edilmesi amacıyla üst yazı hazırlanarak muhasebe yetkilisine sunulur. 11. Banka tarafından cevap yazısı ve eki( dekont ve ekstresi) gönderilir. 12. Bankadan temin edilen dekont, ekstre ve sistemden alınan çıktılar eklenilmesi suretiyle Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığına kapanış işleminin bildirilmesine ilişkin üst yazı hazırlanarak muhasebe yetkilisine sunulur. 13. İşlemleri tamamlanan belgeler Yevmiye Servisi tarafından şubeye iade edilir. 14. Belge ve ekleri dosyalanır. D- BİLİMSEL ARAŞTIRMA PROJELERİ D1- Projenin Başlatılması 1. Harcama birimi tarafından projenin başladığına dair düzenlenerek gönderilen yazı ile şubeye ulaşan bilgiler baz alınarak, proje takip listesine eklenmek suretiyle özel numara verilir. 2. Proje bilgileri belirtilmek suretiyle ilgili bankaya özel hesap açılması için talimat yazısı yazılarak muhasebe yetkilisine sunulur. 3. Banka tarafından gönderilen cevap yazısı teslim alınır. 4. Banka tarafından bildirilen özel hesap bilgilerinin harcama birimine bildirilmesi amacıyla yazı hazırlanarak muhasebe yetkilisine sunulur. 5. Eş zamanlı olarak Şube proje takip listesine eklenir. 6. Say2000i sisteminde projenin takibi için Hakkediş kartı ve banka bilgileri tanımlattırılır. 7. Say2000i sistemi üzerinden Nazım Hesaplarda muhasebeleştirilmesine ilişkin muhasebe işlem fişi düzenlenir, çıktısı alınarak muhasebe yetkilisine sunulur. 8. İşlemleri tamamlanan belgeler Yevmiye Servisi tarafından şubeye iade edilir. 9. Belge ve ekleri dosyalanır. 138

139 D2-Özel Hesabın Kullanımına Açılması 1. Elektronik ortamda temin edilen proje özel hesap ekstrelerinin kontrolü yapılarak, harcama birimi tarafından başlangıç nakit aktarımının yapılıp yapılmadığı tespit edilir. 2. Özel hesaba nakit girişi tespit edildiğinde hesap ekstresi bilgilerine dayanılarak Say2000i sistemine giriş kaydının yapılarak muhasebe işlem fişi düzenlenir ve çıktısı alınarak muhasebe yetkilisine sunulur. 3. İşlemleri tamamlanan belgeler Yevmiye Servisi tarafından şubeye iade edilir. 4. Belgeler dosyalanır. D3- Harcama-Mahsup-Taşınır İşlemleri 1. Harcama birimi tarafından düzenlenen muhasebe işlem fişleri kontrol edilerek imzalanan evrak teslim tutanağının bir nüshası ile teslim alınır. 2. Teslim alınan muhasebe işlem fişlerinde geçen, her bir proje için yeterli emanet hesabı ve banka bakiyesinin Say2000i sisteminde kontrolü yapılarak ödemeye veya mahsuba uygun olup olmadığı tespit edilir. 3. Muhasebe işlem fişlerinin ödemeye veya mahsuba uygun olmaması harcama biriminden kaynaklanıyorsa düzeltme işlemi yapılmak üzere fişler tutanakla ilgili birime iade edilir. 4. Muhasebe işlem fişlerinin ödemeye veya mahsuba uygun olmaması bankadan kaynaklanıyor ise bankaya bildirimde bulunulur. 5. Muhasebe işlem fişlerinin ödemeye veya mahsuba uygun olmaması şubeden kaynaklanıyorsa geçmişe dönük kontrollerin yapılarak Say2000i sisteminde düzeltmeye ilişkin muhasebe işlem fişi düzenlenir. 6. Belge ekinde taşınır işlem fişi var ise Muhasebe-Kesin Hesap Şubesi Taşınır Servisinden sicil numarası temin edilir. 7. Hata yok ise ve/veya düzeltme işlemi yapılmış ise Say2000i sisteminde ödemeye, nazım hesaba ve taşınıra ilişkin muhasebe işlem fişi düzenlenerek 3 nüsha çıktı alınır ve muhasebe yetkilisine sunulur. 8. İşlemleri tamamlanan belge suretleri Yevmiye Servisi tarafından şubeye iade edilir. 9. Belge suretleri dosyalanır. D4- Projenin Sonlandırma İşlemleri 1. Harcama birimi tarafından projenin sonlandırılmasına ilişkin yazı gönderilir. 2. Say2000i sisteminden ilgili projeye ait nazım ve emanet hesaplarının bakiye ve devirlerini gösteren cetvelleri alınır. 139

140 3. Say2000i sisteminden alınan cetvellerin uyumluluk kontrolü yapılır. 4. Kayıt hatası tespit edilmiş ise Say2000i sisteminde düzeltmeye ilişkin muhasebe işlem fişi düzenlenir, çıktısı alınarak muhasebe yetkilisine sunulur. 5. Düzeltme işlemi sonrası çıktılar tekrar alınarak kontrol işlemi tekrar edilir. 6. Harcama birimine kapanış işleminin bildirilmesine ilişkin üst yazın hazırlanarak muhasebe yetkilisine sunulur. 7. İşlemleri tamamlanan belge suretleri Yevmiye Servisi tarafından şubeye iade edilir. 8. Belge sureti dosyalanır. E- FARABİ PROJESİ E1- Projenin Başlatılması 1. Harcama birimi tarafından projenin başladığına dair düzenlenerek gönderilen yazı ile şubeye ulaşan bilgiler baz alınarak, proje takip listesine eklenir. 2. Proje bilgileri belirtilmek suretiyle ilgili bankaya özel hesap açılması için talimat yazısı yazılarak muhasebe yetkilisine sunulur. 3. Banka tarafından gönderilen cevap yazısı teslim alınır. 4. Banka tarafından bildirilen özel hesap bilgilerinin harcama birimine bildirilmesi amacıyla yazı hazırlanarak muhasebe yetkilisine sunulur. 5. Eş zamanlı olarak Şube proje takip listesine eklenir. 6. Say2000i sisteminde projenin takibi için hakkediş kartı ve banka bilgileri tanımlattırılır. 7. Harcama birimine proje hesap numarasının bildirilmesine ilişkin yazı hazırlanarak muhasebe yetkilisine sunulur. 8. İşlemleri tamamlanan belge suretleri Yevmiye Servisi tarafından şubeye iade edilir. 9. Belge suretleri dosyalanır. E2- Özel Hesabın Kullanıma Açılması 1. Elektronik ortamda temin edilen proje özel hesap ekstrelerinin kontrolü yapılarak, harcama birimi tarafından başlangıç nakit aktarımının yapılıp yapılmadığı tespit edilir. 2. Özel hesaba nakit girişi tespit edildiğinde hesap ekstresi bilgilerine dayanılarak Say2000i sistemine giriş kaydının yapılarak muhasebe işlem fişi düzenlenir, çıktısı alınarak muhasebe yetkilisine sunulur. 3. İşlemleri tamamlanan belgeler Yevmiye Servisi tarafından şubeye iade edilir. 4. Belgeler dosyalanır. 140

141 E3- Harcama-Mahsup-Taşınır İşlemleri 1. Harcama birimi tarafından düzenlenen muhasebe işlem fişlerinin kontrol edilerek imzalanan evrak teslim tutanağı bir nüshası ile teslim alınır. 2. Teslim alınan muhasebe işlem fişlerinde geçen, her bir proje için yeterli emanet hesabı ve banka bakiyesinin Say2000i sisteminde kontrolü yapılarak ödemeye veya mahsuba uygun olup olmadığı tespit edilir. 3. Muhasebe işlem fişlerinin ödemeye veya mahsuba uygun olmaması harcama biriminden kaynaklanıyorsa düzeltme işlemi yapılmak üzere fişlerin tutanakla ilgili birime iade edilir. 4. Muhasebe işlem fişlerinin ödemeye veya mahsuba uygun olmaması bankadan kaynaklanıyor ise bankaya bildirimde bulunulur. 5. Muhasebe işlem fişlerinin ödemeye veya mahsuba uygun olmaması şubeden kaynaklanıyorsa geçmişe dönük kontrollerin yapılarak Say2000i sisteminde düzeltmeye ilişkin muhasebe işlem fişi düzenlenir. 6. Belge ekinde taşınır işlem fişi var ise Muhasebe-Kesin Hesap Şubesi Taşınır Servisinden sicil numarası temin edilir. 7. Hata yok ise ve/veya düzeltme işlemi yapılmış ise Say2000i sisteminde ödemeye ve taşınıra ilişkin muhasebe işlem fişi düzenlenerek 3 nüsha çıktı alınarak muhasebe yetkilisine sunulur. 8. İşlemleri tamamlanan belge suretleri Yevmiye Servisi tarafından şubeye iade edilir. 9. Belge suretleri dosyalanır. E4- Projenin Sonlandırma İşlemleri 1. Harcama birimi tarafından projenin sonlandırılmasına ilişkin yazı gönderilir. 2. Say2000i sisteminden ilgili projeye ait emanet hesaplarının bakiye ve devirlerini gösteren cetvelleri alınır. 3. Elektronik ortamda banka ekstre bilgileri alınır. 4. Say2000i sisteminden alınan cetvellerin uyumluluk kontrolü yapılır. 5. Hata bankadan kaynaklanıyor ise bankaya bildirimde bulunulur. 6. Hata şubeden kaynaklanıyorsa geçmişe dönük kontrollerin yapılarak Say2000i sisteminde düzeltmeye ilişkin muhasebe işlem fişi düzenlenerek imzalanır. 7. Düzeltme işlemi sonrası çıktılar tekrar alınarak kontrol işlemi tekrar edilir. 8. Gerekli uygunluk sağlandıktan sonra proje özel hesabı bakiyesinin Yüksek Öğretim Kurumu hesabına aktarılmasını sağlamak üzere Say2000i sisteminde muhasebe işlem fişi düzenlenerek muhasebe yetkilisine sunulur. 9. Harcama birimine kapanış işleminin bildirilmesine ilişkin üst yazının hazırlanarak muhasebe yetkilisine sunulur. 141

142 10. İşlemleri tamamlanan belge suretlerinin Yevmiye Servisi tarafından şubeye iade edilir. 11. Belge suretleri dosyalanır. F- DANIŞMALIK 1. Gaziosmanpaşa Üniversitesi bünyesinde yürütülen Ulusal ve uluslararası projelerin mali mevzuata uygun yürütülmesi ve muhasebe ilkeleri açısından uygulama birliği sağlanması amacı ile proje yürütücüleri, harcama yetkilileri, gerçekleştirme görevlileri ve ilgili paydaşların danışmanlık hizmeti taleplerinin karşılanması. G- KONTROL İŞLEMLERİ 1. Yazışmalara esas verilerin ve sürecinin takibine ilişkin kontrol 2. Belgelerin uygunluk kontrolü 3. Yönetim, proje Yürütücüsü, Banka ve harcama birimi talepleri doğrultusunda raporlama öncesi teyit amaçlı genel kontrol. 4. Mali yıl bitiminde ilgili raporların kümülatif kontrolü 5. Mali yıl bitiminde projelere ait taşınır hesaplarının karşılaştırmalı kontrolü. H- RAPORLAMA İŞLEMLERİ 1. Proje Gelişim Raporu ekinde TÜBİTAK a sunulmak amacıyla proje yürütücü tarafından dilekçe ile talep edilen ve Transfer Takip Sistemi üzerinden alınan Bütçe Raporu ve Yardımcı Defter Raporu 2. Proje özet bilgilerinin kullanım ve bilgilendirme (rapor) amaçlı takibinin sağlanabilmesi için düzenlenen Proje Takip Listesi 3. Gerektiğinde yönetime sunulmak üzere düzenlenen ayrıntılı mevcut durum raporu. İ- GELEN/GİDEN EVRAK İŞLEMLERİ i1- Gelen Evrak İşlemleri 1. Gelen evrakın Daire Başkanı tarafından şubeye havale edilmesi. 2. Evrak Hizmetleri Şubesi tarafından evrakın teslim edilmesi. 3. Teslim fişi imzalanarak şube sorumlusu tarafından evrakın teslim alınması. 4. Evrakın şube içi evrak teslim çizelgesine işlenmesi. 142

143 5. Evrakın ilgili personele teslim çizelgesi imzalatılmak suretiyle teslim edilmesi. 6. Evrak ile ilgili işlem yapılacak ise ilgili personel tarafından yazışma işleminin yapılması. 7. Gelen evraka istinaden yazılan yazının kontrol edilmek üzere şube sorumlusuna verilmesi. 8. Şube sorumlusu tarafından kontrol edilerek paraflanan yazının muhasebe yetkilisine verilmesi. 9. Muhasebe yetkilisi tarafından paraflanan yazının Daire Başkanına sunulması. 10. Daire Başkanı tarafından imzalanan yazı giden evrakın kayda alınması ve ilgili birim ve/veya kuruma ulaştırılması amacıyla Evrak Hizmetleri Şubesine teslim edilmesi. 11. Kaydı yapılan evrakın paraflı suretinin Evrak Hizmetleri Şubesinden alınarak ilgili dosyaya kaldırılması. i2- Giden Evrak İşlemleri 1. Giden evrak muhasebe yetkilisine paraflanmak üzere sunulur. 2. Evrak hatalı/eksik ise şubece düzeltilmek üzere iade alınır. 3. Paraflanan evrak Daire Başkanı tarafından imzalanarak Evrak Hizmetleri Şubesine havale edilir. 4. Daire Başkanı tarafından imzalanan giden evrakın sureti Evrak hizmetleri Şubesinden teslim alınır. 5. Teslim edilen evrakın sureti dosyalanır. 6. Evrak Hizmetleri Şubesi tarafından evrak teslim alınır ve Giden evrak işlemleri(evrak Hizmetleri Şubesi işlemi)yapılır. J- ARŞİV İŞLEMLERİ J1- Arşivleme İşlemleri 1. Mevcut klasörlerin dosya/klasör etiketlerinin mevzuat çerçevesinde hazırlanması. 2. Birim arşivine teslim edilecek klasörlerin dosya/klasör içerik listelerinin mevzuat çerçevesinde hazırlanması. 3. Birim arşivine teslim edilecek dosya/klasör devir-teslim ve envanter formunun mevzuat çerçevesinde hazırlanması. 4. Birim arşivine teslim edilecek dosya/klasörlerin birim belge merkezi ve arşivine teslim edilmesi. J2- Birim Merkezi Arşivinden Ödünç Alınan - Verilen Klasör İşlemleri 1. Arşivde saklanan dosyaların yeniden incelenmesi ya da kullanımına ihtiyaç duyan şubeler tarafından düzenlenmiş olan dosya isteme fişi teslim alınır. 143

144 2. Talep edilen dosyalar ilgili şube sorumlusuna teslim edilir. 3. Dosya isteme fişi bir nüshası birim arşivinde dosyanın çıkarıldığı yere diğeri ise hatırlatma dosyasına kaldırılır. 4. Şubede işlemi tamamlanan dosyalar teslim alınarak Birim arşivinde yerine kaldırılır. 5. Dosya isteme fişinin ilgili sütunları doldurularak teslim alınarak dosyalanır. 144

145 F.Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Personelinin Uyması Gereken Ortak Sorumluluklar ve Uymaları Gereken Talimatlar A- Sorumluluklar Başkanlığımızda yürütülen hizmetlerinin gerektiği şekilde yerine getirilmesinden, organizasyon şemasında 01- belirtildiği şekilde bütün personel bağlı olduğu alt birim amirlerine, birim amirleri de Daire Başkanına karşı sorumludurlar. 02- Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirmek, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılmak, 03- Başkanlığın mevcut organizasyon şeması gereği bulunduğu pozisyon için öngörülen vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koymak, 04- Organizasyon yapısında ve/veya iş tariflerinde zamanla doğacak değişiklikler için kendini geliştirmek, 05- İşbölümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışmak, 06- Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı arttırmak, 07- Tüm faaliyetlerinde ilgili kanun, tüzük, yönetmelik, genelge, tebliğ, iş metotları ve diğer ilgili yürürlükteki mevzuata riayet etmek, 08- Verimliliğini arttırılması ve işlerin daha kaliteli, düzenli ve süratli şekilde yürütülmesi için çalışma metotlarını geliştirmek, 09- Alınan kararların uygulayıcılara doğru bir şekilde ve süratle ulaştırılmasını ve uygulamasını sağlamak, 10- Faaliyetler için talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlamak, 11- Verilen direktife uygun iş ve işlemleri gerçekleştirmek, 12- Verilen işi öngörülen zaman sınırları içerisinde kalarak ifa etmek, 13- Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol etmek, 14- Faaliyetlerin devamlılığını sağlamak için, yapılan işlemlerle ilgili her türlü kaydı tutmak, gerekli belgeleri düzenlemek ve takip etmek, önemli olan evrakı usulüne uygun muhafaza etmek, 15- Görev alanındaki faaliyetlerin durumunu ve neticeleriyle ilgili istatistikî bilgileri tanzim etmek, Gerektiğinde bu bilgileri ilgililere sunmak, Herhangi bir amaçla yurtiçi veya yurtdışı göreve gönderildiğinde, amacın gerçekleşmesi bakımından gittiği 16- yerde yaptığı temasları, çalışmaları ve aldığı sonuçları belirten özet, fakat kolayca anlaşılabilir bir üslup ve düzende rapor halinde hazırlamak, gerektiğinde bunları çeşitli araçlarla diğer çalışma arkadaşlarına aktarmak, 17- Başkanlığa ilişkin bilgilerin dışarı sızmaması hususunda azami itinayı ve dikkati göstermek, 18- Çalışmalarında örnek tutum davranış sergilemek, genel ahlaka ve adaba uygun hareket etmek, 19- Çalışma saatleri içerisinde hiçbir şekilde memuriyet terbiyesine yakışmayan hal ve hareketlerde bulunmamak, Kullanılan/kullanılacak araç ve gereçleri her an hizmete hazır bir şekilde bulundurulmasını sağlamak, demirbaş 20- malzemeleri zarar vermeden, korunmasına özen göstererek düzenli ve verimli bir şekilde kullanmak, Göreviyle ilgili evrak, eşya araç ve gereçleri korumak ve saklamak, hatalı kullanma ve kaybolma halinde rayiç bedelleri üzerinden ödemekle yükümlüdürler. 21- Birimde kullanılan kırtasiye ve sarf malzemelerini israf etmeden kullanmak, 22- Birimlerinin ahenk ve koordinasyonuna uymak, Tüm işlemleri hatasız, eksiksiz ve zamanında yapmak, Başkanlıkta çalışan tüm personel mesaiye titizlikle uyacak olup, İdarece veya Başkanlıkça mesaiyi takip 23- amacıyla imza çizelgesi açılması halinde sabah, öğle ve akşam için belirlenen giriş çıkış saatlerinde devam çizelgesini imzalamak, fazla çalışma yapılması halinde fazla çalışma saatlerine titizlikle uymak, Yazıları ve onayları, Başbakanlık Makamının 2004/29 sayılı Genelgesi ile yürürlüğe konulan tarihi ve sayılı resmi gazetede yayımlanan Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik hükümlerine uygun olarak hazırlamak, 2005 yılında Başbakanlıkça tarih ve sayılı Resmi Gazete de yayımlanmış olan Standart Dosya Planı 2005/7 sayılı Genelgeye istinaden Yükseköğretim Kurumu Başkanlığı tarafından düzenlenen ve Nisan 2010 tarihinde Üniversitelere gönderilen Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planına göre dosya düzenlemelerini yapmak, 25- Görevlerin ifa ve icrasında, ilgili yürürlükteki mevzuat hükümlerine uygun davranmak, 26- Başkan ve Şube müdürünün uygun göreceği her türlü görevi ilgili yürürlükteki mevzuat ve amirinin talimatlarına göre yerine getirmek, 27- Yürürlükteki mevzuatın öngördüğü ve/veya amirleri tarafından verilen diğer görevleri yapmak, B- Talimatlar 01- İzinlerin kullanılmasında 657 sayılı Devlet Memurları Kanunun da belirtilen usul ve esaslara uyulmasına özen gösterilecektir. 02- Mesai saatlerindeki bir güne kadar olan izinlerini Şube Müdüründen 1 günü aşan izinlerini Başkandan alacaklardır. 145

146 Evrak tetkikleri 5018 Sayılı Kamu Mali ve Kontrol Kanununun 61 nci maddesi hükümleri çerçevesinde ve bu Kanuna dayanarak çıkartılan ikincil mevzuatlarda belirtilen usul ve esaslara göre yapılacaktır. Sarf evraklarından vergi borcu sorulması gerekenler tetkik aşamasında vergi borcu sorulduktan sonra her bir ödeme belgesi itibariyle evrakı inceleyen tarafından paraf edilerek Başkanlıkça Muhasebe Biriminde çalışan memurlar ile Raporlama ve İç Kontrol Birim Yöneticisine parasal olarak verilen limitin altındaki ödeme evrakları ile Ön Mali Kontrol Yönergesinin 12.maddesinde belirtilen evraklar doğrudan Muhasebe Yetkilisine belirlenen limitin üzerindekiler ise Daire Başkanına gönderilecektir.(sağlık Kültür Spor Dairesi Başkanlığı bütçesi altında Öz Gelir tertiplerinden düzenlenen tüm evraklar limite bakılmasızın Daire Başkanına gönderilecektir.) Belirlenen limitlerin üzerinde olan ödeme evrakları Başkan tarafından kontrol edildikten sonra Kontrol Edilmiştir ve Uygun Görülmüştür şerhi düşülüp paraflanarak Muhasebe Yetkilisine gönderilecektir. Muhasebe Yetkilisi Daire Başkanı tarafından paraflanmayan limit dahilindeki hiçbir evrakı ödenmek üzere imzalamayacaktır. Muhasebe Yetkilisince Daire Başkanı tarafından paraf edilmemiş bir evrak imzalanarak ödenmek üzere ilgili memura gönderilse dahi ilgili memur tarafından kesinlikle say2000i sistemine girişi yapılmayarak muhasebe yetkilisine iade edilecektir.. Bu hususlara dikkat etmeyenler hakkında yazılı olarak uyarı yapılacak olup, tekrarlanması durumunda haklarında gerekli disiplin işlemleri yürütülecektir. Daire Başkanı tarafından kontrol edilerek ödenmek üzere Muhasebe Yetkilisine gönderilen ödeme emri belgeleri Muhasebe Yetkilisince imzalanarak Say2000i sitemine girilmek üzere ilgili personele gönderilecek personel tarafından sisteme giriş tamamlandıktan sonra banka gönderme emri belgesi Daire Başkanına haber verildikten sonra kapatılarak bankaya gönderilecektir. Dairemize gelen resmi evraklar Daire Başkanı tarafından ilgili alt birim yöneticine, birim yöneticisi de ilgili memura havale ettikten sonra işlem yapılacaktır, kesinlikle Daire Başkanının havalesi olmayan hiçbir evraka işlem yapılmayacaktır. Herkes iş bölümünde kendisine verilen işlerin zamanında yerine getirilmesinden, doğruluğundan, hatalı işlem ve gecikme sonucu doğacak sonuçtan sorumludur. Şube Birim Sorumluları, birlikte çalıştıkları mesai arkadaşlarının eğitiminden, yaptıkları işlemlerin doğruluğu ve denetiminden, işe geliş ve gidişlerinden sorumludurlar. Tüm personel Muhasebat Genel Müdürlüğünce yürütülmekte olan Say2000i Web Tabanlı Saymanlık Otomasyon Sistemi ile Tahakkuk Esaslı Muhasebe, Analitik Bütçe, e-bütçe ortamında Başkanlığımızca yürütülecek Muhasebe işlemlerini öğrenmek ve yürütmekle yükümlüdürler. Tüm personel Mali mevzuatlarımızda meydana gelecek yenilik ve değişiklikleri izlemek ve öğrenmekle yükümlüdürler. Birim sorumluları kendi birimleri ile ilgili mevzuatı her an internet ortamında, Resmi Gazete de Başbakanlıkça, Maliye Bakanlığınca, Devlet Planlama Teşkilatınca yayımlanan mevzuatı günü gününe takip edecektir. Dairemizin Üniversite bünyesinde denetim ve danışma birimi olarak sorumlu bir Başkanlık olduğu bilinci içerisinde, 657 Sayılı Devlet Memurları Kanununda belirtilen ödev ve sorumluluklar ile Kamu Kurum ve Kuruluşlarında Çalışan Personelin Kılık ve Kıyafetine Dair Yönetmelikte belirtilen hususlara titizlikle uyulacaktır. Hazırlayan Onaylayan Ertuğrul EĞRİ Strateji Geliştirme Daire Başkanı /01/2015 Prof.Dr. Kenan KARA Rektör Yardımcısı /01/

147 G.Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Hassas Görevler Listesi GÖREVİN İSMİ GÖREVİN ÖZETİ GÖREVİN HASSAS OLMA NEDENİ Muhasebe Yetkililiği Muhasebe Yetkilisi Mutemedi Ön Mali Kontrol Bütçe Performans Stratejik Planlama Gerçekleştirme Görevliliği Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkililiği 1-Gelir ve alacakların tahsili 2-Gider ve borçların ödenmesi 3-Değerlerin ve emanetlerin alınması, muhafazası ve iadesi 1-Değerlerin geçici olarak alınması 2-Alınan değerlerin muhafazası 3-Muhafaza edilen değerlerin iadesi 1-Gelir, gider, varlık ve yükümlülüklere ilişkin mali karar ve işlemlerin mali mevzuata uygunluk açısından denetimi 2-Mali karar ve işlemlerin etkililik, ekonomiklik ve verimlilik açısından kontrolü 1-Performan programının hazırlanması 1-İdare faaliyet raporunun düzenlenmesi 1-Ödeme emri belgesi düzenlenmesi 2-Ödeme emri belgesi üzerinde ön mali kontrol yapılması 1-Taşınırların teslim alınması, korunması ve yerine teslim edilmesi 2-Taşınır kayıtlarının tutulması ve bunlara ilişkin belge ve cetvellerin düzenlenmesi 1-Kamu zararına sebebiyet verme riski 1-Kamu zararına sebebiyet verme riski 2-Para ve para ile ifade edilen değerlin şahsi kullanımı riski 1-Kamu zararına sebebiyet verme riski 2-Telafisi güç sonuçlara yol açma riski 1-Bütçeye uygunluğunu izlemek ve değerlendirmeme riski 1-TBMM.ve Sayıştay a hesap vermeme riski 1-Kamu zararına sebebiyet verme riski 1-Kamu zararına sebebiyet verme riski 2-Taşınırların şahsi kullanılma riski ONAYLAYAN Ertuğrul EĞRİ Strateji Geliştirme Daire Başkanı 147

148 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI Bütçe ve Performans Programı Şube Müdürlüğü HASSAS GÖREV TESPİT FORMU Hizmetin/Görevin Adı Riskler Risk Düzeyi Kontroller veya Tedbirler Program dönemine ilişkin öncelikli stratejik amaç ve hedeflerin, performans hedef ve göstergelerinin belirlenmesi. İdare Performans Programının hazırlanması, uygulanması ve değerlendirilmesi. İdare Performans Programının hazırlanması, uygulanması ve değerlendirilmesi. Belirlenen performans hedef ve göstergelerinin belirli, ulaşılabilir, gerçekçi ve performans göstergeleri ile ölçülebilirlikten uzak belirlenmesi. İdare düzeyinde belirlenen performans hedeflerine ait gösterge verilerinin ilgili birimlerden tam ve doğru olarak alınamaması. -Performans hedeflerine bağlı "faaliyetlere" ilişkin maliyetlendirmelerin harcama birimlerince gerçekçi yapılmaması. Orta Yüksek Orta Belirlenen performans hedef ve göstergelerinin incelenerek gerekli bilgilendirmelerin yapılması. -Birimlerden gelen performans göstergelerinin değerlendirilmesi ve geçmiş yıllarla karşılaştırılarak incelenmesi, -Gösterge verilerinin elde edilmesi ile ilgili gerekli bilgilendiremlerin yapılması. -Performans programı hazırlık süreçinde harcama birlerinden gelen faaliyetlerin maliyet dağılımlarının incelenmesi ve gerekli düzeltmelerin yapılması ve ödenek dağıtım anahtarlarının hazırlanması. HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Görevi Yürütecek Personelde Aranacak Kriterler -Lisans/Önlisans mezunu olma, -Görevle ilgili mevzuata hakim olma, -Mesleki Uzmanlık. -Lisans/Önlisans mezunu olma, -Görevle ilgili mevzuata hakim olma, -Mesleki Uzmanlık. -Lisans/Önlisans mezunu olma, -Görevle ilgili mevzuata hakim olma, -Mesleki Uzmanlık. İbrahim GÜNEY Şube Müdürü Ertuğrul EĞRİ Strateji Geliştirme Daire Başkanı 148

149 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI Bütçe ve Performans Programı Şube Müdürlüğü HASSAS GÖREV TESPİT FORMU Hizmetin/Görevin Adı Riskler Risk Düzeyi Kontroller veya Tedbirler Bütçe hazırlık çalışmaları iş ve işlemleri. Kurumsal bütçe ödeneklerinin harcama birimlere dağıtımı. Ayrıntılı Finansman Programının hazırlanması. -Üniversite bütçe teklifinin kurum ihtiyaçlarının altında kalması, -Bütçe gelirlerinin tahmin edilen büyüklüklerin altında kalması, -Bütçe ödeneklerinin ihtiyaçlara/gider kalemlerine sağlıklı dağıtılamaması. Kurumsal bütçe ödeneklerinin harcama birimlerinin ihtiyaçları doğrultusunda dağıtılamaması. -B Cetvelinde yeralan gelirlerin tahmin edilen ay veya dönemlerde gerçekleşmemesi, -Bütçe giderlerinin bütçe ödeneklerinin aylık ve üçer aylık dağıtım miktarından fazla olması. Orta Orta Orta -Kurum ihtiyaçlarının önceden tespit edilmesi, -Bütçe gelir tahminlerinin geçmiş dönemlerde incelenerek gerçekçi yapılması, -Ödeneklerin bütçe tertiplere dağıtımında ödenek dağıtım anahtarlarının kullanılması. -Geçmiş yıl bütçe gider gerçekleşmelerinin dikkate alınması, -Hizmet genişlemelerinin dikkate alınması, -Birimlerin ödenek ihtiyaç raporlarının çıkarılması, -Birim yöneticileri ile çalışma toplantılarının yapılması. -Gelirlerin gerçekleşme ay ve dönemlerinin geçmiş yıl verileri incelenerek tespit edilmesi, -Gelirlerin yasal dayanaklarından gerçekleşme dönemlerinin tespit edilmesi, -Harcama birimlerinin ihtiyaçlarının tam olarak tespit edilmesi, -Harcama yetkilileri ve gerçekleştirme görevlileriyle çalışma toplantılarının yapılması. HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Görevi Yürütecek Personelde Aranacak Kriterler -Lisans/Önlisans mezunu olma, -Görevle ilgili mevzuata hakim olma, -Mesleki Uzmanlık. -Lisans/Önlisans mezunu olma, -Görevle ilgili mevzuata hakim olma, -Mesleki Uzmanlık. -Lisans/Önlisans mezunu olma, -Görevle ilgili mevzuata hakim olma, -Mesleki Uzmanlık. İbrahim GÜNEY Şube Müdürü Ertuğrul EĞRİ Strateji Geliştirme Daire Başkanı 149

150 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI Bütçe ve Performans Programı Şube Müdürlüğü HASSAS GÖREV TESPİT FORMU Hizmetin/Görevin Adı Riskler Risk Düzeyi Kontroller veya Tedbirler Görevi Yürütecek Personelde Aranacak Kriterler Bütçe Uygulamaları (Yıllık bütçe ödeneklerinin etkin ve verimli kullanılmasına ilişkin bütçe iş ve işlemleri) -Ödenek talep ve gönderme belgelerinin zamanında yapılmaması nedeni ile giderlerin faize düşmesi, -Ödenek aktarma, ekleme ve revize işlemlerinde 5018 sayılı Kanunun 21 nci maddesinde yeralan sınırlamaların göz ardı edilmesi. Yüksek -Ödenek talep ve göndermelerinin mevzuatında öngörülen sürelerde yapılması, -Aylık ve üçer ayılık dönemler itibariyle bütçe giderlerinin raporlanması, -Ödenek aktarma, ekleme ve revize işlemlerine ilişkin talep ve işlemlerin ön mali kontrole tabi tutulması. -Lisans/Önlisans mezunu olma, -Görevle ilgili mevzuata hakim olma, -Mesleki Uzmanlık. -Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporunun hazırlanması, -Yatırım Programı İzleme Raporlarının hazırlanması, -Kamu Yatırım Programları İzleme ve Değerlendirme Sonuç Raporlarının hazırlanması sayılı Kanunun genel esaslarından olan "Mali Saydamlık" gereği hazırlanması gereken raporların yasal öneminin harcama yetkililerince önemsenmemesi veya yeterince anlaşılamaması Yüksek -İlgili raporların yasal dayanakları hakkında bilgilendirmelerin yapılması, -Raporların hazırlanmasında kullanılan verilerin elde edilmesi ile ilgili bilgilendirmelerin yapılması. -Lisans/Önlisans mezunu olma, -Görevle ilgili mevzuata hakim olma, -Mesleki Uzmanlık. HAZIRLAYAN ONAYLAYAN İbrahim GÜNEY Şube Müdürü Ertuğrul EĞRİ Strateji Geliştirme Daire Başkanı 150

151 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Müdürlüğü HASSAS GÖREV TESPİT FORMU Hizmetin/Görevin Adı Riskler Risk Düzeyi Kontroller veya Tedbirler Taşınır ve Taşınmaz Kayıtlarının Konsolide Edilmesi Bütçe Kesin Hesabının Hazırlanması Muhasebe kayıt raporlarının yapılması Ödeme emri belgelerine ait işlemler Tahsil işlemleri Borçların Takibi Yıl sonunda harcama birimlerinden alınan raporlarla birimimizdeki kayıtların birbirini tutmaması Muhasebe kayıtlarında hata yapılması -Ay sonu işlemlerinin zamanında Maliye Bakanlığına aktarılmaması -Yıl sonu işlemlerinin süreci içerisinde yapılamaması -Ödeme evraklarının kaybolması -Ödemenin hak sahibinden başka kişiye yapılması -Ödeme evraklarının zamanında ödenmemesi -Gelirlerin zamanında tahsil edilememesi -Alacakların zamanaşımına uğraması Orta Düşük Düşük Yüksek Yüksek Mali yıl içerisinde aylık olarak kontrollerin yapılması Tereddüt edilen muhasebe kayıtlarının kontrol edilmesi Muhasebe yetkilisi tarafından bizzat kontrol edilmesi -Harcama birimlerine ait ödeme emri evraklarının teslim alınarak kontrol edilerek ilgili hak sahipliğine iletilmesi -Ödeme evraklarının tutanakla alınması - Banka ekstrelerinin günlük kontrolü -Ön mali kontrol yapılması -Gelirlerin vezne tarafından tahsil edilmesi, borçların takibi -Gelirlerin tahsili için muhasebe yetkilisi mutemedinin defter ve alındılaranın yönetmelikte belirtilen süre içerisinde kontrol edilmesi -Tahsil edilemeyen alacakların hukuk müşavirliğine bildirilmesi HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Seyit İbrahim YILMAZ Muhasebe Yetkilisi Ertuğrul EĞRİ Strateji Geliştirme Daire Başkanı Görevi Yürütecek Personelde Aranacak Kriterler -Lisans ve önlisans mezunu olması -Görevle ilgili mevzuata sahip olmak -Lisans ve önlisans mezunu olması -Görevle ilgili mevzuata sahip olmak -Lisans ve önlisans mezunu olması -Görevle ilgili mevzuata sahip olmak -Lisans ve önlisans mezunu olması -Görevle ilgili mevzuata sahip olmak -Lisans ve önlisans mezunu olması -Görevle ilgili mevzuata sahip olmak 151

152 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Müdürlüğü HASSAS GÖREV TESPİT FORMU Hizmetin/Görevin Adı Riskler Risk Düzeyi Kontroller veya Tedbirler Kasa ve Banka İşlemleri Katma Değer Vergisi ve Gelir Vergisi Tevkifatı İcra İşlemleri Kefalet İşlemleri -Veznedeki mevcudun muhasebe kayıtlarıyla örtüşmemesi -Bankadaki mevcudun muhasebe kayıtlarıyla örtüşmemesi -Veznenin güvenliğinin sağlanamaması -Beyanname sürelerinin geçmesi zamanında ödenmemesi -Beyan edilen miktardan farklı ödeme yapılması -İcradan gelen yazılara süresinde cevap verilmemesi -İcra daireleri adına yapılacak tahsilatların süresi içinde ilgili icra daireleri hesaplarına aktarılmaması -Kefalete tabi olan kişilerden kesinti yapılmaması -Kefalet kesintilerinin yasal süre içinde kefalet sandığına aktarılmaması HAZIRLAYAN Yüksek Yüksek Yüksek Orta -Vezne mevcudunun yönetmelikte belirtilen süre içinde kontrol edilmesi sayılması -Veznede fazla miktar nakit bulundurulmaması -Kasa mevcudunun günlük kontrol edilmesi vezne alındılarının muhasebe kayıtlarıyla karıştırılması -Beyannamelerin yasal süre içerisinde yapılması -Yasal süre içerisinde beyannamenin yapılması için ilgili personele bilgi verilmesi sorumluluk iletilmeli -Ödenen tevkifatların aylık mizanlarla karşılaştırılarak kontrol edilmesi -İcradan gelen yazılara yasal süresi içinde cevap verilmesi gerektiğinin ilgili personele iletilerek kontrolün yapılması -Maaştan yapılan icra kesintilerinin süresi içinde aktarılıp aktarılmadığının kontrol edilmesi Kefalete tabi olan memurların zamanında birimimize ve ilgili personelin özlük haklarının takip edildiği birime bildirilmesinin sağlanması ONAYLAYAN Seyit İbrahim YILMAZ Muhasebe Yetkilisi Ertuğrul EĞRİ Strateji Geliştirme Daire Başkanı Görevi Yürütecek Personelde Aranacak Kriterler -Lisans ve önlisans mezunu olması -Görevle ilgili mevzuata sahip olmak -Lisans ve önlisans mezunu olması -Görevle ilgili mevzuata sahip olmak -Lisans ve önlisans mezunu olması -Görevle ilgili mevzuata sahip olmak -Lisans ve önlisans mezunu olması -Görevle ilgili mevzuata sahip olmak 152

153 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Müdürlüğü HASSAS GÖREV TESPİT FORMU Hizmetin/Görevin Adı Riskler Risk Düzeyi Kontroller veya Tedbirler Görevi Yürütecek Personelde Aranacak Kriterler SGK İşlemleri -Harcama birimlerince zamanında tahakkukun yapılmaması -Pirimlerin keseneklerin sosyal güvenlik kurumuna ödenmemesi veya süresinin geçirilmesi Yüksek -SGK pirim kesintilerinin harcama birimleri tarafından zamanında tahakkukunun yaptırılması -SGK pirim kesintilerinin süresinde gidebilmesi için ilgili personel görevlendirilmesi -İlgili birimden gelen tahakkuk evrağı ile ilmuhasebe kayıtlarında pirim tahakkuk miktarlarının karşılaştırılması -Lisans ve önlisans mezunu olması -Görevle ilgili mevzuata sahip olmak Avans İşlemleri -Verilen avansların kapatılamaması -Avansın süresinde mahsup edilmemesi HAZIRLAYAN Düşük -Verilen avansların say 2000-İ sisteminde çıktısı alınıp ilgili memur tarafından süresinin geçip geçmediği kontrol edilmektedir -Harcama birimlerine avans verilen mutemedlere gerekli uyarılar yapılmaktadır ONAYLAYAN Lisans ve önlisans mezunu olması -Görevle ilgili mevzuata sahip olmak Seyit İbrahim YILMAZ Muhasebe Yetkilisi Ertuğrul EĞRİ Strateji Geliştirme Daire Başkanı 153

154 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI Ön Mali Kontrol ve İç Kontrol Müdürlüğü HASSAS GÖREV TESPİT FORMU Hizmetin/Görevin Adı Riskler Risk Düzeyi Kontroller veya Tedbirler İç Kontrol Sistemi -İç Kontrol Sistemi ve Standartları İç Kontrol Uyum Eylem Planında yer alan ve tamamlanma tarihleri belirtilen çalışmaların yeterince anlaşılamaması Yüksek İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planındaki faaliyetlere dair çalışmaların birim bazında takip edilerek gereken bilgilendirmenin yapılması Risk strateji belgelerinin oluşturulması ve takibi Ön Mali Kontrol İşlemleri -Taahhüt Evrakı ve Sözleşme -Söz konusu işlemlerin süresinde Tasarıları,(Mal, Hizmet kontrol edilememesi (İç kontrol ve -Müdürlük personel sayısının Yapım) Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve artırılması suretiyle işlemlerin -DMO Genel Müdürlüğünden Esaslar Hakkında Yönetmelik ve süresinde tamamlanması (Görevler Yapılan Alımlar, Üniversitemiz Ön Mali kontrol Ayrılığı İlkesi) sayılı K.nun 3/f bendi Düşük Yönergesi gereği) -İlgili Personelin çeşitli eğitim uyarınca yapılacak mal ve -Kamu İhale Mevzuatı ve Mali programlarına katılımının hizmet alımları, Mevzuat yönünden Yapılan sağlanması suretiyle mevzuata -Kadro Dağılım Cetvelleri, kontrollerde İlgili Mevzuat hakim olması hususunun gözetilmesi -Yan Ödeme Cetvelleri, hükümlerinin gözden kaçırılması -Sözleşmeli Personel Sayı ve Sözleşmeleri HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Görevi Yürütecek Personelde Aranacak Kriterler -Lisans mezunu olma, -Görevle ilgili mevzuata hakim olma, -Mesleki Uzmanlık. -Lisans mezunu olma, -Görevle ilgili mevzuata hakim olma, -Mesleki Uzmanlık. Ali İRŞİ Şube Müdürü Ertuğrul EĞRİ Strateji Geliştirme Daire Başkanı 154

155 STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI Stratejik Yönetim ve Planlama Müdürlüğü HASSAS GÖREV TESPİT FORMU Hizmetin/Görevin Adı Riskler Risk Düzeyi Kontroller veya Tedbirler Görevi Yürütecek Personelde Aranacak Kriterler -İdare Faaliyet Raporu -Akademik Yıl Faaliyet Raporu Faaliyet Raporu Hazırlama Rehberine göre hazırlanan Birim Faaliyet Raporlarının yasal öneminin Harcama Yetkilisince yeterince anlaşılamaması Yüksek Birim Faaliyet Raporları incelenerek gerekli bilgilendirmenin yapılması -Lisans mezunu olma -Görevle ilgili mevzuata hakim olma -Mesleki uzmanlık -Stratejik Plan Kalkınma planı, orta vadeli program ve orta vadeli mali planın dikkate alınmaması Yüksek Birim Stratejik Planın incelenerek gerekli bilgilendirmenin yapılması -Lisans mezunu olma -Görevle ilgili mevzuata hakim olma -Mesleki uzmanlık HAZIRLAYAN ONAYLAYAN Havva ERDOĞAN Mali Hizmetler Uzmanı Ertuğrul EĞRİ Strateji Geliştirme Daire Başkanı 155

156 H.Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Personelinin Görevleri ve Sorumlulukları Ertuğrul EĞRİ Daire Başkanı Görevleri : Daire Başkanlığının alt birimleri ve personeli arasında koordinasyonun sağlanması, her türlü iş ve işlemlerin sevk ve idaresi, Daire Başkanlığı uhdesinden bulunan diğer işlemlerin yerine getirilmesinde her türlü tedbirlerin alınması, Zeycan GÜVEN, Özel Kalem Yöneticinin iç ve dış telefon görüşmelerini sağlamak, Yöneticinin görüştüğü kişilerin açık adreslerini ve e-postalarını da içeren bir fihrist hazırlamak ve fihristi düzenli olarak güncellemek, Yönetici yerinde olmadığı zamanlarda arayan bilgilerini gün içinde yöneticiye iletmek, Daire çalışanlarının görev alanlarıyla ilgili konularda şehirlerarası sağlamak, telefon görüşmelerini Gelen evrak, faks ve mesajları yöneticiye iletmek ve dosyalama işlemini gerçekleştirmek, Yöneticinin randevularını ayarlamak, Gelen misafirleri karşılamak, Birimin kurumsal vizyon, misyon ve etik kurallara bağlı faaliyet göstermesine katkıda bulunmak, Sekreterya işleri ve başkanlık yazışmalarını yapmak, Daire Başkanlığı personelinin rapor ve izin cetvellerinin takibini yapmak, Daire Başkanının vereceği görevleri yapmak. 156

157 İbrahim GÜNEY, Şube Müdürü Alt Birim Yöneticisi Bütçe ve Performans Program Müdürlüğü Abdurrahman İNCEOĞLU, Mali Hizmetler Uzmanı Oğuz CİNTEMİR, İstatistikçi Üniversite Performans programı hazırlıklarının koordinasyonunu sağlamak ve idare performans bütçesini hazırlamak. Bütçeyi Hazırlamak Bütçe işlemlerini gerçekleştirmek ve programını hazırlamak. Ayrıntılı harcama veya finansman programını hazırlamak Ödenek gönderme belgesini düzenlemek Gelirlerin tahakkuku ile gelir ve alacakların takip işlemlerini yürütmek Yatırım programı koordinasyonunu sağlamak, uygulama sonuçlarını izlemek ve yıllık yatırım değerlendirme raporunu hazırlamak. Bütçe uygulama sonuçlarını raporlamak; sorunları önleyici ve etkinliğini artırıcı tedbirler üretmek. İdare faaliyetlerinin stratejik plan, performans e-bütçe uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek. Birimin sevk ve idaresini yapmak Durum ve Beklentiler Raporunun hazırlanması. Birimle ilgili yazışmaları EBYS üzerinden yapmak. Daire Başkanının vereceği görevleri yapmak. 157

158 Havva ERDOĞAN, Mali Hizmetler Uzmanı Alt Birim Yöneticisi Stratejik Yönetim ve Planlama Müdürlüğü İdarenin stratejik çalışmalarına yönelik bir hazırlık planı oluşturmak, İdarenin stratejik planlama sürecinde ihtiyaç duyulacak eğitim ve danışmanlık hizmetlerini vermek ve stratejik planlama çalışmalarını koordine etmek. Stratejik planlamaya uygun diğer destek hizmetlerini yürütmek, İdare faaliyet hazırlamak raporunu İdarenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek ve bu kapsamda verilecek diğer görevleri yapmak. Yeni hizmet fırsatlarını belirlemek, etkililik ve verimliliği önleyen tehditlere tedbirler almak, Kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve yararlanıcı memnuniyetini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak, İdarenin üstünlük ve zayıflarını tespit etmek, İdarenin görev alanıyla ilgili araştırma geliştirme faaliyetlerini yürütmek, İdare faaliyetleriyle ilgili bilgi ve verileri toplamak, tasnif etmek, analiz etmek, Mali Hizmetler Birimi üyesi olarak ihale komisyonlarında yer almak. Üniversitemiz Akademik Değerlendirme ve Kalite Geliştirme Kurulunun sekreterya görevini yürütmek İdarede Strateji Geliştirme Kurulunun Sekreterya görevini yürütmek. Birimle ilgili yazışmaları EBYS üzerinden yapmak. Birimin sevk ve idaresini yapmak. Daire Başkanının vereceği görevleri yapmak. 158

159 Muhasebe-Kesin Hesap Raporlama Müdürlüğü Seyit İbrahim YILMAZ, Mali Hizmetler Uzmanı Muhasebe Yetkilisi ve Alt Birim Sorumlusu Gaziosmanpaşa Üniversitesinin gelir ve giderlerinin muhasebeleştirilmesinde, belgelerin muhafaza edilmesinden denetime hazır tutulmasından, 5018 sayılı Kanunla verilen görevleri ile birlikte kesin hesap, aylık ve yıllık istatistik ve raporların çıkarılması, istatistik bilgilerin düzenlenmesi ve ilgili kurumlara gönderilmesi, Alt birimin sevk ve idaresinden sorumlu, Kişi borçlarının takip ve tahsili, İç ve dış denetime belgelerin sunulması, Kamu zararlarının takip ve tahsili, Araştırma projelerinin muhasebe kayıtlarını tutmak, gelir ve giderlerin takibini yapmak, Birimle ilgili yazışmaları EBYS üzerinden yapmak. Hazine ve banka işlemlerinin takibi, Daire Başkanının vereceği görevleri yapmak. Naim BALKIÇ, Bilgisayar İşletmeni - Kadir ATEŞ, Memur İcraların takip edilmesi ve ödenmesi, Kesin Hesap, Ay ve Yıl Sonu İşlemlerinin yapılması Gelirlerin Ödenek Kaydı, Kişilerden alacakların takip, kayıta alınması ve tahsilatı, Yevmiyelerin Say2000i de onaylanması Kira tahsilatının yapılması, takip edilmesi ve kayıtlarının tutulması. Ön mali kontrolden gelen harcama birimlerine ait ödeme belgelerinin, maaş ve ücret ödemelerinin sistem üzerinden değişikliklerin girilmesi ve onaylanması işlemlerinin yapılması. Açıktan atanan, naklen giden ve istifa eden personelin say2000i sistemine girilmesi, maaş modülünde gerekli veri değişikliklerin yapılması, Arşiv ve deponun düzenlenmesi, Daire Başkanının vereceği görevleri yapmak. 159

160 Mustafa KARACA, Şef - Yusuf ÇIRALIK, Geçici Personel Ön mali kontrolden gelen harcama birimlerine ait ödeme belgelerinin, maaş ve ücret değişikliklerinin veri girişlerinin say2000i sistemi üzerinden yapılması, onaylanması ve işlemlerinin yapılması. Hazine ve Öğrenci Gelirlerinin Ödenek Kaydı ile red ve iadelerin yapılması, Bilimsel Araştırma Projeleri, TÜBİTAK ve diğer ulusal ve uluslararası projelerin muhasebe ve ödeme işlemleri, Emanetlerin Takibi, KDV Muhtasar Beyanname, hak edişler, Sosyal Güvenlik Kesenekleri, Sosyal Güvenlik Primlerinin ödenmesi, Sendika aidatlarının ödenmesi, vergi borcunun ödenmesi, Taahhüt Hesaplarının veri girişi ve çıkışlarının ayrıca muhasebe kayıtlarının yapılması, Ay ve Yıl sonu işlemlerinin yapılması. Vezne işlemleri, Arşiv ve deponun düzenlenmesi. Daire Başkanının vereceği görevleri yapmak. Sadık ELMACI, Memur Veznedar Kasa-Banka defterlerinin tutulması, Menkul Kıymetler, Teminat Mektuplarının ve nakti teminatların alınması ve iadesine ait Muhasebe İşlem Fişlerinin düzenlenmesi, Yevmiyelerin sıra numarasına göre dosyalanması ve ARŞİV e intikali, Denetime hazır tutulacak evrakların torbalanıp depoda muhafaza edilmesi, Kasa limitleri dahilinde ve banka aracılığı ile ödemeleri yapmak ve tahsil etmek, Banka işlemlerini günlük takip ederek, hesap dan ödeme kontrollerini yapmak, Daire Başkanının vereceği görevleri yapmak. Mustafa SÖYLER, Memur Taşınır Konsolide Görevlisi Üniversite taşınır mal yönetmeliği uygulaması ve işlemlerden sorumlu olmak, Üniversite taşınır kesin hesap cetvellerinin hazırlanmasından sorumlu olmak, Üniversite Taşınır ve Taşınmaz malların konsolide edilmesi, KBS, HYS, say2000i, TKYS ve diğer programların sevk ve idare edilmesi ve harcama birimlerine destek vermek, Başkanlığın web sayfasının düzenlenmesi, duyuruların atılması, mevzuat bilgilerinin yüklenmesi, 160

161 Sayıştay Başkanlığına yeni açılan birimler, ambarları ve Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisini bildirmek, Başkanlık işlerinin yürütülmesi, Ödeme emri belgesi ekinde gelen taşınır işlem fişlerinin kontrol edilmesi, Daire Başkanının vereceği görevleri yapmak, Abdullah DURGUT, Bilgisayar İşletmeni Başkanlığın, taşınır, satın alma, avans ve ödeme emri belgeleri işlemlerini yapmak, Maaş kontrol, taşınır konsolide görevlisi ile ortak çalışma, Döner Sermayeden ücret alan personel gelir vergisi matrahlarının ve jüri üyesi olarak görevlendirilen öğretim elemanlarının ücret ödemelerindeki gelir vergisi matrahlarının say2000i sisteminde maaş modülüne eklenmesi, takibinin yapılması ve onaylanmasını yapmak, Daire Başkanın vereceği görevleri yapmak. 161

162 İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürlüğü Ali İRŞİ, Şube Müdürü Alt Birim Yöneticisi Adem ÖZMERT, Mali Hizmetler Uzmanı - Uğur ÜSTÜN Mal.. Hiz.Uz. Yrd. Hakan KORKMAZ, Memur Harcama birimlerden gelen ödeme emri belgelerini, ön mali kontrole tabi olsun veya olmasın kontrol etmek, İç Kontrol Sisteminin kurulması, standartların uygulanması konularında çalışmalar yapmak. Maliye Bakanlığı, Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünün yayımlamış olduğu Kamu İç Kontrol Rehberi ne göre harcama birimlerinin gerçekleştirmiş olduğu faaliyetlere ilişkin (İzleme, Bilgi ve İletişim, Kontrol Faaliyetleri, Risk Değerlendirme ve Kontrol Ortamı) bilgiler toplama ve raporlama görevini yürütmek İdarenin görev alanına ilişkin yürütmek. konularda standartlar hazırlamak, Ön Mali Kontrol görevini Harcama birimlerinden gelen ödeme emri belgelerini tutanakla teslim almak ve ön mali kontrol yapılarak muhasebe birimine göndermek, eksik ise ilgili harcama birimine iade etmek, İdarenin mali iş ve işlemlerini diğer idareler nezdinde yürütmek sonuçlandırmak. Üniversitemiz devlet teşkilatı veri tabanının başbakanlık genelgesine göre oluşturulması ve takip edilmesi, Mali konularla ilgili mevzuatın uygulanması konusunda harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak, Mali Konularda üst yönetici tarafından verilen diğer görevleri yapmak İç denetim raporlarının takibini ve değerlendirilmesini yapmak, bu raporlara yönelik yapılacak çalışmalara katılmak, Birimle ilgili yazışmaları EBYS üzerinden yapmak. Birimin sevk ve idaresini yapmak. Daire Başkanının vereceği görevleri yapmak. 162

163 Birim yöneticisi izinli ve raporlu olduğunda, yerine aynı birimde görev yapan personel vekalet edecektir. Birim personelinden izinli ve raporlu olduğunda alt birimde birlikte çalıştığı personel yerine iş ve işlemleri yürütecektir. Yerine bakma çizelgesi aşağıda düzenlenmiştir. PERSONELİN İZİNLİ VE RAPORLU OLMASI DURUMUNDA YERİNE BAKACAK PERSONEL ÇİZELGESİ S. İbrahim YILMAZ ın yerine Mustafa KARACA Ali İRŞİ nin yerine İbrahim GÜNEY in yerine Havva ERDOĞAN ın yerine Sadık ELMACI nın yerine Mustafa KARACA nın yerine Naim BALKIÇ ın yerine Kadir ATEŞ in yerine Abdurrahman İNCEOĞLU yerine Oğuz CİNTEMİR in yerine Adem ÖZMERT in yerine H.Hakan KORKMAZ ın yerine Mustafa SÖYLER in yerine Abdullah DURGUT yerine Adem ÖZMERT Abdurrahman İNCEOĞLU Ali İRŞİ Naim BALKIÇ Yusuf ÇIRALIK Kadir ATEŞ Naim BALKIÇ Oğuz CİNTEMİR Abdurrahman İNCEOĞLU H.Hakan KORKMAZ Adem ÖZMERT Abdullah DURGUT Mustafa SÖYLER 163

164 3.STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI ÇALIŞMALARI HAKKINDA MEVZUATLAR A.STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİMLERİNİN ÇALIŞMA USUL VE ESASLARI HAKKINDA YÖNERGE BİRİNCİ BÖLÜM Amaç ve Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç ve kapsam MADDE 1 - (1) Bu yönergenin amacı; Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı nın çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. (2) Bu yönerge, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı nın tüm alt birimlerini kapsar. Dayanak MADDE 2 - (1) Bu yönerge, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu nun 60 ıncı maddesi ile 5436 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun un 15 inci maddesine, Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğe dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 3 - (1) Bu yönergede geçen; a) Bakanlık: Maliye Bakanlığını, b) İdare: Gaziosmanpaşa Üniversitesini, c) Başkanlık: Strateji Geliştirme Daire Başkanlığını, ç) Kanun: 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununu, d) Harcama Birimi: Ödenek tahsis edilen ve harcama yetkisi bulunan birimleri, e) Stratejik Plan: İdarenin orta ve uzun vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını, hedef ve önceliklerini, performans ölçütlerini, bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile kaynak dağılımlarını içeren planı, f) Faaliyet Raporu: Birim ve İdare faaliyet raporlarını, g) Üst yönetici: Gaziosmanpaşa Üniversitesi Rektörünü, ğ) Ön Mali Kontrol: İdare birimlerinin gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin mali karar ve işlemlerinin; İdare bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, harcama programı, finansman programı, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer mali mevzuat hükümlerine uygunluğu ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması yönlerinden yapılan kontrolünü, ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Başkanlık Alt Birimlerinin Yapılanması ve Görevleri Teşkilat yapısı MADDE 4 - (1) Başkanlık; - Bütçe ve Performans Program Müdürlüğü, - Stratejik Yönetim ve Planlama Müdürlüğü, - Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Müdürlüğü, - İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürlüğü, olmak üzere 4 (dört) birimden oluşmaktadır. 164

165 Görevleri Bütçe ve Performans Program Müdürlüğü nün görevleri MADDE 5 (1) Aşağıda belirtilen görevler, Bütçe ve Performans Program Müdürlüğü tarafından yürütülür: a) İzleyen 2 (iki) yılın bütçe tahminlerini de içeren İdare bütçesini, stratejik plan ve yıllık performans programına uygun olarak hazırlamak ve İdare faaliyetlerinin bunlara uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek, b) Mevzuatı uyarınca belirlenecek bütçe ilke ve esasları çerçevesinde, ayrıntılı harcama programı hazırlamak ve hizmet gereksinimlerini dikkate alarak ödeneğin ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak, c) Bütçe kayıtlarını tutmak, bütçe uygulama sonuçlarına ilişkin verileri toplamak, değerlendirmek ve bütçe kesin hesabı ile mali istatistikleri hazırlamak, ç) İlgili mevzuat çerçevesinde İdare gelirlerini tahakkuk ettirmek, gelir ve alacaklarının takip ve tahsil işlemlerini yürütmek, d) İdarenin yatırım programının hazırlanmasını koordine etmek, uygulama sonuçlarını izlemek ve yıllık yatırım değerlendirme raporunu hazırlamak. Stratejik Yönetim ve Planlama Müdürlüğü nün görevleri MADDE 6 (1) Stratejik Yönetim ve Planlama Müdürlüğü nce yürütülecek görevler şunlardır: a) Ulusal kalkınma strateji ve politikaları, yıllık program ve hükümet programı çerçevesinde İdarenin orta ve uzun vadeli strateji ve politikalarını belirlemek, amaçlarını oluşturmak üzere gerekli çalışmaları yapmak, b) İdarenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek ve bu kapsamda verilecek diğer görevleri yerine getirmek, c) İdarenin yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak, ç) İdarenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek, kurum içi kapasite araştırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve tatmin düzeyini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak, d) Yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri yerine getirmek, e) İdarede kurulmuşsa Strateji Geliştirme Kurulu nun sekreterya hizmetlerini yürütmek, f) İdarenin stratejik plan ve performans programının hazırlanmasını koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesi çalışmalarını yürütmek, g) Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını da esas alarak İdarenin faaliyet raporunu hazırlamak, ğ) İdarenin misyon belirlenmesi çalışmalarını yürütmek, h) İdarenin üstünlük ve zayıflıklarını tespit etmek. Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Müdürlüğü nün görevleri MADDE 7 (1) Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama Müdürlüğü nce yürütülecek görevler şunlardır: a) Kanun ve ilgili mevzuat çerçevesinde muhasebe hizmetlerini yürütmek, b) Bütçe kesin hesabını hazırlamak, c) İdarenin mülkiyetinde veya kullanımında bulunan taşınır ve taşınmazlara ilişkin icmal cetvellerini hazırlamak, ç) Mali istatistikleri hazırlamak. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürlüğü nün görevleri MADDE 8 (1) İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol Müdürlüğü nce yürütülecek görevlerşunlardır: a) İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak; üst yönetimin iç denetime yönelik işlevinin etkililiğini ve verimliliğini artırmak için gerekli hazırlıkları yapmak, b) İdarenin görev alanına ilişkin konularda standartlar hazırlamak, c) Ön mali kontrol görevini yürütmek, ç) Amaçlar ile sonuçlar arasındaki farklılığı giderici ve etkililiği artırıcı tedbirler önermek. 165

166 ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Diğer Hükümler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı yöneticisi MADDE 9 (1) Daire Başkanı Başkanlığın yöneticisi olup, alt birimlerin görevlerini yerinde ve zamanında yerine getirmesinden üst yöneticiye karşı sorumludur. (2) Başkanlığın yöneticisi, görev ve yetkilerinden bazılarını sınırlarını açıkça belirtmek, yazılı olmak ve Kanuna aykırı olmamak şartıyla ve üst yöneticinin onayıyla alt birim yöneticilerine devredebilir. Yetki devri, uygun araçlarla ilgililere duyurulur. Çalışmalarda işbirliği ve uyum MADDE 10 (1) Başkanlığın faaliyet ve çalışmalarını değerlendirmek ve gerekli önlemleri almak amacıyla, Daire Başkanı nın başkanlığında alt birim yöneticilerinin katılımı ile ihtiyaç duyulduğunda ve ayda bir defadan az olmamak üzere düzenli toplantılar yapılır. Bu toplantılarda, Başkanlığın faaliyetleri ve gerçekleştirilen işlemler, sorunlar, görüş ve öneriler değerlendirilerek bilgi paylaşımı, işbirliği ve uyum sağlanır. Danışmanlık hizmeti sunma ve bilgilendirme yükümlülüğü MADDE 11 (1) Başkanlık, harcama birimlerine mali konularda danışmanlık hizmeti sunmakla yükümlüdür. (2) Harcama birimleri, mali mevzuatta meydana gelen değişiklikler konusunda yazı ile veya başkanlık web sayfasından bilgilendirilir. Görev ayrılığı MADDE 12 - (1) Harcama yetkililiği ile muhasebe yetkililiği görevi aynı kişide birleşemez. Başkanlıkta ön mali kontrol görevini yürütenler, onay belgesi ve ekleri ile şartname ve sözleşme tasarılarının hazırlanması ve uygulanması aşamalarında görevlendirilemezler ve ihale komisyonu ile muayene ve kabul komisyonunda başkan veya üye olamazlar. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı nda kullanılacak defter, kayıt ve belgeler MADDE 13 - (1) Başkanlıkta kullanılacak defter, kayıt ve belgeler, aynı bilgileri içerecek şekilde elektronik ortamda da düzenlenebilir. Bu şekilde düzenlenecek defter, kayıt ve belgeler, gerektiğinde çıktıları alınarak sayfa numarası verilmek ve yetkililerince imzalanmak suretiyle konularına göre açılacak dosyalarda muhafaza edilir. Evrak kayıt sistemi ve yazışmalar MADDE 14 (1) Başkanlığa gelen ve giden her evrak bekletilmeksizin kayda alınarak elektronik ortamda izlenir. Yazışmalar sınıflandırılarak standart dosya planına göre dosyalanır ve arşiv sistemine göre korunur. Tereddütlerin giderilmesi MADDE 15 (1) Bu yönergenin uygulanmasında ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye Başkanlık yetkilidir. Yürürlük MADDE 16 (1) Bu Yönerge, Gaziosmanpaşa Üniversitesi Senatosu nda kabul edildiği tarihten itibaren yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 17 (1) Bu yönergeyi üst yönetici adına Strateji Geliştirme Dairesi Başkanı yürütür. 166

167 B.ÖN MALİ KONTROL İŞLEMLER YÖNERGESİ BİRİNCİ BÖLÜM Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç ve kapsam MADDE 1 (1) Bu yönergenin amacı, Gaziosmanpaşa Üniversitesi harcama birimleri ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı nca yürütülecek ön mali kontrol faaliyetlerine ilişkin ilke, iş, işlem ve süreçleri belirlemektir. Dayanak MADDE 2 (1) Bu yönerge, 5436 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun un 15 inci maddesine, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu nun 58 ve 60 ıncı maddelerine ve tarihli ve sayılı mükerrer Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe giren İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar a dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 3 (1) Bu yönergede geçen; a) Kanun: 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununu, b) Bakanlık: Maliye Bakanlığını, c) İdare: Gaziosmanpaşa Üniversitesini, ç) Üst yönetici: Gaziosmanpaşa Üniversitesi Rektörünü, d) Başkanlık: Strateji Geliştirme Daire Başkanlığını, e) Başkan: Strateji Geliştirme Daire Başkanını, f) Harcama birimi: İdare bütçesinden ödenek tahsis edilen ve harcama yetkisi bulunan birimi, g) Harcama yetkilisi: Bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisini veya harcama yetkilisinin belirlenmesinde güçlük bulunan durumlarda, Maliye Bakanlığı nın uygun görüşü üzerine üst yönetici tarafından belirlenen kişiyi, h) Gerçekleştirme görevlisi: Harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütenleri, ı) Muhasebe yetkilisi: Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Muhasebe Kesin Hesap ve Raporlama alt birim sorumlusunu, i) Yönerge: Bu yönergeyi, j) Ön mali kontrol: İdarenin gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin mali karar ve işlemlerinin; İdarenin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, harcama programı, finansman programı, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer mali mevzuat hükümlerine uygunluğu ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması yönlerinden yapılan kontrolünü, k) Görüş yazısı: Ön mali kontrol sonucunda mali karar ve işlemlerin uygun bulunup bulunmadığı yönünde verilen yazılı görüşü veya dayanak belge üzerine yazılan şerhi, ifade eder. İKİNCİ BÖLÜM Ön Mali Kontrol Ön mali kontrolün kapsamı MADDE 4 (1) Ön mali kontrol, harcama birimleri tarafından yapılan kontroller ile Başkanlık ile İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol alt birimi tarafından yapılan kontrollerden oluşur. (2) Harcama birimleri ve Başkanlık tarafından yapılacak ön mali kontrol, İdarenin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, ayrıntılı harcama ve finansman programı, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer mali mevzuat hükümlerine uygunluk yönlerinden yerine getirilir. (3) Ayrıca mali karar ve işlemler harcama birimleri tarafından, kaynakların amaçlarına ve mevzuata uygun, etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması açısından da kontrol edilir. Ön mali kontrolün niteliği 167

168 MADDE 5 (1) Ön mali kontrol sonucunda uygun görüş verilip verilmemesi, danışma ve önleyici niteliği haiz olup, mali karar ve işlemlerin harcama yetkilisi tarafından uygulanmasında bağlayıcı değildir. (2) Mali karar ve işlemlerin ön mali kontrole tabi tutulması ve ön mali kontrol sonucunda uygun görüş verilmiş olması, harcama yetkilileri ve gerçekleştirme görevlilerinin sorumluluğunu da ortadan kaldırmaz. Ön mali kontrolün süreci MADDE 6 (1) Başkanlığın ön mali kontrolüne tabi mali karar ve işlemler, kontrol edilmek üzere Başkanlığa gönderilecektir. Başkanlıkça yapılan kontrol sonucunda durumuna göre görüş yazısı düzenlenecek veya dayanak belgenin üzerine Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür şerhi düşülerek ilgili birime gönderilecektir. Ön mali kontrol sonucunda yazılı görüş düzenlenmesi halinde bu yazılı görüşler ayrıntılı, açık ve gerekçeli olacaktır. Başkanlığın görüş yazısı harcama birimince ilgili işlem dosyasında saklanacak ve bir örneği de ödeme emri belgesine eklenecektir. (2) Harcama birimlerince yerine getirilecek ön mali kontrol işlemi ise süreç kontrolü olarak yapılacaktır. Süreç kontrolünde, her bir işlem daha önceki işlemlerin kontrolünü içerecek şekilde tasarlanacak ve uygulanacaktır. Mali işlemlerin yürütülmesinde görev alanlar, yapacakları işlemden önceki işlemleri de kontrol edeceklerdir. Süreç kontrolünü sağlamak amacıyla malî işlemlerin süreç akış şeması hazırlanır ve üst yöneticinin onayı ile yürürlüğe konulur. (3) Harcama yetkilileri, yardımcıları veya hiyerarşik olarak kendisine en yakın üst kademe yöneticileri arasından bir veya daha fazla sayıda gerçekleştirme görevlisini ödeme emri belgesi düzenlemekle görevlendireceklerdir. Yapılan bu görevlendirmeler Başkanlığa da bildirilecektir. Ödeme emri belgesini düzenlemekle görevlendirilen gerçekleştirme görevlileri, ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde mevzuata uygunluk ve belgelerin tamam olup olmadığı hususları ile daha önceki işlemlerin kontrolünü de kapsayacak şekilde ön mali kontrol yapacaklar; yapılan bu kontrol sonucunda işlemlerin uygun görülmesi halinde ödeme emri belgesi üzerine Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür şerhini düşerek imzalayacaklardır. Kontrol usulü MADDE 7 (1) Harcama birimleri ve Başkanlıkça yapılan kontrol sonucunda, mali karar ve işlemin uygun görülmesi halinde, dayanak belgenin üzerine Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür şerhi düşülecek veya yazılı görüş düzenlenecektir. (2) Başkanlıkça mali karar ve işlemin uygun görülmemesi halinde ise nedenleri açıkça belirtilen bir görüş yazısı yazılarak kontrole tabi karar ve işlem belgeleri eklenmek suretiyle ilgili birimine gönderilecektir. (3) Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarının ön mali kontrolünde yazılı görüş düzenlenmesi zorunludur. Bu yazıda, yapılan kontrol sonucunda malî karar ve işlemin uygun görülüp görülmediği, uygun görülmemişse nedenleri açıkça belirtilir. Mevzuatına uygun olarak giderilebilecek nitelikte eksiklikleri bulunan malî karar ve işlemlerde, bu eksiklikler ve nasıl düzeltilebileceği hususları belirtilmek ve bunların düzeltilmesi kaydıyla işlemin uygun görüldüğü şeklinde yazılı görüş düzenlenebilir. (4) Başkanlığın görüş yazısı harcama birimince ilgili işlem dosyasında saklanır ve bir örneği de ödeme emri belgesine eklenir. Kontrol yetkisi MADDE 8 (1) Başkanlıkta ön mali kontrol yetkisi Başkana aittir. Kontrol sonucunda düzenlenen yazılı görüş ve kontrol şerhleri daire başkanı tarafından imzalanacaktır. Başkan, bu yetkisini sınırlarını açıkça belirtmek şartıyla yazılı olarak yardımcısına veya İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol alt birim yöneticisine devredebilir. Başkanın harcama yetkilisi olması durumunda ön mali kontrol görevi Başkanlık İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol alt birimi tarafından yerine getirilir. (2) Başkanlığın ön mali kontrolüne tabi mali karar ve işlemlerin kontrolü, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol alt birimi tarafından yerine getirilecektir. (3) Harcama birimlerinde ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde ön mali kontrol görevi, ödeme emri belgesi düzenlemekle görevlendirilen gerçekleştirme görevlisi tarafından yerine getirilir. Görevler ayrılığı ilkesi MADDE 9 - (1) Harcama yetkilisi ile muhasebe yetkilisi görevi aynı kişide birleşemez. Başkanlıkta ön mali kontrol görevini yürütenler, onay belgesi ve ekleri ile şartname ve sözleşme tasarılarının hazırlanması, mali karar ve işlemlerin belgelendirilmesi, mal ve hizmetlerin teslim alınması gibi mali karar 168

169 ve işlemlerin hazırlanması ve uygulanması aşamalarında görevlendirilemezler ve ihale komisyonu ile muayene ve kabul komisyonunda başkan ve üye olamazlar. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının Ön Mali Kontrolüne Tabi Mali Karar ve İşlemler Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları MADDE 10 (1) Harcama birimlerinin ihale kanunlarına tabi olsun veya olmasın harcamayı gerektirecek taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarından mal ve hizmet alımlarında tutarı (yüzellibin) TL sını, yapım işleri için ise tutarı (beşyüzbin) TL sını aşanlar ön mali kontrole tabidir. Bu tutarlara Katma Değer Vergisi dâhil değildir. (2) Bu nedenle; harcama yetkilisi tarafından verilecek ihale onay belgesi üzerine satın alınacak mal, hizmet ve yapım işi ile ilgili onaylanan ihale kararına istinaden sözleşme imzalanmadan ve İdare taahhüt altına girmeden önce kontrole tabi taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları, bunlara ilişkin bilgi ve belgeleri içerecek şekilde ve dizi pusulası yapılarak oluşturulacak ihale işlem dosyası, ön mali kontrole tabi tutulmak üzere harcama yetkilisi tarafından Başkanlığa bir yazı ekinde gönderilir. (3) 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu nun 5 inci maddesi gereğince, ödeneği bulunmayan işler için ihaleye çıkılması mümkün olmadığından, harcama yetkililerinin ihale onay belgesi ve harcama talimatı verirken 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu nun ödenek üstü harcamayı düzenleyen 70 inci maddesini göz önünde bulundurmaları gerekmektedir. (4) Başkanlığa gönderilecek ön mali kontrol talep yazılarında belirtilmesi zorunlu hususlar aşağıda belirtilmiştir: Harcama birimi, Yüklenicinin ismi veya unvanı, Taahhüdün konusu, Taahhüdün tutarı, Varsa işin Kalkınma Bakanlığı yatırım proje numarası, (5) Ayrıca ön mali kontrol için gönderildiği hususu özellikle belirtilecektir. (6) Ön mali kontrol için gönderilecek ihale işlem dosyasında bulunması gereken bilgi ve belgeler aşağıda belirtilmiştir. a - Onay belgesi, b - Yaklaşık maliyet ve dayanağını oluşturan hesap cetvelleri, c - İhale komisyonlarının kurulmasına ilişkin (asıl ve yedek üyelerin belirtildiği) ihale yetkilisi onayı, ç - Kamu İhale Kurumu tarafından ihale kayıt numarası verilen ihale kayıt formu, d - İlanın yapıldığına ilişkin belgeler, e - İlan zorunluluğu bulunmayan ihalelerde, isteklilerin davet edildiğine dair davet yazıları, f - Yıllık yatırım programında yer alan işlerle, bu programdaki ek veya değişikliklere göre yapılacak işlerde, Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu nun bu konudaki hükümlerinin ve her yıl Bakanlar Kurulu nca yürürlüğe konulan Yatırım Programının Uygulanması, Koordinasyonu ve İzlenmesine Dair Karar ın öngördüğü işlemlerin yapıldığını kanıtlayan belgeler, - Ödeneği toplu olarak verilmiş projelerin detay programlarına ait bilgiler ile toplulaştırılmış projelerin alt kalemlerine ilişkin bilgiler, - Gelecek yıllara yaygın yüklenmelerde izin alınması gereken hallerde üst yönetici onayı, - Yıl içinde projelerin, yer, karakteristik, süre, maliyet ve ödenek değişikliklerine ilişkin belgeler, 169

170 g - Sözleşme tasarısı, ğ - Yapılan ihalenin usul ve türüne uygun olarak, 4734 ve 4735 sayılı kanunlara ilişkin yayımlanan yönetmelikler ve diğer düzenleyici mevzuat hükümleri uyarınca düzenlenmesi gereken standart form ve diğer belgeler, h sayılı Kamu İhale Kanunu nun 22 nci maddesinin (a), (b) ve (c) bentleri kapsamında tek kaynaktan yapılan alımlara ilişkin olarak ihale mevzuatında belirlenen standart form, ı - İhaleye ilişkin tüm şartnameler, i - İlgili mevzuatı gereğince ÇED raporu gerekli olan işlerde ÇED olumlu belgesi ve işle ilgili olarak alınması gereken özel komisyon izin veya kararları (örneğin tıbbi cihazlar için Sağlık Bakanlığı ndan alınması gereken izin gibi), j - Yapım işlerinde (4734 sayılı Kanunun 62 nci maddesinin (c) bendinde istisna sayılanlar hariç), arsa temini, mülkiyet, kamulaştırma ve imar işlemlerinin tamamlandığına dair belgeler, k - Düzenlenmiş ise zeyilnameler, açıklamalar ve bunların isteklilere gönderildiğine dair belgeler, l - İhalelere Karşı Yapılacak İdari Başvurulara Ait Yönetmelik hükümlerine göre İdareye ve Kamu İhale Kurumuna başvuru bulunduğu takdirde, buna ilişkin yazışmalar, m - İhale üzerine yapılan isteklinin, şartname hükümleri gereğince ihale komisyonuna ibraz ettiği belgelerin tamamı, n - İhaleye katılan bütün isteklilere ait teklif mektupları ile tüm bilgi ve belgeler, o - Üzerine ihale yapılan isteklinin geçici teminatına ait alındı belgesi, ö - Ön yeterlik ve/veya ihale komisyonu değerlendirmelerinde elenen isteklilere ait eleme nedeni olan bütün belgeler, p - İhale üzerinde kalan isteklinin, 4734 sayılı Kanunun 58 inci maddesine göre yasaklı olup olmadığına dair Kamu İhale Kurumundan alınan teyit belgesi, r - İhale kararının onaylandığına dair ihale yetkilisi onayı (onay tarihinin belirtilmiş olması gerekmektedir), s - İhale kararlarına ait damga vergisinin (karar pulu) tahsil edildiğine ilişkin belge, ş - Kesinleşen ihale kararının tüm isteklilere bildirildiğine dair yazı örnekleri, t - Başbakanlığın veya Bakanların iznine tabi alımlarda izin yazısı, u - Kiralama suretiyle temin edilecek makine-teçhizat ile taşıt kiralama işleri için Maliye Bakanlığı nın uygun görüş yazısı, üst yönetici onayı, ü - Ön mali kontrol için gönderilecek ihale işlem dosyasında bütün belgeleri gösteren onaylı dizi pusulası. (7) Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları, Başkanlıkça en geç 10 (on) işgünü içinde kontrol edilecektir. Yapılan kontrol sonucunda düzenlenen görüş yazısı, ihale işlem dosyası ile birlikte aynı süre içinde harcama yetkilisine gönderilecektir. Devlet malzeme ofisinden yapılacak alımlar MADDE 11 (1) 4734 sayılı Kanunun 3 üncü maddesinin (e) bendi ile bu kanun kapsamındaki kuruluşların, Devlet Malzeme Ofisi (DMO) Genel Müdürlüğü nün ana statüsünde yer alan mal ve malzemeler ile ilgili olarak, anılan Genel Müdürlükten yapacakları alımlar, söz konusu kanun hükümlerinden istisna tutulmuştur. (2) DMO Ana Statüsü nün 4 üncü maddesinde; Ofisin kapsamdaki kamu İdarelerinin ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla kurulduğu belirtilmekte ve bu Genel Müdürlükçe sağlanacak malzemelerin her yıl yayımlanan Malzeme Listesinde gösterileceği ifade edilmektedir. (3) Buna göre, harcama birimleri (ikiyüzellibin) TL sını aşan alımlar için, her yıl yayımlanan Malzeme Listesinde yer alması kaydıyla mal ve malzemelerden her bir alım için onay belgesi verilmesini müteakip (DMO ne sipariş verilmeden önce) bütçe tertipleri itibari ile yapılacak ihtiyaç listesi ve onay belgesini de kapsayan bilgi ve belgeleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı na gönderecekler ve 5 (beş) iş günü içinde yapılacak kontrol sonucunda verilecek uygun görüşe istinaden 4734 sayılı Kanuna tabi olmaksızın adı geçen Genel Müdürlükten temin edebileceklerdir. Bilimsel araştırma-geliştirme projeleri MADDE 12 (1) 4734 sayılı Kanunun 3 üncü maddesinin (f) bendi uyarınca yürütülen ve desteklenen araştırma ve geliştirme projeleri için gerekli mal ve hizmetlerin alımlarında tarihli 2003/6554 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile belirlenen esaslar uygulanacaktır. 170

171 (2) Bu esaslara göre yapılacak mal ve hizmetlerden Katma Değer Vergisi hariç (yüzellibin) TL sını aşan alımlar için, harcama yetkilisi tarafından verilecek ihale onay belgesi üzerine satın alınacak mal ve hizmet ile ilgili onaylanan ihale kararına istinaden sözleşme yapılmadan önce, tüm bilgi ve belgeleri içerecek şekilde hazırlanacak ihale işlem dosyası, ön mali kontrol için Başkanlığa gönderilecektir. 5 (beş) işgünü içinde yapılacak kontrol sonucunda, işlem dosyası görüş yazısı ekinde harcama yetkilisine gönderilir. (3) 10, 11 ve 12 nci maddeler uyarınca yapılacak giderlerin gerçekleştirilmesi için harcama biriminde, düzenlenecek ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde kontrol yapılır ve ödeme emri belgesi üzerine Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür şerhi düşülerek gerçekleştirme görevlisi tarafından imzalanır. (4) Söz konusu maddelere göre yapılacak giderler için düzenlenecek ödeme emri belgesi ve ekleri Başkanlık İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol alt biriminin kontrolünden sonra bütçe tertibi, ödenek kontrolü ve e-bütçe üzerinde onaylanması için Bütçe ve Performans Programı alt birimine teslim edilir. e-bütçe onayını takiben muhasebe yetkilisinin ödeme emri belgesinin ilgili bölümünü imzalamasından sonra muhasebe yetkilisi tarafından hak sahiplerine ödenerek ödeme işlemi tamamlanır. Ödenek gönderme belgeleri MADDE 13 (1) Bütçe ödeneklerinin muhasebe yetkilisine gönderilmesi ödenek gönderme belgesi ile yapılır. Harcama birimlerince ödenek gönderme belgelerinin e-bütçe sistemi üzerinden düzenlenmesi durumunda, Başkanlık Bütçe ve Performans Programı alt birimince e-bütçe sistemi üzerinden ödenek kayıt ve dağıtım işlemlerine onay verilmesi, ödeneklerin ön kontrol işleminin yapıldığı ve uygun görüş verildiği anlamına gelecektir. Ödenek gönderme belgelerinin kontrolü en geç 3 (üç) işgünü içinde sonuçlandırılacaktır. Uygun görülmeyen ödenek gönderme belgeleri gerekçeli bir yazıyla harcama yetkilisine gönderilecektir. (2) Tenkis belgelerinin ön mali kontrol işlemleri de ödenek gönderme belgeleri için belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde yürütülecektir. Ödenek aktarma işlemleri MADDE 14 (1) Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu uyarınca harcama birimlerinin kendi bütçeleri içinde yapacakları aktarmalar harcama biriminin talebi üzerine Başkanlık Bütçe ve Performans Programı alt birimi tarafından hazırlanır. Bu şekilde yapılacak aktarmalar üst yöneticinin onayına sunulmadan önce Başkanlık İç Kontrol ve Ön Mali Kontrol alt birimince kanun, yılı merkezi yönetim bütçe kanunu ve bütçe işlemlerine ilişkin düzenlemeler çerçevesinde en geç 2 (iki) işgünü içinde sonuçlandırılır. Üst yöneticinin onayını müteakip harcama birimine sonucu bildirilir. (2) Mevzuata aykırı bulunan aktarma ve ödenek ekleme işlemleri gerekçeli bir yazı ile Başkanlıkça harcama birimine iadesi sağlanır. Kadro dağılım cetvelleri MADDE 15 (1) 190 sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ye ait kadro dağılım cetvelleri, anılan Kanun Hükmünde Kararname ve Kadro İhdas, Serbest Bırakma ve Kadro Değişikliği ile Kadroların Kullanım Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümleri çerçevesinde Bakanlık ve Devlet Personel Başkanlığı ile uygunluk sağlandıktan sonra, Personel Dairesi Başkanlığı nca kayıt ve kontrol amacıyla, kadro dağılım cetvelleri Başkanlığa gönderilecektir. (2) 78 sayılı Yüksek Öğretim Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hakkında Kanun Hükmünde Kararname ye ait kadro dağılım cetvelleri ise Yüksek Öğretim Kurulu nun onayını müteakip, aynı şekilde kontrole tabidir. (3) Kadro dağılım cetvelleri en geç 5 (beş) işgünü içinde kontrol edilir. İlgililerine yapılacak ödemeler bu onaylı kadro dağılım cetvellerine göre yapılır. Bu cetvellerde yapılacak değişikliklerde aynı şekilde kontrole tabidir. Yan ödeme cetvelleri MADDE 16 (1) 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 152 nci maddesine dayanılarak yürürlüğe konulan Bakanlar Kurulu Kararı uyarınca, zam ve tazminat ödemesi yapılacak personelin kadro veya görev unvanları, sınıfları, dereceleri, sayıları, hizmet yerleri ve bunlara uygun olarak ödenecek zam ve tazminatların miktarlarını serbest kadrolar esas alınmak suretiyle hazırlanan ve birimler itibari ile dağılımını gösteren cetveller Personel Daire Başkanlığı nca ön mali kontrole tabi tutulmak üzere Başkanlığa gönderilecektir. Kontrol işlemi ve süreci ile cetvellerin üst yönetici tarafından onaylanması 171

172 hususu anılan Bakanlar Kurulu Kararında belirlenen usul ve esaslar çerçevesinde Başkanlıkça yürütülür ve üst yöneticinin onayına sunmak ve ödemelere esas olmak üzere ilgili başkanlığa gönderilir. Sözleşmeli personel sayı ve sözleşmeleri MADDE 17 (1) Bakanlık tarafından yıllık olarak her İdare bazında vize edilen cetvellere ve tip sözleşmeye uygun olarak çalıştırılacak personelle yapılacak sözleşmeler ile ilgili mevzuatı gereğince Bakanlık vizesi alınmaksızın çalıştırılabilecek sözleşmeli personelle yapılacak sözleşmeler; Personel Daire Başkanlığı nca üst yöneticinin imzasından önce ön mali kontrol için Başkanlığa gönderilecektir. (2) Bu sözleşmeler, anılan Başkanlıkça, Bakanlık tarafından vize edilen cetvellere ve tip sözleşmeye, ilgili kanunlarına, diğer mevzuatına ve Merkezi Yönetim Bütçesinde öngörülen düzenlemelere uygunluk yönünden incelenir ve en geç 5 (beş) işgünü içinde sonuçlandırılır. Uygun görülmeyen sözleşmeler gerekçeli bir yazıyla ilgili Başkanlığa gönderilecektir. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının Ön Mali Kontrolüne Tabi Olmayan Mali Karar ve İşlemler Ön mali kontrole tabi tutulmayacak İşlemler MADDE 18 (1) Aşağıdaki işlemler ön mali kontrole tabi olmayacaktır: Personel giderleri, Tedavi ve cenaze giderleri, Yolluklar, Görev giderleri (mahkeme harç ve giderleri, vergi, resim, harç vb. giderler), Tarifeye bağlı ödemeler (ilan giderleri, sigorta giderleri vb.), Kurs ve toplantılara katılma giderleri, Telif ve tercüme ücretleri, Avukatlık hizmet bedelleri, Öğrenci bursları ve harçlıkları, Kısmi zamanlı öğrenci ücretleri, Cari transfer ödemeleri, Ulaştırma ve haberleşme giderleri (ihale mevzuatına göre temin edilmeyenler), Elektrik, su, doğalgaz vb. tüketim giderleri (ihale mevzuatına göre temin edilmeyenler), İlama bağlı borçlar, (yüzellibin) TL sını (dâhil) aşmayan mal ve hizmet alımları ile (beşyüzbin) TL sını (dâhil) aşmayan yapım işleri, Döner sermayeden yapılacak alımlar, Yukarıda sayılan harcamalara ilişkin avans veya kredi suretiyle yapılacak ön ödemeler. (2) Bu ödemelere ilişkin belgeler Başkanlık muhasebe birimine doğrudan gönderilecektir. (3) Ancak, bu harcamalar ödeme aşamasında mali yönden Başkanlık Muhasebe, Kesin Hesap Şube Müdürlüğü nce 5018 sayılı Kanunun 61 nci maddesinde sayılan kontrollere tabi tutulacaktır. (4) Muhasebe yetkililerinin 5018 sayılı Kanun a göre yapacakları kontrollere ilişkin sorumlulukları, görevleri gereği incelemeleri gereken belgelerle sınırlı bulunmaktadır. (5) Mali yönden sorumluluk esas itibari ile gerçekleştirme görevlileri ve harcama yetkililerine aittir. BEŞİNCİ BÖLÜM Çeşitli Hükümler Yapılacak düzenlemeler MADDE 19 (1) Yönergede belirlenen mali karar ve işlemlerin dışında kalan mali karar ve işlemlerinde de aynı şekilde Başkanlık tarafından kontrol edilmesine yönelik düzenleme yapılabilir. Bu 172

173 konuda yapılacak düzenlemeler, ilgili birimin Başkanlığa önerisi veya Başkanlığın talebi üzerine üst yöneticinin onayıyla yürürlüğe konulur. Başkanlığın ön mali kontrolüne tabi tutulacak mali karar ve işlemler, riskli alanlar dikkate alınmak suretiyle tür, tutar ve konu itibariyle belirlenir ve bu düzenlemeler her yıl tekrar gözden geçirilir. (2) Ön mali kontrole ilişkin olarak yapılan düzenlemeler üst yöneticinin onayını izleyen 10 (on) işgünü içinde Bakanlığa bildirilir. Uygun görüş verilmeyen mali karar ve işlemler MADDE 20 (1) Ön mali kontrol sonucunda uygun görüş verilmediği halde harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen işlemler, harcama yetkililerince ve muhasebe birimlerince Başkanlığa yazılı olarak bildirilir. Başkanlıkça bu tür işlemlerin kayıtları tutulur ve aylık dönemler itibariyle üst yöneticiye bildirilir. Söz konusu kayıtlar, iç ve dış denetim sırasında denetçilere de sunulur. Kontrol süresi MADDE 21 (1) Başkanlık, kontrol ve uygun görüş işlemlerini yönergede belirlenen süreler içinde sonuçlandırmak zorundadır. Yönergede belirtilen sürelerin başlangıç tarihinin belirlenmesinde, evrak giriş kayıt tarihini izleyen iş günü esas alınır. Başkanlığın talebi ve üst yöneticinin onayı üzerine bu süreler bir katına kadar artırılabilir. Tereddütlerin giderilmesi MADDE 22 (1) Bu Yönergenin uygulanmasında ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye Başkanlık yetkilidir. Yürürlükten kaldırılan yönerge MADDE 23 (1) Bu Yönergenin yürürlüğe girmesiyle, Rektörlük Makamı nın tarih ve 343 sayılı onayıyla yürürlüğe konulan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole Tabi Mali Karar ve İşlemlere İlişkin Esas ve Usuller Hakkında Yönerge yürürlükten kaldırılmıştır. Yürürlük MADDE 24 (1) Bu Yönerge, Gaziosmanpaşa Üniversitesi Senatosu nda kabul edildiği tarihten itibaren yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 25 (1) Bu Yönerge hükümlerini Gaziosmanpaşa Üniversitesi Rektörü yürütür. 173

174 , , , Bütçe Hazırlık Çalışmaları İş ve İşlemleri Merkezi Yönetim Bütçe Hazırlık çalışmaları çerçevesinde, kurumsal bazdaki idare bütçesinin hazırlanması 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (Madde: 15,16,17,18,19) Tüm Harcama Birimleri GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Yılı Bütçe Hazırlama rehberi doğrultusunda e-bütçe sistemi üzerinden hazırlanan tablolar. GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-İlgili Memur 2-Mali Hizmetler Uzmanı 3-Daire Başkanı 4-Genel Sekreter, 5-Rektör Tüm Harcama Birimleri (Rektörlük idari birimleri ve bağlı okullar) (5018 sayılı Kanun Madde: ) Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü ve Yüksek Öğretim Kurulu Başkanlığı (5018 sayılı Kanun Madde: 15,16,17,18,19) 2,5 Ay 2,5 Ay 1 1-Resmi Gazete ( basbakanlik.gov.tr/) 2-e-bütçe sistemi ( 3- ( 4- ler SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI 4.STRATEJİ GELİŞTİRME DAİRE BAŞKANLIĞI BİRİMLERİNİN HİZMET ENVANTERLERİ VE STANDARTLARI BÜTÇE VE PERFORMANS PROĞRAM MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 174

175 Ayrıntılı Finansman Programı Hazırlık ve Onay İşlemleri Yıllık Bütçe ödenekleri ile gelir tahminlerinin aylık ve üçer aylık dilimler halinde kullanımının planlanması sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (Madde: 20) 2-Ayrıntılı Finansman Programının Hazırlık ve Onay İşlemlerine dair yılı Maliye Bakanlığı Tebliği. Tüm Harcama Birimleri GOÜ Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Aylık ve üçer aylık dönemler itibariyle harcama birimleri tarafından e-bütçe sistemi üzerinden hazırlanan birim AFP tabloları. GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-İlgili Memur 2-Mali Hizmetler Uzmanı 3-Daire Başkanı 4-Genel Sekreter 5-Rektör Tüm harcama birimleri (AFP hazırlığına ilişkin Maliye Bakanlığının yılı bükçe uygulama tebliği. Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü, (5018 sayılı Kanun Madde: 20, Maliye Bakanlığı Merkezi Yönetim Bütçe Uygulama Tebliğleri). - 2 Ay 1 1-Maliye Bakanlığı e-bütçe sis. ( 2- ( SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI BÜTÇE VE PERFORMANS PROĞRAM MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 175

176 Performans Programı Hazırlık İş ve İşlemleri Kurum Stratejik Planı çerçevesinde İdare Performans Programının hazırlanması ve Kurum Bütçesi ilişkilendirilmesi sayılı Kanun (Md.9) sayılı Kanun (Md.15) 3-SGB Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (Md.9) 4- Kamu İdarelerinde Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik (Md.4) 5- Performans Programı Hazırlama Rehberi Tüm Harcama Birimleri GOÜ Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Harcamacı Birimlerin Performans Programında yer alan faaliyetlerinin kendilerine tahsis edilen bütçe ödenekleri çerçevesinde maliyetlendirilmesi ile performans gösterge verileri. GOÜ Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı 1-İlgili Memur 2-Mali Hizmetler Uzmanı 3-Daire Başkanı 4-Genel Sekreter 5-Rektör Tüm Harcama Birimleri (Rektörlük ve merkeze bağlı okullar) (5018 Sayılı Kanun Madde: 60, "Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik") Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü, Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı (5018 sayılı Kanun Madde: 60, "Kamu İdarelerince Hazırlanacak Performans Programları Hakkında Yönetmelik") Temmuz ayı sonu 7 Ay 1 1-Maliye Bakanlığı e-bütçe sistemi ( 2-( 3-GOÜ web sayfası ( SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI BÜTÇE VE PERFORMANS PROĞRAM MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 176

177 Yatırım Programı Hazırlıkları İş ve İşlemleri Yatırım Programı hazırlıkları ile iş ve işlemlerinin yürütülmesi sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (Md.60) 2-Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (Md.9) 3-Yılı Yatırım Programı Hazırlama Rehberi Yatırım Projesi uygulayan tüm harcama birimleri. GOÜ Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Yatırım Programı Hazırlama Rehberi uyarınca hazarlanması gereken bilgi, belge ve tablolar GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-İlgili Memur 2-Mali Hizmetler Uzmanı 3-Daire Başkanı 4-Genel Sekreter 5-Rektör Yapı İşleri ve Teknik Dairesi Başkanlığı, Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, SKS Daire Başkanlığı, Araştırma ve Uygulama Merk. Müdürlüğü, BAP Komisyon Başkanlığı (5018 Sayılı Kanun Madde: 25, Yıllık Yatırım Programının Uygulanması, Koordinasyonu Ve İzlenmesine Dair Bakanlar Kurulu Kararları, Yıllık Yatırım Programları) Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü, Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı. (5018 sayılı Kanun Madde: 25, Yıllık Yatırım Programının Uygulanması, Koordinasyonu Ve İzlenmesine Dair Bakanlar Kurulu Kararları, Yıllık Yatırım Programları) 2,5 Ay 2,5 Ay 1 1-Resmi Gazete ( basbakanlik.gov.tr/) 2-Maliye Bakanlığı e-bütçe sistemi ( 3-( SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI BÜTÇE VE PERFORMANS PROĞRAM MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 177

178 , , , , , , , Bütçe Uygulamaları (Yıllık Bütçe Ödeneklerinin Etkin ve Verimli Kullanımına İlişkin bütçe İş ve İşlemler) Ödenek Talep ve Göndermeleri, AFP Revizeleri, Aktarmalar, Ek Ödenekler, Tenkisler, Revize İşlemleri ve Öz Gelirler sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (Madde: 23) Sayılı Kanun (Madde: 37) Yılı Bütçe Kanunları, Maliye Bakanlığı Tebliğ ve Genelgeleri sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (Madde: 21) sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (Madde: 20/a) 5- Yılı Bütçe Kanunları, Maliye Bakanlığı Tebliğ ve Genelgeleri Tüm Harcama Birimleri GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Ödenek talep yazısı, eki gerekçe belgeleri ile diğer belgeler GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-İlgili Memur 2-Mali Hizmetler Uzmanı 3-Daire Başkanı 4-Genel Sekreter 5-Rektör Tüm Harcama Birimleri (Rektörlük birimleri ve bağlı okullar) (5018 sayılı Kanun Madde: 20,21,23,30,37 ) Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü, Muhasebat Genel Müdürlüğü, Sayıştay Başkanlığı ve Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı (5018 sayılı Kanun Madde: 20,21,23,37) 2-5 İş günü 2-5 İş günü Maliye Bakanlığı e-bütçe sistemi ( 2-( 3- ler SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI BÜTÇE VE PERFORMANS PROĞRAM MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 178

179 Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu Genel yönetim kapsamındaki idarelerin, ilk altı aylık bütçe uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerinin kamuoyuna açıklanması sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (Md.30) 2-Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (Md.5) GOÜ Rektörlüğü, Kamuoyu GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İlgili Memur 2-Mali Hizmetler Uzmanı 3-Daire Başkanı 4-Genel Sekreter 5-Rektör Harcama birimleri ile iç yazışma yapılır ve hazırlanan rapor üst yazı ile Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğüne gönderilir sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (Md.30) 2-Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (Md.5) - Temmuz ayı sonu 1 Ay 1 1-( SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI BÜTÇE PERFORMANS PROĞRAM MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 179

180 Yatırım Programı İzleme Raporları Kalkınma Planları çerçevesinde hazırlanan Yıllık Programlarda yer alan ve Üniversitemizin sorumlu olduğu tedbirlerin gelişme durumlarının 3'er aylık dönemler itibarıyla DPT'ye raporlanması 1-Yıllık Yatırım Programının Uygulanması, Koordinasyonu Ve İzlenmesine Dair Bakanlar Kurulu Kararları, 2- Yıllık Yatırım Programları Yatırım projesi uygulayan harcama birimleri, Maliye Bakanlığı, Devlet Planlama Teşkilatı. GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İlgili Memur 2-Mali Hizmetler Uzmanı 3-Daire Başkanı 4-Genel Sekreter 5-Rektör Harcama birimleri ile iç yazışma yapılır. "Yıllık Programların Uygulanması, Koordinasyonu ve İzlenmesi"ne dair her yıl Resmi Gazetede yayımlanan Bakanlar Kurulu Kararları. DPT "Yıllık Programların Uygulanması, Koordinasyonu ve İzlenmesi"ne dair her yıl Resmi Gazetede yayımlanan Bakanlar Kurulu Kararları Üçer aylık dönemlerin sonunda 15 Gün 4 1-( 2-DPT-Kamu Yatırımları Proje Bilgi Sistemi SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI BÜTÇE VE PERFORMANS PROĞRAM MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 180

181 Kamu Yatırım Programları İzleme ve Değerlendirme Sonuç Raporları Yatırım Projelerinin Gerçekleşme ve Uygulama Sonuç Raporları (Yıllık) 1-Yıllık Yatırım Programının Uygulanması, Koordinasyonu Ve İzlenmesine Dair Bakanlar Kurulu Kararları, 2- Yıllık Yatırım Programları 3-Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu Yatırım Projesi Uygulayan tüm harcama birimleri ve kamuoyu GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı DPT tarafından geliştirilen rehber ve rapor formatı. GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı. 1-İlgili Memur 2-Mali Hizmetler Uzmanı 3-Daire Başkanı 4-Genel Sekreter 5-Rektör Yapı İşleri ve Teknik Dairesi Başkanlığı, Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, SKS Daire Başkanlığı, Araştırma ve Uygulama Merk. Müdürlüğü, BAP Komisyon Başkanlığı (5018 sayılı Kanun Madde: 25, Yıllık Yatırım Programının Uygulanması, Koordinasyonu Ve İzlenmesine Dair Bakanlar Kurulu Kararları, Yıllık Yatırım Programları) Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü, Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı, Sayıştay Başkanlığı. (5018 sayılı Kanun Madde: 25, Yıllık Yatırım Programının Uygulanması, Koordinasyonu Ve İzlenmesine Dair Bakanlar Kurulu Kararları, Yıllık Yatırım Programları) 3 Ay 3 Ay 1 1-( 2-DPT-Kamu Yatırımları Proje Bilgi Sistemi SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI BÜTÇE VE PERFORMANS PROĞRAM MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 181

182 , , , , , Yatırım Programı Uygulamaları (İş ve İşlemleri) Yatırım Programı uygulamalarına ilişkin (Yatırım Revizyonu, Ek Ödenek, Ödenek Aktarma, Serbest Bırakma ve Maliyet Revizyonu iş ve işlemleri) 1-Yıllık Yatırım Programının Uygulanması, Koordinasyonu ve İzlenmesine Dair Bakanlar Kurulu Kararları, 2- Yıllık Yatırım Programları 3-Yılı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu Tüm Harcama Birimleri GOÜ Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı İşlem talep yazısı, gerekçesi ve ilgili mevzuatı uyarınca eklenmesi gereken belgeler. GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-İlgili Memur 2-Mali Hizmetler Uzmanı 3-Daire Başkanı 4-Genel Sekreter 5-Rektör Yatırım Projesi uygulayan harcama birimleri. Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü, Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı, Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı (Yıllık Yatırım Programının Uygulanması, Koordinasyonu Ve İzlenmesine Dair Bakanlar Kurulu Kararları, Yıllık Yatırım Programları) 5 Gün 5 Gün 15 1-DPT-Kamu Yatırımları Proje Bilgi Sistemi SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI BÜTÇE VE PERFORMANS PROĞRAM MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 182

183 SIRA NO KAMU HİZMET STANDARTLARI TABLOSU BÜTÇE VE PERFORMANS PROĞRAM MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET STANDARTLARI HİZMETİN ADI 1 Bütçe Hazırlık Çalışmaları İş ve İşlemleri 2 Ayrıntılı Finansman Programı Hazırlık ve Onay İşlemleri 3 Performans Programı Hazırlık İş ve İşlemleri 4 Yatırım Programı Hazırlıkları İş ve İşlemleri 5 Bütçe Uygulamaları (Yıllık Bütçe Ödeneklerinin Etkin ve Verimli Kullanımına İlişkin İş ve İşlemler) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER 1- Bütçe Hazırlama rehberi doğrultusunda E-Bütçe sistemi üzerinden hazırlanan tablolar. 1-Aylık ve üçer aylık dönemler itibariyle harcama birimleri tarafından e-bütçe sistemi üzerinden hazırlanan birim AFP tabloları. 1- Harcamacı Birimlerin Performans Programında yer alan faaliyetlerinin kendilerine tahsis edilen bütçe ödenekleri çerçevesinde maliyetlendirilmesine ilişkin tablolar. 1- Yatırım Programı Hazırlama Rehberi uyarınca hazırlanması gereken bilgi, belge ve tablolar. HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ (EN GEÇ) Temmuz ayı sonu 2 Ay Şubat ayı sonu Temmuz ayı sonu 1- Ödenek Talep Yazısı ve eki gerekçe belgeleri ile diğer belgeler. 5 İş Günü 6 Kurumsal Mali Durum ve Beklentiler Raporu 1-Maliye Bakanlığınca belirlenen rapor formatı. 1 Ay 7 Yatırım Programı İzleme Raporları 1-Kalkınma Bakanlığınca belirlenen rapor formatı. 15 Gün Kamu Yatırım Programları İzleme ve Değerlendirme 8 Sonuç Raporları 1-Kalkınma Bakanlığınca geliştirilen rehber ve rapor formatı. 3 Ay 9 Yatırım Programı Uygulamaları (İş ve İşlemleri) 1-1-İşlem talep yazısı, gerekçesi ve ilgili mevzuatı uyarınca eklenmesi gereken belgeler. 5 Gün Başvuru esnasında yukarıda belirtilen belgelerin dışında belge istenmesi, eksiksiz belge ile başvuru yapılmasına rağmen hizmetin belirtilen sürede tamamlanmaması veya yukarıdaki tabloda bazı hizmetlerin bulunmadığının tespiti durumunda ilk müracaat yerine ya da ikinci müracaat yerine başvurunuz. İlk Müracaat Yeri : GOÜ. SGD. Başkanlığı İkinci Müracaat Yeri : Genel Sekreterlik İsim : Ertuğrul EĞRİ İsim : Yrd. Doç. Dr. Bahattin ÖZTOPRAK Unvan : Strateji Geliştirme Daire Başkanı Unvan : Genel Sekreter Vekili Adres : Taşlıçiftlik Kampüsü Rektörlük-TOKAT Adres : Taşlıçiftlik Kampüsü Rektörlük-TOKAT Tel. : (0356) (1200) Tel. : (0356) (1055) Faks : (0356) Faks : (0356) e-posta : strateji@gop.edu.tr e-posta : gensek@gop.edu.tr 183

184 İdare Faaliyet Raporu Mali saydamlık ve hesap verme sorumluluğu çerçevesinde hazırlanan ve kamu idaresinin bir yıllık faaliyet sonuçlarını gösteren rapordur sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (Md.41) 2-Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (Md ) 3-Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik (Md.11) İç ve dış paydaşlar, kamuoyu GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Yükseköğretim Kurulu nun hazırlamış olduğu Faaliyet Raporu Hazırlama Rehberi ne uygun olarak hazırlanan birim faaliyet raporları GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-Birim sorumlusu(mali Hizmetler Uzmanı) 2-Daire Başkanı, 3-Genel Sekreterlik 4-Rektör Birim Faaliyet Raporlarının hazırlanmasının bildirilmesi amacıyla İdari ve Akademik tüm harcama birimleriyle yapılan yazışmalar 5018 sayılı Kanunun 41 inci maddesi uyarınca, hazırlanan İdare Faaliyet Raporunun Sayıştay a ve Maliye Bakanlığı na gönderilmesine yönelik olarak anılan kurumlarla yapılan yazışmalar 5018 sayılı Kanunun 41 inci maddesine dayanılarak hazırlanan Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmeliğin 11 inci maddesi uyarınca izleyen mali yılın en geç Nisan ayı sonuna kadar 4 ay 1 GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı web sayfası ( KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 184

185 Eğitim-öğretim yılı Üniversite Faaliyet Raporu Yükseköğretim kurumunun görevleri çerçevesinde hazırlanan ve bir eğitim-öğretim yılındaki faaliyetlerini gösteren rapordur sayılı Yükseköğretim Kanunu (Md.7/ 3-g) İç ve dış paydaşlar, kamuoyu GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Yükseköğretim Kurulu nun hazırlamış olduğu Faaliyet Raporu Hazırlama Rehberi ne uygun olarak hazırlanan birim faaliyet raporları GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-Birim sorumlusu(mali Hizmetler Uzmanı) 2-Daire Başkanı, 3-Genel Sekreterlik 4-Rektör Birim Faaliyet Raporlarının hazırlanmasının bildirilmesi amacıyla İdari ve Akademik tüm harcama birimleriyle yapılan yazışmalar Yükseköğretim Kurulu Yükseköğretim Kurulu akademik takvimine göre şubat ayının 2 nci haftası 1,5 ay 1 GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı web sayfası ( KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 185

186 Stratejik Plan Kamu idarelerinin orta ve uzun vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını, hedef ve önceliklerini, performans ölçütlerini, bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile kaynak dağılımını içeren plandır sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (Md.9-60) sayılı Kanun (Md.15) 3-Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (Md ) 4-Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (Md.10-11) İç ve dış paydaşlar, kamuoyu GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Devlet Planlama Teşkilat Müsteşarlığının hazırladığı Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Klavuzu na göre hazırlanan birim stratejik planları GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-Birim sorumlusu(mali Hizmetler Uzmanı) 2-Daire Başkanı, 3-Genel Sekreterlik 4-Rektör 1- İç genelge 2- Stratejik Planın hazırlanması için İdari ve Akademik tüm harcama birimleriyle yapılan yazışmalar Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin 15 inci maddesine göre; Maliye Bakanlığı, DPT Müsteşarlığı, TBMM, Sayıştay Başkanlığına gönderilmesine yönelik yazışmalar Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmeliğin 13 üncü maddesine göre; stratejik plan değerlendirilmek üzere stratejik planın kapsadığı dönemin ilk yılından önceki yılın ocak ayında DPT Müsteşarlığına gönderilir ay arası 5 yılda 1 GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı web sayfası ( KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 186

187 Yönetim Bilgi Sistemi Veri ve bilgiyi toplayan, saklayan, işleyen, yeni bilgi oluşturan, paylaşan ve karar vermeyi sağlayan sistemdir sayılı Kanun (Md.15) 2-Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (Md.8) İç ve dış paydaşlar, kamuoyu GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-Birim sorumlusu(mali Hizmetler Uzmanı) 2-Daire Başkanı 3-Genel Sekreter 4-Rektör GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı web sayfası ( KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 187

188 KAMU HİZMET STANDARTLARI TABLOSU STRATEJİK YÖNETİM VE PLANLAMA MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET STANDARTLARI SIRA NO HİZMETİN ADI BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ (EN GEÇ) 1 Faaliyet Raporu Birim faaliyet raporları İzleyen mali yılın en geç Nisan ayı sonuna kadar 2 Eğitim-Öğretim Yılı Üniversite Faaliyet Raporu Birim faaliyet raporları Şubat ayının 2 nci haftası 3 Stratejik Plan Birim stratejik planları 6-12 ay arası 4 Yönetim Bilgi Sistemi - - Başvuru esnasında yukarıda belirtilen belgelerin dışında belge istenmesi, eksiksiz belge ile başvuru yapılmasına rağmen hizmetin belirtilen sürede tamamlanmaması veya yukarıdaki tabloda bazı hizmetlerin bulunmadığının tespiti durumunda ilk müracaat yerine ya da ikinci müracaat yerine başvurunuz. İlk Müracaat Yeri : GOÜ SGD Başkanlığı İkinci Müracaat Yeri : GOÜ Genel Sekreterlik İsim : Ertuğrul EĞRİ İsim : Yrd. Doç. Dr. Bahattin ÖZTOPRAK Unvan : Daire Başkanı Unvan : Genel Sekreter V. Adres : Taşlıçiftlik Kampüsü-TOKAT Adres : Taşlıçiftlik Kampüsü-TOKAT Tel. : Tel. : Faks : Faks : e-posta : strateji@gop.edu.tr e-posta : gensek@gop.edu.tr 188

189 , Bütçe Kesin Hesabının hazırlanması ve Taşınır ve taşınmazların kayıtlarının tutulması Yıl içinde yapılan ödenek ve harcama işlemlerini yıl sonunda sonuçlandırarak Bütçe Kesin Hesabı ve Taşınır Kesin Hesabını hazırlamak 1-T.C.Anayasası (Md.164) sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (Md.42,60) 3-Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik 4-Kamu İdarelerinin Kesin Hesaplarının Düzenlenmesine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik 5-Taşınır Mal Yönetmeliği Maliye Bakanlığı, Sayıştay Başkanlığı, T.B.M.M. GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Resmi Yazı ve Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin öngördüğü belgeler - 1-İlgili Memur 2-Mali Hizmetler Uzmanı 3-Daire Başkanı 4-Genel Sekreter 5-Rektör - Maliye Bakanlığı, Sayıştay Başkanlığı ve T.B.M.M. Mayıs ayının 15 ine kadar 1 Ay 1 1-Resmi Gazete ( basbakanlik.gov.tr/) 2-Maliye Bakanlığı Say 2000i Sistemi SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİ ELOKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI MUHASEBE, KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 189

190 Muhasebe Hizmetlerinin Yürütülmesi 2-1. Banka İşlemleri İdarenin tüm gelir ve alacaklarını tahsil etmek,emanet suretiyle yatırılan para,parayla ifade edilen değerlerin alınarak saklanması ve mevzuatına uygun olarak iade edilmesini sağlamak,harcama birimlerinden gelen ödeme emri ve muhasebe işlem fişi evraklarının kontrolünün yapılarak ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu(Md.38,49,60) 2-Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği 3-Maliye Bakanlığının 2010/1 nolu Parasal sınırlar ve Oranlar Hakkında Genel Tebliği 4-Kamu Haznedarlığı Genel Tebliği sayılı Kamu Finansmanı ve Borç Yönetimi Kanunu Üniversite Personeli,, Öğrenciler, Kamu Kurumları, Tedarikçiler ve Yükleniciler GOÜ Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Teminat iadelerinde ilgili birimin iade talep yazısı, mevzuatı gerektirdiğinde S.G.K.ilişiksiz Yazısı ve Geçici veya Kesin kabul Tutanağı, Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde belirtilen belgeler 1-İlgili Memur 2-Mali Hizmetler Uzmanı 3-Daire Başkanı 4-Genel Sekreter 5-Rektör - Finans Kurumları, Hazine Müsteşarlığı, Maliye Bakanlığı Evrakın teslim alındığını günü takip eden 4 iş günü Evrakın teslim alındığını günü takip eden 4 iş günü Çok sayıda 2-Maliye Bakanlığı Say 2000i Sistemi SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELELKTORPNİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI MUHASEBE, KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 190

191 Muhasebe Hizmetlerinin Yürütülmesi 2-2. Borç ve Alacak İşlemleri İdare aleyhine oluşan kamu zararın oluştuğu tarihten itibaren ilgili mevzuatına göre borç tahakkukunu yapmak ve faiziyle beraber tahsilatını yapmak sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (Md.49,60,68,70,71,72) sayılı Sayıştay Kanunu 3-Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliği 4-Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Kamu Kurumları,Tedarikçiler ve Yükleniciler GOÜ Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Resmi Yazı ve Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin öngördüğü belgeler GOÜ Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı 1-İlgili Memur 2-Mali Hizmetler Uzmanı 3-Daire Başkanı - Resmi Daireler, Özel ve Tüzel Kurumlar Borçlandırma veya tazmine hükmolunma yazısının geldiği andan itibaren Borçlandırma veya tazmine hükmolunma yazısının geldiği andan itibaren 4 iş günü Çok Sayıda - SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELOKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI MUHASEBE, KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 191

192 Muhasebe Hizmetlerinin Yürütülmesi 2-3. Emanet İşleri (Vergi) Tevkifat suretiyle kesilen vergiler için muhtasar ve katma değer vergisi beyannamesi düzenlenmesi ve vergi tutarlarının ödenmesinin sağlanması sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu (Md.49,60,61) Sayılı Vergi Usul Kanunu Vergi Dairesi Müdürlüğü GOÜ Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Vergi Bildirimi ve Tahakkuk Fişi - 1-İlgili Memur 2-Mali Hizmetler Uzmanı 3-Daire Başkanı KDV Beyannamesi Beyan verme süresi: Takip eden ayın 24. günü akşamına kadar Ödeme süresi: beyanname verecekleri ayın 26. günü akşamına kadar -Muhtasar Beyannamesi: Beyan verme süresi: Takip eden ayın 23. günü akşamına kadar Ödeme süresi: beyanname verecekleri ayın 26. günü akşamına kadar 1 İş Günü 12 1-Gelir İdaresi Başkanlığı (ebeyanname.gib.gov.tr) SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI MUHASEBE, KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 192

193 Muhasebe Hizmetlerinin Yürütülmesi 2-4. Emanet İşleri (İcra) Personellerin özlük haklarında yapılan kesintilerin haciz koyan kurumlara gönderilmesinin sağlanması 2004 sayılı İcra ve İflas Kanunu Kamu Kurumları GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İlgili İcra Müdürlüğü Yazısı - 1-İlgili Memur 2-Mali Hizmetler Uzmanı 3-Daire Başkanı Personel Daire Başkanlığı İcra Daireleri 7 Gün 1 İş Günü Çok sayıda Sunulmuyor SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI MUHASEBE, KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 193

194 Muhasebe Hizmetlerinin Yürütülmesi 2-5. Emanet İşleri (Kefalet) Kurum personellerin özlük haklarından yapılan kefalet kesintilerin ve 3 aylık dönem bordrolarının Kefalet sandığı Başkanlığına gönderilmesi 2489 sayılı Kefalet Kanunu Maliye Bakanlığı Kefalet Sandığı Başkanlığı GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Kefalet kesinti listesi, kefalet cüzdanı GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-İlgili Memur 2-Mali Hizmetler Uzmanı 3-Daire Başkanı 4-Genel Sekreter 5-Rektör Tüm Harcama Birimleri, Personel Daire Başkanlığı Maliye Bakanlığı Kefalet Sandığı Başkanlığı 1 Ay 1 İş Günü Çok sayıda. Sunulmuyor KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI MUHASEBE, KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 194

195 Muhasebe Hizmetlerinin Yürütülmesi 2-6. Emanet İşleri (Sendika) Personellerin özlük haklarından yapılan kesintilerin ilgili sendikalara gönderilmesinin sağlanması sayılı Kamu Görevlileri Sendikalar Kanunu sayılı Sendikalar Kanunu Personel ve Sendikalar GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Sendika kesinti listesi - 1-İlgili Memur 2-Mali Hizmetler Uzmanı 3-Daire Başkanı Personel Daire Başkanlığı Sendikalar 5 gün 1 İş Günü Çok sayıda Sunulmuyor. SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI MUHASEBE, KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 195

196 Muhasebe Hizmetlerinin Yürütülmesi 2-7. Emanet İşleri (Diğer-SGK Kesintileri) Kamu personeli, hizmet alımı tedarikçileri ile yükleniciler ve öğrencilere ait SGK kesintilerinin gönderilmesinin sağlanması sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu (Md ) Kamu Personeli, Öğrenciler, Kamu Kurumları, Özel ve Tüzel Kişiler GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Sigorta Tahakkuk Fişi ve Aylık Kesenek Bildirimi Bildirgesi GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı. 1-İlgili Memur 2-Mali Hizmetler Uzmanı 3-Daire Başkanı Tüm Harcama Birimleri Sosyal Güvenlik Kurumu -Beyan verme süresi: Aylık prim ve hizmet belgeleri, belgenin ilişkin olduğu dönemi izleyen takvim ayının 7 sinde -ödeme süresi: belgenin ilişkin olduğu dönemi izleyen takvim ayının son gününe kadar 1 İş Günü Çok sayıda Sunulmuyor SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI MUHASEBE, KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 196

197 , Muhasebe Hizmetlerinin Yürütülmesi 2-8. Farabi ve Erasmus Projeleri 1-Yükseköğretim Kurumları arasında Yurtiçi Öğretim Elemanı ve Öğrenci Değişim programlarının desteklenmesi amacıyla Yükseköğretim Kurulunca Yükseköğretim Kurumlarına aktarılacak tutarların öğretim üyesi ve öğrencilere aktarımı 2-Avrupa Birliği ve Uluslararası kuruluşların kaynaklarından kamu idarelerine proje karşılığı aktarılan hibe tutarlarının belli periyotlar dâhilinde harcanması ve muhasebeleştirilmesi sayılı Yükseköğretim Kanunu (Md.7,10,65) 2-Yükseköğretim kurumları arasında öğrenci ve öğretim üyesi değişim programına ilişkin yönetmelik 3-Yükseköğretim Kurumları arasında Yurtiçi Öğretim Elemanı ve Öğrenci Değişim programlarının desteklenmesi amacıyla Yükseköğretim Kurulunca Yükseköğretim kurumlarına aktarılacak tutarların kullanımı, muhasebeleştirilmesi, bu kapsamda yapılacak ödemeler ile diğer hususlara ilişkin esas ve usuller 4-Avrupa Birliği ve Uluslar arası kuruluşların kaynaklarından kamu idarelerine proje karşılığı aktarılan hibe tutarlarının belli periyotlar dâhilinde harcanması ve muhasebeleştirilmesine ilişkin yönetmelik Üniversite öğretim üyeleri ve öğrenciler GOÜ Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Resmi Yazı ve Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin öngördüğü belgeler GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-İlgili Memur 2-Gerçekleştirme Görevlisi 3-Harcama Yetkilisi 4-Muhasebe Yetkilisi Farabi ve Erasmus Kurum Koordinatörlüğü - 4 Gün 1 İş Günü Çok sayıda Sunulmuyor SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI MUHASEBE, KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 197

198 Muhasebe Hizmetlerinin Yürütülmesi 2-9. Bilimsel Araştırma Projeleri, TÜBİTAK ve SAN-TEZ Projeleri 1-Yükseköğretim kurumları bütçelerinde bilimsel ve teknolojik araştırma hizmetleri için öz gelir ve hazine yardımı karşılığı olarak tefrik edilen bilimsel araştırma projelerine ilişkin ödenekler,proje özel hesabına aktarılması ve proje harcamalarının özel sektör,kamu kurumları,öğretim üyelerine ödemelerin yapılması 2-TÜBİTAK tarafından desteklenen projeler için aktarılan kaynakların sözleşme ve bütçede belirlenen ekonomik kodlamaya göre harcamaların gerçekleştirilmesi ve harcamaların özel sektör, kurumları,öğretim üyeleri ve öğrencileri ödemelerin yapılması 3-Sanayi ve Ticaret Bakanlığı tarafından desteklenen Sanayi tezleri (SAN-TEZ)projeleri kapsamında,proje yürütücüleri tarafından yapılan her türlü harcamaların muhasebeleştirilerek ödeminin yapılmasının sağlanması sayılı Yükseköğretim Kanununu 58.maddesi 2-Yükseköğretim Kurumları Bilimsel Araştırma Projeleri Hakkında Yönetmelik 3-Yükseköğretim Kurumları Bütçelerinde Bilimsel Araştırma Projeleri İçin Tefrik Edilen Ödeneklerin Özel Hesaba Aktarılarak Kullanımı,Muhasebeleştirilmesi ile Özel Hesabın İşleyişine İlişkin Esas ve Usuller 4-1/12/2003 tarihli 2003/6554 sayılı kararnamenin eki ve esasları 5-TÜBİTAK Kaynaklarından Genel Bütçe Kapsamındaki Kamu İdareleri İle Özel Bütçeli İdarelere Proje Karşılığı aktarılacak Tutarların Harcanması ve TÜBİTAK tarafından yürütülen Dış Destekli Projelerin Harcamalarının Gerçekleştirilmesine İlişkin Esas ve Usuller 6-Sanayi ve Ticaret Bakanlığı Sanayi Tezleri (SAN-TEZ) Projelerinin Desteklenme Usul ve esasları Hakkında Yönetmelik Üniversite öğretim üyeleri ve öğrenciler, Sanayi Kuruluşları GOÜ Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı Resmi Yazı ve Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin öngördüğü belgeler GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı 1-İlgili Memur 2-Gerçekleştirme Görevlisi 3-Harcama Yetkilisi 4-Muhasebe Yetkilisi Bilimsel Araştırma Projeleri Komisyonu Başkanlığı -TÜBİTAK, Sanayi ve Ticaret Bakanlığı 4 Gün 1 İş Günü Çok sayıda Sunulmuyor SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI MUHASEBE, KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 198

199 SIRA NO KAMU HİZMET STANDARTLARI TABLOSU MUHASEBE, KESİN HESAP VE RAPORLAMA MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET STANDARTLARI HİZMETİN ADI Bütçe Kesin Hesabının hazırlanması Taşınır ve taşınmazların kayıtlarının tutulması Muhasebe Hizmetlerinin Yürütülmesi Banka İşlemleri Muhasebe Hizmetlerinin Yürütülmesi Borç ve Alacak İşlemleri BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER Resmi Yazı ve Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin Öngördüğü Belgeler Teminat iadelerinde ilgili birimin iade talep yazısı,mevzuatı gerektirdiğinde S.G.K.ilişiksiz Yazısı ve Geçici veya Kesin kabul Tutanağı,Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinde belirtilen belgeler Resmi Yazı ve Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin Öngördüğü Belgeler HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ (EN GEÇ) 1 Ay Evrakın teslim alındığını günü takip eden 4 iş günü Borçlandırma veya tazmine hükmolunma yazısının geldiği andan itibaren 4 iş günü Muhasebe Hizmetlerinin Yürütülmesi Emanet işleri (Vergi) Vergi Bildirimi ve Tahakkuk Fişi 1 İş Günü Muhasebe Hizmetlerinin Yürütülmesi Emanet İşleri (Kefalet) Muhasebe Hizmetlerinin Yürütülmesi Emanet İşleri (İcra) Muhasebe Hizmetlerinin Yürütülmesi Emanet işleri (Sendika) Muhasebe Hizmetlerinin Yürütülmesi Emanet İşleri (Diğer-SGK Kesintileri) Muhasebe Hizmetlerinin Yürütülmesi Farabi ve Erasmus Projeleri Muhasebe Hizmetlerinin Yürütülmesi Bilimsel Araştırma Projeleri, TÜBİTAK ve SAN-TEZ Projeleri İlgili İcra Müdürlüğü Yazısı Kefalet Kesinti Listesi, Kefalet Cüzdanı Sendika Kesinti Listesi Sigorta Tahakkuk Fişi ve Aylık Kesenek Bildirimi Bildirgesi Resmi Yazı ve Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin Öngördüğü Belgeler Resmi Yazı ve Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin Öngördüğü Belgeler 1 İş Günü 1 İş Günü 1 İş Günü 1 İş Günü 1 İş Günü 1 İş Günü Başvuru esnasında yukarıda belirtilen belgelerin dışında belge istenmesi, eksiksiz belge ile başvuru yapılmasına rağmen hizmetin belirtilen sürede tamamlanmaması veya yukarıdaki tabloda bazı hizmetlerin bulunmadığının tespiti durumunda ilk müracaat yerine ya da ikinci müracaat yerine başvurunuz. İlk Müracaat Yeri : GOÜ SGD Başkanlığı İkinci Müracaat Yeri : Genel Sekreterlik İsim : Ertuğrul EĞRİ İsim : Yrd. Doç. Dr. Bahattin ÖZTOPRAK Unvan : Strateji Geliştirme Daire Başkanı Unvan : Genel Sekreter Vekili Adres : Taşlıçiftlik Kampüsü Rektörlük-TOKAT Adres : Taşlıçiftlik Kampüsü Rektörlük-TOKAT Tel. : (0356) (1200) Tel. : (0356) (1055) Faks : (0356) Faks : (0356) e-posta : strateji@gop.edu.tr e-posta : gensek@gop.edu.tr 199

200 1 B302GOÜ İç Kontrol Sistemi ve Standartları Üniversitemiz İç Kontrol Sisteminin etkin bir şekilde kurulması ve uygulanmasının sağlanması amacıyla Kamu İç Kontrol Standartları çerçevesinde Eylem Planının hazırlanması, çalışmalarının koordine edilmesi sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu 2-Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (Md.4,5,9,28) 3-31/12/2005 tarihli ve Mükerrer Sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar 4- Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği 5- Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı İç ve Dış Paydaşlar, Kamuoyu Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Yok Yok Yok Maliye Bakanlığınca yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı rehberine göre hazırlanan Birim Sorumlusu (Mali Hizmetler Uzmanı) 2- Daire Başkanı 3- Genel Sekreter 4- Rektör 1-İç Genelge 2- Eylem planının hazırlanmasının bildirilmesi amacıyla İdari ve Akademik tüm harcama birimleriyle yapılan yazışmalar Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğünce yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi doğrultusunda Bakanlıkla yapılan yazışmalar Eylem Planında yer alan çalışmaların 30/ tarihine kadar tamamlanması 2 yıl - GOÜ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı web sayfası ( SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI ÖN MALİ KONTROL VE İÇ KONTROL MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 200

201 2 B302GOÜ Ön Mali Kontrol İşlemleri 2-1.kamu İhale kanununa Tabi Taahhüt ve Sözleşme Tasarıları Harcama Birimlerinin ihale kanunlarına tabi harcamayı gererktirecek taahhüt evrakı ve sözleşme tasarılarından mal ve hizmet alımlarında tutarı TL, yapım işleri için ise tutarı TL yi aşanların onaylanan ihale kararına istinaden sözleşme imzalanmadan önce kontrol edilmesi sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 58. ve 60. maddeleri 2- Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (Madde 9) 3-İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında yönetmelik (Md.10) 4- Üniversitemiz Ön Mali Kontrol Yönergesi (Md. 10) İç Paydaşlar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İhale işlem dosyası - 1-Birim Sorumlusu (Mali Hizmetler Uzmanı) 2-Daire Başkanı Kontrol edilen İhale işlem dosyası gerekçeli bir yazı ekinde ilgili birime gönderilir.üniversitemiz Ön Mali Kontrol Yönergesi (Md.10) - 10 iş günü 10 işgünü 25 - SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI ÖN MALİ KONTROL VE İÇ KONTROL MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 201

202 Ön Mali Kontrol İşlemleri 2-2.Devlet Malzeme Ofisinden Yapılacak Alımlar Harcama Birimlerinin 4734 sayılı Kanunun 3 üncü maddesinin (e) bendi kapsamında, DMO Genel Müdürlüğünden yaptıkları TL yi aşan alımlar için onay belgesini müteakip ihtiyaç listesi ve onay belgesini de kapsayan bilgi ve belgelerin alımdan önce kontrol edilmesi sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 58. ve 60. maddeleri 2- Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (Madde 9) 3-İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında yönetmelik (Md.10) 4- Üniversitemiz Ön Mali Kontrol Yönergesi (Md. 11) Harcama Birimleri Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İhtiyaç listesi ve onay belgesini de kapsayan alımla ilgili bilgi ve belgeler. - 1-Birim Sorumlusu (Mali Hizmetler Uzmanı) 2- Daire Başkanı Kontrol edilen ihtiyaç listesi ve onay belgesini de kapsayan bilgi ve belgeler gerekçeli bir yazı ekinde ilgili birime gönderilir. Üniversitemiz Ön Mali Kontrol Yönergesi (Md.11) - 5 iş günü 5 işgünü 2 - SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI ÖN MALİ KONTROL VE İÇ KONTROL MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 202

203 Ön Mali Kontrol İşlemleri 2-3..Bilimsel Araştırma ve Geliştirme Projeleri Harcama Birimlerince 4734 sayılı Kanunun 3 üncü maddesinin (f) bendi uyarınca yapacakları mal ve hizmet alımlarından TL yi aşanlar için, onaylanan ihale kararına istinaden sözleşme yapılmadan önce ihale işlem dosyasının kontrol edilmesi sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 58. ve 60. maddeleri 2- Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (Madde 9) 3-İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında yönetmelik (Md.10) 4- Üniversitemiz Ön Mali Kontrol Yönergesi (Md. 12) Bilimsel Araştırma Projeleri Komisyonu Başkanlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İhale işlem dosyası - 1-Birim Sorumlusu (Mali Hizmetler Uzmanı) 2- Daire Başkanı Kontrol edilen ihale işlem dosyası gerekçeli bir yazı ekinde ilgili birime gönderilir. Üniversitemiz Ön Mali Kontrol Yönergesi (Md.12) - 5 iş günü 5 işgünü 1 - SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI ÖN MALİ KONTROL VE İÇ KONTROL MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 203

204 Ön Mali Kontrol İşlemleri 2-4. Kadro Dağılım Cetvelleri 190 sayılı Genel Kadro ve Usulü Hakkında Kanun Hükmünde Kararnameye ait Kadro Dağılım Cetvelleri ile 78 sayılı Yükseköğretim Kurumları Öğretim Elemanlarının Kadroları Hakkında Kanun Hükmünde Kararnameye ait kadro dağılım cetvellerinin üst yöneticinin onayından önce kontrol edilmesi sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 58. ve 60. maddeleri 2- Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (Madde 9) 3-İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında yönetmelik (Md.10) 4- Üniversitemiz Ön Mali Kontrol Yönergesi (Md. 12) Personel Daire Başkanlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Kadro Dağılım Cetvelleri - 1-İlgili memur 2- Daire Başkanı 3- Genel Sekreter 4- Rektör Kontrol edilen Kadro Dağılım Cetvelleri gerekçeli bir yazı ekinde ilgili birime gönderilir. Üniversitemiz Ön Mali Kontrol Yönergesi (Md.15) - 5 iş günü 5 işgünü 1 - SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI ÖN MALİ KONTROL VE İÇ KONTROL MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 204

205 6 B302GOÜ Ön Mali Kontrol İşlemleri 2-5. Yan Ödeme Cetvelleri 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 152 nci maddesine dayanılarak yürürlüğe konulan BKK uyarınca, zam ve tazminat ödemesi yapılacak personelin kadro veya görev ünvanları, sınıfları, dereceleri, sayıları, hizmet yerleri ve bunlara uygun olarak ödenecek zam ve tazminatların miktarlarını serbest kadrolar esas alınmak suretiyle hazırlanan cetvellerin üst yönetici onayından önce kontrol edilmesi sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 58. ve 60. maddeleri 2- Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (Madde 9) 3-İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında yönetmelik (Md.10) 4- Üniversitemiz Ön Mali Kontrol Yönergesi (Md. 16) Personel Daire Başkanlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Yan Ödeme Cetvelleri - 1-İlgili memur 2- Daire Başkanı 3- Genel Sekreter 4- Rektör Kontrol edilen Yan Ödeme Cetvelleri gerekçeli bir yazı ekinde ilgili birime gönderilir. Üniversitemiz Ön Mali Kontrol Yönergesi (Md.16) - 5 iş günü 5 işgünü 1 - SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI ÖN MALİ KONTROL VE İÇ KONTROL MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 205

206 Ön Mali Kontrol İşlemleri 2-6. Sözleşmeli Personel Sayı ve Sözleşmeleri Maliye Bakanlığı tarafından yıllık olarak her idare bazında vize edilen cetvellere ve tip sözleşmeye uygun olarak çalıştırılacak personelle yapılacak sözleşmeler ile ilgili mevzuatı gereğince Maliye Bakanlığı vizesi alınmaksızın çalıştırılabilecek sözleşmeli personelle yapılacak sözleşmelerin üst yöneticinin imzasından önce kontrol edilmesi sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 58. ve 60. maddeleri 2- Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (Madde 9) 3-İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında yönetmelik (Md.10) 4- Üniversitemiz Ön Mali Kontrol Yönergesi (Md. 16) Personel Daire Başkanlığı Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Sözleşmeli Personel Sayı ve Sözleşmeleri - 1-İlgili memur 2- Daire Başkanı 3- Genel Sekreter 4- Rektör Kontrol edilen Sözleşmeli Personel Sayı ve Sözleşmeleri gerekçeli bir yazı ekinde ilgili birime gönderilir. Üniversitemiz Ön Mali Kontrol Yönergesi (Md.17) - 5 iş günü 5 işgünü 1 - SIRA NO KURUM KODU STANDART DOSYA PLANI KODU HİZMETİN ADI HİZMETİN TANIMI HİZMETİN DAYANAĞI MEVZUATIN ADI VE MADDE NUMARASI HİZMETTEN YARARLANANLAR MERKEZİ İDARE TAŞRA BİRİMLERİ MAHALLİ İDARE DİĞER (ÖZEL SEKTÖR VB.) BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER İLK BAŞVURU MAKAMI PARAF LİSTESİ KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN İÇ YAZIŞMALAR KURUMUN VARSA YAPMASI GEREKEN DIŞ YAZIŞMALAR MEVZUATTA BELİRTİLEN HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ HİZMETİN ORTALAMA TAMAMLANMA SÜRESİ YILLIK İŞLEM SAYISI HİZMETİN ELEKTRONİK OLARAK SUNULUP SUNULMADIĞI ÖN MALİ KONTROL VE İÇ KONTROL MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET ENVANTERİ TABLOSU HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ / YETKİLİ KURUMLARIN / BİRİMLERİN ADI HİZMETİN SUNUM SÜRECİNDE 206

207 ÖN MALİ KONTROL İŞLEMLERİ SIRA NO KAMU HİZMET STANDARTLARI TABLOSU ÖN MALİ KONTROL VE İÇ KONTROL MÜDÜRLÜĞÜ HİZMET STANDARTLARI HİZMETİN BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER ADI 1 İç Kontrol Sistemi ve Standartları Maliye Bakanlığınca yayımlanan Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı rehberine göre hazırlanan tablo 2-1. Taahhüt Evrakı ve Sözleşme Tasarılarının ön mali kontrolü 2-2. Devlet Malzeme Ofisinden Yapılacak Alımların ön mali kontrolü İhale İşlem Dosyası İhtiyaç listesi ve onay belgesini de kapsayan alımla ilgili bilgi ve belgeler HİZMETİN TAMAM LANMA SÜRESİ (EN GEÇ) 2 Yıl 10 İş günü 5 İş günü 2-3. Bilimsel Araştırma-Geliştirme Projeleri için 5 iş günü gerekli mal ve hizmetlerin alımının ön mali İhale İşlem Dosyası kontrolü 2-4. Kadro Dağılım Cetvellerinin ön mali kontr. Kadro Dağılım Cetvelleri 5 iş günü 2-5. Yan Ödeme Cetvellerinin ön mali kontrolü 2-6. Sözleşmeli Personel Sayı ve Sözleşmelerinin ön mali kontrolü Yan Ödeme Cetvelleri Sözleşmeli Personel Sayı ve Sözleşmeleri 5 iş günü 5 iş günü Başvuru esnasında yukarıda belirtilen belgelerin dışında belge istenmesi, eksiksiz belge ile başvuru yapılmasına rağmen hizmetin belirtilen sürede tamamlanmaması veya yukarıdaki tabloda bazı hizmetlerin bulunmadığının tespiti durumunda ilk müracaat yerine ya da ikinci müracaat yerine başvurunuz. İlk Müracaat Yeri :Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İkinci Müracaat Yeri : Genel Sekreterlik İsim : Ertuğrul EĞRİ İsim : Yrd. Doç. Dr. Bahattin ÖZTOPRAK Unvan : Daire Başkanı Unvan : Genel Sekreter V. Adres : Taşlıçiftlik Kampüsü TOKAT Adres : Taşlıçiftlik Kampüsü TOKAT Tel. : Tel. : Faks : Faks : e-posta : strateji@gop.edu.tr e-posta : gensek@gop.edu.tr 207

208 5.MALİ İŞLEMLERİN SÜREÇ AKIM ŞEMASI Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç ve Kapsam Madde 1- Mali işlemlerin süreç akış şemasının amacı, Gaziosmanpaşa Üniversitesi harcama birimlerinin süreç kontrolünü sağlamaktır. Dayanak Madde 2- Mali işlemlerin süreç akış şeması Maliye Bakanlığınca yayımlanan İç Kontrol ve Ön Malî Kontrole ilişkin Usul ve Esasları hakkındaki Yönetmeliğinin 12 inci maddesine dayanılarak hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 3- Bu akış şemasında geçen; İdare: Gaziosmanpaşa Üniversitesi, Üst Yönetici: Gaziosmanpaşa Üniversitesi Rektörü Harcama Birimi; İdarenin bütçesinde ödenek tahsis edilen ve harcama yetkisi bulunan birimi, İç Kontrol: İdarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, malî bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan organizasyon, yöntem, süreç ile iç denetimi kapsayan malî ve diğer kontroller bütününü, Ön Malî Kontrol: idarenin gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerine ilişkin malî karar ve işlemlerinin; idarenin bütçesi, bütçe tertibi, kullanılabilir ödenek tutarı, harcama programı, finansman programı, merkezi yönetim bütçe kanunu ve diğer malî mevzuat hükümlerine uygunluğu ve kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanılması yönlerinden yapılan kontrolünü, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı: idarede 5018 sayılı Kanunun 60 ıncı maddesi ile 5436 sayılı Kanunun 15 inci maddesinde belirtilen görevleri yürüten birimi, ifade eder. Mali İşlemlerin Süreci Süreç Kontrolü Madde 4- Harcama birimlerinde süreç kontrolü yapılır. Süreç kontrolünde, her bir işlem daha önceki işlemlerin kontrolünü içerecek şekilde tasarlanır ve uygulanır. Malî işlemlerin yürütülmesinde görev alanlar, yapacakları işlemden önceki işlemleri de kontrol ederler. Süreç kontrolünü sağlamak amacıyla malî işlemlerin süreç akışşeması hazırlanır ve üst yöneticinin onayı ile yürürlüğe konulur. Harcama yetkilileri, yardımcıları veya hiyerarşik olarak kendisine en yakın üst kademe yöneticileri arasından bir veya daha fazla sayıda gerçekleştirme görevlisini ödeme emri belgesi düzenlemekle görevlendirir. Ödeme emri belgesini düzenlemekle görevlendirilen gerçekleştirme görevlileri, ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde ön malî kontrol yaparlar. ihtiyaç sahibi birim tarafından alımı yapılması istenilen mal ve hizmetler (gerekiyorsa teknik şartnameler hazırlanarak) harcama birimine talep yazısı ile bildirilir. Harcama birimi tarafından yaklaşık maliyet tespiti yapılır. Bunun sonucuna göre parasal limitler dikkate alınarak ihale dokümanı hazırlanır. ilanla ilgili süreler ve bütçe ödenekleri dikkate alınarak onay belgesi hazırlanır ve gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisinin imzasına sunulur. Harcama birimince ihale komisyonu 4734 sayılı kanunun 6 ıncı maddesine göre oluşturulur. Harcama yetkilisi Strateji Geliştirme Daire Başkanlığında görevli muhasebe veya mali işlerden sorumlu bir personelin katılımıyla kurulacak en az beş ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonunu, yedek üyeler de dâhil olmak üzere isim ve unvan belirterek görevlendirir. Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla ihale işlem dosyasının onaylı birer örneği, ilân veya daveti izleyen üç gün içinde ihale komisyonu üyelerine verilir. Kontrole tâbi taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları, bunlara ilişkin tüm bilgi ve belgeleri içerecek şekilde bir işlem dosyası olarak harcama yetkilisi tarafından Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığına gönderilir. (limit altında kalan alımlara ait belgeler gönderilmez) Taahhüt evrakı ve sözleşme tasarıları, en geç on işgünü içinde kontrol edilir. Yapılan kontrol sonucunda düzenlenen görüş yazısı, işlem dosyası ile birlikte ilgili harcama yetkilisine gönderilir. 208

209 Harcama yetkilisinin sözleşmeyi imzalamasının ardından mal veya hizmetin teslimiyle ilgili işlemler yürütülür. Harcama birimlerinde ödeme emri belgesi ve eki belgeleri üzerinde ön mali kontrol görevi, ödeme emri belgesi düzenlemekle görevlendirilen gerçekleştirme görevlisi tarafından yerine getirilir. Ödeme emri belgesi gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisince imzalanarak Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Ödeme emirleri, muhasebe birimine geliş tarihinden itibaren, en geç dört iç günü içinde incelenir, uygun bulunanlar muhasebeleştirilerek tutarları hak sahiplerinin banka hesabına aktarılır. Eksik veya hatalı olan ödeme emri belgesi ve eki belgeler, düzeltilmek veya tamamlanmak üzere en geç, hata veya eksikliğin tespit edildiği günü izleyen iş günü içinde gerekçeleriyle birlikte harcama yetkilisine yazılı olarak gönderilir. Hata veya eksiklikleri tamamlanarak tekrar muhasebe birimine verilenler, en geç iki iş günü sonuna kadar incelenerek muhasebeleştirme ve ödeme işlemi gerçekleştirilir. Diğer işlemlerin süreci Madde 5- Harcama birimlerinin, harcamayı gerektirecek diğer işlemlerinin hazırlanma süreci aşağıda belirtildiği şekilde oluşacaktır. Harcama biriminde görevlendirilen personelce Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğine göre harcama talimatı hazırlanması gereken hallerde harcama talimatı hazırlanır ve gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisince imzalanır. Muhasebe işlem fişi düzenlenmesi gereken hallerde bu belge düzenlenir ve gerçekleştirme görevlisi ile harcama yetkilisi tarafından imzalanarak muhasebe birimine gönderilir. Ödeme emri belgesi düzenlenmesi gereken hallerde bu belge düzenlenir ve gerçekleştirme görevlisi ile harcama yetkilisi tarafından imzalanarak muhasebe birimine gönderilir. Harcama birimlerince yapılacak işlemler Madde 6- Harcama birimlerince mali işlemlerin akış şemasında yer alan işlemleri gerçekleştirecek olan personelin belirlenmesi ve buna göre görev dağılımlarının yazılı olarak yapılması gerekmektedir. Tereddütlerin giderilmesi Madde 7- Mali işlemlerin akışşemasının uygulanmasında ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye idare yetkilidir. 209

210 6.İÇ KONTROL BİLEŞENLERİ, RİSK YÖNETİMİ VE KONTROL FAALİYETLERİ A.İç Kontrol Bileşenleri COSO KÜPÜ 210

211 COSO PİRAMİDİ B.Swot Analizi Uygulaması Kurumsal yapının bir takım kriterlere tabi tutularak incelenmesi teknikleri, modern iş yönetiminin elinden düşmeyen araçlarıdır. Bu sayede o kurumun şu anki durumu, doğru işleyip işlemediği kolaylıkla belirlenmiş olur. Bu tekniklerden biri olan "SWOT Analizi", idarenin kurumsal işlerliği, rekabet gücü, sektördeki konumu, piyasadaki dış tehditlerin varlığı vs. gibi iç ve dış değerlendirmelerin yapılabildiği en etkili değerlendirme yöntemlerinden biridir. S : Strength (Organizasyonun güçlü/üstün olduğu yönlerinin tesbit edilmesi demektir.) W :Weakness (Organizasyonun güçsüz/zayıf olduğu yönlerin tesbit edilmesi demektir.) O :Opportunity (Organizasyonun sahip olduğu fırsatları ifade etmektedir.) T :Threat (Organizasyonun karşı kaşşıya bulunduğu tehdit ve tehlikeleri ifade etmektedir.) SWOT Analizi kullanımı oldukça basit olan bir idarenin ya da kurumun stratejik olarak kendi durumunu ölçebilmesi için kullanabileceği bir stratejik planlama aracıdır. Kurumun kendi içindeki faktörleri (internal factors) dışarıdan gelen faktörlerle (external factors) sistemli şekilde karşılaştıran bir araçtır. içerideki faktörler basitçe Güçlü yanlar (Strengths) ve Zayıf yanlar (Weaknesses) dışarıdaki faktörler ise Fırsatlar (Opportunities) ve Tehditler (Threats) olarak nitelendirilir. SWOT Analizinde ilk yapılacak iş tüm bu faktörleri alt alta yazmaktır. 211

212 İç faktörler Güçlü Yanlar (Strengths) Zayıf Yanlar (Weaknesses) Sonra Dış Faktörler Fırsatlar (Opportunities) Tehditler (Threats) Tüm bunlar listelendikten sonra iç faktörlerle dış faktörleri karşılaştıracak Ģekilde ilk başta verildiği gibi bir SWOT matrisi oluşturulur. SWOT Matrisi oluştururken 4 soru sorulur: 1. Her bir güçlü yanımızı nasıl kullanabiliriz? (How can we Use each Strength) 2. Her bir zayıf yanımızı nasıl düzeltiriz? (How can we Stop each Weakness) 3. Her bir fırsatı nasıl değerlendiririz? (How can we Exploit each Opportunity) 4. Her bir tehdidi nasıl bertaraf ederiz? (How can we Defend against each Threat) SWOT analizi, organizasyonun hem kendi iç durum değerlendirmesine, hem de organizasyon dışındaki paydaş yapısının, rakiplerin durumunun analiz edilmesine imkân sağlar. Özetle, SWOT analizi iç ve dış durum analizini içeren bir stratejik yönetim tekniğidir. Organizasyonlarda SWOT analizi yapılmasının başlıca iki yararı bulunmaktadır. ilk olarak, SWOT analizi yapılarak organizasyonun mevcut durumu tespit edilir. Bu çerçevede güçlü ve zayıf yönler ile organizasyonun karşı karşıya bulunduğu fırsatlar ve tehdit unsurları ortaya konulmaya çalışılır. Bu anlamda SWOT bir "mevcut durum" analizidir. SWOT aynı zamanda organizasyonun gelecekteki durumunun ne olacağını tesbit ve tahmin etmeye yarayan bir analiz tekniğidir. Bu ikinci anlamda SWOT bir "gelecek durum" analizidir. SWOT analizinin en önemli yönü organizasyonun hem iç, hem de dış durum değerlendirmesine imkan tanımasıdır. Organizasyonel başarı için organizasyondaki yapı ve sistemin, çalışanların durumunun, çalışma ortamının, teknoloji yapısının, müşteri profilinin, organizasyon kültürünün, performans göstergelerinin, enformasyon akışının vesaire tüm unsurların dikkate alınması gerekir. işte SWOT analizi bu tür bir değerlendirmeye imkân sağlar. Bir organizasyonda başarı için başlıca aşağıdaki unsurların bütünsel olarak analizi önem taşımaktadır: 1.Swot Analizinde İçsel ve Dışsal Durum Göstergeleri SWOT analizinde içsel durum değerlendirmesi yapılarak organizasyonun güçlü ve üstün olduğu yönlerin; dışsal durum değerlendirmesi yapılarak da karşı karşıya bulunulan güçlü ve zayıf yönlerin tespit edilmeye çalışıldığını önceki açıklamalarımızda belirttik. Aşağıda organizasyonda başlıca içsel ve dışsal durum göstergeleri yer almaktadır. Bu göstergelere ilaveler yapılması elbette mümkündür. 212

213 ilk olarak organizasyonda potansiyel içsel sağlamlık ve güçlülük faktörlerini tespit etmeye çalışalım. iyi bir lidere ve yetenekli yöneticilere sahip olma, yeni ve etkin teknolojileri kullanma, yeni ürünler geliştirebilme, bilgi ve becerisi yüksek çalışanlara sahip olma vesaire faktörler başlıca içsel sağlamlık ve güçlülük faktörleri arasında sayılabilir. Organizasyonda potansiyel içsel zayıflık ve yetersizlik göstergeleri arasında ise şu konular sayılabilir: Organizasyonda stratejik bir hedefin mevcut olmaması, lider eksikliği, yetenekli yönetici ve çalışanların bulunmaması, araştırma ve geliştirmeye önem verilmemesi, kurum kültürünün oluşmamış olması, eğitim alt yapısının sınırlı olması, kalite ve verimliliğin düşük olması vesaire. Yukarıda saydıklarımız organizasyonda içsel durum göstergeleridir. Dışsal göstergeler ise potansiyel dışsal fırsatlar ve tehlikelerden oluşur. Bir organizasyonda başlıca potansiyel dışsal fırsatları şu şekilde sayabiliriz: yeni öğrenciler edinme fırsatı, yeni bölümler açma fırsatı, Yükseköğrenime katılanların artması fırsatı vesaire. Organizasyonda potansiyel dışsal tehlikeler arasında ise başlıca şu göstergeleri sayabiliriz, yeni Devlet ve Vakıf Üniversitelerinin açılması, Eğitim hizmeti çeşitliliğinin artması, Yükseköğrenime katılan öğrenci sayısının azalması tehlikesi, Vakıf üniversitelerin çoğalması, öğrencilerin istek ve beklentilerinin süratle değişmesi, eğitime katkı yapan buluş ve teknolojik yeniliklerin çok süratli olması ve saire. Tüm bu faktörler organizasyonda değerlendirilmesi gereken dışsal durum göstergeleridir. SWOT Analizinde temel başarı, doğru soruyu sorup, bu soruya doğru cevabı verebilmekte yatar. Örneğin değerlendirmenin ilk kısmı olan "mevcut durumun", güçlü ve zayıf yanların belirlenmesi sürecinde değerlendirmesi gereken faktörlerin seçimi ve bunlara ait değerlerin doğru olarak belirlenmesi çok önemlidir. Söz gelimi herhangi bir idare ve kurum için bu mevcut durum değerleri şöyle belirlenebilir ve burada belirlenen faktörler analizde sorulacak sorular olarak listelenir. Örneğin güçlü ve olumlu yönleri belirleme kısmında; ştirebiliyor muyuz? ve becerisi yüksek çalışanlara sahip miyiz? şarı durumu yani SWOT Analizinin "S" bölümü analiz edilmiş olur. Benzer şekilde; yönetici ve çalışanların yetenek ve bilgilerinde bir yetersizlik söz konusu mudur? -Ge (araştırma ve geliştirme)ye verilen önem ne ölçüde? şınma ya da eksiklik söz konusu mu? şüklük var mı? vs. gibi içsel yapının zayıf ve olumsuz yönlerinin (W bölümü) tespit edilmesine yönelik sorular listelenir. Dışsal göstergeler ise "O" ile simgelenen potansiyel dışsal fırsatlar ve "T" ile simgelenen tehlikelerden oluşur. Bu kısımlar için değerlendirmeye alınacak değerleri şöyle özetleyebiliriz; Örneğin fırsat yaratan değerleri, -dış paydaşlar da oluşan değişimler şiklikler konomik ve sosyal - kültürel yapıdaki gelişmeler Tehdit ve risk yaratan değerleri ise, şılaşabileceğimiz engeller nelerdir? üretirken, iç ve dış paydaşlarda, hizmet standartları değişmekte mi? Durmadan ilerleyen ve değişen teknoloji konumumuzu tehdit ediyor mu?. 2.Stratejik Yönetimde Swot Analiz Teknikleri Stratejik yönetimde durum değerlendirmesi yapılırken çeşitli analizlerin yapılması gerekir. Öğrenci istek ve beklentilerinin belirlenmesi için "öğrenci analizi"; eğitimde ki rekabet yapısını ve rakiplerin gücünü tespit etmek için "rekabet analizi"; demografik yapı, devletin eğitimdeki yeri ve önemini tespit etmek için "çevre 213

214 analizi"; vesaire dışsal durum analizlerinin yapılması gerekir. Bunun dışında organizasyonun kendi iç durumunu tespit için "performans analizi"; "stratejik alternatiflerin belirlenmesi" vesaire analizlerin yapılması önem taşımaktadır. Aşağıda tüm bu analizler sistematik olarak ortaya konulmuştur: SWOT ANALİZİNİN YAPILIŞI Her Şirketin değer yargıları farklıdır. Ama yine de her kuruluşta üzerinde durulması gerekli konular bir liste halinde şunlar olabilir (Temel Bilgilerimiz). Geçmişteki Sonuçlar -nedenleri- Bugünkü Durum Paydaş Analizi Öğrenci tercihleri Mali Bünye Eğitim Hizmetleri Barınma imkânları Fiziksel Altyapı Finans güç Eğitim teknolojisi alt yapısı Yönetim ve anlayışı Karar alma gücü Eğitime sunulan insan kaynağı Tehlikelere Karşı hazırlığımız Bu konular bir fikir vermek için yazılmış ve bir liste halinde kontrole yardımcı olmak için bir araya getirilmişlerdir. idare ve kurumların durumlarına göre, arttırılabilirler. Önemleri elbette ki her idare ve kurum için farklıdır. 3.Swot Kağıtları Bu kâğıtlar belirli bir tarihe kadar idare ve kurum, üst ve orta yöneticilerden istenir. Organizasyon büyüklüğüne göre kâğıt istenenlerin sayısı yirmiyi geçmemelidir. Personelden (swot) kâğıdı verecekler amirleri kanalıyla verirler. Kişi başına en az 5 en çok 10 kâğıt sınırı konabilir. Kendi gücümüzü gerçekçi değerlendirmek, çevreyi iyi incelemek, geleceği isabetli tahmin Stratejik Yönetimimin temel taşlarıdır. Her organizasyona uyan bir kesim (Format) yoksa da kuruluşlar zamanla, yukarda ana hatlarını ve esaslarını verdiğimiz bu metoda kendi idarelerine ve kurumlarına en iyi uyan ve sonuç veren şekle koyarak ve uygularlar. SWOT ANALİZİ Ürün adı: Hedef Pazar: Kuvvetli Yönler Ürün Kodu: Zayıf Yönler Fırsatlar Tehlikeler 214

215 4.Swot Analizi SWOT analizi organizasyonun iç güçlerini ve zayıflıklarını, dışimkanlar ve tehditlerle eşleştiren bir stratejik planlama aracıdır. (SWOT - S: strengths (güçler), W: weaknesses (zayıflıklar). O: opportunities (imkânlar), T: treats (tehditler)). SWOT analizi, yöneticilerin güçleri, zayıflıkları, imkânları ve tehditleri dikkatlice inceleyebilirlerse organizasyonel başarıya götürecek olan yararlı bir strateji oluşturmalarının kaçınılmaz olacağı anlayışına dayanmaktadır. incelenecek olan iç güçler ve zayıflıklar ile dış imkânlar ve tehditler bir matrise yerleştirilirler. Tablo 2.1' de bu analizin adımları gösterilmiştir. Analizde kavramsal olarak dört farklı alternatif strateji, taktik ve eylem önerilmektedir. Bu alternatif stratejiler ise; WT Stratejisi (mini-mini): WT stratejisinin amacı zayıflıkları ve tehditleri minimize etmektir. Bu şekilde zayıflıklar ve tehditler göz önünde bulundurularak bunların üstesinden gelebilecek stratejiler oluşturulur. WO Stratejisi (mini-maxi): WO stratejisi zayıflıkları minimize edip imkânları maksimize etmeyi hedefler. Dış imkânlardan yararlanarak mevcut zayıflıkları ortadan kaldıracak yeni stratejiler oluşturulur. ST Stratejisi (maxi-mini): Bu strateji organizasyonun dış çevredeki tehditlerle başa çıkacak olan gücü üzerine kurulmuştur. Amaç güçten maksimim oranda yararlanırken dış tehditleri minimize etmektir. SO Stratejisi (maxi-maxi): Hem gücü hem de imkânları maksimize etmeyi hedefleyen stratejidir. Bu amaçla organizasyonun mevcut gücü kullanılarak tüm dış imkânlardan yararlanmayı sağlayacak stratejiler oluşturulur. SWOT matrisinde yapılan analizlerin anlık olduğu ve dış ve iç çevrenin dinamik bir yapıya sahip olduğu ve sürekli değiştiği düşünülürse, uzun vadede bu analizin belirli zaman aralıklarında tekrarlanması gerekmektedir. Metodun içinde geleceğe yönelik bir aşama olmasına rağmen, bu aşama geleceğin belirsizlikleri ile baş edebilmekten uzaktır. Geleceğe ait tahminlerin kişisel olarak yapıldığı ve buradan yola çıkılarak son derece katı stratejilerin oluşturulması yapısında olan modelde bu tahminlerin üzerine fazla yük binmekte ve bu noktada yapılacak hatalar köklü stratejik hatalara ve dolayısı ile başarısızlığa sebep olmaktadır. Modelde ayrıca alternatiflerin hedeflere ulaşmada ne kadar başarılı olacakları üzerine herhangi bir analiz yer almamaktadır. Dolayısı ile alternatiflerin seçiminde strateji belirlenmesinde elinde karar vermeye yönelik yeterli veri olmamakta ve seçim sırasında belirlenen hedefler göz ardı edilmektedir. 5.Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı Kurum İçi GZFT (SWOT) Analizi Güçlü Yönler Zayıf Yönler 1. Daire çalışanlarının konusunda uzman ve deneyim sahibi kişiler olması 2. Çalışanlar arasında iletişiminin iyi olması 3. Çalışanların eğitim seviyesinin yüksek olması 4. Çalışanların görevlerinde devamlılık göstermesi 5. Kurum kültürünün yerleşmiş olunması ve sahiplenilmesi 6. Çalışanların teknolojik yeniliklerin takip edilmesi ve kullanılma kapasitesinin yüksek olması 7. Çalışanların yeni bilgi teknolojilerine adaptasyonunun yüksek olması, yeni uygulamaları verimli şekilde kullanması 8. Bütçe ve Muhasebe hizmetlerinde, Maliye Bakanlığa ait (e-bütçe ve say2000i) otomasyon sistemlerini kullanılması, Hata ve noksanlıkların azalmasına ve kişilerin keyfi davranışlarıyla sistemi değiştirme imkânının olmaması 1. Dairemizde çalışan personel sayısının yetersiz olması 2. Harcama birimlerinde görevli personellerin mali mevzuat konusunda yeterli bilgi sahibi olmaması ve konuya ilgisiz olmaları 3. Harcama birimlerinde görevli kişilerin görev yerlerinin sık değiştirilmesi, yeni görevlendirilen kişilere konuyla ilgili gerekli eğitim verilmemesi, yapılan işlemlerde kontrol mekanizmasının olmaması 4. Dairemiz tarafından istenilen bilgi ve raporların zamanında gelmemesi, 215

216 9. Üniversitemizde dairemiz tarafından yapılan iş ve işlemlere güven duyulması 10. Dairemizde işbölümünün yapılması ve tüm çalışanların görev, yetki ve sorumluluklarının belirlenmiş olması, 11. İç ve dış denetim raporlarında dairemizle ilgili menfi kararlar olmaması STRATEJİ GELİŞİĠRME DAİRE BAŞKANLIĞI KURUM DIŞI GZFT (SWOT) ANALİZİ Fırsatlar 1. Ülke ekonomisinin büyümesi ve buna bağlı olarak bütçe artışı sağlanması 2. Mali mevzuatımızın AB uyum sürecinde yenilenmesi ve uluslararası normlara uygun örneklerin alınması 3. Bilgi teknolojilerindeki yeni gelişmeler ile iletişim olanaklarının artması 4. şehrimizin Tarımsal uygulamaya elverişli olması(bol ürün çeşidinin yetişmesi) 5. İklim koşullarının uygun olması (aşırı kış şartlarının olmaması) Tehditler 1. Otomasyon sistemlerinin güvenliği 2. internet hizmetlerinde aksamalar olması durumunda birçok iş ve işlemlerin durması 3. Mevzuatımızda çok sık değişiklikler yaşanması sayılı KMYK kanunu ile öngörülen teşkilat yapısının Üniversite teşkilat yapısına uygun olmaması sayılı KHK de Strateji Geliştirme Birimlerinin yer almaması 216

217 C.Risk Yönetimi 217

218 Kurumsal Risk Yönetimi (KRY) Döngüsü Risk Matrisi 218