MUĞLA SITKI KOÇMAN ÜNİVERSİTESİ. Belge İşlemleri. Öğrenci Belge İşlemleri-Öğrenci. Bilgi İşlem Daire Başkanlığı YAZILIM GRUBU

Transkript

1 MUĞLA SITKI KOÇMAN ÜNİVERSİTESİ Belge İşlemleri Öğrenci Belge İşlemleri-Öğrenci YAZILIM GRUBU 2014 B i l g i İ ş l e m D a i r e B a ş k a n l ı ğ ı

2 MUĞLA SITKI KOÇMAN ÜNİVERSİTESİ BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI ÖĞRENCİ BELGE İŞLEMLERİ ÖĞRENCİ KULLANIM KILAVUZU İÇİNDEKİLER TABLOSU 1. GENEL BİLGİLER Giriş Ekranı Yetkili Kullanıcılar Öğrenci Kullanıcısı... 4

3 1. GENEL BİLGİLER Üniversitemizde öğrenim gören öğrencilerimizin belge alma işlemlerini hızlandırmak ve sistematik hale getirmek amacıyla tarafından Öğrenci Belge İşlemleri sistemi geliştirilmiştir. Sistem kapsamında İlişik Kesme Belgesi, Kayıt Sildirme Belgesi, Transkript Belgesi, Mezuniyet Transkript Belgesi, Öğrenci Belgesi, Geçici Mezuniyet Belgesi, Askerlik Belgesi, Onur Belgesi, Yüksek onur Belgesi talep edilebilmektedir. Sistem kapsamında alınmak istenen belge öğrencinin giriş yaparak talep etmesi sonucunda hazırlanmaktadır. Belge Sisteminde 5 farklı yetki bulunmaktadır. Öğrenci, Akademik Birim Öğrenci İşleri, Akademik Birim Sekreteri, İmza Yetkili Kullanıcı ve Malzeme Kontrol Kullanıcısı. İlişik Kesme ve Kayıt Sildirme Belgeleri için ve Diğer belgeler için iki farklı süreç bulunmaktadır. BİLGİ: Bu sistem Öğrenci ve Personele gerçek belge vermeyecektir. İşlemlerin hızlı ve kontrollü yürütülmesi için Öğrenciden başvuru talebi alınacaktır. Başvuruda bulunulmadan hiçbir şekilde belge alınamayacaktır. BİLGİ: Öğrencinin üzerinde KÜTÜPHANE, SKS veya İMİD Daire Başkanlıklarına borç var ise İlişik Kesme ve Kayıt Sildirme Belgeleri için Başvuruda bulunulamaz. BİLGİ: Öğrenci geri gönderilen belgeyi tekrar imzaya açarak kaldığı yerden imzayı devam ettirebilir. BİLGİ: İlişik Kesme ve Kayıt Sildirme Belgeleri sistemden 1 kez alınabilir. Diğer Belgeler ise aktif başvuru olmadığı sürece talep edilebilir. BİLGİ: İlişik Kesme Belgesini Alma nedenine göre belgeye imza atılacak yer değişir. Diploma Almak için=öğrenci İşleri Daire Başkanlığına Geçici Mezuniyet Belgesi Almak için=okulunuz Öğrenci İşlerine İlişik Kesme ve Kayıt Sildirme Belgeleri Öğrenci başvurusunu yapar. Başvuru ilgili okul öğrenci işleri personelinin ekranına gellir. Kontrolden sonra Belge almada engel yoksa ilgili personel evrağı sistem onayına açar. Aksi bir durum varsa Öğrenci mesaj ve mail yoluyla bilgilendirilir. Sistem onayına açılan evrak aynı anda 3 birimin sorumlularına ait ekrana gelir. Sorumlular e-posta ile bilgilendirilir. İlgili Birimler; Kütüphane Sağlık Kültür ve Spor İdari ve Mali İşler Birim sorumluları onay verdikten sonra İlgili Ens./Fakülte/YO/MYO Sekreteri ekranına gelir. Onay verildikten sonra öğrenciye mail ile bilgilendirilme yapılır. Belgenin aslını öğrencinin imzalaması için, Diploma Almak için Başvuru yapmışşa; Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına Geçici Mezuniyet Belgesi Almak için başvuru yapmışsa Okul Öğrenci İşlerine gitmelidir. Okul Öğrenci İşleri veya Merkez Öğrenci İşleri belgeyi sonlandırarak belge talebini kapatır.

4 Öğrenci Belgesi vb. Belgeler Başvuru ilgili okul öğrenci işleri personelinin ekranına gellir. Kontrolden sonra Belge almada engel yoksa ilgili personel evrağı hazırlar. Aksi durumda belge geri gönderilerek öğrenci bilgilendirilir. Belge hazırlanınca kapatılır ve Öğrenci mail ve mesaj yöntemiyle bilgilendirilir. Giriş için kullanılacak web adresi: Aktif ve Mezun Öğrenciler Aktif Öğrenim gören öğrenciler ve mezun öğrenciler için sisteme giriş türleri farklılık göstermektedir. Aktif ve mezunlar farklı belgeler için sisteme başvuru yapabilmektedir. İlişik Kesme, Kayıt Sildirme ve Transkript işlemleri için mezun öğrenci bölümünden giriş yapılmalıdır. Öğrenci Belgesi ve Diğer belgeler için ise kullanıcı türü aktif öğrenci seçilerek üniversite mail kullanıcı adı ve şifresiyle giriş yapılmalıdır. Öğrenci Bilgi Sistemine Mezun olarak işlenen öğrenciler ise sisteme Öğrenci Numarası,Tc Numarası, Anne,Baba adları ve Nüfus cüzdanındaki kimlik bilgileriyle griiş yapabilecektir. Kullanıcı girişinde kullanılacak Bilgiler Öğrenci İçin ( ) Kullanıcı Adı: Öğrenci E-Posta Adresi Şifre: Öğrenci E-Posta Şifresi Personel İçin ( ) Kullanıcı Adı: Personel Kimlik Yönetim Adresi Şifre: Personel Kimlik Yönetim Şifresi 2. Giriş Ekranı Kullanıcı giriş ekranı aşağıdaki gibidir.

5 3. Yetkili Kullanıcılar 3.1. Öğrenci Kullanıcısı Öğrenciler sisteme giriş yaparak almak istedikleri belge için başvuruda bulunmalıdır. Öğrenci sisteme giriş yaptığında Başvurularım ve Yeni Belge Başvurusu adında iki sayfa görecektir. Yeni belge başvurusunda Öğrencinin Kimlik Bilgileri ve almak istediği belge türleri listesi görünmektedir. İlişik Kesme ve Kayıt Sildirme belgelerinde adres ve İletişim bilgileri istenirken diğer belgelerde ise talep nedeni ve belge adeti sisteme girilir. Belge kaydını yaptıktan sonra belge bağlı bulunulan okul öğrenci işleri memurunun önüne gelmektedir. Öğrenci Evraklarının her aşamasını başvurularım linkinden izleyebilmektedir. İlgili satırın üzeri tıklanarak ilişik kesme ve kayıt sildirme ye ait pdf belge önizleme yapılabilmektedir. Belge talebi okul öğrenci işleri tarafından işleme alınmadığı sürece silinebilir. Başvurularım menüsünden okunmamış mesajlara tıklayarak belge durumu izlenebilmektedir. Yeni Başvuru Sayfası Başvurularım Sayfası

6 Başvuru Detayı

7 Öğrenci, mesajlarım linkine tıkladığında sistem üzerinde belge üzerinde gerçekleşen tüm hareketlere ait detay bilgileri inceleyebilir.