Dokümanların Kontrolü Prosedürü

Transkript

1 1.AMAÇ: BUTSO Kalite Yönetim Sistemini (KYS) oluşturmak, uygulamak, sürdürmek ve etkin çalışmasını desteklemek için gerekli dokümantasyonun oluşturulması, onaylanması, kontrolü, yayımlanması, dağıtımı, revizyonu ve iptal edilmesi ile ilgili yetki, sorumluluk ve yöntemleri tanımlamaktır. Kalite Yönetim Temsilcisi ile beraber tüm birimler bu prosedürü uygulamaktan sorumludur. 2.KAPSAM: Odada oluşturulan tüm dokümanlar, kalite kayıtları ve dış kaynaklı dokümanları kapsar. 3. TANIMLAR Doküman: Kalite yönetim sisteminin bir parçasını açıklayan ya da bu sisteme destek veren, iç ve dış kaynaklı bilgidir. Kalite El Kitabı: Kalite yönetim sistemini özetleyen ve dokümanlar arası ilişkileri açıklayan dokümandır. Süreç: Girdileri çıktı haline getiren birbirleriyle ilgili ve etkileşimli faaliyetler takımıdır. Prosedür: Kuruluştaki birden fazla bölümlerin/kişilerin katılımı ile gerçekleşen faaliyetlerde, her bir faaliyetin uygulama sırasını, her bir faaliyetten sorumlu bölüm ya da kişiyi belirten ve faaliyetlerle bölümler arası ilişkileri açıklayan dokümandır. Talimat: KYS kapsamında, herhangi bir noktada yapılan tek kişilik operasyonun, nasıl yapılacağını açıklayan dokümandır. Tablo: Faaliyetlerle ilgili olarak sabitlenen değerleri, kriterleri ve ayarları gösteren baz dokümanlardır. Form: Yapılan faaliyet sonuçlarını kaydetmek için kullanılan form, rapor, çizelge, plan, liste, kart ve etiketlerdir. Dış Kaynaklı Doküman: Ürün ya da sistem kalitesini etkileyen, ilişkili bulunan dış kuruluşlardan gelmiş dokümandır. Sayfa: 1 / 5

2 4.SORUMLUSU: Bu prosedürün hazırlanmasından Kalite Yönetim Temsilcisi, Onaylanmasından Genel Sekreter ve Uygulamasından ise Kalite Yönetim Temsilcisi ile beraber prosedür içerisinde kendilerine sorumluluk verilen personel de sorumludur. 5. UYGULAMA: 5.1.GENEL Kalite Yönetim Sistemimizde bulunan dokümanların türlerine ilişkin kodlar aşağıda listelenmiştir (Liste.1): Kalite El Kitabı.. BUTSO KEK Görev Tanımları... GRT Kalite Yönetim Sistemi... KYS Kalite Yönetim Temsilcisi... KYT 1 Prosedürler... PRD 2 Prosesler... PRS Stratejiler... STR Formlar... FRM Listeler... LST Planlar... PLN Şartnameler... ŞNM Organizasyon Şeması... OŞM 3 Talimatlar... TLM BUTSO KYS dâhilinde hazırlanmış olan dokümanların kodlanması ve kontrolü Tablo 1 de verilmiştir. Tablo 1: Doküman Hazırlama ve Kodlama Doküman Hazırlayan Göz. Geçiren Onay Kodlama Kalite El Kitabı KYT KYT GS BUTSO.KEK.RR Prosedürler İB/KYT KYT GS XXX.PRD.ZZ.RR Prosesler İB/KYT KYT GS XXX.PRS.ZZ.RR Talimatlar İB/KYT KYT GS XXX.TLM.ZZ.RR Stratejiler İB/KYT KYT GS XXX.STR.ZZ.RR Formlar İB/KYT KYT GS XXX.FRM.ZZ.RR Görev Tanımları İB/KYT KYT GS XXX.GRT.ZZ.RR Org. Şeması İB/KYT KYT GS XXX.OŞM.ZZ.RR Listeler İB/KYT KYT GS XXX.LST.ZZ.RR Planlar İB/KYT KYT GS XXX.PLN.ZZ.RR Şartnameler İB/KYT KYT GS XXX.ŞNM.ZZ.RR (İB: İlgili Birim) Sayfa: 2 / 5

3 Not: Dış kaynaklı dokümanların sisteme dâhil edilme yöntemi Madde 5.6 da anlatılmıştır. Dokümanın hazırlanması aşamasında hazırlayan ve onaylayan kişiler koordineli olarak çalışmaktadır. Doküman, gereksinimleri karşılama ve KYS açısından gözden geçirildikten sonra Genel Sekreterin onayına elektronik ortamda sunularak Madde 5.3 te belirtilen yönteme göre doküman kodu da verilerek yürürlüğe girmektedir YENİ DOKÜMAN İSTEK ve REVİZYON TALEBİ KYS dokümanları üzerinde yapılması istenen güncellemeler veya yeni doküman talebi, ilgili kişi tarafından Yeni/Revize Doküman İstek Formu (KYT.FRM.02.00) ile Kalite Yönetim Temsilcisi ne iletilir. Bölüm sorumlusu ile Kalite Yönetim Temsilcisi'nin karşılıklı mutabakatı ile doküman hazırlanır ve yürürlüğe girer. Değişiklik isteğini odamızdaki tüm çalışanlar yapabilir DOKÜMANLARIN KODLANMASI Odamız KYS dokümanlarının kodlanması, özetle Tablo 1 de belirtildiği gibidir. Doküman kodlama yöntemi Şekil 1 de detaylandırılmıştır. Dokümanı Hazırlayan Birim. Dokümanın Türü. Doküman Türü Sıra No Revizyon no XXX. YYY. ZZ. RR Şekil 1. Dokümanların Kodlanması Şekil 1 de XXX olarak belirtilen Dokümanı Hazırlayan Birim Kodu; Liste.2 de, YYY olarak gösterilen doküman türünün detayı Liste.1 de verilmektedir DOKÜMANLARIN DAĞITIMI ve TOPLANMASI Dokümanların dağıtımı, revizyonu ve kullanımdan kaldırılması elektronik ortamda sunucu üzerinden salt okunur şekilde yapılmaktadır. Orijinal Kopyaların üzerine Bu doküman adresinden görüntülenebiliyor ise Orijinal Kopyadır ifadesi konur. Bu adres dış kullanıcılara ulaşım imkânı vermeyen sadece iç kullanıcıların kullanıcı adı ve şifre ile ulaşabileceği internet adresidir. Bu adresteki dokümanların üzerinde değişiklik yapma yetkisi Kalite Yönetim Temsilcisi ve/veya bu konuda görevlendirilmiş bilişim personeline aittir. Tüm sorumluluk ve yetki bu kişilerdedir. Doküman ilk kez bu adrese konuyorsa, revize edilmiş ise veya kullanımdan kaldırılıyor ise Kalite el kitabı Madde İletişim kısmında anlatılan yöntemlerle çalışanlara duyurulur. Revizyon yapılmış dokümanların eski revizyonları, KYT nin eskiler isimli dosyasında tutulur. Sayfa: 3 / 5

4 5.5. DOKÜMANLARIN REVİZYONU KYS de tanımlanan tüm dokümanların revizyonunun yapılması ile birlikte, revizyon numarası bir artırılır (Rev:00 iken Rev:01) ve ilgili bölümlere Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından Dokümanların Dağıtımı ve Toplanması maddesinde (Madde 5.4) anlatıldığı gibi dağıtım yapılır. Revizyon numaraları 99 geçtiği zaman 00 diye tekrar yeniden başlar. Dokümanların revizyon durumları Güncel Doküman Listesi (KYT.LST.01.00) ile takip edilmektedir. Dokümanların tamamı elektronik ortamda hazırlanır. Böylelikle okunabilir olması ve kolayca erişilebilirliği sağlanır DIŞ KAYNAKLI DOKÜMANLARIN KONTROLÜ, DAĞITIMI ve GÜNCELLENMESİ Dış kaynaklı dokümanlar; odamız tarafından kullanılan fakat yayını dış kuruluşlar (TOBB, TSE, İlgili Bakanlıklar vb.) tarafından yapılan yasal şartlar, zorunlu standartlar, yönetmelikler, esaslar vb. dokümanlardır. Dış kaynaklı dokümanların güncelliği, öncelikle ilgili kurumun internet adreslerinden takip edilerek sağlanır. Yazı ile gelen dış kaynaklı dokümanlar ve bunların güncel halleri ilgili birimlere sirküle edilir. Bu dış kaynaklı dokümanlar Dış Kaynaklı Doküman Listesine (KYT.LST.02.00) yazılır. Listede belirtilen sorumlular tarafından takibi yapılır. Güncelliğini yitiren dokümanların imhası birim sorumluları tarafından yapılır DOKÜMAN FORMATI Tüm KYS dokümanları Güncel Doküman Listesine işlenir. KYS Dokümanlarından KEK, Prosedürler, Prosesler, Görev Tanımları, Talimatlar, Formlar, Planlar vb. madde 5.3 de anlatıldığı gibi hazırlanır. Hazırlanan bu formatta; Odamızın Logosu / İsmi, Yayın Tarihi, Revizyon Numarası/Tarihi, Doküman Adı ve Doküman Kodu bulunmak zorundadır. Ancak; Formlar, Listeler, Planlar vb. gibi destek dokümanların formatında; logo ve yayın tarihi olmak zorunda değildir. Yazı karakteri Arial olmakla birlikte, hazırlanan dokümanlara göre değişiklik gösterebilir. Sayfa: 4 / 5

5 5.8. DOKÜMAN ORJİNALLERİNİN KORUNMASI KYS ye ait tüm dokümanların orijinalleri Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından kontrol edilir. Elektronik ortamdaki dokümanların yedeklemeleri revizyon yapıldıktan sonra güncellenir ve bir kopyası Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından kurum dışında muhafaza edilir. 6. REFERANS DOKÜMANLAR: Güncel Doküman Listesi; Dış Kaynaklı Dokümanlar Listesi; Yeni / Revize Doküman İstek Formu; KYT.LST KYT.LST KYT.FRM Liste 2. BUTSO nun Birim Kodları Yönetim Kurulu Genel Sekreter Kalite Yönetimi Muhasebe Ticaret Sicil Basın Yayın ve Halkla İlişkiler YÖN GS KLT MUH TİC BAS Sayfa: 5 / 5