MADEN TETKİK VE ARAMA GENEL MÜDÜRLÜĞÜ

Transkript

1 MADEN TETKİK VE ARAMA GENEL MÜDÜRLÜĞÜ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI UYUM EYLEM PLANI ANKARA, 2014

2

3 KAMU ĠÇ KONTROL STANDARTLARI UYUM EYLEM PLANI MADEN TETKĠK VE ARAMA GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ĠÇ KONTROL STANDARTLARI UYUM EYLEM PLANININDA BELĠRLENEN EYLEM SAYISI ĠÇ KONTROL BĠLEġENLERĠ STANDART KODU STANDART ADI GENEL ġart SAYISI BELĠRLENEN EYLEM SAYISI KONTROL ORTAMI 1 Etik Değerler ve Dürüstlük 6 2 Misyon, Organizasyon ve Görevler 7 3 Personelin Yeterliliği ve Performansı 8 4 Yetki Devri RĠSK DEĞERLENDĠRME 5 6 Planlama ve Programlama Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi KONTROL FAALĠYETLERĠ 7 8 Kontrol Stratejileri ve Yöntemleri Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi 9 Görevler Ayrılığı 10 HiyerarĢik Kontroller 11 Faaliyetlerin Sürekliliği 12 Bilgi Sistemleri Kontrolleri BĠLGĠ VE ĠLETĠġĠM 13 Bilgi ve ĠletiĢim 14 Raporlama 15 Kayıt ve Dosyalama Sistemi 16 Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi ĠZLEME Ġç Kontrolün Değerlendirilmesi Ġç Denetim TOPLAM 79 74

4 Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum 1- KONTROL ORTAMI Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma Grubu Üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KOS1 Etik Değerler ve Dürüstlük: Personel davranışlarını belirleyen kuralların personel tarafından bilinmesi sağlanmalıdır. KOS 1.1 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. Yöneticiler ve personel İç Kontrol Sistemi, işleyişi ve standartları konusunda yeterli bilgi birikimine sahip değildir.konu ile ilgili İç Kontrol Sistemi kurulma çalışmaları Genel Müdürlüğümüz Makam Olurları ile başlamış olup, İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu ve alt ekip üyelerini kapsayan Bilgilendirme Eğitimi yapılarak, İç Kontrol çalışmalarına başlanmıştır. Ancak Genel Müdürlüğümüzün tamamına yaygınlaştırılamamıştır Kurumumuz Merkez ve Bölge teşkilatı tüm personeline iç kontrol ile ilgili eğitim verilmesi. İç kontrolün hizmet içi eğitim programına dahil edilmesi. İç kontrol ile ilgili farkındalığı sağlamaya yönelik broşür hazırlanıp dağıtılması. İç kontrol uygulama yönergesinin hazırlanması ve imza karşılığı tüm personele tebliğ edilmesi. SGDB/PEDB Tüm Birimler Eğitim Ekim 2015 SGDB PDB Sürekli SGDB/ BDT Tüm Birimler Broşür Aralık 2015 SGDB/HUKU K-TEFTİŞ İNDEK İç Kontrol Uygulama Yönergesi Şubat 2015 KOS 1.2 İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdır. İç Kontrol Sistemi kurulma aşamasında olduğundan Genel Müdürlüğümüzün Daire Başkanlıklarımızda ve Bölge Müdürlüklerimizdeki Yöneticiler sistem hakkında yeterli bilgi ve eğitime sahip değillerdir.genel Müdürlüğümüz yöneticilerinin İç Kontrol Sisteminin kurulması ve uygulanması hususunda gereken hassasiyeti göstermekte oldukları görülmektedir Yöneticilere iç kontrol ile ilgili bilgilendirme sunumu yapılması. SGDB/PEDB Tüm Birimler Mayıs 2015 KOS 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Kurumumuz bünyesinde Etik Komisyonu kurulmuş olup bu konuda çalışmalar yürütülmektedir.ancak Kamu Etik Kurallarının bilinmesi konusunda tüm personel yeterli bilgi ve kültüre sahip değildir Etik kitapçığının web sayfasında görünür halde olması ve personel sayısı kadar Merkez Harcama birimleri ve Bölge Müdürlüklerine gönderilmesi. Hizmet içi eğitim programına etik konusunun dahil edilmesi. SGDB/ETİK KURULU SGDB/PEDB BDT ETİK KOMİSYONU ETİK KİTAPÇIĞI Kasım2015 SÜREKLİ

5 1.3.3 Etik kurallara ilişkin 2 haftada bir olmak üzere tüm personelimize e-posta gönderilmesi. SGDB/BDT ETİK KOMİSYONU SÜREKLİ KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Genel Müdürlüğümüz faaliyetlerinde 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, Stratejik Plan, Performans Programı, Faaliyet Raporu, Kesin Hesap, Mali Durum ve Beklentiler Raporları ile hesap verilebilirlik ve saydamlık sağlanmaktadır. Ayrıca, gerek TBMM tarafından verilen soru önergeleri gerekse 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu çerçevesinde ilgililerden gelen talepler karşılanmakta ve böylece Genel Müdürlüğümüz faaliyetlerinde şeffaflık ve hesap verebilirlik sağlanmaktadır. Genel Müdürlüğümüzde, İç Kontrol Güvence Beyanın şeffaflık ve hesap verilebilirlik niteliklerine haiz olabilmesi için çalışmalar sürdürülmektedir Hizmet güncellenmesi. Standartlarının SGDB Tüm Birimler Hizmet standartları Ağustos 2015 KOS 1.5 İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. Kamu Hizmetleri Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara ilişkin Yönetmelik esaslarına göre hazırlanan Hizmet Standartları ve Hizmet Envanteri tablosu Merkez Harcama birimlerinden Bilimsel ve Dökumantasyon ve Tanıtma Dairesi Başkanlığı, Maden Etüt ve Arama Dairesi Başkanlığı, Personel ve Eğitim Dairesi Başkanlığı, Sondaj Dairesi Başkanlığı, Jeoloji Etütleri Dairesi Başkanlığı, Fizibilite Etütleri Dairesi Başkanlığı, Jeofizik Etütleri Dairesi Başknalığı, Maden Analizleri ve Teknolojisi Daire Başkanlığı için hazırlanarak Genel Müdürlüğümüz web sitesinde yayınlanmıştır.ancak kurumsal uygulamaya yönelik çalışmalar yapılmamıştır.yapılan anket çalışmaları sonucunda, idarenin personeline adil ve eşit davranmasını yönelik prosedürlerin ve mekanizmalarin oluşturulmadığı anlaşılmaktadır İş tanımlarının yapılması ve yönerge hazırlanması Çalışan memnuniyet anketinin düzenli aralıklarla yapılması SGDB/HUKU K/TEFTİŞ SGDB/ PEDB Tüm Birimler Tüm Birimler İş tanımlarına ilişkin yönerge Çalışan Memnuniyet Anketi Nisan 2015 Yılda 1 kere Çalışan Memnuniyet Anketine ilişkin sorular ortak bir komisyon oluşturularak belirlenecektir. KOS 1.6 İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Kurumumuzun birçok faaliyeti elektronik ortamlarda oluşturulmakta, takip edilmekte (e-bütçe,hys,say2000,vb.) ve faaliyetlere ilişkin yönetim raporları, bilgi ve belgeler bu sistemlerden sağlanmaktadır. Bu sistemlerin herbiri bağımsız çalışmakta ve aralarında herhangi bir entegrasyon bulunmamaktadır. Raporlama için herhangi bir yazılı prosedür bulunmamaktadır Raporlamaya prosedürlerin sağlanacaktır. ilişkin uygulanması SGDB Tüm Birimler SÜREKLİ

6 KOS2 Misyon, organizasyon yapısı ve görevler: İdarelerin misyonu ile birimlerin ve personelin görev tanımları yazılı olarak belirlenmeli, personele duyurulmalı ve idarede uygun bir organizasyon yapısı oluşturulmalıdır. KOS 2.1 İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Stratejik Plan ( ) kapsamında Genel Müdürlüğümüzün hazırlanarak web sitesinde yayımlanmıştır. Misyon ve Vizyonu belirlenmiş olup, Kurumumuz web sayfasında yayınlanmıştır.fakat personel tarafından henüz yeterli düzeyde benimsenmemiştir Her Dairede ve Bölge Müdürlüklerinde Kurumumuz Misyon ve Vizyonunun tüm personelin görebileceği yere asılması Kurumumuz misyon ve vizyonunun e-posta ile tüm personele gönderilmesi ve web sayfamızda görülebilir olması SGDB/BDT Tüm Birimler Ocak 2015 SGDB/BDT Tüm Birimler Ocak 2015 KOS 2.2 KOS 2.3 Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir tarih ve 8156 sayılı karar ile yürürlüğe konulan MTA Genel Müdürlüğü İç Yönetmelikte Bölge Müdürlükleri ve Daire Başkanlıklarının görev, yetki, sorumluluğu ile çalışma usullerine ilişkin hükümleri kapsamaktadır.yönetmelikte ana birimlerin görev tanımları yapılmış ancak belirli bir standartta oluşturulmamış; Alt birimlerin ve personelin ise görev tanımları belirlenmemiştir ve Görev tanımlarının ve yetkilerinin alt birimleri de kapsayacak şekilde yapılması SGDB Tüm Birimler Mayıs 2015 KOS 2.4 KOS 2.5 İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. Harcama birimleri bazında teşkilat şeması bulunmaktadır. Ancak Daire Başkanlıklarına ve Bölge Müdürlüklerine bağlı birimlerin yazılı fonksiyonel görev dağılımı bulunmamaktadır ve ve Organizasyon güncellenmesi şemasının Görev tanımlarının güncellenmesi ve standart bir formunun oluşturulması SGDB/BDT Tüm Birimler SÜREKLİ SGDB Tüm Birimler Görev Tanımları Mayıs 2015

7 KOS 2.6 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Kurumumuzda hassas görev tanımları ve standarları henüz belirlenmemiştir Hassas görevlerin Tüm Birimlerimizce tanımlanması ve bilgilendirmelerin yapılması Belirlenen hassas görevlere ilişkin eğitimin verilmesi SGDB Tüm Birimler Hassas Görevler Ağustos 2015 SGDB/ PEDB Tüm Birimler Eğitim Temmuz 2015 KOS 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Kurumumuzda yöneticiler tarafından verilen görevleri izlemeye imkan veren mekanizmalar mevcut ancak sistematik bir yaklaşım mevcut değildir Bütünleşik bilişim sisteminin geliştirilmesi. Arazide yapılan tüm süreçlerin elektronik ortama işlenmesi BDT SGDB BBS SÜREKLİ BDT SGDB SÜREKLİ KOS3 Personelin yeterliliği ve performansı: İdareler, personelin yeterliliği ve görevleri arasındaki uyumu sağlamalı, performansın değerlendirilmesi ve geliştirilmesine yönelik önlemler almalıdır. KOS 3.1 İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. İdarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik personel politikası belirlenmeli ve ihtiyaç analizi ve insan kaynağının optimum dağılımına ilişkin çalışmalar yetersizdir Maden Tetkik ve Arama Genel Müdürlüğünün Kuruluş ve Teşkilat kanununun güncellenmesi. Personele ilişkin ihtiyaç fazlası/ ihtiyaç eksikliğinin belirlenmesi ve gerekli tedbirlerin alınması İNDEK SGDB Eylül 2016 SGDB/PEDB Tüm Birimler Mart 2016 KOS 3.2 İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Yönetici ve personelin görevlerini en iyi şekilde yürütebilmesi için gerekli olan bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmaları maksadıyla, görev alanları ile ilgili gerek yurt içi ve gerek yurt dışı toplantı, seminer, konferans, çalışma ziyaretleri vb. aktiviteler ile ilgili faaliyetler ve etkinlikleri takip ederek katılımlarının sağlanması hususunda Tüm Birimlerce gereken hassasiyet gösterilmektedir. Her görev için iş tanımı ve gerekleri belgeleri hazırlanmamıştır Her görev için iş tanımı ve bu tanımlara göre performansın ölçülmesi sağlanacaktır. Mesleki gelişimin sürekliliğinin sağlanması ( gerekli bilgi ve belgeye erişiminin sağlanması, eğitim vb.) SGDB Tüm Birimler İş tanımı ve Performans ölçümü Nisan 2015 SGDB/BDT Tüm Birimler Sürekli

8 KOS 3.3 Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her görev için en uygun personel seçilmelidir. Mevcut sistemde KPSS ile personel alımı gerçekleştirildiğinden mesleki yeterliliğin ölçümü kısmen mümkün olabilmektedir.ayrıca Görev tanımları bulunmadığından uygun personelin uygun pozisyonda çalışıp çalışmadığı izlenememektedir Mesleki hizmet içi eğitim ve eğitimlerin çoğaltılması Uzman personel istihdamı sağlanması için çalışma yapılması SGDB PEDB Eğitim Sürekli SGDB/PEDB İNDEK Kasım 2016 KOS 3.4 Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. MTA Genel Müdürlüğü personeli görevde yükselme unvan değişikliği yönetmeliği mevcuttur.yazılı olarak kayıt altına alınmış performans ve kariyer planlaması sistemleri bulunmamaktadır Bireysel performansa dayalı değerlendirme sistemine yönelik çalışma yapılması (yönerge, belirli bir kriterin oluşturulması) SGDB İNDEK Temmuz 2016 KOS 3.5 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Her yıl hizmetiçi eğitim planlamaları yapılmaktadır. Eğitim planlamaları yapılırken Tüm Birimlerin ihtiyaçları Personel ve Eğitim Dairesi Başkanlığı tarafından sorulmaktadır Personele göreviyle ilgili gerekli eğitimlerin verilmesi (uygulamalı eğitim vs.) Eğitim ihtiyaç analizi yapılması SGDB/PEDB Tüm Birimler Kasım 2016 SGDB/PEDB Tüm Birimler Eğitim ihtiyaç analizi Sürekli Konusunda uzman kişilerin eğitim vermesi SGDB/PEDB Tüm Birimler Eğitim Sürekli KOS 3.6 KOS 3.7 Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. Personelin yeterliliği ve performansını ölçmeye yönelik bireysel performans kriterleri belirlenmemiştir ve Personelin performansını (yaptığı göreve/işe göre) ölçmeye yönelik yönerge hazırlanması SGDB/TÜM BİRİRMLER İNDEK Yönerge Mart 2016

9 KOS 3.8 Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar mevzuatla belirlenmiştir. Ancak performans değerlendirme kriterleri belirlenmemiştir. Bu şarta yönelik herhangi bir eylem planlanmamıştır. KOS4 Yetki Devri: İdarelerde yetkiler ve yetki devrinin sınırları açıkça belirlenmeli ve yazılı olarak bildirilmelidir. Devredilen yetkinin önemi ve riski dikkate alınarak yetki devri yapılmalıdır. KOS 4.1 İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. İmza Yetkileri Yönergesi ile imza ve onay mercileri belirlenerek personele bildirilmiştir.ancak imza yekileri yönetmeliği tekrar gözden geçirilmelidir. İş akış süreçleri standarlara bağlı olarak hazırlanmamıştır ve şifahen yürütülmektedir İş akış süreçlerinin belirlenmesi. İmza yetkileri yönetmeliğinin güncellenmesi SGDB Tüm Birimler Mayıs 2015 SGDB İNDEK Temmuz 2015 KOS 4.2 Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. KOS 4.3 KOS 4.4 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Yetki, hiyerarşik kademeler içinde kademe atlamadan ve devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmiştir. Bu şarta yönelik herhangi bir eylem planlanmamıştır. KOS 4.5 Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır.

10 2- RİSK DEĞERLENDİRME Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama RDS5 Planlama ve Programlama:İdareler, faaliyetlerini, amaç, hedef ve göstergelerini ve bunları gerçekleştirmek için ihtiyaç duydukları kaynakları içeren plan ve programlarını oluşturmalı ve duyurmalı, faaliyetlerinin plan ve programlara uygunluğunu sağlamalıdır. RDS 5.1 İdareler, misyon ve vizyonlarını oluşturmak, stratejik amaçlar ve ölçülebilir hedefler saptamak, performanslarını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek amacıyla katılımcı yöntemlerle stratejik plan hazırlamalıdır. Stratejik Plan ( ) çalışmaları katılımcı yöntemlerle hazırlanmaktadır. Bu şarta yönelik herhangi bir eylem planlanmamıştır. RDS 5.2 İdareler, yürütecekleri program, faaliyet ve projeleri ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans hazırlamalıdır. programı MTA Genel Müdürlüğü, Stratejik Planı ( ) hazırlama çalışmaları tamamlandıktan sonra Performans Programı hazırlama çalışmalarına başlananacak olup, yasal tarih sınırları içinde tamamlanması planlanmaktadır. Bu şarta yönelik herhangi bir eylem planlanmamıştır. RDS 5.3 İdareler, bütçelerini stratejik planlarına ve performans programlarına uygun olarak hazırlamalıdır. Genel Müdürlüğümüz Bütçesi Orta Vadeli Program, Orta Vadeli Mali Plan, Bütçe Çağrısı, Bütçe Hazırlama Rehberi, Yatırım Programı Hazırlama Rehberi, Stratejik Plan ve Performans Programına uygun olarak hazırlanmaktadır. Ancak, bütçe oluşumu için Stratejik Plan ve Performans Programı gözden geçirme çalışmaları zaman içinde olgunlaşmaktadır. Bu şarta yönelik herhangi bir eylem planlanmamıştır.

11 RDS 5.4 Yöneticiler, faaliyetlerin ilgili mevzuat, stratejik plan ve performans programıyla belirlenen amaç ve hedeflere uygunluğunu sağlamalıdır. Faaliyetler mevzuata uygun olmakla birlikte, stratejik plan ve performans programında belirlenen amaç ve hedeflerle ilişkilendirilmesi yapılmıştır. Bu şarta yönelik herhangi bir eylem planlanmamıştır. RDS 5.5 Yöneticiler, görev alanları çerçevesinde idarenin hedeflerine uygun özel hedefler belirlemeli ve personeline duyurmalıdır. Stratejik Plan ( ) çalışmaları sırasında idarenin kurumsal hedefleri belirlenmiştir. Özel hedefler ayrıca belirlenmediği için birimlere ve alt birimlere yayılımı gerçekleşmemiştir. Bu şarta yönelik herhangi bir eylem planlanmamıştır. RDS 5.6 İdarenin ve birimlerinin hedefleri, spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olmalıdır. İdarenin hedefleri Stratejik Plan içinde uygun şekilde oluşturulmuştur. Hazırlanmakta olan Stratejik Planda ( ) birimler için hedefler spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve süreli olarak belirlenmiştir. Bu şarta yönelik herhangi bir eylem planlanmamıştır. RDS6 Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi: İdareler, sistemli bir şekilde analizler yaparak amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyebilecek iç ve dış riskleri tanımlayarak değerlendirmeli ve alınacak önlemleri belirlemelidir. KFS Risk yönetimi ile ilgili eğitim verilmesi SGDB/İÇ DENETİM Tüm Birimler Eğitim Ekim 2015 RDS 6.1 İdareler, her yıl sistemli bir şekilde amaç ve hedeflerine yönelik riskleri belirlemelidir. Stratejik Plan ( ) kapsamında GZTF(SWOT) analizi yapılarak Kurumun karşılaşabileceği Genel Riskleri belirlenmiştir. Bununla birlikte tüm Kurum çapında, Kurum ve Birim seviyesinde Operasyonel Risklerin tanımlanmasına ilişkin bir çalışma bulunmamaktadır. KFS KFS Risk Strateji belgesinin hazırlanması Risk yönetimi faaliyetleri için çalışma grubunun oluşturulması ve iş akış süreçleri belirlendikten sonra her harcama biriminin risklerini tespit etmesi SGDB SGDB Tüm Birimler Tüm Birimler Risk Strateji Belgesi Risklerin Tespit Edilmesi Aralık 2015 Ekim 2015 Risk Yönetimi faaliyetleri için çalışma grubu oluşturulacaktır.

12 RDS 6.2 Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri yılda en az bir kez analiz edilmelidir. Riskler henüz tanımlı olmadığında ilgili faaliyetler gerçekleştirilememiştir. KFS Kurumumuzda riskler belirlendikten sonra risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkilerinin yılda en az bir kez analiz ve kontrol edilmesi SGDB Tüm Birimler Kontroller Yılda 1 kere RDS 6.3 Risklere karşı alınacak önlemler belirlenerek eylem planları oluşturulmalıdır. Risklere karşı alınacak önlemlere ilişkin Eylem Planı mevcut değildir. KFS Kurumumuzda riskler belirlendikten sonra eylem planı hazırlama çalışmaları yapılacaktır. SGDB Tüm Birimler Eylem Planı Aralık 2015

13 3- KONTROL FAALİYETLERİ Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma Grubu Üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KFS7 Kontrol stratejileri ve yöntemleri: İdareler, hedeflerine ulaşmayı amaçlayan ve riskleri karşılamaya uygun kontrol strateji ve yöntemlerini belirlemeli ve uygulamalıdır. KFS 7.1 Her bir faaliyet ve riskleri için uygun kontrol strateji ve yöntemleri (düzenli gözden geçirme, örnekleme yoluyla kontrol, karşılaştırma, onaylama, raporlama, koordinasyon, doğrulama, analiz etme, yetkilendirme, gözetim, inceleme, izleme v.b.) belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Her bir faliyet için kontrol mekanizmaları kısmen mevcut olup riskler belirlenmediğinden herhangi bir kontrol mekanizması ve yazılı bir dökümantasyon hazırlanmamıştır. KFS Riskler ve buna ilişkin kontrol faaliyetlerinin belirlenmesi İÇ DENETİM BİRİMİ BŞK./SGDB Tüm Birimler Risklere İlişkin Kontrol Faaliyetleri Haziran 2015 KFS Mal ve hizmet alımlarında işlem bütünlüğünün sağlanması SGDB Tüm Birimler Ağustos 2016 KFS 7.2 Kontroller, gerekli hallerde, işlem öncesi kontrol, süreç kontrolü ve işlem sonrası kontrolleri de kapsamalıdır. Bir önceki eylemle beraber gerçekleştirileceği için bu aşama için ayrıca bir analiz yapılmamıştır. KFS Merkez ve taşra teşkilatında Ön mali kontrol görevini yapan personele eğitim verilmesi SGDB/PEDB Tüm Birimler Eğitim Eylül 2015 KFS Harcama belgelerinin düzenlenmesinde birimler arası uygulama birliğinin sağlanması SGDB/PEDB Tüm Birimler SÜREKLİ

14 KFS 7.3 Kontrol faaliyetleri, varlıkların dönemsel kontrolünü ve güvenliğinin sağlanmasını kapsamalıdır. TKYS sistemi üzerinden taşınır varlıkların kontrolü yapılmaktadır. Taşınmazların kontrolü ise ilgili birim tarafından gerçekleştirilmektedir. Bu şarta yönelik herhangi bir eylem planlanmamıştır. KFS 7.4 Belirlenen kontrol yönteminin maliyeti beklenen faydayı aşmamalıdır. Kontrol yöntemleri için fayda-maliyet çalışmalarında yeterli standart ölçüler bulunmamaktadır. KFS KFS Fayda-maliyet analizine ilişkin eğitim alınması Kontrol mekanizmasının faydamaliyet analizinin yapılması SGDB/PEDB Tüm Birimler Eğitim Kasım 2015 SGDB Tüm Birimler Fayda-Maliyet Analizi SÜREKLİ KFS8 Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi: İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri için gerekli yazılı prosedürleri ve bu alanlara ilişkin düzenlemeleri hazırlamalı, güncellemeli ve ilgili personelin erişimine sunmalıdır. KFS 8.1 KFS 8.2 İdareler, faaliyetleri ile mali karar ve işlemleri hakkında yazılı prosedürler belirlemelidir. Prosedürler ve ilgili dokümanlar, faaliyet veya mali karar ve işlemin başlaması, uygulanması ve sonuçlandırılması kapsamalıdır. aşamalarını Mali karar ve işlemlere yönelik yazılı prosedürler ( 2008/6 sayılı genelge, say2000i, SGDB.net, e- bütçe v.b. ) mevcut olup personel tarafından ulaşılabilirdir. Birimler tarafından gerçekleştirilen her türlü faaliyet ve işlemler için mevcut olmayan prosedürler belirlenmelidir. KFS ve KFS Genelge ve yönergelerin görev tanımları ve iş akış şemalarına göre güncellenmesi. SGDB/Tüm Birimler İNDEK Şubat 2016 KFS 8.3 Prosedürler ve ilgili dokümanlar, güncel, kapsamlı, mevzuata uygun ve ilgili personel tarafından anlaşılabilir ve ulaşılabilir olmalıdır. KFS ve KFS Belli aralıklarla mevzuat eğitimi verilmesi SGDB/PEDB Tüm Birimler Eğitim Yılda 2 kere

15 KFS9 Görevler ayrılığı:hata, eksiklik, yanlışlık, usulsüzlük ve yolsuzluk risklerini azaltmak için faaliyetler ile mali karar ve işlemlerin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi görevleri personel arasında paylaştırılmalıdır. KFS 9.1 Her faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması, uygulanması, kaydedilmesi ve kontrolü görevleri farklı kişilere verilmelidir. Görevler ayrılığı ilkesi uygulamada olmakla birlikte yazılı metinler bulunmamaktadır. Her türlü faaliyet veya mali karar ve işlemin onaylanması uygulanması, kaydedilmesi ve kontrol edilmesi aşamalarında farklı çalışanların sorumlu olmasını öngören iş akış süreçleri, görev tanımları ve birim yönergeleri belirlenmelidir. KFS İş akış süreçleri ve görev tanımlarının belirmesi ve yönergeye dönüştürülmesi. SGDB/Tüm Birimler İNDEK Yönerge Mayıs 2016 KFS 9.2 Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı idarelerin yöneticileri risklerin farkında olmalı ve gerekli önlemleri almalıdır. Personel sayısının yetersizliği nedeniyle görevler ayrılığı ilkesinin tam olarak uygulanamadığı durumlara yönelik riskler ve buna bağlı olarak gerekli kontrol faaliyetleri tanımlanmalıdır. KFS Yapılacak olan görev tanımları kapsamında işin niteliğine uygun sayıda personel dağılımının yapılması SGDB/PEDB Tüm Birimler Aralık 2016 KFS10 Hiyerarşik kontroller:yöneticiler, iş ve işlemlerin prosedürlere uygunluğunu sistemli bir şekilde kontrol etmelidir. KFS 10.1 Yöneticiler, prosedürlerin etkili ve sürekli bir şekilde uygulanması için gerekli kontrolleri yapmalıdır. Gerekli kontroller tanımlarına uygun olarak büyük ölçüde yapılmakta ancak tanımlanmamış olan faaliyetler için sistematik bir yaklaşım bulunmamaktadır bunun için kontrol aktivitelerinin yazılı tanımlamalarına ve kontrol sonuçlarının uygun formatta çıktılarına ihtiyaç vardır. KFS Faaliyetlerin belirlenen süreçlere göre yerine getirilip getirilmediğini kontrol eden mekanizmaların oluşturulması SGDB/İÇ DENETİM Tüm Birimler Mayıs 2015

16 KFS 10.2 Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemeli ve onaylamalı, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermelidir. Yöneticiler, personelin iş ve işlemlerini izlemekte ve onaylamakta, hata ve usulsüzlüklerin giderilmesi için gerekli talimatları vermektedir. Bu şarta yönelik herhangi bir eylem planlanmamıştır. KFS11 Faaliyetlerin sürekliliği:idareler, faaliyetlerin sürekliliğini sağlamaya yönelik gerekli önlemleri almalıdır. KFS 11.1 KFS 11.2 Personel yetersizliği, geçici veya sürekli olarak görevden ayrılma, yeni bilgi sistemlerine geçiş, yöntem veya mevzuat değişiklikleri ile olağanüstü durumlar gibi faaliyetlerin sürekliliğini etkileyen nedenlere karşı gerekli önlemler alınmalıdır. Gerekli hallerde usulüne uygun olarak vekil personel görevlendirilmelidir. Başkanlığımızda hizmetin aksamaması için mevzuata uygun olarak vekaleten görevlendirmeler yapılmaktadır. Uygulama birliğini sağlayacak prosedürler mevcut değildir.alınan önlemlerin iç kontrol için gözden geçirilmesi ve uyumlaştırma açısından personelin sürekli bilinçlendirilmesi gerekmektedir. KFS ve KFS ve İş akış şemalarında ve görev tanımlarında yedek personelin belirlenmesi. Vekil personel yapısı oluşturulacaktır. Tüm Birimler SGDB/PEDB Nisan 2015 Tüm Birimler SGDB/PEDB Sürekli KFS 11.3 Görevinden ayrılan personelin, iş veya işlemlerinin durumunu ve gerekli belgeleri de içeren bir rapor hazırlaması ve bu raporu görevlendirilen personele vermesi yönetici tarafından sağlanmalıdır. Görevinden ayrılan personelin iş ve işlemlerinin durumunu içeren rapor hazırlama uygulaması yoktur. KFS Görevinden ayrılan personelin iş ve işlemlerinin durumunu içeren rapor hazırlama uygulaması yapılacaktır. Tüm Birimler SGDB/PEDB Sürekli

17 KFS12 Bilgi sistemleri kontrolleri: İdareler, bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlamak için gerekli kontrol mekanizmaları geliştirmelidir. KFS 12.1 Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmeli ve uygulanmalıdır. Bilgi sistemlerinin sürekliliğini ve güvenilirliğini sağlayacak kontroller yazılı olarak belirlenmemiş ancak fiilen kontroller gerçekleştirilmektedir.bilimsel Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı tarafından hazırlanmış ancak henüz onaylanmamış olan Bilgi Güvenliği Politikamız bulunmaktadır. KFS Kurumumuzda hazırlanmış Bilgi Güvenliği Politikasının bir an önce işlerliğinin kazandırılması. BDT SGDB Bilgi Güvenliği Politikası Aralık 2016 KFS 12.2 Bilgi sistemine veri ve bilgi girişi ile bunlara erişim konusunda yetkilendirmeler yapılmalı, hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi, tespit edilmesi ve düzeltilmesini sağlayacak oluşturulmalıdır. mekanizmalar Aktif dizin yönetiminde ve diğer uygulama programlarında veri ve bilgi girişi konusunda yetkilendirmeler yapılmakta olup hata ve usulsüzlüklerin önlenmesi amacıyla mekanizmalar bulunmaktadır. Bu şarta yönelik herhangi bir eylem planlanmamıştır. KFS 12.3 İdareler bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar geliştirmelidir. Bilişim yönetişimini sağlayacak mekanizmalar mevcut olup geliştirilmesi ve güncellenmesi kapsamında ISO'nun bilgi güvenliğine ilişkin sertifikası alınması planlanmaktadır. KFS ISO sertifikasının alınması BDT SGDB ISO Sertifikası Aralık 2016

18 4- BİLGİ VE İLETİŞİM Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama BİS13 Bilgi ve iletişim: İdareler, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması amacıyla uygun bir bilgi ve iletişim sistemine sahip olmalıdır. BİS 13.1 İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. Birimlerimizin iletişim alt yapısı mevcuttur. İletişim ve bilgi aktarımı; yazılı metin, Telefon, Faks,e-posta, internet ortamında sağlanmaktadır. BİS Bölge Müdürlüklerimizin internet iletişim altyapısının iyileştirilmesi. BDT Bölge Müdürlükleri Eylül 2015 BİS Bilgi erişiminde ihtiyaç duyulan donanımın güçlendirilmesi BDT Tüm Birimler Sürekli BİS 13.2 Yöneticiler ve personel, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmelidir. Görevlerin yerine getirilmesi sırasında gerekli olan bir çok bilgi hem basılı hem de elektronik ortamda mevcuttur. Ancak, elektornik uygulamaların geliştirilmesi gerekmektedir. BİS BİS Kurum personelinin bilgiye ulaşılmasındaki prosedürlerin azaltılması ve bilgiye daha hızlı erişimin sağlanması Genel Müdürlüğümüz tarafından bugüne kadar üretilen mekansal verileri CBS (Coğrafi Bilgi Sistemleri) kullanılarak sayısal ortamlara aktarılmasının sağlanması SGDB Tüm Birimler Sürekli JEOLOJİ ETÜTLERİ DAİRESİ BŞK. SGDB/BDT Coğrafi Bilgi Sistemleri (CBS) Temmuz 2016 BİS 13.3 Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmalıdır. Genel Müdürlüğümüzde bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olmasına özen gösterilmektedir. BİS Web sitemizde güncellemelerin yapılması BDT SGDB Sürekli

19 BİS 13.4 Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ile kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. Kurumumuz, kaynak kullanıma ilişkin bilgilere KBS, e-bütçe ve say2000i sistemleri üzerinden takibini yapabilmektedir. Ancak performans programı konusunda geliştirmeler yapılmalıdır. BİS BİS Performans programı hazırlanırken yaşanan koordinasyon eksikliklerinin giderilmesi Kurum genelinde birimler bünyesinde performans programına ilişkin bilgilendirme eğitiminin verilmesi SGDB SGDB Tüm Birimler Tüm Birimler Sürekli Mart 2016 BİS 13.5 Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. Genel Müdürlüğümüz, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri, raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak çalışmaları BBS kapsamında yürütmekte olup farklı birimlerin kullandığı programların (SGB.net, İKYS, NATT ) entegrasyon çalışmaları devam etmektedir. Bu şarta yönelik herhangi bir eylem planlanmamıştır. BİS 13.6 Yöneticiler, idarenin misyon, vizyon ve amaçları çerçevesinde beklentilerini görev ve sorumlulukları kapsamında personele bildirmelidir. Yöneticiler, idarenin misyon,vizyon ve amaçları hakkında personeli bilgilendirmektedirler. Kullanılan yöntemlerin yeterince etkili olması için gerekli çalışmalar yapılmalıdır. BİS Personel ile bilgilendirme toplantılarının yapılması Tüm Birimler Tüm Birimler Yılda 1 Kere BİS 13.7 İdarenin yatay ve dikey iletişim sistemi personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmelerini sağlamalıdır. İdare içerisinde yatay ve dikey iletişim sistemi mevcuttur. Ancak, personelin değerlendirme, öneri ve sorunlarını iletebilmeleri için etkin bir iletişim sistemi bulunmamaktadır. BİS BİS Personelin öneri ve sorunları için toplantıların yapılması. Kurumumuzda sorun ve öneri kutularının yaygınlaştırılması. Tüm Birimler PEDB SGDB/PEDB Tüm Birimler Sorun ve öneri kutuları Kasım 2015 Sürekli BİS14 Raporlama:İdarenin amaç, hedef, gösterge ve faaliyetleri ile sonuçları, saydamlık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda raporlanmalıdır. BİS 14.1 İdareler, her yıl, amaçları, hedefleri, stratejileri, varlıkları, yükümlülükleri ve performans programlarını kamuoyuna açıklamalıdır sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve ilgili mevzuat çerçevesinde, Genel Müdürlüğümüzün amaçları, hedefleri, stratejileri, yükümlülükleri, performans programları düzenli olarak web sitemizden kamuoyuna açıklanmaktadır. Bu şarta yönelik herhangi bir eylem planlanmamıştır.

20 BİS 14.2 İdareler, bütçelerinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklentiler ve hedefler ile faaliyetlerini kamuoyuna açıklamalıdır sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu gereğince; Genel Müdürlüğümüzün bütçesinin ilk altı aylık uygulama sonuçları, ikinci altı aya ilişkin beklenti ve hedefleri ile faaliyetleri rapor halinde kamuoyuna açıklanmaktadır. Bu şarta yönelik herhangi bir eylem planlanmamıştır. BİS 14.3 Faaliyet sonuçları ve değerlendirmeler idare faaliyet raporunda gösterilmeli ve duyurulmalıdır. Birimler tarafından hazırlanan birim faaliyet raporları konsolide edilerek idare faaliyet raporu oluşturulup kamuoyuna duyurulmaktadır. Bu şarta yönelik herhangi bir eylem planlanmamıştır. BİS 14.4 Faaliyetlerin gözetimi amacıyla idare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmelidir. Mevcut uygulamaların haricinde iç kontrole uygunluk bakımından rapor ihtiyaçlarının ve formatlarının belirlenmesi ile ilgili bir çalışma mevcut değildir. BİS Kurum genelinde yapılacak olan faaliyetlerde standart raporların dosya plan ve düzeninin oluşturulması. SGDB Tüm Birimler Eylül 2015 BİS15 Kayıt ve dosyalama sistemi:idareler, gelen ve giden her türlü evrak dahil iş ve işlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olmalıdır. BİS 15.1 Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. SGDB-net sistemi İdare içi haberleşmeyi kısmen sağlamakla birlikte Dokümantasyon sisteminde eksiklikler bulunmaktadır, geliştirilmesi yönünde adımlar atılması gerekmektedir. Elektronik imza entegrasyon çalışmaları devam etmektedir. Islak imza ile oluşturulan evraklar devam eden süreç içerisinde elektronik imza ile oluşturulacaktır. BİS BİS e imza sistemine geçişin tamamlanması Dokümantasyon (SGB.net) sistemindeki eksikliklerin giderilmesi (arazi işyerlerinin ve kampların dahil edilmesi) BDT Tüm Birimler e-imza Aralık 2015 BDT Tüm Birimler Aralık 2016 BİS 15.2 Kayıt ve dosyalama sistemi kapsamlı ve güncel olmalı, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalıdır. Elektronik Belge Yönetim Sisteminin (EBYS) kullanılması yönünde gerekli çalışmalar yapılmaktadır. Bu şarta yönelik herhangi bir eylem planlanmamıştır.

21 BİS 15.3 Kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamalıdır. Genel Müdürlüğümüz kayıt ve dosyalama sistemi, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlamak hususunda yeterli düzeyde değildir. Kullanılan mevcut sistemin sorunları giderilmelidir. BİS Kişiye özel gizlilik arz eden evrakların SGB.net sistemine konulmaması ve SGB.Nette her biriminin kendi birimi dışında evrağa ulaşmada yetki tanımlamasının yeniden yapılması SGDB BDT Nisan 2015 BİS 15.4 Kayıt ve dosyalama sistemi belirlenmiş standartlara uygun olmalıdır. Kayıt ve dosyalama işlemlerinin standart dosya planına uygun olarak yapılmasına özen gösterilmektedir. Konuya ilişkin prosedürler oluşturulmalıdır. Bu şarta yönelik herhangi bir eylem planlanmamıştır. BİS 15.5 Gelen ve giden evrak zamanında kaydedilmeli, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılmalı ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmelidir. Gelen ve giden evrak standartlara uygun bir şekilde kayıt edilerek arşivde muhafaza edilmektedir. Bu şarta yönelik herhangi bir eylem planlanmamıştır. BİS 15.6 İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon oluşturulmalıdır. sistemi Kurumumuzda; işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi mevcuttur. Bu şarta yönelik herhangi bir eylem planlanmamıştır. BİS Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi:idareler, hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların belirlenen bir düzen içinde bildirilmesini sağlayacak yöntemler oluşturmalıdır. BİS 16.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. Kurumumuz personeli idare içinde ve idare dışında yapılacak ihbar ve şikayetlere yönelik prosedür ve mevzuat hakkında bilgiye sahip değildir. BİS Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim işlemleri, Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı mevzuatı çerçevesinde belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde yapılacaktır. SGDB/HUKUK/ TEFTİŞ Tüm Birimler Sürekli

22 BİS Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim işlemleri ile ilgili seminer yapılması SGDB/TEFTİŞ Tüm Birimler Seminer Nisan 2015

23 BİS 16.2 Yöneticiler, bildirilen hata, usulsüzlük ve yolsuzluklar hakkında yeterli incelemeyi yapmalıdır. Usulsüzlük ve yolsuzluklara ilişkin mevzuat hükümleri uygulanmaktadır. Bu şarta yönelik herhangi bir eylem planlanmamıştır. BİS 16.3 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personelin güvenliğini sağlayıcı prosedür ve mevzuat personelimiz tarafından bilinmemektedir. BİS Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim işlemleri ve personelin güvenliğini sağlayıcı prosedür ile ilgili seminer yapılması TEFTİŞ/ HUKUK Tüm Birimler Nisan 2015

24 5- İZLEME Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama İS17 İç kontrolün değerlendirilmesi:idareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir. İS 17.1 İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. İS 17.2 İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. İS 17.3 İS 17.4 İç kontrolün değerlendirilmesine idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. İç kontrolün değerlendirilmesinde, yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikâyetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. İç Kontrol Sistemi kurulma çalışmaları devam ettiğinden izleme ve değerlendirme yapılamamaktadır. İç kontrol çalışmaları yeni başladığından eylem planı hazırlandıktan sonra değerlendirmeler yapılacak ve gerekli önlemler alınacaktır. Yılda 1 kere İS 17.5 İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır.

25 İS18 İç denetim:idareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır. İS 18.1 İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir. Denetim standartları, 5018 Sayılı Kanun, İç Denetçilerin Çalışma ve Usül ve Esasları Hakkında Yönetmelik, Kamu İç Denetim Standartları ile belirlenmiş durumda olup mevzuata uygun şekilde yürütülmektedir. İS 18.1 ve İS18.2 İç denetim faaliyetlerinin hızlandırılması ve daha etkin hale getirilmesi İç Denetim Birimi Bşk. SGDB Sürekli İS 18.2 İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir. İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren uygulamalar mevcut olmakla birlikte ayrıca bir eylem planı hazırlanmamaktadır.

26 MADEN TETKİK VE ARAMA GENEL MÜDÜRLÜĞÜ KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI MEVCUT DURUM RAPORU ANKARA, 2014

27 KONTROL ORTAMI Standart Kod No: Kamu İç Kontrol Standartdı ve Genel Şartı Mevcut Durum Standart: 1.Etik Değerler ve Dürüstlük KOS 1.1 KOS 1.2 İç kontrol sistemi ve işleyişi yönetici ve personel tarafından sahiplenilmeli ve desteklenmelidir. İdarenin yöneticileri iç kontrol sisteminin uygulanmasında personele örnek olmalıdırlar. Yöneticiler ve personel İç Kontrol Sistemi, işleyişi ve standartları konusunda yeterli bilgi birikimine sahip değildir.konu ile ilgili İç Kontrol Sistemi kurulma çalışmaları Genel Müdürlüğümüz Makam Olurları ile başlamış olup, İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu ve alt ekip üyelerini kapsayan Bilgilendirme Eğitimi yapılarak, İç Kontrol çalışmalarına başlanmıştır. Ancak Genel Müdürlüğümüzün tamamına yaygınlaştırılamamıştır. İç Kontrol Sistemi kurulma aşamasında olduğundan Genel Müdürlüğümüzün Daire Başkanlıklarımızda ve Bölge Müdürlüklerimizdeki Yöneticiler sistem hakkında yeterli bilgi ve eğitime sahip değillerdir.genel Müdürlüğümüz yöneticilerinin İç Kontrol Sisteminin kurulması ve uygulanması hususunda gereken hassasiyeti göstermekte oldukları görülmektedir. KOS 1.3 Etik kurallar bilinmeli ve tüm faaliyetlerde bu kurallara uyulmalıdır. Kurumumuz bünyesinde Etik Komisyonu kurulmuş olup bu konuda çalışmalar yürütülmektedir.ancak Kamu Etik Kurallarının bilinmesi konusunda tüm personel yeterli bilgi ve kültüre sahip değildir. KOS 1.4 Faaliyetlerde dürüstlük, saydamlık ve hesap verebilirlik sağlanmalıdır. Genel Müdürlüğümüz faaliyetlerinde 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, Stratejik Plan, Performans Programı, Faaliyet Raporu, Kesin Hesap, Mali Durum ve Beklentiler Raporları ile hesap verilebilirlik ve saydamlık sağlanmaktadır. Ayrıca, gerek TBMM tarafından verilen soru önergeleri gerekse 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu çerçevesinde ilgililerden gelen talepler karşılanmakta ve böylece Genel Müdürlüğümüz faaliyetlerinde şeffaflık ve hesap verebilirlik sağlanmaktadır. Genel Müdürlüğümüzde, İç Kontrol Güvence Beyanın şeffaflık ve hesap verilebilirlik niteliklerine haiz olabilmesi için çalışmalar sürdürülmektedir. KOS 1.5 İdarenin personeline ve hizmet verilenlere adil ve eşit davranılmalıdır. Kamu Hizmetleri Sunumunda Uyulacak Usul v Esaslara ilişkin Yönetmelik esaslarına göre hazırlanan Hizmet Standartları ve Hizmet Envanteri tablosu Merkez Harcama birimlerinden Bilimsel ve Dökumantasyon ve Tanıtma Dairesi Başkanlığı, Maden Etüt ve Arama Dairesi Başkanlığı, Personel ve Eğitim Dairesi Başkanlığı, Sondaj Dairesi Başkanlığı, Jeoloji Etütleri Dairesi Başkanlığı, Fizibilite Etütleri Dairesi Başkanlığı, Jeofizik Etütleri Dairesi Başknalığı, Maden Analizleri ve Teknolojisi Daire Başkanlığı için hazırlanarak Genel Müdürlüğümüz web sitesinde yayınlanmıştır.ancak kurumsal uygulamaya yönelik çalışmalar yapılmamıştır.yapılan anket çalışmaları sonucunda, idarenin personeline adil ve eşit davranmasını yönelik prosedürlerin ve mekanizmalarin oluşturulmadığı anlaşılmaktadır. KOS 1.6 İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgeler doğru, tam ve güvenilir olmalıdır. Kurumumuzun birçok faaliyeti elektronik ortamlarda oluşturulmakta, takip edilmekte (e-bütçe,hys,say2000,vb.) ve faaliyetlere ilişkin yönetim raporları, bilgi ve belgeler bu sistemlerden sağlanmaktadır. Bu sistemlerin herbiri bağımsız çalışmakta ve aralarında herhangi bir entegrasyon bulunmamaktadır. Raporlama için herhangi bir yazılı prosedür bulunmamaktadır.

28 Standart: 2.Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler KOS 2.1 İdarenin misyonu yazılı olarak belirlenmeli, duyurulmalı ve personel tarafından benimsenmesi sağlanmalıdır. Stratejik Plan ( ) kapsamında Genel Müdürlüğümüzün hazırlanarak web sitesinde yayımlanmıştır. Misyon ve Vizyonu belirlenmiş olup, Kurumumuz web sayfasında yayınlanmıştır.fakat personel tarafından henüz yeterli düzeyde benimsenmemiştir. KOS 2.2 KOS 2.3 Misyonun gerçekleştirilmesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalıdır. İdare birimlerinde personelin görevlerini ve bu görevlere ilişkin yetki ve sorumluluklarını kapsayan görev dağılım çizelgesi oluşturulmalı ve personele bildirilmelidir tarih ve 8156 sayılı karar ile yürürlüğe konulan MTA Genel Müdürlüğü İç Yönetmelikte Bölge Müdürlükleri ve Daire Başkanlıklarının görev, yetki, sorumluluğu ile çalışma usullerine ilişkin hükümleri kapsamaktadır.yönetmelikte ana birimlerin görev tanımları yapılmış ancak belirli bir standartta oluşturulmamış; Alt birimlerin ve personelin ise görev tanımları belirlenmemiştir. KOS 2.4 KOS 2.5 İdarenin ve birimlerinin teşkilat şeması olmalı ve buna bağlı olarak fonksiyonel görev dağılımı belirlenmelidir. İdarenin ve birimlerinin organizasyon yapısı, temel yetki ve sorumluluk dağılımı, hesap verebilirlik ve uygun raporlama ilişkisini gösterecek şekilde olmalıdır. Harcama birimleri bazında teşkilat şeması bulunmaktadır. Ancak Daire Başkanlıklarına ve Bölge Müdürlüklerine bağlı birimlerin yazılı fonksiyonel görev dağılımı bulunmamaktadır. KOS 2.6 İdarenin yöneticileri, faaliyetlerin yürütülmesinde hassas görevlere ilişkin prosedürleri belirlemeli ve personele duyurmalıdır. Kurumumuzda hassas görev tanımları ve standarları henüz belirlenmemiştir. KOS 2.7 Her düzeydeki yöneticiler verilen görevlerin sonucunu izlemeye yönelik mekanizmalar oluşturmalıdır. Kurumumuzda yöneticiler tarafından verilen görevleri izlemeye imkan veren mekanizmalar mevcut ancak sistematik bir yaklaşım mevcut değildir. Standart: 3.Personelin Yeterliliği ve Performansı KOS 3.1 İnsan kaynakları yönetimi, idarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik olmalıdır. İdarenin amaç ve hedeflerinin gerçekleşmesini sağlamaya yönelik personel politikası belirlenmeli ve ihtiyaç analizi ve insan kaynağının optimum dağılımına ilişkin çalışmalar yetersizdir. KOS 3.2 İdarenin yönetici ve personeli görevlerini etkin ve etkili bir şekilde yürütebilecek bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Yönetici ve personelin görevlerini en iyi şekilde yürütebilmesi için gerekli olan bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmaları maksadıyla, görev alanları ile ilgili gerek yurt içi ve gerek yurt dışı toplantı, seminer, konferans, çalışma ziyaretleri vb. aktiviteler ile ilgili faaliyetler ve etkinlikleri takip ederek katılımlarının sağlanması hususunda tüm birimlerce gereken hassasiyet gösterilmektedir. Her görev için iş tanımı ve gerekleri belgeleri hazırlanmamıştır.

29 KOS 3.3 Mevcut sistemde KPSS ile personel alımı gerçekleştirildiğinden mesleki Mesleki yeterliliğe önem verilmeli ve her yeterliliğin ölçümü kısmen mümkün olabilmektedir.ayrıca Görev tanımları görev için en uygun personel seçilmelidir. bulunmadığından uygun personelin uygun pozisyonda çalışıp çalışmadığı izlenememektedir. KOS 3.4 Personelin işe alınması ile görevinde ilerleme ve yükselmesinde liyakat ilkesine uyulmalı ve bireysel performansı göz önünde bulundurulmalıdır. MTA Genel Müdürlüğü personeli görevde yükselme unvan değişikliği yönetmeliği mevcuttur.yazılı olarak kayıt altına alınmış performans ve kariyer planlaması sistemleri bulunmamaktadır. KOS 3.5 KOS 3.6 KOS 3.7 Her görev için gerekli eğitim ihtiyacı belirlenmeli, bu ihtiyacı giderecek eğitim faaliyetleri her yıl planlanarak yürütülmeli ve gerektiğinde güncellenmelidir. Personelin yeterliliği ve performansı bağlı olduğu yöneticisi tarafından en az yılda bir kez değerlendirilmeli ve değerlendirme sonuçları personel ile görüşülmelidir. Performans değerlendirmesine göre performansı yetersiz bulunan personelin performansını geliştirmeye yönelik önlemler alınmalı, yüksek performans gösteren personel için ödüllendirme mekanizmaları geliştirilmelidir. Her yıl hizmetiçi eğitim planlamaları yapılmaktadır. Eğitim planlamaları yapılırken tüm birimlerin ihtiyaçları Personel ve Eğitim Dairesi Başkanlığı tarafından sorulmaktadır. Personelin yeterliliği ve performansını ölçmeye yönelik bireysel performans kriterleri belirlenmemiştir. KOS 3.8 Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar yazılı olarak belirlenmiş olmalı ve personele duyurulmalıdır. Personel istihdamı, yer değiştirme, üst görevlere atanma, eğitim, performans değerlendirmesi, özlük hakları gibi insan kaynakları yönetimine ilişkin önemli hususlar mevzuatla belirlenmiştir. Ancak performans değerlendirme kriterleri belirlenmemiştir. Standart: 4.Yetki Devri KOS 4.1 KOS 4.2 İş akış süreçlerindeki imza ve onay mercileri belirlenmeli ve personele duyurulmalıdır. Yetki devirleri, üst yönetici tarafından belirlenen esaslar çerçevesinde devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmeli ve ilgililere bildirilmelidir. İmza Yetkileri Yönergesi ile imza ve onay mercileri belirlenerek personele bildirilmiştir.ancak imza yönergesinin tekrar gözden geçirilmelidir. İş akış süreçleri standarlara bağlı olarak hazırlanmamıştır ve şifahen yürütülmektedir. KOS 4.3 KOS 4.4 KOS 4.5 Yetki devri, devredilen yetkinin önemi ile uyumlu olmalıdır. Yetki devredilen personel görevin gerektirdiği bilgi, deneyim ve yeteneğe sahip olmalıdır. Yetki devredilen personel, yetkinin kullanımına ilişkin olarak belli dönemlerde yetki devredene bilgi vermeli, yetki devreden ise bu bilgiyi aramalıdır. Yetki, hiyerarşik kademeler içinde kademe atlamadan ve devredilen yetkinin sınırlarını gösterecek şekilde yazılı olarak belirlenmiştir.