Türkiye İç Denetim Enstitüsü (TİDE) Etik Kurul Yönetmeliği

Transkript

1 Türkiye İç Denetim Enstitüsü (TİDE) Etik Kurul Yönetmeliği 1. AMAÇ Türkiye İç Denetim Enstitüsü Etik Kurul Yönetmeliği, İç Denetim Mesleğinin icrasında Uluslararası İç Denetçiler Enstitüsü (IIA) nün belirlediği Mesleki Etik İlkeler ve Davranış Kuralları ile Türkiye İç Denetim Enstitüsü nün (TİDE) Kurumsal Etik Kurallarına, Türkiye de geçerli mesleki ve yasal mevzuat yükümlülüklerine uyumu tesis etmek, üyelerini bu konularda eğitmek, bilgilendirmek, meslek mensubu üyelerin ilgili mevzuat ve kurallarla uygulamada meydana gelebilecek çıkar çatışmalarını gidermek, etik kuralların ihlaline ilişkin üyeler veya başka kanallardan gelebilecek bildirimleri veya Etik Kurulun kendisinin tespit ettiği herhangi bir ihlal hakkında gerekli incelemeleri yapmak ve karar bağlamak için Kurulun yapısı, görev ve sorumlulukları, çalışma ilkelerini belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.. 2. KAPSAM Bu yönetmelik, Türkiye İç Denetim Enstitüsü (TİDE) üyelerinin uymakla sorumlu oldukları IIA tarafından ilan edilmiş mesleki etik ilkeler ve davranışkuralları, TİDE Kurumsal Etik Kuralları ile Türkiye de geçerli mesleki ve yasal mevzuat çerçevesinde yapacakları faaliyetleri kapsamaktadır. 3. MESLEKİ ETİK İLKELER ve DAVRANIŞ KURALLARI 3.1. Temel Yaklaşımlar Uluslararası İç Denetçiler Enstitüsü IIA nin Etik İlkeler ve Davranış Kuralları çerçevesinde hazırlanmış olan Türkiye İç Denetim Enstitüsü K u r u m s a l Etik Kurallarının amacı, iç denetim mesleğinin etik kültürünü geliştirmektir. TİDE iç denetimi aşağıdaki şekilde tanımlamıştır: İç denetim, bir kurumun faaliyetlerini geliştirmek ve onlara değer katmak amacını güden bağımsız ve objektif bir güvence ve danışmanlık faaliyetidir. İç denetim, kurumun risk yönetim, kontrol ve yönetişim süreçlerinin etkinliğini değerlendirmek ve geliştirmek amacına yönelik sistemli ve disiplinli bir yaklaşım getirerek kurumun amaçlarına ulaşmasına yardımcı olur. IIA nin Etik İlke ve Davranış Kuralları iki önemli hususu kapsamak için yukarıdaki iç denetim tanımının ötesine uzanır: 1) İç denetim mesleği ve uygulamasıyla ilgili İlkeler, 2) İç denetçilerden beklenen davranış tarzını tanımlayan Davranış Kuralları. Bu kuralların amacı, İlkelerin uygulanması amacıyla yorumlanmasına yardımcı olmak ve iç denetçilerin etik davranışları konusunda rehberlik etmektir. 1/6

2 Türkiye İç Denetim Enstitüsü gerek mesleki gerekse kurumsal Etik Kuralları, Uluslararası İç Denetçiler Enstitüsü IIA nin Meslekî Uygulama Çerçevesi ve ilgili diğer IIA duyuruları ve Türkiye İç Denetim Enstitüsü duyurularıyla birlikte, kurum içerisinde veya kurum dışından hizmet veren iç denetçilere yol gösterir. "İç denetçiler", TİDE üyelerini, TİDE yönetim organlarını, IIA nin meslekî sertifikalarına sahip olanları ve yukarıdaki iç denetim tanımı çerçevesinde iç denetim hizmeti verenleri ifade etmektedir. Türkiye İç Denetim Enstitüsü üyeleri, herhangi bir mesleki veya kurumsal etik kuralı ihlal eden üye/üyeler ile etik kural ihlaline yol açabilecek bir durumun tespiti halinde ve/veya doğrudan ya da dolaylı olarak bir çıkar çatışması yaratan ya da yaratabilecek faaliyetleri her durumda ispat yükümlülüğü esası ile Etik Kurul Başkanlığı na önceden belirlenmiş ve bu amaçla açılmış olan iletişim kanallarını kullanarak bildirimde bulunmalıdır Yasal ve Sosyal Sorumluluklar Türkiye İç Denetim Enstitüsü bünyesinde yerine getirilen tüm faaliyet ve işlemler, yasa ve ilgili yönetmelikler çerçevesinde uygulanır. İlgili yasal kuruluşlara tam ve doğru, zamanında ve açık olacak şekilde gerekli bilgiler zamanında sunulur. Türkiye İç Denetim Enstitüsü yerine getirdiği tüm faaliyetlerde, özel ve tüzel kişiler, her türlü kamu kurum ve kuruluşları, sivil toplum örgütleri ve siyasi partilere karşı herhangi bir menfaat ilişkisi oluşturmadan eşit mesafede davranır ve yasal ve sosyal sorumluluk bilinci ile yükümlülükleri yerine getirir Etik İlkeler ve Davranış Kuralları Uygulanabilirlik ve Yürütme Mesleki ve Kurumsal Etik Kuralları, iç denetim hizmeti veren kurum ve kişileri bağlar. Türkiye İç Denetim Enstitüsü üyeleri ve sertifikalı iç denetçiler ve adaylar için ilkeler ve davranış kurallarının ihlâli, çıkar çatışması hali Türkiye İç Denetim Enstitüsü tüzüğüne bağlı olarak Genel Kurul tarafından onaylanmış olan Kurumsal Etik Kuralları, ilgili yönetmelikleri ile idarî düzenlemelerine göre değerlendirilir ve ele alınır. Belirli bir davranışa Davranış Kurallarında atıfta bulunulmaması, o davranışın kabul edilemez veya yanlış olarak değerlendirilmesini engellemez ve bu sebeple de söz konusu kişiler disiplin cezası açısından sorumludur. İlkeler ve davranış kurallarını ihlal eden ve/veya ihlal etme durumu oluşan üye/üyeler için Yönetim Kurulu, TİDE üyeleri veya kişiler tarafından Etik Kurulu Başkanlığına yapacağı bildirimi ile Etik Kurul tarafından inceleme ve değerlendirme yapılıp yapılmayacağı toplantıda kararlaştırılır. İnceleme ve değerlendirmeye ilişkin Etik Kurul tarafından uygulanacak yöntem; yönetmeliğin beşinci maddesinde belirtilen Etik Kurul Çalışma ilkeleri ile altıncı maddesinde belirtilen Etik Kurulun Toplanması ve Karar Alınması başlıklarında açıklanan şekli ile gerçekleştirilir Etik İlkeler İç denetçilerin mesleklerini icra ederken aşağıdaki ilkeleri uygulamaları ve desteklemeleri beklenir. 1. Dürüstük İç denetçilerin dürüstlüğü, güven oluşturur ve böylece verdikleri hükümlere itimat edilmesine yönelik bir zemin sağlar. 2. Objektiflik İç denetçiler, inceledikleri süreç veya faaliyet ile ilgili bilgiyi toplarken, değerlendirirken ve raporlarken en üst seviyede meslekî objektiflik sergiler. İç 2/6

3 denetçiler ilgili tüm şartların değerlendirmesini dengeli bir şekilde yapar ve kendilerinin veya diğerlerinin menfaatlerinden etkilenmez. 3. Gizlilik İç denetçiler, elde ettikleri bilginin sahipliğine ve değerine saygı gösterir; hukukî ve meslekî bir mecburiyet olmadığı sürece de gerekli yetkilendirmeyi almaksızın bilgiyi açıklamaz. 4. Yetkinlik (Ehil Olma) İç denetçiler, iç denetim hizmetlerinin gerçekleştirilmesinde gereken bilgi, beceri ve tecrübeyi ortaya koyar Etik Davranış Kuralları 1. Dürüstlük İç denetçiler, 1.1. Çalışmalarını doğruluk, dikkat ve sorumluluk duygusuyla yaparlar, 1.2. Hukuku gözetir ve hukukun ve mesleğin gerektirdiği özel durum açıklamalarını yaparlar, 1.3. Kanun dışı bir faaliyete bilerek ve isteyerek taraf olmaz veya iç denetim mesleği ve kurum açısından yüz kızartıcı eylemlere girişmezler, 1.4. Kurumun meşru ve etik amaçlarına saygı duyar, katkıda bulunurlar. 2. Objektiflik İç denetçiler, 2.1. Değerlendirmelerinin tarafsızlığına zarar verebilecek veya zarar vereceği varsayılabilecek herhangi bir ilişkiye ve faaliyete katılmazlar; bu katılım, kurumun çıkarlarıyla çatışan ilişki ve faaliyetleri de içerir, 2.2. Meslekî muhakemelerini zayıflatabilecek veya zayıflatacağı varsayılabilecek herhangi bir şeyi kabul etmezler, 2.3. Tespit ettikleri ve açıklanmadığı takdirde faaliyetlerinin raporlanmasını bozacak tüm önemli bulguları açıklarlar. 3. Gizlilik İç denetçiler, 3.1. Görevleri sırasında elde ettikleri bilgilerin korunması ve kullanımı konusunda ihtiyatlı olurlar, 3.2. Sahip oldukları bilgileri kişisel menfaatleri için veya hukuka aykırı olarak veya kurumun meşru ve etik amaçlarına zarar verebilecek tarzda kullanmazlar. 4. Yetkinlik (Ehil Olma) 4.1. Sadece görevin gerektirdiği bilgi, beceri ve tecrübeye sahip oldukları işleri üstlenmelidirler, 4.2. İç denetim hizmetlerini, Uluslararası İç Denetim Meslekî Uygulama Standartlarına uygun bir şekilde yerine getirirler, 4.3. Kendi yeterliliklerini ve hizmetlerinin etkinlik ve kalitesini devamlı geliştirirler. 3/6

4 3.4 Çıkar Çatışması İlkeleri Yerine getirilen faaliyetle ilgili kararların sağlıklı ve dürüst olarak alınabilmesi için Türkiye İç Denetim Enstitüsü; Yönetim Kurulu, Denetleme Kurulu, Etik Kurul, Danışma Kurulu ve Enstitü bünyesinde oluşturulan komitelerde görev alanlar ve çalışanlar; TİDE üyeleri kuruluş, ilgili taraflar ve kendileri arasında çıkar çatışmasının olmamasını sağlamalıdır Herhangi bir şekilde ortaya çıkan veya çıkma ihtimali bulunan bir çıkar çatışması durumunun hemen ve derhal Etik Kurul a veya Yönetim Kuruluna raporlanması ve Yönetim Kurulunun, Etik Kurul a durumu iletilmesi ve/veya söz konusu durumla ilgili Etik Kurulun ivedilikle toplanarak karar vermesi gerekir. İnceleme ve değerlendirmeye ilişkin Etik Kurul tarafından uygulanacak yöntem; yönetmeliğin Etik Kurulun Oluşumu, Çalışma ilkeleri ve Toplanması başlıklı dördüncü maddesinde belirtildiği şekli ile gerçekleştirilir. Etik Kurul yıl içinde meydana gelen çıkar çatışmaları ve Kurula gelen diğer tüm bildirimlerle ilgili Kurulun yapmış olduğu çalışmalar ve almış olduğu kararlar hakkında yıllık bir rapor hazırlayarak Genel Kurulu bilgilendirir. Türkiye İç Denetim Enstitüsü, ilgili kurullarında ve komitelerinde görev alanlar ve çalışanların Enstitüye doğrudan mal ve/veya hizmet sağlayan bir firmada eş ya da yakınlarının kayda değer menfaatinin, direkt veya dolaylı ilişkisinin bulunması halinde, bu kişinin TİDE ile ilgili alacağı kararlarının olumsuz etkileneceği düşünülür. Bu tür bir ilişkinin oluşması halinde ilgili şahsın derhal durumu Etik Kurul ve bulunduğu komite/kurul başkanlığına bildirmesi gerekir. Türkiye İç Denetim Enstitüsü nün gizli olan ticari, mali ve diğer her türlü bilgilerinin arkadaş, akraba veya yakınlarının ya da kendi şahsi çıkarları için kullanılması, çıkar çatışması kuralı kapsamında yasaktır. TİDE Üyeleri, Eğitmen veya danışmanlar, Türkiye İç Denetim Enstitüsü adına yaptıkları işlerde Enstitü çıkarlarını ön planda tutarlar, TİDE tarafından kendilerine iletilmiş olan bilgilerin güvenliğine azami özeni gösterirler.. Türkiye İç Denetim Enstitüsü kurullarında ve komitelerinde görev alanlar ve çalışanlar konumunu kullanarak ilgili taraflar, üyeler veya müşteri olanaklarından kişisel veya temsil ettikleri kurumlar adına çıkar sağlayamaz. Türkiye İç Denetim Enstitüsü profesyonel çalışanları başka bir yerde kuruluştan izin almaksızın ücret karşılığı veya ücretsiz olarak çalışamaz. Türkiye İç Denetim Enstitüsü kurullarında ve komitelerinde görev alanlar ve çalışanlar Türkiye İç Denetim Enstitüsü adına hizmet verdikleri kuruluşlar ile borç alıp verme, kefil olma ortak iş kurma gibi ilişkilere giremezler. 4/6

5 4. ETİK KURULUN OLUŞUMU, ÇALIŞMA İLKELERİ ve TOPLANMASI 4.1. Etik Kurulun Amacı İç denetim mesleğinin etik kültürünün geliştirilmesi, Uluslararası İç Denetçiler Enstitüsü (IIA) Mesleki Etik İlke ve Davranış Kurallarına, TİDE Kurumsal Etik Kurallarına ve Türkiye de geçerli yasal mevzuatlarına uyumlu TİDE etik kuralların oluşturulması güncel olarak yaşatılması ve yaygınlaştırılması konusunda katkıda bulunmak, Etik Kurul a gelen etik ihlallerine ilişkin bildirimleri değerlendirerek çözümlenmesini sağlamak, Etik konularına ilişkin görüş ve önerilerde bulunmak Etik Kurulun Oluşumu Etik Kurulu, beş asıl ve beş yedek üye olmak üzere, Türkiye İç Denetim Enstitüsü nün asıl üyeleri arasından Genel Kurul tarafından gizli oyla iki yıl için seçilir. Etik Kurulu, ilk toplantısında, üyeleri arasından bir başkan ve bir raportör seçer. Etik Kurulun sekretaryalığı Etik Kurul Raportörü koordinasyonunda Türkiye İç Denetim Enstitüsü Yönetim Kurulu tarafından görevlendirilecek kişi tarafından yürütülür Etik Kurul Çalışma İlkeleri Etik Kurul Başkan ve üyeleri tarafından bu yönetmeliğin amaç maddesinde yer alan hususlar yerine getirilirken uyulacak çalışma ilkeleri aşağıda belirtilmiştir. Etik Kurul Başkan ve üyeleri, görevleriyle ilgili bilgi ve belgeleri toplarken, değerlendirirken, aktarırken ve sonuçlandırırken, önyargısız ve tarafsız şekilde hareket eder; kariyerinin gerektirdiği nesnellik ilkesine uyar. Etik Kurul; etik ilkeler ve davranış kuralları ile çıkar çatışması ilke ihlallerine ilişkin Etik Kurul a sunulan bilgi, belge ve görüşleri alır; elde ettiği diğer bilgi ve belgelerle birlikte adil, tarafsız ve nesnel bir şekilde değerlendirir. Etik Kurul kararları ile ilgili olarak Yönetim Kurulu na yapılacak olan raporlamada yer verdikleri önlem ve tavsiyeleri gerekçeli olarak belirtir. Etik Kurul, çıkar çatışmaları, etik ilkeler ve davranış kurallarının ihlaline ilişkin bildirim ve şikâyetler ile bildirim veya şikâyette bulunanların kimliğini gizli tutar. TİDE üyeleri veya çalışanları arasından Etik Kurula bildirimde bulunan herkes Etik Kurulun koruması altında bulunur ve bu bildirimlerinden dolayı herhangi baskı, yıldırma, hak kaybı veya yaptırıma tabi tutulamazlar. Ancak, herhangi bir kimse hakkında asılsız bildirimde bulunulması, iddia ve isnat edilen etik kural ihlallerinin gereken belge, bilgi ve delillerle desteklenememesi, karşı tarafın haksız ve mağduriyetine neden olacak ve kamuoyu nezdinde itibarının zedelenmesine yol açacak şekilde iftiraya uğratılması hallerinde Kurul bu tür bildirimde bulunan taraf hakkında işlem yapmaya (Yönetim Kurulu na yapılacak raporlamada bu tespitine yer verir ve tavsiyede bulunur) yetkilidir. Etik Kurul inceleme ile ilgili bilgi, belge ve delili doğrudan doğruya mevcut olan şahıs veya birimden talep yetkisine sahiptir. Elde ettiği her türlü bilgi ve belgeyi sadece inceleme konusu ile sınırlı olarak inceleyebilir. Soruşturma süreci baştan itibaren yazılı tutanağa 5/6

6 bağlanır. Konuya ilişkin bilgi, delil ve belgeler tutanağa eklenir. Tutanak başkan ve üyeler tarafından imzalanır. Etik Kurul, gerekli gördüğü takdirde uzman görüşüne başvurabilir ve soruşturma esnasında gizlilik prensiplerini ihlal etmeyecek tedbirleri alarak uzmanlardan faydalanabilir Etik Kurulun Toplanması ve Karar Alınması Etik Kurulu, başkan dahil en az üç üye ile kendisine yapılmış herhangi bir bildirim olmasa dahi düzenli olarak 6 ayda bir toplanır ve üye tam sayısının salt çoğunluğu ile karar verir. Üyelikten çıkarma kararları için en az üç üyenin kararı zorunludur. Etik Kurulunun, üyelikten çıkarılma veya kural ihlâllerinin görüşüleceği toplantılarına, hakkında karar verilecek üyenin bağlı olduğu kuruluş ile ilişkisi bulunanlar veya bu üye ile herhangi bir yakınlığı olanlar katılamazlar ve Etik Kurulunun toplantısında yerini yedek üyeye bırakırlar. Bu kuralı ihlâl etmeyen yedek üye, o toplantıda, asil üyenin yerine görev yapar. Etik kurallar ve çıkar çatışmasına ilişkin bu yönetmelikte detayları verilen konularda Etik Kurul a Yönetim Kurulu ve/veya bir üyenin yazılı talebi ile gelen ihbar ve inceleme talepleri Etik Kurul tarafından derhal toplantı yapılmak suretiyle işleme alınır. Konuya ilişkin yeterli durumu ispatlayıcı belge veya herhangi bir delil olması durumunda Etik Kurul, karar vermeden önce, ilgili üyenin savunmasını alır. İlgili üye, en az bir hafta önceden yazılı olarak haber vermek koşuluyla belirlenen günde, savunmasını yapmak üzere çağrılır; gelmediği veya geçerli özrünü bildirmediği takdirde, savunma, hakkından feragat etmiş sayılır ve özrünün kabulü durumunda, yeni bir gün belirlenerek bildirilir. Etik Kurul yaptığı incelemeler sonucunda meslek itibarını ve Türkiye İç Denetim Enstitüsü nün itibarını zedeleyecek şekildeki tutum ve davranışların varlığını tespit etmişse değerlendirme sonucuna göre Uyarı, Üyelikten Çıkarılma, Sertifika veren kuruma bildirim e kadar varabilecek çeşitli müeyyideler uygulanmasını kararlaştırabilir. Etik Kurul kararları ivedilikle uygulanır. Alınan kararlar Etik Kurulu Karar tutanağına yazılır ve yazılı savunmalarla birlikte saklanır. Üye hakkında verilen kararlar uygulanması amacıyla en geç üç gün içinde Yönetim Kuruluna gönderilir. Etik Kurulun kararı, Yönetim Kurulu tarafından ilgili üyeye yazılı olarak bildirilir. İlgili üyenin Türkiye İç Denetim Enstitüsü nden yasal olarak geçerli bir yetki almaksızın Türkiye İç Denetim Enstitüsü nü yükümlülük ve borç altına sokan eylemi hakkında Yönetim Kurulunun adli mercilere başvurma hakkı saklıdır. Etik Kurul, Yönetim Kurulu ve/veya bir üye tarafından gelen ihbar ve inceleme taleplerini değerlendirmek üzere talep tarihinden on beş günü geçmemek üzere toplanır. 5. YÜRÜRLÜK VE YÜRÜTME İş bu yönetmelik Genel Kurul tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer. Etik Kurul Yönetmeliği Etik Kurul tarafından yılda bir defadan az olmamak kaydıyla ihtiyaç duyulan sıklıkta gözden geçirilir ve gerekli hallerde güncellenir. Güncellenen Etik Kural ve Yönetmelikler bilgi ve görüşleri alınmak üzere Yönetim Kuruluna gönderilir, son hali verilen doküman yapılacak ilk toplantıda onaylanmak üzere Genel Kurula sunulur. Güncellenen Etik Kurallar ve Yönetmelik başta TİDE web sitesi olmak üzere diğer uygun yollardan tüm üyelere duyurulur. Bu yönetmelik ve ilgili maddeleri TİDE Yönetim Kurulu ve TİDE Etik Kurulu tarafından yürütülür. 6/6