ATTANDANCE MANAGEMENT 2008 TÜRKÇE İÇİNDEKİLER

Transkript

1 ATTANDANCE MANAGEMENT 2008 TÜRKÇE Bölüm 1: İÇİNDEKİLER 1. Programın Yüklenmesi ve Kaldırılması. 1.1 Programın Yüklenmesi. 1.2 Programın Kaldırılması. 1.3 Programın Genel Özellikleri. Bölüm 2: 2. Program Yönetimi Cihaz ve Program Arasındaki Bilgi Alış-Verişi Cihaz Ekleme ve Silme Cihaza Bağlanma Cihaz Yönetimi Bilgi Yükleme ve İndirme Monitoring (anında veri görüntülenmesi) USB Disk Yönetimi Genel Ayarlar Departman Ekleme Personel Ayarları Giriş-Çıkış Bilgilerini Görüntüleme ve Çıktı Almak Data Yönetimi Bilgileri Yedekleme Programı Sıfırlama.

2 BÖLÜM 1 : 1. Programın Kurulması ve Kaldırılması Programın Kurulması. Tarafımızdan verilen ve/veya gönderilen kurulum dosyasındaki setup.exe ye tıklıyoruz. karşımıza çıkan ekran: Bu kısımda OK e tıklıyoruz. Bu kısımda NEXT e tıklıyoruz.

3 Bu ekranda kullanım lisansını kabul edip NEXT e tıklıyoruz. Bu ekranda bize programın hangi dizine kurulacağı gösterilir. Genel ayarı standart olduğundan bir değişiklik yapmadan NEXT e tıklıyoruz.

4 Bu ekranda da bir değişiklik yapmadan NEXT e tıklıyoruz. Bir değişiklik yapmadan NEXT e tıklıyoruz.

5 Bir değişiklik yapmadan INSTALL a tıklıyoruz. Kurulum ekranı resimdeki gibi sürecektir.

6 En son karşımıza bu ekran çıkacaktır. FINISH e tıklayarak kurulumu sonlandırırız. Kurulum bittikten sonra masaüstüne kısa yolu atacaktır Programın Kaldırılması. Programı bilgisayarınızdan kaldırmak için Başlat -> Denetim Masası -> Program ekle/kaldır kısmından attandace management a tıklayıp kaldır dediğinizde bilgisayarınızdan otomatik olarak kaldırılacaktır Programın Genel Özellikleri. Program sayesinde çalışanlarınızın sağlıklı olarak giriş-çıkış hareketlerini görebilirsiniz. Çoklu cihaz kurulan yerde kişilerin kart ve parmak izi bilgilerini çekip diğer cihazlara rahatlıkla gönderebilirsiniz. Raporlamalarda kişi bazlı ve departman bazlı olarak görüntü alabilirsiniz ve bu verileri Excel, Word, Pdf, Txt vs. çıktı alabilirsiniz. Access kontrol yapabilirsiniz. (opsiyonları destekleyen cihazlarda)

7 BÖLÜM 2 : 2. Program Yönetimi. Program bir çok özelliği desteklemektedir. Yalnız en çok kullanılan kısımları Türkçeleştirilmiştir. Diğer İngilizce olan kısımları cihazlar desteklememektedir. Bu bölümde cihaza bağlanma veri çekme ve gönderme ve programla ilgili kullanılan diğer bölümleri inceleyeceğiz Cihaz ve Program Arasındaki Veri Alış-Verişi: Cihaz Ekleme ve Silme. Programı çalıştırdıktan sonra karşımıza çıkan ekranda öncelikle çalışacağımız cihazı tanımlamalıyız. Öncelikle programı açtığımızda bu ekran karşımıza çıkar.

8 Resimde de gördüğünüz gibi standart olan iki tane cihaz eklenmiş durumda. Biri Ethernet diğeri ise seri port la haberleşen iki cihazdır. Burada üç kısım önemlidir. CİHAZ, CİHAZ SİL, BAĞLAN. Öncelikle Cihaz kısmını inceleyelim. Resimde gördüğünüz Cihaz butonuna tıklıyoruz. Ve karşımıza çıkan pencereden kullanacağımız cihaza ad verip (giriş-çıkış vs.) istediğimiz bağlantı türünü ayarlıyoruz.

9 Bu pencereden belirttiğimiz gibi cihazları silebilir ve ekleyebilirsiniz. Ekleme işlemi çok basittir Ekle butonuna tıklanır, cihaza isim girilir ve seri port tan haberleşecekse seri port seçilir. Ethernetten haberleşecekse eğer sisteminize uygun bir IP cihaza verilir. Örneğin programı kurduğunuz bilgisayarın IP adresi ise cihaza da vs boş olan bir IP girmelisiniz. Cihaza girdiğiniz IP yi programa da girdikten sonra kaydet deyip cihaz ekleme ve/veya silme işlemini tamamlayabilirsiniz Cihaza bağlanma. Cihazı ekleme işlemimiz bittikten sonra şimdi cihaza bağlanabiliriz. Cihazın üzerine bir defa tıklıyoruz mavi şerit olduktan sonra yukarıdan bağlan diyoruz. Resimde de gördüğünüz gibi cihaz isminin yanında turuncu ve yeşil uyarı okları çıktığında cihaza bağlanmış oluruz Cihaz yönetimi. Cihaza bağlandıktan sonra cihazın desteklediği özellikleri değiştirebiliriz. Mesela IP adresini ve iletişim ayarlarını değiştirebiliriz, cihazı sıfırlayabiliriz, idare yetkililerini kaldırabiliriz, cihaz bilgisine bakarak kaç kullanıcı ve kaç tane giriş çıkı yapıldığını görebiliriz. Cihaz yönetimine tıkladığımızda şu şekilde bir pencere açılacak karşımıza. En çok kullanılan 3 bölümü inceleyelim. Cihaz bilgisi. Gelişmiş fonksiyonları. İlet. Ayarları.

10 Cihaz bilgisinde cihazı oku butonuna tıklağımızda gördüğümüz üzere cihazda kaç kişi olduğunu kaç idare olduğunu ve seri numarasına varana kadar bütün bilgilerini görebiliriz. Gelişmiş fonksiyonlar kısmında cihazı yeniden başlatabilir, kapatabilir, sıfırlayabilirsiniz. İdare yetkisini kaldırabilirsiniz. Cihazın saatini bilgisayarınızın saatiyle eşitleyebilirsiniz.

11 İlet. Ayarlarında cihazı oku Butonu na tıkladığımızda cihazın IP adresini ve bağlantı tipini öğrenebilirsiniz ve değiştirebilirsiniz. Değişiklik yaptıktan sonra uygula butonuna tıklayarak ayarları cihaza gönderebilirsiniz Cihazdan bilgi indirme ve Bilgi Yükleme. Sistemimizde en önemli olan bölüm bu diyebiliriz. Çünkü sağlıklı bilgi çekmek sağlandıktan sonra raporlamada sağlıklı olacaktır. Aynı zamanda bu bölümde çoklu cihazların olduğu yerlerde cihazlar arasında parmak izi, kart bilgisi ve şifre bilgisini transfer edebiliriz. İnceleyeceğimiz kısımlar şunlardır: Zaman kayıtlarını indirme. (log) Kullanıcı bilgisi ve parmak izi indir. Kullanıcı bilgisi ve parmak izi gönder. Zaman Kayıtlarını İndirme: Yukarıdaki resimde gördüğümüz gibi önce cihaz seçiyoruz ve sonra sol tarafta zaman kayıtlarını indir butonuna tıklıyoruz. Gördüğünüz üzere Monitoring ekranında bütün giriş ve çıkışları görüyoruz.

12 Kullanıcı Bilgisi ve Parmak izi İndirme: Sıradaki işlem Kullanıcı bilgisi ve Parmak izi bilgisini indirmek. Resimde de gördüğünüz üzere işlem sıralı olarak gösterilmiş. En öncelikli işlem cihaza bağlanmaktır. Sonra ki işlem sol tarafta gördüğünüz gibi Kull. Bilgisi ve P.izi İndir butonuna tıklamak. Karşımıza çıkan pencerede parmak izi bilgisini indirmek istediğimiz cihaza tıklıyoruz. 3. İşlem browse users in device -> cihazdaki kişileri araştır demektir. Bu butona tıkladıktan sonra cihazdaki kullanıcıları sağ blokta görürüz. Kişinin yanındaki kutucukta çentik olmalıdır. Ve son işlem Download dur. Download a tıklayarak kişiyi/kişileri programımıza indirmiş oluruz. Kullanıcı Bilgisi ve Parmak İzi Gönderme: Bu bölümdeki işlem indirme işleminin tam tersidir. Şimdi ilk işlem yine cihaza bağlanmak olur. Aşağıdaki resimde belirttiğimiz gibi, bu sefer sol kısımda Kull. Bilgisi ve P. İzi Gönder butonuna tıklıyoruz. Karşımıza çıkan pencerede OUR COMPANY olarak adlandırılmış olan departmana tıklıyoruz. Bu departman adı değiştirilebilir. Bkz departmana tıkladıktan sonra orta blokta önceden indirdiğimiz kişiyi/kişileri görürüz. Göndermek istediğimiz kişilerin kutucukları çentikli olmalıdır. Sonra sol altta user info ve finger print seçilmelidir. Sağ blokta ise göndermek istediğimiz cihazı/cihazları görüyoruz. Göndereceğimiz cihazların kutucukları çentikli olmalı. En son işlemde Upload butonuna tıklıyoruz ve alt kısımdaki % çubuğu dolunca işlem tamamlanmış demektir.

13 Monitoring (anında veri görüntüleme) Programımızın diğer bir özelliği olan Monitoring cihaza bağlı olunduğunda her giriş-çıkışı anında ekranda göstermesidir. Bu esnada yapılan hareketler direkt database e işlenir. Resimde görüldüğü üzere bütün hareketler Monitoring ekranına düşmüştür.

14 2.1.6 USB Disk Yönetimi Usb disk yönetimin hiçbir bağlantıya gerek kalmadan (destekleyen modeller) cihazdaki giriş-çıkış verisini kullanıcı parmak izlerini ve/veya kart bilgilerini almayı sağlar. Bu kısma programımızda veri kısmından ulaşırız. Resimdeki gibi USB Disk Yönetimine tıkladığımızda bize USB nin hangi veri yoluyla alış-veriş yapacağını sorar. Görüldüğü gibi 9 CODE (OEM) seçeneği seçilir ve OK e tıklanır.

15 Usb disk yönetiminde genel olarak üç kısım kullanılır. Bunlar; Kullanıcı Bilgisi Al. Kullanıcı Bilgisi Gönder. Kayıt Verisi Al. Kullanıcı Bilgisi Al: Öncelikli işlem cihazın içinden USB disk ile alınmış olan kullanıcı parmak izi ve/veya kart çekildikten sonra USB diski kasanıza takıyorsunuz. Sıradaki işlem Kullanıcı Bilgisi Al a tıklanır ve resimde de görüldüğü üzere Kullanıcı Verisi Al butonu vardır. Bu butona tıklandığında Usb disk deki bütün kullanıcılar database e inecektir. Kullanıcı Bilgisi Gönder: Bu bölümde ise database imizde mevcut olan kişilerin kart ve/veya parmak izi bilgilerini Usb disk e taşımamız sağlar. Bu kısım genelde yeni bir Usb disk kullanıma alındığında işimize yarayacaktır. Yapılacak işlemler resimde de görüldüğü gibidir. Orta blokta mevcut kişiler vardır. Sağ blokta ise göndereceğimiz kişilerin listesini görürüz. Gönderme işlemi kişinin üzerine tek tıklayarak > butonuyla sağ bloğa atılır, veya >> butonuna tıkladığımızda bütün kişileri sağ bloğa atabiliriz. Son işlemimiz ise sağ alttaki Kullanıcı Bilgisini USB ye ver butonuna tıklamaktır. Bu butona tıklandığında Usb disk e kullanıcı bilgileri gitmiş olacaktır. Ayrıntılı resim aşağıdadır.

16 Kayıt verisi (LOG) Al: USB Disk Yöneticisi nde inceleyeceğimiz son kısımdır. Bu kısımda devam bilgileri yani giriş-çıkış bilgileri çekilir. Yapılacak işlem sadece USB den veri Al butonuna tıklamaktır. Bu işlem sonunda bütün giriş ve çıkışlar. Database e inmiş olacaktır. Ayrıntılar resimde belirtilmiştir.

17 2.2 Genel Ayarlama Bu bölümde bazı programımızın desteklediği ayarlardan bahsedeceğiz. Bunlar; Departman Ekleme Personel Ayarları Giriş-Çıkış Bilgilerini Görüntüleme ve Çıktı Alma Departman Ekleme Departman ekleme de şirketinize ait yapılandırılmış departmanları girebilirsiniz ve kişileri bu departmanlara yerleştirebilirsiniz. Bu kısım size raporlamada kolaylık sağlayacaktır. Bu bölüme girmek için resimde de gördüğünüz gibi sol kısımdaki Departman Listesi butonuna tıklıyoruz. Karşımıza çıkan diğer pencerede istediğimiz departmanı oluşturabiliriz. OUR COMPANY yazan kısım bizim şirketimizin adı olacaktır. Rename e tıklayarak bu adı değiştirebilirsiniz. Gördüğünüz üzere Departman Listesi bölümümüzde 4 adet buton vardır. Bunlar; Add, Delete, Rename ve Employeed dir.

18 ADD: Bu bölüm şirketimize departman oluşturmak içindir. ADD e tıkladığımızda karşımıza açılan pencereye eklemek istediğimiz departmanın adını yazıp OK butonuna tıklanır. Eklediğiniz alt departmana da bölümler açabilirsiniz. Örnek resimdeki gibidir. Burada dikkat edilecek husus şudur. Departman eklemek istediğinizde hangi birimin üzerine tıklarsanız o birime alt departman ekler. Örneğin: Personel Müdürlüğü ne tıkladınız ve Add dediniz. Departmanı personel müdürlüğünün içine açar.

19 DELETE: Bu kısım tahmin edeceğiniz gibi seçilmiş olan departmanı silmek içindir. Departman seçilir ve Delete tıklanır. Karşımıza çıkan onay sorusuna OK denilerek departmanı silmiş oluruz. RENAME: Rename ise seçtiğimiz departmanın isminde değişiklik yapmamızı sağlar. Departman seçilir ve Rename tıklanır. İstenilen isim yazılır ve ENTER a basılır. Böylece isim değişmiş olur. EMPLOYEED: Employeed kişileri departmanlara eklememizi sağlar. Kişileri eklemek için önce en üstteki departmandaki kişiler resimdeki gibi REMOVE butonuyla sol bloğa atılır ve oradan diğer departmanlara dağılım yapılır. Bu işlem bittikten sonra kişi eklemek istediğimiz departmanın üzerine tıklanır. Employeed e tıklanır. Karşımıza çıkan pencerede kişi seçilir ve Add e tıklanır. Kişi ekleme işi bittikten sonrada Close a tıklanarak işlem tamamlanır. Her departman için aynı işlem tekrarlanır Personel Ayarları Personel Ayarlarında önceden indirdiğimiz kişilere isim verebiliriz, ZK5000-ZK6000 parmak izi kaydetme cihazlarıyla kişilere ek olarak parmak tanımlama yapabiliriz. Kişilere resim tanımlayabiliriz ve bütün özel bilgileri ekleyebiliriz. NOT: Bu bölümde yapılan isim değişiklikleri ve/veya yeni kaydedilen kişiler mutlaka cihaza gönderilmelidir. Cihaza bilgi göndermeyi önceki konuda incelemiştik. Bknz. Kullanıcı Bilgisi ve Parmak izi Gönderme.

20 Önce isim değiştirmeye göz atalım. Yukarıdaki resimde de gördüğünüz gibi kişileri hangi departmana eklemişsek onun içindedir. Departman ismine tıklanır. Kişileri gördükten sonra isim değişikliği yapacağımız kişiye tıklanır ve alt kısımdan bütün değişiklikler yapılarak. Save butonuna tıklanarak işlem tamamlanır. Personel kısmından sisteme kişi tanımlaması yani yeni kişilerde eklenebilir. Resimde gördüğünüz üzere add butonu vardır. Bu butona tıkladığımızda ilk boş ID numarasını bize verir aynı parmak izi cihazlarda olduğu gibi. ID no yu verdikten sonra bir önceki adımda ki gibi personel bilgileri doldurulur. Parmak izi kaydı da ekranımızın sağ alt tarafından yapılır. (program için) En sağlıklı parmak kaydı Zk5000-zk6000 cihazlarıyla yapılmaktadır. Resimde görüldüğü gibi sensör seçilmelidir ve Enroll a tıklanmalıdır. Enroll butonuna tıkladığımızda soldaki gibi bir pencere açılacaktır. Kaydedilmek istenilen parmak seçilir ve kişi ZK5000-ZK6000 cihazına 3 defa Parmak basmalıdır. Kayıt işlemi bittikten sonra OK butonuna tıklanır ve Kayıt işlemi bitirilir. Kaydedilen kişi cihazlara da gönderilmelidir. Bilgi Göndermeyi önceki konularda görmüştük.

21 Giriş-Çıkış Bilgilerini Görüntüleme ve Çıktı Almak. Programımızın asıl amacı olan giriş-çıkış bilgilerini görüntüleme ve çıktı almayı bu bölümümüzde göreceğiz. Bu işlem günlük, haftalık, aylık, yıllık hatta saatlik bile alına bilmektedir. Kişi bazlı ve/veya departman bazlı bu raporlamayı görebiliriz. Resimde görüldüğü gibi iki bölümde raporlama yapılmaktadır. Gir/Çık Ara ve Rapor. Önce Gir/Çık Ara yı inceleyeceğiz. Gir/Çık Ara ya tıkladığımızda karşımıza yukarıdaki resimde olduğu gibi bir ekran açılacaktır. Buradan departman veya kişi seçimi yapılır yada bütün bölümler ve/veya bütün kişiler seçilir. Departman seçimi Kişi seçimi

22 Bütün departmanlar seçilecekse eğer en üstteki departman seçilmeli yani şuan resimde gördüğümüz OUR COMPANY seçilmeli. Bütün kişilerin raporlması yapılacaksa eğer All seçilmeli kişi bazlı yapılacaksa eğer istenilen kişinin yanına çentik koyulur. İstenilen ayarlamalar yapılınca iki tarih arası seçilir. Ardından Search e tıklanır. Search e tıklandıktan sonra aşağıdaki resim gibi bir tablo çıkar. Resimde gördüğünüz gibi alt blokta yapılan bütün hareketleri görebilirsiniz. Export diyerek bu raporlamayı çıktı olarak da alabilirsiniz. Export a tıkladığımızda karşımıza açılan pencerede bize raporlamada hangi sütunların olacağını göstermektedir. Değişiklik yapmadan OK e tıkladığımızda. Kaydedeceğimiz yeri soracaktır. Örneğin masa üstü seçilir ve dosya adına DENEME girip Kaydet e tıkladığımızda raporlamayı masa üstüne atmış olacaktır.

23 Advanced Export dediğimizde ise bize WORD, EXCEL, PDF, TXT, XML, vs gibi formatlarda çıktı seçeneği sunacaktır. İstediğimiz formatı seçip Start Export dediğimizde Ayrıntılar aşağıdaki resimdeki gibidir. Start Export dediğimizde bize küçük bir pencere açacaktır. Ve ardından hemen raporlama sonucunu istediğimiz formatta karşımıza çıkaracaktır. Karşımıza çıkan Export ekranı

24 Diğer bir raporlama yöntemi olan RAPOR kısmını inceleyelim. Bu kısımda aynı Gir/Çık Ara da olduğu gibidir. Rapora tıkladığımızda karşımıza çıkan pencereden yine departman bazlı ise departman ve/veya kişi bazlı ise kişi seçilir. Hangi tarihler arası raporlama görmek istiyorsak o tarihler seçilir, ve Calculate e tıklanır. Karşımıza aşağıdaki resim gibi bir pencere açılacaktır. Pencere ortasındaki hesaplama süresi dolduğunda ilk başta ekranda bir hareket görünmez. Sol tarafta Clock In/Out Log Exceptions a tıkladığımızda raporlamayı görmüş oluruz. Ayrıntılı görüntü aşağıdaki resimdedir. Export data dediğimizde ise yine aynı işlemler yapılır ve Raporlamamızı çıktı olarak alabiliriz.

25 2.3. DATA YÖNETİMİ Data yönetiminde bütün programın database ini nasıl yedekleyeceğimizi ve bütün sistemimizi nasıl sıfırlayacağımızı göreceğiz BİLGİLERİ YEDEKLEME Bilgi yedeklemek her zaman için ve her program için gereklidir. Onun için sisteminizde birikme olduğunda veya parmak izlerini aldığınızda bilgilerini sürekli yedeklemenizi tavsiye ederiz. Programımızın database i tek bir dosyadan ibarettir ve yedeklemek çok basittir. Resimde gördüğünüz gibi Veri ye tıklanır ve oradan database yedekle ye tıklanır. Bu butona tıkladıktan sonra bize database dosyasının nereye kopyalanacağını soracaktır. Örneğin masaüstüne kopyalanacaksa masaüstü seçilir ve Kaydet e tıklanır. Böylece programımızın yedeğini almış oluruz PROGRAMI SIFIRLAMAK Programı tamamen sıfırlamak istiyorsanız bu bölümden yapabilirsiniz. Yukarıdaki resimde de gördüğünüz gibi yapmanız gereken sadece sistemi sıfırla butonuna tıklamaktır. AYKKO Elektronik San. ve Dış Tic. Ltd. Şti. Perpa Ticaret Merkezi B Blok Kat:8 No:1217 Şişli / İSTANBUL / TÜRKİYE Telefon : / 6618 FAX: info@aykko.com Teknik Destek MSN: kadir@zksoftware.com.tr