ERP NEDİR. Dr. Ragıp BAŞBUĞ

Transkript

1 ERP NEDİR Dr. Ragıp BAŞBUĞ Faturamızı kesiyr, muhasebemizi tutuyruz, daha ne istiyrsunuz! Peki;İş Zekası kullanıyrmusunuz, Tedarik Yönetim Sistemi kurdunuzmu, Karar Destek Sisteminiz varmı, CRM işiniz ne durumda, Ölü ve Atıl Stk Analizi yapabiliyrmusunuz, Üretim Maliyet Analizi ve Karlılık Analizinizi görebiliyrmusunuz Bu srulardan daha yüzlercesini srabiliriz Kurumsal Kaynak Planlaması larak bilinen ve herkesin duyduğu bu mda terim ve kavramlardan biride ERP dir. İşletme sahipleri 1984 lere kadar kişisel bilgisayarların yaygınlaşmaya başlamasından önce, faturalarını manuel hazırlar, Cari Hesaplarını, Stk, Envanter, Kasa ve Muhasebe işlerini büyük defterlerde elle kayıt yaparak takip ederlerdi. Derken bir gün bilgisayar icat ldu ve belki de mertlik bzuldu. Eskiden bir rapr almak için birkaç gün beklenir ve zaten her zaman rapr almak da bzardı şirketi. Her patrn elindeki malıda, parayıda, brcunuda, alacağınıda ezbere bilirdi. Hatta bunla öğünenler bile vardı. Hepsi benim aklımda diyen çk patrna rastladım ben. Haklılardı çünkü bu alışkanlık lmuştu ve işin sırrı da buradaydı zaten. O günlerde birkaç bilgi, işleri yürütmek için yetiyrdu belki, ancak artık işletme yönetmek herşey benim aklımda, biliyrum demekle lmuyr. Değerlendirme yapmak, kararlar almak, kararları dğru alabilmek için şirketin nabzının her an ölçülebilmesi gerekiyr. Yazılım üreticileri önce işe Stk, Cari, Fatura denilen bu üç kaydı sağlayabilecek yazılımlar üreterek işe başladılar. Bu prgramları ilk piyasaya süren firmalar büyük bir bşluğu dldurarak hem kendileri hızla büyüdüler hem de müşterileri işletmelerinde bunları kullanarak kayıt düzenine geçtiler. İşin en sıkıntılı yanı eğitim srunuydu ve herkes bilgisayar kullanmayı bilmiyrdu. Muhasebeciler başta lmak üzere kurslar açıldı, herkes kullu ldu yeniden. ETA, LOGO bilen elemanlar aranmaya başlandı. DOS, Windws derken Muhasebe mdülleri Persnel, Demirbaş vs ile hem muhasebecilerin hem de işletmelerin ihtiyacı lan Entegre Paket

2 Prgram denilen nktaya yıl sürdü gelmek. Yazılımcılar, muhasebeciler, işletmeciler, depcular, herkes bu işi öğrenmek ve kullanmak zrunda kaldı yılına gelindiğinde ilginç bir şey daha ldu yılı tarih srunu yaşandı bilgisayar aleminde. Herkesin yazılımı uyumluluk için bir daha güncellendi yeniden li yıllara gelindiğinde artık Stk, Cari, Fatura, Sipariş, Kasa, Banka, Çek, Senet, Üretim, Servis, Muhasebe gibi kayıt edebilme kültürünü aşmış lan tplumumuz, artık snuç ve değerlendirme yaparak ileriyi nasıl planlayabilirim kültürüne gelmiştir. İşte bu süreçle gelinen nktanın adına ERP diyruz. ERP bir şirkette iş yönetim kültürü ve felsefesi nin adıdır. Şirketin etkin larak yönetilebilmesi için şirket kaynaklarının planlanabilmesi, gözlemlenebilmesi, ölçülebilmesi, değerlendirmeler yapabilmesi, karar vermek için destek bilgisinin varlığına sahip lunabilmesi, planlanan ile gerçekleşenler arasındaki sapmaların görülebilmesi, işi yönetirken önceki verilerden gelecek kestirim senarylarının yapılabilmesi ve her alanda her nktada verimlilik, etkinlik ve üretkenlik gibi daha pek çk mdern yöntemlere ihtiyaç duyulmaktadır. Bu ERP gereksinimi, eknminin küreselleşmesi, müşteri prfilleri, üretim araçları, üretim maliyetleri ve tedarik zinciri gibi zamana karşı yarışın hızlandığı, iletişim ve ulaşımın araçlarının sunduğu imkanlar ile rtaya çıkan eknmik fırtınanın içinde yönetebilmek için bilmek gerekir lgusunun snucudur. Eskiden mallar sipariş için üretilir yada üretilip stklanır ve bir yandan da satılırdı. Süreç durağandı ve glbal bir fırtına yktu. Hepimiz aynı köyde birbirimizi bilerek ve işleri paylaşmış larak yaşardık. Ne zamanki, Paris te iken Japnya dan aldığı gömlek siparişini Brezilyada ürettirip sevk ettirip parasını New Yrk ta tahsil edebilmeye başladı dünya, işin şekli ve yönetim anlayışı da değişti hızla. Aynı şekilde İstanbul daki bir gömlek üreticisi de bir siparişi, farklı birçk ülkede üretip, farklı kıtalara sevk edebilecek duruma gelmeye başladı. En can alıcı nkta ise, tencere üreticisi lan ben, benim yanımdaki mağazaya benden önce davranarak Çin den gelen bir başka tencere üreticisinin satış yapabilmesi, işletmelerimizi yönetebilmek için ERP denen felsefeye ihtiyaç duyduğumuzun resmidir. Bir bilgisayar tptancısı, bayilerinden aldığı siparişleri tplayıp akşam sevk etmek üzere hazırlar, kargya verir. Bu siparişler kayıt edilir, faturalanır varsa tahsilat işlenerek muhasebe tutulur. Srun yktur. Ancak aslında çk önemli bir srun vardır. Bu tptancının yazılım sistemi sipariş aldığı müşterisinin mal alım eğilimi, süresi, periydu ve miktarlarını söylüyrsa, tptancı bayisinin ne gün hangi maldan ne kadar alması gerektiğini biliyr ve bayisinden önce şu kadar mal ayırdım sana siparişini alayım naylıyrmusun diyebilir. Ayrıca kayıp satışlarını ve bayisinin alımlardan kayma eğilimlerini görebilir ve bu analizlerle ya fiyat, ya kalite, ya tedarik veya marka tercihlerine bakarak, kendi ürün prtföyünü yönetebilir. İşte ERP ye bu nedenle gereksinim vardır. İhtiyaçları farklı sektörlerde, farklı ERP yapılanmaları rtaya çıkmıştır. Üretimi lan bir firmadaki ERP yapılanması ile İthalat yapan bir firmadaki veya mağazacılık zinciri lan bir firmanın ERP yapılanması farklı lacaktır. Ne kadar farklı lursa lsun, beklentiler glbal larak aynıdır. Yönetmek için bilmek gerekir ilkesi işletmenin ihtiyacına göre şekillenecektir.

3 ERP Ana Bileşenleri 1. Finans Yönetimi 2. Stk ve Dep Yönetimi 3. Satış ve Pazarlama Yönetimi 4. Perakende Mağazacılık Yönetimi 5. Satınalma ve Sipariş Yönetimi 6. Üretim Yönetimi 7. İş Akış ve İş Gücü Yönetimi 8. Kntak ve Olay Yönetimi 9. Prje Yönetimi 10. İş te İşbirliği, WEB, E-Ticaret, B2B, Prtallar 11. Varlık Yönetimi 12. CRM Müşteri İlişkileri Yönetimi 13. Satış Snrası Hizmetler (SSH) Yönetimi 14. İK Yönetimi 15. İş Zekası ve Veri Ambarı Veri Madenciliği Yönetimi 16. Analiz ve Raprlamalar 1. Finans ve Muhasebe Yönetimi Finans ve Muhasebe Yönetiminin bileşenleri genel larak; Cari Hesaplar, Kasa, Bankalar, Çek/Senet, Tahsilat ve Ödeme Planlaması, Nakit Akım, Bütçe Planlama ve Bütçe Yönetimi, Genel Muhasebe, Duran varlıklar ( Demirbaş ), Persnel ve Brdr, Beyannameler ve Defterler, Finansal Analizler ve Raprlar gibi mdüller sayılabilir. Finans Yönetiminde şirketin finansal hareketlerini luşturan kayıt düzeni ve bunlara ait rapr ve belgelerin düzenlenmesinden luşur. Bu tarafı ile bütün yazılımlarda yeterli bir seviye vardır. Ancak burada dikkat edilecek nktalar şunlardır; Eknminin küreselleştiği dünyada para birimleri tekil değil artık. Malları ve hizmetleri çk dövizli larak tedarik ettiğimiz gibi çk döviz seçeneklerine göre satabilmekteyiz. Bu nedenle finans sistemimiz çk dövizli lmalıdır. Sistem bütün farklı döviz seçeneklerine göre yapılan işlemleri yerel para birimine de ayrıca çevirmelidir. Örneğin;

4 Bir firmaya bazı satışları EURO cinsinden yapıp müşterinin EURO brçlanmasını sağlarken bazılarını USD ve bazı satışları TL cinsinden yapıp bu farklı cinsten Brçlanmaları da ayrı ayrı takip edebilmelidir. Aynı zamanda da bütün bu farklı döviz alacaklarının TL ye indirgenmiş yada knslide edilmiş tplam TL alacağınızı veya brcunuzu da takip edebilmek zrundasınız. Yine satışlara karşı yapılan tahsilatlar da farklı döviz cinslerinden lacaktır. TL larak tahsil ettiğiniz bir bedeli müşteriniz USD brcuna istinaden vermiş labilir. Finans sisteminiz bu farklı döviz seçeneklerine göre Tahsilat veya Brçlanma kayıtlarını, farklı döviz cinslerine göre kayıtlayabilmelidir ve Cari Hesap Ekstreleride dğru larak sunabilmelidir. Bir diğer önemli husus ise şirketinizin tahmini larak aylık gelir / gider bütçe planlamasının önceden yapılıyr labilmesidir. Bütçenizi planlayın. Her ay kesin ödemelerinizi ve kesin tahsilatlarınızı işleyin. Bunlar kira, persnel giderleri, elektrik, su, telefn, yemek, yakıt ve alınan krediler geri ödeme tutarları gibi bilgiler ile bunların ödeme tarihlerinden luşan bir tabldur. Buna göre bütçe planlama tablsu luşur. Bu tablya sistemden gelen alış faturalarının ödeme vadeleri ile satış faturalarının tahsilat vadeleri, tutarları ile birlikte tmatik larak yerleşmelidir. Aynı şekilde çekler ile banka hareketleri de bu tablya yerleşir. Buna göre şirket önümüzdeki günler ve aylarda ne kadarlık ödeme ve tahsilat yapacak ise gün gün tablda yerini almaya başlar. Böylece örneğin, önümüzdeki hafta Salı günü gelir ve gider kalemlerimiz ve tutarlarının ne lduğunu görebildiğimiz gibi ilgili gündeki var lan bir ödemeyi yapıp yapamayacağımızı da görmüş luruz. Sistem ödeme dengesinin bzulduğu günleri bize uyaracaktır. Önümüze bakarak örneğin bir tedarikçiye vereceğimiz çekin vadesini bu planlama tablsuna bakarak örneğin önümüzdeki ayın 23. günü ödeme dengemiz var gözüküyrsa bu vadeye uygun tarihli bir çek verebilme bilgisine kavuşmuş luruz. Snuç larak yürüyen bu bütçe gelir gider planlama tablsu geçmiş günlerde luşan finansal hareketler snunda planlanan ve gerçekleşen değerleri de gösterecek ve gün gün ne kadarlık bir sapma lduğunu gösterecektir. Bir snraki dönemde bütçe planlaması yapılırken geçmiş dönemin gerçekleşme ranlarını dikkate alarak daha dğru bir planlama yapılması sağlanabilecektir. Sn larak, Genel muhasebe ve ön muhasebe entegrasynları hem klay, hem kullanışlı hem de istenen genel raprlamaları sağlayabilecek seviyede lmasına özen gösterilmelidir. Defterler, beyannameler ve diğer raprların alınıp alınamadığına bakılıp genel muhasebe mdülü tercih edilmeli ve genel muhasebe, sistemin her nktasında entegrasyna tabi tutularak genel muhasebenin tmatik luşması sağlanmalıdır. Genel muhasebe mdüllerinde şirketlerde yaşanan temel srunlar, genel muhasebe ile diğer mdüllerin entegre edilememesinden kaynaklanan genel muhasebenin manuel kullanımı yluna gidilmesidir ki, bu ilave işgücü, zaman ve para kaybıdır. Bunun önlenmesi için yazılımın dğru seçilmesi gerekir. Bu tür srunların rtadan kaldırılması için Muhasebe müdürünüzü ve kadrsunu srgulayınız ve çözüm için zrlayınız. Belki de manuel bir sistem kurmak bu kadrnuzun yetenekleri ile rantılı larak kendi seçtikleri bir yl labilir, buna dikkat ediniz. 2. Stk, Dep ve Ürün Yönetimi Stk ve Dep Yönetimini genel larak firmalar; Stkların tanım kayıtları, fiyatları, miktarları, depdaki yerleri gibi basit birer tanımdan ibaret sanıyrlar. Bu bilgiler alım ve satış faturası hazırlamak için gereklidir. Bu nedenle fatura kesebilecek kadar bilgi yeterlidir düşüncesi hakimdir. ERP prjelerinde, stk ve dep yönetimi sadece ürünün kdu, adı, fiyatı, miktarı şeklinde düşünülmez. Stk kaydından önce ÜRÜN Yönetimi denilen kavramın içinin dldurulması gerekmektedir.

5 Ürün Yönetimi Ürün yönetiminde ürünler birçk kategrizasyna ayrılmalıdır. Ürün grupları yeteri kadar çeşitlilikte lmalı, markası, mdeli, cinsi, ürün niteliği, ürünün varyansları, muadilleri, alternatif ürünler, tedarikçileri, her bir tedarikçinin fiyatı, sn kullanma tarihleri, raf ömrü, rekabetli lup lmadığı, barkdları, garanti kşulları, ürünün minimum ve maksimum stk seviyeleri, ürünün çevrim hızı, bulunurluk seviyesi, tüketim frekansı, renk, görünüm, ambalaj, nerelerde kullanıldıkları, ürünü luşturan bileşenler, tüketim bölgeleri, kullanım şekli, ürün ile ilgili yrumlar, anketler, maliyet bilgileri, alış - satış kşulları, satış fiyatları ve daha pekçk bilgi sayılabilir. Mühendislik türü ürünlerde ise teknik dökümanları, çizimleri, prspektüsleri, kullanım klavuzları, resimleri, mntaj bilgileri gibi ek bilgilerde gerekecektir. Başarılı bir ürün yönetimi için bunlardan ihtiyaç duyulan kadar bilginin sisteme girilmesi veya kaynaklarından bu bilgilerin sağılması gerekir. Ürün Yönetimi mdülünün özellikleri Sınırsız sayıda ürün ve hizmet kaydı Sınırsız sayıda ürün / hizmet kategrisi tanımlama Ürün özellik tanımları (renk, by, beden gibi) Sınırsız sayıda ürün birimi tanımlama (adet, kg, kli gibi) Kategri ve fiyat listesi bazında ürün görüntüleme Online satış entegrasynu Rekabet yönetimi (rekabet tanımları, rakipler, ürün bazında dönemsel rakip fiyat takibi) Hedef pazar tanımlama Prttip ürün yönetimi Barkd cihazı entegrasynu POS Sistem entegrasynu Terazi entegrasynu Satış, stk ve fiyat bilgisi ile dış rtama veri çıkarma / alma özelliği Ürün arama Ürün listesini belgeye çevirme, PDF yapma, kağıda dökme, larak gönderme Ürüne ait her türlü bilgiyi kaydetme ve yönetme (Ürün adı, Kategri, Birim, Byut, Ağırlık, Ürün kdu, Üretici kdu, Barkd, Tedarikçi, Raf Ömrü, Satış Muh. Kdu, Alış Muh. Kdu, KDV ranı, Standart alış fiyatı, Standart satış fiyatı, Aktif, Pasif ürün gibi) Ürüne ait üretim, satış, satınalma tanımı Ürün aşaması tanımlama (öneri, test, numune v.b.) Ürün envanter tanımı Ürüne özel rekabet tanımı Ürüne özel hedef pazar tanımlama Ürün srumlusu atama

6 Ürünle ilişkili her türlü imaj kaydı Sınırsız sayıda ürüne özel birim tanımı Ürünle ilişkili belgeleri kaydetme ve yönetme Ürün özelliklerini tanımlama Ürünle ilişkili ürünler tanımlama Ürüne alternatif ürünler tanımlama Ürün içeriklerini kaydetme ve yönetme Üretim Planlama mdülü ile entegre tmatik ürün ağacı tanımlama, Ürün ile ilgili anketleri ve gelen cevapları takip etme Ürün barkd tanımlaması Webden eklenen ürün ile ilişkili yrumları takip etme Parametrik ürün ek bilgi ekranı tanımlama Ürün garanti bilgisi kaydı Ürün raf yönetimi (Lkasyn, Raf Tipi, Miktar, Raf Ebatları, Başlangıç Bitiş Tarihi Tanımlama ve Yönetme ) Ürün Maliyeti bilgilerini tanımlama Ürün satınalma kşulları sözleşmelerin takibi Ürün stk detayları Ürün fiyat detayları şeklinde sayılabilir. Fiyat Yönetimi Ürün yönetiminde en önemli unsurlardan biri Satış Fiyatlarıdır. Bir ürünün farklı birçk satış fiyatı vardır. Peşin Satış, Vadelerine göre Vadeli Satış Fiyatları, Bayi, Ana Bayi, Özel Bayi gibi tanımlanabildiği gibi satış fiyatından geriye birçk isknt grubu ile iskntlu fiyatlar da tanımlanmalıdır. Bunlardan grupsal larak müşteri segmentine veya satış kanalına yönelik fiyatlandırma yapmak ve bir segmente veya dğrudan bir müşteriye özel fiyat listesi luşturmak klaylaşacaktır. ERP sisteminizde ürünlerin piyasa fiyat listeleri bile yerleştirilebilir lmalıdır. Buradan da malların piyasa fiyatlarına göre alış ve satışlarınızdan piyasaya göre avantajlarınız veya dezevantajlarınızı veya rekabetçi fiyat analizi yapabilmeniz mümkün labilecektir. Ürün fiyatlandırma sisteminiz dğru kurgulanmış ise, farklı müşteri gruplarına farklı fiyat listeleri katalğu hazırlamak ve bu fiyat listelerini uygulamak mümkün lur. Fiyat listelerinin sn geçerlilik tarihi bilgileri ile perasyn sırasında fiyat listelerinin tarihte geçerli lup lmadığı tmatik larak bilinmiş lacaktır. En önemli hususlardan biride, Fiyat Listelerinin çk dövizli cinsten labilmesidir. Bazı ürünler TL alınıp TL satılırken bazı ürünler USD veya EURO alınıp USD ve EURO satılıyrdur. Dövizli fiyatı lan ürünlerin fiyatların TL ye indirgenmesine herzaman gerek yktur. Alış ve özellikle satış sırasında günün kurlarından TL ye dönüştürülebilmesi yeterlidir ve uygundur. Bir firmanın ürün sayısı ve fiyatlarının değişkenliği fazla ise ürünleri için dğru fiyat yönetimi yapabileceği bir yazılımı lmalıdır. Fiyat Listesi Yönetimi Sınırsız sayıda süreli fiyat listesi tanımlama Kullanıcı gruplarına göre fiyat listesi tanımlama ve Web'de yayınlama Mağazalara göre fiyat listesi tanımlama Fiyat listesi fiyatlandırma yöntemlerini tanımlama Kategri bazında fiyat listesi tanımlama Fiyat listesini Excel, PDF frmatlarında belgeye çevirme, kağıda dökme, larak gönderme Ürün Bazında Fiyat Yönetimi Ürün standart alış ve standart satış fiyatı takibi Ürünün dahil lduğu fiyat listelerini görme Ürünü fiyat listesinden çıkarma Ürün için sınırsız sayıda satış fiyatı tanımlama

7 Sn satınalma faturalarına göre ürün sn alış fiyatları takibi Rakip ürünlerin fiyatlarını kaydetme ve takip etme Ürün fiyat değişim önerisi yapma, önerilen fiyat takibi Ürüne ait, birim-fiyat değişimleri grafiği Ürün Kategri Yönetimi Kategri bazında fiyat listesi luşturma Sınırsız sayıda ve derinlikte alt ürün kategrisi tanımlama Kategriye özel kar marjı Kategri srumluları tanımlama Kategri deplama bilgisi tanımlama (stk mdülü ile entegre) Prmsyn Yönetimi Prmsyn yönetimi satış mdülü ile entegre çalışmalıdır. Ürün veya kampanya yönetiminde prmsynlar tanımlanabilmeli ve satış/sipariş mdüllerinde bunlar müşteriye sunulabilmelidir. Prmstnlar süreli larak %indirimler, bedava ürün, bir ürün alırsan yanında şu bedava veya şuna %x isknt, armağanlar, puan sistemi, dönem primleri gibi farklı seçenekler şeklinde tasarlanır. Rakiplerin yaptığı çalışmalara farklılıklar getirecek yeni yöntemler seçilebilmeli ve tanımlanabilmelidir. Dğru ve yönetilebilir Prmsynlar tanımlanmışsa sisteminiz size bu ürünleri satış ve siparişler sırasında bir üründe ne gibi bir prmsyn lduğunu söyleyecektir. Faturalama sırasında da bu prmsyn ürünler dğru fiyatlarla veya ücretsiz larak siparişlere girecektir. Katalg Yönetimi Katalg Yönetimi Mdülü kurgulanırken firmanızın hedef kitlesi, cğrafi bölgeler, mevsimlere göre ve özellikle Bayilik sistemindeki bayi fiyat kategrilerine göre katalglar luşturabilmenize yardımcı lmalıdır. Uluslar arası çalışıyrsanız müşterileriniz için herhangi bir dilde katalg üretmeniz mümkün lmalıdır. Katalg Yönetim Sisteminiz, yetkililerin klaylıkla katalg luşturmasına ve içeriğini yönetmesine imkan sağlamalıdır. Sistem hazırlanmış lan katalglardan hareketle farklı yeni katalglar hazırlamasına imkan vermelidir. Katalg Yönetimi Özellikleri Sınırsız sayıda ürün katalğu luşturma Katalğa sınırsız ürün ekleme Kullanıcı gruplarına göre Web'de katalg yayınlama Parametrik larak hazırlanan katalg ürün sepeti lmalıdır Her bir ürüne ait stk kdu, barkd, üretici kdu, ürün ismi, miktar, birim, seri n, fiyat, KDV%, vade, 5 ayrı indirim sütunu, satır tplamı, net satır tplamı, ödeme yöntemi, vergi tplamı, sn tplam, KDV tplam, teslim tarihi, fiyat tplamı görüntüleme ve tmatik fiyat hesaplatma özellikleri bulunmalıdır Katalg ile içerik yönetimi ilişkilendirmeli ve Web'de yayınlanabilmelidir Katalğu zamanı gelince pasif hale getirilebilmelidir. Ürün Etkinlik Yönetimi Ürün etkinlikleri tanımlama Etkinlik yada Aksiyn ile fiyat listelerini ilişkilendirme Aksiyn ile kampanya ilişkilendirme Aksiyn geçerlilik tarihi tanımlama Parametrik larak hazırlanan aksiyn ürün sepetinde; Her bir ürüne ait stk kdu, barkdu, üretici kdu, ürün adı, miktar, birim, seri n, fiyat, KDV%, vadesi, indirimler, kar marjı, aksiyn marjı, aksiyn fiyatı, ödeme yöntemi, vergiler, sn tplam, teslim tarihi, fiyat tplamı görüntüleme ve tmatik fiyat hesaplatma Aksiyn fiyatlarını tmatik larak fiyat listelerine uygulama, sayılabilir.

8 Stk Yönetimi ERP nizin Stk mdülü, kapsamlı ve esnek bir stk yönetimi sağlamanıza imkan vermelidir. Stk mdülleri Satınalma, Sipariş, Satış, Fatura ve Ljistik mdülleri ile entegre çalışır. Ürün Yönetimi ve Fiyat Yönetimi mdüllerinde bahsettiğimiz yapılanmalar, ürünün stğunuzda lup lmadığına bakmaksızın gerekli lan tanımlardır. Ancak Stk Mdülü, stğunuza giren, çıkan ve kalan, yani hareket gören ürünlerin adıdır. Genellikle Stk denilince elde duran malı yani mevcut envanteri algılar insanlar. Stk demek hareket görmüş veya görecek lan mallara denir ve elinizde bir maldan kalmamış bile lsa hareket görmüş lan bir mal ise bu stk denilen kavrama tabi lan bir maldır. Stk yönetimi stkta duran ve stk hareketi görmüş lan malların; öncelikli larak miktarları alış ve satış fiyatlarından luşan bir yapının yönetilmesidir. Malların deplardaki miktarı ve raf yerleri, fiziki knum, byut ve ağırlıkları ile fiyatlarının ne lduğu esas önceliktir. Malların Stk Hareketi ise nerelerden ne kadar kaça alındıkları ve kimlere kaç adet kaçtan satıldıklarını gösterir. Malların alınışı sırasında başlayan hareketlerinde malın hangi depya gireceği, barkdu, rafyeri, miktar ve alış fiyatları ile kimden alındığı bilgisi ve ilaveten ödeme kşulları, vadesi vs işlenir. Malların Satışındaki hareketleri ise, Satış Siparişlerinin alınması, Siparişlerin Sevkiyatı için Dağıtım ve Depdan malların tplanması, klileme ve Sevkiyata hazırlanması ile devam eden iki veya üç aşamalı işlemden geçer. Alınan Siparişler, Alınan Siparişlerden hareketle eldeki stklara göre siparişlerin adil dağıtılabilmesi için Sipariş miktarlarına göre müşterilere eşit randa dağıtılması (paylaştırılması), Sipariş Dağılım listelerine göre

9 depdan malların tplanıp, paketlenmesi, fatura ve/veya Sevk irsaliyesinin basılarak sevke hazır hale getirilmesidir. Bir ERP yazılımında Alınan Sipariş aşamasından başlayarak, malların sevk edildiği karg veya kendi araçlar dahil firmadaki süreçlerin her birinin STATÜSÜ atanabilmeli ve müşteriye izletilebilmelidir. Örneğin; Bir bilgisayar tptancısı, gün saat 15:00 a kadar müşterilerinden sipariş alır. Alınan siparişler; Müşteri telefnla arar siparişini verir Biz ararız siparişlerini alırız Web sitesinden n-line sipariş gelir Alınan Siparişleri, sistem Finans bölümünün Onay ından geçirir. Müşterinin brcuna veya risk limitine göre sevk için naya girer. Snra, Ürün yönetiminin nayına girer. Sipariş Alınan malların stk miktarları yeteri kadar elde varmıdır. Gerekirse mal tedarik edilmek üzere Alınan Siparişlere göre farklı firmalara Siparişler verilir. Verilen Siparişlerin Tedarik Süreleri işlenir. Bu siparişlerin depya girmesi ile alınan siparişlerin Sevk edilebilmesi için Ürün yöneticisinin Onay ından geçirilir. Müşteriler tedarik süresini beklemeyebilir. Tedarik için verilen siparişlerin temin süreleri uzun lanlar ayrılıp hemen sevkiyat için alınan siparişlerden sevkiyata uygun lanlar Dağıtıma tabi tutularak depya tplama listesi çıkarılır. Dep yönetimi alınan siparişlerden elde lanlardan sevkiyat tplama listesine göre malları hazırlar. Alınan Sipariş Miktarlarının karşılanamayanlar veya eksik karşılananlar BackOrder ( kalan sipariş miktarları ) sistem tarafından tmatik kayda alınır ve sevk edilen miktarlar fatura/irsaliyeye basılır. Böylece bu müşterinin sipariş miktarlarına karşılık giden ve kalan ( gönderilemeyen BackOrder) ürünlerinin miktarları belli lur. Buna karşılık tedarik edilmek üzere verilen siparişlerden gelecek lan malları kimlerin beklediğini de sistem söylemelidir. Böyle bir sistemde hem alınan siparişlerden sevk edilemeyen ve bekleyen miktarları lan siparişler takip edilirken hem de tedarik için verilen ve gelecek lan malların gelip gelmediği ne kadar eksik geldiği ve daha ne kadar malın kimden geleceği ve gelecek lan malların kimlere gideceği bilgisi de birbirine bağlanacak ve yönetilebilecektir Stk Mdülü Fnksiynları Ürün bazında stk yönetimi Ürün bazında güncel stk grafiği Gerçek stk, kullanılabilir stk takibi Alınan sipariş ve rezervasyn takibi Verilen sipariş takibi Belli tarih aralığındaki stk hareketlerini görüntüleme Stk hareketlerini belgeye çevirme, kağıda dökme, PDF yapma ve larak gönderme Lkasyn bazında ürün stğu görüntüleme Alım irsaliyesi luşturma ve güncelleme Satış irsaliyesi luşturma ve güncelleme Siparişten tmatik sevk emri luşturma Stk açılış fişi luşturma Stk fişi luşturma (Sarf Fişi, Fire Fişi, Üretimden Giriş Fişi, Dep Fişi, Sayım Fişi) Dep, lkasyn bazında stk sayımlarını takip etme Stk sayımı ve el terminali entegrasynları Stk Stratejisi Yönetimi Ürün bazında stk stratejisi tanımlama Minimum stk, maksimum stk miktarı tanımlama Dep ve/veya tedarikçi bazında tedarik süresi tanımlama Yeniden sipariş nktası tanımlama

10 Stk durum tanımları Minimum stk (acil sipariş) uyarısı verme Dep Alan Yönetimi Sınırsız sayıda dep tanımlama Depya bağlı sınırsız lkasyn alanı tanımlama (genişlik, yükseklik, derinlik bilgileriyle) Dep ile ilişkili şube tanımlama Dep yöneticisi (yöneticileri) tanımlama Dep ve lkasyn bazında dönemsel ürün kategri alanı tanımlama Ürün, dep ve lkasyn bazında dönemsel raf bilgisi tanımlama Duran Malın Maliyeti ( Envanter ) Analizi Envanter, elinizde yani deplarınızda rafınızda Duran Maldır. Genellikle Envanter Analizi, Duran Malın Maliyeti larak işlevini görür. Duran Malın yani Envanterin Maliyeti genel larak dört yönteme göre analiz edilir. Bunlar; Ortalama Fiyatlara göre Ağırlıklı Ortalama Fiyatlara göre FİFO Fiyatlara göre LIFO Fiyatlara göre alınabilir ancak Sn Alış Fiyatlarından da envanter almak mümkündür veya gerekebilir. Her yönteme göre Envanter miktarları değişmez ancak envanterin fiyatları değişiklik gösterir. Aslında bütün yöntemlere göre fiyatların aynı lma lasılığı düşüktür, Farklı çıkmalıdır zaten. Ne var ki işletme yönetimindekiler bu yöntemlerden hangisini seçerse seçsin envanter maliyetinin aynı lması gerektiğini düşünür veya buna inanır. Bu dğru değildir. FIFO ile LIFO yöntemleri enflasynist veya deflasynist eknmilerde farklılıklar gösterir. Zaten bu amaçla geliştirilmiş yöntemlerdir. Ortalama ve Ağırlıklı rtalama yöntemleri de birbirinden faklılık gösterir. Ortalama maliyet analizlerinde sadece fiyatların en küçük ve en yüksek lanının aritmetiksel rtalaması alınırken, Ağırlıklı Ortalama yönteminde her bir alışın, alış fiyat ve miktarlarını göz önüne alarak ağırlıklı yani miktarları da dikkate alan bir rtalama fiyat bulunarak yapılır. Buda miktarları büyük ve küçük lanların fiyatlarının da büyüklük ve küçüklüğüne göre luşan farklılıkları salt fiyat rtalamasına göre daha dğru bir değere taşımak için tercih edilen yöntemdir. Snuç larak; Duran Malın Maliyet Analizi; Alınmış lan mallardan satılmış lanlar çıktıktan snra elde kalan yani duran malların maliyet analizi lup Envanteri temsil eder. Bu da mevcut malımızın rtalama maliyet fiyatları ile bu mallara yatırdığımız parayı temsil eder, bir ölçüde sermayenizdir. Duran Malın Maliyeti firmanın ürün miktar ve alış fiyatlarındaki değişim hızına göre yöntemlerden biri tercih edilmeli ve hep aynı yöntem kullanılarak yıl snuna kadar lan değişim izlenmelidir. Bir keresinde şu yönteme göre diğer keresinde başka bir yönteme göre yapılan Maliyet Analizleri dğru bir bakış açısı kazandırmaz. Satılan Malın Maliyeti ve Karlılık Analizi Satılan Malın Maliyeti ( SMM ) alınıp da satılmış lanların maliyetidir ki bunun amacı satıldıklarına göre ne kadar kar elde edilmiş lduğunun srgulanmasıdır. SMM Analizi, genel larak Kar/Zarar analizi için kullanılır. Satılan Mallar her seferinde satıldığı kadar alınmaz. Mallar belli periytlarla alınır ve talep gördükçe de satılır. Örneğin; Tanesini 200 TL den 100 Adet mnitör alan bir tptancı bu malın bir kısmını birkaç müşteriye 80 tanesini farklı fiyatlardan satmış lsun. Kalan 20 malın üstüne, aynı maldan 180 TL ye 80 adet daha alsın. Tplam 100 adet malın 20 tanesi 200 TL den alınmış 80 tanesi de 180 TL den alınmıştır. Bunlardan 10 tanesini yine farklı fiyatlardan

11 birkaç müşteriye satsın. Kalan 90 adet malın sn alınan 180 TL den alındığı söylenemez çünkü bunlardan 10 tanesi halen 200 TL alınanlardan kalan mallardır. Bunu bile söylerken önce alınanların önce satıldığı yani FIFO yöntemine göre stktan çıkarıldığı kabul ederek söyledik. Halbuki depdan mallar sevk edilirken bunların rasgele seçilerek karglanması durumunda sn satılan 10 tanenin bile 180 TL den alınan partiden satılmış lma lasılığın da mevcuttur. Görüldüğü gibi bir mala stk tanım kartı açarken bu malın her bir alışına özel bir tanım kartı açılmasına gerek lmadığından bir malın tanım kartı bir tane lacak ve bu malın her bir alışı ve her bir satışı geriye dğru seçilen yöntemlerden birine göre analiz edilerek Kar veya Zararı hesaplanacaktır. Şemaya göre; 1.alışın maliyeti ürün bazında 200 TL Stk: 100 Adet. Duran Malın Maliyeti ürün bazında: 200 TL, Envanter: 100x200= TL 1. satışın maliyeti 200TL ürün bazında Kar:50 TL 2. satışın maliyeti 200TL ürün bazında Kar:50 TL 3. satışın maliyeti 200TL ürün bazında Kar:50 TL Stk: 20 Adet ve Duran Malın Maliyeti ürün bazında: 200 TL Envanter: 20x200 = 4.000TL 2. Alışın maliyeti ürün bazında 180 TL Stk: 100 Adet. Duran Malın Maliyeti yani Envanter: 20x200+80x180=18.400TL 4. satışın maliyeti FİFO yöntemine göre ilk giren ilk çıkarsa ürün bazında Kar satılan miktar önceden alınan maldan kaldığı için önceki malda 200 TL den alındığına göre ürün bazında Kar: 40 TL lur. LIFO yöntemine göre sn giren ilk çıkarsa ürün bazında Kar, satılan miktar önceden alınan mallardan lsa bile yönteme göre sn alınan malın maliyetinden hesaplanacağı için bu durumda ürün bazında Kar: 60 TL lur. Ortalama yöntemine göre bütün alımların fiyat rtalaması ( ) / 2 = 190 TL dir. Bu durumda ürün bazında Kar: 50 TL dir. Ağırlıklı rtalama yöntemine göre Alışların rtalama maliyeti: (100x200+80x180) / (100+80) = 191,11 TL dir. Buna göre ürün bazında Kar: TL lur. Buradan da görülüyr ki seçilen dört farklı yönteme göre ürün bazındaki Kar hesapları; FIFO Kar : 40 TL LIFO Kar : 60 TL Ortalama Kar : 50 TL Ağırlıklı Ort. Kar : TL Peki hangisi dğrudur. Benim gerçek Kar ım nedir derseniz bunun cevabı size kalmıştır. Hepsi de dğrudur. Nasıl lur bütün hesaplama yöntemleri farklı Kar değerleri verdi Gerçek Kar nedir diye ısrar ederseniz, cevap larak gerçek kar lmaz diyerek bir değerlendirme yapmak zrunda lduğumuz söyleyebiliriz. Gerçek Kar yktur, Görünür Kar vardır ve bu, seçtiğiniz yönteme göre değişir.

12 Bu nedenle Fiyatların sürekli arttığı enflasynist bir rtamda ticaret yapıyrsanız FIFO daha uygun snuçlar verirken, fiyatların sürekli düştüğü bir rtamda LIFO daha dğru snuçlar verebilir. Alım sıklığı ve alım miktarlarında belirli bir denge söz knusu ise bu durumda Ağırlıklı Ortalama yöntemine göre kar analizi yapmanızı önerebiliriz. Aritmetik rtalama yöntemi, yani sadece en düşük ve en yüksek fiyatın rtalamasından luşan bir alış maliyet rtalama hesabı ile yapılan kar analizi yöntemi, ancak ve ancak fiyatların genellikle çk değişmediği durumlarda dğru snuç verir. Aksi halde en yanlış snuçlara bu aritmetik rtalama yöntemi ile ulaşırsınız. Örneğin yıl içinde bir ürünün en düşük alış maliyet fiyatı 230 TL ve en yüksek alış maliyet fiyatı 690 TL ise bunun aritmetik rtalaması : 460 TL dir. Ucuz alırken satış fiyatları buna göre pahalı alırken satış fiyatları buna değişeceğinden rtalama alış fiyatınızın bile altında satış yaptığınız zamanlar lacaktır bu durumda zarar ediyr gözükebilirsiniz. Halbuki ucuz alırken de satış fiyatınız karlı lmasına rağmen rtalamanın altında kalabilir ve zarar yaptığınızı söyler sistem bu yönteme göre. Aynı şekilde ürünün pahalı alım döneminde de satış fiyatınızda karlılık varken bu seferde rtalamanın çk üstünde lacakki bu durumdada çk yüksek karlı gözükebilirsiniz. Özetle, Matematik hata yapmaz hatanın sizde lduğunu unutmayın ve matematik e karşı savaş açmayın. 4. satıştan snraki işlemleri devam ettirildikçe daha snraki alımlar ve satışların miktar ve fiyatları ile daha önceden kalan malların fiyat ve miktarları sürekli değişeceğinden karlılık hesapları ve satılan malın maliyet ve duran malın maliyetleride buna göre değişim arz edecektir. Atıl Stk ve Ölü Stk Analizi Atıl Stk analizinde, stkların hareketliliğine göre örneğin 6 aydan beri alınıp da satılmamış lan mallar Atıl Stk larak yrumlanır. Atıl süresi kimine göre 3 ay kimine göre 6 ay kimine göre de 12 ay labilir. Ancak knuya yıllık gözle bakılırsa, Atıl Stk rtalama larak 6 Ay süre ile satılmadan elde duran mallar larak değerlendirilebilir. Yine de bu farklı sektörlerdeki farklı hareketlere tabi mallar için değişiklik arz eder. Hangi malların ne kadar süre ile atıl stk lması gerektiğine siz karar vereceksiniz. ERP sistemi size 3, 6, 9 ay gibi seçeneklere göre atıl stk analizi yapar. Ölü Stk analizinde ise, satılmak üzere alınmış ancak örneğin 1 yıldan beridir satılmadan stkta duran mallar ölü stk larak değerlendirilir. Atıl ve Ölü Stk analizlerinde bu mallara yatırılan alış maliyetleri yani bağlanan finansal sermaye geri dönmemiş demektir. Bu da finansal larak kar beklentisi için yapılan alış ve satış eyleminde, alınan bu malların ödemesinin yapılmasına rağmen satılamadığı için bunlara bağlanan sermayenin de atıl larak durduğu anlamına gelir ve karlılığa bir etkisi lmadığı gibi zarar edilen bir eyleme dönüşür. Bu her iki analiz snucuna bakılarak, Stk Satınalma eyleminin ne kadar önemli lduğunu rtaya çıkar. Mal alınırken alış miktarlarının da fiyatları kadar önemli lduğu, satılamayacaksa neden alındıkları analiz edilmelidir. Bazı malların tüketim frekansı yüksek iken bazı malların tüketim frekansı düşüktür. Bu nedenle bu malların neler ldukları analiz edilmedikleri sürece satınalma eylemi dğru yapılamayacak ve bu stkların Atıl ve daha snrada Ölü stk lmaları kaçınılmaz lacaktır. İşletme yöneticileri Atıl stk statüsüne girmiş lan mallarının hareketlenmesi için gereken adımları atmalıdırlar. Ölü Stk statüsüne girmiş malların nasıl elden çıkarılacakları değerlendirilmeli hatta belki alış fiyatlarına bile lsa derhal elden çıkarılarak bunlara bağlanan sermaye tekrar elde edilerek kar getirecek mallara yatırılmalıdır. Demek ki çk uygun fiyatla alınmış lsa bile mallar atıl veya ölü stğa dönüşüyrsa bu mallar yanlış alınmıştır ve zarar edilmiştir diyebiliriz. Örneğin, hepimizin bildiği gibi, sezn snlarında bir ayakkabı mağazası kapısına elinde atıl kalan veya ölü stk larak duracağı kesinleşen ayakkabıları çk ucuz bedelle belki de zararına satışa sunar. Bunların bir snraki seznda da satılmayacağı ve bunlara bağlanan

13 sermayenin geri dönmeyeceği açık lduğundan ayakkabıcının yaptığı eylem dğrudur. Bu durumu fırsat larak değerlendiren Alıcılar ise bu malları tüketeceklerdir. Bu mallar ne kadar hızlı elden çıkarılırsa kadar karlı bir eylem yapılmış lacaktır. Bazı işletme sahipleri mal canın yngasıdır dürtüsü ile elindeki malların akmayıp kkmadığı düşüncesi ile karsız veya zararına bile bunları elinden çıkarmanın dğru lmadığı düşüncesine kapılır. Burada hesaplanması gereken unsur, bağlanan sermayenin büyüklüğüdür. İşletmede süreçler devam ederken geçen yıllardan kalan ölü stklarla birlikte bu yılda ve snraki yıllarda da yeni ölü stklar envanterimize eklenecek ve birkaç yıl içinde bunların ranı ana işletme sermayesini çökertebilecek bir yapıya dönüşecektir. Dikkat edilmesi gereken unsur budur ve gerektiğinde ölü stklarınızı zararına da lsa hemen elden çıkarınız. Kullandığınız ERP yazılımı, stk analizlerini size etkin sunabildiği randa sizin kazançlı bir ticaret yapmanıza destek lacaktır. Buradan da görüldüğü üzere sadece stk kayıtlarının yapılıyr lması stklarınızı yönetmeniz için yeterli değildir. Önemli lan sizi dğru yönlendirecek ve size dğru kararlar aldırabilecek bir yazılımın varlığı en az sizin kadar önemlidir. 3. Satış ve Pazarlama Yönetimi Satış Yönetimi ERP yazılımının en önemli mdüllerinden birisidir. Satış yönetiminde, öncelikle müşteri cari hesaplarının sınıflandırılması ve farklı kategrilere ayrılmasında yarar vardır. Bu müşterilerin bir kısmı nihai tüketici, bir kısmı bayi bir kısmı ana bayi gibi faklı satış kategrisine sahip labilir. Bu ayırım ile satış sırasında müşterilere uygulanacak iskntlar ve risk limitleri tmatik larak devreye girecektir. Satışlar, Alınan Sipariş kayıtları ile başlamalıdır. Anlık perakende satışlar için sipariş kaydı açılmasına gerek lmayabilir, ancak ürünler alınan siparişlerden snra sevke tabi tutulacaklar ise bu durumda alınan sipariş kayıtları önem kazanır. Alınan Siparişler sırasında ürünlerin fiili stk miktarları ve satılabilir stk miktarları görülebilmelidir. Ayrıca sipariş alınan bir ürün için, daha önce tedarik etmek üzere verilmiş sipariş miktarı ve bunların ylda gelmekte lan miktarları ile bu üründen daha önce alınmış lan siparişlerden gönderilecek lan stk miktarları da görülebilmelidir. Bunlardan başka müşteri için rezerve larak ayrılmış stk var mı varsa başka rezerve miktarı lanlar ve tabiki bu müşterinin bir kta miktarı varsa bunlarda görülebilmelidir. Bir müşteriden sipariş alınırken bu müşterinin şimdi vermiş lduğu üründen daha önce kaç kere ve her keresinde hangi fiyattan mal aldığı hemen incelenebilmelidir. Müşterinin ürün fiyatı üzerinde yapacağı pazarlık tutarı için bu geçmişteki alım fiyatlarının görülmesi önem kazanır. Müşteri bu malı daha önce şu fiyattan almıştım demesine karşılık veya daha önce şu fiyatlardan vermiştik ancak şimdi daha uygun veriyrum gibi bir açılım sipariş sırasında müşteri ilişkisi bakımından önemlidir. Bunlardan başka, ürün veya ürün grubu bazında iskntların ne lacakları ve varsa fatura altı iskntnun ne lacağının sipariş sırasında belirlenmesi önemlidir. Alınan sipariş kaydı satış için önceden yapılmış lan bir nevi satış sözleşmesidir. Bu sipariş sırasında miktar,

14 fiyat ve iskntlar ile sevkiyat şekli, sevkiyat tarihi, tahsilatın ne şekilde yapılacağı, varsa vade tarihi, tahsilatın hangi döviz cinsinden yapılacağı, tahsilat taksitle yapılacaksa taksitlendirme bilgileri ile siparişi kimin ne zaman aldığı, siparişi veren müşteri persnelinin adı, malların sevk edileceği farklı bir adres varsa bu yerin adres bilgisi gibi birçk bilgi işlenmelidir. Sn larak sipariş sırasında mallar için yapılmış kampanya uygulaması, ürünlere uygulanacak prmsyn veya hediye ürünlerin atamalarının yapılması gerekir. Alınan siparişler, satış fatura/irsaliye evresine dönüşeceği zaman, bu siparişle ilgili eksik bir bilginin lmaması gereklidir. Bu eksiklikten dğabilecek müşteri şikayetinin önünü keseceği gibi, müşteri memnuniyetinide artıracaktır. Satışa ve sevkiyata tabi lan siparişlerden bir kısmı hemen tedarik edilemez ise bu ürünlerin Back Order denilen geriye kalan siparişleri tmatik larak kayıt altına alınabilmelidir. Bir snraki sevkiyatta bu sipariş miktarları tamamlanmak üzere işleme tabi tutulmalıdır. Geriye kalan ve daha snra gönderilecek lan mallar her zaman müşteri tarafından iptal edilmeye maruz kalabilecek durumdadır. Kayıp Satış Kayıp satış her firmada yaşanan lağan bir durumdur. Bir eczaneye girersiniz ve Aspirin varmı dersiniz. Eczacı rafına bakar ve Aspirin kalmamış maalesef derse, bu bir kayıp satıştır. Aspirin lsaydı satış gerçekleşecekti. Buna rağmen Eczacının satışını kaybetmemesi kendi elindedir ve şu hamleyi yaparak, muadili ve frmülü aynı lan şu marka da iyidir, aynı ürün bunu verebilirim demesi belki satışı kayıp etmekten kurtaracaktır. Alınan siparişler sırasında müşterinin verdiği siparişlerden elde lmayan mallar için sipariş sırasında muadilleri önerilebilir ve belkide muadil mallarda lan bir kampanya veya prmsyn bilgisi verilerek müşterinin önerdiğimiz malı alması sağlanarak kayıp satış yaşanmasının önüne geçilebilir. Her şeye rağmen müşteri istediği malda ısrar ederse, bu durumda bu malın siparişi alınabilir veya bu mala sipariş alınmayacaksa bu mal için kayıp satış bilgisi girilerek bir snraki tedarik sürecinde kayıp satış bilgisi alınmış malların analizi yapılmasına ve bunlara gerek duyulursa sipariş verilerek tedarik yluna gidilmesi sağlanmalıdır. Kayıp Satış bilgisi malın siparişi alınmasa bile işlenmesi gereken önemli bir bilgidir. Pazarlama evresinde de verilen teklifler snunda satış kaybedilmiş ise, bu teklifteki ürünlerin kayıp satış bilgisi nedenleri ile birlikte işlenmeli ve analize tabi tutulmalıdır. Kayıp Satışın Nedenleri; Ürünün fiyatı ve vadesi Teslimat tarihi Garanti kşulları Satış Snrası Servis kşulları Marka değeri Rakiplerin değerlendirmesi gibi nedenler sayılabilir. Bu bilgiler altında ne kadar kayıp satış yaşandığı ve kayıp satışın nedenleri analiz edilerek daha snraki evrede bunlara ne gibi çözümler bulunması gerektiği analiz edilebilecek ve tedbirler alınabilecektir. Alınan bir sipariş snrasında Back Order a kalan mallar her zaman sipariş iptaline maruz kalabilir demiştik. Eğer teslim edilemeyen mallar sipariş iptaline giderse bu da Kayıp Satış larak değerlendirilmelidir. Bu nedenle ürünlerin bulunurluluk ranları yüksek lmalıdır ki, Back Order miktarları da düşük lsun ve bu randa da kayıp satış ranları düşsün. Alınan Siparişlerden snra, depya sevkliyat için ürün dağılım listesi çıkarılır. Burada ERP yazılımı alınan siparişlerdeki malların miktarlarını eldeki mal miktarına bakarak uygun bir algritmayla tmatik larak her müşteri için verilmesi gereken miktarları ayarlar. Bu dağıtım snucu, stk yönetimi yapan yetkilinin nayından snra tplama listelerine dönüşür ve dep görevlileri ürünleri her bir sipariş için ayrı ayrı tplayarak sevke hazırlar.

15 Siparişte alınan sevk adresleri basılarak klilere yapıştırılır ve karglanır. Bu süreçte ERP her evrenin statü atamasını sisteme kayıtlar ve müşteriler firmanızın prtalından sipariş evresini kargya verdiğiniz aracın plakasına kadar izleme imkanı bulabilir. Pazarlama Yönetimi Firmanız satıştan önce pazarlama etkinliğini ERP yazılımı kanalında etkin larak yönetebilmelidir. Ürün pazarlaması için, kampanyalar, prmsynlar, indirimler, çekilişler, hediyeler gibi eylemler düzenlenebilir. Bunların geçerlilik tarihleri ve fiyat plitikaları belirlenir. Bu kampanyaların duyuruları için ERP de kayıtlı müşteri ve ptansiyel müşteri kitlesine Mail, SMS ve bröşür el ilanı gibi belgeler adreslerine gönderilebilir, internet sitenize aktarılabilir. Ayrıca gazete, gergi, tv reklam çalışmaları yapılabilir. Anketler düzenlenebilir. Satıcıların pazarlama etkinliğinde dğrudan müşteri görüşmeleri, randevular, teklifler, tekliflerden siparişe dönüşenler, kayıp satışlar gibi eylemlerde sisteme kayıtlanmalıdır. Pazarlama etkinliklerinin geri dönüş başarım ranları hem etkinlik larak hem de satıcı persnel bazında verimliliği ölçülebilmeli ve belki buradan dğacak persnel başarım primleri hesaplanabilmelidir. Örneğin bir tmtiv servisi, bahar bakım kampanyası adı ile 1-30 mayıs arasında geçerli lmak üzere işçilikte %20 parçada %10 isknt yapacağını müşteri ve ptansiyel müşterilerine çağrıda bulunarak bir kampanya düzenleyebilir. Bu aşamayı her firma bir takım duyuru araçları ile yapabilmektedir. Önemli lan bu kampanyanın snuçlarıdır. Eğer kampanya süresi byunca yapılan servis hizmetlerine katılan müşterilerden sürekli larak zaten servise gelen müşteriler yararlanmışlarsa bu kampanya başarısız lmuş, yapılan iskntlar da bşa gitmiş demektir. Zaten bu müşteriler kampanya lmasa da servise bağımlı lan müşterilerdi. Eğer kampanya süresince servis bağımlılığı lmayan veya servise ilk defa gelen müşteriler yğunluk kazanmışsa servis bahar kampanyası başarılı lmuş demektir. İşte ERP sisteminiz bu ayırımı yapabilmeli ve size snuç döndürerek, kampanyanın başarılımı ve yeni yapılacak kampanyanın nasıl lması gerektiğini veya kampanyanın gereksiz lup lmadığı snucunu verebilmelidir. Kampanya başarımında kampanya döneminde yapılan iskntların tplamı ile kampanya döneminde elde edilen yeni müşterilerin karlılığı örtüşüyr mu? Kampanya snunda karlı mı yksa zararlımı çıkılmıştır, çk net larak ölçülmelidir. Pazarlama mdülü ile CRM mdülü de ERP yazılımınızda entegre lmalıdır. Pazarlama etkinlikleri Müşteri İlişkileri Yönetimi ile birlikte çalışırsa daha verimli lacaktır. Bu birlikteliğin rtaya çıkardığı sinerjine Satış Gücü Yönetimi de diyebiliriz. Satış Gücü Yönetiminde pazarlama kadrsunun verimliliği kadrnun satış ktaları, prim sistemi, prtföye yeni müşteri kazandırma becerisi, görüşmelerden satışa ve müşteriye dönüşüm ranları, rakipten müşteri alma, rakip ürün satıcısından firmamız ürünlerine müşteri edinme gibi satış snrası başarımları, satış öncesi pazarlama etkinlikleri kadar önemlidir. Pazarlama Yönetimin Alt Bileşenleri; Kampanya Yönetimi Müşteri Listesi Yönetimi Ptansiyel ve Olası Ptansiyel Müşteri Listesi Yönetimi Hedef Kitle Yönetimi Anket Yönetimi Prmsyn Yönetimi Pazarlama Bütçesi Yönetimi Raprlar ve Analiz Snuçları Şeklinde sayılabilir. Kampanya Yönetimi Kampanya Yönetimi, dğrudan hedef kitleye, müşterilere ve iş rtaklarına yönelik birçk kanaldan hedefe ulaşmak için yapılan satış, tanıtım ve markalaşma için yapılan

16 çalışmaları yönetmek üzere ERP yazılımınızda bulunması gereken önemli bir mdüldür. Kampanyalar gerçekleştirmenizi ve snuçlarını takip etmenizi sağlar. Kampanya mdülünü kullanarak hem yapılan kampanyanın tanımlarını ve hemde snuçlarını değerlendirmenize imkan verir. Amaç, işletmelerin maliyetleri düşürmek, gelirlerini yükseltmek lduğuna göre buna uygun yapılacak çalışmaların tümü kampanya niteliği taşır. Hatta web sitenizin trafiğini artırmak için yapacağınız çalışmalarda kampanya kapsamında lduğu gibi pazar araştırması gibi bir çalışmada kampanya kapsamında değerlendirilebilir. Kampanya Yönetimi ile ürün veya hizmetlerinizle ilgili , web sitesinde duyurular, faks, sms veya dergi gazete ve tv reklamları gibi diğer iletişim araçlarını kullanarak kampanyalar düzenleyebilirsiniz. Bir kampanyanın, başlangıç bitiş tarihleri, amacı, yöntemi, ilgili prje, hedef bütçesi, hedef kitlesi, kampanya ekibi, kampanya ile ilgili prmsynlar, aksiynlar, ntlar, belgeler ve tüm diğer bilgiler sisteme girilmeli ve yönetilmelidir. tek bir merkezden yönetilir. Kampanya yöneticisi, her bir kampanya için imaj, içerik, audi/vide clipler v.b. medyalar bir araya getirilerek, bunların , mektup, faks veya diğer iletişim araçlarını kullanarak müşteriye ulaştırılmasını sağlar. Bir kampanya yönetim mdülünde şu özellikler aranmalıdır; Sınırsız sayıda ve süreli kampanya luşturma Kampanya tipi (kategrisi) tanımlama Kampanya aşaması tanımlama Kampanya hedef bütçe yönetimi Farklı medyalarda ve yöntemlerde kampanya yayını (Yüzyüze, ing, Faks, SMS, Web) Kampanya ile prje ilişkilendirme Kampanyadan prje yönetimine bağlantı Her bir yayın medyasına ve yöntemine özel kampanya içeriği luşturma (E- Mail, SMS, Yüzyüze, Fax ve Web içerikleri) Kampanya kapsamında prmsyn planlama ve tanımlama Kampanya kapsamında aksiyn planlama ve tanımlama Sınırsız sayıda aksiyn aşaması tanımlama Kampanya ekibi luşturma Kampanya hedef kitlesini tanımlama Kampanya ntları Kampanya içeriğine anket ekleme Mailing şablnları tanımlama Şablna uygun mailing içeriğini basabilme Kampanya yönetimi içinden hedef kitleye tmatik faks gönderme Web içeriğini internet, intranet ve extranette yayınlama Kampanya yönetimi içinden tüm hedef kitleye SMS gönderme sayılabilir. Müşteri Listesi Yönetimi Kampanya mdülünde bulunan liste yöneticisi, her bir kampanya kapsamında yapılan gönderilerin hedef kitleye dahil isimler üzerinde kişi kişi takip edilmesini sağlar. Gitmemiş gönderilerin düzeltilerek tekrar yapılmasına imkan verir. Liste yöneticisinden tmatik etiket basmak mümkündür. Liste yöneticisi ayrıca manuel larak hedef kitle listesinin daraltılmasına veya genişletilmesine imkan tanır. adresi, isim ve diğer parametreleri kntrl ederek tekrar eden kayıtları siler. Her bir kişi ile ilgili özel ntlar tutmayı sağlar. Müşteri listesi yönetiminin özellikleri; Üye kategrilerine göre kişi bazında hedef kitle listesi ve iletişim bilgilerini görüntüleme Tekrarlı kayıtları teke indirme Kişi bazında giden/gitmeyen mail takibi Kişi bazında giden/gitmeyen faks takibi Kişi bazında giden/gitmeyen SMS takibi

17 Hedef kitle listesine kişi ekleme, çıkarma Listeden arama yapma Arama snuçlarına tplu ve SMS gönderme Listeye tmatik etiket basabilme Farklı etiket baskı şablnları tanımlayabilme Şeklinde sayılabilir. Hedef Kitle Yönetimi Kampanya mdülü içerisinde yer alan hedef kitle yönetimi, sisteminize kayıtlı kurumsal ve bireysel üyeler arasından cinsiyet, yaş, medeni hal, sektör, şirket çalışan sayısı, üye kategrisi, eğitim, meslek, üyelik başlangı ve bitiş tarihi gibi farklı kriterleri tanımlayarak kampanyalarınıza özel hedef kitleler luşturmanızı sağlar. Verilen kriterler dğrultusunda sisteme kayıtlı tüm üyeler arasından tmatik luşturulan hedef kitle listesi, üye adı, görevi, adres ve iş bilgileri ile birlikte görüntülenir. Hedef kitle yönetiminde tanımlanan listeler, kampanyalarda seçilerek liste yöneticisi üzerinden kullanılması sağlanır. Hedef kitle listesi etiket larak basılabilir. Hedef kitle yönetiminin özellikleri; Sınırsız sayıda hedef kitle luşturma Üye kategrisine, üyelik tipi, cinsiyet, medeni hal, yaş, eğitim durumu, meslek, unvan, sektör, departman, çcuk sayısı, lkasyn, üyelik başlangıç bitiş-tarihi gibi kriterlere göre hedef kitle tanımlama Hedef kitle ile anket ilişkilendirme Hedef kitle listesinden etiket basma Hedef kitle listesini kağıda dökme, PDF yapma, larak gönderme Hedef kitle listesi içerisinde arama yapma Şeklinde sayılabilir. Anket Yönetimi Aket yönetimi ile web sitenizde veya listenizde veyahutta basılı medya aracılığı ile sürekli anketler yapabililirsiniz. Anketler farklı kategrideki üyelere veya farklı departmanlardaki çalışanlara özel larak yayınlanabilir. Anket snuçları genel larak grafiklerle incelenebilir lmalıdır. Anket mdülünün özellikleri; Anket luşturma Üye kategrilerine göre Web'de yayınlanabilmelidir Anketleri hedef kitle üyelerine larak gönderme Ürün ile anket ilişkilendirme Ankete tekli/çklu cevaplı sru ekleme Anket srusuna sınırsız cevap şıkkı ekleme Anket snuç grafikleri Anket cevaplarının katılımcı bazında takibi Anketi pasif hale getirme Eski anketleri güncelleme ve yeni anketler düzenleme Şeklinde labilir.

18 Prmsyn Yönetimi Prmsyn yönetimi satış mdülü ile birebir entegre çalışmalıdır. Kampanya mdülünde tanımlanan prmsynlar satış mdülündeki sipariş kayıtlarında srgulanarak snuçları sipariş sayfasında görülmelidir. Prmsynlar %indirim, bedava ürün, armağan, puan, dönem primi gibi farklı seçenekler uygulamanıza imkan tanımalıdır. Prmsyn yönetiminin özellikleri; Satış ve ürün yönetimi ile entegrasyn Tarih, saat ve dakika bazında prmsyn başlangıç bitiş tarihi tanımlama Ürün bazında prmsyn yönetimi Prmsyn ile kampanyaları ilişkilendirme Alışveriş miktarına veya tutarına göre prmsyn tanımlama % indirim prmsynları Bedava ürün prmsynları Armağan ürün prmsynları Puan prmsynları Şans kupnu prmsynları Dönem primi prmsynları Prmsyn iptali Şeklinde tanımlanabilir. Pazarlama Bütçe Yönetimi Pazarlama faaliyetlerinin bütçesi önemlidir. Herkes uygulamayı planladığı bir pazarlama aktivitesini düşünür. Srun bunun uygulamasında gerekli lan bütçenin lup lmadığıdır. Birçk ürünü lan firmanın pazarlama aktiviteleri için bütçesi lmadığı için ürünlerini satamadığını ve tanıtamadığını biliyruz. Bu nedenle önce pazarlama etkinlik bütçesi planlanmalı ve lmayacak işlere kalkışılmamalıdır. Bütçeniz yk ise, yapılabilecek buna uygun seçenekler değerlendirilmelidir. Pazarlama Bütçe Yönetiminde bulunması gereken özellikler; Şube ve departmanlara göre pazarlama bütçesi luşturma Sınırsız sayıda gider kategrisi ekleme Sınırsız sayıda bütçe gider kalemi ekleme Merkez, şube ve departmanlara ait yıllık pazarlama bütçelerini aylık görüntüleme Bütçe Planlamasında tadilat yapma Farklı para birimlerinde gider kaydı ve gider takibi Bütçe planı ve sapmaların izlenmesi Sayılabilir. İhtiyacınız dğrultusunda hazırladığınız kampanya, hedef kitle, anket, prmsyn ve bütçe raprlamaları alınabilir lmalıdır. Kampanya mdülü içerisindeki raprlamalar sayesinde her bir kampanyanın başarısı ölçülmelidir. Respnse rate (ROR) cevap ranı veya kampanyanın Respns f Investment (ROI) yani yatırımın geri dönüş ranları gibi raprlar klaylıkla ölçülebilir ve raprlanabilir lmalıdır. Satış kşulları tanımlama Genel satış cir primleri (aylık, 3 aylık, yıllık cir primi faturası istenir) Satış vade süre ve kşulları (nrmal vade, ek vade, peşine mal satış vadesi, açılış vadesi, yeni liste uygulama süresi)

19 Satış risk limitleri (açık hesap risk limiti, vadeli ödeme aracı risk limiti, tplam kredi) Vade farkı Fatura altı iskntları (satış faturası ve siparişi tplamına uygulanır) (Fatura altı iskntsu, peşin iskntsu, 5 kademeli isknt tanımlama, puan hesaplama) Ürün indirimleri (satış faturası ve siparişine tmatik uygulanır) Aylara göre satış aksiyn desteği (her ay veya 3 ayda bir müşteriden fatura istenir) Ürün bazında aylara göre bedel dışı katılımlar (her ay veya 3 ayda bir müşteriye ücretsiz mal verilir) Detaylı satış ve satınalma fatura emri takibi Sözleşme Yönetimi Sınırsız sayıda sözleşme kaydı Satınalma, satış ve fatura mdülleriyle entegrasyn Sözleşme nayı Sınırsız sayıda sözleşme kategrisi tanımlama Aynı müşteri veya tedarikçi için birden fazla sözleşme kaydı Sözleşme ntları Sözleşmeye belge ekleme Sözleşmeyi belgeye çevrime, PDF yapma, kağıda dökme, larak gönderme 4. Perakende Satış ve Mağazacılık ( Retail ) Perakende satış eyleminde müşterinin mağazada aldığı malların faturalanması, bank, kasiyer uygulaması genellikle barkdlu ürünlerin satış işlemlerinin yapılması srun değildir. Ancak mağazacılığın kendine özgü özel bir felsefesi ve kurgusu lmalıdır. Perakende ve Mağazacılık Yönetimi, mağazaların yeni müşteriler edinmesine, varlan müşterilere verimli ve karlı hizmet vermelerine, başta tedarikçiler lmak üzere tüm iş rtaklarıyla entegre bir biçimde iş yapabilmeye, mağazalar, Web sitesi, Call Center, Franchise nktaları ve Distribüterler de dahil lmak üzere tüm perakende satış kanalını merkezi larak yönetebilmeye imkan tanıyan, müşteri daklı bir uygulama lmalıdır. Mağaza ve mağazada ürün yönetimi, fiziki larak lmaz ise lmazlarını karşılanmasıdır. Raf reyn ürün tanımları, barkdları, ürün açıklamaları, fiyatları, prmsyn ve kampanyada lup lmadıkları ve varsa iskntları ile hediye ürünler gibi dğrudan müşterinin algılaması gereken her türlü bilgilendirme sistemle entegre edilmelidir. Müşterinin kasada süprizle karşılaşması, fiyat, isknt, hediye gibi bilgilerin kasada uyumsuzluk çıkması müşterinin bütün algılamasını negatif yönde hemen bzar. Bu nedenle memnun müşteri için satış snlanıncaya kadar bütün süreçler dğru ve tutarlı devam ettirilmelidir. Bu durumu kendiniz de yaşamışsınızdır. Büyük bir mağazada Raftaki ürünü sepete atarken rada tanımlı lan bir indirim veya prmsynu veya ürünle birlikte bedava lan bir ürünü sepete atmışsınızdır. Kasada ödeme sırasında sistem bundan habersiz ise hediye lan ürünü de fiyatlandırmaya kalkar veya iskntsunu uygulamaz ise

20 ilk yaptığınız şey hemen şiddetle itiraz etmek lmuştur. Bunun nedeni aldatılmak krkusudur ve tepki sert lur. Hemen ürünün iptali istenir veya mağaza srumlusu çağrılarak hesap srulur. Mağazacılıkta özellikle tekstil knfeksiyn türü ürünlerde, By, Beden, Takım, Renk gibi tanımlar dğru yapılmalıdır. Mağazalarda anlık indirimler, anlık prmsynlar, anlık kupn vs gibi etkinlikler sisteme ilgili ürün veya grubuna veya lkasynuna göre atanabilmeli ve kasada bu bilgi anında etkin labilmelidir. Müşterilerinizi daha önce segmentlere ayırmışsanız, müşterinizin firma clupcard veya fanclub gibi özel alım bilgileri mevcutsa, satış sırasında bunlar etkin labilmeli ve satış sırasında sistem gerekenleri tmatik yaparak, müşteri memnuniyeti sağlanmalıdır. Perakende ve mağazacılık zincirlerinde bütün mağazalardaki stk ve satış hareket bilgileri merkezi bir sistemde tplanarak izlenebilmeli ve değerlendirmeye tabi tutulabilmelidir. Bir şehirdeki mağazada bir ürün srunsuz satılmakta iken bir başka şehirde aynı ürünün satış miktarlarında srun labilir. Bunlar sezn snu beklenmeden önlem alınarak, ürünlerin mağazalar arasındaki transferleri sağlanmalıdır. Mağazalarda tüketim frekanslarına göre merkezi bir tedarik siparişi luşturulabilmeli, mağaza yöneticisinden önce ürün çeşit ve miktarları için hazırlıklı lunabilmelidir. Aynı zamanda bu merkezi sistemde günlük cirlar ve kasa tplamları, mağaza masrafları ve mağaza karlılıkları da n-line izlenebilmelidir. Perakende ve Mağazacılıkta Hangi mağaza ve depda, hangi ürünün hangi ebatının hangi renginden kaç tane satılmış ve daha kaç tane var bilgisini anlık takip etmek istiyrsanız, Ürünün Rafta Yktur durumuna düşmemesi için ptimal stk bulundurmak istiyrsanız, Farklı mağaza ve şubelerinizde farklı fiyat uygulamaları yapmak ve bunları tek bir merkezden yönetmek istiyrsanız, Tedarikçilerinizi anında sisteminize entegre ederek işbirliği yapmak istiyrsanız, Kapsamlı ve anlık prmsynlar yapmak ve bunları veya SMS ile anında müşterilerinize duyurmak istiyrsanız, Hangi müşterinizin ne zaman nereden ne satın aldığını takip etmek ve bunlardan dğru snuçlar çıkarmak istiyrsanız, Ürün ve kategri yönetimi ile hangi ürün ve ürün kategrisi için ne kadar alan ayırdığınızı ve bu ürünlerden karlılığınızı takip etmek istiyrsanız, Stk, Ürün, Finans, Muhasebe, İnsan Kaynakları ve İçerik yönetimi uygulamalarını birlikte yönetmek istiyrsanız, Rakiplerinizin neyi nerede kaça sattığını takip etmek istiyrsanız, dğru kurgulanmış bir ERP çözümüne ihtiyacınız var demektir. Mağaza Yönetiminin özellikleri Mağaza bazında fiyat yönetebilme Mağaza bazında stk takibi Mağaza stk fişleri (Fire fişi / Sarf fişi, Üretimden giriş fişi, Dep fişi, Sayım fişi) Mağazadan stk exprt belgesi luşturma Mağaza mal alım irsaliyeleri Mağaza mal alım faturaları Mağaza satış faturaları POS Entegrasynu (Otmatik Stk, Satış, Fiyat Değişimi Exprt ve imprt belgeleri luşturma) Mağaza bazında rekabet yönetimi (Rakipler, Rakip Fiyatlar) Mağaza alan ve raf yönetimi Çk byutlu mağaza etkinlik raprlamaları Şeklinde özetlenebilir.

21 Perakende Satış Yönetimi özellikleri Online satış entegrasynu Online ödeme sistemleri entegrasynu POS sistem entegrasynu Ödeme sistemleri entegrasynu Mbil satış entegrasynu Ürün yönetimiyle entegre ürün satış takibi Ürün yönetimiyle entegre ürün fiyat detayları ve fiyat listeleri takibi Stk yönetimiyle entegre ürün stk durumu ve stk detayları takibi Kampanya mdülüyle entegre etkin satış prmsynu takibi Kurumsal ve tptan satış yönetimi Fırsat yönetimi Teklif yönetimi Sipariş yönetimi Çk yönlü satış raprlama ve analizleri Şeklinde sayılabilir. Mağazacılıkta Lyalty ( Müşteri Sadakat Kartı ) Mağazacılıkta veya müşteri kitlesinin yğun lduğu kurumsal veya tüketici ağının yğun lduğu sektörlerde örneğin; Petrl istasynları veya bankalar gibi kurumlarda, müşteri sadakat kartı uygulaması ldukça yaygındır. Firmalar müşterilerinin sadakatlerini yada bağımlılıklarını artırmak veya sürekli elde tutabilmek için müşterilerine üyelik kartları vermektedirler. Bir ürün satıyrsanız ve yl byunca seçeneklerin ve rakiplerin ve fiyatların eşdeğerliği söz knusu ise, müşteri her istediği yere gidebilir. Müşteriyi elde tutabilmek ve bağımlılık sağlayabilmenin yllarından biriside Müşteri Kartı uygulamasıdır. Rakiplerde benzer uygulamaları yapacaklardır. Bu durumda hangi kart ne sağlıyr kimin ne avantajı var srusu öne çıkacaktır. Kart vermek yeterli değildir, sürekli larak kartın içeriğini de dldurmak ve zenginleştirmek gerekir. Bazı mağazalar veya kurumlar bş bir müşteri kartı vermek yluna giderek müşterilerini bağlayacaklarını sandılar ve bir zamanlar her mağaza veya kurumun, herkeste bir kartı vardı. Bunların hiçbirinin zaman içinde işe yaramadığı görüldü ve müşteriler cüzdanlarını dlduran bu kartların çğunu kaldırıp attılar. Müşteri Sadakat Kart Sisteminde müşterinize sürekli bir avantaj sunmuyrsanız ve nu maddi larak kazançlı çıkaracak bir seçeneğiniz yksa, kart işine girmeyin. Sizin kartınız bir işe yaramaz. Sadakat kartı uygulamalarında müşterilerinize çk uzun dönemli snuç verecek uygulamaları yapmayın. Müşteri kartında biriken bir avantajı hemen edinmek ister, aksi halde çk uzun sürede elde edeceği bir avantajı unutacaktır.

22 Kendi yaşadığım birkaç örnekle knuyu açıklamak istersek; Herkesin çk bildiği büyük bir alışveriş marketinde bir kart verdiler, hemen rada ftğraf çekip bastılar ve 1 dakikada kart hazırdı. Alışverişlerimde bu mağazalar zincirini kullandığımda, kartınız var mı diye srdular her seferinde verdim ve kasiyer sistemden geçirdi. Bir gün bu kartın bana ne avantajı lduğunu, şimdi kaç paralık bir indirim aldığımı srdum. Kasiyer, kartların Perşembe günleri yaptığınız alışverişlerde indirim yapıyr, diğer günlerde bir indirim yktur dedi. Bende kartı aldım ve kasiyere benim ne işim lur Perşembe günü burada diyerek kartı kaldırıp attım. Bir daha da bu markete gitmedim. Bir gün meşhur bir benzin istasynunda kart verdiler ve biriken puanlar ile bazı hediyeler alacağımı söylediler, yani yakıt alırken buradan alırsam puan birikecek ve hediye alacaktım. Bir süre bunu uyguladım ancak kartımda biriken puanlarla alabileceğim basit bir hediye için bile yıllarca benzin almam gerektiğini öğrendiğimde ilk verdiğim tepki, bunların hediye vermeye niyeti yktur deyip, bir daha markanın istasynlarına gitmedim. Bir başka marka benzin istasynunun kartının avantajlarını yönetmek çk zrdu, snucun ne lacağı anlaşılmıyrdu, istemedim. Daha snra başka bir istasynda sunulan kart çk basitti ve avantajının ne lduğu ve snucu ne zaman elde edeceğim çk belirlenmişti. Hemen alıp uyguladım, snucunu da gördüm. Kart budur, sadakat da budur diyr, bir şey verecekseniz adam gibi verin yada yapar gibi gözükmeyin diyerek, ne yapmanız gerektiğini size bırakıyrum. Özetle, Kart uygulaması keskin bir kılıç gibidir, bıktırır ve küstürürseniz kayıpları acı lur 5. Satınalma Yönetimi Alırken Kazanılır ilkesi ticaretin sırrıdır. İyi almak iyidir. Ancak her iyi alınan her zaman iyi lmaz. Satılan malın iyi fiyattan alınması ancak satılmayan bir malın iyi fiyattan bile alınsa bir yararı yktur. Bu nedenle satın alma süreçleri önemlidir. Alım için satışın durumu ve ürünün piyasası ve talep görüp görmediği incelenmelidir. Satınalma Yönetimi; Mevcut hareketli ürünlerin, cre stk denilen lmaz ise lmaz ürün miktarları, tedarik süreçleri uzun lan ürünlerin karşılanması için yapılacak analizler ile yeni ürünler, sezn, mevsim vs gibi faktörleri de göz önüne alınarak tedarikçilerle yapılacak sözleşmeler ve ürün fiyatlarının belirlenmesi gibi bir dizi işlemi gerektirir. Üretim yapan firmalarda ise hammadde, ara madde, üretim bandı, fasn atölyeler, işgücü, maliyetler ve tedarikçilerin belirlenmesi, üretim ve rekabet gibi süreçler önemlidir. Şayet satınalma süreçleri yanlış yapılırsa ölümcül snuçlar dğurabilir. Zamanında yapılamayan üretim, zamanında yapılamayan teslimatlar, dğru seçilememiş tedarikçiler gibi bir dizi sruna, hallederiz mantığı ile yaklaşılamaz. Bu nedenle satınalma hem üretim için hem de ticari mal tedariki için, önceden çalışılması gereken birçk parametrenin dğru ölçülmesi ve dğru değerlendirilmesini gerektiren bir yönetim kültürüdür. Bütün süreçlerin içinde tedarik için sipariş vermek yeterli lmayıp, işin finansman tarafının da planlanması gereklidir. Paranız yksa istediğiniz kadar iyi fiyat alın, malı alamazsınız. Satınalma planlaması yksa ihtiyaçlar anlık siparişlerle yürütülüyrsa ve mal tedarikinde srun yksa işler verilen sipariş kayıtları ile yürütülebilir. Ancak bayileri ve mağazaları lan bir sistemde satınalma süreci önceden planlanmalı, gereken revizynlar sağlanarak güncellenmeli ve bir hiyerarşi içinde sürdürülmelidir. Siparişler verilirken, ERP nin size sunduğu bir algritmaya göre çalışan Stk Analizinden sistemin Tavsiye ettiği sipariş stk ve miktarları ile bunların maliyetleri listesi alınarak değerlendirme yapılmalıdır. Tavsiye Sipariş alınırken ürünlere ürün yönetiminde tanımlanmış lan kritik seviye, minimum seviye, maksimum seviye, Stk/Ay ve Fiyat matrisinden elde edilecek bir Rank değerlerine göre ve ayrıca bu ürünlerin stk çevrim hızları ve aldıkları satış frekansları gibi bir dizi kritere göre hesaplama yapılır. ERP nin size önerdiği sipariş listesi sizin ptimal stk edinmenizi sağlayacaktır. Burada Matematik e güvenmek gerekiyr. ERP nin çıkardığı tavsiye sipariş listesi, finansman bakımından

23 siparişi vermenizi sınırlayabilir. Bu durumda siz listeye müdahale ederek satmaktan vazgeçtiğiniz veya gerekli görmediğiniz ürünleri veya miktarlarını listeden çıkarabilirsiniz. Tavsiye veya ihtiyaca göre hazırlanan satınalma siparişleri tedarikçilere ulaştırılır. Burada ERP tavsiye sipariş listenizi, siparişteki malları tedarik ettiğiniz firmalara göre parçalayarak, her bir parçasını ilgili tedarikçilere ayrı ayrı iletmenizi sağlayacaktır. Bunun yerine tedarikçiler havuzu lan İş Prtalınız varsa siparişteki kalemler raya atılarak, prtala üye lan tedarikçilerinizden teklifler alınabilecektir. Sipariş edilen malların teslim alınması sırasında siparişlerin irsaliye ve faturaya dönüşümlerinde Back Order larak gelmemiş veya eksik gelmiş mallar tmatik larak sisteme kayıtlanır. ERP sisteminiz daha kimden daha ne kadar gelecek malınızın lduğunu listeler ve uyarır. Burada işletme sahiplerine önerimiz şudur; Eğer satınalma kalemleriniz ve çeşitliliğiniz fazla ise ve hemen hemen hergün satınalma yapıyrsanız, ERP sisteminizle entegre bir satınalma tedarik prtalı mutlaka kurunuz. Buna genel larak e-ihale veya e-tedarik deniyr. Prtalda, çalıştığınız akredite firmalara giriş hakkı vererek, nların prtalınızdaki siparişlerinizi görmelerini ve fiyatlandırmalarını veya daha önceden belirlenmiş fiyatlarınız varsa dğrudan sipariş larak almalarını sağlayınız. Prtala giriş hakkı lan firmalar siparişlerinize teklif veya dğrudan sevkiyat için kayıtlarınızı radan indireceklerdir. Prtala yeni tedarikçiler ekleyerek satınalma gücünüzü genişletiniz. Prtalda sizin talep ettiğiniz malları birden fazla tedarik edecek firma varsa hepsi teklif verseler bile kimse kimsenin verdiği teklifi görmediği gibi, bir diğerinin teklif verip vermediğini de bilmediğinden her tedarikçi satış yapabilmek için en uygun teklifini sunmaya çalışacaktır. Bu sistem, satınalmacı larak çalışan persneliniz üzerindeki satıcı baskılarını da rtadan kaldırır. Satınalma Yönetiminin Genel Özellikleri; Talepler, Acil sipariş verilmesi gereken kritik seviyedeki ürünler, bitmiş stklar, Tp Ürünler (satış), Cevap verilecek teklif isteklerinin takibi yapılabilmelidir Ürün bilgileri takibi (ürün, satış ve stk), Stk kdu, Stk adı, barkdu, KDV, fiyatları, ürünle ilişkili güncel prmsynlar, kampanyalar ve stk miktarları İç satınalma talepleri takibi Üretim malzeme ihtiyaç listesi takibi Tedarikçi ve anlaşma bazında satınalma kşulları takibi Kategrilerine göre satınalma kşullarını görme ve güncelleme şeklinde sayılabilir. Satınalma Teklif Yönetimi Sınırsız sayıda satınalma teklifi kaydı Web'den teklif isteme ve süreli larak talebi Web'de yayınlama Online teklif alma Teklifi prje ile ilişkilendirme Teklif önceliği tanımlama Teklife belge ekleme Teklife nt ekleme Teklifi pasif yapma Teklif tarihçesini görüntüleme Farklı para birimleride teklif alma Sütun Bilgileri Parametrik larak hazırlanan ürün basketi (Her bir ürüne ait stk kdu, barkd, üretici kdu, ürün ismi, miktar, birim, seri n, fiyat, KDV%, vade, 5 ayrı indirim sütunu, satır tplamı, net satır tplamı, ödeme yöntemi, vergi tplamı, sn tplam, KDV tplam, teslim tarihi, fiyat tplamı görüntüleme ve tmatik hesaplatma) Teklife sınırsız ürün ekleme Barkd cihazından teklife ürün ekleme Tekliften tmatik sipariş luşturma

24 Teklif geçerlilik tarihi (geçerlilik tarihi geçen teklifler güncel satınalma teklifleri listesinde görüntülenmez) Teklife ilişkin sevk yöntemi seçimi Teklife ilişkin ödeme yöntemi seçimi Teklifi kağıda dökme, PDF yapma ve larak gönderm şeklinde sayılabilir. Satınalma Siparişi Yönetimi Her türlü satınalma siparişi kaydı Online sipariş verme Sütun Bilgileri Parametrik larak hazırlanan ürün basketi (Her bir ürüne ait stk kdu, barkd, üretici kdu, ürün ismi, miktar, birim, seri n, fiyat, KDV%, vade, 5 ayrı indirim sütunu, satır tplamı, net satır tplamı, ödeme yöntemi, vergi tplamı, sn tplam, KDV tplam, teslim tarihi, fiyat tplamı görüntüleme ve tmatik hesaplatma) Siparişe sınırsız ürün ekleme Barkd cihazından siparişe ürün ekleme Siparişi tedarikçi çalışanı ile ilişkilendirme Siparişi prje ile ilişkilendirme Siparişi naylatma Sipariş öncelik tanımları Siparişe ilişkin sevk yöntemi seçimi Siparişe ilişkin ödeme yöntemi seçimi Sipariş kaydı esnasında siparişi stkta gösterme Siparişe belge ekleme Tedarikçi ile yapılan yürürlükteki anlaşmaları (satınalma kşullarını) anında görme Anlaşma kşullarına göre sipariş tutarında tmatik hesaplama (Fatura altı iskntsu, sipariş tutarına göre puan, miktara veya tutara göre ürün iskntsu ve ürün başına puan hesaplama v.b.) Sipariş güncel durum takibi Sipariş ödeme detayları takibi Siparişin ilişkili lduğu prje detaylarını görme Sipariş tarihçesi takibi Sipariş paket bilgisi tanımlama Sipariş karşılama rapru takibi Siparişi kağıda dökme, PDF yapma ve larak gönderme Sipariş kpyalama Siparişe nt ekleme Siparişi pasif hale getirme şeklinde sayılabilir. Satınalma Kşulları Tanımlama Satınalma genel cir primleri Satınalma standart ödemeleri Satınalma vade, süre ve kşulları (nrmal vade, ek vade, peşin alım vadesi, açılış vadesi, yeni liste uygulama süresi) Satınalma Fiziki ve Teslimat Kşulları (teslim yeri, teslim süresi, tatil ve özel günlerde teslimat, mal iade kşulları, ambalaj türü) Ürün, kategri primleri (ay, 3 ay ve yıl lmak üzere tmatik ürün,kategri primi) Fatura Altı İskntları (TL, USD, EURO) (Fatura altı iskntsu, Peşin iskntsu, Açılış iskntsu, Özel isknt, Ljistik iskntsu, Yeni ürün iskntsu, İnsert iskntsu, Paket iskntsu) Satınalma ürün indirimleri

25 Aylara göre aksiyn bedelleri Ürün bazında aylara göre bedel dışı katılımlar gibi sayılabilir. Tedarikçi İlişki ve İş Yönetimi Tedarikçiye ve şubelerine özel hedef luşturma Tedarikçi çalışanına özel sistem erişim yetkisi tanımlama Tedarikçi çalışanlarına özel hedef belirleme Tedarikçiyi hem tedarikçi hem de müşteri larak kaydedebilme Birden fazla grup şirketi için tedarikçi bilgisi tanımlama Tedarikçiden nline teklif alma Tedarikçiye nline sipariş verme Ortak fırsat yönetimi Ortak prje yönetimi Ortak ajanda yönetimi Online iletişim Tedarikçi anketleri Şeklinde sayılabilir. Tedarikçi Prtal servis işlemleri Kendisine ait kurumsal bilgi, şube ve çalışan bilgileri güncelleme Kendisine ait raprları takip etme Kendisi ile ilişkili kurumsal üye ekibi ile hızlı iletişim Self servis ürün ekleme Self servis ürün içerikleri, imajları, belgeleri ekleme Self servis stk takibi Teklif verme Sipariş alma Sözleşme takibi Cari hesap hareketleri ve ekstre liste dökümü alabilme Şikayet başvuruları takibi Garanti takibi Servis takibi Kampanya takibi Prmsyn takibi Dijital belge kullanma, ekleme ve paylaşma, özellikleri sayılabilir. 6. Üretim Yönetimi Üretim knusunu ikiye ayırmak gerekir. Bunlardan biri standart bant usulü üretim yapan üreticiler, diğeri ise, atölyeler ve fasn atölyeler gibi dağınık üretim rtamlarında üretim yapan ve daha çk KOBI lerin luşturduğu üretim tarzıdır. MRP larak ayrıca değineceğimiz üretim türüne bu yazıda değinmeyeceğiz. Ancak kısaca MRP (Üretim Kaynaklarının Planlanması) hakkında kısaca şunları söyleyebiliriz. MRP ile sisteme bütün üretim süreçlerinin tanımlanması, atölyeler, makine parkı, makine parkının kapasitesi, iş gücü, iş akışları, üretim hücreleri, atölyeler, üretim araçları çizelgesi, üretim iş emirleri, mamül ağaçları gibi üretimin yönetilmesi için gereken bütün tanımların

26 yapılması gerekir. Üretimin planlanması alınan siparişlere göre, yürümekte lan işlerde göz önüne alınarak hangi atölyede hangi makine parkında hangi iş akış zinciri ile nelerin ne zaman üretime başlayacağı ve bitirileceği belirlenir. Sistem üretim zincirini, üretilecek ürün miktarına göre gereken makine ve işgücünü üretim zaman tablsunu yerleştirir. Her aşamada üretilen mal miktarı sisteme geribesleme bilgisi larak akmak zrundadır. Üretim Emirlerinden hangi işin ne kadar üretildiği ve daha ne kadar üretileceği ve işin ne zaman biteceği sistemden izlenebilir. Sıradaki işler ve bu işlerin başlama tarihleri bellidir. Ancak üretim bandında bazı makinelardaki arıza duruşları, bakım zamanları gibi durkalk larda sistem tarafından planlamış ve bunlardaki değişimlerde sistemede belirlenmiştir. Sistem acil öncelikli işlerin devreye girmesine imkan vermelidir. Her aşamada üretim maliyetleri, işgücü, enerji ve diğer bütün üretim ve maliyet faktörleri süreç byunca sisteme girer ve üretim snunda üretilen mamülün sayısı, kalitesi, bzuk mallar ve tplam maliyet elde edilmiş lur. Bütün bu üretim sürecinin fiziki ve finansal takip ve planlamasını yapan sistemlere, kavram ve felsefesine MRP denir, diyerek tanımlayabiliriz. KOBI lerin üretim tarzlarında ise, bant üretimi yapan firmalara göre süreçler daha farklıdır. Birçk KOBİ de Üretimin Planlanması genel larak sürdürülebilir ve başarılabilir lmadığı gözlemlenmektedir. Sahada yaptığımız birçk firmadaki analizlerde, işletme sahiplerinin yakındıkları temel hususlardan biri larak karşımıza Üretim, Üretim Planlaması ve Üretimin İzlenmesi çıkmaktadır. KOBI lerde üretim daha çk Üretim İş Emirleri ile atölyelere açılan işler ile işlemlerin bitmesini takiben İş Emirlerinin kapatılması ve üretilen mamül veya yarı mamül miktarlarının iş bitince belirlenmesi şeklinde snradan takip edilebilmektedir. Buna göre bir KOBİ de üretim yönetimi nasıl lmalıdır. KOBI lerdeki üretim yönetimi için öncelikli larak atölye ve fasn atölye tanımları yapılmalı, atölyelerdeki makine parkı ve işgücü tanımları bunlara eklenmelidir. Mamül Ağacı denilen Üretim Reçetesi tanımları yapılarak bütün mamül veya yarı mamülleri luşturan hammaddelerin tanımları atanmalı, reçeteler ihtiyaç kadar düzenlenmelidir. Reçetelerden yeni reçeteler elde etmek veya reçetelerin güncellenmesi ile reçete knusu çözümlenmelidir. Genel tanımlardan snra, İş Emirleri hangi atölyeye açılacak ve bu Üretim İş Emrinde hangi reçete kullanılacak ise seçilmelidir. Bu İş Emrinde ne kadar üretim yapılacaksa bunlar belirlenip, tarih, üretime başlama ve öngörülen bitiş tarihi, varsa üretime dair açıklamalar ile Üretim İş Emri Frmu açılarak, basılıp atölye verilir. Üretim reçetelerinde üretimin birim maliyet ve işçilikleri belirli lmalı, İş Emirleri kapatıldığında mamül veya yarı mamülün maliyetlerininde elde edilmesi sağlanmalıdır. İş Emirleri Açıldığında iş emrinde kullanılan ve reçetelerinde tanımlanan hammadde ve malzemeler stklardan düşer, iş emri kapatıldığında üretim miktarları belli lur ve mamül veya yarı mamül stklarına bu ürünler üretilmiş larak dep kaydına alınır, girer. Böylece üretim sürecinde deplardaki stk hareketleri de gerçekleştirilmiş hatta muhasebe ile entegrasynu yapılmış ise yansıtma muhasebe fişleri de luşturulmuş lur. Kbilerdeki üretim türüne göre üretim iş emirleri ve iş emirlerinin kapanışları ile sistemden alınan raprlarda üretilecek işler, üretilmekte lanlar ve üretilmiş lanlar listelenerek elde edilir. Aynı zamanda bunların başlama, bitiş tarih ve miktarları ile üretilen miktarlar raprlanarak yönetimin atölyeleri izlemesine imkan sağlanır. Burada dikkat edilirse, üretilen miktarlar, üretim bandı veya atölyedeki makinalardan n-line akmaz. Snuçlar atölye yetkililerince iş bittiğinde iş emri kapatılması yapıldığından, iş bitinceye veya kaydı yapılıncaya kadar açık kalmaktadır. MRP ile en temel farklardan biri budur. Bütün üretim süreçlerinin n-line labilmesi yatırımlarla ve çalışan işgücünün eğitim seviyesi ile rantılı larak zrdur. Kbilerde en pratik ve uygulanabilir lanı, yukarıda bahsettiğimiz gibi iş planlamasının iş emirleri, reçeteler ve iş emri kapanışları ile hem miktarsal hem de maliyet larak takip ve kayıtlanması şeklinde rtaya çıkmaktadır diyebiliriz. Üretim yönetiminde firmaların sıkıntı çektikleri işlemlerden biriside fasn atölyelere verilen işler için gönderilen malzemelerin takip edilmesidir. Zaman içinde bir fasn atölyeye gönderilen malzemelerden kullanılmayarak rada biriken malzeme miktarlarının

27 eknmik değeri ldukça yüksek değerlere ulaşır. Bu nedenle fasn atölyeler için açılan Üretim İş Emirlerinde ilgili atölyeye gönderilen malzemeler iş bitip atölyeden teslim alınırken gönderilen mal miktarı ve gelen mal miktarı ve geride kullanılmayan malzeme miktarı işlenerek iade alınmalıdır. Aksi taktirde bunun takibi yapılmadığı sürece bu malzemeler fasn atölyelerde kalır ve takipsizlikten kayıp edilir ve zarar hanesine yazılır. Örneğin bir knfeksiyn üreticisi, elbise üretimi için bir fasn dikim atölyesine malzeme çıkarırken, yeteri kadar kumaş, fermuar, düğme, tela, astar gibi malzemeyi üretim iş emri ile birlikte sevk eder. Malzeme içine, hatalı veya bzuk lma lasılığına karşı iş aksamasın diye bir miktar fazladan malzeme daha eklenerek sevkiyat yapılır. Bu fazla gönderilen malzemenin işin tesliminde geri alınması takip edilmediği zaman aylarca bu atölye ile çalışma snunda rada biriken malzemenin değeri birkaç parti üretime yetebilecek değere ulaşabilir. Göze görünmeyen bu kalemlerin tutarı zaman içinde büyük değerlere ulaşabilir. Bunların takip edilmesi işletme zararını önleyecek ve üretim maliyetini küçültecektir. Açılmış lan Üretim İş Emirlerinden kapatılanlar hariç, halen açık lanlar işin hangi atölyede devam ettiğini gösterir. Buradan da üretimin bir snraki evresi için atölye planlaması yapılabilir. KOBİ ler için örneğin bir mbilya üreticisinin; metal atölyesi, ahşap atölyesi, mntaj ve döşeme atölyeleri labilir. Bunlardan bazılarına sahip lmayan veya yeterli kapasitesi lmayan firmalar bir kısım işlerini dışarıda başka fasn atölyelere verebilir. Hem kendi atölyeleri hem de fasn atölyelere açılan Üretim iş Emirleri ile üretim süreci hem fiziki larak hem de finansal larak izlenir. Örneğin, Ofis Mbilyası üretimi için faaliyet gösteren bu firma 100 adet müdür kltuğu üretme kararı veya siparişi alırsa, aldığı bu siparişe karşı üreteceği mamül için bu mamülün üretim reçetesini seçerek bir üretim emri açar. Bu üretim emrinin metal atölyesi için veya fasn atölyesi için lan kısmı ile ahşap atölyesi ve mntaj ile döşeme atölyeleri için açılacak İş Emirleri ayrı ayrı düzenlenebilmelidir. Metal atölyede üretim başladığında kltuğun metal ayak aksamları için kullanılacak tanımlı reçetede, ne kadar hangi metal malzemeden kullanılacağı belirlenmiş lduğundan, üretimle birlikte reçetedeki malzeme miktarları depdaki stklardan düşer ve metal atölye iş emri kapatılırken de üretim miktarı kadar yarı mamül lan kltuk metal iskeleti miktarınca yarı mamül depsuna iş emri nsu ile girer. Aynı işlemler ahşap atölyesinde de yapılır ve malzemeler stktan düşerek yarı mamüller stğa girer. Döşeme atölyesi ise ahşap yarı mamülleri alarak döşenmiş yarı mamüle çevirir. Mntaj Atölyesi bu metal ve döşemesi yapılmış yarı mamül aksamları alarak Mamül lan Kltuk a dönüştüren bir işlem yaparak üretimi snlandırır. Görüldüğü üzere, metal ve ahşap hammaddeler stklardan çıkarak önce yarı mamüle dönüşmüşlerdir, snrada bu yarı mamül malzemeler mntaj iş emri ile mamüle dönüşerek mamül stklarına üretimden girdi ibaresi ile stklara girmiş lur. Her süreçte önce hammaddeler stktan düşer ve yarı mamül stğuna girer, sn larak da yarı mamüller stktan düşerek mamül stğuna girer. Üretimi tamamlanan mamül (kltuk) artık satış irsaliye/faturası için kullanılan bir mamül larak stktan seçilerek evrak hazırlanır ve sevk edilir. Bunun snunda mamül stklarından da sevk miktarı kadarı düşerek kalan mamül stkta var larak gözükür. Üretilen malın maliyet analizi iş emirlerindeki reçetelerdeki üretim masrafları işçilikler vs ile filtrelenerek maliyet rapruda alınır. Satılan mamüller ise karlılık rapru ile satış fiyatları ve maliyet tutarların farkından işletme yönetimine sunulabilir. Kalite kntrl takipleri için iş emirlerinde üretimin hangi atölyede hangi tarihte, hangi iş emri nsu ile ve kimler tarafından yapıldığı bilgisi işlenerek satış snrası servis ve müşteri şikayetleri için değerlendirmeye alınabilmelidir. Bu nedenle üretilen mamülün seri nsu, üretim nsu gibi bir belgelendirme çalışması da paralel larak sürdürülmelidir. KOBİ ler de Üretim Yönetimi için Atölyelere açılan iş emirleri, üretim reçeteleri ve üretilen miktarlar ile bunların maliyet unsurları elde edilebiliyr ve süreç izlenebiliyrsa yeterlidir.

28 7. İş Akışı ve İş Gücü Yönetimi Günümüzün hızlı ve dinamik iş rtamında şirketlerin en değerli varlıklarının başında çalışan persneli gelir. Persnelin bilgi ve verimliliği işletmenin verimliliğini de etkileyen ana unsurlardan biridir. Persnel verimliliği ve kalitesini artıracak önlerler herzaman alınmalıdır. Persnelin kaliteli lması nların kullanacağı işletme yönetim yazılımı ERP nin yetersiz lması durumunda işe yaramayabilir. Bu nedeble çalışanların daha hızlı karar alabilmelerini, bir takım larak etkin bir biçimde hareket etmelerini, kendi kendilerine pek çk sru ve srunlarına cevap bulabilmelerini sağlamak için dğru kurgulanmış bir ERP yazılımına ihtiyaç vardır. Şirketlerin hızlı iş yapma ve hızlı karar alma amacına yönelik larak hazırlanmış lan bir ERP, şirketiniz bünyesindeki veya uzak fislerinizdeki çalışanlarınızın iletişimi, yönetimi, eğitimi ve gelişimi için gereken tüm faaliyetlerinizi tek ve tüm çalışanların bağlı lduğu bir platfrmda gerçekleştirmenize imkan vermelidir. Persnelin, iş başvurusundan, şirketten ayrılacağı tarihe kadar şirketinizde geçirdiği tüm evreler sisteme dahil edilmelidir. Persnelin her nktada verimliliği, etkinlik ve üretkenlikleri ölçümlenebilmeli ve gerekli eğitimler gerekirse n-line sağlanacak bir platfrm luşturulmalıdır. İş Gücü Yönetiminden beklentiler; Yetkilendirme Mbile ve kablsuz ulaşım desteği Anlık mesajlaşma ve detaylı arama Perfrmans yönetimi ve perfrmans değerlendirmesi Eğitim yönetimi ve eğitim içeriği luşturma Yetenek testleri ve değerlendirmesi Zaman ve harcama tablları ve raprları Kntak ve Olay yönetimi, kişisel ajandalar Şirket ve departmanlar hakkında bilgi sunma Ürün bilgileri ve prspektüsleri Prje yönetimi Müşteri ilişkilerinin geçmiş hikayesi Detaylı müşteri bilgileri Rakip ürün ve firma bilgileri Internete ve üçüncü parti uygulamalara ve içeriklere erişim şeklinde sayılabilir.

29 İş gücü yönetimindeki hedeflerden biride şirket kültürü ve şirket değerlerini rtaya kyarak şirket plitikalarını uygulanabilir kılmaktır. Çalışanlarınızla Hızlı Şirket içi İletişim kurun. Çalışanlarınızın Verimliliğini artırın, Perfrmans Yönetimi yapın, Sürekli eğitim almalarını sağlayın, Zaman ve Harcama Raprlarını alın, Prje Yönetimine önem verin, Kntak ve Olay Yönetimi yapmalarını sağlayın. Snunda ödül de verin ceza da. 8. Kntak ve Olay Yönetimi Bir firmanın en önemli unsurlarından biri de şirket hafızası dır. Bir şirketin hafızasını luşturmaktaki en önemli husus şirkette gündem lan knuların kayıtlanması, bu yapılırken de, laylara karşı srumlu departmanlar ve kişilerin layları ve çözümlerini kayıt altına almaktan geçiyr. Bu işlemlerin tümüne Kntak ve Olay Yönetimi diyruz. Firma genel larak halkla veya müşterilerle iki türlü iletişim kurar. Birincisi siz gidersiniz, diğeri de, sizi ararlar, size gelirler. Önce sizi arayan müşteriler ve satıcılar veya genel larak halkla ilişkiden başlayalım. Firmanıza telefn, mail vs ile ulaşan kişi yada kurumlar, bir şey srarlar, bir şey isterler. Bu görüşmelerin her biri bir kntak kurmaktır ve bir lay dır. O halde bu çağrıların mümkünse tümü en azından gerekli lanları firma çalışanlarınca rtak bir sisteme kayıt edilmelidir. Bu kayıtlar ilerleyen zamanlar içinde şirket hafızasını luşturacaktır. Geçmişe bakıldığında kimler ne için aramış, ne srmuş, ne demiş, srunu çözülmüş mü, ne kadar sürede çözülmüş, kim çözmüş, kimler ne yapmış, ne demiş, snuçta ne lmuş. Örneğin bilişim ürünleri satan ve servisi veren bir firmayı, müşteriler veya satıcılar arayıp; Fiyat ve ürün bilgisi srabilir, aldığı ürünle karşılaştığı srunu iletip servis isteyebilir. Satıcılarımız pazarlama faaliyetleri için, görüşmeler yapabilir, teklifler verilir, satışlar lur veya lmaz. Bu bilgilendirmelerden önemli lanlar kayıt edilerek şirketin iletişim kurduğu kişilerle ne zaman kiminle hangi knuda ne görüşmesi yapıldığı ve bu görüşmenin snuçlarının ne lduğu işlenirse, şirket bu bilgilerden hareketle, gelecek için yl haritasında önemli lan unsurları ve şirketin hangi knuda açıklarının lduğunu tespit edebilir ve buna karşı önlemler ve yöntemler geliştirebilir. Ayrıca pazarlama persneli, birçk kişi ve firma ile görüşür ve teklifler verir, sözler verir, ptansiyel işleri nt alır, görüşülen firma yetkililerinden kartvizitlerini alır, tanışır, ilişkileri geliştirir. Bu persnelin işten ayrılması halinde kendi ajandasını da beraberinde götürür genellikle. Firmanızın persneli ile yaptığı bütün etkinliklere ait bilgilerde nunla birlikte gider. Bunu önlemek için persneliniz, Kntak ve Olay yönetimi yazılımına yaptığı faaliyetleri günlük larak işlerse, hem perfrmans analizi yapabilir hem de işten ayrılıp gitmesi halinde bütün görüşme ve faaliyetleri hakkındaki bilgiler sizin sisteminizde kayıtlı kalır. Siz ve snradan takıma katılacak persnel, daha önce neler yapılmış ve kimlerle neler görüşülmüş bilinecektir. Firma sattığı bir ürünün servise gelmesi halinde kntak yönetiminden servis işlemi kaydı alıp, işin statüsünü ilişki kuruldu larak başlatırsa, servis devam ediyr, servis bitti, teslimat yapıldı gibi statüleri de işlenerek, işin ne kadar sürdüğünü, işi kimin yaptığını ve böyle bir işin yapılıp yapılmadığı gözlemlenebilecektir.

30 Müşteri ürün ve fiyat srmuş ise, sekreter layı açar ve satışa aktarır. Olay satıcının bu lay kaydına gireceği bilgi ile iş ya askıda durur yada kapatılır. Böylece şirketin günlük larak kurduğu bütün iletişimler ve işlerin durumları kayıtlanmış ve şirket hafızası yaratılmış lur. Şirket hem şirket hafızasını luştururken hem de kayıtlardan hareketle şirket ve persnelinin perfrmans değerlendirmesini yapabilir, gelecek için şirketin neler yapması ve yapmaması gerektiğini belirleyebilir. Kntak yönetiminin ana unsurlarından biride ajanda ve randevu yönetimidir. Randevular, lay yönetiminde tplantı ve görüşmelerin takibinde hayati önemlidir. Şirketlerde unutulan ıskalanan birçk tplantı ve iptal edilen görüşmeleri ile devamlı srunlar yaşanır. Zaman en değerli sermayedir. Bu nedenle hem kendiniz hem de muhatabınız için randevu, süresi ve başarımı için verilen önem ve çaba şirketinize değer katacaktır. Tplantı ve Randevu kültürü gelişmemiş şirketlerde, bir tplantının başlaması ve tplantıya katılacak kişilerin bilgilendirmesi veya gerekli görülmesi hep tplantı sırasında rtaya çıkar ve bu kişilerin tplantıya katılması veya katılırken knunun ne lduğunun bilinmemesi, hazırlıkların yapılmaması, genellikle tplantıların shbet veya tartışma şeklinde geçmesine ve verimli lmak yerine başarısızlıkla snuçlanabilir. Muhatabınızda bıraktığınız kötü intiba ise cabasıdır. Olay, Kntak ve Ajanda Yönetiminden beklenen unsurlar; Olay kaydı girme, güncelleme ve sınırsız lay tanımı yapılabilmelidir Olay kayıtlarında, layların fiziki süreçleri ve başlama bitiş zamanları, knuya dahil lan departmanlar, persnel ve lay snuçları işlenebilmeli ve kullanıcılar arasında paylaşıma açık labilmelidir Olay arama Randevular, randevu kategrileri, gelecek planlaması ve iptaller, ertelemeler, aktarmalar yapılabilmelidir Randevu çizelgesi kullanıcılar arasında paylaşıma açılabilmelidir Tplantı tutanakları ve snuçları, katılımcılar listesi tutulabilmelidir Olaylar, Tplantılar ilgili persnele mail / SMS gibi kanallarla duyuruya açık labilmelidir. Tekrar eden Olaylar, tekrarlama sebepleri Olaylara özel fiziki varlık rezervasynu yapma (tplantı dası, ntebk, prjeksiyn gibi) Ajanda paylaştırma, ilgili persnelin bilgi paylaşımına açılması Prje Yönetimi mdülü ile entegrasyn özellikler lmalıdır. 9. Prje Yönetimi ERP paketinizde etkin bir prje yönetimi mdülü bulunmalıdır. Prje Yönetimi derken genellikle firmalar prje yapan şirketlerin prje yönetebileceğini zannederler. Her şirkette bir prje vardır aslında. Otmbil satan bir firmada prje yönetimi yapabilir. Örneğin, kurumsal firmalara fil satış ve pazarlaması faaliyeti öngören firma, 2 veya 3 ay byunca şu sektörleri tarayarak bir satıp pazarlama prjesi rtaya kyabilir. İşte bu eylem de bir prjedir. Bu prjede çalışacak bir ekip lacaktır. Prje ekibinin, prjeyi etkin bir biçimde gerçekleştirmesine yardımcı lmak için ERP yazılımınızdaki Prje Yönetimi mdülüne prjenizi tanımlamak ve prjenin süresi, ekibi, bütçesi, etkinlikleri, snuçları ve değerlendirmeleri kayıtlanır ve analiz edilebilir.

31 Prje yönetimi ile iş prgramı, görev dağılımı, takım üyeleri ve ilgili dökümanlar tek bir merkezde tplanarak prje yönetimi sağlanırsa hem prje kayıtlanır hem de başarımı zaman ve maliyet larak analiz edilebilir. İşleri, tarih ve terminlerle sınırlı lan prje firmaları zaten zrunlu larak bir prje yönetimini etkin larak yapmak zrundadır. Prje yönetimlerinde genel larak algılanan husus prje süreçlerinde zaman tablsudur. Prje yönetiminde zaman çizelgesi önemlidir ancak, prje maliyetleri, prje süreçlerinde rtaya çıkan srunlar, alınan tedbirler, çözümler, persnelin perfrmansı gibi daha birçk unsur yönetilebilir lmalıdır. En basit şekli ile bir excel tablsu ile prje zaman çizelgesi yapılarak süreç takibi yapılabilir ancak bununla prje yönetilmez ve değerlendirilemez. İyi bir Prje Yönetimine müşterileride dahil etmekte yarar ve gereklilikte labilir. Prje taraflarından biri müşteri lduğuna göre prjedeki müşteriden kaynaklanan srunlar ve görev paylaşımı prje yönetimine dahil edilerek müşteri ile birlikte yönetilmelidir. Özet larak, prje yönetiminden beklenen özellikler; Prje ekibi ve prje izleyicileri ve prje üyelerinin bilgileri Görevlendirmeler Prjeye iş ekleme/çıkarma, İş ile ilişkili işlerin tanımlaması İşler/Prjeler listesi (öncelik, zaman çizelgesi, bitiş tarihi, görevli gibi) Prje izleme (ganttchart) Prje tahmini başlama ve bitiş tarihleri Hedeflenen ve gerçekleşen prje başlangıç ve bitiş tarihlerini görüntüleme ve perfrmans takibi İş/Prje durumu ve önceliklerin takibi Prje kapsamında teklif alma, teklif verme, sipariş alma, sipariş verme, üretim emri luşturma ve takip etme Prje tarihçesi takibi Prje dökümanları, belge ekleme, güncelleme ve ilgili ntları kaydetme Prje ekibi ile iletişim kurma Prje lay tutanaklarını kaydetme Prje Varlıkları, Fiziki kaynak rezervasynu, demirbaşlar, alınan malzeme emtia araç ve gereçler Prje içeriği luşturma ve güncelleme Prje bütçesi, tahmini ve gerçekleşen bütçe, takip ve bütçe revizynu yapabilme Prje ekibine mesaj gönderimleri Sn larak prje yönetiminde, özellikle prje bazında mal ve hizmet üreten işletmeler için bütçe, fatura, harcamalar, genel muhasebe, stk, sipariş yönetimi, ödemeler, satınalma gibi diğer ERP mdülleri ile tam bir entegrasyn sağlanmalı ve Prje mdülündeki bilgiler tmatik larak diğer mdüllere aktarılarak veri girişi ve bütünlüğü lmalıdır. Prje sürecinde ve snunda Prjenin gerçekleşmesindeki, adam saat maliyetleri, prje harcama tutarları, kullanılan malzeme ve diğer harcamalara ait detaylı ve özet raprlar alınabilmelidir. 10. İş te İşbirliği: WEB, Sanal Ortamlar, Prtallar Eknmik Habitat larak da tanımlanan İş çevreniz ile geniş ve güçlü bir iş birlikteliği sağlamak için, ERP yazılımınızda bunu sağlayacak kanalların lmasında yarar vardır. Siz ve çalıştığınız kurum ve kuruluşlar ile bunların çalışanları, iş rtaklarınız ve müşterileriniz arasında işbirliği ve bilgi paylaşımını geliştirmek ve gerçek zamanlı larak bu sistemi yönetebilmek için ihtiyaç duyduğunuz mdülleri edinmelisiniz. ERP, işletmelerin çalışanları, iş rtakları ve müşterilerinin karşılıklı etkileşim ve iletişim halinde rtaklaşa iş yapabilmelerini, bazı iş süreçlerinde bilgi ve belgeleri paylaşabilmek

32 ve n-line tplantılar, görüşmeler yapabilmek için sanal bir iş rtamı sağlamak gerekir. Bu şeffaflık, verimliliği ve güvenirliği artıracağı gibi kurumsal bir yapıyı da sunacaktır. Kurduğunuz bu sanal iş rtamı yani Eknmik habitatınız içerisinde yer alan tüm yuncular, isteğiniz dğrultuda ve istediğiniz anda Enterprise Business Prtal, Partner Prtal ve Public Prtal larak da adlandırılan bu sanal iş rtamının birer kullanıcısı haline geleceklerdir. İş Geliştirme Prtallarından Beklenen Özellikler; lmalıdır. Prje Yönetimi Ajanda Dijital Varlık Yönetimi Online İletişim Kişiselleştirme İçerik Yönetimi Frum Üye Yönetimi Hızlı Mesaj ve Mail Dünyanın her yerinden sisteme erişim sağlanmalıdır Rl ve görev tabanlı kullanıcı erişimi labilmelidir Kişiselleştirilmiş kullanıcı sayfaları lmalıdır Sınırsız kategrilerde ve hiyerarşilerde düzenlenebilen dijital arşiv bulunmalıdır Ortak ajanda kullanımı Prje Yönetimine entegrasyn Klay iletişim araçları (webmail / hızlı mesaj, SMS) Online knferans görüşme yapabilmeli Prje, iş, döküman ve içerik arama lmalı Frum sayfaları Prtalların İçerik Yönetimi (CMS: Cntent Management System ) Prtallarınızın içerik yönetimini siz yönetebilmelisiniz. İçerik yönetimi mdülünde Web sitelerinizden gelen ziyaretçiler, üyelik, içerik kategrisi, bölüm ve içerik başlığı ve knuların neler lması gerektiği şeklinde dinamik bir yapı kurulmalıdır. İçerik yönetimi mdülü ile, text, resimler, videlar, statik ve dinamik HTML sayfaları gibi değişik medya varlıklarını güçlü ve etkin bir biçimde yönetebilmelisiniz. Prtal Web siteniz ile iş rtaklarınızın Web siteleri arasında ilişkisellik kurulmalıdır. ler, mbile cihazlar, nline alışveriş siteleri için zengin içerik geliştirme ve sunma imkanınız lmalıdır. İçeriklerinizi, ürün, belge, resim ve katalglar ile ilişkilendirerek prtalınızı zenginleştirin. Örneğin, alışveriş mağazası lan bir firmanın e-ticaret sitesi lmasın. Ancak mağazada satılan ürünler için bu mağaza sahibi bir içerik yönetim sistemi ile diğer bütün e-ticaret işi yapan sitelere mal tedarik edebilecek bir yapı kurarsa, ticaret sitesi lmayan bu mağazanın birden çk sayıda e-ticaret sitesi varmış gibi diğer sitelere tedarik sağlayan bir yapıya kavuşmasını sağlamış lur. Bunun için bu e-ticaret yapan sitelere veri sağlayabilecek bir prtalının lması gerekir.