T.C. ANADOLU ÜNİVERSİTESİ YAYINI NO: 2762 AÇIKÖĞRETİM FAKÜLTESİ YAYINI NO: 1720 DOSYALAMA ARŞİVLEME

Transkript

1 T.C. ANADOLU ÜNİVERSİTESİ YAYINI NO: 2762 AÇIKÖĞRETİM FAKÜLTESİ YAYINI NO: 1720 DOSYALAMA ARŞİVLEME Yazarlar Öğr.Gör. Orkun ŞEN (Ünite 1, 8) Öğr.Gör. Salih GÜMÜŞ (Ünite 2) Öğr.Gör. Serap UĞUR (Ünite 3) Arş.Gör. İlker KAYABAŞ (Ünite 4) Öğr.Gör. Ruşen YILMAZ (Ünite 5) Öğr.Gör. Can GÜLER (Ünite 6) Öğr.Gör. G. Deniz DİNÇER (Ünite 7) Editör Yrd.Doç.Dr. M. Emin MUTLU ANADOLU ÜNİVERSİTESİ i

2 Bu kitabın basım, yayım ve satış hakları Anadolu Üniversitesine aittir. Uzaktan Öğretim tekniğine uygun olarak hazırlanan bu kitabın bütün hakları saklıdır. İlgili kuruluştan izin almadan kitabın tümü ya da bölümleri mekanik, elektronik, fotokopi, manyetik kayıt veya başka şekillerde çoğaltılamaz, basılamaz ve dağıtılamaz. Copyright 2013 by Anadolu University All rights reserved No part of this book may be reproduced or stored in a retrieval system, or transmitted in any form or by any means mechanical, electronic, photocopy, magnetic tape or otherwise, without permission in writing from the University. UZAKTAN ÖĞRETİM TASARIM BİRİMİ Genel Koordinatör Doç.Dr. Müjgan Bozkaya Genel Koordinatör Yardımcısı Doç.Dr. Hasan Çalışkan Öğretim Tasarımcıları Yrd.Doç.Dr. Seçil Banar Öğr.Gör.Dr. Mediha Tezcan Grafik Tasarım Yönetmenleri Prof. Tevfik Fikret Uçar Öğr.Gör. Cemalettin Yıldız Öğr.Gör. Nilgün Salur Kitap Koordinasyon Birimi Uzm. Nermin Özgür Kapak Düzeni Prof. Tevfik Fikret Uçar Öğr.Gör. Cemalettin Yıldız Grafikerler Gülşah Karabulut Kenan Çetinkaya Özlem Ceylan Dizgi Açıköğretim Fakültesi Dizgi Ekibi Dosyalama Arşivleme ISBN Baskı Bu kitap ANADOLU ÜNİVERSİTESİ Web-Ofset Tesislerinde.000 adet basılmıştır. ESKİŞEHİR, Ocak 2013 ii

3 İçindekiler Önsöz... iv 1. Belge Akışı 2 2. Dosyalama Sistemleri Dosyalama Sisteminin Kurulması Belge Değişim Süreci Elektronik Belgeler: Üretme ve Koruma Elektronik Belge Yönetim Sistemi E-Devlet İle Belge Yönetimi Arşivleme iii

4 Önsöz Çağımız bilgi çağı. Bilgi çağının kurum ve kuruluşlara yönelik temel etkisi bilgi üretme, bilgiye erişme, bilgiyi işleme, bilgiyi iletme, bilgiyi saklama faaliyetlerinin yaşamsal önem kazanmasına yol açması ve bu alandaki etkililik ve verimliliğin kurum ve kuruluşların başarısını doğrudan etkilemesidir. Bürokratik örgütlerin yaygınlaşması 19. yüzyılda gerçekleşmiştir ve belgelerin o dönemde örgütlerin yönetiminde ve işleyişinde önemi artmaya başlamış, günümüzde ise her kurum ve kuruluşta bilgi ve belge yönetimi temel bir işlev haline gelmiştir. Belgeler kurum içinde üretilebildikleri gibi, kurum dışından gelebilirler ya da kurum dışına gönderilebilirler. Belgelerin bu hareketi bilginin ve işlemlere ait kanıtların hareketini oluşturur. Giderek büyüyen kuruluşlarda bu belge akışının başarıyla yönetilmesi kuruluşun büyümesindeki sürdürülebilirlik için gereklidir. Belgelerin sayısının artması, belgelerin dosyalanması ve istenildiğinde tekrar erişilebilmesi için çeşitli tekniklerin, araçların ve süreçlerin geliştirilmesini gerektirmiştir. Kuruluşlarda dosyalama sistemlerinin gereksinim analizi, tasarımı, geliştirilmesi, uygulamaya konulması ve denetlenmesi bir bilgi sistemi tasarımı süreci haline gelmiştir. Günümüzde her bilginin dosyalanabilir olması dosyalanan her bilginin belge olmasını gerektirmemektedir. Belgenin yasal tanımı, özellikleri ve ulusal/uluslararası standartları bulunmaktadır. Bir belgenin ilk ortaya çıkışından, iletilmesi, saklanması ve imha edilmesini kadar geçen evreleri belge yaşam döngüsünü oluşturmaktadır ve bu yaşam döngüsü bir belge yönetim sistemi ile yönetilir. Günümüzde belgelerin bilgisayar ortamına aktarılması ve yaşam döngülerinin bilgisayar ortamında yönetilmesi maliyet, hız ve güvenilirlik açısından vazgeçilmez bir yöntem haline gelmiştir. Bu dönüşüm tekil kurum ve kuruluşların boyutunu aşarak tüm devlet mekanizması için de geçekleşmeye başlamış ve vatandaşların tüm devlet kurumlarıyla olan yasal işlemlerinin bilgisayar ve internet üzerinden gerçekleştirmelerini sağlayan e-devlet sistemi ortaya çıkmıştır. Böylece bir bireyin doğumundan başlayarak, sağlık, eğitim, adalet ve çalışma hayatına ait bütün evrak işlemleri internet üzerinden gerçekleştirilebilmekte, takip edilebilmekte ve sonuçlandırılabilmektedir. Bir toplumdaki bütün kişiler hakkında ve gerçekleştirilen bütün araştırma, yönetim, üretim, pazarlama ve finans süreçleri için milyarlarca belge üretilmekte, kullanım süresi geçen belgeler ise belirli sürelerle saklanmakta ve bu belgelerin bir bölümü de arşivlenmektedir. Arşivler ülkelerin milli kaynaklarından birisidir ve ülkelerin geçmişi, bugünü ve geleceği arasında bir köprü rolünü üstlenirler. Bu kitabın sizlerin iş yaşamınızdaki süreçlerde karşı karşıya geldiğiniz bilgi ve belgeleri yönetmenize destek olacağını, edineceğiniz dosyalama ve arşivleme deneyimi ile bilgi ve belge yoğunluğu altında boğulmadan iş verimliliğinizi artıracağınızı umut ediyorum. Başarı dileklerimle. Editör Yrd.Doç.Dr. M. Emin MUTLU iv

5

6 1 Amaçlarımız Bu üniteyi tamamladıktan sonra; Dosyalama ve arşivleme ile ilgili temel kavramları açıklayabilecek, Belge ve türlerini ayırt edebilecek, Gelen belgelerin kontrolünü ve izlenmesini açıklayabilecek, Belge sınıflandırma ve kayıt alma çeşitlerini açıklayabilecek, Belge çoğaltma araçlarını sıralayabilecek, Zarflama, paketleme ve gönderme yöntemlerini açıklayabilecek bilgi ve becerilere sahip olabilirsiniz. Anahtar Kavramlar Belge Belge Yönetimi Dosya Dosya Planı Kayıt Kayıt Yönetimi Arşiv Dosyalama İçindekiler Giriş Dosyalama ve Arşivleme İle İlgili Temel Kavramlar Kayıt Yönetimi Belge ve Türleri Gelen Belgelerin Kontrolü ve İzlenmesi Belge Sınıflandırma ve Kayıt Alma Çeşitleri Belge Çoğaltma Araçları Zarflama ve Gönderme Yöntemleri 2

7 Belge Akışı GİRİŞ Örgüt içerisindeki iletişim kanallarının işlerliği örgüt içindeki personelin birbirleriyle iletişim kurması ve eşgüdüm içinde çalışarak örgütsel amaçlara ulaşmaları açısından büyük önem taşımaktadır. Bu iletişim kanallarını oluşturan bilgiler ve bu bilgileri taşıyan kayıtlar geçmişte olduğu gibi günümüzde de örgüt içerisinde önemini korumaktadır. İşletme yönetimi içerisinde dolaşım halinde bulunan bilgilerin belli bir taşıyıcı ortam üzerinde kayıtlı halde bulundurulması, diğer bir ifade ile belge haline dönüştürülmesi durumunda iletişimin kalıcılığından bahsedilebilir. Örgütlerde yönetim faaliyetlerinin etkili bir biçimde yürütülmesini sağlayan bilgi ve bilgi yönetimi kaynaklarının büyük bir kısmını belgeler oluşturmaktadır. Hukuksal yapıda yasal temeldeki işlevlerin belgelere dayandırılması, örgüt içi faaliyet yönetiminin belgeler yoluyla yapılandırılması ve işlenmesi bilgi yönetimi ile birlikte belge yönetimi kavramının önemini işletmeler açısından ortaya koymaktadır. Örgüt içerisinde üretilen bilgilerin ve bilgi kaynaklarının kaydedilen ortam gözetilmeksizin denetimini ifade eden bilgi yönetimi kavramı ve belgelerin üretiminden depolanmasına ve yok edilmesine kadar oluşan süreci ifade eden belge yönetimi kavramları işletme yönetimi içerisinde günden güne artan öneme sahip olmaya başlamıştır. Yönetim kavramının alt disiplinlerini oluşturan bilgi ve belge yönetimi kavramları örgüt içerisindeki diğer yönetim faaliyetleri ile birlikte uygulanmaya başlanmış, iletişim kanallarının etkili bir biçimde kullanılması belge akışı ve dosyalama faaliyetlerinin birlikte kullanılması ile uygulamaya geçirilmiştir. bir önem taşır. Bir örgütte bilgi akışının sağlıklı olması işletme açısından yaşamsal DOSYALAMA VE ARŞİVLEME İLE İLGİLİ TEMEL KAVRAMLAR İşletme içerisinde yapılan yönetsel faaliyetlerde iletişim ve dağıtım kanalları ile birlikte yapılan önemli işlerden biri de dosyalama işlemidir. Örgüt içerisinde yapılan yazışmalar, kayıtlar ve dosyalama işlemi birbirini takip eden bir süreç içindeki unsurlardır. Bu işlemlerin birbiri ile uyumlu ve koordineli bir biçimde yürütülmesi örgüt içindeki yönetsel faaliyetler açısından hayati önem taşımaktadır. Bu koordinasyonun sistemli ve birbiri ile çelişmeyen bir yapıda olması gerekmektedir. Dosyaların bu yapılar dâhilinde düzenli bir biçimde oluşturulması ve sınıflandırılması ulaşılmak istenen evraklara kolay ve hızlı bir biçimde ulaşmayı sağlamaktadır. Örgütler kendi iç çevresinde olduğu gibi içinde bulunduğu sektör, devlet yönetimi ve kamu yapıları gibi dış çevre unsurlarıyla da iletişim-etkileşim içerisinde bulunmaktadır. Bu ilişkilerin bir kısmı yasal zorunluluk çerçevesinde yapıldığı için yazışmalar dâhilinde belgelerin oluşmasını sağlamaktadır. Bu belgeler ise iletişim ve etkileşimin yasallaşmasını sağlayan en önemli unsurlardan birisidir. Bu yazışmalar örgüt içi ve örgüt dışı ilişkilerde, faaliyet alanlarında ve alınan kararlarda kanıt niteliği taşımaktadır. İş tanımları ve iş gerekleri kapsamında olsa dahi yetki aşımı gibi durumların oluşmaması adına özellikle iç yazışmalar önem kazanmaktadır. Örgüt içerisinde yazışmalar kapsamında oluşturulan belgeler örgüt içi yönetiminin sağlıklı bir biçimde yürütülmesine yardımcı olmaktadır. 3

8 KAYIT YÖNETİMİ Bir yazının, bir hesabın tarih, numara vb.nin veya kopyasının bir yerde yazılı olarak bulunmasını ve aynı zamanda bilgiyi taşımasını ifade eden kayıt kavramı, günümüz dünyasında organizasyonların temelini oluşturmaktadır. Önceden söz edildiği gibi bilginin herhangi bir taşıyıcı ortam üzerine kaydedilmesi durumunda belge kavramı ortaya çıkar ve ancak belge ile örgüt içi bilgi iletişim sürecinin kalıcı bir değeri olabilir. Belgelerin bir olayın gerçeğe uygunluğunu veya bir olayın varlığını kanıtlayan her türlü bilgi kaynağı olması, yönetim kararlarını gösteren ve doğrulayan bir kavram olmasını ifade eder. Örgütsel iletişimin en önemli araçlarından biri olan belgeler örgütsel yönetimin ve yapının korunmasında da zorunlu olan biçimsel iletişim araçlarıdır. Bilgileri taşıyan kayıtlar örgüt içerisinde birimler arasında olabileceği gibi örgütten dışarıya veya dışarıdan örgüte biçiminde de olabilir. Bu iletişim kanalları içerisinde daha da karmaşık yapılara kavuşabilen bilgiler yazılı, sözlü, sesli veya görüntülü bir biçimde dolaşabilme imkânına da sahiptir. Örgüt ile ilgili olan örgüt içi veya dışı her türlü yazışmalar, çekler, faturalar, siparişler, garanti belgeleri, sözleşmeler, raporlar, broşürler, kataloglar, envanter kayıtları, personel kayıtları, fotoğraflar, bilgisayar diskleri vb.ler kayıt kavramına örnek olarak gösterilebilir. Kayıt yönetimi; belgeleri oluştuğu aşamadan itibaren ele alır ve belgelerin dosyalanması, depolanması, imha programlarının oluşturulması, dosya transferi ve çoğaltma gibi etkinliklerden oluşur. Kayıt yönetimi aynı zamanda gereksiz belge oluşumunu engeller, gerekli ve değerli belgeleri koruma altına alır ve her gerektiğinde onların tekrar kullanımını sağlar. Kayıtların kontrolü etkili bir depolama ve erişim amacıyla tasarlanmış dosyalama sistemini gerektirir. Kayıtların ne kadar iyi şekilde yönetildiği ve dosyalama sisteminin ne kadar iyi olduğunun kanıtı belgelere ne kadar kolay erişilebildiği ile ilgilidir. Ülkemizde bulunan büyük şirketler ile KOBİ olarak ifade edilen küçük ve orta büyüklükteki işletmelerin kayıt yönetimleri arasında fark var mıdır? Doküman Yönetimi Doküman yönetim sistemi (DYS), kağıt dokümanların taranarak dijitalleştirilmesi ile elde edilen imajların ve elektronik dokümanların saklanmasını ve yönetilmesini sağlayan yazılımlara verilen genel isimdir. Doküman yönetim sistemi yazılımlarını kullanarak, kurumlar tüm belgelerini tek bir merkezi alanda toplarlar ve belirledikleri yetki kuralları çerçevesinde paylaşabilirler. İdeal doküman yönetim sistemleri, dokümanların sadece saklanmasını ve paylaşımını değil check-in/check-out, versiyon kontrolü ve denetim bileşenleri ile dokümanların oluşum süreçlerini de yönetirler. Doküman yönetim sistemleri, bu bahsedilen temel fonksiyonların yanısıra iş akış özelliklerini de sağlayarak veya diğer iş akış sistemleri ile entegre olarak dokümanların kurum içerisinde dağıtılmasında da önemli rol oynarlar. Yapılan araştırmalar, çalışanların zamanlarının ciddi bir kısmını evrak arayarak geçirdiğini ortaya koymuştur. Arama, düzenleme, benzer evrakları tekrar oluşturma, ciddi bir iş gücü maliyeti getirmektedir. Doküman yönetim sistemleri, bu süreyi minimuma indirerek hem iş gücü kaybını engellemekte, hem de hızlı ve kaliteli hizmet olanağı sağlamaktadır. Kaynak: Kayıt yönetimi amaçlarının ilk bölümünde yer alan kayıt oluşturma amaçları arasında gereksiz kayıtların ortadan kaldırılması, denetleme, planlama ve kayıt oluşturma için gerekli üretim ve denetim standartlarına başvurma ilk amaç olarak ortaya çıkmaktadır. Örgüt içi dağıtım ve iletişim kanallarının başlangıç aşamalarını oluşturan bu ilk amaç özellikle standartlaşmayı diğer bir ifade ile örgütün tüm birimlerinde aynı biçimde kayıt oluşturulmasını sağlamaktadır. Diğer bir amaç olan kayıt depolama 4

9 amaçları, kodlama veya sınıflandırma sistemi geliştirme, uygun donanım ve araçları seçme, koruma sürecini sürdürme ve geliştirme ve dosyalama personelini seçme ve eğitme aşamalarından oluşmaktadır. Bu amaç içerisinde yer alan özellikle dosyalama personelini seçme ve eğitme ilkesi en problemli aşama olarak göze çarpmaktadır. Örgüt yapılarının içinde dosyalama personelinin fazladan bir maliyet kalemi gibi görülmesi, iş tanımlarında yer almamasına rağmen farklı birimlerde çalışan personelin dosyalama işleriyle ilgilenmesi işletmeler açısından ileri safhalarda görülebilecek zaman ve maliyet kayıplarına yol açmaktadır. Kayıt erişim amaçları arasında ise istenilen bilgiye anında ulaşabilmeyi sağlama, kayıtların aktarılması sırasında uygulanan süreçlerin geliştirilmesi ve kayıtların iadesini denetleme aşamaları yer alır. Diğer bir amaç olan kayıt sürdürme amaçları arasında ise kayıt tutma aşamalarında sınıflandırma sistemleri geliştirme, tutulan kayıt miktarları ve türleri için plan veya planlar oluşturma, kayıtlar için saklama süresi çizelgesi hazırlama ve etkin olan veya işlemde olmayan kayıtların nasıl muhafaza edileceği belirlenir. Kayıt yönetiminin en son amacını ise kayıt işlem amaçları oluşturmaktadır. Bu amaçlar arasında ise, aktif olmayan kayıtlar için kayıt merkezi oluşturma, mümkün olabilecek durumlarda kayıt sayısını en düşük düzeye indirme, güncelliğini yitirmiş (pasif) olan kayıtları gerekli bölümlere aktarma ve arşivde yasal sürelerini dolduran ve/veya önemsiz hale gelen dosyaların imhası ve güncelliğini yitirmiş olan kayıtlar için denetim yöntemlerinin geliştirilmesi aşamaları yer almaktadır. İyi bir bilgi ve kayıt yönetim sistemine sahip olan örgütlerin bulundukları pazarlarda rekabet avantajına sahip olacakları açıktır. Fakat örgütler yönetim kararlarını yalnızca kendi ürettikleri ürünler hakkındaki bilgilere değil, müşteriler ve piyasa ile ilgili güncel bilgilere dayandırırlarsa başarı şanslarının artacağını unutmamalıdırlar. Örgüt içerisindeki kayıt trafiğinin farklı koşullara (büyüme, birleşme, sektör değiştirme vb.) bağlı olarak artması ve işletme içerisinde yapılan hatalar ve uygulama eksiklikleri aynı zamanda yönetim maliyetlerinin de artmasına sebep olmaktadır. İşletme içerisinde yapılan hatalar ve uygulama eksiklikleri arasında; gereksiz kayıt tutulması, dosya çekmecelerinin ve klasörlerinin aşırı doldurulması, yanlış dosyalama, mükerrer kayıt ve kayıt tutmanın önemi konusunda anlayış yetersizliği ve eğitim noksanlığı gelmektedir. Bu gibi problemlerin önüne geçmek ve içinde bulunulan koşullara uyum sağlamak açısından kayıt yönetim programları geliştirilmiştir. Kayıt yönetim programları tasarlanırken her örgüt kendi yapısına uygun bir biçimde tasarlamaya özen göstermelidir. Fakat genel olarak dikkat edilmesi gereken noktalar arasında bulunan genel doğrular da mevcuttur. Kaydın tutulması gereken zaman uzunluğunun bilinmesi, depolanacak kayıtların kapsamı, hacmi ve bu hacmin büyüme derecesinin bilinmesi, belli bir kayda ulaşmak için umulan ya da talep edilen erişim süresinin uzunluğu, bu bilgilere ulaşacak kişilerin sayısı ve ne sıklıkla ulaşmak isteyecekleri, kayıtların depolanma süresi ve arşivde saklanma süreleri, orijinal kaydın özelliğinin ve biçiminin bilinmesi, depolama maliyetlerinin miktarı ve tabi olunan yasal zorunlulukların göz önünde tutulması kayıt yönetim programları tasarlanırken dikkat edilmesi gereken noktalar arasında yer almaktadır. Kayıtların da organizmalar ve örgütler gibi yaşam süreci vardır. Diğer bir ifade ile kayıtlar oluşur, kendi içlerinde ve kendilerine göre gelişirler ve en sonunda da yok edilirler. Kayıtlar işletmelerde kullanılma süresi içerisinde farklı aşamalardan geçerler. Bu aşamalar dâhilinde kayıtların yaşam süreci; kayıtların yaratılması, kayıtların depolanması, eski kayıtlara erişim, kayıtların sürdürülmesi ve kayıtların imhasından oluşur. Kayıtların yaşam süreci onun kendisinden kaynaklanan değere ve içinde bulunduğu konu alanına bağlıdır. Ayrıca belgenin güncel olmasına, var olan bilgi birikimi ile ilgili olmasına, bilgi ve kayıt merkezinin amaçlarına ve kullanıcı gereksinimlerine bağlı olarak da değişebilir. Örgüt içerisinde bu ölçütler kapsamındaki kayıt yaşam süreci, herhangi bir zamanda belirli bir gereksinimi karşılamak üzere üretilen bir belgenin yararlılığı, bu belgeye duyulan gereksinim ortadan kalkıncaya dek sürer, azalır ve nihayetinde sona erer. Arşiv Yönetimi Örgüt yapısına dışarıdan gelen, örgüt içi faaliyetler sonucunda oluşan veya örgütten dışarıya gönderilen belgeler, işletme içerisinde dosyalama işlemi ile birlikte bir süre tutulduktan sonra aktif olarak kullanımdan kaldırılır. Aktif kullanımları son bulan dosyaların öncelikle yasal gereklilikler dolayısıyla saklanması gerekmektedir. Saklama işlemine tabi olan dosyalar teker teker incelenirler ve arşiv adı 5

10 verilen farklı bir depolama alanına transfer edilirler. Arşiv alanında tutulan dosyalar faaliyetler sonucu oluşan olayların gerektiğinde kanıtı niteliğinde kullanılabileceği gibi yasal saklama süresi nedeniyle de kendilerine kullanım alanı bulurlar. Kayıtların örgüt içerisindeki dosyalama alanlarından arşive transfer edilmesi ile ilgili farklı uygulamalar mevcuttur ve artık kanıt gereği duyulmayan veya yasal süre aşımı sebebiyle saklanmasına gerek duyulmayan belgelerin ise kurallar çerçevesinde imha edilmesi gerekmektedir. Arşiv kavramı, örgüt içindeki iletişim ve dağıtım kanallarının kullanımı ile ilgili olarak oluşan belgelerin dosyalanma gereksiniminin bir sonucu olarak ortaya çıkmaktadır. Belirli bir standarttan yoksun olarak yapılan dosyalama ve sonucunda oluşan arşiv sistemi sebebiyle örgüt içi birçok karmaşa ortaya çıkacaktır. Gün geçtikçe artan ve yığılan belgelere erişim zorluğu, ister fiziksel isterse elektronik ortamda olsun kısıtlı bir yapı içerisinde olacağından zaman ve maliyet konularında işletmenin zarar etmesine sebep olur. Aynı zamanda örgüt personelinin düzensiz bir ortamda bulunmasına ve çalışma koşullarının zorlaşmasına da sebebiyet vermektedir. Arşivin önemi karmaşıklaşan örgüt içi ve örgütler arası ilişkiler sonucunda giderek artmaktadır. Arşivler örgüte dışarıdan veya içeriden bağlı olan bireylerin, örgüt çalışanlarının ve örgütün kendisinin haklarını belgeler ve ortaya çıkabilecek olumsuz durumlardan korur. Aynı zamanda bilimsel çalışmalara imkân sağlar ve toplumsal hafıza rolünü üstlenerek topluma fayda işlevini de gerçekleştirmiş olur. BELGE VE TÜRLERİ Belge yönetimi süreci ise, örgüt içerisindeki güncel olan veya olmayan belgelerin belirli standartlar dâhilinde yönetilmesini, örgüt yapısı içerisinde varolan ve iletişim kanalları aracılığıyla gerçekleşen bilgi alışverişinin etkili bir biçimde yürütülmesini ve denetimini sağlamaktadır. Arşivcilik Terimleri Sözlüğü ne göre belge yönetimi belgelerin üretim, korunma, kullanım ve düzenlenmesinde veya bütün 6 Arşivler kişilerin, örgütlerin ve devletlerin hafızası niteliğindedir. Örgütlerde belgelerin dolaşımı daha önceden de bahsedildiği gibi örgüt içerisinden gelen belgeler, örgüt dışarısından gelen belgeler ve örgütün dışarıya gönderdiği belgeler şeklinde olmaktadır. Örgüt içerisinde yaratılan belgeler, fiziksel olarak mevcut yönetim binasında olabileceği gibi örgütün farklı fiziksel yapılarındaki hatta farklı şehirlerdeki veya ülkelerdeki şubelerinden de gelebilir. Örgütün dış çevre birimleri ile yapmış olduğu belge alışverişi ve belge yaratımı süreci, diğer işletmelerden olabileceği gibi resmi dairelerden, gerçek ve tüzel kişiliğe sahip farklı birimler arasından olabilir. Alışveriş halinde olan belgelerin genellikle örgütün ilişkili bulundukları kuruluşlardan gelmesi ve onlara gitmesi gelen giden belge konusunda standartlaşmanın etkililiğini gerektirmektedir. Örgütlere gelen ve giden belgelerin dolaşımı, işletmenin bulunduğu bölgedeki posta kuruluşları aracılığıyla, özel kuryeler veya işletmelere bağlı kuryelerle, faks ve teleteks yoluyla, kargo yoluyla veya e-posta gibi haberleşme araçları yoluyla sağlanmaktadır. Şehirlerarası gönderilecek olan belgelerde genellikle posta kuruluşları ve kargo şirketleri örgütler tarafından kullanılırken, şehir içi belge dolaşımı zaman açısından avantaj kazandırdığından dolayı özel kuryeler tarafından yapılmaktadır. Belge dolaşımının daha çok bilgisayar ortamında yapıldığı örgütlerde zaman ve maliyet giderlerinin önüne geçilmesi ve bürokratik işlerin azaltılması açısından gizlilik derecesi yüksek olan belgeler dışındaki evraklar bilgi teknolojisi araçları vasıtasıyla gönderilmektedir. Literatürde belge, örgüt içerisinde görülen ve yapılan faaliyetler ve iletişimler sırasında her türlü, yazılmış, basılmış, kayda alınmış, şifrelenmiş ve resmedilmiş evrakların tümüne verilen ad olarak tanımlanmaktadır. Fiziksel şekline, özelliğine ve hangi araç üzerinde olduğuna bakılmaksızın herhangi bir kuruluş tarafından üretilen, alınan, sahip olunan ve kullanılan bütün yazışmalar, haritalar, sunular, manyetik veya kâğıt kayıtlar, fotoğrafik filmler, çıktılar vb. dokümanlardır (Electronic Records, 2002b:6, Akt: Odabaş, e-devlet). Örgüt yapıları içinde iletişim kanalları dâhilinde gerçekleştirilen kayıtlar dosyalama sistemleri ile birlikte kalıcı olabilir ve saklanma süreleri uzayabilir. Yapılan faaliyetler içerisinde herhangi bir problem oluştuğunda veya kanıtlanmaya ihtiyaç duyulan bir durum oluştuğunda ilgili dosya içerisindeki belge incelenerek gerekli tedbirler alınabilir.

11 yaşam döngüsü süresince etkinlik ve ekonomi sağlamayı güden idari yönetimin bir bölümü şeklinde ifade edilmiştir. Örgütlerin içerisinde belge yönetimi kavramı belgelerin tüm yaşam döngüsünü kapsadığından yönetsel faaliyetlerin ayrılmaz bir parçası niteliğindedir. 20. yy. sonlarında ve özellikle 21. yüzyılın başlarında internet ve intranet (iç ağ) kavramlarının örgüt içi yönetsel faaliyet alanlarındaki yoğun kullanımı sayesinde iletişim kanallarında ve belge alışverişlerinde e-posta kavramı ortaya çıkarak belge yönetimi yeni bir boyut kazanmıştır. Kamu veya özel sektör farkı ayırt edilmeksizin örgüt yapılarındaki dağıtım ve iletişim kanallarında güvenlik önlemleri alınarak belge alışverişleri elektronik olarak iletilmeye ve saklanmaya başlanmıştır. Bu ortamların kullanımının işletmelerce artması sonucunda ise Belge Yönetim Sistemi kavramı ortaya çıkmış ve belge alışverişi ve dosyalama faaliyetlerinde etkililiğin artması hedeflenmiştir. Belge yönetim sistemleri, belgeye dayanan kayıtların ve bilgilerin elektronik ortamlara aktarılmasını, akışını ve erişimini kolaylaştıran bir sistemdir. Bu sistem sayesinde bilgisayar ortamında taratılan her türlü bilgiye, kayda ve belgeye kişisel bilgisayarlar, internet ve intranet üzerinden hızlı bir biçimde erişim sağlanabilmektedir. Bu sayede yönetim faaliyetlerinin gerektirdiği bürokratik problemlerin önüne geçilerek zaman ve maliyet açısından da fayda sağlanmaktadır. Kaydedilen belgeler bilgiyi kalıcı kılmaktadır. Belge yönetim sistemlerinin etkili olarak kullanılabilmesi için belge ile ilgili sistemlerin düzenlenmesinden ve yürütülmesinden sorumlu olan yöneticilerin ve bilgi yönetimi ile ilgilenen üst kademe çalışanların eğitilmesi ve ortak bir çaba içerisinde olması gerekmektedir. Belge yönetim sistemlerinin yönetsel faaliyetlere getirdiği yararların yanı sıra aynı zamanda dikkat edilmesi gereken noktalar da bulunmaktadır: Belge yönetim sistemlerinin kurulumu için gerekliliklerin belirlenmesi gerekmektedir. Aynı sektör içerisinde benzer sistemler kullanılsa da her örgüt yapısının kendine özgü bir karakteri olduğu için sistem bu duruma göre düzenlenmelidir. Böylece yönetsel faaliyetlerin karar aşamalarında sistemin desteği üst düzeye çıkarılabilir. Belge yönetim sistemlerinde belgeleri kayıt altında verimli bir biçimde tutabilmek adına belge envanteri oluşturulmalıdır. Böyle bir oluşum bürokrasi faaliyetlerini ve maliyetlerini azaltır. Belge yönetimine sistematik bir biçimde yaklaşım sağlayacağı için örgüt içi faaliyetlerde standartlaşmanın oluşmasını sağlar. Bu standartlaşmanın sonucunda örgütsel ve yönetsel faaliyetlerde etkinlik sağlanır. Belgeler örgütsel hafızanın oluşumunda önemli bir role sahiptir. Örgütün bilgi ihtiyacını karşılayarak aynı zamanda toplumsal ve tarihsel araştırmalara da kaynak sağlar. Örgütsel hafıza rolünü üstlendiği için bilgilerin korunması konusunda ihtiyaç duyulan güvenlik önlemlerinin alınması da önemli bir konudur. Arşiv çalışmalarının niteliğini arttırarak süresi dolmuş olan belgelerin imha edilmesi konusunda da planlama faaliyetinin standart bir biçimde uygulanmasına olanak sağlamaktadır. 7

12 Büyüme Sağlamak İçin Kaynaklarınızı Doğru ve Verimli Kullanın Xerox Doküman Hareketi İşleme Sistemleri ile kurum dâhilindeki departmanlar bir bilgi kaynağına daha hızlı erişim şansı elde ederler. Bu sayede müşteri talebinin işleme alınmasından araştırılmasına kadar geçen süreyi kısaltarak daha hızlı bir geri dönüş sağlarlar. Xerox Doküman Hareketi İşleme Sistemleri; Nakit akışını hızlandırmak için yeni satış kanalı oluşturma işlemlerini iyileştirmek, İşlem maliyetlerini azaltmak ve finansal işlemlerde doğruluğu ve etkililiği artırmak, Çalışanların işe alım, işe alışma sürecini ve iletişim işlemlerini basitleştirmek, standartlaştırmak ve merkezileştirmek, Kurulan ilişkileri korumak ve geliştirmek için, müşteri deneyiminin gerçek ihtiyaçlarını yakalayarak geliştirmek, İşin en yoğun olduğu dönemlerde bile iş yoğunluğunun az olduğu dönemlerdeki gibi tutarlı ve güvenilir müşteri hizmeti sunmak, Büro arkası işlemleri takip edilebilir hale getirmek büyüme sağlamak için bilgi kaynaklarının doğru ve verimli kullanılmasını sağlamaktadır. Kaynak: Belge Türleri Literatürde, örgütsel faaliyetler sonucunda ortaya çıkan birçok belge çeşidi bulunmaktadır. Örgüt yapıları içerisinde üretilen belgeler; yapıları, üretim ve kullanım amaçları veya kayıt türleri gibi birçok faktöre bağlı olarak sınıflandırılmaktadır. Sunum Formatına Göre Belgeler Belgeler sunum formatı açısından incelendiğinde; yazılı, basılı ve manyetik belgeler olarak üçe ayrılmaktadır. Yazılı Belgeler: El ile veya klavye ile yazılan belgelerdir. Kamu sektörü veya özel sektör fark etmeksizin günümüz örgüt yapılarındaki faaliyetlerde halen en fazla kullanım alanı bulan belge türü arasında yer almaktadır. İşletme içerisinde üretilen yazışmalarda, raporlarda ve formlarda halen bu tür belgelerin kullanımı sıklıkla görülmektedir. Basılı Belgeler: Yazılı belgelerin fotokopi, matbaa vb. çoğaltma araçları ile basılan ve çoğaltılan dokümanlardır. Basılı raporlar, fotoğraflar, broşürler, dergiler vb. bu kategoride değerlendirilen belge türleridir. Manyetik Belgeler: Manyetik kayıt gereçleri üzerinde üretilen veya bu ortamlara aktarılan ve bu ortamlar üzerinde kullanıma sunulan ve depolanan belgelerdir. Mikrofilmler ve mikroformların türleri, bilgisayarın sabit diskinde olan veriler, harici diskler, CD ve DVD gibi medya ortamı üzerinde bulunan belge türleri manyetik belgelere örnek olarak verilebilir. Kullanım Türlerine Göre Belgeler Kullanım türlerine göre belgeler ise; işlem belgeleri ve danışma belgeleri şeklinde iki grupta incelenmektedir. İşlem Belgeleri: Bu tür belgeler işletme içerisinde günlük işlemlerin yürütülmesi sırasında ortaya çıkan belge türüdür. Örnek olarak; faturalar, sipariş formları, kontratlar, çekler, bakım raporları gibi günlük faaliyetleri gerçekleştirmeye yönelik belgeler örnek gösterilebilir. 8

13 Danışma Belgeleri: İşletme içerisinde kuruluşundan bu yana veya uzun bir süredir devam eden faaliyetlerle ilgili olan belgelerdir. Örgüt planları, yönetim kurulu kararları, memorandumlar, örgütler arasında yapılan yazışmalar danışma belgelerine örnek olarak verilebilir. Üretim Yerlerine Göre Belgeler Üretim yerlerine göre belgeler örgüt dışı ve örgüt içi belgeler olarak gruplandırılır. Örgüt Dışı Belgeler: Örgüt dışı belgeler, örgüt dışı ile ilgili faaliyetlerle ilişkili olan belge türleridir. Örgütün dış çevresi, müşterileri, ortakları ve kamu kuruluşları ile olan iletişimlerinde kullanılan belgeler örgüt dışı belgelere örnek olarak verilebilir. Örgüt İçi Belgeler: Örgüt içi belgeler, örgütlerin yönetsel faaliyetleri ile ilgili olan belge türleridir. Özellikle söz konusu örgüt ile ilgili faaliyetleri içerirler. Bu tür belgeler örgüt yapısı içerisinde üretilebileceği gibi örgüt yapısı dışında da üretilebilmektedir. Örgüt içinde birimler arası yapılan yazışmalar bu kategoride değerlendirilir. Nitelikleri Bakımından Belgeler Nitelikleri bakımından incelendiğinde belgeler dört ayrı kategoride değerlendirilirler. Resmi Belgeler: Kamu kurumları veya işletmeleri tarafından üretilen veya örgütler tarafından sürdürülen bir faaliyetin belgeleri olarak kamu kurumlarına gönderilen, üretim ve yazım standardı kamu idarelerince belirlenmiş olan yazılar bu kategoriye girmektedir. Mali Belgeler: Üretim ve kullanım standartları yasal olarak korunan, maddi içerikli belgelerdir. Bu tür belgeler örgütlerin alım-satım, ihale ve yatırım gibi mali faaliyetlerinin kanıtları olarak değerlendirilirler. Gizli Belgeler: Örgüt içerisinde erişim kısıtı birey veya örgüt düzeyinde olan, içeriği gizlilik gerektiren belge türleri gizli belgeler olarak ifade edilir. Bu tür belgelere erişim ve yararlanma olanağı örgüt tarafından ortaya konularak güvenlik düzeyi bireysel veya kurumsal olarak belirlenebilir. Kıymetli Belgeler: Örgüt faaliyetleri içerisinde önem derecesi yüksek olan belgeler kıymetli belgeler olarak ifade edilir. Teminat mektupları, senetler, ticari anlaşmalar gibi belgeler bu kategoriye örnek olarak gösterilebilir. Resmi yazışmalarda uygulanacak esas ve usuller hakkında yönetmelik konusunu adresinde bulabilirsiniz. Taşıdıkları Değer Açısından Belgeler Taşıdıkları değer açısından da belgeler gruplandırılabilmektedir. İdari Değer Açısından Belgeler: Örgütlerin günlük faaliyetleri sırasında ortaya çıkan ve gereksinim duydukları belgelerdir. Örgütsel faaliyetlerin yürütülmesi aşamasında sürekli ihtiyaç duyulan bu belgelerin, yönetsel amaçları desteklemeye devam ettikleri sürece değerleri devam etmektedir. Örgütsel faaliyetlerin yapılanması ve sürdürülebilmesi konusunda bu belge türünün önem ve gereklilik derecesi yüksektir. Mali Değer Açısından Belgeler: Örgüt yapıları içerisinde mali faaliyetlerin sonucunda ortaya çıkan belge türleridir. Her türlü ticari işlemin ve personele ödenen maaşların bu belge türleri ile dosyalanması gerekmektedir. İleride olabilecek denetlemelere ve problemlere karşı kanıt niteliği taşıdıklarından önem derecesi yüksek olan bir belge türüdür. 9

14 Üretilen belgeler her örgüt yapısı içerisinde aynı biçimde mi gruplandırılmaktadır? Yasal Değer Açısından Belgeler: Örgüt yapıları içerisinde yapılan faaliyetler ayrıntılı bir yasal çerçeve içerisinde sürdürülür. Bu belgeler yasalar yoluyla üretilir, saklanır ve korunur. Gelecekte doğabilecek problemler ve aksaklıkların önüne geçilebilmesi açısından yasal değer taşıyan belgeler hukuki dayanak oluşturarak gerektiğinde kanıt niteliği taşırlar. Araştırma Değeri Açısından Belgeler: Sosyal, ekonomik, kültürel veya tarihsel olaylara konu olabilecek örgütsel faaliyetler bu kategori altında değerlendirilebilir. Örgütsel faaliyetler kapsamında arşive gönderilen belgelerin büyük bir kısmı yönetsel, hukuki ve mali değerlerini kaybederlerken araştırma değerleri ise artmaktadır. Doğrudan ya da Dolaylı Olarak Erişilen Belgeler Belgeler birincil ve ikincil kaynak kategorisinde de ele alınabilirler. Belgeler açısından değerlendirildiğinde örgütün kendisinin içinde bulunduğu faaliyetler sonucu ortaya çıkan belgelerin veya bilgilerin kullanılarak sonuca ulaşıldığı araştırma, süreç vb.lerde başvurulan belgeler birincil kaynak olarak ifade edilir. Aynı zamanda örgütsel faaliyetler veya araştırmalar için kullanılabilen örgüt personelinin veya örgütün yetkilendirdiği bir kişinin ilk elden ulaşabildiği edebiyat veya sanat eserleri, raporlar, anketler, istatistikler vb. birincil kaynak olarak kabul edilir. İkincil kaynak ise, daha önce başkaları tarafından araştırılmış, derlenmiş veya değerlendirilmiş olan araştırmaların veya faaliyetlerin sonuçlarının kullanılması veya bunlara başvurulması dâhilinde ortaya çıkar. Önceliği Olan Belgeler Bu tür belgeler çalışma ortamında ergonomik olarak personelin en çabuk ulaşabileceği ve göz önünde bulundurması gereken belge türleri kapsamına girmektedir. Genellikle çalışanların ve yöneticilerin herhangi bir zaman kaybı yaşanmadan yapması gereken günlük işlerden veya o gün içerisinde yapılması gereken işlerden oluşur. Danışma Niteliği Olan Belgeler Örgütün faaliyetleri ile ilgili işleyişin veya sürecin yer aldığı günlük veya dönemlik belge türleri bu kategoride yer alır. Personelin ihtiyaç anında danışabileceği düşünülerek ergonomik açıdan personele yakın olması gereken belge türleri arasındadır. Dosyalanacak Belgeler Faaliyet süreci içerisinde görevi devam eden, arşive gönderilecek düzeye gelmemiş ve ileride başvurulabilecek belge türleri bu kategoride yer almaktadır. Dosyalama sisteminin etkili bir biçimde işlenmesi isteniyorsa bu tür belgeler özenle incelenmeli ve sistemde bir gecikme yaşanmaması açısından günlük olarak dosyalama yapılmalıdır. Örgüt faaliyetleri içerisinde genellikle en çok istenen belgelerin en yeni belgeler olması dosyalama işleminin günlük olarak yapılmasının önemini ortaya koyan bir durum olarak göze çarpmaktadır. Arşive Gönderilecek Belgeler Örgüt faaliyetleri içerisindeki sürecini tamamlayan ve yasal düzenlemeler sebebiyle arşive gönderilmesi ve muhafaza edilmesi gereken belge türleri arasında yer almaktadır. Günlük faaliyet süreçleri ile karışmaması açısından dikkatle incelenip bu ayrımın yapılması gerekmektedir. 10

15 EASY Doküman Yönetim Sistemi Bugünün bilgi toplumunda, verilerin ve dokümanların ofislerdeki inanılmaz şekilde artışı; dokümanları yönetmek ve arşivlemek hem çok zamana, hem de yüksek maliyetlere yol açmaktadır. EASY Doküman Yönetim Sistemi (DMS), iş yükünüzü ve maliyetlerinizi gözle görülür şekilde azaltarak kurumunuza büyük faydalar sağlar, işletme giderlerinizi azaltır ve üretkenliğinizi artırır. Bu sistem ile doküman aramak için harcanan zamanı, bilgi karışıklığı nedeniyle kaybolan zamanı geri kazanma şansınız mevcut hale gelmektedir. İşlerin doğası gereği her ölçekteki şirket, organizasyon ve iş, zamanında ve doğru kararlar alabilmek, müşterilere iyi servis verebilmek, iç ve dış iletişimi kuvvetlendirmek ve böylece gerçek bir rekabet ortamı hazırlayabilmek için bilgiye zamanında ve etkin bir şekilde ulaşabilme yeterliliğine gereksinim duymaktadır. Dokümanların ve bilgilerin bazen yıllarca saklanmasındaki yasal zorunluluklarla birlikte bu evrak ve bilgilerin özellikle günümüzdeki en küçük bir işletmenin doküman akışı dahi göz önünde bulundurulduğunda kağıda dayalı dosyalama çözümleri yeterli olmamaktadır. Doğru dokümanları bulmak kağıt yığınları arasında zorlu bir araştırma gerektirmektedir. Bu sistem sayesinde lokal ve network araştırmalarındaki kağıt yığınlarının arasında kaybolma zorunluluğunu ortadan kaldırarak hızlı arama ve geri kazanım sağlamaktadır. İndeks bilgisi veya tam metin aramasına dayalı arama sonucunda bulunan uygun belgeler listesi kullanıcıya sunulur ve daha sonra istendiğinde bu dokümanlar veya faks olarak, elektronik notlar eklenerek veya sadece dokümandaki istenen bölümlerin diğer doküman içeriğine eklenmesi şeklinde kullanılabilmektedir. İnternet üzerinden işlemlerin yapılması gittikçe çekici hale gelmektedir ancak beraberinde güvenlik kaygılarını da getirmektedir. Bu durum tıpkı ıslak imzalardaki gibi yasal olarak bağlayıcı olan elektronik imzaların yapılandırılması ile sonuçlanmıştır. Bir elektronik dokümanın yasal olarak bağlayıcı olabilmesi için gönderici bunu elektronik olarak imzalamalı, alıcı ise dokümanı kontrol etmeli, uygun kaydı tutmalı ve ilgili verileri saklamalıdır. Global değerde kanunlar dijital imzaları ıslak imzalar ile eş değer saymaya başlamışlardır. İmha Edilecek Belgeler Herhangi bir kategori içerisinde yer almayan ve bütün süreç içerisinde ömrünü tamamlamış olan belgeler bu kategoride yer alır. Genellikle arşivlemeden sonra bu aşama dikkate alınır. Gerekli yasal düzenlemelerin dikkatlice incelenmesi ve imha işleminin yasal çerçevelerce yapılması dikkat edilmesi gereken noktalar arasındadır. Dosya Planı Örgüt içerisinde yapılan yönetsel faaliyetlerin istenilen bir biçimde olması dosyalama faaliyetinin belirli bir standartta yapılabilmesine bağlıdır. Dosyalama sisteminin içeriğinin bilinmesine, dosya adlarının ve numaralarının düzenli bir biçimde bulunmasına olanak sağlayan listelere dosya planı adı verilmektedir. Dosya planları örgüt içerisinde yapılan faaliyetler sonucunda oluşan tüm belgelerin bölüm ve/veya konu tasnifi yapılarak belirli bir standart dâhilinde oluşturulması işlemidir. Dosya planı içinde belgeler belirli kodlara veya numaralara göre sınıflanmış halde bulunurlar. Örgüt faaliyetleri kapsamında yeni açılan dosyalar vakit geçirilmeden dosya planına dâhil edilirler. Dosya planları örgüt yapılarına göre değişiklik göstermekle birlikte ana gruplardan ve onlara bağlı alt ve tek gruplardan oluşabilir. Bir örgüt yapısı için hazırlanmış olan dosya planı standardizasyon açısından örgüte bağlı yapılan tüm faaliyetleri içerecek şekilde tasarlanmalıdır. 11

16 Şekil 1.1: Örnek dosya veya klasör etiketi Bir taşıtın trafiğe çıkması için nasıl plaka gerekiyorsa, bir dosyanın da kullanıma sunulabilmesi için etiketlenmesi gerekir. Dosya planının hazırlanmasında genel olarak örgüt içi yapılan işler ve hizmetler dikkate alınmaktadır. Belgeler kodlanırken belgenin konusu, faaliyete konu olan kişilerin veya kurumların isimleri, faaliyet alanları, bölümleri vb. konu başlıkları esas alınabilir. Kodlamalarda ana gruplar bu konu başlıklarına göre düzenlenirse yapılan faaliyetler ile ilgili bağlamlar oluşturulabilir. Dosya planı içerisinde yeni bir dosya planı açılmak istendiğinde, önceki konu adlarına veya numaralarına göre yapılandırılarak grubun açılması gerekmektedir. Planın verimliliğini arttırmak ve sürdürmek, plan içi standartlaşma konusuna hayati derecede bağlıdır. Sistemin oluşturulması, yürütülmesi ve denetimi aşamalarında uzman personellerden yararlanılmalı, gereken koşullarda personele bu konu ile ilgili eğitim imkânları sağlanmalıdır. Kodlama kavramı belgelerin hangi dosyaya yerleştirileceğinin belirlenmesine yönelik yapılan bir faaliyettir. Belgelerin dosyalama sistemi içerisindeki yerini belirlemek amacıyla hazırlanan kodlar, belgenin veya bulunduğu elektronik ortamın (DVD, harici disk vb.) üzerinde yazı ile belirtilir. Bu kodlama işi yapılırken de mevcut dosya planı ve dosyalama sistemi göz önünde bulundurulmalı ve standartlara uyulmalıdır. Kodlama işlemine yardımcı olmak adına etiketler de kullanılabilir. 12

17 HUKUK İŞLERİ 640 Hukuk İşleri 641 Dava Dosyaları 01 Adli Davalar 02 İdari Davalar 03 İcra Davaları 04 Ceza Davaları 05 Vergi Davaları 06 Temyiz İşlemleri 99 Diğer 642 İcra Takipleri 01 İlamlı İcra Takipleri 02 İlamsız İcra Takipleri 99 Diğer 643 Haciz İşlemleri 01 Haciz Konulması 02 Haciz İşlemlerinin Kaldırılması 99 Diğer 644 İhtiyati Tedbir Uygulamaları 01 İhtiyati Tedbirin Kaldırılması 645 Tebligatlar 646 Vekaletnameler, Azilnameler 01 Vekaletnameler 02 Azilnameler 647 Hukuki ve İstişari Görüşler 01 Danıştay ın İstişari Görüşleri 02 Yargıtay Kararları 03 Hukuki Görüşler 01 Kurum içi Hukuki Görüşler 02 Kurum dışı Hukuki Görüşler 99 Diğer 648 Soruşturmalarla İlgili Yazılar 01 Adli soruşturmalar 02 İdari soruşturmalar 99 Diğer 649 İdari Yargı Usulü Kanunu Kapsamındaki Talepler 659 Hukukla ilgili Diğer İşler Şekil 1.2: Dosya planı örneği 13

18 Bir belgenin hangi dosyaya yerleştirileceğini belirlemek amacıyla yapılan ölçüt tespiti sonucunda ortaya çıkan kritere kod, bu kriterleri belirleme işlemine de kodlama adı verilir. Belgelerin dosya planı çerçevesinde dosyalama sistemine dâhil edilmesi eğitimli bir personel tarafından gerçekleştirilmelidir. Sistem içerisinde yer alan sürekli dosyalar bu personel tarafından incelenmeli ve teklifi veya danışmanlığı sonrasında sisteme entegre edilmelidir. Dosya, ancak o faaliyetler ile ilgili bir belge bulunduğu zaman yaratılmalı veya oluşturulmalı, konuyla ilgili herhangi bir belge oluşmamışsa geleceğe yönelik avantaj sağlaması düşüncesiyle dosya açılmamalıdır Dosyalama sistemi ve dosya planı ile ilgilenen personelin örgüt yapısını, dosyalama sistemini ve planını iyi bir biçimde analiz etmesi gerekmektedir. Gerekli görüldüğü takdirde bu konularla ilgili kendisine eğitim verilmeli ve işletmenin bütünü ile ilgili de oryantasyon eğitimlerine tabi tutulmalıdır. Bu konularla ilgili bilgilerden yoksun bir dosyalama personeli örgüt yapısına hem finansal hem de zamansal bir maliyet oluşturacaktır. Şekil 1.3: Dosya planı içeriği 14

19 Belgeler ve dosyalar örgütlerin sürekli kullandıkları bilgi kaynakları olduklarından işletme personelinin, istedikleri veya istenilen belgeye/dosyaya en kısa sürede ulaşması gerekmektedir. geçmemelidir. Etkin bir dosyalama sisteminde belgelere ulaşım 45 saniyeyi Belge ve dosya kullanımında zaman maliyetinin önüne geçen en önemli etmenlerden bir tanesi de fihrist (indeks) kullanımının örgüt içinde yaygınlaştırılmasıdır. Bütün bölümlerde ve birimlerde yapılan işlerde ve faaliyetlerde kullanılan dosya planına ve dosyalama sistemine uygun, standartlaştırılmış bir fihristleme sistemi çalışan personele ve örgüte önemli kolaylıklar sağlamaktadır. Fihristler genellikle konu esasına göre, kişiler veya örgütler dikkate alınarak, coğrafi biçimde veya alfabetik olarak hazırlanmaktadır. Şekil 1.4: Dosya planı örneği Sağlık Bakanlığı Personel Genel Müdürlüğünün standart dosya planı uygulamasını adresinde bulabilirsiniz. 15

20 Zamanı Etkili Kullanma Örgüt yapıları içinde zamanı etkili olarak kullanmanın tüm yönetsel faaliyetler içerisine yayılması, örgüt amaçlarına etkili bir biçimde ulaşabilmenin yanında çalışan personelin de motivasyonuna katkıda bulunması açısından önemli bir kavram olarak karşımıza çıkmaktadır. Zamanı etkili kullanmanın yönetsel faaliyetlere doğrudan etki eden zaman yönetimi kavramıyla ilişkilendirilmesi, zaman denilen ve bireylerden bağımsız olan kavramın oluşturacağı maliyetlerin önüne geçilmesine olanak tanımaktadır. Örgüt içerisindeki faaliyetlerde zaman yönetimi kavramının yöneticilerce ve çalışanlarca benimsenmesi örgüt verimliliğini attıran bir durum yaratarak, katlanılması gereken maliyetler konusunu da aşağıya çeken bir etken olmaktadır. Yoğun rekabet ortamı içerisinde harcanan saatlerin efektif bir biçimde kullanılıp, örgütün yararına olacak biçimde değerlendirilebilmesi adına yapılan her türlü organizasyon çabası olarak da adlandırabileceğimiz zaman yönetimi kavramı dosyalama sistemleri içerisinde de örgütün her aşamasında olduğu gibi ayrı bir öneme sahiptir. Yapılan faaliyetler sonucunda ortaya çıkmış olan ve o anki işlem süreci bitmiş olan belgelerin tekrar tekrar işlem sürecine dâhil edilmemesi adına dosyalama sistemine geçirilmesi gerekmektedir. Bu işlemin verimli bir biçimde yapılabilmesi için personelin zamanlarını planlaması ve bu planlama ilkelerine göre çalışma koşullarını iyileştirmeye gitmesi gerekmektedir. Çalışan personelin ergonomi, iş etüdü, hareket etüdü ve iş ekonomisi ilkelerine göre çalışma ortamlarını düzenlemesi örgüt verimliliğine doğrudan etki eden bir faktör konumundadır. Bu ilkeler ışığında belgelerin düzenlenmesi ve sınıflandırılması çalışma ortamında istenilen düzenin de oluşmasını sağlayacaktır. bağlıdır. Belgelerin sınıflandırılması eğitimin yanısıra çalışma deneyimine de Bu ve bunun gibi sınıflandırmalar yapıldığı takdirde, örgüt içerisindeki zaman kaybının azalması, verimliliğin artması ve çalışanların daha efektif bir biçimde işlerine yoğunlaşmaları sağlanabilecektir. Belgelerin ortaya çıkardığı gereksiz karmaşa ortadan kalkabilecek ve sonucunda örgüt yapısının ileriye yönelik aşamaları da daha etkili çalışmaya başlayacaktır. Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunu adresinde bulabilirsiniz. GELEN BELGELERİN KONTROLÜ VE İZLENMESİ Örgütler birer açık sistem olduklarından örgüt içerisinde yapılan faaliyetler sonucu ortaya çıkan belgeler sadece kendi yapıları kapsamında ele alınmazlar. Faaliyetler sonucunda ortaya çıkan belgeler dışarıya gönderilebileceği gibi ihtiyaç veya bilgilendirme durumunda da dışarıdan belge kabul edilmesi gerekmektedir. Örgüte dışarıdan gelen belgelerin de örgüt içerisinde üretilen belgeler gibi belli bir standart dâhilinde dosyalanması ve bunun öncesinde kabulü gerekmektedir. Gelen Belgelerin Teslim Alınması Örgüte gelen belgelerin teslim alınması belgenin geliş yoluna ve türüne göre değişebilir. Posta İle Gelen Belgeler Posta yoluyla gelen belgelerin teslim alınmasında herhangi bir prosedür uygulanmamaktadır. Belgeler, postacılar tarafından ilgili birimlere veya posta kutularına bırakılır. 16

21 Taahhütlü veya İadeli Taahhütlü Belgeler Belgelerin geldiği servisteki ilgili personel tarafından imza karşılığında alınan belgelerdir. Belgeyi teslim alan ilgili, personel birimde çalışan biri olabileceği gibi dosyalama personelinden birisi de olabilir. İmza karşılığı alındığı için belgenin doğru birime veya adrese gönderildiği kontrol edilerek teslim alınmalıdır. İlgili Kişilerin Getirdikleri Belgeler Bu tür belgeler örgütlerde özel bir birim tarafından teslim alınır, kayda geçirilir ve belgenin geldiği ilgili kişiye belgeye dair tarih ve numarayı içeren bir makbuzla teslim edilir. Kurye İle Gelen Belgeler Örgüt içinden veya dışından kurye ile gelen belgeler kurye tarafından ilgili birime veya kişiye teslim edilir. Kurye ile gelen belgelerin teslimatı sırasında zimmet defterine gerekli kayıtlar yapılır ve belgenin teslim alındığına dair bir imza istenir. Özellikle gizli formatındaki belgelerin dağıtılmasında izlenen bir yoldur. Kargo İle Gelen Belgeler Kargo ile gelen belgeler örgütün belirlediği kişi veya birim tarafından imza karşılığında teslim alınmaktadır. İmza karşılığı alındığı için teslimat sırasında kontrol edilmeli ve ortaya çıkabilecek yanlışlıkların önüne geçilmelidir. Faks veya Teleks Yoluyla Gelen Belgeler Bu iletişim teknolojileriyle gelen belgeler genellikle ilgili birim veya kişilere iletilir. Birime veya isme yönelik iletildiği için belgeleri teslim alacak kişi bellidir. Gizli kategorisindeki belgelerin bu yolla gönderilmesi örgüt için problemli bir durum oluşturabilir. E-Posta Yoluyla Gelen Belgeler Bu yolla gelen belgeler genellikle örgütün e-posta adresine, yöneticinin e-posta adresine veya yönetici sekreterinin e-posta adresine gönderilirler. Her yapıda olmasa da genellikle sekreterler e-posta yoluyla gelen belgeleri teslim alan personeldir. Gerekli gördüğü takdirde kendi inisiyatifi dâhilinde okunması, cevaplanması ve gönderilmesi de sekreter tarafından yapılabilir. E-posta yoluyla gönderilen belgeler çıktısı alınıp dosyalama sistemine dâhil edilebileceği gibi elektronik ortamda da saklanması söz konusu olan belgelerdir. Bilgi teknolojilerini verimli bir biçimde kullanan örgütlerde hangi gönderi türleri kullanılmaktadır? Gelen Belgelerin Örgüt İçerisindeki Süreci Örgütlere faaliyetleri sonucunda veya yasal düzenlemeler kapsamında ortaklarından, diğer işletmelerden veya kamusal alanlardan gelen belgeler teslim alınırken içeriğinde kişilere veya birimlere ait özel mektuplar yer alıyorsa bu mektuplar kayda geçirilmeden ve açılmadan sahiplerine teslim edilirler. Eğer faaliyet kapsamını ilgilendiren veya görev tanımlarını içeren belgeler gelmişse bu durumda açılır ve kaydedilirler. Kişiye özel veya gizli ibaresi bulunan belgeler ve mektuplar faaliyet veya iş tanımı kapsamında olsa dahi açılmadan ilgili kişiye veya birimlere gönderilirler. Gelen belge, örgüt yapılarına göre farklılık göstermekle birlikte, gelen servisi personeli tarafından gelen belge defterine kayıt edilebilir. Gelen belge defterinde bulunan sütunlar ve amaçları genelde şu şekildedir: 17

22 Sıra numarası: Genellikle gelen belgenin bir faaliyet dönemini kapsayan numaralarıdır. Geldiği yer: Gelen belgenin gönderildiği kişi, birim veya işletmenin/kurumun isminin yazıldığı bölümdür. Gerektiği takdirde adres de bu bölüme eklenebilir. Tarih: Belgenin geldiği tarih bu bölüme kaydedilir. Gerekli görüldüğü durumlarda belgenin teslim alındığı veya kaydının yapıldığı saat de bu bölüme eklenebilir. Belge numarası: Gelen belgenin üzerinde bulunan sayı bölümündeki bilgilerin yazıldığı bölümdür. Ek: Belge ile birlikte yollanmış dokümanların kaydedildiği sütundur. Tamamlayıcı belgeler, iliştirilmiş mektuplar vs. bu bölüme yazılır. Konu: Gelen belgenin içeriğinin veya temasının kısaca kaydedildiği bölümdür. Dosya numarası: Gelen belgenin örgütün dosyalama sistemi içerisinde nereye ait olduğunu belirten bölümdür. Çıkış numarası: Dışarıdan gelen belgeye cevap verilmesi gerektiğinde verilen cevabın giden belge defteri ndeki numarası bu bölüme kaydedilir. Takibat açısından önemlidir. Açıklamalar: Dışarıdan gelen belgenin gönderildiği birim veya kişi, o belge hakkında yapılan işlem veya belge hakkında bilinmesi gereken bir detay gibi açıklamaların yazıldığı bölümdür. Şekil 1.5: Gelen belge kayıt defteri 18

23 Dışarıdan gelen belgeler genellikle bir havuzda toplandıktan sonra teker teker incelenerek gruplandırılır. Faturalar, makbuzlar vb. finansal belgeler ya birimlere ya da ilgili personele gönderilecek olan belgeler gruplandırıldıktan sonra dağıtımı yapılır. Belgeler birden fazla gruba giriyorsa, birinci dereceden ilgili olduğu grubun içine dâhil edilir ve diğer gruplara çapraz başvuru formu yerleştirilir. Çapraz başvuru formuna ek olarak gerektiğinde belgenin bir kopyası yerleştirilebilir. Böylece ilgili dosyanın aslının nerede muhafaza edildiği, kopyalarının nerelerde mevcut olduğu öğrenilebilir ve erişim kolaylığı sağlanarak zaman tasarrufu elde edilir. BELGE SINIFLANDIRMA VE KAYIT ALMA ÇEŞİTLERİ Örgüt yapıları içerisinde dağıtım kanallarının etkili bir biçimde işlemesinden de sorumlu olan, belge trafiğini oluşturan ve belgelerle ilgili işlemlerin yapıldığı yönetsel faaliyetlerin de kapsamı içerisinde olan ayrı bir bölüm vardır. Dağıtım bölümü, haberleşme bölümü, belge bölümü vb. isimler alabilen bu bölümler, örgüt ile ilgili belgelerin kayıt ve kontrol işlemleri yapıldıktan sonra ilgili kişi veya birimlere belgelerin teslimi konusunda görev paylaşımı içerisinde bulunurlar. Bu, belge ile ilgili birimlerde, belgenin üzerindeki işlemler tamamlandıktan sonra dosyalanabilir ibaresi konur. Eğer bu ibare belge üzerinde yer almıyorsa, o belgenin işlem sürecinin bitmediğinin göstergesi olduğu için, belge ilgili birime geri gönderilir. Bu işlemin önem derecesi yüksektir çünkü dosyalanabilir ibaresi bulunmayan bir belge ya işlemi devam eden bir belgedir ya da dosyalanmasına gerek görülmeyen belge niteliği taşımaktadır. Böyle durumlarda belge birimlere gönderilir veya dosyalanmasına gerek yoksa imha yönetmeliğine uygun olarak imha edilir. Dosyalanabilir ibaresi bulunan belgelerin ise belge işlemlerinin yapıldığı bölümde dosyalama sistemine dâhil edilmeden önce gruplandırılması zaman tasarrufu sağlayacak ve dosyalama sisteminin içine dâhil edilme süreci kolaylaşacaktır. Dosyalama öncesi yapılacak olan gruplandırmalar işletmenin kullandığı dosyalama sistemi veya sistemlerine göre değişiklik gösterecektir. Özellikle karma dosyalama sistemlerinin kullanıldığı örgüt yapılarında belgeler dosyalanmadan önce ana grubun sistemine göre gruplandırılmalı, daha sonra alt grup veya gruplara göre sıralandırılmalıdır. Böyle bir gruplandırma yapısının oluşturulması, dosyalama sistemine girecek olan belgelerin belli bir nizamda ve standartta dosyalama sistemine dâhil edilmesine olanak sağlamaktadır. Kayıt Alma Çeşitleri Örgüt faaliyetleri sırasında dışarıdan belge alımı gerçekleştirileceği gibi faaliyet konuları ve diğer konular kapsamında işletmelerin dışarıya belge göndermeleri de gerekmektedir. Bu belgelerin kontrol altına alınması ve gelecekte gerek duyulduğunda kanıt olarak kullanılabilmesi veya hatırlatma amacını gütmesi açısından kayıt altında tutulması gerekmektedir. Örgüt içerisinde genellikle belge biriminin iş tanımı içerisinde olan kayıt alma işlemi bazı örgütlerde yönetici veya kat sekreteri tarafından da yapılmaktadır. Kayıt alma faaliyeti giden belge kayıt defteri ne yapılabileceği gibi bilgisayar ortamında da yapılabilir. Giden Belge Kayıt Defteri Gelen belge defterinde olduğu gibi giden belge defterinde de belgenin niteliklerini ve nereye gönderildiğini bildiren başlıklar bulunmaktadır. Bu başlıkların hatasız bir biçimde doldurulması hukuki açıdan önemli olduğu gibi işletmenin gelecekte yararlanabilmesi açısından da önem taşımaktadır. Gönderildiği yer: Belgenin gönderildiği kişi, birim veya işletme/kuruluşun isminin belirtildiği yerdir. Gerekli görüldüğü takdirde adres yazılabilir. Tarih: Belgenin gönderildiği tarihin yazıldığı bölümdür. Gerekli görüldüğü takdirde belgenin oluşma tarihi de eklenebilir. Ek: Belgeyle birlikte gönderilen ve belgeyi tamamlayıcı nitelikteki dokümanların belirtildiği bölümdür. Konu: Gönderilen belgenin içeriğinin veya temasının kısaca açıklandığı bölümdür. 19

24 Dosya numarası: Gönderilen belgenin kopyasının saklanacağı dosya numarasının kaydedildiği bölümdür. Kanıt niteliği taşıyabileceğinden önem derecesi yüksek bir bölümdür. Geliş sıra numarası: Gönderilen belgeye cevap beklendiği takdirde, gelecek olan cevabın gelen belge defterindeki sıra numarası bu bölüme kaydedilmektedir. Açıklamalar: Gelen ve giden belge defterinin uyumu ve ilişkilendirilmesi, giden belge ile ilgili bilinmesi gereken detaylar veya işlemler için gerekli görülen açıklamaların kaydedildiği bölümdür. Şekil 1.6: Giden belge kayıt defteri E-posta yoluyla gönderilen belgeler genellikle örgütün elektronik posta adresinden gönderilir. Eğer ilgili kişinin e-posta adresinden gönderiliyorsa, belgenin bir kopyası da örgütün e-posta adresine gönderilmelidir. Bu sayede farklı elektronik posta adresleri kullanılsa dahi giden belgelerin de ortak bir havuzda toplanması ve saklanması sağlanır. Gerekli görüldüğü takdirde elektronik posta yoluyla gönderilen belgelerin bir çıktısı alınarak giden belge kayıt defterine kaydı yapıldıktan sonra dosyalama sistemine dâhil edilebilir. Örgüt içerisinde kayıt alma işlemi kim veya kimler tarafından gerçekleştirilmektedir? 20

25 BELGE ÇOĞALTMA ARAÇLARI Örgüt yapılarında belgeler, yapılan faaliyetler sonuncunda veya örneklerinin farklı birimlerde bulunması amacıyla, kısacası ihtiyaç duyulduğunda çoğaltılmak durumunda kalabilirler. İşletmelerde farklı yapılarda ve işlevlerde belge çoğaltma araçları kullanılmaktadır. Fotokopi makinesi, sıvı ile çalışan çoğaltma makineleri, jelatin çoğaltma makinesi, multigraf çoğaltma makineleri, ofset çoğaltma makineleri, adresograflar, dikte makineleri, mikrofilm makineleri ve bilgisayarlar belge çoğaltma araçlarına örnek olarak gösterilebilir. Fotokopi Makineleri Fotokopi makineleri yapılan faaliyetler sonucu ortaya çıkan belgeleri ve dokümanları hızlı ve düşük bir maliyetle çoğaltmak için kullanılan bir çoğaltma aracıdır yılında Chester Carlson tarafından icat edilen fotokopi makineleri siyah-beyaz veya renkli biçimlerde çoğaltma işlemini gerçekleştirebilir. Genel olarak çoğaltma işlemi karbon elementinden oluşan tonerler vasıtasıyla gerçekleştirilmektedir. Örgüt yapılarında kullanılan bilişim ve dijital teknoloji gelişse de fotokopi makinelerinin kullanımı günümüzde halen devam etmektedir. Kullanımının basit olması ve farklı amaçlar için farklı türlerde seçenekleri olması sebebiyle önemi halen yüksek bir çoğaltma aracıdır. Resim 1.1: Fotokopi makinesi Resim 1.2: Chester Carlson Sıvı İle Çalışan Çoğaltma Makineleri Genellikle alkol ile çalışan bu çoğaltma araçlarında karbonlu özel bir kâğıt kullanılarak istenilen renk düzeyinde dakikada yaklaşık 150 kopya basılabilir. Ditto adı da verilen bu makinelerde mastır adı verilen ve arkalı önlü çoğaltmaya imkân veren kâğıt kullanılır. Jelatin Çoğaltma Makineleri Jelatin çoğaltma makinelerinin sıvı ile çalışan çoğaltma makinelerinden farkı çoğaltma işlemi sırasında alkol vb. sıvılar yerine jelatinin kullanılmış olmasıdır. Geriye kalan özellikleri sıvı ile çalışan çoğaltma makineleri ile büyük orada benzerlik göstermektedir. Resim 1.3: Ditto 21

26 Multigraf Çoğaltma Makineleri Kopya sayısı 300 lü rakamlarda olan çoğaltma işlemleri için kullanılan makine türleri arasındadır. Çoğaltmalar sırasında özel harfler, lastik plakalar ve matbaa mürekkepleri kullanılmaktadır. Her defada tek bir renkli baskı yapabilme özelliğine sahiptir. Elde edilen kopyalara imza ekleme olanağı ve saatte yaklaşık 9000 adet kopya basabilmesi multigraf yığınlayıcıların özellikleri arasında yer almaktadır. Ofset Çoğaltma Makineleri Resim 1.4: Multigraf çoğaltma makinesi Örgüt faaliyetlerine göre değişmekle birlikte genellikle büro tipi ofset makineleri, işletmeler içerisinde en çok kullanılan çoğaltma makineleri arasında yer almaktadır. Genellikle 50 cm ebatlarında baskı alanına sahip olan bu çoğaltma makinelerinde bürolar için gerekli olan belgeler ve dokümanlar kopyalanabilir. Genellikle düşük çözünürlükteki renkli materyaller bu yolla basılabilir veya çoğaltılabilir. Yayın ve baskı sektöründeki işletmelerde kullanım alanı oldukça fazladır. Adresograf Örgüt içi yapılan faaliyetleri kolaylaştırmak için kullanılan makinelerdendir. Aynı adrese sürekli olarak gönderilen belgelerin üzerlerine madeni bir levha veya stensil yardımı ile gönderilecek adres veya adresler basılarak çoğaltma işlemi gerçekleştirilir. Böylelikle belirli dönemlerde yapılan belge gönderme işlemlerinde zaman tasarrufu sağlanmış olur. Abonelik durumunun olduğu gazeteler, dergiler veya su, elektrik, doğalgaz faturalarının gönderildiği bürolarda belgelerin üzerindeki adresler bu makine yardımı ile basılır. Resim 1.5: Adresograf 22

27 Dikte Makineleri Dikte makinelerinin kullanımında yöneticinin ve ilgili personelin sesleri kaydedilir ve sekreter veya ilgili personel makinedeki bu sesleri kulaklıktan dinleyerek bilgisayar ortamında yazıya döker. Stenografi yöntemi ile birlikte uygulandığında zamanı etkili kullanma ilkelerine uyularak örgütsel faaliyetlerde önemli bir zaman tasarrufu sağlanmış olur. Toplantılarda ve çevirilerde kullanım alanı yüksek olan bu makineler genellikle teknolojik açıdan belli bir seviyenin üzerinde olan işletmelerde kullanılmaktadır. Mikrofilm Makineleri Örgüt yapılarında genellikle arşivlerde ve kütüphanelerde kullanım alanı olan mikrofilm makineleri belgeler, fotoğraflar, planlar vb. dokümanları kısaltılmış ve küçültülmüş bir halde depolamak ve muhafaza etmek için kullanılan 16, 35, 70 ve 105 mm. ebatlarında fotoğraf filmi şeklinde çıktı ve kopya alınan makinelerdir. Belgelerin kısaltılması ve küçültülmesi sağlandığından daha fazla bilginin daha küçük yerde depolanması dolayısıyla mekân tasarrufu sağlar. Bilgisayarlar Bilgisayarlar kendilerine önceden yüklenmiş programlar vasıtasıyla bilgileri ve belgeleri depolayabilen, istenildiği anda ulaşılmasına olanak sağlayan, örgütsel faaliyetler açısından önemli oranlarda zaman tasarrufu sağlayan makinelerdir. Gelişen teknoloji ile birlikte bilgisayarlar artık sabit olmakla kısıtlı kalmayıp mobil olarak da örgüt faaliyetlerinde efektif bir biçimde kullanılmaktadır. Bilgisayarlara bağlanan yazıcılar sayesinde istenilen belge veya dokümanların çıktısı alınarak çoğaltma ve kopyalama işlemleri kısa sürelerde gerçekleştirilmektedir. Stenografinin özellikleri nelerdir? Resim 1.6: Bilgisayar ZARFLAMA VE GÖNDERME YÖNTEMLERİ İşletmeler içerisinde gönderilmek üzere hazırlanan belgelerin hazırlanmasındaki özen, belge çeşidine göre zarflama ve paketleme konusunda da gösterilmelidir. Belgeler genellikle katlanarak zarf içine konulmaktadır. Belgenin katlanmasındaki amaç, gönderilen iletinin daha kolay açılmasını ve ileti ile birlikte gönderilen belgenin buruşmasını önlemektir. İleti türüne göre uzun zarfa konulacak dokümanlar aşağıdan yukarıya olmak üzere iki kez katlanır. Eğer gönderilen iletinin yazıldığı belge antetli kağıttan oluşuyorsa, başlık kısmının yerleştirme biçimine göre geride kalması gerekmektedir. 23

28 Gönderilecek olan belgeler veya dokümanlar pencereli zarflara da yerleştirilebilir. Pencereli zarflarda adres bölümü belgenin üzerinde yer aldığı için ayrıca adres yazılmasına gerek yoktur. Bu tür zarflarda gönderilecek belgenin yanlış zarflara konulmasının da önüne geçilir. Eğer göndereceğiniz belgenin içine konulduğu zarf antetli değilse; diğer bir ifade ile zarfın üzerinde gönderen adresi bulunmuyorsa, adres zarfın sol üst köşesine yazılabilir. Gönderen adresinin, zarfın uzunluğunun yarısını, eninin ise 1/3 ünü aşmamasına dikkat edilmelidir. Adres yazılırken zarfın üst ve sol tarafından küçük bir boşluk bırakılmalıdır. Etiketleme Faaliyetler sonucu oluşan belgelerin gönderilmesi sırasında kullanılan zarflarda belgenin istenilen yere istenilen sonuçla ulaşmasını sağlayacak bazı etmenler vardır. Bu etmenlere verilecek önem gönderilen belgenin sağlıklı bir biçimde ulaşmasını sağlayacaktır. Gönderenin Adresi İşletmelerde genellikle antetli zarflar kullanılmasına karşın antet içermeyen zarflarda gönderenin adresi bölümü zarfın sol üst köşesinde yer almaktadır. Antetli zarflarda ise örgütün bilgilerini içeren başlık zarfın sol üst köşesinde veya üst orta bölümünde yer almaktadır. Alıcının Adresi Gönderilen belgenin istenilen biçimde ilgili kişiye ulaşması bu bölümün doğru ve titizlikle doldurulmasına bağlıdır. Alıcının adresi zarf üzerinde sağ alt bölüme, zarfın orta kısmından başlayarak yazılır. Adresin yazımında bir satır aralığı kullanılırken, son bölümde belgenin gideceği il veya ilçe bölümleri temel bölümden iki satır aralık fark bırakılarak yazılır. İl adından önce semt veya ilçe isimleri virgül ile il adından ayrılır. Alıcının adresi zarfın üzerine el ile yazılabileceği gibi bilgisayar ortamından çıktı alınıp etiket biçiminde yapıştırılarak da uygulanabilir. Postalama Şekli Gönderilecek zarf üzerinde postalama şekli belirtilecekse bu ifade, gönderenin adresi nden sonra iki/dört satır boşluk bırakılarak büyük harflerle ve harfler arasında bir boşluk verilerek altı çizili biçimde yazılır. Bu bölüm için de postalama şeklini belirten etiket istendiği veya gerekli görüldüğü takdirde zarfın üzerine yapıştırılabilir. Posta Pulu Yeri Gönderilecek zarfta pul, zarfın sağ üst köşesine yapıştırılmaktadır. Pul yerine geçmekte olan damga pulu da aynı yere basılmaktadır. Şekil 1.7: Zarf üzerinde etiketleme 24

29 Gönderme Yöntemleri Faaliyetler sonucunda ortaya çıkan belgelerin çok sayıda gönderilme seçeneği mevcuttur. İşletmeler içinde bulunduğu bölgenin posta sağlayıcısını veya kargo şirketlerini seçebileceği gibi özel kuryeler yoluyla da belge gönderme işini yapabilirler. Mektup Postası Gönderileri Bu tür gönderiler için belgenin türüne göre değişmekle birlikte temel olarak Mektup Postası Gönderileri Yönetmeliği nin hükümleri geçerli olmaktadır. Kargo Gönderirken Bilmeniz Gerekenler Kargonuzun alıcısına en hızlı şekilde, zamanında ulaşabilmesi için alıcının adres ve telefon bilgisini doğru ve eksiksiz olarak bildirmeniz gerekmektedir. Kargonuzu teslim alırken güvenliğiniz için kimliğinizi gösteriniz. Kargo teslimatları, sizin ve kargonuzun güvenliği için ancak kimlik kontrolü ile yapılabilmektedir. Göndereceğiniz kargonun ambalajını, taşımaya elverişli ve güvenli bir biçimde hazırlamanız gerekmektedir. Şube görevlimiz ya da kuryemiz kargonuzu kabul standartlarına göre değerlendirerek, teslim alacaktır. Paketleme ihtiyacınız için farklı ebat ve amaçlarla size sunulan ambalaj alternatiflerinden de yararlanabilirsiniz. Kargo ücreti tercihe göre gönderici ya da alıcı tarafından ödenebilmektedir: Ücreti göndericiden; taşıma ücretinin gönderici tarafından kargonun verildiği şubeye ödenmesidir. Ücreti alıcıdan; taşıma ücretinin alıcı tarafından kargonun varış şubesine ödenmesidir. Kargo ile Neleri Taşımıyoruz? Akıcı, yanıcı, patlayıcı, zehirli ve tehlikeli kimyasal maddeler Bozulabilecek, dökülebilecek veya kötü kokulu gıda maddeleri ile teneke ve plastik bidon içinde sıvı yağ, ham deri vb. ürünler Uç kısımları köşebant ile kapalı olmayan sivri uçlu, delici kargolar Yaylı yatak ve demonte olamayan mobilyalar Ziynet eşyası, çek, senet, altın, döviz, nakit para gibi kıymetli evraklar ve yasal olmayan kargolar Tek parça maksimum 100 kg. ve 3 metre, tek parça maksimum kg. ve 5 metre üzeri kargoların taşınması yasak olduğundan bu içerikteki gönderiler teslim alınmaz (Ancak, göndericinin kargoyu transfer çıkış merkezine getirmesi ve alıcının varış transfer merkezinden teslim alması koşuluyla tek parçada 250 kg. ve 5 metre uzunluğa kadar olan kargolar kabul edilebilir). Barkod dışında özel kalemle kodlanmış çuvallar Diğer kargolara sinebilecek koku yayan ürünler Ambalajı olmayan açık gönderiler Ambalajının açılması ve dağılması sonucu kırılabilecek ve diğer kargolara zarar verebilecek eşya ve malzemeler Kaynak: 25

30 Mektup: Genellikle güncel ve kişisel belgeler mektup ile gönderilir. Zarf içinde olmaları veya zarfların açık ya da kapalı olması mektupların niteliklerini değiştirmemektedir. Resmi kurumlar yurt içinde 5 kg a kadar ağırlık hakkına sahiplerken özel işletmelerde bu ağırlık 2 kg. ile sınırlandırılmıştır. En büyük boyu 60 cm yi geçmemek üzere uzunluğu, genişliği ve kalınlığı 90 cm. olmalı, boyutları 2 mm lik toleransla en az 14x9 cm den az olmamalıdır. Tomar olarak gönderilmesi durumunda ise en büyük boyu 90 cm yi geçmemek üzere uzunluğu ve iki defa çapı toplamı 104 cm. ve en az 17 cm. olmalıdır. Posta kartı: Dikdörtgen biçiminde karton malzemeden veya dayanıklı kâğıttan yapılmış olmalıdır. İşletmeler tarafından antetli olarak basılmamışsa yurt içi gönderimlerde yüz tarafının başına posta kartı, yurt dışına yapılan gönderimlerde ise aynı bölüme Carte Postale ibaresi yazılmalıdır. Dikdörtgen alanın en az sağ yarısı gönderilen adresin yazılması, pul ve gerekli hizmetlere ilişkin etiketlerin yapıştırılmasına olanak verecek biçimde boş bırakılmalıdır. Basılmış kâğıt: Kâğıt karton veya basım sırasında kullanılan maddeler üzerine klişe, kalıp veya negatif kullanılmasını gerektiren veya fotoğraf tekniğiyle çoğaltılan baskı şeklindeki belgelere basılmış kâğıt adı verilmektedir. Gazeteler, dergiler, broşürler, fotoğraflar, haritalar, gravürler vb. basılmış kâğıt kategorisinde değerlendirilmektedir. Ağırlık limitleri yurt içinde 3kg, yurt dışına yapılan gönderimlerde ise 2 kg. olarak belirlenmiştir. Boyutlar bakımından kısıtlar ise mektup biçimiyle aynı şekilde düzenlenmiştir. Davetiyeler: Özel günler için gönderilen belge türüdür. Davetiyeler genellikle ilgili kişiye teslim edilmekte ve ücretlendirme tarifesi şehiriçi, yurtiçi ve yurtdışı olarak yapılmaktadır. Küçük paketler: Ticari değeri olsun veya olmasın her türlü eşya kapsayan gönderilere küçük paket adı verilmektedir. Gönderilme işlemi genellikle kayıtlı olarak yapılmakta ve ağırlık kapasitesi 2 kg. üzerine çıkamamaktadır. Sekogram: Kişisel veya genel nitelikte görme engellilere özgü kabartma baskılar taşıyan yazılara sekogram adı verilmektedir. Görme engellilere özgü yazı işaretlerini taşıyan belgeler, bu belgelerin baskısında kullanılan kalıplar ve klişeler, görme engellilerin kullanabileceği seslendirilmiş maddeler ve kabartma baskıda kullanılan özel kâğıtlar bu kategoride yer almaktadır. Bu tür gönderilerin ağırlıkları 7 kg ı geçememektedir. Özel Hizmetler Posta sunucularının sağladığı özel hizmetler de mevcuttur. İşletmeler mektup gönderilerinin dışındaki belgeleri bu hizmetler vasıtasıyla gönderirler. Taahhütlü gönderiler: Gönderilen belgelere taahhüt uygulanması işlemi ile gerçekleştirilir. Bir gönderinin, gönderiye ilişkin ayrıca ek ücret ödenmesi ve alındı karşılığında kayıt edilerek gönderilmesi ve imza karşılığında ilgili kişiye teslim edilmesi biçiminde yapılır. Gönderilen belgenin kaybı halinde hak sahiplerine tazminat ödenmesini gerektirmektedir. Alma haberli gönderiler: Taahhütlü olarak gönderilen dokümanların alıcısına teslim edildiğinin, gönderene bildirilmesi şeklinde gerçekleştirilen gönderme yöntemleri arasında yer almaktadır. Alıcının kendisine verilecek kaydını taşıyan gönderiler: Alma haberli gönderi türü kapsamında ele alınması gereken bu gönderi türünde posta ilgili kişiye teslim edilir. Aracı kullanılarak gönderilen bu tür gönderilerde alıcı olarak aracı kişi veya kurumlar esas alınırlar. Hukuki olarak sorun teşkil eden durumlarda (haciz, vasilik veya hacir vb.) hükümler genellikle saklı kalmaktadır. Özel ulak işaretli gönderiler: Bu tür gönderiler, genel dağıtım beklenmeden alıcısına ulaştırılırlar. Bu hizmetler gönderim esnasında gönderici tarafından veya yazılı bir istekle alıcı tarafından istenebilmektedir. Postrestant adresli gönderiler: Alıcısının adresinin belli olmadığı veya gösterilmek istenmediği durumlarda, alıcının isminden sonra postrestant ibaresinin yer aldığı ve alıcının isteği üzerine belirtilen posta kuruluşlarından alınan gönderi türüdür. Genellikle kayıtsız ve taahhütlü postalarda kullanımı yaygın olmakla birlikte telgraf, koli ve havale türü gönderimler de bu yolla yapılabilir. 26

31 Ödeme şartlı posta gönderisi: Alıcıya belli bir para karşılığında teslim edilen ve tahsil edilen paranın göndericiye iletildiği gönderilere verilen addır. Değer konulmuş gönderiler: Gönderilerin kapsamında değerli madenler (altın, gümüş vb.), değerli kâğıtlar (tahvil, senet, bono vb.), geçerliliğini yitirmemiş milli piyango biletleri, tarihi geçmemiş ulaşım biletleri (uçak, tren, otobüs, vapur vb.) gibi belgeler ve dokümanlar bulunuyorsa bu gönderilerin değer konulmuş gönderiler kapsamında değerlendirilmesi zorunludur. Ekonomik değeri olan her türlü belge veya madde de istenirse bu yolla gönderilebilir. Tebligat İşlemleri Tebligat Kanunu hükümlerine tabi olarak, istenilen bir sonucun, hukuk önünde ortaya konulabilmesini teminen yetkili mercii veya kurumlar tarafından düzenlenen, posta dağıtıcısı tarafından ilgili kişiye ya da muhatabına ulaştırılan gönderi türüdür. Adli, idari ve vergi tebliğ evrakları bu yöntemle muhatabına bildirilir. Tebliğ evrakı çıkarmaya yetkili merciler; Kazai merciler (mahkemeler ve icra daireleri), 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununda belirtilen merciler, barolar ve noterlerdir. Tebliğ evrakının muhatabına tebliğ edilip edilmediğini ve tebliğ şeklini gösteren, düzenleyen merciye geri gönderilen tebliğ evrakı parçası ise tebliğ mazbatası olarak geçmektedir. Telgraf İşletmeler tarafından gönderilen belgelerin posta dağıtım kuruluşları tarafından kabul edilerek elektronik ortamda iletilmesi ve posta dağıtıcıları tarafından alıcılara teslim edilmesi hizmeti olarak ifade edilebilir. Resmi kuruluşlar tarafından çekilen, mühürlü ve antetli kağıda yazılmış ve gönderici makamlarca imzalanmış telgraflar resmi telgraf olarak ifade edilirken, resmi kurumlar dışında kalan gerçek veya tüzel kişiler tarafından çekilen telgraflar ise özel telgraf olarak ifade edilir. Telgraf ile gönderimlerde ayrıca ek hizmetlerden de yararlanılabilir. Bu ek hizmetler arasında; kabulünden altı saat içerisinde alıcısına ulaşan acele telgraf, sadece ilgili kişiye teslim edilen telgraf, göndericisi tarafından talep edilen gün ve saat diliminde teslim edilen telgraf, postrestant adresli telgraf ve gönderen tarafından alıcının kendisine üç ay içerisinde cevap vereceği, ücretin gönderen tarafından verildiği cevaplı telgraf türleri de vardır. Gelişen bilgi teknolojileri ile birlikte internetin kullanım oranının artması dolayısıyla fiziki işlemlerden dijital işlemlere ve hizmetlere doğru hızla bir yöneliş yaşanmaktadır. İster kamu isterse özel örgütlerde fiziki olarak belge gönderiminin yanısıra e-posta ile gönderimlerde yüksek oranda artış yaşanmaktadır. E-posta sunucularının ve veri tabanlarının gelişmesi ve genişlemesi sayesinde dijital tanımlama ve kriptolama gibi güvenlik özellikleriyle birlikte örgütler dijital ortamlardan daha çok yararlanmaya başlamışlar ve gönderilerinin büyük bir oranını e-posta yoluyla gerçekleştirmeye başlamışlardır. önemi nedir? Kayıtlı Elektronik Posta sistemlerinin elektronik hizmetler açısından 27

32 Özet İşletme içerisindeki iletişim kanalları örgüt içindeki personelin birbirleriyle iletişim kurması açısından önem taşımaktadır. Bu iletişim kanallarını oluşturan bilgiler ve bu bilgileri taşıyan kayıtlar geçmişte olduğu gibi günümüzde de örgüt içerisinde önemlerini koruyan kavramlar olarak görülmektedir. İşletme yönetimi içerisinde dolaşım halinde bulunan bilgilerin belli bir taşıyıcı ortam üzerinde kayıtlı halde bulundurulması, diğer bir ifade ile belge haline dönüştürülmesi durumunda iletişimin kalıcılığından bahsedilebilir. İşletmeler içerisindeki yönetim faaliyetlerinin etkili bir biçimde yürütülmesini sağlayan bilgi ve bilgi yönetimi kaynaklarının büyük bir oranını belgeler oluşturmaktadır. Belgelerin, ilişkilerin yasallaşmasını sağlayan en önemli kavramlardan birisi olması, yazışmaların örgüt içi ve örgüt dışı ilişkilerde, faaliyet alanlarında ve alınan kararlarda kanıt niteliği taşımasını sağlamaktadır. İşletme içerisinde yapılan yönetsel faaliyetlerde iletişim ve dağıtım kanalları ile birlikte yapılan önemli işlerden birinin dosyalama işlemi olması örgüt içerisinde yapılan yazışmaların, kayıtların ve dosyalama işleminin birbirini takip eden bir süreç olmasını sağlamaktadır. Belgeleri oluştuğu aşamadan itibaren ele alan ve belgelerin dosyalanması, arşivlenmesi, imha programlarının oluşturulması, dosya transferi ve çoğaltma gibi etkinliklerden oluşan sürece kayıt yönetimi adı verilmektedir. Bilgileri taşıma özelliğine sahip olan kayıtlar örgüt içerisinde birimler arasında olabileceği gibi örgütten dışarıya veya dışarıdan örgüte biçiminde de olabilir. Bu iletişim kanalları içerisinde daha da girift yapılara kavuşabilen bilgiler yazılı, sözlü, sesli veya görüntülü bir biçimde dolaşabilme imkânına da aynı zamanda sahiptir. Kayıtların ofislerde kullanılma süresi içerisinde bir dizi aşamalardan geçmesi kaydın yaşam süreci adı altında değerlendirilmektedir. Bir kaydın yaşam süreci, onun kendisinden kaynaklanan değere ve konu alanına bağlı olmaktadır. Ayrıca belgenin güncel olmasına, var olan bilgi birikimi ile ilgili olmasına, bilgi ve kayıt merkezinin amaçlarına ve kullanıcı gereksinimlerine bağlı olarak da değişmektedir. Belge kavramı, örgüt içerisinde görülen ve yapılan faaliyetler ve iletişimler sırasında her türlü yazılmış, basılmış, kayda alınmış, şifrelenmiş ve resmedilmiş evrakların tümüne verilen ad olarak literatürde yer almaktadır. Belge yönetimi kavramı ise, örgüt içerisindeki güncel olan veya olmayan belgelerin belirli standartlar dâhilinde yönetilmesini sağlayan, örgüt yapısı içerisinde var olan ve iletişim kanalları aracılığıyla gerçekleşen alışveriş sürecinin etkili bir biçimde yürütülmesini ve denetimini sağlamaktadır. Belge yönetim sistemlerinin etkili olarak kullanılabilmesi belge ile ilgili sistemlerin düzenlenmesinden ve yürütülmesinden sorumlu olan yöneticilerin ve bilgi yönetimi ile ilgilenen üst kademe çalışanların eğitilmesi ve ortak bir çaba içerisinde olması önemli bir husustur. Yapılan örgütsel faaliyetler sonucunda çok sayıda belge ortaya çıkmaktadır. Sunum formatı açısından, kullanım türlerine göre, üretim yerlerine göre, nitelikleri bakımından ve taşıdıkları değer açısından farklı türlere göre sınıflandırılmaktadırlar. Ayrıca ilk elden ulaşılan birincil kaynaklar ve başkasının araştırma sonuçlarının vb.lerinin kullanıldığı ikincil kaynaklar da belge türleri arasında değerlendirilmektedir. Yoğun rekabet ortamı içerisinde harcanan saatlerin efektif bir biçimde kullanılıp, örgütün yararına olacak biçimde değerlendirilebilmesi adına yapılan her türlü organizasyon çabası olarak adlandırılan zaman yönetimi kavramı örgüt içi dosyalama sistemlerinde ve dağıtım ve iletişim kanallarında belirli standartlar dâhilinde uygulanması gereken yönetsel faaliyetler arasındadır. Ayrıca çalışan personelin ergonomi, iş etüdü, hareket etüdü ve iş ekonomisi ilkelerine göre çalışma ortamlarını düzenlemesi örgüt verimliliğine de doğrudan etki etmektedir. Dağıtım bölümü, haberleşme bölümü, belge bölümü vb. isimler alabilen dağıtım kanallarının işleyişinden sorumlu olan bölümler, örgüt ile ilgili belgelerin kayıt ve kontrol işlemleri yapıldıktan sonra ilgili kişi veya birimlere belgelerin teslimi konusunda görev paylaşımı içerisinde bulunurlar. Yapılan örgüt faaliyetleri sırasında dışarıdan belge alımı gerçekleştirileceği gibi faaliyet konuları ve diğer konular kapsamında işletmelerin dışarıya belge göndermeleri de gerekmekte ve belirli standartlar kapsamında bu belgelerin kayıtlarının yapılması gerekmektedir. 28

33 Kendimizi Sınayalım 1. Örgüt içerisinde üretilen bilgilerin kaydedilen ortam gözetilmeksizin denetimini ifade eden kavram aşağıdakilerden hangisidir? a. Bilgi yönetimi b. Belge c. Dosyalama d. Belge yönetimi e. Geri bildirim 2. Bir olayın varlığını kanıtlayan her türlü bilgi kaynağı tanımı aşağıdakilerden hangisinde doğru olarak verilmiştir? a. Veri b. Enformasyon c. Bilgi d. Dosya e. Belge 3. Arşivde yasal sürelerini dolduran dosyaların imhası işlemi aşağıdaki kayıt yönetim amaçlarının hangisinde yer almaktadır? a. Kayıt erişim amaçları b. Kayıt oluşturma amaçları c. Kayıt sürdürme amaçları d. Kayıt işlem amaçları e. Kayıt depolama amaçları 4. Aşağıdakilerden hangisi kayıt yaşam süreci içerisinde yer almaz? a. Kayıtların yaratılması b. Kayıtların depolanması c. Kayıtların güncellenmesi d. Kayıtların sürdürülmesi e. Kayıtların imhası 5. Aşağıdakilerden hangisi nitelikleri bakımından belge türleri arasında yer almaz? a. İşlem belgeleri b. Resmi belgeler c. Mali belgeler d. Gizli belgeler e. Kıymetli belgeler 6. Belgelerin hangi dosyaya yerleştirileceğinin belirlenmesine yönelik yapılan faaliyetler e verilen ad aşağıdakilerden hangisidir? a. Dosyalama b. Arşivleme c. Kodlama d. Sınıflama e. Arşivleme 7. Gelen belge defterinde gelen belgenin içeriğinin kaydedildiği bölüm aşağıdakilerden hangisidir? a. Açıklamalar b. Geldiği yer c. Konu d. Ek e. Belge numarası 8. Giden belge ile ilgili bilinmesi gereken detayların veya işlemlerin yer aldığı bölüm aşağıdakilerden hangisidir? a. Gönderildiği yer b. Ek c. Dosya numarası d. Açıklamalar e. Geliş sıra numarası 9. Kopya sayısı 300 lü rakamlarda olan çoğaltma işlemleri için kullanılan makine aşağıdakilerden hangisidir? a. Sıvı ile çalışan çoğaltma makinesi b. Jelatin çoğaltma makinesi c. Multigraf d. Adresograf e. Dikte makinesi 10. Belge gönderilirken zarfın sol üst köşesinde yer alan bölüm aşağıdakilerden hangisidir? a. Alıcının adresi b. Posta pulu c. Postalama şekli d. Gönderenin adresi e. Damga yeri 29

34 Kendimizi Sınayalım Yanıt Anahtarı 1. a Yanıtınız yanlış ise Dosyalama ve Arşivleme İle İlgili Temel Kavramlar başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 2. e Yanıtınız yanlış ise Dosyalama ve Arşivleme İle İlgili Temel Kavramlar başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 3. d Yanıtınız yanlış ise Dosyalama ve Arşivleme İle İlgili Temel Kavramlar başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 4. c Yanıtınız yanlış ise Belge ve Türleri başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 5. a Yanıtınız yanlış ise Belge ve Türleri başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 6. c Yanıtınız yanlış ise Belge ve Türleri başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 7. c Yanıtınız yanlış ise Gelen Belgelerin Kontrolü ve İzlenmesi başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 8. d Yanıtınız yanlış ise Belge Sınıflandırma ve Kayıt Alma Çeşitleri başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 9. c Yanıtınız yanlış ise Belge Çoğaltma Araçları başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 10. d Yanıtınız yanlış ise Zarflama ve Gönderme Yöntemleri başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. Sıra Sizde Yanıt Anahtarı Sıra Sizde 1 Kayıt yönetimi sürecinin kritik taraflarından birisi de içinde bulunulan sektöre göre şekillendirilmesi gerektiğidir. Kayıtların mevcut sektör içinde belirlenen standartlarda ve hukuki şartlarda yönetilmesi gerekmektedir. Sıra Sizde 2 Örgüt içerisinde belirli faaliyetler sonucunda üretilen belge türleri, örgüt yapısına göre değişebileceği gibi örgütün içinde yer aldığı sektöre göre de değişiklik gösterebilmektedir. Sıra Sizde 3 Bilgi teknolojilerini verimli bir biçimde kullanan örgüt yapılarında genellikle elektronik ortamda gönderiler gerçekleşmektedir. Gizlilik derecesi yüksek olan belgelerin bu gönderi yöntemiyle gönderilmesi problem yaratabileceği için ilgili kişiye veya taahhütlü biçiminde de gönderiler örgütün teknoloji düzeyi ne olursa olsun halen kullanılmaktadır. Sıra Sizde 4 Örgüt içerisinde genellikle belge biriminin iş tanımı içerisinde olan kayıt alma işlemi bazı örgütlerde yönetici veya kat sekreteri tarafından da yapılmaktadır. Örgüt tarafından belirlenen kişilerce yapılan kayıt alma işlemi kim tarafından alınırsa alınsın belirli standartlar dahilinde gerçekleştirilmelidir. Sıra Sizde 5 Stenografi, alfabe ve noktalama işaretlerinin yerine semboller ve kısaltmalar kullanılmasını ifade etmektedir. İş görüşmelerinde, mahkeme salonlarında, iş toplantılarında oldukça yaygın bir biçimde kullanılmaktadır. Sıra Sizde 6 Kayıtlı elektronik posta sistemleri, posta işlemlerinde günümüz teknoloji araçlarının kullanılmasıyla gerçekleştirilir. İstendiği takdirde tarih, saat, tanımlama logosu, içerik doğrulama ve kriptolama özellikleri eklenebilir. Hukuksal açıdan kanıt niteliği de taşımaktadırlar. 30

35 Yararlanılan Kaynaklar Başpınar, N.Ö. ve Bayramlı, Ü. (2007). Büro Yönetimi ve Dosyalama: Eskişehir, Anadolu Üniversitesi Web-Ofset Tesisleri. Bilar, E. ve Ekinci, Y. (Ed.) (2008). Balkan Ülkeleri Kütüphaneler Arası Bilgi-Belge Yönetimi ve İşbirliği Sempozyumu: Edirne, Trakya Üniversitesi Yayınları. İslam, Y. (2006). Dosyalama ve Arşivleme Teknikleri: Ankara, Seçkin Yayıncılık. Kurbanoğlu, S., Tonta, Y. ve Al, U. (2007). Değişen Dünyada Bilgi Sempozyumu: Ankara, Hacettepe Üniversitesi. Odabaş, H. (2009). e-devlet, e-devlet sürecinde elektronik belge yönetimi: İstanbul, Türk Kütüphaneciler Derneği. Özdemirci, F. (2007). Üniversitelerde Belge Yönetimi ve Arşivler, Türk Kütüphaneciliği 21,2. S megep.meb.gov.tr 31

36 2 Amaçlarımız Bu üniteyi tamamladıktan sonra; Belge, dosya ve dosyalama kavramlarını açıklayabilecek, Dosyalama sürecinin temel ögelerini açıklayabilecek, Dosyalama sistemlerini ve farklarını tanımlayabilecek, Etkili bir dosyalama sisteminin özelliklerini listeleyebilecek, Dosyalama hizmetinin kurum ve işletmeler açısından önemini açıklayabilecek bilgi ve becerilere sahip olabilirsiniz. Anahtar Kavramlar Dosyalama Belge Dosyalama Sistemi Evrak Kronolojik Dosyalama Dosyalama Hizmeti İçindekiler Giriş Belge Kavramı Dosyalama ve Dosyalama Hizmeti Dosyalama Süreci Dosyalama Sistemleri Dosyalama Sistemini Seçmeden Önce Dikkat Edilmesi Gerekenler 32

37 Dosyalama Sistemleri GİRİŞ İş dünyasında bilginin oluşturulması, dolaşımı, istenildiğinde erişimi, depolanması ve korunması çok önemlidir. Günümüzde firmaların birbirleri ile rekabet edebilmek, iş verimini arttırmak, zamandan ve iş gücünden tasarruf edebilmek için bilgi yönetimini etkili biçimde yapmaları gerekmektedir. Yaşam süreci içinde insanların birbirleri ile anlaşabilmeleri için iletişim kurmaları gerekmektedir. Sözlü, yazılı ve sözsüz iletişim türleri sayesinde ihtiyaçlarımızı karşılamaktayız. İş yaşamında da kurumlar yazılı ve sözlü iletişim kanallarını kullanmaktadırlar. 10 yıl öncesine kadar yazılı iletişim araçları çok sık kullanılırken günümüzde teknolojinin gelişmesiyle beraber ses ve videonun kullanımı artmaktadır. Hizmet sektöründeki birçok kurum müşterilerine telefon ve internet ortamından erişmektedir. Kayıt teknolojilerini kullanarak her yazışma ya da görüşmeyi kayıt edebilmektedirler. Kurumlar için yazılı iletişim araçları yine de temel iletişim yöntemidir. Kuruma gelen bilgi elektronik ortamdan gelse dahi yazılı çıktısı alınarak dosyalanmaktadır. İletilen mesajın kalıcı olması için, yapılan görüşmelerin, anlaşmaların güvence altına alınabilmesi ve bilginin saklanabilmesi için yazılı iletişim araçları kullanılmaktadır. İşletmelerin günlük iş süreçlerinde yazışma trafiği yaşanmaktadır. Bu yazışma trafiğini işletme içindeki yazışmalar, dışarıdan gelen belgeler, dışarı gönderilen belgeler ve elektronik ortamdaki yazışmalar oluşturmaktadır. Kurumun bu yazışma trafiğini iyi kontrol edebilmesi gerekir. Veri akışında karışıklığı önlemek için dosyalama sistemlerine ihtiyaç duyulmaktadır. Kurumlarda iş süreçlerinde kullanılan belgeler düzenli olarak saklanmalıdır. Tekrar ihtiyaç duyulduğu zaman belgeye kolay ulaşılabilmelidir. Belgeler yapılan işlemlerin bir kanıtıdır. Kurumun farklı kurum, işletme ya da şahıslarla yaptığı ticaretin kanıtı olarak elde tutulmalıdır. Kurum sonradan ihtiyaç duyulabilecek bütün belgeleri dosyalamalıdır. Bu dosyaları kendince en verimli olacak sistemli biçimde saklamalıdır. Manuel dosyalama ihtiyacına karşılık veren farklı dosyalama sistemleri bulunmaktadır. Kurumun ihtiyacına göre en uygun dosyalama sistemini belirlemesi gerekir. Müşteri memnuniyetini sağlamak, iş akışını yavaşlatmamak, işlerini zamanında bitirmek, işyerinde belge karışıklığına neden olmamak için dosyalama sistemlerinin kullanılması gerekir. Böylece işyerinde verimlilik ve iş etkinliği sağlanacaktır. Gelecekte teknolojinin gelişim sürecine bağlı olarak sanal ortamların kullanım sıklığının artması beklenmektedir. Fakat belgelerin bir sistem içinde dosyalanması ve ihtiyaç duyulduğu anda ulaşılabilme ihtiyacı devam edecektir. Kurumlar sahip oldukları teknolojik alt yapıyı da göz önünde bulundurarak kendi dosyalama sistemlerini kuracaklardır. Bu ünitede dosyalama kavramına, neden dosyalamaya ihtiyaç duyulduğuna, dosyalama süreci ve dosyalama sistemlerine değinilecektir. Dosyalama sistemlerinin çeşitleri olan alfabetik, coğrafik, numaralı, kronolojik, elektronik ve karma dosyalama sistemleri ayrıntılı olarak incelendikten sonra bir dosyalama sistemi seçmeden önce nelere dikkat edilmesi gerektiği konusuna değinilecektir. BELGE KAVRAMI İş dünyasında en çok kullanılan yazılı iletişim araçlarından biri belgedir. İş yerine dışarıdan gelen, kendi içinde ürettiği ve dışarıya gönderdiği yazılı belgelerin üzerindeki bilgiler işletmeler için önemlidir. Yani 33

38 bir iş yerinin ayakta kalması için iş dünyasındaki diğer kurum ve kişiler ile iletişim halinde olması gerekmektedir. Bunun anlamı gün içinde yüzlerce belge oluşmasıdır. Belge, bir kurumun iş yaşamındaki faaliyetlerini yürütebilmesi için kullandığı, kendi ürettiği ya da dışarıdan gelen bir yazışma aracıdır. Günümüz dünyasında elektronik iletişim araçlarının önemi artmış ve artmaya da devam etmektedir. Elektronik ortamdan gelen ve giden mesajlar arasında, e-postalar, fakslar, formlar ve iş anlaşmaları çoğunluktadır. Elektronik haberleşmenin artmasının yanı sıra kurumlar elektronik belge kullanımına tamamen geçememişlerdir. Bazı nedenlerden dolayı önemli belgeler kâğıt üzerinde yer almaktadır. Bu nedenle birçok belge işyerinde hem elektronik ortamda hem de kâğıt üzerinde saklanmaktadır. Yetki onayını almak için belgelerin kâğıt üzerinde yer alması şarttır. Fakat yakın gelecekte elektronik imzanın yaygınlaşması ile kâğıt ortamındaki belgelerin oranının azalacağı öngörülmektedir. Kurum belge yönetimini profesyonelce yapmalıdır. Gelen, gönderilen ve kurum içinde dolaşan belgelerin kaybolmaması, düzenlenmesi, korunması ve saklanması çok önemlidir. Belge sınıflandırmasının kurum içinde yetkili kişiler tarafından titizlikle yapılması gerekmektedir. Belgelerin kurum içindeki dolaşımı, kuruma gelmesi ya da kurum dışına çıkışı farklı yollarla olabilir. Elektronik ortamla, posta yoluyla, özel kurye, elden teslim ile ya da faks ile gelen belgeler olabilir. Belgelerin oluşturulma yeri kurum içerisi de olabilir. Dosyalama sistemine konu olan belgeleri de kendi içlerinde sınıflandırabiliriz. Şekil 2.1: Belge türleri Belge dolaşımında alım ve teslim anında imza karşılığı tutanak tutulmalıdır. Böylece birçok yetkili tarafından onaylanması gereken belgenin ya da büyük bir kurum için dolaşması gereken belgenin izinin takibi, korunması, kısa sürede amacına ulaşması ve en önemlisi de kaybolmaması sağlanmış olacaktır. Belgelerin Konularına Göre Kişiye özel belgeler: Belge üzerine işlem yapması istenen ya da belgeyi incelemesi istenen kişinin adı ya da birimin adı yazılmaktadır. Birim adı yazıldığında o birimin yöneticisine gelmiş bir belge olarak değerlendirilmelidir. 34

39 Acele belgeler: Bazı belgelerin bir an önce ilgili kişi ya da birime ulaşması gerekmektedir. Kurum içindeki belgelerin ulaşım süresini kısaltmak için geçici kayıt numaraları verilerek yerine ulaştırılması sağlanabilir. Gizli belgeler: Belge yalnızca gönderildiği kişi ya da makam tarafından incelenerek diğer şahısların incelememesi için gizlenmelidir. Basılı belgeler: Genelde kayıt altına alınmadan gönderilen belge türleridir. Bu belgeler dergi, gazete, kitap, broşür ya da tebrik kartları olabilir. Kıymetli belgeler: Maddi değeri olan belgelerdir. Para ya da paraya dönüştürülebilecek olan bu belgeleri kıymetli belge sınıfındadırlar. Kıymetli belgelerin kayıt sistemi farklılık göstermektedir. Hiçbir işlem yapılmadan ilgili birime teslim edileceği gibi detaylı ek kayıtlar alınarak teslim edilebilir. Hizmete özel belgeler: Kurum içinde belli bir hizmetin yapılması için ilgili kişi ya da birimlere iletilen belgelerdir. Yalnızca ilgili birim ya da kişiler inceleyebilir. Belgelerin Önem Derecesine Göre Resim 2.1: Belge dolabı Hayati belgeler: Kurulum sözleşmesi, taşınamaz varlıklar listesi ya da kira sözleşmesi gibi belgelerdir. Önemli belgeler: İçinde bulunulan sürede önem taşıyan fakat zamanla yenilenebilen belgelerdir. Vergi kayıtları ya da finansal belgeler gibi. Faydalı belgeler: Günlük raporlar, kayıtlar, tutanaklardan oluşan belgelerdir. Çok gerekli olmayan notlar: Belge görevini yerine getirdikten sonra değerini yitirmektedir. Toplantı öncesi yapılacaklar listesi gibi. Belgelerin Oluşturma Türlerine Göre Gelen belgeler: Elektronik ortamla, posta yoluyla, özel kurye, elden teslim ile ya da faks ile gelen belgeler olabilir. Her gelen belge kayıt defterine işlenmelidir. Şekil 2.2 de bir belge dosyasında yer alan bilgiler yer almaktadır. Sıra No: Mali yıl içinde belgeye verilecek numaraların yer aldığı bölümdür. Sıra No: Belgenin işlendiği sıra numarasını gösterir. Belgenin Geldiği Yer: Kişi ya da kurum adı yazılmaktadır. Tarih ve Sayı: Belgenin kayıt tarihi ve sıra numarası yazılır. Ek: Belgeyle ilgili gelen bir ek belge varsa yazılır. Konu: Gelen Belge konusu yazılır. 35

40 Havale Edilen Yer: Belgenin gönderildiği birimin belirtildiği bölümdür. Dosya Numarası: Belgenin gönderileceği dosya numarası yazılır. Havale Tarihi: Belgenin havale edildiği tarih yazılır. GELEN BELGE KAYIT DEFTERİ Sıra No Geldiği Tarih Tarih ve Sayı Eki Konusu Havale Olduğu Yer Dosya No Havale Tarihi Şekil 2.2: Gelen belge defteri Giden belgeler: Elektronik ortamla, posta yoluyla, özel kurye, elden teslim ile ya da faks ile giden belgeler olabilir. Genel olarak iki nüsha halinde hazırlanan yazılarda asıl nüsha gönderilir. Giden belge ilgili servisin giden belge defterine yazılmaktadır. Şekil 2.3 de bir belge dosyasında bulunan bilgiler yer almaktadır. Bazen giden belge birden çok kişi ya da birime iletilmek istenebilir. GİDEN BELGE KAYIT DEFTERİ Gidiş Sıra No Gönderildiği Yer Gönderilme Tarihi Eki Konusu Çıktığı Dosya No Cevabını Teşkil Ettiği, Gelen evrak Geliş sıra No su, Tarihi Şekil 2.3: Giden belge defteri Kurum lçinde oluşturulan belgeler: Kurum içindeki faaliyetler sonucunda oluşan ve kurum içinde kalan belgelerdir. Hazırlama yerleri bakımından belgeler: Dışarıdan gelen, kurum içinde üretilen ve dışarıya gönderilen belgeler şeklinde sınıflandırılır. Bilgi sunuş şekli bakımından belgeler: Yazılı, manyetik ve basılı belgeler olarak sınıflandırılır. Kullanım sıklığına göre belgeler: Aktif ve pasif belgeler olarak sınıflandırılır. DOSYALAMA VE DOSYALAMA HİZMETİ Bir kurum için önemli olan, sonradan kullanılabilecek, yapılan işlemlerin kanıtı olan her belge dosyalanmalıdır. İstenildiğinde hızlı ve kolay ulaşılabilmesi için kurum için uygun olan bir dosyalama sistemine göre saklanmalıdır. Dosyalama kavramıyla ilgili farklı tanımlamalar yapılmaktadır. Öncelikle belge ve evrak kavramlarını hatırlayalım. Evrak; eski dilde kâğıdın (varak) çoğulu anlamına gelmektedir. Belge; bir olayın gerçekliğini kanıtı ve ispatı olan yazı, resim, fotoğraf, grafik, harita, film, CD-DVD, manyetik kayıt gibi bilgi kaynaklarıdır. Dosyalama ile ilgili değişik tanımlar yapılmıştır: Dosyalama, işletmeye çeşitli yollarla gelen ya da işletmenin faaliyetlerini sürdürebilmesi için kendi bünyesinde oluşturduğu her türlü belgelerin kaydedilmesi, işleme alınması ve işi bitince gerektiğinde tekrar başvurulmak üzere belli bir düzen içinde saklanmasıdır (Tengilimoğlu, 2008). Örgütlerde yapılan faaliyetler sırasında ortaya çıkan her türlü yazılmış, basılmış, kayda, banda veya filme alınmış belgelerin, evrakların; çekmeceler, raflar, ciltler ve günümüzde yaygın olarak kullanılan bilgisayarlarda belli bir amaca hizmet etmesi için sistemli olarak saklanmasıdır (Türkel, 1999). Dosyalama; kurumdaki ya da işletmedeki işlerin verimli ve etkili yürütülebilmesi için kullanılan her türlü belgenin bir sisteme göre muhafaza edilmesidir. Tüm işletme kayıtlarının ve belgelerinin önceden belirlenmiş bir sistem gereğince tutulması, sınıflandırılması, düzenlenmesi ve korunması sürecinde yapılması gereken tüm işlemleri kapsamaktadır. Yapılan tanımların hepsi aslında ortak özellikleri vurgulamaktadır. Dosyalama işleminde önemli bütün bilgi sistematik biçimde muhafaza edilmektedir. Dosyalama, kullanılan ya da kullanılabilecek tüm önemli belgelerin muhafaza edilme işlemidir. Belgelerin saklanma sürecini de düzgün 36

41 gerçekleştirebilmek için belli bir sistem içerisinde yapılması gerekir. Dosyalama sistemleri sayesinde bu işlemleri etkili ve verimli gerçekleştirmek mümkün olmaktadır. Dosyalamanın amacı, yapıları aynı olan belgelerin, yapılarına uygun olan yerlerde, titizlikle saklanmasıdır. Kurum içerisindeki günlük yazışmaların ve belgelerin mutlaka bir kopyalarının alınması gerekmektedir. Yani her belgenin yeniden kullanılacağında kolaylıkla bulunabilmesi için, kaybolmadan ya da farklı belgelerle karışmadan dosyalanması gerekmektedir. Birbiriyle ilişkili belgelerin bir arada bulunmaları daha anlamlıdır. Dosyalamanın amacı nedir? Dosyalama Hizmetinin Önemi Bir kurumdaki işleyişi düzenli olarak sağlayabilmek için dosyalama sistemine ihtiyaç duyulmaktadır. Uygun dosyalama sistemleri kurumda üretilen belgelerin niteliğini arttıran özelliğe de sahiptir. Dosyalama hizmeti sayesinde kurumda üretilen ve gelen belgelerin hangilerinin dosyalanacağına ya da yok edileceğine, nasıl ve nerede dosyalanacağına ve bir dosya grubu içinde nasıl konumlandırılacağına hızlı karar verilmesini sağlar. Dosyama hizmeti sayesinden kurum içinde belge karmaşasının önüne geçilmiş olunur. Bir işyerinde vakit çok değerlidir. Bir belgenin aranması için harcanan fazla vakit yüzünden işler zamanında yetişmeyebilir. Hem para hem de vakit kaybı işletmelerin verimliliğini düşürecektir. Kısacası büro işlerinin zamanında etkili biçimde yapılabilmesinde belge ve dosyalama hizmetinin önemi ortaya çıkmaktadır. Bir yönetici işyerinde doğru kararlar verebilmesi için gerekli bilgiye en kısa sürede sahip olması gerekir. İstenilen bilgiye zamanında erişilemez ise doğru ve zamanında karar alamayacaktır. Resim 2.2: Dosyalama sistemi kullanılmayan işyeri örneği Günlük yaşamımızdan bir benzetme yapalım. Örneğin, birkaç temizlik malzemesine ihtiyacımız var. Özelliklerde belli bir markanın bir ürününü mutlaka almamız gerekiyor. Yolumuzun üzerindeki bir süpermarkete girdik. İlk kez gittiğimiz bu süper markette ilk olarak temizlik ürünlerinin bulunduğu alanı bulmamız gerekir. İhtiyaç duyacağımız bizi bu alana yönlendiren tabelayı bulmak olacaktır. Tavanda asılı duran yönlendirme yazıları ile temizlik ürünü olan raf alanını rahatlıkla bulabiliriz. Artık ihtiyacımız olan ürünleri aramaya geçmeliyiz. Fakat 3 farklı temizlik malzemesine ihtiyacımız var. Markette reyon görevlileri işimizi kolaylaştırmak için temizlik firmalarına göre raf oluşturmak yerine ürün gruplarına göre raf oluştururlar. Rafta yan yana dizilmiş farklı markalara ait ürünler arasından almak istediğimiz malzemeyi bularak alabiliriz. Böylece kısa sürece istediğimiz ürüne ulaşarak marketten çıkabiliriz. Eğer 37

42 market ürünlerini belli bir sistemde raflara yerleştirmemiş olsaydı istediğimiz ürünü bulmak çok vaktimizi alabilirdi. Aynı şekilde benzer bir örnek ise kütüphanelerde kullanılan sistemlerdir. Kütüphanedeki raflar belge dosyalarının olduğu klasörler olarak düşünülebilir. İstenilen kitaba yani klasöre erişmek için bir sistem vardır. Verilmiş numaralama sistemine göre kitaplara erişebilir. Dosyalamanın Özellikleri İyi bir dosyalama sistemi sayesinde günlük iş akışı ve takibi kolaylaştıracaktır. İşletme hangi dosyalama sistemini kullanırsa kullansın belli standartları göz önünde bulundurmalıdır. Dosyalama sisteminin kurulumunda dosyalanacak belge türleri de önemlidir. Günümüzde elektronik ortamdaki dosya alışverişi artmıştır. E-Postalar, e-belgeler, görsel ve video türü dosyalar da bulunmaktadır. Dosyalama sistemi bu türden dosyaları içerebilmelidir. Kurumda kullanılacak dosyalama sisteminde dikkat edilmesi gerekenler temel dosyalama özellikleri; basitlik, ussallık(akla uygunluk), ekonomiklik, transfer kolaylığı, tutarlılık ve kullanışlılık olarak listelenebilir. Şekil 2.4: Dosyalamanın özellikleri Basitlik: Kullanıcılar tarafından kolay anlaşılan standartlar uygulanmalı ve aranılan dosya kısa sürede bulunabilmelidir. Kurumun yapısına uygun dosyalama sistemi hazırlanmalıdır. Yalın, basit, dosyalama yapacak personel tarafından rahat anlaşılacak bir sistem kurulmalıdır. Ussallık: Kurumun ihtiyacını karşılayabilecek, dosya başlıkları anlaşılabilen ve diğer dosya başlıkları ile tutarlı bir isimlendirme sistemi olmalıdır. Ekonomik: Dosyalama sistemi için kullanılan bir dosyalama alanı ve görevli personeller olacaktır. Yapılacak iş için yeterli sayıda personeli görevlendirilmek verimliliği arttıracaktır. İş sürecinde bütün kaynaklar verimli kullanılarak, süreç daha ekonomik bir hale getirilmelidir. Böylece kurum için dosyalama sisteminin maliyeti yük getirmemiş olacaktır. Transfer kolaylığı: İmha süresi gelen, arşive kaldırılması gereken ya da kurum içinde kullanılacağı zaman dosyalara kolay ulaşılabilmesi ve aktarılabilmesi gerekir. Tutarlılık: Dosyalama sistemi içindeki gruplamalar ve alt gruplamaların isimleri ve dosyalama biçimleri birbirleri ile uyumlu olmalıdır. 38

43 Kullanışlılık: Her kurumun ihtiyacı farklı olacağı için önce kurumun ihtiyaçları iyi belirlenmeli sonra dosyalama sistemi seçilmelidir. Esnek sistemler üzerinde rahatlıkla güncelleme yapılabilir. İstenildiğinde genişletilebilmeli ya da daraltılabilmelidir. Dosyalama sisteminin uygulanmasında üç farklı yönetim sistemi kullanılabilir. Bunlar; merkezden yönetilerek yapılan dosyalama sistemi, sorumluluk merkezleri tarafından yönetilen sistemler ve karma yönetilen sistemlerdir. Bu yönetim biçimine karar vermede kurumun personel sayısı, büro sayısı, yapılan iş ve belge üretim miktarları göz önünde bulundurulmalıdır. Dosyalamanın planlanmasında dosyalama özelliklerinden yararlanılmalıdır. Örneğin farklı merkezlerden yürütülen bir dosyalama sistemi kullanılacak ise dosyaların transfer kolaylığı ve ekonomiklik özellikleri ön plana çıkmaktadır. Farklı merkezlerin varlığı durumunda tutarlılık daha fazla önem kazanır. Özellikle devlet kurumlarında her ildeki dosyalama sistemi aynıdır. DOSYALAMA SÜRECİ Dosyalama süreci, belgelerin dosyalanabilir olup olmadığına bakılarak başlayan ve işlemden kaldırılmasına kadar geçen süreci işlemektedir. Şekil 2.5 da sürecin temel adımları listelenmektedir. Şekil 2.5: Dosyalama sürecinin temel basamakları Dosyalama sürecinin planlanması: Dosyalama sürecini planlama işlemine kurumun ihtiyaçlarını analiz ederek başlanmalıdır. Dosyalara hangi personelin erişeceğine, nasıl, nerede ve hangi olanaklar ile erişim sağlanacağına karar verilir. Dosyalama sisteminden sorumlu olacak personelin niteliğine karar verilmelidir. Yapılan araştırma ve planlama sonucunda ihtiyaçları karşılayacak dosyalama sisteminin seçimi gerçekleştirilmelidir. Sonra seçilen dosyalama sistemine uygun olarak dosya planı hazırlanmalıdır. Yapılan dosya planı sayesinde kurum içinde ve bağlantılı ofislerindeki dosyalama işlemlerinde bir bütünlük sağlanmış olacaktır. Planlama süreci içerisinde belgelerin üretim aşamaları, kimler tarafından dosyalanacağı, erişim yetkilerinin kimlere verileceği, yok edilme sürecinde hangi personelin görev alacağı ve arşivlemeden kimlerin sorumlu olacağı plan dahilinde belirlenmelidir. Böylece kurumdaki iş akış sürecinde sorun yaşanmayacaktır. Örneğin üretim yapan bir fabrika içerisinde personele ait ücret ödeme tablosu belgesine ve bu belgelerin düzenli tutulduğu dosyalara erişebilen kişiler bellidir. Fabrikanın üst yönetimi tarafından belirlenmiş personel tarafından dosyalara erişilebilir. Yetkili olmayan personel tarafından erişilen dosya ile güvenlik ihlali gerçekleşecektir. Bu kuralların hepsi dosyalama sürecinin planlanmasında belirlenmiştir. Dosyalama sürecinin planlanmaması nelere yol açabilir? Belgelerin sınıflandırılması ve sıralanması: Dosyalama işleminden sorumlu kişi tarafından belgeler sınıflandırılmalı ve sıraya konulabilmelidir. Elindeki belgenin dosyalanacağı ya da imha edileceği bilgisine sahip olmalıdır. Örneğin bir kurumda karma bir dosyalama sistemi kullanılmaktadır. Görevli tarafından ilk yapılacak işlem kullanılacak dosyalama sistemine göre belgeleri sınıflandırmak olacaktır. Kurumda ana dosyalama sitemi olarak Coğrafik Dosyalama Sistemi kullanılıyor ise belgeleri coğrafi 39

44 bölgelere göre sınıflandırması gerekir. Alt gruplarda Konularına Göre Dosyalama Sistemi kullanılıyor olduğunu farz edelim görevli grupları kendi içinde sınıflandırmaya devam etmelidir. Daha alt grupta ise Kronolojik Dosyalama Sistemi kullanılıyorsa belgeleri kendi içinde tarih sırasına göre sıralaması gerekecektir. Dosyalama işlemini yapacak görevli personel, günlük, haftalık ve aylık olarak düzenli dosyalama işlemini gerçekleştirmesi gerekir. Böylece karışıklık oluşmayacaktır. Örneğin masasında yazılacaklar, gönderilecekler, dosyalanacaklar, sorulacaklar şeklinde raflar oluşturarak, belgeleri tasnif etmeden önce burada bekletebilir. Sorulacak belgeleri ilgili yerlerin sorumlularına danışarak dosyalama yapıp yapmayacağına karar verebilir. Dosya açılması: Dosya; belgelerin konulduğu bir dosyalama aracıdır. Karton veya plastikten oluşan dosyalar içine girecek bir belge ortaya çıktığı zaman açılırlar. Bir dosya yaklaşık 100 belge muhafaza etmektedir. Bir dosya tamamen dolmadan yeni bir dosya açılmamalıdır. Belge sayısı fazla olduğu zaman dosya açılmalıdır. Örneğin birkaç belge için dosya açmak yerine Genel isminde bir dosyada birbirinden farklı konulardaki dosyalar bekletilebilir. Belge sayısı arttığı zaman konuya uygun dosya açılabilir. Yeni açılmış dosyalar etiketlenmelidir. Dosyanın içeriğini anlamada ve klasör içinde bulmada bu etiket bize yardımcı olacaktır. Etiket üzerine dosyanın başlığı, kodu ve içinde yer alan konu yazılmalıdır. Fakat gereksiz kısaltmalardan kaçınmak gerekmektedir. Anlaşılamayan dosya adları karışıklığa neden olabilir. Dosyanın kodlanması, etiketlenmesi ve çapraz başvurular bir sonraki ünitede detaylı anlatılmaktadır. Şekil 2.6: Dosyalama sürecinde dosya açılması ve dosyalanması Fihrist açılması: Dosyalama sistemleri kullanılmaya başlandığında mutlaka fihrist tutulmalıdır. Aranılan dosyanın nerede olduğunu bulmak ve benzeri ilgili belgeleri de bu dosyaya eklemek için fihrist kullanılır. Fihrist aslında bir belgenin nerede olduğunu bulunmasını sağlayan haritadır. Karma dosyalama sistemleri için birkaç tane fihrist hazırlanabilir. Gerektiğinde tarih sırasına göre arama yapabilmek ya da gerektiğinde dosya numarasına göre hızlı işlem yapabilmek için fihrist oluşturulabilir. Günümüzde fihristler elektronik ortamda da tutulabilmektedir. Böylece istenilen dosyanın yerine hızlı erişim sağlanabilecektir. MS Excel gibi işlem tabloları yazılımları ile bu işlem gerçekleştirilmektedir. Dosyanın güncellenmesi: Belgeler bazen güncellenebilir ya da ödünç alınabilir. Dosya ödünç fişi ile dosya alınır. Dosya izleme formu ile belgenin kimde olduğu ve ne zaman verildiği, iade tarihi bilgileri tutulur. Farklı bölümlere aktarılan dosyalar için Dosya transfer fişi kullanılır. Kurum tarafından dosya takibi için Dosya kayıt defteri kullanılabilir. Bu sürecin uygulanması bir sonraki ünitede detaylı anlatılmaktadır. Dosyanın saklanması, arşivlenmesi ya da yok edilmesi: Uygun dosyalar saklanmalıdır. Dosyaların saklandığı özel alanlar oluşturulur. Bu alanların güvenliği mutlaka sağlanmalıdır. Yangın, hırsızlık ya da su baskını gibi dosyalara zarar verecek olaylara karşı önlem alınmalıdır. Belgeler belli aralıklarla tasnif edilerek; saklamaya devam edilecek, yok edilecek ya da arşive kaldırılacak belgelere karar verilir. 40

45 DOSYALAMA SİSTEMLERİ Dosyalama sistemleri genel olarak aşağıdaki gibi sınıflandırılmaktadır. Bunlar; 1. Alfabetik Dosyalama Sistemi 2. Kronolojik Dosyalama Sistemi 3. Coğrafik Dosyalama Sistemi 4. Numaralı Dosyalama Sistemi 5. Elektronik Dosyalama Sistemleri 6. Karma Dosyalama Sistemleridir. Alfabetik Dosyalama Sistemi Alfabetik dosyalama sisteminde önemli olan dosya isimleridir. Dosyalara verilen isimler alfabetik olarak sıralanmaktadır. Dosyalara erişimi kolaylaştırmak için harfler arasında ayraçlar (Kavalya / Separatör) yer almaktadır. Genelde renkli ve dosyalara eklenebilen bu ayraçlar sayesinde istenilen dosyaya daha hızlı ulaşılmaktadır. Bir harf gurubundaki dosya sayısı 10 dan fazla ise iki harf kullanılarak ayrım yapılmaktadır. Eğer dosya sayısı daha fazla ise 3 harf kullanılır. Üçüncü bir harf kullanıldığında sesli harflerden sonra sessiz harfler kullanılmaktadır. Örneğin; ABA-ABE-ABİ-ABO-ABU-ABÜ şeklinde isimlendirme yapılmaktadır. A B C D Z AA BA CA DA ZA AB BB CB DB ZB AC BC CC DC ZC AD BD CD DD ZD AZ BZ CZ DZ ZZ Şekil 2.7: Alfabetik dosya sistemine göre dosya isimlendirmesi Alfabetik dosyalama sistemi kullanımına örnek olarak, personelin özlük dosyaları, öğrenci ya da müşteri dosyaları ve hasta dosyaları verilebilir. Kurum ya da firma adlarının dosya adı olarak kullanılması gereken yerlerde alfabetik dosya sistemi kullanılabilir. Alfabetik dosyalama sisteminin kullanım alanı oldukça geniştir. Kendi içinde konu adlarına göre alfabetik dosyalama ya da coğrafik bölgelere göre alfabetik dosyalama düzeni oluşturulabilir. Şekil 2.8: Alfabetik dosyalama sistemi örneği Konu Adlarına Göre Alfabetik Dosyalama Düzeni Bu dosyalama sisteminde her konu için bir dosya açılmaktadır. Açılan dosya yalnızca tek konuyu ve ilgili belgelerini içermektedir. Tek konu-tek dosya tasnif sistemi olarak da adlandırılmaktadır. Konu adlarına 41

46 göre alfabetik dosyalama düzeninde sözlük düzeni ve ansiklopedi düzeni olmak üzere iki ayrı yöntem kullanılmaktadır. Sözlük yönteminde; dosya adları alfabetik sırada dosyalanmaktadır. Ansiklopedi yöntemde; ilgili konular bir araya getirilir ardından her grup alfabetik sıraya konarak numaralandırılır. Gerekirse her ana grup altında alt gruplar oluşturulur. Dosyalanacak belge miktarı çok ise ve dosyalama sistemleri arasından alfabetik dosya düzeni seçilmiş ise dosyalamada ansiklopedi düzeni kullanılması tavsiye edilmektedir. Her ana konu altında alt konu başlıkları da oluşturmak mümkündür. Örneğin, Hukukla ilgili aynı konular için; Borçlar Hukuku, Ceza Hukuku, Ticaret Hukuku, İcra ve İflas Hukuku konuları için dosyalar açılabilir. Bu dosyalar sözlük yöntemine ve ansiklopedi yöntemine göre aşağıdaki gibi düzenlenebilir: Sözlük yöntemine göre; Borçlar Hukuku Ceza hukuku İcra ve İflas Hukuku Ticaret Hukuku Ansiklopedik Yönteme Göre; HUK Hukuksal Konuları HUK 1 - Borçlar Hukuku HUK 2 - Ceza Hukuku HUK 3 - İcra ve İflas Hukuku HUK 4 - Ticaret Hukuku Alfabetik dosyalama sisteminin kullanımı kolaydır bu yüzden hata yapma oranı azdır. Kişilere, konulara ve bölgelere ait bilgilerin bir arada tutulmasına olanak sağlamaktadır. Belgelere doğrudan ulaşım kolaylığı sağlamaktadır. Esnek bir yapıda olduğu için büyültme ve küçültme yapılabilir. Örneğin Belirlenen bir ana konu başlığı altına alt başlıklar eklenebilir. HUK Hukuksal Konular başlığı altına HUK 1 Borçlar Hukuku, bu başlığın altına da HUK 1-1 Hukuksal Sözleşmeler şeklinde isimlendirme yaparak alt başlık oluşturulabilir. Alfabetik dosyalama sisteminin bazı olumsuz tarafları da bulunmaktadır. Dosya adlarında benzer isimler olabilir. Dosya isimlerinde kısaltmaların kullanımı tavsiye edilmez. Dosyalarda konu sayısı arttığında belli dosyalarda aşırı yığılma olabilir. Alfabetik Dosyalama işlemleri yapılırken kısaltmalar kullanılmak istenebilir. Fakat kısaltma yapılması ya da kısaltmaların sıralamasında karışıklıklar olabilmektedir. Hatta benzer sözcüklerin kullanımında da sorun yaşanabilir. Bu yüzden kısaltma yapılmadan dosya isimlerinin kullanılması hataları önlemiş olacaktır. Dosyalanacak belge hacmi çok olduğunda alfabetik dosya sistemi içinde yer alan hangi dosya düzeni tercih edilmelidir? Kronolojik Dosyalama Sistemi Tarihe dayalı belge aramayı kolay yapabilmek için dosyalama sistemi olarak kronolojik dosyalama sistemi kullanılmaktadır. Bu dosyalama sisteminde bilgiler gün, ay ve yıl olarak dosyalanarak tutulmaktadır. Örneğin işletmede yıllık izinlerin, sağlık muayenelerin ve zimmet belgelerinin dosyalanma sürecinde tarih sıralaması önemlidir. Bu yüzden kronolojik dosyalama sistemi kullanılmaktadır. Dosyalama için önce yıllara göre sonra da aylara göre dosya açılır. Eğer tutulan dosyalanan belge sayısı 42

47 fazla ise aylık dosyalar açılır ve bir yıla ait olan bütün dosyalar aynı dolapta muhafaza edilir. Özellikle borç ve alacak işlemlerinin takibinde tercih edilen bir sistemdir. Şekil 2.9: Kronolojik dosyalama sistemi örneği Bu dosyalama sisteminin kullanımı oldukça kolay olmasına rağmen ön koşul olarak dosyalama yapılacak belgelerin tarihe dayalı olması gerekmektedir. Kronolojik dosyalama türü farklı dosyalama türleriyle beraber daha etkili kullanılabilir. Coğrafik (Bölgesel) Dosyalama Sistemi Bölgesel dosyalama sisteminde coğrafi konumlara göre dosyalama işlemi yapılmaktadır. İşletmenin çalışma şekline göre bölgesel alt kategoriler oluşturabilir. Dosyalama sisteminde illere, ilçelere, mahallelere ya da köylere göre sınıflandırılabilir. İşletme uluslararası çalışıyorsa kategorileri kıtalar, ülkeler şeklinde üst kategorilerde eklenebilir. Coğrafi bölgeler daha alt gruplara ayrılabilir. Bütün alt gruplar kendi içlerinde alfabetik olarak dizilebilir. Bu dosyalama sistemi belediyeler, su veya elektrik dağıtım firmaları gibi coğrafi bölgelerle çalışan firmalar tarafından kullanılmaktadır. Satış, pazarlama ve ithalat/ihracat yapan kuruluşların kullanımına da uygundu. Şekil 2.10: Bölgesel dosya oluşturmak için kullanılabilecek sıralama Örneğin farklı ülkelerde büroları olan bir turizm firmasının demirbaş listelerinin dosyalanması gerekmektedir. Dosyalama işlemini gerçekleştirecek görevli için firmasına uygun dosyalama sistemini seçmesi gerekecektir. Görevli personel coğrafi dosyalama sistemini seçerek, grupları kendi içinde alfabetik sisteme göre dosyalama yapabilir. Kıta isimlerine göre dosya oluşturmak. Eğer kıtalara göre ülke dağılımı çok ise bu dosyalama işe yarayacaktır. Ülke isimlerine göre dosya oluşturmak. Büroların bulunduğu yerler farklı ülkelerde olduğu için ülke isimlerine göre dosya açmak dosyaların bulunmasını kolaylaştıracaktır. Bölge ismine göre dosya açmak. Örneğin ülkemizdeki coğrafi bölgelere göre dosya açılabilir. 43

48 Şehir isimlerine göre dosya açmak. Bölge ya da ülke isimlerinin altında şehirlere göre dosya oluşturmak daha yararlı olacaktır. Semt ya da İlçe isimlerine göre dosya açmak. Firmanın bürolarının yerleri çok önemlidir. Eğer işlem sırasında semt ayrımının yapılması görevlilerin işlerini kolaylaştıracaksa semt isimlerine göre dosya açılabilir. İstanbul gibi büyük şehirler için kullanılabilir. Kasaba ya da Köy isimlerine göre dosya açılabilir. Şekil 2.11: Örnek bölgesel dosyalama düzeni Bu sistemde dosyalama kolay yapılmaktadır. Sistemin kurulumu ve kullanımı kolaydır. Fakat belge sayısında artış olmaya başladığında dosyalama gruplarında alfabetik dosyalama sistemi kullanıldığı için yığılmalar başlar. Belli dönemlerde tasnife gerek duyulabilir. Numaralı Dosyalama Sistemi Sayısal ya da nümerik dosyalama sistemi olarak da bilinen numaralı dosyalama sisteminin işleyişi alfabetik dosyalama sistemi ile aynıdır. Harfler yerine rakamlar kullanılır. Rakamlar üzerine kurulmuş sistemde dosyalar arasında ayraç kullanılır. Bu sistemde belge ya da belge grupları için numaralar atanır. Numaraların yazılı olduğu bir kılavuz sıralama listesi oluşturulması gerekir. Bu listeye bakılarak hangi dosyaya ihtiyaç varsa yeri bulunur. Numaralı sistem istenilen belgeye dolaylı erişim olanağı sağlar. Numaralı dosyalama sisteminde mutlaka fihrist kullanılmalıdır. Aranılan belgenin yeri bilinmiyor ise bulunması oldukça zor ve karmaşıktır. Elinde fihrist olan görevli tarafından belgelere rahat ve kısa sürede erişilebilir. Bu yüzden bu sistem Alfabetik dosyalama sistemine göre daha karışık ama daha güvenlidir. İlgisiz kişiler tarafından belgeye erişimi kısıtlamaktadır. Numaralı dosyalama sistemi kendi içinde dört farklı düzeyde kullanılır. Bunlar; sıra numaralı dosyalama (ardışık sistem), ondalık (desimal) numaralı dosyalama, ortadaki asal sayıya göre dosyalama ve sondaki asal sayıya göre dosyalama biçimidir. 44

49 Şekil 2.12: Numaralı dosyalama sistemi örneği Sıra Numaralı Dosyalama (Ardışık Sistem) Dosyaların numaralandırma işlemine 1 den başlanır. Sınırsız sayıda dosya açılabilir. Dosya numarası ve dosya adının yazdığı kayıt listesi oluşturulmalıdır. Hazırlanan liste (fihrist) alfabetik sıraya göre hazırlanmalıdır. Fatura, makbuz, çek ya da poliçelerin dosyalanmasında kullanılabilir. Gruplar için birbirini izleyen numaralar verilmelidir. Sigorta şirketi, vergi dairesi, noter gibi işletmeler için kullanışlıdır. Şekil 2.13: Sıra numaralı dosyalama (Ardışık Sistem) örneği Ondalık (Desimal) Numaralı Dosyalama Bu sistemi kullanacak firma ya da kurum yaptığı işleri en fazla on ana gruba ayırır. Her grup kendi içinde de 10 ana gruba ayrılmak zorundadır. 10 lu gruplar kendi içinde de 10 lu alt gruplara ayrılırlar. 0 rakamı daima Genel Konuları kapsamaktadır. Bu dosya gruptaki diğer dosya başlıkları ile uyumlu olmayan belgeler içindir. 45

50 0 Genel 1 İnsan Kaynakları 10 Genel 11 İzinler 12 Raporlar 13 Eğitimler 14 Dilekçeler 140 Genel 141 Şikayetler 142 Nakiller 143 Öneriler 1430 Genel 1431 İş Geliştirme 1432 Eğitim Ücretler 16 İntibaklar 17 Atamalar 18 Emeklilik 19 İşe Alma 2 Muhasebe 3 Proje 4 Pazarlama 5 Şekil 2.14: Ondalık (desimal) numaralı kodlama Şekil 2.15: Ondalık (desimal) numaralı dosyalama örneği Ortadaki Asal Sayıya Göre Dosyalama Bu dosyalama düzeninde belgelere erişimin kolaylaştırılması ve belgelerin klasörlere eşit sayılarda yerleşmelerini sağlamaktadır. Klasörlerin bulunduğu her rafa ya da klasör içindeki her dosyaya iki basamaklı sayı verilmektedir. Ortada yer alan iki basamaklı sayı: Klasörün bulunduğu yeri temsil eder. Raf, dolap ya da çekmece numarasıdır. Baş tarafta yer alan iki basamaklı sayı: Dosyanın içinde bulunduğu klasörün numarasıdır. Sonda yer alan iki basamaklı sayı: Dosya numarasıdır. 46

51 Örneğin; numaralı belge için; 50: Dosyanın içinde bulunduğu klasörün numarasıdır. 24: Klasörün bulunduğu raf kapağının numarasıdır. 09: Belgenin yer aldığı dosya numarasıdır. Şekil 2.16: Ortadaki asal sayıya göre dosyalama örneği Ortadaki Asal Sayıya Göre Dosyalama düzeninde belgeye 6 basamaklı bir numara verilmelidir. Basamak sayısı altıdan fazla olursa Sondaki Asal Sayıya Göre dosyalama düzenine geçilebilir. Sondaki Asal Sayıya Göre Dosyalama Bu dosyalama düzeninde belgeye verilen numaranın son iki numarası yerleşim yerini göstermektedir. Bu dosyalama düzeni genişletmeye çok elverişli esnek bir yapıdadır. Bu düzende 999x999x99 adet dosya numarası oluşturulabilir. İstenildiği kadar alt grup oluşturulabilir. Baş tarafta yer alan üç basamaklı sayı: Dosya numarasıdır. Orta tarafta yer alan üç basamaklı sayı: Dosyanın içinde bulunduğu klasörün numarasıdır. Sonda yer alan iki basamaklı sayı: Klasörün bulunduğu yeri temsil eder. Raf, dolap ya da çekmece numarasıdır. Örneğin; numaralı belge için; 445: Belgenin yer aldığı dosya numarasıdır. 870: Dosyanın içinde bulunduğu klasör numarasıdır. 45: Dosyanın içinde bulunduğu raf numarasıdır. Her grup altında en fazla 10 lu alt gruplar oluşturmak sistemin olumsuzlukları arasındadır. Belge sayısı arttıkça sistemin kullanımı zorlaşmaktadır. Dosya, klasör ve bunların yerleştirileceği raf sayısı artacaktır. Numaralandırma yapılırken hata yapılmaması gerekir. Aynı zamanda belgelerin yerleştirilmesinde de dikkatli olmak gerekir. Yapılan bir karışıklık sonucunda belgenin yerini bulmak uzun süre alabilir. 47

52 Şekil 2.17: Sondaki asal sayıya göre dosyalama örneği Numaralandırmayı yaparken karışıklığı önleyici bir sistem geliştirilmelidir. Örneğin numaralı bir dosyayı ararken yanlışlıkla okuma hatası yapılabilir. Bu yüzden ya da rakamlar arasında boşluk bırakılarak olarak isimlendirmek karışıklıkları önleyecektir. Elektronik Ortamdaki Dosyalama Sistemleri Günümüzde belge yönetim ve dosyalama sistemlerinde bilgisayar teknolojileri çok hızlı gelişmektedir. Kuruma dışarıdan gelen, kurum içi üretilen ya da kurumdan dışarı gönderilen elektronik belgelerin sayısı gün geçtikçe artmaktadır. Kurumlarda kullanılan faks cihazları artık bilgisayarlara bağlanmış ve gelen belgeler elektronik ortam üzerinden kurum için dağıtılmaktadır. Birçok belge taranarak e-belge formatına dönüştürülmektedir. Yazışmalar e-postalar aracılığı ile yapılmaktadır. Nitelikli Elektronik Sertifika'ya (NES) dayanılarak oluşturulan elektronik imza (e-imza) "güvenli elektronik imza"dır sayılı Elektronik İmza Kanunu uyarınca, "güvenli elektronik imza, elle atılan imzayla aynı hukuki sonucu doğurur". Sadece gerçek kişiler NES sahibi olabilir. Sertifikalı e-imza ile gönderilen belgeler sonucunda kurumlarda basılı belge kullanımı azalmaya başlamıştır. Elektronik dosyalama sistemleri sayesinde kurumlar bilgisayar teknolojileri ile kendilerine ulaşan e- belgeleri dosyalamaktadırlar. Sanal dosyalama olarak da bilinen sistem sayesinde kâğıt tasarrufu, dosyaların depolandığı alanlardan da tasarruf sağlanmaktadır. Kurum hem kâğıt üzerinde gerçekleştirdiği dosyalama sistemine devam edebilir hem de elektronik ortamda dosyalama sistemi kullanabilir. Kendi ihtiyaçlarına cevap verebilecek bir bilgisayar yazılımına sahip olunması gerekir. Elektronik dosyalama sistemleri sayesinde dosyalama işlemleri çok kısa sürede gerçekleşmektedir. Gerekli belgenin bulunması ve ilgili kişiye ulaştırılması oldukça kolaydır. Her kurumda elektronik ortamdaki dosyalama sistemleri kullanılmıyor olabilir. Bu yüzden bazı belgeler elektronik ortamda gelseler bile bir yazıcıdan çıktıları alınarak belge yazılı hale getirilebilir ve fiziki ortamdaki dosyalama işlemi gerçekleştirilebilir. Bu sistemlerin güvenliği ve yedeklenmesi de çok önemlidir. İlerleyen ünitelerde saklanma ve taşınması için kullanılan teknolojilere değinilecektir. Elektronik dosyalama sisteminde yedekleme, casus yazılımlardan koruma, disk hataları nedeniyle veri kaybetmemek için önlemler alınmalıdır. Belli bir süre sonra kayıt alanı sorunları oluşabilir. 48

53 Karma Dosyalama Sistemleri Belge akışının çok olduğu kurumlarda tek bir dosyalama sistemi yeterli gelmeyecektir. Her dosyalama sisteminin avantajlar ve dezavantajları göz önünde bulundurularak kurumda iş akışını en hızlı, verimli ve etkili biçimde sürdürebilmek için en uygun dosyalama sistemleri seçilmelidir. Bu sistemlerden birisi temel alınarak alt gruplarında diğer sistemlerden yararlanılabilir. Böylece karma dosyalama sistemi oluşturulmuş olacaktır. Örneğin ana grup coğrafik dosyalama sistemine göre yapılırken alt gruplarda konularına göre dosyalama sistemi daha alt grupta ise tarih sırasına göre dosyalama sistemleri kullanılabilir. Daha alt gruplarda ondalık numaralı dosyalama sistemine göre düzenlenebilir. Kurum ya da firmanın ihtiyaçlarına cevap verecek en uygun sistem uygulanmalıdır. Belge yoğunluğuna göre birden fazla sistemin beraber kullanılması daha etkin olacaktır. Karma sistemlerin kurulumunda en önemlisi ana dosyalama sisteminin doğru seçilmesidir. 49

54 ELEKTRONİK İMZA KANUNU Kanun No Kabul Tarihi : BİRİNCİ KISIM - Amaç, Kapsam ve Tanımlar Amaç MADDE 1.- Bu Kanunun amacı, elektronik imzanın hukukî ve teknik yönleri ile kullanımına ilişkin esasları düzenlemektir. Kapsam MADDE 2.- Bu Kanun, elektronik imzanın hukukî yapısını, elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarının faaliyetlerini ve her alanda elektronik imzanın kullanımına ilişkin işlemleri kapsar. Tanımlar MADDE 3.- Bu Kanunda geçen; a. Elektronik veri: Elektronik, optik veya benzeri yollarla üretilen, taşınan veya saklanan kayıtları, b. Elektronik imza: Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi, c. İmza sahibi: Elektronik imza oluşturmak amacıyla bir imza oluşturma aracını kullanan gerçek kişiyi, d. İmza oluşturma verisi: İmza sahibine ait olan, imza sahibi tarafından elektronik imza oluşturma amacıyla kullanılan ve bir eşi daha olmayan şifreler, kriptografik gizli anahtarlar gibi verileri, e. İmza oluşturma aracı: Elektronik imza oluşturmak üzere, imza oluşturma verisini kullanan yazılım veya donanım aracını, f. İmza doğrulama verisi: Elektronik imzayı doğrulamak için kullanılan şifreler, kriptografik açık anahtarlar gibi verileri, g. İmza doğrulama aracı: Elektronik imzayı doğrulamak amacıyla imza doğrulama verisini kullanan yazılım veya donanım aracını, h. Zaman damgası: Bir elektronik verinin, üretildiği, değiştirildiği, gönderildiği, alındığı ve / veya kaydedildiği zamanın tespit edilmesi amacıyla, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı tarafından elektronik imzayla doğrulanan kaydı, i. Elektronik sertifika: İmza sahibinin imza doğrulama verisini ve kimlik bilgilerini birbirine bağlayan elektronik kaydı, j. Kurum: Telekomünikasyon Kurumunu, İfade eder. Güvenli elektronik imza MADDE 4.- Güvenli elektronik imza; a. Münhasıran imza sahibine bağlı olan, b. Sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, c. Nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin tespitini sağlayan, d. İmzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan, Elektronik imzadır. Güvenli elektronik imzanın hukukî sonucu ve uygulama alanı MADDE 5.- Güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukukî sonucu doğurur. Kanunların resmî şekle veya özel bir merasime tabi tuttuğu hukukî işlemler ile teminat sözleşmeleri güvenli elektronik imza ile gerçekleştirilemez. Kaynak: 50

55 DOSYALAMA SİSTEMİNİ SEÇMEDEN ÖNCE DİKKAT EDİLMESİ GEREKENLER Dosyalama sisteminin seçim sürecinde öncelikle iyi analiz yapılmalıdır. Her kurum kendi ihtiyaçlarını karşılayabilecek bir dosyalama sistemi seçmelidir. Bu yüzden seçim sürecinde belli sorulara karşılık aranmalıdır. Tablo 2.1: Dosyalama sisteminin kurulmasında dikkat edilecekler Dosyalama Sisteminin Kurmadan Önce Dikkat Edilmesi Gerekenler Kurumun yaptığı işlerin özellikleri (Hizmet, üretim, pazarlama vb.) Dosyalanacak belge türleri (Belge çeşitleri, e-posta, yazılı materyaller, elektronik materyal çeşitleri, proje vb.) Kurumun yapısı ve büyüklüğü Dosyalanacak belge miktarı Günlük belge akış miktarı Ekonomik olanaklar Fiziksel olanaklar Dosyalama işleriyle ilgilenecek personel sayısı ve niteliği Dosyalamada güvenlik Dosyalama sistemi seçimi öncesinde ihtiyaç tespiti yapıldıktan sonra uygun olan dosyalama sistemi ya da sistemlerine karar verilmelidir. Burada ana çatıyı oluşturacak dosyalama sisteminin seçimi önemlidir. Esnek olan ve istenildiğinde genişletilebilir dosyalama sistemleri tercih edilmelidir. Kurumun yapısına göre hazırlanmış sistemler sayesinde iş verimliliği de artacaktır. İşe yarayacak bir belgenin kısa sürede bulunması sayesinde işlerin yavaşlamaması sağlanacaktır. Dosyalama yapılacak personelin konu hakkında eğitimden geçirilmesi gerekir. Dosyalara erişim için teknolojiden yararlanılarak gerekli güvenlik önlemleri sağlanmalıdır. Güvenlik önlemleri arasında dosyalama yapılacak yerin fiziksel koşulları, yangın ya da sel durumlarda belgelerin güvenli kalabilmesini sağlayacak önlemler mutlaka alınmalıdır. Tablo 2.2: Kurulacak dosyalama sisteminin özellikleri Seçilecek Dosyalama Sisteminin Özellikleri Neler Olmalı Basit, anlaşılır ve esnek olmalı Karmaşık olmamalı Gerektiğinde sistem genişletilebilir ya da daraltılabilir Sistem az iş gücü, az donanım ile çalışmalı Kuruma ekonomik açıdan yük olmamalı Karma dosyalama sistemleri uyumlu çalışmalı Kullanacak personel tarafından kolay anlaşılabilmeli Dosyalama alanı verimli kullanılmalı Günümüzde elektronik belge akışının devamlı büyüdüğü göz önünde bulundurularak dosyalama sistemi içinde mutlaka sanal dosyalama sistemlerine de yer verilmelidir. Bu sisteme özel güvenlik ve yedekleme önlemleri alınmalıdır. 51

56 Özet İşletmelerin günlük iş süreçlerinde yazışma trafiği yaşanmaktadır. Bu yazışma trafiğini işletme içindeki yazışmalar, dışarıdan gelenler belgeler, dışarı gönderilenler ve elektronik ortamdaki yazışmalar oluşturmaktadır. Kurumun bu yazışma trafiğini iyi kontrol edebilmesi gerekir. Veri akışında karışıklığı önlemek için dosyalama sistemlerine ihtiyaç duyulmaktadır. Bir kurum için önemli olan, sonradan kullanılabilecek, yapılan işlemlerin kanıtı olan her belge dosyalanmalıdır. İstenildiğinde hızlı ve kolay ulaşılabilmesi için kurum için uygun olan bir dosyalama sistemine göre saklanmalıdır. Dosyalama kavramıyla ilgili farklı tanımlamalar yapılmaktadır. Öncelikle Belge ve Evrak kavramlarını hatırlayalım. Evrak; Eski dilde kâğıt sözcüğünün (varak) çoğulu anlamına gelmektedir. Belge; bir olayın gerçekliğini kanıtı ve ispatı olan yazı, resim, fotoğraf, grafik, harita, film, CD-DVD, manyetik kayıt gibi bilgi kaynaklarıdır. Dosyalama; kurumdaki ya da işletmedeki işlerin verimli ve etkili yürütülebilmesi için kullanılan her türlü belgenin bir sisteme göre muhafaza edilmesidir. Tüm işletme kayıtlarının ve belgelerinin önceden belirlenmiş bir sistem gereğince tutulması, sınıflandırılması, düzenlenmesi ve korunması sürecinde yapılması gereken tüm işlemleri kapsamaktadır. Dosyalamanın amacı, yapıları aynı olan belgelerin, yapılarına uygun olan yerlerde, titizlikle saklanmasıdır. Kurum içerisindeki günlük yazışmaların ve belgelerin mutlaka bir kopyalarının alınması gerekmektedir. Yani her belgenin yeniden kullanılacağında kolaylıkla bulunabileceği, kaybolmadan ya da farklı belgelerle karışmadan dosyalanması gerekmektedir. Birbiriyle ilişkili belgelerin bir arada bulunmaları daha anlamlıdır. Temel dosyalama özellikleri; basitlik, ussallık (akla uygun), ekonomiklik, transfer kolaylığı, tutarlılık ve kullanışlılık olarak sınıflandırılabilir. Dosyalama süreci, belgelerin dosyalanabilir olup olmadığına bakılarak başlayan ve işlemden kaldırılmasına kadar geçen süreci işlemektedir. Bunlar; Dosyalama işlemlerinin planlanması, belgelerin sınıflandırılması ve sıralanması, dosya açılması, fihrist hazırlanması, dosyanın saklanması, dosyanın güncelleştirilmesi ve dosyanın arşivlenmesi ya da yok edilmesidir. Dosyalama sistemleri genel 6 grupta sınıflandırılmaktadır. 1) Alfabetik dosyalama sistemi. 2) Kronolojik dosyalama sistemi. 3) Coğrafik dosyalama sistemi. 4) Numaralı dosyalama sistemi. 5) Elektronik dosyalama sistemleri. 6) Karma dosyalama sistemleri. Belge akışının çok olduğu kurumlarda tek bir dosyalama sistemi yeterli gelmeyecektir. Her dosyalama sisteminin avantajları ve dezavantajları göz önünde bulundurularak kurumda iş akışını en hızlı, verimli ve etkili biçimde sürdürebilmek için en uygun dosyalama sistemleri seçilmelidir. Bu sistemlerden birisi temel alınarak alt gruplarında diğer sistemlerden yararlanılabilir. Bu durumda karma dosyalama sistemi oluşturulmuş olacaktır. 52

57 Kendimizi Sınayalım 1. Aşağıdakilerden hangisi konularına göre oluşan belge türlerinden birisidir? a. Hizmete Özel b. Hayati c. Faydalı d. Gelen e. Giden 2. Bir olayın gerçekliğini kanıtı ve ispatı olan yazı, resim, fotoğraf, grafik, harita, film, CD- DVD, manyetik kayıt gibi bilgi kaynaklarına verilen isim aşağıdakilerden hangisidir? a. Evrak b. Kâğıt c. Belge d. Dosya e. Klasör 3. Aşağıdakilerden hangisi dosyalamanın özelliklerinden birisi değildir? a. Kullanışlılık b. Ekonomiklilik c. Tutarlılık d. Karmaşıklık e. Ussallık 4. Aşağıdakilerden hangisi dosyalama sürecinin ilk basamağıdır? a. Dosyalama Sürecinin planlanması b. Dosya Açılması c. Fihrist Hazırlanması d. Dosyanın Güncelleştirilmesi e. Dosyanın Yok Edilmesi 5. Aranılan dosyanın yerini bulmayı kolaylaştırma için dosyalama sürecinde yapılması gereken işlem aşağıdakilerden hangisidir? a. Belgelerin Sınıflandırılması b. Dosyanın Açılması c. Dosyanın Saklanması d. Dosyanın Güncellenmesi e. Fihrist 6. ABA-ABE-ABİ-ABO-ABU-ABÜ şeklinde isimlendirme yapılarak oluşturulan dosyalama sistemi aşağıdakilerden hangisidir? a. Alfabetik b. Kronolojik c. Coğrafik d. Numaralı e. Karma 7. Tarihe dayalı belge aramayı kolay yapabilmek için dosyalama sistemi aşağıdakilerden hangisidir? a. Alfabetik b. Kronolojik c. Coğrafik d. Numaralı e. Karma 8. İllere, ilçelere, mahallelere ya da köylere göre sınıflandırmanın yapıldığı dosyalama sistemi aşağıdakilerden hangisidir? a. Alfabetik b. Kronolojik c. Coğrafik d. Numaralı e. Karma 9. ( ) numarası kullanılan belge Numaralı Dosyalama Sistemlerinden hangisi ile oluşturulmuştur? a. Sıra Numaralı b. Ondalık (Desimal) c. Ardışık d. Ortadaki Asal Sayıya Göre e. Sondaki Asal Sayıya Göre 10. Aşağıdakilerden hangisi dosyalama sistemini seçmeden önce dikkat edilmesi gerekenlerden biri değildir? a. Kurumun yapısı ve büyüklüğü b. Dosyalanacak belge miktarı c. Ekonomik olanaklar d Fiziksel olanaklar e. Kullanılacak kaşeler 53

58 Okuma Parçası T.C. İçişleri Bakanlığı Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü EVRAK KAYIT-DOSYALAMA VE SEVK İŞLEMLERİNE AİT YÖNERGE ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Kayıt ve Kodlama Evrakın kaydedilmesi Madde 6- Nüfus müdürlüğüne gelen ve giden her evrak ve nüfus müdürlüğünde düzenlenen form ve tutanaklar elektronik ortamda kaydedilir. Kayıtta; yazının tarihi, sayısı, geldiği yer, gideceği yer, konusu, gönderilen-gelen karşılığın tarihi ve sayısı, işlem kısmında da evrak hakkında yapılan işlem kısaca belirtilir. Nüfus müdürlüklerinde/dış temsilciliklerimizde düzenlenen doğum, ölüm, evlenme, tanıma vb. evrakın Geldiği yer alanına Düzenleyen müdürlüğün/dış temsilciliğimizin adı yazılır. Elektronik ortamda tutulan defterlerde gerekmedikçe döküm alınmaz. Kayıtların elektronik ortamda tutulamaması halinde gelen ve giden evrak bu iş için Bakanlıkça bastırılmış olan defterlere kaydedilir. Evrak kayıt defterleri Madde 7- Evrakın elektronik ortamda kaydedilememesi durumunda her nüfus müdürlüğünde gelen ve giden evrakı kaydetmek, numara vermek ve ait olduğu dosyayı belirtmek amacıyla Gelen Evrak Defteri ve Giden Evrak Defteri adı altında iki ayrı evrak kayıt defteri tutulur. Personelin hasta sevk kâğıtları da bu defterlere kaydedilir. Defterlerin onanması Madde 8- Kâğıt ortamında tutulan Gelen Evrak Defteri ile Giden Evrak Defterinin sahifeleri numaralandıktan ve o defterin kaç sahifeden ibaret olduğuna ilişkin gerekli açıklama defterin son sahifesine yazıldıktan sonra açıklamanın alt kısmı: İllerde İl Nüfus ve Vatandaşlık Müdürünce, İlçelerde (Merkez İlçe dahil) İlçe Nüfus Müdürünce onanır. Defterlerin sahife birleşim yerlerine: İllerde İl Nüfus ve Vatandaşlık Müdürlüğünün, İlçelerde (Merkez İlçe dahil) İlçe Nüfus Müdürlüğünün mühürü basılır. Defterlerin kayıt dönemi Madde 9- Kağıt ortamında tutulan gelen ve giden evrak için tahsis edilmiş olan defterler, takvim yılının ilk günü itibariyle kullanılmaya başlanır ve takvim yılı sonunda, (31 ARALIK günü) verilen son numaranın altı kırmızı çift çizgi ile kapatılarak İşbu Gelen/Giden Evrak Kayıt Defterine...yılı içerisinde...sırada...adet evrak kayıt edilmiştir. açıklaması yapılır. Bu açıklamanın altı müdür ve ilgili memur tarafından imza edilir. Bu şekilde kapatılmış olan defterin kullanımına son verilir. Ancak, işlemi az olan nüfus müdürlüklerinde, defterin bütün sahifeleri yılı içinde kullanılmamış ise, kapatma işleminin yapıldığı sahifeyi izleyen ilk sahifenin sol başından ve (1) kayıt sıra numarasından başlamak üzere yeni yılda da kullanılır. Elektronik ortamda tutulan evrak kayıt defteri, takvim yılının ilk günü itibariyle kullanılmaya başlanır ve takvim yılının sonunda son iş günü verilen son numara tespit edilir. Tespit edilen numara düzenlenen bir tutanak ile imza altına alınır, ayrıca gelen-giden son evrak sayıları veri tabanında tutulur. Gelen evrakın kayıt edilmesi Madde 10- İl veya İlçe Nüfus Müdürlüğü adına gönderilen, getirilen veya üst makamca havale edilen evrak, elektronik ortamda günlük olarak kaydedilir. Doğrudan İl veya İlçe Nüfus Müdürlüğü adına gönderilen, getirilen veya üst makamca havale edilen evrak, bizzat Müdür tarafından veya yetkili kıldığı görevlice görüldükten ve havalesi yapıldıktan sonra kaydedilir. Herhangi bir evrak İl Nüfus Müdürlüğüne hitaben yazılmış ve işlem yönünden Merkez İlçe Nüfus Müdürlüğünü ilgilendiriyorsa, bu çeşit evrak yine Müdürlük Bürosu Şefliğinin Evrak Kayıt Defterine kaydedilir ve zimmetle Merkez İlçe Nüfus Müdürlüğüne intikal ettirilir. Kâğıt ortamında tutulan evrakın günlük olarak kaydedilmesi için, bu Yönergenin yürürlük tarihinde veya her takvim yılı başında kullanılmaya başlanan defterin kullanılmaya müsait ilk sahifesinin üstorta kısmına o günün tarihi yazılır ve gelen evrak bu tarih altında günlük olarak kaydedilir. O günün çalışma saatinin bitiminde en son kaydedilen evraka ait satırın alt-orta yerine o günü izleyen günün tarihi yazılır ve bir sonraki çalışma gününe hazır hale getirilir. Bu işlem her gün için sürdürülür. 54

59 Kayıt numarası Madde 11- Evrak Kayıt Defterlerindeki sıra numaraları ardarda, zincirleme bir şekilde devam ettirilir. Bu numaralar yazı, belge, doküman, basılı eser ve ekleri ile bunların benzerlerinin teslim alınıp deftere kaydı sırasında verilir. Bu kayıt numarası sözü edilen belgelerin arka yüzüne de yazılır ve istenildiği takdirde başvuran kişiye de bu numara verilir. Gelen evrak, Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik ekindeki Örnek 13 te yer alan kayıt kaşesi kullanılarak kaydedilir. Nüfus müdürlükleri Örnek 13 te yer alan kaşeyi örnek alarak kendilerine uygun bir kaşe hazırlar ve kullanırlar. Bu kaşeler evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır, ünite içinde hangi bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün karşısına gereği yapılmak veya bilgi vermek maksadıyla (x) işareti konulur. Ek olduğunda bunların adedi en alt sütunda rakamla belirtilir. İşlemi süren evrakın kaydı Madde 12- Bir konu hakkında çeşitli tarihlerde yapılan ve halen sürdürülen yazışmalarla ilgili olarak alınan evrak, önceki yazışmalara ait kaydın bulunduğu satıra kaydedilmez, geldiği güne ait bölüme ve ayrı bir numara ile kaydedilir ve öncesi ile bağ kurulur. Dosya numarası Madde 13- Elektronik ortamda Gelen Evrak Defterine kaydedilen her evrak, hangi dosya numarasını alacaksa veya hangi dosya üzerinden işlem görecekse, o dosya numarası gelen evrak kayıt defterinin işlem alanına yazılır. Kâğıt ortamında tutulan Gelen Evrak Defterine kaydedilen her evrak hangi dosya üzerinden işlem görecekse, o dosya numarası gelen evrak kayıt defterinde evrakın kaydolduğu satırın sonuna yazılır. Bir evrakın hangi dosya numarasını alacağı ve hangi dosya içerisinde saklanacağı bu Yönergenin 40 ıncı maddesinde yer alan Dosya Planı ndan yararlanılarak belirlenir. Not: Bu Yönergeyi, İçişleri Bakanı yürütür. Bu Yönerge Bakanlık Makamının tarihli olurları ile uygulamaya konulmuştur. Kaynak: 55

60 Kendimizi Sınayalım Yanıt Anahtarı 1. a Yanıtınız yanlış ise Evrak Kavramı başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 2. c Yanıtınız yanlış ise Dosyalama ve Dosyalama Hizmeti başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 3. d Yanıtınız yanlış ise Dosyalamanın Özellikleri başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 4. a Yanıtınız yanlış ise Dosyalama Süreci başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 5. e Yanıtınız yanlış ise Dosyalama başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 6. a Yanıtınız yanlış ise Alfabetik Dosyalama Sistemi başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 7. b Yanıtınız yanlış ise Kronolojik Dosyalama Sistemi başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 8. c Yanıtınız yanlış ise Coğrafik Dosyalama Sistemi başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 9. d Yanıtınız yanlış ise Ortadaki Asal Sayıya Göre başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 10. e Yanıtınız yanlış ise Dosyalama Sistemini Seçmeden Önce Dikkat Edilmesi Gerekenler başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. Sıra Sizde Yanıt Anahtarı Sıra Sizde 1 Dosyalama sistemleri, kurumun ihtiyaç duyduğu bilgiye ve evraklara kısa sürede ve eksiksiz erişimine imkân vermektedir. Evrakların doğru evrak grubu içinde yer alması sağlanır. Birbiriyle ilişkili dosyalar üzerinden işlem yapmak daha kolay olacaktır. Dosyalamanın amacı, yapıları aynı olan belgelerin, yapılarına uygun olan yerlerde, titizlikle saklanmasıdır. Kurum içerisindeki günlük yazışmaların ve belgelerin mutlaka bir kopyalarının alınması gerekmektedir. Yani her belgenin yeniden kullanılacağında kolaylıkla bulunabileceği, kaybolmadan ya da farklı belgelerle karışmadan dosyalanması gerekmektedir. Birbiriyle ilişkili belgelerin bir arada bulunmaları daha anlamlıdır. Sıra Sizde 2 Eğer dosyalama süreci planlaması yapılmamış ise kurum içinde bazı tutarsızlık ve olumsuzluklar olabilir. Belgeler yanlış dosyalanarak yanlış raf ya da çekmecelere yerleştirilebilir. Gereksiz dosyalama işlemleri yapılacağı için fazladan dosyalama alanına ihtiyaç duyulabilir. İsteyen herkes dosyalara erişebilir. Klasörlerden alınan belgeler kayıp olabilir ya da yerine gelmeyebilir. Gerekli gereksiz dosyalar oluşturulabilir. Belgelerin saklanması ya da imha edilmesi işlemleri sağlıklı yerine getirilemez. Kuralsız yapılan işlemler o işlemi gerçekleştiren personelin bilgi ve beceri düzeyine emanet edilecektir. Bu kuralsız yaklaşımlar sonucunda kurumdaki iş akışı aksayabilir. Sıra Sizde 3 Ansiklopedik yöntemde; ilgili konular bir araya getirilir ardından her grup alfabetik sıraya konarak numaralandırılır. Gerekirse her ana grup altında alt gruplar oluşturulur. Dosyalanacak belge miktarı çok ise ve dosyalama sistemleri arasından Alfabetik dosya düzeni seçilmiş ise dosyalamada Ansiklopedi Düzeni kullanılması tavsiye edilmektedir. Her ana konu altında alt konu başlıkları da oluşturmak mümkündür. 56

61 Yararlanılan Kaynaklar Altınöz M. ve Ediz A. (1988). Büro Yönetimi ve Dosyalama Teknikleri, Yargı Yayınevi, Ankara Ataman, B. Kemal. (1995). Dosyalama İşlemleri, National Archives and Record Service den Çeviri, İstanbul. Başpınar, N. ve Bayramlı, Ü. (2007). Büro Yönetimi ve Dosyalama. Anadolu Üniversitesi AÖF Yayınları, Eskişehir. Benligiray, S. (2005). Büro Yönetimi. Anadolu Üniversitesi AÖF Yayınları, Eskişehir. Goodman D.G., Fosegan J.S. ve Bassett E.D (1987). Business Records Control, South- Western Publishing, USA İslam, Y. (2009). Dosyalama ve Arşivleme Teknikleri. Seçkin Yayınevi, Ankara MEGEP, (2008). Büro Yönetimi ve Sekreterlik, Milli Eğitim Bakanlığı, Ankara. adresinden tarihinde edinilmiştir. Özdemirci, F. (1996). Kurum ve Kuruluşlarda Belge Üretiminin Denetlenmesi ve Belge Yönetimi, İstanbul: Türk Kütüphaneciler Derneği Şubesi Özdemirci, F. ve Odabaş H. (2005). Yazışma Yönetimi ve Dosyalama İşlemleri, Alter Yayıncılık, Ankara Öztoprak M.T. (2006). Sekreterlik Bilgisi, Seçkin Yayınevi, Ankara Tengilimoğlu D., Erkal P.Ç. (2008). Yönetici Asistanlığı. Asil Yayın Dağıtım, Ankara Tutar H. (2000). Toplam Kalite Yönetimi Çerçevesinde Büro Yönetimi Teknikleri, Aktif Yayınevi, İstanbul Türkel, A. (1999). Yönetici Sekreterlerinin El Kitabı, Türkmen Kitabevi, İstanbul 57

62 3 Amaçlarımız Bu üniteyi tamamladıktan sonra; Kurum ihtiyacına göre uygun dosyalama sistemini belirleyebilecek, Dosyalama için uygun yer seçimini yaparak yer düzenini yapılandırabilecek, Dosyalama araçlarını tanımlayabilecek, Dosyalama süreci adımlarını sıralayarak açıklayabilecek bilgi ve becerilere sahip olabilirsiniz. Anahtar Kavramlar Dosya Klasör Dosya Dolabı Dosya Kasası Kalamoza Bilgisayar Yazıcı Fihrist Etiket İçindekiler Giriş Uygun Dosyalama Sisteminin Belirlenmesi Dosyalama Yerinin Seçimi ve Düzenlenmesi Dosyalama Araçları ve Dosyalama Araçlarının Seçimi Dosyalama Sürecinin Uygulanması 58

63 Dosyalama Sisteminin Kurulması GİRİŞ Dosyalama; bilgilerin oluşturulması, yazılması ve dosyalanması işlemlerinden oluşmaktadır. Kurumlarda dosyalama sistemini belirlemeden önce dosyalama sistemleri bilinmeli ve kurum kimliğine, faaliyetlerine uygun bir sistem seçilmelidir. En iyi işleyen dosyalama sistemi genellikle kurum işlerine göre belirlenen değil de işlerin en kolay görülmesini ve ilerlemesini sağlayacak sistemdir. Bir dosyalama sistemi aranılan bilgi ve belgelere en kısa zamanda ulaşmayı sağlıyorsa, kullanışlı, esnek ve ekonomik, kolay erişilebilir, basit ve transfer kolaylığı sağlayan bir yapıda ise, kurum için en uygun sistem olarak görülebilir. Dosyalama sisteminin kurulumu öncesinde hangi sistemin kurum için en uygun sistem olacağını belirlerken dikkat edilmesi gereken bazı hususlar vardır. Örneğin; kurum/organizasyonda yürütülmekte olan işlerin özelliğini göz önüne almak, dosyalanacak belgelerin türlerini belirlemek, kurumun yapısı, büyüklüğü ve faaliyetleri hakkında bilgi toplamak, dosyalanması gereken belgelerin miktarı, en uygun ve ekonomik sistemi belirlemek, sanal ya da geleneksel sistemlerden hangisinin kullanılmasının daha uygun olacağını belirlemek gerekir. Belirlenen ihtiyaçlar doğrultusunda seçilecek sistemin kolay ve hızlı uygulanabilirliği, hata olasılığının sıfır ya da en kötü ihtimalle minimum olmasına da dikkat edilmelidir. Kurumlarda her evrak dosyalanmamaktadır, evrakın dosyalamaya değer olup olmadığı kontrol edilmeli ve bu kontrole göre dosyalama sürecine başlanmalıdır. Dosyalama sisteminde dikkat edilmesi gereken bir diğer nokta da seçilen dosyalama sisteminde standartlaşmaya gidilmesi gerekliliğidir. Yapılan işin çeşidi, sistemin zamandan ve maliyetten tasarruf sağlama konusundaki katkısı gibi faktörlerin de dikkate alınması gerekir. Ayrıca saklanacak belgenin türü de, dosyalama sisteminin seçiminde dikkate alınması gereken bir diğer noktadır. UYGUN DOSYALAMA SİSTEMİNİN BELİRLENMESİ Dosyalama sistemi belirlenirken öncelikli olarak, var olan sistemlerle ilgili bir araştırma yapılması doğru olacaktır. Var olan sistemler içerisinden kurum için uygun olanın seçilebileceği gibi, var olan sistemler içinden seçilen bir sisteme uyarlamalar yapılarak yeni bir sistem de oluşturulabilir. Yeni bir sistem oluşturmak, sistem uzmanlarından oluşan bir ekip çalışması gerektirmektedir. İş türlerine göre bilinen farklı dosyalama sistemleri mevcuttur. Önemli olan, bu sistemler içerisinden evrakı ve kayıtları gereği gibi saklayacak, ihtiyaca uygun bir sistemi seçmek ve onu yürütmektir. Dosyalama sistemi belirlenirken şu hususlar dikkate alınmalıdır: İşin türü (Örneğin bir sigorta şirketi ile bir mühendislik bürosunda farklı sistemlerin kullanılması gerekebilir.) Dosyalanacak evrakın türü (Örneğin; mektup, gazete, kart, harita, mikrofilm v.b.) Kuruluşun yapısı ve büyüklüğü, Sistemin ekonomikliği (Sistemin kuruluş ve işleyiş maliyeti minimum iken sistemin verimliliğinin maksimum olması gerekir). 59

64 Dosyalanması gereken evrak türleri nelerdir, araştırınız. DOSYALAMA YERİNİN SEÇİMİ VE DÜZENLENMESİ Dosyalama işlemleri genellikle önceden belirlenen yetkili personel tarafından yürütülür. Bu personel uyumlu ve düzenli şekilde çalışabilmelidir. Bunun için de dosyalama yerinin doğru düzenlenmiş olması önem taşımaktadır. Ferah ve uygun şekilde düzenlenmiş bir çalışma ortamı personelin verimliliğini arttırarak işlemlerin daha seri bir şekilde yürütülmesini de sağlayabilir. Dosyalama yerinin seçiminde fiziksel özellikler ve konum önemlidir. Bodrum, ambar gibi karanlık ve nemli yerler yerine ergonomik, yeterli büyüklükte, gizliliğe ve korunmaya elverişli, sakin, havasının nemi ve temizliği uygun olmalıdır. Ayrıca yangından korunma önlemleri alınmış, tabanı dosyaları ve malzemeleri taşıyabilecek yapıda ve kullanıcılara yakın bir konumda olmalıdır. Dosyalama sisteminin seçiminden sonra düzenleme işlemlerine sıra gelir. Dosyalama sisteminin ve yerinin amaca uygun seçilmiş olması kadar yerin düzenlenmesi de önemlidir. İyi bir düzenleme yapılması yerden, personelden ve malzemeden en üst düzeyde yararlanmaya olanak sağlar. İş veriminde artış da sağlanabilir. Görevli personelin çalışma yerinin uygun şekilde düzenlenmesi, masasının çalışma alanının giriş kısmına yakın konulması, işlem sırasına göre personelin yerlerinin belirlenmesi önemlidir. Dosyalama yerinin yeterli büyüklükte olması, gizliliği ve güvenliği için alarm, emniyet kilidi, çelik kasa vb. gibi gerekli güvenlik önlemleri alınmalıdır. Ayrıca yangından korunma için yangın dolabı, yangın alarmı, duman dedektörü vb. gibi donanımlar da dosyalama yerinde bulunması gereken araçlardandır. Kitapçılardan ya da kütüphanelerden Dosyalama ve Arşivleme Teknikleri ile ilgili kitaplar bulabilirsiniz. DOSYALAMA ARAÇLARI VE DOSYALAMA ARAÇLARININ SEÇİMİ Dosyalama sisteminin kurulumunda uygun araçların bilinmesi ve sisteme en uygun olanların seçilmesi önemlidir. Çünkü uygun araçlar seçildiğinde sistemin işleyişini kolaylaştırarak iş gücü ve zamandan tasarruf sağlayabilir. Dosyalama işlemleri için, geleneksel ve sanal dosyalama araçları kullanılır. Geleneksel dosyalama araçları; dosya, klasör, dosya dolapları, kasa ve kavalyeler gibi araçlardır. Otomasyona dayalı sanal örgütlerde kullanılan dosyalama araçları; bilgisayarlar, yazılım ve donanım araçlarıdır. Geleneksel Dosyalama Araçları Dosya Mektup, rapor gibi yazılı belgelerin konulduğu ikiye katlanmış karton veya plastik malzemeden yapılmış dosyalama aracıdır. Düz dosya, dosya gömleği olarak da bilinir. Belgenin/evrakın delgi makinesi ile delinerek takılabileceği telli dosyalar vardır. Telli dosyalar, içindeki evrakın düşmesi ya da sırasının değişmesini engeller. Yarım ve tam kapak telli dosyalar mevcuttur. Dosya içine konulan belge ile ilgili bilgiler telli dosyanın kapağına ya da kapağa takılan kavalyeye yazılabilir. Belgelerin dosyalarda daha iyi korunması evraklar plastik dosya gömlekleri içine konulduktan sonra telli dosyalara veya klasörlere konulabilir. Ayrıca taşınabilir, masa üstü kullanıma uygun sökülüp takılamayan ve sökülüp takılabilen askılı dosyalar da dosyalamada kullanılabilen araçlardandır. 60

65 Dosyalarda, içine konan belge ile ilgili bilgilerin yazılabileceği etiket alanları bulunur. Günümüzde dosyalar genellikle kendinden etiketli satılmakta olup, harici etiket kullanılan modeller de hala bulunabilmektedir. Klasör Resim 3.1: Dosya türleri Kalın karton ya da mukavva gibi dayanıklı malzemeden yapılmış ve içerisine dosya konulan araçlardır. Evrak önce dosyaya sonra da klasöre konulabildiği gibi, direk klasör içerisine de konulabilmektedir. Mekanizmalı, bağlı, kutu klasör gibi klasör çeşitleri vardır. Mekanizmalı klasör; içinde delgi makinesiyle delinmiş belgenin veya yarım kapaklı telli dosyanın konulması için mekanizması olan klasördür. Bağlı klasör, üst ve alt kapağının üç tarafından kapakları bağlamaya yarayan bağları bulunan klasördür. Bağlar, dosya ve belgenin düşmesini önler. Üst kısmı açık, diğer kısımları kapalı olan, kutu biçimindeki klasörler, kutu klasörler veya arşiv kutuları olarak adlandırılır. Arşiv kutuları üst kısmından açılır ve kapak özel bir çıtçıt ile tutturulur. Klasörler dosyalama sürecinde en çok önem taşıyan araçlardan biridir. Çünkü dosyalanan belgeler, seçilmiş ve uygulanmakta olan dosyalama sistemi doğrultusunda sınıflarına göre sıralanıp gruplandırılarak klasörlere yerleştirildikten sonra dosya dolaplarındaki yerlerini alırlar. Dolayısı ile doğru klasör seçimi ve doğru etiketleme yöntemiyle dosyaların kaldırıldıktan sonra yeniden bulunması ve kullanıma alınması için kolaylık sağlanabilir. 61 Resim 3.2: Klasör türleri.

66 Dosya Dolapları Dosyalama sistemlerinde genel olarak dosyalar dosya dolaplarına konularak saklanır. Bu dolaplar çekmeceli veya raflı olmak üzere genellikle iki şekildedir. Kullanılış amaçlarına göre boyut farklılıkları görülebilmektedir. Harita, rapor, film gibi dosyalar için farklı ölçülerde dosya dolapları kullanılır. Raylı sistem dosya dolapları ray üzerinde hareket eden dolaplardır ve dosyalama yerinin etkin kullanımını sağlamaktadır. Dosya dolapları; yatay çekmeceli ve kapaklı, dikey çekmeceli, açık raflı, hareketli dolaplar gibi çeşitleri vardır. Resim 3.3: Çeşitli dosya dolapları Açık raflı dolaplar: Bazı dosyaların boyutları, içinde bulunan evraklardan dolayı standartların dışında olabilir. Bu dolaplar standart dosya boylarına göre tasarlanmış rafların olduğu dolaplardır. Dosyalar bu raflara yan yana ya da üst üste yerleştirilebilir. Raflar açık olup istenilen dosyaya kolayca ulaşılmasına olanak sunar. Ancak rafların açık olması, dosyaların güvenliğini düşürebilmektedir. Ayrıca bu dolaplara yerleştirilmiş olan dosyalar yangın, deprem, sel vb. gibi fiziksel etkenlerden kolay etkilenebilirler. Yatay çekmeceli dolaplar: Çekmeceleri yatay olarak tasarlanan bu dolapların kapaklı ve kapaksız modelleri mevcuttur. Dikey çekmeceli dolaplar: Bu dolaplarda çekmeceler dik konumlanmış olup dosyalar da çekmece içine dik olarak yerleştirilmektedir. Bu dolaplar ray üzerinde hareket edebilen madeni dolaplardır. Hareketli dolaplar: Bu dolaplar mekanizmaları sayesinde yatay ve dikey olarak hareket edebilmektedir. Kapalı ve açık raflı çeşitleri mevcut olup az alanda çok dosyalama yapabilme olanağı sağlar. Ancak bu dolapların kullanımında, dolaplarda bir kişi dosyalama yaparken bir başka kişinin rafları kullanamaması sorunu ile karşılaşılabilmektedir. Kasalar Özellikle çok önemli ve gizli belgelerin saklanma ve korunması için tercih edilen kasalar, özel hazırlanmış iç tasarımı sayesinde manyetik film, disket gibi benzer önemli belgeleri olumsuz dış etkenlerden koruyabilmektedir. Aynı zamanda kasalar hırsızlara karşı özel güvenlik sistemleri ile donatılmışlardır. Birçok kurumda evrak kasaları tercih edilen saklama ortamı olarak öne çıkmaktadır. Yangına, depreme ve soyguna karşı dayanıklılığı ve güvenliği diğer dolaplara göre daha yüksek olmaktadır. Kasalanan evrakların güvenliğini sağlamak için de yine kasa anahtarı bir yetkilide bulunmalı, yedek anahtar gerekiyorsa yine bir personel daha yetkilendirilmelidir. Şifreli kasalar için de benzer durum söz konusudur; güvenlik için şifreyi en fazla iki personel biliyor olmalıdır. Kasadaki evrak/belgelerden sadece bu personeller sorumludur. Kasadan her tür evrak çıkışı ve kasaya evrak konulması ile evrakların takipleri bu personeller tarafından yürütülür. 62

67 Dosya ve Çekmece Etiketleri Resim 3.4: Dosya kasaları Dosyalar kullanılan dosyalama sistemi ve yapılan plan doğrultusunda etiketlenir. Etiketler dosyanın künye bilgilerini içeren tanıtma kartı niteliği taşır. Dosyalarla birlikte dosyaların konulduğu klasörler de etiketlenir. Rehberler, evrakların kolayca bulunmasını sağlayan, mukavva, plastik gibi dayanıklı malzemelerden yapılmış, ana ve alt grupların kendi aralarındaki kısımlarını göstermek amacıyla kullanılan kartlardır. Resim 3.5: Etiketler, rehber ve kavalye Rehberlerin boyut, şekil gibi fiziksel özellikleri, konulacağı yerin özelliğine göre değişiklik gösterir. Ana ve alt grupları ayırmak amacıyla farklı renk ve malzemelerden yapılmış rehberler kullanılabilmektedir. Rehberlerin boyları ve şekilleri, kullanılacakları çekmece ya da rafa göre değişir. Bir dosya içinde yaklaşık 10 evrak arasına bir rehber konulabilir. Böylece dosyaların içinden aranan belgenin kolaylıkla bulunması sağlanabilir. Kavalyeler Dosyaların konulacağı raf veya çekmecelerin özelliklerine göre rehberlerin bir kenarına kavalye konur. Kavalye bir çeşit rehber etiketi olarak tanımlanabilir. Kavalyelere dosyalama sisteminin gerektirdiği harf, sayı, tarih gibi bilgiler yazılarak ilk bakışta göze çarpacak şekilde hazırlanır ve yerleştirilir. Klavyeler de karton, plastik veya metalden yapılan malzemelerdir. Bazı dosyalar kendinden kavalyeli olabildiği gibi, bazılarına sonradan kavalye takılması gerekebilmektedir. Rehber ve kavalyeler, kullanılan dosyalana sisteminin özelliğine göre ikili, üçlü ya da beşli dizilir. Diğer Araçlar Kalamoza: Daha çok kartların konulduğu, kalın ve sağlam kapaklı, kartları tutan özel makinesi bulunan dosyalama aracıdır. Kartlar, makineye takılacak şekilde delinerek kalamoza makinesine takılır ve sıkıştırılır. Bir kalamozaya kart konulabilmektedir. Her an el altında bulunması gereken kartlar için elverişli bir araçtır. 63

68 Resim 3.6: Kalamoza makinesi ve kalamoza düzeneği İçine hareketli yaprak takılabilen ve bir anahtar düzeneği ile yaprak arasına göre ayarlanabilen bir klasör çeşidi olan kalamoza, genellikle bankalar, muhasebe büroları, resmi ve özel kurumların yönetmelik ya da kanun gibi resmi kayıtlarının tutulduğu defterlerin dosyalanmasında kullanılmaktadır. Kâğıt askısı: Bir tabla üzerine dikine yerleştirilen, cm. uzunluğunda, ucu sivri bir milden oluşan kullanışlı araçlardır. Fişler milin sivri ucundan geçirilerek kağıt askısına takılabilmektedir. Resim 3.7: Kâğıt askısı Evrakı ayırmada ve gruplandırmada kullanılan araçlar: İşlem yapılıp yerine kaldırılacak evrak çok olduğu zaman evrak önceden seçilmiş olan dosyalama sistemi gereğince öncelikle gruplandırılır. Gruplandırma ve ayrım esnasında çeşitli araçlar kullanılır. Dosyalama işlemleri esnasında tarih damgası, makas, telli zımba, yapıştırıcılar, etiket, ip gibi araç ve gereçler de kullanılabilmektedir. Dosyalama araçları günden güne gelişerek yeni türleri üretilmekte ve piyasaya çıkmaktadır. Sanal Dosyalama Araçları Bilgisayarlar Resim 3.8: Evrak ayırma ve gruplama araçları Sanal dosyalama işlemleri için uygun yazılım paketleri, PC ya da MAC gibi bilgisayarlara kurularak kullanılabilmektedir. Belge oluşturulurken bilgisayarlarda bunun için hazırlanmış yazılımlar kullanılabilmektedir. Örneğin; Microsoft Word, Open Office Word gibi kelime işlemci yazılımlar kullanılarak belgeler oluşturulabilmekte, bilgisayara kaydedilerek saklanabilmekte ve yazıcıdan çıktısı alınarak dosyalanabilmektedir. 64

69 Bilgisayarda oluşturulan bir belge fiziksel ortamda dosyalanabildiği gibi, sanal depolama alanlarına yüklenip saklanabilmekte ve belirli kişilere verilen izinler ile paylaşıma açılarak da dosyalanabilmektedir. Kurumlarda dosyalama işlemleri için geliştirilen Nashuatec Paper Master, Docsvault, Hursoft gibi yazılımlar ile evrak yönetimini gerçekleştirmek de mümkündür. Bu yazılımlar, kurum içi kullanılan fatura, mektup, yazışmalar gibi tüm belgelerin dijital ortama taşınarak tek bir noktada merkezileştirilmesine olanak sağlamaktadır. Kullanılacak yazılımın sistem gereksinimlerine sahip bilgisayarlarla oluşturulacak bir ağ ile belge alışverişleri yapılabilmekte ve tüm belgeler dijital ortamda saklanabilmektedir. Yazılımların kurulumları esnasında dosyalara erişim, düzenleme, yedekleme gibi işlemleri yapacak kişiler sistemde yetkilendirilebilmekte bu sayede izinsiz kullanımın önüne geçilebilmektedir. Yazılımların güvenlik ayarları kurum ihtiyaçları doğrultusunda düzenlenebilmekte ve yazılımlar çevrimiçi havuzlarda belgelerin saklanmasını sağlayabilmektedir. Yazılımların dışında Dropbox, Google Drive, Microsoft Pinpoint, Microsoft SharePoint, Şirket portalları gibi dosya oluşturma ve paylaşıma yönelik çevrimiçi çalışılabilen ortamlar da kurumların ihtiyaçları doğrultusunda kullanabilecekleri dosyalama ortamları olarak gösterilebilir. Bilgisayarda oluşturulmuş belgelerin fiziksel ortama alınarak dosyalanabilmesi için yazıcı cihazlardan dökümlerinin alınması gerekir. Dökümü/Çıktısı alınan belge daha sonra geleneksel dosyalama sürecine dahil olarak klasörlenir ve raftaki yerini alır. Bilgisayarda oluşturulan belgeler yine bilgisayarda, çevrimiçi paylaşım ortamlarına yüklenerek ya da taşınabilir disklere kopyalanarak saklanabilir ve yedeklenebilirler. Sanal dosya sistemlerinde genellikle verilerin saklanabilmesi için arka planda bir veritabanı yazılımı çalışır. Sorgulama, arama, kayıt ve güncelleme ile ilgili her tür işlem ile erişim bilgileri bu veritabanına otomatik olarak yazılır. Böylece sistemde oluşturulan her bilgi ve belgenin yedeklenmek üzere birer kopyaları otomatik olarak veritabanında saklanır. Sanal Dosyalama, kurumların kâğıt üzerindeki belge yönetimini ortadan kaldıran bir sistem değildir. Kurum belgelerinin her durumda kâğıt üzerinde bulunması gerekir. Sanal dosyalama genellikle kurum içi evrak yönetiminde verimlilik ve etkinlik sağlama amacıyla kullanılmaktadır. Resim 3.9: Bilgisayar Bir sanal dosyalama sisteminin seri çalışabilmesi için uygun bir bilgisayarın içermesi gereken özelliklerin listesi örneği şu şekilde olabilir; İşlemci: Pentium G620 ya da Intel Core i3 ya da AMD Athlon II RAM: 2 GB DDR3 RAM Disk Kapasitesi: 250 GB Ekran Kartı: 1 GB Intel HD Ekran kartı 65

70 Yazıcı Bilgisayarda oluşturulan belgenin dökümü alınırken kullanılan araçlardır. Kurum ihtiyacı doğrultusunda piyasadan temin edilebilecek; mürekkep püskürtmeli, nokta vuruşlu, lazer tiplerde yazıcılar mevcuttur. Günümüzde tarayıcı, fotokopi ve faks makinesi olarak da kullanılabilen çok fonksiyonlu yazıcılar da bulunmaktadır. Birden fazla kopyası olması gereken belgeler fotokopi ile çoğaltılabilir. Ayrıca dijital ortama aktarılması gereken basılı belgeler tarayıcı yardımı ile taranarak bilgisayara aktarılabilmektedir. Resim 3.10: Lazer yazıcı ve çok fonksiyonlu yazıcı Kurum içi bilgisayarlar arasında kurulan bilgisayar ağına dahil edilebilen yazıcılar, bilgisayarda oluşturulan belgelerin döküm/çıktılarının alınmasını sağlayarak, bu belgelerin dosyalama sürecine dahil edilmesine olanak tanımaktadır. Kurumlarda birden fazla kopyası gereken belgeler için; bu belge eğer dijital ortamda mevcut ise, yazıcıya ihtiyaç kadar kopyasının gönderilerek yazdırılması ya da bir nüshasının yazıcıdan çıktısı alındıktan sonra bu nüshanın fotokopi makinesi aracılığı ile çoğaltılması yoluna gidilebilir. Veri Depolama Araçları Tablo 3.1 de veri depolama amacı ile kullanılan araçlar hakkında genel bilgiler verilmektedir. Tablo 3.1: Veri depolama araçları Hard Disk: Bilgisayarlarda veri depolama amacı ile kullanılan, bilgisayar kasasında sabit, manyetik kayıt ortamlarıdır. Bilgisayarlarda kalıcı bellek olarak kullanılırlar. Günümüzde 10 TB a kadar veri depolama kapasitesine sahip harici diskler bulmak mümkündür. Ayrıca taşınabilir hard diskler de bulunmakta olup bu taşınabilir disklerin kapasiteleri de 8 TB a ulaşmaktadır. CD/DVD: Compact Disk in baş harfleri ile adlandırılan CD ler; yoğun disk olarak bilinir. Sayısal optik verileri saklamak amacı ile kullanılırlar. Standart bir CD, 80 dakikalık ses verisi yada 700 MB lık bilgisayar verisini depolayabilmektedir. Digital Versatile Disc in kısaltması olan DVD ler, CD görünümündeki elektronik kayıt ortamlarıdır. Çok amaçlı sayısal disk olarak bilinir. Yüksek kapasitede veri depolama alanları vardır. 4,7 GB ile 17,1 GB arası kapasitelere sahip DVD bulmak mümkündür. CD-DVD oluşturmak için uygun yazılım ve CD/DVD Writer (yazıcı) özellikteki cihazlara gereksinim vardır. Oluşturulmuş bir CD/DVD; CD/DVD ROM (okuyucu) takılı tüm cihazlarda kullanılabilirler. 66

71 Flash/USB Disk: USB bellek, USB Flash Driver olarak da bilinen bu diskler taşınabilir olup, kapasiteleri 256 GB a kadar ulaşabilmektedir. Bilgisayarın USB girişine takılarak kullanılırlar. Optik sürücülerden daha hızlı veri okuma ve yazma hızına sahiptirler. Çevrimiçi Dosya Paylaşım Ortamları Gelişen teknoloji ile birlikte, kullanıcıların belge/doküman ve dosyalarını saklayabilecekleri ve herhangi bir anda ve herhangi bir bilgisayardan internete bağlanarak bu belgelerine ulaşmalarına olanak tanıyan ortamlar ortaya çıkmıştır. Günümüzde yaygın olarak kullanılan çevrimiçi belge saklama ve paylaşma ortamlarına; Dropbox, Google Drive, şirket portalları gibi siteler örnek olarak verilebilir. Kullanıcılar bu ortama belgelerini yükleyerek, izin verdikleri kullanıcıların yetkilendirdikleri kadar bu dosyalara erişme, dosyalarda düzenleme yapma ya da dosyaları kopyalamalarına olanak tanıyabilirler. Yeni teknolojilerle birlikte artık kurumlar bu çevrimiçi ortamlara yönelmekte ve aktif olarak bu siteleri ve sistemleri kullanmaktadırlar. Kurumların internet ve intranet üzerinden oluşturdukları bilgi havuzlarında saklanan ve paylaşılan belgeler içinde arama ve güncelleme yapmak, imha edilecek belgeleri silmek ve ya özel belgeleri düzenlemek gibi işlemler yapmak da mümkündür. Bu ortamlar sayesinde alt kurum ve kuruluşlarla belge alışverişinde bulunmak da kolaylaşmaktadır. Dosyalama Araçlarının Seçimi Dosyalama sisteminde kullanılacak araçlar seçilirken dosyalama sistemine uygun araçların seçilmesine dikkat edilmelidir. Dosyalama sisteminin gerektirmediği araçlar seçilirse, bu araçlar süreçte aksaklıklara, mali zarara ve iş gücü kaybına sebep olabilir. Bu yüzden araçlar, dosyalamadan beklenen amaçları en üst düzeyde gerçekleştirecek şekilde seçilmelidir. Dosyalama aracı seçerken; sağlamlık, dayanıklılık, kullanışlılık, ekonomiklik, görünüş, önceden alınmış olan araçlara (şekil, renk, boyut, model, işlevsellik vb.) uyum gibi hususlara dikkat edilmesi gerekir. Raflar, uygun yükseklikte (örneğin; 210 cm)olmalı, dolap ve raflar, içine konulan malzemeye zarar vermemelidir. Sanal dosyalama sistemleri kullanılacak ise; kullanılacak yazılım için teknik ve sistem gereksinimlerini karşılayan bilgisayarların seçilmesi, yeterli bilgi ve deneyime sahip kullanıcıların bilgisayar kullanıcıları olarak atanmış olması, kurum ihtiyacı doğrultusunda hıza ve özelliklere sahip yazıcıların seçimi önemli kriterler olarak karşımıza çıkmaktadır. Dosyalama işlemlerinde yüksek verim sağlamak için bazı koşullar sağlanmalıdır. Bu koşullar; işe uygun yeterlilikte ve deneyimli kişilerle işe başlanması, bu kişilere uygun eğitimin verilmiş olması ve yalnızca dosyalama ve evrak işlerinde devamlı görevlendirilmeleri, dosyalama işinin başında nitelikli bir yönetici olması, standart kurallar konulması, iyi bir kontrol sistemi kurularak periyodik raporlama yapılmasıdır. DOSYALAMA SÜRECİNİN UYGULANMASI Dosyalama süreci, belgelerin dosyalanabilir olduğunun kontrolü ile başlayıp işlemden kaldırılmasına kadar geçen süredeki tüm aşamaları içerir. Kullanılacak dosya sistemi kararlaştırıldıktan sonra, dosyalama sürecinin en ince ayrıntısına kadar tasarlanması, sistemin verimliliğini ve etkinliğini artırabilir. Dosyalama süreci; fihrist (index) hazırlanması, dosya açılması, dosyanın kodlanması, dosyanın etiketlenmesi, dosyanın ödünç verilmesi, dosyanın izlenmesi, dosyanın kontrol edilmesi ve saklanması aşamalarından oluşur. 67

72 Şekil 3.1: Dosyalama süreci adımları Dosyanın kontrol edilip saklanması aşamasında yapılacak işlem türleri üçe ayrılır. Bunlar; dosyaların güncelleştirilmesi, dosyaların arşivlenmesi ve dosyaların imha edilmesidir. Dosyalama Sürecinin Planlanması Şekil 3.2: Dosyaların kontrol aşaması işlem türleri Dosya sürecinin planlanması ile hangi işin, kim tarafından, ne zaman, nasıl, nerede, neden ve hangi olanaklarla gerçekleştirileceği belirlenmiş olur. Planlama işinin kimin tarafından yapılacağı da önemlidir. Organizasyon ve metot alanında deneyimli ve uzman kişilerin planlama işlerini organize etmesiyle süreç verimliliği en üst seviyeye ulaşmış olur. Yeni bir dosyalama süreci planı yapılırken ya da var olan bir süreç planı düzenlenirken, süreçte görev alan kişilerin ihtiyaçları dikkate alınmalıdır. Dosyalama sürecinin planlanmasındaki ilk adım kurum/kuruluş/organizasyonun ve kullanılacak sistemin, kullanıcıların ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde seçilerek dosya planının hazırlanmasıdır. Uygun dosya sistemi seçilirken; kurum ihtiyaçlarını karşılayacak, süreci hızlandıracak, yerden ve malzemeden tasarruf sağlayacak, güvenli ve ekonomik olmasına dikkat edilmelidir. Uygun dosya sistemi seçildikten sonra; öncelikle ana konular, bu ana konuların alt grupları ve alt başlıklar tek tek saptanmalıdır. Konular belirlenirken; konuların basit ve tutarlı olmasına dikkat edilmelidir. Her konu için tek dosya açılması, konuların gruplarına göre sayı ya da harflerle kodlanması dosyalama esnasında kolaylık sağlar. Oluşturulacak dosya planı sayesinde kurumun gerek merkez gerekse şubelerinde ve hatta bağlı kuruluşlarda dosyalama işlemlerinde standardizasyon sağlanır. Dosyalama sürecinde saklama ve bulma işlemi büyük önem taşımaktadır. Bu işlevlerin gerektiği gibi yapılabilmesi için bazı prosedür ve yöntemler tanımlanmalıdır. Prosedür; dosyalama işlemlerinin tekdüze ve amaçlanan şekilde yapılabilmesi için planlanan işlemler sırasıdır. Birden fazla kişi tarafından yürütülen ve birbirleriyle ilgili kayıt ve yazı işleri dizileri prosedür olarak tanımlanabilir. Süreç boyunca gerçekleştirilen dosya açılması, dosyanın saklanması, dosyaya erişim, dosyanın yok edilmesi ya da dosyanın arşivlenmesi prosedürleri tek tek planlandığında sürecin verimli şekilde sürdürülmesi sağlanmış olur. Yöntem; bir ya da daha fazla kayıt ve yazı işlerinden oluşan bir görevin bir tek kişinin sorumluluğunda yerine getirilmesi yoludur. Her prosedür aslında birbirine eklenmiş ve birbiriyle bütünleşmiş yöntemlerden oluşur. Dosyalama süreci için prosedür ve yöntemler belirlendikten sonra 68

73 yazılı halde derlenmesi önemlidir. Kamu kurum ve kuruluşları bu amaçla düzenlenmiş olan Dosyalama ve Arşivleme Yönetmeliği doğrultusunda hareket ederler. Planlama yapılmadığı durumlarda; belgelerin yanlış dosyalara konulması, aranan belgelerin bulunamaması, dosyalanmaması gereken belgelerin dahi sürece dahil edilmesi, yetkililer haricinde başka kişilerin de dosyalara kolaylıkla erişip karıştırabilmesi, gereksiz dosya açılması, dosyaların güncelleştirilme sorunları gibi aksaklıklar yaşanabilir. Bu yüzden sürece başlamadan evvel planlamanın yapılması çok önemlidir. Resim 3.11: Dosyalanmış belgeler Belgelerin Sınıflandırılması ve Sıralanması Birçok kuruluşta gelen ve giden evrak/belgelerden sorumlu olan muhaberat servisi, Gelen-Giden Evrak Servisi, Belge İşleme Bölümü gibi isimlerle adlandırılan bölümler çalışmaktadır. Böyle bir bölümü bulunmayan kuruluşlarda ise bu işlerle sekreterler ya da memurlar ilgilenir. Gelen-Giden evrak/belgelerde yapılması gereken bazı işlemler vardır. Örneğin; gelen bir belge görevli memur tarafından teslim alınır, bazı belgelerde imza karşılığı teslim almak gerekebilir. Gelen belgelerin hepsi tek tek incelenerek gruplandırılır. Gruplandırma yapılırken de belgelerin kime geldiği, gizliliği, önemi gibi hususlar dikkate alınır. Kişiye özel belgeler ilgililere yönlendirilir. Kaydedilecek ve kaydedilmeyecekler olarak ayrılan belgeler ayrıldıktan sonra, kaydedilecek belgeler kayıt defterlerine ilgili bilgileri yazılarak kaydedilir. Kayıt defterleri her yılın ilk günü açılarak, ilk gelen belge 1 numara ile başlatılarak yılsonuna kadar birbirini takip eden sıra numaraları ile kaydedilir ve 31 Aralık tarihinde sonlandırılır. Kayıt defterine belgenin numarası, tarihi, nereden geldiği, var ise ek bilgisi, belgenin kime geldiği ve hangi bölüme gideceği bilgileri yazılır. Belgenin kayıt defterine kaydedildiğine dair belgeye tarih damgası basılarak kayıt numarası verilir. Bu işlemlerden sonra belge ilgili kişiye iletilir. Gelen ve giden tüm belgeler için bu prosedür gerçekleştirilir. Resim 3.12: Sıralanmış dosyalar Belge ile ilgili işlemler tamamlandıktan sonra bu belgenin artık dosyalanabilir olduğunu gösteren bir işaretle işaretlenmesi gerekir. Üzerinde dosyalanabilir işareti olmayan belge tekrar sürecin başına döner. Bunun sebebi; işlemleri tamamlanmamış belgelerin dosyalanmasını önlemektir. Dosyalanacak belgeler öncelikle gruplanır. Bu gruplamalarda örneğin karma dosyalama sistemi kullanılıyorsa belgeler önce bölgelere göre ayrılır, alt gruplar müşteri adına göre ayrıştırılır ya da 69

74 alfabetik dosyalama sisteminde ise belgeler konu adlarına göre ayrılır sonra da alfabetik sırayla düzenlenir. Bu şekilde hazırlanan belgeler doğru yerleştirilebilir. Dosyaların; güneş ışığı, rutubet, su, çalınma veya kopyalanma gibi durumlar için özel korunma önlemleri ile korunmaları gerekir. Fihrist Hazırlama Belgelerin hangi dosyaya yerleştirileceği konusunda kolaylık sağlayan fihrist/index hazırlama işlemi, tüm dosyalama sistemleri için uygun olduğu gibi, özellikle numaraya göre ve karma dosyalama sistemleri için çok kullanışlı bir yöntemdir. Çok fazla dosya ve belge ile çalışıldığı durumlarda aranılan belgenin bulunabilmesi için tek tek tüm dosya ve belgelerin incelenmesi vakit ve iş gücü kaybına sebep olur. Bu durumlarda fihristlerin kullanılması faydalı olmaktadır. Fihrist, kitapların ilk sayfalarında yer alan içindekiler sayfasına benzetilebilir. Aranan belgenin bulunabilmesi daha kısa zamanda ve daha az iş gücü ile mümkün hale gelir. Tüm dosyaları aynı anda gösteren fihristler hazırlanarak açılan her dosya bu fihriste dosya planında yer alan numarasıyla ya da koduyla kaydedilir. Dosyalar genellikle özel bölümlerde saklanırlar. Saklama sırasında dosyalar genellikle gruplandırılmış ve klasörlenmiş şekilde dolaplara konulurlar. Klasör etiketlerine içerikleri ile ilgili tanımlayıcı bilgiler yazılır ve dosyaların konulduğu çekmece, dolap vb. yerlerin de kodlanması gerekir. Fazla Kopyalar: Fihrist hazırlarken uygulanacak ayrı fihrist dosyaları oluşturma yöntemiyle belge ile ilgili görevli belli bir dosyalama sistemine uygun düzenleme yapmış olur. Dosyadaki belgelerin bir kısmı için ayrı bir fihrist gerekiyorsa da karşılıklı gönderme formlarıyla belge desteklenebilir ya da belgenin kopyalarından bir fihrist oluşturulabilir. Fazla kopyaların kullanımı ile karşılıklı gönderme fişinin üzerine ana dosyadaki belgenin içeriğinin özetinin yazılması gereksinimi ortadan kalkar. Karşılıklı gönderme formu kullanımı genellikle belgenin başka kopyalarının elde edilemediği durumlarda tercih edilebilen bir uygulamadır. Dosya Açılması Mektup, rapor gibi yazılı belgelerin konulduğu dosyalama aracı olan dosyalar açılırken dikkat edilmesi gereken nokta; bir dosya dolmadan yenisinin açılmaması gerektiğidir. Bunun nedeni; dosya sayısının artmasını önleyerek birbiri ile ilgili belgelerin mümkün olduğunca bir arada tutulabilmesini sağlamaktır. Yaklaşık 100 belge alabilen dosyalar mevcuttur. Yeni bir dosya açılması kararı önceden planlanan ve uygulanan süreç planı politikaları doğrultusunda bölüm yöneticisi tarafından verilen bir karardır. Her yeni dosyanın kodlanması ve etiketlenmesi gerekmektedir. Dosyanın Kodlanması Evrak ya da belge kontrol edildikten sonra hangi dosyaya konulacağı belirlenir. Kod; belgenin içine konulacağı dosyanın içerdiği konular için, dosya planına göre belirlenen ad veya numaralardır. Kodlama ise bu kot bilgisinin dosya ya da belge üzerine yazılmasıdır. Kodlama yapılırken dosya planı ve fihrist kurallarına dikkat edilmeli ve en uygun kodlama tipi belirlenmelidir. Belgeler; konularına, gönderen kuruluş ya da kişi adına ve ya ilgili numarayla kodlanır. Dosyanın Etiketlenmesi Etiket; dosya açıldığında dosya kimliğine ait bilgilerin yazıldığı yerdir. Birçok dosya tipinde etiket alanı mevcuttur, etiket alanı mevcut olmayan dosyalara kâğıt etiketler yapıştırılabilir. Etiket üzerine dosyanın adı, başlığı, kotu ve içinde bulunan belgelerin konusu fihrist kurallarına göre yazılır. Dosya adı / başlığı 70

75 belirlenirken dosya başlığının kısa olmasına ve dosya içindeki belgelerin ne olduğunu tam olarak belirtebilecek kadar da açık olmasına dikkat edilmelidir. Dosyalardaki etiketlerin standart hale getirilmesi ve belli bir düzen içerisinde olması önemlidir. Etiketlerdeki yazıların tamamı belirlenmiş bir düzen içerisinde hazırlanarak yazılmalıdır. Örneğin; sadece ilk harfleri büyük yazılan ve dosya içeriğini açık ve anlaşılır ifade eden başlık metinleri ortalanarak etiketlere yazılabilir. Genellikle ilk okunan etiket çekmece etiketidir. Bu etiketin belgeye yönlendirici nitelikte olabilmesi için; Dosya başlığını, kapsanan yılı ve ya güncel ve güncel olmayan dosyalar arasında bir ayrımı, dosyanın izlediği dosya sisteminin türünü ve dosyanın çekmecede bulunan bölümünü içerek bilgiler barındırıyor olması gerekir. İkinci olarak ulaşılan etiket; klasör etiketidir. Bu etiketin ardından gelen dosyalar ve içerikleri ile ilgili açık ve net bilgi vermesi gerekir. Bir klasör etiketinde ise genel olarak; dosyanın ilgili olduğu kurumun adı, birimin kodu, dosyanın numarası, içindeki belgelerin içeriğini belli eden konu adı ve dosya yılı bilgileri yer alır. Tüm dosyalama sistemlerinde ortak amaç; istenen belgeye en kolay ve hızlı şekilde ulaşabilmektir. Bunun sağlanabilmesi için de dosya etiketlerinin en açık ve net anlaşılır bilgiler içermesi ve dosya içeriğini en doğru şekilde yansıtması gerekir. Bir dosya etiketinde genellikle; kurum ve birim kodu, klasör numarası, dosya numarası, dosya içindeki belgelerin başlangıç ve bitiş tarihleri, varsa eğer dosya içerisindeki belgelere ait sıra numaraları, yıl veya yıl grupları bilgileri bulunur. İyi bir dosya etiketinde; uygulanmakta olan dosyalama sistemi doğrultusunda, dosyanın içeriğini açıklayan kısa ve açıklayıcı tanımlamalar bulunması gerekir. Klasör ve dosyalar, gereksiz göz hareketlerini engelleyici biçimde, bir hizada ve düzenli olarak raflara yerleştirilmelidir. Doğru etiketleme yapıldığında, gereksinim anında aranan dosyanın olduğu çekmeceyi bularak, dosyayı içeren klasöre ulaşmak ve böylece dosyanın hızlıca bulunması sağlanmış olacaktır. Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü tarafından yayınlanan standartlara göre bir dosya/klasör etiketi örneği Şekil 3.3 de verilmiştir. Şekil 3.3: Bir dosya/klasör etiketi örneği TC Başbakanlık Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanan, 2005/7 tarihli Standart Dosya Planı Genelgesini internetten bularak inceleyebilirsiniz. 71

76 Dosyaların Yerleştirilmesi Seçilen dosyalama sisteminin gereksinimleri doğrultusunda, belgeler dosyalara yerleştirilir. Dosyalar doldukça da klasörlenerek ilgili raflara yerleştirilir ve saklanır. Bir belge gerektiğinde, hangi klasör ve hangi dosyada olduğunun kolaylıkla bulunabilmesi için uygun kodlama ve etiketleme Dosyalarda Çapraz Başvurular Dosyalanan belge eğer bir tek konu ile değil de birden fazla konuyla ilgili bilgi içeriyorsa bu durumda belge birinci derecede hangi konuyla ilgili ise o konuya göre dosyalanır ve ilgilendirdiği diğer konuya çapraz başvuru yapılacağını gösteren bir işaret ile işaretlenir. Böylece tek kopyası bulunan dosyanın ilgili diğer klasörlerde de bilgisinin bulunması sağlanmış olur. Birden fazla konuyla alakalı belgeler için diğer alternatif dosyalama yöntemleri ise; ilgili olduğu tüm dosyalara birer fotokopisinin konulması veya birincil ilgili dosyaya konulduktan sonra bir referans fişi düzenlenerek ilgili olduğu diğer konuların dosyalarına bu referans fişinin yerleştirilmesidir. Belgenin; Referans Fişi Geldiği yer :... Tarihi :... Numarası :... Konusu :... Aslının konulduğu dosyanın kodu :... Şekil 3.4: Örnek bir referans fişi Dosyalara Erişim/Dosyanın Ödünç Verilmesi ve İzlenmesi Dosyaların kullanımlarıyla ilgili karşılaşabilecek sorunlardan biri; dosyaların yerlerini bulmak olarak ortaya çıkmaktadır. Aranan bir dosyanın bulunamaması, yanlış zamanlarda yanlış dosyalara ulaşılması gibi sorunları ortadan kaldırmak için iyi bir izleme sistemi oluşturulması gerekmektedir. İzleme sistemleri çok katı ve sistematik olabileceği gibi, pek katı olmayan biçimlerde de olabilmektedir. Burada önemli nokta yine kurum ihtiyacı ve kararlaştırılan sisteme uygun planlamadır. Örneğin; dosyayı teslim alan kişinin kimlik bilgilerinin, teslim tarihinin kaydedileceği kayıt defterleri ile izleme işlemleri yapılabilir. Dosyayı alan kişinin kayıt işlemlerine uyması ve dosyayı geri getirmesinin sağlanması önemlidir. Dosyalanan bir belgenin incelenmesi ya da belgeye ihtiyaç duyulması durumlarında, eğer dosyayı isteyen mahkeme, denetleme kurulu gibi bir merci değilse, belge dosyadan çıkarılmadan kullanılır. Böylelikle hem belgenin kaybolması ve yıpranması önlenebilir hem de incelenecek belgenin ilişkili olduğu diğer belgeler de görülerek incelenebilir. Dosyanın izlenmesi; ödünç alınan dosyanın geri iadesinin unutulmaması amacı ile hatırlatma dosyasının ya da izleme formunun periyodik aralıklarla kontrol edilmesi ve geri gelmeyen dosyanın neden gelmediğinin tespit edilmesini sağlamaktır. İstenen belge yerine, belgeyi içeren dosyanın verilmesi kaybolma ihtimalini azalttığı gibi, ilgili diğer dosyaların da bir arada bulunmasını ve incelenmesini sağlar. 72

77 Dosya İsteme Fişi Belgenin; Tarihi :... Numarası :... Konusu :... Ödünç veriliş tarihi :... Ödünç Alanın; Adı Soyadı :... Birimi/Bölümü: :... Telefon :... Şekil 3.5: Örnek bir dosya isteme fişi Belge ya da dosyayı ödünç isteyen, ilgili dosya ya da belge için Dosya İsteme Fişinden iki kopya hazırlar ve imzalar. Dosyadan görevli kişi bu fişin bir kopyasını dosyanın veya belgenin yerine, diğerini masasındaki Hatırlatma Dosyasına koyar. Yazı isteme telefonla yapıldıysa, yine bu fiş hazırlanmalıdır. Bu aşamadan sonra; ödünç verilen belge takibe alınır. Dosyanın güvenliği ve devamlılığı için bu takip önem taşır. Ödünç verilen belge izlenirken bu fiş ve hatırlatma dosyasından takip edilir. Dosyaların ödünç verildikten sonra bekleme süreleri genellikle bir haftadır. Bir haftanın sonunda eğer dosya geri iade edilmediyse, ödünç alan kişi konu hakkında bilgilendirilerek belge ya da dosya geri istenir. Talep ediliyor ise süre uzatılır ve uzatılan süre hatırlatma dosyası ile fişin üzerine not edilir. Dosya geri getirildiğinde ise hatırlatma dosyasına kayıt edilir ve dosya isteme fişi iade edilir. Dosya geri geldiğinde muhakkak kontrol edilmeli ve dosyada eksik ya da fazla belge olup olmadığına bakılmalı, belgelerde tarih ya da konu ile ilgili sıralama hatası olup olmadığı denetlenmelidir. Bazı durumlarda dosyadaki belge sayısı artabilir. Bu durumlarda fazla belgelerin çıkarılması ya da içerik açısından bölünerek yeni dosya açılması gerekebilir. Tam tersi bir durum olarak belgelerde eksiklik ile karşılaşılırsa da yetkili kişinin eksik belgenin nerede olduğunu tespit etmesi ve neden dosyadan çıkarıldığını öğrenmesi gerekir. Resim 3.13: Evrak kayıt defleri Dosyaların Kontrol Edilmesi ve Saklanması Dosyaların kontrol edilmesi üç tür işlem içeren bir uygulamadır. Bu aşamada, dosya kontrol edilerek gerekiyorsa güncellenir, arşivlenir ya da imha edilir. 73

78 Dosyaların Güncelleştirilmesi Dosyaların güncelleştirilmesi 3 aşamalıdır. Birinci aşamada; gereksiz belge ve kayıtların dosyalardan çıkarılarak inha edilmesi için periyodik kontrollerin yapılması, olası kullanımlar için belli belge ve kayıtların saklanması ile yöneticilerin sürekli kullanmalarını gerektiren belgelerin hazır bulundurularak kolay ulaşılır şekilde düzenlenmesidir. Periyodik aralıklarla yapılan kontrollerde dikkat edilmesi gereken hususlar; yasal gerekler, yönetsel gerekler ve yönetimle ilgili şahsi kararlardır. Bazı kurumlar belli tip ve konulardaki belge ve dosyaların yasal olarak belirlenmiş sürelerde saklanması gerekir. Bazı belgelerin de kurum kimliği gereği saklanması ya da yönetimin tercihi doğrultusunda belirlenen sürelerce saklanması gerekebilir. Kurumlarda genellikle faturalar, sipariş mektupları, vergi kayıtları, personel kayıtları, yazışmalar ve bordrolar vb. gibi belgeler uzun süreli saklanması gereken belgelerdir. Kurumca belirlenmiş olan ya da yasal süreleri dolan belgelerin yok edilmesi gerekir. Yok edilmeyen gereksiz belgeler yerden ve malzemeden kayba sebep olur. Kayıt kullanımının sağlanması ve tekrar kullanılabilmesiyle kırtasiye işlerinin maliyeti düşürülebilir. Gereksiz belgelerin dosyalardan çıkarılması ile dosyada yeni belgeler için yer açılmış olacak, böylece yeni belgeler için yeni dosyaların açılması ve gereksiz dosya birikimi önlenmiş olacaktır. Dosyaların Saklanması, Arşivlenmesi veya Yok Edilmesi Her kurum için dosyalama işlemleri ile ilgili olarak genel-geçer bir aşama da dosyaların güncelleştirilmesidir. Böylece pasif duruma geçmiş olan ya da gereksiz dosyaların yer işgal etmeleri önlenmiş olur. Bölümlerde genellikle aktif dosyalar tutulmakta olup, hiçbir zaman kullanılmayacağı bilinen dosyalar yok edilir. Uzun süreli saklama ihtiyacı olan dosyalar için ise arşivleme yapılır. Dosyalar gerektiğinde bulunabilecek şekilde arşivlenmeli ve buna göre bir düzenleme yoluna gidilmelidir. Böylece karışıklıklar önlenerek aranan belgelerin kısa sürede bulunması sağlanabilir. Resim 3.14: Arşivlenmiş dosyalar Arşivleme nedir? Araştırınız. inceleyiniz. Arşivleme ile ilgili detaylı bilgiler için bu kitaptaki Arşivleme ünitesini 74

79 Saklama süresi biten ve yok edilmesi gereken belgeler için kurum bazında bazı özel yönetmelikler, genelgeler ve kararnameler bulunmaktadır. Örneğin; Gümrük Müsteşarlığı ve Gümrükler Kontrol Genel Müdürlüğü, Adalet Bakanlığı, Milli Eğitim Bakanlığı vb. gibi kurumlar, evrak ve belgelerin saklanma ve imhalarına yönelik olarak kanun hükmünde kararname ya da yönetmelik yayınlamaktadır. Yayınlanan bu kararlarla bağlı kurumların dosyalama süreçleri ve süreçte izleyecekleri adımlar ile sürecin genel yapısı ve işleyişi ile ilgili bilgilerin yanında, kullanılacak malzemelerden, dosyaların saklanma koşullarına kadar birçok konuda kılavuzlar ve arşivleme ve yok edilmesine yönelik bilgilendirmeler yapılmaktadır. Ayrıca T.C. Başbakanlık Devlet Arşivleri Müdürlüğü de tüm bu prosedür ve yöntemlerle ilgili ayrıca arşivleme ve tasnif işlemleri ile ilgili bilgi, belge ve genelgeler yayınlayarak kurumlar için rehber kaynaklar sağlamaktadır. Devlet Arşivleri müdürlüğü internet sitesini ziyaret ederek saklama süresi biten belgelerin imha edilmesi ile ilgili yayınlanan kararları inceleyiniz. Yok edilecek belgelerin belirlenmesinde yine kurumun bağlı olduğu üst mercilerin yayınladıkları yönetmelik, kararname ya da genelgelerden ve ya kurum yönetimi tarafından belirlenen kural ve prosedürlerden yararlanılır. Yok edilecek belgelerin belirlenmesinden sonra bu belgelerin imha edilmesi için özel kâğıt makasları ya da kâğıt yok etme makineleri gibi araçlar kullanılabilir. Sanal Dosyalama Sistemleri Resim 3.15: Belge yok edilirken kullanılabilecek araçlar Bilgisayarlar günümüzde artık her alanda kullanılabildiği gibi, bürolarda dosyalama işlemleri için de kullanılmaktadır. Çağdaş bürolarda artık geleneksel dosyalama sistemlerinin yerini bilgisayarlar almaktadır. Sanal dosyalama sistemleri konusunda geliştirilmiş birçok yazılım/programı piyasada bulmak mümkündür. Kişisel dokuman yönetimi, bilgisayarlı dosyalama sistemleri konusunda geliştirilmiş olan Nashuatec Paper Master, Docsvault, Hursoft ve benzeri yazılımlar iş gücü, malzeme ve zamandan tasarruf sağlamaktadır. Yazılımların ihtiyaç duyduğu teknik gereksinimlere sahip bilgisayarlara bu yazılımlar, kurulum konusunda bilgi ve deneyim sahibi teknik elemanlar tarafından kurulur. Kurulan yazılımların kullanıcı hesapları ve hesap ayarları yapılır ve kullanılacak belge tipleri ve dosyalama sistemi belirlenerek dosyalama işlemleri başlatılır. Sanal evrak yönetim sistemlerinde genellikle her tür rapor, yazışma, fatura vb. gibi belgelerin kâğıda dökülmesi yerine, elektronik ortamda tutulması, arandığında kolay bulunmasını sağlamak mümkündür. Sanal dosyalama sistemlerinde belgelerin kayıt ve saklanması için, veri depolama araçları kullanılır. Bilgisayarda yapılan dosyalama işlemleri de fiziksel ortama aktarılmalı yani geleneksel dosyalama sürecine dahil olmalıdır. Bilgisayarda oluşturulan belgelerin dökümü alınarak kullanılan dosyalama sistemine uygun süreçle dosyalanmalıdır. Belgelerin dijital kopyaları da yine kullanılan sanal dosyalama sisteminin standartları doğrultusunda yedeklenir. 75

80 Söz uçar, yazı kalır., Hatırda kalmaz, satırda kalır., En silik mürekkep, en güçlü hafızadan iyidir. ve Laf dosyaya girmez. gibi kalıp cümleler bürolarda sıklıkla kullanılan ve yazılı belgelerin ve belgelerin dosyalanarak saklanmasının önemini vurgulayan cümlelerdir. Kitapçılardan ya da kütüphanelerden Kurumsal Şirketler için Yazışma ve Dosyalama Sistemi konulu kitaplar bulabilirsiniz. Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği tarafından hazırlanan TOBB Evrak ve Dosya Hizmetleri Yönetmeliği ni; /HukukMusavirligi/Documents/Diger_Yonetmelikler/TOBB%20EVRAK%20VE%20DOSYA %20HIZMETLERI%20YONETMELIGI.doc adresinden edinerek inceleyiniz. 76

81 Özet Kurumlarda dosyalama sistemini belirlemeden evvel dosyalama sistemleri bilinmeli ve kurum kimliğine, faaliyetlerine uygun bir sistem seçilmelidir. En iyi işleyen dosyalama sistemi genellikle kurum işlerine göre belirlenen değil de işlerin en kolay görülmesini ve ilerlemesini sağlayacak sistemdir. Kurumlarda gelen ve giden evrakların dosyalanması işlemlerinin, başından itibaren planlanması, dosyaların saklanacağı yerlerin belirlenerek düzenlenmesi, kullanılacak araçların seçimi gibi konular, kurumun önemli faaliyetlerinden biridir. Kuruluşundan itibaren planlı ve sistematik bir dosyalama süreci izleyen kurumlarda evrak karmaşası yaşanma ihtimali en aza indirilmiş, zaman, maliyet ve iş gücü açısından ise kar edilmiş olur. Dosyalama sistemi belirlenirken ilk olarak, mevcut sistemlerle ilgili bir araştırma yapılmalıdır. Mevcut sistemler içerisinden kurum için uygun olanın seçilebileceği gibi, seçilen bir sisteme uyarlamalar yapılarak yeni bir sistem oluşturulabilir. Yeni bir sistem oluşturmak, sistem uzmanlarından oluşan bir ekip çalışması gerektirir. Önemli olan, mevcut sistemler içerisinden evrakı ve kayıtları gereği gibi saklayacak, ihtiyaca uygun bir sistemi seçmek ve onu yürütmektir Dosyalama yerinin seçiminde fiziksel özellikler ve konum önemlidir. Dosyalama sisteminin ve yerinin amaca uygun seçimi kadar, yerin uygun şekilde düzenlenmesi de önemlidir. Doğru bir düzenleme yapıldığında; yerden, personelden ve malzemeden en üst düzeyde yararlanmaya olanak sağlanmış olur. Dosyalama sisteminin kurulumunda uygun araçların bilinmesi ve sisteme en uygun olanların seçilmesi de önem taşımaktadır. Uygun araçlar seçildiğinde sistemin işleyişini kolaylaştırarak iş gücü ve zamandan tasarruf sağlanabilir. Dosyalama araçlarına örnek olarak; dosya, klasör, dosya dolabı, dosya/klasör/çekmece etiketleri, dosya kasaları, kalamoza, bilgisayar, veri depolama araçları (harddisk/usb disk/cd vb), yazıcı, fotokopi ve faks makineleri sıralanabilir. Seçilen dosyalama sistemi doğrultusunda dosyalama sürecinin planlanması gerekir. Oluşturulacak standart dosyalama süreci ile iş ve zaman bakımından olduğu gibi personelin verimliliğinden de üst düzeyde kar etmek mümkün olacaktır. Dosyalama sürecinin adımları; dosyalama işlemlerinin planlanması, belgelerin sınıflandırılması ve sıralanması, fihrist hazırlama, yeni dosya açılması ve başlıklandırılması, kodlama ve kod sisteminin oluşturulması, etiketleme, çapraz başvurular, dosyalara erişim/dosyanın ödünç verilmesi ve izlenmesi, dosyanın kontrol edilmesi, güncellenmesi, imhası ya da saklanması kararının verilmesi olarak sıralanabilir. Kurumda sanal dosyalama sistemleri kullanılıyorsa da oluşturulan, gelen-giden kısaca kayıt altına alınan her tür belgenin dökümünün alınması ve dosyalanması önemlidir. Doğru işleyen dosyalama süreci, iş gücü, zaman ve maliyet açısından kuruma kolaylık ve tasarruf sağlayacaktır. 77

82 Kendimizi Sınayalım 1. Aşağıdakilerden hangisi geleneksel dosyalama araçlarından olan dosya türleri arasında yer almaz? a. Telli Dosya b. Klasör c. Askılı Dosya d. Tam Kapaklı e. Yarım Kapaklı 2. Daha çok kartların konulduğu, kalın ve sağlam kapaklı, kartları tutan özel makinesi bulunan dosyalama aracı hangisidir? a. Kalamoza b. Etiket c. Kavalye d. Telli Dosya e. Kasa 3. Aşağıdakilerden hangisi dosyalama sürecinin adımlarından biri değildir? a. Fihristleme b. Dosya açılması c. Dosyaların saklanması d. Ödünç verme e. Dosya formu oluşturulması 4. Microsoft firmasının dosya yönetimi için geliştirdiği yazılım aşağıdakilerden hangisidir? a. Dropbox b. Google Docs c. Google Drive d. Pinpoint e. Portal 5. Ödünç verilen bir dosya ya da belgenin izlenmesi için hangi belge düzenlenir? a. Veritabanı b. Açık dosya fişi c. Dosya isteme fişi d. Paylaşım fişi e. Belge fişi 6. Aşağıdakilerden hangisi bir klasör etiketinde yer alması gereken bilgilerden biridir? a. Ana konu başlığı b. Etiket türü c. Tarih d. Dosya numara aralığı e. Kurum adı 7. Dosyaların sınıflandırılma periyodu hangisinde doğru olarak verilmiştir? a. Her yılın ilk gününden son gününe b. Her haftanın ilk gününden son gününe c. Her ayın ilk gününden son gününe d. Günün ilk dosyasından son dosyasına e. Her saatin başından sonuna 8. Aşağıdakilerden hangisi etiket türlerinden biridir? a. Fihrist etiketi b. Arşiv etiketi c. Çekmece etiketi d. Tarih etiketi e. Referans etiketi 9. Aşağıdakilerden hangisi dosya dolabı türlerinden biri değildir? a. Açık raflı dolap b. Hareketli dolap c. Yatay raflı dolap d. Dikey raflı dolap e. Kalamoza 10. Ödünç talebi ile hazırlanması gereken dosya isteme fişinin aslı ile birlikte toplam kaç kopyası olmalıdır? a. 5 b. 4 c. 3 d. 2 e. 1 78

83 Okuma Parçası DOSYALAMA ISLEMLERINDE UYULACAK KURALLAR Ana hizmet, yardımcı hizmet, danısma ve denetim faaliyetlerine iliskin dosya konularının ilgili bulundugu faaliyetin altında yer alması, bu faaliyetlere ait alanların sadece o hizmeti yuruten birimin kullanımına acık oldugu anlamına gelmemelidir. Birimler, asli faaliyetlerinin yer aldıgı bolulerin dısındaki dosya konuları ile de dosya acabileceklerini unutmamalıdır. Dosya Planlarının ve sayısal aralıgında tanımlanan dosya konuları tum kurum ve kuruluslarda ayn; ana hizmet faaliyetlerine iliskin sayısal aralıgında yer alan konuların ise, kurum ve kurulusarda farklı tanımlamaları icerdigi unutulmamalıdır. Kurum dısından gelen bir yazıda sayısal aralıgında tanımlanmıs bir dosya numarasının, o kurumun ana faaliyetini ihtiva eden bir konu oldugu bilinmeli; budosya numarası cevabi yazılarda referans olarak alınmamalıdır. Hazırlanan yazının dosya numarasının tespitinde, nerede dosyalanması gerektigi dusuncesinden hareketle dosya numarası belirlenmeli; bu yaklasım, aynı mahiyetteki tum belgeler icin de uygulanmalıdır. Dosya numarasının tespitinde, kurum ici veya kurum dısından gelen yazılardaki dosya numaraları belirleyici olmamalıdır. Her faaliyet gurubunun ilk dosyası konumunda bulunan ve uckarakter rakam ile kodlanan dosyalar, o faaliyet grubuna ait konu listesinden herhangi biri veya birkacına iliskin yapılan yazısmaların kendi konu numaraları ile dosya acılma yogunluguna erismedigi durumlarda dosyalanabilmesine imkan saglamak amacıyla tanımlanmıstır. Ornegin, yıl icerisinde Personel isleri ne ait konularda az sayıda yazısma tesekkul etmesi durumunda 900 Personel Isleri kodu ile acılacak bir dosyada bu belgelerin toplanması gerekmektedir. 900 Personel Isleri adlı bir dosya, sayısal aralıgında personel konusu ile ilgili belgeleri barındırdıgını ifade etmektedir. Her faaliyet grubunun son dosyası konumunda bulunan ve sonu 9 ile biten uc karakter rakam kodla tanımlanmıs Diger adlı dosyalar, o faaliyet grubunun bir parcası olmasına ragmen, faaliyet grubunda sayılan konulardan herhangi birini ilgilendirmeyen (faaliyet grubundaki herhangi bir dosya ile iliskilendirilemeyecek) yazıların kodlanmasında ve dosyalanmasında kullanılmak uzere tanımlanmıstır. Faaliyet gruplarında ele alınan ana konuların 1. alt bolunmelerinin sonunda 99 Diger adı ile kodlanan dosyalar ise, kendinden onceki alt konuların hic birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması icin kullanılacaktır. Bu kural 2. ve 3. alt bolunmeler icin de aynı usulde uygulanacaktır. Planda, 2. ve 3. alt bolunmelerin sonunda 99 Diger adıyla dosya tanımlaması yapılmamıstır. Bu bolunmeler icin de ihtiyac halinde "99 Diger" adıyla dosya acılabilecektir. Dosya planında "Diger" adı ile ifade edilen dosya numaraları kullanılarak acılan dosyalar yılsonunda birimlerince incelenip, yogun yazısma sebebiyle plana eklenmesi zorunlu gorulen konular belirlenecek ve kurumun dosya planından sorumlu birimlere bildirilecektir. Hazırlanan yazılara dosya numarası tespitinde, dosya konusunun alt ayrımları yapılmış ise, yazının konusunu ifade eden alt ayrım kodları kullanılacaktır. Alt ayrımların geneli konumundaki dosya konusu yazısmalarda kullanılmayacaktır. Bu gibi durumlarda alt ayrımların geneli durumundaki konular yalnızca dosya numarası olarak kullanılabilecektir. Aynı dosya numarasını tasıyan belgelerin yogunlugundan dolayı erisimin daha etkin saglanabilmesi amacıyla dosya planında herhangi bir istisna getirilmemis ise, cografik, alfabetik veya kronolojik dosyalama yapılabilecektir. Dosya planında istisna getirilen ayırımlara iliskin kullanılacak kısaltmalar planın "Ek-1 ve Ek-2" bolumunde verilmistir. Bu ayırımların gerektirdigi durumlarda "Ek-1 ve Ek-2" bolumunde verilen kısaltmalar veya kodlar, dosya numarasına, / isaretinin ardından yansıtılacak; gerektigi durumlarda da ayrı dosyalar acılması saglanacaktır. Kurumca ozel onem arz eden tanımlamalar (ozel kodlar), aynı konulu belge ve dosyaların birbirinden ayrılmasını saglamak amacıyla koseli parantez "[ ]" icinde kullanılabilecektir. Koseli parantez, kuruma ozel kodlamaların belirlendigi bir alanı ifade etmektedir. Koseli parantez 79

84 icerisinde birden fazla tanımlama ve kodlamanın yapılması gerektigi durumlarda, her farklı kod ; (noktalı virgul) isareti ile birbirinden ayrılacaktır. Yazının dosya numarası, yazıyı hazırlayan gorevliler tarafından dosya planı dogrultusunda belirlenerek yazıya yansıtılacaktır. Unite amirleri hatalı islemleri onlemeye yonelik kontrol islemlerini yapacak ve islemi biten yazılar bu dosya numarası dikkate alınarak dosyalanacaktır. Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebilecegi durumlarda, agırlıklı konu dosya numarası olarak belirlenecek, gerektiginde yazının bir ornegi ilgili bulundugu diger dosyaya da konulabilecektir. Dosya planında ayrıca tanımlanmıs dahi olsa bir islemin devamı veya parcası konumundaki yazılar, islem butunlugunun bozulmaması amacıyla ilgili bulundugu islem kodu ile tanımlanmaya devam edilecektir. Bu tur yazıların ayrı bir dosyada da takip edilmesi gerektiginde dosya planındaki kendi konu kodu ile dosya acılarak, yazıların birer ornegi bu dosyaya konulabilecektir. Ornek; Satınalma surecinde alınması gereken bir olur icin Genel İşler bolumunde yer alan 020 Olurlar, onaylar kodu kullanılmamalıdır. Alınması gereken onay satınalma surecinin ayrılmaz parcası olması sebebiyle satınalma kodu ile tanımlanmalı ve satınalma dosyasında saklanmalıdır. Birimin rahat ulasım ve yararlanma ihtiyacından dolayı farklı kodlarla tanımlanmıs olurların birer ornegi 020 Olurlar adı ile acılacak dosyada toplanabilecektir. Strateji Gelistirme birimleri, dosya planının hedeflenen amacları dogrultusunda kullanımını gerceklestirebilmek, uygulamaları takip etmek ve denetlemek uzere sorumludur. Dosya, o dosya numarasını tasıyan bir yazı gonderildigi veya geldigi zaman acılacaktır. Bir islemle ilgili yazılar, islem sonuclandırılıncaya kadar "islemdeki yazılar" adı altında acılacak dosyada biriktirilmeli; islemin tamamlanması halinde, ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır. Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; muteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gonderme yapılmalıdır. Acılacak dosya uzerinde, dosyayı tanımlayan "Kurum adı veya rumuzu", "Birim adı veya rumuzu", "Dosya numarası", "Konu adı", "yılı" ve varsa Ozel Kodu gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır Ek-3. Dosya uzerinde bulunması gereken unsurların tatbikinde kurum icinde birliktelik saglanması amacıyla, dosyalama hizmetlerinden sorumlu birimler gerekli girisimlerde bulunacaktır. Dosya numaraları, dosyanın konusunu belirlemenin yanı sıra, dosyaların depolandıgı ortamlardaki yerini de belirleme ozelligine sahiptir. Arsivlerde dosyalar, dosya numaraları dikkate alınarak, hiyerarsik bir butunluk icinde saklanacaktır. Dosyaların bu sekilde saklanması, birbirleri ile ilgili konulara ait dosyaların bir arada bulunmasını saglayacagı gibi, ileride arsivlerde yapılacak tasnif islemlerinde uygulanacak "asli duzen"in kendiliginden olusumuna da temel teskil edecektir. Uniteler, her yılın Ocak ayı icerisinde, onceki yıla ait dosyaları Devlet Arsiv Hizmetleri Hakkında Yonetmelik'in 12nci maddesi hukmune gore uygunluk kontrolunden gecirerek, birim arsivine devredeceklerdir. Devir islemlerinde, dosyaların unitelerinde olusturulan asli duzenleri kesinlikle bozulmayacaktır. Uygunluk kontrolu esnasında, birlestirilmesi veya ayrılması gereken dosyalar birlestirilecek veya ayrılacaktır. Birlestirme ve ayırma islemlerinde, acılmıs bulunan dosyalardaki belge yogunlukları dikkate alınacaktır. Birlestirme ve ayırma islemlerinden dolayı dosyada yapılan duzenleme, dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılıga sebebiyet vereceginden, bu unsurlar dogrultusunda dosya uzerinde de gerekli duzeltmeler yapılacaktır. Dosyaların unite, birim ve kurum arsivlerinde saklanması, duzenlenmesi, devri vb. arsiv islemlerinde Devlet Arsiv Hizmetleri Hakkında Yonetmelik hukumlerine uyulacaktır. Dosya planında, yeni konuların acılması, mevcut olanların kaldırılması ya da duzeltilmesi gerektigi durumlarda, kurum veya kurulusların dosya planlarından sorumlu birimlerin Devlet Arsivleri Genel Mudurlugu'nu haberdar etmesi uzerine bu Genel Mudurlukce, uygun gorulen duzeltmeler 80

85 yapılabilecektir. Dosya planlarında ongorulen degisiklikler yıl sonlarında yapılacaktır. Universite, belediye ve ozel idareler, dosya planlarına yeni konuların ilavesi, mevcut olanların kaldırılması ya da duzeltilmesi taleplerini, belediyeler ve ozel idareler icin Icisleri Bakanlıgına; universiteler icin Yuksek Ogretim Kurulu Baskanlıgına bildirmek zorundadırlar. Bu kurumların dosya planlarından sorumlu birimlerinin Devlet Arsivleri Genel Mudurlugu'nu haberdar etmesi ve bu Genel Mudurlugun uygun gormesi halinde gerekli duzeltmeler yapılabilecektir. Kurumlar ve Kuruluslar dosya planlarını web sitelerinde de yayınlayarak, kullanıcıların guncel dosya planını takip etmelerini saglayacaklardır. Devlet Arsivleri Genel Mudurlugu tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma sunulan "Ortak Alanlar" ve web adreslerinde de istifadeye sunulacak olup, bu alanlarla ilgili duzeltmeler anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilecektir. Kaynak: Başbakanlık Personel ve Prensipler Müdürlüğü, 2005/7, Standart Dosya Planı Genelgesi. Kendimizi Sınayalım Yanıt Anahtarı 1. b Yanıtınız yanlış ise Dosya başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 2. a Yanıtınız yanlış ise Diğer Araçlar başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 3. e Yanıtınız yanlış ise Dosyalama Sürecinin Uygulanması başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 4. d Yanıtınız yanlış ise Sanal Dosyalama Araçları başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 5. c Yanıtınız yanlış ise Dosyanın Ödünç Verilmesi ve İzlenmesi başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 6. b Yanıtınız yanlış ise Dosyanın Etiketlenmesi başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 7. a Yanıtınız yanlış ise Dosyaların Sınıflandırılması başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 8. c Yanıtınız yanlış ise Dosya ve Çekmece Etiketi başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 9. e Yanıtınız yanlış ise Dosya Dolapları başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 10. d Yanıtınız yanlış ise Dosyanın Ödünç Verilmesi ve İzlenmesi başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 81

86 Sıra Sizde Yanıt Anahtarı Sıra Sizde 1 Dosyalanmaya konu olan belgeler; hazırlanma yeri, bilgi sunuş şekilleri, nitelikleri ve kullanım sıklıklarına gibi çeşitli kriterlere göre sınıflandırılabilir. Hazırlanma yeri bakımından; Dışardan gelen belgeler, Bir kopyası alınarak dışarıya gönderilen belgeler, Sıra Sizde 2 Arşivleme; kurum ve kuruluşlarda belge yönetiminin son aşaması olan işlemdir. Bir anlamda kamu ve kurumların bilgi depoları olarak görülebilir. Kurumların, gerçek ya da tüzel kişilerin faaliyetleri sonucu oluşan ve bu amaçla saklanan belgeler, söz konusu belgelere bakan kurum ve bu belgelerin saklandığı yerdir. Not: bu konu ilerleyen ünitelerde ayrıntılı olarak ele alınacaktır. Kuruluş içi belgelerdir. Bilgi sunuş şekli bakımından belgeler; Yazılı belgeler (iş mektupları, resmi yazılar, raporlar, formlar vb.) Basılı belgeler (Fotoğraf, resim, resmi gazete, kitap, dergi vb.) Manyetik ortama kayıtlı belgeler (video, ses dosyası, radyoteyp, bilgisayara kayıtlı belge vb.) Nitelikleri bakımından belgeler; Resmi belgeler (vergi beyannamesi, sigorta bildirileri vb.) Ticari belgeler (muhasebe defterleri, faturalar, ticari sözleşmeler, sipariş formu vb.) Gizli belgeler (kurumun özel yazışmaları, ihale bilgileri vb.) Kıymetli belgeler (Bono, çek, poliçe, hisse senedi vb.) Kullanım sıklıklarına göre belgeler; Aktif belgeler (sıkça kullanılması ya da kontrol edilmesi gereken belgeler) Pasif belgeler (Geçmişte kullanılarak artık işi bitmiş ve ya ileride kullanılabilecek ya da yasa gereği vb. gibi nedenlerle saklanan belgeler) Yararlanılan Kaynaklar Ataman, B. Kemal. (1995). Dosyalama İşlemleri; National Archives and Record Service den Çeviri, İstanbul. Başpınar, N. ve Bayramlı, Ü. (2007). Büro Yönetimi ve Dosyalama. Anadolu Üniversitesi AÖF Yayınları, Eskişehir. Benligiray, S. (2005). Büro Yönetimi. Anadolu Üniversitesi AÖF Yayınları, Eskişehir. İslam, Y. (2009). Dosyalama ve Arşivleme Teknikleri, Ankara, Seçkin Yayınevi. MEGEP, (2008). Büro Yönetimi ve Sekreterlik, Milli Eğitim Bakanlığı, Ankara. adresinden tarihinde edinilmiştir. Murat, M. (2007). Kurumsal Şirketler İçin Yazışma ve Dosyalama Sistemi, adresinden tarihinde edinilmiştir. Taşdemir, İ. (2012). Büro Yönetimi, adresinden tarihinde edinilmiştir. 82

87

88 4 Amaçlarımız Bu üniteyi tamamladıktan sonra; Belge ve doküman kavramlarını ayırt edebilecek, Elektronik belgelerin yapı ve özelliklerini betimleyebilecek, Belge yönetim süreçleri ve standartlarını açıklayabilecek, Belge değişim sürecinde belgelerin yaşam döngüsünü ve sürekliliğini modeller çerçevesinde açıklayabilecek bilgi ve becerilere sahip olabilirsiniz. Anahtar Kavramlar Belge Elektronik Belge Doküman Belge Yönetimi Belge Değişim Süreci İçindekiler Giriş Belge ve Doküman Kavramları Belge Yönetim Süreçleri ve Standartları Belgelerin Değişim Süreci 84

89 Belge Değişim Süreci GİRİŞ Belgeler, bir kurumun yürüttüğü işlemlere ilişkin eylemleri gösteren, yasal kanıt değeri taşıyan bir forma sahip olan, çeşitli standartlar çerçevesinde üretilen ve yönetilen dokümanlardır. Bir dokümanın belge niteliği taşıyabilmesi için hazırlayıcısı tarafından gerçekleştirilen eylemi göstermesi ve yasal olarak kanıt niteliği taşıyacak şekilde yapılandırılması gerekmektedir. Bilgi ve iletişim teknolojilerinin gelişmesi ve yaygınlaşmasıyla birlikte belge üretme ve saklama faaliyetleri elektronik ortamda yürütülmeye başlanmıştır. Elektronik ortama aktarılan ya da bu ortamda üretilen her türlü görüntü, ses veya metin içeren belge elektronik belge olarak tanımlanabilir. Geleneksel ve elektronik belgeler kullanım alışkanlıkları, üretim ve depolama kapasiteleri bakımından birbirine göre çeşitli avantaj ve dezavantajlara sahiptir. Bir kurumun yürüttüğü faaliyetler kapsamında yüzlerce hatta binlerce belge üretilir ve kullanılır. Belgeler üretimden, kullanıma, dağıtımdan, arşivleme ve imha işlemlerine kadar uzanan bir değişim sürecinde çeşitli aşamalardan geçer. Bu süreçler boyunca belgenin kanıt niteliğini kaybetmeden yaşamını sürdürebilmesi için çeşitli yönetim etkinliklerine ihtiyaç duyulur. Belgelerin üretimi, saklanması, kullanılması, arşivlenmesi ve gerektiğinde imha edilmesi süreçleri belge yönetimi ile sağlanır. Burada amaç kurumun aldığı kararların ve yürüttüğü işlemlerin kanıtlayıcı bilgisi olan belgelerin güvenilir bir sistem içerisinde yönetilmesidir. Bu ünitede belge ve doküman kavramları arasındaki farkları ortaya koyarak belge türlerini; bir belge türü olan elektronik belgelerin yapı ve özelliklerini; sistem kriterlerini inceleyeceğiz. Ardından belgelerin yönetim süreçlerini ve standartlarını irdeleyerek belge yönetim sistemlerinin yapılandırılması sırasında dikkat edilmesi gereken noktalara değineceğiz. Son olarak belge değişim sürecinde belgelerin yaşam döngüsünü ve sürekliliğini modeller çerçevesinde ele alacağız. BELGE VE DOKÜMAN KAVRAMLARI Belge yönetim süreçlerine değinmeden önce belge ve doküman kavramlarını açıklayarak bu iki kavramın ayrımlaştığı ve kesiştiği noktaları ortaya koymak yararlı olacaktır. Üretilen ya da kullanılan her türlü bilgi kaynağını doküman olarak tanımlayabiliriz. Resim, kitap, makale, ses kaydı gibi görsel, yazılı ya da işitsel malzemeler genel olarak doküman olarak adlandırılabilir. Bir materyalin doküman olarak nitelendirilmesi için bilgi kaynağı olması veya o bilginin üretiminde kullanılması yeterlidir. Öte yandan belge ise; bir işlemi gerçekleştirmek için özellikle iletişim amacı güden ve kanıt niteliği taşıyan her türlü dokümandır. Özetleyecek olursak kurumların ihtiyaçları doğrultusunda hazırlayacakları her türlü belgenin hammaddesine doküman diyebiliriz. Belge ve doküman arasındaki fark nedir? Belgelerin oluşturulması sürecinde uygulanacak yöntem ve şekil bakımından sahip olması gereken temel özellikler şöyle sıralanabilir: Belge yazılı olmalıdır. Bir iradeyi açık bir şekilde ortaya koymalıdır. 85

90 Taşınabilir kayıt ortamında bulunmalıdır. Düzenleyicisi belli olmalıdır. Kanıt niteliği taşıyacak şekilde imzalı ya da mühürlü olmalıdır. Türü ne olursa olsun bütün belgelerde bulunması gereken özelikler bu şekilde olmakla birlikte belge profili ve türüne göre ek özellikler de içerebilir. Belge, delil niteliği taşıyan, yasalar önünde özgün olan her türlü yazılı ve basılı materyali ifade etmektedir. Kurumsal bilginin üretilmesi amacıyla kullanılır. Bir dokümanın belge niteliği taşıyabilmesi için kanıt olma özelliğinin bulunması gerekir. Genel olarak belgelerin kâğıt ortamında oluşturulduğu ve saklandığı düşünülür. Oysa belgeler kâğıt gibi basılı ortamlarda bulunabileceği gibi ses kaydı, film, fotoğraf gibi çoklu ortamlarda da bulunabilir. Belgelerin bulunduğu ortamların birbirine göre avantaj ve dezavantajları olduğunu söyleyebiliriz. Örneğin kâğıt ortamında saklanan belgelerde arama ve düzeltme işlemleri uzun zaman almaktadır. Dolayısıyla hata yapma oranı da yüksektir. Nem, ısı gibi fiziksel koşullardan etkilenmesi nedeniyle uzun yıllar saklanan belgelerde deformasyon olabilir. Kâğıt ortamının belgeler için bazı dezavantajlar taşıması nedeniyle, bilgi ve iletişim teknolojilerinin sunduğu imkânlarla birlikte belgelerin kâğıt ortamından elektronik ortama taşınması kaçınılmaz olmuştur. Elektronik Belgeler Genel olarak elektronik ortamda bulunan belgeler elektronik belge olarak ifade edilir. Elektronik belgeler, daha önce hazırlanmış ve kamera, tarayıcı gibi çeşitli teknolojiler kullanılarak elektronik ortama aktarılan belgeler ile tamamen elektronik ortamda hazırlanmış belgeleri kapsamaktadır. Tablo 4.1: Elektronik doküman/belge türleri Ofis Uygulamalarından Yararlanılarak Üretilen Dokümanlar Kelime işlemci dokümanlar Grafik-tablo belgeleri Sunular Masaüstü yayınlar Tasarım dokümanları Kurumsal Bilgi Sistemleri Aracılığıyla Üretilen Belgeler Veritabanları Coğrafik bilgi sistemleri İnsan kaynakları sistemleri Finansal sistemler İş akışı sistemleri Kullanıcı yönetimi sistemleri Müşteri yönetimi sistemleri Kurumlarda geliştirilen özel sistemler İçerik yönetimi sistemleri Çevrimiçi ve WWW Tabanlı Ortamlarda Yer Alan Belgeler Intranetler Ekstranetler Kamuya açık web siteleri İnteraktif iletişim belgeleri İletişim sistemlerinden Alınan Elektronik Mesajlar E-postalar SMS (kısa mesaj hizmetleri) MMS (multimedya mesaj hizmetleri) EDI (elektronik veri değişimi) Elektronik doküman değişimi (elektronik faks) Sesli mesajlar EMS (gelişmiş mesaj hizmetleri) Multimedya iletişimi Kaynak: Digital recordkeeping guidelines, 2004 En sık kullanılan elektronik belgelere grafik-tablo belgeleri, e-postalar, ses kayıtları, web siteleri, çoklu ortam sunumlar, kelime işlemci dokümanlar örnek olarak gösterilebilir. Elektronik belgeler, belge türü ve saklanılan ortamlar baz alındığında Tablo 4.1 deki gibi sınıflandırılabilir. Nasıl ki kâğıt ortamında üretilen, kullanılan ve saklanan belgelerin çeşitli avantaj ve dezavantajlarından bahsettiysek, geleneksel belgelerle karşılaştırıldığında elektronik belgelerin de kullanım, saklama, dönüştürme gibi işlemler açısından çeşitli avantajları ve dezavantajları bulunmaktadır. Geleneksel belgelere nazaran elektronik belgeler daha az yer kaplar. Elektronik belgeler dayanıklıdır, ısı, 86

91 ışık, nem gibi çevresel faktörlerden daha az etkilenirler, uygun koşullarda saklandığında etkilenmedikleri de söylenebilir. Elektronik belgelerin en büyük avantajı belge üzerinde işlem yapmanın kolay olmasıdır. Elektronik belgelerde arama, bilgi transferi yapma ve paylaşma hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleştirilir. Oysa kâğıt ortamında saklanan belgelerde işlem yapmak zaman alıcı ve iş gücü gerektiren bir süreçtir. Elektronik belgeler üzerinde çalışmanın getirdiği avantajlarla birlikte günümüzde kurumlar çalışma ortamlarını elektronik belgelerle uyumlu çalışabilecek şekilde yapılandırmaktadır. Hatta kısa bir süre öncesine kadar pahalı ve gereksiz gibi görünen yazılım ve donanım teknoloji altyapısı kurmak, şuan işletmelerin olmazsa olmazı haline gelmiştir. Elektronik belge sürecine geçişte kurumlar bazı sıkıntılarla karşılaşabilmektedir. Kurum içerisinde yerleşmiş olan bazı alışkanlıkların değiştirilmesi süreci kurum çalışanlarını ilk etapta zorlasa da ilerleyen zamanlarda gerek çalışma süresinin azalması gerekse elektronik belgeler üzerinde çalışmanın getirdiği kolaylıklarla birlikte bu süreç avantaja dönüşecektir. Öte yandan bilgi ve iletişim teknoloji altyapısının kurulması kurum için başlangıçta maliyetli gibi görünebilir, ancak uzun vadede çalışacak personelin harcadığı zamanı, kırtasiye giderleri ve arşivleme güvenliği göz önüne alındığında elektronik belge kullanımı işletme açısından daha verimli hale dönüşecektir. Elektronik belgelerin kullanım sürecinde karşılaşılan sorunlardan biri güvenlik kaygısıdır. Elektronik ortamda bilginin kolaylıkla el değiştirebilmesi, üzerinde değişiklik yapılabilmesi, kolay erişilebilmesi gibi esnekliklerin bulunması nedeniyle bireyler elektronik ortamda işlem yaparken kaygı duyabilmektedir. Örneğin özellikle son yıllarda internet bankacılığı işlemlerinde alınan yoğun güvenlik önlemleri nedeniyle bu ortamın kullanımı hem güvenli hale gelmiş hem de yoğun tempoda yaşayan bireylerin günlük aktivitelerine ara vermeden işlemlerini kolaylıkla ve güvenli bir şekilde gerçekleştirebilmesini olanaklı hale getirmiştir. Elektronik belgeler arşiv sürecinde geleneksel belgelere nazaran depolama alanı olarak daha az yer kaplamaktadır. Öte yandan geleneksel belgelerde olduğu gibi elektronik belgelerin de saklama koşullarının iyi düzenlenmesi gerekmektedir. Geleneksel belgelerin zamanla deforme olma, nem, ısı gibi fiziksel koşullardan etkilenerek yıpranabileceğinden bahsetmiştik. Benzer şekilde elektronik belgeler de saklama koşullarının uygun olmadığı durumlardan olumsuz etkilenebilir. Olumsuz çevre koşullarından etkilenmemesini sağlamak için elektronik belgelerin tek bir ortamda değil birden fazla kaynakta depolanması sağlanabilir. Böylece belgelerin yedeklenmesi de sağlanmış olur. Elektronik belgelerin üretilmesi, dağıtılması ve depolanması süreçlerinde kullanılacak teknoloji altyapısının kurulma maliyeti; bireylerin elektronik belgelerle çalışırken taşıdıkları güvenlik kaygıları; depolama işlemlerinde yedeklemelerin yapılması gerekliliği; elektronik belge kullanımına ilişkin bireylerin adaptasyon süreci gerektirmesi gibi durumları, elektronik belgelerin kullanım, dağıtım ve depolama süreçlerinde karşılaşılabilecek olumsuzluklar olarak özetleyebiliriz. Öte yandan belgeler üzerinde işlem yapma kolaylığı, çoğaltma, arşivleme imkânı ve arşivden geri çağırma pratikliği ile kâğıt tasarrufu gibi avantajlar da sunmaktadır. Sağladığı avantajlar ve başlangıçta dezavantaj olarak görünen fakat uzun vadede kurumlara katkıya dönüşen maliyetler göz önüne alındığında bilgi ve iletişim teknolojilerinin sağladığı olanaklarla birlikte elektronik belgelerle çalışmak kaçınılmaz hale gelmiştir. Elektronik belgelerin yapı ve özelliklerini göz önünde bulundurarak geleneksel belgelere kıyasla sahip olduğu avantaj ve dezavantajları sıralayınız. BELGE YÖNETİM SÜREÇLERİ VE STANDARTLARI Belge yönetimi kavramı, kurumsal faaliyetler içerisinde belgelerin üretiminden uygun bir biçimde dağıtılmasına, erişilmesine, dosyalanmasına, ayıklanmasına ya da imha edilmesine kadar sürdürülen her türlü işlemin kontrol altına alınmasını sağlayan ilke ve uygulamalar şeklinde tanımlanmaktadır. Belge yönetimi, yönetim bilimleri ile bilgi sistemleri ve kuramlarının kesişim noktasında bulunmaktadır. Kurumda üretilen bilgilerin kayıt altına alınarak kanıt niteliğinin korunmasını ve diğer kurumlarla iletişimin gerçekleştirilebilmesini sağlar. 87

92 Uluslararası yönetim standartı olan ISO ya göre (International Organization for Standardization) belge yönetimi; belgelerin üretimi, sürekliliği, kullanımı ve arşivlenmesine yönelik etkin ve sistematik kontrolünü amaçlayan bir yönetim alanıdır. Teknolojideki hızlı gelişmeyle birlikte kurumlar iş süreçlerini elektronik ortama taşımayı tercih etmekte böylece belge yönetimi alanında yapılan düzenlemeler de elektronik belge yönetimi yönüne doğru kaymaktadır. Elektronik belgelerin kullanımıyla birlikte belgelerin depolanması elektronik belleklerde, CD, DVD ortamlarında yapılarak daha az yer kaplamakta, böylece aranan bilgiye daha hızlı erişim sağlanmaktadır. Elektronik Belge Yönetim Sistemi Elektronik belgeler çeşitli şekillerde karşımıza çıkabilir. Geleneksel ortamda hazırlanarak elektronik ortama aktarılan belgeler ile elektronik ortamda üretilen ve saklanan belgeler elektronik belge kapsamına girmektedir. Bir kurumda, metin dokümanlar, sunumlar, görseller gibi çeşitli elektronik belgeler hazırlanarak kullanılmaktadır. Bir elektronik belgenin belge niteliği taşıyabilmesi için bazı özelliklere sahip olması gerekir. Tıpkı geleneksel belgelerde olduğu gibi elektronik belgenin de şekil itibariyle ve içerik yönünden sahip olması gereken özellikleri barındırmanın yanında imzalanmış veya mühürlenmiş olması gerekir. Dolayısıyla bir dokümana belge niteliği kazandıran unsurlar elektronik belgeler için de geçerlidir. Elektronik belgeler için dikkat edilmesi gereken çok önemli bir nokta da bu belgelerin daha sonra değiştirilmesine imkân verilmeden saklanmasıdır. Bir elektronik belge özgün, güvenilir, bütün ve kullanılabilir olmalıdır. Şimdi bu ifadeyi biraz açıklayalım. Elektronik belgenin özgün olması, belgenin ilk halinin sahip olması gereken bütün özellikleri koruması anlamına gelir. Belgelerin özgünlüğünü korumak için belge yönetim sisteminde şifreleme, erişim kısıtlaması, elektronik imza kullanımı gibi güvenlik önlemleri alınmalıdır. Bir elektronik belgenin özgünlüğünü, İletişim tarzı, İletişim formu, İletişim durumu ve Muhafaza şekli olmak üzere dört faktör belirler. İletişim tarzı, bir belgenin özgün olarak kalması açısından önemlidir. Belgenin bir konumdan başka bir konuma iletimi her defasında belirlenen bir iletişim tarzı dahilinde gerçekleşmesi beklenir. Belirlenen iletişim yöntemi dışında farklı bir şekilde iletilen belgelerin özgünlüğü tehlikeye düşer. Yani farklı biçimlerde aktarılan belgelerde bozulma gerçekleşebilir. Öte yandan belgenin form türü de özgünlüğü belirleyen bir faktördür. Geleneksel kâğıt ortamında yer alan belgelerde filigran ya da mühür gibi kontroller yer alır. Elektronik belgelerde de başlık, sayı, onay bölümü gibi unsurlar belirli kurallar dahilinde düzenlenmelidir. Bu unsurların eksikliğinde belgenin özgünlüğü kaybolur. Özgünlüğü belirleyen bir diğer unsur da iletişim durumudur. Belgeye gömülü olarak ya da ekli olarak gelen dokümanın (üst veri) durumu incelenir. Burada belgenin konusu, üretildiği tarih, türü, kategorisi gibi bilgiler yer alır. Ayrıca her belgede tarih ve kriptografi mührü bulunmalıdır. Son olarak belgenin özgünlüğünü korumak için çeşitli muhafaza güvenliği önlemleri alınmalıdır. Bu önlemler şöyle sıralanabilir: Depolama teknolojisi uygun olmalıdır. Belgeler düzenli ve güvenli bir şekilde yedeklenmelidir. Belgelerin aslı fiziksel olumsuzluklardan etkilenmeyecek şekilde; kopyaları ise kolay erişilebilecek bir konumda depolanmalıdır. Belgelerin taşınması için düzenli bir sistem kullanılmalıdır. 88

93 Özetle bir elektronik belgenin özgünlüğü dediğimizde; belgenin üretiminden arşivlerde korunmasına kadar geçen süreçte biçimi, işlevi, faaliyeti ve formu bağlamında herhangi bir değişikliğe uğramadan korunmasını anlıyoruz. Güvenilir bir elektronik belge denildiğinde belgenin çeşitli standartlarla uyumlu olduğu anlaşılır. ISO kodlu Belge Yönetim Standardı na göre belge güvenliğini sağlama konusunda belge yönetim sistemlerinin sahip olması gereken özellikler şöyle belirtilmiştir: Belge yönetim sistemleri; Bütün belgeleri düzenli bir biçimde kayıt altına alabilmeli, Kurumun iş süreçlerini yansıtacak şekilde belgeleri düzenleyebilmeli, Yetkisi olmayan kişilerin müdahale etmesini engelleyebilmeli, Belgeleri düzenli olarak kullanıma sunabilmeli, Belgelere kolay erişim sağlayabilmeli, Üst veri tekniğinden yararlanmalıdır. Bir elektronik belgenin bütün olması; içerik, bağlam, yapı ve sunumdan oluşan dört unsura sahip olduğunun göstergesidir. Bütünlük özelliği; İzlenebilirlik, Saklama süreleri, Uygulama kuralları, standartlar ve yasal yükümlülükler, Riskler olmak üzere dört alt başlık altında değerlendirilebilir. Belge bütünlüğünü korumaya yönelik uygulanacak ilkeler şöyle olmalıdır: Belgenin üretiminden sonra gerçekleşecek erişim, kullanım, dolaşım, saklama ve imha işlemlerine ilişkin prosedürü belirlemek, Belgenin kaybolmasını önlemek ve eğer kaybolduysa yeniden üretmek üzere prosedürü belirlemek, Muhafaza sırasında oluşabilecek bozukluklara karşı belge kimliğini ve bütünlüğünü garanti altına alacak ilkeleri uygulamak, Belgenin aslı ve kopyasının birbirine karışmasını önlemek amacıyla özgün belge tanımını ortaya koymak ve kayıtlı hale getirmek, Belgenin hukuki, yönetsel ve teknik değerini belirlemek için dokümantasyon oluşturmak ve korumak. Belgelerin üretimi ve yönetimi aşamalarında uygulanan kurallar, standartlar ve prosedürlerin yanında herhangi bir afet durumuyla karşı karşıya kalıp kalmadıkları, risk planlarına sahip olup olmadıkları da belge bütünlüğünü değerlendirirken dikkate alınmalıdır. Kullanılabilir bir elektronik belge günümüzde var olan ve gelecekte sunulacak her türlü bilişim sistemiyle uyumlu olmasını ifade eder. Elektronik belge sistemlerinde kullanılan ürün ve hizmetler, belgelerin üretilmesinde ve kullanımında esnek bir yapı sunmalıdır. Bu şu anlama gelir; bir yazılım üzerinde üretilen belgeler o yazılımın dışında da pek çok sistemde kullanılabilir olmalıdır. Bir elektronik belgenin kullanılabilir olması onun aynı zamanda erişilebilir ve uzun süre depolanacak ölçüde dayanıklı olmasını gerektirir. Kurumlarda süreklilik önemlidir. Üretilen belgelerin gelecekte nasıl depolanacağı, nasıl kullanılacağı, üretim süreçleri gibi bilgileri içeren rehber kaynaklar hazırlanabilir. Bu kaynaklar, kurum çalışanlarına geçmişte yapılan uygulamalar hakkında bilgi vereceği gibi daha sonra üretilecek belge uygulamaları ile bağlantı kurulması açısından da büyük önem taşımaktadır. Kullanılan belgeler güncelliğini yitirdikçe rehber kaynakların varlığına olan ihtiyaç ortaya çıkacaktır. 89

94 Elektronik belgelerin sahip olması gereken temel özellikler nelerdir? Geleneksel yöntemle hazırlanmış fiziksel belgeler kâğıt ortamında bulunur ve bu belgeler kâğıt klasörler ve dosyalar içerisinde korunur. Bu işlemin amacı belgelerin düzenli bir şekilde tutulması ve yerlerinin sabit kalmasını sağlamaktır. Benzer işlemler elektronik belgeler için de yapılmaktadır. Özgünlük, güvenilirlik, bütünlük ve kullanılabilirlik özelliklerine sahip elektronik belgelerin, kurumun ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde güvenilir bir sistemde yönetilmesi gerekmektedir. Belgelerin üretildikten sonra muhafaza edilmesi, ihtiyaç duyulduğunda kolaylıkla erişilebilmesi, gerekli olmayanların imha edilmesi işlemleri belge yönetim sistemleri ile yürütülmektedir. Türk Standartları Enstitüsü elektronik belge yönetim sistemlerini kurumların gündelik işlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurum faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format ve ilişkisel özelliklerini korumak ve bu belgeleri üretimden nihai tasfiyeye kadar olan süreç içerisinde yönetmek şeklinde tanımlamıştır. Elektronik belge yönetimi ile; Güvenilirlik, Tamlık, Erişilebilirlik, Dayanıklılık sağlamak ve sürdürmek hedeflenir. Genel olarak elektronik belge yönetimi, üretiminden arşivlenme aşamasına kadarki süreçte belgelerin güvenli, tam, erişilebilir ve dayanıklı bir şekilde korunması, kullanıma sunulması ile muhafaza edilmesini sağlayan disiplinler ve uygulamalar bütünüdür. Kurumlarda belge yönetim sistemleri henüz belgeler üretilmeden önce yapılandırılmalıdır. Böylece belgeler üretilip tasnif edildiğinde yönetimi daha düzenli bir şekilde sağlanacaktır. Belge ve Doküman Kavramları başlığı altında belge ile dokümanın farklarını ele almıştık. Yeniden hatırlatmak gerekirse doküman, kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesinde üretilen ya da toplanan, henüz belge niteliği kazandırılmamış her türlü kayıtlı bilgi iken; elektronik belge, elektronik ortamlarda oluşturulan ya da geleneksel ortamlarda oluşturularak elektronik ortama aktarılan, faaliyet ve kararların kanıtlarını içeren bir doküman türüdür. Kurum içerisinde kullanılan taslak dosyaların tümü dokümanlardır ve bu taslaklar yetkili makamlar tarafından onaylandığında bir daha değiştirilmemek üzere belge niteliği kazanırlar. Belgelerin hazırlanması sürecinde çok fazla doküman oluşturulur ve kullanılır. Zamanla bu dokümanların da düzenlenmesi ve yönetilmesi ihtiyacı gündeme gelmektedir. Doküman yönetim sistemi adı verilen bu sistemler, üretilen dokümanlara kolay erişim sağlama gibi olanaklar sunar. Doküman yönetim sistemi genellikle belge yönetim sistemi ile aynı uygulamada birlikte çalışır. Doküman yönetim sisteminde dokümanlar üzerinde değişiklik ve düzenleme yapmaya izin verilir, aynı dokümanın birden fazla kopyasıyla çalışılabilir. Dokümanların saklama kriterleri ve koşulları kurum çalışanları tarafından belirlenebilir. Dokümanı hazırlayan kişi ilgili dokümana gerek kalmadığını düşündüğünde silebilir. Bu yönüyle elektronik belge yönetim sistemlerinden ayrılmaktadır. Oysa elektronik belge yönetim sistemleri belgeyi değiştirmeye izin vermez, belirlenmiş kuralların dışında belgenin silinmesini önler, belirlenmiş bir kişi tarafından yönetilmesini öngören politikalar içerir. Böylece belgelerin yasal bir kanıt olarak kullanılabilmesi sağlanmış olur. Doküman yönetim sistemlerini belge yönetim sistemlerinden ayırt eden en önemli özellik nedir? 90

95 Elektronik belge yönetim sisteminin genel özellikleri şöyle sıralanabilir: Elektronik belgeleri kayıt altına almak, muhafaza etmek ve erişimini sağlamak, Belgeleri, birbirleri arasındaki bağlantıları koruyarak yönetmek, Belge hakkında tanımlayıcı bilgiler içeren belge üst verisini kayıt altına almak, Elektronik belgelerin kanıt niteliğini ve hesap verebilirliğini koruyarak depolamak, muhafaza etmek, Belgelerin sistematik olarak düzenlenmesini sağlamak, Belgelerin kurum çalışanları arasında paylaşılmasını olanaklı hale getirmek. Tablo 4.2: Elektronik belge yönetim sisteminin sahip olduğu unsurlar Sağlama Planlama Koruma/Güvenlik Erişim/Elde Etme Yeni üretilen belgeleri kaydedebilmeli Belge ile bir arada olan meta verileri kaydedebilmeli Belge üreticisini ve üretim zamanını kaydedebilmeli Sistemde kayıtlı belgelerle yeni kaydedilen belge arsında bağlantı kurabilmeli Bütün belgeleri dizinleyebilmeli Belgeleri düzenlemek için mantıklı bir yapıyı desteklemeli Belgeler için saklama-ayıklamaimha planları oluşturabilmeli ve gerekli olduğu yerlerde gözden geçirme işlemlerini desteklemeli Depolanmış belgelerin herhangi bir değişikliğe uğramasını önleyebilmeli Önceden belirlenen ilkelere göre korunan belgelerin erişim denetimini sağlayabilmeli Depolanmış belgeler üzerinde etkili olan bütün önemli olayların kaydını tutabilmeli Depolanmış bütün belgelere erişebilmeli ve bunları sağlayabilmeli Tüm belgeleri bir bütün olarak elde edebilmeli Depolanmış bütün belgeleri doğru biçimde görüntüleyebilmeli Dış kaynaklardan sağlanan bütün elektronik belgeleri kaydedebilmeli Yapılan işlemlerde elektronik kimlik kontrollerini kaydedebilmeli Elektronik olarak depolanmış bütün belgeleri yönetebilmeli Depolanmış belgeler için imha işlemlerini yönetebilmeli Belirli imha işlemleri dışında belge kayıplarının yaşanmasını önleyebilmeli Depolanmış herhangi bir belgenin doğru bir biçimde çıktısını verebilmeli Depolanmış herhangi bir belgeyi ve sahip olduğu meta veriyi dışarı aktarabilmeli Kaynak: E-government policy framework for electronic records management, 2001 Bir elektronik belge yönetim sisteminin temel unsurları şöyle sıralanabilir: Deneyimli ve uzman bir yönetici, Belge kullanıcıları, Belgeler üzerinde uygulanacak yetki ve sınırlamalar, sorumluluklar gibi belge politikaları, Belirlenen politikaları yürütmek üzere belirlenen ilke ve yöntemleri içeren rehber kaynaklar, Hukuksal düzenlemeler, Elektronik belge yönetimine yönelik olarak yapılandırılan yazılımsal ve donanımsal bilgisayar altyapısı. 91

96 nelerdir? Bir belge yönetim sisteminde bulunması gereken genel özellikler Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin Yapılandırılması Elektronik belgeler üretildikten sonra belirli bir sistem içerisinde ve belirlenmiş bir yönetici tarafından yönetilmesi; gerekli yönetim politikalarının oluşturulması; politikaların uygulanmasına ilişkin gerekli stratejilerin ve prosedürlerin geliştirilmesi gibi aşamalar etkin ve güvenilir bir elektronik belge yönetim sisteminin temelini oluşturur. Elektronik belgelerin yönetim sürecinde, öncelikle sahip olunan belgelerin yapısı net bir şekilde belirlenmelidir. Yapısı gereği elektronik belge uygulamalarında pek çok değişiklik yaşansa da rol ve amaçları geleneksel kağıt ortamındaki belgeler ile aynıdır. Kurum içerisinde belge yönetim politikalarını ve prosedürlerini belirleyerek bunları uygulamaya koyabilecek yeterliliğe ve bilgi birikimine sahip olan uzman bir kişi belge yöneticisi olarak atanmalıdır. Bunların yanı sıra kurumda elektronik kanıtları korumak için resmi bir politika da benimsenmelidir. Böylece elektronik belge yönetim yapısının geliştirilmesi ve korunması sağlanmış olacaktır. Yönetim politikalarının ve şeklinin yanı sıra bu stratejilerin uygulanacağı bir elektronik belge yönetim sistemi yazılımına sahip olunması gerekir. Belge yönetim sistemi yazılımları belirlenen ilkelere göre ve mevzuata uygun bir şekilde yönetilmelidir. Belgelerin saklandığı teknolojik platformlar sürekli olarak yenilenmekte ve değişmektedir. Saklama stratejileri, bu değişikliklere uyum sağlayarak ve belgenin temel özelliklerini koruyarak uzun süre muhafaza edilebilecek şekilde belirlenmelidir. Kullanılan yazılım elektronik belge yönetim sisteminin bir elemanıdır. Bu sistem, sahip olunan yazılımın yanı sıra kuruma ait belgelerin sürekli olarak üretilmesi, kayıt altına alınması, muhafaza edilmesi, dağıtılması, arşivlenmesi denetlenmesi, imha edilmesi süreçlerini içine alan bir yapıdır. Elektronik belge yönetimi uygulamaları sadece uygun yazılımların temin edilmesini değil bu yazılımların kurum ihtiyaçlarına göre kullanılmasını sağlayacak politikaların ve prosedürlerin oluşturulmasını gerektirir. Elektronik belge yönetim sistemi tasarlanırken dikkat edilmesi gereken bir diğer nokta da belgelerin ihtiyaç duyulduğunda erişilebilir ve kullanılabilir olmasını sağlayan ilkelerin belirlenmesidir. Böylece belgelere sadece sistem yöneticisi değil diğer kurum çalışanları da rahatlıkla erişebilir ve üzerinde çalışabilir. Elektronik belge yönetim sistemi güvenilir belgelerin yönetimini sağlayacak şekilde yapılandırılmalı ve gerektiğinde bu güvenilirliği doğrulayabilir yapıda olmalıdır. Güvenilirlikten kastımız daha önce de değindiğimiz gibi elektronik belgelerin çeşitli standartlara uygun yapıda olmasıdır. Bu standartları ünitemizin ilerleyen bölümlerinde inceleyeceğiz. Etkili bir elektronik belge yönetim sisteminde belge kayıt uygulaması ve analizine de gerek duyulur. Bu analiz belgelerin özgünlük, güvenilirlik ve kullanılabilirlik düzeyini artırmada rol oynayacağı gibi aynı zamanda belgelerin gerektiği kadar arşivlenmesini, ömrünü tamamlayınca ayıklanmasını sağlamada yol gösterici olacaktır. Sistem, belgelerin değerlendirilmesi, korunması, listelenmesi, gerektiğinde arşivlenmesi ve imha edilmesini sağlayacak uygun prosedürlerle yapılandırılmalıdır. Bu prosedürler de sistemde bulunan belgelerin yapısına uygun bir şekilde oluşturulmalıdır. Ayrıca elektronik belge yönetim sistemlerinin başarı ile yapılandırılması ve yürütülmesi için kurum çalışanlarının bilgilendirilmesi gerekir. Sistemi kullanacak olan kurum personelinin belge üretimi ve korunması konusunda sahip olduğu alışkanlıkların bu yöne kaydırılması ve kurum kültürünün geliştirilmesi açısından personelin eğitimi zorunludur. 92

97 Bir elektronik belge yönetim sisteminin düzenli olarak izlenmesi gerekir. Bu izleme, sistemin belirlenen prosedür ve ilkelere uygun bir şekilde yürütüldüğünün ve mevzuat düzenlemesine uygun çalıştığının belirlenmesi açısından önemlidir. Böylece sistem yöneticisi de kuruma sistemin uygunluğu konusunda güvence verebilir. Belirttiğimiz özellikleri barındıracak şekilde yapılandırılan bir elektronik belge yönetim sisteminin, kurumun ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde güvenilir, özgün, kullanılabilir ve hukuka uygun belge üretebilmesi için düzenli bir şekilde denetlenmesi ve değerlendirilmesi gerekir. Bu değerlendirme süreci, kurumların kendi iç yönetim süreçlerinin bir parçası haline getirilmelidir. Bu noktada bir takvim dahilinde rutin değerlendirme yapmak önerilebilir. Kurumların iç yönetiminin yanı sıra bu belgeleri ve kurumu denetlemekle yükümlü olan dış denetçilerin de elektronik belge yönetim sistemini denetlemesi ya da yapılan denetlemeleri gözden geçirmesi sistemin başarılı bir şekilde yürütülmesi açısından önemlidir. Elektronik Belge Yönetim Sisteminde Elektronik İmza Elektronik bir belgenin güvenli bir şekilde başka bir konuma iletilmesi aşamasında göndericinin ilgili belgeyi gönderip göndermediğinin teyidinin alınması, bu işlem sırasında yetkisi olmayan başka kişiler tarafından belgenin görüntülenmemesinin ve değiştirilmemesinin sağlanması önemlidir. Tüm bu işlemlerin kontrolü elektronik imzalar ile sağlanmaktadır. Elektronik imza, bir elektronik belgeye eklenen veya elektronik belgeyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulaması yapmak amacıyla kullanılan elektronik veri olarak tanımlanabilir. Elektronik imzanın oluşturulmasına ilişkin farklı kriterler bulunsa da temel olarak imza sahibinin kimliğini tespit etmeyi ve imzalanmış elektronik belge üzerinde sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının belirlenmesini sağlayan uygulamadır. Elektronik imza ile belgeler, tıpkı geleneksel kâğıt ortamındaki belgeler gibi yasal yaptırımları olan bir yapıya dönüşür. Öyleyse şunu diyebiliriz ki elektronik bir dokümanın belge niteliği taşıyabilmesi için elektronik imza taşıması gerekir. Genel itibariyle elektronik imza, dolma kalem veya tükenmez kalemle kâğıt üzerine atılan imzanın aynısıdır. Dolayısıyla kâğıt üzerine atılmış bir imza elektronik ortama taşındığında (sayısallaştırıldığında) elektronik imza haline dönüşmüş olacaktır. Bunun yanı sıra elektronik imza farklı şekillerde de karşımıza çıkabilmektedir. Dijital bir okuyucu yardımıyla alınan parmak izi, göz retina taraması gibi biyolojik özelliklerin kaydedildiği elektronik imza uygulamaları da vardır. Bunlara ek olarak imzalanan metne göre farklılık gösteren ve içeriğin matematiksel fonksiyonlardan geçirilerek eşsiz olduğu düşünülen bir değer bulunması suretiyle elde edildiği sayısal imzalar da bulunmaktadır sayılı Elektronik İmza Kanunu'nda belirtilen elektronik imza kavramı sayısal imzayı ifade etmektedir. Fakat hangi şekilde olursa olsun elektronik imza, elektronik belge yönetim sisteminde yer alan belgelerin kanıt niteliği taşımasını sağlar. Elektronik İmza Nedir? 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'nda yer alan şekliyle elektronik imza; başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi tanımlar. Elektronik imza; bir bilginin üçüncü tarafların erişimine kapalı bir ortamda, bütünlüğü bozulmadan (bilgiyi ileten tarafın oluşturduğu orijinal haliyle) ve tarafların kimlikleri doğrulanarak iletildiğini elektronik veya benzeri araçlarla garanti eden harf, karakter veya sembollerden oluşur. Elektronik imza kavramı çok genel bir tanım olup kişilerin elle atmış olduğu imzaların tarayıcıdan geçirilmiş hali olan sayısallaştırılmış imzaları, kişilerin göz retinası, parmak izi ya da ses gibi biyolojik özelliklerinin kaydedilerek kullanıldığı biyometrik önlemleri içeren elektronik imzaları veya bilginin bütünlüğünü ve tarafların kimliklerinin doğruluğunu sağlayan sayısal imzaları içermektedir. Sayısal imza, imzalanan metine göre farklılık gösterir ve içeriğin matematiksel fonksiyonlardan geçirilerek eşsiz olduğu düşünülen bir değer bulunması suretiyle elde edilir. Yani kişilerin, elle atılan imzada olduğu şekilde tek imzası yoktur; bunun yerine imzalamada kullanılan anahtarları vardır. 93

98 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'nda ve bu metinde geçen elektronik imza kavramı sayısal imzayı işaret etmektedir. Elektronik Sertifika ve Nitelikli Elektronik Sertifika 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'nda tanımlandığı şekliyle; Elektronik İmza: Başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi, Elektronik sertifika: İmza sahibinin imza doğrulama verisini ve kimlik bilgilerini birbirine bağlayan elektronik kaydı, Güvenli elektronik imza: Elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğuran ve kanunda belirtilen özel şartları taşıyan elektronik imzayı, Nitelikli elektronik sertifika: Kanunda belirtilen koşulları sağlayan, güvenli elektronik imza oluşturmak için sahip olunması gereken elektronik sertifikayı, İmza oluşturma verisi: İmza sahibine ait olan, imza sahibi tarafından elektronik imza oluşturma amacıyla kullanılan ve bir eşi daha olmayan şifreler, kriptografik gizli anahtarlar gibi verileri, İmza doğrulama verisi: Elektronik imzayı doğrulamak için kullanılan şifreler, kriptografik açık anahtarlar gibi verileri ifade eder. Güvenli elektronik imza, Kanunların resmi şekle veya özel bir merasime tabi tuttuğu hukuki işlemler ile teminat sözleşmeleri dışında, elle atılan imza yerine, aynı hukuki geçerliliğe sahip olarak, elektronik ortamda imza oluşturmak için kullanılır. Elektronik İmzanın Özellikleri Elektronik imza kullanıcılarına aşağıda belirtilen üç temel özelliği sağlamaktadır: Veri Bütünlüğü: Verinin izinsiz ya da yanlışlıkla değiştirilmesini, silinmesini ve veriye ekleme yapılmasını önlemek, Kimlik Doğrulama ve Onaylama: Mesajın ve mesaj sahibinin iletiminin geçerliliğini sağlamak, İnkar Edilemezlik: Bireylerin elektronik ortamda gerçekleştirdikleri işlemleri inkar etmelerini önlemek. Elektronik İmza Oluşturma Araçları İmza oluşturma araçları; elektronik imza oluşturmak üzere kullanılan yazılım veya donanımı ifade etmektedir sayılı Kanun'da "güvenli" elektronik imza oluşturma araçlarına değinilmiş ve aşağıdaki özelliklerin sağlanması şart koşulmuştur: Ürettiği elektronik imza oluşturma verilerinin kendi aralarında bir eşi daha bulunmaması, Üzerinde kayıtlı olan elektronik imza oluşturma verilerinin araç dışına hiç bir biçimde çıkarılamamasını ve gizliliğini sağlaması, Üzerinde kayıtlı olan elektronik imza oluşturma verilerinin, üçüncü kişilerce elde edilememesi, kullanılamaması ve elektronik imzanın sahteciliğe karşı koruması, İmzalanacak verinin imza sahibi dışında değiştirilememesi ve bu verinin imza sahibi tarafından imzanın oluşturulmasından önce görülebilmesi. Kullanılacak donanım/yazılımın özellikleri ve standartları kurum tarafından yapılacak düzenlemelerle belirlenecektir. Elektronik İmzanın Hukuki Sonuçları Elektronik İmza Kanunu'nda; güvenli elektronik imza, elle atılan imzaya eşdeğer kabul edilmiş ve elektronik imza ile oluşturulmuş verilerin senet hükmünde olacağı belirtilmiştir. Ancak kanunların resmi şekle veya özel bir merasime tabi tuttuğu hukuki işlemler ile teminat sözleşmelerinin güvenli elektronik imza ile gerçekleştirilemeyeceği hükme bağlanmıştır. Diğer bir deyişle, kanunların merasimi ya da üçüncü tarafların şahitliğini gerek gördüğü emlak alım satımı, veraset ve intikal, evlenme gibi işlemler elektronik imza ile gerçekleştirilememektedir. Kaynak: Türk Patent Enstitüsü, tarihinde adresinde erişildi. 94

99 Özetle elektronik imza, gönderen kişinin kimliği hakkında bilgi vermenin yanı sıra belgenin iletimi sırasında herhangi bir değişikliğe uğramadan teslim edildiği ve alıcının da belgeyi teslim aldığı güvencesini verir. Elektronik belge yönetim sisteminde yer alan ve elektronik imza içeren belgeler, güvenilir bir belge yönetim sistemine sahip olunduğunun göstergesidir. Aslında elektronik imza kullanımına ilişkin kararlar elektronik belge yönetim sisteminin tasarımı aşamasında alınmalı ve belge yaşam döngüsü süresince bu imzalar korunmalı, sürekliliği sağlanmalıdır. Elektronik belge yönetim sistemlerinde hangi elektronik imza uygulamaları kullanılmaktadır? Elektronik Belge Yönetim Sisteminde Üst Veri (MetaData) Kullanımı Üst veri, elektronik bir belgenin içeriği hakkında bilgi veren künyesidir. Bu tanımı genişletmek gerekirse herhangi bir elektronik belgenin üreticisini, üretildiği tarihi ve kayıt altında tutulduğu yeri belirten ve bu bilgilere erişimi mümkün kılan, belgenin kimliğini ortaya koyan bilgidir. Örneğin bir kurum içerisinde yer alan insan kaynakları departmanına ait elektronik belgeler, yazar, oluşturma tarihi, konu, kategori gibi üst verileri içerir. Böylece ilgili bölüm çalışanları, belge yönetim sistemi içerisinde belgenin kendisine erişmeye gerek kalmadan ve tüm belgeleri tek tek incelemeden üst verilerindeki anahtar kelimeleri kullanarak araştırma yapabilir. Belgenin bağlamını, içeriğini ve yapısını gösteren bir kimlik olan üst veri, kurum çalışanlarının belgeleri kontrol edebilmesini, arayabilmesini ve yönetebilmesini sağlar. Belgenin üretimi, yönetimi ve depolanmasına ilişkin bilgiler sunar. Belge kayıt üst verisi ve kaynak keşfi üst verisi olmak üzere iki belge üst veri kategorisi vardır. Belge kayıt üst verisi, belgelerin üretilmesi, sisteme kayıt edilmesi, sınıflandırılması, ihtiyaç duyulduğunda erişilmesi, korunması ve düzenlenmesi işlemlerine temel oluşturan bilgidir. Belge kayıt üst verisi ile üretilen belgelerin kimliği belirlenebilir, doğruluğu kanıtlanabilir, durumu saptanabilir. Kamu kurum ve kuruluşları elektronik belgelerine kimlik kazandırabilmek amacıyla üst veri setleri oluşturarak belge yönetim sistemlerinde kullanmalıdır. Elektronik belge yönetim sistemlerinde üst veri kullanımını standart hale getirme çalışmaları sürmektedir. Kaynak keşfi üst verisi ise belgeye erişebilme kapasitesini ve performansını artırarak kaynak tanımlamasına yardımcı olmak amacıyla kullanılmaktadır. Aslında her iki üst veri türü de aynı amaca hizmet etmek için kullanılır: belgeye kimlik kazandırmak. Üst veri, elektronik belgelerin içerik, kapsam ve durumuna ilişkin bilgi veren, belgeyi üreten ve yöneten kişiler hakkında bilgi sunan ve sistem içerisinde bu belgelere erişmeyi kolaylaştıran yapıdır. Özellikle belgeye erişim amacıyla kullanılır. Üst veriler belgenin kendisinden ayrı tutulur ve belgeye o anda ulaşılamıyor olsa bile üst verisi sayesinde belge hakkında bilgi edinilebilir. Örneğin üst veri ile elektronik belge yönetim sisteminde yer alan ve başka bir çalışanın kullanımında olan bir elektronik belgenin içeriği hakkında bilgiye erişilebilir. Eğer belgenin gerçekten gerekli olduğu düşünülürse kullanılabilir duruma geçtiğinde bulunduğu konuma gidilerek yararlanılabilir. Bu anlamda elektronik belgelerde yer alan üst verilerin, kurumun çalışma hızını ve performansını artırmada katkıda bulunduğu söylenebilir. Kurum çalışanlarına sunduğu imkânlar nedeniyle elektronik belgelerin üst verilerle birlikte oluşturulması, korunması ve arşivlenmesi önerilmektedir. Üst veriye sahip olmayan belgeler hakkında yalnızca belgenin üreticisi bilgi sahibi olurken ve bu belgeler hakkında araştırma yapan diğer kurum çalışanlarının her bir belgeyi tek tek incelemesi gerekirken, üst veri içeren elektronik belgeler indekslenerek içeriği hakkında bilgiye ulaşılabilir. Elektronik belgelerin üst veri içerecek şekilde üretilmesi, belge yönetim sistemi henüz tasarım aşamasındayken oluşturulmalıdır. 95

100 Elektronik ortamlarda belgeye erişim konusunda tam metin erişim, taksonomi ve üst veri tekniği olmak üzere üç yöntem kullanılmaktadır. Şimdi bu tekniklere kısaca değinelim. Tam metin erişim tekniğinde, arama yapmak için yazılan anahtar kelime ile kaynaklardaki bütün kelimeler karşılaştırılır, birbiriyle eşleşen kavramlar bulunur. Örneğin bir internet arama motoruna, tarama yaptırmak istediğiniz anahtar kelimeyi yazdığınızda, bütün terimler taranır ve anahtar kelime ile eşleşen sonuçlar rapor olarak sunulur, siz de aradığınız sonuca tıklayarak ulaşırsınız. Taksonomi tekniğinde, var olan bütün kaynaklar hiyerarşik bir şekilde sisteme girilir. Tarama sonuçları hiyerarşik bir yapıda görüntülenir. Bu teknik iyi bir altyapı çalışması gerektirdiği için zaman ve maliyet yükleri açısında tercih edilmeyebilir. Öte yandan üst veri tekniği, daha esnek seçenekler sunduğu için giderek yaygınlaşmaktadır. Örneğin bir kütüphane kataloğu düşünün. Kitapların hepsi fiziksel olarak raflarda yer almasına rağmen üst veri tekniği kullanılarak hazırlanan elektronik belge sistemi sayesinde kitapların katalog bilgileri bütün kullanıcılar tarafından erişilebilir durumdadır. Aranan kitap başka bir kullanıcının elinde bile olsa, o kitaba ilişkin künye bilgisine, diğer kopyalarına ve ne zaman erişilebilir olacağına ilişkin bilgiler sistemde görüntülenecektir. Bir elektronik belgenin üst verisi el ile ya da üst veri editörleri kullanılarak otomatik olarak üretilebilir. Otomatik üretim tekniğinde daha az insan gücü ve emek kullanıldığı için daha yüksek performans alınır. Ayrıca üst veri içeren elektronik belgeler, farklı altyapıları olan elektronik belge yönetim sistemleri arasında sorunsuz bir şekilde paylaşılabilir. Bir arşiv belgesi sistemden taşındığında ya da başka bir sistemle paylaşıldığında elektronik belgeler sahip oldukları üst veri bilgileriyle birlikte hareket eder. Bu da belgelerin paylaşıldığı konumda da aynı işlevlere sahip olarak çalışmasına olanak sağlar. Elektronik belge yönetimi sistemlerinde üst veri kullanımının kurumlara sağlayacağı yararlar şöyle sıralanabilir: Belgeler üzerinde yürütülmekte olan işlemlerle ilgili bilgi sağlar. Belge bazında işlevleri ortaya koyar, belgeleri başlangıçta belirlenen kurallara göre dizinler, benzer uygulamalara ait belgeler arasında bağlantılar kurar. Belgeler henüz üretim aşamasındayken güvenlik nedenleriyle erişim hakkının denetlenmesini sağlar. Yetkisi olmayan kurum çalışanlarının belgelere erişmesini ve kullanmasını sınırlandırır. İşlevi kalmayan belgelerin belirlenmesine ve böylece depolama maliyetlerinin düşürülmesine yardımcı olur. Özetle diyebiliriz ki üst veri, belgeleri koruma, kullanıma sunma, yayınlama, muhafaza etme, ayıklama ve imha işlevlerinin tümüne hizmet eder. Günümüzde elektronik belgeler için standartlaşmış bir üst veri seti henüz bulunmamakla birlikte Dublin Core Üst Veri Seti, kütüphane birlikleri tarafından benimsenen ve kullanıcıların ihtiyacını büyük ölçüde karşılaması nedeniyle genel kabul görmüş üst veri modelidir. Dublin Core Üst Veri Seti başlangıçta web tabanlı kaynaklara üst veri oluşturmak üzere hazırlanmış, daha sonra karmaşık sistemlerde de kullanılabilmek üzere geliştirilmiştir. Dublin Core Üst Veri Seti 15 elemana ilişkin bilgi içermekte ve düzenli olarak geliştirilmektedir (Tablo 4.3). Tablo 4.3: Dublin Core üst veri seti elemanları 1 Kaynak Adı 6 Katkıda Bulunan 11 Bağlantı 2 Kaynağın Konusu 7 Tarih 12 Kaynak 3 Niteleyici 8 Kaynak Türü 13 Hak Yönetimi 4 Üretici Adı 9 Formatı 14 Dil 5 Yayımcı 10 Belirteç 15 Kapsam Kaynak: Electronic records,

101 Dublin Core Üst Veri Seti dışında üst veri oluşturma çalışmaları kapsamında Avustralya ve İngiliz Ulusal Arşivleri nin ortaya koyduğu modellerin yanı sıra Leeds, Oxford ve Cambridge üniversitelerinin ortak yürüttükleri üst veri seti oluşturma projesi de bulunmaktadır. Kurumların organizasyon yapısı ve buna bağlı olarak ihtiyaçları ve belge yönetim kriterleri farklıdır. Dolayısıyla bütün kurumların ihtiyaçlarını tam anlamıyla karşılayacak hazır bir üst veri setinden bahsetmek neredeyse imkânsızdır. Bazı kurumlar için bir elektronik belgenin oluşturulma tarihi ve kapsamı ile ilgili dizinleme yapmak önemliyken bir başkası için formatı ve bağlantı bilgisi ön plana çıkabilmektedir. Bütün kurumların ihtiyaçlarını karşılayabilecek ölçüde standart bir üst veri setinin tasarlanması aşamasında genel gereksinimlere cevap verecek kapsamlı bir çalışma yapılmalıdır. Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinin Denetimi Bilişim teknolojileri ve bu teknolojileri kullanan araçlar yeterli ve güvenli çalışmadığı durumlarda, bu sistemlerde yer alan belgelere duyulan güven sarsılabilir, belgenin geçerliliği ve güvenilirliğinden şüphe edilebilir. Bu durumda kurumda gerçekleşen uygulamalara ilişkin kanıt niteliğinde olan belgeler zarar görebilir. Daha ötesi de kurumun itibar kaybının yanı sıra hukuki yollarla maddi cezalar alması da gündeme gelebilir. Şunu söyleyebiliriz ki elektronik belge yönetim sistemlerinin güvenilir olup olmaması, belirli standartlara uygun yönetilmesine bağlıdır. Elektronik belgeler kolaylıkla ve iz bırakmadan kopyalanabilir, değiştirilebilir, silinebilir. Elektronik belge yönetim sistemine alınması, muhafaza edilmesi, işi bitenlerin arşivlenmesi, gerek kalmayan belgelerin de prosedürler çerçevesinde imha edilmesi süreçlerinde elektronik belgeler, yapısı gereği bazı risklerle karşı karşıyadır. Sistemde karşılaşılabilecek çeşitli riskler şöyle sıralanabilir: Belgenin sisteme aktarılması sırasında bozulması, Sisteme alınan belge üzerinde kasıtlı veya kasıtsız değişiklik yapılması, Belgelerin yanlış üst verilerle ilişkilendirilmesi, Belgenin yanlış sınıflandırılması, Yetkisiz kişilerin belge üzerinde düzenleme yapması, belgeyi paylaşması, Belgenin zamanından önce imha edilmesi. Elektronik belge yönetim sistemleri henüz tasarım aşamasındayken bu riskleri kontrol edebilecek şekilde yapılandırılmalıdır. Elektronik belge yönetim sistemlerinin denetimi, planlama, sistem kontrollerinin değerlendirilmesi ve raporlama süreçlerinden oluşmaktadır. Sistemin denetlenmesine ilişkin planlama yapıldıktan sonra sistem kontrollerinin değerlendirilmesi aşamasına geçilir. Değerlendirme aşaması; sistemin yapısı, işleyişi ve faaliyetlerin sürekliliğini içeren genel kontroller ve kullanılan yazılımın kontrolünü ifade eden uygulama kontrollerinden oluşur. Elektronik belge yönetim sistemlerinin denetiminde yürütülen genel kontroller ile, sisteme ilişkin prosedür, strateji ve politikaların etkin bir şekilde yürütülüp yürütülmediği denetlenir. Öte yandan uygulama kontrolleri ile girdi, işlem, çıktı kontrolleri yapılır. Yani bir dokümanın elektronik belge yönetim sistemine aktarılması, belge haline getirilmesi, ilgili yerlere aktarılması, işlem görmesi ve arşivlenmesi süreçlerinin kontrollerini içermektedir. Hukuksal düzenlemeler ve standartlar ile tıpkı geleneksel belgelerde olduğu gibi elektronik belgelerin de biçimsel olarak sahip olması gereken özellikleri belirtilmiştir. Ülkemizde elektronik belge yönetim sistemi denetimleri, elektronik belge yönetim sistemi standardı olan TS çerçevesinde gerçekleştirilmektedir. Elektronik dokümanların belge niteliğini kazanması ve korunması amacıyla TS Elektronik Belge Yönetimi standardı aşağıdaki konuları kapsar: Elektronik belge yönetim sisteminin sistem gereksinimleri, Elektronik belge yönetim sistemi için gerekli belge yönetim teknikleri ve uygulamaları, Elektronik belgelerin yönetilebilmesi için ihtiyaç duyulan gereksinimler, 97

102 Elektronik ortamda üretilmemiş belgelerin yönetim fonksiyonlarının elektronik ortamda yürütülebilmesi için ihtiyaç duyulan gereksinimler, Elektronik belgelerde bulunması gereken diplomatik özellikler, Elektronik belgelerin hukuki geçerliliklerinin sağlanması için alınması gereken önlemler, Güvenli elektronik imza ve mühür sistemlerinin uygulanması için gerekli sistem alt yapısının tanımlanması. Türk Standartları Enstitüsü yukarıda sıraladığımız kapsama göre değerlendirme yaparak kurum ve kuruluşlara belgelendirme hizmet vermektedir. Ülkemizde elektronik belge yönetim sistemlerine ilişkin denetimler hangi standarda göre ve hangi kapsamda gerçekleştirilmektedir? 2008/16 sayılı Başbakanlık Genelgesi gereğince, kamu kurum ve kuruluşları, oluşturacakları elektronik belge yönetim sistemlerinde Türk Standartları Enstitüsü tarafından hazırlanan TS Elektronik Belge Yönetimi standardına göre işlem yapacaktır. Bu çalışma ile elektronik belgelerin korunması ve sağlıklı bir şekilde muhafaza edilmesinin sağlanması amaçlanmaktadır. Elektronik Belge Standartları Konulu 2008/16 Sayılı Başbakanlık Genelgesi Kamu adına görev yapan kurum ve kuruluşların faaliyetleri sonucu oluşan belgelerin kayıt altına alınması ve bu belgelerin istenildiği anda erişilebilir şekilde yönetilmesi, kurumsal faaliyetlerin ayrılmaz bir parçası ve bir kamu görevidir. Herkesin, her zaman, her yerden kolaylıkla ulaşabileceği şeffaf, verimli ve sade bir kurum yapısı günümüzde modern ve demokratik kurumların temel hedefi haline gelmiştir. Elektronik ortamda sunulan hizmetlerin ve e-kurum yapısının temelini elektronik bilgi sistemleri oluşturmaktadır. Kamu kurum ve kuruluşlarınca üretilen elektronik bilgi ve belgelerin idari, mali, hukuki ve tarihi gerekçelerle korunmasının sağlanması ve bunların gelecek nesillere aktarılması ancak standart belge yapılarının oluşturulması ile mümkündür. Elektronik belgeye ilişkin standartlar ile belgelerin korunmasına ve erişimine imkân sağlayacak tedbirlerin elektronik belge yönetim sistemlerinin tasarım aşamasında ele alınması gerekmektedir. Elektronik belgelerin kayıt altına alınması, kullanılması ve arşivlenmesi konularında çalışma yapma görevi E-Dönüşüm İcra Kurulu nun 9 Eylül 2004 tarih ve 7 numaralı Kararı ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ne verilerek TSE no lu standardın yayınlanması sağlanmıştır. Hazırlanan bu standart kamu kurum ve kuruluşlarının kullanacakları elektronik belge yönetim sistemleri için temel bir kaynak teşkil etmektedir. Kamu kurum ve kuruluşları oluşturacakları elektronik belge yönetim sistemlerinde TSE no lu standarda göre işlem yapacak, ayrıca üretmiş oldukları elektronik belgenin kurumlar arası paylaşımını internet adresinde belirlenen kurumlar arası elektronik belge paylaşım hizmeti kriterlerine göre gerçekleştirecektir. Genelgenin yayımı tarihinden önce kurulan sistemler ise ilgili kamu kurum ve kuruluşlarınca gözden geçirilerek iki yıl içinde standarda uyumlu hale getirilecektir. Kaynak: Başbakanlık genelgesi, tarihinde adresinde erişildi. BELGELERİN DEĞİŞİM SÜRECİ Belgelerin etkili bir şekilde yönetilebilmesi için öncelikle yaşam evreleri incelenmelidir. Tıpkı canlı organizmaların sahip olduğu doğum, yaşam, ölüm gibi yaşamsal evrelere benzer şekilde belgeler de değişim sürecinden geçer. Belge değişim sürecinde odaklanılması gereken nokta, belgelerin özgünlüğünü, güvenilirliğini ve saklanabilirliğini uzun süre muhafaza etmesini sağlamaktır. Belgelerin değişim süreci, belge yaşam döngüsü modeli ve süreklilik modeli olmak üzere iki temel belge yönetimi modeli çerçevesinde değerlendirilebilir. Şimdi bu iki modeli inceleyelim. 98

103 Belge Yaşam Döngüsü Modeli Belgenin yaşam döngüsü denildiğinde üretiminden arşivlerde muhafaza edilmesine kadar yaşanan süreç ifade edilmektedir. Bu süreç, üretim, dağıtım, kullanım, muhafaza ve düzenleme olmak üzere beş evreden oluşur. Şekil 4.1: Belge yaşam döngüsü Kaynak: Smith & Kallaus, 1997 Bu ünitede belge yaşam döngüsü modelinin belge değişim süreçlerindeki konumuna değinilecek olup belge yaşam döngüsü ve evreleri konusu kitabımızın 6. ünitesinde detaylı bir şekilde incelenecektir. Belge yaşam döngüsü evrelerine kısaca değinmek gerekirse; üretim evresi, belgenin belirli bazı yasal dayanaklara ve standartlara uygun olarak kurum içinde oluşturulmasını ya da kurum dışı başka bir kaynaktan alınarak belge yönetim sistemine dahil edilmesi sürecini kapsar. Bu evrede yapılan işlemin niteliği diğer evreleri de büyük ölçüde etkilediği için yaşam döngüsü içerisinde en önemli evredir. Yaşam döngüsünde yer alan dağıtım evresinde, kurumun organizasyon yapısına göre belirlenen iş akışları doğrultusunda dağıtım işlemi gerçekleştirilir. Belgelerin diğer kurumların da kullanımına sunulması amacıyla belirlenen ortak bir konuma konulması işlemi yine bu evrede gerçekleşen işlemler arasında yer alır. Örneğin ülkemizde, 2008/16 sayılı Başbakanlık Genelgesi gereğince, kamu kurum ve kuruluşları, üretmiş oldukları elektronik belgelerin kurumlar arası paylaşımını internet adresinde belirlenen kurumlar arası elektronik belge paylaşım hizmeti kriterlerine göre gerçekleştirmektedir. Bir diğer evre olan kullanım evresinde, kurum personelinin görevlerine göre belgeler üzerinde çalışma yetkileri belirlenir ve iş akışları doğrultusunda belge kullanımı gerçekleştirilir. Muhafaza evresi belgelerin yasal düzenlemelere uygun şekilde depolanması ve korunması işlemlerini kapsar. Muhafaza işlemi aynı zamanda kişi ve kurum haklarını belgelemek amacıyla da yapılır. Yaşam döngüsünde son aşama olan düzenleme aşamasında, belgeler belirli ölçütlere göre değerlendirilerek ayıklama ve imha işlemleri gerçekleştirilir, gerekli görülen belgeler arşivlenir. Yaşam döngüsü modeli, geleneksel ve elektronik belgelerin yukarıda özetle değindiğimiz belge yaşam döngüsü aşamalarından sırayla geçmesini ifade etmektedir. Modele göre üretilen belgeler kurum ihtiyaçlarına göre kullanılır ve aktif veya güncel dosyalarda muhafaza edilir. Daha sonra belgeler gözden geçirilir ve kurumsal anlamda sahip olduğu değer ortaya konur. Değerlendirme sonucunda saklanmaya ihtiyaç duyulmayan belgeler imha edilir, değerli bulunanlar ise arşivlerde depolanır. 99

104 Belge yaşam döngüsü sürecinin üretim, dağıtım, kullanım ve muhafaza evrelerinde belgelerin yönetimi belge üreticileri ve yöneticileri tarafından gerçekleştirilir. Düzenleme evresinde ise arşivciler söz sahibidir. Süreklilik Modeli Süreklilik modeli özellikle elektronik belgelerin yaygınlaşmasıyla birlikte ortaya çıkmıştır. Bu modele göre geleneksel belge yaşam döngüsünde evreler arasında işlevsel kopukluklar meydana gelebileceği, bunun sonucunda da belgenin değerini yitirebileceği öngörülmektedir. Önceki evrelerde yapılması gereken işlemlerde herhangi bir eksiklik ya da hata gerçekleşirse son evreye gelindiğinde belge yönetimi anlamında büyük sorunlar yaşanabileceği vurgulanmaktadır. Süreklilik modelinde elektronik belge yönetim sisteminde yer alan her belge, fark edilemeyecek kadar ardışık seriler içerisinde bir sonraki evreye aktarılarak yaşam döngüsünü tamamlar. Bu modelde belge yöneticileri ve arşivcileri ile belge yönetimine ilişkin prosedürler, daha belge üretimi başlamadan önce elektronik belge yönetim sisteminin tasarımında yer alır. Belge yaşam döngüsü modelinde, belge yönetimi sorumlulukları evreler bazında ayrılmışken, süreklilik modelinde bu ayrım ortadan kalkarak birleştirilmiştir. Bu model belgenin üretiminden arşivleme sürecine kadar uygulanan kesintisiz bir süreci ifade eder. Kısacası şunu söyleyebiliriz ki belge sürekliliği, belge bütünlüğünü ifade eder. Belgelerin yaşam döngüsünü açıklayarak süreklilik modelinin belge yaşam döngüsü modeli ile hangi noktada ayrımlaştığını tanımlayınız. 100

105 Özet Belgeler, bir kurumun yürüttüğü işlemlere ilişkin eylemleri gösteren, yasal kanıt değeri taşıyan bir forma sahip olan, çeşitli standartlar çerçevesinde üretilen ve yönetilen dokümanlardır. Üretilen ya da kullanılan her türlü bilgi kaynağını doküman olarak tanımlayabiliriz. Resim, kitap, makale, ses kaydı gibi görsel, yazılı ya da işitsel malzemeler genel olarak doküman olarak adlandırılabilir. Bir materyalin doküman olarak nitelendirilmesi için bilgi kaynağı olması veya o bilginin üretiminde kullanılması yeterlidir. Öte yandan belge ise; bir işlemi gerçekleştirmek için özellikle iletişim amacı güden ve kanıt niteliği taşıyan her türlü dokümandır. Özetleyecek olursak kurumların ihtiyaçları doğrultusunda hazırlayacakları her türlü belgenin hammaddesine doküman diyebiliriz. Genel olarak belgelerin kâğıt ortamında oluşturulduğu ve saklandığı düşünülür. Oysa belgeler kâğıt gibi basılı ortamlarda bulunabileceği gibi ses kaydı, film, fotoğraf gibi çoklu ortamlarda da bulunabilir. Belgelerin bulunduğu ortamların birbirine göre avantaj ve dezavantajları olduğunu söyleyebiliriz. Elektronik ortamda bulunan belgeler elektronik belge olarak ifade edilir. Elektronik belgeler, daha önce hazırlanmış ve kamera, tarayıcı gibi çeşitli teknolojiler kullanılarak elektronik ortama aktarılan belgeler ile tamamen elektronik ortamda hazırlanmış belgeleri kapsamaktadır. En sık kullanılan elektronik belgelere grafik-tablo belgeleri, e-postalar, ses kayıtları, web siteleri, çoklu ortam sunumlar, kelime işlemci dokümanlar örnek olarak gösterilebilir. Sağladığı avantajlar ve başlangıçta dezavantaj olarak görünen fakat uzun vadede kurumlara katkıya dönüşen maliyetler göz önüne alındığında bilgi ve iletişim teknolojilerinin sağladığı olanaklarla birlikte elektronik belgelerle çalışmak kaçınılmaz hale gelmiştir. Belge yönetimi kavramı, kurumsal faaliyetler içerisinde belgelerin üretiminden uygun bir biçimde dağıtılmasına, erişilmesine, dosyalanmasına, ayıklanmasına ya da imha edilmesine kadar sürdürülen her türlü işlemin kontrol altına alınmasını sağlayan ilke ve uygulamalar şeklinde tanımlanmaktadır. Belge yönetimi, yönetim bilimleri ile bilgi sistemleri ve kuramlarının kesişim noktasında bulunmaktadır. Kurumda üretilen bilgilerin kayıt altına alınarak kanıt niteliğinin korunmasını ve diğer kurumlarla 101 iletişimin gerçekleştirilebilmesini sağlar. Türk Standartları Enstitüsü elektronik belge yönetim sistemlerini kurumların gündelik işlerini yerine getirirken oluşturdukları her türlü dokümantasyonun içerisinden kurum faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, format ve ilişkisel özelliklerini korumak ve bu belgeleri üretimden nihai tasfiyeye kadar olan süreç içerisinde yönetmek şeklinde tanımlamıştır. Elektronik belgeler üretildikten sonra belirli bir sistem içerisinde ve belirlenmiş bir yönetici tarafından yönetilmesi; gerekli yönetim politikalarının oluşturulması; politikaların uygulanmasına ilişkin gerekli stratejilerin ve prosedürlerin geliştirilmesi gibi aşamalar etkin ve güvenilir bir elektronik belge yönetim sisteminin temelini oluşturur. Elektronik bir belgenin güvenli bir şekilde başka bir konuma iletilmesi aşamasında göndericinin ilgili belgeyi gönderip göndermediğinin teyidinin alınması, bu işlem sırasında yetkisi olmayan başka kişiler tarafından belgenin görüntülenmemesinin ve değiştirilmemesinin sağlanması önemlidir. Tüm bu işlemlerin kontrolü elektronik imzalar ile sağlanmaktadır. Belgelerin etkili bir şekilde yönetilebilmesi için öncelikle yaşam evreleri incelenmelidir. Tıpkı canlı organizmaların sahip olduğu doğum, yaşam, ölüm gibi yaşamsal evrelere benzer şekilde belgeler de değişim sürecinden geçer. Belge değişim sürecinde odaklanılması gereken nokta, belgelerin özgünlüğünü, güvenilirliğini ve saklanabilirliğini uzun süre muhafaza etmesini sağlamaktır. Belgelerin değişim süreci, belge yaşam döngüsü modeli ve süreklilik modeli olmak üzere iki temel belge yönetimi modeli çerçevesinde değerlendirilebilir. Bu ünitemizde belge ve doküman kavramları arasındaki farkları ortaya koyarak belge türlerini; bir belge türü olan elektronik belgelerin yapı ve özelliklerini; sistem kriterlerini ele aldık. Ardından belgelerin yönetim süreçlerini ve standartlarını irdeleyerek belge yönetim sistemlerinin yapılandırılması sırasında dikkat edilmesi gereken noktalara değindik. Son olarak belge değişim sürecinde belgelerin yaşam döngüsünü ve sürekliliğini modeller çerçevesinde inceledik.

106 Kendimizi Sınayalım 1. Aşağıdakilerden hangisi ya da hangileri bir belgenin sahip olması gereken temel özellikler arasında yer alır? I - Belge yazılı olmalıdır. II - Düzenleyicisi belli olmalıdır. III - Kanıt niteliği taşıyacak şekilde imzalı ya da mühürlü olmalıdır. a. Yalnız I b. Yalnız II c. I - II d. II - III e. I II - III 2. Delil niteliği taşıyan, yasalar önünde özgün olan her türlü yazılı ve basılı materyale ne ad verilir? a. Doküman b. Belge c. Dosya d. Klasör e. Ofis uygulaması 3. Aşağıdakilerden hangisi elektronik belgeler arasında yer almaz? a. e-postalar b. Ses kayıtları c. Çoklu ortam sunumlar d. Kelime işlemci dokümanlar e. Basılı ortamdaki dilekçeler 4. Aşağıdakilerden hangisi elektronik belge yönetim sistemlerinin özellikleri arasında yer almaz? a. Elektronik belgeleri kayıt altına almak, muhafaza etmek ve erişimini sağlamak b. Belgeleri, birbirleri arasındaki bağlantıları koruyarak yönetmek c. Belge hakkında tanımlayıcı bilgiler içeren belge üst verisini kayıt altına almak d. Elektronik belgelerin kanıt niteliğini ve hesap verebilirliğini koruyarak depolamak, muhafaza etmek e. Belgeleri, yöneticinin her an erişebileceği bir konumda tutmak 5. Aşağıdakilerden hangisi elektronik belgelerin sağladığı avantajlar arasındadır? I - Geleneksel belgelere nazaran elektronik belgeler daha az yer kaplar. II - Elektronik belgeler dayanıklıdır, ısı, ışık, nem gibi çevresel faktörlerden daha az etkilenirler, uygun koşullarda saklandığında etkilenmedikleri de söylenebilir. III - Elektronik belgelerde arama, bilgi transferi yapma ve paylaşma hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleştirilir. a. Yalnız I b. Yalnız II c. I - II d. II - III e. I II - III 6. Aşağıdakilerden hangisi bir elektronik belgenin sahip olması gereken temel özelliklerden biri değildir? a. Özgünlük b. Güvenilirlik c. Kopyalanabilirlik d. Kullanılabilirlik e. Bütünlük 7. Aşağıdakilerden hangisi bir elektronik belge yönetim sisteminin temel unsurları arasında yer almaz? a. Deneyimli ve uzman bir yönetici b. Belge politikaları c. Rehber kaynaklar d. Kağıt stoğu e. Yazılımsal ve donanımsal bilgisayar altyapısı 8. Belge üst verisi hangi amaçla kullanılmaktadır? a. Belgeye erişim amacıyla kullanılır. b. Belgeyi imha etmek için kullanılır. c. Belgeyi oluşturmak için kullanılır. d. Belgenin türünü değiştirmek için kullanılır. e. Belgeyi kopyalamak için kullanılır. 102

107 9. Elektronik imza ile ilgili aşağıda verilen ifadelerden hangisi yanlıştır? a. Elektronik imza, dolma kalem veya tükenmez kalemle kağıt üzerine atılan imzanın aynısıdır. b. Elektronik imzaların yasal geçerliliği yoktur. c. Dijital bir okuyucu yardımıyla alınan parmak izi, göz retina taraması gibi biyolojik özelliklerin kaydedildiği elektronik imza uygulamaları da vardır. d. İmzalanan metne göre farklılık gösteren ve içeriğin matematiksel fonksiyonlardan geçirilerek eşsiz olduğu düşünülen bir değer bulunması suretiyle elde edildiği sayısal imzalar da bulunmaktadır. e. Kâğıt üzerine atılmış bir imza elektronik ortama taşındığında (sayısallaştırıldığında) elektronik imza haline dönüşmüş olur. 10. Belgenin yaşam döngüsü denildiğinde üretiminden arşivlerde muhafaza edilmesine kadar yaşanan süreç ifade edilmektedir. Bu süreç aşağıdaki seçeneklerden hangisinde doğru olarak verilmiştir? a. Üretim-Dağıtım-Kullanım-Muhafaza- Düzenleme b. Üretim-Kopyalama-Kullanım-İmha- Düzenleme c. Dağıtım-Kopyalama-Kullanım-Muhafaza- Arşiv d. Üretim-Dağıtım-Kopyalama-Muhafaza-İmha e. Üretim-Kullanım-Kopyalama-Muhafaza- Arşiv Kendimizi Sınayalım Yanıt Anahtarı 1. e Yanıtınız yanlış ise Belge ve Doküman Kavramları başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 2. b Yanıtınız yanlış ise Belge ve Doküman Kavramları başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 3. e Yanıtınız yanlış ise Elektronik Belgeler başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 4. e Yanıtınız yanlış ise Elektronik Belge Yönetim Sistemi başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 5. e Yanıtınız yanlış ise Elektronik Belgeler başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 6. c Yanıtınız yanlış ise Elektronik Belge Yönetim Sistemi başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 7. d Yanıtınız yanlış ise Elektronik Belge Yönetim Sistemi başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 8. a Yanıtınız yanlış ise Elektronik Belge Yönetim Sisteminde Üst Veri (MetaData) Kullanımı başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 9. b Yanıtınız yanlış ise Elektronik Belge Yönetim Sisteminde Elektronik İmza başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 10. a Yanıtınız yanlış ise Belgelerin Değişim Süreci başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 103

108 Sıra Sizde Yanıt Anahtarı Sıra Sizde 1 Üretilen ya da kullanılan her türlü bilgi kaynağını doküman olarak tanımlayabiliriz. Resim, kitap, makale, ses kaydı gibi görsel, yazılı ya da işitsel malzemeler genel olarak doküman olarak adlandırılabilir. Bir materyalin doküman olarak nitelendirilmesi için bilgi kaynağı olması veya o bilginin üretiminde kullanılması yeterlidir. Öte yandan belge ise; bir işlemi gerçekleştirmek için özellikle iletişim amacı güden ve kanıt niteliği taşıyan her türlü dokümandır. Özetleyecek olursak kurumların ihtiyaçları doğrultusunda hazırlayacakları her türlü belgenin hammaddesine doküman diyebiliriz. Sıra Sizde 2 Geleneksel belgelerle karşılaştırıldığında elektronik belgelerin kullanım, saklama, dönüştürme gibi işlemler açısından çeşitli avantajları ve dezavantajları bulunmaktadır. Geleneksel belgelere nazaran elektronik belgeler daha az yer kaplar. Elektronik belgeler dayanıklıdır, ısı, ışık, nem gibi çevresel faktörlerden daha az etkilenirler, uygun koşullarda saklandığında etkilenmedikleri de söylenebilir. Elektronik belgelerin en büyük avantajı belge üzerinde işlem yapmanın kolay olmasıdır. Elektronik belgelerde arama, bilgi transferi yapma ve paylaşma hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleştirilir. Elektronik belge sürecine geçişte kurumlar bazı sıkıntılarla karşılaşabilmektedir. Kurum içerisinde yerleşmiş olan bazı alışkanlıkların değiştirilmesi süreci kurum çalışanlarını ilk etapta zorlasa da ilerleyen zamanlarda gerek çalışma süresinin azalması gerekse elektronik belgeler üzerinde çalışmanın getirdiği kolaylıkların sağladığı avantajlarla birlikte bu süreç avantaja dönüşecektir. Öte yandan bilgi ve iletişim teknoloji altyapısının kurulması kurum için başlangıçta maliyetli gibi görünebilir, ancak uzun vadede çalışacak personelin harcadığı zamanı, kırtasiye giderleri ve arşivleme güvenliği göz önüne alındığında elektronik belge kullanımı işletme açısından daha verimli hale dönüşecektir. Elektronik ortamda bilginin kolaylıkla el değiştirebilmesi, üzerinde değişiklik yapılabilmesi, kolay erişilebilmesi gibi esnekliklerin bulunması nedeniyle bireyler elektronik ortamda işlem yaparken kaygı duyabilmektedir. Elektronik belgelerin üretilmesi, dağıtılması ve depolanması süreçlerinde kullanılacak teknoloji altyapısının kurulma maliyeti; bireylerin elektronik belgelerle çalışırken taşıdıkları güvenlik kaygıları; depolama işlemlerinde yedeklemelerin yapılması gerekliliği; elektronik belge kullanımına ilişkin bireylerin adaptasyon süreci gerektirmesi gibi durumları, elektronik belgelerin kullanım, dağıtım ve depolama süreçlerinde karşılaşılabilecek olumsuzluklar şeklinde özetleyebiliriz. Sıra Sizde 3 Özgünlük, güvenilirlik, bütünlük ve kullanılabilirlik, elektronik belgelerin sahip olması gereken temel özelliklerdir. Elektronik belgenin özgün olması, belgenin ilk halinin sahip olması gereken bütün özellikleri koruması anlamına gelir. Güvenilir bir elektronik belge denildiğinde belgenin çeşitli standartlarla uyumlu olduğu anlaşılır. Bir elektronik belgenin bütün olması; içerik, bağlam, yapı ve sunumdan oluşan dört unsura sahip olduğunun göstergesidir. Kullanılabilir bir elektronik belge günümüzde var olan ve gelecekte sunulacak her türlü bilişim sistemiyle uyumlu olmasını ifade eder. Sıra Sizde 4 Doküman yönetim sistemi genellikle belge yönetim sistemi ile aynı uygulamada birlikte çalışır. Doküman yönetim sisteminde dokümanlar üzerinde değişiklik ve düzenleme yapmaya izin verilir, aynı dokümanın birden fazla kopyasıyla çalışılabilir. Dokümanların saklama kriterleri ve koşulları kurum çalışanları tarafından belirlenebilir. Dokümanı hazırlayan kişi ilgili dokümana gerek kalmadığını düşündüğünde silebilir. Bu yönüyle elektronik belge yönetim sistemlerinden ayrılmaktadır. Oysa elektronik belge yönetim sistemleri belgeyi değiştirmeye izin vermez, belirlenmiş kuralların dışında belgenin silinmesini önler, belirlenmiş bir kişi tarafından yönetilmesini öngören politikalar içerir. Böylece belgelerin yasal bir kanıt olarak kullanılabilmesi sağlanmış olur. 104

109 Sıra Sizde 5 Elektronik belgeleri kayıt altına almak, muhafaza etmek ve erişimini sağlamak, belgeleri, birbirleri arasındaki bağlantıları koruyarak yönetmek, belge hakkında tanımlayıcı bilgiler içeren belge üst verisini kayıt altına almak, elektronik belgelerin kanıt niteliğini ve hesap verebilirliğini koruyarak depolamak, muhafaza etmek, belgelerin sistematik olarak düzenlenmesini sağlamak, belgelerin kurum çalışanları arasında paylaşılmasını olanaklı hale getirmek, belge yönetim sisteminde bulunması gereken genel özelliklerdir. Sıra Sizde 6 Genel itibariyle elektronik imza, dolma kalem veya tükenmez kalemle kâğıt üzerine atılan imzanın aynısıdır. Dolayısıyla kâğıt üzerine atılmış bir imza elektronik ortama taşındığında (sayısallaştırıldığında) elektronik imza haline dönüşmüş olacaktır. Bunun yanı sıra elektronik imza farklı şekillerde de karşımıza çıkabilmektedir. Dijital bir okuyucu yardımıyla alınan parmak izi, göz retina taraması gibi biyolojik özelliklerin kaydedildiği elektronik imza uygulamaları da vardır. Bunlara ek olarak imzalanan metne göre farklılık gösteren ve içeriğin matematiksel fonksiyonlardan geçirilerek eşsiz olduğu düşünülen bir değer bulunması suretiyle elde edildiği sayısal imzalar da bulunmaktadır. Sıra Sizde 7 Ülkemizde elektronik belge yönetim sistemi denetimleri, elektronik belge yönetim sistemi standardı olan TS çerçevesinde gerçekleştirilmektedir. TS Elektronik Belge Yönetimi standardı; elektronik belge yönetim sisteminin sistem gereksinimleri, elektronik belge yönetim sistemi için gerekli belge yönetim teknikleri ve uygulamaları, elektronik belgelerin yönetilebilmesi için ihtiyaç duyulan gereksinimler, elektronik ortamda üretilmemiş belgelerin yönetim fonksiyonlarının elektronik ortamda yürütülebilmesi için ihtiyaç duyulan gereksinimler, elektronik belgelerde bulunması gereken diplomatik özellikler, elektronik belgelerin hukuki geçerliliklerinin sağlanması için alınması gereken önlemler, güvenli elektronik imza ve mühür sistemlerinin uygulanması için gerekli sistem alt yapısının tanımlanması konularını kapsar. Sıra Sizde 8 Belgenin yaşam döngüsü denildiğinde üretiminden arşivlerde muhafaza edilmesine kadar yaşanan süreç ifade edilmektedir. Bu süreç, üretim, dağıtım, kullanım, muhafaza ve düzenleme olmak üzere beş evreden oluşur. Yaşam döngüsü modeli, geleneksel ve elektronik belgelerin belge yaşam döngüsü aşamalarından sırayla geçmesini ifade etmektedir. Modele göre üretilen belgeler kurum ihtiyaçlarına göre kullanılır ve aktif veya güncel dosyalarda muhafaza edilir. Daha sonra belgeler gözden geçirilir ve kurumsal anlamda sahip olduğu değer ortaya konur. Değerlendirme sonucunda saklanmaya ihtiyaç duyulmayan belgeler imha edilir, değerli bulunanlar ise arşivlerde depolanır. Belge yaşam döngüsü modelinde, belge yönetimi sorumlulukları evreler bazında ayrılmışken, süreklilik modelinde bu ayrım ortadan kalkarak birleştirilmiştir. Süreklilik modeli, belgenin üretiminden arşivleme sürecine kadar uygulanan kesintisiz bir süreci ifade eder. 105

110 Yararlanılan Kaynaklar Bantin, P. (2002). Electronic Records Management A Review of the Work of A Decade And A Reflection on Future Directions. Encyclopedia of Library and Information Science, 71: Supplement 34, Haziran tarihinde adresinde erişildi. Cook, T. (2000). Beyond the Screen: The Records Continium and Archival Cultural Heritage. 3 Haziran 2012 tarihinde ook.pdf adresinde erişildi. Digital Recordkeeping Guidelines: For Creating, Managing And Preserving Digital Records. (2004). National Archives of Australia. 3 Haziran 2012 tarihinde s.html adresinde erişildi. Duranti, L., T. Eastwood, H. MacNeil. (1995). The Preservation of the Integrity of Electronic Records. Social Sciences and Humanities Research Council of Canada. 3 Haziran 2012 tarihinde adresinde erişildi. E-government policy framework for electronic records management: Version 2.0 (2001). Kew Richmond Surrey: Public Record Offices. 3 Haziran 2012 tarihinde ords/pdf/egov_framework.pdf adresinde erişildi. Electronic Record Management Guidelines: Version 4 (2004b). St. Paul: Minnesota Historical Society. Minnesota State Archives. 3 Haziran 2012 tarihinde ecords/erguidelinestoc.html adresinde erişildi. Sletten, L. (1999). Lessons from down under: Records Management in Australia. Information Management Journal, 33(1): Haziran 2012 tarihinde adresinde erişildi. Smith, J.R., Kallaus, N.F.. (1997). Records management. Cincinnati: South-Western Educational Publishing. TS 13298, Elektronik Belge Yönetimi, Türk Standartları Enstitüsü, Mayıs Odabaş, H. (2009). E-Devlet Sürecinde Elektronik Belge Yönetimi. Türk Kütüphaneciler Derneği İstanbul Şubesi Yayınları. Wallace, D.A. (2001). Electronic Records Management Defined By Court Case And Policy. Information Management Journal, 35(1):4-12. Yıldız, Ö.R. (2010). Elektronik Belge Yönetim Sistemleri ve Denetim. Sayıştay Dergisi, 78(1):

111

112 5 Amaçlarımız Bu üniteyi tamamladıktan sonra; Belgelerin neden ve nasıl dijitalleştirildiğini açıklayabilecek, Dijitalleştirilecek belgeleri belirleyebilecek ve sınıflandırabilecek, Dijitalleştirme için tarama işlemiyle ilgili detayları sıralayabilecek, Dijitalleştirilmiş belgelerin korunmasıyla ilgili özellikleri tanımlayabilecek bilgi ve becerilere sahip olabilirsiniz. Anahtar Kavramlar Belge Yaşam Döngüsü Elektronik Belge Yönetimi Okuyucu Provenans Üstveri Bulut Bilişim Barkod-Karekod Outsourcing Tarayıcı Veritabanı İçindekiler Giriş Dijitalleştirme Elektronik Sisteme Belgeyi Almak ve Görüntülemek Elektronik Belgeyi Koruyucu Önlemler 108

113 Elektronik Belgeler: Üretme ve Koruma GİRİŞ Günümüzde belgelerin büyük çoğunluğu bilgisayarda dijital olarak hazırlanmaktadır. İşletmelerin internet kullanımı oldukça yaygınlaşmış, e-posta gönderme ve alma çok sık kullanılan iletişim yöntemi halini almıştır. Üstelik bu belgeler, içeriklerinde sadece metinler değil, aynı zamanda çizimler ve fotoğraflar, videolar, sesler ve dinamik yapıdaki Web uygulamaları gibi birçok nesneyi barındırabilmektedirler. Ancak bilgisayar kullanımı yaygınlaşmadan önce, belgeler büyük çoğunlukla sadece metinlerden oluşmaktaydı, bunlar el yazısı ve daktilo ile yazılmakta, çoğaltma işlemi ise ancak matbaalar aracılığıyla gerçekleştirilmekteydi. Fotoğraf ve film teknolojisinin gelişimiyle fotokopi cihazları çoğaltmada önemli yer tutmaya başladı. Bu dönem aynı zamanda belgelerin filmler aracılığıyla çoğaltılmasını sağlayan tarayıcı cihazların da ortaya çıkmasını sağladı. Tarayıcılar ortaya çıktığında, önce matbaaların çoğaltma öncesi hazırlıklarında kullanılmaya başlandı; çünkü kişisel bilgisayarlardaki bellek birimlerinin sığası henüz yeterli olmamaktaydı ve yazılımlar günümüzdeki kadar geliştirilmemişti. Başlangıçta, müzelerde ve kütüphanelerde belgelerin tarayıcılar kullanılarak mikrofilmlere aktarılması yönünde çalışmalar yürütülmeye başlandı. Çünkü bu tür yerlerde, birçok belgenin saklanabilmesi artık mümkün olmamaktaydı; aranan belgeye ulaşılabilmesi oldukça zordu. Üstelik bir belgenin birden fazla kişiye aynı anda sağlanması da güçlük yaratıyordu. Mikrofilmler, bir mikrofilm okuyucu cihaz aracılığıyla görüntülenip okunabiliyordu. Tüm bunlara rağmen, mikrofilmler bir dönem önemli bir kullanım alanı buldu. Bilgisayar kullanımının yaygınlaşması sonucu, belge hazırlamaya yönelik yazılımlar gelişti, çizim ve fotoğraf işleme yazılımları gelişti, yazıcılarla belgelerin kâğıda aktarılması sağlandı. Bu sayede işletmeler de artık belgeleri bilgisayar ortamında hazırlamaya başladılar. Belge yoğunluğu yüksek olan işletmelerde, belge yönetimi konusunda yazılım ve donanım ihtiyacı ortaya çıktı. Ancak işletmelerin depolarındaki ya da arşivlerindeki belgeler önemli bir hacim ve ağırlık oluşturmaya devam etmekteydi. Bu durumda, bilgisayar ortamında olmayan bu belgeleri de bilgisayar ortamına almak yararlı olacaktı. Belgelerin dijitalleştirilmesi düşüncesi bu şekilde ortaya atılmış oldu. Dijitalleştirilecek belgeler nasıl belirlenmektedir, nasıl sınıflandırılmaktadır, bu belgelerin elektronik ortama aktarılması için tarama işlemi nasıl yapılmaktadır, dijitalleştirilmiş belge nasıl sisteme alınmakta ve görüntülenmektedir, dijital belgeler nasıl indekslenmekte, korunması için hangi standartlara göre, ne tür çalışmalar yapılmaktadır? Ünitede, bu sorular ve yanıtları üzerinde durulmaya çalışılmaktadır. DİJİTALLEŞTİRME Belgeler için dijitalleştirme, kâğıt üzerinde bulunan belge içeriğinin bilgisayar, tablet ya da cep telefonu ekranlarında görüntülenebilecek ve üzerinde her tür değişiklik yapılabilecek biçime dönüştürülmesi işlemidir. 109

114 Belge yönetimi konusunda ürün ve hizmet üreten firmalar ve araştırmacılar, belgeler neden dijitalleştirilmelidir? sorusunun yanıtlarını şöyle sıralamaktadırlar: Kâğıt üzerindeki içeriğin daha hızlı dağıtımını sağlamak Bilgi paylaşımını ve aramayı daha kolay hale getirmek Dosyalama ve yazımdan kaynaklanan yanlış bilgileri azaltmak Belgelerin kaybolmasını engellemek Üretkenliği, kârlılığı ve kaliteyi arttırmak Arşivleme için mekân tasarrufu sağlamak sağlayabilir? Bir kâğıda yazılmış bir iş mektubunu dijitalleştirmek ne tür avantajlar İşletmelerin dijitalleştirme ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla izleyebilecekleri işlem adımlarını şu şekilde özetlemek mümkündür: Dijitalleştirilecek belgelerin belirlenmesi ve sınıflandırılması Belgelerin taranarak bilgisayar ortamına aktarılması Bilgisayarda belgenin görüntülenmesi ve düzeltilmesi Elektronik belge yönetiminin sağlanması İzleyen konu başlıklarında bu işlem adımları detaylarıyla ele alınacaktır. Dijitalleştirilecek Belgelerin Seçimi ve Sınıflandırılması İşletmelerde belgeler; İş akışını düzenlemek ve kayıt altına almak Sürecin yasal düzenlemelere ve standartlara uygunluğunu sağlamak Süreç çıktılarının denetlenmesine olanak tanımak Örgüt içi ve dışı iletişimi sağlamak işlevlerini yerine getirmelerinden dolayı iş sürecinin önemli bir parçasıdırlar. İşletmeye gelen, işletme içinde dolaşan ve işletme dışına giden belgelerin büyük bir bölümü elektronik olarak üretilmekte ve saklanmaktadır, küçük bir bölümü ise basılı olarak muhafaza edilmektedir. İşletmelerde elektronik ortamlar kullanılarak hazırlanan belgeler dijital belge olarak nitelendirilmektedir. Bu dijital belgelerde metin, çizim, fotoğraf dışında, ses, video, animasyon ve elektronik form gibi etkileşimli nesneler de bulunabilmektedir. Bu belgeler elektronik belge yönetim sistemi (EBYS) adı verilen bir yazılım dahilinde sınıflandırılarak yönetilebilmekte, bu belge yönetimi sürecine de belge yaşam döngüsü adı verilmektedir. Basılı olan belgeler ise temeli fotoğraflama tekniğine dayalı olan bir dizi işlemle dijital belgeye dönüştürülerek EBYS ne eklenebilmektedir. Bu amaçla alınması gereken ilk karar, dijitalleştirilecek belgelerin seçimidir. Bu seçimde, işletmelerin, hangi belgeleri, nasıl ve hatta ne kadar süreyle saklamaları gerektiği önem taşımaktadır. Bu konuda işletmeler; Türk Ticaret Kanunu (TTK) Vergi Usul Kanunu (VUK) TS no lu Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli TS ISO no lu Bilgi ve Dokümantasyon -Belge Yönetimi- (iki bölüm halindedir) çerçevesinde hareket etmek durumundadırlar. 110

115 TTK nda, Tacir, işletmesiyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını, yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlüdür. ifadesi yer almaktadır. Kanunda ayrıca, belgelerin saklanması ve saklama süreleriyle ilgili çeşitli hükümler yer almaktadır. VUK nun çeşitli maddelerinde de işletmelerin bazı belgeleri tutmakla ve gerektiğinde bu belgeleri beyan etmekle yükümlü oldukları belirtilmektedir. TS no lu Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli ise kamu kurum ve kuruluşlarında EBYS oluşturulup kullanılmasıyla ilgili özellikleri ortaya koymaktadır. 16 Temmuz 2008 de yayınlanan 2008/16 nolu Başbakanlık Genelgesi ile kamu kurum ve kuruluşlarının EBYS lerinde TS no lu EBYS Kriterleri Referans Modelini kullanmaları istenmiştir. Bu model, e-devlet uygulamalarına geçişte önemli adımlardan birini oluşturmaktadır. TS ISO no lu Bilgi ve Dokümantasyon -Belge Yönetimi- standardı ise iki bölümden oluşmakta ve özel sektör ile kamu sektöründe üretilen belgelerin yönetilmesiyle ilgili bilgileri kapsamaktadır. Bu standardın Yasal Çerçeve başlığı altında, tüm kurumların kendi etkinliklerini etkileyen yasal düzenlemeleri ve etkinliklerini belgeleme gereksinimlerini belirlemeleri gerektiğine de değinilmektedir. TTK ve VUK gibi kanunlar ile TS arasında belge seçimi açısından öncelik hangisindedir? Konunun başında sözü edilen kriterler ve sonradan değinilen mevzuat dikkate alınarak, basılı belgelerin hangilerinin EBYS ye aktarılacağına karar verildikten sonra belgelerin sınıflandırılması aşamasına geçilmiş olacaktır. Basılı belgeleri dijital belgeye dönüştürme aşamasında, belgelerin sınıflandırılması birçok yarar sağlayacaktır. Dijitalleştirilecek belgeler; Elektronik ortamlarda olup olmamasının taşıdığı öneme İçerik türüne (Mektup, sözleşme, kitap, defter, gazete, vb.) Kağıt boyutuna (A3, A4, vb.) ve yönüne Renkli basım olup olmadığına Tek sayfa ya da ciltlenmiş olup olmadığına Sayfa sayısına Kâğıt ve fon rengine Yıpranma durumuna (Ayrıca bir çalışma gerektirebilir) bakılarak sınıflandırılabilirler. Bu kriterlere göre birbirlerinden ayrılan basılı belgelerin dijitalleştirilme işlemleri daha seri biçimde tamamlanabilecektir. Örneğin çok sayıda sayfadan oluşan sözleşmeler ya da tek sayfadan oluşan dilekçeler ayrılarak farklı zamanlarda taranabilir. Böyle bir sınıflandırma, hem üretim sürecinde kolaylık, hem de aranan belgelere erişimde kolaylık sağlayacaktır. Böyle düşünüldüğünde, sınıflandırma yapılmaksızın başlatılan dijitalleştirilme işlemlerinin karmaşıklığa yol açabileceği ortaya çıkmaktadır. Dijitalleştirmenin, sadece belgelerdeki metinler ve durağan resimler ya da çizimler önemsenerek yapıldığı düşünülmemelidir. Çünkü artık belgelerde hareketli resimler ya da animasyonlar, sesler, 111

116 etkileşimli alanlar da kullanılabilmektedir. Yani bir belgede, bir video kamerayla çekilmiş videoya referans verildiyse, bu video bilgisayar ortamında izlenebilecek duruma getirilerek belgenin referans verilen bölümüne katıştırılabilir. Bunun için izlenecek yöntem, hem belgenin dijitalleştirilmesi, hem de videonun dijitalleştirilmesini kapsamaktadır. Bazı belgeler ise tarayıcı cihazlar kullanılarak EBYS ye aktarılması mümkün olamayacak düzeyde gelişigüzel doldurulmuş biçimdedir. Bu tür belgelerin dijitalleştirilebilmesi için yoğun veri girişi yapılması durumu ortaya çıkmaktadır. İşletmeler, bu tür belgeleri yurt içinde hatta yurt dışındaki işletmelere veri girişi yaptırarak (outsourcing) dijitalleştirmek durumunda kalabilmektedirler. Bu durum da belgelerin seçiminde ve sınıflandırılmasında dikkate alınabilmektedir. Sınıflandırmada, dijitalleştirme işleminin tarama aşamasında kullanılacak tarayıcının özelliklerinin de göz önünde bulundurulması gerekebilir. Bazen de ne tür bir tarayıcı kullanılacağı bu sınıflandırma sonucu belirlenebilir. Dijitalleştirilecek belgelerin sınıflandırılması neye benzetilebilir? Sınıflandırma, bu kriterler göz önüne alınmak koşuluyla, belgelerin bir listelemeye tabi tutularak, isimlendirilmesiyle ya da buna yönelik barkodlama ya da karekodlama çalışmasıyla daha kolay gerçekleştirilebilir. Bu çalışma dosya tasnifi olarak da adlandırılmaktadır. Sınıflandırmanın ortaya çıkmasıyla dijitalleştirme işleminin bir sonraki aşaması olan tarama işlemlerine başlanabilir. Dijitalleştirmede somut adım, belgelerin taranmasıyla başlatılmış olacaktır. Dijitalleştirmede Tarama İşlemleri Tarama işlemleri kamera ya da tarayıcı cihazlar kullanılarak yapılabilmektedir. Tarama işlemi, belgelerin bir anlamda fotoğrafının çekilerek bilgisayara aktarılması olarak açıklanabilir. Bunun için taranacak belgeye bir ışık gönderilir, belgeden yansıyan ışık demeti bir kamera aracılığıyla kaydedilir. Tarama işlemlerinin gerçekleştirilmesinde önemli olan, taranacak belgenin birebir görüntüsünün elde edilmesidir. Önceleri, çeşitli kameralar kullanılarak belgeleri tarama işlemleri (kütüphanelerde, müzelerde, vb.) yapılmaktaydı. Bu kameralar, belgelerin mikrofilme aktarılmasını sağlayan cihazlardı. Kameralar, matbaalarda baskı öncesi hazırlıkta da kullanılmaktaydı. Sonuçta tarama işlemi sonucu ortaya çıkarılan ürün film olmaktaydı. Fakat günümüzde, işletmeler tarama işlemlerini bütünleşik bir tarayıcı cihaz kullanarak yapmaktadırlar. Bu cihazlar da aynı yöntem kullanılarak belgelerin fotoğrafının çekilmesini sağlamakta ve görüntüyü bilgisayara aktarmaya yardımcı olmaktadırlar. Elde edilecek görüntünün belgenin tamamen aynısı olmasını sağlamak için kağıt boyutu, sayfa sayısı ve renk gibi kriterler değerlendirilmektedir. Bu kriterler, aynı zamanda, elde edilecek dijital çıktının büyüklüğü ve görüntü kalitesi ile doğru orantılıdır. Tarama işlemlerinin ikinci önemli özelliği ise görüntüsü elde edilen belgenin bir bütün halinde ve sınıflandırmaya uygun şekilde isimlendirilmiş olmasıdır. İsimlendirilmiş dijital belge, sonradan kolay erişilebilecek ve görüntülenebilecek halde EBYS ye aktarılabilmelidir. Tarayıcı Tarama işleminde kullanılan tarayıcılar çok çeşitli olmalarına rağmen, yapılarına, işlevlerine ve bağlantı yöntemlerine göre aşağıda belirtildiği gibi sınıflandırılabilmektedirler: Yapılarına göre; El (handheld) tarayıcıları Kâğıt beslemeli (sheetfeed) tarayıcılar 112

117 Tamburlu (drum) tarayıcılar Düz yataklı (flatbed) tarayıcılar İşlevlerine göre; Film tarayıcılar Tek sayfa beslemeli tarayıcılar Çoklu doküman tarayıcılar Planeter tarayıcılar (kitapları taramaya yönelik) Robotik tarayıcılar (kitapları taramaya yönelik) Bağlantı yöntemlerine göre; SCSI bağlantılı tarayıcılar Paralel port bağlantılı tarayıcılar USB bağlantılı tarayıcılar Günümüzde işletmeler, çoklu doküman tarama özelliğine sahip düz yataklı ve USB bağlantılı tarayıcıları tercih etmektedirler. Son yıllarda, hem düz yataklı tarayıcı, hem yazıcı, hem de faks özellikleri taşıyan cihazların üretimi ve kullanımı oldukça yaygınlaşmıştır. Bu cihazlar ucuz olmaları nedeniyle evlerde ve küçük çaplı işletmelerde geniş bir kullanım alanı bulmaktadırlar. Evinizde kullanmak üzere edinebileceğiniz yazıcı ve tarayıcı özelliğine sahip cihazlar kâğıt beslemelidir. Bu tür cihazlarla çok sayfadan oluşan dokümanlarınızı tarayabilmeniz için her bir sayfası için ayrı tarama işlemi yapmanız gerekecektir. Tarayıcı cihaz seçiminde göz önüne alınması gereken özelliklerden biri de tarama için kullanılmak istenen sayfa boyutudur (A3, A4, vb.). Tarayıcıların Çalışma Prensibi Aşağıdaki resimde gösterilen tarayıcı, düz yataklı olarak adlandırılan türde bir tarayıcıdır. Bu cihazın çizgilerle taralı olan kısmı cam bir tabakadır. Cam tabakanın altında bir ışık kaynağı ve bir objektif bulunmaktadır. Taranması istenen belgenin taranacak kısmı (metinler, resimler ) bu cama yapışacak biçimde yerleştirilir ve tarayıcının üst kapağı kapatılır. 113

118 Resim 5.1: Bir düz yataklı (flatbed) tarayıcı. Tarama işlemi için, bilgisayardaki tarama yazılımı çalıştırılmış olmalıdır. Belgenin taranması için komut verildiğinde, tarayıcının ışık kaynağından belgeye ışık gönderilir. Belgenin her satırından (yatay çizgilerden oluştuğu düşünülebilir) objektife yansıyan ışık, görüntünün 1 veya 0 ( var veya yok ) olarak bilgisayara resim biçiminde aktarılmasını sağlar. Dijitalleştirme işleminin yoğunluğu bu 1 veya 0 değerlerinin inç başına düşen nokta miktarı (dpi - dot per inch) olarak tanımlanmaktadır. Bilgisayarda, taranan belgenin görüntüsü, kullanılan tarama yazılımının özelliğine bağlı olarak; Sadece resim biçiminde (JPG, TIFF, PNG gibi ) Sadece metin biçiminde (TXT, DOC gibi ) Metin ve resimlerden oluşabilen ve bazı yazılımlarla açılıp görüntülenebilecek düzenlenmiş belge formatında (MS Office Word yazılımı gibi ) Taşınabilir dosya formatı anlamına gelen PDF (Portable Document Format) biçiminde oluşabilir. Bu tarama işlemleri renkli, siyah-beyaz ya da gri tonlarda olarak da yapılabilmektedir. nasıl yapılabilir? Kişisel bilgisayarlarla -tarayıcı olmasa bile- basit tarama işlemleri Tarama İşleminin Aşamaları Tarayıcılarda bir belgenin taranması işlemini gerçekleştirecek olan personelin sırasıyla şu işlemleri gerçekleştirmesi beklenmektedir: 1. Tarayıcı cihazın ve bilgisayarın açılması, tarama için gerekli yazılımın veya tarama yaptırmaya izin veriyor ise EBYS yazılımının başlatılması 2. Önceden tanımlanmamış ise tarayıcının dosya türü, modu, çözünürlüğü gibi özelliklerinin ayarlanması 3. Sınıflandırmaya göre belirlenmiş belgenin ön bilgisinin EBYS ye girilmesi ya da barkod (veya karekod) etiketinin tarayıcıdan EBYS ye girilmesi 4. Belgenin uygun biçimde tarayıcıya yerleştirilmesi 5. Gerektiğinde, belgenin tarayıcıdan bilgisayara ön izlemesinin alınması ve belgenin yönü ve açısının ayarlanması 6. Tarama işleminin yapılarak bilgisayara gelen görüntünün belgeyle karşılaştırılması 7. Dijital belgeye ait dosyanın kaydedilmesi ve EBYS ye aktarılması 114

119 Çoğunlukla, otomatikleştirilmiş olması nedeniyle, tarama işleminde tarayıcının ayarlarının yapılması gerekmeyecektir; yani ikinci adım uygulanmayabilir. Bazı tarayıcıların çok sayfalı belge taramaya uygun olması durumunda, belgenin tarayıcıya yerleştirilmesi, ön izleme yapılması ve dosyanın kaydedilmesi otomatik olarak gerçekleşmektedir. Böylelikle, kağıt üzerindeki belge, dijital belge biçimine dönüştürülmüş olacaktır. ELEKTRONİK SİSTEME BELGEYİ ALMAK VE GÖRÜNTÜLEMEK Taranarak dijital biçime dönüştürülmüş belgeler, seçilme ve sınıflandırılma özelliklerine göre bilgisayarların disklerinde, harici disklerde, taşınabilir belleklerde biriktirilmektedirler. Bu amaçla, tarayıcılarla eşzamanlı olarak çalıştırılan yazılımlar kullanılmaktadır. Eğer dijitalleştirilecek belgedeki metinler, yazı karakterlerinin oluşturduğu türde metin olarak alınmak isteniyor ise optik karakter okuyucu (OCR) adı verilen yazılımların kullanılması gerekecektir. Bu şekilde elektronik sisteme alınan belgeler, daha sonra istenirse resim, PDF veya Web sayfası biçimine de dönüştürülebilmektedir. Tarayıcıdan, optik karakter okuyucu yazılım kullanılarak elektronik sisteme alınan belgeler ne tür bir avantaj sağlar? Belgelerin resim görünümünde elektronik sisteme alınmasıyla da PDF veya Web sayfasına dönüştürme işlemi gerçekleştirilebilmektedir. Ancak bu tür bir resim dosyasının metin dosyası biçimine dönüştürülmesi her zaman doğru sonuç vermeyebilir. Videolar, animasyonlar ve sesler; belgelerden (ayrı tutulsun ya da içine katıştırılmış olsun) daha fazla yer kaplamaktadırlar. Sistemde kullanılması gereken belleklerin bu durum göz önüne alınarak seçilmesi gerekmektedir. Eğer video, animasyon ve ses gibi nesneler belgelerin içeriğine katıştırılmış durumdaysa, bu durumda normal belgeler gibi EBYS de muhafaza edilebilecektir. Bu nesneler belgelerden ayrı bir dosya olarak EBYS de tutulacak ise dosyalama sistemine uygun ayrı bir sınıflandırma ve isimlendirme gerektirebilecektir. Taranarak dijitalleştirilmesi güçlük yaratacak olan belgeler, outsourcing adı verilen dışarıdan veri girişi hizmeti alımıyla yerine getirilebilir. Örneğin hastanelerde hastalarla ilgili formlarda el yazısı ile tutulmuş raporlar, çeşitli işletmelerin müşterilerine yoğun olarak kestiği faturalar, poliçeler, bu alanda faaliyet yapmakta olan outsourcing firmalarınca işletmenin EBY sisteminde bulunan bir veritabanına eklenebilir. Veritabanlarına giriş yapılması için işletme personelinden de yararlanılabilmektedir. Dolayısıyla veritabanları da EBYS de ayrı bir sınıflandırma gerektirebilecek önemli yapılardan bir diğeridir. Bazı belgeler dijital hale getirilmiş olsa bile, daha sonradan kullanılma olasılığı ve sıklığı ile kapladığı alan göz önünde bulundurularak çeşitli sıkıştırma yöntemleri kullanılarak sıkıştırılabilmektedirler. Ancak bu tür sıkıştırılmış dosyaların yapısal özelliklerinin diğerlerine oranla daha fazla bozulabileceği göz önünde bulundurulmalıdır. Bu aşamada EBY esasları dikkate alınmaktadır. Belgenin uzun süre bozulmadan, güvenle muhafaza edilmesi, gerektiğinde kolayca ulaşılabilmesi ve yeniden kullanılabilmesi için EBYS işletmeler için büyük önem taşımaktadır. Dijital belgelerin görüntülenmesi için gerekli araçlar, bilgisayar monitörleri, tabletler ve cep telefonları olarak sayılabilir. Bunun dışında ara bağlantı gereçleri yardımıyla, bu belgelerin televizyon ekranlarından da izlenebilmesi mümkündür. 115

120 Resim 5.2: Bilgisayar ekranında dijital belgenin görünümü. Ancak bilgisayar monitörleri, tabletler ve cep telefonları, dijital belgelerin ekrana çağrılarak görüntülenebilmesi için tek başlarına işe yaramazlar; çünkü bu işlevin yerine getirilebilmesi için, bu araçlarda bir belge gösterici yazılımın çalışıyor olması gerekmektedir. Okuyucu (örneğin Adobe Reader yazılımı) ya da görüntüleyici (örneğin Microsoft Powerpoint Viewer yazılımı) adı verilen bu yazılımlar, dijital belgelerin (hangi dosya türüne göre dijitalleştirilmiş ise) bilgisayar ekranında görüntülenmelerini sağlamaktadırlar. Bilgisayarınızda birçok PDF dosyası bulunmaktadır. Bu dosyayı açarak görüntüleyebilmeniz için hangi okuyucu yazılımın kullanıldığını nasıl anlarsınız? Dosyayı açtığınızda üzerinde herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığını deneyiniz. Çoğu okuyucu yazılım, dijital belgeler üzerinde düzeltme ya da değişiklik yapılmasına olanak tanımazlar; çünkü bunlar sadece görüntüleme yapma özelliğine sahiptir. Ancak bazı belgeler üretildikleri yazılımlarda açılarak içeriklerinde (metin, resim gibi nesnelerde) değişiklik yapılmasına olanak tanırlar. Bu dosyalar çeşitli ofis yazılımlarıyla hazırlanmış belgeler olabilir. Bu tür belgelere biçimlendirilmiş belgeler ya da yapılandırılmış dosyalar denilebilmektedir. İşletmelerde biçimlendirilmiş belgeler hazırlamaya yarayan yazılımlarda bazı işlevler kullanılarak, her bir kullanıcı için yetki tanımlanması, kimi kullanıcıların belgeler üzerinde okuma, yazma, değiştirme yetkisine sahip olması, bazı kullanıcıların sadece belgeleri görüntüleyebilmesi mümkündür. Elektronik sistemde dijital belgeler; Resim (Seçime göre renkli, siyah-beyaz veya gri tonlarda ve çeşitli formatlarda) Taşınabilir dosya formatı anlamına gelen PDF (Portable Document Format) Salt metin Biçimlendirilmiş belge (yapılandırılmış dosya) Veritabanı kaydı Üretilmiş yazılımlar (ticari işlemler, bordro takip, vb.) olarak görüntülenebilirler. Belgeler hangi yazılımla üretilip biçimlendirildiyseler, üretildikleri yazılımda açılarak görüntülenebilecekleri gibi, yazılımların dönüştürücüleriyle başka formatlara göre kaydedilebilirler. Özellikle bilgisayarlarda, örneğin bir Word belgesi, Word yazılımı aracılığıyla EBYS de bulunduğu konumdan açılabilir, gerekli yetkilendirme sözkonusu ise üzerinde değişiklik yapılabilir. Bu değişiklikler, belgenin dosya özelliklerine doğrudan yansıtılarak, hangi tarihte, kim tarafından değiştirildiği gibi bilgilere erişilmesi sağlanabilir. Hatta dosya dönüştürücü yazılımlar aracılığıyla PDF ya da başka belge türünde kaydedilebilir. 116

121 Elektronik Tanımlama ve İndeksleme İşlemleri Belgeleri sadece dosya adıyla tanımak, hangi bilgileri içerdiğini, ne zaman, kimler tarafından hazırlandığını, içeriğinde hangi nesnelerin kullanıldığını, hangi yazılımlarla görüntülenebileceğini anlamak mümkün değildir. Bu nedenle, EBYS lerde, belgeleri dosya seviyesinde erişim kolaylığı sağlayacak biçimde kategorize edebilecek özelliklerden yararlanılmaktadır. Dijitalleştirilmiş bir belgeye ait olarak, sözü edilen her tür bilgi, üstveri (metadata) olarak; belgenin dosya özelliklerinde ya da ayrı bir veritabanında barındırılabilmektedir. Bu konuda TS Standartları herhangi bir sınırlama getirmemesine rağmen, aşağıdaki üstverilerin tanımlanmasını önermektedir: Dosya genel özellikleri Dosya tasnif planı Saklama planı Birim tanımları Seri tanımları Klasör/dosya tanımları Belge tanımları Belge bileşeni tanımları Kullanıcı profil tanımları Kullanıcı rol tanımları Kullanıcı grup tanımları Güvenlik seviye tanımları Tasfiye işlem tanımları Sistem kullanımı Belgelere üstveri tanımlanmasıyla, aranan belgelere ulaşılması ve bu belgelerin görüntülenmesi son derece kolaylaşmaktadır. Aksi halde istenen belgeye ulaşılmasında güçlükle karşılaşılacaktır. Üstveri tanımlanmış belgelerin özgünlüğü de sağlanmış olmaktadır. Aksi halde benzer yapıdaki belgeleri birbirinden ayırmak olanaksız hale gelmektedir. Kişisel bilgisayarlarında bile çok sayıda belgeyle çalışmak durumunda olanlar, bu konuda üstveri tanımlamalarından yararlanmaktadırlar. 117

122 Örnek Uygulama: AÖF Öğrencileri Belgeleri Dijitalleştirme Projesi Anadolu Üniversitesi Açıköğretim Fakültesi, öğretim yılı sonunda, kuruluşundan bu yana fakültemize kayıt yaptıran bütün öğrencilerimizin teslim ettiği belgeleri dijitalleştirme projesi başlatmıştır. Proje, hacimce ve ağırlıkça önemli miktarda yer kaplayan bütün bu dosyaların dijitalleştirilerek EBYS ye aktarılmasına yöneliktir. Resim 5.3: AÖF öğrenci dosyalarının saklandığı arşivin küçük bir bölümü. Öğrencilerimizin kayıt işlemleri esnasında fakültemize teslim etmiş olduğu belgeler yıllara göre değişmekle birlikte şu belgelerden oluşmaktadır: Lise diploması Askerlik durum belgesi (Erkek öğrenciler için) İnternet başvuru belgesi Nüfus cüzdanı örneği Sağlık raporu Sabıka kaydı belgesi Mahkeme kararları Evlilik cüzdanı fotokopisi (Soyadı değişikliği için) Bu belgelerin çoğu mevzuattaki değişiklikler nedeniyle artık istenmemesine rağmen, proje kapsamında her öğrenci için en az 3 belge taranarak EBYS ye aktarılmaktadır. Bu amaçla çok sayfalı iki tarayıcı kullanılmakta ve işlem basamakları şu şekilde uygulanmaktadır: 1. Her öğrenci dosyası açılarak, içindeki belgelerin kaç adet olduğu ve hangi belgeler olduğu belirlenerek, bu bilgi karekod biçiminde ayrı olarak düzenlenmektedir. 2. Önce karekod, ardından öğrenci dosyasında bulunan belgeler tarayıcıda ardı ardına taranarak EBYS ye aktarılmaktadır. 118

123 Resim 5.4: AÖF öğrenci belgeleri için karekod tanımlanması ve tarama işleminin yapıldığı çoklu doküman tarayıcı. 1. Kaç öğrenci için kaç belge tarandığı bilgisi bilgisayarda EBYS aracılığıyla izlenebilmektedir. Sona yaklaşılan projede, öğrenciye ait 11 milyonun üzerinde belgenin dijital ortama aktarıldığı tespit edilmiştir. 2. Arşivden alınarak taranan ve EBYS ye aktarılan basılı haldeki dosyalar, yeniden kullanılmak amacıyla kırpma işleminden geçirilmekte ve paketlenmektedir. Bu işlemin amacı da geridönüşüm sağlanmasıdır. Böylelikle, projenin amacına uygun olarak şu faydalar sağlanmaktadır: İstenildiği anda, istenilen öğrencinin bilgilerine kolaylıkla erişilebilmesi Çeşitli istatistiki ve akademik çalışmalara olanak tanıması Hacim ve ağırlık oluşturan arşivlemenin ortadan kaldırılması Ülke ekonomisine kağıt geridönüşümü yapılarak katkı sağlanması ELEKTRONİK BELGEYİ KORUYUCU ÖNLEMLER Belgeleri dijitalleştirmenin yanı sıra, bunları korumak için yapılması gereken çalışmalar da önem taşımaktadır. İşletmeler için, bilgi ve elektronik belge kayıplarını önlemek, elektronik belgelerin güvenliğini sağlayabilmek, talep edilmesi durumunda bu belgelerin transferini nasıl sağlayacaklarını bilmeleri büyük önem taşımaktadır. Elektronik belgeleri korumayla ilgili tüm kararlar ve uygulamalarda, TS ve TS ISO Standartlarının belirleyici rol oynadığı bilinmelidir. Konuyla ilgili geliştirilen bazı uluslararası standartlarla birlikte TS ve TS ISO Standartları, özel ve kamu sektörde faaliyet yürütmekte olan işletmelerin, elektronik belgelerinin tümünü çeşitli risklere karşı koruyabilmeleri ve özgünlüğünü sağlayabilmeleri amacıyla, şu işlevleri yerine getirmelerini uygun görmektedirler: Elektronik belgeleri koruyucu kurumsal ihtiyaçları belirlemek Elektronik belgelerin çoğaltılması Elektronik belgeleri koruyucu sertifikaların belirlenmesi 119

124 Elektronik belgelerin korunmasıyla ilgili önlemler hakkında bilgi Belge talepleri ve elektronik belgelerin transferi Elektronik belgeleri arşivleme gerekleri Ünitemizin bu bölümünde, elektronik belgeleri koruyucu bu önlemleri ayrı başlıklar altında ele alarak inceleyeceğiz. Elektronik Belgeyi Koruyucu Kurumsal İhtiyaçların Belirlenmesi Bu konuyla ilgili kurumsal ihtiyaçların belirlenmesinde; EBYS nin bütünlüğü ve güvenilirliği Kullanım özellikleri Performans, izleme ve ölçeklenebilirliği Veri depolama özellikleri Ön planda düşünülmesi gereken kriterlerdir. Bu konuda da Türk Standartları Enstitüsü (TSE) tarafından geliştirilmiş bulunan her iki standart (TS ve TS ISO 15489) önemli bilgiler içermektedir. Özetlemek gerekirse, elektronik belgelerin korunması amacıyla kamu ya da özel sektörde ihtiyaçlar belirlenirken, belge yoğunluğu esas alınarak uygun kapasite ve performansa sahip donanım ve kolay veri girişi-çıkışı yapılabilen yazılım seçimi yapılmaktadır. Bunların kolay izlenebilmesi, kontrol edilebilmesi, hataya olanak tanımaması gibi ölçütler dikkate alınmaktadır. Elektronik Belgelerin Çoğaltılması ve Koruyucu Sertifikasyonlar Bilgisayarların belleklerinde bulunan her tür dosya gibi, elektronik belgeler de kopyalanıp yapıştırılmak suretiyle istenildiği kadar çoğaltılabilmektedir. TS Standartları da bu konuda herhangi bir kısıtlama getirmemektedir. Ancak çoğaltılan bir belge üzerinde ne tür değişiklikler yapıldığının izlenmesi gerekmektedir. Belge üzerinde yapılabilecek her tür değişikliğin, belgenin hazırlandığı yazılımın özellikleri ya da belgenin üstveri bilgileri kullanılarak izlenmesinde yarar bulunmaktadır. Üstveri barındıran belgeler için önemli bir özellikten daha söz edilmesi gerekmektedir: Provenans. Bu kavram, belgelerin özgünlüğüyle ilgilidir ve TS Standartlarında şu şekilde açıklanmaktadır: Kendi faaliyetlerinin yürütülmesi sırasında belge üreten ve saklayan kişi veya kurumlar bir belgenin provenansını oluşturur. Provenans prensibi ise; aynı provenansa (kaynak, köken, menşe) sahip belgelerin, başka bir provenansa sahip olanlarla karıştırılmaması gerektiğini öngören temel ilke. Fonlara Saygı (respect des fonds) olarak da anılır.. Provenans, belgelerin yaşam sürecinin her döneminde kim belgeden sorumluysa, bunun kayıt altına alınmasıyla ilgilidir. Dolayısıyla, belgenin içeriğinde ve üstveri bilgilerinde herhangi bir değişiklik yapılması durumunda, bunun EBYS de kim tarafından gerçekleştirildiğinin bilinmesinin önemi büyüktür. Ayrıca, bu ilkeye göre, bir belge çoğaltılıp değiştirildiğinde, bu belgenin artık bir başka belge olması gerekmektedir. Belgeler sadece başka belgeler üretilmesi amacıyla çoğaltılmazlar. Birden fazla kişinin aynı anda kullanabilmesi için de belgelerin çoğaltılması mümkündür. Ancak bunun karışıklığa neden olmaması amacıyla, bu türde çoğaltma yerine işletme ağları ya da çeşitli Web olanaklarından yararlanılması mümkündür. Belgeleri koruyucu birçok uluslararası sertifikasyon sistemi bulunmaktadır. Türkiye de bazı kamu ve özel sektör işletmeleri bu sistemleri kullanarak elektronik belgelerini korumayı sürdürmektedirler. Bu sertifikasyonların genel amacı elektronik sistemde bulunan belgelerin doğal afet riskine karşı güvenliğini sağlayıcı ve özgünlüğünü koruyucu standartları belirlemektir. 120

125 Belgenin korunmasına yönelik benzer kriterler, TS ve TS ISO Standartlarında da ortaya konulmuştur. Dolayısıyla belgelerin korunmasıyla ilgili çalışmalar yapılırken, TSE nden edinilebilecek bu Standartlar yeterli olacaktır. Bunun dışında, işletmeye ait belgelerin ilgili olmayan ya da rakip konumunda olan başka kimselerin eline geçmemesi için de belge koruyucu önlemlerin alınmasında yararlar bulunmaktadır. Bu amaçla gerektiğinde belgelerin tescil edilmesi gibi bir yöntem kullanılabilmektedir. TSE Standartlarında aynen belirtildiği gibi; Bir belge yönetim sisteminin tasarımında uygun saklama ortamları, saklama üniteleri, fiziksel korucuyu malzemeler, kullanım prosedürleri ve depolama sistemleri dikkate alınmalıdır. Belgelerin ne kadar sürelerle saklanacağının bilinmesi, onların ne tür saklama ünitelerinde depolanacağı kararlarını etkileyecektir. Belge yönetim sisteminde afet hazırlıkları göz önüne bulundurulmalı, riskler tanımlanmalı ve afetlerin etkilerini hafifletici önlemler alınmalıdır. Afet sırasında ve sonrasında kurtarılan belgelerin bütünlüğünün korunduğu ispat edilebilmelidir.. Elektronik belgeler, sadece silinme ya da bozulma nedeniyle işletmeleri veri kaybına uğrattıkları için korunmazlar; başka işletmelerin ya da kişilerin eline geçmemeleri açısından da korunmak durumundadırlar. Ayrıca, son dönemde, birçok işletmenin belgelerini internet teknolojilerinden yararlanarak hazırladığı ve koruma altına aldığı bilinmektedir. Bu teknolojilerden en önemlisi bulut bilişim olarak adlandırılan, işletmelerin internet erişimine olanak sağlayan bir bilgisayar dışında herhangi bir donanım ve birtakım yazılımlara gereksinim duymaksızın belgelerini üretebilecekleri ve depolayabilecekleri bilgi ve iletişim teknolojisidir. Bulut bilişim kullanımıyla, işletmeler, belgelerinin güvenliğini ve mevzuata uygunluğunu da sağlamaktadırlar. Böylelikle, işletmeler, belgelerin üretilmesi, bir sistem dahilinde saklanması ve korunmasıyla ilgili maliyetlerini en aza indirgemiş olmaktadırlar. Elektronik Belge Talepleri, Elektronik Belgelerin Transferi ve Arşivleme Bazı elektronik belgelerin işletmeler dahilinde ve dışından talep edilmesi durumunda, bu belgelerin transfer edilmesi söz konusu olacaktır. Belge transferleri sadece belge talep edilmesi durumunda değil, depolama sistemi değişikliği gibi bazı durumlarda da gereklidir. Bu tür durumlarda da belge güvenliğinin sağlanması gerekmektedir. Belgelerin başkalarınca talep edilmesi veya belgelerin transferi sırasında işletmeyle ilgili ticari önem taşıyan bilgilere erişimin engellenmesi gerekebilir. TS İSO Standartlarında, bilgi güvenliği, Bilgi Edinme Kanunu, Özel Hayatın Korunması Kanunu ve Arşiv Kanunu gereğince bu tür kısıtlamalara gidilebileceği ifade edilmektedir. Elektronik belgeler, taşınabilir belleklerle ya da internet hizmetleri aracılığıyla transfer edilebilmektedirler. Taşınabilir bellekler kullanıldığında, elektronik belgelerin uzun zaman bu tür cihazlarda kalmasının bozulma ve güvenlik riski doğuracağı göz ardı edilmemelidir. Web sayfalarına dönüştürülerek, e-posta olarak ya da diğer internet hizmetleri kullanılırken de güvenli internet kullanımının sağlanmasına çalışılmalıdır. Belgelerin transfer edilmesi durumunda provenans ilkesi gereği özgünlüklerinin ve mülkiyet haklarının değişmesi durumu ortaya çıkabilir. Son zamanlarda, dijital yayıncılık çalışmaları yapılarak belge taleplerinin karşılanması ya da belge transferi sağlanması mümkün hale gelmiştir. Bunun yanında bulut bilişim olanaklarının kullanımı da artmaktadır. 121

126 Her ne olursa olsun, elektronik belgelerin yer değiştirmesi ya da kimlerce talep edildiği ve nerelere transfer edildiği bir izlenme mekanizması oluşturularak izlenmeli ve kayıt altına alınmalıdır. İzleme ve kayıt altına alma, sadece elektronik ortamda tutulan belgelerin taşınması için değil, yazıcıdan kâğıda bastırılarak gönderilen belgeler için de geçerli olmalıdır. Elektronik belgelerin arşivlenmesi, ihtiyaç duyulan süre zarfında, sınıflandırılmış biçimde, güvenli bir ortamda, ihtiyaç hissedilmesi durumunda yeniden erişilerek kullanılabilecek şekilde depolanması anlamına gelmektedir. Tanımdan da anlaşılacağı üzere; arşivlemede önemli olan, daha önce sözü edilen tüm ayrıntılara uygun olarak hareket edilmesidir. Arşivleme, işletme dahilinde uygun şartlar sağlanarak yapılabileceği gibi, başka işletmeler aracılığıyla ya da bulut bilişim gibi internet olanaklarıyla da yerine getirilebilmektedir. Özellikle EBYS ler işletmelere elektronik belgelerini arşivleme konusunda olanaklar sağlasa da, bazen bu konuda belirleyici olan, maliyetler olabilmektedir. Sınıflandırılmış, indekslenmiş elektronik belgelerin, bilgi ve iletişim teknolojilerine uygun biçimde ve yetişmiş personel tarafından arşivlenmiş olması, arşivde bulunan belgeler hakkında istenildiği anda ya da periyodik olarak raporlamaların yapılması işletmeler için hayati önem taşımaktadır. Bu amaçla arşivlemenin periyodik olarak yedeklemeyi de içermesi gerekmektedir. Arşivleme için, yedekleme kapasitesi de düşünülerek ortam seçimi yapılmasının önemi burada ortaya çıkmaktadır. Son olarak, arşivde tutulan belgelerin, ihtiyaç duyulmaması ya da zamanı geldiği için imha edilmesi gerektiğinden söz etmek gerekmektedir. Arşivleme gerek işletmede gerekse başka ortamlarda yapılmış olsa bile, bazı belgelerin imha ya da tasfiye işleminin, gene kayıt altına alınmak koşuluyla gerçekleştirilmesi gerekir. Belgeler imha edilirken, yedekleri de aynı şekilde imha edilmeli, bir daha izine rastlanmayacak şekilde işlemin tamamlanması sağlanmalıdır. 122

127 Özet İşletmelerin saklamakla yükümlü olduğu bazı belgeler bilgisayar ortamında değil de kâğıda basılı biçimde bulunmaktadır. Bu tür belgeleri bilgisayar ortamına aktarmak için gerçekleştirilen işlemler dijitalleştirme olarak adlandırılır. Dijitalleştirme işleminin hangi belgelere uygulanacağına karar verilirken, belgenin yasalar ve standartlara göre önemi düşünülmelidir. Bu sürecin devamında, belgenin yapısal ve içerik özelliklerine göre bir sınıflandırmaya tabi tutulması gerekmektedir. Dijitalleştirme yapıldığında bir belge aslında bir bilgisayar dosyası biçimine dönüşecektir. Dijitalleştirme işlemi, tarayıcı adı verilen cihazlar aracılığıyla yapılabilmektedir. Tarayıcılar, belgeleri bilgisayar ortamına metin, resim, PDF ya da düzenlenmiş belge dosyası olarak aktarabilmektedirler. Belgelerin tarayıcıdan bilgisayara alınmasında metin tercih edilmesi durumunda optik karakter okuyucu yazılımlar kullanılmaktadır. Resim olarak dijitalleştirmede ise çizim-boyama yazılımlarıyla belgeler düzenlenmek durumundadır. Belgelerin taranması amacıyla kullanılabilecek çeşitli özelliklerde tarayıcılar bulunmaktadır. Yoğun tarama işlemleri için kullanılabilecek çok sayfalı taramaya olanak sağlayan cihazlar kullanılabilmektedir. Dijitalleştirmede tarama işlemi tek başına bazen yeterli olmadığında, veri girişi yapılması durumu ortaya çıkmaktadır. Bu amaçla outsourcing adı verilen ve yerli-yabancı başka işletmelere veri girişi yaptırılmasına dayalı bir yöntem uygulanabilmektedir. Bu yöntemde, bir veritabanına, taranması güç olabilecek verilerin elle girilmesi söz konusudur. Bir belge dijital ise içeriğinde video, animasyon, ses gibi başka nesneler de kullanılabilmektedir. Eğer bu nesneler bilgisayar ortamında değilse, bunların da dijitalleştirilmesi için cihazlar ve yazılımlar kullanılmaktadır. Bilgisayar ortamındaki bu tür nesneler ise belgelere katıştırılarak muhafaza edilebilmektedir. Belgeler dijitalleştirildikten sonra elektronik belge yönetimi adı verilen sistemlerde saklanabilmektedirler. Bu sistemlere bir yandan doğrudan dijital olarak üretilmiş belgeler eklenirken, diğer yandan taranarak belgeler eklenmesi ve hatta outsourcing aracılığıyla belge ya da veri eklenmesi mümkündür. Belgeler elektronik sisteme eklendiğinde, bilgisayar, tablet ya da cep telefonlarının ekranlarından izlenebilmektedir. Ancak bunun için de bu cihazların dijital belgeleri okunabilecek duruma dönüştürdüğü okuyucu arayüz yazılımları gerekmektedir. Dijital belge biçimlendirilmiş belge durumundaysa, bu tür belgelerin de hazırlandıkları yazılımlar aracılığıyla görüntülenebilmesi ve üzerlerinde değişiklikler yapılması mümkündür. Belgelerin hangi içerikte olduklarına, hangi tarihlerde, kimler tarafından hazırlandıklarına, ne zaman içeriklerinde değişiklikler yapıldığına, belgenin kaç sayfadan oluştuğuna dair ve benzeri pek çok bilgiyi elektronik tanımlama ve indeksleme yaparak anlamak mümkündür. Bunun için her belgeye bir üstveri tanımlanmasının yararı bulunmaktadır. Üstveri, dosya özellikleri aracılığıyla tanımlanabileceği gibi, ayrı bir dosyalar listesi biçiminde de düzenlenebilir. Dijitalleştirilmiş belgeleri bir düzen içinde muhafaza edebilmek için koruyucu önlemler almanın gerekliliği vardır. Bu durum, kullanılan sistemle yakından ilgilidir. Bazen dijital belgelerin çoğaltılarak ve değiştirilerek kullanılması gerekebilir. Ancak her belge kim tarafından ne şekilde oluşturulduysa, provenans ilkesi gereği bir özgünlük taşır ve bu belgeden türetilen belgeler başka belge olarak nitelenmelidir. Belgeleri koruyucu önlemler, bu konuda eğitim almış kişilerce, sertifikasyonlar çerçevesinde, kanunlara ve standartlara uygun olarak, bilgi ve iletişim teknolojilerinin sağladığı olanaklar göz önüne alınarak uygulanmalıdır. Elektronik belgelerin arşivlenmesinde, transferlerinde ve imha edilmesinde de dahil olmak üzere, bu konuda TSE Standartları gerek kamu gerekse özel sektörde faaliyet gösteren işletmelerin başvuru kaynağı niteliğindedir. 123

128 Kendimizi Sınayalım 1. Aşağıdakilerden hangisi dijitaldir? a. Vesikalık fotoğraf b. Yazıcıdan çıktısı alınmış bir sözleşme c. Tarayıcıya yerleştirilmiş bir diploma d. Tabletten okunan bir roman e. Kütüphanede okunan bir gazete 2. Aşağıdakilerden hangisi bir belgenin dijitalleştirilmesinin en önemli gerekçesidir? a. Farklı kağıt boyutlarında olabilmesi b. Aranan bilgiye kolay erişilebilmesi c. Kaliteli görüntü sağlayabilmesi d. Cep telefonları dışında da görüntülenebilmesi e. PDF dosya türüne dönüştürülebilmesi 3. Hangi belgenin dijitalleştirileceği, hangi belgenin dijitalleştirilmeyeceği kararı hangi aşamada verilmelidir? a. Dijitalleştirilecek belgelerin sınıflandırılması b. Belgelerin tarayıcıya yerleştirilmesi c. Dijitalleştirilecek belgelerin seçimi d. Dijital belgelerin korunması e. Elektronik tanımlama ve indeksleme 4. İşletmelerde belgelerin ne kadar süreyle saklanması gerektiğini düzenleyen kanun aşağıdakilerden hangisidir? a. Anayasa b. Türk Ceza Kanunu c. Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun d. Ceza Muhakemeleri Usulü Kanunu e. Türk Ticaret Kanunu 5. Dijitalleştirilecek belgeler sınıflandırılırken aşağıdakilerden hangisi göz önüne alınmaz? a. Yazı karakteri b. Kağıt boyutu c. İçerik türü d. Yıpranmışlık düzeyi e. Sayfa sayısı 6. Belgeleri dijitalleştirme sürecinde hangi amaçla outsourcing yöntemine başvurulmaktadır? a. Kanunlara uygunluk sağlanmasında b. Çok sayfalı belgelerin taranmasında c. Belgelerin kağıt yönünü değiştirmede d. Yıpranmış belgeleri onarmada e. Dışarıdan veri girilmesi gerektiğinde 7. Bilgisayarda dijital belgeleri hangi türde görüntülemek uygun değildir? a. Resim formatında b. Video formatında c. Salt metin ya da biçimlendirilmiş metin d. PDF dosya türünde e. Veritabanı olarak 8. Dijitalleştirilmiş bir belgenin içeriği, kim tarafından, hangi tarihte oluşturulduğu bilgisi aşağıdakilerden hangisinde tanımlanır? a. Belgenin kaynakçasında b. Dosya boyutunda c. Üst verisinde d. Tarayıcı cihazda e. Belge metninde 9. Provenans aşağıdakilerden hangisini ifade etmek için kullanılan bir kavramdır? a. Belgelerin özgünlüğü b. Belgelerin taranması c. Belgelere dışarıdan veri girişi d. Belgelere tanımlanan üstveri bilgisi e. Elektronik belge yönetimi türü 10. Belgelerin tescillenmesi hangi amaçla yapılan bir işlemdir? a. Dijitalleştirilecek belgelerin sınıflandırılması b. Tarama işleminin başlatılması c. Dijital belgeleri çoğaltma ve taşıma d. Elektronik belgelerin korunması önlemi e. Dijitalleştirilmiş belgelerin imha edilmesi 124

129 Kendimizi Sınayalım Yanıt Anahtarı 1. d Yanıtınız yanlış ise Dijitalleştirme başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 2. b Yanıtınız yanlış ise Dijitalleştirme başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 3. c Yanıtınız yanlış ise Dijitalleştirilecek Belgelerin Seçimi başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 4. e Yanıtınız yanlış ise Dijitalleştirilecek Belgelerin Seçimi başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 5. a Yanıtınız yanlış ise Dijitalleştirilecek Belgelerin Sınıflandırılması başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 6. e Yanıtınız yanlış ise Elektronik Sisteme Belgeyi Almak başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 7. b Yanıtınız yanlış ise Elektronik Sistemde Belgeyi Görüntülemek başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 8. c Yanıtınız yanlış ise Elektronik Tanımlama ve İndeksleme İşlemleri başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 9. a Yanıtınız yanlış ise Elektronik Belgelerin Çoğaltılması başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 10. d Yanıtınız yanlış ise Elektronik Belgeyi Koruyucu Önlemler Hakkında Bilgi başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. Sıra Sizde 3 Dijitalleştirilecek belgelerin sınıflandırılması, dosya tasnifi işlemidir. Belgeler sayfa sayısına, sayfa yapısı gibi kriterlere göre tasnif edilebileceği gibi, içeriğine, yazarına, oluşturulduğu tarihe göre gibi kriterler dikkate alınarak da sınıflandırılabilir. Sıra Sizde 4 Eğer bilgisayarınızda bir Webcam varsa, bu cihazı bir tür tarayıcı olarak kullanmanız mümkündür. Örneğin, nüfus kâğıdınızı, kameranıza uygun bir açıyla yaklaştırarak, kameranın yazılımı aracılığıyla tarayabilir ve bilgisayarınıza resim olarak aktarabilirsiniz. Bu belgeyi arkalı önlü tarayarak, yazıcıdan kâğıda baskı yapmak koşuluyla çoğaltabilirsiniz. Sıra Sizde 5 Optik karakter okuyucu (OCR) yazılımlar aracılığıyla bir belge tarayıcıda dijitalleştirilmiş ise bu belgenin metinleri üzerinde her tür değişiklik yapılması mümkün olacaktır. Sıra Sizde 6 PDF belgeleri Adobe Reader yazılımı aracılığıyla açılabilmekte ve görüntülenebilmektedir. Bilgisayarda bir PDF dosyasına çift tıklandığında bu yazılım başlatılmış ve ilgili belge yazılıma çağırılmış olmaktadır. Ancak belge üzerindeki metinler ve resimler üzerinde herhangi bir değişiklik yapılması mümkün değildir. Sıra Sizde Yanıt Anahtarı Sıra Sizde 1 Kâğıda yazılmış bir mektupta değişiklik yapmak güçtür. Oysa bu mektubu dijitalleştirmekle, mektubun üzerinde her tür değişiklik yapılabilir, bu mektuptan birçok kopya üretilebilir. Sıra Sizde 2 İşletmeler, belgelerini TTK ve tabi oldukları kanunlara uygun olarak yönetmek zorundadırlar. TS Standartları da bu yasalara uygunluk taşımaktadır. 125

130 Yararlanılan Kaynaklar Ayan, S. Tarayıcılar (Scanners), PCSistem Dergisi, 2005, ( img/tarayici.htm). Başbakanlık Genelgesi, 16 Temmuz 2008 tarih ve 2008/16 nolu Genelge, ( gazete.gov.tr/eskiler/2008/07/ htm). Bilgi ve Dokümantasyon -Belge Yönetimi-, Türk Standardı (Bölüm 1: Genel ve Bölüm 2: Kılavuzlar), Tarihi: Temmuz 2007, ICS Civelek, Dilek Y. ve Turan, Hamide K. Kurumlar Arası e-yazışma Raporu, 2010, ( ma_calisma_raporu_eylul2010.pdf). Elektronik Belge Yönetimi, Türk Standardı, Tarihi: Haziran 2009, ICS ; ; Kandur, H. EBY Sistem Kriterleri Referans Modeli (V.2.0), Gözden Geçirilmiş 2. Basım, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü, 2006, Ankara, ( YSKriterleriReferansModeli.pdf). Külcü, Ö. Belge Yönetiminde Yeni Fırsatlar: Dijitalleştirme ve İçerik Yönetimi Uygulamaları, Bilgi Dünyası, 2010, 11 (2) Tarayıcı ( tarihinde erişilmiştir.). Türk Ticaret Kanunu, Kanun No: 6102, Kabul tarihi: 13 Ocak 2011, ( kanunlar/k6102.html). Vergi Usul Kanunu, Kanun No: 213, Kabul tarihi: 4 Ocak 1961, ( gov.tr/html/1045.html). 126

131

132 6 Amaçlarımız Bu üniteyi tamamladıktan sonra; Elektronik Belge Yönetimi Sistemi ni tanımlayabilecek, Bir Elektronik Belge Yönetim Sistemini geliştirebilmek için izlenecek adımları sıralayabilecek, Elektronik belge yönetiminin uygulaması adımlarını listeleyebilecek, Elektronik belge yönetimi kapsamında saklama planı kavramını tanımlayabilecek bilgi ve becerilere sahip olabilirsiniz. Anahtar Kavramlar Elektronik Belge Yönetim Sistemi Saklama Planı Tasnif Planı Tasfiye İşlem Tanımları İçindekiler Giriş Elektronik Belge Yönetim Sistemi Geliştirme Elektronik Belge Yönetiminin Uygulanması Dosya Tasnif Planları Saklama Planları Tasfiye Planları 128

133 Elektronik Belge Yönetim Sistemi GİRİŞ Kurumların geleceğine yönelik yürütülen politikaların geliştirilebilmesinde kurumlarda üretilen bilginin değeri ve önemi konusunda tüm çalışanlarda ortak bir bilincin oluşturulması elektronik belge yönetiminde önemlidir. Üretilen bu bilginin etkili ve verimli yönetilmesi de paydaşlar arasındaki iletişimin ve etkileşimin artması yönünde faydalıdır. Teknolojik gelişmelerle birlikte kurumsal etkinliklerin yönetiminde elektronik belgeler sıkça kullanılmaya başlanmıştır. Günümüzde yoğun bir şekilde kullanılan elektronik belgeler iş süreçlerinin her aşamasında yerini almıştır. Dolayısıyla artık elektronik belge üretiminin, hızlanan iş süreçlerinde denetimli olarak yürütülmesi zorunluluğu doğmuştur. Bu zorunluğun nedenleri şu şekilde özetlenebilir: Elektronik belgeler kolaylıkla değiştirilebilir, kaydedilebilir veya imha edilebilir. Bu yüzden kâğıt belgelere göre elektronik belgelerin güvenliğini sağlamak daha zordur. Kullanılan yazılımların çeşitliliği üretilen belgelere erişimi zorlaştırmaktadır. Yeni ortamlara aktarma belgelerin erişilebilirliğini kolaylaştırırken, özgünlük, güvenilirlik ve bütünlüğünü bozabilmektedir. Elektronik belgelerin saklama ortamları uzun ömürlü değildir. Depolamaya yönelik çözümler sürekli olarak değişmekte ve eskimektedir. Elektronik belgelerin üretim yöntemi ve yönetim biçimi, kişiye veya kuruluşa bağlı olarak değişiklik göstermektedir. Bu durum, kurum içinde ve dışında bilginin erişimi, paylaşımı, yönetimi, yeniden kullanımı ve erişiminde sorunlara neden olmaktadır. Mevzuata uygun üretilmeyen elektronik belgelerin yasal bağlamda geçerliliği yoktur. Bu şartlar göz önüne alındığında elektronik belgelerin yasalara uygun olarak üretilmesi, orijinalliğinin korunması, uzun süreli muhafaza edilmesi, bir başka sisteme taşınması ve sonunda imhasının gerçekleşmesi, özetle kurumun elektronik belge yönetimi ihtiyaçlarını karşılayabilecek bir Elektronik Belge Yönetim Sistemi, belge yönetiminde kaliteyi getirecektir. Elektronik belgelerin belge yönetimi yaklaşımı altında yönetilmesi, onların yalnızca bir elektronik belge olarak değil, aynı zamanda yasal, yönetsel ve kültürel nedenlerden dolayı yönetilmelerini, yalnızca yönetsel gereksinimler için değil, aynı zamanda arşivsel amaçlar için de muhafaza edilmelerini, yapı içerik ve bağlam bilgilerinin bütün olarak saklanmasını, onlara belgesel ve kurumsal işlevlerin her birini yansıtacak şekilde erişilmesini, sistemde kayıtlı bulunan elektronik belgelerin, saklama planları doğrultusunda değerlendirilmelerini, yeni kayıt gereçlerine aktarılmalarını ya da dönüştürülmelerini ve gerekli görülmeyenlerin imha edilmesini sağlayacaktır. Bu açıdan elektronik belge yönetimi, disiplinler arası işbirliğine gereksinim duyulan ve elektronik bir mimari üzerinde yapılandırılan oldukça kapsamlı bir disiplindir. Kaynak: Odabaş, H. (2008). Bilgi kaynaklarının işletiminde elektronik doküman yönetimi ve elektronik belge yönetimi sistemlerinin rolü. Akademik Bilişim 2009, Harran Üniversitesi, Şanlıurfa 129

134 ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ GELİŞTİRME Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), kurumsal iş süreçleri içerisinde belgelerin üretilmesi, kaydedilmesi, saklanması, tasfiye edilmesi, arşivlenmesi ve imha edilmesi işlemlerini yerine getirmek için gerekli olan her türlü kuram ve uygulamayı kapsayan prosedürler, standartlar ve yazılımdan oluşan geniş bir yapıdır. Bir EBYS, önemli unsurlarından biri yazılım kısmıdır. Kurumlarda EBYS yazılımları ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması) yazılımlarıyla bütünleşik olabildikleri gibi bağımsız olarak da çalışabilirler. ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması) yazılımları ne işe yarar? EBYS lerinin bir yanını yazılım kısmı oluştururken diğer yanını da prosedür, standart ve politikalar oluşturur. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü bünyesinde yayımlanan Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli, EBYS nin yazılım, politika ve prosedürlerinde olması gereken asgari özelliklerini belirler. Kurumun elektronik belge yönetimi ihtiyacına cevap verebilecek, kurumsal etkinliklerin kapsamına uygun bir EBYS geliştirme işi genel olarak aşağıdaki adımları içerir: 1. Olurluk incelemesi geliştirme 2. Sistemi planlama 3. İhtiyaç analizi tasarlama 4. Sistemi tasarlama 5. Sistemi uygulama 6. Sistem bakımı 7. Gözden geçirme ve değerlendirme Kurumlarda üretilen ve/veya üretilmesi muhtemel elektronik dokümanların belge niteliğinin korunabilmesi için gerekli standartların belirlenmesi amacıyla Türk Standartları Enstitüsü tarafından TS Elektronk Belge Yönetimi (Haziran 2009) standardı yayımlanmıştır. Belge yönetimi politika ve prosedürlerinin standardizasyonu, standart uygulama ve prosedürler kullanılarak belgelere gerekli ilgi ve korumanın sağlanması ve içerdikleri bilgiye ve delillere daha etkin ve verimli bir şekilde erişilmesini öngörmektedir. Bu amaçla Türk Standartları Enstitüsü tarafından TS ISO Bilgi ve dokümantasyon - Belge Yönetimi Bölüm 1 ve TS ISO Bilgi ve dokümantasyon - Belge Yönetimi Bölüm 2 (2007) standardı yayımlanmıştır. Olurluk İncelemesi Geliştirme Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) nin kurumlarda işe koşulabilmesi için öncelikle geliştirilmesi düşünülen sistemin olurluk incelemesi değerlendirilir. Sistemin mevcut sisteme neler katacağının değerlendirilmesi işi tüm yönleriyle ele alınmalıdır. Olurluk incelemesi geliştirme bir bakıma sisteme ihtiyaç olduğunun kabul edilmesi süreci olarak da belirtilebilir. Sistemin oluşturulması için çalışanlara ve yöneticilere yönelik yapılan ikna çabaları bu aşamadadır. Elektronik belge yönetim sürecini destekleyen kavram, tutum, plan-projeler ve belge yönetiminin kurumsal iletişimdeki rolü hakkında kurumdaki tüm çalışanların bilgilendirilip bilinçlendirilerek sistemin işleyişinde onların desteğinin kazanılması ve bu sayede kurumsal kültür oluşumunun desteklenmesi büyük önem teşkil etmektedir. Kurumsal kültür oluşturmak için iki yaklaşım benimsenebilir: 130

135 1. Belge yönetiminin kurum çıkarları açısından önemine dikkat çekilerek konunun sadece bir bilgisayar yazılımından ibaret olmadığı açıklanmalıdır. 2. İletişimin geleneksel yazışma protokol ve usullerine göre gerçekleşmesinin bir uzantısı olarak belgelerin daha güvenilir, daha hızlı ve paylaşımcı bir sistemde üretilip, yaşatılması, korunup, saklanması ve gerektiğinde sistem tarafından tasfiye edilebilmesi özellikleri vurgulanabilir. Özel sektör olsun ya da bir devlet kurumu olsun yeni bir program geliştirme işi onay ve bütçe kaynağı gerektirir. Bu onayı ve bütçeyi sağlamak için de kurumdaki üst yönetime, böyle bir programa neden ihtiyaç duyulduğu anlatılmalıdır. Bir EBYS nin başarısı büyük ölçüde üst yönetimin desteğiyle mümkün olur. Üst yönetimin ikna edilmesi; ihtiyaç duyulan EBYS nin olurluk incelemesinin, titizlikle hazırlanan bir araştırmanın bulgularına dayandırılmasıyla sağlanır. Olurluk incelemesinde, önerilen bu projenin sakıncaları ve faydaları açıklanmalıdır. Bulgular kapsamlı, kesin, ayrıntılı ve inandırıcı olmalıdır. Olurluk incelemeleri kurumlara özgüdür. Bir kurum tarafından geliştirilmiş olurluk incelemesinin aynı koşullarda bir başka kurumda da geçerli olacağını söylemek doğru olmayabilir. Her olurluk incelemesinin bulguları kurumsal bağlama göre farklılık gösterebilir. Yine de EBYS nin planlanması ve uygulanması amacıyla geliştirilmiş olurluk incelemesi sürecinde diğer kuruluşların kazanımlarından faydalanılabilir. Bu doğrultuda diğer kuruluşlar tarafından yürütülmüş olan bir durum çalışması kuruluşun amaçları doğrultusunda yeniden uyarlanıp kullanılabilir. Olurluk incelemelerinin kolay anlaşılması için çok açık ve iyi yapılandırılmış olması gerekmektedir. Aşağıdaki temel bilgiler EBYS nin olurluk incelemelerine dâhil edilmelidir: Mevcut programların veya sistemlerin kuruluşun ihtiyaçlarına ne kadar hizmet ettiği, Yeni bir yaklaşımı benimsemeden yeni sistemin artılarını ve eksilerini özetleyen risk-fayda analizi, Yeni yaklaşımı benimsemeye iten nedenlerin bir özeti, Bir EBYS tavsiye edilirse yeni sistem tasarımı için teknik uzmanların gerekli olup olmadığı konusunda nasıl bir öneri getirileceği, Telekomünikasyon sistemleri, güç kaynakları ve iklim-kontrollü ortamlar da dâhil olmak üzere yeni donanım-malzemeler ve olası ihtiyaçlar, EBYS geliştirilmesi ve uygulamasında rol alacak yaklaşık insan sayısı, EBYS geliştirilmesi için gereken mali kaynakların bir özeti, Kurumun yapısı ve çalışmalarındaki değişiklik önerilerinin nasıl ele alınacağı, EBYS nin uygulanması için önerilen zaman çerçevesi, Genel olarak bir olurluk incelemesi geliştirme aşağıdaki adımlardan oluşur: 1. İhtiyaç değerlendirmesi: İhtiyaç değerlendirmesi adımı, yeni bir belge yönetim programı uygulamaya veya mevcut sistemi güncellemeye gerek olup olmadığını belirlemede yeterli bilgi toplamak için tasarlanmıştır. Değişiklik yapmanın nedenlerini, mevcut yapının güçlü ve zayıf yanlarını yeni yapıyla kıyaslayarak değerlendirilmesini kapsar. 2. Seçenekleri inceleme: Yeni bir kayıt programı kurma ya da mevcut sistemi yükseltmenin sebepleri, yeni yapıyı uygulamanın doğuracağı sonuçları ve ne ölçüde bir riskle karşı karşıya kalınabileceği gibi çeşitli sorulara cevap aranır. 3. Çözüm belirleme: Çözüm belirleme noktasında, benimsenecek yeni sistem yaklaşımı için neye karar verildiği açıkça ifade edilir. 4. Avantajları listeleme: Yeni sistemin avantajlarını ortaya koyma bu sistemin kabul edilmesinde önemli bir role sahiptir. Dolayısıyla avantajlar sıralanırken finansal, paydaşlar ve iş açısından değerlendirilmelidir. Genel olarak bir EBYS nin faydaları şu şekilde sıralanabilir: 131

136 Belge aramada zaman tasarrufu Bilgiyi daha doğru elde etme Belge gizliliğinin sağlanması Kontrollü belge erişimi Azalan personel giderleri Depolama maliyetindeki azalma 5. Maliyetleri inceleme: Sistemin avantajları ortaya konulduktan sonra benimsenmesi düşünülen sistemin uygulama maliyeti de incelenir. Yöneticilerin, projenin uygulanabilirliği konusundaki kararını büyük ölçüde maliyetler belirler. Kurumsal maliyetlerin analizi doğru ve net bir şekilde hesaplanmalıdır. Mevcut sistemleri değiştirmenin ekonomik olup olmadığına karar vermek için yapılacak bir fayda-maliyet analizi nispeten basit bir tekniktir. 6. Sonuç sunumu: Olurluk incelemesi geliştirmede bir sonuç ortaya koyularak önemli noktalar bir araya getirilir ve temel bileşenler özetlenir. Sistemi Planlama Genel olarak bir EBYS nin kuruma sağlayacağı faydalar nelerdir? Sistemi planlama yöneticilerden alınan yetkiyle başlar. Yürütülecek olan proje, bir elektronik belge yönetim sistemini güncellemek ya da yeniden kurmak olabilir. Alınan proje ne olursa olsun sonuçta başarıya ulaşmak bir başka ifadeyle tüm paydaşlar ve kurum için yararlı bir ürün ortaya koymak iyi bir sistem planlaması gerektirir. Karar verilen projeye başlamadan önce projenin nasıl gerçekleştirileceği kararı verilmelidir. Projede görev alacak insan kaynağı sayısı, projenin büyüklüğü, kapsamı, projenin aciliyeti veya karmaşıklığı genellikle belirleyici faktörler olacaktır. Projede görev alacaklar, belge yönetimi ve bilgi teknolojileri uzmanlıklarının yanında güçlü iletişim becerilerine de sahip olmalıdırlar. Bir sistemin planlanması aşağıdaki adımları içerir: 1. Projenin Hedefleri: Projenin hedefleri işin başında tanımlanmalıdır. Bu hedefler, kurumun bilgi teknoloji stratejisi ve genel vizyonunu desteklemelidir. 2. Proje Kapsamı: Projelerin kapsamı çok geniş tanımlanırsa, proje hızla yönetilemez hale gelebilir ya da kapsamı çok dar tanımlanırsa, proje etkisiz olabilir. Projenin genel amaçları iyi tanımlanırsa projenin çerçevesi de o denli iyi çizilir. Bir başka ifadeyle projenin kapsamı genel amaçlara göre daralır ya da genişler. Kapsam ne kadar geniş olursa başarıya ulaşmak o kadar zor olabilir. Dolayısıyla başarı olasılığını arttırmak için projenin genel amaçları ayıklanmalıdır. Proje kapsamını belirlerken kurumun gereksinimleri göz önünde bulundurulmalıdır. EBYS leri, kurumun belli bir birimini değil, kurumun bütün faaliyetlerini iyileştirmelidir. 3. Proje Teslimi: Bir projenin planlandığı gibi zamanında ve eksiksiz teslim edilmesi önemlidir. Herhangi bir EBYS projesi tamamlandığında teslim edilecek ana unsur tamamen işlevsel bir EBYS dir. Bunu yanında aşağıdakilerin tamamı ya da bir kısmı teslime dâhil edilebilir: Yeni bir kayıt yönetim politikası raporu, Bir değerlendirme politikası ve elektronik kayıtlar için prosedürler, Kurumsal bilgi oluşturulma ve yönetimi için bir takım prosedürler, Tüm personel için yeni bir eğitim programı, Yeni sistemin etkinliğini ölçmek için yeni bir performans yönetim şeması, Hayati belgeler ve afet planlaması için program veya politika. 132

137 4. Personel Tespiti: Kurumun çok küçük olduğu durumlarda EBYS projesi bir kişi tarafından yürütülebilir. Büyük ölçekli kurumlarda ise böyle bir projeyi yürütmek bir takım çalışmasını gerektirir. Kaynakların son derece kısıtlı olduğu durumda ise proje yönetmek için gerekli beceri ve bilgiye sahip kişilerden oluşan bir ekip bir araya getirmek esastır. Kuruluşun paydaşları, farklı iş alanlarının temsilcileri, teknik uzmanlığa sahip kişiler ve yeni sistemin mevcut potansiyel kullanıcıları da dâhil olmak üzere projede gösterilmelidir. Bu, üst yönetimin desteğini sağlamaya yardımcı olur. Proje kapsamında iş süreçlerinin yeniden tasarlanması ihtimali doğabilir. Böyle bir durumda doğacak direnci azaltmak için projeye geniş ölçekli katılımın sağlanması önemlidir. Etkin bir proje güçlü bir ekip tarafından yönetilir. Çalışma süresi için geçici kurumsal bir yapı kurulabilir. Çalışma, mali ve diğer kaynaklar projenin kapsamı ve hedeflerine uygun olmalıdır. Tipik bir proje yapısı aşağıdaki çalışma kaynaklarından meydana gelir: Proje yöneticisi Proje hedeflerinin sağlanması ve kaynakların verimli yönetilmesi için bir heyet Proje sürecinde mevcut çalışmaları izlemek üzere bir yönetim ekibi Çalışmaları günü gününe yürütmek için personel, uzman. 5. İletişim Kurmak ve Sürdürmek: Planlamanın bir diğer önemli parçası da güçlü ve düzenli bir iletişimin kurulması ve sürdürülmesidir. Projenin çalışma kaynakları arasında meydana gelebilecek bir iletişim eksikliği çok sayıda projeyi duraksatabilir. İletişim planının bir parçası olarak proje güncellemelerinin ya da durum raporlarının gerekli alıcılara zamanında teslim edilmesi önemlidir. 6. Kalite Kontrol Sağlanması: Proje, kalite kontrolü sağlamak için bir plan içermelidir. Çıktı kalitesinin sağlanması için genellikle sorumlu olan kişi, proje yöneticisi olacaktır. EBYS nin uygulanması gibi büyük bir işin kalite kontrolü büyük bir sorumluluktur. Dolayısıyla sistemin sıkı bir test programından geçmesi gerekecektir. Belgeleri oluşturmak ve kullanmak ya da bilgi paylaşımı gibi işlerin yeni sistemde uygulanması eski sisteme göre birtakım değişiklikler gerektirebilir. Bu değişikliklerin uygulanması için de proje yönetim kurulu veya yönetim heyetiyle bir görüşme yapılmalıdır. Bununla birlikte bir projeye kalite ve güvence sorumlusu atamak da faydalı olabilir. 7. Proje Belgelerinin Hazırlanması: Proje yönetimi, aşağıdaki belgeler de dâhil olmak üzere uygun belgelerle desteklenmesi gerekir: 1. Projenin başlama belgesi: Bütün projenin temel özelliklerini ayrıntılarıyla içerir. Projeyi tanımlayan bu belge; projenin amaçları, kapsamı, kaynakları ve yöntemi gibi bilgileri tanımlar. Ayrıca iletişim ve kalite planları gibi diğer unsurları da içerir. 2. Proje planı: Projenin başlangıcından bitişine kadar olan sürecin zaman çizelgesinde parçalar halinde gösterimini içerir. 3. Risk kaydı: Tespit edilen riskleri ve onları bertaraf etmek için önerilen yöntemlerin bir açıklamasıdır. 4. Sorun kayıtları: Sorun logları, proje süresince ortaya çıkan sorunları ve bu sorunlar karşısında nasıl davranılacağı hakkında bilgi veren kayıtlardır. 5. Raporlar: Proje yöneticisi ve diğer kilit personelin, paydaşlara ya da sorumlu kişilere resmi raporları hazırlayıp iletmesi gerekir. Projenin belli bir zaman dilimindeki bilgilerin bir özeti ya da vurgulanmasına gerek duyulan bir olay bu raporları oluşturabilir. 8. Değerlendirme Prosedürleri Oluşturmak: Bir proje planı, proje sürecinde ve proje sonunda, yapılan çalışmalar ve elde edilen sonuçlar hakkında yönergeler içermelidir. Birçok projede resmi değerlendirmeler, proje takvimi boyunca belirli zaman aralıklarında kullanılabilir. Örneğin her tasarım aşamasında EBYS nin her parçası değerlendirmelere tabi tutulabilir. Bir parçasının tamamlanmış olup olmadığı ve istenen hedefe ulaşılmada sorun çıkartıp çıkartmayacağı değerlendirilebilir. Tüm projeler, sonrasında bir uygulamayla gözden geçirilmelidir. Bu incelemeler yalnızca projenin başarısı için değil aynı zamanda gelecekte yürütülecek diğer projelerde zaman tasarrufu sağlamak veya performans artırmak için de yapılır. Projeye destek 133

138 verenler, yeni sistemin maliyet tasarrufunu ya da artan gelir sonuçlarını bilmek isteyeceklerdir. Bir değerlendirme prosedürü oluşturmak, yeni sistemin etkinliği ve verimliliği hakkında bilgi verecektir. Düzenli yapılan denetimler, yeni sistemdeki prosedür ve esaslara göre belgelerin oluşturulup oluşturulmadığı veya nerede ve nasıl saklandığını değerlendirebilir. Ayrıca düzenli yapılan incelemeler sorunların zamanında çözülmesini sağlar. Paydaşlar veya diğer kurum çalışanları için bir forum (ortak tartışma alanı) veya benzer işlevdeki başka araçlar kullanılabilir. Bu ortamlarda düzenlenecek olan seminer ya da toplantılarla EBYS planlaması ve tasarlanması konusunda bilgi verilebilir. Katılımcıların bu forum ortamında paylaşacakları olumlu ve olumsuz deneyimleriyle gelecekte karşılaşabilecekleri sorunlara çözümler üretebilirler. İhtiyaç Analizi Tasarlama EBYS geliştirme sürecinin, başarısı için ihtiyaçların çok iyi tanımlanması ve bir yazılım kodlamasından ibaret olmadığının da anlaşılması gerekir. Bir EBYS ne kadar iyi tasarlanmış olursa olsun kullanıcı ihtiyaçlarını tam olarak karşılamadığı sürece başarılı sayılamayacaktır. İhtiyaç analizi tasarlama aşamasında, kullanıcıların bu EBYS nden ne bekledikleri belirlenir. Özetle EBYS ne yapacak? sorusunun cevabı bu aşamada net bir şekilde ortaya konulur. Bu aşamada, kullanıcıların yazılımdan beklentileri tanımlanırken aynı zamanda bu, tasarımı yapan firma için de EBYS nin yazılım unsurlarının netleşmesi için olanak sağlar. Böylece EBYS nin kapsamı belirlenirken teknik özellikleri de tek tek şekillenecektir. Kullanıcı ya da paydaşların beklentileri onlarla yapılacak olan görüşmeler ya da anketler neticesinde toplanan bilgiler doğrultusunda ortaya konulur. Bir anket çalışması; tasnif planı oluşturmak, depolama ve imha programı geliştirmek için temel olarak kullanılabilir. Aynı zamanda bu anket çalışması kurumun bilgi ihtiyaçlarını ve gereksinimlerini belirlemede faydalı olabilir. Toplanan bilgiler doğrultusunda belirlenen ihtiyaçların daha iyi anlaşılması ve tanımlanması için onların belirli bir mantığa göre dizilmesi ve gruplandırılması gerekir. Aksi halde geliştirici açısından iş çok daha güç bir hal alacaktır. Temel olarak ihtiyaçlar iki ana grupta incelenebilir: İşlevsel İhtiyaçlar: Sistem ile çevresi arasındaki iletişimi belirleyen ihtiyaçlardır. İşlevsel ihtiyaçlar ayrıca sistemin herhangi bir durum karşısındaki davranışını belirler. İşlevsel Olmayan İhtiyaçlar: Kullanıcı sorunundan bağımsız olarak çözülmesi gereken sorunlar işlevsel olmayan ihtiyaçlar olarak tanımlanır. İhtiyaçlar sınıflandırılırken nihai EBYS nin özellikleri dikkate alınarak yapılırsa belirli bir mantık çerçevesinde hareket edilmiş olur. Anlamlı bir sınıflandırma işlemi için göz önünde bulundurulması gereken sistem özelliklerini şöyle listeleyebiliriz: İşlevsel özellikler Veri işleme özellikleri İşlem hızı, tepki süresi, işlem kapasitesi Güvenlik Hesaplama doğruluğu (computational accuracy) Hata kotarma (error handling) Kullanılırlık oranı (availability) Kesintisiz kullanım ve güvenlik (reliability) Erişim güvenliği (access security) Veri güvenliği (data security) Yaşam güvenliği (safety) 134

139 Kullanım kolaylığı Kullanıcı dostu arayüzler (user friendly interface) Öğrenme kolaylığı (ease of use) Uygun kullanım kılavuzları Diğer yazılımlar ile arayüzler İşletim sistemi veya diğer sistemler ile arayüzler Bakım kolaylığı (maintainability) Platformlar arası taşınabilirlik (portability) Başka sistemlerle beraber çalışabilirlik (interoperability) Teknik belgelendirme (documantation) Veri yedekleme ve kurtarma özellikleri (backup) Geliştirme dili, aracı, tekniği veya yöntembilimi ile ilgili kısıtlar Uygunluk Teknik standartlara uygunluk (arayüzler, ortamlar vb.) Kültürel standartlara uygunluk (dil, para birimi vb.) İş süreci modellerine ve uygulama çerçevelerine uygunluk (application frameworks) Yasa ve yönetmeliklere uygunluk (legality) Uluslararası standartlara uygunluk Bu şekilde yapılacak olan bir sınıflandırmayla, her alanın kendine özgü ilkeleri gözetilerek istenen EBYS daha doğru tanımlanır. İhtiyaçlar üç amaca hizmet eder. Birincisi; geliştiricilerin, kullanıcıların sistemin nasıl çalışmasını istediklerini anlamalarını sağlar. İkinci olarak; tasarımcılara, sonuç sistemin ne işlevsellik ve özellikte olacağını söyler. Üçüncüsü; ihtiyaçlar, sınama ekibine, kullanıcıyı, sunulan sistemin istenen sistem olduğuna ikna etmek için neler göstermeleri gerektiğini söyler. İhtiyaç analizi tasarımında, kullanıcıların EBYS den ne istediği açık bir şekilde ortaya konularak sonraki aşamalar için bir temel oluşturulur. Sistemi Tasarlama İhtiyaç analizi tasarımı sonucunda kullanıcının sistemden ne istediği belirlenirken sistemi tasarlama aşamasında da kullanıcının bu isteğinin nasıl gerçekleştirileceği belirlenecektir. Hangi elektronik belgelerin üretilmesi gerektiği; bunların kimler tarafından, ne zaman ve nasıl kayıt altına alınacağı bu aşamada ele alınmalıdır. Elektronik belgelerin yasal, yönetsel, kanıtsal olarak belge kimliği taşıyabilmesi ve tutarlılık oluşturma adına EBYS hangi belge özelliklerini desteklemelidir? Elektronik belgelerin özgünlüklerini ve dolayısıyla yasal açıdan belge özelliğini koruyabilmeleri için sahip oldukları içerik, bağlam ve yapısal unsurlarının hiçbir şekilde bozulmamış olması gerekmektedir. EBYS tasarımında, belli bir standardın oluşturulması için elektronik belgelerin yapısal ve bağlamsal özellikleri tanımlanmalıdır. Hangi özellikteki belgelerin sistemde ikame edeceği belirlenmelidir. Yapısal özellikler üreticilerin, belgeyi alıcının görmesini istediği sunum özellikleri, belgeye ait form özellikleri ve dosya formatına ait özelliklerden oluşur. Bağlamsal özellikler ise belgenin üretim yeri, üretim tarihi, 135

140 sorumlu kuruluş ve onaylama nitelemeleri gibi pek çok nitelik ve nicelik bilgilerinden oluşan üstverisini ifade etmektedir. Bağlam, elektronik belgelerin içinde gömülü olarak bulunabildiği gibi, belge ile bağlantılı harici dokümanlar şeklinde de olabilir. Elektronik belgeler bir EBYS nde yönetildiği sürece özelliklerini koruyabilmeleri daha kolay olur. Elektronik belgeler için belli bir standardın oluşturulmasında EBYS nin özellikleri rol oynar. Bir EBYS nin sahip olması gereken temel özellikleri şu şekilde gruplandırılabilir: Güvenirlilik: Belge yönetimi için kullanılan her sistem, uygun prosedürlere göre düzenli ve devamlı çalışır durumda olmalıdır. Bir EBYS: 1. Kurumsal etkinliklerin belgelerini düzenli olarak kayıt altına almalıdır, 2. Kurum belgelerini, belge üreticilerinin iş süreçlerini yansıtacak şekilde organize etmelidir, 3. Belgelerin yetkisiz kişiler tarafından değiştirilmesini ya da imha edilmesini önlemelidir, 4. Belgelerle kayıt altına alınan kurumsal etkinlikler için temel kaynak olma fonksiyonunu yerine getirmelidir, 5. Belgelere ve belgelerle ilgili üst verilere zamanında erişim sağlamalıdır. Bütünlük: Erişim kontrolü, kullanıcı yetki kontrolü, yetkili imha işlemleri ve güvenlik uygulamaları ile belgelerin yetkisiz kişiler tarafından erişimi, imhası ve değiştirilmesini önlemelidir. Bu tür kontrol sistemleri belge sisteminin bir parçası olabileceği gibi sistemin dışında da geliştirilmiş olabilir. Elektronik belgeler için, sistemde meydana gelebilecek hataların, sistem bakım ve güncellemelerinin belgelerin bütünlüğünü etkilemediği ispat edilebilmelidir. Uygunluk: Belge sistemleri, kurumsal ihtiyaçlar, yasal düzenlemeler ve toplumsal beklentilere uygun bir şekilde yönetilmelidir. Belge üreten kurum çalışanları belge ihtiyaçlarının yerine getirdikleri kurumsal etkinlikleri nasıl etkilediğini bilmelidir. Kayıt sisteminin bu ihtiyaçları hangi ölçüde karşıladığı düzenli olarak denetlenmeli ve denetim sonuçları ileride ortaya çıkabilecek durumlarda kullanılmak üzere kayıt altına alınmalıdır. Kapsamlılık: EBYS leri ait oldukları kurumun tamamı ya da ilgili birimlerinin tüm etkinliklerinin belgelerini yönetebilecek nitelikte olmalıdır. Sistematik: Belgeler sistematik bir şekilde üretilmeli, korunmalı ve yönetilmelidir. Belge üretim ve yönetim uygulamaları hem belge kayıt sistemleri ve hem de iş yönetimi sistemlerinin tasarım ve uygulamaları aracılığı ile sistematik hale getirilmelidir. Belge sistemi, doğru bir şekilde dokümante edilmiş politikalar, tanımlanmış sorumluluklar ve resmileştirilmiş metotlarla yönetilmelidir. Kaynak: Türk Standartları Enstitüsü. (2007). TS ISO Bilgi ve Dokümantasyon Elektronik belgelerin ve EBYS lerinin sahip olması gereken özellikleri sistemin tasarımı sürecinde değerlendirilmelidir. Aynı şekilde elektronik belgelerin üretimi, kaydedilmesi, güvenliği, erişimi, saklama ve tasfiye planları, işlem kayıtları ve felaketten kurtarma senaryoları gibi iş süreçleri ile ilgili kararlar EBYS nin tasarımında ele alınmalıdır. EBYS nin tasarımında göz önünde bulundurulması gereken unsurlar şu şekilde özetlenebilir: Belge yönetimi süreçlerini desteklemesi ve gerçekleştirmesi konusunda EBYS uygun işlevleri yerine getirebilmelidir. Kayıt edilecek belgelerin belirlenmesi ve kaydedilmesi, saklama sürelerinin tanımlanması, belgenin tescili, tasnif, depolama ve kullanım işlemleri, belgelere kontrollü erişimin sağlanması, izleme olanakları, tasfiye işleminin uygulanması ve belge yönetim süreçlerinin belgelendirilmesi konuları bir EBYS nin tasarımında ele alınmalıdır. Belge hareketlerinin kayıt altına alınması konusunda EBYS, bir elektronik belge ile ilgili tüm işlemleri tam ve doğru bir şekilde temsil edecek süreçleri saklayabilmeli ve belge sistemde kaldığı sürece bu işlemler korunmalıdır. 136

141 Bir EBYS, fiziksel saklama ortamı ve koruma için de uygun koşulları sağlayabilmelidir. Saklama ortamları, koruyucu ekipmanlar, depolama sistemleri ve bunların kullanım prosedürleri önemli unsurlardandır. Bununla birlikte saklama ortamlarının niteliği elektronik belgelerin saklama sürelerine göre belirlenmelidir. Felaketten kurtarma senaryoları da dikkat edilmesi gereken bir diğer unsurdur. Afet hazırlıklarında riskler belirlenmeli ve gerekli önlemler alınmalıdır. Dağıtık sistemlerin yönetimi de tasarım sürecini etkileyen bir diğer unsurdur. EBYS, elektronik belgelerin farklı fiziksel ortamlarda depolanabilmesine olanak tanımalıdır. Yasal düzenlemelerden kaynaklanan koşullar gereği elektronik belgeler bir kurumda depolanırken bu belgelerin kontrol ve sorumluluğu başka bir kuruma atanabilir. Yine aynı şekilde elektronik belgelerin depolanması, sahipliği ve sorumluluğu ile ilgili bilgiler kayıt altında tutulabilir ve izlenebilir olmalıdır. Format değiştirme ve sistem aktarımı, yine tasarım sürecinde ele alınması gereken bir konudur. EBYS, sistem değişikliklerinde belgelerin, orijinal, güvenilir ve kullanılabilir şekilde kalmasını sağlayacak şekilde tasarlanmalıdır. Bir EBYS de belge güvenliğinin sağlanması elektronik belgelerin erişim ve kullanımında değerlendirilmelidir. EBYS, kurumsal etkinliklerin devamlılığı ve denetim ihtiyaçlarının karşılanması için gerekli belgelerin zamanında ve verimli bir şekilde erişim ve kullanımını sağlamalıdır. Bunun yanında belge güvenliğinin sağlanması için gerekli erişim kontrollerini içermeli ve uygulamalıdır. Ayrıca EBYS, belgelerin yetkisiz kullanımına, değişimine ve imhasına karşı güvenlik duvarları ve benzeri metotları barındırmalıdır. Saklama ve tasfiye de tasarım aşamasında belirlenmelidir. Bir EBYS, elektronik belgelerin saklama ve tasfiyesiyle ilgili kararları bünyesinde barındırabilmeli ve bu kararları mümkünse otomatik olarak uygulayabilecek yeteneği olmalıdır. Tasfiye işlemlerinin izlenebilmesi ve denetim raporlarının üretimini işlemlerini gerçekleştirebilmelidir. Sürdürülebilir bir EBYS nin tasarımı ve uygulaması aşamalarında karşılaşılabilecek problemler aşağıdaki adımlar izlenerek çözümlenebilir: Şekil 6.1: Belge sisteminin tasarımı ve uygulaması Kaynak: National Archives of Australia and State Records New South Wales akt. Türk Standartları Enstitüsü. (2007). TSE ISO/TR Bilgi ve Dokümantasyon Belge Yönetimi 137

142 Adım A- Ön araştırma: Kurumun yapısı, amaçları, yasal statüsü, iş ve politik çevresi ve belge yönetimi ile ilgili güçlü ve zayıf yönlerinin araştırılması ve belgelenmesi. Adım B- Kurumsal etkinliklerin analizi: Her bir kurumsal fonksiyon, etkinlik ve işlemin tanımlanması, bunlar arasındaki hiyerarşinin kurulması, bir başka deyişle iş tasnif sisteminin kurulması, süreçlerin belirlenmesi ve iş akış şemalarının hazırlanması. Adım C- Belge ihtiyaçlarının belirlenmesi: Her bir kurumsal fonksiyon, etkinlik ya da işlem için gerekli belgelendirme gereksinimlerinin tanımlanması. Bu gereksinimler kurumun uymakla yükümlü olduğu yasal çerçevenin analizi ile elde edilebilir. Kurumsal etkinliklerin belgelendirilmemesinin doğuracağı risklerin belirlenmesi. Her bir riskin hangi belgelerin üretilmesi ve kayıt altına alınması ile giderilebileceği. Kurumsal fonksiyonları, etkinlikleri ve işlemleri gerçekleştirmek için en uygun belge formatının ve yapısının analizi ve seçimi. Adım D- Mevcut sistemlerin değerlendirilmesi: Mevcut sistemlerin belirlenmesi ve analizi. Mevcut sistemlerin belge ihtiyaçlarını karşılama performansının ölçülmesi. Adım E- Belge ihtiyaçlarının karşılayacak stratejilerin belirlenmesi: Belge ihtiyaçlarını karşılayacak stratejiler yeni politikaların, prosedürlerin, standartların ve uygulamaların adapte edilmesi ile yeni sistemlerin tasarım ve uygulamasını içerebilir. Stratejiler her bir belge gereksinimine ayrı ayrı uygulanabileceği gibi tamamına da uygulanabilir. Stratejilerin başarılı olabilmesi için belge gereksinimlerin karşılanamaması durumunda ortaya çıkacak risklerin dercesine, mevcut belge sistemi ortamına ve kurumsal kültüre göre seçilmelidir. Adım F- Belge sisteminin tasarımı: Tanımlanan stratejileri, süreçleri ve uygulamaları içeren bir belge sisteminin tasarlanması; tasarlanan sistemin kurumsal etkinlikleri desteklemesi, engel olmaması; gerekli olduğu durumlarda iş süreçlerinin, kurumsal operasyonların ve iletişim sistemlerinin belge yönetimin kapsayacak şekilde yeniden tasarlanması. Adım G- Belge sisteminin uygulanması: Belge sisteminin uygulanması, uygun proje planlama ve metodolojileri kullanılarak sistematik olarak ve belge sistemini kurumsal süreçlerin ve ilgili sistemlerin bir parçası olacak şekilde ele alınması. Adım H- Uygulama sonrası gözden geçirme: Belge sisteminin performansı hakkında bilgi toplanmasının sisteme entegre ve sürekli bir fonksiyon olarak ele alınması. Bu işlem kilit noktalardaki personel ve yönetim tabakası ile mülakatlar, anket uygulamaları, gözlem, prosedür ve eğitim el kitaplarının incelenmesi, belge kalitesi ve kontrol mekanizmaları üzerinde gerçekleştirilecek rasgele kontroller şeklinde yapılabilir. Sistem performansının gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi, hataların düzeltilmesi ve düzenli gözden geçirme ve değerlendirme rejiminin benimsenmesi. Kaynak: Türk Standartları Enstitüsü. (2007). TSE ISO/TR Bilgi ve Dokümantasyon Belge Yönetimi TSE ISO/TR Bilgi ve Dokümantasyon Belge Yönetimi standardına göre bir EBYS tasarımı tamamlandığında; görevleri, sorumlukları ve zaman limitlerini gösteren proje planının tasarımı, periyodik olarak gözden geçirilen tasarım sonuçlarını detaylı bir şekilde içeren raporlar, kullanıcılar ve proje ekibi tarafından imzalanmış ihtiyaçlar ve tasarım değişiklikleri dokümanları, tasarım tanımları, sistem iş kuralları, sistem özellikleri, sistem mimarisini ve ögelerini gösteren çizimler, süreçler, veri akış şemaları ve veri ögeleri gibi farklı sistem görünümlerini temsil eden modeller, yazılım ve donanım gibi sağlanması veya geliştirilmesi gereken teknolojik ürünlere ait detaylı özellikler, dosya planları, mevcut sistem ve süreçlerin yeni tasarıma nasıl entegre edileceğini gösteren planlar, sistem uygulama planı, eğitim ve test planları hazırlanmış olur. Sorumluluklar EBYS nin tasarımında göz ardı edilmemesi gereken konulardan biri de sorumluluklardır. Belge bütünlüğünün sağlanması konusunda sorumluluk atamaları önemlidir. Zira belge bütünlüğünün korunması, yasal ve idari açıdan karşılaşılabilecek muhtemel problemleri engelleyecek ve elektronik belgelerin yasal olarak kabul görülmesini ya da kanıt vasfının korunmasını sağlayacaktır. Bununla birlikte sorumluluklar, elektronik belgelerin muhtemel tehditlere karşı EBYS içerisinde güvenli bir şekilde 138

143 yönetilebilmesinin önünü açacaktır. Bir belgenin bütünlüğünün korunması o belgenin herhangi bir şekilde değişikliğe uğramadan muhafaza edilmesi anlamına gelir. Kurumların, elektronik belgeleri yasal süreçlerde kanıt olarak kullanabilmeleri için elektronik belgelerin bütünlüğünü yani güvenirlilik ve gerçekliği sağlanmalıdır. Yasal bağlamda delil unsuru oluşturabilen belgelerin birbirinden ayırılmaz iki özelliği; güvenirliliği ve gerçekliğidir. Güvenirlilik, belgenin kapsadığı ya da sahip olduğu gerçekliği sürdürmesidir. Yani bir elektronik belgenin üretiminden arşivlenmesine kadar olan süreçte aynı içeriği ve değeri korumasıdır. Bir belgenin güvenilir sayılabilmesinde belgenin bir bütün olarak belge şeklini taşıması ve belge üretim aşamasında gösterilen kontrolün derecesi önemlidir. Gerçeklik ise belge yapısının aynı şekilde muhafaza edilmesi yani belgenin oluşturulduğu andaki içeriğinin korunmasıdır. Kâğıt belgelerin elektronik belgelere oranla değişikliğe uğratılmaları daha güçtür. Bir başka ifadeyle elektronik belgelerin bütünlüğünün korunması daha zordur. Yetkisiz erişimler, kopyalama, değiştirilme ya da imha gibi birçok tehdidi beraberinde getirebilir. Dolayısıyla elektronik belgelerin bütünlüğü sağlanması kurumlar tarafından belirlenecek yetki ve sorumluluklarla mümkün olur. Yetki ve sorumlulukların tanımlanmasının temel amacı standart uygulamaların ve kurumsal kuralların benimsenmesidir. Bu standart uygulamaları ve kurumsal kuralları; Kurumsal ihtiyaçlara ve süreçlere uygun belge üretiminin sağlanması, Kurumsal etkinlikleri destekleyen EBYS nin uygun belge ürettiğinden emin olunması, Belgelerin aktif yaşamı boyunca belge yönetimi süreçlerinin şeffaflığının ve EBYS yeterliliğinin sağlanması, Belgelerin ihtiyaç duyuldukları sürelerce saklanması, depolanması ve korunmasının sağlanması, Belgelerin sadece onaylanmış süreçlerle tasfiye edilmesinin sağlanması şeklinde sıralayabiliriz. Kurumdaki tüm çalışanlarla ilgili olarak EBYS tasarım aşamasında belge yönetimi ile ilgili tanımlanması gereken sorumluluklar şu şekilde sıralanabilir: Üst yönetime en üst düzeyde sorumluluk tanımlanmalıdır. Mevzuata uygun belge yönetimi politikalarını ve standartlarını oluşturup uygulamak, belge yönetimi uzmanlarına atanmalıdır. Birim yöneticileri kendi personelinin önceden tanımlanan politika ve standartlar çerçevesinde belge üretme ve saklamalarının sağlanmasından sorumludur. Güvenlik, bilgi ve iletişim teknolojilerini kullanan sistemlerini tasarlayan ve uygulayanlar ile uygunluk ve hukuki işlerden sorumlu personel olmalıdır. Tüm çalışanlar, tanımlanmış politika ve standartlar doğrultusunda belge üretir, alır, korur ve yetki dâhilinde tasfiyesini sağlar. Sistemi Uygulama Uygulama aşaması, tasarımı gerçekleştirilen sistemin test edildiği aşamadır. Hataları, eksiklikleri ya da sonradan ortaya çıkabilecek yeni ihtiyaçları görme adına bu aşama önemlidir. Testlerin farklı türleri bu aşamada gerçekleştirilir. Geliştirilen sistem performansı gereksinimleri de dahil olmak üzere tüm teknik gereksinimlerin karşılandığından emin olmak için sistem testleri yapılmalı ve değerlendirilmelidir. Belgelerin bakımını sağlamak ve sistemin kayıt yeteneğini değerlendirmek için testler yapılmalıdır ve bu testler değerlendirme sürecinin bir parçası olmalıdır. Testler, kayıtların bütünlüğü, orijinalliği ve güvenirliliğini sağlamak için gereksinimlere göre sistem kapasitesinin geçerliliğini onaylamalıdır. Kullanıcılar, tüm kullanıcı gereksinimlerini karşılayan sistemin onaylanmasında söz sahibi olmalıdır. EBYS ne ilişkin farkındalık oluşturma adına yapılacak olan kullanıcı eğitiminden sonra veri girişi başlar. 139

144 Testlerin amacı, sorunsuz ve hatasız çalışan, doğru sonuçlar üreten, sağlam bir sistem ortaya çıkmasını sağlamaktır. Bu yüzden hata ya da kusur bulabilmek testler gerçekleştirilir. Yapılan bu testlerin, deneme testleri ve kabul testleri olmak üzere iki türü vardır: Deneme Testleri: İşlevlerin doğru bir şekilde yerine getirilip getirilmediğini anlamak için yapılır. Kabul Testleri: Sistemin istendiği gibi çalıştığını kullanıcıya ya da kurumun üst yöneticilerine kanıtlandığı testlerdir. Bu aşama sonucunda, kurumsal ihtiyaçların sorunsuz bir şekilde karşılanmasını sağlayan bir EBYS oluşturulur. Sistemin uygulanmasıyla birlikte; tercih edilen stratejileri gösteren detaylı proje planı, dokümante edilmiş politikalar, prosedürler ve standartlar, eğitim malzemeleri, belgelerin yeni sisteme aktarımını ve/veya format değişimlerini gösteren dokümanlar, kalite yönetim sistemleri için gerekli dokümanlar, performans raporları ve yönetim raporları elde edilmiş olur. Sistem Bakımı EBYS nin tasarımı ve uygulama aşamalarının ardından sistem bakımı gelir. EBYS nin kullanımında kullanıcı ya da sistemden kaynaklanan hataların ve sorunların giderilmesi ya da zamanla ortaya çıkan yeni gereksinimlerin karşılanması sistem bakımının temelini oluşturur. Yeni gereksinimler; sistemin tasarımından sonra uygulanması kabul edilen bir elektronik belge yönetimi standardıyla uyumlu olma, mevzuattaki bir değişiklik, yeni teknolojilere adaptasyon, değişim yönetimiyle ilişkili yeni iş ihtiyaçları şeklinde olabilir. Görüldüğü üzere sistem bakımı, gelişen koşullara göre ortaya çıkar ve ihtiyaç duyulan değişikliklere göre zaman zaman sistem tasarımından daha fazla zaman ve iş yükü gerektirebilir. Bakım aşamasında EBYS, performansın devamlılığını sağlama adına izlenir. Sistemin daha etkili ve verimli hale nasıl getirileceğini ortaya koymak için sistem, periyodik olarak değerlendirilir. Elektronik belge yönetimi gereksinimlerindeki değişiklikler (örneğin; yeni kanunlar, iş ihtiyacı ve süreçlerindeki değişiklikler) bakım aşaması sırasında, gerçekleştirilen işlem faaliyetlerine yansıtılmalıdır. Kullanıcı desteğinin sağlanması sürekli devam eden bir faaliyettir ve yeni kullanıcılara da eğitim verilmelidir. Bu aşamada vurgulanması gereken kullanıcıların gereksinimlerinin karşılanması ve belli standartlarda sistemin devam etmesidir. Sistem sonlandırılırsa, sistemle ilgili bilgilerin bazıları veya tümü gelecekte yeniden kullanılabileceğinden sistemle ilgili önemli bilgiler korunmalı ve değerli belgeler diğer sistemlere aktarılmalıdır. Sistem bakımı, hataların düzeltilmesini içerdiği gibi sistemin tesliminden sonra yapılması gereken çeşitli işleri de ihtiva eder. Bu işleri türlerine göre şöyle sıralayabiliriz: Düzeltici Bakım: EBYS nin kullanılmaya başlamasından sonra ortaya çıkan bir problemin nedenini araştırmaya ve gidermeye yönelik işler düzeltici bakım kapsamındadır. Uyarlayıcı Bakım: Teknolojik gelişmeler sebebiyle sistemin yeni donanıma, işletim sistemine, yeni sürümlerine, güncelleştirmelerine adaptasyonu uyarlayıcı bakıma girer. İyileştirici Bakım: EBYS nin tasarlanıp sorunsuz bir şekilde tesliminden sonra kullanıcı taleplerine göre ihtiyaç duyulan yeni bir işlevi sisteme eklemek ya da sistem performansını arttırmaya yönelik düzenlemeler yapmak iyileştirici bakım kapsamında ele alınır. Önleyici Bakım: EBYS nin geleceğe yönelik olarak uygulanabilecek değişikliklere daha iyi bir temel oluşturulması adına sistemin daha esnek bir yapıya kavuşturulmasını sağlamak önleyici bakım kapsamına girer. EBYS nin bir bakım ihtiyacı doğduğunda geliştirici firma tarafından izlenebilecek aşamalar şu şekilde olabilir: Resim 6.2: EBYS nin bakımı 140

145 Her sistemde olduğu gibi EBYS nde de bakım aşaması söz konusu olduğunda aşağıdaki bir takım riskler göz ardı edilmemelidir: Geliştirme ve test ortamının bulunması, Personel devamlılığı, Personel deneyimi, Eski teknolojinin getirebileceği zorluklar, Müşteri memnuniyetsizliği, Eski yazılıma değişiklik uygulamanın güçlüğü, Eski yazılımı yeniden geliştirme arzusu. Gözden Geçirme ve Değerlendirme Kurumsal standartlara uyumun sağlanması, belgelerin mahkemelerce delil olarak kabul edilebilir niteliklerinin korunması ve kurumsal performansın artırılması amacıyla bu aşama gerçekleştirilir. Gözden geçirme ve değerlendirme aşamasında mevcut performans önceden belirlenen hedefler doğrultusunda ele alınır. Elde edilen sonuçlar; değerlendirme yöntemleri ve kabul edilmiş performans ölçümlerine göre desteklenmelidir. Yani sistemin kayıt oluşturma, kaydetme ve yönetim yetenekleri, elektronik belge yönetimi performans ölçütlerini yakalamalıdır. EBYS nin, kurumsal faaliyetlerin yasal mevzuata uygun bir şekilde yerine getirildiğinden emin olmak için önceden belirlenmiş olan periyotlarda düzenli olarak gözden geçirilmesi yapılarak izleme işlemi gerçekleştirilir. İzleme, planlanan hedeflere ilişkin işlevlerin periyodik olarak takip edilmesi ve raporlanmasını içerir. Bir EBYS kendisinden beklenenleri ne ölçüde gerçekleştirebildiği, verimli olup olmadığı, teknolojik gelişmelere ya da değişikliklere ne kadar ayak uydurabildiği de yapılacak olan değerlendirmelere göre ortaya konulur. Bir EBYS farlı disiplinleri bir araya getirdiğinden dolayı çok bileşenli kapsamlı bir yapıya sahip olabilir. Dolayısıyla sistemi oluşturan bileşenlerin görevlerini yerine getirip getirmediğinin kontrolü sürekli yapılarak denetleme ya da değerlendirmelere tabi tutulmalıdır. Yararlılık ve maliyet oranlarının gözetildiği bu değerlendirmelerde kurumsal verimliliğin EBYS nin kullanımıyla birlikte ne seviyeye geldiği araştırılmalıdır. Bu denetleme ve değerlendirme süreci üç başlık altında toplanabilir: Etkinlik Denetimi: Az zaman, enerji ve yer kullanımı ile yüksek bir verimin ne ölçüde alındığının değerlendirilmesi yapılır. Maliyet Denetimi: Çalışanların maaşı, EBYS ve çalışanların yer giderleri, EBYS inde kullanılan donanım ve EBYS için ihtiyaç duyulan destek hizmetlerine ilişkin giderler maliyet denetimi kapsamında ele alınırlar. Performans Denetimi: Çalışanların elektronik belge yönetimi konusunda sergilediği performans, sistemin başarısını doğrudan etkileyen bir unsurdur. Bu yüzden EBYS ne ilişkin çalışanların performans ölçümü de ele alınması gereken bir diğer unsurdur. Elektronik belge yönetimi hakkında detaylı bilgi için ve internet sitelerini ziyaret edebilirsiniz. ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİNİN UYGULANMASI Elektronik belgelerin üretiminden arşivlenmesine kadar geçen bütün evreler boyunca güvenli, tam, erişilebilir ve dayanıklı olarak korunmasını, kullanıma sunulmasını ve saklanmasını sağlayan ilke ve uygulamaları ortaya koyan bir disiplin olarak tanımlanan elektronik belge yönetimi, belgelerin standart kurallar içerisinde denetim altına alınmasını ve düzenlenmesini sağlar. Elektronik belge yönetiminin 141

146 uygulanması; belge yönetim politikalarının, stratejilerinin belirlenmesi ve iş süreçlerine EBYS nin entegrasyonunun gerçekleştirilmesini kapsar. Bir elektronik belge yönetiminin uygulanmasında genel olarak aşağıdaki adımlar izlenir: Mevcut durumun değerlendirilmesi Değişim yönetim planlarının geliştirilmesi ve uygulanması Performans göstergelerini içeren olurluk incelemesi geliştirmek Anket çalışması Eğitim ve kapasite geliştirme stratejileri Gerekli kaynakların belirlenmesi ve güvenliğinin sağlanması Belge yönetim politikası Belge üretim ve kaydetme ile ilgili stratejiler geliştirmek İmha stratejileri geliştirmek Koruma stratejileri geliştirmek Erişim stratejileri geliştirmek EBYS için fonksiyonel ve teknik gereksinimleri tanımlamak EBYS uygulama planının geliştirilmesi EBYS ni uygulama Performans göstergeleri Hizmet iyileştirme planının tasarımı ve uygulanması Sürekli iyileştirme Mevcut Durumun Değerlendirilmesi Kurumsal faaliyetlerin niteliği belge yönetimi konusunda yol göstericidir. Faaliyet gösterilen alana göre belgelerin üretimi, korunması ya da yönetimini etkileyen unsurlar ele alınarak belge yönetimi bağlamında kurumun güçlü ve zayıf yönleri ortaya konulur. Belge yönetimi konusunda mevcut durum ortaya konularak bir elektronik belge yönetim yaklaşımını benimsemenin kuruma katacağı olanaklar açıklanır. Değişim Yönetim Planlarının Geliştirilmesi ve Uygulanması Değişim yönetiminde tüm kurum çalışanlarının teşvik edilmesi EBYS nin başarısı için önemlidir. Elektronik belge yönetimi; kurumsal sorumluluklar, politika ve prosedürlerde kaçınılmaz değişikliklere yol açabilir. Maliyet, hız, kalite, hizmet gibi performans ölçütlerinde gelişme sağlama için benimsenen yeni yaklaşımların sonucu olarak iş süreçlerinin yeniden planlanması gerekebilir. Değişim yönetiminde asıl amaç kurumsal yapıda ve iş süreçlerinde bu değişimi sürekli hale getirmek olmalıdır. Bununla birlikte yönetici ve çalışanların bu değişime açık olmaları gerekir. İş süreçlerini yeniden yapılandırabilmek için belge aktivitelerinin yanında çalışanların ve kullanılan tekniklerin, programa uygun olarak hazırlanmasını gerektirir. Çalışanların, EBYS konusunda bilinç sahibi olması ve değişimin gerekliliklerini yerine getirebilecek sorumluğa ulaşması bağlamında eğitim programlarının önemi büyüktür. Bunun yanında kurumsal prosedürler elektronik belge yönetimi ilkeleriyle çelişmeyecek şekilde yeniden düzenlenmelidir. Bilgi sistemi, iş akış sistemi ve veritabanı yönetim sistemi gibi kurumsal sistemlerin EBYS ile bütünleşmesi konusunda planlamalar yapılmalıdır. Değişim yönetim sürecinde alt yapı hazırlığı önemli bir faaliyet olup bu süreçte yer alması gereken altyapı hazırlığı şu niteliklere sahip olmalıdır: 142

147 Altyapı çalışmaları farklı işlemler ve belge kaynaklarının uygulanabilmesine olanak tanıyacak ve bu gereksinimleri karşılayacak şekilde kullanılabilir olmalıdır. Çalışmalar, yönetsel ve teknolojik değişimin yansımalarını destekleyecek şekilde esnek ve genişleyebilir bir yapı üzerinde sürdürülmelidir. Ortaya konulan yeniliklerin ve değişimin öncülüğünü yapacak sorumluluklar belirlenmeli ve sürdürülebilir bir gelişimin sağlanabilmesi için bu yenilikler sürekli gözden geçirilmelidir. Performans Göstergelerini İçeren Olurluk İncelemesi Geliştirmek Fayda/maliyet ve risk/kazanç analizleri gerçekleştirilerek yeni yaklaşımın kurum için doğru bir adım olup olmadığı araştırılır. Kurumda belge yönetimi konusunda neden bir EBYS ne ihtiyaç duyulduğu, faydaları, riskleri, kritik başarı faktörleri belirlenir. Başarı ölçüm kriterleri tespit edilerek performans göstergeleri tasarlanır. Başarı kriterlerinin önceden belirlenmesi, sistemin sürekli izlenmesi ve değerlendirilmesi konusunda daha net sonuçlara götürecektir. Anket Çalışması Kullanıcı ve paydaşlardan elektronik belge yönetimi konusunda kurumda gerçekleştirilen faaliyetlere yönelik olarak toplanacak bilgiler, EBYS ne ilişkin bir olurluk incelemesinde faydalı olacaktır. Kullanıcı ya da paydaşların deneyimlerinin yanında EBYS nden beklentileri, kurumun belge yönetimindeki olumlu olumsuz yönlerinin ortaya konulması anket çalışmalarıyla sağlanabilir. Eğitim ve Kapasite Geliştirme Stratejileri Elektronik belge yönetimi konusunda kurum çalışanları ve paydaşlarında farkındalık oluşturma ve yetkinlik kazandırma için kapasite geliştirmenin stratejileri oluşturulmalı ve sürdürülebilir anlayışla uygulanmalıdır. Kapasite geliştirme stratejileriyle kurumsal faaliyetlerin başarılı bir şekilde sürdürülmesi sağlanabilir. Aşağıdaki nedenlerden dolayı kapasite geliştirme stratejileri uygulanabilir: Elektronik belge yönetiminde bilgi, yetkinlik ve beceri eksikliği, Elektronik belge yönetimi için standartların, uygulamaların ve prosedürlerin olmaması, Kurumlarda, elektronik belge yönetimi konusunda danışmanlık vermede ve uygun donanım ve yazılım belirlemede uzman yetersizliği, Görüldüğü üzere; EBYS kullanıcıların, elektronik ortamlarda belgelerle çalışma konusunda bir takım teknik becerilere sahip olmalarını gerektirir. Dolayısıyla mevcut çalışanların ya da sonradan kuruma dahil olacak çalışanların teknik ve uygulama konusundaki bilgi ve becerilerini artırma amaçlı eğitim oturumları düzenlenmelidir. Bu eğitimler sistem içinde yaşanan gelişmelerin duyurulması, yeniliklerin kullanıcılara aktarılması şeklinde olabilir. Örneğin; belgelerin EBYS nde nasıl dosyalanacağı, hangi belgelerin korunacağı, belge düzenlemede hangi prosedürlerin kullanılacağı, hangi belgelerin yasal mevzuata göre imha edileceği gibi konular bu eğitimlerin içeriğini oluşturabilir. Elektronik belge yönetimi kapsamında çalışanlara yönelik uygulanacak eğitimler, aşağıdaki konuları kapsamalıdır: Belgelerin önemi, Hangi belgelerin elektronik belge olduğu, Personel sorumlulukları, EBYS nde elektronik belgelerin kaydedilmesi, Elektronik belge güvenliği, Elektronik belgeler için uygun üstveri kaydı. 143

148 Etkili ve sürdürülebilir kapasite geliştirme stratejilerinde aşağıdaki unsurlara yer verilmelidir: İhtiyaçların ve önceliklerin belirlenmesi, Kültürel, çevresel, sosyal ve ekonomik faktörleri dikkate alan bir politikanın varlığı, Eğitim ve sürekli mesleki gelişim odaklı insan kaynaklarının geliştirilmesi, Hükümetin en yüksek düzeyde aktif, görünür ve kararlı desteği, Rol ve sorumluluk atamaları, Finans kaynaklarının sağlanması, Elektronik belge yönetim konusunda yerel eğitim kurumlarının güçlendirilmesi, Bölgesel ve uluslararası düzeylerde ortaklıklar ve işbirliği için elverişli bir ortam yaratılması. Gerekli Kaynakların Belirlenmesi ve Güvenliğinin Sağlanması Bir EBYS nin geliştirilmesi için belirlenecek yöntemler; maliyet, fayda ve risk kapsamında ele alınır. İstenen hedeflere ulaşmada gerekli insan ve donanım kaynaklarının neler olduğu, finans kaynağının nasıl yaratılacağı, sistemin kuruma toplam maliyeti ne kadar olacağı, sistemin geliştirilmesinin ne kadar zaman alacağı gibi soruların yanıtları bu bölümün kapsamındadır. Belge Yönetim Politikası Kurumlarda üretilen belgelere uygulanacak işlemlerde nasıl bir yol izleneceğinin önceden bilinmesi, uygulama sırasında meydana gelebilecek problemlerin önünü kesecektir. Üretilen belgelerle nasıl baş edileceğinin bilinmesi doğru uygulamaların gerçekleştirilmesini sağlayarak belgelerin zarar görmesini engelleyecektir. Belge yönetim politikası; belge üretim ve kaydetme ile ilgili stratejileri, imha, koruma ve erişim stratejilerini içerir. Bu stratejiler, elektronik belge yönetimi bağlamında kullanıcılara rehberlik sağlayacaktır. Belge Üretim ve Kaydetme İle İlgili Stratejiler Geliştirmek Elektronik belgeleri kaydetme işlemi belgelerin EBYS içerisine dahil edilmesi sürecini kapsar. EBYS, farklı dosya formatlarının kaydına izin verecek esnek bir yapıya sahip olmalıdır. Dolayısıyla teknolojik özellikleri ne olursa olsun her türlü elektronik belgeyi kayıt altına alma ve yönetebilmeye imkân tanımalıdır. Ayrıca elektronik belgeleri dosya tasnif ve saklama planları ile ve bir ya da birden fazla klasörle ilişkilendirme, elektronik belgenin üretildiği uygulama programı ile birlikte çalışabilme, elektronik belgeye ait üst verilerin kontrol ve kayıt işlemlerini gerçekleştirebilme yetenekleri bir EBYS nde olmalıdır. EBYS, elektronik belgenin üretim ve kullanım ortamı ile ilgili olarak ise; elektronik belgenin içeriği, form, format, sunum ve yapısal özelliklerini, ekleri ve / veya bileşenlerini, dosya adı, üretim tarihi, üreticisi gibi üst veri bilgilerini, üretildiği uygulama programına ait ad ve sürüm bilgilerini kaydedebilmelidir. İmha Stratejileri Geliştirmek Belgeleri tekrar elde edilemeyecek şekilde yok etme süreci imha stratejileri kapsamındadır. Önceden belirlenen saklama sürelerine göre ömrü tamamlanan elektronik belgelerin yetkili bir kullanıcı kontrolünde silinmesi gerekir. Bir elektronik belgenin hangi koşullarda yok edilmesi gerektiği hakkında stratejilerin belgenin yaşam sürecinden önceden planlanması gerekir. Ayrıca belgelerin yasal, idari ve tarihi değeri, standartlara uygunluğu gibi özellikleri imha stratejilerinde göz önünde bulundurulmalıdır. Koruma Stratejileri Geliştirmek Koruma stratejileri, elektronik belgelerin özgün bir şekilde muhafaza edilmesini ve aynı şekilde kullanıma sunulmasını garanti etmeye yönelik ilke ve uygulamalardan oluşan stratejileri kapsar. Koruma stratejileri geliştirmek bir kurumda teknoloji odaklı olmak üzere değişen bütün ilke ve tekniklerin 144

149 oluşturabileceği tüm riskleri asgari seviyeye indirmeyi ve dolayısıyla elektronik belgelerin bütünlük, güvenirlilik ve özgünlüğünü garanti etmeyi sağlar. Kurumun koruma stratejileri elektronik belgelerin depolanma politikasını içinde barındırır. Depolama için kullanılacak donanımların teknik özellikleri kurumun faaliyet alanının büyüklüğüne göre belirlenir. Bunun yanında depolama ortamlarını seçerken şu unsurlar dikkate alınmalıdır: Saklama planlarında belirlenmiş, saklanması onaylanmış belgelerin hacmi ve türü, Elektronik belgeleri elde bulundurmak için gerekli bakım hususları, Elektronik belgelere erişim ve depolama maliyeti, Elektronik belgelerin geri iletimi için erişim zamanı, Elektronik belge yönetim sistemine bağlı olarak zaman içinde elektronik belgelere erişebilirlik, Depolama ortamının taşınabilirliği, Depolama ortamlarının, mevcut standartlara uygunluğu. Erişim Stratejileri Geliştirmek Elektronik belge güvenliğini sağlama noktasında erişim stratejileri önem taşımaktadır. Erişim stratejileri, EBYS ne kurum içi ya da dışından yapılabilecek her türlü erişim işlemlerini yönlendiren ve bu işlemlere yön veren ilke ve uygulamalardır. Kullanıcı kategorileri oluşturma, kullanıcıların erişim alanlarını tanımlama, kısıtlamalar oluşturma ve çeşitli erişim teknikleri geliştirme gibi birçok faaliyet kurumun erişim stratejileri kapsamında ele alınır. Hangi belgelere hangi kullanıcıların erişeceği, kullanıcıların ne gibi yetkilendirmelerinin olduğu çalışanların kurumdaki rolüne göre şekillendirilmelidir. Her belge her kullanıcının erişime açık olmamalıdır. Bu belgelerin gizli ya da özel olma özellikleri dikkate alındığında önemli bir konudur. Bununla birlikte belge grupları ve erişim sorumluluğu gibi konular da yine bu kapsamdadır. Telif hakkı, bilgi güvenliği, bilgi özgürlüğü ve gizliliği konularında hazırlanan yasal ve kurumsal mevzuat, belge erişim stratejilerini belirlemede dikkate alınması gereken faktörlerdendir. EBYS ne erişim kontrolü ve güvenliği sağlama adına aşağıdaki unsurlarla ilgili prosedürler oluşturulmalıdır: Sisteme giriş, Erişim hakları, Kullanıcı profilleri, Kullanıcı roller, Kullanıcı grupları, Elektronik belgelere erişim haklarının atanması ve uygulanması, Bilgi edinme hakkı ve özel hayatın korunması, Denetim. EBYS İçin Fonksiyonel ve Teknik Gereksinimleri Tanımlamak EBYS lerinin arama, görüntüleme, yazdırma ve raporlama gibi fonksiyonel gereksinimleri tanımlanmalıdır. Elektronik belgelerin üsveri bilgileri üzerinden arama, tam metin araması ya da birden fazla terim barındıran aramalar yapılabilmelidir. EBYS, sık kullanılması muhtemel arama kriterlerini standart olarak sunabilmelidir. Kullanıcıların oluşturdukları aramaları kaydetmelerini ve sonradan kullanmalarını sağlamalıdır. Aramalarda mantıksal operatörler (ve, veya, eşit, eşit değil gibi) kullanılabilmelidir. Arama sonuçları filtrelendirilebilmelidir. 145

150 EBYS, arama sonucunca listelenen klasör ve belge içeriklerine doğrudan erişim sağlayabilmelidir. Kullanıcılar aradıkları belgeleri görüntülemek için ikinci bir işlem yapmaya gerek duymamalıdır. Görüntülemelerde elektronik belgelerin orijinal görsel sunum özellikleri korunmalıdır. Görüntülenecek belgelerin üretim programlarına ihtiyaç duyulmamalıdır. Birden fazla kullanıcı bir belgeyi aynı anda görüntüleyebilmelidir. EBYS nde bulunan elektronik belgeler orijinal sunum özellikleri korunarak yazdırılabilmelidir. Elektronik belgelerin üstverileri de yazdırılabilmelidir. EBYS, yazdırılması mümkün olmayan elektronik belgeler (ses ve hareketli görüntü dosyaları gibi) için uygun çıktı ortamı sağlamalıdır. EBYS, yetkili kullanıcılara sistem yönetimi, kullanıcı eylemleri ve istatistik raporları sunabilmelidir. EBYS, sisteme kayıtlı elektronik belgeleri tür, uygulama, üretici, güvenlik kategorisi, boyut, vb gibi değişkenlere göre raporlandırabilmelidir. Fonksiyonel ve teknik gereksinimler genel olarak aşağıdaki gibi gruplandırılabilir: Tablo 6.1: Fonksiyonel ve teknik gereksinimler Fonksiyonel Gereksinimler Belgelerin kayıt edilmesi Belgelerin depolanması Kâğıt belgelerin yönetimi Belgelerin görüntülenmesi Üstveri kaydı Belgelerin ilişkilendirilmesi Çevrebirimi aygıtları Rapor yazdırma Elektronik imza Yönetim fonksiyonları Yönetim dosya planı Denetim Yedekleme / Kurtarma / Geri Alma Teknik Gereksinimler Altyapı İşletim Sistemleri Veri tabanları E-Posta Web Sunucusu XML içeri alma /dışarı aktarma Web tabanlı Güvenlik Erişim Kontrol Listeleri (ACL) Kimlik doğrulama İçerik şifreleme Güvenlik katmanı (SSL) Ölçeklenebilirlik Kullanım kolaylığı İş akışı Kaynak: EBYS Uygulama Planının Geliştirilmesi Kapsamlı bir uygulama planının geliştirilmesi için EBYS kullanıcıları ve kurum paydaşlarıyla çalışılması gerekir. Uygulama planı aşağıdakileri içermelidir: Teknik uygulama planında, EBYS nin kurulmasının ve test edilmesinin ne zaman ve nasıl gerçekleşeceği bulunur. Kullanıcı uygulama planı, kullanıcı eğitimlerini içerir. Bir EBYS uygulama planının kurumun iş süreçlerini ve hedeflerini tamamlayıcı nitelikte olması gerektiği göz önünde bulundurulmalıdır. Bir uygulama planı geliştirilmesi amaçların belirlenmesiyle başlar. Uygulamanın sonucunda ulaşılacak hedefler, başarı ölçütü olarak kabul edilebilir. Bir EBYS yaklaşımının kurumda benimsenmesine iten nedenleri göz önünde bulundurarak hali hazırdaki sistem, artıları ve eksileriyle birlikte ortaya konulur. Daha sonra, tasarımlanması düşünülen bir EBYS nin mevcut sisteme oranla avantajları sıralanır. Uygulama, bir plan çerçevesinde düşünüldüğünde istenilen sistem düzeyine ulaşabilmek için yapılması gerekenler proje görevleri olarak tanımlanmalı ve bu görevlerin takip edilebilirliğini mümkün kılmak için de görev sürelerinin tahmini yapılmalıdır. Görevleri yerine getirecek kurum içi ya da dışı kaynakların ilgili görevlere atanmasıyla da kaynaklara sorumluluk verilmelidir. 146

151 EBYS ni Uygulama TSE ISO/TR Bilgi ve Dokümantasyon Belge Yönetimi standardında belirtildiği üzere sistemin uygulanmasıyla birlikte; tercih edilen stratejileri gösteren detaylı proje planı, dokümante edilmiş politikalar, prosedürler ve standartlar, eğitim malzemeleri, belgelerin yeni sisteme aktarımını ve/veya format değişimlerini gösteren dokümanlar, kalite yönetim sistemleri için gerekli dokümanlar, performans raporları ve yönetim raporları elde edilmiş olur. Bir EBYS nin kuruma sağlayacağı faydalar şu şekilde sıralanabilir: İçeriden veya dışarıdan, zamanlı, doğru ve tam bilgi/belgeyi mümkün olan en düşük maliyetle sağlamak, gerekli yerlere dengeli ve adil biçimde dağıtmak-iletmek ve kurumsal faaliyetlerin etkin bir biçimde işlemesine katkıda bulunmak, Belgelerin üretim, kayıt, erişim ve muhafaza işlemlerini belli bir plan dâhilinde yürüterek, belgelerin olabildiğince etkili bir biçimde işleme konması sağlamak, Belge üretimi, dosyalaması, dağıtımı ve saklanması işlemlerini belli bir plan içerisinde sürdürerek, kurumlarda belgesel işlemlerin maliyetini ve dolayısıyla işletme maliyetini azaltmak, Gerek özel, gerekse kamu kuruluşlarında belgesel işlemlerin daha düzenli, ekonomik ve etkili bir biçimde sürdürülmesiyle, kullanıcıların daha nitelikli hizmet almasını sağlamak, Geliştirilecek sistem ile belgelere daha kısa sürede erişim sağlanacak, uyarı sistemi aracılığıyla hata riskini azaltılacak, iş gücü performansını arttırmak ve dolayısıyla kurumsal verimliliğe katkı sağlamak, Geliştirilecek sistem de fiziksel depolama alanına ihtiyaç olmayacaktır. Dolayısıyla söz konusu alanın yönetimi için çok sayıda personele ve koruma önlemlerine duyulan gereksinimi azaltmak, Fiziksel depolamanın elektronik depolamaya oranla güvenlik riski daha yüksektir. Yangın, su taşkını, nem, ısı, hırsızlık ve yetkisiz müdahale vb. gibi kalıcı ya da geçici risk faktörlerine karşı geniş geleneksel depolama alanlarını koruma, elektronik depolamaya oranla daha güçtür. Bu nedenle geliştirilecek sistem geleneksel belge sistemlerine göre daha güvenli bir ortam sağlamak. Kaynak: Performans Ölçümleri Bir EBYS uygulamasında hedeflenen sonuçların ölçülmesi, performans göstergeleriyle sağlanabilir. Bir performans göstergesi, ölçülebilirliğin sağlanması bakımından miktar, zaman, kalite veya maliyet cinsinden ifade edilebilir. Bununla beraber yeni sistemin ya da iyileştirilmesi yapılan sistemin tasarımında izlenen yöntemlerin sonuçları kullanılan performans göstergeleriyle olumlu ya da olumsuz deneyim olarak gelecekteki projelere ışık tutabilir. Performans göstergelerinin kullanılmasının iki nedeni vardır: İlki hedeflerin ölçülmesidir. Bu projenin sağladığı faydaların bir kanıtı olarak proje paydaşlarına ve üst yöneticilere raporlaştırılarak gösterilebilir. Diğer taraftan istenen hedeflerde başarısızlık söz konusu olduğunda bunun nedenleri yine raporlara yansıtılmalıdır. Performans göstergelerinin kullanılmasının ikinci nedeni ise hedeflerin ve gereksinimlerin önceden bilinip EBYS nin bu hedef ve gereksinimlere göre şekillendirilmesidir. Hizmet İyileştirme Planının Tasarımı ve Uygulanması İş süreçlerinin etkinliğini- verimliliğini arttırmak ve maliyetleri en aza indirgemek için yapılan faaliyetleri kapsar. Bununla birlikte bakım ihtiyacı ya da değişen iş ihtiyaçlarına göre bir EBYS bileşeninin, süreçlerin ya da hizmetlerin yeniden istenilen hale getirilmesini içerir. Bir hizmet iyileştirme planı; iş hedeflerini anlayarak kurumun vizyonunu benimsemeyi, kurumun şu anda nerede olduğuna dair doğru, tarafsız görüntüsünü elde etmek için mevcut durumun değerlendirilmesini iyileştirme için öncelikler üzerinde anlaşmayı, daha kaliteli hizmet sunumu sağlamayı amaçlar. 147

152 Sürekli İyileştirme Sürekli iyileştirme, iyileştirme ya da geliştirme amaçlı yapılan ve sürekli devam eden bir süreçtir. Sürekli iyileştirme, kullanıcı memnuniyetinin sağlanması doğrultusunda üretilen ürün ve sunulan hizmetlerin kalitesinin artırılmasıdır. Burada temel amaç, ürün ve hizmetlerin kalitesini artırırken bunun kuruma olan maliyetini en aza indirmektir. Ancak maliyet en alt düzeye düşürülürken ürünün işlevselliği, kullanışlılığı ve dayanıklılığında olumsuz bir değişim olmaması gerekmektedir. Sürekli iyileştirme çalışmalarının kuruluşlar tarafından benimsenen birçok kanıtlanmış yöntemi vardır. En yaygın olarak kullanılan bu yöntemler şu şekilde özetlenebilir: Süreçlerinin yeniden yapılandırılması (Business Process Reengineering): Kurumdaki birimlerin kendi içindeki ya da diğer birimler arasındaki iş akışlarının yeniden tasarlanması ve analiz edilmesiyle süreçlerin gözden geçirilmesini sağlayan yöntemleri içerir. Düşük maliyet ve hizmet kalitesinin arttırılması hedeflenir. Balık kılçığı (fishbone) diyagramı: Daha çok balık kılçığı (ya da sebep-sonuç) diyagramı olarak bilinen Ishikawa diagramı, belirli bir olayın nedenlerini gösteren şema şeklindedir. Bir sorun veya sorunun nedenleri ile ilgili bilgi toplayan bir araçtır. Bir problemin geçmişi yerine neden ortaya çıktığına odaklanılır. Kaizen: Tüm çalışanların katılımıyla gerçekleşen sürekli iyileştirmeler dizisidir. Kaizen insan odaklı ve kolay uygulanabilir bir felsefe olarak kabul edilir, ancak korumak için uzun vadeli bir disiplin gerektirir. 6 sigma: Altı Sigma stratejik iş süreçlerinin belirli alanlarda geliştirerek performansını artırmak için tasarlanmış son derece kontrollü, süreç odaklı bir yöntemdir. Kurumun kar marjını olumsuz etkileyen sorunları doğru saptamayı ve bu sorunları çözme yeteneğini geliştirmeyi hedefler. Toplam kalite yönetimi: İş süreçlerinin, ürün ve hizmet kalitesinin sürekli iyileştirilmesini amaçlayan bütünleştirici bir felsefedir. DOSYA TASNİF PLANLARI Dosya tasnif planlarıyla, kurumsal iş süreçlerinde üretilen her türlü belgenin tekrar erişebilir olmasını sağlayacak bir şekilde sınıflandırma hedeflenir. Dosya tasnif planları oluşturulurken aşağıdaki unsurlar dikkate alınmalıdır: Kurumun yapısına ve fonksiyonlarına uygunluk, Sınırsız seviyede hiyerarşinin tanımlanması, Dosya planında yer alan öğelerin adlandırılmasında alfabetik ve/veya nümerik karakterlerin, kullanımına imkân sağlaması, Kontrollü veri girişi, Dosya tasnif planı içerisinde temsil edilen herbir eleman için kimlik bilgisi niteliğinde en az iki adet üstveri eleman tanımlanması, EBYS, dosya planının yönetimine ilişkin fonksiyonlar içermesi. SAKLAMA PLANLARI Saklama planları, EBYS ndeki herhangi bir belgenin ne kadar süre sistemde kalacağını ve saklama süresinin sonunda belgenin nasıl bir işlem göreceğini tanımlar ve elektronik belgeleri yaşam döngüleri boyunca kontrol etmeye yarar. Hangi tür elektronik belgenin, ne kadar süre saklanacağının ve yaşam döngüsünün sonunda belgeyle ilgili kararın verilmesinde saklama planları rol oynar. EBYS, saklama planlarına göre belgelerin tabi olacağı işlemi (raporlama, imha, transfer vb ) otomatik olarak gerçekleştirmelidir. Saklama süresi dolan ve tasfiye edilecek olan elektronik belgeler hakkında dosya yöneticileri sistem tarafından uyarılmalıdır. Saklama planları, sistemde yer alan herhangi 148

153 bir eleman (seri, klasör veya dosya) ile ilişkilendirilebilmelidir. Saklama planları, sisteme dahil edilen her bir elemana ait referans numarası ve tanım bilgisi, saklama süresi, tasfiye işlem tanımı, gerekçe ve yasal dayanakları içermelidir. Saklama kriterleri hangi türlere göre sınıflandırılabilir? Bir elektronik belgenin saklama süresi EBYS ndeki saklama kriterlerine göre belirlenir. Saklama süresi tamamlanan elektronik belgenin ne olacağının cevabı yine saklama kriterlerinde bulunur. TASFİYE PLANLARI Tasfiye işlemleri, elektronik belgenin EBYS ndeki saklama süresi tamamlandığında hangi işleme tabi tutulacağını belirler. Bir EBYS ndeki olması gereken tasfiye işlem tanımları şu şekildedir: Sürekli Saklama: Sistem içerisindeki herhangi bir elemanın saklama kriterlerinden bir veya birkaçı nedeniyle sürekli saklanacağını ve hiçbir şekilde imha edilmemesi gerektiğini ifade eder. Değerlendirme: Elektronik belgenin ileri bir tarihte değerlendirileceğini ve tasfiye kararının bu değerlendirmeye göre verileceğini ifade eder. İmha: Elektronik belgenin saklama süresi dolduğunda tekrar kullanılamayacak şekilde yok edilmesini gösterir. Transfer: Elektronik belgenin saklama süresi dolduğunda üretildiği kurumdan bir başka kuruma aktarılmasını gösterir. Elektronik Belge Yönetimi hakkında detaylı bilgi edinmek için Hüseyin ODABAŞ ın Türk Kütüphaneciler Derneği İstanbul Şubesi tarafından basılmış olan e-devlet Sürecinde Elektronik Belge Yönetimi (2009) adlı kitabını okuyabilirsiniz. 149

154 Özet Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), kurumsal iş süreçleri içerisinde belgelerin üretilmesi, kaydedilmesi, saklanması, tasfiye edilmesi, arşivlenmesi ve imha edilmesi işlemlerini yerine getirmek için gerekli olan her türlü kuram ve uygulamayı kapsayan prosedürler, standartlar ve yazılımdan oluşan geniş bir yapıdır. Kurumun elektronik belge yönetimi ihtiyacına cevap verebilecek, kurumsal etkinliklerin kapsamına uygun bir EBYS geliştirme işi genel olarak aşağıdaki adımları içerir: 1. Olurluk incelemesi geliştirme 2. Sistemi planlama 3. İhtiyaç analizi tasarlama 4. Sistemi tasarlama 5. Sistemi uygulama 6. Sistem bakımı 7. Gözden geçirme ve değerlendirme Elektronik belge yönetiminin uygulanması; belge yönetim politikalarının, stratejilerinin belirlenmesi ve iş süreçlerine EBYS nin entegrasyonunun gerçekleştirilmesini kapsar. Bir elektronik belge yönetiminin uygulanmasında genel olarak aşağıdaki adımlar izlenir: Belge yönetim politikası Belge üretim ve kaydetme ile ilgili stratejiler geliştirmek İmha stratejileri geliştirmek Koruma stratejileri geliştirmek Erişim stratejileri geliştirmek EBYS için fonksiyonel ve teknik gereksinimleri tanımlamak EBYS uygulama planının geliştirilmesi EBYS ni uygulama Performans göstergeleri Hizmet iyileştirme planının tasarımı ve uygulanması Sürekli iyileştirme Saklama planları, EBYS ndeki herhangi bir belgenin ne kadar süre sistemde kalacağını ve saklama süresinin sonunda belgenin nasıl bir işlem göreceğini tanımlar ve elektronik belgeleri yaşam döngüleri boyunca kontrol etmeye yarar. Hangi tür elektronik belgenin, ne kadar süre saklanacağının ve yaşam döngüsünün sonunda belgeyle ilgili kararın verilmesinde saklama planları rol oynar. Mevcut durumun değerlendirilmesi Değişim yönetim planlarının geliştirilmesi ve uygulanması Performans göstergelerini içeren olurluk incelemesi geliştirmek Anket çalışması Eğitim ve kapasite geliştirme stratejileri Gerekli kaynakların belirlenmesi ve güvenliğinin sağlanması 150

155 Kendimizi Sınayalım 1. Aşağıdakilerden hangisi bir EBYS için olurluk incelemesi geliştirme adımlarından biri değildir? a. İhtiyaç değerlendirmesi b. Seçenekleri inceleme c. Çözüm belirleme d. Maliyetleri inceleme e. Sistem tasarımı 2. Elektronik belgelerle ilgili olarak aşağıdaki ifadelerden hangisi doğrudur? a. Elektronik belgeler yapısı gereği değiştirilmesi, kaydedilmesi veya imha edilmesi zordur. b. Kâğıt belgelere göre elektronik belgelerin güvenliğini sağlamak daha kolaydır. c. Kullanılan yazılımların çeşitliliği üretilen belgelere erişimi kolaylaştırmaktadır. d. Elektronik belge depolamaya yönelik çözümler sürekli olarak değişmekte ve eskimektedir. e. Mevzuata uygun üretilse de elektronik belgelerin yasal bağlamda geçerliliği yoktur. 3. Aşağıdakilerden hangisi kurumsal iş süreçleri içerisinde belgelerin üretilmesi, kaydedilmesi, saklanması, tasfiye edilmesi, arşivlenmesi ve imha edilmesi işlemlerini yerine getirmek için gerekli olan her türlü kuram ve uygulamayı kapsayan prosedürler, standartlar ve yazılımdan oluşan geniş bir yapı olarak tanımlanır? a. İletişim Teknolojisi b. Elektronik Belge Yönetim Sistemi c. İşletim Sistemi d. İnsan Kaynakları Yönetimi e. Kurumsal Proje Planı 4. Aşağıdakilerden hangisi EBYS ni oluşturan unsurlardan biri değildir? a. Kontrol b. Yazılım c. Standart d. Prosedür e. Politika e. Etiketler Aşağıdakilerden hangisi Elektronik Belge Yönetim Sistemi Geliştirme adımlarından biri değildir? a. Sistemi planlama b. Sistemi tasarlama c. Sistemi uygulama d. Sistem bakımı e. Sistem analizi 6. Aşağıdaki EBYS geliştirme adımlarından hangisinde EBYS nin kurumdaki mevcut sisteme neler katacağının değerlendirilmesi işi tüm yönleriyle ele alınır? a. Sistemi uygulama b. İhtiyaç analizi tasarlama c. Olurluk incelemesi geliştirme d. Sistem bakımı e. Gözden geçirme ve değerlendirme 7. Aşağıdakilerden hangisi EBYS için bir olurluk incelemesi geliştirme adımlarında yer almaz? a. Yazılım yedekleme b. Seçenekleri inceleme c. Çözüm belirleme d. Avantajları listeleme e. İhtiyaç değerlendirmesi 8. EBYS geliştirmede sistemin planlanması aşağıdaki adımların hangisini içermez? a. Projenin hedefleri b. İhtiyaç değerlendirmesi c. Proje teslimi d. Personel tespiti e. Kalite kontrol sağlanması 9. Aşağıdaki belgelerden hangisi EBYS proje yönetimini desteklemek için kullanılanlardan değildir? a. Projenin başlama belgesi b. Proje planı c. Risk ve Sorun kayıtları d. Raporlar

156 10. Aşağıdakilerden hangisi sistem bakımı türlerinden değildir? a. Düzeltici Bakım b. Uyarlayıcı Bakım c. Elektronik Bakım d. İyileştirici Bakım e. Önleyici Bakım Kendimizi Sınayalım Yanıt Anahtarı 1. e Yanıtınız yanlış ise Olurluk İncelemesi Geliştirme başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 2. d Yanıtınız yanlış ise Giriş başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 3. b Yanıtınız yanlış ise Elektronik Belge Yönetim Sistemi Geliştirme başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 4. a Yanıtınız yanlış ise Elektronik Belge Yönetim Sistemi Geliştirme başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 5. e Yanıtınız yanlış ise Elektronik Belge Yönetim Sistemi Geliştirme başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 6. c Yanıtınız yanlış ise Olurluk İncelemesi Geliştirme başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 7. a Yanıtınız yanlış ise Olurluk İncelemesi Geliştirme başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 8. b Yanıtınız yanlış ise Sistemin Planlanması başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 9. e Yanıtınız yanlış ise Sistemin Planlanması başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 10. c Yanıtınız yanlış ise Sistem Bakımı başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. Sıra Sizde Yanıt Anahtarı Sıra Sizde 1 ERP (Kurumsal Kaynak Planlaması) yazılımları, kurumların hizmet üretimlerinde kaynakların (insan, donanım, malzeme ve maliyet) verimli bir şekilde kullanımlarını sağlar. Sıra Sizde 2 Genel olarak bir EBYS kuruma; belge aramada zaman tasarrufu, bilgiyi daha doğru elde etme, belge gizliliğinin sağlanması, kontrollü belge erişimi, personel giderleri ve depolama maliyetlerinde tasarruf sağlar. Sıra Sizde 3 Elektronik belgelerin yasal, yönetsel, kanıtsal olarak belge kimliği taşıyabilmesi ve tutarlılık oluşturmak adına EBYS aşağıdaki belge özelliklerini desteklemelidir: Orijinallik: Orijinal bir belge; ifade etmeyi amaçladığı anlamı içeren, belgeyi üretmeyi ve iletmeyi amaçlayan kişi tarafından üretilen ve iletilen, amaçlandığı zamanda üretilen ve iletilendir. Güvenirlilik: Güvenilir belge, içeriği ile ait olduğu işlemi tam ve doğru olarak temsil ettiğine güvenilen ve belgelediği etkinlik ve gerçeklerle daha sonraki işlem veya etkinliklere dayanak teşkil edebilecek olandır. Bütünlük: Bir belgenin bütünlüğü onu tam ve değiştirilmemiş olduğuna işaret eder. Kullanılabilirlik: Kullanılabilir belge, tespit edilebilen, erişilebilen, hizmete sunulabilen ve yorumlanabilendir. Sıra Sizde 4 İdari Kriter, Mali Kriter, Hukuki Kriter, Tarihi Kriter. 152

157 Yararlanılan Kaynaklar Arifoğlu, A. ve Doğru, A. (2001). Yazılım Mühendisliği. Sas Bilişim Türk Standartları Enstitüsü. (2009). TS Elektronik Belge Yönetimi. Türk Standartları Enstitüsü. (2007). TS ISO Bilgi ve Dokümantasyon - Belge Yönetimi -Bölüm 1. Türk Standartları Enstitüsü. (2007). TSE ISO/TR Bilgi ve Dokümantasyon Belge Yönetimi - Bölüm 2: Kılavuzlar. Odabaş, H. (2008). Bilgi kaynaklarının işletiminde elektronik doküman yönetimi ve elektronik belge yönetimi sistemlerinin rolü. Akademik Bilişim 2009, Şubat 2009, Harran Üniversitesi, Şanlıurfa. Aydın, C. ve Özdemirci, F. (2011). Elektronik Belgelerin Arşivlenmesinde Gerçekliğin ve Bütünlüğün Korunması. Bilgi Dünyası, 12 (1) Odabaş, H. (2009). e-devlet Sürecinde Elektronik Belge Yönetimi. İstanbul: Türk Kutuphaneciler Derneği İstanbul Şubesi. Odabaş, H. (2010). e-devletin Temel Bileşeni: Elektronik Belge Yaklaşımları ve Yönetimi. 46. Kütüphane Haftası 29 Mart 4 Nisan 2010, Milli Kütüphane, Ankara. Kandur, H. (2006). Elektronik belge yönetimi sistem kriterleri referans modeli (v.2.0). Ankara: Devlet Arsivleri Genel Müdürlüğü. Kandur, H. (2009). Elektronik Belgelerin Standartlarla Yönetimi. Elektronik Belge Yönetimi Bilgilendirme Toplantısı, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü, Nisan 2009, Ankara. Sarıdoğan, E. (2008). Yazılım Mühendisliği, Papatya Yayıncılık Eğitim, İstanbul, Sugur, S, Sugur, N. ve Nichols, T. (2004). Türkiye'de Toplam Kalite Yönetimi Uygulamaları: Beyaz Eşya, Otomotiv ve Tekstil Sektörü Üzerine Bir Araştırma. Ankara Üniversitesi, Siyasal Bilgiler Fakültesi Dergisi, Cilt:59, No:2. Wamukoya, J., Mutula, S. (2005). Capacitybuilding requirements for e-records management: The case in East and Southern Africa", Records Management Journal, Vol. 15 Iss: 2 pp Yararlanılan İnternet Kaynakları Continuous Improvement Digital Recordkeeping Electronic Document Management Systems tguidelines/documents/ermedms.pdf Elektronik Belge Yönetim Sistemi Elektronik Belge Yönetimi 6f3_ek.pdf?tipi=27&turu=X&sube=0 Integrating Records Management in ICT Systems: Good Practice Indicators Introducing continual service improvement activities/itil/continual_service_improv/itil_in troducing%20continual%20service%20improv %20pdf Integrating Records Management in the Systems Development Life Cycle Planning and Managing an Electronic Records Management Programme Recommended Practice: Evaluating Commercial Off-the-Shelf (COTS) Electronic Records Management (ERM) Applications Stratejik Planlama www20.uludag.edu.tr/~kurullar/gpk/stratejikpla nlamasunusu.ppt 153

158 7 Amaçlarımız Bu üniteyi tamamladıktan sonra; E-Devlet tanımlarından ortak bir tanım ortaya çıkarabilecek, E-Devlet kavramının Türkiye ve Avrupa da ortaya çıkışını ve gelişim evrelerini açıklayabilecek, E-Devlet altında verilebilen e-hizmetlerden örnekler verebilecek, Türkiye e-devlet kapısı ve diğer e-devlet çalışmalarını açıklayabilecek bilgi ve becerilere sahip olabilirsiniz. Anahtar Kavramlar E-Devlet Uyap Mernis Kamu Vatandaş E-Avrupa E-Hizmet E-Devlet Kapısı E-Beyanname M-Devlet İçindekiler Giriş E-Devlet Tanımı E-Devletin Gelişim Süreci Türkiye E-Devlet Kapısı Türkiye de Yürütülen Diğer E-Devlet Çalışmaları 154

159 E-Devlet İle Belge Yönetimi GİRİŞ Farklı tanımlamaları yapılmış olsa da e-devlet kavramını özellikle 2000 li yılların başından bu yana oldukça sık duymaktayız. Klasik devlet anlayışı yerini e-devlet e bırakmaktadır. Avrupa yla birlikte Türkiye de de bilgi ve iletişim teknolojileri işe koşularak e-devlet e geçiş süreci hızlandırılmıştır. Artan ekonomik sıkıntılar nedeniyle devletlerin vatandaşlarıyla olan ilişkilerini düşük işlem maliyetleriyle çözmek istemeleri e-devlet kavramına geçiş sürecini hızlandıran bir başka etken olmuştur. Bunların yanı sıra e-devlet in hizmet kalitesinde getirdiği yenilikler vatandaşı da memnun etmektedir. Ünitemizde detaylarına değinilecek olan bu avantajlar sayesinde Türkiye de kısa zamanda e-devlet e uyum sağladı. Türkiye e-devlet Kapısında kayıtlı 7 milyondan fazla vatandaş, 250 den fazla bilgilendirme ve e-devlet hizmetinden faydalanmaktadır ve bu sayılar her geçen gün artmaya devam etmektedir. e-devlet kapısına giriş için aldıkları e-devlet şifresi kullanılabilmekte ya da e-imza uygulamasından faydalanılabilmektedir. Türkiye e-devlet Kapısı dışında Türkiye de hayata geçirilen e-devlet uygulamaları da bulunmaktadır. MERNİS ve UYAP gibi e-devlet çalışmaları da çok sayıda vatandaşa e-hizmet sunmaktadır. E-DEVLET TANIMI Devletin vatandaşlara karşı yerine getirmekle yükümlü olduğu aynı şekilde vatandaşın devlete karşı yerine getirmekte olduğu görev ve hizmetler bulunmaktadır. Günümüz bilgi ve iletişim teknolojilerini kullanarak bu görev he hizmetlere ait süreçlerin hızlı ve kolay gerçekleştirilmesi sağlanabilmektedir. Klasik devlet hizmeti anlayışından farklılaşılan bu noktada e-devlet kavramı sıkça duyulur oldu. Özellikle 2000 li yılların başından bu yana hayatımıza giren e-devlet in birçok farklı tanımı yapılmıştır. e-devlet in neden kolaylıkla tanımlanamadığı üzerine söylenebilecek birkaç neden bulunmaktadır (Gonzales vd., 2007: 846): E-Devlet in, uygulamada sürekli gelişen bir yapıya sahip olduğu düşünüldüğünde yapılan tanımlamalar da kısa sürede eski kalabilmektedir. E-Devlet, kamu yönetimi, bilgi sistemleri ve iş idaresi gibi farklı bilim dalları ile ortak noktalara sahiptir. Bu nedenle tanımlar farklılık gösterebilir. E-Devlet, e-ticaret ile karıştırılabilmektedir. Ancak e-devlet in sunduğu bazı hizmetlerin parasal karşılığı olmasına rağmen bu hizmetler ticari amaçtan çok sosyal amaçlıdır. Şimdi şu ana kadar araştırmacılar tarafından yapılan bazı e-devlet tanımlarını inceleyerek daha kolay anlaşılmasını sağlayalım. E-Devlet; kamu bilgi ve hizmetlerinin vatandaşlar ve kuruluşlara güvenilir bir şekilde sunulması, devletin onunla ilişki içinde olan işletme ve kuruluşlara bilişim teknolojilerini kullanarak hizmet sunmasıdır (Shahkooh ve Abdollahi, 2007). 155

160 E-Devlet; bilgi ve iletişim teknolojileri kullanılarak kamu yönetiminin yerine getirilmesine yardımcı bir sistemdir (Tung ve Rieck, 2005). e-devlet, kurum ve kuruluşların kendi aralarındaki ilişkilerinin yanı sıra, vatandaş ve iş dünyası ile olan ilişkilerinde bilgi ve iletişim teknolojilerini en etkin düzeyde kullanarak, geleneksel devlet hizmetlerinin elektronik ortamda yürütülmesini, daha etkin, yalın, katılımcı ve şeffaf, hızlı ve kolay gerçekleşmesini olanaklı kılan devlet modelidir. Elektronik devlette vatandaş ile ürün-hizmet arasında doğrudan iletişim kurulabilmektedir (Washington, 2003). Türkiye Bilişim Derneği nin yaptığı tanıma göre E-Devlet, devletin vatandaşlara karşı yerine getirmekle yükümlü olduğu görev ve hizmetler ile vatandaşların devlete karşı sorumlu oldukları görev ve hizmetlerin karşılıklı, kesintisiz ve güvenli olarak yürütüldüğü elektronik iletişim ve işlem ortamı dır (e- Devlet, 2003). Bu tanımların ortak noktaları incelendiğinde aşağıdaki özeti çıkarmak mümkün olacaktır: E-Devlet; Kişisel bilgilerin korunması kaydıyla, Bilgi ve iletişim teknolojileri aracılığıyla, Vatandaşlara, kurumlara ve kuruluşlara, Zaman kısıtlaması olmadan yedi gün yirmi dört saat hizmet verebilen, Vatandaş, kurum, kuruluşlar ve devlet arasında bilgi paylaşımına olanak sağlayan, Devlet yönetiminde ve hizmet sunumunda kolaylık sağlayan, Vatandaşın ve çalışanın kamu yönetiminin faaliyetlerini takip edebildiği, Etkileşimli hizmetlerden yararlanabildiği, Gerekli bilgileri edinebildiği, Şeffaf ve demokratik yönetim anlayışıyla, verimli, etkin ve hızlı hizmet verebilen kamu platformu şeklinde tanımlanabilir. Çeşitli kaynaklarda verilen e-devlet tanımlarını göz önünde bulundurarak e-devlet kavramını tanımlayınız? Genel anlamda bakıldığında e-devlet uygulamalarının ahlaki yönden şu olumlu özelliklerinden bahsedilebilmektedir: Şeffaflığı arttırmak, Açıklığı sağlamak, Hesap verilebilirliği temin etmek. Bunun yanı sıra birtakım olumsuz etkiler de ortaya çıkabilmektedir: Dolandırıcılık yapılması, Mahremiyetin ihlali halleri. Bu tür olumsuz sonuçlar, dijital imzanın kullanılması, e-ticaret ve e-iş etiğinin yerleşmesi sayesinde aşılabilir (Arslan, Akıncı ve Karapınar, 2007). Tablo 7.1 de geleneksel devlet anlayışıyla e-devlet karşılaştırması yapılmıştır (Uçkan, 2003) 156

161 Tablo 7.1: Geleneksel devlet anlayışıyla e-devlet karşılaştırması Geleneksel Devlet Pasif Yurttaş Kağıt Temelli İletişim Dikey/Hiyerarşik Yapılanma Yönetimin Veri Yüklemesi Eleman Yanıtı Eleman Yardımı Eleman Temelli Denetim Mekanizması Nakit Akışı/Çek Tektip Hizmet Bölümlenmiş/Kesintili Hizmet Yüksek İşlem Maliyetleri Verimsiz Büyüme Tek Yönlü İletişim Uyruk İlişkisi Kapalı Devlet e-devlet Aktif Müşteri Yurttaş Elektronik İletişim Yatay/Koordineli Ağ Yapılanması Yurttaşın Veri Yüklemesi Otomatik Sesli Posta, Çağrı Merkezi vb. Kendi Kendine Yardım/Uzman Yardımı Otomatik Veri Güncellemesiyle Denetim Elektronik Fon Transferi Kişiselleştirilmiş/Farklılaştırılmış Hizmet Bütünsel/Sürekli/Tek Duraklı Hizmet Düşük İşlem Maliyetleri Verimlilik Yönetimi Etkileşim Katılım İlişkisi Açık Devlet Bu karşılaştırmanın yanı sıra e-devlet kavramı bilgi, iletişim ve işlem olmak üzere üç genel hizmet alanı ve idare, siyasal ve günlük ihtiyaçlar olmak üzere üç genel uygulama alanı altında incelenebilmektedir (Tablo 7.2) (Aicholzer, Aranılan bilgiye vatandaşların hızlı ve doğru biçimde ulaşmasını sağlamak, bilgiyi işlemek ve özellikle de oluşan belgelerin kayıt altına alınmasını sağlamak, e-devletin önemli amaçlarından biridir. e-devlet modelinde, elektronik ortamdaki belgeleri saklayan, yöneten, zararlı unsurlara karşı koruyan ve bu işlemler sonucunda gerekli belgeleri gereksizlerden ayrıştıran, saklanması gerekenleri belli bir düzen içinde kullanıma hazır hale getiren bir elektronik belge yönetimi sistemine ihtiyaç vardır. Bu sistem mümkün olduğunca yalın bir yapıya sahip olmalıdır. Farklı kuruluşların ve farklı belge türlerinin gereksinimlerini karşılayabilecek bir yapı üzerinde kurulmalıdır. Kamusal belgelere erişimin niteliği, elektronik devlet modeli içinde ele alınması gereken önemli konulardan biridir. Kamusal alandan üretilen elektronik belgeler, kullanılabilir bilgi kaynaklarına dönüştürülmeli ve bu belgelerin büyük bir kısmı yalnızca kamusal alana değil, aynı zamanda bütün vatandaşların hizmetine de sunulmalıdır. Bilgi ve belge paylaşımı, e-devlet modelinin önemli bir bileşenidir. Paylaşıma açılan bilgi ve belgelerin ilgili taraflara mümkün olduğunca az yük getirmesi, kolay erişilebilir olması, genel bir ifade ile e-devlet uygulamalarından beklenen faydayı sağlaması önemlidir (Odabaş, 2009). 157

162 Tablo 7.2: e-devlet de hizmet alanları ve uygulama alanları Bilgi Hizmetleri İletişim Hizmetleri İşlem Hizmetleri İdare (e-idare) Kamu hizmet kılavuzu, İdari sürece yön verme, kamu veritabanı Kamu personeli ve politikacılarla Internet üzerinden temas halinde olmak Resmi form ve başvuruların elektronik ortamda iletilmesi Siyasal Katılım (e-demokrasi) Kanunlar, kararlar, siyasi programlar Siyasal tartışma ve politikacılarla elektronik temas Referandum, seçim, görüş, dilekçe Günlük İhtiyaçlar (e-destek) İş, ev, eğitim, sağlık, kültür, ulaştırma, çevre Günlük yaşam, iş gibi konularda soru ve tartışma Bilet rezervasyonu, kurs kaydı gibi E-DEVLETİN GELİŞİM SÜRECİ Türkiye nin AB ye üyelik sürecinde birliğe sunduğu Ulusal Program ın Bilim ve Araştırma başlığı altında hükümetimiz AB çerçevesinde başlatılan ve yürütülmekte olan eavrupa girişimini desteklemekte ve bu girişime katkıda bulunmak istemektedir. denilmektedir. AB de ağ devleti ne doğru gelişen yeni yönetişim anlayışının stratejik çerçevesi ve temeli olan eavrupa ve onun aday ülkeler temelindeki görünümü olan eavrupa+ programları başlangıçta ekonomik fayda temelinde doğmuş olsalar da sosyal bütünleşme yaratacak bir yöne doğru evrilmişlerdir. Bu amaçla Mart 2000 tarihlerinde Lizbon da bir araya gelen 15 AB ülkesinin hükümet ve devlet başkanları tarafından 10 yıllık eylem planları ve hedefleri ortaya konulmuştur. Lizbon da ortaya konan hedef, Avrupa nın bir an önce bilgi tabanlı ekonomi ve internetin sağladığı fırsatlardan faydalanılması gerektiğidir Haziran 2000 tarihinde Feira da eavrupa Eylem Planı ise tam olarak bu gerekliliğe bir yanıt niteliği taşımaktadır. Feira da kabul edilen eavrupa Eylem Planı üç temel başlıktan oluşmaktadır; 1. Ucuz, hızlı ve güvenilir internet Ucuz ve hızlı internet erişimi Öğrenciler ve araştırmacılar için hızlı internet Güvenli ağlar ve akıllı kartlar 2. İnsanlara ve becerilere yatırım Avrupa gençliğini dijital çağa taşımak Bilgi tabanlı ekonomi içinde çalışmak Bilgi tabanlı ekonominin tüm kesimleri kapsaması için yeterli katılımı sağlamak 3. İnternet kullanımını özendirmek Elektronik ticareti hızlandırmak Çevrimiçi devlet: kamu hizmetlerine elektronik ortamdan erişim Çevrimiçi sağlık Küresel ağlar için Avrupa Dijital İçeriği ni yaratmak Akıllı ulaşım ve taşıma sistemleri 158

163 23-24 Mart 2001 tarihlerinde Stockholm de düzenlenen Avrupa Konseyi toplantısında eavrupa programındaki eylem alanları gözden geçirilmiş ve elektronik öğrenim ve elektronik beceriler, elektronik katılım, elektronik ticaret ve e-devlet konularına öncelik verilmesi kararlaştırılmıştır. e-avrupa programı kapsamında e-devlet eylem alanı için yurttaşların ve iş dünyasının beklentileri, tercihleri ve kullanım yoğunlukları göz önüne alınarak oluşturulan ve Stockholm deki toplantıda kamuoyuna açıklanan tabloda çevrimiçi sunulması planlanan temel kamu hizmetleri Tablo 7.3 de yer almaktadır (Uçkan, 2003). Yurttaşlara Yönelik Hizmetler Tablo 7.3: e Avrupa temel kamu hizmetleri genel listesi (taslak) 1 Gelir Vergileri: Beyannameler, Açıklamalar 2 Kişisel Belgeler (pasaport ve sürücü belgesi) 3 Sosyal Güvenlik Yardımları İşsizlik Yardımları Aile Ödenekleri Sağlık Harcamaları Öğrenci Bursları 4 Araç Tescilleri (Yeni, ikinci el ve ithal araçlar) 5 İzin başvuruları 6 Polise Yapılan İhbarlar 7 Kamu Kütüphaneleri 8 Doğum ve ölümle ilgili işlemler 9 Yüksek öğrenimle ilgili kurumlara üyelik / üniversiteler 10 Adres değişikliği bildirimi 11 Sağlıkla ilgili hizmetler İş Dünyasına Yönelik Hizmetler 1 Çalışanlar için sosyal katkı 2 Kurumlar Vergisi: Beyanname, Bildirim 3 KDV: Beyanname, Bildirim 4 Yeni Şirket Tescili 5 İstatistik Ofislerine Veri Sunumu 6 Gümrük Beyannameleri ve Bildirimleri 7 Çevreyle ilgili izinler 8 Kamu alımları Taslak listeye bakıldığında bugün Türkiye e-devlet portalında sıkça kullanılan bazı hizmetlerin de yer aldığı görülmektedir. Ünitenin ilerleyen bölümlerinde bu hizmetler daha detaylı bir şekilde incelenecektir. Türkiye de E-Devlet Gelişim Süreci T.C. Kalkınma Bakanlığı na bağlı olan Bilgi Toplumu Dairesi tarafından e-dönüşüm Türkiye Projesi yürütülmektedir. E-Dönüşüm projesi e-devlet çalışmalarını da kapsamaktadır. 159

164 2003/12 Sayılı Başbakanlık Genelgesi'nde belirtildiği üzere, e-dönüşüm Türkiye Projesi'nin başlıca hedefi; vatandaşlara daha kaliteli ve hızlı kamu hizmeti sunabilmek amacıyla; katılımcı, şeffaf, etkin ve basit iş süreçlerine sahip olmayı ilke edinmiş bir devlet yapısı oluşturacak koşulların hazırlanmasıdır. Bu projeyle; Bilgi ve iletişim teknolojileri politikaları ve mevzuatının, öncelikle Avrupa Birliği müktesebatı çerçevesinde gözden geçirilerek yeniden düzenlenmesi, bu konuda eeurope + kapsamında aday ülkeler için öngörülen eylem planının Türkiye ye uyarlanması, Vatandaşın, bilgi ve iletişim teknolojileri yardımıyla, kamusal alandaki karar alma süreçlerine katılımını sağlayacak mekanizmaların geliştirilmesi, Kamu idaresinin, şeffaf ve hesap verebilir hale getirilmesine katkıda bulunulması, Kamu hizmetlerinin sunumunda, bilgi ve iletişim teknolojilerinden azami ölçüde yararlanılarak iyi yönetişim ilkelerinin hayata geçirilmesine katkıda bulunulması, Bilgi ve iletişim teknolojilerinin kullanımının yaygınlaştırılması, Bilgi ve iletişim teknolojisi alanında kaynak israfını azaltmak amacıyla, kamunun mükerrerlik arz eden veya örtüşen ilgili yatırım projelerinin bütünleştirilmesi, izlenmesi, değerlendirilmesi ve yatırımcı kamu kuruluşları arasında gerekli koordinasyonun sağlanması, Sektördeki özel sektör faaliyetlerine yukarıdaki ilkeler ışığında yol gösterilmesi amaçlanmaktadır. Türkiye nin bilgi toplumuna dönüşüm sürecinin koordinasyonu amacıyla yürütülen e-dönüşüm Türkiye Projesi kapsamında hazırlanan ve dönemini kapsayan Bilgi Toplumu Stratejisi ve ek i Eylem Planı, 2006/38 sayılı Yüksek Planlama Kararı ile onaylanmış ve 28 Temmuz 2006 tarihinde Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. Bilgi Toplumu Stratejisi, bilgi toplumuna dönüşümün gerçekleştirilmesi için ekonominin tüm aktörlerinin bütünsel bir yaklaşımla koordine edilmesi, bu yönde atılacak adımların ve kaynakların aynı amaca yönlendirilerek öngörülen hedeflere ulaşılmasını sağlayacak en önemli araçtır. Bilgi Toplumu Stratejisinin temel amaç ve hedefleri; Kamuda iş süreçlerinin gözden geçirilerek kamu yönetiminde ve isleyişinde modernizasyonunun sağlanması, Kamunun vatandaşlara ve iş dünyasına sunduğu hizmetlerin daha etkin, hızlı, kolay erişilebilir ve verimli sunulması, Vatandaşların bilgi toplumu imkânlarından azami düzeyde faydalanmalarının sağlanması, sayısal uçurumun azaltılması, istihdamın ve verimliliğin artırılması, Bilgi ve iletişim teknolojilerinin, daha fazla katma değer yaratmak üzere, işletmeler tarafından yaygın ve etkin kullanımının sağlanması, İletişim hizmetlerinde yaygın, nitelikli ve uygun fiyatlarla hizmet sunumunu sağlayacak rekabetçi ortamın tesisi ile bilgi ve iletişim teknolojileri sektörünün büyümesinin sağlanması ve küresel rekabetçi bir sektör olarak konumlanmasıdır (DPT, 2010). açıklayınız. Avrupa da ve Türkiye de e-devlet gelişim süreci evrelerini TÜRKİYE E-DEVLET KAPISI e-devlet uygulamaları ve hizmetleri kamu kurumlarının yaptığı BİT yatırımları ile hayata geçmektedir. Türkiye de merkezi yönetim kurumlarının BİT yatırımları 2002 yılından itibaren düzenli olarak takip 160

165 edilmektedir. Merkezi yönetim BİT yatırımlarında 10 yıllık süre zarfında yaklaşık 4 katlık bir artış gerçekleşmiştir yılında 2011 yılı fiyatlarıyla yaklaşık 526 milyon olan BİT yatırım ödeneği 2011 yılında 2 milyar olarak gerçekleşmiştir. e-devlet Kapısı; elektronik ortamdan sunulan kamu hizmetlerine tek bir internet sitesi üzerinden erişim imkânı sunmaktadır. Bizzat kamu kurum ve kuruluşlarınca sağlanan kamu hizmetleri ile ilgili doğru ve güncel bilgilere ulaşma imkânı sağlamaktadır. Kamu kurumları arasında bilgi ve belgelerin paylaşımı e-devlet Kapısı tarafından sunulan hizmetler ile de sağlanabilmektedir. e-devlet Kapısında tek bir kimlik doğrulaması sayesinde birçok hizmete ikinci bir kimlik doğrulamasına gerek duyulmadan erişilebilmektedir. e-devlet Kapısı üzerinden alınacak bazı elektronik hizmetler için (vergi, harç vb.) ödeme yapılması gerektiğinde ödeme birimi hizmeti sayesinde bu işlem Kapı üzerinden kolayca yapılabilmektedir. e- Devlet Kapısının amacı, tek bir adres üzerinden ve şifre, elektronik imza, mobil imza gibi kimlik doğrulama sistemleri ile güvenli bir şekilde kamu hizmetlerinin vatandaşlara sunulmasıdır. e-devlet Kapısı üzerinden sunulan elektronik hizmetlerde vatandaşlarca özel şifre, elektronik imza ve mobil elektronik imza gibi kimlik doğrulama araçları kullanıldığından, kişisel bilgiler e-devlet Kapısı üzerinden sadece ilgili vatandaşlara sunulmaktadır. e-devlet Kapısının en büyük faydası kredi kartında olduğu gibi kimlik ibrazıyla sadece ilgili kişiye elden teslim edilen şifre ya da varsa e-imza ve mobil imza gibi kimlik doğrulama araçları kullanılarak elektronik hizmetlere erişim sağlanmasıdır. Bu yönüyle e-devlet Kapısı sağlamış olduğu altyapıyla birçok başka ülke tarafından da örnek alınan bir yapıdadır. e-devlet Kapısı, vatandaşlara kamu hizmetlerine erişim konusunda kolaylıklar sunma amacıyla tasarlanmıştır. 'Vatandaş', 'İş' ve 'Devlet' adıyla üç ana sayfaya sahip olan e-devlet Kapısı, vatandaşın Devlet hizmetlerine elektronik ortamdan güvenli ve etkin bir şekilde erişimini sağlamaktadır. Kamu kurumlarının sunduğu hizmetlere dair bilgiler, genel kategoriler(eğitim, sağlık, askerlik, seyahat ve turizm vb.) altında toplanmıştır. "Vatandaş" sayfasında, doğumdan ölüme kadar ihtiyaç duyulan kamu hizmetlerine ait bilgiler bulunmaktadır. Bu sayfadan bir vatandaş olarak ihtiyaç duyulabilecek bilgi ve hizmetlere ulaşılabilmektedir. "İş" sayfasında, bir işletmenin kuruluşundan feshine kadar geçen süreçteki iş ve işlemlerine dair bilgi ve hizmetler yer almaktadır. "Devlet" sayfasında, mevzuat, araştırma ve istatistikler gibi bilgiler ile kamuyu ilgilendiren konular yer almaktadır. Türkiye E-Devlet Kapısı Hizmetleri e-devlet Kapısı üzerinden vatandaşlara verilen hizmetler genel olarak şöyle gruplandırılabilir: Bilgilendirme hizmetleri e-devlet hizmetleri Kurum ve kuruluşlara kısayollar Güncel duyurular Bunun yanı sıra kamu kurumları arasında bilgi ve belgelerin paylaşımı e-devlet Kapısı tarafından sunulan hizmetler ile sağlanmaktadır. Kullanıcıların elektronik kamu hizmetlerine erişimi tercih etmelerinde hizmetin internetten sunum şekli ve seviyesi önemli rol oynamaktadır. Kamu hizmetlerinin tek noktadan ve farklı kanallardan entegre sunumunu hedefleyen e-devlet Kapısı 18 Aralık 2008 tarihinde 22 hizmetle faaliyete geçmiştir. e-devlet Kapısından sunulan hizmet sayısı 2010 yılı sonunda 246 ya ulaşmıştır (DPT, 2011). Bilgilendirme (rehber) konuları ve e-hizmetler Tablo 7.4 deki kategorilere ayrılarak vatandaşın daha hızlı ulaşması sağlanmıştır. 161

166 Tablo 7.4: Bilgilendirme (rehber) konuları ve e-hizmet kategorileri Aile Eğitim Gençlik ve Spor İş ve Kariyer Sosyal Güvenlik Sağlık Çevre ve Tarım Ulaşım ve İletişim Kültür ve Sanat Adalet ve Hukuk Kurumlar ve Mevzuat Turizm ve Yurt Dışı Sık kullanılan bilgilendirme hizmetleri popülerliklerine göre Tablo 7.5 de sıralanmaktadır. Tablo 7.5: Sık kullanılan bilgilendirme hizmetleri Doğum - Doğumun Aile Kütüğüne Tescili Eğitim - Devlet ve Vakıf Üniversiteleri Sosyal Güvenlik - Form ve Dilekçeler Sağlık - Aile Hekimliği Özürlü Vatandaşlar - Özürlü Bireye Sahip Ailelerin Eğitimi Araştırma ve İstatistikler - Resmi İstatistik Programı Devlet Sözleşme ve İhaleleri - İhtiyaç Fazlası Eşya ve Levazım Bağış, Destek ve Krediler - Teknolojik Destekler Sık kullanılan e-hizmet uygulamaları popülerliklerine göre Tablo 7.6 da sıralanmaktadır. Tablo 7.6: Sık kullanılan e-hizmet uygulamaları Adalet Bakanlığı - Mahkeme Dava Dosyası Sorgulama Sosyal Güvenlik Kurumu - 4A Hizmet Dökümü Emniyet Genel Müdürlüğü - Plaka Sorgulama Devlet Meteoroloji İşleri - Günlük Hava Tahmini Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü - Tapu Bilgileri Sorgulama Milli Eğitim Bakanlığı - Öğrenci Bilgi Sistemi Sosyal Güvenlik Kurumu - 4B Borç Durumu Sosyal Güvenlik Kurumu - 4B Hizmet Bilgisi Sık kullanılan e-hizmet uygulamalarından örnekler veriniz. Bunlar dışında Türkiye e-devlet Kapısında hizmet veren kurumların tamamı Tablo 7.7 de verilmektedir. 162

167 Tablo 7.7: e-devlet kapısında hizmet veren kurumların tamamı Adalet Bakanlığı Başbakanlık Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu Bilim, Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı Cumhurbaşkanlığı Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Çay İşletmeleri Genel Müdürlüğü Devlet Meteoroloji İşleri Genel Müdürlüğü Dışişleri Bakanlığı Emniyet Genel Müdürlüğü Gelir İdaresi Başkanlığı Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İçişleri Bakanlığı İŞKUR Kıyı Emniyeti Genel Müdürlüğü KOSGEB Maliye Bakanlığı Merkezi Kayıt Kuruluşu A.Ş. Millî Savunma Bakanlığı Milli Eğitim Bakanlığı Nüfus Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğü PTT Sağlık Bakanlığı Sivil Havacılık Genel Müdürlüğü Sosyal Güvenlik Kurumu Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü TBMM Başkanlığı T.C. Merkez Bankası Ulaştırma, Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığı Çevre ve Şehircilik Bakanlığı Yüksek Öğrenim Kredi ve Yurtlar Kurumu Genel Müdürlüğü Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü Bununla birlikte, bu hizmetlerin büyük çoğunluğunun sınırlı sayıda kurum tarafından sağlandığı dikkat çekmektedir. Öte yandan, kullanıcı sayısında önemli artışlar gerçekleşmiş; 2010 yılı sonunda 1,95 milyon, 2011 yılı Mayıs ayı başında 7,14 milyon kayıtlı kullanıcı sayısına ulaşılmıştır (Resim 7.1) yılının ilk altı ayı itibarıyla olan kullanıcı sayısında bir yıl zarfında gerçekleşen yaklaşık yirmi katlık artışın arkasında sosyal güvenlik işlemleri ve tapu bilgisi sorgulamanın e-devlet Kapısı üzerinden sunulmaya başlanması ve Sosyal Güvenlik Kurumunun elektronik hizmetlerini yalnızca e-devlet Kapısı üzerinden vermesi yatmaktadır. Bu durum, kullanımı yoğun hizmetlerin e-devlet Kapısına entegrasyonunun önemini ortaya koymaktadır. (DPT, 2011). Şekil 7.1: e-devlet kapısı ziyaretçi sayısı e-devlet kapısı bilgilendirme hizmetlerine erişim için yalnızca adresinin ziyaret edilmesi yeterlidir. e-hizmetler ise elektronik ortamdan sunulan kamu hizmetleridir. Bazı hizmetler herkese açık olmakla birlikte, bazı hizmetler sadece kişinin kendisinin işlem yapmasını gerektirmektedir. e-devlet Kapısı kamu bilgi bankası işlevinin yanısıra, vatandaşların Internet üzerinden sunulan kamu hizmetlerinden tek noktadan ve güvenle faydalanabilmesi amacıyla kurulmuştur. 163

168 Sisteme entegrasyonu tamamlanan kurumların hizmetleri, adresi üzerinden sunulabilmekte, vatandaşlar Şifre, e-imza ya da Mobil İmza (5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu) ile sisteme giriş yaparak sadece kendisine ait bilgilere erişebilmekte ve güvenle işlem yapabilmektedir. Şekil 7.2: e-devlet Kapısı Oturum Açma Bunlara ek olarak tekil oturum sistemi sayesinde vatandaşlar kamu Internet siteleri arasında yeniden kayıt olmadan gezinebilmekte, elektronik ödeme sistemi sayesinde tek noktadan ödemelerini gerçekleştirebilmektedir. Türkiye e-devlet Kapısı ile ilgili güncel bilgileri adresinden edinebilirsiniz. Türkiye de M-Devlet M-devlet uygulaması ile e-devlet kapısında yani Türkiye Cumhuriyeti nin resmi web sitesi olan adresinde kullanılabilen pek çok hizmetten mobil olarak da faydalanılabilmektedir. M-devlet uygulaması ile cep telefonunun IMEI numarasını sorgulanabilir, motorlu taşıtın Emniyet Genel Müdürlüğü üzerinden durumunu sorgulanabilir, sürücü belgesi üzerindeki ceza puanı öğrenilebilmektedir. Aile hekimi uygulaması ile vatandaşa atanmış doktorun adı, soyadı ve adres bilgisine ulaşılabilmektedir. SGK uygulaması ile vatandaşa ait sigortalı hizmet dökümüne ulaşılabilir, tescil kaydı görüntülenebilmektedir. Tapu Bilgilerim uygulamasında ise tapusu vatandaşın üzerin olan taşınmazların listesi ve detay bilgisini görülebilmektedir. M-devlet uygulamasına mobil imza ile veya e-devlet şifresi kullanılarak giriş yapmak mümkündür. M-devlet uygulamasını yüklemek ücretsizdir. Mobil Internet EDGE/3G şebekesinden bağlantı kurulduğunda geçen trafik standart mobil internet tarifesi üzerinden ücretlendirilir. Vatandaşın mobil internet paketi varsa kullanımı paketten düşülür. M-devlet uygulaması ile Türkiye e-devlet kapısındaki hizmetlerin sadece belli bir bölümüne ulaşılabilir. Bu uygulamadan Iphone 3G/3GS/4, ipad sahibi olan kullanıcılar yararlanabilir. 164

169 e-devlet Kapısı Facebook ve Twitter da da yer almaktadır. Resmi Facebook ve Twitter sayfalarından takip edilebilir, soru, öneri ve istekler ulaştırılabilmektedir. TÜRKİYE DE YÜRÜTÜLEN DİĞER E-DEVLET ÇALIŞMALARI e-devlet Kapısı ndan farklı olarak yürütülen bazı e-devlet çalışmaları bulunmaktadır. Bu çalışmalar e- Devlet kapısından daha önce başlatılmış, sonrasında e-devlet kapısıyla da entegre edilmiştir. UYAP - Ulusal Yargı Ağı Bilişim Sistemi UYAP; günümüzün gerekli tüm teknolojik gelişmelerini kullanarak, Adalet Bakanlığı merkez ve taşra teşkilatının, bağlı ve ilgili kuruluşlarının, adli ve idari tüm yargı ve yargı destek birimlerinin donanım ve yazılım olarak iç otomasyonunu ve benzer şekilde bilgi otomasyonu sistemlerini kurmuş kamu kurum ve kuruluşları ile dış birim entegrasyonunu sağlayan ve e-dönüşüm sürecinde e-adalet ayağını oluşturan bir bilişim sistemidir. Bugün itibariyle UYAP Adalet Bakanlığı teşkilatı ile yargı birimlerinin tamamında işletimde olup bu birimlerin her türlü yargısal, idari ve denetim faaliyetleri bu sistemle elektronik ortamda yürütülmektedir. UYAP ın amacı hızlı, etkin, güvenilir, adil, verimli, şeffaf ve etik değerlere uygun bir yargılama mekanizması oluşturulması, doğru ve tutarlı bilginin mevzuatın tanıdığı yetkiler çerçevesinde, istenilen zamanda hızlı ve kolayca elde edilmesi ve paylaşımı, her türlü idari faaliyetlerin hızlı ve etkin bir şekilde yürütülebilmesidir. Bu amaca ulaşılabilmesi için; Adalet Bakanlığı teşkilatı, bağlı ve ilgili kuruluşları ile yargı birimlerinin donanım ve yazılım olarak iç otomasyonunun sağlanması, UYAP gibi bilgi otomasyonu sistemlerini kurmuş kamu kurum ve kuruluşları ile dış birim entegrasyonunun sağlanması, Vatandaşlara ve Avukatlara on-line yargı hizmeti sunulması planlanmıştır. Elektronik imza alt yapısına uygun olarak geliştirilen UYAP ile merkezi bir bilgi sitemi kurulmuş ve bu sistemde yargı ve yargı destek birimleri arasında fonksiyonel tam entegrasyon sağlanmıştır. UYAP ın tam entegrasyonu ve merkezi elektronik ortamda tutulan arşivi sayesinde, doğru ve tutarlı bilgi mevzuatın tanıdığı yetkiler çerçevesinde başta hâkim ve savcılar ile yargı personeli olmak üzere tüm kullanıcıların paylaşımına açılmıştır. Kullanıcılar bu bilgilere ihtiyaç duyduklarında hızlı ve kolayca ulaşabilmekte, keza, yargı birimleri de aralarında her türlü bilgi ve belge alış verişini elektronik ortamda ve anlık denebilecek kısa sürelerde gerçekleştirmektedir. UYAP ta bilgi ve belgelerin son hali, değişmez ve güvenli bir şekilde veritabanında saklanmakta, yetkisiz erişimlere izin verilmemektedir. Hâkim ve savcılar ile diğer personele dağıtılan e-imza UYAP ta aktif olarak kullanılmaktadır. UYAP kapsamında, bilgi ve belge alış verişini elektronik ortama taşımak için diğer kurum ve kuruluşların bilgi sistemleriyle entegrasyonlar gerçekleştirilmiştir. Bu sayede idarî ve yargısal süreçte mükerrer yapılan işlemlerle gereksiz uygulamaları, ara süreçleri ortadan kaldırmakta, sürat ve kolaylıklar sağlayarak, iş yoğunluğunu azaltmakta ve personel açığından kaynaklanan sıkıntıları en aza indirmekte, posta ve kırtasiye gibi masraflardan tasarruf sağlamaktadır. Elektronik ortamda haberleşme sayesinde haftalar süren yazışmalar bir iki saniyede yapılabilmektedir yılında Türk Adalet Bakanlığının genelgesi ile adli yazışmaların elektronik ortamda yapılması zorunlu hale getirilmiştir. Bilişim teknolojileri sayesinde adli birimlerin performansının ölçümü, kaynakların etkin dağıtımı yapılabilmekte, elektronik dosyalama sayesinde adli bilgi ve belgeler güvenli ortamda saklanabilmektedir. Bu çerçevede UYAP ile entegrasyon sağlanan Adli Sicil Bilgi Sistemi nden sabıka kayıtları, MERNİS ten nüfus kayıtları ve Adres Kayıt Sistemi nden adres kayıtları, POLNET ten ehliyet kayıtları, Merkez Bankasından döviz kurları, TAKBİS ten tapu ve kadastro kayıtları yargı birimlerince otomatik olarak anında alınabilmektedir. Vatandaşların adres kayıtlarına yargı birimlerince on-line olarak anında ulaşabilmektedir. 165

170 Gümrük Müsteşarlığı, Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK), PTT ve kolluk kuvvetlerinin UYAP a entegrasyonu ile birlikte veri alış verişinin elektronik ortamda yapılması sağlanmıştır. Örneğin SGK sistemi üzerinde UYAP kullanıcıları tarafından yapılan online sorgu sayısı günlük adede ulaşmıştır. Yargı birimlerince araçların trafik sicil kayıtlarına Hak Mahrumiyeti ekleme ve kaldırma işlemlerinin elektronik ortamda yapılabilmesi ve araç hak mahrumiyeti ve sakınca bilgilerinin elektronik ortamda paylaşılması için Emniyet Genel Müdürlüğünün Araç Kayıt Sistemi ile gerçekleştirilen entegrasyon uygulamaya konulmuştur. Sadece UYAP Online Takyidat Sisteminin, faaliyete geçtiği 2009 Haziran ayından itibaren yapılan 50 milyon sorgunun personel, kırtasiye, enerji zaman kazancı göz önüne alınmadan sadece 4,5 posta gidiş, 4,5 posta geliş olmak üzere toplam 9 posta masrafı üzerinden yapılan tasarruf hesaplandığında 1 yılda sadece bu kalemden yaklaşık 450 milyon tasarruf yapılmıştır. UYAP ile Anayasa Mahkemesi arasında da elektronik ortamda veri alış verişi sağlanmış, UYAP ile Yargıtay Bilgi Sistemi arasında gerçekleştirilen entegrasyon ile temyiz edilen dosyaların sistem üzerinden Yargıtay a gönderilmesi ve geri dönüşü sağlanmaktadır. Yargıtay ın UYAP Sistem Merkezi, Yüksek Seçim Kurulu-SEÇSİS in ise UYAP bilişim ağı alt yapısını kullanabilmesi sağlanmaktadır. UYAP Avukat Bilgi Sistemi (Avukat Portalı) sayesinde, avukatlar bürolarından internet üzerinden sistemdeki vekâleti bulunan dava dosyalarını (vekâleti bulunmayan dava dosyalarını da yine sistem üzerinden ilgili hâkiminden onay alarak) inceleyebilmekte, bu dosyalardan suret alabilmekte; elektronik imza ile sistemdeki dava dosyalarına evrak katabilmekte, yeni dava dosyası açabilmekte ve harç ödeyebilmektedirler. Buna göre avukatlar bu bilgi sitemi sayesinde duruşmaya girme dışında adeta tüm işlerini bürolarından yapabilir hale gelmişlerdir. Vatandaş Bilgi Sistemi (Vatandaş Portalı) sayesinde ise vatandaşlar internet aracılığıyla T.C. kimlik numaralarını kullanarak UYAP kapsamında adli ve idari yargı birimlerinde görülmekte olan dava dosyalarının belli başlı safahat bilgilerini (dava konusunu, değerini, taraflarını, duruşma günlerini, dosyanın hangi aşamada olduğunu, karar verilip verilmediğini, temyiz den dönüp dönmediğini gibi) görebilmektedirler. Ancak bu sistemde bilgi güvenliği bakımından vatandaşlara dosyadaki hiçbir belge açılmamaktadır. İşte bu nedenle, vatandaşların avukatlarda olduğu gibi internet üzerinden e-imza ya da mobil imza ile UYAP Vatandaş Portalına bağlanarak yeni dava dosyası açabilmeleri, harç ödeyebilmeleri, yetkileri dâhilinde sistemdeki dava dosyalarını ayrıntılarıyla inceleyebilmeleri, dava dosyalarına evrak katabilmeleri ve bu dosyalardan suret alabilmeleri için UYAP Vatandaş Portalına e-imza ve mobil imza ile erişim çalışmaları tamamlanarak vatandaşların kullanımına açılmış, ayrıca e-devlet kapısı ile de entegrasyonu sağlanmıştır. UYAP SMS Bilgi Sistemi ( ile de dava dosyaları ve icra takibi bilgileri de dâhil olmak üzere sistemde yapılan işlemler ile ilgili uyarı, veri ve duyurular, kısa mesaj (SMS) aracılığı ile kullanıcılara sunulabilmektedir. Ayrıca soruşturma ve dava dosyalarındaki taraflara yargı birimlerine gelmeleri için tebligat gerektiren durumlarda UYAP SMS Bilgi Sistemi kullanılarak UYAP ekranlarından SMS gönderilebilmektedir. Vatandaşların ve avukatların dava ve takiplerini cep telefonları üzerinden anında takip edebilmeleri için Adalet Bakanlığınca kurulan UYAP SMS bilgi sistemi abone sayısı, tarihi itibariyle i aşmıştır. Kullanıcılar, dilerlerse anlık sorgulama ile istedikleri bilgilere ulaşabilmekte ya da sisteme kaydolarak (abonelik sistemi) sorgulama yapmaksızın bilgilerin SMS yolu ile kendilerine gelmesini sağlayabilmektedirler. Bu sistem ile e-devlet'ten m-devlet'e geçilmesi için önemli bir adım atılmış, vatandaşın zaman ve mekân sınırı olmadan taleplerini devlete iletebileceği ve cevabını derhal alabileceği bir platform oluşturulmuştur. Avukat ve vatandaşların adliyelere giderek ilgili oldukları dosya ya da işlemler hakkında bilgi almak için harcadıkları zaman, emek ve masrafın ortadan kaldırılması imkânı sağlanmıştır. Yargılama aşamasının tüm süreci önemli oranda şeffaf hale getirilmiş ve bunun sonucu olarak otomatik 166

171 denetim sağlanmış, yargı birimleri için iş gücü kaybı engellenmiş ve yargının hızlanmasına katkı sağlanmıştır. UYAP SMS Bilgi Sistemi, vatandaş odaklı bir sistem olması nedeniyle 2009 yılında Avrupa e-devlet Ödülleri kapsamında 31 devlete ait 259 proje arasından Halk Ödülü kategorisinde Avrupa birinciliğini kazanmıştır. Verilerin erişiminde, paylaşımında ve kullanılmasında Anayasa, uluslararası sözleşmeler ve diğer mevzuatta yer alan kişisel verilerin korunmasına, özel hayatın ve soruşturmanın gizliliğine uyulmaktadır. UYAP uygulamaları içerisinde yargının hızlanması için mahkemelerde ve Cumhuriyet savcılıklarında iş yoğunluğu, yasa değişikliği ve benzeri hususlardan kaynaklanan maddi hata ve usul hatalarının asgari seviyeye indirilebilmesi için tüm süreçlerde öneri ve uyarılarda bulunacak "Karar Destek (Uyarı) Sistemi" geliştirilmiştir. Sistemde civarında uyarı (duruşmanın gizli yapılması gerektiği, sanığın öldüğü, sanık hakkında başka yerde aynı suçtan dosyanın varlığı gibi) bulunmakta olup, bunların artırılması ya da azaltılması mümkündür. UYAP kapsamında tüm mevzuat ve içtihatlar en güncel haliyle hâkim ve savcıları ile diğer yargı personeline ve vatandaşlara bilgi olarak sunulmuştur. UYAP a yeni fonksiyonlar eklenmesi, dış kurumların bilgi sistemleriyle entegrasyonların ve uygulama yazılımlarının her geçen gün daha da geliştirilmesi, kullanıcı dostu haline getirilmesi çalışmalarına aralıksız hızla devam edilirken diğer taraftan iletişim alt yapısı ve sistem merkezi her geçen gün daha da güçlendirilmiş, Adalet Bakanlığı teşkilatı ile adli ve idari yargı birimlerinin bilgisayar, yazıcı ve tarayıcı gibi ihtiyaçları büyük oranda giderilmiştir. Ulusal Yargı Ağı Projesi ne 40 ülkeden teklif geldi ADALET Bakanlığı tarafından hayata geçirilen Ulusal Yargı Ağı Projesi (UYAP) aralarında Almanya ve İngiltere nin de bulunduğu çok sayıda ülkenin dikkatini çekti. Bu ülkeler, UYAP ı kendi ülkelerinde uygulamak için Adalet Bakanlığı na işbirliği teklif etti. Konuya ilişkin bilgi veren Adalet Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Başkan Yardımcısı Mesut Orta, UYAP SMS Bilgi Sistemi nin 31 devlet ve 259 proje arasından birinci gelerek Avrupa e-devlet ödülünü aldığını anımsattı. Suriye, İran, Azerbaycan, Kosova, Makedonya, Polonya ve Gürcistan başta olmak üzere 40 kadar ülke UYAP ı ülkelerinde uygulamayı istiyor. Her gün 1.5 milyon işlem gören evrakın eklendiği sistem e-devlet uygulamasını da kapsıyor. Türk yargısının bilişimden faydalanma anlamında diğer ülkelere destek verebilecek aşamaya geldiğini söyleyen Orta, sistemi şöyle anlattı: UYAP ın mobil ayağını teşkil eden UYAP SMS Bilgi Sistemi ile avukatlar ve vatandaşlar dava açılması, icra takibi başlatılması, duruşma tarihi gibi bilgileri adliyeye gitmeden cep telefonlarına gönderilen kısa mesajlarla öğrenebiliyor. Hizmetin bedeli ise 1 lira. Kaynak: Hürriyet Ekonomi UYAP ile e-devlet hedefi çerçevesinde önemli bir adım atılmış olup kâğıt ortamında yapılan bürokratik işlemlerin ortadan kaldırılması, bilgi ve belge alışverişini anında gerçekleştirilmesiyle işlem, hizmet ve dava sürelerin kısalması mümkün olmaktadır. Ulusal Yargı Ağı Projesi ile ilgili detaylı bilgiyi adresinde bulabilirsiniz. 167

172 MERNİS - Merkezi Nüfus İdare Sistemi Projesi tarih ve 1587 sayılı Nüfus İdare Sistemi Projesi fikri doğmuş, bu fikir 1976 yılında DPT tarafından projesi hazırlatılmıştır. Bu proje dünyadaki ilk e-devlet projelerinden birisidir. MERNİS Projesi, kapsamı ve etkilediği kesimler dikkate alındığında Türkiye nin en büyük bilişim projesidir. Projenin ilk başlangıcından itibaren 2002 yılında uygulamaya geçmesi arasında uzun bir süre bulunmaktadır. Mernis Projesi tüm Ahvali Şahsiye bilgilerini elektronik ortama aktaran ve Ahval-i Şahsiye bilgilerinde meydana gelen her tür değişikliğin ülkenin her tarafına dağılmış 957 merkezden anlık güncellenmesini ve bir ağ üzerinden güvenle paylaşımını sağlayan bir projedir. Proje dünyada ilk e-devlet projelerinden olup Türkiye deki ve Avrupa daki tüm projelere de ilham olmuştur. Proje ile bilgilerin güvenli paylaşımı, bilgilerin hızlı güncellenmesi ve vatandaşa verilen hizmetteki hızın ve verimin de artması amaçlanmıştır. Proje kapsamında Türkiye de kurumların vatandaşlar için kullandığı farklı numaralar da tekleştirilmiş ve vatandaşların her kurumda kullandıkları farklı numara ve işaretler de sona erdirilmiştir. Proje güvenilir bilgi desteği ile devletin iş ve işlemlerinde hızın artmasını sağladığı gibi uyguladıkları elektronik devlet projelerinin de giriş anahtarı olmuştur. Bu kapsamda projenin devamı niteliğinde olan Kimlik Paylaşım Sistemi Projesi ile birlikte de bilgileri kurumların kullanımına açarak güvenilir, hızlı, verimli bir hizmetin yanı sıra kırtasiyeciliğin önlenmesi de sağlanmıştır. Bu kapsamda MERNİS Projesinin genel anlamıyla sağladığı hizmetler şunlardır; Nüfus kayıtlarının bilgisayar ortamına aktarılarak ilçe nüfus veri tabanlarının oluşturulması ve hizmetin modernizasyonu sağlamak. Nüfus hizmetlerinin ilçelerde bilişim teknolojileri kullanılarak verilmesini; ilçe nüfus veri tabanlarını Merkezde bütünleştirilerek Merkezi Nüfus Veri Tabanını kurulmasını gerçekleştirmek. Türkiye Cumhuriyeti vatandaşlarına birer kimlik numarası verilmesini sağlamak. Kimlik numaraları aracılığıyla, kamu ve özel kesim bilişim projeleri arası kişi bilgileri alışverişinin, kişilerin biricik tanımlandığı bir alt yapı üzerinde çevrim-içi (on-line) yürütülmesini sağlamak. Nüfus istatistiklerinin bilişim teknolojileri ile daha sağlıklı elde edilmesini sağlamak. Kimlik bilgilerini kamu kurum ve kuruluşları ile kamu hizmeti veren kurumlarla paylaşarak hizmet akışını hızlandırmak, güvenilir hale getirmek ve vatandaşların hizmetlerini kolay, hızlı ve güvenilir olarak almasını sağlamak, Bürokrasiyi azaltıcı, devletle vatandaşı yakınlaştırıcı bir hizmet güvenliği sağlamak. E-Beyanname - İnternet Vergi Dairesi Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından oluşturulan İnternet Vergi Dairesi portalı, vatandaşların devlete olan vergi borçlarıyla ilgili bilgilerini öğrenebilecekleri ve güvenli ortamda ödeme yapabilecekleri bir e-devlet uygulamasıdır. Bu portalda otomasyona geçen vergi dairelerine kayıtlı TÜZEL ve GERÇEK kişiler en sık olarak kullanılan e-hizmetler Tablo 7.8 de verilmektedir. 168

173 Tablo 7.8: İnternet Vergi Dairesinde en sık kullanılan e-hizmetler MTV Sorgulama ve Ödeme, e-beyanname, Önceden Hazırlanmış Kira Beyanname Sistemi, MTV Hesaplama, E-Vergi Levhası Sorgulama, Vergi Kimlik Numarası Sorgulama, Gelir Vergisi Hesaplama, GMSİ Hesaplama, Gecikme Zammı ve Faizi Hesaplama, KDV İade Talebi Listelerini Gönderme. E-Vergi Levhası Doğrulama, Bunlar dışında aşağıdaki bilgileri sorgulayabilirler: Vergi Dairesinde mevcut mükellef kimlik bilgilerini, 2000 yılında ve sonrasında yapılan işlemlerle ilgili tahakkuk, tahsilat, vadesi gelen ve gelmeyen borç bilgilerini, Bu dönemlerle ilgili olarak verilen ek beyanlar ve vergi inceleme sonuçlarına göre ikmalenve re'sen tarh edilen vergilerle ilgili tahakkuk, tahsilat, vadesi gelen ve gelmeyen borç bilgilerini, Son 1 ay içerisindeki tahakkuk, tahsilat ve düzeltme işlemlerini, Yurt Dışı Çıkış Yasağı ile ilgili detay bilgilerini, Gümrük Çıkış Beyannameleri tescil numarası, Gümrük İdaresi, kapanma tarihi bilgilerini, İşlenemeyen Ödemelerini; vergi ödemelerinde bilgi eksikliği yanlışlıklar ya da fazla ödeme olması gibi nedenlerle hesaplara işlenemeyen kayıtlarını. Bu hizmetten yararlanmak isteyen TÜZEL kişilerin; Internet Hizmetleri Kullanım Başvuru Formu (Tüzel Kişiler)'nu doldurması, Internet Hizmetleri Başvuru Formu'nun alt kısmında yer alan Beyan Metnini imzalaması, Kurum yetkilisi ya da kurum yetkilisinin Zarf Teslim Yazısı ile yetkilendirdiği bir kişinin bu belgelerle birlikte mükellefin bağlı olduğu Vergi Dairesine gelerek başvuruyu fiilen yapması gerekmektedir. Bu hizmetten yararlanmak isteyen GERÇEK kişilerin; Internet Hizmetleri Kullanım Başvuru Formu (Gerçek Kişiler)'nu doldurması, Internet Hizmetleri Başvuru Formu'nun alt kısmında yer alan Beyan Metnini imzalayıp bağlı olduğu Vergi Dairesi'ne gelerek başvuruyu fiilen veya noterden tasdikli yetki belgesi ile vekil tayin edilen kişinin yapması gerekmektedir. Vergi Dairesi; Internet Hizmetleri Başvuru Formu üzerindeki mükellef bilgilerin doğruluğunu kontrol eder. Başvuruyu yapan kişiye Kullanıcı Kodu ve Kullanıcı Şifresi bilgilerini kapalı şifre zarfı içerisinde teslim eder. Kullanıcı hesabı bu işlemi takiben internette aktif hale getirilir. Vergi ile ilgili bilgiler, Vergi Usul Kanununun 5. maddesine göre mahremiyet taşıdığı için Internet üzerinden yapılacak borç sorgulamalarında yetkisi olmayan şahısların vergi bilgilerine erişimi engellenmiştir. 169

174 Kimlik doğrulama için Kullanıcı Kodu, Kullanıcı Şifresi ve Kişisel Şifre bilgileri kullanılmaktadır. 5 dakika süreyle sorgulama yapılmaması durumunda Kullanıcı Kodu, Kullanıcı Şifresi ve Kişisel Şifrenin tekrar girilmesi istenecektir. Şifrenin arka arkaya 5 defa hatalı girilmesi durumunda kullanıcı hesabı 12 saat için erişilemez hale gelecektir. Bilginin bütünlüğü ve gizliliği kriptolu iletişim (128-bit SSL) ile sağlanmaktadır. SSL teknolojisi ağ sunucusu ve ağ tarayıcısı arasındaki tüm bilgi akışını koruyan bir güvenlik protokolüdür. E-vergi levhası dönemi başlıyor Maliye Bakanlığı, gelir ve kurumlar vergisi mükelleflerinin vergi levhası alma işlemini kolaylaştırdı. Mükellefin beyannamesini süresinde vermemiş olduğu durumlarda da, vergi levhasını yasal olarak alma süresi içerisinde beyannamenin verilmesi kaydıyla, vergi levhası sistem tarafından otomatik olarak internet vergi dairesi hesabına gönderilecek. Her iki durumda da mükellefin vergi levhasını süresi içinde aldığı kabul edilecek. Vergi levhaları sistem tarafından internet vergi dairesi hesaplarına aktarıldıktan sonra, mükellefler, internet vergi dairesinden bizzat kendileri veya 3568 sayılı Kanun uyarınca yetki almış olup bağımsız çalışan serbest muhasebeci, serbest muhasebeci mali müşavir veya yeminli mali müşavirler aracılığıyla, gelir vergisi mükellefleri için 1 Nisan'dan itibaren, kurum vergisi mükellefleri için 1 Mayıs'tan itibaren, vergi levhalarını 31 Mayıs günü sonuna kadar yazdıracaklar. Bu şekilde alınan vergi levhaları ayrıca vergi dairesine veya meslek mensuplarına imzalattırılmayacak veya tasdik ettirilmeyecek. İnternet vergi dairesinden erişilebilen vergi levhası üzerinde yer alan, sistem tarafından verilmiş onay kodu vergi levhasının tasdiki hükmünde olacak. Kaynak: Hürriyet EKONOMİ Maliye Bakanlığı Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü, devlet muhasebesinin; ekonomi yönetimi ve uluslararası kuruluşların bilgi ihtiyaçları doğrultusunda, uluslararası standartlara uyumlu olarak oluşturulması, geliştirilmesi, bilişim teknolojileri kullanılarak kayıtlarının tutulması, çıktılarının değerlendirilerek genel yönetim mali istatistiklerinin düzenli olarak yayınlanması ile kesin hesabın çıkarılması gibi kamusal anlamda önemli ve kritik görevleri ifa etmektedir. Bununla birlikte, Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından geliştirilen Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim (KBS) Sistemi, dünya ülkeleri arasında kamu mali yönetim sistemleri açısından örnek teşkil edecek bir uygulama olarak yaklaşık harcama biriminde kamu personeli tarafından kullanılmaktadır. Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim Sistemi, mali işlemlerin harcama birimleri ve muhasebe birimi aşamalarını tek bir otomasyon sistemi içinde bütünleştirmek, harcama birimleri ile muhasebe birimleri arasında elektronik iletişim ortamı sağlamak amacıyla Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından geliştirilen otomasyon sistemidir. Bu sistem ile mali işlemlere ilişkin bilgiler harcama birimlerinde bilgisayar ortamında girilecek; bu bilgiler elektronik ortamda muhasebe birimine aktarılacak ve muhasebe kaydı olarak sonuçlandırılabilecektir. 170

175 Bu aşamada, Say2000i sisteminde hesaplanan maaş bordrolarının harcama birimleri tarafından internet üzerinden alınması işlemi hayata geçirilmiş bulunmaktadır. Bordro indirebilmek için, ödeme yönünden bağlı bulunulan muhasebe biriminde kullanıcı tanımlamasının yapılmış olması gerekmektedir. Diğer taraftan, bütçe uygulamalarına ilişkin raporların elektronik ortamda strateji geliştirme birimlerine aktarılarak bütçe uygulamasının etkinliğini ve saydamlığını artırmak, özellikle ödenek gönderilmesi ve harcamaların takibini sağlamak, kesin hesabın çıkarılmasındaki iş sürecini kolaylaştırıp hızlandırmak amacıyla, geliştirilen yazılım uygulamaya açılmış olup, strateji birimleri geliştirilen bu uygulama ile ödenek gönderdiği harcama birimlerinin bütçe gideri ve ödenek işlemlerine ilişkin muhasebe raporlarını ( adresinden anlık olarak alabileceklerdir. Türkiye e-devlet kapısı haricinde yürütülen e-devlet çalışmalarını ve çalışma alanlarını açıklayınız. 171

176 Özet E-Devlet; kişisel bilgilerin korunması kaydıyla, bilgi ve iletişim teknolojileri aracılığıyla, vatandaşlara, kurumlara ve kuruluşlara zaman kısıtlaması olmadan yedi gün yirmi dört saat şeffaf ve demokratik yönetim anlayışıyla, verimli, etkin ve hızlı hizmet verebilen kamu platformu şeklinde tanımlanabilir. Şeffaflığı arttırmak, açıklığı sağlamak ve hesap verilebilirliği temin etmek gibi olumlu yanlarının yanı sıra dolandırıcılık yapılması ve mahremiyetin ihlali halleri olumsuz yanları olarak görülebilmektedir. Avrupa Birliği nde ağ devleti ne doğru gelişen yeni yönetişim anlayışının stratejik çerçevesi ve temeli olan eavrupa ve onun aday ülkeler temelindeki görünümü olan eavrupa+ programları başlangıçta ekonomik fayda temelinde doğmuş olsalar da sosyal bütünleşme yaratacak bir yöne doğru evrilmişlerdir. AB de yürütülen e-devlet çalışmalarına paralel olarak Türkiye de de e-devlet süreci başlatılmıştır. e-dönüşüm Türkiye Projesi, T.C. Kalkınma Bakanlığı na bağlı olan Bilgi Toplumu Dairesi tarafından yürütülmektedir. E-Dönüşüm projesi e-devlet çalışmalarını da kapsamaktadır. Türkiye e-devlet Kapısı üzerinden vatandaşlara verilen hizmetler, bilgilendirme hizmetleri, e- Devlet hizmetleri, Kurum ve kuruluşlara kısayollar ve Güncel duyurular olarak gruplandırılabilmektedir. Bunun yanı sıra kamu kurumları arasında bilgi ve belgelerin paylaşımı e-devlet Kapısı tarafından sunulan hizmetler ile sağlanmaktadır yılı sonunda 1,95 milyon olan kullanıcı sayısı, 2011 yılı Mayıs ayı başında 7,14 milyon kayıtlı kullanıcı sayısına ulaşılmıştır yılının ilk altı ayı itibarıyla olan kullanıcı sayısında bir yıl zarfında gerçekleşen yaklaşık yirmi katlık artışın arkasında sosyal güvenlik işlemleri ve tapu bilgisi sorgulamanın e-devlet Kapısı üzerinden sunulmaya başlanması ve Sosyal Güvenlik Kurumunun elektronik hizmetlerini yalnızca e-devlet Kapısı üzerinden vermesi yatmaktadır. Bu durum, kullanımı yoğun hizmetlerin e-devlet Kapısına entegrasyonunun önemini ortaya koymaktadır. Türkiye e-devlet hizmetlerinden faydalanabilmek için vatandaşın TC kimlik numarasına verilmiş e-devlet şifresiyle oturum açması gerekmektedir. Bunun dışında e-imza ve mobil imza olanakları da kullanılabilmektedir. e-devlet Kapısı ndan farklı olarak yürütülen bazı e-devlet çalışmaları bulunmaktadır. Bu çalışmalar e-devlet kapısından daha önce başlatılmış, sonrasında e-devlet kapısıyla da entegre edilmiştir. UYAP; günümüzün gerekli tüm teknolojik gelişmelerini kullanarak, Adalet Bakanlığı merkez ve taşra teşkilatının, bağlı ve ilgili kuruluşlarının, adli ve idari tüm yargı ve yargı destek birimlerinin donanım ve yazılım olarak iç otomasyonunu ve benzer şekilde bilgi otomasyonu sistemlerini kurmuş kamu kurum ve kuruluşları ile dış birim entegrasyonunu sağlayan ve e-dönüşüm sürecinde e-adalet ayağını oluşturan bir bilişim sistemidir. Bugün itibariyle UYAP Adalet Bakanlığı teşkilatı ile yargı birimlerinin tamamında işletimde olup bu birimlerin her türlü yargısal, idari ve denetim faaliyetleri bu sistemle elektronik ortamda yürütülmektedir. Mernis Projesi tüm Ahvali Şahsiye bilgilerini elektronik ortama aktaran ve Ahval-i Şahsiye bilgilerinde meydana gelen her tür değişikliğin ülkenin her tarafına dağılmış 957 merkezden anlık güncellenmesini ve bir ağ üzerinden güvenle paylaşımını sağlayan bir projedir. Proje dünyada ilk e-devlet projelerinden olup Türkiye deki ve Avrupa daki tüm projelere de ilham olmuştur. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından oluşturulan İnternet Vergi Dairesi portalı, vatandaşların devlete olan vergi borçlarıyla ilgili bilgilerini öğrenebilecekleri ve güvenli ortamda ödeme yapabilecekleri bir e-devlet uygulamasıdır. Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından geliştirilen Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim (KBS) Sistemi, dünya ülkeleri arasında kamu mali yönetim sistemleri açısından örnek teşkil edecek bir uygulama olarak yaklaşık harcama biriminde kamu personeli tarafından kullanılmaktadır. 172

177 Kendimizi Sınayalım 1. Bilgi ve iletişim teknolojileri kullanılarak kamu yönetiminin yerine getirilmesine yardımcı sistemin adı nedir? a. e-kitap b. e-sınav c. e-devlet d. e-ticaret e. e-hizmet 2. e-devlet uygulamaları ile ilgili olarak aşağıdakilerden hangisi yanlıştır? a. Bilgi ve iletişim teknolojileri kullanılır. b. Vatandaşlara, kurumlara ve kuruluşlara hizmet eder. c. Belirli zaman aralıklarında hizmet sağlar. d. Bilgi paylaşımı sağlar. e. Kişisel bilgilerin korunmasını sağlar. 3. Aşağıdaki uygulamalardan hangisi e-devletin, geleneksel devlet anlayışına göre avantajlarından biri değildir? a. Açıklık b. Etkileşim c. Süreklilik d. Maliyet e. Güvenlik 4. Aşağıdakilerden hangisi e-devletin günlük ihtiyaçlar (e-destek) uygulama alanlarındandır? a. Kanunlar b. Siyasi programlar c. Referandum d. Eğitim e. Kamu veritabanı 5. Feira da kabul edilen eavrupa Eylem Planı aşağıdakilerden hangisini içermez? a. Ucuz ve hızlı internet erişimi b. Çevrimiçi sağlık c. Akıllı ulaşım ve taşıma sistemleri d. Güvenli ağlar ve akıllı kartlar e. Eğlence hizmetlerine erişim T.C. Kalkınma Bakanlığı na bağlı olan Bilgi Toplumu Dairesi tarafından yürütülen e-devlet çalışmalarını da kapsayan projenin adı nedir? a. e-ticaret b. e-dönüşüm c. e-sağlık d. e-hizmet e. e-haber 7. Aşağıdakilerden hangisi Türkiye e-devlet Kapısında hizmet veren kurumlardan değildir? a. Emniyet Genel Müdürlüğü b. İçişleri Bakanlığı c. İŞKUR d. Milli Piyango İdaresi Genel Müdürlüğü e. Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu 8. Türkiye e-devlet Kapısına aşağıdakilerden hangisi ile giriş yapılabilmektedir? a. Kredi kartı bilgileri b. Mobil İmza c. Vergi kimlik no d. E-posta hesap bilgileri e. Sicil numarası 9. Ulusal Yargı Ağı Bilişim Sistemi (UYAP) hizmetleri ile ilgili olarak aşağıdakilerden hangisi yanlıştır? a. Adli Sicil Bilgi Sistemi nden sabıka kayıtları alınabilir. b. Anayasa Mahkemesi ile elektronik ortamda veri alış verişini sağlar. c. UYAP SMS Bilgi Sistemi personel odaklı bir hizmet olarak sunulmaktadır. d. Avukatlar dava dosyaların inceleyebilir. e. Vatandaşlar dava dosyalarının hangi aşamada olduğunu görebilir. 10. Merkezi Nüfus İdare Sistemi Projesi (MERNİS) hizmet bilgilerinden hangisi yanlıştır? a. Nüfus kayıtlarının bilgisayar ortamına aktarılmasını sağlar. b. Kimlik bilgilerini özel sektör kurum ve kuruluşları ile paylaşır. c. Merkezi Nüfus Veri Tabanını kurulmasını gerçekleştirir. d. Türkiye Cumhuriyeti vatandaşlarına birer kimlik numarası verilmesini sağlar. e. Nüfus istatistiklerinin daha sağlıklı elde edilmesini sağlar.

178 Kendimizi Sınayalım Yanıt Anahtarı 1. c Yanıtınız yanlış ise e-devlet Tanımı başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 2. c Yanıtınız yanlış ise e-devlet Tanımı başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 3. e Yanıtınız yanlış ise e-devlet Tanımı başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 4. d Yanıtınız yanlış ise e-devlet Tanımı başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 5. e Yanıtınız yanlış ise e-devletin Gelişim Süreci başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 6. b Yanıtınız yanlış ise Türkiye de e-devlet Gelişim Süreci başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 7. d Yanıtınız yanlış ise Türkiye e-devlet Kapısı Hizmetleri başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 8. b Yanıtınız yanlış ise Türkiye e-devlet Kapısı Hizmetleri başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 9. c Yanıtınız yanlış ise UYAP - Ulusal Yargı Ağı Bilişim Sistemi başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. 10. b Yanıtınız yanlış ise Merkezi Nüfus İdare Sistemi Projesi (MERNİS) başlıklı konuyu yeniden gözden geçiriniz. Sıra Sizde Yanıt Anahtarı Sıra Sizde 1 Çeşitli kaynaklarda verilen e-devlet tanımlarının ortak noktaları incelendiğinde aşağıdaki özeti çıkarmak mümkün olacaktır: e-devlet; Kişisel bilgilerin korunması kaydıyla, Bilgi ve iletişim teknolojileri aracılığıyla, Vatandaşlara, kurumlara ve kuruluşlara, Zaman kısıtlaması olmadan yedi gün yirmi dört saat hizmet verebilen, Vatandaş, kurum, kuruluşlar ve devlet arasında bilgi paylaşımına olanak sağlayan, Devlet yönetiminde ve hizmet sunumunda kolaylık sağlayan, Vatandaşın ve çalışanın kamu yönetiminin faaliyetlerini takip edebildiği, Etkileşimli hizmetlerden yararlanabildiği, Gerekli bilgileri edinebildiği, Şeffaf ve demokratik yönetim anlayışıyla, verimli, etkin ve hızlı hizmet verebilen kamu platformu şeklinde tanımlanabilir. Sıra Sizde 2 Avrupa Birliği nde ağ devleti ne doğru gelişen yeni yönetişim anlayışının stratejik çerçevesi ve temeli olan eavrupa ve onun aday ülkeler temelindeki görünümü olan eavrupa+ programları başlangıçta ekonomik fayda temelinde doğmuş olsalar da sosyal bütünleşme yaratacak bir yöne doğru evrilmişlerdir Mart 2001 tarihlerinde Stockholm de düzenlenen Avrupa Konseyi toplantısında eavrupa programındaki eylem alanları gözden geçirilmiş ve elektronik öğrenim ve elektronik beceriler, elektronik katılım, elektronik ticaret ve e-devlet konularına öncelik verilmesi kararlaştırılmıştır. AB de yürütülen e-devlet çalışmalarına paralel olarak Türkiye de de e-devlet süreci başlatılmıştır. e-dönüşüm Türkiye Projesi, T.C. Kalkınma Bakanlığı na bağlı olan Bilgi Toplumu Dairesi tarafından yürütülmektedir. E-Dönüşüm projesi e-devlet çalışmalarını da kapsamaktadır. Sıra Sizde 3 Sık kullanılan e-hizmet uygulamaları popülerliklerine göre aşağıda sıralanmaktadır. Adalet Bakanlığı - Mahkeme Dava Dosyası Sorgulama Sosyal Güvenlik Kurumu - 4A Hizmet Dökümü Emniyet Genel Müdürlüğü - Plaka Sorgulama Devlet Meteoroloji İşleri - Günlük Hava Tahmini Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü - Tapu Bilgileri Sorgulama Milli Eğitim Bakanlığı - Öğrenci Bilgi Sistemi Sosyal Güvenlik Kurumu - 4B Borç Durumu Sosyal Güvenlik Kurumu - 4B Hizmet Bilgisi. 174

179 Sıra Sizde 4 e-devlet Kapısı ndan farklı olarak yürütülen bazı e-devlet çalışmaları bulunmaktadır. Bu çalışmalar e-devlet kapısından daha önce başlatılmış, sonrasında e-devlet kapısıyla da entegre edilmiştir. UYAP; günümüzün gerekli tüm teknolojik gelişmelerini kullanarak, Adalet Bakanlığı merkez ve taşra teşkilatının, bağlı ve ilgili kuruluşlarının, adli ve idari tüm yargı ve yargı destek birimlerinin donanım ve yazılım olarak iç otomasyonunu ve benzer şekilde bilgi otomasyonu sistemlerini kurmuş kamu kurum ve kuruluşları ile dış birim entegrasyonunu sağlayan ve e-dönüşüm sürecinde e-adalet ayağını oluşturan bir bilişim sistemidir. Mernis Projesi tüm Ahvali Şahsiye bilgilerini elektronik ortama aktaran ve Ahval-i Şahsiye bilgilerinde meydana gelen her tür değişikliğin ülkenin her tarafına dağılmış 957 merkezden anlık güncellenmesini ve bir ağ üzerinden güvenle paylaşımını sağlayan bir projedir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından oluşturulan İnternet Vergi Dairesi portalı, vatandaşların devlete olan vergi borçlarıyla ilgili bilgilerini öğrenebilecekleri ve güvenli ortamda ödeme yapabilecekleri bir e-devlet uygulamasıdır. Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından geliştirilen Kamu Harcama ve Muhasebe Bilişim (KBS) Sistemi, dünya ülkeleri arasında kamu mali yönetim sistemleri açısından örnek teşkil edecek bir uygulama olarak yaklaşık harcama biriminde kamu personeli tarafından kullanılmaktadır. Yararlanılan Kaynaklar Arslan, M., Kılıç Akıncı, S., Bayhan Karapınar, P.(2007). e-iş, e-devlet, Etik. Siyasal Kitabevi, Ankara, ISBN: DPT, (2010). Bilgi Toplumu Stratejisi Eylem Planı ( ) Değerlendirme Raporu- Rapor No:5. Devlet Planlama Teşkilatı, Bilgi Toplumu Dairesi. DPT, (2011). Bilgi Toplumu İstatistikleri, Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı, Bilgi 175 Toplumu Dairesi Başkanlığı, DPT Yayın No: e-devlet Kapısı (2012). adresinden tarihinde edinilmiştir. Gonzales, Reyes, Jose Gasco and Juan Lopis(2007). E-Government Success: Some Principles from a Spanish Case Study, Industrial Management and Data Systems, Vol. 107, No.6, s Maliye Bakanlığı Kamu Harcama Ve Muhasebe Bilişim Sistemi (2012). adresinden tarihinde edinilmiştir. MERNİS (2012). T.C. İçişleri Bakanlığı MERNİS Projesi, adresinden tarihinde edinilmiştir. Naralan, A. (2008). E-Devlet ve algılanışı üzerine bir araştırma. İmaj Yayınevi, Ankara. Odabaş, H. (2009). E-devlet edevlet sürecinde elektronik belge yönetimi. Türk Kütüphaneciler Derneği İstanbul Şubesi Yayınları;35. OECD (2007). OECD e-devlet Çalışmaları Türkiye. Devlet Planlama Teşkilatı Müsteşarlığı. Shahkooh, K.A., Abdollahi, A, (2007). A Strategy-Based Model for E-Government Planning. Computing in the Global Information Technology, International Multi-Conference on, p. 45, International Multi-Conference on Computing in the Global Information Technology (ICCGI'07). Tung, Lai Lai, O. Rieck, (2005). Adoption of Electronic Government Services Among Business Organizations in Singapore. Journal of Strategic Information Systems, No.14, s Uçkan, Ö. (2003). E-devlet, e-demokrasi ve Türkiye. Literatür Yayıncılık. UYAP, (2012). Ulusal Yargı Ağı Projesi Web Sitesi, adresinden tarihinde edinilmiştir. Washington State digital government plan (2003). [Çevrimiçi] Elektronik Adres: Yıldırım, H., V. Kaplan, et al. (2006). E - Devlet başa, Macar Yayıncılık.

180 8 Amaçlarımız Bu üniteyi tamamladıktan sonra; Arşiv kavramını tanımlayabilecek ve türlerini sıralayabilecek, Arşiv yönetimi kavramını açıklayabilecek, Arşiv malzemelerini koruma ve saklama yöntemlerini anlatabilecek, Belgelerin saklama sürelerini örnekleyebilecek ve imha sürecini açıklayabilecek bilgi ve becerilere sahip olabilirsiniz. Anahtar Kavramlar Belge Arşiv Arşiv Memuru Tasnif Yedekleme Ayıklama İmha İndeks İçindekiler Giriş Arşiv Tanımı ve Çeşitleri Arşiv Yönetimi Arşiv Malzemesinin Korunması ve Saklama Yöntemleri Belgelerin Saklama Süreleri ve İmha Süreci 176

181 Arşivleme GİRİŞ Örgütlerde belge yönetiminin son halkasını arşivleme oluşturmaktadır. Örgütlerin yapmış oldukları faaliyetlerin sonucunda ortaya çıkan ve farklı biçimlerde kullanılan belgeler, belli bir süre sonra arşivlere gönderilerek muhafaza edilirler. Bu muhafaza sonucu arşivlerin örgüt yapılarının bilgi depoları oldukları söylenebilir. Bu sebeple arşivlerin bir sistem ve düzen içerisinde yürütülmesi gerekmektedir. Arşivlerde, örgütlerin arşivlenmemiş dosya ve evraklarından çok daha fazla belge olduğundan dolayı arşivlerden etkili bir biçimde yararlanmak için planlı ve sistemli bir çalışma yapmak gerekmektedir. Örgüt yapılarının faaliyetlerini sürdürürken ortaya çıkarttıkları ve işlem sürecini tamamlamış dokümanların belli sürelerde saklanması hem örgütsel faaliyetlerden faydalanmak hem de yasal anlamda zorunluluk taşıdığı için önem derecesi yüksek bir konudur. Büroya dışarıdan gelen, büro faaliyetleri sonucu oluşan ya da bürodan dışarıya gönderilen belgeler, bürolarda ayrılan yerlerde dosyalanarak bir süre tutulduktan sonra aktif kullanımları sona erer. Bu dosyaların tek tek kontrol edilerek ayıklanmaları ve saklanmaları gerekir. Büro alanları sınırlıdır, saklanmak üzere ayrılan belgelerin sürekli olarak bürolarda bekletilmesi olanaksızdır. Arşiv belgesi olarak adlandırılan belgelerin, arşiv olarak ayrılan başka bir yere transfer edilmesi ve belli bir düzen içinde saklanması gerekir. Arşivler, bürolardaki kayıt ve yazı işlerine bağlı olarak oluşan belgelerin dosyalanma gereksiniminin bir sonucu olarak ortaya çıkmaktadır. Böyle bir uygulamaya gidilmezse, günden güne artan ve yığılan belgeleri ve kalınlaşan dosyaları, kısıtlı büro alanı ortamında düzenli bir şekilde yerleştirmek ve korumak güçleşir. Çalışma koşulları zorlaşır, karışıklıklar doğar. Arşivleme önemli bir hizmettir, arşivler kişilerin, örgütün ve çalışanların haklarını belgeler, korur. Kişilerin, örgütlerin, toplumların hafızaları niteliğini taşımakta ve bilimsel çalışmalara imkân sağlamaktadır. Arşivlemede de dosyalama sistemlerinde olduğu gibi geleneksel yöntemler ve bilgisayar teknolojisinden yararlanarak geliştirilen büro otomasyonlarına dayalı yöntemler kullanılmaktadır. Bilgisayar kullanımının ofis teknolojileri içindeki öneminin artmasıyla birlikte elektronik arşiv uygulamaları da yaygınlaşmaya başlamıştır. Elektronik arşivlerde aranan belgenin daha rahat ve güvenilir bir biçimde bulunabilmesi mümkün olmaktadır. Evrakların bulunması esnasında zarar görmemesi ve belgelere erişimin kolay olması amaçlanmakta ve arşivlerde saklanan dokümanların özelliklerinin kaybolmamasına dikkat edilmesi gerekmektedir. Bilimsel ve sosyokültürel açıdan kanıt değeri taşıması veya taşıma olasılığı bulunan arşiv belgelerinin belirli standartlar dahilinde tasniflenmesi ve düzenlenmesi gerekmektedir. Bu çalışmalar ise belirli bir yöntem dahilinde ve konusunda uzman personeller tarafından yapıldığı takdirde gerekli verimlilik düzeyine ulaşabilecektir. ARŞİV TANIMI VE ÇEŞİTLERİ İşlemi bitmiş dosya, kâğıt ve diğer belgelerin saklandığı yer arşiv olarak tanımlanmaktadır. Latince kökenli archivum kelimesinden gelen arşiv kavramı, kullanıldığı ilk zamanlarda resmi daire, belediye sarayı vb. anlamlara gelmekteydi. Fakat zamanla belgelerin düzenli olarak bir araya toplanması ve saklanıp korunduğu yer anlamında kullanılmaya başlanmıştır. Günümüzde kullanılan anlamıyla arşiv; örgütlerin veya şahısların faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan ve belirli amaçlarla saklanan yazılı, sesli ve 177

182 görüntülü belge anlamına geldiği gibi belgelerin belli bir düzene göre saklandığı alana da arşiv denilmektedir. Arşiv hizmetleri farklı örgütlerde farklı yöntemlerle yürütülmektedir. Örgütlerin faaliyet konuları ve işlerini yapma biçimleri arşivleme türlerini ortaya koymaktadır. Örnek olarak, geleneksel biçimde belge yönetimini sağlayan yapılar ile otomasyona dayalı yapılar arasında fark vardır. Örgütlerin arşiv faaliyetlerini bir düzen içerisinde yürütmeleri sonucunda arşivleme kavramı ortaya çıkmaktadır. Arşivleme; örgütlerin faaliyetlerini sürdürürken ortaya çıkan ve işlem sürecini tamamlamış her türlü dokümanı öngörülen yasal sürenin sonuna kadar uygun ortamlarda güvenle saklama sürecine verilen isim olarak ortaya çıkmaktadır. Farklı bir tanımla ise gelecekte tekrara kullanılması düşünülen veya yasal olarak süresi doluncaya kadar saklanması zorunlu olan belgelerin, istendiğinde tekrar yararlanma olanağı sağlayan çalışmalara arşivleme denilmektedir. Arşivleme faaliyetleri arşiv memurları veya arşivistler tarafından yerine getirilmektedir. Arşivlemenin Amacı ve Önemi Arşivleme ve standartlar arasında nasıl bir ilişki vardır? Arşivlemenin temel amacı; içinde bulunulan ve değer ifade eden her türlü arşiv malzemesini sağlıklı bir şekilde korumak, bir sistem içerisinde kullanıcıların hizmetine sunmak olarak ifade edilebilir. Arşivlerden; araştırma amacıyla, davalarda, rapor hazırlamada, belli bir olayın aydınlanması gibi sebeplerle faydalanmak olasıdır. Bunun gibi ihtiyaçların karşılanması arşivleme kavramının etkili bir biçimde kullanılmasıyla meydana gelmektedir. Arşivlerin içerisinde barındırdığı bilgiler sayesinde farklı ihtiyaçlara cevap verebilmesi önemini vurgulamakta ve gerekli tedbirlerin alınmasını gerekli kılmaktadır. Ayrıca kamu ve özel kurumlarda arşivlemenin bir amacı da evrak güvenliğini sağlamaktır. Arşivler, bürolarda kayıt ve yazı işlerine bağlı olarak oluşturulan belgelerin, dosyalanma gereksiniminin bir sonucu olarak ortaya çıkmaktadır. Bürolarda yığılan belgelerin bir kısmı arşivlenir bir kısmı ise imha edilir. Bu biçimde bir ayrım yapılmadığı takdirde fiziksel alanları kısıtlı olan bürolarda yoğunluk artacak, düzen ve standartlaşma sağlanamayacaktır. Binalarının Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik için adresini ziyaret edebilirsiniz. Örgütler hangi faaliyet türleri içerisinde olursa olsunlar arşivin değişmeyecek olan görev ve fonksiyonları mevcuttur. Şekil 8.1: Arşivin görev ve fonksiyonları 178

183 Arşivler, örgüt yapıları içerisinde oluşan ve belli süreler boyunca saklanan dokümanların kurum arşivlerine aktarılması ve burada da belli bir süre saklandıktan sonra devlet arşivlerine aktarılması sürecinde de önemli role sahiptir. Özellikle devlet arşivleri geçmiş ile bugün arasında bağlantı kuran ve devlet varlığının hafızası ve hazinesi rolünü üstlenen bir köprü olarak değerlendirilmelidir. Arşivin önemi ve değeri aşağıdaki biçimde sıralanabilir; Devletin ve şahısların haklarını korur. Uluslararası düzeyde yapılan anlaşmalar ve ilişkiler sonucu ortaya çıkan belgeler sayesinde ulusal hakların korunmasına yardımcı olur. Arşivlerdeki bilgi ve belgeler gündeme gelen çeşitli konuların aydınlatılmasını ve belirlenmesini sağlar. Arşivler sayesinde belli dönemlere ait yaşam biçimleri, kültür çeşitleri ve ilişkiler açıklığa kavuşur. Bu sayede bilimsel araştırmalara da olanak sağlamaktadır. hafızasıdır. Arşivler devletin en kıymetli hazinesi, varlığının ve yönetiminin Toplumda, araştırılan konunun gerisine gidildiği zaman belgeler önem kazanmaktadır. Arşiv kavramı için bahsedilen hazine yakıştırması paradan daha önemli değerleri sakladığının bilincinde olunduğunda önem kazanmaktadır. Bu değerler, devletin ve fertlerin hakları ile uluslararası ilişkilerle ilgili belgeler dir. Arşiv bu değerleri sadece korumakla kalmaz aynı zamanda onların ait oldukları devrin örf ve adetlerini, sosyal yapısını, kuruluşlarını ve bu kuruluşlar arasındaki ilişkiyi ortaya koymaktadır. Türkiye deki en önemli arşivlerden biri İstanbul Topkapı Sarayı Arşivi olarak göze çarpmaktadır. Tanzimat tan önce padişahlarla ilgili ve kendilerince önemli görülen evrak ve defterlerin, öldürülen ya da mallarına el konulan devlet adamlarına ait belgelerin sarayda saklanması usulü ile tutulmuştur. İstanbul un fethinden önceki döneme ait belgelerin de bulunduğu arşivde yaklaşık defter ve adet belge mevcuttur. Ayrıca İstanbul daki Osmanlı arşivleri, Ankara daki Cumhuriyet dönemi arşivleri, Adalet Bakanlığı Evrak Mahzeni ve Deniz Arşivi önemli arşivler arasında yer almaktadır. Arşivleme Türleri Arşivlerde uygulanacak olan tasnif ve saklama sistemleri, arşivlerin örgütlenmesi ve dokümanların türü bakımından ayrı ayrı incelenmektedir. Bu durumdan dolayı farklı türde arşivleme türleri ortaya çıkmıştır. Ayrıca belgelerin geçirmiş oldukları evreler ve çeşitli nitelikleri göz önüne alınarak ta gruplandırma yoluna gidilmektedir. Birim Arşivi Örgütlerin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden oluşan ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akışı içerisinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir sure saklandığı arşiv birimleridir. Mükelleflerin taşra, bölge ve yurtdışı kuruluşlarında bulunan arşivler de birim arşivi sayılmaktadır. Arşiv malzemesinin birim arşivlerinde saklanma süresi 1-5 yıl arasındadır. Her yılın Ocak ayı içerisinde önceki yıla ait arşivlik malzeme, birimlerce gözden geçirilmektedir. İşlemi tamamlanan malzemeler, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına rağmen elde bulundurulması gerekli olan malzemeler şeklinde ayrıma tabi tutulurlar. Ayrım işlemi devamında ise, Birimi, İşlem yılı, Konu ve işlem itibariyle aidiyeti, Aidiyet içerisindeki tarih ve Sıra numarası esas alınmak suretiyle hazırlanmaktadır. 179

184 İstisna olarak sicil dosyaları, sicil numarası veya isim esas alınmak suretiyle hazırlanır ve arşivde de bu duruma göre yerleştirme yapılmaktadır. Tamamen veya kısmen gizlilik derecesi taşıyan kamu evraklarının bulunduğu dosya gömleğinin sağ üst köşesine kırmızı mürekkep ile gizli damgası vurulmakta ve bu belge arşivde tasnif ve yerleştirme sırasında normal doküman gibi işleme tabi tutulmaktadır. İşlemi tamamlanmış ve birim arşivine devredilecek dokümana ilgili birim personeli ve birim arşivi personelince birlikte uygunluk kontrolü yapılmaktadır. Kurum Arşivi Bakanlık, genel müdürlük ve işletme gibi örgüt yapılarında oluşan arşivlerdir. Belgelerin saklanma süresi yıl arasındadır. Kurum arşivine devredilecek arşivlik dokümanlar kontrolleri yapıldıktan sonra varsa eksiklikleri tamamlanmaktadır. Bu arşivde yapılacak tasnif, dosya ve kutu gruplarının hazırlanması, kurum arşivindeki muhafazasına lüzum kalmayan ve ayıklama işlemine tabi tutulan evrak ve malzemenin ayrılmasından sonra yapılmaktadır. Belgeler, saklama süreleri sona erdiğinde ayıklama işlemine tabi tutularak, gerekli olanlar devlet arşivinde saklanırlar. Arşivlik malzemenin işlem gördüğü tarihlerdeki ait olduğu örgüt ve birimleri hiyerarşik bütünlük içerisinde tespit edilir ve birimlerin kendilerine ait olan evrakı bir araya getirilir. Devlet Arşivi Devlet yapısı içerisinde, devletin yaşan süreci ile ilgili mevcut bütün arşiv malzemelerinin toplanmış olduğu arşivlerdir. Devlet arşivleri iki farklı tipte oluşturulmaktadır: Şekil 8.2: Devlet arşivi türleri Merkeziyetçi Tip: Başkentte oluşturulan ve milli arşiv, genel arşiv, devlet arşivi veya merkeziyetçi arşiv denilen ortak arşiv merkezi ile mevcudiyetini oluşturmaktadır. Bunların dışında kalan bölge arşivleri; idari, ilmi ve mali konularda merkezi arşive bağlıdırlar. Dağınık Tip: Federal devlet yapılarına has bir özelliktir ve birbirinden ayrı olan arşiv depoları söz konusudur. ABD, İngiltere, İtalya gibi devletlerde dağınık tip arşiv yapıları kullanılmaktadır. Şehir Arşivleri Bir şehir ile ilgili bütün belgelerin bir araya toplanmış olduğu arşivler olarak ifade edilmektedir. Noter Arşivleri Bir noterliğin işlemleri sonucunda ortaya çıkan dokümanların bir arada bulunduğu arşivlerdir. Özel Arşivler Devlet veya yarı-devlet kuruluşu olmayan teşekküllerin arşivleri olarak tanımlanmaktadır. Aile, dernek vb. arşivler özel arşivler kategorisine girerler. Kartografik Arşivler Harita, plan vb. arşiv malzemelerinden oluşan arşiv çeşididir. 180

185 Folklor Arşivleri Bir ülke, şehir, bölge vb. ile ilgili her türlü folklorik malzemeden oluşan arşivlerdir. Film koleksiyonlarını içeren türlerine ise filmotek adı verilmektedir. Günlük Kullanılan Arşivler Örgütlerde, günlük olarak kullanılan dokümanlardan oluşan arşivlerdir. Diğer bir ifade ile ara depolara geçişten önceki arşivlerdir. Arşiv Yerinin Seçimi Arşivleme yerinin seçimi örgüt içerisinde üzerinde dikkatle durulması gereken bir konudur. Klasik örgüt yapılarında arşiv yeri olarak genellikle bodrumlar, havasız ve nemli yerlerin seçildiği görülmekteydi. Kullanılacak dokümanlar ve dosyalar rasgele yerleştirilerek arşivin etkin kullanımından yoksun kalınırdı. Verimlilik, etkinlik ve ekonomiklik gibi ilkelere uygun bir yapılanma bulunmamaktaydı. Günümüzde ise arşiv yeri anlayışı klasik anlayışın çok daha ötesine geçmiş bulunmaktadır. Arşive başvurma hızının artması, yöneticilerin sık sık belgelere bakma isteği arşivleme yerinin seçiminin önemini giderek arttırmıştır. Arşivleme yeri seçiminde dikkat edilmesi gereken bazı noktalar bulunmaktadır. Bunlar; Arşivin ihtiyaca uygun bir fiziksel alana sahip olması gerekmektedir. İhtiyaç halinde planlı bir dönemde gerekli büyüme ihtiyacını karşılayabilecek kapasitede olmalıdır. Arşivin belge hizmetlerinden faydalanacak olan personele yakın olması, belgelere hızlı erişim sağlaması açısından dikkat edilmesi gereken bir konudur. Arşiv yeri aynı zamanda gizliliği sağlayabilmeli ve güvenli olmalıdır. Herkesin rahatça girip çıkabildiği bir yer haline dönüşmemesine dikkat edilmelidir. Arşiv yerinin zemini belge ve dosyaları saklamaya elverişli biçimde olmalıdır. Arşiv yeri yangın vb. tehlikelere karşı dayanıklı olmalı, felaket durumlarında belgelerin en az zarar göreceği biçimde tedbirler alınmalıdır. Belgelerin zarar görmemesi açısından hava, nem, sıcaklık gibi konularda standartlara uygun bir durumda olması gerekmektedir. Arşivlerden beklenen biçimde yarar sağlanabilmesi için uygun bir biçimde düzenleme yapılması gerekmektedir. Fiziksel alan ile ilgili bir plan yapılmalı, plan üzerinde kullanılacak olan fiziksel alanda bulunması gereken malzemeler belirlenerek plan ölçeğine uygun bir biçimde düzenleme yapılmalıdır. Bu düzenleme yapılırken iş akışına, alanın etkin kullanımına ve günlük temizliğin rahat bir biçimde yapılacak olmasına özen gösterilmelidir. Dosyalama yapılan yerlerde dosya dolapları soldan sağa doğru dizilmeli, kullanım sıklığı fazla olan dosyalar birbirlerine yakın dolaplara konulmalıdır. Dolaplar arasında kullanımı engellemeyecek biçimde boşluklar bulundurulmalıdır. Gizliliğin sağlanması adına güvenlik önlemleri alınmalı, kapı ve pencereler bu amaca uygun bir biçimde yerleştirilmelidir. Arşivleme Süreci Arşiv yerinin seçiminden sonraki süreç arşiv malzemelerinin teminidir. Arşivlemede kullanılacak malzemeler, dolaplar ve raflar, arşiv dokümanlarını uzun sure koruyacak biçimde temin edilmelidir. Dolaplar ve raflardan sonra arşiv malzemelerinin tasnif süreci başlamaktadır. Arşiv malzemelerinin tasnifinin belirli bir yöntem içerisinde yapılması gerekmektedir. Bu yöntemlerin belirli bir standartta yapılabilmesi için arşivist veya arşiv memurunun bulunması esastır. Arşivist öncelikle arşivin sonrasında ise arşivden yararlanmak isteyenlerin hizmetinde olan personeldir. 181

186 Şekil 8.3: Arşivistin Görevleri Arşivlemede öncelikle hangi belgelerin arşivleneceği belirlenmektedir. Tasnif işlemi, varsa ilgili yönetmelik hükümlerine göre, yoksa örgüt içerisinden konu ile ilgili kişilerden oluşan bir komisyonun vereceği karar doğrultusunda yapılmaktadır. Tasnifleme Türleri ve Süreci Arşivlerde arşiv memurları tarafından yapılması gereken ilk iş, arşive iletilmiş dokümanların düzenini sağlamaktır. Diğer bir ifade ile tasnifi gerçekleştirmektir. Genellikle arşive iletilen dokümanın ait olduğu bölümlerde almış olduğu düzen korunuyorsa bu düzen aynen korunarak arşive yerleştirilmektedir. Arşivlerde kullanılan tasnif sistemlerinin belirli standartlar dahilinde yapılması gerekmektedir. Kapalı fonlarda tasnif, arşiv belgelerinin geldiği örgütün tarihi ve idari yapısı çok iyi bir incelemeye tabi tutulmalı ve arşive devredilen envanterler kullanılmalıdır. Açık fonların tasnifinde ise üç yöntem esas alınmaktadır: Şekil 8.4: Açık fonların tasnifi Örgütlerde kullanılan tasnif faaliyetleri çeşitli aşamalardan oluşmaktadır: Planlama ve Ön Araştırma Aşaması: Arşive düzensiz olarak gelmiş olan dokümanların tasnif için planlara ihtiyacı vardır ve bu amacı Arşiv Planlama Kurulu gerçekleştirmektedir. Kurul, tasnif edilecek dokümanları tespit eder ve dokümanların arşiv depolarındaki miktarını, ne durumda olduklarını, hangi iş kademelerinden geçirilerek tasnif edileceğini ve gerekli personel ve malzeme ihtiyacını saptamaktadır. Dokümanların ayrı yerlerde bulunması halinde bir araya getirilmesi gerekmekte, nakiller sırasında karışıklık meydana gelmişse ayırma ekibi oluşturularak ayrıma tabi tutulmaktadır. Tasnif Aşaması: Ön araştırma yapılarak kısmen tasnif edilen dokümanlar, tamamen tasnif edilmek üzere Tasnif Grubu na devredilmektedir. Bu aşamada dokümanlar öncelikle belge ve defter ayrımına tabi tutulurlar. Fihrist Defterleri bulunduğu takdirde orijinal tasnifleri bozulmadan bu defterlere kaydedilirler. Dokümanlar fihristte gösterilen sıraya uygun bir biçimde düzenlenerek numaralandırılır. Defter tasnifinde sırasıyla uygulanacak süreç aşağıdaki gibidir: 182

187 Şekil 8.5: Defter tasnifinde uygulanacak süreç Kataloglama Aşaması: Arşivlenecek dosya ve dokümanlar arşiv defterine kaydedilen numaralarına göre veya evrakın konusuna göre kodlanır. Kodlar, arşiv klasörlerine veya kutularının üzerindeki etiketlere yazılmaktadır. Bu kodlar sayesinde istenilen dokümana ulaşmak kolaylaşmaktadır. Tasnif Faaliyetlerindeki Safhalar ve Tasnif Sırası Tasnifte, beynelmilel geçerliliği olan ve modern arşivlerde uygulanan Provenans Sistemi uygulanmaktadır. Söz konusu tasnif faaliyeti aşağıdaki safhalarda icra edilmektedir: Plânlama ve Ön Araştırma Safhası Tasnifin, genel talimatnâme dahilinde yapılabileceği anlaşılıyorsa çalışma başlatılır. Fakat fonun, kendi döneminde hazırlanmış, bozulmaması gereken orijinal bir tertibi varsa, aslî durumun muhafazası için Tasnif Plânlama ve Koordinasyon Komisyonu'na başvurularak Provenans Sistemi'nin genel prensipleri çerçevesinde karar alınır. Bu tür problemler tasnife başlandıktan sonra da çıkabilir. Örneğin, önceden tespit edilen kalem kodlarının dışında, tasnif ilerledikçe ortaya çıkan değişik bir kalem için, yeni kod tertibi amacıyla yine Koordinasyon Komisyonu'na danışılacaktır. Tasnif Safhası Ön araştırma yapılarak kısmen tanınan fon, temizlenerek tasnif edilmek üzere çalışma grubuna devredilmeden önce belge ve defter ayrımına tâbi tutulur. Fonun defter serilerine tasnifte öncelik tanımak, devrin teşkilât şemasını belirlemek ve belgelerin kayıt esasına göre tertibini sağlamak için önemlidir. Bazı nezâret ve kuruluşlara ait defterlerin Osmanlı Devleti zamanında tasnife tâbi tutulduğu ve bu tasnife ait Fihrist Defterleri'nin hazırlandığı bilinmektedir. Fihrist Defterleri bulunabildiği takdirde, orijinal tasnifleri bozulmadan Provenans sisteme uygun olmak kaydıyla defterler, fihristte gösterilen sıraya uygun olarak düzenlenip numaralanmaktadır. Defter tasnifinde sırasıyla uygulanacak iş kademeleri şunlardır: 1. Nezâret ve kuruluşlara göre sınıflandırma yapılır, 2. Her gruptaki belgeler tek tek ele alınıp tasnife tâbi tutulur, 3. Önce defterlere geçici numara verilir ve defter fişi çıkartılır, 4. Geçici numaraların düşmemesi için boyu uzun kulakçık kullanılır. Numara kulakçığın düşme ihtimaline karşı, defterin birinci sayfasının sol üst köşesine kurşun kalemle yazılır, 5. Cins ve tarih kesinleşince defterler genel kronolojiye dizilir ve varak sıra numarası verilir, özet fişleri düzenlenir, 6. Defterlere, tespit edilen kodu, orijinal ve genel sıra numarasını ve tarihini belirten etiket yapıştırılır, 7. Hazırlanan defter listeleri veya özet fişleri için envanter veya kataloglar tertip edilir. 183

188 Dosya Usulü Envanter Tasnifi Arşivde halen yürütülmekte olan tasnif çalışmalarında daha çok Dosya Usulü Envanter Sistemine ağırlık verilmektedir. Bu çalışmanın amacı, belgelerin Provenans Sistemi'ne göre fonlarının belirlenerek kodlanması, tarihlenmesi, mühürlenmesi (mühürsüz olan belgeler için), tarih sırasına konduktan sonra numaralanması, gömleklenmesi, dosyalanması ve nihayetinde envanter katalogun süratle çıkartılmasıdır (Bu arada restorasyona muhtaç olan belgeler tespit edilip dosyalanarak restorasyon ünitesine verilmek üzere depolara kaldırılır.). Bu aşamadan sonra envanteri ve katalogu çıkartılmış olan belgeler Muhafaza Bakım Şube Müdürlüğü'ne teslim edilir. Dosya Usulü Envanter Sistemi ile kısa zamanda ve az masrafla depolardaki belgelerin bir an önce envanterinin çıkartılması mümkün olmaktadır. Özellikle yeterli zamana ve maddi imkana sahip olmayan müesseseler tarafından tercih edilmektedir. Bu bakımdan Osmanlı Arşivi'ndeki mevcut belge miktarı ve tasnif durumu değerlendirildiğinde Dosya Usulü Envanter Sistemi'nin Osmanlı Arşivi açısından önemi kendiliğinden ortaya çıkmaktadır yılından itibaren dosya usulü envanter sistemine ağırlık verilmiş ve bu sayede belgelerin envanterinin çıkartılması hız kazanmıştır. Belgelerin Dosya Usulü Envanter Çalışmasında Geçirdiği Safhalar: Belgenin Toz Vesaireden Arındırılması: Arşiv depolarında yüzyıllardır elverişsiz ortamlarda bulunan belgeler, aşırı derecede toz toprak içinde kalmış olduğundan tasnif için depolardan çıkarılan belgeler tasnif elemanları tarafından toz alma fırçaları veya toz alma körükleri yardımı ile tozlarından arındırılırlar. Aidiyet Mührü Basma: Depolardan çalışma odalarına getirilen belgeler (daha önceden mühürlenmemiş olanlar) "Başbakanlık Osmanlı Arşivi" aidiyet mührü ile mühürlenir. Mühürler belgenin arka yüzüne ve hiç yazı ve numara olmayan sol alt köşesine basılır. Kodlama: Kod (büyük harflerle) belgenin arka yüzüne, sol üst köşeye, üstten ve yandan birer santim boşluk bırakılarak yazılır. Belgenin sol üst köşesinde orijinal yazılar varsa, kod yazının bir santim kadar altına yazılır. Tarihleme: Belgenin kaleme alındığı tarih (hicri tarih esas alınarak yıl, ay, gün düzeninde) belgenin arka yüzüne, Kod'dan sonra sol üst köşeye, üstten ve yandan birer santim boşluk bırakılarak yazılır. Belgenin sol üst köşesinde orijinal yazılar varsa, kod ve tarih yazının bir santim kadar altına yazılır. Gömlekleme ve Belgelere İç Sıra Numarası Verme: Belgelerin her biri ayrı ayrı gömlek arasına konur. Eğer belgeye ait ek varsa, ekler de aynı gömlek içerisinde yer alır; gömlek içerisinde belgeler tarih sırasında (1)'den itibaren artan sırada numaralanır. Eğer ek belgeler birden fazla sayfa içeriyorsa, bu sayfalar da kendi aralarında sıralanırlar. Belge iç sıra numarası, belgenin arka yüzüne, sağ üst köşeye, kod ve tarih sırasının hizasına yazılır. Her dosyanın, dosya bazında konu tespiti yapılarak katalogu hazırlanır. Gömlek Üzeri Yazımı: Dosya gömleğinin üzerinde yer alan klişe baskısının içerisine belgeyi tanımlayan kod, dosya ve gömlek numarası (bu numaralar dosyalama ve dosya sıra numarası verme işlemi (14)'den sonra gerçekleştirilir) ile belge sayısı ve varak sayısı yazılır. Gömleklenmiş Belgeleri Tarih Sırasına Koyma: Dosya gömlekleri içerisine yerleştirilen belgeler, gömlek üzerinde yer alan tarih esas alınarak küçük tarihliden büyük tarihliye doğru sıralanıp, dosya hacmi göz önüne alınarak dosyalanırlar. 184

189 Kalemlerine Göre Dağıtma: Tarihlenmiş, kodlanmış ve gömleklenmiş belgeler gömlek bazında kalemlerine dağıtılır. Gömlek İçi Vesika, Varak Sıra Numarası Verme: Bir gömlek içerisinde kronolojik sıraya konulmuş belgelere sıra numarası yazılır. Orijinal Sıra Numarası Yazımı: Belgelerin defterlere kaydı sırasında verilen numaralar, tasnif esnasında gömlek ve fişlere yazılır. Gömleklerin Orijinal Sıra Numarasına Göre Dizimi: Gömlekler üzerinde bulunan klişedeki orijinal numarası hanesine kayıt edilen numaralara göre, ilgili gömlekler birbirini takip edecek şekilde müteselsil olarak sıraya konulur. Belge Defter Karşılaştırması: Evrakın defterdeki hulasa kaydı tespit edilir Defter Hulasalarının Transkripsiyonu: Hulasa kayıt defterleri özetlerinin transkripsiyonu yapılır. Dosyalama ve Dosyalara Sıra Numarası Verme: Fona ait belgeler, gömleklenip dosyalandıktan sonra, dosyalara küçük tarihliden başlamak üzere (1)'den itibaren takip eden numaralar verilir. Bu işlemden sonra her bir dosya gömleği üzerinde yer alan klişe baskının dosya numarası ve gömlek numarası bölümleri doldurulur. Belgelerin arka yüzüne ise kod ve tarihin hemen altına dosya ve gömlek numaraları yazılır. Devamı için: 15FD-4E4A-9A1C-89A2B7D504A3 (Erişim Tarihi: ) Arşiv İndekslerinin Hazırlanması Arşiv malzemelerinin sağlıklı bir biçimde kullanılabilmesi için dosya içeriklerini gösteren ve anahtar kelimelerden oluşan indekslerin hazırlanması arşivleme sürecinin verimliliği açısından büyük önem taşımaktadır. Arşiv indekslerinin hazırlanmasında dosyalama sürecinde kullanılan indeksleme yöntemi esas alınmaktadır. Dosyalama sisteminde olduğu gibi arşiv indekslerinde de dosya içindeki belgeye göre düzenleme yapılmalıdır. Dosyalarda kullanılan kodlar alfabetik sisteme göre sıralanarak arşiv indeksleri için kullanılabilirler. Arşiv içerisindeki dosyaların fihristleri oluşturulurken konu, ülke, coğrafi bölgeler esas alınabilmektedir. Özellikle numaralı ve karma dosyalama sistemlerinin etkili bir biçimde kullanılabilmesi için gerekli olan indeks, belgelerin hangi dosyalara konması gerektiğini gösteren yardımcı bir araçtır. İndeks özellikle yazılardaki belli konuların ya da terimlerin bir araya getirilmesini sağlamaktadır. Böylece kullanıcı aradığı belge ve dokümanın nerelerde olduğunu zaman kaybetmeden bulabilecektir. Otomatik İndeksleme: Dokümanın türüne göre kullanıcı müdahelesi ile indekslemenin yanı sıra otomatik indeksleme de kullanılmaktadır. Aktarılacak dokümanlar için standart indeks yapısına uymayan bilgiler var ise, anahtar kelime tanımlanarak sisteme dahil edilebilir. İndeks uygulamasına başlanmadan önce iki önemli noktaya dikkat edilmesi gerekmektedir: İndeks çıkartılırken standardizasyon için belirlenecek kurallar. Belge ya da bilgiye hangi kelimelerle ulaşılabileceği standardize edildikten sonra rutin hale gelmesi engellenerek, işletim sistemine dönüştürülmesi. Şahıs İsimlerine Göre İndeksleme Bu indeksleme türünde öncelikle şahsın soyadı yazılır ve soy addan sonra virgül konulur ve isim yazılır. Eğer şahsın ismi birden fazla isimden oluşuyorsa bu durumda ya ikisi birden yazılır ya da biri kısaltılıp diğeri tam yazılır. İsimler yazılan kurala uygun biçimde alfabetik olarak sıralanmaktadır. 185

190 Altın, Emre Çimen, M. Ali Saatçi, Zeki Soyadları aynı olan şahısların indekslemesi yapılacaksa isimlere göre sıralama yapılır. Kurum ve Kuruluş Adlarına Göre İndeksleme Kuruluşların adı şahısların adlarından oluşuyorsa kuruluşun adları şahısların soyadlarına göre indekslenmektedir. Altın Emre A.Ş. Aylin Danışmanlık Ltd. Şti. Yer Adlarına Göre İndeksleme Yer adları küçükten büyüğe göre düzenlenmektedir. İki adı olan yer isimlerinde resmi ad kullanılmaktadır. Bu durumda ikinci ad parantez içine alınmaktadır. Manavgat, Antalya Mudanya, Bursa Sakarya (Adapazarı) Kronolojik İndeksleme Tarih sırasına göre indeksleme yapılmaktadır. Tarihler rakamsal olarak yazılır, gerektiği takdirde belgedeki şekli de kullanılabilmektedir Belge Numarasına Göre İndeksleme Bu sistem indekslemenin 1 (bir) den başlayarak gereksinim duyulan numaraya kadar numaralanmasını göstermektedir. Eğer belge numaraları belge üretildiği anda verilmiş ve bu şekilde biliniyorsa bu numaralarda girilmelidir. Muhasebe Fişleri Konuya Göre İndeksleme Bu indeksleme türünde kavramların herkes tarafından bilindiğine dikkat edilmelidir. Kavramların ayırt edici özellikleri vurgulanmalıdır. Bu sistemde konular üçlü bölünmeye tabi tutulmaktadır: (1) Ana konular, (2) alt konular ve (3) tek konulardır. 186

191 KODU APK EBS EML SOS YÖN ANA KONU Araştırma, Planlanma, Koordinasyon Elektronik Bilgi İşlem Emlak Sosyal İşler Yönetim YÖN-1 Politikalar YÖN-2 Raporlar YÖN-2-1 Genel Raporlar YÖN-2-2 Faaliyet Raporları YÖN-2-3 Dönem Sonu Raporları YÖN-3 İstatistikler YÖN-4 Kararlar YÖN-5 Toplantılar ARŞİV YÖNETİMİ Arşiv belgelerinin kodlanması nasıl yapılmaktadır? Günümüz örgütlerindeki arşiv yapılarında genellikle iki tür yöntem kullanılmaktadır. Bu yöntemler klasik (geleneksel) veya çağdaş arşivleme yöntemleridir. Klasik arşivleme yönteminde, somut ya da fiziksel olarak belge ve dokümanların arşivlenmesini içermektedir. Çağdaş arşivlemede ise büro otomasyonuna bağlı olarak geliştirilen sanal dosyalama sistemleri gibi sanal arşivleme sistemleri süreç kapsamında ele alınmaktadır. Elektronik büro sistemleri aracılığıyla örgütler; multimedia, metin, resim, belge ve bilgilerin belirlenen arama kriterlerine göre güvenli olarak ve stabil bir görüntü kalitesinde yıllar boyunca saklanmasını ve ihtiyaç anında hızlı bir biçimde ulaşılmasını sağlayan sistemlerdir. Elektronik ortamda tutulan arşivlerde farklı biçimlerde araştırma yapılabilmekte ve talep edilen bilgilere çok kısa bir sure içerisinde ulaşılabilmektedir. Sistemde tanımlanmış olan ve arşivde diledikleri bölümlere girmekle yetkili olan tüm kullanıcıların, dosyalara fiziksel olarak gelişmek gerekmediğinden ihtiyacı olan tüm bilgilere elektronik ortamda ulaşabilmeleri sağlanmaktadır. Aynı zamanda fiziksel olarak görülmediği için arşiv güvenliğini de arttırmaktadır. Elektronik arşivleme sistemleri ile bürolardaki fiziksel yoğunluk azalır, aynı belgelerle çalışması gereken kullanıcılar için diğerini bekleme zorunluluğu ortadan kalkar ve belgelerin farklı yerlerde bulunmamasından dolayı zaman kaybı önlenmiş olur. Sanal Arşivleme Yöntemi Otomasyona dayalı belge yönetiminde, belgelerin elektronik ortamda saklanmaları için geliştirilmiş paket programları sayesinde her türlü belgenin elektronik ortam üzerinde arşivlenmesini ve paylaşılmasını sağlamaktadır. Kullanılan paket programlara web desteği sayesinde internet üzerinden de erişebilmek mümkün olmaktadır. Bilgi ve belgelerin sanal ortamının dışında saklanması genellikle iki nedene dayanmaktadır: (1) büyük boyutlardaki bilgi ve belgelerin bilgisayar ortamında her an ulaşılabilir durumda tutmanın yüksek kapasite ve dolayısıyla yüksek maliyet anlamına gelmesidir. Örgüt faaliyetleri kapsamında yer alan tüm projelerin bilgisayar içerisinde tutulmaya çalışması maliyet kalemlerini arttırıcı bir unsur olarak görülebilmektedir. (2) Güvenlik açısından da bilgi ve belgeler sanal ortamının dışında tutulmak istenmektedir. Kullanıcı hataları, donanım arızaları veya virüs vb. saldırılar altında bilgilerin ve belgelerin güvenliği tehdit altında olacaktır. 187

192 Arşivleme ve yedekleme yöntemlerinde bilgiler genellikle sanal ortam dışında saklanmasına rağmen iki kavram birbirlerinden farklı yöntemlerdir. Yedekleme, üzerinde çalışılmakta olan bilgilerin, herhangi bir nedenle bozulmasına karşı, belli bir sure güvenliğini sağlamak amacıyla yapılırken, arşivleme sürekli saklama amacıyla yapılmaktadır. Amaçlardaki farklılık uygulamanın da farklı olmasına yol açmaktadır. Klasik Yöntemde Kullanılan Arşivleme Araçları Arşivlerin fiziksel koşulları göz önünde bulundurularak arşivlerin düzenlenmesi için arşivleme araçlarına ihtiyaç duyulmaktadır. Arşivde belgeler genellikle dosyalar içinde saklanmaktadır ve belgelerin dosya içerisindeki düzeni de üzerinde durulması gereken bir konudur. Gruplandırmalarda genellikle örgütün organizasyon şemasındaki genel basamaksal yapısı dikkate alınmaktadır. Öncelikle ana bölümler daha sonra ise alt bölümlere ait belgeler gruplandırılmaktadır. Bürolarda dosya içerisinde saklanan belgeler için arşivlerde kutular ve klasörler kullanılmaktadır. Kontrol edilerek gruplandırılan dosya ve belgeler kutulara ya da klasörlere konulur ve saklanır. Dosyaların genellikle kutulara konularak saklanmasının nedeni; belgelerin yıpranmasını önlemek, dosyaların gruplar halinde ve düzenli durmasını sağlamaktır. Dosyaların yerleştirildiği kutuların üzerine gerekli kodlamayı yapabilmek için etiket yapıştırılır. Kodlama yapılırken; kutu numarası ve dosya numarası ya da kodu yazılır. Dosya numarası bölümünde kutuda bulunan dosyaların ilk ve son numaraları ile işlem tarihleri belirtilir. Kodlama işlemi bittikten sonra arşive konulan dosyaların tümünün listesi çıkarılır ve bu sistemin bir örneği, arşivden sorumlu memurda bulunur. Sorumlu memur, arşivdeki dosya giriş çıkışlarını izlemek üzere ayrıca bir kayıt defteri tutmaktadır. Arşivden ihtiyaç halinde dokümanlar temin edilmek istenecektir. Bu durumda belgeyi veya dokümanı isteyen kişinin arşiv istek kartı nı doldurması gerekmektedir. Aynı zamanda arşiv memuru da arşivden alınan belgenin ya da dokümanın yerine arşiv hatırlatma kartı koymaktadır. Bu kartın kullanılması, hatayı ve unutmaları önleyeceği gibi sağlıklı ve standartlar dahilinde bir çalışma ortamı yaratacaktır. Dikey Çekmeceli Dolaplar Bu tür dolaplara dosyalar dik bir şekilde yerleştirilir. Dikey dolaplar az yer kapladıkları için fiziksel alanı dar bürolar için çok uygundur. Ancak bu tür dolaplarda aktif dosyaların (sürekli işlem gören) üst raflarda, pasif dosyaların (daha az işlem gören) alt raflarda bulunması gerekir. Hiç kullanılmayan dosyaların ise başka dolaplara kaldırılması gerekir. Bunun nedeni çekmecelerin aşırı dosya yüklenmesinden dolayı deforme olmalarını engellemek ve dosyalama yapan kişileri yormamaktır. Resim 8.1: Dikey çekmeceli dolaplar Yatay Çekmeceli ya da Kapalı Dolaplar Yatay çekmeceli dolaplara dosyalar yatay biçimde üst üste konur. Bu tür dolap ve çekmeceler az yer kaplamakta ve çalışma kolaylığı sağlamaktadır. Resim 8.2: Yatay çekmeceli ya da kapalı dolaplar 188

193 Açık Raflı Dolaplar Bu tür dolaplar yatay ve dikey çekmeceli dolaplara benzerler. Farkları rafların kapalı değil, açık olmasıdır. Ekonomik olmaları nedeniyle tercih edilen bir dolap türüdür. Ancak dosyaların ve klasörlerin herkesin görebileceği ve erişebileceği şekilde ortada olmaları sakıncalıdır. Ayrıca toz, nem, güneş ışığı ve ateş gibi fiziksel etmenlere açık olması dosyaların güvenliğini tehlikeye atar ve ömürlerini kısaltır. Resim 8.3: Açık raflı dolaplar Hareketli Dolaplar Bu dolaplar, mekanik olarak raylar üzerinde yatay ve dikey yönde hareket edebilen türdendir. Bu dolaplar açık raflar halinde ya da kapalı dolaplar şeklinde tasarlanabilir. Resim 8.4: Hareketli dolaplar Kasalar Gerek dosyalama, gerekse arşivleme amacıyla çok değerli belgelerin korunması kasalarla güvence altına alınır. Kasaların gövdeleri kimyevi dolgu maddeleri kullanılarak ve hava boşluğu bırakılarak hazırlandığı için manyetik bant, disk, disket, mikrofilm ve diğer önemli belgeleri olumsuz dış etkenlerden korur. Bu kasalar nemi içlerine geçirmezler ve içindeki belgelerin manyetik ortamlardan etkilenmelerini önlerler. Hırsızlığa karşı da elektronik ve mekanik şifreler, alarm ve değişken anahtar sistemleri ile donatılmışlardır. Resim 8.5: Kasalar 189

194 Dosyalar Mektupların, raporların ve benzer yazıların konulduğu, ikiye katlanmış karton veya plastikten yapılmış dosyalama aracıdır. Bir dosyanın içine yaklaşık 100 kâğıt konulabilir. Düz dosya, dosya gömleği olarak da anılır. Dosyanın adı, numarası, kodu gibi bilgiler, ön kapağa ve arka kapağa takılan kavalyelere yazılır. Telli dosya, evrakın delgi makinesiyle delinerek takılması için teli olan dosyadır. Telli dosyada evrak, tele takılı olduğundan düşmez, sırası bozulmaz. Evrak telli dosyada takılı iken incelenebilir. Yarım kapaklı telli, tam kapaklı telli olmak üzere iki çeşidi vardır. Yarım kapaklı telli dosyanın sırt kısmında, dosyayı makineli klasöre takmak üzere iki delik bulunur. Dosyanın içine konulan evrakla ilgili bilgiler üst kapağın ön yüzüne veya arka kapağa takılan kavalyeye yazılır. Kapaklı dosya, alt kapağında içe doğru kapanabilen kapakları bulunan dosyadır. Evrak, dosyaya konulduktan sonra kapaklar kapanır. Böylelikle evrakın dosyadan düşmesi önlenmiş olur. Dosyadaki evraka ait bilgiler ön kapağa yazılabilir. Resim 8.6: Dosyalar Klasörler Dosyaların konulmasına yarayan, kalın kartondan veya mukavvadan ya da benzeri dayanıklı malzemeden yapılmış dosyalama aracıdır. Klasör içine dosya konulacak büyüklüktedir. Evrak, önce dosyaya, sonra dosyalar klasöre konulabildiği gibi, doğrudan doğruya klasöre de konulabilir. Klasörün, makineli, bağlı, kutulu çeşitleri vardır. Makineli klasör, içinde delgi makinesiyle delinmiş evrakın veya yarım telli dosyanın konulması için makinesi olan klasör türüdür. Bağlı klasör, üst ve alt kapağının üç tarafında kapakları bağlamaya yarayan bağları bulunan klasördür. Bağlar, dosya ve evrakın düşmesini önler. Kutu klasör, üst kısmı açık, diğer kısımları kapalı olan, kutu biçiminde klasördür. Kutu klasörün, dik durmasını sağlamak için alt kısmı tahtadan yapılmış olanları da vardır. Klasörlerin içine konulan evrak veya dosyalar hakkındaki bilgiler sırt kısmındaki etikete yazılır. Resim 8.7: Klasörler Rehberler Rehberler ya da kavalyeler/separatörler, dosya tasnif sisteminde ana ve alt grupların kendi aralarındaki kısımlarını göstermek amacıyla kullanılan kartlardır. Rehberler yardımı ile aranan evrak konulduğu yerden kolayca bulunur. Resim 8.8: Rehberler 190

195 Sanal Arşivleme Araçları Günümüzde sanal arşivleme faaliyetlerinde genellikle CD ve DVD yazıcıları, taşınabilir sabit diskler ve flashdiskler kullanılmaktadır. Bu yöntemler sonucunda hazırlanan bir arşiv her türlü sanal ortamda ve istenilen her sistemde kullanılabilme imkânına sahiptir. Sanal arşivleme faaliyetlerinde arşivin saklandığı ortamın güvenliği önemli bir husustur. Bu ortamda kullanılan araçlarda fiziksel temaslara ve manyetik ortamlara dikkat edilmesi gerekmektedir. Bilgi ve belgeleri üzerinde çalışılan bilgisayardan silmeden önce birkaç kopya halinde arşivlenmesi önerilmektedir. Kopyalardan bir tanesi sürekli kullanım için saklanırken diğer kopya ise dışsal tehditlere karşı büro dışında saklanmalıdır. Bu şekilde kopyalardan biri bozulsa dahi, diğeri yeniden çoğaltılabilmektedir. Sanal bilgi ve belge yönetim sistemlerinde elektronik ortamdan faydalanmak gerekli bilgi ve belgelere ulaşımı kolaylaştırmaktadır. Sanal ortamda oluşturulan belgelere erişim hızlı bir biçimde yapılabilmektedir. Bu durum da zaman maliyetini asgari düzeye indirmektedir. Bu sistemlerde hem bilgisayar ortamında yer alan belgeler hem de tarayıcı yardımı ile taranan belgeler, her türlü ses ve görüntü kayıtları ve internet ten ya da intranet ten indirilen belgeler ve bilgiler güvenli bir biçimde saklanma olanağına kavuşmaktadır. Sanal ortam içerisinde saklanan belgeler belirli bir sistem içerisinde arşivlendiği için tüm belgelere sorgulama yardımıyla kısa sürede erişilebilmekte ve belgeler kullanılabilir hale gelmektedir. Normal koşullarda fiziksel olarak dolapları dolduran belgeler bu sistem sayesinde sanal ortamda saklanır ve daha az yer kaplar. Mikroform Mikroform literatürde, saydam ya da opak material üzerine kaydedilmiş küçük görüntüler biçiminde tanımlanmaktadır. Orijinali kâğıtla üzerinde bulunan ve gözle okunabilen bilgiler, özel tekniklerle küçültülerek saydam hale getirilmektedir. Mikro formların farklı biçimleri bulunmaktadır. Mikrofilmler: Herhangi bir basılı bilginin küçültülmek suretiyle üzerine aktarıldığı çeşitli boyutlardaki şerit filmlerdir. Mikrofilmler, dokümanların boyutlarına göre 16, 35 veya 70 mm. boyutlarında rulo biçiminde olabilmektedir. Mikrofilmlerin kullanım alanları olarak genellikle proje ve evrak arşivleridir. Siyah beyaz veya renkli olmak üzere çeşitleri olan mikrofilmlerin kapasitesi boyutlarına göre ters orantı göstermektedir. 16mm. lik filmler 35mm. lik mikrofilmlerden daha fazla bilgi alabilmektedir. Mikrofilmlerin kullanımlarının olumlu ve olumsuz yönleri de mevcuttur: Dokümanlara göre daha güvenli bir biçimde saklanabilirler. Fiziksel malzemeye göre çok daha az yer kaplarlar. Taşıma kolaylığı sağlarlar. Çoğaltma imkânına sahip olduklarından istenilen adette çoğaltma yapılabilir. Maliyeti yüksektir. Kullanımı için özel makineler ve nitelikli teknisyenlere ihtiyaç vardır. Malzemelerinin bulunması kolay değildir. Yasal bir değer taşımaz. Mahkemelerde geçerliliği yoktur, belgenin aslı istenir. Yapılacak olan teknik hatalar geri dönülemeyecek sorunlar yaratabilir. Olumsuz yönlerine rağmen mikrofilmlerin kullanım alanları geçmişte yaygın bir hal almıştır. Fakat günümüz teknoloji araçlarının gelişimi mikrofilmlerin yerini daha güncel araçların almasına sebep olmuştur. 191

196 Mikrofişler: Dokümanları rulo filme geçiren, rulo filmdeki bilgileri bir ekrana yansıtarak okunur hale getiren, istenildiği zaman yeniden kâğıt formatına aktaran ve dokümanların ayrı gruplar halinde bulundurulabilmesini sağlayan araçlardır. Mikrofişler negatif filmlere benzemektedirler. Bu fişlere 3000 sayfa basılı bilgi sığdırılabilmektedir. Değerli bilgi içeren ve az kullanılan materyaller genellikle bu fişlere çekilmektedir. Tek bir mikrofilm üzerinde küçültme oranlarına bağlı olarak bir derginin iki veya üç yıllık sayıları bulunurken, mikrofişlerde genellikle her derginin bir sayısı bulunmaktadır. Mikro-Opak Kartlar: Mikrofilmlerin kullanımını kolaylaştıran bir mikrofilm modelidir. Bilgiler kalın, beyaz, opak kart üzerinde küçültülmüş olarak bulunmaktadır. Mikrokart üzerine kod ve deliklerle bilgi yazılabilir ve yeni mikrofilmler eklenebilir. Mikroformlarda, kolay kullanımı sağlamak için ve içerisindekileri gösteren, çıplak gözle okunabilen bilgiler yer almalıdır. Mikroform kullanımının yararları ise aşağıda yer almaktadır: Fiziksel mekan kullanımında yüksek oranlarda kazanç sağlamaktadır. İstenilen belgeler kolaylıkla bulunabilmektedir. Basılı kopyalara göre daha güvenlidir. Nadir olan eserlerin orijinallerinin kullanımı sırasında zarar görmemesi mikrofilmler aracılığıyla sağlanmaktadır. Sağlam ve kullanışlılardır. Bilimsel yayınlar ve tezler mikroformlar yardımıyla kullanıma sunulabilmektedir. Mikrofilmler açık raflarda kullanıcıların kullanımlarına rahatlıkla sunulabilmektedir. Sınıflama yapılabilmesi de mikroformların kullanımını kolaylaştırmaktadır. Küçültme oranlarında dikkat edilmesi ise dikkat edilmesi gereken konular arasındadır. CD, DVD, Sabit disk ve Flash disk gibi diğer sanal arşivleme araçları ile ilgili detaylı bilgiyi programınızda yer alan Büro Teknolojileri kitabınızda bulabilirsiniz. ARŞİV MALZEMESİNİN KORUNMASI VE SAKLAMA YÖNTEMLERİ Arşiv hizmetleriyle ilgili her türlü işlem ve faaliyetler, arşivcilikte konservasyon ve konsültasyon adı altında olmak üzere iki aşamada ele alınmaktadır. Konservasyon, arşiv malzemesinin fiziki, kimyevi, biyolojik, mekanik ve bunlar dışında kalan çeşitli tahrip unsurlarıyla bozulup amacını kaybetmesini önlemek ve belli şartlar altında korunmasını sağlamak; konsültasyon ise, arşiv malzemesinin mevzuat çerçevesinde, hakiki ve hükmi şahısların, devletin, ilim ve kültürün hizmetinde yarara sunulması anlamlarını taşımaktadır. Tahribat Sebepleri Doğal ve çevresel şartlara bağlı olarak kâğıt, birçok dış etmen tarafından saldırıya maruz kalmaktadır. Kâğıda hasar veren ve özelliklerini bozan sebepler arasında; ısı, güneş ışığı, nem ve toz gösterilebilir. Ayrıca havada yer alan asidik ve diğer gazlar, imalat sırasında ilave edilen zararlı kimyasallar da kâğıdın depolanma ömrünü ters yönde etkilemektedir. Arşiv malzemesinin tahribat sebepleri arasında doğal felaketler, insandan kaynaklanan hırsızlık, hatalı kullanım, bilgi eksikliği, modası geçmiş malzeme kullanımı gösterilebilir. Bunların dışında genel olarak biyolojik, fiziksel ve kimyasal faktörler olarak ana hatlarıyla ifade edilebilir. 192

197 Biyolojik Tahribat Biyolojik faktörler, genellikle tropikal iklime sahip bölgelerde hasara sebep olmaktadırlar. Arşivleri meydana getiren malzemelerin çoğu biyolojik faktörlerin zararına maruz kalmaktadırlar. Mantar, bakteri, böcek vb. bir takım biyolojik faktörlere karşı önlem alınması ve bu konularda bilgi sahibi olunması gerekmektedir. Fiziksel Tahribat Fiziksel olarak hasara sebep olan etmenler ışık, ısı ve nemdir. Bu etmenler kağıtta fotokimyasal, hidrolitik ve oksitleyici değişikliklere sebep olmaktadır. Fiziksel hasarlar biyolojik hasarlardan farklıdır ve ortaya çıkan sonuçlar sararma, kolay kırılabilirlik şeklinde görülmektedir. Bu durum da belgelerin rahat kullanımını engellemektedir. Hasarın derecesi, kâğıdın alfa-selüloz miktarı, bakır indisi, bakır amonyum kompleksi ile ölçülen viskozitesi, katlama, patlama ve çekme dayanımları nın ölçülmesi ile tayin edilebilmektedir. Viskozitenin düşük olması ve bakır indisinin yüksek olması, hasarı işaret etmektedir. Kimyasal Tahribat En iyi depolama standartlarında dahi selüloz, asit tarafından yavaş yavaş saldırıya uğramakta, rengi değişmekte, sertleşmekte ve kolay kırılır hale gelmektedir. Eğer kâğıt fazla sıcak ve nemli bir ortamda muhafaza edilir ve fazla ışığa maruz bırakılırsa kâğıt üzerindeki değişiklikler hızlanmaya başlayacaktır. Kağıdın asidik gazlar gibi kimyasal faktörlerden tahrip olması ile ısı, ışık, hatalı kullanım gibi fiziksel faktörlerden dolayı tahrip olması arasındaki fark, kağıtta meydana gelen reaksiyon tipinin farklılığından ziyade reaktif sınıfının farklılığından oluşmaktadır. Bu tür bir hasar, biyolojik faktörlerin sebep olduğu bozulmadan farklı olmaktadır. Kâğıdın kimyasal etkenlerle bozulmasının sebebi; asidik gazlar, atmosferdeki duman, tozlar, mürekkepler veya kağıdın imalatında kullanılan kimyasal maddelerin ters etkileridir. Koruma Konusunda Dikkate Alınması Gereken Faktörler Arşiv kuruluşları; malzemelerin korunması konusuna bilimsel yaklaşmanın önemini daha da iyi kavrayarak, pahalı onarım ve restorasyondan kaçınmak ve önüne geçmek ihtiyacı üzerimde önemle durmaktadırlar. Hiçbir örgüt yapısı sahip olduğu koleksiyonu mükemmel bir halde muhafaza etmeye yetecek personel ve maddi imkâna sahip değildir. Bu sorun tropikal iklime sahip bölgelerde daha da belirgin olmaktadır. Bu bölgelerde çevre şartları kontrol altına alınmadığı takdirde; ışık, sıcaklık, nem ve diğer şartlar, uygun muhafaza için gerekli emniyet limitlerinin sık sık dışına çıkabilmektedir. İklim olarak ılıman olan bölgelerde dahi, uygun çevre şartlarında depolanıp koruma altına alınmayan hiçbir belge dayanıklı olsa ve iyi bir biçimde restore edilse dahi uzun süreli dayanamayacaktır. Belgelerin korunması denince; onların hasar almalarını önleyecek şekilde depolanması, kullanılması ve teşhir edilmesi anlaşılmaktadır. Korumaya yardımcı faktörler; depoların yeri ve şekli, depolamada kullanılan cihazlar ve depolama tarzı, havalandırma, malzemelerin kullanılma tarzı, doğal afetler ve insanda kaynaklanan olumsuzluklara karşı arşiv malzemesinin korunması için alınan tedbirler olarak ifade edilebilir. Bir arşiv binası projelendirilirken veya ihalesi yapılırken; arşiv malzemelerinden sorumlu personelin malzemelerin emniyeti ile doğrudan ilgili olarak gereken hususlarda karar vermesi ve bu isle görevlendirilen uzmanlara ihtiyaçları açıklaması gerekmektedir. Genel bir deyiş olarak, binanın dışı cezbedici, içi ise ihtiyaçları giderecek biçimde olmalıdır. Maksimum yapı sağlamlığı, fonksiyonel olması ve mekânların hizmete uygun şekilde ekonomik kullanılması özelliklerinin üçünün de bir arada olması gerekmektedir. Binanın aynı zamanda; uygun ışık, ısı ve gerekli hava sirkülasyonu ile iyi bir binanın taşıması gereken özelliklere de sahip olması gerekmektedir. Arşiv malzemesinin depolanacağı binanın aynı zamanda olumsuz çevre koşullarına, böceklere, kemirgenlere, nem ve sıcaklık değişikliklerine, doğal afetlere ve sabotaja karşı emniyet tedbirleriyle donatılmış olması gerekmektedir. Ayrıca, binanın şekline ve vereceği hizmetlere karar vermeden önce; 193

198 mevcut olan ve her yıl artabilecek malzemenin miktar takdirinin yapılması ve arşivin kaçınılmaz olan büyüme hacminin ve gelecekte olabilecek tehlikelerin hesaba katılması gerekmektedir. Binanın planlanması ve şekli, aşağıdakiler dikkate alınarak yapılmalıdır: Bölgenin İklim Şartları: En az bir yıl süre ile sıcaklık değişiklikleri, yağmurlu gün sayısı ve kaç günde bir yağdığı, nem ve gün boyunca nem değişimi, nemli ve kuru mevsimlerin uzunluğu, günün hangi saatlerinin güneşli olduğu ve rüzgâr yönü ile ilgili kayıtlar temin edilmelidir. Yer Seçimi: Binanın kullanışlı ve verimli olması, dikkatli yer seçimine bağlıdır. Seçilen yer; temelin kuru kalmasını sağlayacak, su birikimini önleyecek iyi bir drenaj sistemini mümkün kılacak ve temiz havası olan, kirlilik kaynaklarına yakın olmayacak şekilde yapılmalıdır. Temeller: Binanın temelleri termit giremeyecek biçimde yapılmalıdır. Bu durum ise ya yığma temel yapılarak ya da temelin etrafındaki topraklar uygun kimyasal maddeler ile karıştırılarak ya da metalik termit siper kullanılarak yapılmaktadır. Doğal Havalandırma: Bir binanın havalandırılması, o binanın planına ve pencerelerinin yönüne göre tayin edilmektedir. Binaya yapay havalandırma koyulacak ise, o zaman kapı ve pencere sayısının en aza indirilmesi gerekmektedir. Kapı, pencere ve diğer deliklerin hava sızdırmaz bir biçimde yapılması gerekmektedir. Aydınlatma: Her binada iyi bir doğal ve yapay aydınlatmaya ihtiyaç duyulmaktadır. Modern aydınlatma sistemlerinde her odada, şiddeti değişebilen yayılan ışık kullanılmaktadır. Odaların iç aydınlatması, ışığı yansıtan boyalar kullanarak takviye edilebilmektedir. Odaların Yeri: Servis odaları, belge kabul yerleri, restorasyon, fotokopi odası gibi bütün odaların yeri iş akışına göre tayin edilmektedir. İdari kısım, hizmet kısmı ve depo kısmı birbirleri içinde bütünlüklerini muhafaza edebilmeleri için bağlantılı olmalıdır. Depo Yerleri: Belgelerin sürekli depolandığı her arşiv binasının hayati bir bölümü de depolardır. Emniyet ve gizlilik sebebiyle depo yerlerinin belli girişi olmalıdır ve bu kısma bina dışından yaklaşma imkânı mümkün olduğunca yasaklanacak biçimde bina projelendirilmelidir. Bina dışına açılan pencereler metal parmaklıklar veya tel ızgaralar ile örtülmelidir. Su ve Diğer İmkânlar: Cilt, restorasyon ve fotokopi odalarında sıcak ve soğuk su tertibatı ile cihaz ve makineler için özel elektrik tertibatına ihtiyaç vardır. Drenaj: Bütün atık tertibatı su sızdırmaz olmalı ve çıkışlarında metal flans bulunmalıdır. Yağmur suyunun birikmesini önlemek için bina eğimli bir araziye yapılmalı, yağmur sularının binanın etrafında birikmesi engellenmelidir. Arşiv malzemelerinin korunması ile ilgili detaylı bilgiyi Yash Pal KATHPALIA nın Arşiv Malzemelerinin Korunması ve Restorasyonu adlı kitapta bulabilirsiniz. Arşiv Malzemesini Saklama Yöntemleri Arşivlerde bulunan malzemeler sadece yazışma ve işlemlerden dolayı ortaya çıkan belgeler değildir. Arşiv malzemeleri büyük ölçüde evraklardan oluşmaktadır fakat arşivlerde bulunan farklı malzemeler de vardır. Arşiv malzemelerinin mümkün olduğunca ayrı yerlerde saklanması; onlara erişimi, kullanımlarını ve saklama koşullarını kolaylaştıracaktır. Dosyalar, haritalar, plan ve projeler, fotoğraflar, ese bantları, plaklar, damga ve mühürler ve özelliği olan dokümanların saklanma ve kullanılma şekilleri birçok durumda birbirinden farklılık göstermektedir. Dokümanların uzun sure saklanabilmesi için ortamın fiziksel şartları büyük önem taşımaktadır. Bu nedenle arşiv malzemelerini türlerine göre tespit etmek ve saklama şartlarını buna göre belirlemek gerekmektedir. 194

199 Yazışma evrakı ve dosyalar: Yazışma evraklarının ana malzemesi kâğıtlardır ve birçok nedene bağlı olarak zarar görebilirler. Küflenme ve paslanma en sık görülen biçimini oluşturmaktadır. Bu sebeple ortamın nem oranına dikkat edilmeli ve malzemelerin üzerinde kullanılan metal malzemelerin çıkarılmasına özen gösterilmelidir. Mutlaka kullanılması gerekiyorsa plastik aksamı olanlar tercih edilmelidir. Haritalar: Haritalar ebatları ve işlevleri itibariyle kendine özgü özellikler taşımaktadırlar. Orijinal haritalar ölçeklerine göre çeşitli büyüklüklerde olabilirler. Haritaların saklanmasında özellikle dikkat edilmesi gereken konu haritaların katlanmamasıdır. Plan ve projeler: Plan ve projeler de büyüklükleri bakımından haritalar gibi çeşitli ebatlarda olabilir. Plan ve projelerin saklanmasında rulo yöntemi kolaylık sağlamaktadır. Resimler: Özellikle sanat değeri olan resimler, açıkta ya da fiziksel etkenlerden zarar görmeyecek biçimde kutu veya dolaplarda saklanmalıdır. Fotoğraflar: Fotoğraflara en yüksek hasarı veren etmen ışıktır. Bu açıdan arşivlerde yer alan fotoğrafların ışıktan zarar görmeyecek biçimde saklanması gerekmektedir. Bunu sağlamak için fotoğraflar numaralandırılarak fişlenmeli ve madeni kutularda saklanmalıdır. Ses bantları, plaklar, damga ve mühürler: Bu dokümanların özellikleri gereği özel saklama koşullarına ihtiyaç duyulmaktadır. Bu malzemelerin saklanmasında uzman kişilerden yardım alınmalıdır. Malzemelerin kullanımında teknolojinin imkânlarından da faydalanmak gerekmektedir. CD, DVD, Sabit disk ve Manyetik bantlar: Bu malzemeler özellikleri gereği hassas ve dış etmenlerden çabuk etkilenebilmektedirler. Çok basit bir fiziksel zarar, kullanılamaz hale gelmelerine sebep olabilmektedir. Manyetik alanlar da bu malzemelerin bozulmasına sebep olabilmektedir. Bu nedenle bu tür malzemelerin sağlam ve dışarıdan gelecek her türlü tehlikeden korunacağı çelik kasalarda saklanması gerekmektedir. Arşiv raflarının sahip olması gereken özellikler nelerdir? BELGELERİN SAKLAMA SÜRELERİ VE İMHA SÜRECİ Ayıklama; arşivleme işlemi sırasında bir değere sahip olduğu halde daha sonra hukuki değerini ve bir delil olması vasfını kaybetmiş, ileride kullanılma ihtimali olmayan ve korunmasına gerek görülmeyen her türlü malzemenin ayrımı ile ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak arşivlik malzemenin tespit edilmesidir. Dosyalar evraklarda ana işlem ve yardımcı dosya olmak üzere iki ana grupta toplanmaktadır. Bir konu ile ilgili yapılan ve değer ifade eden asıl işlem ana dosyalarda, ana dosyalarda bulunan bilgilerden yola çıkarak oluşturulan listeler ve bunların çoğaltılmış nüshaları da yardımcı dosyalarda saklanmaktadır. Bununla beraber, işlem yapılmayan, faaliyetler sırasında kural ya da mevzuat şeklinde oluşturulan evraklar da yardımcı dosyalarda saklanmaktadır. Yardımcı ve başvuru dosyaları, kullanım sıklığına ve saklama koşullarına göre ya bürolarda ya da bürolara yakın yerlerde muhafaza edilmektedir. Bu tür dosyalar ana işlem dosyaları kadar sık kullanılmazlar ve saklanma süreleri ihtiyaca göre belirlenir. Bu tür dosyaların arşiv değeri yoktur. Arşiv Malzemesini Saklama Süresi Dosyalar belirli süreler içerisinde saklanmaktadır. Esas itibariyle bir dosyanın saklanma aşamasına gelebilmesi için işleminin bitmiş olması gerekmektedir. Dosyaların bu amaçla tasnifinde ise üç grup dosya ortaya çıkmaktadır; İşlemi tamamlananlar, İşlemi devam edenler, İşlemi tamamlanmış olmasına karşın elde bulundurulması gerekenler. 195

200 Dosyaların hangi sürelerde saklanacağı ilgili mevzuatta yer almaktadır. Dosyaların nitelikleri saklanma sürelerini belirleyen temel ölçüt olmaktadır. Dosyaların saklanması kararı ise ilgili kişi veya komisyon tarafından verilmektedir. Kurum ve kuruluşlarda hangi dosyaların saklanacağında ve dosyaların saklama sürelerinin belirlenmesinde ana işlem ve yardımcı işlem tasnifi belirleyici bir rol oynamaktadır. Dosyalar saklama ve elde tutma süreleri yönünden dört türe ayrılmaktadırlar: Şekil 8.6: Saklama sürelerine göre dosyalar Dosyaların saklama süreleri belirlendikten sonra süre grupları oluşturulmaktadır. Buna göre dosyalar; 1, 2, 5 yıl ve süresiz gibi başlıklar altında listelenir. Böylece imha edilecek belgeler de ortaya çıkmış olacaktır. Belgelerin İmha Süreci İmha sürecinin esası arşiv malzemelerinin birim, kurum ve devlet arşivlerinde bekletilme sürelerine göre belirlenmektedir. Buna göre birim arşivlerindeki arşiv malzemeleri 1-5 yıl, kurum arşivlerindeki arşiv malzemeleri yıl ve devlet arşivlerinde arşiv malzemesinin niteliklerine göre belirlenmektedir. Birim ve kurum arşivlerinde arşiv malzemelerinin saklanma süreleri bir komisyon veya uzmanlarca yürütülmektedir. İmha işlemi için imha edilecekler ve edilmeyecekler ayrımı yapılır. İmha edilecekler listesi hazırlanarak imha işlemi gerçekleştirilir. Bu liste aynı zamanda üst yönetim tarafından onaylanmak zorundadır. İmha işlemi bu konuda belirlenen esaslar çerçevesinde yapılmaktadır. İmha edilecek arşiv malzemesinin tespiti ve imha işlemlerindeki süreçte belirli bir kurallar düzeni işlenmektedir. İmha edilecek malzeme için bunların özelliğine göre; teşekkül ettiği birim, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası ve dosya planı esas alınmak üzere, iki nüsha olarak imha listesi hazırlanmaktadır. İmha listeleri, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. İmhası reddedilen belge, gelecekte ilgili komisyonlarda yeniden gözden geçirilebilir. Hazırlanan imha listeleri, ilgili örgütün en üst amirinin onayından sonra kesinlik kazanmaktadır. Bu listeler ise on yıl süre ile saklanmaktadır. 196

201 Ayıklama-İmha İşlemi Kurum Arşiv faaliyetlerinin önemli bir boyutunu ihtiva eden, belgelerin ayıklanması ve imhası çalışmalarını içermekte olup, mevzuat gereği ayıklama-imha komisyonlarının nasıl teşkil olacağı, komisyonların çalışma usul ve esaslarını, saklanmasına lüzum görülmeyen belgeler ile arşiv belgelerinin tespitindeki temel kriterler konusunda kursiyerleri bilgilendirmeyi amaçlamaktadır. Kurum arşivlerinde yapılacak ayıklama ve imha işlemleri için, arşiv hizmet ve faaliyetlerinin düzenlenmesi ve yürütülmesinden sorumlu birim amirinin veya kurum arşiv sorumlusunun başkanlığında, kurum arşivinden görevlendirilecek iki memur ile, malzemeleri ayıklanacak ve imha edilecek ilgili daire veya ünitenin amiri tarafından görevlendirilecek kamu idaresi, evrak yönetimi ve aynı zamanda bağlı olduğu daire ve ünitenin verdiği hizmetlerde bilgi ve tecrübe sahibi iki temsilciden teşkil olunacak 5 kişilik bir "Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonu kurulur. Mükellefler bünyesinde, kütüphane ve dokümantasyon hizmetleri yer almışsa, bu hizmetlerin sorumlusu veya sorumluları da, bu komisyona tabiî üye olarak katılırlar. Arşiv malzemesi vasfındaki evrakın, imha edilmemesi için, kurum arşiv sorumlusu ile iki elemanı, yine evrakı ayıklama ve imha işlemine tâbi tutulacak birimden, birimin hizmetlerini iyi bilen, tecrübe sahibi iki elemanı da, hangi malzemenin muhafaza edilmesi gerektiği ve hangisinin kullanılmayacağı konusunda fikir sahibi olduklarından komisyonlarda yer alırlar. Tecrübesi ve birikiminden faydalanmak, çalışmalarda daha verimli olmak maksadıyla ünite veya birimler, kendi evrakı için zaman zaman oluşturulan komisyonlara hep aynı kişileri görevlendirmeli, üyenin değiştirilmesi icap ediyorsa tek tek kademeli olarak değiştirilmesi sağlanmalıdır Kaynak: BD3D-E1931B (Erişim Tarihi: ) 197

202 198

203 199