2016 YILI BĠLECĠK ġeyh EDEBALĠ ÜNĠVERSĠTESĠ STRATEJĠ GELĠġTĠRME DAĠRESĠ BAġKANLIĞI FAALĠYET RAPORU

Transkript

1 2016 YILI BĠLECĠK ġeyh EDEBALĠ ÜNĠVERSĠTESĠ STRATEJĠ GELĠġTĠRME DAĠRESĠ BAġKANLIĞI FAALĠYET RAPORU 1

2 ĠÇĠNDEKĠLER I. GENEL BĠLGĠLER... 4 A. MĠSYON VE VĠZYON... 4 B. YETKĠ, GÖREV VE SORUMLULUKLAR C. ĠDAREYE ĠLĠġKĠN BĠLGĠLER II. AMAÇ VE HEDEFLER A- ĠDARENĠN AMAÇ VE HEDEFLERĠ III. FAALĠYETLERE ĠLĠġKĠN BĠLGĠ VE DEĞERLENDĠRMELER...19 A. MALĠ BĠLGĠLER B. PERFORMANS BĠLGĠLERĠ IV. KURUMSAL KABĠLĠYET VE KAPASĠTENĠN DEĞERLENDĠRĠLMESĠ...19 A. ÜSTÜNLÜKLER B. ZAYIFLIKLAR...24 V. ÖNERĠ VE TEDBĠRLER VI. ĠÇ KONTROL VE GÜVENLĠK BEYANI

3 BĠRĠM / ÜST YÖNETĠCĠ SUNUġU BaĢkanlığımız 5018 sayılı Kamu yönetimi ve Kontrol Kanunun 60 ıncı ve 5436 sayılı kanunun 15 inci maddesine dayanılarak hazırlanan Strateji GeliĢtirme Birimlerinin ÇalıĢma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik çerçevesinde görev yapmaktadır sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun amacı kamu kaynaklarının etkili, verimli ve ekonomik kullanılması, hesap verilebilirliği ve saydamlığı sağlamak üzere, kamu mali yönetiminin yapısı ve iģleyiģini, kamu bütçelerinin hazırlanmasını, uygulanmasını, tüm mali iģlemlerin muhasebeleģtirilmesi, raporlanması ve mali kontrolü düzenlemektedir Sayılı kanunun 41 inci maddesi gereğince hesap verme sorumluluğu çerçevesinde, Daire BaĢkanlığımızca 2016 yılında yapılan hizmet ve faaliyetlere iliģkin hazırlanan 2016 Mali Yılı Faaliyet Raporu sunulmaktadır. Alper YILDIRIM Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanı 3

4 I- GENEL BĠLGĠLER A. Misyon ve Vizyon Misyon Üniversitemizin kaynaklarını mali mevzuata uygun bir Ģekilde kullanarak hesap verilebilirliği ve saydamlığı sağlamak, performans ve kalite ölçütlerini geliģtirmektir. Vizyon Görev alanımıza giren konularda standartlar oluģturarak paydaģlarımıza en iyi hizmeti veren örnek bir BaĢkanlık olmaktır. B. Yetki, Görev ve Sorumluluklar Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanlığımız 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun 60ıncı ve 5436 sayılı Kanun 15 inci maddesi uyarınca çıkarılan 2006/9972 sayılı karar eki Strateji GeliĢtirme Birimlerinin ÇalıĢma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmeliğin 5 inci maddesi ile belirlenmiģ görevleri yapmaktadır. 1. Ulusal kalkınma strateji ve politikaları, yıllık program ve hükümet programı çerçevesinde idarenin orta ve uzun vadeli strateji ve politikalarını belirlemek, amaçlarını oluģturmak üzere gerekli çalıģmaları yapmak. 2. Ġdarenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliģtirmek ve bu kapsamda verilecek diğer görevleri yerine getirmek. 3. Ġdarenin yönetimi ile hizmetlerin geliģtirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak. 4. Ġdarenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dıģ faktörleri incelemek, kurum içi kapasite araģtırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve tatmin düzeyini analiz etmek ve genel araģtırmalar yapmak. 5. Yönetim bilgi sistemlerine iliģkin hizmetleri yerine getirmek. 6. Ġdarenin stratejik plan ve performans programının hazırlanmasını koordine etmek ve sonuçlarının konsolide edilmesi çalıģmalarını yürütmek. 4

5 7. Ġzleyen iki yılın bütçe tahminlerini de içeren idare bütçesini, stratejik plan ve yıllık performans programına uygun olarak hazırlamak ve idare faaliyetlerinin bunlara uygunluğunu izlemek ve değerlendirmek. 8. Mevzuatı uyarınca belirlenecek bütçe ilke ve esasları çerçevesinde, ayrıntılı harcama programı hazırlamak ve hizmet gereksinimleri dikkate alınarak ödeneğin ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak. 9. Bütçe kayıtlarını tutmak, bütçe uygulama sonuçlarına iliģkin verileri toplamak, değerlendirmek ve bütçe kesin hesabı ile malî istatistikleri hazırlamak. 10. Ġlgili mevzuatı çerçevesinde idare gelirlerini tahakkuk ettirmek, gelir ve alacaklarının takip ve tahsil iģlemlerini yürütmek. 11. Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını da esas alarak idarenin faaliyet raporunu hazırlamak. 12. Ġdarenin mülkiyetinde veya kullanımında bulunan taģınır ve taģınmazlara iliģkin icmal cetvellerini düzenlemek. 13. Ġdarenin yatırım programının hazırlanmasını koordine etmek, uygulama sonuçlarını izlemek ve yıllık yatırım değerlendirme raporunu hazırlamak. 14. Ġdarenin, diğer idareler nezdinde takibi gereken malî iģ ve iģlemlerini yürütmek ve sonuçlandırmak. 15. Malî kanunlarla ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danıģmanlık yapmak. 16. Ön malî kontrol faaliyetini yürütmek. 17. Ġç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliģtirilmesi konularında çalıģmalar yapmak; üst yönetimin iç denetime yönelik iģlevinin etkililiğini ve verimliliğini artırmak için gerekli hazırlıkları yapmak. 18. Rektör tarafından verilecek diğer görevleri yapmak. 5

6 C. Ġdareye ĠliĢkin Bilgiler Daire BaĢkanlığımız 5436 sayılı Kanunun 15 inci maddesinin 1 inci fıkrasının c bendi uyarınca kurulmuģtur tarihli ve 142/5 sayılı Üniversitemiz Senato Kararı ile Daire BaĢkanlığımız Birim Yönergesi kabul edilmiģtir. 1- Fiziksel Yapı 1.1- Hizmet Alanları Ġdari Personel Hizmet Alanları Sayısı (Adet) Alanı (m2) Kullanan Sayısı (KiĢi) ÇalıĢma Odası Depo ArĢiv Toplantı Salonu Toplam

7 2- Örgüt Yapısı 7

8 3- Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar 3.1- Yazılımlar e-bütçe, Say 2000i, HYS, KBS, TTS, SGBnet, KBS, HYS, DMĠS, SGK, EBYS 3.2- Bilgisayarlar ( Bilgisayar Çevre Birimleri) Masa üstü bilgisayar sayısı: 20 Adet TaĢınabilir bilgisayar sayısı: 1 Adet 3.3- Diğer Bilgi ve Teknolojik Kaynaklar ( Teksir ve Çoğaltma Makineleri) Cinsi Ġdari Amaçlı (Adet) Fotokopi makinesi 3 Yazıcı 3 Tarayıcılar 1 Eğitim Amaçlı (Adet) AraĢtırma Amaçlı (Adet) 4- Ġnsan Kaynakları 4.1- Ġdari Personel Ġdari Personel (Kadroların Doluluk Oranına Göre) Dolu BoĢ Toplam Genel Ġdari Hizmetler Sağlık Hizmetleri Sınıfı Teknik Hizmetleri Sınıfı Eğitim ve Öğretim Hizmetleri sınıfı Avukatlık Hiz. Sınıfı. Din Hizmetleri Sınıfı Yardımcı Hizmetli Toplam

9 4.2- Ġdari Personelin Eğitim Durumu Ġdari Personelin Eğitim Durumu Ġlköğretim Lise Ön Lisans Lisans Y.L. ve Dokt. KiĢi Sayısı Yüzde Ġdari Personelin Hizmet Süreleri Ġdari Personelin Hizmet Süresi KiĢi Sayısı 1 3 Yıl 4 6 Yıl 7 10 Yıl Yıl Yıl 21 - Üzeri Yüzde Ġdari Personelin YaĢ Ġtibariyle Dağılımı Ġdari Personelin YaĢ Ġtibariyle Dağılımı YaĢ YaĢ YaĢ YaĢ YaĢ 51- Üzeri KiĢi Sayısı Yüzde

10 4.5-Ġdari Personelin Cinsiyet Ġtibariyle Dağılımı Ġdari Personelin Cinsiyet Ġtibariyle Dağılımı Kadın Erkek KiĢi Sayısı 7 14 Yüzde Sunulan Hizmetler 5.1-Ġdari Hizmetler BaĢkanlığımız tarafından sunulan hizmetler 5 alt birim tarafından yürütülmektedir. Bütçe ve Performans Programı ġube Müdürlüğü - Bütçe ve Performans Programı ġube Müdürlüğünün Görevleri; 1) Performans programı hazırlıklarının koordinasyonunu sağlamak, 2) Bütçeyi hazırlamak, 3) Ayrıntılı finansman programını hazırlamak, 4) Bütçe iģlemlerini gerçekleģtirmek ve kayıtlarını tutmak, 5) Ödenek gönderme belgesi düzenlemek, 6) Gelirlerin tahakkuku ile gelir ve alacakların takip iģlemlerini yürütmek, 7) Yatırım programı hazırlıklarının koordinasyonunu sağlamak, uygulama sonuçlarını izlemek ve yıllık yatırım değerlendirme raporunu hazırlamak, 8 )Kurumsal mali durum ve beklentiler raporunu hazırlanmak, 9) Bütçe uygulama sonuçlarını raporlamak, sorunları önleyici tedbirler üretmek, 10) Ġdare faaliyetlerinin stratejik plan, performans programı ve bütçeye uygunluğu izlemek ve değerlendirmek 10

11 11) Ġdarenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliģtirmek, 12) Ġdarenin yönetimi ile hizmetlerin geliģtirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak, 13) Ġdarenin ve/veya birimlerin belirlenen performans ve kalite ölçütlerine uyumunu değerlendirerek üst yöneticiye sunmak, Ġç Kontrol ve Ön Mali Kontrol ġube Müdürlüğü -Ġç Kontrol ve Ön Mali Kontrol ġube Müdürlüğünün Görevleri; 1) Ġç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliģtirilmesi konusunda çalıģmalar yapmak. 2) Ġdarenin görev alanına iliģkin konularda standartlar hazırlamak. 3) Bilecik ġeyh Edebali Üniversitesi Ön mali kontrol yönergesinde belirtilen iģ ve iģlemleri yapmak. 4) Görev alanıyla ilgili konulardaki yazıģma iģlemlerini gerçekleģtirmek Muhasebe, Kesin Hesap ve Raporlama ġube Müdürlüğü 1)AçılmıĢ bulunan avans ve kredilerin takip iģlemleri ile kapanıģ kayıtlarını yapmak 2) Ay ve yılsonu iģlemlerinin gerçekleģtirilmesi ile yıl sonu devir kayıtlarının yapılması, 3) Birimlerden gelen maaģa iliģkin ödeme emirlerinin mevzuata uygunluğunun kontrolü, 4) Bütçe biriminden gelen ödenek gönderme tutarlarının sistemden onaylanması, 5) Emekli keseneklerinin SGK'ya gönderilmesi. 6) Günlük banka hareketliklerinin takibi ve muhasebeleģtirilmesi, 7)Doğrudan temin kapsamındaki, mal, hizmet ve yapım iģlerine ait ödeme emri ve eki belgelerinin incelenmesi iģlemlerini gerçekleģtirmek 8)Elektrik, su doğalgaz, telefon, gazete ilanları vb. ĠĢlere ait ödeme emri ve eki belgelerinin incelenmesi iģlemlerini gerçekleģtirmek 9) Fakülte/Enstitü ve Yüksekokullardan gelen ekders ve fazla mesai ödemelerine ait ödeme emri ve eki belgelerinin incelenmesi iģlemlerini gerçekleģtirmek 10) HakediĢe bağlanmıģ bulunan iģlere ait taahhüt kartı oluģturmak ve bunlara ait kayıtlar 11) Hazine MüsteĢarlığı nakit taleplerinin sisteme girilmesi, tahakkuk ve nakit tutarlarının takibi 11

12 12)Hukuk müģavirliğinden gelen avukat vekalet ücretlerine iliģkin tutarların emanete alınması ve dağıtımının yapılması 13)Ġdari görev ödeneği, geliģtirme ödeneği, sosyal hak ve yardımlar, jüri ödemeleri, usta öğreticiler, kısmi zamanlı öğrenciler, arazi tazminatları, fazla mesailer, yabancı uyruklu öğretim üyelerinin maaģları vb. personel ödemelerine ait ödeme emri ve eki belgelerinin incelenmesi iģlemlerini gerçekleģtirmek 14)Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği kapsamında muhasebe kayıtlarının kontrol edilmesi gerekirse düzeltme kayıtlarının yapılması, mali tabloların yayımlanması, 15) Görev alanıyla ilgili konulardaki yazıģma iģlemlerini gerçekleģtirmek 16) Kamu Ġdaresi Hesaplarının SayıĢtay a Verilemesi ve Muhasebe Birimleri ile Muhesebe Yetkililerinin Bildirilmesi Hakkında Usul ve Esasların 5. maddesi uyarınca istenilen bilgileri SayıĢtay'a göndermek, 17) Mali yıl baģından önce, harcama birimlerini ve bunlara bağlı ambarların açık adreslerini ve taģınır kayıt kontrol yetkililerinin bilgilerini SayıĢtay a göndermek, 18) Mal, hizmet ve yapım iģlerine ait hakediģe bağlanmıģ bulunan ödeme emri ve eki belgelerinin incelenmesi iģlemlerini gerçekleģtirmek 19) Muhasebe Yetkilisi Mutemetlerinin yapmıģ olduğu tahsilatlar ile defter ve belgelerinin kontrolünün yapılması, 20) Muhasebe otomasyon sistemlerine ait (KBS, TKYS, HYS vb.) olan ve BaĢkanlığın yetkisinde bulanan Ģifre verme iģlemlerine ait iģler, 21) Müdürlüğe intikal etmiģ olan kiģi borçlarının ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak yazıģma, tebliğ, kayıt ve tahsilat iģlemlerinin yapılmasını sağlamak, bir örneğini Projeler ġube Müdürlüğüne teslim etmek. 22) Say-2000i sisteminden iģlem numarası alınması 23) SGK giderlerine ait ödeme emri belgelerinin incelenmesi iģlemlerini gerçekleģtirmek 24) Tahakkuka bağlanmıģ bulunan alacakların kayıt ve diğer iģlemlerini gerçekleģtirmek 25) TaĢınır Kesin Hesabı ve TaĢınır Kesin Hesap Ġcmal Cetvellerinin hazırlamak. 26) TaĢınırların giriģ ve çıkıģına iliģkin muhasebe kayıtlarını gerçekleģtirmek, 27)TÜBĠTAK, SANTEZ, Bilimsel AraĢtırma Projeleri, Erasmus, Farabi vb. Projelerin ödemelerine iliģkin belgelerinin tetkiki, muhasebe kayıtlarının tutulması, say 2000i sistemine girilmesi ve ödeme sonrası iģlemlerinin gerçekleģtirilmesi. 28)Tüm harcama birimlerinden gelen avans ve kredilere ait muhasebe iģlem fiģleri ve eklerinin incelenmesi iģlemlerini gerçekleģtirmek 12

13 29) Tüm harcama birimlerinden gelen yolluk harcamalarına ait ödeme emri ve eki belgelerinin incelenmesi iģlemlerini gerçekleģtirmek 30) Üniversitenin Muhtasar ve KDV Beyannamelerini düzenleyerek tahakkuk ettirmek, 31) Üniversitemiz personellerinin kayıtlı olduğu sendika adına maaģlarından yapılan kesintiyi ilgili sendika hesaplarına, kefalete tabi personellerden kesilen kefalet kesintilerinin Kefalet Sandığı BaĢkanlığına, icra kesintisi yapılan personellerden kesinti yapılan tutarların ilgili icra dairelerine ödenmesi, Stratejik Yönetim ve Planlama ġube Müdürlüğü -Stratejik Yönetim ve Planlama ġube Müdürlüğünün Görevleri; 1) Stratejik planlama çalıģmalarını koordine etmek ve destek hizmetlerini vermek, 2) Kurum faaliyet raporlarını hazırlamak, 3) Ġdarenin misyonunun belirlenmesi çalıģmalarını yürütmek, 4) Ġdarenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dıģ faktörleri incelemek, 5) Yeni hizmet fırsatlarını belirlemek, etkililik ve verimliliği önleyen tehditlere tedbirler almak, 6) Kurum içi kapasite arastırması yapmak, hizmetlerin etkililiğini ve yararlanıcı memnuniyetini analiz etmek ve genel arastırmalar yapmak 7) Ġdarenin üstünlük ve zayıflıklarını tespit etmek 8) Ġdarenin görev alanıyla ilgili arastırma-gelistirme faaliyetlerini yürütmek. 9) Ġdare faaliyetleri ile ilgili bilgi ve verileri toplamak, tasnif etmek, analiz etmek. 10) Yönetim bilgi sistemlerine iliģkin hizmetleri varsa ilgili birimlerle iģbirliği içinde yerine getirmek, 11) Yönetim bilgi sisteminin geliģtirilmesi çalıģmlarını yürütmek, 12) Ġstatistiki kayıt ve kalite control iģlemlerini yapmak, 13) BaĢkanlığın internet sitesinin düzenlenmesi ve güncellenmesi iģlemlerini yapmak, 14) BaĢkanlığın gelen ve giden evrak kayıt iģlemlerinin yürütmek, 15) BaĢkanlık bünyesindeki evrakları standart dosya planına göre dosyalamak ve arģivlemek, 16) BaĢkanlığın mal ve malzeme ihtiyaçlarının karģılanmasına iliģkin iģlemleri 13

14 Rektörlük Tahakkuk ĠĢlemleri ġube Müdürlüğü - Rektörlük Tahakkuk ĠĢlemleri ġube Müdürlüğünün Görevleri 1) Üniversitemizde görev yapmakta olan akademik ve idari personelin iģe baģlama yazısından sonra harcama birimleri adına kiģiye bağlı; maaģ, ek ders, fazla mesai, katılım ücreti, yolluk, sosyal haklar, jüri ödemeleri ile sigorta giriģ ve çıkıģ iģlemleri, sosyal güvenlik ödemeleri, sağlık prim ödemeleri, nafaka, icra, sendika, kefalet kesintisi iģlemleri, geçici personel ödemeleri, personel nakil bildirimleri ve kiģi borcu iģlemlerini yürütmek. 2) SGK kurum alacaklarına ait iģlemlerini (ek karģılıklar, makam tazminatı vb. ödemeler) yürütmek. 6- Yönetim ve Ġç Kontrol Sistemi GÖREVĠ UNVANI, ADI VE SOYADI GÖREV ġeklġ (ASĠL/VEKĠL) GÖREV TARĠHLERĠ (..MALĠ YILI) DAĠRE BAġKANI Alper YILDIRIM ASĠL HARCAMA YETKĠLĠSĠ Alper YILDIRIM ASĠL GERÇEKLEġTĠRME GÖREVLĠSĠ Halil ÜNAL ASĠL MUHASEBE YETKĠLĠSĠ Arzu TALĠ ÜNAL ASĠL TAġINIR KONTROL YETKĠLĠSĠ Halil ÜNAL ASĠL YÖNETĠM VE ĠDARĠ BĠRĠMLERĠN YAPISI Üniversitemiz 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 12. maddesi ile düzenlenmiģ olan görevleri yerine getirmekte olup stratejik planında yer alan amaçlar ve hedefleri doğrultusunda yönetim ve idari yapılanmasında iģlemlerine devam etmektedir. Konuyla ilgili iyileģtirme çalıģmaları devam etmektedir. Yönetim ve Ġdari Birimlerin Yapısını oluģturan en önemli unsurlardan birisi olan iç kontrol çalıģmalarına 2009 yılında baģlanılarak, Stratejik Plan ve Ġç Kontrol Standardı Hazırlama Komisyonları oluģturulmuģtur. Konuyla ilgili 2009 yılında Üniversitemiz Kamu Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı hazırlanarak Maliye Bakanlığına gönderilmiģtir tarihinde, mali karar ve iģlemlere iliģkin süreç kontrolü amacıyla Üniversitemiz Ön Mali Kontrol ĠĢlemleri Yönergesi yürürlüğe konulmuģtur tarihinde Üniversitemizin akademik birimlerinde yapılacak olan her tür bilimsel araģtırma, çalıģma, yayın ve etkinliklerde uyulması gereken etik norm ve ilkeleri belirlemek, etiğe aykırı 14

15 davranıģların yaptırımlarını düzenlemek, uygulamayı gözetmek amacıyla oluģturulacak Üniversite Etik Kurulunun görev, yetki ve sorumlulukları ile çalıģma esaslarını tespit etmek amacıyla hazırlanan Etik Kurulu Yönergesi yürürlüğe konulmuģtur. Yetki devri ve imza yetkisine iliģkin olarak Merkez Birimleri Yetki Devri ve Ġmza Yetkilerine ĠliĢkin Usul ve Esaslar Yönergesi yürürlüğe konulmuģtur tarihinde baģkanlık birimlerinin fonksiyonel ve operasyonel görev dağılımlarını belirlemek verilen görevlerin sonucunu izlemeye ve geleceğe dönük planlamalar yapmaya yönelik mekanizmalar oluģturmak ve hizmetin aksamadan yürütülmesini sağlamak için Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanlığı birim yönergesi yürürlüğe konulmuģtur. Misyon ve Vizyon ve temel değerlerimiz belirlenmiģtir Yılı Stratejik Planı ile yılları performans programları hazırlanmıģtır. Görev tanımı formları, görev dağılım çizelgeleri, süreç çalıģmaları, süreç sahibini, riskleri, sorumluları, süreci yürütecek kiģide olması gereken yeterlilikler, kontrol faaliyetlerini, fayda maliyet analizini ve iģ akıģ Ģemalarını da içeren süreç akıģ formları taslak olarak oluģturulmuģtur. Bu taslak doğrultusunda Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanlığınca çalıģmalar yapılmaktadır. Üniversitemizde iç kontrol standartlarına katkıda bulunan pek çok otomasyon bilgi sistemi (say2000i, e-bütçe, KBS, TKYS, Öğrenci Bilgi Sistemi vb.) bulunmaktadır. Gelen ve giden her türlü evrak dâhil iģ ve iģlemlerin kaydedildiği, sınıflandırıldığı ve dosyalandığı kapsamlı ve güncel bir evrak otomasyon sistemi olan Elektronik Belge Yönetimi Sistemi 2014 yılında kullanılmaya baģlanmıģtır. Ġç kontrol sisteminin oluģturulması, uygulanması ve geliģtirilmesi çalıģmaları, Üst yöneticinin liderliği ve gözetiminde, Ġç Kontrol Ġzleme Ve Yönlendirme Kurulu ve Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunun yönlendirmesi ve yönetiminde, Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanlığının desteğinde harcama birimleri eliyle yürütülmektedir. Kurulun ve Grubun sekretarya hizmetleri Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanlığı tarafından yürütülmektedir. Eylem planında öngörülen çalıģmaları gerçekleģtirmekle görevli birimler tarafından hazırlanan taslak düzenlemeler ve Grup tarafından belirlenenler, Grubun uygun görüģüyle Kurulun değerlendirilmesine sunulur. Kurulun değerlendirmeleriyle son Ģekli verilen taslak düzenlemeler Rektörün ve gerekmesi halinde Yönetim Kurulunun veya Senatonun onayına sunulur. Eylem planında belirtilen bazı eylemler birim amirlerinin veya bir üst yöneticinin onayıyla yürürlüğe konulur ve uygulanır. 15

16 Eylem planında öngörülen faaliyet ve düzenlemelerin gerçekleģme sonuçları, Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanı tarafından her yılın Haziran ve Aralık ayları sonu itibariyle eylem planı formatında Rektöre rapor edilir. Ġç kontrol sisteminin oluģturulması uygulanması izlenmesi ve geliģtirilmesi amacıyla oluģturulan 79 genel Ģart içerisinde genel Ģart hususunda makul güvence sağlanmıģtır. Kalan 24 Ģartın gerçekleģtirilebilmesini teminen eylem planındaki takvime uygun biçimde çalıģmalar yürütülmektedir. Üniversitemizin iç kontrol ve kalite geliģim süreci kapsamında bulunan tüm belgelerin Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSĠS) içerisinde yer alacak Ģekilde hazırlanması onaylanması ve güncelleģtirilmesine iliģkin standartları belirleyen Bilecik ġeyh Edebali Üniversitesi KAYSĠS Belgesi Hazırlama Prosedürü tarihli senato kararı ile yürürlüğe girmiģtir. 16

17 II- AMAÇ ve HEDEFLER A-Ġdarenin Amaç ve Hedefleri Stratejik Amaçlar Akademik ve Ġdari Personeli Yeterliliğinin ve Niteliğinin Arttırılması Kurumsal Kültürün YerleĢtirilmesi Stratejik Hedefler Üniversitemiz Stratejik Planı ve Kongreler, sempozyumlar ve eğitim seminerlerine katılımın desteklenmesi ile hizmetiçi eğitimlerin artırılması hedefi doğrultusunda 2016 yılında gerçekleģtirilen faaliyetler aģağıda belirtilmiģtir. 1-Alper YILDIRIM VIII. Yükseköğretim Kurumları Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanları toplantısı ( ) 2-Alper YILDIRIM Kurumsal Değerlendirme Süreci Bilgilendirme Toplantısı ( ) 3-Alper Yıldırım ve Halil ÜNAL Maliye Bakanlığı Muhasebat Genel Müdürlüğü Muhasebe ve Mali Ġstatistik Uygulamalarının GeliĢtirilmesi ÇalıĢtayı ( ) 4-Gonca ASĠL Maliye Bakanlığının KBS Nakit AkıĢı Eğitimi ( ) 5-Ozan ÇELĠK TaĢınır Mevzuatı Eğitimi ( ) Üniversitemiz Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı güncellenmiģtir.konuyla ilgili Ġç Kontrol Ġzleme ve Yönlendirme Kurulu ile Ġç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubu oluģturulmuģtur. Ġç Kontrol çalıģmaları içersinde bulunan KAYSĠS sürecinde; Üniversitemize ait 143 form, 5 esas / usul, 44 görev tanımı, 3 katalog / klavuz, 15 kurum yönetmeliği, 1 prosedür, 9 sözleģme / protokol, 1 uygulama / program esası, 53 yönerge Üniversitemiz KAYSĠS web sayfasında yayımlanmıģtır. Daire BaĢkanlığımız Ġç Kontrol çalıģmaları kapsamında ise baģkanlığımıza ait 6 adet görev tanımı, 17 adet iģ akıģ süreci web sayfamızda yayımlanmıģtır. 17

18 B- Temel Politikalar ve Öncelikler BaĢkanlığımızda çalıģan personellerimizin çoğunun açıktan atama ile iģe baģlaması dolayısıyla personel profilimiz genç ve dinamik bir yapıdadır. Personelimizin gayretli çalıģması ve genç olmaları avantaj sağlarken, deneyimsizlik eksik yönlerimiz olarak sayılabilir. BaĢkanlığımızın önceliklerini Ģu Ģekilde sıralayabiliriz: Hizmet içi eğitim verilmesi: Personelimizin değiģen mevzuat bilgilerini güncel tutabilmesi için toplantı ve seminerlerle bu konulardaki yenilikleri takip etmeleri sağlanmalıdır. Kurum içi eğitimlerle çoğu yeni olan personellerimizin iģ deneyimleri ve bilgileri arttırılmaya çalıģılmalıdır. Ġç Kontrol Sisteminin Kurulması: Ġç kontrol eylem planımız hazırlanmıģ olup iç kontrol sistemi hakkında diğer tüm birimlerin bilgi sahibi olması ve sisteme entegre olması için çalıģmalar yapılmakta ve iç kontrol sisteminin koordinasyonu BaĢkanlığımızca sağlanmaktadır. Esas alınacak politika belgeleri kamu idaresinin faaliyet alanı ve içinde bulunduğu sektöre göre değiģmektedir. Ancak örnek olması açısından aģağıdaki politika belgeleri sayılabilir. Yükseköğretim Kurulu BaĢkanlığı Tarafından Hazırlanan Türkiye nin Yükseköğretim Stratejisi Kalkınma Planları ve Yılı Programı, Orta Vadeli Program, Orta Vadeli Mali Plan, Bilgi Toplumu Stratejisi ve Eki Eylem Planı, 18

19 II- FAALĠYETLERE ĠLĠġKĠN BĠLGĠ VE DEĞERLENDĠRMELER A-Mali Bilgiler 1-Bütçe Uygulama Sonuçları 1.1-Bütçe Giderleri BaĢkanlığımıza 2016 mali bütçesinde TL ödenek tahsis edilmiģ, TL si harcanmıģ olup baģlangıç ödeneğinin % 85 i kullanılmıģtır. Bu harcamalar üç ana gider grubunda gerçekleģtirilmiģtir. Bu ana gider grupları ve harcamalar aģağıda belirtildiği gibidir BÜTÇE BAġLANGIÇ ÖDENEĞĠ 2016 GERÇEKLEġME TOPLAMI GERÇEK. ORANI TL TL % BÜTÇE GĠDERLERĠ TOPLAMI 01 - PERSONEL GĠDERLERĠ 02 - SOSYAL GÜVENLĠK KURUMLARINA DEVLET PRĠMĠ GĠDERLERĠ 03 MAL VE HĠZMET ALIM GĠDERLERĠ 05 - CARĠ TRANSFERLER 06 - SERMAYE GĠDERLERĠ

20 1.2- Bütçe Gelirleri GELĠR EKONOMĠK KOD GELĠR EKONOMĠK KOD ĠSĠMLERĠ PLANLANAN GELĠR GERÇEKLEġEN DURUM ġaartname, Basılı Evrak, Form SatıĢ Gelirleri 1.000, ,00 510,00 Avukatlık Vekalet Ücreti Gelirleri 0,00 465,52 465,52 Kurs, Toplantı, Seminer, Eğitim vb. Faaliyet Gelirleri 0, , ,00 DanıĢmanlık/Bilgilerndirm Gelirleri 0, , ,50 Birinci Öğretimden Elde Edilen Gelirler , , ,06 Ġkinci Öğretimden Elde Edilen Gelirler , , , Yaz Okulu Gelirleri , , , Tezsiz Yükseklisans Gelirleri , , ,00 Kantin Kafeterya ĠĢletme Gelirleri ,00 0, , Diğer Hizmet Gelirleri , , , Lojman Kira Gelirleri 3.000, ,44 515, Diğer TaĢınmaz Kira Gelirleri 0, , , Hazine Yardımı , , , Hazine Yardımı , , , YÖK Burs Destekleri 0, , , KiĢilerden Alacaklar Faizi 1.000, , , Mevduat Faizleri , , , Diğer Faizler 1.000,00 0, , AraĢtırma Projeleri Gelirleri Payı 3.000,00 0, , AraĢtırma Projeleri Gelirleri Payı 0, , ,30 Ġrat Kaydedilecek Nakdi Teminatlar 0,00 0,05 0, KiĢilerden Alacaklar 1.000, , , Öğrenci Katkı Payı Telafi Gelirleri , , , Yukarıda Tanımlanmayan Diğer ÇeĢitli Gelirler 0, , , Diğer ÇeĢitli TaĢınmaz SatıĢ Gelirleri 0,00 0,00 0, TaĢınır SatıĢ Gelirleri 0,00 0,72 0, Diğer Hizmet Gelirleri 0, , , Diğer Ġdari Para Cezaları 0, , ,28 Yukarıda Tanımlanmayan Diğer ÇeĢitli Gelirler 0, , , , , ,16 20

21 1.3-Hazine Yardımı BÜTÇE TERTİBİ ÖDENEK Temel Mali Tablolara ĠliĢkin Açıklamalar Mal ve hizmet alımları giderleri hesabı için 2016 yılında TL ödenek öngörülmüģ olup TL gider yapılarak kullanılabilir ödeneğin % 41 i harcanmıģtır. Bu hesap grubundan yapılan ödenek kullanımlarının ayrıntıları incelendiğinde, harcamalar 03.2 Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alım Giderlerine tahsis edilen TL ödeneğin % 17 si kullanılarak TL harcama yapılmıģtır Yolluk giderlerine tahsis edilen TL ödeneğin % 49 u kullanılarak 3.461,47 TL harcama yapılmıģtır Hizmet Alım Giderlerine tahsis edilen TL ödenekten harcama yapılmamıģtır Menkul Mal Gayri Maddi Hak Alım Bakım ve Onarım Giderlerine tahsis edilen TL ödeneğin % 99 u kullanılarak TL harcama yapılmıģtır. 3- Mali Denetim Sonuçları 2016 yılında BaĢkanlığımıza ait herhangi bir dıģ denetim raporu bulunmamaktadır Haziran ayında Üniversitemiz kurum iç değerlendirme raporu hazırlanarak internet adresimiz aracılığıyla kamuoyunun bilgisine sunulmuģtur. 21

22 B- Performans Bilgileri B.1- Performans Sonuçları Tablosu Amaç 6 Hedef 6.1 Hedef 6.2 Kurumsal kültürün yerleģtirilmesi. Üniversitemiz iç kontrol sisteminin kurulması konusunda çalıģmalar yapılmasının sağlanması. Yöneticilerin kurum kültürünün geliģiminin takip edilmesinin sağlanması. Performans Ġç kontrol sisteminin etkin olarak uygulanması. Hedefi Kurumsal kültürün oluģturulması ve oturtulması için standardizasyon sağlayacak olan iç kontrol sisteminin yerleģmesi. OluĢturulan iç kontrol eylem planının tam olarak uygulanır olması. Performans Göstergesi Faaliyetlerden Sorumlu Birim Özel Kalem (Rektörlük) Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanlığı Performans Göstergeleri Tamamlanan eylem sayısı Düzenlenen eğitim sayısı Faaliyetler Üniversitemiz iç kontrol sisteminin kurulması konusunda çalıģmalar yapılmasının sağlanması. Yöneticilerin kurum kültürünün geliģiminin takip edilmesinin sağlanması. Kaynak Ġhtiyacı Bütçe Bütçe DıĢı Toplam TL TL TL TL 22

23 ÜNĠVERSĠTEMĠZ ĠÇ KONTROL SĠSTEMĠNĠN KURULMASI KONUSUNDA ÇALIġMALAR YAPILMASININ SAĞLANMASI: Ġç kontrol eylem planımız hazırlanmıģ olup, iç kontrol sistemi hakkında tüm birimlerin bilgi sahibi ve sisteme entegre olması için çalıģmalar yapılmakta; bu çalıģmaların koordinasyonu Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanlığınca yürütülmektedir. YÖNETĠCĠLERĠN KURUM KÜLTÜRÜNÜN TAKĠP EDĠLMESĠNĠN SAĞLANMASI: Ġç kontrol eylem planı sayesinde oluģturulan standartlar, kurum kültürünün yerleģmesi ve iģlerin belirlenmiģ bir düzende akması için büyük bir adım olacaktır. Üst yönetimin bu eylem planını desteklemesi, kurum kültürünün yerleģmesi sürecinde önemli bir aģamadır. B.2- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi Üniversitemizin performans programındaki hedef ve amaçlara ulaģılması tüm akademik ve idari birimlerin iģbirliğiyle gerçekleģebilecektir. Bu noktada Daire BaĢkanlığımızı da kapsayan amaç ve hedeflere ulaģılabilmesi için 2016 yılında pek çok çalıģma gerçekleģtrilmiģtir. GerçekleĢtirilen çalıģmalara ait bilgiler yukarıdaki tabloda belirtilmiģtir. B.3- Performans Bilgi Sisteminin Değerlendirilmesi Performans esaslı bütçeleme sistemi istatistiklere dayalı bir sistemdir. Fakat henüz Üniversitemizde bu yerlerin kullanımını sağlayacak kurulu bir sistem kullanılmamaktadır. 23

24 IV-KURUMSAL KABĠLĠYET ve KAPASĠTENĠN DEĞERLENDĠRĠLMESĠ A- Üstünlükler Say2000i sisteminin kurulması,kbs,e-bütçe, EBYS, Say2000i otomasyon sitemlerinin varlığı Dinamik, yenilikçi ve mevzuata hakim personel temini Mevzuata uygun doğru, güvenilir, kayıtların tutulmasını yeni, bilgili, ilerlemeye açık ve takım çalıģmasını destekleyen yönetim anlayıģı B- Zayıflıklar Hizmet içi eğitimin yetersizliği Performansa dayalı ödüllendirme sisteminin olmaması Kullanılan programların arasında veri alıģveriģi yapılamaması C- Değerlendirme Kullanılan otomasyon sistemleri arasında entegrasyonun olması iģlerin daha hızlı ve daha doğru yürütülmesini sağlayacaktır. BaĢkanlığımızda yürütülen faaliyetler uzmanlık ve sürekli değiģen bilgilerin güncellenmesini gerektirdiğinden bu kapsamda eğitin kurs ve seminerlere katılımın sağlanması yararlı olacaktır. Birimler arası iģ birliği ve bilgi akıģını hızlandıracak yapıların oluģturulması iģ yükünü azaltacak ve hizmet süresini kısaltacaktır. V- ÖNERĠ VE TEDBĠRLER Strateji GeliĢtirme Daire BaĢkanlığı olarak birimimiz, yukarıda bahsi geçen üstünlük ve zayıflıkların bilincinde olarak, üstünlüklerin değerlendirilmesi, zayıflıkların giderilmesi yönünde çalıģmalarını sürdürerek, üniversite yönetiminin de desteğiyle kısa sürede amaç ve hedefleri doğrultusunda görev, yetki ve sorumluluklarını yerine getirmeye devam edecektir. 24

25 ĠÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI [1] Harcama yetkilisi olarak yetkim dâhilinde; Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim. Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiģ kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir Ģekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara iliģkin iģlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm. Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile SayıĢtay raporları gibi bilgim dâhilindeki hususlara dayanmaktadır. [2] Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. [3] (Yer-Tarih) Alper YILDIRIM Strateji GeliĢtirme Dairesi BaĢkanı 25