ECZANE ÇALIŞMA TALİMATI

Transkript

1 SAYFA NO 1/6 1. AMAÇ VE KAPSAM: Hastane eczanesinin çalışma politikasını belirlemek ve bu politika çerçevesinde eczane işleyişini sağlamak, eczanenin her türlü görev ve faaliyetleri ile ilgili yapılması gerekenleri detaylandırmak, eczane çalışanlarının görev ve sorumluluk dağılımını yapmak, kaliteli hizmet sunumu yaparak hastalara zamanında ve hatasız ilaç sunumu sağlamak. Hastane eczanesini, ilgili tüm depoları ve ilgili yöneticileri kapsamaktadır. 2. GÖREV VE SORUMLULUK: Baş eczacı, eczacılar, eczane teknisyenleri, Taşınır Konsolide Yetkilisi 3. TALİMATIN DETAYI: 3.1. Yatan hastalar için servisler tarafından HBYS ile yapılan ilaç isteklerinin denetimi ve karşılanması: Yatan hastaların günlük ilaç ihtiyaçları hastanın sorumlu doktoru tarafından günlük viziteleri sırasında hasta tabelalarına yazılır Order adı da verilen bu liste daha sonra hastanın yattığı serviste bulunan ve hastadan sorumlu hemşire tarafından, o servise ait vizite defterine işlenir. Orderlar, servis hemşireleri tarafından HBYS sistemine girilir Eğer listede enfeksiyon hastalıkları uzmanının onayını gerektiren (EHU) ilaçlar varsa bunlar HBYS üzerinden enfeksiyon hastalıkları uzmanı tarafından onaylandıktan sonra eczacıların ekranına gelir Eczacıların ekranına gelen hasta ilaç ihtiyaç listeleri eczacılar tarafından kontrol edilerek istenilen ilaçların miktarı ve dozun uygun olup olmadığı incelenir İlacın kullanım dozunun aşıldığı durumlarda eczacı, sorumlu hemşire veya doktorla diyalog kurarak ilaç dozunun kullanımı konusunda uyarıda bulunabilir. Buna ek olarak eczacının hekime; hastanın kullanacağı iki ilaç arasında geçimsizlik, potansiyalizasyon ve benzeri herhangi bir etkileşme söz konusu ise bu konuda uyarıda bulunması, gerekiyorsa uygun olabilecek bir alternatif önermesi gerekmektedir Hasta için istenen ilaç rapor gerektiriyorsa ya da resmi sağlık sigortası kurumu söz konusu ilaç için rapor istiyorsa gerekli rapor servis tarafından eczaneye ulaştırılmalıdır Ayrıca istenen ilaçlar içinde mor veya turuncu reçeteye tabi kan ürünleri var ise ilgili reçete istenir Eğer istenen ilaçlar içerisinde yeşil veya kırmızı reçeteye tabi narkotik veya psikiyatrik ilaçlar var ise sistem üzerinden onaylanan narkotik istem formunun doktor imza ve kaşesiyle birlikte eczaneye iletilmesi gerekir Bu kontrollerden sonra servisin on-line giriş yaptığı ve eczacının onayladığı listeler HBYS aracılığı ile MEDULA ya gönderilir. MEDULA nın onay verdiği ilaçların servis bazındaki listeleri bilgisayardan yazdırılarak eczane yardımcı personeline hazırlanmak üzere teslim edilir Eczane yardımcı personeli tarafından servis bazlı hazırlanan ilaçlar ve bilgisayar çıktısı servislerce görevlendirilen personele teslim edilir. Servislere toplu olarak gönderilen ilaçların hastalara uygun şekilde dağıtılması servisteki hemşireler tarafından, vizite defteri ve orderların yardımı ile yapılır Servislere gönderilecek ilaçlarda, dikkat edilecek nokta ilaçların bir günlük kullanım dozu şeklinde verilmesidir. Yani hastanın bir günlük ilaç ihtiyacını karşılayacak şekilde verilmesidir Şurup, merhem ve pomat gibi ilaç şekilleri her gün yazılsa bile gönderilmez ve servis hemşiresi bilgilendirilir. Sebebi bu tip formda olan ilaçların bir günlük dozlara bölünmesinin müstahzar bütünlüğünü bozacak olmasıdır. Örneğin 4x5mL seklinde kullanılış yazılmış bir Talcid süspansiyon

2 SAYFA NO 2/6 100 ml hasta için servise gönderildiğinde hastanın 100mL /(4x5mL) = 5 günlük dozu karşılanmış olur, bu beş günde order edilmiş olmasına rağmen gönderilmez, ancak 6. günde tekrar yazılı olursa servise gönderilir Yatan hastaların ihtiyacı olan ilaçların hastane eczanesinde bulunmaması durumunda; hekim, hastane eczanesinde bulunmayan o ilacı yatan hasta reçetesine yazar. Servis görevlisi bu reçeteyi hastane eczanesine götürerek eczacıdan reçeteye ihale veya doğrudan temin yolu ile temin edilememiştir ibareli kaşe ve imza alarak reçeteyi hastane içerisine bulunan ve Eczacılar Odası tarafından görevlendirilmiş olan personele iletir. Böylece ilacın serbest eczanelerden temini sağlanmış olur Eczanede Depo Bazında İlaçların Hazırlanması; Poliklinikler, Acil, TPN, Ameliyathane, Radyoloji, Anjio Ünitesi, Kemoterapi Ünitesi, Aşı Ünitesi ilaç istemlerini bilgisayar üzerinden toplu olarak yapar Bölüm sorumlusu taşınır istek belgesi ile eczane gelir, talebi yapılan ilaçlar eczanede kontrol edilir, onaylanır, bilgisayar çıktısı alınır, teslim alındığına dair bilgisayar çıktısı imzalanır ve ilaçlar sorumluya teslim edilir. Soğuk zincire tabi ilaçlar uygun saklama kabına konularak bölüme transferi sağlanır Hekimlerin reçete etme alışkanlıklarının / servis tüketim kalıplarının izlenmesi: Hekimlerin reçete etme alışkanlıkları piyasaya yeni bir ilaç sunulmadığı sürece hemen hemen aynıdır, değişmez. Eczacılar da bu hususta fikir sahibi olduklarından alımları ihtiyaç doğrultusunda yaparlar Hastalarda da önemli olan etken maddenin sağlanmasıdır, yani istenilen eşdeğerinin bulunup bulunmamasıdır. Kimi zamanlarda da istenilen ilaç ya da etken maddenin bulunmaması ya da stoklarda azalması nedeniyle endikasyona eşdeğeri başka bir ilaç hekime önerilerek onaylanması halinde hasta tabelasındaki ilaçla değiştirilebilir. Örneğin; Ranitidin etken maddeli Ulcuran Ampul yerine Famotidin etken maddeli Famoser Ampul Çok spesifik olup stokta bulunması gerekli görülmeyen ilaçlar, günlerle ölçülecek raf ömrüne sahip ilaçlar, yeni piyasaya çıkmış ilaçlar, stoklarda kalmamış ilaçlar, servislerin acil ihtiyacı olan ilaçlar Satın alma departmanına bildirilerek acil ara alımlar ile temin edilir Hastanede kullanılacak ilaçların seçim/önceliklilik kriterleri: Hastanede kullanılacak ilaçların seçimi ve önceliklerine göre sınıflandırılması sorumlu eczacının sorumluluğunda gerçeklesen bir olaydır. Bu konuda dikkat edilmesi gereken en önemli husus acil durumda gerekli olacak her türlü ilacı eczanede bulundurmaktır. Öncelik daima bu grup ilaçlara verilmelidir. Örnek olarak Antihistaminikler, Narkotik Analjezikler hastane eczanesinde sürekli bulundurulması gereken ve seçimde öncelikli olacak ilaçlar arasındadır Daha sonra yukarıda belirtilen; hekimlerin reçete etme alışkanlıkları da göz önünde bulundurularak açılacak ihalede oluşturulacak liste şekillendirilir İlaçların seçiminde önemli olan mümkün olduğunca fazla sayıda etken madde bulundurmaktır.böylece istenebilecek ilaçlar daha kolay ve daha çabuk bir biçimde verilebilir Aynı etken maddeyi içeren farklı firmaların ürettiği ilaçların arasında seçim yapılacaksa tercih ihale yapılarak ucuz olan ilaçtan yana kullanılacaktır. Burada ilaç üreten firmaların üretim kalitelerine bakılmaz. Bunun nedeni, ilaç kalitesinin standart ve en üst düzeyde olması zorunluluğudur. Zira piyasaya çıkan bir ilaç TC Sağlık Bakanlığı tarafından standartlar ve kalite bakımından değerlendirilerek yeterli görülmüştür Piyasada eşdeğeri olmayan ilaçlar için ihale yapıldığında, ihaleye girecek tek bir firma ve ilaç olacağından rekabet sağlanamayıp ekstra ıskonto sağlanamayacağından bu tip ilaçlar yerine hekimin de

3 SAYFA NO 3/6 görüsü alınarak ihale şartnamesine etken madde yerine ilaç grubu ya da endikasyon ve dozaj şekli de belirtilebilir. Örneğin Düşük molekül ağırlıklı heparin, Üçüncü kuşak sefalosporin v.b Narkotik İlaçların dağıtımı ve kayıtlarının yapılması: Uyuşturucu ilaçlar HBYS üzerinden istenirken diğer ilaçlardan farklı olarak kırmızı(narkotik) renklere boyanmıştır. Bunun sebebi hataları ortadan kaldırmaktır Bu renkte ilaç içeren listeler narkotik formu gelmeden onaylanmaz. Narkotik formu eczacılar tarafından görüldükten sonra onaylanır Onaylanan narkotik ilaç kilitli olan çelik kasadan istenen sayıda çıkartılır. Uyuşturucu ilaçlar diğerlerinde olduğu gibi servislerce gönderilen küvetlere konularak diğer ilaçlarla beraber gönderilmez, aksine servis personeline tutanak karşılığı elden teslim edilir Doktor uyuşturucu ilaç için maksimum dozun üzerinde bir doz talep etmiş ise ilaç verilmez Psikotrop ilaçların dağıtımı ve kaydedilmesi: Psikotrop ilaçların dağıtımı da uyuşturucu ilaçlar gibidir, yalnız bu ilaçlar HBYS de yeşil renktedir Hekimlerin ve hemşirelerin ilaç konusunda (farmasötik-terapötik) bilgilendirilmesi: İlaçlar ve farmakolojik etkileri bakımından doktor ve hemşirelerin bilgilendirilmesi çok önemli bir konudur. Bu konuda hastane bünyesinde kapsamlı bir eğitim programı düzenlenmeli ve bu eğitimler belli aralıklarla tekrarlanmalıdır Bilgilendirme sadece doktor veya hemşire tarafından eczanede gerek duyulan etken maddeyi içeren ilaç bulunup bulunmadığı, bulunuyorsa hangisinin olduğunun sorulması ile sınırlı kalmamalıdır Eczanenin çalışma düzeni ve işleyişi: T.O.T.M eczanesinde bir sorumlu eczacı, üç eczacı, bir işletme eğitimi görmüş Taşınır Konsolide Yetkilisi, (bir yedek Taşınır Konsolide Yetkilisi )bunun yanında dört eczane yardımcı personeli ve üç gece ve nöbetçi yardımcı personelden oluşmaktadır Eczacının görevi eczanelerde çalışan diğer eczacı ve teknisyenleri denetlemek, ilaç giriş ve çıkısını düzenlemek, gelen ilaçların kontrolünü yapmak, gerekli siparişleri vermek, ilaç stoklarını düzenlemek, eczacının bulunması gereken bazı toplantı ve hastane organlarında bulunmak, vb. görevleri üslenmektedir Eczacılar, sorumlu eczacıya görevinde yardım etmek, onun talimatlarına dayanarak üstlendiği geçici görevleri yapmakla yükümlüdür Esas olarak servislerden yapılan istemlerin denetlenip onaylanması, hazırlanan listelerin servis elemanlarına tesliminin sağlanması, eczanede bulunmayan ilaçlar için yoktur kâsesi basılması ve onaylanması, bazı ilaçlar için rapor gereksinimi olduğunda servislerin uyarılması, doz aşımı ve ilaç etkileşmesi gibi durumlarda gerekli tedbirlerin alınması ve ilgili servise bildirilmesi gibi sorumluluklar taşımaktadır Taşınır Konsolide Yetkilisi ilaçların teslim alınması uygun şartlarda depolanması, depolardan eczaneye aktarılması, bilgisayar girişlerinin yapılması ve servis istemlerine hazır hale getirilmesi, düzenli stok sayımlarının miat, ısı ve nem kontrollerinin yapılması gibi işlerden sorumludur Teknisyenler ise ilaçların hazırlanması, raflara dizilmesi, servislere gönderilmesi gibi işlerde sorumlulukları dâhilinde hareket etmekle yükümlüdür Mesai sonrası eczacılık hizmetleri/nöbet düzeni: T.O.T.M de mesai saatleri arasındadır Eczane öğlen arası dahil hiç bir zaman kapanmaz arası sadece nöbetçi personelden biri bulunur. Bu saatlerde eczaneden sadece acil ilaçlar istenebilir.

4 SAYFA NO 4/ Hafta sonu saatleri arasında en az bir nöbetçi personel bulunur. Bu durumda yine hafta içinde olduğu gibi servisler her türlü istemlerini yapabilirler Eczacılar hafta sonu icapçı eczacı olarak eczanede oluşabilecek her türlü sorunun çözümü için ulaşılabilir ve en kısa zamanda hastaneye gelebilir durumda olmalıdırlar Depodan eczaneye ilaç çekimi: & İlaçların ve diğer kalemlerin stok kontrolü ve yerleşimi: HBYS den genel ilaç stoku ve/veya kalan ilaç miktarı an be an bilgisayar sistemi yardımıyla görülebilir Hastane eczanesinde raflarda herhangi bir ilacın azalması durumunda Taşınır Konsolide Yetkilisine durum bildirilerek depodan istenilen adette eczaneye ilaç çıkartılır. Bu konudaki prosedürleri Taşınır Konsolide Yetkilisi takip eder Hastanedeki bilgi ağı sayesinde servislerdeki toplu istemle verilen ilaçların ve malzemenin izlenmesi de mümkündür. Bilgisayar programı, herhangi bir ilacın haftalık, aylık, üç aylık ya da istenilen herhangi bir zaman sürecindeki gidisini tablo ya da grafik olarak eczacının görmesine imkân vermektedir Eczacı, bilgisayara her ilaç için gidiş hızına göre belirlenmiş bir kritik seviye girişi yapar. Stoklardaki ilaç sayısı bu noktanın altına düştüğünde bilgisayar otomatik olarak bununla ilgili uyarı verir ve ilacı sipariş listesine ekleyip eklemek istemediğini eczacıya sorar. Bu sistem sayesinde büyük ihalelerde alınacak ilaçlar ve miktarları daha spesifik olarak belirleneceğinden kurumun ara alımlarla zarara uğraması engellenir, böylece kar marjı yükseltilmiş olur İhalede alımı yapılan ilaçlar toplu olarak hastane deposuna getirilebileceği gibi, miat avantajı sağlamak için firma ya da depo ile yapılan anlaşmaya göre iki ya da üç parti halinde birkaç ay arayla da hastaneye getirilme yoluna da gidilebilir Eczanede bulunan ilaçların saklama koşulları ve alınan önlemler: Firmalardan ya da ecza depolarından gelen ilaçlar sayım yapılmasının ardından, görevlendirilen personel tarafından depoya indirilir. Depoda ilaçların raflara dizimi ilaç depolama talimatına göre yapılır Eczanede ilaçların raflara dizilişinde yine ilaç raflama talimatına uygun hareket edilir, endikasyona ve farmasötik şekillere göre bir yerleşim prensibi gözetilmektedir IV infüzyon çözeltileri çekmecelerde dururken, tabletler raflarda bulunmaktadır. Enjeksiyonluk preparatlar alt dolaplara yerleştirilmiş, pomat ve kremler, solüsyonlar yine alt dolaplara ayrı olarak yerleştirilmiştir Pediatrik ilaçlar ve kemoterapi ilaçları için ise yine ayrı bölümler bulunmaktadır. Ve bunlar kendi aralarında harf sırasına konularak yerleştirilmiştir Aşılar ve kan ürünleri gibi soğukta saklanması gereken ilaçlar servis eczanesi içindeki buzdolaplarında ve hastane bünyesinde bulunan soğutma sistemi ile sıcaklığı +4 ºC e sabitlenmiş soğuk depoda saklanmaktadır Hastane eczanesi ve depolar fiziki konumu nedeniyle güneş almayan bir durumda olduğundan ışıktan korunarak saklanması gereken ilaçlar için ekstra bir önleme gerek görülmemiş, ancak dolapların ahşap kapaklı alt taraflarına yerleştirilmeye dikkat edilmiştir Uyuşturucu ve psikotrop ilaçlar ise anahtarı eczacı tarafından korunan kilitli çelik kasalarda muhafaza edilmektedir Yüksek riskli ilaçlar servis eczanesine çıkartıldığı zaman YÜKSEK RİSKLİ İLAÇ etiket yapıştırılır. Servislere bu şekilde teslim edilir. Servislerde de aynı şekilde muhafaza edilir Soğuk zincire tabii ilaçlar +2 C,+8 C aralıklarında taşınması ve muhafaza edilmesi gereken ilaç grubudur. (Serumlar, aşılar, kan ürünü ilaçlar) Her türlü taşıma sırasında mutlak suretle buz aküsü

5 SAYFA NO 5/6 kullanılmalıdır. Ambalajında +2 C,+8 C aralığında saklayınız ibaresi bulunmalıdır. Bu ilaçlar hazırlama sırasında servis kutularına atılmaz. Kutunun içine dolapta ilacınız var yazısı bırakılır. Servis personeli bir adet soğuk zincir aparatı ile eczaneye gelir. dolapta ilacınız var yazısını gördüğünde eczane personelinden ilacı ister İlaç ihalesi ve ilaç satın alma prensipleri: Hastanenin gereksinimi olan ilaç ve sıhhi malzemeleri sorumlu eczacı, hekimlerden de görüş alarak belirler ve hastane yönetimine bildirir Bu bildirim sırasında sorumlu eczacı, genel prensip olarak etken madde ve doz bildirmektedir, ancak tek bir firmanın ürettiği etken maddelerin istenmesinden kaçınmak için aynı etkiye sahip bir ilaç alımı için ilaç grubu adı da verilebilir Eczacının oluşturduğu ilaç listesi hastane yönetimine sunulur, hastane yönetimi ise duyuru yaparak gerekli ilaçları ilan eder İhale şartları ve ihale tarihi belirlenir Bu ihalelerde ilaçlar için Türkiye de sağlık Bakanlığı nca ruhsatlandırılmış müstahzarları üreten firmalar girebilir Hastane eczanesi-il sağlık Müdürlüğü ilişkileri: İl sağlık Müdürlüğü nün eczaneyi denetleme yetkisi vardır. Bunun yanında serbest eczanelerde olduğu gibi, hastane eczaneleri de oluşturulurken İl sağlık Müdürlüğü tarafından kontrol edilir ve olur alındığı taktirde açılabilir. Açılışları akabinde bu kurum tarafından verilen reçete kayıt defteri, uyuşturucu-psikotrop defteri alma ve tutma zorunluluğu var Hastane eczanesi ayrıca il sağlık müdürlüğü tarafından yollanan seri numarası belli yeşil ve kırmızı reçeteleri, imza karşılığında hekime teslim etmek hususunda İl sağlık Müdürlüğü ile hekim arasında köprü vazifesi görür Hastane eczanesi; çeşitli asıları (kuduz, akrep, tetanos, yılan serumu), ve PPD solüsyonunu il sağlık müdürlüğünden ayniyat karşılığı alır. Ayrıca kırmızı, yeşil ve mor reçetelerin birer nüshalarını da serbest eczanelerde olduğu gibi kontrol amaçlı il sağlık müdürlüğüne gönderilir Eczanedeki İlaç ve Sarf Malzemelerin Stok Seviyeleri ve Miat Takibi İlaç ve tıbbi sarf malzemelerinin miktarlarının kritik stok seviyesinde olanları tespit edilir Kritik stok seviyesinde olan ilaçların muadillerinin miktarları kontrol edilir ve muadiller satışa sunulur Muadilleri yok ise miktarları kritik stok seviyesine düşen ilaçlar satın alınması için talep edilir İlaçların Son Kullanma Tarihlerinin Takibi Eczaneye kabul edilen ilaçların son kullanma tarihleri sistem üzerine kayıt edilir İlaçlar, son kullanma tarihlerine göre yakın miatlılar öne uzun miatlılar arkaya gelecek şekilde ilaç deposundaki yerlerine sıralanır Ayda bir ilaçların son kullanma tarihleri kontrol edilerek miadı yaklaşmış olan ilaçların isim ve miktarları idareye, doktor odalarına ve servislere liste halinde bildirilir Son kullanma tarihinin bitimine üç aydan az kalan ilaçlar için firmalara fax çekilerek uzun miatlı olanla değiştirilmesi talep edilir Son Kullanma Tarihleri Geçen İlaçların İmhası Miadı geçen ilaçlar ilacın adı, ilacın formu, miktarı ve son kullanma tarihi belirtilmiş imha tutanağı hazırlanır İmha tutanağı kontrol edilir ve imzaya sunulur, eczacı, eczacı teknisyeni, sorumlu hemşire, sorumlu doktor, müdür, başhekim yardımcısı, başhekim tarafından imzalanan bu tutanak özel tutanaklar dosyasında muhafaza edilir.

6 SAYFA NO 6/ İlacın türüne göre imha gerçekleşir ve tıbbi atıklar konteynerinde toplanır. Eczanede oluşabilecek diğer atıklar(cam, karton, kâğıt vb) için ilgili atık kutuları hazırlanmış olup, atıkların kaynağında ayrıştırılması sağlanır İmha edilen ilaç bilgisayar programına kayıt edilir Kullanımdan Arta Kalan İlaçların Eczaneye İadesi ve Değerlenmesi Hastanın viziti yapılıp, ilaçları bilgisayar üzerinden girilip, eczaneden alındıktan sonra aynı gün içerisinde hastanın tedavisinin değişmesi, taburcu ve ex olması durumunda kullanılmayan ilaçlar Eczane ve Tıbbi Sarf Depo İade Formu ile eczaneye iadesi yapılır. Kullanılmayan ilaçların onayı eczane görevlisi tarafından kaldırılır, kullanılan miktarın onayı yapılır Aynı saatte, aynı ilaçlarla doz hesaplanarak yapılan tedavilerden kalan ilaçlar miktarı ve son kullanma tarihinin yazıldığı form doldurularak eczaneye geri iadesi yapılır. Geri iade edilen ilaçların eczaneye girişi yapılır. Son kullanma tarihi yakın olan ilaçların öncelikli kullanılması sağlanır Acil ilaç arabalarında bulunan ilaçlardan kullanılmayıp son kullanma tarihine 3 ay kalan ilaçlar tutanak karşılığında eczaneye teslim edilir ve miadı uzun olanla değiştirilir. 4.REFERANS DOKÜMANLAR: