YAZI İŞLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ

Transkript

1 YAZI İŞLERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Kurum dışı gelen evrak, Birim Evrak Kayıt Sorumlusu tarafından Fakülte Sekreterine sevk edilir. Kurum içi/dışı gelen evrak, Birim Evrak Sorumlusu tarafından Dekana sevk edilir. Evrak, Dekan tarafından gerekli talimatlar yazılarak Fakülte Sekreterine sevk edilir. Fakülte Sekreteri evrakı gereği/bilgi için ilgili kişilere sevk eder. Evet YAZI İŞLERİ Giden evrak süreci başlar Hayır Evrak ilgili kişilerce EBYS de sonlandırılır.

2 GİDEN EVRAK İŞ AKIŞ SÜRECİ Dekanın/ Fakülte Sekreterinin Talimatı üzerine Fakülte Sekreteri Onayına sunulur Hata var mı Evet Yazı İşlerince EBYS de Yazı hazırlanır ve paraflanır Hayır Fakülte Sekreterliği tarafından Dekanlığa sunulur Onaylandı mı Hayır Evet EBYS de onaylanan evraka otomatik olarak tarih ve sayısı verilir ilgili birimlere gönderilir ve EBYS de sonlandırılarak arşivlenir

3 FAKÜLTE KURULU, YÖNETİM KURULU, BÖLÜM KURULU VE AKADEMİK KURUL İŞ AKIŞ SÜRECİ Gündem Oluşturulur Yazı İşleri tarafından kurulların gündem yazısı üyelere bildirilir ve toplantı dosyası hazırlanır Kurul toplanır Karar alır Yazı İşleri tarafından toplantı tutanağı yazılır üyelere imzalattırılır Evrak kayıt numarası verilerek bir nüshası ilgili birimlere gönderilir, bir nüshası dosyalanır ve bir nüshası karar defterinde muhafaza edilir.

4 PERSONEL ÖZLÜK İŞLEMİ SÜRECİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Personel Daire Başkanlığı nca ataması yapılan akademik ve idari personelin göreve başlama yazısı yazılarak Rektörlük Makamı Personel Daire Başkanlığı na bildirilir Terfi işlemlerinde, Personel Daire Başkanlığı tarafından gönderilen terfi yazısının bir nüshası ilgili personele verilir, bir nüshası özlük dosyasında muhafaza edilir, bir nüshası gereği için muhasebe birimine verilir asıl evrak EBYS de kaydedilir.

5 İZİN İŞ AKIŞ SÜRECİ İlgili personel mazeret veya senelik izin isteği için izin formu doldurur. Bölüm Başkanlığının onayı (Akademik Personel İçin) Yazı İşleri memuru tarafından düzenlenen izin formu ilgili kişilere imzalattırılır Fakülte Sekreterliğinin onayı (İdari Personel İçin) Dekanlığın Onayı İmzalanan izin formlarının 1 sureti izin öncesi ilgili personele verilir Yazı İşleri memuru İmzalanan izin formlarının 1 sureti üst yazı ve izin tabloları ile birlikte Personel Daire Başkanlığına gönderilir İmzalanan izin formlarının 1 sureti üst yazı ve izin tabloları ile birlikte ilgili klasöründe dosyalanır.

6 KAYIT YENİLEME VE DERSE YAZILIM İŞ AKIŞ SÜRECİ Öğrenci, Akademik Takvimde belirtilen tarihler arasında katkı payını yatırıp dersini seçer Danışman Ekle-Çıkar haftasında ders kayıtlarını onaylar.

7 KAYIT DONDURMA İŞ AKIŞ SÜRECİ Öğrenci dönemin ilk haftasında dilekçe yazar, mazeretini belgeler Yazı İşleri tarafından Evrak, EBYS den Kaydedilir Yönetim Kurulu karar alır Uygun/uygun değil Fakülte Sekreteri dilekçe ve eklerini Yönetim Kuruluna arz eder Yazı İşleri Bürosu durumu Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına ve Bölüm Sekreterliğine durumu yazı ile bildirir

8 MAZERET SINAVI İŞ AKIŞ SÜRECİ Öğrenci, Yönetmelikte belirtilen süreler içerisinde mazeret belgesi ve dilekçe (OGR-F-7) ile başvurur. Yazı İşleri tarafından Evrak, EBYS den Kaydedilir ve Bölüm Sekreterliğine iletilir. Bölüm sekreterliği evrakı Fakülte Sekreterliğine iletilir. Yönetim Kurulu karar alır Uygun/uygun değil Fakülte Sekreteri mazeret dilekçelerini Yönetim Kuruluna arz eder. Yazı İşleri Bürosu durumu Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına, Bölüm Sekreterliğine ve dersin sorumlu öğretim elemanına bildirir. Mazeret sınavı Akademik Takvimde belirtilen zamanlarda yapılır.

9 NOTLARDA MADDİ HATA VE SINAV SONUÇLARINA İTİRAZ Öğrencinin notu açıklandıktan sonra belirtilen süreler içerisinde dilekçe (OGR-F-6) ile müracaat ederek sınav kağıdının yeniden incelenmesini ister. Evrak Yazı İşleri tarafından kayda alınır Fakülte Sekreterliğine iletilir. Öğrencinin itirazı devam ediyor mu Fakülte Sekreteri evrakı Dekanın onayına sunar Evet Hayır Dekan ilgili program/bölüm başkanlığı aracılığıyla sınav kâğıdını dersin sorumlu öğretim elemanına inceletir ve sonuç öğrenciye ilan edilir Yönetim Kurulu Kararı ile sorumlu öğretim elemanının dahil olmadığı ilgili alandaki öğretim elemanlarından oluşan en az üç kişilik komisyon oluşturulur. Komisyon inceleme yapar Notta değişiklik var mı Yazı İşleri bürosu sınav sonucunu Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına, Bölüm Sekreterliğine ve dersin sorumlu öğretim elemanına bildirir. Evet Hayır Yönetim Kurulu Kararı ile açıklanır

10 ONUR VE YÜKSEK ONUR BELGELERİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Bölüm Sekreterliği tarafından Kocaeli Üniversitesi Önlisans ve Lisans Eğitim ve Öğretim Yönetmeliğinin 31. Maddesine göre Onur, ve Yüksek Onur Belgesi verilecek öğrenciler tespit edilir. Onur ve Yüksek Onur Belgesi alacak öğrenci listesi Rektörlük Makamı Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına yazı ile bildirilir Öğrenci İşleri Daire Başkanlığınca hazırlanan belgeler okula gelir İlgili öğrencilere teslim edilir

11 ÖZEL ÖĞRENCİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Öğrenci dilekçe (OGR-F-1) ile başvurusunu yapar.evrak kayıttan geçen dilekçe Fakülte Sekreterliğine iletilir. Fakülte Sekreteri yazıyı Yönetim Kuruluna sunar ve Yönetim Kurulu karar alır. Yönetim Kurulu başvuruyu kabul ederse durumu Üniversite Senatosuna bildirir.

12 % 10 A GİREN ÖĞRENCİLERİN İŞ AKIŞ SÜRECİ Bölüm Sekreterliği tarafından, her bir dönem için belirlenen asgari derslerden başarılı olan ve bu dersleri alan ve sıralamada ilk % 10 a giren öğrenciler tespit edilir % 10 a giren öğrenci listesi Rektörlük Makamı Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına yazı ile bildirilir

13 TEK DERS SINAVI İŞ AKIŞ SÜRECİ Bölüm Sekreterliği tarafından 8 dönem dersleri alan ve yarıyıl sonu sınavına girme koşulunu yerine getiren ancak mezuniyeti için tek dersi kalan öğrenciler tespit edilir Öğrenci İşleri Akademik Takvimde belirtilen Tek Ders Sınavı tarihi ve öğrencilerin müracaat edecekleri tarih duyurulur Öğrenci müracaat tarihlerinde dilekçe (OGR- F-8) ile Yazı İşlerine başvurur. Bölüm Sekreterliğine iletir. Yazı İşleri dilekçeyi Bölüm Sekreterliğine iletir Bölüm Sekreterliği Sınav Listesi hazırlayarak ilgili öğretim elemanlarına verir Bölüm Sekreteri dilekçeyi danışma iletip Tek Ders onayı alınır. Bölüm Sekreterliği onaylanan dilekçeyi Fakülte Sekreterliğine iletir. Fakülte Sekreteri Dilekçeyi Dekanın onayına sunar.

14 MEZUNİYET İŞ AKIŞ SÜRECİ Danışman mezuniyet kontrollerini yapar ve mezunlar listesini (OGR-L-4) Evrak Kayıttan geçirerek Bölüm Sekterliğine bildirir. Bölüm Sekreterliği listeyi Yönetim Kuruluna sunması için Fakülte Sekreterliğine iletir. Fakülte Sekteri listeyi Yönetim Kuruluna sunar. Yönetim Kurulu Kararı alınır Yönetim Kurulu Kararı Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilir.

15 İLİŞİK KESME İŞ AKIŞ SÜRECİ Öğrenci İşleri Daire Başkanlığından ilişik kesme ile ilgi yazı Birim Evrak Sorumlusuna gelir. Birim Evrak Sorumlusu Yönetim Kuruluna sunulmak üzere yazıyı Fakülte Sekterliğine iletir. Fakülte Sekreteri yazıyı Yönetim Kuruluna sunar ve Yönetim Kurulu karar alır. Yönetim Kurulu kararı Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına bildirilir.

16 YATAY GEÇİŞ İŞ AKIŞ SÜRECİ Yatay geçiş başvuru tarihlerinde öğrenci dilekçe (OGR-F-4) ve ekleriyle başvurur Bölüm Sekreterliği tarafından Duyuru ve ilanlara göre gerekli başvuru koşulları ve tarihleri takip edilir Yönetim Kurulu muafiyet kararı alır İntibak Komisyonunca Tüm başvurular not ortalamalarına göre yüksekten düşüğe doğru sıralanır. Asil ve yedek adaylar belirlenir Muafiyeti uygun görülen dersler Bölüm Sekreterliği tarafından Öğrenci Bilgi Sisteminden düşürülür. Yönetim Kurulunca Yatay Geçişi uygun görülen öğrenciler Öğrenci İşleri Daire Başkanlığına ve Bölüm Sekreterliğine bildirilir. Bölüm Sekreterliği dosyaları muafiyet için İntibak Komisyonuna iletir. İntibak komisyonunca muafiyet raporu hazırlanır

17 MUHASEBE Muhasebe memuru tarafından ilgili aya ait, personelin derece, kademe, kıdem v.b. terfi değişiklikleri, yabancı dil puanı, aile yardımı için eşin çalışıp çalışmadığı, çocuk yardımı için yaş bilgileri v.b değişiklikler güncellenir. Nakil giden veya ücretsiz izne ayrılanların da KBS sisteminden çıkışı yapılarak güncelleme işlemi tamamlanır. Kesintiler (icra, sendika, emekli borçlanması, eczane, kira, kefalet, zam ve tazminat ödemelerinde 657 sayılı Kanunun 152.maddesine göre 7 günü aşan hastalık izin süreleri v.b) girilerek hesaplama işlemi gerçekleştirilir Muhasebe memuru tarafından bordro dökümü alınır ve yapılan güncellemeler kontrol edilir. Kontrol sonrasında yapılan güncellemelerde hata varsa ilk adıma geri dönülür eğer hata yoksa hesaplanan maaş KBS sistemi üzerinden Muhasebe Birimine gönderilir. KBS sisteminden alınan Ödeme Emri Belgesi Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 9. ve 10. maddelerinde sayılan gerekli belgeler eklenerek gerçekleştirme görevlisine gönderilir Hata varsa muhasebe birimine geri dönülür hata yoksa bir sonraki adımla işlemler devam eder Gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılan kontrol sonucunda ödeme emri belgesine "Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür." şerhi düşülerek imzalanır ve eki belgelerle birlikte harcama yetkilisine gönderilir Harcama yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri belgesi ve eki belgeler Muhasebe Birimine gönderilir Muhasebe Birimince belgeler her ayın 10 una kadar Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından maaş tutarları bankaya gönderilir. Ayın 15 inde bankaca alacacakları, kişilerin hesaplarına aktarılır

18 EK ÇALIŞMA KARŞILIKLARI ÖDENMESİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Akademik takvime uygun olarak dönem başında, Bölüm Başkanlıkları ve Yönetim Kurulunca verilecek dersler ve bu dersleri verecek öğretim elemanları belirlenir ve Muhasebe Birimine gönderilir Ders yükü dağılımı harcama birimi Yönetim Kurulunda görüşülüp karara bağlanır İlgili aya ait fiilen yapılan derslerden zorunlu ders yükü düşülüp geriye kalan ders yüklerinden ek ders icmali hazırlanır. Gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılan kontrol sonucunda Ödeme Emri Belgesine "Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür." şerhi düşülerek imzalanır ve eki belgelerle birlikte harcama yetkilisine gönderilir. Harcama yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri belgesi ve eki belgeler Muhasebe Birimine gönderilir Hazırlanan icmal YÖK tarafından belirlenen Ders Yükü Tespitinde Uyulacak Esaslara ve diğer ilgili mevzuata uygunluğu yönünden kontrol edilir. Bu icmale göre KBS sisteminin Ek Ders modülünde bordro hazırlanır ve KBS sistemi üzerinden Muhasebe Birimine gönderilir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından ek çalışma tutarları bankaya gönderilir Bankaca alacakları, kişilerin hesaplarına aktarılır KBS sisteminden alınan Ödeme Emri Belgesi Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 13.maddesinde sayılan gerekli belgeler eklenerek gerçekleştirme görevlisine gönderilir Hata varsa muhasebe birimine geri dönülür. Yoksa bir sonraki adımla devam edilir.

19 YOLLUK ÖDENMESİ İŞ AKIŞ SÜRECİ İlgili kişi dilekçe ve ekleri ile müracaat eder Evrak EBYS den kayda alınır havaleleri yapılır. Yönetim Kurulu Kararları ve Rektörlük Oluru alınır alınır Muhasebe Birimine gönderilir HYS sisteminden hazırlanan Ödeme Emri Belgesi Muhasebe Birimine gönderilir. Daha sonra hazırlanan Ödeme Emri Belgesi ve ekli belgeler Gerçekleştirme görevlisine gönderilir. Muhasebe Birimince belgeler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir Gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılan kontrol sonucunda ödeme emri belgesine "Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür." şerhi düşülerek imzalanır ve eki belgelerle birlikte harcama yetkilisine gönderilir Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından yolluk ücreti bankaya gönderilir Bankaca alacakları, kişilerin hesaplarına aktarılır Harcama yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri belgesi ve eki belgeler Muhasebe Birimine gönderilir

20 YOLLUK ÖDENMESİ İŞ AKIŞ SÜRECİ Atamalarda atama onayı, Personel nakil bildirimi ve başlama yazısı eklenerek HYS sisteminden hazırlanan Ödeme Emri Belgesi Muhasebe Birimine gönderilir. Daha sonra hazırlanan Ödeme Emri Belgesi ve ekli belgeler Gerçekleştirme görevlisine gönderilir. Gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılan kontrol sonucunda ödeme emri belgesine "Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür." şerhi düşülerek imzalanır ve eki belgelerle birlikte harcama yetkilisine gönderilir Muhasebe Birimince belgeler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından yolluk ücreti bankaya gönderilir Bankaca alacacakları, kişilerin hesaplarına aktarılır Harcama yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri belgesi ve eki belgeler Muhasebe Birimine gönderilir

21 MALZEME SATIN ALIM İŞ AKIŞ SÜRECİ Malzeme isteği formu doldurularak Dekanlığa gönderilir Teklif alınacak firmalar belirlenir. Gelen teklif mektupları fiyat açısından değerlendirilir ve Piyasa Araştırma Tutanağı hazırlanır. İstenilen nitelikteki malzemeye göre en uygun fiyatı veren firmaya teklifin kabul edildiği haber verilir ve hazırlanan Piyasa Araştırma Tutanağına uygun olarak 22/D Harcama Onay Belgesi hazırlanır. Gerçekleştirme görevlisi tarafından yapılan kontrol sonucunda ödeme emri belgesine "Kontrol edilmiş ve uygun görülmüştür." şerhi düşülerek imzalanır ve eki belgelerle birlikte harcama yetkilisine gönderilir. Harcama yetkilisi tarafından imzalanan ödeme emri belgesi ve eki belgeler Muhasebe Birimine gönderilir Muhasebe Birimince belgeler Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına gönderilir Satın alınan malzeme için Muayene Komisyon Raporu düzenlenir ve alınan malzemenin kontrolü yapıldıktan sonra malzemeler Taşınır Kayıt Kontrol Sistemine işlenir. Daha sonra Taşınır Kayıt Kontrol sistemindeki kayıtlar Ödeme Emri Belgesi hazırlanmak üzere HYS sistemine aktarılır. HYS sistemi üzerinde Ödeme Emri Belgesi hazırlanarak sistem üzerinden Muhasebe Birimine gönderilir. Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı tarafından tutar bankaya gönderilir Bankaca alacakları kişilerin hesaplarına aktarılır HYS sistemi üzerinden hazırlanan Ödeme Emri Belgesi ve eki belgeler düzenlenerek gerçekleştirme görevlisine gönderilir.

22 BÖLÜM DERS MUAFİYET İŞ AKIŞ SÜRECİ Eğitim-Öğretim Yılının ilk haftası içinde öğrenci başvurur Yazı İşleri evrakı kaydeder ve Yazı, Bölüm Sekterliğine iletilir Yazı işleri bir nüshasını Fakülte Sekreterliğine Yönetim Kuruluna sunulmak üzere iletir. Başvurular intibak komisyonuna sunulur Yönetim Kurulu kararı alınır. İntibak komisyonu Uyum-İntibak Formunu (OGR- M-1) iki nüsha düzenler ve yazı ilerine iletir. Muafiyeti uygun görülen dersler Bölüm Sekreterliği tarafından Öğrenci Bilgi Sistemine girilir ve Uyum- İntibak Formunun (OGR-M-1) bir nüshasını öğrenciye iletir.

23 DERS VE SINAV PROGRAMLARININ YAPILMASI İŞ AKIŞ SÜRECİ Akademik Takvimde belirtilen süreler içerisinde Ders ve Sınav Programı Hazırlama Komisyonu tarafından hazırlanan program Evrak kayıttan geçirilerek Fakülte Sekreterliğine iletilir. Rektörlük Makamınca uygun görülürse öğretim üyelerine EBYS üzerinden, öğrencilere okulun web sayfasında ve öğrenci panolarında duyurulur Fakülte Sekreterliği programı Yönetim Kuruluna sunar. Yönetim Kurulu uygun görürse Rektörlük Makamına arz eder Bölüm Sekreterliği tarafından Öğrenci Bilgi Sistemine girilir

24 DERS GÖREVLENDİRMELERİNİN YAPILMASI İŞ AKIŞ SÜRECİ Akademik Takvimde belirtilen süreler içerisinde Öğretim Planında Yer Alan Derslerin İlgili Yarıyıllara Göre Listeleri Çıkarılır Fakülte Sekterliği Yönetim Kuruluna sunar. Yönetim Kurulu uygun görürse Rektörlük Makamına arz eder Rektörlük Makamınca uygun görülürse Bölüm Sekreterliği tarafından Öğrenci Bilgi Sistemine girilir