STANDART DOSYA PLANI KURULUM VE KULLANIM KLAVUZU

Transkript

1 STANDART DOSYA PLANI KURULUM VE KULLANIM KLAVUZU Saydam Yaz m Tel : Fax : Sayfa 1

2 Programda öncelikle s k kullan lacak menüler ve i lemler anlat lacak, daha sonra kullan ve grup tan mlamalar, yard m menüsü ve son olarakta log inceleme anlat lacakt r. 1.1 Program n çal lmas : sayol t klanarak SDP çal r. ifre giri ekran : Ba lant türünü belirten bölümdür. Programa ba lan lan a ortam belirtir. Local bir a dan ba lan rsa local, kurum d ndan internet ortam nda herhangi bir yerden ba lan rsa internet olarak yazar. Bilgisayar n localdeki ip adresini belirtir. ( buradaki ip sadece örnektir. Girilen makine ve a ortam na göre de iklik gösterecektir. ) Bilgisayar n internete girdi i ortamdaki internet ip sidir. ( buradaki ip sadece örnektir. Girilen makine ve a ortam na göre de iklik gösterecektir. ) Girilen bilgisayar n mac adresidir. Her bilgisayar için farkl r. Bilgisayar n host name dir. ( makine ad ) Tel : Fax : Sayfa 2

3 Kod : Firmam z taraf ndan kurumuza tan mlanm r. Bu alana hep bu kod numaras girilmelidir. Kullan Ad : Giri yapacak kullan için tan mlanm olan kullan ad r. ifre : Kullan n kendi tan mlad ve giri için gerekli son parametredir. lk tan mlamada kullan ad ayn zamanda ifre olarak tan mlanmaktad r. Ve kullan ilk giri inde bu ifrenin de tirmesini belirtilen bir mesaj ve ifre de tirme ekran gelmektedir. Programda kullan lacak ana menü isimleridir. Giri te belirtildi i gibi k m k m anlat lacakt r. Tan m Bilgileri : Programda ortak kullan lacak olan tan m bilgilerinin düzenlece i menüleri içerir. Tel : Fax : Sayfa 3

4 ube / Birim Tan m Bilgileri Modülü : Bu ekranda kuruma ait ube,birim ya da müdürlük tan mlamalar ve yaz ma kodlar girilir. Yeni : Yeni bir kay t girmek için kullan r. Tel : Fax : Sayfa 4

5 ube,birim veya müdürlük ad ve yaz ma kodu girilmesi mecburidir. Giri yap ld ktan sonra kaydet t klan r. Girilen veriler kontrol edilir. Eksiklik yoksa kay t i lemine geçilir ve normal ekrana dönülür. ube,birim ya da müdürlük ad önce girilmi se bununla ilgili bir uyar ekran gelir ve kay t i lemi yap lmaz. Girilen kay tlar düzeltilirse kay t i lemi gerçekle ir. lemden vazgeçilmek istenirse ptal butonunun t klanmas yeterlidir. Düzelt : Varolan bir kayd düzeltmek için t klanmas yeterlidir. Düzeltmeler yap ld ktan sonra Kaydet klanmal r. lemden vazgeçilmek istenirse ptal butonunun t klanmas yeterlidir. Tel : Fax : Sayfa 5

6 Sil : Sil butonu t kland ktan sonra kay t silinmeden önce son kez onay istenir. Evet t klan rsa kay t silinir. lemden vazgeçilmek istenirse Hay r butonunun t klanmas yeterlidir. Modülden ç kmak ve ana ekrana dönmek için t klan r. Standart Dosya Tan m Bilgileri Modülü : Tel : Fax : Sayfa 6

7 Bu ekran iki pencereden olu maktad r. Faaliyet Kodlar penceresinde çi leri Bakanl n n yay nlam oldu u Standart Dosya Plan ile ilgili kodlar n ba klar vard r. Kurum kendi ba oldu u ba Yeni k sm ndan t klayarak, o kod listesini çal ma listesi olarak tan mlar. SDP Genelgesinde kurumlar n sadece faaliyet alanlar içeren ba klar kullanmalar gerekti i belirtilmektedir. Yeni : Burda SDP listesindeki ba klar yer almaktad r. Kurumlar n faaliyet alan na göre ilgili ba k seçilir ve Seç butonu t klan r. Ya da ilgili kay t üzerinde çift t klan r ya da ilgili kay t seçildikten sonra enter tu una bas lmas yeterlidir. Örnek olarak Mahalli dareler leri seçilmi tir. Bu pencerede düzelt butonu kullan lamaz. Tel : Fax : Sayfa 7

8 Sil : Silinmek üstenen kay t seçilir ve sil t klan r. Silme i leminden önce son kez onay istenir. Evet klan rsa kay t silinir. lemden vazgeçilmek istenirse Hay r butonunun t klanmas yeterlidir. SDP Listesi : Tel : Fax : Sayfa 8

9 Standart Dosya Plan listesindeki tüm kay tlar listelenir. Bu pencere sadece bilgilendirme amaçl r. Yeni kay t, düzeltme yada silme i lemleri yap lamaz. Kurum Tan m Bilgileri : Kurumun adres, yaz ma kodu vs bilgilerinin girilece i ekrand r. Düzelt butonu t klanarak giri yap r ve giri yap ld ktan sonra Kaydet butonu t klan r. Tel : Fax : Sayfa 9

10 Evrak bilgilerinin giri lerinin yap laca k m anlat lacakt r. Di er menülerde bundan sonra m k m anlat lacakt r. Evrak seçildikten sonra Evrak Bilgileri t klan r ve Evrak Bilgileri Modülü ekran na ula r. Modül iki adet pencereden olu maktad r. Evrak Bilgileri penceresinde evra a ait bilgiler bulunur. Belgeler penceresinde ise evrak ve evrak eklerine ait dosya bilgileri bulunur. Yeni : Yeni bir evrak giri i için t klan r. lk olarak girilecek evra n dahil olaca SDP kodunun seçilece i ekran gelir. Tel : Fax : Sayfa 10

11 Bu ekranda ilgili SDP kodu bulunur ve Seç t klan r. Yada ilgili kay t üzerinde çift t klan r veya ilgili kayda ok tu lar ile ula ld nda enter le seçim yap r. Daha sonra evrak türü seçilir. ( Gelen Evrak Giden Evrak ) varsay lan olarak Gelen Evrak seçili olarak gelir. Tel : Fax : Sayfa 11

12 lgili ube seçilir. Di er alanlara da gerekli veriler girildikten sonra Kaydet t klan r. Girilen verilerde bir eksiklik yoksa kay t i lemi gerçekle tirilir. lemden vazgeçilmek istenirse ptal butonunun t klanmas yeterlidir. Düzelt : Varolan bir kayda ait verilen de tirilmesi i lemini gerçekle tirir. Programdaki tüm ekranlarda ayn yap kullan ld için düzelt i lemi de daha önce anlat lan ekilde çal r. Evrak silme i lemide Sil butonu t klanarak gerçekle tirlir. Çal ma ekli daha önceki ekranlarda anlat ld ekildedir. Ara : Daha önce girilmi evraklara ula mak için kullan r. Arama kriterlerinin hangileri isteniyorsa doldurulur. Kay tlar bu kriterlere göre otomotik olarak listlenir. Aranan kay da ula ld nda Seç t klan r. Ya da çift t klan r. Ya da enter tu una bas r. Seçilen kay t Evrak Bilgileri penceresine getirilir. Tel : Fax : Sayfa 12

13 Belgeler : Bu pencerede ilgili evrak ve varsa eklerine ili kin dosyalar n yüklemesi yap r. Dosyalar istenirse dosyadan yüklenir. Scannerdan da tarat labilir. Dosyadan Yükle : Tel : Fax : Sayfa 13

14 Yüklenmek istenen belge seçilir ve kaydet t klan r. Belge e er resimse Picture alan nda önzileme yap r. Burada istenilen her uzant daki belge seçilerek yüklenebilir. Gösterim amas nda ise ilgili belge için sistemde tan ml program otomotik olarak çal larak ekrana getirilir ya da aç r. Mesela e er s lm bir dosya yüklenirse bu dosyada sisteme tan ml olan ilgili program taraf nda aç r. E er dosya uzant ile ili kilendirilmi bir program yoksa dosya gösterilemez. Bu kayda ait dosya D.Kaydet butonu t klanarak istenilen herhangi bir yere kaydedilebilir. Scanner den Tara : Bilgisayara ba lanm bir tarama cihaz varsa program taraf ndan otomotik olarak bu cihaza ait resim tarama program çal r. A daki ekran aç r. Tarama Ekran butonu t kland nda bilgisayardaki tüm tarama cihazlar n listesini içeren bir pencere aç r. Tel : Fax : Sayfa 14

15 Burda tek bir sat rda olabilir. Birden fazla sat rda. Bilgisayara ba olan bir webcam vs var ise bu pencerede bu da listlenir. Tarama cihaz n isminin yer ald sat r t kland ktan sonra Seç butonu t klan r. ( Bu anlat mda listelenen cihaz Canon MX 320 dir.) Tel : Fax : Sayfa 15

16 Cihaza ait tarama program otomotik olarak çal lacak ve ilgili tarama ekran gelecektir. Burada istenirse Önzileme yap larak taranan evrak görülebilir veya Tara t klanarak cihazdaki belge taranarak programa gönderilir. Taranm belge art k ekrana dü mü tür. E er bir sorun yoksa Jpg Kaydet butonu t klanarak belge veri taban na kaydedilir. lemi iptal etmek için pencerenin üst sa taraf ndaki çarp areti t klanarak ekran kapat r. Not : Anlat m Canon MX320 cihaz yla yap lm r. Burdaki cihaza ait tarama ekran do al olarak her scannerde de iklik gösterecektir. Cihaza ait program ngilizce ise, tarama ekran aç ld nda ngilizce gelicektir. Bunun program zla direkt bir ilgisi bulunmamaktad r. Cihaz ve ilgili yaz mla ilgilidir. Tel : Fax : Sayfa 16

17 Belge sisteme kaydedilmi tir. Tipi yazan alanda belgenin uzant yer almaktad r. Bu sayede belgenin tipi anla r. E er bir aç klama yaz lmak istenirse Düzelt butonu t klan r. Tel : Fax : Sayfa 17

18 Kay t e er evra n kendisi ise Belge olmal r. Evra n eki ise Ek seçilmelidir. Böylece evra a ait ana belge eklerden ayr lm olur. E er ana belge birden çok sayfadan olu uyorsa bu kay tlar n tamam nda türü alanlar belge olmal r. Ve sayfalar 1. den ba layarak sisteme eklenmeli veya taranmal r. Aç klama alan na ise belge ile ilgili bir aç klama yaz lmas gerekliyse doldurulabilir. D.Kaydet : Bu i lemde ise veri taban na kaydedilmi olan belge vs. nin d ortama kaydedilmesi sa lan r. Kay t alan seçildikten sonra e er isteniyorsa dosya ad alan na farkl bir isim de girilerek Kay t butonuna bas r. lemden vazgeçmek için ptal butonunun t klanmas yeterlidir. Kay tlar n raporlanmas yada sorgulanmas içindir. Tel : Fax : Sayfa 18

19 Sorgulama için istenen kriterler ilgili alanlara girilir. ube / Birim alan na giri yap lmaz. klanarak ube / Birim Seçim penceresi aç lmal ve ilgili ube, birim veya müdürlük ad buradan seçilmelidir. X butonu ise, e er bir ube / birim seçilmi se, bu seçimi iptal etmek yada silmek için kullan r. Sorgula tklanarak girilen kriterlere uyan kay tlar listelenir. kt almak için yaz resmi t klan r. Önizleme ile ekranda ç kt ile ilgili önizleme görülebilir. Tel : Fax : Sayfa 19

20 Birden çok sayfa yer al rsa, ok tu lar ile sayfalar aras nda gezilebilir. Ç kt almak için yaz iconu t klan r. Önizleme yap lmadan ç kt al nmak istenirse direk yaz resmi t klan r ve sistemde tan ml olan yaz ya ç kt gönderilir. Sorgu sonucunu Excel listesi olarak almak için Excel iconu t klan r ve ç kt bir Excel listesi olarak düzenlenir. Yard m : Tel : Fax : Sayfa 20

21 p, Mac Bilgileri : Bilgisayar n ip,mac ve host ad gibi bilgilerin al nmas sa lar. Takvim : Sistem y na göre bir y ll k takvim gösterilir. Tel : Fax : Sayfa 21

22 Hakk nda : Firma logosu, sürüm, web, mail adresi ve register olan kurumun ad gösterilir. Yedekleme : Veri taban n yede ini almak (Backup) için kullan r. Herhangi bir problem, ar za vs gibi durumlar için düzenli olarak yedek al nmas tavsiye edilir. E er yo un veri giri i oluyorsa günlük yedek al nmas da tavsiye edilir. Ekran ilk kez aç lm ise Yedekleme Program bo, sürücü ise C olarak olarak gelir. Yedekleme i lemi Postgresql kurulmu olan makinede yap lmal dr. Yedekleme Program yaz t klan r. Tel : Fax : Sayfa 22

23 Varsay lan klasöre kurulum yap ld ise, C:\Program Files\PostgreSQL\8.4\bin\pg_dump.exe dosyas bulunarak seçilir ve aç t klan r. Yada pg_dump.exe çift t klan r. er bilgisayarda ikinci bir bölüm var ise bu sürücü harfinin seçilmesi tavsiye edilir. Yok ise c sürücüsüne de yedek al nabilir. Yedel Al t kland nda Yedekleme program otomotik olarak çal r ve veri taban n bir yede ini ç kar r.yedek lemi bitene kadar beklenmesi tavsiye edilir. Yedekleme i lemi bitince ana ekrana dönülür. Yedek dosyalar ise, seçilen sürücüde saydambackup dizini içine at r. Ancak olu abilecek herhangi kötü bir duruma kar k mutlaka yedekler cd yada dvd gibi farkl ortamlarda da saklanmal r. Cd yada dvd lere yaz rken e er kapat lmazsa ayn cd yada dvd deki bo alanlar tekrar kullan labilir. Tel : Fax : Sayfa 23

24 Ip Tan m Bilgileri : Kullan lar ip baz nda k tlanmas istenirse kullan lmal r. Bu ekranda IP ler tan mlan r daha sonra kullan Tan m Bilgileri ekran nda bir IP k tlamas e er yap lmak istenirse, bu ekranda girilen IP ler seçilecektir. IP Tan m Bilgileri Modülü, di er ekranlardakiyle ayn özellikleri ta r. Butonlar ayn ekilde çal maktad r. Burada aç klama k sm na girilecek IP ile ilgili tan mlay bilgi girilmelidir. Mesela Ek Bina, Bilgi lem ubesi gibi. Özellikle kurumun birbirinden farkl ve uzak binalar varsa ve bu binalardanda program n kullan lmas isteniyorsa, sadece o binan n internet IP sinden giri yap lmas gibi bir k tlama dü ünülüyorsa kullan labilir. Tel : Fax : Sayfa 24

25 Buradaki girilen IP sadece bir örnektir. Burada girilen IP ile, k tlaman n nas l yap laca Kullan Tan m Bilgileri ekran nda anlat lacakt r. Grup Tan m Bilgileri : Bu ekranda kullan haklar n k tlanabilmesi için kullan grup tan mlamalar ve bu gruplar n sahip olaca haklar n belirtilir. Bu ekranda yap lan giri ler Kullan Tan m Bilgileri ekran nda kullan lmaktad r. Tel : Fax : Sayfa 25

26 Bu ekran iki adet pencere içerir. Grup penceresinde kullan grubu tan mlan r.haklar penceresinde ise bu gruba verilecek haklar ayarlan r. Butonlar i lemler di er ekranlarla ayn ekilde çal r. Tel : Fax : Sayfa 26

27 Siyah zeminde grubun ismi görünmektdir. Sol tarafta modül isimleri, sa tarafta ise bu modüldeki haklar yer al r. lgili hak seçene inin yan nda kutu i aretlenirse, o modülde o hak tan mlanm olur. Bu programda ilk tan mlanmas gereken Standart Dosya Plan d r. Bu asl nda bir modül de il program n kendisir. Gruba önce programa giri izni verilmelidir. Bu yap lmazsa di er haklar tan mlanm bile olsa bu gruba dahil olan kullan lar programa giremezler. Ayn ekilde bu gruptaki kullan lar n belirli bir süre ya da devaml olarak olarak programa girmemesi istenirse, Modüle Giri yan ndaki kutucuktaki i aretin kald lmas yeterlidir. ( Yukar daki ekilde oldu u gibi. Bu gruba dahil kullan lar art k program açamazlar.) Yeni bir modül için hak tan mlamas yapmak için Yeni t klan r ve modül isimlerinin yer ald bir seçim ekran aç r. Burada i lem yap lacak modül seçilir. Biz örnek olarak Evrak Bilgileri Modülünü seçtik Tel : Fax : Sayfa 27

28 Kay t seçilir yada çift t klan r. Tel : Fax : Sayfa 28

29 Modüle ait verilebilecek yetkiler sa tarafta görülmektedir. Düzelt i t klayarak baz haklar verelim. Görüldü ü ekilde modüle giri, yeni kay t ve kay t düzeltme haklar verildi. Bu gruba dahil olan kullan lar; bu ekranda kay t silme i lemi yapamazlar. Kullan Tan m Bilgileri : Tel : Fax : Sayfa 29

30 Modül 4 pencereden olu maktad r. lk pencerede kullan ya ait bilgiler yer almaktad r. IP penceresinde, kullan kurum içi ya da d ndan sadece belirlenmi IP lerle program açmas için IP tan mlama k sm r. Mac penceresi, kullan n sadece belirli makinelerden ba lan lmas isteniyorsa ilgili makinelerin mac adresleri tan mlanmas içindir. Hak Gruplar penceresi, k tl kulan lar n hangi hak gruplar ile program kullanacaklar belirlemek içindir. Kullan : Di er modüllerdeki ekilde yeni kay t, düzeltme, silme vs i lemleri yap r.burdaki önemli konu, kullan geçici bir süre devre d b rak lmak istenirse Aktif yan ndaki seçim kald r. Kullan e er sistem yöneticisi haklar na sahip olacaksa Sistem Yöneticisi (administrator) yan ndaki kutucuk i aretlenir. E er bu hak verilirse, kullan tüm haklara sahip olarak programa girecektir. IP Kontrolü, kullan sadece belirli iplerle program açabilsin istenirse kutucuk i aretlenir. Ancak etkili olabilmesi için IP penceresinde gerekli tan mlar n yap lmas Tel : Fax : Sayfa 30

31 gereklidir. Mac Adresi Kontrolü, kullan n sadece belirli bilgisayarlardan program açabilmesi isteniyorsa ilgili kutu i aretlenir. Aktif olabilmesi için Mac penceresinde mac adresi bilgileri girilmelidir. Kullan ifresi s rlan rsa, yada kullan bir sonraki program aç nda ifresini de tirmesi için uyar verilmesi ve ifre de tirme ekran n aç lmas için ilgili kutucu un i aretlenmesi yeterlidir. ifre S rla, kullan ifresini unutursa yada ilgili ifrenin iptali isteniyorsa t klan r. ifre kullan ad olarak de tirilir. Bu i lem için log tutulmaktad r. Kullan ya ait foto yüklenmesi için Foto Yükle, varolan bir fotoyu kald rmak içinde foto sil t klanmal r. IP : Kullan n belirli IP ler haricinde, program açamas için kullan r. Yeni t klanarak tan ml bir IP grubunun eklenmesi sa lan r. Tel : Fax : Sayfa 31

32 Unutulmamal r ki IP Tan m Bilgileri Modülü nde mutlaka IP tan yap lmal r. Yap lmazsa bu ekranda herhangi bir seçim yap lamaz. Tel : Fax : Sayfa 32

33 Kaydet t klanarak ilgili IP tan kaydedilmi olur. Kay t i lemi iptal edilmek istenirse ptal klanmal r. er bu IP tan m kayd geçici süreli ine devre d b rak lmak istenirse Düzelt t klanarak Aktif kutucu unun yan ndaki i aret kald r ve kay t yap r. IP tan m kayd silmek için Sil t klan r. Silme i leminden önce son kez onay istenir. Evet kland anda kay t silinmi olur. Tel : Fax : Sayfa 33

34 Kullan n sadece belirli makinelerden program açabilmesi isteniyorsa bu pencereden ilgili makinelerin mac adres bilgileri tan mlan r. Di er ekranlardaki ekilde yeni kay t, düzelt ve silme i lemleri vs. yap r. Kayd n geçici süre devre d olmas isteniyorsa, Aktif yan ndaki kutucu unun i aretinin kald lmas yeterlisidir. Hak Gruplar : Kullan sadece baz i lemlerle k tlamak için kullan r. Yeni t klanarak Grup Tan m Bilgileri modülünde tan mlanm olan grup haklar eklendi i anda kullan, ilgili grubun haklar na sahip olmu olur. Tel : Fax : Sayfa 34

35 Tan mlanan gruba ait haklar n geçici süre devre d kalmas isteniyorsa Aktif yan ndaki kutucukta i aret kald lmas yeterlidir. Log Modülü : Programdaki tüm kullan hareket ve i lemleri loglanmaktad r. Kullan n programa ya da modüllere ne zaman ve hangi makineden girdi inin yan nda, bu giri s ras nda hangi modülleri gezdi i ve nerede ne kadar süre kald da log bilgilerinden ö renilebilir. Hatta herhangi bir modüle belirli bir tarih aral nda kimlerin girdi i ve ne tür i lemler yapt da yine log modülü bilgilerinden ö renilebilir. Bu bilgiler Excel olarakta al nabilir. Ancak log modülüne sadece sistem yöneticisi hakk na sahip kullan lar girebilir. Tel : Fax : Sayfa 35

36 Modülde tarih ve saat aral, kay t ekli vs. ekranda görüldü ü üzere çok çe itli ekilde artlarla filtrelenebilir. artlar belirlendikten sonra Sorgula t klan r. Ve artlara uyan kay tlar listelenir. Log kay tlar fazlaca olaca ndan, listeleme ayn zamanda sayfaland lm r. Ekran n alt ndaki lk,önceki,sonraki ve Son t kland nda sayfalar aras nda rahatl kla gezilebilir. Listelenen kay tlar Ç kt t klanarak Excel olarak al nabilir. Tel : Fax : Sayfa 36

37 Bu program n ana log takip sistemidir. Ayr ca hemen hemen her modülde de ilgili kayd n geçirdi i tüm evreler takip edilebilir. Mesele IP Tan m Bilgileri Modülündeki seçilen kayd n ilk ne zaman ve hangi verilerle olu turuldu u, ve daha sonraki tüm evreleri takip edilebilir. Ekran n alt nda ilgili kay t üzerinde son i lem zaman ve bu i lemi yapan kullan n ad görünür. Bu yaz çift t kland nda Modül Log nceleme ekran aç r. Ana log bilgilerindeki ekran n hemen hemen ayn r. Fark sadece ilgili kay da göre filtreleme i lemi yap labilir. Tel : Fax : Sayfa 37

38 Mesela bu kay t üzerinde sadece bir tek i lem yap lm. O da ilk kay t i lemi. Daha sonra bu kay t üzerinde hiçbir i lem yap lmam. Deneme amac yla geri dönülüp, bir de iklik yapal m. Ve bu ekranda neler olaca na bakal m. Görüldü ü üzere de iklik yap ld nda bu belirtiliyor ve ilgili kay tta alanlarda yap lan de iklikler rahatl kla görülebiliyor. Aç klama Alan ndaki Ek Bina 1 verisi Ek 1 Bina olarak Tel : Fax : Sayfa 38

39 de mi. Ve IP alan da 123 olan veri 321 olarak de mi. Bu ekilde kay t üzerindeki tüm de ikliklerle, bu de ikliklerin zaman, hangi makineden ve hangi kullan taraf ndan yap ld da net ekilde görülmektedir. Ve bu bilgiler Excel ç kt olarakta al nabilmekterdir. Program z ölçeklenebilir ve her türlü bilgisayarda çal abilir ekilde dizayn edilmi tir. ster labtop, ister masaüstü sistemler sorunsuz ekilde çal abilir. Ve program z kullan lan veri taban, kaliteli kodu ve sa lam yap ile milyonlarca kayd çok rahat bi ekilde bar nd rabilir ve i leyebilir. Bu kay tlar uzun zaman saklanabilir. Ancak unutulmamas gerekir ki; kay t say, a ortam nda çal mas ve büyük sistemlerde istenilen ba ar n ve performans n al nabilmesi için, kullan m durumuna göre gerekli ayarlar n yap lmas ve kullan lacak a ve kay t say na göre server makinelerde çal lmas gerekebilir. Tel : Fax : Sayfa 39