T.C. ULUDAĞ ÜNİVERSİTESİ SAĞLIK HİZMETLERİ MESLEK YÜKSEKOKULU

Transkript

1 T.C. ULUDAĞ ÜNİVERSİTESİ SAĞLIK HİZMETLERİ MESLEK YÜKSEKOKULU Bursa

2

3 Tıbbi Dokümantasyon ve Sekreterlik programı öğrencilerimin bir HBYS programını (AviCenna) öğrenmeleri ve başarıyla kullanabilmeleri gerektiğini düşünmekteyim. Elinizdeki bu ders notları Uludağ Üniversitesi Sağlık Uygulama ve Araştırma Merkezi nde çalışan bir tıbbi sekreterin kullandığı programı ve işlemlerini inceleyerek hazırlamış olduğum bilgilendirme amaçlı bir kaynaktır. Yanlışlarım ve eksiklerim olabileceğini peşinen kabul ediyor ve siz sevgili öğrencilerimin uygulamalarınızda öğreneceğiniz bilgilerle bunları paylaşarak giderebileceğimi ümit ediyorum. Ders notlarımın hazırlanması sırasında bana değerli zamanlarını ayırarak yardımcı olan poliklinik ve klinik sekreteri olarak çalışan arkadaşlarıma, mezun öğrencilerime ve halen uygulamalarını Sağlık Uygulama ve Araştırma Merkezi nde yapan öğrencilerime çok teşekkür ederim. Bursa, 03 Mart 2012 Güncellemeler: 01 Mart Şubat /103

4 GİRİŞ BÖLÜM I TIP BİLİŞİMİ VE SAĞLIK BİLGİ SİSTEMİ Bilgi sözlükteki anlamıyla, araştırma, inceleme veya gözlem yoluyla elde edilen sonuçlardır. Bilgi bizim için bir varlığı ifade eder. Örneğin insanın canlı bir varlık olduğu, bir yıl 365 gündür, ağacının kökü vardır gibi tanımlamaların her biri birer bilgidir. Tedavi amaçlı sağlık kurum ve kuruluşlarına başvuran hastaların tıbbi amaçlarla ele alınan değerleri biyomedikal bilgi olarak kabul edilir. Örneğinin sağlık güvencesi altında çalışanların sayısı, tedavi amaçlı başvuranların cinsiyetleri, yaşları vb. Ancak veri kavramına bakacak olursak veri; incelenen konuya açıklık getirmek amacıyla toplanan bilgiler, belgeler, ölçümler, vb. dir. Kısaca bilgisayara girilen işlenmemiş (ham) bilgilere veri denir. Üzerinde işlem yapılabilecek, sonuç üretilebilecek her türlü bilgi veriyi oluşturur. Biyomedikal veri de hastaneye başvuran hastalardan toplanan ve değerlendirilmek üzere kaydedilen bilgiler topluluğudur. Bilişim kelimesi bilmek fiilinin bir türevi olan bilişmek fiilinden türetilmiştir. Bilişim kelimesinin karşılığı olan Informatik (Alm.), Informatique (Fr.) ve bunlardan türetilmiş olan Türkçe enformatik kelimeleri İngilizcedeki computer science ve information systems gibi alanları kapsar. İskandinav ülkelerinde bilişim biliminin karşılığı olarak dataloji terimi kullanılmaktadır. Türk Dil Kurumu (TDK) sözlüğünde bilişim İnsanoğlunun teknik, ekonomik ve toplumsal alanlardaki iletişiminde kullandığı ve bilimin dayanağı olan bilginin özellikle elektronik makineler aracılığıyla düzenli ve akla uygun bir biçimde işlenmesi bilimi, informatik, enformatik olarak tanımlanmaktadır. Veri işleme ve bununla ilgili iş alanları için genel bir kavram olarak İngilizce information technology- IT yerine Türkçede Bilişim Teknolojisi BT kavramı kullanılmaktadır. Tıp bilişimini tıp alanındaki bilgilerin üretimi, toplanması, değerlendirilmesi, analizi, saklanması, işlenmesi, sunulması ve arşivlenmesi süreçlerinin tamamı ile ilişkilendirmek mümkündür. Tıp bilişimi, araç olarak bilişim teknolojilerini kullanarak Tıp pratiğinde ortaya çıkan bilgi yönetimi gereksinimine cevap vermeye çalışır. Tıbbi bilişim (medical informatics), tıp alanındaki bilgilerin etkili ve etkin kullanımı, bu bilgilerin yaygınlaştırılması, analizi, yeni yapılanmalara imkân sağlayacak şekilde yönetilmesi için değişik bilim dalları ile etkileşimli bir şekilde günümüz bilgisayar ve iletişim teknolojisinin en üst düzeyde kullanılmasını amaçlamaktadır. Sağlık Bilişimi Nedir? Bilgi teknolojilerini kullanarak sağlık alanında yapılan tanı, tedavi, eğitim, iletişim, veri ve bilgi toplama, veri ve bilgi işleme, bilgi yönetme, tıbbi karar verme ve bilimsel çözümleme yöntemlerini içeren bir bilim dalıdır. İngiltere Tıbbi Bilişim Derneği tıp bilişimini Sağlık hizmetlerini yaygın olarak sunabilmek için, varolan bilginin paylaşımını ve kullanımını sağlayacak araçların, becerilerin ve bilincin tümü ve son yıllarda, dünya çapında akademik çevrelerce takip edilen ve geliştirilen, bilgi sistemlerinin sağlık hizmetlerine uygulama yöntemlerini araştıran ve öğreten bir bilim dalı; sağlık, bilişim, psikoloji, epidemiyoloji ve mühendisliğin buluştuğu nokta. olarak tanımlamıştır. Sağlık Bilişim Çevresinin Aktörleri: - Sağlık Bakım Profesyonelleri - Teknik Profesyoneller - Sağlık Kurumu Yöneticileri - Araştırmacılar - Sağlık Hizmeti Alanlar ve Aileleri Günümüzde iletişim teknolojilerinin hızlı gelişimi sonucunda bundan birkaç yıl öncesine kadar hayal dahi edemeyeceğimiz pek çok şey hayatımızın bir parçası haline gelmiştir. Binlerce kilometre uzaktaki sevdiklerimizle sesli ve görüntülü olarak haberleşmek çok ucuza mal edilebilmektedir. Evinizdeki bilgisayarınızdan başvurular yapmak, fatura ödemek, havale yapmak, sınava girmek, danışmanlık hizmeti almak ve pek çok hizmeti almak mümkün hale gelmiştir. 2/103

5 Bilişim ve iletişim teknolojisinin gelişimi hayatımızın her alanını ve aşamasını şekillendirmeye devam etmektedir. Sağlık hizmetlerinin ve bu hizmetlerin kalitesinin bu olumlu gelişimden etkilenmemesi mümkün değildir. Her organizasyon gibi sağlık sistemi içinde yer alan paydaşların da verilen hizmetlerin kalitesini artırmak suretiyle varlıklarını sürdürme refleksi göstermeleri doğaldır. Bu nedenle her organizasyon kendisinden talep edilen hizmet kalitesini karşılamak üzere bilişim teknolojilerini bünyesine katmakta kendisi için gerekli olan yaşamsal fonksiyonları maliyet performans ölçütleri doğrultusunda yeniden yapılandırmaktadır. Yüksek kaliteli hasta bakımı her hastanın tıbbi geçmişinin, sunulan sağlık hizmetinin ve hastanın iyileşme durumunun dikkatli bir şekilde belgelendirilmesini gerekli kılmaktadır. İdari ve finansal enformasyon hasta bakım sürecinin etkili bir şekilde sürdürülebilmesi için gerekli hususlardır. Bilişim teknolojilerine yatırım her işletmenin geri dönüşü en kısa zamanda gerçekleşen yatırımları arasında yer almaktadır. İnsan sağlığına hizmet etmek amacıyla günümüzde pek çok hastane, teknolojinin kendilerine sağladığı imkânları kullanarak kaliteli ve güvenli hizmet sunma yarışı içindedirler. Sağlık enformasyon sisteminin temel amaçları; - tıbbi kalite güvencesi ve çıktıların değerlendirilmesi, - maliyet kontrolü, - verimliliğin artırılması, - yarar analizi, - talep tahmini, - programlama ve değerlendirme, - dış raporların basitleştirilmesi, - klinik araştırma ve eğitimdir. SAĞLIK BİLGİ SİSTEMLERİ Sağlık hizmetlerinin sunumu yoğun bir enformasyon süreci içerisinde gerçekleşmektedir. Yüksek kaliteli hasta bakımı her hastanın tıbbi geçmişinin, sunulan sağlık hizmetinin ve hastanın iyileşme durumunun dikkatli bir şekilde belgelendirilmesini gerekli kılmaktadır. İdari ve finansal enformasyon hasta bakım sürecinin etkili bir şekilde sürdürülebilmesi için gerekli hususlardır. Enformasyon teknolojisi günümüz dünyasında işletme faaliyetlerinin önemli bir yardımcısı olmaya başlamıştır. Enformasyon teknolojisi işletmelerin aşağıdaki beş amacını desteklemektedir. 1. Verimliliğin geliştirilmesi 2. Maliyetlerin düşürülmesi 3. Karar vermenin geliştirilmesi 4. Müşterilerle ilişkilerin artırılması 5. Yeni stratejik uygulamaların başlatılması Sağlıkta enformasyon yönetiminin temel fonksiyonu, hastanın durumunun iyileştirilmesi, hastanın güvenliği ve hastanın performansının geliştirilmesi için verilecek kararlara destek olmaktır. Bütün bunlar hastanın bakımı, tedavi ve hasta hizmetleri konularında bilgi sahibi olmayı gerektirir. Sağlık enformasyon sisteminin temel amaçları tıbbi kalite güvencesi ve çıktıların değerlendirilmesi, maliyet kontrolü, verimliliğin artırılması, yarar analizi, talep tahmini, programlama ve değerlendirme, dış raporların basitleştirilmesi, klinik araştırma ve eğitimdir. Küçük bir örnekle başlayalım: Polikliniklerde hastaya ait muayene bulguları genellikle hasta kartlarında tutulmaktadır. Artan hasta sayısı göz önüne alındığında, her hastaya ait tek bir kartın bile büyük arşivleri gerektirdiği ortaya çıkacaktır. Ayrıca bu karta ulaşmanın zorluğu ve bulgularının paylaşım imkansızlığı da ayrı bir yüktür. Bu zorluklar düşünülerek hastane bilgi sisteminde poliklinik muayene bulgularının işlenebileceği alanlar oluşturulmuştur. Altta yer alan ekran görüntülerinde hastanın tansiyon, boy/kilo, ateş ve nabız bilgileri ile, şikayet ve hikaye gibi anamnez bilgileri ile fizik muayene bulguları istenildiğinde girilerek kaydedilebilmektedir. Aksi taktirde hasta dosyasıyla birlikte arşive taşınacak bu bilgilere ulaşım ancak bu mekana girip tek tek elle araştırılarak bilgiye ulaşmaya çalışılacak, samanlıkta iğne arar gibi bir durum ortaya çıkacaktı. 3/103

6 Resim 1.1: Elektronik kayıt ve raporlama ile manuel hasta dosyaları görüntüsü Uludağ Üniversitesi Rektörlüğü Sağlık Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlüğü nde poliklinik hasta hareketliliğini göstermek adına HBYS programından bir örnekle konuyu pekiştirelim. Resim 1.2: Günlük Randevulu Hasta Sayıları 4/103

7 2009 yılının başlarında bir günde yaklaşık 2800 kadar randevulu hastaya hizmet verilirken, beş yıl sonrasında ise günlük randevulu hasta sayısı 4500 e yaklaşmıştır. Bahsettiğimiz sadece bir günlük poliklinik randevulu hasta olup ayrıca klinikte yatan hastalar ve diyaliz hastaları eklenmemiştir. Sağlık Bilgi Sisteminin Amacı Bilişim sistemlerinin kullanılmadığı yıllarda hastanelerden randevu almak bile ayrı bir çaba gerektiriyor ve zaman kaybına neden oluyordu. Şöyle ki; sabah erken saatlerde ya da geceden hasta veya hasta yakınları poliklinik kapısı önünde sıraya geçer, yanlarında getirdikleri bir kağıda geliş sırasına göre isimlerini yazardı. Muayene başlayana kadar da sırasının kaybolmaması için orada beklemek zorunda kalırlardı. Yukarıdaki sayılara ve istatistiklere baktığımızda böyle bir olayın günümüzde yaşanması sağlıkta çöküş anlamına gelir. Bir başka örnek: Sağlık bilgi sistemleri kullanılmasaydı (örneğin Elektronik Sağlık Kayıtları-ESK) hastaya daha önce hangi hizmetler sağlanmış, hangi tedaviler önerilmiş, ne tür rahatsızlıklar yaşamış vb. birçok konudaki sorularımıza cevap bulmak adeta imkânsız hale gelirdi. Elektronik hasta kaydı, bir kişinin yaşamı boyunca sağlık durumu ve aldığı sağlık bakımı ile ilgili her türlü verinin elektronik olarak korunmasıdır. Bu sayede riskler en aza iner, zaman kaybı önlenir, tekrar tekrar test ve görüntü işlemi yapılması önlenerek tasarruf sağlanır. Bu hem hasta hem de sağlık kurumu için önemli bir durumdur. Elektronik sistem hastaya ait ücretleri, yönetsel ve klinik bilgileri içeren sağlıkla ilgili kayıtların bulunması, depolanması, yeniden kullanıma sunulması ve transfer işlemlerini içerir. Sağlık bilgi sistemlerinin kullanılmasıyla doktorlar tarafından tanı kodlamaları çok daha kolay ve hatasız tanımlanabilmektedir. Hastaya uygulanan laboratuvar testlerinin sonuçlarına göre teşhis ve tedavi izleme durumları gelecek yıllarda sağlık bilişim teknolojileri sayesinde daha az hata ile tamamlanacaktır. Sistemde yönlendirme ve ikaz bölümleri yer aldığından hata yapma oranı en aza indirilmektedir. Resim 1.3: Otomasyon Tanı Kodlama ve Sorgulama Ekranı Fırat Üniversitesi Mühendislik Fakültesi Elektrik-Elektronik Mühendisliği Bölümü nde yapılan bir çalışmada kan biyokimya parametreleri ile Hiperlipidemi teşhisinde, hekime yardımcı olacak ve kolaylık sağlayabilecek bir karar destek sistemi oluşturulmuştur. Sistemin işleyişi veri madenciliği tekniklerinden genetik algoritmalar yöntemi ile sağlanmaktadır. Sisteme giriş olarak, biyokimya parametrelerinden hiperlipidemi hastalığı için temel belirleyiciler olan Total kolesterol, LDL, Trigliserit, HDL ve vldl enzimleri kullanılıp değerlendirmelerde bulunulmuştur. Karar destek sisteminin sonuçları, doktorun verdiği kararlarla tamamen örtüşmüştür. Hasta dosyalarında ve sağlık bilgi sistemleri alanlarında tutulan her türlü veri hem doktorlar hem de tıp eğitimi alan öğrenciler, pratisyenler için önemli bilgiler içermektedir. Doktorlar kendi gelecekleri ve mesleki kariyerler için araştırma ve eğitim alanında kullanırlarken; öğrenciler ve pratisyenler de kendi eğitimlerine ışık tutacak her türlü veriyi değerlendirmek isteyeceklerdir. Bu bilgiler yalnız yetişmekte olan hekim adaylarının yardımcısı değil, aynı zamanda yetişmiş olan doktorları da eğitir. Her türlü tıbbi veri, bilimsel araştırmalar için bir kaynak, hekim ve diğerleri için de kendi kendilerini yetiştirme alanında eğitim aracı olma fonksiyonunu da üstlenirler. 5/103

8 Bilgi ve iletişim teknolojilerinin sağlık alanında etkin ve verimli bir şekilde kullanımını sağlayarak, erişim hakları tanımlanmış yetkili kişi ve kuruluşlarca ulaşılabilir, tüm vatandaşları kapsayan, her bireyin sağlıkla ilgili güncel ve doğru bilgiler ile kendi bilgilerine erişebildiği, doğum ile başlayıp tüm yaşam süresince oluşan sağlıkla ilgili verilerin tüm ülkeyi kapsayacak sağlık özel ağı üzerinden paylaşılmasıdır. Şekil 1.1: Sağlık Bilgi Sistemi Veri Toplama ve Değerlendirme süreci Giriş bölümünde yapılan sağlık bilişimi tanımı ve amaçlarından da anlaşılacağı üzere başta halkın sağlığını korumak ve geliştirmekle sorumlu devlet, daha sonra bunun uygulayıcısı Sağlık Bakanlığı ve bağlı hastaneler her geçen gün bilişim teknolojilerinden en üst düzeyde yararlanmaya çalışmaktadırlar. Genel amaç, standardizasyonun başlangıcını oluşturan Sağlık-NET projesi üzerinden, ulusal çapta, tüm vatandaşların sağlık verilerinin, belirlenmiş olan Minimum Sağlık Veri Setlerine (MSVS) göre gizli, güvenli ve mahremiyet ilkelerine uygun bir şekilde toplanmasını sağlayacak Elektronik Sağlık Kaydı (ESK) veri tabanının oluşturulması, ESK verileri üzerinden gelişmiş analizler yapma imkânı sağlayacak bir Veri Madenciliği ve Karar Destek Sisteminin (KDS) oluşturulmasıdır. Tüm verilerin Ulusal bir ağda kullanılabilir olmasını sağlamak, böylelikle hastaların ellerinde dosya, rapor ve filmlerle büyük şehirlere, büyük hastanelere yığılmalarını önlemektir. Bilgi ve görüntü paylaşımı ile her doktor başka bir şehirdeki hastaneden görüş alabilecektir. Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) ve Eczaneler ile ortak ağ/yazılım kullanımı sayesinde de tedavi ve ilaç giderleri izlenmektedir. Yapılan araştırmalarda ülkemizde ortaya çıkan gereksiz ve aşırı ilaç tüketimi olayı sağlık bilgi sistemleri sayesinde azaltılmıştır. Örneğin doktorunuz tarafından yazılan ilaç raporunuzu eczaden alabiliyorsunuz. Verilen ilaçların kaç adet olduğu, kaç gün kullanılacağı vs. bilgiler sisteme tanımlanmıştır. İlaçlarınız bitmeden aynı ilaçları eczaneden almanız mümkün olmamaktadır. Şekil 1.2: Sağlık Bilgi Sistem Ağı 6/103

9 Ulusal Sağlık Sisteminde Bilgi Teknolojilerine Neden Gerek Var? - Günümüzde dünya, küresel bir bilgi toplumu olmaya doğru gitmektedir. - Bilginin ve teknolojinin en yoğun kullanıldığı alanlardan biri sağlık sektörüdür. - İnternetteki bilgilerin %40 kadarının bu sektörü kapsadığı tahmin edilmektedir. - Sağlıklı bir yaşam sürmek ve gerektiğinde hızlı ve etkin bir tedavi görmek, artık tüm bireylerin en doğal beklentisi olmaktadır. - Ayrıca, en iyi sağlık hizmetinin, yaşanılan yere en yakın ve en çabuk olarak verilmesi, sağlıkhastalık-tedavi bilgilerine kişilerin de kolaylıkla ulaşabilmesi gerekmektedir. - Toplumun gelir, eğitim ve kültür düzeyi artıkça, talep ettikleri sağlık hizmetinin kalite beklentisi de artmaktadır. - Hizmeti sunan kurumların da giderek uzmanlaşarak, çeşitli basamaklardaki bakım hizmetlerinin entegre, kaliteli, verimli ve kesintisiz bir hizmetler bütünü olarak sunmaları kaçınılmaz olmuştur. - Modern bilgi ve iletişim teknolojilerinin sağlık hizmetlerinin niteliğini, etkinliğini ve verimliliğini büyük ölçüde arttırabildiği ise açıktır. Sağlık kuruluşları bilişim sistemlerinden, yönetim hizmetleri, hastalıkların teşhis edilmesi, hekimlerin hastayla ilgili vereceği kararların desteklenmesi, hemşire ve hekimlerin yapacağı işlerde rehberlik, sinyal yorumlama, laboratuvar hizmetleri ve hasta yönetimi gibi çok çeşitli alanlarda faydalanılmakla birlikte, günümüz sağlık hizmetleri sunumunda bilgisayar genellikle üç genel kategoride kullanılmaktadır. 1- Klinik bilgi sistemleri - Bilgisayar temelli hasta kaydı - Yardımcı enformasyon sistemleri - Laboratuvar - İlaç - Radyoloji - Hemşire enformasyon sistemleri - Klinik karar destek sistemleri 2- İdari ve Finansal sistemler - Elektronik talep süreçleri - Hasta hesap sistemleri - İnsan kaynakları - Malzeme yönetimi - Ofis otomasyonu 3- Stratejik karar destek sistemleri - Planlama ve pazarlama - Finansal öngörü - Kaynak tahsisi - Performans yönetimi - Çıktı değerlendirilmesi Kapsamlı bir Sağlık Bilgi Sistemi altı öğeyi içermesi gerekmektedir. Bunlar: 1- Hastaların randevusu, kabulü, taburcu işlemleri ve nakli ile ilgili işlemler, 2- Hasta hesapları, fatura ve ücret bordrosu gibi işletme ve finansal sistemler, 3- İletişim ve ağ uygulamaları ile hemşirelik hizmetleri, yardımcı sağlık hizmetleri alanları gibi bölümler arasında mesajların iletilmesi ve bu bölümler arasında hasta kabulü, istemlerin izlenmesi ve bunlara yanıt verilmesinin sağlanması, 4- Eczane, radyoloji ve laboratuvar gibi bölüme özgü sistemler, bölümlerin işletme fonksiyonlarının idare edilmesi ve verilerin kurumsal veri tabanlarına bağlanması, 5- Hasta verilerini toplamak, saklamak ve yeniden elde etmek için dokümantasyon sistemlerinin oluşturulması ve bu kategorideki uygulamaların hemşirelik dokümantasyonu için bakım noktasındaki hasta başı terminallerinden klinik raporları tutan ve depolayan kopyalama modüllerine kadar kapsaması ve 6- Hekimlere önemli test sonuçları için uyarı mesajları, kullanım kriterleri ve ilaç/ilaç etkileşimi konusunda veriler içeren; tedavinin klinik yollar ile uyum sağlayıp sağlamadığını kontrol etme olanağı veren, hastanın tıbbi bakımını planlamada yardım eden alarm ve uyarı sistemlerinin kullanılması. 7/103

10 HASTANE BİLGİ YÖNETİM SİSTEMLERİ (HBYS) Bilgi çağı olarak adlandırılan yeni yüzyılda toplum bilgi toplumu niteliği kazanmaya, fertlerin de bilgi toplumunun özelliği gereği farklılaşmaya başladığını ve sağlıkla ilgili beklenti ve taleplerinin de değişmeye başladığını görmekteyiz. Sağlık tüketicilerinin değişen taleplerine cevap verecek olan sağlık sistemleri, sağlık kuruluşları ve bunların profesyonel yöneticilerinin en önemli kaynağı ve gücü BİLGİ olacaktır. Hastane yöneticilerinin rolü de; bilgiyi toplamak, kullanmak, kısacası bilgiyi yönetmek olacaktır. Bu rolün gereği gibi oynanabilmesi için bilgisayar destekli hastane bilgi sistemine ihtiyaç vardır. Hastaneler birden çok fonksiyonun bir arada götürüldüğü kompleks işletmelerdir. Öncelikle hastane bir işletmedir, daha sonra tıbbi hizmet veren bir kuruluştur, ayrıca otelcilik hizmeti de verirler. Binlerce kalemi bulunan ilaç ve tıbbi malzemenin yönetilmesi bile başlı başına ayrı bir hizmet olarak anılabilir. Sağlık Sektörü günümüzde büyük değişim içerisindedir. Hastane yönetimlerinin söz konusu değişiklikleri algılamaları ve hastanelerini bu doğrultuda yönlendirmeleri her geçen gün daha karmaşık bir hal almaktadır. Bilgi teknolojileri alanındaki hızlı değişime uyum sağlamanın ve mevcut teknolojilerden yararlanmanın zorunlu hale geldiği günümüzde daha iyi sağlık hizmeti verebilmek için gerekli bilgi ve verilerin toplanması, kullanılması ve paylaşılabilmesi ve bilgi üretiminin standart yöntemlerle gerçekleştirilmesi, üretilen bilgiden en üst düzeyde yararlanmayı sağlamak temel hedefleri olmalıdır. Bugüne kadar HBYS nin faydalarından genellikle maddi kazanç kısmı ön plana çıkmış olarak gözükmüş olsa bile son dönemde, bu sistemlerden elde edilebilecek düzgün ve güvenli verilerin, istatistiki bilgilerin faydası daha çok ön plana çıkmaya başlamış ve bu bilgilerin hastane yönetiminden başlayarak ulusal sağlık politikalarını geliştirmeye kadar bir çok aşamada etkili ve verimli bir şekilde kullanılabileceği gerçeği artık kabul edilmiş durumdadır. Artık esas amaç ham verinin, kullanıma hazır bilgiye dönüştürülebilmesi olmuştur. Bilindiği gibi HASTANE BİLGİ YÖNETİM SİSTEMLERİ (HBYS), Türkiye de hem içinde bulunduğumuz AB entegrasyon süreci nedeniyle hem de Hükümetin, Sağlık alanında uygulamaya koyduğu çeşitli düzenlemeler ve politikalar gereği, e-sağlık projesi kapsamı içerisinde son dönemde göz önünde olan ve son derece önem verilen bir konu halini almıştır. Ulusal Sağlık Bilgi Sistemi içerisinde II. ve III. basamak sağlık hizmeti veren sağlık kurumları ile veri alışverişi, bu kurumların kullandıkları Hastane Bilgi Sistemleri üzerinden gerçekleşmektedir. Şekil 1.3: Hastane Bilgi Sistemi Diyagramı 8/103

11 HBYS Amaç ve Standartları: Sağlık kurum ve kuruluşlarında, idari ve mali kayıtların tutulması ve kullanılmasındaki başarılı uygulamaların, tıbbi kayıtların tutulması ve kullanılması bakımından da eşdeğer bir başarı çizgisine ulaşması gerekmektedir. Artık Hastane Bilgi Yönetim Sistemleri (HBYS) sadece hastane içi süreçleri etkileyen ve bu süreçlerden etkilenen bir yapı olmayıp diğer sistemlerle de veri alış verişi yapabilen sistemlere dönüşmüştür. Bu nedenle veri tabanında yer alan tüm verilerin gerektiğinde kullanılmak üzere başka bir veri tabanına idarece öngörülen içerik ve kapsamda aktarılması, ihtiyaç duyulacak başka verilerin Merkezi Hastane Randevu Sistemi (MHRS), Kimlik Paylaşım Sistemi (KPS), Çekirdek Kaynak Yönetim Sistemi (ÇKYS), elektronik faturalama süreçleri (MEDULA), vb diğer sistemlerden hastane sistemine elektronik olarak aktarılması, sisteme veri aktarabilecek kurumda aktif çalışan cihazların sistemle entegrasyonu, üretilen sağlık verilerinin Sağlık-Net projesi kapsamında Bakanlık Veri Merkezine gönderilmesi, hastanelerde çalışmakta olan Laboratuvar Bilgi Yönetim Sistemi (LBYS), Görüntü Arşiv ve İletişim Sistemleri (PACS) gibi sistemlerle entegrasyonu, hastane içi yönetim, karar destek ve iş akış süreçlerinin iyileştirilmesi, kaynak yönetimi ve tasarrufu sağlanması gibi beklentilere de cevap vermelidir. Sağlık NET, Bakanlığımızın Karar Sürecinde Etkili Bilgiye Erişim hedeflerini yerine getirmeyi amaçlayan ve bu çerçevede, tüm sağlık kurumlarından toplanmak üzere, vatandaşlarımızın elektronik sağlık kayıtlarının, Ulusal ve Uluslararası standartlar kullanılarak, güvenli bir şekilde tek bir merkezde toplanmasını, gizlilik ve mahremiyet ilkeleri çerçevesinde, gerektiğinde mevzuat ve yetkiler dahilinde paylaşımını ve karar-destek sistemlerinde analiz edilerek yönetimsel ve bilimsel çalışmalarda kullanılmalarını içermektedir. Sağlık bilişim sektöründe yer alan ve Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) yazılımı ve diğer sağlık bilgi sistemi yazılımı üreten gerçek ya da tüzel kişilerin kendilerine ait yazılımlarının; Bakanlığımızın web sitesinde yayımlanan Minimum Sağlık Veri Setleri (MSVS) ve Ulusal Sağlık Veri Sözlüğünde (USVS) tanımlanan veri standartlarını karşılayıp karşılamadığını titizlikle gözden geçirmeleri ve kullandıkları kodlama ve sınıflama sistemlerinde Sağlık Kodlama Referans Sunucusu nda (SKRS) yayımlanan kodları referans almaları, yazılımların mesajlaşma sürecinde Sağlık Bakanlığı nca kabul edilen HL-7 (V.3.0) standardını, Tıbbi Görüntü Arşiv ve İletimi bakımından DICOM 3.0 standardını desteklemelidir. Yazılım üreticilerinin yapacakları tasarım çalışmalarında güncel Minimum Sağlık Veri Setleri (MSVS), Sağlık-NET ve Sağlık Kodlama Referans Sunucusunu (SKRS) dikkate alması Sağlık-NET sisteminin işletilmesi bakımından son derece önemli bir husustur. Hastane Bilgi Sistemleri; genelde yıllık periyotlarla hizmet, bakım vb. satın alma yöntemleri ile hastaneler tarafından tedarik edilmektedir. Hastanelerin hali hazırda kullanmakta oldukları Bilgi Sistemlerinin, Sağlık- NET entegrasyonu sağlayabilmeleri için, kullanılan yazılım üzerinde değişikliklere gitmektedirler. Ulusal Sağlık Bilgi Sistemi, Türkiye genelinde sağlık hizmetleri veren kurumların bilgi sistemlerine yönelik yeni düzenleme ve gereklilikler ortaya çıkarmaktadır. Türkiye de Hastane Bilgi Sistemleri, yazılım firması ve hastaneye göre değişiklik arz ettiğinden, tek bir örnek üzerinden Ulusal Sağlık Bilgi Sistemi ile karşılaştırma yapılması mümkün değildir. 9/103

12 HBYS Tanımları: Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS); özet olarak, bir hastanedeki tüm tıbbi ve idari işlemlerin bilgisayar ortamında yapılması, her türlü verinin birbirine entegre olarak çalışan çeşitli modüller yardımıyla, farklı kullanıcılar vasıtasıyla ana bir veri tabanına girilmesi ve gerekli olan tüm çıktıların/verilerin bu veri tabanından tekrar anlamlı bir şekilde geri alınmasını sağlayan, hastanelere zaman, işgücü kazancı, maddi kazanç ve en önemlisi düzgün ve güvenilir istatistiki veri/bilgi sağlayan bir yazılımlar bütünü olarak tanımlanabilir. HBYS; Hastanelerin, yataklı-yataksız sağlık hizmeti veren kurumlarının ihtiyacı olan, tıbbi, idari ve finansal bilgi bütünlüğünü entegre bir ortamda sağlayan; kolay erişilebilir ve yönetilebilir bilgi sistemleri bütünüdür. Hastane Bilgi Yönetim Sistemleri (HBYS); Bilişim dilinde tıbbi süreçler sonucunda ortaya çıkan verilerin oluşturulması, işlenmesi ve depolanmasını sağlayan yazılım ve donanımlar bütünüdür. Hastane boyutunda hastanın girişinden, hastaların tedavisine kadar olan çevrimi yöneten bir bilgi sistemidir. Hastanelerde kaynakların yerinde kullanılması ve israfın önlenmesi, oluşturulmaya çalışılan kalite ve standartların tesis edilmesi ve korunması, hastanelerde sunulan sağlık hizmetinin en iyi şekilde verilebilmesi, gelir ve giderlerin izlenmesi, gelir kaçaklarının önlenmesi, hastane yönetimine verilecek önemli kararlarda bilgi desteğinin sağlanması, sağlanan bilgi desteğiyle ileriye yönelik doğru hedef belirlenmesi ve doğru kaynak yönetimi, eksiksiz tıbbi kayıt, muhasebe, depo, ambar, demirbaş kayıtları tutabilmek amacıyla kullanılan bilgi sistemleridir. Faydaları: Bilgi üretim hızı, kalitesi ve miktarı artar. Bilgi erişim hızı artar. (Mevcut süreden tasarruf) Karar verme hızı ve güvenilirliği artar. Maliyetler azalır. Personel verimliliği artar. Hasta memnuniyeti arttırılır. Sağlıkta dönüşüm projesini destekler (Medula, SağlıkNET optimizasyonu... vb). Güvenilirdir, hasta haklarını koruyacak şekilde sistematize edilmiştir. Esnektir; hastane protokol ve kurallarına göre yapılandırılabilir. Sağlık kurumlarının bütün kaynaklarının (zaman, insan gücü, mal, finans) etkin bir şekilde kullanılmasına imkân verir. Gelir/giderlerinin hatasız izlenmesi, kaçakların önlenmesini sağlar. Verileri hızlı/çağdaş bir ortamda değerlendirerek çağdaş bir yapıya kavuşturur. Hastane Bilgi Yönetim Sistemleri (HBYS) sayesinde elde edilen verileri iyi değerlendiren ve doğru analiz edebilen sağlık kuruluşu yöneticileri başarıyı yakalamakta zorlanmazlar. Yatan hastaların durumu, yapılan tedaviler, taburcu durumları, yatış süreleri, verilen hizmetler, kullanılan ilaçlar, sarf malzemeleri, kan ve kan ürünleri vs. her türlü bilgiyi Klinik Bilgi Sistemleri sayesinde bir tuşa basarak elde edebilirler. Üniversitemizde laboratuvar tetkik ve inceleme sonuçları, her türlü radyolojik çekimler kağıt veya film ortamına basılmadan ve hastaya teslim edilmeden direkt olarak hastanın elektronik dosyasına aktarılmaktadır. Tetkiki veya çekimi isteyen doktor, hastanın protokol numarasını sisteme girdikten sonra sonuçları bilgisayar ekranından (bilgi yönetim sistemi üzerinden) görebilmektedir. HBYS kullanılarak ücretli hasta, SSK, Bağ-Kur, Emekli Sandığı, özel sigortalar ve resmi sevkli hastaların faturaları otomatik olarak oluşturulabilir. Kurumlarla yapılan anlaşmalara özel fiyatlandırma kuralları tanımlanabilir, bu sayede hasta katkı paylarının otomatik olarak hesaplanması sağlanabilir. Hasta katkı paylı faturaların ve kurum faturalarının dökümü ayrı ayrı alınabilir. Yatak ücretlerinin ve muayene ücretlerinin otomatik olarak kaydedilmesi sağlanabilir. HBYS kullanılarak Sosyal Güvelik Kurumu tarafından hizmete açılmış olan MEDULA sistemi ile tam entegre olarak çalışılabilir, hak edişlik kontrolünden sonra, fatura bildirimi ve fatura onay takibi işlemleri kullanıcı müdahalesi olmadan otomatik olarak yapılabilir. Tahakkuk eden alacaklar, kesilen faturalar ve yapılan geri ödemelerle ilgili gerekli tüm raporlar (icmaller ve tahakkuk raporları) alınabilir. 10/103

13 Resim 1.4 ve 1.5: HBYS Programı Sorgu Ekranı Görüntüleri Günümüz Hastane Bilgi Sistemleri hastalara ve onların tıbbi durumlarına ait birçok veriyi barındırırlar. Bu verilerin çokluğuna ve zenginliğine rağmen, değerli bilgiler hastane ve klinik veri tabanlarında gizlidir. Hastanelerin ve sağlık merkezlerinin verimliliğini artırmak ve gelecek planları yapabilmek için yararlı bilgilere ihtiyaçları vardır. Bu yararlı bilgileri ortaya çıkarabilmek için de veri yığını olarak kalmış pek çok bulguyu araştırmak gerekir. Faydalı bilgiler çıkarmak için verilerin otomatikleştirilmesi gerekmektedir. Bu sorunların çözümü için en çok kullanılan yöntemlerden biri olan veri madenciliği teknikleri tıbbi verilerden gizli kalmış önemli bilgileri ortaya çıkarır ve böylece bu teknikler hastaneler ve klinik araştırmalar için değerli bilgiler sağlarlar. Özellikle tıbbi alanda verilerin fazla olması, çalışılan alanda elde edilen bilgilerin artması, bu bilgilerin sınıflandırılması ve karara varılması işlemleri her geçen gün karmaşık bir yapıya bürünmüştür. Veri madenciliği ile birlikte bu işlemler otomatikleştirilmiş ve tıp uzmanlarına kılavuz hazırlanmasında önemli ölçüde yardımcı olmuş ve kolaylık sağlamıştır. Her gün tıp literatürüne onlarca yeni makalenin girdiği günümüzde biyomedikal veri tabanlarının çokluğu kullanıcıları şaşırtmakta ve hangisinin daha güvenilir olduğunu bilememek ya da etkin arama yapma yöntemleri konusundaki tecrübe eksikliği zaman kayıplarına neden olabilmektedir. Araştırmacılar ve hekimler için uluslararası alanda kabul görmüş belli başlı veri tabanlarını tanımak ve bu veri tabanlarında etkin arama yöntemlerini kullanmak zaman kazandırıcı olacaktır. Cochrane, Web of Science, Medline- PubMed, Scopus ve Embase gibi tüm dünyada kabul gören veri tabanları ve bunlarda yer alan binlerce makale sağlık bilgi sistemleri sayesinde bilimsel kanıt olarak değerlendirilebilmektedir. Araştırmacılar bu verilerin güvenliği altında her an ve her yerden bilgiye ulaşmayı sağlamaktadır. HBYS Yazılımlarının Taşıması Gereken Özellikler: HBYS yazılımları, hastane büyüklük ve özelliklerine göre değişmekte olup, taşıması gereken temel unsurlar ile ilgili olarak Sağlık Bakanlığı tarafından Yazılım Üreticilerine aşağıdaki yükümlülük ve kabul şartlarının yerine getirilmesi öngörülmektedir: 1. Hastane Bilgi Sistemi yazılımları, kabul aşamasında, Sağlık Bakanlığı nda yer alan Ulusal Sağlık Bilgi Sistemi Test Sunucusuna örnek veri gönderebilmeli ve sunucudan cevap mesajı alıp, yazılım içerisinde işleyebilmelidir. 2. Hastane Bilgi Sistemleri, Sağlık Bakanlığı tarafından yayınlanan Sağlık Kodlama Referans Sunucusunda yer alan sistem ve tablo içeriklerini kullanmalıdır. 3. Hastane Bilgi Sistemleri, Sağlık Kodlama Referans Sunucusunda yer alan sistem ve tablo içeriklerindeki güncellemeleri takip etmeli, en geç 7 gün içerisinde gerekli değişikliklere adapte olabilmelidir. 4. Hastane Bilgi Sistemleri, Sağlık Bakanlığı tarafından Hastanelerden toplanması amacıyla oluşturmuş olduğu Minimum Sağlık Veri Setlerini arayüz formlarında ve veri tabanında tanımlamış ve tasarlamış olmalıdır. 11/103

14 a. Hastane Bilgi Sistemleri, Minimum Sağlık Veri Setleri içerisinde yer alan veri elemanlarını, Ulusal Sağlık Veri Sözlüğünde açıklandığı ve formatının belirlendiği şekilde formlarında ve veri tabanında tanımlamış ve tasarlamış olmalıdır. b. Hastane Bilgi Sistemleri, Minimum Sağlık Veri Setleri içerisinde yer alan veri elemanlarını, Ulusal Sağlık Veri Sözlüğünde açıklandığı şekilde doğrulama ve zorunluluk durumlarına göre kontrol etmelidir. 5. Hastane Bilgi Sistemleri, Sağlık Bakanlığı tarafından Hastanelerden toplanması amacıyla oluşturduğu ve ortalama yılda bir defa güncellenecek olan Minimum Sağlık Veri Setlerinin güncellemelerini takip etmeli, en geç 60 gün içerisinde gerekli değişiklikleri yapabilmelidir. 6. Hastane Bilgi Sistemleri, Minimum Sağlık Veri Setleri çerçevesinde veri tabanında topladığı verileri, Bakanlığın ilan ettiği HL7 V.3 mesaj standardına göre Sağlık Bakanlığı na gönderebilmelidir. 7. Hastane Bilgi Sistemleri, gelen hastanın daha önceki Elektronik Sağlık Kayıtlarını, HL7 V.3 mesaj standardına göre Sağlık Bakanlığı ndan talep edebilmeli ve Bakanlığın gönderdiği HL7 V.3 mesajını alabilmelidir. 8. Hastane Bilgi Sistemleri, Merkezi Hastane Randevu Sistemi ne hekimlerin çalışma cetvellerini gönderebilmeli, önceden gönderilmiş olan cetvelleri güncelleyebilmeli/iptal edebilmeli, randevu sistemi tarafından kendilerine atanmış olan randevuları alarak HBS ye entegre edebilmeli ve gerçeklesen randevulara ilişkin bilgileri ise MHRS ye iletebilmelidir. T.C. Sağlık Bakanlığı Hastaneleri ile Ağız ve Diş Sağlığı Merkezlerinin Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) alımları için hazırlanmış olan (Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Alım Kılavuzu) adlı doküman, yazılım, teknolojik altyapı ve diğer gerekler için bir çerçeve çizmekte ve konuyla ilgili teknik önerileri kapsamaktadır. Bu kılavuz bir şartname olmayıp, şartname-ihale hazırlığında ilgili görevlilerce göz önüne alınacak önerileri içermektedir. Adı geçen dokümandan 4 nolu UYGULAMA YAZILIMLARI başlığından bazı maddeler aşağıda sunulmuştur: I-Yazılım alt yapısı ile ilgili bölümden örnekler: a) (Md.4.1.3): Uygulama yazılımı, ortak veri tabanı üzerinden çalışan bütünleşik bir yapıya sahip olmalıdır. Veri hangi modül/arayüz tarafından girilirse girilsin; gereksinim duyan diğer modüller/arayüzler yetkileri dahilinde bu veriye ulaşabilmelidir. Belirli işlemler ortak kullanılan veriler aracılığı ile kontrol edilebilmeli ve tetiklenebilmelidir. b) (Md.4.1.7): Uygulama yazılımı Türkçe olmalı, tüm sıralamalar ve karşılaştırmalar Türkçe alfabeye göre yapılabilmelidir. II- Kullanıcı arayüzü ile ilgili bölümden örnekler: a) (Md.4.2.1): Kullanıcı arayüzü grafiksel (GDI) olmalıdır. b) (Md.4.2.2): Grafik arayüzüne uygun olarak kontroller hem Mouse hem de klavye yardımıyla yapılabilmelidir. III- Veri girişleri ile ilgili bölümden örnekler: a) (Md.4.3.1): Veri girişleri, uygun kodlar kullanılarak yapılmalıdır. Kullanıcı biliyorsa kodu doğrudan girebilmeli, değilse kodların açıklamalarını otomatik olarak listeletip, istediği kodu seçebilmelidir. Sistemde kullanılan kodlar, Sağlık Bakanlığı ve hastane yönetimi tarafından belirlenmiş kodlarla uyumlu olmalıdır. Veri girişleri mümkün olan yerlerde barkod/karekod/rfid desteği ile sağlanmalıdır. b) (Md.4.3.4): Bilgi girişi esnasında, mümkün olan her alanda hazır listelerden faydalanma, gerekli yerlerde istenilen veri alanlarına ilk değer atama, tarih, gün, saat, yaş, vb. değerlerin ilgili alanlara otomatik olarak girilmesi, sık kullanılan alanlarda otomatik doldurma işlevinin kullanılması, hazır listelerde liste elemanına girilen harflerle kısa sürede ulaşma gibi veri girişi sırasında kullanıcı hatalarını en aza indirgeyecek ve kullanım kolaylığı sağlayacak kontrollere sahip olmalıdır. 12/103

15 Adı geçen dokümandan 10 nolu HBYS UYGULAMA YAZILIM GEREKLERİ başlığından bazı maddeler aşağıda sunulmuştur: HASTA KAYIT/KABUL MODÜLÜ Kuruma ilk defa başvuran, kaydı veri tabanında bulunmayan hastalara ait genel bilgilerin girişini yapan, daha önceden kaydı bulunan hastalara yeni geliş kaydı açan ve ilgili sosyal güvenlik kurumundan provizyon ve takip numarası alan, hastayı kurum içindeki ilgili kliniğe sevk eden ve belirtilen arama kriterlerine göre kayıtlı hastaların bilgilerini ekranda gösteren fonksiyondur İlk Başvuru ve Kayıt Müracaat eden her hastanın genel kimlik bilgileri, adres bilgileri, hasta kurum hastası ise hastaya ait sosyal güvenlik ve sevk bilgileri girilmelidir Hak sahipliği sorgulamaya yönelik web servisler bu modülden çalıştırılmalıdır Kimlik, adres ve kurum bilgilerinin kaydı hastanın hastaneye ilk gelişinde bir kez yapılmalı, sonraki gelişlerinde bu bilgiler aynı dosya numarası üzerinden izlenebilmeli, dosya numarasına kolayca ve değişik sorgulamalarla erişilebilmeli, bu bilgilerin yeniden girilmesine ihtiyaç olmamalıdır. Ancak gerekli hallerde bu bilgiler için güncelleme yapılabilmelidir Hastanın daha önceki hesap numaralarının hepsi (yatan, ayaktan, acil) özet bazda, borcu olup olmadığına dair verinin de olacağı şekilde görüntülenebilmeli; önceki hesap numaraları gerektiğinde detaylı olarak sorgulanabilmelidir POLİKLİNİK MODÜLÜ Poliklinik Modülü; hastanın müracaatından muayene olmasına ve hastaneyi terk etmesine kadar olan süreçteki, polikliniklerde ihtiyaç duyulan; tüm tıbbi ve mali işlemlerin elektronik ortama aktarılarak gerekli kayıtların tutulmasını ve bu bilgilerin gerektiğinde incelenebilmesini amaçlar. Hekim, periyodik olarak ve her istediğinde bu modül aracılığıyla Hekim Çalışma Cetveli oluşturmak üzere kendi çalışma saatlerini sisteme kaydedebilmelidir Hasta Tıbbi Bilgi Girişi Yetkili doktorun hasta ile ilgili anamnez ve tıbbi bilgi girişini gerçekleştiren işlevdir. Muayene sadece normal poliklinik muayenelerini değil aynı zamanda, kontrol muayenesi, tetkik değerlendirme, check-up muayeneleri, konsültasyon vb. de kapsamaktadır Tanı girişinde en kısa zamanda gerekli düzenlemeler yapılıp ICD-10 kodları kullanılmalıdır. Bir hastanın birden fazla tanısı olabileceğinden form ve rapor dizaynları buna uygun geliştirilmelidir Doktorun tanı kodlarının dışında da serbest tanı kaydı yapabilme imkanı olmalıdır. Her kullanıcı Doktor için; Doktorun girdiği bu tanının ICD-10 daki karşılığını tanımlayıp saklayabileceği arayüz yazılımda yer almalıdır Seçilen tanı Sağlık Bakanlığı nca yayımlanan Sağlık Kodlama Referans Sunucusunda (SKRS) yer alan Meslek Hastalıkları Tanı Kodlarından biri ise, yazılım otomatik olarak kullanıcıyı, hastalığın bir meslek hastalığı olabileceği yönünde uyarmalıdır. Hastalığın bir meslek hastalığı şüphesi olduğuna karar verildiğinde yazılım, hastalığın bu şekilde kayıt altına alınmasına imkan sağlamalıdır. Meslek Hastalığı şüphesiyle kayıt altına alınan hastaların yaptıkları iş yine SKRS de yer alan Meslek Kodlarına uygun şekilde kayıt altına alınabilmeli, meslek hastalığı şüphesi vakalarına ait kayıtlı verilerden belirli zaman aralığında, yaş, cinsiyet, yerleşim yeri, iş kolu, hastalık kodu gibi parametrelere göre sorgulama ve raporlama imkanı sunmalıdır. 13/103

16 BİLGİ YÖNETİM, İSTATİSTİK VE RAPORLAMA İŞLEMLERİ MODÜLÜ Bu modülün asıl amacı, hastane yöneticilerinin, yönetimsel ve stratejik kararlar verebilmesi için; hastanede gerçekleşen tüm tıbbi ve mali kaynakları izleyebilmesi, herhangi bir personele sorma ihtiyacı duyulmadan sorgulayabilmesi, değerlendirebilmesi ve analiz edebilmesidir. Kullanıcı Bilgileri Girişi, Tetkik-Hizmet Listeleri, Kurum Genel Bilgi Girişi, Kodlu Bilgi Girişi, Sistem Bilgisi Düzenleme, Rapor Yönetimi işlemlerini de kapsamalıdır İstatistik İşlemleri İstatistik Raporlama asgari olarak, Hasta İstatistik Raporlama, Poliklinik İstatistik Raporlama, Laboratuvar İstatistik Raporlama, Tıbbi Sarf Malzemesi İstatistik Raporlama ve Mali Tabloları Raporlama işlemlerini kapsamalıdır. Hizmetlerin istatistiksel olarak izlenmesi ve günlük, haftalık, aylık, yıllık, istenilen tarih dilimleri arasında; faaliyetlere ait raporların hazırlandığı modüldür İstenen zaman aralığında laboratuvarlar, acil servis, klinikler ve doktorların performansları değerlendirilebilmelidir Tıbbi ve bilimsel araştırmalar için tutulan kayıtlardan gerekli veriler alınabilmeli ve analiz edilebilmelidir Resmi kuruluşlara gönderilmesi gereken istatistiki formlar (Örneğin, Form 053, 056, 057, vb.) ve bildirimler (Örneğin, Bulaşıcı Hastalıklar) üretilmelidir Günlük poliklinik hastaları listesi, yatan hastalar listesi, refakatçiler listesi kolaylıkla alınabilmelidir. Tüm bu işlemler belli tarih aralıkları için de yapılabilmelidir. Sağlık-NET PROJESİ Ulusal Sağlık Bilgi Sistemi (Sağlık-NET) Sağlık Bakanlığının, Türkiye deki tüm sağlık kurumlarından veri toplamayı hedefleyen bir e-sağlık projesidir. Sağlık- NET içerisinde II. ve III. basamak sağlık hizmeti veren sağlık kurumları ile veri alışverişi, bu kurumların kullandıkları Bilgi Sistemleri üzerinden gerçekleşecektir. Amacı Sağlık Bakanlığı'nın "Karar Sürecinde Etkili Bilgiye Erişim" amacıyla kurduğu veri toplama sistemidir. 01 Ocak 2009 tarihinde sistem çalıştırılmaya başlanmıştır. Sağlıkta Dönüşüm Programı'nın temel bileşenlerinden biri olan Ulusal Sağlık Bilgi Sistemi (USBS), dönüşüm projesi kapsamında uygulamaya konulan reformların en önemli aşamalarından biridir. USBS tüm vatandaşları kapsayan, her bireyin kendi bilgilerine erişebildiği, bireyin doğumundan önce başlayıp tüm yaşamı boyunca sağlığıyla ilgili verilerden oluşan işlevsel bir veri tabanının, yüksek bant genişlikli ve tüm ülkeyi kapsayan bir iletişim omurgasında paylaşılması ve tele-tıp uygulamalarına varan teknolojilerin mesleki pratikte kullanılmasını temel alan elektronik kayıt sistemidir. Bu sistem ayrıca sağlık hizmeti sunan tüm kurum ve kuruluşların insan gücü, taşınır, taşınmaz, idari ve mali verilerini de kayıt altına alacak şekilde tasarlanmıştır. Sağlık Bakanlığı Sağlık-NET Projesi ile Türkiye çapında tüm hastanelerde ortaya çıkacak bilgileri kendi sunucusunda tutmayı ve uzun vadede gerektiğinde bu bilgileri hastanelerle paylaşmayı amaçlamaktadır. Sağlık-NET, sağlık kurumlarında elektronik ortamda üretilen her türlü veriyi, doğrudan üretildikleri yerden, standartlara uygun şekilde toplamayı, toplanan verilerden tüm paydaşlar için uygun bilgiler üreterek sağlık hizmetlerinde verim ve kaliteyi artırmayı hedefleyen, entegre, güvenli, hızlı ve genişleyebilen bir bilgi ve iletişim platformudur. Sağlık NET, Merkezi Hastane Randevu Sistemi (MHRS), Tele-Tıp, Ulusal Sağlık Veri Standartları (USVS), Sağlık Kodlama Referans Sözlüğü (SKRS) ve internet üzerinden sunulan çok sayıda servis, Türkiye'deki e- Sağlık uygulamalarının temel bileşenlerini oluşturmaktadır. 14/103

17 Sağlık NET sağlık sektöründe sorunların ve önceliklerin belirlenmesinde, önlemlerin alınmasında, sektör kaynaklarının, çalışma ve yatırımların planlanmasında, sunulan sağlık hizmetlerinin kalitesinin değerlendirilmesinde aldığı rolün yanı sıra bilimsel araştırma ve çalışmalarda kullanılmak üzere yeterli düzeyde veri toplayacak ve işleyecek bir fonksiyon üstlenmiştir. Sağlık-NET, ulusal ve uluslararası standartlar kullanılarak, vatandaşlarımızın elektronik sağlık verilerinin, tüm sağlık kurum ve kuruluşlarından, güvenli bir şekilde tek bir merkeze aktarılmasını, gizlilik ve mahremiyet ilkeleri çerçevesinde ve sadece gerektiğinde yetkiler dahilinde paylaşımını, karar-destek sistemlerinde analiz edilerek yönetimsel ve bilimsel çalışmalarda kullanılmalarını sağlayan sistemdir. Proje ile Türkiye çapında tüm vatandaşların doğumdan ölüme kadar ve ölüm sonrasında tüm sağlık bilgilerinin güvenli bir şekilde tutulduğu bir havuz oluşturulmaktadır. Birçok durumda hastayla ilgili bilgilere anında erişilememesinin hasta hayatını tehlikeye soktuğu gerçeği göz önüne alındığında, projenin önemi çok net biçimde ortaya çıkar. Tanı, tahlil ve tetkik bilgilerinin hasta mahremiyeti çerçevesinde paylaşımı ile hekimlerimiz ve sağlık kurumlarımızın hastaya ait sağlık verilerine erişimi sağlanacak, vatandaşlarımızın sağlık kurumlarında daha kısa sürede daha iyi hizmet almasına imkân tanınacaktır. Sağlık-NET sistemi ile yapılacak analiz çalışmaları ile koruyucu ve tedavi edici sağlık hizmetlerinin etkinliği artırılacaktır. Sağlık- NET Projesi sayesinde bundan böyle hastalar bir hastaneye müracaat ettiğinde Türkiye`nin herhangi bir noktasındaki bir başka hastanede daha önce gördükleri tedavi ve aldıkları hizmetlerle ilgili bilgilere anında ulaşılabilecektir. Tanı, tahlil ve tetkik bilgilerinin hasta mahremiyeti çerçevesinde paylaşımı ile hekimler ve sağlık kurumlarının hastaya ait sağlık verilerine erişimi sağlanacak, vatandaşların hastanede daha kısa sürede daha iyi hizmet almasına imkân tanınacaktır. Proje ayrıca bakanlığın hastanelerden elde edilecek verilerden istatistiksel sonuçlara ulaşmasını, hangi bölge ve illerde hangi hastalıklar yaygın, ölüm oranları nerelerde yüksek gibi birçok saptama yapabilmesini ve bu verilere göre düzenlemelere gitmesini de mümkün kılacaktır. Yapılacak analiz çalışmaları ile koruyucu ve tedavi edici sağlık hizmetlerinin etkinliği artırılacaktır. Sağlık-Net uzun vadede uluslararası alanda da yabancı hastanelerle bağlantı halinde olunmasına imkân tanıyacaktır. Sağlık-NET 2: Sağlık Bakanlığınca 1 Ağustos 2012 tarihinde tüm sağlık verilerinin kayıt altına alınabilmesi amacıyla Sağlık Net 2 Sistemi devreye alınmıştır. Sağlık Net 2 Sistemi ile birlikte, sağlık hizmeti veren tüm sağlık kurum ve kuruluşlarının USVS 2.0 kapsamında yer alan verileri Sağlık Net 2 sistemine göndermeleri zorunlu hale gelmiştir. Ayrıca 1 Ocak 2013 tarihinden itibaren Sağlık Net 2 sisteminde tüm muayenehanelerin de veri gönderimi zorunlu tutulmuştur. Sağlık verilerinin, standartlara göre toplandığı Aile Hekimliği Bilgi Sistemi (AHBS) ve Sağlık Net sistemlerinin, "Sağlık NET 2" çatısı altında birleştirilmesidir. Daha açık ifadeyle Sağlık NET veri sistemi, SGK ile sözleşmesi olmayan özel sağlık kuruluşlarını, muayenehaneleri, cezaevi hekimliklerini, aile hekimliği birimlerini de kapsayacak şekilde genişletilmiş ve Sağlık NET 2 ismini almıştır. Şekil 1.4. Sağlık Net Diyagramı 15/103

18 GENEL SAĞLIK SİGORTASI (GSS) MEDULA SİSTEMİ (Sosyal Güvenlik Kurumu Sağlık Geri Ödeme Sistemi) MED(ikal) ve ULA(k) kelimelerinden oluşturulmuştur. - GSS ile hastaneler arasında * fatura bilgisini elektronik olarak toplamak * geri ödemesini gerçekleştirmek için oluşturulmuş bütünleşik sistemdir. MEDULA 14 Ağustos 2006 tarihinde Sağlık Bakanlığı hastaneleri ile GSS arasındaki iletişim standardı olarak Sağlık Bakanlığı tarafından yayınlanmıştır. 1 Eylül 2006 tarihinden itibaren MEDULA operasyonel olarak hayata geçti Medula SGK, Emekli Sandığı, Bağkur ve Yeşilkart ı tek bir çatı altında yani Genel Sağlık Sigortası (GSS) çatısı altında toplamayı hedefleyen bir çalışmanın bilişim ayağıdır. Devlet hastaneleri, özel hastaneler, üniversite hastaneleri, diyaliz merkezleri ve daha bir çok sağlık kuruluşunun verdikleri hizmet, kullandıkları tıbbi malzeme ve ilaçların bedelinin geri ödeme kurumu tarafından ödenmesi için Medula sistemini kullanmaları gerekmektedir. GSS MEDULA sisteminin ikinci versiyonu, 1 Eylül 2006 tarihinde başlatılan versiyon üzerine, GSS Yönetmelik çalışmalarına paralel olarak geliştirilmiştir. Sistem, Sağlık Bakanlığı hastaneleri, üniversite hastaneleri, özel hastaneler ve tanı/tedavi merkezleri tarafından kullanılmaktadır. Sosyal Güvenlik Kurumunca yürütülen hasta muayene, tetkik ve tedavilerinin ödemeye esas işlemlerinin elektronik ortamda sisteme alınmasını sağlayan ve bu elektronik bilgi yardımıyla ödemesini sağlayan MEDULA yazılımının üçüncü versiyonu (SGK Medula 3.0 Versiyon), 1 Aralık 2008 tarihinde GSS Yönetmelik çalışmalarına paralel olarak geliştirilmiştir. GSS Medula Sistemi, Java teknolojileri ile hazırlanmış olup, IBM Websphere Application Server üzerinde sunulmaktadır. Web servislerine gerçek (production) ortamda ulaşım protokolü HTTPS dir (SSL). MEDULA kapsamında bir hastanın tüm sağlık hizmeti kullanımlarını takip etmek mümkündür. Şekil 1.5: GSS Sağlık Sistemi Medula Sistem Bileşenleri Sistemin süreçleri içerisinde aşağıdaki başlıklar bulunmaktadır. A00 HAK SAHİPLİĞİ VE SÖZLEŞME DOĞRULAMA (Provizyon Alma) B00 REÇETE, TETKİK VE SEVK BİLDİRİMİ (Sevk Bildirimi) C00 ÖDEME SORGUSU (Ödeme Bilgisi Kayıt) D00 ÖDEME DURUM KONTROL E00 FATURA BİLGİSİ KAYIT (Fatura Sorgulama) F00 RAPOR BİLGİSİ KAYIT 16/103

19 Medula sistemi, hem hastanelerin hem eczanelerin hem de hekimlerin ortak kullanımına açılmış olan bir sistemdir. Bu sistem hekim, hastane ve eczanelerin ortak bir sistem üzerinden ve kâğıt ortamında işlem yapılmasına gerek olmadan bilgi gönderme ve alma işlemlerinin yapılmasında kullanılmaktadır. Hekimlerin kullanmış oldukları Medula ile muayene etmiş oldukları hastalara e reçete yazabilmekte, daha önce yazılmış olan e reçete ve ilaçların geri izlemesini yapabilmekte, hastaya ait raporlu ya da raporsuz ilaçları görüntüleyebilmektedir. Sağlık Bakanlığı 01 Ocak 2013 tarihi itibari ile hekimlerin Medula Hastane sistemini kullanarak e reçete giriş yapılmasını zorunlu tutmuştur. Hastaneler Medula sistemine giriş yaparak, hastanın muayene olmasının ardından yapılan tetkikler ile diğer ücretler ile ilgili ödemeleri ödemeyi yapacak olan kuruma online olarak bu sistemi kullanarak gönderir. Yine hastanın rapor alması durumunda rapor bilgileri bu sistem aracılığı ile girilir. Raporun uzatılması durumunda da yine bu sistem aracılığı ile gerekli tanımlama işlemleri yapılır. Medula, hem optikler hem de eczaneler tarafından da kullanılmaktadır. Medula hastane aracılığı ile işlenen e reçeteler eczaneler ve optikler tarafından hastanın T.C. Kimlik Numarası kullanılarak sistemden sorgulama yapılabilmektedir. Yine bu sistem aracılığı ile muayene katılım payı tespit edilmekte ve eczaneler tarafından tahsil edilmektedir. Kişilerin belirli zaman aralıkları ile belirli ilaçları alabilmesi sağlanmış bu şekilde de gereksiz ilaç israfının önüne geçilmiştir. Medula sisteminde T.C. Kimlik Numarasına işlenen ilaçların da sorgulaması yapılmakta ve eğer kişi süresi dolmamış ise aynı ilacın yenisini alamamaktadır. Böylelikle hem gereksiz ilaç kullanımı ve israfının hem de kişilerin birbirlerinin üzerinden ilaç yazdırma işlemi tarihe karışmış oldu. Hekim, hastane, eczane ve optiklerin ortak kullanımına sunularak kâğıt israfının da önüne geçilmesi, sağlık alanında ki fazla harcamaların engellenmesi amaçlanmaktadır. Her ne kadar sistem yeni yeni oturmaya başlamış olsa da birkaç yıldır özellikle hastaneler de aktif olarak kullanılmaktadır. Medula ile hekimler hasta bilgilerini daha yakından takip edebilme imkânı bulabilmektedir. Şekil 1.6: Medula diyagramı 17/103

20 TARİHSEL GELİŞİM Sümerlerin yazıyı bulduğu andan itibaren, bilgi üretilmektedir. Yazının bulunmasından, mağaralara resim ve çizimlerden sonra Orhun ve Yenisey anıtlarından, Mısır da Papirüsler üzerine yazılan ve tıp ansiklopedisi olan Ebers papirüsüne uzanan yolda; matbaanın icadı ile belge ve bilgi üretimi hızlanmıştır. Büyük Selçuklu Türklerinin kurdukları hastanelerde, kayıt bilgi sistemleri, yazışma ve haberleşme, bütçeleme, denetleme ve raporlama faaliyetlerine ve bilgi kaynağı kütüphanelere önem veriliyor, kütüphanecilere yüksek ücret veriliyor, Nizamiye Medreseleri nin (1606) tıbbiye kısımlarında el yazması ders kitapları okutuluyordu. Osmanlı Devleti zamanında kayıt sistemleri çok gelişmişti ve kayıtları ayrıntılı idi. Sözgelimi Şişli Etfal Hastanesi nde (1899) tıbbi kadroların listesinden kadro sayısına, maaşların tayinatlarına, tayinatların cinsinden kadrolara göre verilecek miktarlarına; hasta müşahede kağıdından, hastanın derece, nabız ve solunum cetveline, hastanede yatarak tedavi edilen hastaların Müslim, Gayri Müslim, çocuk, yetişkin, erkek, bayan gibi kayıtlarına, istatistiki raporlara, hastane kuruluş belgesinin planından, hastanenin mimari planı ve kuşbakışı görünüş, çizimlerine kadar birçok veri kaynaklarına rastlamaktayız. Ayrıca veri güvenliği için Osmanlı Devleti nin kayıt sisteminde siyakat adı verilen şifreli bir yazı kullanılıyor ve bu yazıyı bilmeyenler okuyamıyorlardı. Hastanelerde ve diğer sağlık kuruluşlarında bilgisayar uygulamalarının öncülüğünü yapan ABD de bu çalışmaların 1960 lı yıllarda başladığı görülmektedir. Sağlık bilgi sistemleri ilk olarak 1960 ların başında az sayıda hastanenin ücret bordroları ve hasta hesapları gibi bazı seçilmiş idari operasyonların otomatikleştirilmesi ile başlamıştır. Bu sistemler hastaneler tarafından kiralanan analist ve bilgisayar programcıları tarafından gerçekleştirildi ve büyük ve pahalı merkezi ana bilgisayarlar kullanıldı. İlk başlarda bilgisayar destekli bilgi sistemlerinin nasıl çalıştırılacağı gerçekten anlaşılmadan bilgisayar kullanımında artışlar oldu ve birçok hastanedeki uygulamalarda ciddi sorunlar meydana geldi. Bilgisayar uygulamaları ilk olarak 1960 lı yılların başlarında (Massachusetts General Hospital, Kaiser-Permanente-California ve Wisconsin Hospital gibi hastanelerde) hasta kayıtlarının tutulması, ücret ve yatak kapasitelerinin izlenmesi amacıyla kullanılmaya başlanmıştır. Hasta kaydını otomatize ettiği öne sürülen ilk hasta bakım sistemi, 1960 ların sonunda IBM Tıbbi Bilgi Sistemleri Programı olarak geliştirilen sistemdir. Bu dönemde hasta bakım bilgi sistemleri konusunda bir diğer sistem de Lockheed Aircraft tarafından tasarlanan Technicon Data Systems dir yılında ise MC AUTO firması tarafından geliştirilen Paylaşımlı Tıbbi Sistemler- Shared Medical Systems adlı kiralık bilgisayar sistemi kabul görmüştür lere gelindiğinde finansal ve klinik uygulamalara yönelik entegre veri tabanları oluşturmak için çalışmalar yapılmaya başlanmıştır. Bu dönemde daha çok taburcu analizleri ve istatistik üzerine yoğunlaşılmıştır li yıllara bakıldığında bilgisayarlaştırılmış tıbbi bilgi sistemlerinin bugüne göre çocukluk evresini yaşadığını söyleyebiliriz. Bununla birlikte böyle sistemlerin çok geniş kullanışlı ve kullanıldığı zaman geleneksel hastane çevresinin değişimi için etkili ve kuvvetli bir güç olacağının da farkına varılmıştır li yılların sonundan 1980 lerin ortalarına kadar sağlık hizmeti sunucuları arasında kişisel bilgisayar kullanımı artmıştır. Yazılım şirketleri laboratuvar, röntgen ve eczane gibi hastane bölümleri için paket programlar üretmeye başladılar. Bu dönemde sağlık sektörüne yönelik yazılımlar önem kazanmaya başlamıştır lerin ortasında 1960 ve 1970 lerin büyük anabilgisayarlarının kapasitelerine eşit veya onları aşan bilgisayar gücü ve depolama kapasitesine sahip masa üstü araçlardan oluşan ucuz ve güçlü kişisel bilgisayarların (Personel Computers-PCs) gelişmesiyle bilgisayar alanında bir devrim meydana geldi. Bu dönemdeki ikinci büyük avantaj bir merkezden dağıtılan bilginin paylaşılması için kişisel bilgisayarlar ve büyük sistemlerin birlikte çalıştığı elektronik veri ağlarının gelişmesidir. Sağlık hizmetleri alanına giren yazılım işletmelerinin sayısındaki artış ve donanım ürünlerinin daha gelişmesi hem klinik hem de yönetimsel işlevlerde kullanılabilir olmasını sağladı lı yılların ortalarından günümüze kadar olan dönemde hastane bilgi sistemlerindeki gelişmeler ağ ve bilgisayar teknolojisindeki ilerlemelerle daha etkili ve daha az maliyetle gerçekleşmeye başlamıştır. Bu dönemdeki gelişmeler internetin ve The World Wide Web (www) in oluşturulması, güvenilir ve ölçülebilir hizmetlerin gelişmesi, kişisel bilgisayarların küçük maliyetlerle elde edilebilir hale gelmesi, yazılım gelişim modelinin tanıtılması, bedava internet ağ tarayıcısının olması ve veri yönetim araçlarının son kullanıcılara yansıtılmasıdır. 18/103

21 Türkiye olarak biz 1960 ı takip eden yıllarda ulusal sağlık sistemimizi daha yeni kurmuştuk. En uç noktadan yani sağlık evinden üniversite hastanesine uzanan bir sevk zinciri ve sağlık ocağındaki hane halkı formundan hastanedeki Form 56 ya kadar kodlanmış birçok form ve poliklinik defteri, ameliyathane defteri gibi çok sayıda defterin kullanıldığı ve Sağlık Bakanlığı na kadar uzanan elle tutulan bir sağlık bilgi sistemi kullanmaya başlamıştık. ABD 1970 li yıllarda koşar adımlarla hastane bilgi sistemlerini, klinik bilgi sistemlerini uygularken, bizim hastane ve sağlık yöneticilerimizin kaynakların tahsisi, hastanelerin verimliliği, personelin performansı, bir hasta gününün maliyeti, ameliyat maliyetleri, bütçeleme yanında bilgi gibi stratejik ulusal güç olan bilgi konularında bir dertleri yoktu. Ama ne zamana kadar? 1985 li yıllarda Hacettepe Üniversitesi Sağlık İdaresi Yüksekokulu nda hastanelerde bilgisayar kullanımı konusunda seminerler verilirken hastanelerimizde bunları maalesef uygulamaları yoktu yıllarına doğru Ankara Yüksek İhtisas Hastanesi personel, maaş tahakkuk ve depo hizmetlerinde bilgisayar kullanmaya başladığında Hacettepe Hastanelerinde bile böyle bir uygulama bulunmuyordu lı yıllarda Sağlık İdaresi Yüksekokulu ders programlarında bilgisayar dersleri ve hastane bilgi sistemi dersi yer aldı. Yine bu yıllarda özel sektördeki Çözüm, ACC, Promer gibi firmalar hastaneler için yazılımlar yapmaya başladılar. Bu uygulamalar için SSK hastaneleri güzel bir uygulama alanı ve öncü oldular li yılların başında Sağlık Bakanlığı Bilgi İşlem Daire Başkanlığının çizdiği yol haritası ile yazılım ve otomasyona geçiş sürecinde hızlı ilerlemeler kaydedildi. Ülkemizde de her türlü alanda olduğu gibi sağlık alanında da bilgi teknolojileri gelişmeleri takip edilmekte ve kullanılmaktadır. Bu konuda alt yapı ve üst yapı çalışmalarına büyük önem verilerek çağdaş hizmet sunma yolunda önemli adımlar atılmaktadır. Özel kurum ve kuruluşlar, bilgisayar yazılım ve teknoloji firmaları yanında kamu kurum ve kuruluşları da çalışmalara öncülük edebilecek düzeyde faaliyetlerini sürdürmektedir. Örneğin Sağlık Bakanlığı, sağlıkta elektronik dönüşüm çalışmalarında yeni bir proje hazırlamıştır. Teletıp projesi ile Bakanlık, Görüntü Arşivleme ve İletişim Sistemi (PACS) aracılığıyla çağın gereği hızlı ve verimli veri alışverişi, hasta verilerine ihtiyaç duyulduğu anda kabiliyetine ve hizmet kalitesinde sağlamayı hedeflemektedir. Taşradaki hastaların tomografi ve röntgenleri internet üzerinden büyük şehirlere gönderilerek uzman doktorlara inceletilecek, küçük illerde yaşayan hastalar, teşhis ve tedavi için artık büyük şehirlere gitmek zorunda kalmayacaktır. Tanı, tedavi ve önleyici hekimlikte devrim niteliği taşıyan bu proje ile birbirinden uzak mekanlar arasında, bilgi ve iletişim teknolojilerini kullanarak, tanısında güçlük çekilen konularda tıbbi konsültasyon talep eden hastaneler, bu hizmeti seçilen hastanelerden elektronik ortamdan alabileceklerdir. İlk etapta 14 devlet hastanesinde uygulamaya başlayacak olan proje, özellikle radyoloji ve patoloji alanındaki sağlık hizmeti sunumunu iki kat hızlandıracak. Elektronik ortamın veri alışverişinde kullanılması bazı branşlardaki uzman doktor eksikliğine kısmen de olsa çözüm teşkil edecek. Farklı hastanelerdeki uzman doktorların birbirine danışma olanağı da artırılmış olacaktır. Resim 1.7: Hastane Bilgi Yönetim Sistemi 19/103

22 HASTANE BİLGİ YÖNETİM SİSTEMLERİNE ÖRNEKLER (*) 1-3C Med Hastane Otomasyon Programı 3C Bilgi İşlem Ltd.Şti. tarafından hazırlanan Hastane Otomasyon Sistemi, İktisatçı, İşletmeci, Eğitimci, Hastane Yöneticisi, Doktor ve Bilgisayar Mühendislerinden oluşan bir ekip tarafından gerçekleştirilmiştir. Modüler bir yapıya sahip olan sistem tek kullanıcılı PC lerde amaca hizmet edebilmenin yanı sıra her birime uygulanabilmekte, aynı zamanda (NT, Novel, DOS) işletim sistemleri üzerinde de çalışmaktadır. Program Modülleri: Hasta Takip, Randevu, Poliklinik, Tetkik, Tahsilat, Yatan Hasta, Ameliyathane, Stok Takip, Eczane, Satın Alma, Muhasebe, Yönetim. Not: 3C açılımı Computer Cordium Communication Resim 1.8: 3C Med programı giriş ekranı 2- MARS (Medical Archiving and Research System) Tıbbi Bilgi Odaklı Otomasyon Çözümü (Hitit Bilgisayar Yazılımı) Programın temel hedefi Klinik İşlemler sırasında detaylı ve doğru Tıbbi veriler toplamak. Bu verileri Klinik işlemler ve araştırmalarda kullanmak. Klinik işlemlerin tüm aşamalarında hasta dosyasına bilgisayar ortamında erişim ve Araştırmalar için gerekli dosyaların belirlenmesi ve içeriklerinin görüntülenmesi. Klinik İşlemler bölümünde detaylı tıbbi veriler içeren hasta dosyaları, randevu yönetimi, laboratuvar ve görüntüleme entegrasyonu, hastane yönetim sistemi ile entegrasyon; Araştırma Veri Tabanı bölümünde araştırmacıların uzmanlık alanlarında detaylı veri toplamasına imkan tanıyan Özel Form desteği, Uluslar arası ICD/CPT kodlamaları, kapsamlı dosya arama olanakları ile tez ve makaleler için gerekli tüm verilere çabuk erişim imkanları hazırlanmıştır. Mars Hastane Otomasyonunda ana başlıklar: Bütünleşik Hasta Dosyası, Hasta Bilgileri Sorgulama, Randevu ve Kabul İşlemleri, Görsel Tetkik İşlemleri, Laboratuvar İşlemleri, Sistem Yönetim İşlemleri, Güvenlik. 3- PROBEL HBYS Probel Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS), sağlık işletmelerinin tüm yazılım ihtiyaçlarını kapsayan bir yazılım-hizmet çözüm paketidir. Üniversite-Eğitim Araştırma, Devlet ve Özel olmak üzere 3 farklı paket ve 30 un üzerinde modülü ile her işletmeye tam olarak ihtiyacı olan çözümü sunan Probel HBYS, işletmenin ihtiyaçları ve isteklerini kapsayacak şekilde ayarlanabilir özelliklere sahiptir. Böylece her işletme, sadece ihtiyacı olan kapsam ve modüllere, uygun bir maliyetle sahip olmakta ve kullanım özellikleri kendisine göre özelleştirilmiş, hızlı, pratik ve güvenilir bir çözüme kavuşmaktadır. Bir sağlık işletmesinin tüm departmanlarındaki işlemlerin, birbiri ile tamamen entegre bir şekilde bilgisayar ortamında gerçekleştirilmesine olanak sağlayan, Entegrasyon imkanı olan her türlü sistem veya yazılımlarla entegrasyon gerçekleştiren, Sektörel teknolojik yenilikleri yönlendirebilen, Kullanıcılarını önemseyen ve onların tam güvenini kazanan, Yaygın, etkili ve kaliteli servis hizmetleri ile desteklenen, ve "Kağıtsız Çalışan Hastane" sloganı ile Türkiye'yi tanıştıran bir yazılımdır. 4- UNİPA HBYS Program kurumun işleyişine uygun olarak geliştirilip, yapılandırılır. Program tümüyle Türkçe bir dile sahiptir. Kullanıcıların karşılaşacağı hata mesajları anlaşılır bir dille hazırlanmıştır. Kullanımı kolay ve kullanıcıların tanıdık oldukları grafik tabanlı programlarla çalışmaktadır. Modüler bir yapıya sahiptir. Yeni bir modülün sistemle bütünleştirilmesi çok kısa bir süre içerisinde gerçekleştirilir. (*) Programların ekran görüntüleri ve açıklama bilgileri ilgili kuruluşların web sayfalarından alınmıştır. 20/103

23 Program kendi içerisinde tam entegrasyon sağlamıştır. Farklı birim ve bölümlerde verinin tekrar girişine gerek kalmaz. Programda hataları minimum seviyeye indirecek kontroller bulunmaktadır. Parametrik bir yapıya sahiptir. Program içerisinde kullanılan sabit veriler, kullanıcılar tarafından çok kısa bir süre içerisinde tanımlanır. Kullanıcılar program içerisindeki menülere yetkileri çerçevesinde ulaşabilirler. Yetkisi dışındaki bir menüyü göremezler. Bilgilerin gizliliği ve güvenliği açısından tüm kullanıcılara kullanıcı kodu tanımlanır. Tanımlanan kullanıcı kodu bazında menü yetkilendirme işlemi yapılır. Sistemde kayıtlı bir veri üzerinde silme, ekleme ve güncelleme gibi işlemler yapılabilir. Bu işlemleri yetkili kişiler gerçekleştirebilir. MEDİKAL BÖLÜMÜ: Danışma- Hasta Kayıt- Poliklinik- Yatan Hasta Takip ve Çıkış İşlemleri- Laboratuvar- Radyoloji (Pacs entegrasyonu dahil)- Eczane- Sağlık Kurulu- Evrak Yönetimi- Ağız ve Diş Sağlığı- Kan Merkezi -Cihaz Takip 5- PROGNOZ 2.0 HBYS Prognoz HBYS yazılımı hastane içerisinde, hastane çalışanları ile birlikte tam entegre olarak geliştirilmiş ve geliştirilmeye devam eden yaşayan bir üründür. Yazılım, hastanelerdeki tüm iş süreçlerinin tamamını karşılamakta olup, son teknolojiyi kullanan, öğrenimi kolay, modüler yapıda ve güvenilirdir. Hastane Bilgi Yönetim Sisteminde kullanıcı grupları oluşturularak ayrıntılı yetkilendirme yapılabilmektedir. HBYS tamamen entegre bir mimaride tasarlanmıştır. Modüler ve parametrik yapısı sayesinde, kurumun isteklerine göre düzenleme yapılması çok kolaydır. Mevzuat değişikliklerinden dolayı ihtiyaç duyulan değişiklik ve/veya ek uygulamalar en kısa sürede siteme entegre edilir. Veri güvenliği, veriye yetki dahilinde hızlı erişim esastır. Yetkilendirme işlemleri ile herkes yetkisi doğrultusunda bilgiye erişebilir veya değiştirebilir. Online Provizyon işlemleri, Online Mernis sorgulama ve doğrulama işlemleri, Sağlıknet ve Medula entegrasyonu uygulama içinden yapılabilmektedir. Yaptığımız bütün işlerin gizliliğinin bilincinde olup hiçbir işlemimiz yasaların izin verdiği merciler dışında kimse ile paylaşılmaz. Resim 1.9: Prognoz HBYS ekran görüntüsü 6- Meddata Entegre Hastane Otomasyonu Meddata Hastane Otomasyonu dünyanın en gelişmiş veritabanı olan Oracle Workgroup Server ile size veri kaybınız olmadan işletmedeki çalışmalarınızı takip etme imkanı sunmaktadır. Çoklu kullanımın getirdiği veri çalışmalarından sistem etkilenmemektedir. Veri yoğunluğunun artması sorgulama hızını etkilemez. Programın Modülleri: Yönetim/Supervisor, Hasta Kabul, Hasta Yatış, Ön Muhasebe, Kurumlar-İcmal, Stok-Eczane, Servisler, Laboratuvar, Arşiv, Radyoloji, Poliklinik 7- Karmed Hastane Bilgi Yönetim Sistemleri Karmed (HBYS) çözümü, sağlık sektörünün ihtiyaçlarını geniş anlamda kapsayan içeriği ile bir hastanenin günümüz rekabetçi ortamına ve teknolojik gelişmelerine ayak uydurarak performansının arttırılması, sürekli ve sağlıklı büyümesi, maliyetlerin kontrol altına alınması, aynı zamanda tüm bu süreçler boyunca yöneticilerin stratejik karar alma faaliyetlerinin alt yapılarını hazırlayacak ürün ve hizmet tasarımlarının yapılması, hayata geçirilmesi, eğitim, danışmanlık ve araştırma hizmetlerinin sağlanmasını amaçlar. Sistem bir bütün olarak kullanılabileceği gibi, kullanıcıların tercihleri doğrultusunda modüler olarak da kullanılabilmektedir. Yazılım, donanım, destek/eğitim, danışmanlık gibi bilişimin tüm alanlarında hizmet veren Kardelen Yazılım, 21/103

24 entegre hastane otomasyonu Karmed ile yüksek standartlarda yönetilebilir hastaneler oluşturur. HBYS projelerimizde amaç, var olan ürünlerin geliştirilmesi, günümüzdeki teknolojileri desteklemesi, müşteri ihtiyaçlarına hem fonksiyonellik açısından hem de davranış (hız, verimlilik, güvenlik) açısından daha iyi cevap vermesi olarak özetlenebilir. Ayrıca, hastanelerimizde yaşanan kayıt kuyruklarının önüne geçmek, mevcut teknolojiyi geliştirerek hekim ve hasta açısından işlevsel hale getirmek, Sağlık Bakanlığının uygulamaya koyduğu Sağlık.Net projesinin kullanabilirliğini arttırmaktır. Program Modülleri: Tıbbi Modüller: Akıllı Kart Bilgi Sistemleri Randevu Aile Hekimliği Bilgi Sistemleri KarMED Mobile-Pocket PC Görüntü İşleme ve İletim Sistemi Laboratuvar Bilgi Sistemi Medula Kan Bankası Radyoloji Bilgi Sistemi Hasta Kayıt Kabul Poliklinik Servis Eczane Ameliyathane ve Doğum Diyetisyen ve İaşe Danışma Psikometri Denetim Serbestlik Finansal ve Yönetimsel Modüller: Kurum Bilgi Paneli Kiosk Hasta Sıra Takip ve Bilgilendirme Satın Alma Cihaz Takip Modülü Döner Sermaye 8- Hipocrat Hastane Otomasyon Sistemi (Hospital Information Planning, Organization, Coordination, Research and Advanced Technology) Bir sağlık kurumunun yönetsel, tıbbi ve mali konulardaki tüm bilgilerini bütünleşik bir yapı içinde ele alan, kullanımı kolay, açık esnek ve gerçek zamanlı bir yazılımdır. Hipocrat hastane otomasyon yazılımı, Anadolu Üniversitesi Bilgisayar Araştırma ve Uygulama Merkezi tarafından hazırlanmıştır yılında Mediko Sosyal Öğrenci Hastanesinde (şimdiki adıyla Osmangazi Ünv. Tıp Fakültesi) geliştirilmeye başlanmış, 1993 yılında bitirilmiştir. Günümüzde birçok hastanede kullanılmaktadır. Unix işletim sistemi üzerinde İnformix veri tabanı ve İnformix-4GL ile geliştirilmiş bir yazılımdır. Hipocrat modüler yapısıyla polikliniklerden bütün hastanelere kadar tüm otomasyon ihtiyaçlarına yanıt verebilecek esnekliktedir. Hipocrat ın içeriği Sağlık Hizmetleri Modülleri ve İdari Modüller olmak üzere ikiye ayrılır. Sağlık Hizmetleri Modülleri: Hasta Kabul, Vezne, Servis, Poliklinik, Laboratuvar, Radyoloji, Hasta Yatış, Ameliyathane, Eczane, Acil İdari Modülleri: Hastane Tanıtım, Muhasebe, Bütçe, Personel, Tahakkuk, Döner Sermaye, Malzeme, Nöbet, İstatistik, Diyet ve İaşe. 9- SİSOFT HBYS Sisoft HBYS (Hastane Bilgi Yönetim Sistemi), Sağlık kurumlarının bütün kaynaklarının (zaman, insan gücü, mal, finans) etkin bir şekilde kullanılmasına olanak verir. Gelir/giderlerinin hatasız izlenmesine, kaynakların verimli olarak kullanılması, kaçakların önlenmesi, verilerin hızlı/güvenli bir ortamda değerlendirerek çağdaş bir yapıya kavuşturur. Sisoft HBYS, Sağlık tesislerinde tüm birimler arasında uyumlu çalışma ortamının sağlanması amacıyla tasarımından yapımına kadar, tüm hakları firmamıza ait olan bir yazılım olarak geliştirilmiştir. Resim 1.10: Sisoft HBYS giriş ekranı görüntüsü Sisoft HBYS, yapılan işlemlerin tıbbi cihazlarla entegrasyonunu, tüm birimlerdeki kayıtlarının tutulabilmesini ve kurum içi evrak hareketlerinin yönetimini sağlayan bir Tam Otomasyon sistemidir. Hedefi, sağlık kurumlarının (Devlet, SGK, Üniversite ve Özel Hastanelere, Dispanserler, Sağlık Müdürlükleri ve Döner Sermaye Saymanlıkları) kendi bünyelerinde ve bağlı birimlerinde entegre (genel/yerel) olarak çalışarak tüm işleyişini tam bir otomasyona dönüştürmek, çevre kurumlarla iletişimlerini düzenleyerek karmaşık işlemlerini kolaylaştırmaktır. Halen 150'yi aşkın kurumda uygulanan Sisoft HBYS, 8 ana modülden ve bu modüller ile entegre çalışan alt modüllerden oluşmaktadır. Sisoft Sağlık Bilgi Sistemleri uygulaması Sisohbys (Sisocare) V2.0, Oracle Exadata Database Machine, Oracle Enterprise Linux ve Weblogic Server üzerinde tam olarak test edilmiş ve sorunsuz çalışmaktadır. 22/103

25 10- Sarus Hastane Otomasyonu Sarus Framework teknolojisi kullanıcı tarafında sıfır kurulum anlamına gelen, sadece Internet Explorer 6.00 ve üzeri bir tarayıcı gerektiren bir teknoloji kullanmaktadır. Bu şekilde mevcut modüllerin geliştirilmesi sırasında ortaya çıkabilecek muhtemel bakım sıkıntıları ortadan kaldırılmış olmaktadır. Modül eklenmesi ve ölçek genişletilmesi gibi durumlar kolaylaştırılmıştır. %100 web tabanlı, n-katmanlı mimarisi ve XML web servisleri ile geliştirilen ve gelecek 10 yılın teknolojisini içinde barındıran Sarus, hastanenizin ihtiyaç duyduğu karmaşık iş modellerine süratli ve kesin çözümler sunabilmektedir. Sarus Framework tüm eklentilerle (PACS, KİOSK, LCD, PDA, LIS, vb.) sorunsuz bir şekilde entegrasyonu sağlamaktadır. Program Modüller: Tıbbi Modüller Ameliyathane Danışma Diet Diş Diyaliz Eczane Hasta Arşivi Hasta Takip Hemşire Bilgi Sistemi Kan Bankası Kayıt Kabul Laboratuvar Nükleer Tıp Poliklinik Radyoloji Randevu Yöntemi Sağlık Kurulu Tetkik Tedavi Tıbbi Kayıt ve Arşivleme Yatan Hasta Mali&İdari Modüller Bütçe Yönetimi Cihaz Takip Demirbaş Depo Ambar Faturalama Hastane Yönetimi Hesap Planı İstatistik Muhasebe Fişi Personel Yönetimi Satın Alma Teknik Servis Vezne 11- Metasoft Hastam Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Metasoft Hastam Hastane Bilgi Yönetim Sistemi (HBYS) yazılımı, hastanelerdeki tüm iş süreçlerinin tamamını karşılamakta olup, son teknolojiyi kullanan, öğrenimi kolay, mödüler yapıda ve güvenilirdir. Metasoft Hastam Hastane Bilgi Yönetim Sisteminde kullanıcı grupları oluşturularak ayrıntılı yetkilendirme yapılabilmektedir. HYBS sistemimiz Windows ortamında istemci - sunucu mimarisinde çok kullanıcılı olarak tasarlanmıştır. MS SQL veri tabanı üzerinde çalışmakta olup, Oracle veri tabanı üzerinde çalışmalarımız devam etmektedir. Resim 1.11: Metasoft programı Hasta Kabul giriş ekranı görüntüsü Program Modülleri: Danışma Yatan Hasta Randevu İşlemleri Depo, Ambar ve Demirbaş Sağlık Kurulu İstatistik ve Resmi Rap. Radyoloji Cihaz Takip Hasta Kayıt / Kabul Hemodiyaliz Doğum ve Ameliyathane Vezne Satın alma Kan Merkezi Eczane Ayakta Tedavi Laboratuvar Anestezi, Reanimasyon D.Sermaye, Fat.ve Muh. Yiyecek Üretim ve Takip Acil Servis Personel ve Sicil 23/103

26 12- Alpdata Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Devlet ve Özel Hastanelerin otomasyonları için çözüm sunmakta olan Hastane Bilgi Yönetim Sistemi; bir hastanenin ihtiyaç duyabileceği T.C. Sağlık Bakanlığı'nın belirlediği Hastane Bilgi Sistemleri Alımı Çerçeve İlkelerine uygun bir yazılımı içeren bir otomasyon sistemidir. Program Modülleri: Bir hastanedeki tüm tıbbi ve idari işlemlerin bilgisayar ortamında yapılması, her türlü verinin birbirine uyum sağlayarak çalışan çeşitli modüller yardımıyla, farklı kullanıcılar vasıtasıyla ana bir veri tabanına girilmesi ve gerekli olan tüm çıktıların bu veri tabanından tekrar anlamlı bir şekilde geri alınmasını sağlayan bütünleşmiş modüllerden oluşur. Hasta Kayıt-Kabul Poliklinik Tetkik-İstem Servis Yatan Hasta LIS (Lab. Bilgi Sistem) Eczane Ameliyathane Acil Hemodiyaliz Kan Merkezi Ağız ve Diş Sağlığı Raporlama Yatan Hasta Yemek Takip & Diyet Cihaz Takip İdari Modülleri Vezne Faturalama Performans Sağlık Kurulu Randevu 13- İnterMedia Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Her ölçekteki hastane için geliştirilmiş, profesyonel tasarımı ve kolay kullanımı ile benzersiz bir Hastane Bilgi Yönetim Sistemi... Hastane yönetiminin ne denli zorluklar içerdiğini gayet iyi biliyoruz; intermedia Hastane Otomasyonu, tüm bu zorlukları ve bunların üzerinizdeki baskılarını azaltmak üzere tasarlanmıştır. -İnternet Explorer kullanmaksızın internet üzerinden son derece hızlı çalışabilme -Çok büyük networklerde bile sorunsuz ve çok hızlı çalışabilme -Dünyanın en iyi veritabanı olan SQL Serverda çalışma -Son derece gelişmiş yetki sistemi ile yapılan her işlem kontrol altında Resim 1.12: İnterMedia programı hastane modülü ekran görüntüsü 24/103

27 14- Fonet Hastane Bilgi Yönetim Sistemi FONET HBYS; Kamu Hastaneleri ve Özel Sağlık kurumlarının ihtiyacı olan idari, tıbbi ve finansal bilgi entegrasyonunu sunan; organizasyon etkinliğini arttıran, bu sayede kolay yönetilebilir bilgi bütünlüğü oluşturan otomasyon sistemidir. FONET HBYS, yüksek teknolojisi, güvenilir, esnek, yönetilebilir, hızlı ve kolay kullanımlı yapısı ile kurumunuzun tüm bilgi sistemi ihtiyaçlarını karşılar. Microsoft. Net, Oracle Veritabanı ve Web Teknolojileri ile N- katmanlı olarak geliştirilmiştir. Modüler altyapısı sayesinde değişen kullanıcı ihtiyaçlarına çok kısa sürede cevap verebilmektedir. HL7 desteği sayesinde, diğer veritabanlarıyla veri alışverişi yapılabilmektedir. Gerek kurum içi, gerekse kurum dışındaki sistemler (Medula, Sağlık-NET,Tele Tıp, MHRS vb..) ile tam entegrasyon sağlamaktadır. Tıbbi Modüller: Danışma Modülü Hasta Kayıt / Kabul Modülü Poliklinik Modülü Hasta Yatış Servis Hasta Takip ve Çıkış İşlemleri Eczane Modülü Laboratuar Bilgi Sistemleri (LIS) Radyoloji Bilgi Sistemi (RIS) Hemşirelik Bilgi Sistemi Modülü Ameliyathane Modülü Ağız ve Diş Sağlığı Modülü Hemodiyaliz Modülü Sağlık Kurulu Modülü Kan Merkezi Modülü Diyet Modülü VTYS Modülü Organ ve Doku Bağış Modülü Yetkilendirme Modülü Sağlık-NET Modülü İdari ve Mali Modüller: Vezne Modülü Satın Alma Bilgi Yönetim Sistemi Modülü Ambar Stok ve Demirbaş İşlemleri Modülü Döner Sermaye ve Muhasebe Modülü Fatura ve Finans İşlemleri Modülü Personel Sicil ve Maaş İşlemleri Modülü İstatistik ve Raporlama İşlemleri Modülü Tıbbi Kayıt ve Arşiv Modülü Cihaz Takip Modülü SMS Bilgi İletim Modülü Kalite Yönetim Modülü Evrak Takip Modülü Teknik Servis Yönetim Modülü 15- BilMedical (Bilmed) HBYS Sağlık profesyonellerinin daha etkili ve verimli çalışmaları için ihtiyaç duydukları tüm bilgiyi yönetiyoruz Bu süreçte, tekil hastanelerden, sağlık gruplarına tüm yelpazeyi kapsayacak; bir bütün halinde işletimini sağlayacak; maliyet ve verimlilik alanında bütünsel bir yapı sunacak; analiz ve raporlama alanında pek çok farklı analize imkân tanıyan; her kurumun kendi özgün yapısını kavrayabilen ve adapte olabilen bir platform sunmaktayız. BilMedical HBYS avantajları: > SMS ile Randevu > Telefonla Randevu > Çağrı Merkezi ve CRM > Tam Entegre HBYS ve Mali Liste > Satın Alma Sürecinde Akış Yönetimi > Kurumsal Kaynak Planlaması(ERP) > Genişleyebilir Altyapı > Sürekli Destek ve Güncelleme > HBYS ile Tam Entegre Pacs > HBYS ile Tam Entegre Radyoloji Bilgi Sistemi (RIS) > SSK, Bağ Kur ve Emekli Sandığı On-Line Provizyon > On Line Mernis Sorgulama ve Doğrulama > Web Üzerinden GSS (Genel Sağlık Sigortası) Medula 2 Entegrasyonu > Uzak Poliklinik ve Klinik Desteği > Yüksek Sayıda Kullanıcı Desteği BilMedical HBYS Modülleri: Danışma, Hasta Kayıt Kabul, Randevu, Poliklinik, Hasta Yatış, Yatan Hasta Takip ve Hasta Çıkış İşlemleri, Vezne, Eczane, Laboratuvar/Patoloji Bilgi Sistemleri, Radyoloji, Stok Takip, Satın Alma ve Demirbaş İşlemleri, Muhasebe, Personel Bordro İşlemleri, Bilgi Yönetim, İstatistik ve Raporlama, Ameliyathane, Ağız ve Diş Sağlığı, Hemodiyaliz, Sağlık Kurulu, Tıbbi Kayıt İşlem, Kan Bankası, Diyet, Cihaz Takip modülleri Resim 1.13: Bilmedical HBYS tanıtım çizimi 25/103

28 16- Medin 3 HBYS Sağlık kurumlarını sadece hasta işlemleri yapan bir yapı olarak görmek yerine, kurumların her türlü gereksinimlerini göz önünde tutarak bütünsel çözüm üreten, dolayısıyla kaynak planlama ve kaynak kullanma işlevlerini de (ERP) içeren yaklaşım. "Ad-hoc workflow" şeklinde tanımlanabilecek süreç üzerine kurulu, süreç ve yönetimi içeren çözüm. Birden fazla lokasyon ve organizasyonla çalışan grup yapısı altında toplanmış sağlık kurumları için web servislerini de kullanan, lokasyonların merkeze bağlı olmadan asenkron olarak çalışabilecekleri mimari. Smart-Client, web ve mobil teknolojilerinin bir arada kullanıldığı, her birinin avantajlarının yansıdığı hibrid tasarım. Resim 1.14: Medin 3 HBYS giriş ekranı görüntüsü Kuruma özgü, kod yapısını değiştirmeye gerek kalmadan özelleştirilebilir ekranlar. Tek kod üzerinden farklı kurum ve tesis düzeylerine göre özelleştirilerek sunulan ürün yelpazesi. Kullanımı kolay, kullanıcı dostu, tanıdık ön yüz. Bayiler kanalıyla satılabilmeye uygun altyapı. Microsoft Teknolojileri ile entegrasyon Geliştirme dili C# ile Microsoft.NET teknolojisi; geliştirme ortamı TFS üzerinde Visual Studio 2005; veritabanı olarak SQL Server 2005/2008 ve istemci tarafında Smart-Client mimarisi kullanılmıştır. Microsoft.NET'in çok katmanlı mimarisi sayesinde, aynı iş ve verikodlarının hem Smart-Client hem de web arayüzlerinde sorunsuz kullanılması sağlanmıştır. 17- AviCenna Hastane Bilgi Yönetim Sistemi AviCenna Hastane Bilgi Yönetim Sistemi, Java programlama dili ile geliştirilmiş, J2EE standartlarına uygun, hem tek hem çok katmanlı olarak işleyebilen teknik altyapıya sahip bir uygulama olup, işletim sistemi, veri tabanı ve uygulama sunucusundan bağımsız olarak işleyebilir. AviCenna kullanan hastanelerde, hastanenin sahip olduğu tüm üniteler, servisler, odalar, yataklar, ameliyathaneler kırılımlı bir şekilde tanımlanır ve tüm medikal ve mali işlemler bu kategorizasyon yapısına uygun olarak yapılandırılır. Uluslararası HL7 standardı ile hastane içerisindeki diğer yazılım ve donanımlarla haberleşir. Tıp alanında uluslararası kabul görmüş standartları (ICD-10, SNOMED, ATC, GMDN, vb) destekler. İlk olarak AR-GE çalışmaları 1990 yılında Ankara Ünv. Tıp Fakültesi İbn-i Sina Hastanesinde yapılmıştır. Geliştirilen yazılım, başta TIP olmak üzere birçok alanda zirveye çıkmış ünlü bir bilgin olan İbn-i Sina nın Latince karşılığı olan AviCenna ismi ile sağlık sektöründe önemli bir marka haline gelmiştir. AviCenna Sunucu işletim sistemi platformunda Windows, Linux ve Unix desteğine sahiptir. AviCenna Hastane İşletme Platformu: Hasta Kayıt, Kabul ve Dosya Takip Yatan Hasta Eczane Kan Bankası Radyoloji Bilgi Sistemi (RIS) Medikal Finans Yönetimi Karar Destek ve İstatistik Sistemi (MIS) Süreç Yönetim Sistemi e-fatura Sistemi Poliklinik Ameliyathane Hemodiyaliz Laboratuvar Bilgi Sistemi (LIS) Patoloji Kardiyoloji Klinik Bilgi Sistemi Doküman Yönetimi ve Arşiv Sistemi e-provizyon Sistemi 26/103

29 Resim 1.15: AviCenna programı UÜTF Klinik Hasta Kabul ekran görüntüsü AVİCENNA HASTANE İŞLETME PLATFORMU BÖLÜM II AVİCENNA HBYS PROGRAM TANITIMI AviCenna Hastane Bilgi Yönetim Sistemi, Java programlama dili ile geliştirilmiş, J2EE standartlarına uygun, hem tek hem çok katmanlı olarak işleyebilen teknik altyapıya sahip bir uygulama olup, işletim sistemi, veri tabanı ve uygulama sunucusundan bağımsız olarak işleyebilir. AviCenna kullanan hastanelerde, hastanenin sahip olduğu tüm üniteler, servisler, odalar, yataklar, ameliyathaneler kırılımlı bir şekilde tanımlanır ve tüm medikal ve mali işlemler bu kategorizasyon yapısına uygun olarak yapılandırılır. Gelişmiş kullanıcı asılama ve yetkilendirme mekanizması sayesinde kullanıcıların ve kullanıcı gruplarının sistemdeki her bir modüle, ekrana ve ekranlar içerisindeki tüm bileşenlere erişim hakları ayarlanır. Sistemdeki her kayıt öncelik ve gizlilik koduna sahiptir. Bilgilere erişim, gizlilik seviyesine göre kısıtlanır. İşlemlerin önceliğini AviCenna yönetir. Birden fazla şubeye sahip hastanelerin her şubesi ayrı ayrı tanımlanarak dağınık ve merkezi yapıda işletim olanağı sağlanır. Çoklu şubeli hastanelerde ise verilerin konsolidasyonuna imkan verir. AviCenna HBYS, uluslararası HL7 standardı ile hastane içerisindeki diğer yazılım ve donanımlarla haberleşir. Tıp alanında uluslararası kabul görmüş standartları (ICD-10, SNOMED, ATC, GMDN, vb.) destekler. Hastanın hastaneye kabulünden taburcu olmasına kadar yürütülen süreçlerin tamamı AviCenna sistemi tarafından otomasyon altına alınır. AviCenna Hastane Bilgi Yönetim Sistemi kapsamında yer alan medikal, finansal ve yönetimsel modüller ile kurum içindeki tüm süreçlerin takip edilebilmesi sağlanmakta ve personelin omuzlarındaki yük hafifletilerek kolay işletilebilir, takip edilebilir, verimli ve kârlı bir organizasyon için alt yapı sağlanmaktadır. Hastane kaynaklarının daha verimli kullanılabildiği, hizmet kayıplarının en aza indirgendiği, kârlılığın arttırılarak hastanenin mali açıdan geliştirilmesini sağlayan medikal, finansal ve yönetimsel modüllerin aynı firma tarafından üretildiği ve tam entegre çalışarak bir çözüm olmaktadır. AviCenna Sunucu işletim sistemi platformunda Windows, Linux, Unix desteğine sahiptir. Donanım platformunda ise Itanium, Xeon ve RISC mimarideki işlemciler ile uyumlu çalışabilmektedir. Ayrıca çok dilli yapı (multilanguage) ve farklı para (multicurrency) birimleri desteği bulunmaktadır. Ülkemizde tedavi hizmeti sunan kamu, üniversite ve özel sektör bağlantısı bulunan her türlü kurum ve kuruluşun ihtiyaçları doğrultusunda modüler ve parametrik bir yapıyla tasarlanan AviCenna, müşteri isteklerine göre kolayca düzenlenebilmektedir. Mevzuat değişiklikleri veya yeni uygulamalar en kısa sürede mevcut sisteme entegre edilmektedir. 27/103

30 PROGRAMIN KULLANILMASI VE MODÜLLER 1. Programa Nasıl Girilir? Kullanıcılar AviCenna uygulaması başlayabilmek için masaüstünde tanımlanan AviCenna kısayoluna çift tıklamalıdırlar. Karşımıza gelen ekranda öncelikle Kullanıcı Adı ve Şifresi tanımlanması gerekmektedir. Sisteme bağlanabilmek için kullanıcıların bir kullanıcı adı ve şifreye sahip olması gerekir. Kullanıcı adı ve şifreniz sistem sorumlusu tarafından iletilecektir. Resim 2.1: AviCenna Programı Hastane Bilgi Yönetim Sistemi Giriş Ekranı 2. AviCenna Standart Araç Çubuğu 1 Sorgu Gir: Sistemde kayıtlı verilerin kriterlerini belirlemek amacı ile ekranın boşaltılmasını sağlar, birden fazla alanda sorgu girişi yapılabilir. 2 Önceki Kayıt: Bulunulan satırın üstündeki ilk kayıta geçmek amacı ile kullanılır. 3 Sonraki Kayıt: Bulunulan satırın altındaki ilk kayıta geçmek amacı ile kullanılır. 4 Önceki Blok: Bir önceki bloğa geçmek amacı ile kullanılır. 5 Sonraki Blok: Bir sonraki bloğa geçmek amacı ile kullanılır. 6 Kayıt Ekle: Sisteme yeni bir veri kaydı eklemek amacı ile kullanılır. 7 Kaydet: Yeni girilen bilgilerin ya da önceden girilmiş üzerinde değişiklik yapılacak bilgilerin sisteme kaydedilmesi amacı ile kullanılır. 8 Kayıt Sil: Sistemde kayıtlı verilerin silinmesi amacı ile kullanılır. 9 Yardım Penceresi: İşlev tuşları ve hata mesajlarına erişmek amacı ile kullanılır. 10 Tuşları Göster: Hastane Yönetim Bilgi Sistemi içinde kullanılacak işlev tuşlarını görüntülemek amacı ile kullanılır. 11 Yardım: İşlev tuşları ve hata mesajlarını görüntülemek amacı ile kullanılır. 12 Formdan Çıkış: Formdan çıkmak amacı ile kullanılır. 28/103

31 3. Menüde Yer Alan Komutlar ve İşlevleri İşlem ( Kayıt İşle <F10>, Döküm, Temizle, Çıkış) Bu seçenek altında yer alan komutlar uygulamaya yöneliktir, verilerin sisteme kaydedilmesi, bulunulan kayıta ait tüm alanlardaki bilgilerin silinmesi, ekranda görüntülenen bilgilerin yazıcıdan alınması ve ekrandan çıkılması işlemlerini içerir. Sorgulama (Sorgu Gir <F7>, Sorgu Uygula <F8>, Sorgu İptal, Kayıt Sayısı) Bu seçenek altında yer alan komutlar sistemdeki verilerin sorgulama kriterlerinin belirlenmesi, kriterlerin iptali, bu tanımlar doğrultusunda listeleme ve kayıtların sayısını görüntüleme işlemlerini içerir. Blok (Önceki, Sonraki, Temizle) Bu seçenek altında yer alan komutlar girilen verilere ulaşım ve bloklar arası hareket kolaylığı sağlar. Alan (Önceki, Sonraki, Temizle, Kopyala) Bu seçenek altında yer alan komutlar girilen alanlara ulaşmayı sağlar. Temizle komutu ile seçilen alandaki veriler temizlenir. Kopyalama komutu ile seçilen veriyi başka bir alana kopyalar. Kayıt (Ekle<F6>, Sil<Shift+F6>, Önceki, Sonraki, Aşağı, Yukarı, Temizle, Kopyala) Bu seçenek altında yer alan komutlar veri bazında kayıt eklenmesi, silinmesi, kopyalanması işlemlerine yöneliktir. Düzen (Kes Ctrl+X, Kopyala Ctrl+C, Yapıştır Ctrl+V, Edit) Bu seçenek altında yer alan komutlar verilerin düzenlenmesini kesme, kopyalama, yapıştırma işlevlerini içerir. Edit komutu ile bilgi girişi için alan açılır. Yardım (Program Kullanma Klavuzu, Tuşlar, Liste, Hata Göster) Bu seçenek altında yer alan komutlar, işlev tuşları ve hata mesajlarına erişim seçeneklerini içerir. 4. Kodlar (List) Tuşunun Kullanımı Bu tuş yardımı ile sistem içinde kullanılan tüm kodlar ezberlenmek zorunda kalınmayacaktır. Ekranın sol alt köşesindeki <List> yazısı size bulunduğunuz alanlarda F9 (Liste Alma) tuşunun kullanılıp kullanılmayacağını gösterir. Kodlu herhangi bir alan üzerindeyken daha önce tanımlamış olduğunuz bir kodu hatırlayamıyorsanız F9 (Liste Alma) tuşuna basabilirsiniz. Bu tuşa bastığınızda bir pencere açılacaktır. Bu pencere içinde Yukarı ve Aşağı Ok tuşları ile hareket ederek istediğiniz kodu seçebilirsiniz. Eğer burada tanımlı kodlar çok fazla ise Aşağı ve Yukarı Ok tuşları ile bulmak zor oluyorsa, Page Down tuşu ile sayfa sayfa aşağıya doğru ilerleyerek bilgilere kolayca ulaşabilirsiniz. İstediğimiz bilgiye ulaştığınızda Enter tuşu ile bu bilgiyi seçebilirsiniz. Seçtiğiniz bilgi otomatik olarak F9 (Liste Alma) tuşunu bastığınız ekrana taşınacaktır. Bilgileri seçmekten vazgeçti iseniz Çıkış tuşunu kullanabiliriz. 5. AviCenna Programında Kullanılan Kısayol Tuşlarından Bazıları ve Görevleri F3 Hesap kapatma veya kapalı hesabı geri açma işlemi yaparken kullanılır. F6 Menü açar. Epikriz yazarken bölümler arasında geçiş yapar. F7 Ekranı boşaltır-temizler. F8 Hizmet ekleme penceresinde açık hesabın olup olmadığına bakılır. Hasta laboratuvar ve kabul ekranında testleri kaydeder. Bilgi taraması yapılacağı zaman arama işlemi bu tuşla sonlandırılır. F9 Açılabilir liste pencerelerini açar. Liste alma tuşudur. F10 Kayıt işlemini yapar. Kaydet komutunu verir. Alt+F4 Pencere kapatır. Ekrandan çıkmayı sağlar. Shift+F5 Ekranı hizmet işlenebilir duruma getirir. Kursörü hizmet eklenecek yere getirir. 29/103

32 6. Programdan Nasıl Çıkılır? Sekil 2.2: AviCenna programı Klinik Bilgi İşlem Sayfası Çıkış İşlemi Sekil 2.3: AviCenna programı Klinik Bilgi İşlem Sayfası Çıkış İşlemi Uyarı Penceresi Programdan çıkmak için bulunduğumuz ekranda bulunan ÇIKIŞ seçeneğine basarız. Çıkış seçeneğine bastıktan sonra Avicenna HBYS programından çıkmak istiyor musunuz? şeklinde bir uyarı mesajı ile karşılaşırsınız. Evet derseniz HBYS programından çıkmış olursunuz. HAYIR derseniz durum iptal edilir ve programda kalırsınız. NOT: Programda kullanılan kodlar ve tanımlamalar sistem yetkililerince yapıldığı için siz öğrencilerim için bu işlemler ders notlarımıza dahil edilmemiştir. Ayrıca ders uygulamaları ve çalışma alanımızı göz önüne alarak bir hastanın hastaneye ilk başvurusundan çıkışına kadar olan temel dört aşama (randevu, poliklinik BİM, hasta yatış-klinik ve çıkış süreci-raporlama işlemleri) dersimizin temelini oluşturmaktadır. Belirtilen konularla ilgili işlemler ve örnekler sonraki bölümlerde anlatılmıştır. 30/103

33 BÖLÜM III POLİKLİNİK RANDEVU SEKRETERLİĞİ HİZMETLERİ Resim 3.1: Poliklinik Hasta Kabul Menüsü penceresi Hastaneye müracaat eden hastalara muayene randevusu verilir, randevular iptal edilebilir veya tarihi değiştirilebilir. Hastaları polikliniğe çağırmak üzere AviCenna nın entegre çalıştığı elektronik hasta çağırma ekranlarından faydalanılabilir. Randevunun direkt müracaat yerinden veya telefon ile alınabilmesi mümkündür. Polikliniklere başvuran hastaların poliklinik kabulü ve ilişki kesme işlemlerini yapmak mümkündür. Hasta muayene tarihleri iptal edilebilmekte veya kaydırma yapılabilmektedir. Hastaya muayene olabilmesi için bir poliklinik randevusu vermek, randevu takvimi oluşturmak ve poliklinik muayenesini ücretlendirmek için kullanılır. Hemen muayeneye alınamayacak veya randevusu kendi adına alınmayan hastaların randevuları ön kayıt üzerinde verilebilir. 31/103

34 Resim 3.2: Hasta Randevuları (Hasta Takip) penceresi TANIMLAMA KODLARI-TİPLERİ: Yeni Hasta (Y) : Sistemde kayıtlı bir hasta eğer polikliniğimize ilk kez geliyorsa bu seçenek belirtilir. Kontrol (K) : Muayene olan hastalardan doktoru tahlil ve tetkik isteyebilir. Böyle bir durumda hastaya kontrol için hangi tarih verilmişse o tarihe, belirli bir gün verilmemişse en uygun tarihi vermek gerekir. Konsültasyon (V) : Konsültasyon istenen hastaların durumlarının aciliyeti nedeniyle en erken tarihe (bir hafta içinde) randevu verilmelidir. Ayrıca konsültasyonları, konsültasyon defterine kaydetmemiz gerekir. Sonuç (S) : Yaptırdığı tahlil ve tetkikleri doktoruna göstermek için gelen hastalar için kullanılır. Özel Muayene (O) : Mesai Dışı Muayene olarak adlandırılmaktadır. Ücret alımı ve makbuz kesimi randevu verilirken değil, hasta muayeneye geldiği zaman yapılır. Özel muayene olduğu işaretlenir ve özel muayene hizmeti veren hekimin alanına (genellikle öğleden sonra) hasta kaydedilir. Ön Kayıt (P) : Herhangi bir kaydı bulunmayan ve telefonla veya bir başkası tarafından kendisi adına randevu alınmışsa Ön Kayıt hastası olarak işleme alınır, randevuya geldiğinde bilgileri sisteme girilir. Resim 3.3: Hasta Kabul Tipleri ve Hasta Kabul Resimleri 32/103

35 A. PROTOKOL NUMARASI VERME ve ÖN KAYITLI HASTA RANDEVUSU Resim 3.4: Hasta Randevuları (Hasta Takip) penceresi Avicenna programında Poliklinik Hasta Kabul Penceresinde HASTA RANDEVU menüsünden - Hasta Randevuları komutu seçilir. - Hasta Randevuları penceresi Poliklinik Hastaları bölümünde hastanın istediği tarih ve saat üzerindeki randevu satırında fare sol tuş ile çift tıklanır. Ya da ilgili randevu saati seçilip Randevu Kayıt İşlemleri komutu tıklanır. - Karşımıza Randevu Kayıt İşlemleri penceresi gelir. - Randevu kayıt işlemleri penceresinde poliklinik adı ve seans numarası otomatik çıkar. - Hasta No/Ön Kayıt alanında iken (Ön Kayıt[F5]) komut düğmesi fare ile tıklanır veya klavyeden F5 kısayol tuşuna basılır. Resim 3.5: Randevu Kayıt İşlemleri penceresi 33/103

36 - Açılan Ön Kayıt penceresine hastanın adı soyadı, T.C. kimlik numarası bilgileri girilerek F10 tuşuna basılır. Resim Kayıt Bulunamadı şeklindeki bilgilendirme iletişim penceresindeki EVET seçeneği tıklanır-onaylanır. - Sistem normal kayıt penceresine dönerek hastaya geçici bir protokol numarası verir. Örnek Resim 3.7 de. Resim 3.6: Randevu Ön Kayıt penceresi Resim 3.7: Ön Kayıt Hastası Randevu penceresi Not: Protokol numarası hasta randevu günü randevusuna geldiğinde sekreter tarafından çıkartılır. - Doktor kodu yazılır (F9 menüden doktor kodu bulunur) - Hasta Takip Kodu (P-Ön Kayıt Hastası) olarak girilir. - F10 ile kaydedilir. Hasta randevu günü ve saatinde muayeneye geldiğinde; Hastanın protokol numarası sorulur. Hastanın daha önceden bir kaydı olup olmadığı kontrol edilir. Bu kontrol için Resim 3.8: Hasta Muayene Tarihleri Gözlem penceresi 34/103

37 - HASTA RANDEVU menüsü Hasta Randevuları kayıt penceresinde ilgili hasta ismi üzerinde çift tıklanır. (Resim 3.8) Randevu Kayıt İşlemleri penceresinde (Resim 3.9) Hasta No/Ön Kayıt No alanında iken F9 tuşuna basarak HASTA ARAMA penceresi açılır. (Resim 3.10) - Hasta Arama penceresinde hastanın adı ve soyadı yazılır. Arama tercihleri belirlenir. Eğer hasta daha önce sistemde tanımlanmış ise bilgileri çıkar. Eğer yoksa (Kayıt Bulunamadı) yazısı çıkar ve TAMAM komut düğmesi tıklanır. Sistem otomatik olarak Ön Kayıt numarası verilen bilgi girişi penceresine yönlendirir (Resim 3.11). Resim 3.10: Hasta Arama Penceresi Resim 3.9: Randevu Kayıt İşlemleri Penceresi Resim 3.11: Hasta Bilgileri Giriş penceresi - Hasta Bilgileri Güncelleme penceresinde hastanın Cinsiyeti, Uyruğu, T.C. Kimlik Nosu, Doğum Yeri, Doğum Tarihi, Kan Grubu, Kurumu (F9 tuşuna basılarak sistemde kayıtlı olan kurumlar listelenir, ilgili kurum seçilip Enter tuşuna basılır), Adres ve Telefon bilgileri girilir. (Resim 3.11) - Hastanın detay bilgileri tanımlanacaksa Detay Bilgi seçeneği basılarak ilgili bilgiler doldurulur. - Bilgilerin sisteme kaydedilmesi için F10 kısayol tuşu (veya KAYDET Komut düğmesi tıklanarak) basıldığında Yapılan işlemin sisteme kaydedilmesini ister misiniz? mesajı ekrana gelir. - Evet seçeneğine basıldığında bilgiler kaydedilir ve - Sistem hasta için otomatik olarak (8 haneli) Hasta Protokol Numarası üretip ilgili alanda görüntülenir. (Resim 3.12) 35/103

38 Resim 3.12: Hasta Protokol Numarası Tahsis görüntüsü - Hayır seçeneğine basılırsa yapılan işlem sisteme kaydedilmez, İptal seçeneğine basılırsa bilgiler aynen ekranda kalır, bilgiler silinmez veya kayıt işlemi yapılmaz. - Hastanın adı ve soyadı ile bilgisayar sistemi tarafından hastaya tahsis edilen bilgisayar protokol numarası (diğer adı Sarı Kart Numarası) hastalara verilmek üzere hazırlanmış olan Sarı Kart a yazılır ve hastaya verilir. - Hastaya Uludağ Üniversitesi Sağlık Uygulama ve Araştırma Merkezi Müdürlüğünde bundan sonraki işlemlerinde bu kart numarası ile işlem yapılacağı-yaptıracağı hatırlatılır. - Eğer kaydedilen hasta bilgilerine (HASTA ARAMA) penceresinde rastlanırsa, hastanın daha önce sisteme kaydedilmiş olduğu anlaşılır, eğer kayıt bilgileri görüntülenecek veya güncellenecekse Kayıt Bulundu Dön-F10 seçeneğine basılarak (Resim 3.13) Hasta Bilgileri Giriş ekranına ulaşılır. Hasta bilgileri doğruysa ekrandan çıkılıp kabul işlemine/kayıt işlemine geçilir. Resim 3.13: Hasta Arama-Hasta Bilgileri penceresi (arama kriterlerine göre hasta bulunmuş ise) 36/103

39 B. RANDEVU VERME İŞLEM: - Avicenna programı Poliklinik Hasta Kabul Menüsü ekranında HASTA RANDEVU menüsü açılır. - Hasta Randevuları seçeneği seçilir. - Karşımıza gelen Hasta Randevuları penceresinde genel olarak üç bölüm bulunmaktadır. (Resim 3.13) + Solda Hasta Takip penceresinde Poliklinik Hastaları/Yatan Hasta, Poliklinik/Klinik, Takvim ve Tarih bölümleri vardır. + Sağ üst ekranda Poliklinik Hastaları alanında Poliklinikler ayrılmış olup satır satır randevu saat aralıkları ve randevulu hastalar listelenir. + Alt bölümde ise Açıklayıcı bilgiler ve Komut düğmeleri yer almaktadır. - Randevu için gelen veya telefonla arayan hastanın hasta protokol numarası öğrenilir. Resim 3.14: Hasta Randevuları (Hasta Takip) penceresi - Hastanın istediği veya uygun olan tarih takvimden işaretlenir-seçilir. - Sağ bölümdeki Poliklinik Hastaları bölümünde randevu saatleri listesinde hasta için uygun randevu saati satırı üzerinde (fare sol tuş ile) çift tıklanarak Randevu Kayıt İşlemleri penceresi açılır. 37/103

40 Resim 3.15: Randevu Kayıt İşlemleri penceresi - Randevu Kayıt İşlemleri penceresinde seçilen poliklinik kodu ve seans numarası otomatik çıkar. Hasta No/Ön Kayıt alanına hasta protokol numarası girilir. (Resim 3.15) - Doktor Kodu alanına ilgili poliklinik doktoru F9 ile seçilir veya kodu yazılır. Resim 3.16: Doktor Arama listesi ve Hasta Takip Kodu listesi - Hasta Takip Kodu alanına Kontrol için K, Ön Kayıt ise P, Sonuç için geldiyse S, Konsültasyon için V ve Yeni hasta ise Y seçilir, yazılır. - Muayene süresi için belirlenmiş dakika girilir (veya sistemde tanımlanmışsa otomatik olarak süre çıkar) Hasta randevusunu kaydedebilmek için muayene süresinin mutlaka girilmesi gerekir. - Girilen bilgileri kaydetmek için F10 tuşuna basılır. (Resim 3.15) - Randevu verdikten sonra Randevu veren ve Randevu Sayısı bilgileri değişir. Buna bakılır. - Randevunun verildiği tarih ve saat, randevu bilgilendirme kağıdına yazılarak hastaya verilir. - Günlük randevuların verildiği işlem penceresine dönmek için ALT+F4 tuşuna basılır veya pencerenin sağ üst köşesinde yer alan Çıkış komut düğmesi fare ile tıklanır. Not: Randevu işlemi tamamlandığında Hasta Randevuları penceresinde ilgili tarih ve saat satırında hastanın adı ve soyadı ile yanında (Yeni Hasta), (Kontrol), (Ön Kayıt Hastası), (Sonuç) şeklinde açıklayıcı bilgi yer alır. (Resim 3.14) 38/103

41 Araya Randevu Verme İşlemi: Randevu aralıkları sistemde belirli aralıklarla tanımlanmıştır. Ancak önemli durumlarda araya girerek randevu düzenlenebilir. Bu işlem iki türlü yapılabilir: İşlem seçeneği 1: Hasta Randevuları penceresinde randevu tarihi sol bölümdeki takvimden seçilir ve ilgili poliklinik alanında saat olarak da belirlediğimiz en yakın hastanın ismi üzerinde fare ile çift tıklarız. (Resim 3.17) - (1) 1 Resim 3.17: Hasta Randevuları (Hasta Takip) penceresi Karşımıza gelen Randevu Kayıt İşlemleri penceresinde hastanın bilgileri karşımıza gelir. (Resim 3.18) 2 3 Resim 3.18: Randevu Kayıt İşlemleri penceresi 39/103

42 İşlemimiz bu hasta ile ilgili olmadığından ÇIKIŞ butonunu tıklar, çıkarız. (veya F7 ile ekranı boşaltırız) (Resim 3.18) - (2) Sayfadaki alanlar boş iken sağ üst tarafta yer alan ARAYA RANDEVU ALMA komut butonu tıklanır (veya randevu saati kutucuğunda fare çift tıklanır). (Resim 3.18) - (3) Saat dilimine uygun saat (10:43 ya da 16:14 gibi) yazılır. Enter tuşuna basılır. (Resim 3.19) - (4) F10 tuşu ile kaydedilir. Resim 3.19: Araya randevu verme 4 İşlem seçeneği 2: 1- Hasta Randevuları penceresinde belirlediğimiz en yakın hastanın ismi üzerinde fare ile çift tıklarız. 2- Karşımıza gelen Randevu Kayıt İşlemleri penceresinde hastanın bilgileri karşımıza gelir. (Resim 3.18) 3- Sol üst köşedeki Poliklinik ismi-kısaltması yazan alan tıklanır ve işlem için komut satırları aktif hale gelir. Resim 3.20: Randevu Kayıt İşlemleri Penceresinde Araya Randevu Alma İşlem Adımları 4- Araya Randevu Alma komut düğmesi tıklanır. 5- Araya Girilecek Saat penceresine uygun olan saat (örneğin 16:35 gibi) yazılır. Enter tuşuna basılır. 6- F10-Kaydet tuşu ile kaydedilir. Resim 3.21: Araya Randevu Alma işlem penceresi Not: Bu şekilde araya randevu verme işlemi daha çok KONTROL veya KONSÜLTASYON randevularında yapılır. 40/103

43 B. RANDEVU İPTAL ETME Bazı durumlarda hastalara verilen randevular iptal edilebilir. Bunun için HASTA RANDEVU Hasta Randevuları işlem penceresinde randevusu iptal edilecek hastanın ismi üzerinde fare sol tuş iki kere tıklanır. Karşımıza randevusu iptal edilmesi istenen hastanın Randevu Kayıt İşlemleri penceresi gelir. (Resim 3.22) Bu pencerenin sol alt kısmında yer alan (Randevu İptal) komut butonu ile (Randevu İptal Nedeni) bilgi alanları kullanılır. Resim 3.22: Randevu Kayıt İşlemleri penceresi Resim 3.23: Randevu İptal Nedeni Seçenekleri penceresi Sol alt köşedeki iptal nedeninin üzerine gelinerek F9 tuşuna basılarak ekrana gelen (İptal Nedeni Penceresinden) iptal nedeni seçilir (Resim 3.23) Randevununun iptal edilmesini istiyor musunuz? uyarısına Evet onaylanır. Hastanın randevusu iptal edilmiş olur. Randevu Kayıt İşlemleri penceresindeki bilgiler boşalır. 41/103

44 C. HASTA ARAMA 1 HASTA KAYIT KABUL Menüsü Hasta Faturaları Gözlem seçeneği seçilir. (1) Hasta Bazında Talep Sorgulama penceresinde Randevu&Muayene Gözlem komutu verilir. (2) Hasta Muayene Tarihleri penceresinde Hasta No alanında iken F9 tuşuna basılır (Hasta Arama). (3) Hasta arama penceresinde hastanın adı, soyadı, baba adı, anne adı ve hatta T.C. Kimlik no yazılır ve Tamam komut düğmesi tıklanır. (4) 5 Aranan hasta ile ilgili isimlerin listelendiği pencere karşımıza gelir. Eğer aradığımız hasta bu listede varsa bilgi kontrolü yapılarak Hasta No.su öğrenilir. Yapacağımız işlem için örneğin hasta no.su veya T.C. kimlik no.su not edilerek bir sonraki işleme geçilir. (5) Resim 3.24: Hasta Arama İşlemi pencereleri ekran görüntüleri (birleşik) 42/103

45 D. HASTA BİLGİLERİNİ GÜNCELLEME - HASTA RANDEVU menüsünden Hasta Randevuları komutu verilir. - Karşımıza gelen pencerenin alt kısmında yer alan Hasta Kayıt Güncelleme komut butonuna tıklanır. Resim 3.25: Hasta Randevuları penceresinde Hasta Kayıt Güncelleme komutu - Hasta no girilip Enter a basıldıktan sonra ilgili bilgiler güncellenir. F10 kısayol tuşu ile kaydedilir. Resim 3.26: Hasta Bilgileri Güncelleme penceresi - Ayrıca Randevu Kayıt İşlemleri ekranında iken Hasta Adı Soyadı yazan satırın sağ tarafındaki üç nokta işareti olan buton tıklanarak Bilgi Güncelleme penceresi açılır. İlgili bilgiler girilerek-düzeltilerek Kaydet komut düğmesi tıklanır veya F10 kısayol tuşu ile kaydedilir. Resim 3.27: Hasta Bilgileri Güncelleme penceresi (kısayol seçeneği) 43/103

46 BÖLÜM IV POLİKLİNİK BİLGİ İŞLEM HİZMETLERİ Resim 4.1: Poliklinik Hasta Kabul Menüsü ekran görüntüsü AviCenna nın gelişmiş form tanımlama aracını kullanarak istenilen teferruatta anemnez formları tanımlanabilir. Her klinik, anabilim dalı, hastalık grubu ve doktor için ayrı ayrı anemnez formları tanımlanabilir. Muayene edilen hastalar için ICD-10 standardında birden fazla ön tanı ve kesin tanı girilebilir. Muayene edilen hastaya yapılması istenen diğer işlemlerin (laboratuvar testleri, röntgen, ultrason, doppler, tomografi, MR, skopi, patoloji, konsültasyon) istemi AviCenna dan yapılabilir. Yapılan tüm işlemlerin sonuçları aynı şekilde AviCenna dan görülebilir. Muayene edilen bir hastanın tüm bilgileri aynı ekran üzerinde görülebilir. Aynı polikliniğe daha sonra kontrol amaçlı tekrar gelen hastanın daha önceki bilgilerine kolaylıkla erişilebilir. Muayene edilen hastalarla ilgili poliklinik defteri dökümü alınabilir, yapılan muayenelerin doktorlara, polikliniklere, anabilim dallarına göre istatistikleri yapılabilir. Hastalara verilen istirahat raporu, ilaç kullanım raporu, sağlık kurul raporu gibi raporlar tek bir tuşla oluşturulabilir. 44/103

47 A. HASTA KAYIT KABUL Hasta Faturaları Gözlem Menüsü Daha önce Hasta Kayıt ekranı aracılığıyla kaydedilen hastaların hizmet girişlerinin yapılabilmesi için (tetkik ve tahlili olan hastaların provizyonlu açılışlarında), hastanedeki bölümlere kabul işlemi yapılarak talep açılması, açık olan talep bilgilerinin değiştirilmesi ve sorgulanması amacıyla kullanılır. Hasta muayene gününden önce (randevu gününden önce) gelip doktorunun istediği tahlil, tetkik veya testleri yaptırmak istediğinde bu alandan hesabı açılır tarihinden itibaren Polikinlik Randevu sekreterlik menüsü (Hasta Randevuları) ve Polikinlik Bilgi İşlem Hizmetleri (Hasta Kayıt Kabul) menüsü birleştirilmiştir. Önceden tek kullanıcı adı ile tek bir menüye girilebiliyordu tarihinden itibaren Poliklinik Randevu Sekreteri ve Bilgi İşlem Sekreteri iki menüyü de kullanmaktadır. Not: Emekli Sandığı Çalışanı ve Yeşil Kartlılarda sevk kapatma süresi 21. gün, diğerlerinde 11. gün hesaplar kapatılır. Hasta, Bilgi İşlem Sekreterliğine ya da Randevu Sekreterliğine geldiği zaman randevusu olup olmadığı, muayeneye mi yoksa kontrole mi geldiği sorularak öğrenilir. Randevusu varsa Hasta Protokol No.su öğrenilerek işleme başlanır. Randevusu olan hastaların muayene işlemleri için Hasta Kayıt Kabul Menüsünü altında yer alan Hasta Fatura Gözlem seçeneği seçilir. Karşımıza gelen ekranın alt bölümünde bulunan Randevu & Muayene Gözlem komut butonu kullanılır. a. Randevu&Muayene Gözlem: Resim 4.2: Poliklinik Hasta Kabul- Hasta Bazında Talep Sorgulama ekran görüntüsü Hasta Bazında Talep Sorgulama ekranı ile - Hastanın kişisel bilgileri (doğum tarihi, cinsiyeti vb.) - Hastanın bağlı olduğu kurumu, anlaşma kodu, provizyon türü ve no.su - Hastanın yatış ve çıkış tarihleri, - Hastanın başvuru nedenleri, yatış süreleri, - Daha önceki başvuruları ve muayene olduğu bölümler, - Hastanın ödeme bilgileri, hizmet detayları, talep detayları, fatura ve tahsilat bilgileri, - Hastanın ayaktan veya yatan taleplerinin fatura edilip edilmediği bilgilerine ulaşılabilir. - Hastanın kuruma kabulü, - Hesabının açılması, kapatılması, - Hastanın randevusuna gelişi-kabulü, ücretlendirme, provizyonu alma, - Hizmetlerinin eklenmesi, silinmesi, - Kurumunun ve statüsünün değiştirilmesi vb. işlemler yapılabilir. 45/103

48 Resim 4.3: Hasta Muayene Tarihleri Gözlem ekranları görüntüleri Randevusu olan hastalar muayeneye geldikleri zaman kendilerinden sarı kart (protokol) numarası istenir. Randevuların listelendiği pencerede ilgili randevunun üzerinde iken Randevu Kayıt[F3] komut butonuna basılarak Randevu Kayıt İşlemleri sayfası açılır. Resim 4.4: Poliklinik Randevu Kayıt İşlemleri Penceresi 46/103

49 - Randevu Kayıt işlemleri penceresi (Resim 4.4) ekrana gelir. - Poliklinik Kodu ve Seansı, Hasta No alanında hasta no.su ve adı soyadı otomatik çıkar. - Doktor Kodu alanına doktorun kodu girilir. (Doktor kodu bilinmiyorsa F9 tuşu ile seçilir) - Hasta Takip Kodu (örneğin Yeni Hasta Y) girilir. - Tarih onaylanır. - (Randevu Ücretlendirme [F1]) komut düğmesine basılır veya Randevu Ücretlendirme komut satırına kadar Enter tuşuna basılır. Resim 4.5: Randevu Ücretlendirme penceresi ekran görüntüsü - Randevu ücretlendirme penceresinde (Resim 4.5) hastanın kurum kodu öğrenilerek güvencesine göre kodlar ( ) girilir. - Anlaşma kodu girilir (0003 SUT 0005 BUT); F9 dan da seçilebilir. - Ücret alanı PO- PO0070 (Poliklinik Normal Muayene Ücreti) şeklinde tanımlıdır. - Kabul tipi alanı hastanın işlem durumuna göre seçilir.(r-normal Muayene) - Kurum hastaları için alanında hastanın sevk evrak no bilgileri (0) sıfır olarak doldurulur ve Kaydet komut düğmesi tıklanır ya da F10 kısayol tuşuna basılır. - Karşımıza GSS provizyon talep formu çıkar (Resim 4.6). KURUM KODLARI Emekli Sandığı Sosyal Sigortalar Kurumu Bağ-Kur Yeşil Kart Ücretli Yaş Altı Çocuklar İsteğe Bağlı Sigortalılar Oturma İzni Olan Yabancılar Yaş üstü aylık alanlar Resmî Kurum Çalışanı Resim 4.6: Provizyon ekranı penceresi 47/103

50 - GSS provizyon talep formunda hastanın TC kimlik numarası otomatik olarak çıkar. - Sigortalı Türü ve yakınlık kodu mutlaka girilir. Diğer bilgiler kontrol edildikten sonra (Provizyon İptal Et&Provizyon Al - F10) komut satırına tıklanır. - Provizyona yanıt beklenir. - NOT: GSS provizyon talep formunda da uyarı penceresinde devredilen kurum aynı olmalıdır. - Provizyon alındığında provizyon penceresinde provizyon bilgi penceresinde çıkan TAMAM komutu tıklanır ve provizyon alma işlemi tamamlanarak geri dönülür. HASTA TAKİP KODU K KONTROL HASTASI VEYA S SONUÇ HASTASI ise; ÖNEMLİ NOT: Hasta takip kodu Y-YENİ HASTA olan hastalar için ücretlendirme PO-PO0070 otomatik olarak tanımlanmakta ve ücreti sistem tarafından kaydedilmektedir. Ancak; K-Kontrol hastası veya S-Sonuç hastası olanlar için Poliklinik Muayene Ücreti olan TL ( yılı için) HİZMET EKLEME işlemi ile hastanın hesabına eklenmesi-işlenmesi gerekmektedir. Hizmet Ekleme işlemi bir sonraki konuda açıklanacaktır. (HASTA GELDİ) İŞLEMİNİN YAPILMASI Hasta bilgisinin doktor randevu listesine aktarılması - Hasta Muayene Tarihleri/Gözlem penceresinde isek ilgili randevu satırının üzerinde iken sol alt köşedeki Randevu Kayıt [F3] komut satırı tıklanır veya F3 kısayol tuşuna basılır. - Randevu Kayıt işlemleri penceresinde isek Hasta Geliş Bilgileri[F6] komut satırı tıklanır ya da F6 kısa yol tuşuna basılarak (HASTA GELDİ) işaretlenir. - Hasta Poliklinik Kabul İşlemleri penceresinde ikinci grupta yer alan Hastanın Geliş Kodu açılır ve (Hasta Geldi) tercihi seçilir. - Talep alanında ise F9 tuşuna basarak hastanın talepleri görülür ve ilgili talep seçilir. - Enter tuşuna basıldıktan sonra ilgili talep kabul işlemleri penceresine aktarılır. - F10 Kaydet tuşu ile işlem tamamlanır. Resim 4.7: Hasta Muayene Tarihleri penceresi 48/103

51 Örnek-1 Resim 4.8: Randevu Kayıt İşlemleri ve Hasta Poliklinik Kabul İşlemleri penceresi görüntüleri Resim 4.9: Hasta Talep Ekranı penceresi Örnek-2 Resim 4.10: Hasta Poliklinik Kabul İşlemleri ve Talep Ekranı penceresi ekran görüntüsü 49/103

52 b. Hasta Kabul: Resim 4.11: Poliklinik Hasta Kabul- Hasta Bazında Talep Sorgulama ekran görüntüsü HASTA KAYIT KABUL menüsü Hasta Fatura Gözlem seçeneği ile Hasta Bazında Talep Sorgulama ekranına ulaşılır. Hesap açtırarak işlem yaptırmak isteyen (laboratuvar tetkikleri, görüntüleme istekleri, konsültasyon hizmetleri vb.) hastalar için kullanılan menü seçeneğidir. Kısacası bu seçenek ile hasta hesabı açılır. Not: Hastanın durumunu Randevu&Muayene Gözlem penceresinde V-Konsültasyon hastası olarak gördüğümüzde Hasta Muayene Tarihleri gözlem penceresinden çıkarak Hasta Bazında Talep Sorgulama penceresinde HAS.KABUL komut düğmesi ile hesap açma işlemine başlarız. Karşımıza aşağıdaki pencere gelir. Resim 4.12: Poliklinik Hasta Kabul ekran görüntüsü 50/103

53 İŞLEM: - Ekrana gelen Hasta Fatura Kabul penceresinde Hasta No alanına hastanın sarı kart (protokol) numarası girilir. (Resim 4.13) - Kurum kodu alanına bağlı olduğu güvenlik kurumuna göre 6000, 7000, 8000 girilir. - Protokol Tipi Ayaktan seçilir. Yatış yapılacak hastalara bu bölümde Yatan seçilmesi gerekir. Ayrıca Günübirlik hücresi için Hayır veya Evet tercihlerinden biri hastanın tedavisine göre seçilmelidir. - Kabul Yeri alanında F9 tuşuna basılarak (KBB), (PRSC) gibi poliklinik kodu girilir. - Kabul Şekli R Normal Muayene seçilir. - Doktor Kodu girilir (F9 ile menüden seçerek) - Sadece Kurum Hastaları İçin alanında Sicil No/Tahsis No, Sevk Evrak No, Karne No alan bilgileri 0/Sıfır olarak girilir. - F10 tuşuna basılarak kaydedilir. - Daha sonra Provizyon isteme penceresine geçilir. (Resim 4.14) - Provizyon isteme penceresinde tahsis no ve karne no silinir, Sigortalı türü seçilir ve tekrar F10 tuşuna ya da Provizyon İtal Et & Provizyon Al [F10] komut satırına basılarak provizyon yanıtı beklenir. Resim 4.13: Hasta Kabul penceresi (Bilgi girilmiş şekli) 51/103

54 Resim 4.14: Hasta Kabul işleminde provizyon penceresi Resim 4.15: Hasta Kabul işleminde provizyon onay penceresi - Provizyon ve tahakkuk no alındıktan sonra pencere kapanır. - Son işlem olarak Hizmet Ekleme, Silme komutu [F4], ile hasta için yapılan hizmetler, poliklinik deposundan kullanılan enjektör, ilaç vb. için hizmet eklenir ve PO 0070 Poliklinik ücreti hastanın hesabına işlenir. Resim 4.16: Hasta Kabul işleminde kullanılan F9 menü (kabul yeri-şekli-tipi) pencereleri NOT: Kayıtlı bir hastanın kurum kodunu bulamıyorsak öğrenmek için Hasta Kabul penceresinde Hasta No alanına hasta no girip Enter tuşuna basılır. F7 tuşuna basılarak ekran temizlenir. Hasta No alanına tekrar Hasta No girip F8 tuşuna bastığımızda hastanın eski işlem penceresi ekrana gelir. Bu pencereden kurum kodunu öğrenebiliriz. 52/103

55 YEŞİL KARTLI HASTALARIN HASTA KABUL (PROVİZYON) İŞLEMLERİ - Öncelikle hastadan kimlik fotokopisi ve Hasta Sevk Belgesi istenir. - HASTA KAYIT KABUL Menüsü- Hasta Faturaları Gözlem seçeneği seçildikten sonra, - Açılan Hasta Bazında Talep Sorgulama penceresinde; 1) Randevu&Muayene Gözlem komut düğmesi tıklanarak Hasta Muayene Tarihleri penceresine ulaşılır. 2) Hasta No alanına hastanın protokol numarası girilir. 3) Pencere içinde ilgili randevu bilgi satırı üzerine gelinir ve pencerenin sol alt köşesinde yer alan (Randevu Kayıt [F3]) komut düğmesi tıklanır veya direkt F3 tuşuna basılır. (Eğer Hasta Muayene Tarihleri penceresinde Hasta No alanı boş iken F3-Randevu Kayıt komut düğmesine basılarak Randevu kayıt işlemleri penceresine geçilmişse bu durumda Randevu Kayıt İşlemleri penceresinde Hasta No, Doktor Kodu ve Hasta Takip Kodu el ile girilmelidir.) Resim 4.17: Hasta Muayene Tarihleri Gözlem penceresi boş ekran görüntüsü 4) Randevu Kayıt İşlemleri penceresinde Hasta No, Doktor kodu ve Hasta Takip Kodu (Örneğin R-Normal Muayene) otomatik olarak çıkar. Enter ile buraları geçerek alttaki (Randevu Ücretlendirme [F1]) komut satırı onaylanır/seçilir. Resim 4.18: Randevu Kayıt İşlemleri penceresi görüntüsü 53/103

56 5) Randevu Ücretlendirme penceresinde: Resim 4.19: Yeşil Kartlı Hastanın Randevu Ücretlendirme penceresi ekran görüntüsü Hastanın Kurumu bir kez daha sorularak ilgili kod girilir: 5027 (Yeşil Kartlı hasta kodu) olarak girilir. Kurum koduna göre Anlaşma Kodu (0005) girilir. Kabul Tipi (örneğin R Normal Muayene) girilir. Doktor kodu girilir veya F9 kısayol tuşu ile listeden seçilir. Sicil No, Sevk Evrak ve Karne No alanları (0-Sıfır) ile doldurulur. Kaydet komut butonu tıklanır veya F10 kısayol tuşuna basılır. 6) Karşımıza gelen Gss Provizyon Talep Formu penceresinde: Resim 4.20: Provizyon onay penceresi işlem görüntüsü 54/103

57 - Provizyon penceresinde önce aktif olan Yeşil Kart Kontrolü Pasif tiki/onayı kaldırılır. - Daha sonra Yk Sevk Göster butonuna basılır, onaylanır. - Hastanın adli geçmiş bilgileri kontrol edilir. - Sigortalı Türü Çalışan bilgisi Diğer olarak değiştirilir. - Provizyon İptal Et & Provizyon Al [F10] komut satırı tıklanır veya Enter lanır. - Provizyon alındığında Ücretlendirme İşlemi Tamamlandı uyarısında hastanın kurumu kontrol edilir (kurum kodu 27 olması gerekir) ve Tamam tıklanır. Resim 4.21: Yeşil Kartlı hastanın Adli Geçmiş Bilgileri ekran görüntüsü Yk Sevk Göster butonuna basınca hastanın sevk bilgileri görünür. Kontrolü yapılır. (Üstteki ekran) Resim 4.22: Yeşil Kartlı hastanın tamamlanan provizyon işlem penceresi 55/103

58 c. Hizmet Ekleme: Bu bölüm hastaya yapılması istenen bölümün hizmet kodlu tetkik isteklerinin işlendiği bölümdür. Hastanın açık olan sevkine hastaya yapılması istenen hizmetlerin (tetkik, laboratuvar, röntgen, pansuman vb.) işlenmesi için kullanılır. Ayrıca hastanın muayene ücreti bu bölümden işlenir. HASTA KAYIT KABUL menüsü Hasta Faturaları Gözlem seçeneği ile Hasta Bazında Talep Sorgulama ekranına ulaşılır. Resim 4.23: Poliklinik Hasta Kabul- Hasta Bazında Talep Sorgulama ekran görüntüsü Resim 4.24: Hizmet Ekleme işlem penceresi 56/103

59 Resim 4.25: Hizmet Ekleme işlemi boş ekran görüntüsü Hizmet Ekleme İşlem Seçenekleri: a) HASTA KAYIT KABUL menüsü, Hasta Faturaları Gözlem seçeneği ve b) Randevu Kayıt İşlemleri penceresinde Hizmet Ekleme [F8] işlem penceresi ile işlem yapılır. İŞLEM: - Hasta No alanına hastanın protokol numarası girilir. - Talep No, Talep Tarihi, Kurum, Doktor Kabul Yeri ve Yatış Tarihi gibi bilgi alanları Hasta No yazdıktan sonra otomatik olarak çıkar (Gri renk tonundadır). - Hizmet Tarihi alanı (o günün tarihi) kabul edilerek ENTER ile kabul edilerek diğer sütuna geçilir. Gerekirse buradan tarih değiştirilerek önceki günlere ait işlem yapılabilir. - Hizmet Kodu ve Açıklaması alanına doktor tarafından işlenmiş-işaretlenmiş hizmet formundaki kodlar girilir. Örneğin: Normal poliklinik muayene ücreti işlenecekse Kodu PO PO0070, yatak (günübirlik) işlenecekse YT YT0110, Konsültasyon işlenecekse PO PO0010 olarak işlenir. Mesai Dışı Ücreti işlenecekse MD - Talep Eden ve Yapan Servis bölümleri F9 menüden seçilerek doldurulur. Adet bilgisi girilir. - Talep eden Doktor ve Yapan doktor tanımlamaları (F9 ile listeden seçilir) yapılır. - F10 tuşu ile kaydedilir. (Resim 4.25) Resim 4.26: Hizmet Ekleme penceresi (Normal Muayene Ücreti ve Günübirlik Yatak Ücreti işleme) NOT: Açılan her hesapta mutlaka poliklinik muayene ücreti olmalıdır. Bu sebeple 0 TL olan Kontrol ve Sonuç hastalarında bu ücretlendirme işlemi manuel olarak yapılmalıdır. (Şekil 4.26 üstteki pencere) 57/103

60 Resim 4.27: Hizmet Ekleme penceresi (bilgi işlenmiş şekli) Resim 4.28: Hizmetler Penceresi Not: Hizmet Ekleme işleminde Kabul Yeri ve Tarih e dikkat edilmelidir. Hesabın nereden açık olduğu çok önemlidir. (Resim 4.29) Resim 4.29: Hizmet Ekleme penceresinde Talep Seçme işlemi ve ekran görüntüsü Not: Hastanın birden fazla açık talebi varsa ilgili talebin üzerinde Tamam [F10] tuşuna basarak ilgili olan talep hesabına hizmetler eklenir. (Resim 4.29) 58/103

61 MESAİ DIŞI MUAYENE İŞLEMİ ÜCRETLENDİRMESİ VE HİZMET EKLEME İŞLEME - HASTA KAYIT KABUL Menüsü- Hasta Faturaları Gözlem seçeneği seçildikten sonra, - Açılan Hasta Bazında Talep Sorgulama penceresinde; a) Randevu&Muayene Gözlem komut düğmesi tıklanarak Hasta Muayene Tarihleri penceresine ulaşılır. b) Hasta No alanına hastanın protokol numarası girilir. c) Pencere içinde ilgili randevu bilgi satırı üzerine gelinir ve pencerenin sol alt köşesinde yer alan (Randevu Kayıt [F3]) komut düğmesi tıklanır veya direkt F3 tuşuna basılır. (Eğer Hasta Muayene Tarihleri penceresinde Hasta No alanı boş iken F3-Randevu Kayıt komut düğmesine basılarak Randevu kayıt işlemleri penceresine geçilmişse bu durumda Randevu Kayıt İşlemleri penceresinde Hasta No, Doktor Kodu ve Hasta Takip Kodu el ile girilmelidir.) Resim 4.30: Hasta Muayene Tarihleri penceresi ekran görüntüsü Resim 4.31: Özel Randevu Randevu Kayıt İşlemleri penceresi ekran görüntüsü d) Randevu Kayıt İşlemleri penceresinde Hasta No, Doktor kodu ve Hasta Takip Kodu (O-Mesai Dışı Muayene) otomatik olarak çıkar. Tarih onaylanır. Enter ile buraları geçerek alt bölgedeki Randevu Ücretlendirme [F1] komut satırı onaylanır. Dosya istek uyarı penceresinde (Hayır) seçeneği tıklanır. 59/103

62 e) Randevu Ücretlendirme penceresinde: Hastanın Kurumu bir kez daha sorularak ilgili kod girilir: Örneğin vb. Kurum koduna göre Anlaşma Kodu (0003 veya 0005) girilir. Kabul Tipi (O Özel Muayene) girilir. Doktor kodu girilir veya F9 kısayol tuşu ile listeden seçilir. Mesai Dışı seçeneği işaretlenir. Sicil No, Sevk Evrak ve Karne No alanları (0-Sıfır) ile doldurulur. Kaydet komut butonu tıklanır veya F10 kısayol tuşuna basılır. f) Karşımıza gelen Gss Provizyon Talep Formu penceresinde: - Provizyon İptal Et & Provizyon Al [F10] komut satırı tıklanır veya Enter lanır. - Provizyon alındığında Ücretlendirme İşlemi Tamamlandı uyarısına Tamam tıklanır. Resim 4.32: Özel Randevu Randevu Ücretlendirme penceresi - F8 ile hastanın taleplerine girilir, hastanın ödeme tutarına bakılarak tutarı yatırması için vezneye yönlendirilir. Resim 4.33: Hasta Taleplerini Görme İşlem penceresi 60/103

63 Resim 4.34: Hizmet Ekleme penceresi (Mesai Dışı Öğretim Üyesi Ücreti işlenmiş şekli) Hizmet Kodu bölümüne MD yazıp F9 tuşuna bastığımızda Mesai Dışı hizmetler penceresi ekrana gelir. Buradan ilgili bölüm kodu seçilir. (Şekil 4.35) Resim 4.35: Hizmet Ekleme işlemlerinde Hizmetler Ekran penceresi d. Hesap Kapatma Sosyal Güvenlik Kurumu na tabi olan SSK BAĞ-KUR ve ES çalışan ve emeklilerinin; Yeşil kartlı hastaların ve de Yurt dışı SSK lı hastaların hesapları 10 gün süreyle açık kalır. 11. Günün sonunda kapatılır. Kuruma tabi (Kurum sevkli) ve Banka çalışanlarının hesapları 20 gün süre ile açık kalır ve 21. Günün sonunda kapatılır. Menüye erişim; HASTA KAYIT KABUL / Hasta Fatura Gözlem komutu verildikten sonra karşımıza gelen Hasta Bazında Talep Sorgulama penceresi ile sağlanır. Resim 4.36: Poliklinik Hasta Kabul- Hasta Bazında Talep Sorgulama ekran görüntüsü Bazı durumlarda hastaların hesapları kapatılmamış olabilir ve bu durum hasta ile ilgili bir başka işlemde provizyon alırken karşımıza uyarı olarak gelir. Bir önceki işlemi ile ilgili hesabı kapatılmadığı için de provizyon alınmaz ve hastanın giriş işlemleri yapılmaz. Bunun için öncelikle hastanın açık hesabının kapatılması gerekir. 61/103

64 İŞLEM: - HASTA KAYIT KABUL / Hasta Faturaları Gözlem menüsü seçilir. - Karşımıza gelen Hasta Bazında Talep Sorgulama penceresinde Hes. Kapatma komutu seçilirtıklanır. - Hasta No alanına hastanın protokol numarası girilir. - Hastanın işlemlerinin yer aldığı tabloda ilgili talep satırının üzerinde iken Talep Durumu Değiştirme F3. Komut satırı tıklanır veya direkt F3 tuşuna basılır. - Hastalığın tanısıyla ilgili bir kodlama yapılmamışsa ICD kodu giriş ekranına yönlendirilir. - F9 tuşu ile kod tablosundan ICD kodu seçilir ve F10 ile onay verilir, kaydedilir. - Geriye dönülerek F3 tuşuna basılarak hesap kapatılır. Resim 4.37: Hesap Kapatma Ekran penceresi 0- Hesap Açık 1- Hesap Kapalı anlamına gelmektedir. DSL MENÜ MESAJ KUTUSU İlgililer tarafından zaman zaman bilgilendirme amaçlı mesajlar gönderilmektedir. Bu mesajlara göre işlem yapılmakta veya cevap verilmektedir. Bu işlem Avicenna programında DSL MENÜ seçeneği kullanılarak yapılmaktadır. Bu bölümde yer alan Mesaj Kutusu tıklanarak Mesaj Görüntüleme penceresine ulaşılmaktadır. Bu pencerede Gelen Mesajlar ve Giden Mesajlar (Tarihi, Kimden geldiği, Konusu, Durum bilgileri) şeklinde listelenmektedir. Okumak istediğimiz mesajın sağ tarafında bulunan Oku butonu tıklanarak mesaj açılır. Göndermek istediğimiz bir mesaj olması durumunda da Tarihi, Kime ve Konu kısımları doldurularak Gönder butonu tıklanır. Resim 4.38: Mesaj Görüntüleme penceresi ekran görüntüsü 62/103

65 DİĞER İŞLEMLER MENÜSÜ HASTA ONAM FORMU SORGULAMA Resim 4.39: Hasta Onam Formu Sorgulama penceresi ekran görüntüsü AviCenna Programında Diğer İşlemler Menüsünden Hasta Onam Formu Sorgulama ve Listeleme komutuna tıklanır. Hasta Onam Formu Sorgulama penceresinde Başlangıç Tarihi örnekte olduğu gibi geçmiş bir tarih olmak şartıyla doldurulur. Bitiş Tarihi bölümüne bulunduğumuz gün yazarak doldurulur. Hasta No hücresine hastanın protokol numarası girilir ve SORGULA komutu tıklanır. Bilgi satırındaki Onam Tarihi ve No.su Hasta Onam Formu üzerine yazılır. SORGULAMALAR MENÜSÜ GÜNLÜK AKTİVİTE (POLİKLİNİK) Günlük Aktivite komut seçeneği ile istenilen tarih aralıklarında polikliniklerde randevusu olan hasta sayısı ile gelen hasta sayılarını liste olarak görebilir, grafik olarak inceleyebiliriz. Bu işlem HBYS programının bize sağladığı kolaylıklardan sadece birisidir. Resim 4.40: Günlük Aktivite penceresi 63/103

66 HASTA KURUM BİLGİLERİ DEĞİŞTİRME Bazı hastaların hesap açılışları Kurumlu olduğu halde (Kamu Çalışanı, SGK veya Yeşil Kart) ÜCRETLİ kabulü yapılabilir. Bu durumda olan hastaların menü ile doğru kurum bilgileri girilerek hasta kurum güncellemesi yapılır. Hasta kurum bilgileri düzeltildikten-değiştirildikten sonra mutlaka provizyon alınarak işlem sonlandırılır. Bu işlemden sonra ilgili hastanın talep nosu Hasta Talep Güncelleme si yapılır. İŞLEM: - HASTA KAYIT KABUL menüsü Hasta Faturaları Gözlem komutu verilir/seçilir. - Hasta Bazında Talep Sorgulama penceresinde Kurum Değiştirme komut butonu tıklanır. - Karşımıza Hasta Bilgileri penceresi gelir. - (Hesap Kapatma komut penceresinde iken ilgili hesabın üzerinde F4 tuşuna bastığımızda da Hasta Bilgileri penceresine ulaşılır) - Hasta No alanına hastanın protokol numarası girilir. - Hasta Bilgileri ve Talep Bilgileri alanındaki sistem bilgileri çıkar. - Altta üçüncü bölümde yer alan Yeni Bilgiler alanına hastanın Kurum kodu öğrenilerek ( veya resmi kurum kodu) yazılır. - Anlaşma kodu (0003 veya 0005) girilir. - Enter tuşuna basılır ve karşımıza Kurum Bilgileri penceresi gelir. - Kurum Bilgileri penceresinde Hasta Sicil No, Hasta Karne No ve Sevk Evrak No hücrelerine 0 (Sıfır) yazılır. - Provizyon İste penceresindeki onay kaldırılır, - TAMAM komut butonu tıklanır/enterlanır. Resim 4.41: Hasta Kurum Bilgileri Değiştirme penceresi 64/103

67 BÖLÜM V BÖLÜM SEKRETERLİĞİ EKRANI Resim 5.1: Bölüm Sekreterliği Menüleri 1-- İlaç Kullanım Rapor Bilgi Girişi ve Medula İŞLEMLER: Ana menüden GSS RAPOR menü sekmesinden İlaç Kullanım Raporu Bilgi Girişi ve Medula tıklanarak giriş yapılır. Hasta No kısmına protokol numarası girilir ve Enter basıldığında hasta bilgileri gelir. Resim 5.2: Rapor Bilgileri penceresinde Rapor Türü Sekmesi Takip (Talep) No kısmı F9 la seçilir. (Resim 5.3) Resim 5.3: Hastaya Ait Talepler Penceresi Hastanın poliklinik bilgileri takip koduyla çıkar bu yüzden takip kodunu yanlış girdiysek buradan da kontrol edebiliriz kendi polikliniğimiz olması gerekir. Rapor türü yanındaki butona basılarak seçilir (Örneğin İlaç Kullanım Raporu). (Resim 5.2) 65/103

68 Enter tuşuyla eklenecek ay sayısı kısmına geçilir ve raporun ne kadar süreli olacağı yazılır(örneğin12) Başlangıç ve bitiş tarihleri otomatik atar. Tarih kontrol edilir. (Resim 5.4) Resim 5.4: Rapor Bilgileri penceresinde Rapor Düzenleme Türü Sekmesi Rapor Düzenleme Türü (Heyet veya Tek Hekim) seçilir. (Resim 5.4) Poliklinik Protokol numarası defter no ve Rapor no yazılır Rapor İçerik butonu tıklanır. Karşımıza Rapor İçerik Bilgileri penceresi gelir ve bu ekrana sıra numarası verilmiş satırlar içinde ilaçlar yazılır. İlaçları yazdıktan sonra Geri Dön butonu tıklanır. (Resim 5.5) Açıklama satırına hasta ile ilgili yazılması gereken açıklayıcı bilgiler yazılır. Resim 5.5: Rapor İçerik Bilgileri penceresi Sağ orta kısımda yer alan İlaç Etkin Madde butonu tıklanır ve karşımıza çıkan İlaç Etkin Madde Bilgileri penceresinde Etkin Maddesi (F9 ile seçilerek), Kullanım Dozu, Birimi, Kullanım Süresi bilgileri girilir ve Geri Dön butonu ile tekrar yukarıdaki ana pencereye dönülür. (Resim 5.6) Resim 5.6: İlaç Etkin Madde Kodu Arama penceresi Resim 5.6: İlaç Etkin Madde Bilgileri Giriş penceresi 66/103

69 Alt bölümde yer alan Tanılar kısmında ICD tanısı yazılır ve açıklaması tamamlanır. Bilinmiyorsa F9 tuşuna basılarak Tanı Listesi açılır ve listeden aktarılır. Resim 5.7: Tanı Bilgileri Arama penceresi Doktor Bilgileri alanında ilgili Doktor kodu girilir veya F9 ile listeden seçilir. Resim 5.8: Hastaya Ait Talepler penceresi (Doktor seçimi) İlgili Bölüm kodu girilir veya F9 ile listeden seçilir. Teşhisler bölümünde tanı sırası ve başlangıç/bitiş süresi yazılır-seçilir. Son olarak sağ üst köşede yer alan ONAY komut butonu tıklanarak kaydedilir ve GSS GÖNDER butonu ile sisteme yüklenir. Uyarı mesajının gelmesi beklenir. Ayrıca raporun bir örneği alınması için de Raporu Yazdır butonu tıklanır. Resim 5.9: Hastaya Ait Talepler penceresi 67/103

70 2-- GSS Rapor Sorgu, Onay, İptal, Silme Resim 5.10: Medula Rapor Kayıtları Liste penceresi İŞLEM: GSS RAPOR menüsünden, Gss Rapor Sorgu, Onay, İptal, Silme** seçilir. Hasta protokol numarası girilir. Hasta bilgileri ekrana gelir. Sorgula [F10] komut butonu tıklanır veya kısayol tuşu F10 ile sorgu tıklanır. Alt pencerede açılan rapor listelerinden ilgili rapor seçildikten sonra Sağ bölümde yer alan Oku Yaz Onay komut butonları ile rapor ekranına geçilir; üzerinde işlem yapılıp kayıt edilir. 3-- Etken Madde-Teşhis Kod İlişkisi İŞLEM: GSS RAPOR menüsü Etken madde-teşhis kod ilişkisi komutu tıklanarak girilir. İlacın kodu (etkin madde kodu) girilir. GSS Sorgula komut butonu tıklanır. Karşımıza bilgilerin tümü gelir. Teşhisler kısmından etken madde ve kodlara bakılır. Resim 5.11: Etken Madde-Teşhis Kod İlişkisi penceresi 68/103

71 4-- Meduladan Rapor Kaydı Sorgulama İŞLEM: GSS RAPOR menüsü Meduladan Rapor Kaydı Sorgulama komutu verilir. Sorgulama penceresinde Hasta No kısmına hastanın protokolü girilir. Enter tuşuna basılarak hasta bilgileri ekrana gelir. Sorgula [F10] butonu tıklanarak veya kısaca F10 tuşuna basarak hastanın raporları ekrana gelir. Resim 5.12: Hasta Rapor Kayıtlarını Meduladan Sorgulama ekranı 69/103

72 BÖLÜM VI KLİNİK HİZMETLERİ İŞLEMLERİ Resim 6.1: Klinik Bilgi İşlem Menüsü Yatışı planlanan hastalara yatış randevusu verilebilir, bu sayede yatakların mevcut ve ileriye yönelik doluluk durumları her yerden kolayca izlenebilir. Yatışı yapılan hastanın tanıları ve yatış anamnezi kaydedilebilir. Yatan hastalara uygulanması istenilen işlemlerin (laboratuvar tahlili, radyolojik tetkikler, patolojik testler, konsültasyon, fizyoterapi, nutrisyon, ilaç vs.) istemi ve takibi yine AviCenna üzerinden yapılabilir. Hastalara rutin olarak yapılan istemler şablon olarak tanımlanabilir, her seferinde aynı istemi yapmak yerine tek tuşla istenilen her şey belirtilebilir. Hastaların diyet istemleri AviCenna üzerinden yapılabilir ve diyetisyen onayı ile uygulanacak diyet takibi izlenebilir. Yatış süresince hastaya uygulanan tedavi ve gözlem bilgileri hekimlik hizmetleri ve hemşirelik hizmetleri başlıkları altında kayıt altına alınabilir ve bu verilere istenildiği zaman tek tuşla ulaşılabilir. Bir hastaya yatış süresince uygulanan tüm işlemler ve sarf edilen tüm malzemeler tek bir tuşla görüntülenebilir. Hastanın AviCenna üzerinden bilgileri girilerek (taburcu tipi - iyileşme, ex, başka bir sağlık kuruluşuna sevk, taburcu sonrası bakım) taburcu edilebilir. Tekrar yatan hastaların bir önceki yatışında kaydedilen tüm bilgilerine erişilebilir. Yatan hastanın tüm işlemleri aynı ekran üzerinden gerçekleşebilir. Tüm bilgileri AviCenna'ya girilmiş olan bir hastanın epikriz raporu tek tuşla alınabilir. Yatan hastalara ilişkin çok çeşitli raporlar ve istatistikler de oluşturulabilir. 70/103

73 A- HASTA KABUL / Hasta Faturaları Gözlem: Resim 6.2: Klinik Bilgi İşlem-Hasta Faturaları Gözlem (Hasta Bazında Talep Sorgulama) Ekranı Hasta Kabul menüsü altında Hasta Faturaları Gözlem seçeneği vardır. Açılan Hasta Bazında Talep Sorgulama penceresi ile birçok işlem yapılır. Örneğin bu seçenek ile hastaların hastaneye kabulü, yatış, çıkış, kurum değişiklik işlemleri, talep güncelemeleri, hesap kapatma ve ödeme bilgilerini inceleme gibi işlemleri yapılır. Hastanın nerede yattığı, Sağlık güvencesinin ne olduğu, ne kadar süre ile yattığı, yatış işleminin maliyetinin ne kadar olduğunu, ayaktan ve yatan hastaların hesaplarının fatura edilip edilmediği gibi bilgilerine bu menüden ulaşırız. Sekreterlerin en çok kullandığı menüdür. 71/103

74 1- Ödeme Bilgileri: Bu menü hastanın ödeme bilgilerini görmek için kullanılır. Bir çeşit sorgulama işlemidir. Hastanın protokol numarası ve talep numarası girildiğinde hastanın bilgileri ekranda görüntülenir. Bu menü ile ücretli hastaların taburculuklarında hastaya ve hasta yakınına vezneye ödeyeceği para miktarını belirtiriz. Resim 6.3: Ödeme Bilgileri Sorgulama Ekranı 2- Yatan Hasta Talep Güncelle: Bu menü hastanın kurumunu değiştirdiğimizde veya hasta hesabı üzerinde bir değişiklik yapıldığı zaman kullanılır. Örneğin Ücretli olarak yatış yapan hastanın talebi kuruma çevrilebilir. Bahsedilen durumlarda mutlaka talep güncellemesi yapılmalıdır. Güncelleme işlemi yapılmazsa hastanın kurumu eski bilgileriyle kalır. İşlem aşamaları şöyledir: - Hasta Bazında Talep Sorgulama penceresinde Y.Has.Talep Güncelle komut düğmesi seçilir. - Hasta No alanına hastanın protokol numarası girilir. - Yatan Hasta Talep Numarasını Güncelleme penceresinde güncellenmek istenen talebin üzerine gelinir ve F9 tuşuna basılır. - F10 tuşuna basarak talep güncellenir. - (Kurum değişikliği olan hastanın talebini güncellemek için Kurum Talebinin üzerinde F10 tuşuna basılır.) Resim 6.4: Talep Numarası Güncelleme Ekranı 72/103

75 3- Y.Hasta Hareket Oku: Hastanın hangi bölümlerde, hangi tarihlerde, hangi odalarda kaldığı bu menü seçeneği ile görülür. Ayrıca hasta ile ilgili işlemleri kimin yaptığı ve hastayı takip eden doktoru bu pencereden izlenebilir. Örneğin hasta taburcu edildi ise hangi kullanıcı tarafından saat kaçta ve ne zaman taburculuk yapıldığı bilgilerini görebiliriz. Hareket Takibi menüsündeki harflerin anlamları: K: Hastanın kabulü, S: Hastanın yattığı yataktan başka bir yatağa transferi, T: Hastanın taburcu edildiğini ifade eder. Resim 6.5: Yatan Hasta Hareket Takibi Ekranı 4- Kabul: Bu ekran penceresi ile hastanın kuruma kabulü yapılır. Hastanın yatış, çıkış, Dr. adı, ilgili bölümü, kabul şekli, kabul tarihi ve saati, yatışın günübirlik mi uzun süreli mi olduğu görülür. Bu bilgiler üzerinde değişiklik yapılabilir. Bunların dışında sağ tarafta yer alan; Hizmet Ekleme, Hasta Güncelle, Tanı Bilgileri gibi işlemleri bu ekran yardımıyla gerçekleştirebiliriz. Resim 6.6: Hasta Kabul Ekranı 73/103

76 Resim 6.7: Hasta Kabul Ekranı Bilgi Girişi İşlem aşamaları şöyledir: - Hasta Faturaları Gözlem Hasta Kabul penceresinde Hasta No alanına bilgi girişi için önce ekranı temizlemek gerekir. F7 tuşu ile menü ekran temizlenir. - Hasta no alanına hastanın protokol numarası yazılır ve F8 tuşuna basılarak poliklinik hesabının olup olmadığına ve hasta hareketlerine bakılır. - Hastaya ait bilgilere ulaşıldığında; hastanın daha önce hangi bölümde yattığı, sosyal güvencesi, yatışçıkış tarihleri ve provizyonuna bakılır. - Sırasıyla ilgili alanlara bilgileri girilir. Kurum kodu: 6000 Emekli Sandığı, 7000 SSK Çalışanı, 8000 Bağ-Kur, 6999 Yeşil Kartlı Protokol Tipi: Yatan / Ayakta Günübirlik: Hayır / Evet Anlaşma Kodu: 0003 BUT / 0005 SGK anlaşması olarak otomatik çıkar Kabul Yeri: İlgili Klinik kısaltması yazılır veya F9 ile seçilir. KHDK Kadın Hastalıkları Kliniği, GHTK Göğüs Hastalıkları Kliniği veya DERK Dermatoloji Kliniği gibi Kabul Şekli: R Normal Muayene (F9 listeden seçilir) Doktor: İlgili doktor kodu yazılır veya F9 listeden seçilir Kabul Tarihi: Otomatik olarak tarih ve saat sisteme aktarılır veya yazılır. Yatış Tarihi: İlgili tarih onaylanır Sadece Kurum Hastaları İçin: Bu bölümdeki bilgiler 0 (Sıfır) olarak girilir tarih hariç - Bilgi girişini kaydetmek ve onaylamak için F10 tuşuna basılır. Not: Yatış yapılacağı zaman yatışın yapılacağı bölümle ilgili poliklinik hesabının olması gerekir. Hastaların ilgili poliklinik veya acilden gelmeleri gerekir. (Poliklinik hesapları 10 gün sonunda kapanır. Acil hesapları ise günlük kapanır.) 74/103

77 5- Yatak Kabul: Yatışı yapılması gereken hastaya doktor tarafından Yatış Kağıdı düzenlenir. Yatış kağıdında; hastaya ait bilgiler (adı-soyadı, Protokol numarası, Doğum tarihi), hastanın tanısı, yatıran Anabilim dalı, yatışın yapılacağı bölüm, yatış tarihi, yatırılacak oda numarası, yatışı veren hekimin kaşesi ve imzası ile yatışı yapan klinik memurunun kaşesi mevcuttur. Hastanın kliniğe direkt yatışı yapılması gerekiyorsa hasta kliniğe kabulünden önce ilgili görevli tarafından ayaktan (Poliklinik) hasta kabul işlemi yapılarak provizyonu alınıp ücretlendirilmesi yapıldıktan sonra klinik yatış işlemine geçilmektedir. Resim 6.8: Yatak Kabul Ekranı İşlem Aşamaları: - Hasta Fatura Gözlem menüsünde Yatak Kabul seçilir. - Yatağa Hasta Kabulü penceresinde önce F4 menüden Hemşire İstasyonu ile klinik, oda ve yatak seçilir. Örneğin, CNSK Çocuk Nöroşirurji Kliniği, OZLK Özel Kat Klinik ACLK Acil Klinik, HEMK Hematoloji Klinik gibi - Hasta Dosya No alanına hastanın protokol numarası gerilir. - Yatış Kurumu alanına hastanın Sosyal Güvenlik Kurumu tanımlanır. ( ) - Anlaşma Kodu (0003 BUT 0005 SGK Anlaşması seçilir. - Kabul Tipi (R Normal Muayene) seçilir. 1- Trafik kazası, 2- İş kazası, 3- Meslek Hastalıkları, 4- Adli vaka, R-Normal muayene, G- Günübirlik, E- Acil, O- Özel muayene. - Şikayetle İlgili Bölüm alanına yatış yapılan klinik tanımlanır. KHDK Kadın Hastalıkları ve Doğum Kliniği, HEMK Hematoloji klinik, NRSK Nöroşirurji Kliniği gibi. - Doktor alanına yatışı yaptıran doktor seçilir. - Gönderen Yer (PO Poliklinik) veya (Acil) seçilir. - Geldiği Poliklinik alanına hangi poliklinikten yatış verildiyse orası seçilir-tanımlanır (KHAS Kadın Hast. Pol., GHT Göğüs Hastalıkları Pol., DERM Dermatoloji Pol. Gibi) - Kabul Şekli alanına HE POLİKLİNİK tanımlanır - Günübirlik alanına eğer hasta günübirlik yatıyorsa EVET, değilse HAYIR seçilir - (Liste açma - Seçme İşlemleri F9 ile yapılır) - F10 basılır ve hastanın ayaktan hesabına bağlanabilmek için poliklinikten alınan provizyon ekrana gelir. - F10 tuşu ile işlem kaydedilir. 75/103

78 SGK kurumundan onay almak için provizyon alınır. Poliklinikten yatış yapılmışsa önce ekranın sağ bölümünde yer alan komut düğmelerinden SEVK BİLDİR komutu verilir. Daha sonra (Provizyon Al) komut düğmesi tıklanır. Hastanın kurumuyla ilgili bilgileri girilir. Çalışan kendisi veya yakını bilgisi seçilir Enter tuşuna basılır ve provizyona yanıt beklenir. Resim 6.9: Hasta Kabul Provizyon Ekranları 76/103

79 Böylece yatış işlemi sistem üzerinden tamamlanmış olur. Yatış kağıdına YATIŞ YAPILDI kaşesi vurulur. Hastalara bileklik hazırlanır. Yatış işleminde SSK, Bağ-Kur, Emekli Sandığı ve Yeşil Kart lı hastalarda standart yatak kodu YT 0200, resmi kurum hastalarında YT 0020, Günübirlik hastalarda YT 0110, Yoğun bakım hastalarında YT 0080 yatak kodu işlenir. Resim 6.10: Yatağa Hasta Kabulu Ekranı Yapılan Yatış İşleminin Kontrol Edilmesi: Hasta yatış işleminin gerçekleşip gerçekleşmediğini kontrol etmek için şu işlemler yapılır: * Hizmet ve Tetkik Ekleme menüsü açılır. * Hizmet Ekleme, Silme seçilir. * Hastanın protokol numarası girilir. * Eğer hesap açılırsa yatış gerçekleşmiş olur. Açık Talep Yok diye bir mesaj ekrana gelirse yatış olmamış demektir. Yatak İptali yapılarak yatış işlemleri yeniden yapılır. 6- Kurum Değiştirme: Bazen hastaların yatışları, hatalı kurum koduyla veya kurumlu olduğu halde (Kamu Çalışanı, SGK veya Yeşil Kart) Ücretli kabulü yapılabilir. Bu durumda olan hastaların menü ile doğru kurum bilgileri girilerek hasta kurum güncellemesi yapılır. İşlemde aynı yatış işleminde olduğu gibi mutlaka provizyon alınarak işlem sonlandırılır. Bu işlemden sonra ilgili yatan hasta talep no.su Y.Hasta Talep Güncelleme menüsü ile güncellenir. Resim 6.11: Kurum Değiştirme Ekranı ve Talep Listesi Ekranı 77/103

80 İşlem Aşamaları: - Hasta No alanına hastanın protokol numarası girilir. Enter tuşuna basılır. - Hastanın kurum kodu öğrenilir. Kod 6000, 7000, 8000 şeklinde girilir veya listeden kurum kodu bulunur. - Anlaşma kodu otomatik olarak ekrana gelir. - Kurum bilgileri penceresinde tüm boşluklar 0 (Sıfır) ile doldurulur. - Tamam butonu tıklanır. - F10 ile işlem kaydedilir. 7- Taburcu: Yatarak tedavisi yürütülen hastanın taburculuk işlemleri için kullanılan menüdür. Ya da tedavisi bulunduğumuz bölümde bitirilip bir başka bölümde de sürdürülebilir. Bu durum taburculuğa yansıtılır. Resim 6.12: Yatak Taburcu İşlemi Ekranı İşlem Aşamaları: - Yatak Taburcu penceresinde Hasta No yerine protokol numarası yazılır - Taburcu tarihi kontrol edilir - Taburcu Durumu alanı Şifa İle Taburcu ise T, Exitus-Vefat ise E, Haliyle Taburcu ise H işaretlenir. - Onayla butonuna tıklanır. - Sistem onay verdikten sonra hasta taburcu edilmiş olur. Taburcu İşleminde Genellikle Şu Sıra İzlenir: (EK BİLGİ) Taburcu işleminde ilk önce hastanın epikrizi yazılır, düzenlenir ve doktoru tarafından onaylanır. Daha sonra hizmet ekleme menüsünden hastanın yattığı gün sayısı kadar yatak ücreti işlenir. Genellikle standart yatak (YT0200) işlenir ve kaydedilir. Taburcu penceresinde taburcu tarihi ve hastanın protokol numarasına dikkat edilerek Taburcu Durumu girilir. Kesin Tanı yazılmamış ise Kesin Tanı girilir ve Onayla işlemi yapılır. Son olarak taburcu işlemi yapılan hastanın hesabı kapatılır. 78/103

81 8- Hesap Kapatma: Taburcu olan hastanın hesabında gerekli düzenlemeler yapılıp hesabı bu menü seçeneği ile kapatılır. - Hasta Kabul menüsünden Hasta Faturaları Gözlem seçeneğine girilir. - Hesap Kapatma komut düğmesi tıklanır. - Hasta no alanına hastanın protokol numarası yazılır. - Açık olan hesabın üzerine gelinir ve F3 tuşuna basılır veya Talep Durumu Değiştirme-F3 komut düğmesi tıklanır. TALEP DURUMU= 0 AÇIK, TALEP DURUMU= 2 KAPALI ANLAMINDADIR. Resim 6.13: Hasta Hesap Kapatma Ekranları 9- Statü Değiştirme: Hastanın yatış statüsünü değiştirmek için kullanılır. Ayakta açılan hesabı Yatan a, Yatan hesabı Ayakta na dönüştürmede kullanılan menüdür. Hasta Statüsünü Değiştirme penceresinde Hastanın protokol numarası girilir. İlgili talebi seçilir. İlgili servis seçilir ve F10 ile kaydedilerek işlem tamamlanır. Resim 6.14: Hasta Statüsünü Değiştirme Ekranı 79/103

82 10- Paket Süz: Sağlık Uygulama Tebliği ne (SUT) göre paket olarak ödenen hizmetlerin düzenlenmesine yardımcı olan bir menüdür. Bu pencerenin altında yer alan komut seçenekleri kullanıcıya yol gösterir. Örneğin Paket Süz (F5), Tümüne P Koy (F3) gibi. Resim 6.15: Paket Süzme Ekranları İşlem Aşamaları: - Paket Süz ekranında hastanın protokol numarası girilir. - Alt ekranda yer alan (Paket Süz) komut düğmesi tıklanır veya F5 kısayol tuşuna basılır. - Gelen ekrana ENTER basılarak devam edilir (veya Tamam tıklanır). - F10 ile kaydedilir. - Son işlem olarak alt ekranda yer alan (Paket Kesinleştir) komut düğmesi tıklanır veya F1 kısayol tuşuna basılarak işlem kesinleştirilir. 11- Provizyon Oku: Bazen sistemin yoğunluğundan, bazen yatış yapılırken veya hasta hesaplarında düzenleme yapıp yeniden provizyon alınırken takılma olabilir. Hastanın provizyonu alma sırasında takılma veya kilitlenme olma durumunda provizyon iptal işlemi bu menüden yapılır. Sistemde onay alınırken takılı kalan talebin yanındaki kutucuktaki (KİK-ONAY ) işareti mevcut hale gelir. İptal işlemi yap tuşu tıklanarak takılı provizyon iptal edilir. İşlem Aşamaları: - Hastanın GSS BAŞVURU bilgisi kopyalanır. - (Başvuru Altındaki Takipleri Oku) seçeneği işaretlenir. - Hastanın protokol nosu girilir. - GSS Başvuru nosu yapıştırılır ve (Sorgula) komutu işaretlenir. - Gelen ekranda (İptal İşlemi Yap) komutu seçilir. 80/103

83 Resim 6.16: Provizyon Okuma Ekranı 12- Talep Birleştir: Hastanın var olan iki hesabını birleştirmeye ve tek bir talep altında toplamaya imkan verir. Hasta Dosya No girdikten sonra ilgili talep seçilir. Birleştirilecek Talep alanına diğer talebi girilir. Resim 6.17: Hasta Taleplerini Birleştirme Ekranı 13- Hizmet Ekle: Bu menü ile hastaya verilen hizmetler, konsültasyonlar ve yatak ücretleri hastanın hesabına kaydedilir. Örneğin Gastroenteroloji kliniğinde ERCP, Gastrokopi, Kolonoskopi vb.,göğüs Hastalıkları kliniğinde SFT, DLCO Prick testi ve GM (Genel Müdahale) gibi hizmetler eklenir. Resim 6.18: Hizmet Ekleme Ekranı Eklenmiş Hizmetler Listesi 81/103

84 Resim 6.19: Hizmet Ekleme ve Silme Ekranı İşlem Aşamaları: - Hasta Faturaları Gözlem penceresinde Hizmet Ekle komut düğmesi tıklanır. - Hizmet Ekleme ve Silme penceresinde Hasta No alanına hastanın protokol numarası girilir. Hastanın bilgileri ekrana gelir. - Hizmet ekleme için aşağı yön tuşuyla (veya Shift+F5) aşağı inilir. - Hizmet Tarihi alanında Enter tuşuna basılır. (Hizmet tarihi onaylanır) - Hizmet Kodu alanına eklenecek hizmet kodu girilir (PO PO0010), (LA MH0020), (YT YT0110) gibi. - Talep eden servis ve Yapan Servis F9 menü ile seçilir. - Adet sayısı işaretlenir. Doktor kodu F9 menüden seçilir. - F10 ile işlem tamamlanır. Yatış işlemlerinde SSK, Bağ-Kur, Emekli Sandığı ve Yeşil Kart lı hastalarda standart yatak kodu YT 0200, resmi kurum hastalarında YT 0020, Günübirlik hastalarda YT 0110 yatak kodu işlenir. YATAK KODLARI: SSK, Bağ-Kur, ES ve Yeşil Kartlılarda YT 0200 standart yatak kodu, Resmî Kurum sevkli hastalarda YT 0020 Ücretli hastalarda YT 0010 Günübirlik hastalarda YT 0110 işlenir. Yoğun bakım yatakları YT 0080 kodu girilir. Ameliyat Anestezi hizmet kodu PO PO0001 Not: Eğer hastanın hesabına yanlış hizmet girilmiş ise bu pencerede eklenen hizmet seçilir. Hizmet satırının en sağında Hiz.Sil onay kutucuğu seçilir veya SHIFT+F6 kısayol tuşlarına basılır. Ekrana gelen silme gerekçesini isteyen pencerede F9 tuşuna basılarak HATALI GİRİŞ seçeneği seçilir ve F10 tuşu ile işlem iptal edilerek kaydedilir. 82/103

85 14- Çıkış Provizyon Oku: Taburcu olan hastanın sistem üzerinden SGK ya bildirimi gerçekleşip gerçekleşmediği bilgisini verir. Eğer bu bildirim yapılmaz ise hasta taburcu olmuş olsa dahi taburcu olduğu kurum dahil hiçbir sağlık kurumunda hizmet girişi yaptıramaz ve hasta hizmet alamaz. Hasta Bazında Talep Sorgulama penceresinde Çıkış Provizyon Oku seçeneği kullanılır. Hastanın protokol nosu yazılır. Talep No alanına hastanın ilgili talebi seçilir. GSS Kayıt/Sorgula butonu tıklanır (üzerine gelinip Enter tuşuna basılır). Resim 6.20: Hasta Yatış Kayıt/Sorgu Ekranı 15- Talep Ayır: Bu menü genellikle hastaya yatış yapılmış ancak ayaktan bir hesaba bağlanmamış durumlarda kullanılır. Ayaktan hesaba bağlanamamış hastalar için geçmiş tarihli bir hesap oluşturulur. Yatan hasta hesabı bu ayaktan provizyonlu talebe bağlanır (ilişiklendirilir). Resim 6.21: Hasta Talep Sorgulama ve Birleştirme Ekranları İşlem Aşamaları: - Talep Sorgulama penceresinde Hasta No alanına hastanın protokol nosu girilir. - Talebi seçilir. - İlgili satır üzerinde iken Talep Yarat F10 komut düğmesi tıklanır. - Eski/Yeni Talep penceresinde (Yeni Bir Talep Yarat) komut düğmesi seçilir-tıklanır. - Yeni Talep Bilgileri penceresinde hastanın Kabul Bilgileri girilir. - Tamam F10 ile provizyonu alınır - Yeni Provizyon Talebi penceresinde (Hasta Kabul) seçeneği seçilir ve bilgiler kontrol edilerek F10 ile provizyonu alınarak işlem tamamlanır. 83/103

86 B- YARDIMCI EKRANLAR Hastanın hesabında, yatak kabulünde, taburculuğunda, epikrizinde vb işlemde yeni düzenlemelere yardımcı olmak amacı için oluşturulmuş bir menü düzenidir. 1- Yatak Kabul İptali: Hasta yatışının iptali durumunda kullanılır. Yatak iptali yapılan hastanın hesabının boş ve hiçbir hizmet talebinin sistemden gerçekleşmemiş olması gerekir. Bunlardan biri veya birkaç yapılmış ise bu menü kullanılamaz. Yatak kabul iptali gerçekleştirilen boş hesap mutlaka sistemden iptal ettirilir. İşlem Aşamaları: - Yardımcı Ekranlar / Yatak Kabul İptali komutu seçilir. - Yatak Kabul İptali seçeneği seçilir. - Hasta No alanına Hasta Protokol numarası girilir. Enter tuşuna basılır. Hemşire istasyonu, Oda no ve yatak numarası tanımlı olarak çıkar. - İptal Et butonu tıklanır. - Karşımıza çıkan uyarı penceresinde EVET için enter tuşuna basılarak onaylanır. - F10 tuşuna basarak yatak iptal olur. 2- Yatan Hasta Taburcu İptali: Sistem üzerinde taburculuğu yapılmış ancak taburculuğundan daha sonra vazgeçilen hastalarda kullanılan bir menüdür. Bu işlemin yapılabilmesi için hastanın taburculuğu yapıldığı yatağın sistemde boş gözükmesi (yani bir başkasının yatırılmamış olması) gerekir. Aksi takdirde hastanın tabucu iptalini sistem onaylamaz. 3- Epikriz Onay İptali: Taburcu olması için hekim tarafından sistemde onaylanarak kapatılan hasta epikrizinin tekrar aktif hale gelmesi için bu menü kullanılır. Bu işlem yapılarak Epikrizin içine ek bilgi girişi yapılabilir. İşlem Aşamaları: - Yardımcı Ekranlar/Epikriz Onay İptali seçilir. - Karşımıza gelen Hasta Bazında Rapor Onay İptali penceresinde hasta no girilir. - Rapor kodu F9 ile listeden seçilir. - İptal Nedeni F9 ile listeden seçilir. - Rapor numarası otomatik gelir. - F10 tuşu ile onaylanır. 84/103

87 4- Hasta Problemleri (Ext): Bu menüde hastanede sorun çıkaran hastaları ve ölen (ext) olan hastaları görebiliriz. Taburculukta (Exitus) E seçeneği seçilerek çıkış yapılan hastaların hesabına daha sonra veri girişi yapmak ve düzenleme yapmak için kullanılan bir menüdür. 5- Tek Malzeme Girişi Sorgulama: Bu menü seçeneği ile tıbbi malzemelerin giriş hareketlerini ve hastaneye alınan malzemelerden depoda olup olmadığını kontrol edebiliriz. 6- Arıza Bildirim Formu: Arıza bildirim formu, hastanedeki hasta odalarında kullanılan eşyaların, cihazların bozuk olduğunu bildirmek amacı ile kullanılır. Bozuk olan cihazların tüm bilgileri (demirbaş bilgileri) girildikten sonra F10 ile kaydedilerek onaylanır. C- E-RAPOR ve EPK: Bu menü sayesinde hasta epikrizi yazılır, epikriz dökümü alınır. Tedavi raporu, ilaç raporu yazılabilir ve düzeltmeleri yapılabilir. Genel Sağlık Sigortası Medula ekranı ile bilgiler sisteme yüklenebilir ve sorgu yapılabilir. 1- Epikriz: Epikriz hasta için son derece lüzumlu bir belgedir. Herhangi bir nedenle başka bir hekime başvurma ihtiyacı duyduğunda bu belge öncülük eder. Çünkü hasta geçmişteki hastalıklarını ve tedavilerini doğru ve eksiksiz olarak hatırlayamaz. Hastaya daha önceden uygulananlar bilinmeden gerekli tıbbi yardımın verilmesi güçtür. Eğer tedavi eden hekim tarafından hastaya bir epikriz verilmediyse bu hekimden istemelidir. Hekim talepte bulunan her hastasına epikriz vermek durumundadır. Epikriz hastaya ait bilgilerin yanı sıra, hekimin hasta hakkındaki kanaatlerini, hastaya ait planlamalarını da içerir. Bu bakımdan hekimin mesleki vizyonu, hastaya yaklaşımı, tıbbi bilgi ve becerisi epikrizden anlaşılacağı için hekim açısından önem taşımaktadır. Çıkış özeti anlamına gelen epikriz ilk önce doktor tarafından elle yazılır ve hastanın çıkış işlemleri tamamlan önce tedaviyi yürüten doktor tarafından bilgisayarda (otomasyon programında) yazılır. Hastanın özlük bilgilerinden, uygulanan tedavilere, yapılan tetkiklere, kullanılan ilaç ve tıbbi malzemelere kadar tüm bilgiler açık şekilde yer almaktadır. Yapılan cerrahi müdahale, verilen tedavi ve ön yatış tanıları ile kesin tanıları yer almaktadır. Özetle hastanın hastaneye kabulünden çıkışına kadar ki tüm işlemlerini belgeleyen bir dokümandır. Epikriz yazılmadan ve onaylanmadan sistemden hastayı taburcu etmek imkansızdır. 85/103

88 Epikriz yazmak veya üzerinde düzeltmeler yapmak için AviCenna programında E-RAPOR ve EPK menüsü işaretlenir. - Epikriz seçeneği seçilir. - Rapor penceresinde Hasta No alanına epikrizi yazılacak hastanın protokol numarası girilir. Enter tuşuna basıldıktan sonra hastanın adı soyadı ekranda çıkar. - Rapor bölümünde çıkan (.bölüm adı. Epikrizi) yazısına tıklanarak hastaya ait Rapor No, Yatış No, Hemşire İstasyonu, Oda-Yatak No, Dr. Kodu, Adı ve Soyadı, Yatış-Çıkış tarihleri ve Rapor Tarihi bilgisi olan orta bölümdeki tabloda kontrol edilir. - Yazılan Raporlar (Poliklinik), Yazılan Raporlar (Diğer), Yazılan Raporlar (Yatan) komut düğmelerinden Yatan seçilir-tıklanır. - Eğer önceden yazılmış ve düzeltilecek bir epikriz ise hastanın protokol numarasını girdikten sonra tarih kontrolü yapılarak düzeltilecek epikriz satırı üzerinde iken Rapor Seç/Dön-F10 komut düğmesi tıklanır veya kısaca F10 tuşuna basılır. Kayıtlı epikriz açılır ve gerekli düzeltmeleri yapıp F10 ile kaydederiz. - Yeni epikriz yazmak için ise Yeni Rapor-F6 komut düğmesi tıklanır veya kısaca F6 kısayol tuşu ile komut verilir. - Açılan rapor yazım penceresinde hasta bilgisi ve Giriş-Çıkış tarihleri kontrol edildikten sonra (Tarih kontrolü çok önemlidir. Çünkü taburcu tarihiyle otomasyondaki tarih uyumlu olmalıdır) Doktor Kodu alanında F9 tuşu ile hastanın doktoru seçilir. - Rapor yazım ekranı üç sayfa olarak düzenlenmiş olup Sayfa 1, Sayfa 2, Sayfa 3 isimleriyle üç kısımda düzenlenmiştir. Ekrana gelen Sayfa1 de Yatış Ön Tanısı, Yakınması, Öyküsü, Özgeçmişi, Soygeçmişi, Alışkanlıkları, Fizik Muayene, Laboratuvar Tetkik Sonuçları, Görüntüleme Sonuçları, Patolojik Tanı, Klinik Tanılar şeklinde bilgi giriş alanları vardır. Sayfa2 de ise Uygulanan Tedaviler, Kan ve Kan Ürünleri, Cross-Match, Kullanılan Tıbbi Malzeme, Protez/Ortez ve Klinik Seyir alanları vardır. Sayfa3 de ise Hastanın Taburcu Durumu, Çıkış Önerileri, Hekimin Aktarmak İstediği Notlar, Kullanılacak İlaçlar, Beslenme Önerileri, Rehabilitasyon Önerileri, Enfeksiyon Hast. Açısından İzolasyon Önerileri, Kontrol Tarihi ve Yeri, İzlem Kartı durumu, Epikrizi Hazırlayan Hekim Bilgisi, Taburcu Tanıları bulunmaktadır. 86/103

89 - Bilgi girilecek alan içinde fare sol tuş çift tıklanarak editör-düzenleme penceresi açılır ve bilgi girişi yapılır. - İmza sayfasını hazırlamak için rapor penceresinin sağ üst köşesinde yer alan ONAYLAYACAK DOKTORLAR komut düğmesi tıklanır. Ekrana gelen pencerede İlk Sütun tıklanarak F9 tuşuna basılır. İlk satıra çıkan listeden epikrizi hazırlayan doktor seçilir ve Enter tuşuna basılır. İkinci satır için İkinci Sütun tıklanır ve F9 ile o bölümün uzman hekiminin adı seçilir ve Enter tuşuna basılır. - Laboratuvar, Patoloji, Görüntüleme, İlaç ve Sarf malzemelerin yazımı sağ orta alanda yer alan Hizmetleri Aktar komut düğmesi ile aktarılarak sağlanır. İlgili alanda örneğin Laboratuvar Tetkik Sonuçları alanının içinde iken Hizmetleri Aktar komutunu verdiğimizde hastaya uygulanan laboratuvar sonuçları liste halinde bir pencerede gelir. Hangi tarih ve hangi lab. İşlemini aktarmak istiyorsak seçilir ve aktarılır. - Klinik Tanılar bölümünde sağ bölümde yer alan ICD ikonu tıklanır. Ekrana gelen ICD kodu penceresinden Hastalık kodları seçilerek aktarılır. Ön tanı veya Kesin tanı şeklinde bilgi alanlarıkutucukları yazılarak veya seçilerek doldurulur. - Hastanın konsültasyonu varsa bu da bölüm ve tarihiyle birlikte epikrizde yer almalıdır. Hasta dosyası içindeki konsültasyon formundan bu bilgilere ulaşabiliriz. - Diğer dikkat edilecek bir husus da görüntüleme kısmıdır. Bu kısımda hastanın çekilen EKG, Röntgen ve Ultrason gibi bilgilere ulaşabiliriz. Yatış tarihi içinde kalan tüm uygulamaları bu bölümde belirtmeliyiz. - Raporu onaylamadan önce Rapor komut düğmesi tıklanarak çıktı alınır. - F10 tuşuna basılarak bilgiler kaydedilir (veya KAYDET komut düğmesi tıklanır). - Yazım işlemi bittikten sonra program penceresinde RAPORLA komut düğmesi tıklanarak yazdırma işlemine geçilir. NOT: Hasta Dosyası komut satırı tıklandığında açılan pencerede hastanın Sonuç Tipi alanında her türlü tetkiklerini ve sonuçlarını görebiliriz. 87/103

90 - - Çıktı almadan önce First Last Page sayfaları tıklanarak kontrolleri yapılır. - Bilgiler kontrol edilir ve PRINT ikonukomut düğmesi tıklanır. Ekrana Yazdır penceresi gelir. Yazıcı seçilir ve kopya sayısı olarak 2 yazılır-seçilir. Tamam komut düğmesi tıklanarak rapor çıktısı alınır. - Son işlem olarak Raporla komut düğmesi tıklanır. Karşımıza gelen yandaki uyarı penceresinde (HAYIR) Seçeneğini seçmemiz gerekir. Daha sonraki günlerde değişiklik yapılabilmesi için. Not: Rapor çıktısı alındıktan sonra Kapatma Simgesi kullanılarak çıkmak istersek bir mesajla karşılaşırız ve yeniden epikrize girmek zorunda kalırız. Bu durumla karşılaşmamak için Yeni Rapor komut düğmesi tıklanır. Bu sayede protokol numarasını isteyen boş bir epikriz rapor sayfası açmış oluruz. - Çıktısı alınan epikriz hastayla ilgilenen ve epikrizi yazan doktor tarafından incelenir ve imzalanır. - Doktorlar tarafından imzalanan epikrizler onay için imza sümenine yerleştirilerek Başhekimliğe götürülür. - İşlemleri tamamlanan epikriz hasta dosyasına yerleştirilir. - Yazılan epikrizlerin defter kaydı tutulur. Hastanın adı ve soyadı tam, ilgilenen hekimin adı ve soyadının başharfleri yazılarak kaydedilir. 2- Hasta Bazında Epikriz Dökümü: Bu menü ile geçmiş dönemlerde yatan hastaların eski epikrizlerine ulaşılır. Bu menüdeki epikrize hiçbir düzenleme yapılamaz, var olan epikriz olduğu gibi çıktı olarak alınır. İşlem Aşamaları: Hasta No alanına hasta protokol numarası girilir. Rapor Kodu alanında F9 tuşuna basılarak rapor listesinden dökümü alınacak rapor seçilir. Döküm tipi yazıcıya göre ve kağıt tanımlamasına göre işaretlenir. Tamam <F10> tıklanarak işlem tamamlanır. 88/103

91 3- Tedavi Raporu Düzenleme ve Medula Kaydı: 4- GSS-Medula Rapor Sorgu, Onay, İptal: Hastanın sistem üzerinden düzenlenmiş bütün raporları görme imkanı verir. İşlem Aşamaları: GSS-Medula Rapor Sorgu, Onay, İptal seçeneği işaretlendikten sonra karşımıza gelen Medula Rapor Kayıtları Listesi karşımıza gelir. Hasta No alanına hastanın protokol numarası girilir. Rapor türü alanında rapor kodu girilir. Eğer hatırlamıyorsak veya bilmiyorsak F9 tuşu ile (yanda görülen) liste açılır. Ok tuşları ile seçilecek raporun üzerine gidilir ve Enter tuşuna basılır veya OK tıklanır. Kurum kodu girilir. Rapor tarih aralıkları girilir. Hasta bilgileri satırında çıkan hastaya ait ilgili rapor sağ bölümdeki Oku Yaz Onay seçenekleri kullanarak işleme açılır. 5- Meduladan Rapor Kaydı Sorgulama: Sistemde kayıtlı olan raporları görmek ve çıktı almak için kullanılan bir menüdür. Örneğin Fizik Tedavi ve Rehabilitasyon polikliniği/kliniğine Fizik Tedavi almak için başvuran hastaların daha önce herhangi bir yerde Fizik Tedavi Hizmeti alıp almadığını kontrol etmek için bu menü kullanılır. Eğer hasta daha önce Fizik Tedavi almış ise aldığı hizmete göre hizmet süresinin dolup dolmadığı kontrol edilir. Başvuran hastanın rapor sürelerine bakarak işlem yapılır. Örneğimizdeki Fizik Tedavi gören hastalar hizmet süresine göre (6 ay veya 1 sene) dolmamış ise FTR hizmeti alamazlar. 89/103

92 6- GSS-Rapor Düzeltme (İlaç Alınmışlar İçin): E-RAPOR ve EPK menüsü GSS-Rapor Düzeltme(İlaç Alınmışlar İçin) seçeneği seçilir (Yukarıdaki ekran). Hasta no alanına hasta protokol numarası yazılır ve SORGULA(F10) komut düğmesi tıklanır. İlgili satırlarda hasta bilgileri çıkar. D. ARŞİV DOSYASI: Bu menü ile arşivden dosya isteği yapma, başka birimlerden gelen istekleri karşılama ve kabul işlemleri yapıldığı gibi hasta dosyası hareketleri incelenebilir ve hasta etiket dökümü yapılır. 1- Dosya İstek Formu: Arşivden hasta dosyası istemek amacıyla kullanılır. İşlem Aşamaları: - Arşiv Dosyası menüsü / Dosya İstek Formu tıklanır. - Dosyayı İsteyen Bölüm F9 ile listeden seçilir. - İsteyen Kişi F9 ile listeden seçilir. - Hasta No alanına hasta protokol numarası yazılır. - Dosya Tipi koduna F9 ile 0001 Hasta Dosyası, 0002 Radyoloji Dosyası, seçeneği seçilir. - Dosya İstek Tip Kodu ise yine F9 tuşu ile menüden (0001 Muayene, 0002 Radyoloji, 0004 Yeni Dosya, 0005 Yatış İçin, 0006 Epikriz İçin) seçilir. - İstenildiği Bölüm F9 ile seçilir. - F10 ile kaydedilir. 90/103

93 2- Dosya Kabul: Bu menü ile arşivden veya başka birimlerden ilgili hastanın dosyası talep edilir. İşlem Aşamaları: - Arşiv Dosyası menüsü Dosya Kabul Formu işaretlenir. - Talep Eden Bölüm ve Talep Edilen Bölüm F9 ile seçilir ve kısa kodları girilir. - Dosya No yerine hasta protokol numarası yazılır. - Talep Tarihi aralığı yazılır. Enter tıklanır. - İlgili hastanın dosya bilgileri açıklama-liste satırında çıkar. Dosya bilgilerinin yanında bulunan Dosya Kabul sütunundaki işareti tıklanır. - Dosya kabul edilmiş olur. 3- Dosya İstek Karşılama: Başka bir birimden bizde bulunan bir hasta dosyası istenildiğinde; - DOSYA HAREKET menüsünden - Dosya İstek Karşılama seçeneği seçilir. - Bölge alanları sistemdeki gibi Tümü kabul edilir. - Talep Eden/Edilen Bölüm satırındaki F9 tuşuna basarak talep eden bölüm seçilir. - Tarih aralığı seçilir ve Enter tuşuna basılır. - Dosyaların-isteklerin listelendiği tablo satırında dosya seçilir ve hangi bölümden istek talebi varsa DOSYA GÖNDER butonu tıklanarak bilgisayar ortamında istek karşılanmış olur ve dosya gönderimi yapılır. NOT: Eğer arşive göndereceğimiz dosya için başka istekler varsa bu istekler iptal edilir. 91/103

94 4- Hasta Dosya Hareket Takibi: Hasta dosyasının hangi bölümde olduğunu, nereden nereye gönderildiğini ya da arşivden ne zaman hangi birime gönderildiğini görmek için bu menüyü kullanırız. İşlem şöyle gerçekleştirilir: - DOSYA HAREKET menüsü - Hasta Dosya Hareket Takibi seçilir. - Hasta Dosya Hareket Takibi penceresinde hasta alanı yerine hastanın protokol numarası girilir. Enter tuşuna basılır. - Tip Kodu alanında F9 tuşuna basılarak dosya tipi seçilir. - Sıra No alanında F9 tuşuna basılarak Dosya Sıra No.su seçilir. - Tarih aralığı seçilir. Enter tuşuna basılır. - Dosyanın hangi bölümlerde işlem gördüğü, ne zaman istenildiği ve gönderildiği, kimlerin istediği görülmüş olur. 5- Hasta Etiket Dökümü: - Hasta No alanına hastanın protokol nosu girilerek Enter a basılır. - Etiket Döküm Alanı Tam Sayfa olarak seçilir ve Enter a basılır. - Ekrana hasta bilgileri gelir. - (Tamam [F10]) tuşuna basılarak hastanın etiket görüntüsü ekrana gelir. - İlgili yazıcı seçilerek TAMAM butonu ile döküm komutu verilir. 92/103

95 1 Hastaya ait dosyalara ve dokümanlara yapıştırmak için etiket çıkarılır. 2 3 İşi Biten Dosyayı Arşive Gönderme: DOSYA HAREKET menüsünden Dosya Kabul Formu seçeneği seçilir. İlgili hasta dosyasının üzerine gidilir ve Enter tuşuna basılır. Bizde olan dosyayı ya da bize gönderilmiş olan dosya ile işimiz bittiyse ARŞİVE GÖNDER butonu tıklanır. Dosyanın bilgisayar üzerindeki görünüm satırı YEŞİL ise Kabul Ettim-Bize Gönderildi, KIRMIZI ise İstek Yaptım-Başka Bölümde, SARI ise Bize Gönderildiğini ifade eder. Dosya İsteği İptali: 93/103

96 Ekrana gelen uyarıda Diğer İstekler sekmesine tıklanır (bir önceki ekran) Diğer isteklerin olduğu ekrana gidilir. (üstteki ekran) İptal edilmek istenen isteklerin üzerine gelinerek İstek İptal butonuna tıklanır. Ekrana gelen uyarıya ONAYLA denir ve diğer istekler silinmiş olur. Eski ekrana geri dönülerek Arşive Gönder butonu tıklanır ve dosya arşive gönderilmiş olur. E) SORGULAMA VE LİSTELEME: Bu bölümdeki işlemler sorgulama ve listeleme amaçlı kullanılır. İşlemler üzerinde düzeltme ve bilgi girişi yapılamaz. Sadece sorgulama ve listeleme amaçlıdır. 1- Hasta Hizmet Tahakkuk Dökümü: Çıkışı yapılan hastanın hesap dökümlerini almak için kullanılır. Hastanın talep bazında verilmiş hizmetlerinin fatura dökümü alınır. İşlem: Klinik Bilgi İşlem Ana Menüsünde Sorgulama ve Listeleme menüsü açılır. - Hasta Hizmet Tahakkuk Dökümü satırı-komutu seçilir. - Hasta No alanına hastanın protokol numarası girilir. - Talep No alanında F9 tuşuna basılarak hastanın talepleri listelenir ve çıkışı yapılan talebi seçilir. - Başlangıç ve Bitiş tarihleri girilir. - Hizmet tipi alanına (%) işareti konularak BÜTÜN HİZMET TİPLERİ seçilir. - Diğer tercih seçenekleri onaylanır ve Döküm Yeri ne kadar Enter tuşuna basılır. -Döküm Yeri alanına (10) girilir Yazıcı kodudur. - Tamam (F10) komut düğmesi tıklanır veya F10 tuşuna basılarak döküm alınır. 94/103

97 2- Yatan Hasta Listesi (Bölüm Bazında): İlgili bölüm servis seçilerek yatan hasta listesi dökümü alınır. Bölüm alanında F9 tuşuna basıldığında sağ ekranda görülen Hemşire istasyonları yani (ilgili klinikler listesi) ekrana gelir. Seçilecek kliniğin üzerine ok tuşlarıyla gidilir ve Enter tuşuna basılarak seçilir. Ya da fare sol tuş ile ilgili satır seçilip OK butonu tıklanır. Döküm Yeri ne (10) yazılması bir yazıcı tanımlamasındandır. Dökümü kağıda aktarır. 3- Yatan Hasta Listesi (Tüm Hastane): Hastanede yatan tüm hastaları alfabetik isim sırasına göre liste halinde gösterir. 4-Dolu Yatak Sorgulaması: Çalıştığımız bölümün yataklarının yatışa hazır olup olmadığı görülür; yatışı yapılacak olan hasta için yatakların durumu sorgulanır. 95/103

98 F) DSL MENÜ: İlgililer tarafından zaman zaman bilgilendirme amaçlı mesajlar gönderilmektedir. Bu mesajlara göre işlem yapılmakta veya cevap verilmektedir. Bu bölüm Avicenna programında DSL MENU seçeneği kullanılarak yapılmaktadır. Bu bölümde yer alan Mesaj Kutusu tıklanarak Mesaj Görüntüleme penceresine ulaşılmaktadır. Bu pencerede Gelen Mesajlar ve Giden Mesajlar (Tarihi, Kimden geldiği, Konusu, Durum bilgileri) şeklinde listelenmektedir. Okumak istediğimiz mesajın sağ tarafında bulunan Oku butonu tıklanarak mesaj açılır. Göndermek istediğimiz bir mesaj olması durumunda da Tarihi, Kime ve Konu kısımları doldurularak Gönder butonu tıklanır. 96/103

99 G) AMELİYAT RAPORU: --Hastanın ameliyat raporunu yazdırmak için E-RAPOR ve EPK menüsünden Epikriz seçeneği işaretlenir. --Karşımıza gelen Rapor penceresinde Hasta protokol nosu yazılır, ilgili bölüm işaretlenerek Yazılan Raporlar (Yatan) seçeneği seçilir. --Alt alanda çıkan rapor satırı üzerinde fare sol tuş çift tıklanarak hastanın rapor sayfasına ulaşılır. --Hasta Dosyası komut satırı tıklanarak hastanın dosyasına girilir. -(Sol alttaki) Hasta Sonuçları/Raporları Takip penceresi karşımıza gelir. Bu pencerede sağ üst taraftaki Sonuç Tipi kutusundan (Ameliyat Raporları) seçeneği seçilir. Resimler: Ameliyat Raporu için giriş ekranları 97/103

100 -Sonuç Tipi kutusunda Ameliyat Raporları seçeneğini seçtiğimizde listede sadece ameliyat raporları görünür. İlgili rapor seçildiğinde açıklamaları alt görüntü alanında ekrana gelir. - --Rapor satırının sağ bölümünde yer alan Rapor Dök komut düğmesi tıklandığında kağıda aktarılacak şekilde ekrana gelir. - İşlem sonrası Çıkış komut düğmesi ile pencereden çıkılır. 98/103

101 H) İLAÇ RAPORU DÜZENLEME İşlemler: -GSS RAPOR menüsünde Rapor Bilgisi Düzenleme komut satırı seçilir. - Karşımıza hastanın (alttaki) Rapor Bilgileri penceresi gelir. - Hasta No alanına hastanın protokol numarası girilir. - Poliklinik seçilir. - Rapor Türü seçilir (örneğin İlaç Kullanım Raporu) - Rapor Başlangıç ve Bitiş Tarih aralığı girilir-seçilir. - Düzenleme Türü alanına Rapor Türü seçilir. - Eklenecek Ay Sayısı girilir (örneğin 12 gibi) - Rapor Tarihi otomatik çıkar, Rapor No alanına kural gereği yazmamız gereken Resmi Rapor No yazılır. (Örneğin Tıp Fakültesi hastanesinde her polikliniğin bir kod numarası vardır ve tarih belirtilir. Daha sonra defter sıra no verilir /245 gibi) - Kaydet komut düğmesi tıklanır. - Karşımıza Rapor İçerik Bilgileri penceresi gelir. Bu pencereye ilaç isimleri satır satır yazılır ve sağ alt taraftaki Geri Dön butonu tıklanır. - İlaç isimleri bilgileri yazıldıktan sonra Rapor Bilgileri penceresinde Açıklama satırına hasta ile ilgili açıklamalar yazılır. Ardından sağ orta bölümde bulunan İlaç Etkin Madde komut düğmesi tıklanır. 99/103

102 - Yanda görülen İlaç Etkin Madde Bilgileri penceresinde Etkin Madde Kodu ve Açıklaması sütununda F9 tuşuna basarak ilacın etken maddesini listeden bulup yazarız. Örneğin kullanım miktarına 1, dozuna 5 ve birimine de mikrogram yazılır. Sağ bölümde ise kullanım süresi ve birim alanına ise örneğin (1- gün) şeklinde yazılır. - İlaç etkin maddeleri yazıldıktan sonra geri Dön komut düğmesi ile Rapor bilgileri penceresine dönülür. Etkin Madde Kodu bulmak için F9 tuşuna bastığımızda karşımıza çıkan Etkin Madde Kodu Arama penceresi yanda gösterilmiştir. Örneğin Trop ile başlayan ilaç aramak isteyip yazdığımızda karşımıza örnekteki gibi liste geldi. Hangisini seçecek isek sağ taraftaki SEÇ kutucuğu onaylanır. - Rapor Bilgileri sayfasında Sol alt bölümde yer alan Tanılar bölümüne hastanın tanısı girilir. Klavyeden yazılabileceği gibi F9 ile listeden de seçilebilir. - Doktor ve Bölüm bilgisi olarak da hangi bölümde hasta tedavi görüyorsa o bölüm ve doktoru seçilir. - Tanı bloğunda ise Tanı Sıra ya 1 yazılır. Teşhisler koduna ise F9 listeden seçim yapılır. 100/103

103 - Sağ üst köşede yer alan ONAY kutucuğu onaylanır. - GSS Gönder butonu tıklanır. - Son işlem olarak Rapor Yazdır komut düğmesi ile rapor yazdırma işlemine geçilir. EK BİLGİ: Yatan Hasta Evraklarının Düzenlenmesi ve Kontrolü Hasta yatış işlemi yapıldıktan sonra dosyası kliniğe gelir. Dosya 12 seperatörden (ayraçtan) oluşur. Bu ayraçlar hasta yattığı süre içinde yapılan işlemlerin sırasıyla ve düzenli olarak tutulmasına yardımcı olur. Hastanın çıkış işlemi yapılmadan önce hastayla ilgili evraklar düzenli olarak dosyaya yerleştirilmelidir. Bu dosyanın TAM olması açısından önemlidir. Dosyanın düzenlenmesi hastanın bağlı olduğu kuruma göre değişir. Bu doğrultuda kontrol edilir. Dosyanın kontrolü yapılırken içindeki acil kartlarında, sevklerde, orderlerde, doktor kaşe ve imzalarının tam olmasına dikkat edilir. Eksik evrak varsa tamamlanır. Dosyadaki epikriz raporu, ameliyat raporu, hasta sevki vs. evraklar, poliklinik ve başhekimlikteki imza ve veznedeki mühür işlemleri tamamlanır. Hasta dosyası evrak sıralaması en üstten başlayarak şöyledir: 1- Hasta dokümanı (BİM Hemşire Doktor kaşe ve imzalı) 2- Çıkış kağıdı 3- Epikriz raporu 4- Orderler (Dr. Kaşeli imzalı) 5- Ameliyat Formları 101/103

104 6- Malzeme Orderleri (Dr. Kaşeli ve imzalı) 7- Klinik Hizmet Formu (BİM Hemşire Doktor kaşe ve imzalı) 8- Hemşire Gözlemleri (Hemşire kaşe ve imzalı) 9- EKG ler (Elektrokardiyagrafiler) 10- PO Konsültasyonlar (tarihin yazılı olması önemlidir) 11- Poliklinik hizmetleri 12- RD Radyoloji istek formları ve sonuç belgeleri 13- LA Laboratuvar tüm tetkik belgeleri 14- Acil muayene kartı 15- Yatış Kağıdı Ayrıca bu yatış evraklarının yanı sıra hasta hastanemize gelmeden önce başka bir kurumda tedavi görmüşse orada çekilen radyoloji sonuçları ve yapılan laboratuvar tetkik sonuçları gibi evraklar dosyaya konulabilir. Bu şekilde yapılan işlemler tekrarlanmamış olur ve hastalığın gidişatı açısından bu durum önemlidir (zaman kazanmak, emek ve para kaybını önlemek için). Ortopedi kliniğine iş kazası, adli vaka ve trafik kazası ile gelen hastalardan kurumlarına gönderilmek için yatış sırasında alınan evraklara ek olarak malzeme raporları, orderler ve ameliyat raporu da eklenir. Özellikle tüm evraklarının tam olmasına dikkat edilir. Bu konu hastanın tedavi giderlerinin kurum tarafından ödenmesi için önemlidir EK: AVİCENNA HBYS PROGRAMINDA DOKTOR HASTA TAKİP MENÜSÜ VE PENCERESİ 102/103