KÜÇÜK VE ORTA ÖLÇEKLĐ ĐŞLETMELERDE (KOBĐ) MUHASEBE BĐLGĐ SĐSTEMĐNĐN ÖNEMĐ

Transkript

1 MYO-ÖS Ulusal Meslek Yüksekokulları Öğrenci Sempozyumu EKĐM 2010-DÜZCE KÜÇÜK VE ORTA ÖLÇEKLĐ ĐŞLETMELERDE (KOBĐ) MUHASEBE BĐLGĐ SĐSTEMĐNĐN ÖNEMĐ Öğ. Gör.: Öznur ŞAKLAK 1 Yasemin BURAN 1 1 Ahi Evran Üniversitesi, Muhasebe ve Vergi Uygulamaları, Kırşehir, Türkiye, osaklak@ahievran.edu.tr yasemin06buran@hotmail.com ÖZET Günümüzde bilginin etkisi keşfedilmiş ve gücü anlaşılmıştır. Toplum ve ekonomi artık bilgi temeli üzerine kurulmuştur. Bu gelişmeler doğrultusunda, doğru ve sağlam kararlar alabilmenin ön şartı yeterli bilgidir. Dolayısıyla işletmelerin; kendi iç dinamikleri göz önüne alınarak iyi tasarlanmış ve doğru, ilgili, zamanlı bilgiyi sunabilen bilgi sistemlerine ihtiyacı vardır. Đşletmeler; varlıklarını istikrarlı bir şekilde sürdürebilmek, amaçlarına ulaşabilmek ve sürekli gelişim gösterebilmek adına iyi yönetilmelidir. Đyi bir yönetim de ancak doğru kararlar alınarak sağlanabilmektedir. Doğru kararlar da teknolojinin gelişmesiyle önemini artıran yönetim bilgi sistemlerinden uygun bir şekilde yararlanarak verilebilir. Bu çalışmanın amacı, Küçük ve Orta Ölçekli Đşletmelerde (KOBĐ) muhasebe bilgi sistemlerinin yeri ve önemini ortaya koyarak, Kırşehir ili Kaman ilçesinde faaliyet gösteren KOBĐ lerle yapılan ikili görüşmeler ışığında, ilçedeki bu tür işletmelerin muhasebe bilgi sistemleri kullanımındaki etkinlik ve verimlilik derecelerini ortaya çıkarmaktır. Çalışmadan elde edilen veriler esas alınarak; işletmelerin muhasebe bilgilerinden yararlanma derecelerini belirlenmiş ve muhasebe bilgi sistemlerinin daha etkin bir şekilde kullanılmasına katkıda sağlanmıştır. Anahtar Kelimeler: Muhasebe, Muhasebe Bilgi Sistemi, Yönetim 1. GĐRĐŞ Bilgi sistemleri, işletme faaliyetlerinin yürütülmesi ve kontrolü için doğru, zamanlı, güvenilir ve ilgili bilgiyi üretmektedir. Đşletmelerin organizasyonları çerçevesinde bilgi üreten pek çok bilgi sistemi vardır; fakat bunlardan en önemlisi ve köklü olanı muhasebe bilgi sistemidir. Muhasebe bilgi sistemi bir işletmede finansal verileri işleyerek değerlendirme yapma, ilgi yönlendirme ve karar almaya ilişkin elde edilen bilgileri kullanıcılara ileten bir sistem olarak tanımlanabilir. Muhasebe bilgi sistemi önemli kararların alınmasında büyük rol almaktadır ve bu kararları almak için muhasebe ile ilişkili finansal, maliyet ve yönetim muhasebesinden 1

2 yararlanılır. Muhasebe bilgi sistemi herhangi bir işin (plan yapma, karar alma v.b) yapılabilmesi için gereken bilgilere sebep-sonuç ilişkisi kurarak bilimsel bilgiler üreten bir sistemdir. Đşletmelerde yapılması gereken faaliyetlerin bir sistem altında toplanması ve kurusallaşmaya doğru adım atabilmesi için etkin bir raporlama sisteminin kurulması gerekir. Etkin bir raporlama sisteminin verileri de muhasebe bilgi sistemlerinden sağlanır. Daha sonra iletişimin sağlanması için de muhasebe bilgi sistemlerine ihtiyaç vardır. Đletişim işletmeler arasında büyük bir öneme sahiptir. Yöneticinin plan yaparken ve karar alırken işletme ile ilgili sistemlere ihtiyacı vardır. Đhtiyaç duyulan bilginin sağlanması için muhasebe bilgi sistemine ihtiyaç vardır. 2. ARAŞTIRMANIN ÖNEMĐ VE AMACI Muhasebe bilgi sisteminin amacı yukarıda da belirttiğimiz üzere işletme içindeki ve dışındaki kişilere ihtiyaç duyduğu nitelikteki bilgileri sağlayabilmektir. Bir organizasyonda muhasebe bilgi sistemi üç önemli işlevi yerine getirmektedir. Bu işlevler sırasıyla; faaliyetler ve işlemler hakkındaki verileri toplamak ve kaydetmek, planlama, uygulama ve kontrol faaliyetleri için veriyi işleyerek bilgiye dönüştürmek ve organizasyon varlıklarını korumak için gerekli kontrolleri yapmaktır. Muhasebe bilgi sistemi, bir işletmenin muhasebe bilgileri için bir tür dağıtım, sistemidir. Sistemde ön görülen unsurlar ise; yasal raporlama gereksinimi olan bilgileri edinmek, güvenilir muhasebe bilgilerini gereksinimi olanlara temin etmek ve işletmeleri olası risklerden, muhasebe bilgilerinin işletme içi ya da dışındaki kötüye kullanımlardan korumaktır[6]. Muhasebe bilgi sistemi işletmelerin verimliliğinin ve etkinliğinin artırılmasında önemli katkılar sağlamaktadır. Bu sistemin temeli işletmede bölümler arası koordinasyonu sağlamak ve toplanan bilgileri diğer işletme bölümleri ile ortak bir kurgu içinde kullanıcıya sunmaktır. Muhasebe bilgi sistemi işletmeyi bir bütün olarak belirlerken aynı zamanda her bir bölüm için faaliyetlerin yürütülmesini sağlayan bir sistemdir. Bu açıdan işletmenin sürekliliğinin sağlanması ve ortak kültürün oluşması açısından muhasebe bilgi sistemi son derece önemlidir. Bu araştırmanın amacı, Kırşehir Đli Kaman Đlçesinde faaliyet gösteren işletmelerin muhasebe bilgi sisteminden yararlanıp yararlanmadığını tespit etmektir. Bu amaçla bölgede bulunan işletmelerin sahipleriyle ayrı ayrı görüşmeler yapılmıştır. Alınan cevaplar doğrultusunda önerilerde bulunulmaya çalışılmıştır. 3. KÜÇÜK VE ORTA ÖLÇEKLĐ ĐŞLETMELERĐN TANIMI VE ÖZELLĐKLERĐ 3.1. Küçük ve Orta Ölçekli Đşletmelerin Tanımı Küçük ve orta ölçekli işletmeler (KOBĐ), büyük işletmelerin alt yapısını oluşturarak, pek çok ülkelerin ekonomileri için büyük öneme sahip, ekonomiye canlılık kazandıran ve ekonominin ölçütü olan işletmelerdir. KOBĐ ler büyük işletmelerin ürettiği mal ve hizmetleri üreterek onları rekabet ortamına çekmekte, ayrıca büyük işletmelerin kullandığı mamul ve yarı mamul girdilerini 2

3 üreterek onların girişimini tamamlamaktadır. Bu sayede KOBĐ ler ekonomide bir yan sanayi oluşturarak, büyük işletmelerde bir işbölümü zaman zamanda işbirliği yaparak ortak bir hayat kurmaktadır. Ekonomiye olan katkılarından dolayı da ekonominin vazgeçilmez bir unsuru olarak kabul edilmektedir. KOBĐ lerin ülke ekonomilerine olan bu katkılarına rağmen, gerek ülkemizde, gerekse diğer ülkelerde üzerinde görüş birliği bulunan bir küçük ve orta ölçekli işletme tanımı yoktur. Ülkemizde ayrı kurum ve kuruluşlar tarafından farklı Küçük ve Orta Ölçekli işletme tanımı yapılmıştır. Ülkemizde en çok kullanılan KOBĐ tanımlarından biri KOSGEB Tanımıdır, 3624 sayılı 12/4/1990 tarihinde resmi gazetede yayınlanan Küçük ve Orta Ölçekli Sanayi Geliştirme ve Destekleme Đdaresi Başkanlığı Kurulması Hakkındaki kanunun 2. maddesinde 1-50 arası isçi çalıştıran sanayi işletmeleri Küçük Sanayi Đşletmeleri, arası isçi çalıştıran sanayi işletmeleri Orta Ölçekli Sanayi Đşletmeleri olarak tanımlanmıştır. Aynı kanunun 3. maddesinde ise 2. maddede tanımı yapılan işletmelerin büyüklük ve mahiyetlerini günün ekonomik ve sosyal şartlarına göre Bakanlar Kurulu değiştirmeye yetkili kılınmıştır( 15 Nisan 2010). KOBĐ lere hizmet veren kurum ve kuruluşların kendi mevzuat ve amaçlarına yönelik tanımlamalar yaptıkları görülmektedir. Özellikle ülkemizde, KOBĐ lerin sorunlarının tepiti ve çözüm olanaklarının üretilmesi noktasında üzerinde görüş birliği sağlanmış bir tanımın gerekliliği de açıktır Küçük ve Orta Ölçekli Đşletmelerin Ekonomideki, Yeri ve Önemi Günümüzün değişen koşullarına ve yeniliklerine hızla uyma yeteneğine sahip olan KOBĐ ler toplumun girişimci potansiyelinin ortaya çıkarılmasında önemli roller üstlenmektedirler. KOBĐ ler bulundukları ülkenin ekonomik hayatında milli gelire, istihdama, verimliliğe, girişimci yetiştirmeye katkılarından ve rekabet yaratıcı özelliklerinden dolayı önem taşırlar[1]. Diğer taraftan 21. yüzyılın değişen koşullarına ekonomik gelişmiş ülkeler seviyesine çıkmanın en etkin yöntemlerden birisi yeni ve yaratıcı fikirleri teşvik etmek ve bu fikirleri uygulayabilmeye koyabilmekte mümkündür. Değişim ve gelişim esnekliğine sahip olan, toplumun hemen tüm kesimlerini kapsayan, coğrafi olarak ülkenin her yanına yayılmış bulunan ve toplam işletme sayısının %99 unu oluşturan KOBĐ ler bu fonksiyon için uygun araçlardan biri olarak görülmektedir[2]. KOBĐ ler ülkemizde olduğu gibi diğer ülkelerde de ekonomik hayatta önemli paya sahiptir. KOBĐ ler büyük işletmelere oranla daha fazla emek yoğun bir üretim tekniğine sahip işletmelerdir. Bu bakımdan yeni kurulan bir KOBĐ yeni iş imkânlarının yanı sıra, işsizliğin azalmasında ekonomiye katkı sağlamaktadır. Özellikle geri kalmış yörelerde yapılan KOBĐ uygulamaları işsizliğin önlenmesinde önemli rol oynayabilir. KOBĐ lerin ekonomiye katkılarının yanı sıra sosyal adaletin sağlanması ve gelir dağılımının adil olması açısın dan da etkili oldukları düşünülmektedir. Bu özelliklerinden dolayı KOBĐ ler Türk ekonomisine önemli yararlar sağlamışlardır. 3

4 3.3. Küçük ve Orta Ölçekli Đşletmelerin Karşılaştıkları Sorunlar 1) Genel sorunlar, 2) Üretim ve teknoloji sorunları, 3) Pazarlama sorunları, 4) Finansman sorunları, 5) Muhasebe sorunları, 6) Yönetim sorunları, KOBĐ lerin karşılaştıkları yönetim sorunlarını aşağıdaki gibi özetleyebiliriz: [2] Yönetim ve yönetici sorunları, o Nitelikli personel bulunamaması, o Đşletme sahiplerinin teknik kökenli olması, o Yönetici ve personelin eğitim sorunları, o Uzmanlaşma, o Enformasyon eksikliği, o Đdari ve teknik danışmanlık ve rehberlik hizmetlerinden yararlanamama, o Örgüt ve örgütlenme sorunları. 4. YÖNETĐM BĐLGĐ SĐSTEMLERĐ Bugünün yöneticiliği, işlenecek bilgilerin miktar bakımından artması ve nitelik bakımından çoğaldıkça gittikçe zorlaşmaktadır [4]. Bu nedenle örgüt çevreden aldığı verileri işleyerek bilgi haline getirdikten sonra yöneticilere sunan ve istedikleri bilgiyi kullanabilmeleri ve gerekli araçları sağlamak için bir sisteme ihtiyaç vardır. Bu işlevleri yerine getirecek sistem de yönetim bilgi sistemleridir. Yönetim bilgi sistemi; bir örgütün yönetiminde kullanılan bilgilerin işlenmesini ve iletilmesini sağlayan bir sistemdir[5]. Kuşkusuz işletme yöneticilerinin bilgi ve bilgiyi elde etmeye bakış açıları işletmedeki alt bilgi sistemlerinin sayısını ve niteliğini etkileyecektir. Küçük ve Orta Büyüklükteki Đşletmelerde şu alt bilgi sistemlerinden söz edilir. [7] 1 Üretim bilgi sistemi 2 Pazarlama bilgi sistemi 3 Personel bilgi sistemi 4 Finans bilgi sistemi 5 Muhasebe bilgi sistemi 4

5 4.1. Üretim Bilgi Sistemi Üretim bilgi sistemi işletmede üretim esnasında meydana gelen bilgi yanlışlıklarının düzenlenmesini sağlayan bir bilgi sistemidir. Üretim bilgi sistemi de diğer bilgi sistemleri gibi gerek duyulan birçok bilgiyi muhasebe bilgi sistemlerinden sağlar. Örneğin stok, maliyet ve sipariş ile ilgili bilgiler maliyet muhasebesi bilgi sisteminden temin edilir. Ayrıca üretimle ilgili olan üretim maliyetleri, üretim kontrol işlemleri ve satın almalar ile ilgili bilgiler de muhasebe bilgi sisteminden yararlanılan bilgilerdir Pazarlama Bilgi Sistemi Pazarlama bilgi sistemleri teknolojiden yararlanarak firmaya bilgi girişi sağlamaktadır. Günümüzde pazarlama anlayışındaki değişimler işletmelerin bilgiye olan ihtiyaçlarını artırmaktadır. Dolayısıyla işletmelerin etkin bir pazarlama bilgi sistemine sahip olmaları gerekmektedir. Bu yeni bilgi ihtiyacını giderme de muhasebe bilgi sistemlerinden yararlanarak çözüme ulaşılacaktır. Pazarlama bilgi sisteminin başarısı, sisteme giren bilgilerin karar alıcı konumunda olan yöneticiler tarafından algılama ve uygulamadaki doğru kullanımına bağlı olmaktadır. Bir işletmede pazarlama bilgi sisteminin amaçlarını şu başlıklar altında toplamak mümkündür. o Karar verme sürecine destek sağlama, o Planlama sürecini yapısal hale getirme, o Mevcut bilginin etkin kullanıma, o Yeni bilgi ihtiyacını belirleme, o Đletişim ortamı sağlama, o Öğrenen bir çevre yaratma Personel Bilgi Sistemi Personel bilgi sistemi, işletmede çalışan kişilere ilişkin ücret ödemeleri, iş tahsisleri, iş eğitimleri, işe alma, işçi işveren ilişkileri gibi bilgileri sağlamaya yönelik bir yönetim alt bilgi sistemidir. Bu sistemde yönetici işletme içinden ve dışından bilgiler ile planlama yapar, çalışanların potansiyelini artırmaya yönelik çalışmalarını kontrol eder. Çoğu bilgi sisteminde olduğu gibi personel bilgi sisteminde de muhasebe bilgi sisteminden yararlanılır. Ücretler, kesinti, vergiler ve tazminatlar muhasebe bilgi sisteminden alınan bilgilere örnek olarak verilebilir Finansal Bilgi Sistemi Finansal bilgi sistemi, işletmenin gereksinim duyduğu parasal kaynakları tedarik eden, bu kaynakların en uygun işletme varlıklarına yatırılmasını sağlayan, bunların kontrol ve denetimini izleyen bir bilgi sistemimidir[8]. 5

6 Finansal bilgi sisteminde; kaynakların etkili ve verimli şekilde kullanımı, denetime paralel olarak nakit yönetimi, sermayenin bütçelenmesi gibi işlemlerin yapılmasında muhasebe bilgi sistemleri büyük rol oynar Muhasebe Bilgi Sistemi. Muhasebeyi ölçme, değerlendirme ve iletişim niteliğini taşıyan; 1 Đşletme için finansal sonuçlar doğuran olay ve işlemlere ait verileri parasal tutarlar ve gereğinde diğer sayısal veriler halinde toplayan, 2 Bu verileri işletme ile ilgili olan belli başlı çıkar gruplarının ihtiyaç ve amaçlarını göz önünde bulundurarak kayıt, sınıflandırma ve analiz yoluyla işleyen, 3 Elde ettiği sonuçları, çoğunluğu dönemsel olarak düzenlenen özetleyici raporlar halinde ilgililere sunan, sistematik bir bilgi sağlama düzeni olarak tanımlayabiliriz. Yukarıda yapılan muhasebenin tanımında da, muhasebenin bir sistem olduğu açıkça görülmektedir. Günümüzde işletmelerin yoğun bir rekabet ortamında faaliyette bulunmaları ve bilgi teknolojilerindeki gelişmeler gibi değişimler işletmelerde yeni yönetim anlayışlarına ve yaklaşımlarına neden olmuştur. Bu gelişmeler ışığı altında işletmelerin planlama ve kontrol işlevlerini yerine getirmek için duydukları bilgi gereksinimi artmıştır. Yönetim bilgi sistemleri içerisinde en eski ve gelişmiş olanı muhasebe bilgi sistemidir. Muhasebe bilgi sistemini işletmelerdeki fonksiyon ve faaliyetleri kontrol etmek ve geleceği planlamak, ayrıca yönetimin sorumluluğunu yerine getirmek için sağlıklı bilgiler üreten bir sistem olarak tanımlayabiliriz. Muhasebe bilgi sistemi de yönetim bilgi sisteminin alt sistemi şeklindedir ve iki sistem sürekli etkileşim içindedir. Muhasebe bilgi sistemi, yüzyıllardır çift taraflı kayıtla sorumluluk ve karlılık muhasebesini de kapsayacak genişliktedir. Özellikle bilgisayar ortamında yürütülen muhasebe bilgi sistemi, bilanço ve gelir tablosu gibi önemli finansal tabloları işletmenin tarihi yapısı boyunca gerçekleşen fon akısı, finansal yapısı ve diğer analitik muhasebe raporlarını hem fiili hem tahmini olarak doğru, hızlı ve zamanında sunabilmektedir[1]. Muhasebe bilgi sistemi, bir tür dağıtım sistemi olarak kabul edilebilir. Sistemde ön görülen unsurlar üç tanedir; birinci unsur, işletme organizasyonunun yasal raporlama düzeninin gereksinimi olan bilgileri edinmesidir. Đkincisi, güvenilir muhasebe bilgilerini, gereksinimi olanlara temin etmektir. Son unsur ise işletmeleri olası risklerden, muhasebe bilgilerinin işletme içi ya da dışındaki kötüye kullanımlardan korumaktır. 6

7 5. SONUÇ Daha öncede belirttiğimiz gibi muhasebe bilgi sistemi, işletmelerin en eski bilgi sistemi durumundadır. Yönetim bilgi sisteminde yazdığımız sistemlerin başarılı kılınması için muhasebe bilgi sisteminden etkin ve verimli bir şekilde yararlanılarak sağlanabilir. Çünkü işletmeleri başarı ve başarısızlığa götüren etmenler yöneticilerin verdiği kararlar sonucu ortaya çıkmaktadır. O halde yöneticiler işletme faaliyetleri ile ilgili alacakları kararlarda belirsizliği en aza indirmek için sayısal değerlerden yararlanmalıdır. Yöneticilerin ihtiyaç duyduğu bu sayısal bilgiler muhasebe bilgi sistemlerinden sağlanabilir. Muhasebe bilgi sistemi çıktıları durumunda bulunana raporlar bu bilgileri özetleyen tablolardır. Dolayısıyla iyi bir rapor ancak iyi bir muhasebe bilgi sisteminin ürünü olabilir. Muhasebe bilgi siteminde önemli olan yöneticinin ihtiyaç duyduğu bilgileri zamanında, hızlı ve doğru bir şekilde üretip sunuyor olmasıdır. KOBĐ lerde etkin ve verimli bir muhasebe bilgi sisteminin kurulup işletilmesi için, yönetimin muhasebe uygulamalarını açık ve seçik bir dilde muhasebe birimine bildirmesi gerekir. Kırşehir Đli, Kaman ilçesinde yapılan ikili görüşmelerde Đlçede faaliyette buluna KOBĐ lerin muhasebe bilgi sisteminden yararlanmadığı, bilgisayarda hazır bulunan programlar ile işlemlerini sürdükleri sonucuna varılmıştır. Sistemlerin hazır bir şekilde yüklendiği ve sisteme kayıtların doğrudan geçirildiği ikili görüşmeler ile saptanmıştır. Sonuç olarak; işletmelerin başarılı olmaları, dünyadaki gelişmelere ayak uydurabilmeleri, kurumsal olarak yönetilebilmeleri ve üst yönetimin isabetli kararlar alabilmesi ancak etkin bir muhasebe sisteminin varlığı ve muhasebe bilgi sistemince üretilen bilgilerin kullanılmasına bağlıdır. Muhasebe bilgi sistemleri etkin ve verimli olan işletmelerin başarılı olma şansları yüksek olacaktır. 7

8 KAYNAKÇA [1] Acar, Durmuş, Vesile Ömürbek Bilgi Teknolojilerinin Muhasebe Bilgi Sistemi Kullanımı Üzerine Etkisi ve Bir Uygulama; Gıda Sektörü, Muhasebe Finansman Dergisi, Sayı:20, Ekim 2003, s,66. [2] Akgemci, T, KOBĐ lerin Temel Sorunları ve Sağlanan Destekler Ankara: KOSGEB Yayınları, BMS Matbaacılık [3] Dilik, Bedri, Mustafa Duran, Türkiye de Uygulanan KOBĐ Teşvik Politikası ve Uygulama Sonuçlarının Değerlendirilmesi, Hazine Dergisi, Nisan 1998, s,60. [4] Eren, Erol, Đşletmelerde Tamamlaştırılmış Bir Yönetim Bilgi Sisteminin Gerçekleşmesi ve Organizasyonu, Đstanbul Üniversitesi Đşletme Fakültesi Dergisi, Cilt:6, Sayı: 2 Kasım 1977, s,73. [5] Gökçen, H, Yönetim Bilgi Sistemleri Epi Yayıncılık, Ankara, [6] Gökdeniz, Ümit, Đşletmelerde Muhasebe Bilgi Sistemine Yaklaşım, Muhasebe ve Finansman Dergisi, Sayı;27, Temmuz 2005, s,82. [7] Özgen, Hüseyin, Selen Doğan Küçük ve Orta Ölçekli Đşletmelerin Uluslar Arası Pazarlara Açılmada Karşılaştıkları Temel Yönetim Sorunları Dış Ticaret Dergisi, Nisan 1998, http;// ad/dđ DERGĐ/Nisan98/kobi.html. 24 Nisan [8] Sürmeli, F. ve Diğerleri, Muhasebe Bilgi Sistemi. (4.Baskı). Eskişehir: Anadolu Üniversitesi, [9] Şakrak, Münir, Muhasebe Sistemi ve Kontrol, Marmara Üniversitesi Muhasebe Araştırma ve Uygulama Merkezi Muhasebe Dergisi, Sayı;1, Yıl;1, Haziran 1986, s,69. ( 15 Nisan 2010). 8