TBMM Kütüphane ve Arşiv Hizmetleri Başkanlığı Staj Raporu

Transkript

1 TBMM Kütüphane ve Arşiv Hizmetleri Başkanlığı Staj Raporu Ankara Ü. Bilgi ve Belge Yönetimi Temmuz 2014 ismailkrc@gmail.com

2 1 İçindekiler TARİHÇE yılı rakamlarıyla TBMM Kütüphanesi 3 TEŞKİLAT ŞEMASI 4 TBMM KÜTÜPHANESİ HAKKINDA 5 KÜTÜPHANE HAKKINDAKİ GÖZLEMLERİM 7 BİRİMLER VE GÖREVLERİ 8 Kataloglama ve Sınıflama 8 Süreli Yayınlar ve Sağlama Teknik Hizmetler 9 1) Sağlama 9 Satın Alma 9 a) Süreli Yayınlar 9 b) Kitaplar 9 Derleme 10 a) Süreli Yayınlar 10 b) Kitaplar 10 Hediye 10 a) Süreli Yayınlar 10 b) Kitaplar 10 2) İzleme 11 a) Süreli Yayınlar 11 3) Cilde Hazırlama 11 a) Süreli Yayınlar 11 4) Kullanıcı Hizmetleri 11 a) Referans Hizmetleri 12 b) Dergi ve Gazete Okuma Salonları 12 Günlük İşler 12 c) Banko 13 Günlük İşler 13 Dijit al İşlemler 13 Şube Kütüphane 13 Ödünç Verme 13

3 2 Fotokopi 13 Depo ve Ayniyat 14 İdari Büro 14 Mikrofilm Hizmeti 15 Dijit alleştirme çalışmaları 15 Dokümantasyon Hizmetleri 16 Gazete Dokümantasyonu 16 Dergi Dokümantasyonu 17 Tutanak Dokümantasyonu 18 Doküman Kontrolü 18 Kodlama ve Konulandırma 18 Otorite Kütükleri 18 Tarama 18 Diğer Hizmetler 18 ULUSAL VE ULUSLARARASI VERİTABANLARINA ERİŞİM 19 OSMANLICA ÇEVİRİ HİZMETLERİ 19

4 3 Tarihçe Meclis Kütüphanesinin tarihi Osmanlı Parlamentoları olan Meclis-i Ayan ve Meclis-i Mebusan a kadar uzanmaktadır yılında Meclis-i Mebusan İçtüzüğü'nde yapılan bir düzenlemeyle Kütüphane, idari teşkilat içerisinde özel bir komisyona bağlı bir hizmet olarak yer almıştır. 23 Nisan 1920 tarihinde açılan Türkiye Büyük Millet Meclisi nin de hemen ilk döneminde yaptığı hizmetlerden biri de Meclis Kütüphanesini resmen kurmak olmuştur. Dr. Mazhar (Germen) Bey, kütüphanenin kurulması ve bunun için bütçeden ödenek ayrılması hususundaki önergesi ile bu girişimin önderliğini yapmıştır. Önerge 28 Eylül 1920 tarihinde kabul edilmiştir. Konuyla ilgili olarak, beş kişilik Kütüphane Komisyonu oluşturulmasıyla TBMM Kütüphanesi resmen kurulmuştur yılı rakamlarıyla TBMM Kütüphanesi Yayın sayısı (kitap, dergi, gazete): 362 bin cilt e-kitap (elektronik kitap) sayısı: 4 bin 10 cilt e-okuyucu (internet üzerinden bilgi talep eden okuyucu) sayısı: 55 bin 319 Ödünç verilen kitap sayısı: 13 bin 218 cilt Ödünç kitap alan okuyucu sayısı (milletvekili ve personel): 5 bin

5 4 Teşkilat Şeması

6 5 TBMM Kütüphanesi Hakkında TBMM Kütüphane ve Arşiv Hizmetleri Başkanlığı nda 88 personel görev yapıyor. Bizlere öncelikle Uluslararası Kütüphaneler Birliği (IFLA) üyesi olan TBMM Kütüphanesi nin IFLA nın yıllık toplantılarına katılarak gerek koleksiyon yapısı gerekse hizmet kalitesi itibarıyla birçok parlamento kütüphanesinden çok daha iyi olduğu aktarıldı. Milletvekillerinin hem kendileri gelerek hem de danışmanları aracılığıyla kütüphaneden sıkça yararlanıyorlar. TBMM Kütüphanesinin temel amacı, milletvekillerinin yasama, denetim ve temsil görevlerini yerine getirirken ihtiyaç duyabilecekleri bilgi ve belge kaynaklarının sağlanmasıdır. Dolayısıyla öncelikle milletvekillerine ve TBMM personeline hizmet veren kütüphane Meclis dışından kullanıcılara da açık, ancak TBMM kampüsü içerisinde yer aldığı için kütüphaneyi kullanmak isteyenlerin öncelikle Meclis e girebilmeleri gerekiyor. Bir araştırmacı aradığı bilgi veya belgeye sadece TBMM Kütüphanesi nden ulaşabilecekse bunu yazılı olarak bildiriyor, sonrasında ilgili birimlerle temasa geçerek kendisine bir giriş kartı çıkartılıyor. Bu giriş kartı ile 30 gün süreyle kütüphanedeki kaynaklar kullanılabiliyor. Eğer süre yetmezse 30 gün daha uzatılıyor. Dış araştırmacılar ödünç kitap alamıyor, ancak istediği bilgi-belge elektronik ortamda varsa ücreti mukabilinde bir kopyası verilebiliyor. Ayrıca kitapların sınırlı sayıda sayfasının fotokopisi de alınabiliyor. TBMM Kütüphanesine gidildiğinde veya telefon ve elektronik posta yoluyla ulaşıldığında öncelikle Referans (Kullanıcı Hizmetleri) bölümü yardımcı oluyor. Bu bölümde görevli personel, kütüphane ve koleksiyonda yer alan bilgi kaynaklarına ulaşılması ve bunların kullanımı konusunda rehberlik ediyor. Referans bölümünü kütüphanenin vitrini olarak tanımlayabiliriz. Kullanıcılar doğrudan bu bölümdeki personelle iletişime geçerek aradıkları bilgi, belge ve yayınlara ulaşabiliyor. Kütüphane, Derleme Yasası na göre, Türkiye de çıkan bütün yayınların gönderildiği altı kütüphane (Millî Kütüphane, Ankara Adnan Ötüken İl Halk Kütüphanesi, İstanbul Üniversitesi Kütüphanesi, Beyazıt Devlet Kütüphanesi ve İzmir İl Halk Kütüphanesi) arasında yer alıyor. Bu uygulamada TBMM Kütüphanesi açısından bir farklılık söz konusu. Diğer 5 kütüphane gönderilen tüm yayınları koleksiyonuna almak mecburiyetindeyken, TBMM Kütüphanesi kendi mevzuatı çerçevesinde bir seçim yapıyor. Bildiğiniz gibi ülkemizde birçok türde yayın var. Soru bankalarından çocuk kitaplarına kadar çok sayıda yayın bu yasa çerçevesinde kütüphaneye gönderiliyor. Bu yayınlar bir komisyon tarafından değerlendirilerek daha çok siyaset ve hukuk alanlarına dönük olanlar koleksiyona alınıyor, diğerleri ise halk kütüphanelerine verilmek üzere Kültür ve Turizm Bakanlığı na gönderiliyor. Dolayısıyla Derleme Yasası, koleksiyonun birinci

7 6 beslenme kaynağı. İkincisini ise bağışlar oluşturuyor. Çeşitli yayın bağışları yine bir komisyon tarafından değerlendirilerek seçiliyor. Üçüncü olarak da satın alma yoluna başvuruluyor. Bir milletvekilinin yasama konusunda ihtiyaç duyduğu herhangi bir yayın koleksiyonda yoksa satın alma yoluyla temin ediliyor. Yasama faaliyetleri sırasında ihtiyaç duyulan bilgi ve belgeleri çok kısa bir süre içinde karşılayabilecek hizmetleri sunmak amacıyla Türkiye de otomasyon sistemlerini kullanan ilk kütüphane olan TBMM Kütüphanesi; Gazete, dergi ve tutanak dokümantasyon sistemleri, kütüphane tarafından tasarlanmış ve Bilgi İşlem deki yazılımcılar tarafından veri tabanına dönüştürülmüş. Tutanak Dokümantasyon Veri Tabanı internet üzerinden kullanıcılara açık. 1908'den, yani Meclis-i Mebusan ve Meclis-i Ayan döneminden bugüne kadar tüm Genel Kurul tutanakları internetten görülebiliyor. Bu hizmet özellikle Meclis dışındaki araştırmacılara büyük kolaylık sağlıyor. Bu sayede tutanakları incelemek için araştırmacılar kütüphaneye gitmek zorunda kalmıyorlar. Gazete Dokümantasyon Veri Tabanı için 40 a yakın ulusal gazete günlük olarak takip ediliyor. Siyasi, ekonomik, sosyal ve hukuki alanlarda çıkan yazılar, ilgili haberler indeksleniyor. Bu, anahtar kelime indekslemesi olduğu gibi konu başlıkları da içeriyor. Diyelim ki Mavi Marmara başlıklı bir makale yayımlandı. Bu makaleyi isminin yanı sıra içeriğine dönük olarak Türkiye-İsrail ilişkileri başlığı altında da indeksliyoruz. Bu sayede bir araştırmacı iki ülkenin ilişkileri hakkında gazetelerde neler çıktığını incelemek istediğinde Mavi Marmara başlıklı makaleye ulaşabiliyor. Dergi Dokümantasyon Veri Tabanı nda da benzer bir indeksleme yapılıyor. Bir başka önemli hizmet ise mikrofilm bölümü. Bu bölümde Osmanlıca gazeteler de dahil birçok ulusal gazetenin mikrofilm nüshası bulunuyor. TBMM Kütüphanesi ndeki tüm yayınlar da internet üzerinden görülebiliyor. Yayınların iç ve dış kapakları ile önsöz bölümlerine internetten ulaşılabiliyor. Bunun amacı Bir kitabın ismi içeriğini tam olarak yansıtmayabiliyor. Araştırmacı, kitap ismiyle tarama yaptığında her zaman istediği sonuca ulaşamayabiliyor. İç ve dış kapaklar ile önsözü birlikte inceleyen bir araştırmacı ise Tamam, aradığım yayın bu diyerek kitabı depodan talep edebiliyor Okuyucu Hizmetleri Bölümü nde ise, kütüphaneye bizzat gelen, telefon veya elektronik posta yoluyla ulaşan kullanıcıların taleplerini karşılanıyor. Kaynaklara ulaşma ve onların kullanımı konusunda okuyucuya rehberlik ediliyor. Genel Evrak ve Arşiv bölümünde yer alan TBMM Arşivi 26 Nisan 1920 de kurulmuş den sonra görevini Evrak Müdürlüğü olarak devam ettiren arşiv, 1950 de ismi Zat ve Kayıt İşleri Müdürlüğü, 1983 te Genel Evrak ve Arşiv Müdürlüğü olarak değiştirilmiş. 18 Aralık 2011 tarihinden itibaren de Kütüphane ve Arşiv Hizmetleri Başkanlığı adı altında hizmet veriyor.

8 7 Genel evrak bölümünde TBMM Başkanlığı na ve TBMM İdari Teşkilatı Genel Sekreterliği ne hitaben gelen veya bu makamlardan dışarıya gönderilen evraklar kabul ve kayıt ediliyor, ilgili yerlere gönderiliyor. Çeviri hizmetleri bölümünde İstiklal Mahkemeleri, Meclis-i Mebusan ve Meclis-i Ayan evrakı gibi harf devriminden önceki Osmanlıca evrakın çeviri ve tasnifi yapılıyor. Arşiv bölümü ise Meclis-i Mebusan ve Meclis-i Ayan evrakı dahil olmak üzere TBMM de üretilen ve arşivi ilgilendiren bilgi ve belgenin yönetimini sağlamak, saklamak, tasnifini yapmak ve kullanıcıya sunmakla görevli. TBMM nin birinci döneminden 24. döneminin başına kadar oluşmuş olan yasama, denetim ve yönetsel belgelerin sayfa toplamının yaklaşık 25 milyon civarında olduğu tahmin ediliyor. Kütüphane Hakkındaki Gözlemlerim Türkiye de elektronik ortamdaki kütüphanecilik işlemlerine ilk olarak başlama ayrıcalığına sahip olan kütüphanede, ilk olarak kütüphane bünyesinde kurulmuş ancak daha sonra kendi başına bir birim olarak ayrılmış olan Bilgi İşlem Başkanlığı tarafından Oracle veritabanı altyapısıyla dokümantasyon programları (Gazete Dokümantasyonu, Dergi Dokümantasyonu, Tutanak Dokümantasyonu) oluşturulmuş/geliştirilmiş ve şu an hala kullanılmakta. Ancak dermenin sürekli gelişmesi ve mevcut veritabanı yapısının bu gelişime ayak uyduramamasından dolayı programların performansında ve işlevselliklerinde bir takım eksikliklerin olduğu aşikar. Kütüphane ve Arşiv Hizmetleri Başkanlığının geliştirme isteklerinin Bilgi İşlem Başkanlığı tarafından yerine getiril(e)mediği ortadadır. Mevcut depoların sürekli gelişmekte ola dermenin ihtiyaçlarına karşılık veremediği ortada olan kütüphanenin, yeni bir depoya kavuşması için başkanlık tarafında gerekli çalışmalar yürütülüyor ve çok kısa bir zamanda sonuçlanacağı belirtiliyor. Elektronik anlamda E-Kaynaklarını gün geçtikçe yenileyen/çoğaltan kütüphanenin mevcut durumda aşağıda bulunan Elektronik Kaynakları emek ve işlevsellik açısından takdire şayan bir durumda. Atatürk ün Meclis Açılış Konuşmaları Hükümetler ve Programları Başbakanlarımız Siyasi Partiler Milletvekili Genel Seçimleri Oy Dağılımları Gazete Dokümantasyonu Günlük Türkçe Gazeteler Kütüphanecilik Kaynakçaları Elektronik Kitaplar Yasama Organı Üyeleri Dönem 1-24

9 8 Birimler ve Görevleri Kataloglama ve Sınıflama Bibliyografik denetim, bilgi kaynaklarının belirlenmesi, koleksiyona kazandırılması, düzenlenmesi ve bibliyografik kimliklerinin yayımlanarak duyurulması sürecidir. Bu süreçte Kataloglama ve Sınıflama Bölümü, kullanıcıların etkin şekilde erişimlerini sağlamak amacıyla, çeşitli formatlardaki bilgi kaynaklarının belli mesleki standartlar çerçevesinde kataloglama ve sınıflandırma işlemlerinin yapıldığı teknik bir birimdir. Kütüphane koleksiyonuna her yıl ortalama beş ile altı bin arasında Türkçe; bin ile iki bin arasında yabancı dil eser giriş yapılmaktadır.

10 9 Süreli Yayınlar ve Sağlama Teknik Hizmetler Kütüphane koleksiyonunun geliştirilmesinde çok önemli bir rolü bulunan Süreli Yayınlar ve Sağlama Bölümü nün temel işlevi, Parlamentonun yasama, denetim ve temsil çalışmalarına destek olmak amacıyla ilgili konulardaki yayınları belirli ölçütlere göre seçerek alınmasına yönelik teknik işlemleri yürütmektir. Bölüm ayrıca, satın alma dışındaki koleksiyon oluşum yöntemlerinden olan hediye ve derleme yollarıyla gelen yayınlarla ilgili işlemleri de yürütmektedir. 1) Sağlama Satın Alma Satın alma / abonelik işlemlerinin yapılabilmesi için öncelikle Kütüphane Kurulu Kararı gereklidir. Satın alınması ile ilgili kurul kararı bulunmayan yayınlar satın alınamaz. Hangi yıldan kaç adet alınacağı kurul kararında belirtilmektedir. a) Süreli Yayınlar Çeşitli basın organları ve yayıncı kataloglarını izleyerek yayın hayatına yeni başlayacak gazete ve dergileri belirlemek, gazete ve dergilerin koleksiyona uygun olanlarını seçmek ve koleksiyona alınmasını önermek Yönetim tarafından abone olunmasına karar verilen yayınlar için kütüphane Kurulu na sunulmak üzere onay yazılarını hazırlamak Abone olunmasına karar verilen gazete ve dergilerin sipariş ve abonelik işlemlerini yapmak (Günlük gazeteler yerel bayiye, bayide bulunmayan yayınlar yayınevine, yurt dışmdan alınacak yayınlar için aracı kuruma sipariş verilir) Kütüphaneye ve makamlara dağıtılan gazete ve dergilerle ilgili değişiklikleri ve noksanlan dağıtıcı firmalara bildirmek ve geliş durumu ile ilgili fatura bilgisini haftalık olarak göndermek b) Kitaplar Sayın Üyelerin ve Kütüphane Yayın Seçim Kurulu nun satın alınmasını önerdiği kitaplan bibliyografik bilgileri ile listelemek Satm alınmasına karar verilen kitapların satın alma işlemini yapmak (teklif toplama ve sipariş işlemleri) Satın alınan kitapların teslim alınması, faturadaki fiyat bilgisini ve eksiksiz gelip gelmediğini kontrol etmek ve kataloglama bölümüne teslim etmek

11 10 Derleme a) Süreli Yayınlar Derleme yoluyla gelen yayın paketlerini teslim almak Derleme paketlerini açmak ve koleksiyona uygun olanlarını seçmek, yayın hayatına yeni başlayan yayınların bilgisini yönetime sunmak, uygun görülenleri koleksiyona almak Derlemeden çoğunlukla, dergilerin ve kitaplanrın sağlanmasında yararlanılmaktadır. Gazetelerde sadece noksan sayılar olduğunda, sadece noksan sayıyı temin etmek için derlemeden yararlanılır. Derlemeden gelip teslim alınan yayınlan Kütüphaneler ve Yayımlar Genel Müdürlüğü tarafından oluşturulmuş derleme sistemindeki kayıtlardan bulup işaretlemek b) Kitaplar Derleme yoluyla gelen yayın paketlerini teslim almak Derlemeden gelip teslim alman yayınları Kütüphaneler ve Yayımlar Genel Müdürlüğü tarafından oluşturulmuş derleme sistemindeki kayıtlardan bulup işaretlemek Yayın Seçim Kurulu derleme paketlerini açıp ve koleksiyona uygun olanlarını seçtikten sonra, seçilen kitapları kataloglama bölümüne göndermek Derleme yoluyla gelen kitaplar arasından koleksiyona alınan, çeşitli birimler ve kurumlar için ayrılan ve iade edilecek yayınların listesini hazırlamak ve yönetime sunmak Hediye a) Süreli Yayınlar Hediye olarak gönderilen dergilerin sayısını kontrol edip koleksiyondaki noksan sayılan tamamlamak amacıyla kullanmak (kartoteks ve cilt kayıtları) Hediye olarak gelen yayınların (kitap, dergi, gazete) değerlendirilmesiyle ilgili bilgilendirme ve yayın talep yazılarını hazırlamak b) Kitaplar Hediye olarak gönderilen kitaplarla ilgili bibliyografik bilgilerinin yer aldığı bir liste hazırlayıp Yayın Seçim Kurulunun değerlendirmesine sunmak Yayın Seçim Kurulu hazırlanmış olan hediye kitapları değerlendirip ve koleksiyona uygun olanlarını seçtikten ve ilgili listeden işaretledikten sonra seçilen kitapları kataloglama bölümüne göndermek Hediye yoluyla gelen kitaplar arasından koleksiyona alman, çeşitli birimler ve kurumlar için ayrılan ve iade edilecek yayınların listesini hazırlamak ve yönetime sunmak

12 11 2) İzleme a) Süreli Yayınlar Ciltlenmek üzere satın alman günlük gazeteleri izleme formuna işaretlemek ve yerlerine yerleştirmek, varsa noksan sayıları dağıtım firmasından istemek Gelen postayı açmak ve süreli yayınları ayırmak Gazete ve dergilerin düzenli gelip gelmediğini kontrol etmek (dergileri kartoteksteki izleme kartlarına, gazetelerin cilt kopyalarını izleme formuna kayıt) ve gelen dergileri bölüm içerisinde ilgili yerlere (dergi salonu, dolaplar, vb.) teslim etmek, varsa noksan sayıları ilgili kuruluştan istemek Dergi dokümantasyonu bölümüne gönderilen dergileri takip etmek Cilt bütünlüğü sağlanan yayınları belirlemek Abonelik dönemi sona ermek üzere olan yayınları saptamak ve ilgili kuruluşları uyarmak 3) Cilde Hazırlama a) Süreli Yayınlar Cilt bütünlüğü sağlanan dergi ve gazete gruplarını salonlardan almak, cilt büyüklüğüne göre (yıllık, 6 aylık, 2 aylık, aylık vb.) bağlamak ve ilgili otomasyon programına (yayın adı, tarihi, yılı, cilt bilgisi, sayısı vb. bilgileri yazarak) kaydetmek Otomasyon programına kaydedilen yayınların etiketlerini basıp yapıştırmak ve ciltlemeye hazır olarak depoya göndermek Cilde hazır şekilde tutulan yayın gruplarını ciltlemeye götürmek üzere muhtırayı düzenlemek, yayınları matbaaya götürmek ve ciltlenmiş yayınları teslim alıp depoya teslim etmek 4) Kullanıcı Hizmetleri Doğrudan kullanıcı tarafından veya dergi-gazete salonu, referans, ödünç verme, depo bölümleri aracılığıyla iletilen soruları yanıtlamak Geçmişe dönük veya güncel dergi ve gazete araştırmaları için, koleksiyonda yer alan dergi ve gazetelerle ilgili kullanıcılara bilgi vermek ve yayınlara erişebilecekleri ilgili bölümlere yönlendirmek

13 12 a) Referans Hizmetleri Kütüphane kullanıcısına, kütüphane ve koleksiyonda yer alan bilgi kaynaklarının kullanımı konusunda rehberlik ve yönlendirme işlevi olan Referans Bölümü nde; kullanıcıdan gel en istekler doğrultusunda, kurum içi ve dışı bilgi kaynaklarından derlenen dokümanları yorumlayarak okuyucuya sunmak; bilgi notları hazırlamak; genel ve konu bibliyografyaları hazırlamak; çağdaş ve modern referans hizmetleri çerçevesinde, telefon, elektronik posta ve bizzat kullanıcılar tarafından Bölüm de iletilen bilgi taleplerini karşılamak; koleksiyonun yetersiz kalması durumunda mümkün olduğunca istekleri başka bilgi merkezlerinden karşılamak veya ilgili bilgi merkezlerine yönlendirme yapmak gibi referans / danışma hizmeti verilmekte; ayrıca, kütüphane ve sunulan bilgi hizmetleri genel olarak tanıtılmaktır Bunların yanı sıra, Bölüm de, kullanıcıların talepleri doğrultusunda, veritabanlarının sorgulanması ve derlenen dokümanların kullanıcıya sunulmasına yönelik çalışmalar sürdürülmektedir. Salonda genel danışma eserlerinin yanında tutanaklar, kanunlar, tasarılar, Kanun Hükmünde Kararnameler, Resmi Gazete nin tüm sayılarına ulaşılabilmektedir. b) Dergi ve Gazete Okuma Salonları Gazete okuma salonu milletvekillerinin günlük gazete okuma gereksinimlerim karşılamak amacıyla hizmet vermektedir. Salonda yasama çalışmaları sırasında uzayan toplantılar sırasında televizyon haberlerini seyredebilmeleri için bir de televizyon bulunmaktadır. Dergi okuma salonu milletvekillerinin dergi okuma ve dinlenme gereksinimlerini karşılamak amacıyla hizmet vermektedir. Dergi salonunda dergiler ve yabancı gazeteler milletvekillerinin yararlanmasına sunulmaktadır. Günlük İşler Günlük gazeteler miktarları kontrol edilip izleme formuna işlendikten sonra kaşelenerek gazete ve dergi salonundaki yerlerine yerleştirilir. Gazete miktarlarında noksanlar varsa bölüm sorumlusuna veya ilgili kişiye bildirilir. TBMM Genel Kurulu için (çalışma karan olduğunda) ayrıca gazete alınmaktadır. Ge nel Kurul için getirtilen gazeteler; gazete salonuna bırakılmış olan gazeteler iki gruba aynlarak bankoda tutulur ve Genel Kurul un başlama saatine yakın bir zamanda kulislere gönderilir. Gün içinde; getirilen dergiler dergi salonundaki raflara yerleştirilir. Gün içinde; dergi ve gazete fotokopisi vb. milletvekillerinden gelen istekler karşılanır. Mesai bitimine yakın bir zamanda gazete salonundaki gazeteler alfabetik sırada ve her birinden iki adet olmak üzere toplanıp düzenlenir ve referans / okuma salonuna götürülüp dolaplardaki yerlerine yerleştirilir. Her ayın sonunda; referans salonundaki dolaplara yerleştirilmiş olan günlük gazeteler dolaplardaki yerlerinden çıkarılarak düzenli bir şekilde masanın üzerine bırakılır ve takip eden ayın gazeteleri yine günlük olarak bu dolaplara yerleştirilir.

14 13 c) Banko Gazete ve dergi salonlarının girişindeki bankoda danışma görevinde bulunulur ve nöbetçi gelmeden banko terk edilemez. Günlük İşler Sabah mesai başladığında; gazete salonunda bir önceki günün / gazeteleri dolaplarına yerleştirilir (Genel Kurul uzamışsa). Günlük Türkçe gazeteler sayılarak her birinin kaç adet geldiği belirlenir ve not edilir (Not ilgili kişiye ulaştırılarak bilgi verilir). Adetleri belirlenen gazeteler kaşelenerek gazete salonundaki masalara yerleştirilir. Günlük Yabancı dil gazetelerin hangi tarihli sayısının geldiği izleme çizelgesinde işaretlenir ve not edilir (Not bölüm sorumlusuna ulaştırılarak bilgi verilir). Günlük Yabancı dil gazetelerin geliş durumu belirlendikten sonra kaşelenip dergi salonundaki masaya yerleştirilir. Akşam mesai bitimine yakın; gazete salonundaki gazeteler, ekleriyle beraber 2'şer adet toplanır ve dolaba yerleştirilir. Genel Kurul devam ediyorsa 18:00 ve sonrasında gazeteler toplanır ve gazetelerden en az bir kopya masaların üzerinde bırakılır. Dijital İşlemler Kütüphane de yürütülmekte olan dijitalleştirme ve elektronik kütüphane çalışmaları çerçevesinde kurulmuş olan Bölüm de, belli bölümleri dijitalleştirmiş bilgi kaynaklarının düzenlenmesi ve ayrıca, erişim kolaylığı sağlamaya yönelik dosyalama ve arşivleme çalışmaları yürütülmektedir. Şube Kütüphane Halkla ilişkiler binasının hemen yanında yer alan Şube Kütüphane de, Merkez Kütüphane de bulunan ulusal gazeteler ile bazı süreli yayınlardan gerekli sayıda bulundurularak, milletvekilleri ile danışmanlarına daha hızlı hizmet vermek amaçlanmaktadır. Burada, ayrıca, temel sorulara cevap bulunabilecek danışma eserleri de bulunmaktadır. Ödünç Verme Ödünç Verme Bölümü nde, kitap ve süreli yayın deposundan istenilen yayınlara ilişkin bilgilerin depoya gönderilmesi, kullanıcıya sunulması ve ödünç verme işlemleri yerine getirilmektedir. Fotokopi Fotokopi Bölümü nde, kullanıcıların gereksinim duydukları yayınlardan, telif hakları mevzuatı çerçevesinde, fotokopi alabilmelerine yönelik hizmet verilmektedir.

15 14 Depo ve Ayniyat Kapalı raf sistemi uygulanan Kütüphane de, Büyük Okuma Salonu nda bulunan danışma / referans kaynakları dışında kalan ve koleksiyonun çoğunluğunu oluşturan bilgi kaynakları (kitap, dergi, gazete, CD vb.) Büyük Okuma Salonu nun altında bulunan ve 4 kat olan Depo da yer almaktadır. Kullanıcılardan gelen yayın talepleri Ödünç Verme Bölümü ile koordineli olarak Depo ve Ayniyat Bölümü tarafından karşılanmaktadır. İdari Büro Kütüphane ve Arşiv Hizmetleri Başkanlığı' nın tüm sekreterya hizmetlerinin yürütüldüğü bölümde, ayrıca Müdürlüğün kırtasiye vb. gereksinimleri ile her türlü bakım-onarım hizmetleriyle ilgili koordinasyon çalışmaları gerçekleştirilmektedir.

16 15 Mikrofilm Hizmeti Mikrofilm, birincil kaynağın korunması, yıpranmasının engellenmesi ve daha çok kişiye ulaşmasını sağlar. Mikrofilm ortamında bulunan yazma ve nadir eser, gazete vb. bilgi kaynakları geniş bir araştırmacı grubunun kullanımına sunulmaktadır. Mikrofilm ortamında bulunan yazma eser, nadir eser, gazete vb. bilgi kaynaklarının geniş bir araştırmacı grubunun kullanımına sunulduğu Bölüm de, ayrıca Kütüphane nin telif haklarıyla ilgili mevzuata bağlı kalmak koşuluyla- yürüttüğü dijitalleştirme çalışmaları çerçevesinde, koleksiyonda bulunan kitapların ön ve arka kapaklarıyla, içindekiler ve kaynakça sayfalarının sayısallaştırılması çalışması yürütülmektedir. Dijitalleştirme çalışmaları Dijitalleştirme, bilgi kaynağının aslının korunması, yıpranmasının engellenmesi ve daha çok kişiye ulaşmasının yanı sıra bilgiye farklı zamanda ve mekanda ulaşılmasını sağlar. Kütüphane nin -telif haklarıyla ilgili mevzuata bağlı kalmak koşuluyla- yürüttüğü dijitalleştirme çalışmaları çerçevesinde, koleksiyonda bulunan kitapların tam metin veya bir kısım sayfalarının, arşiv belgelerinin tümünün dijitalleştirme çalışmaları yürütülmektedir.

17 16 Dokümantasyon Hizmetleri Kütüphane koleksiyonunda yer alan TBMM Genel Kurul Tutanaklarının, ulusal gazetelerin ve Türkçe içerikli akademik ve popüler dergilerden hizmet politikası doğrultusunda seçilmiş olanların içerik analizleri yapılarak veri tabanı oluşturma işlemleridir. Veri tabanına aktarılan Genel Kurul Tutanaklarına ve ulusal gazetelere tam metin erişim sağlanmaktadır. Gazete Dokümantasyonu Parlamento üyelerini ülkenin gündemi hakkında bilgilendirmek ve yasama faaliyetlerine destek sağlamak amacıyla kurulan; bu amaca yönelik olarak, ulusal yayın yapan Türkçe gazetelerden ilgili haber, röportaj, makale vb. bölümleri indeksleyerek veri tabanına tam metin olarak yerleştiren teknik bir birimdir yılında 5 günlük gazetenin indekslenmesi ile çalışmalara başlayan bölümde, 1997 yılından itibaren yaklaşık 30 gazete indekslenmektedir. Ulusal gazetelerden seçilen haber, röportaj, makale ve köşe yazıları 1997 den günümüze konu yaklaşımlı olarak indekslenmekte ve bunlara yerleşke içinden bilgisayar ortamında tam metin ve imaj olarak erişilebilmektedir. Veri tabanında 36 ulusal gazete ve kayıt bulunmaktadır.

18 17 Dergi Dokümantasyonu TBMM Kütüphanesi nde parlamento üyelerinin yasama çalışmalarını kolaylaştırmak ve bu çerçevede bilginin güncel ve hızlı bir şekilde dolaşımını sağlamak amacıyla kurulan dokümantasyon birimlerinden biridir. Bölüm de, Kütüphane nin yayın seçim kriterlerine uygun olarak uluslararası ilişkiler, hukuk, siyaset, ekonomik, sosyoloji, nüfus, istatistik, kamu yönetimi, vb. konuları kapsayan dergilerden seçilmiş makaleler indekslenerek bir veritabanına dahil edilmekte ve böylece bu dergilerde yer alan bilgilerin Milletvekilleri ile diğer araştırmacıların yararlanmalarına hazır duruma getirilmesine çalışılmaktadır. Türkçe içerikli akademik, bilimsel ve aktüel dergilerden seçilmiş hukuk, uluslararası ilişkiler, ekonomi, sosyoloji, eğitim v.b. konudaki makaleler, 1997 den günümüze konu yaklaşımlı olarak indekslenmekte ve kullanıcıların hizmetine sunulmaktadır. Veri tabanında kayıt bulunmaktadır. Dergi Dokümantasyon Giriş Formu

19 18 Tutanak Dokümantasyonu Türkiye Büyük Millet Meclisi yasama faaliyetlerinin yer aldığı tutanak dergilerinin analiz edilmesi ve indekslenmesi çalışmalarının yürütüldüğü Bölüm de, hazırlanan veritabanı ile kullanıcı isteklerinin zamanında ve en doğru biçimde karşılanması amaçlanmaktadır Tutanak Dokümantasyonu Birimi 1991 yılında faaliyete geçen birimin şu anki kayıt sayısı e ulaşmıştır den günümüze tutanak dergilerinin indekslenme işlemi yapılmıştır den günümüze tüm tutanaklar konu yaklaşımlı olarak indekslenmekte ve bunlara yerleşke içinden bilgisayar ortamında bibliyografik erişim sağlanmaktadır. Veri tabanında kayıt bulunmaktadır. Birimin hizmetleri şu şekilde sıralanabilir: Doküman Kontrolü: Matbaadan ciltlenerek birimimize gelen Tutanak Dergilerindeki bilgilerin veri tabanından kontrol edilerek yeni giriş yada ek giriş yapılması. Kodlama ve Konulandırma: Her yeni doküman için kodlama formunun girilmesi ve içerik analizinin yapılarak uygun konu başlıklarının forma aktarılması. Otorite Kütükleri: Thesaurus çalışması birimimizi ilgilendiren konu çalışmaları ve bu konuların birbirine bağlantılarıyla devam etmektedir. Tarama: 1920 den günümüze tüm tutanakların bilgisayar ortamına aktarılması tamamlanmıştır. Tutanakların dijital ortama aktarımları güncel devam etmektedir. Diğer Hizmetler: Doküman tarama (searching) - Üye bilgilerinde güncelleme - Digital ortama aktarılan kayıtların kontrolü.

20 19 Ulusal ve uluslararası veritabanlarına erişim Özellikle siyaset bilimi, ekonomi, hukuk, uluslararası ilişkiler vb. konularda makale ve gazetelere erişim sağlayan ulusal ve uluslararası veritabanlarına erişilebilmektedir. Osmanlıca Çeviri Hizmetleri Kütüphane arşivinde yer alan Osmanlıca belgelerin günümüz harflerine çevirisi uzman personel tarafından yapılmakta, bu belgeler üzerinde gerekli tasnif ve indeks çalışmaları yürütülmektedir.