Ç NDEK LER PAZARLAMA ETK NL KLER VE HT SAS FUARLARI...7

Transkript

1

2

3 Ç NDEK LER PAZARLAMA ETK NL KLER VE HT SAS FUARLARI htisas Fuarlar n n Pazarlama fllevi Bilgi letiflimi ve htisas Fuarlar Rekabet ve htisas Fuarlar...11 HT SAS FUARLARINA KATILIMIN AMAÇLARI Sergileyenin Kat l m Amaçlar Fuar zleyicisi Aç s ndan Amaçlar...16 FUAR SEÇ M VE KARAR ÖLÇÜTLER 17 BÜTÇE...21 FUAR KATILIMINDA PLANLAMA Zaman Planlamas ve Etkinliklerin Programlanmas Sergilemenin Planlanmas Kat l m Sigorta Fuar Düzenleyicisinden Sa lanacak Hizmetler Fuar Katalo u Nakliye ve Depolama...32 STANDLAR fllevsel Alanlar Stand Türü Stand Konumu Stand Planlamas Stand Mimarisi Stand Donan m Tasar m Grafik Tasar m Teknik Donan m Stand n Kurulmas ve Sökülmesi...43 STAND GÖREVL LER VE STAND ÇALIfiMALARI Stand Personeli Stand Yönetimi Stand Çal flma Düzeni Ziyaretçi Kay tlar Fuar Bitimi Çal flmalar...50 REKLAM VE HALKLA L fik LER Fuar Düzenleyicinin Yürütece i Tan t m ve Bas n liflkileri Kat l mc Firmalar n Tan t m Etkinlikleri Bas n liflkileri...55 FUAR TEMASLARININ ZLENMES Ziyaretçi Kay tlar n n De erlendirilmesi zleme Yöntemi Baflar n n zlenmesi...59

4

5 B R NC BASKININ ÖNSÖZÜ Fuarlar hem ekonominin hem de kültürel geliflmenin bir arac d r. yi düzenlenmifl fuarlar, ülkelerin ekonomik ve teknolojik düzeyini yans t rlar. Eski ça lardan beri düzenlenen ve önceleri daha çok pazar yeri anlam nda olan sergiler endüstri ça yla birlikte geliflmeye ve özellikle de teknolojik geliflmeleri yans tmaya yönelmifltir. Örne in, Frans z ihtilâlinin 100. y ldönümü 1889 Paris Sergisiyle kutlanm fl olup Eyfel Kulesi bu serginin günümüze uzanan arma an d r. Günümüzde hemen her alanda yeni ürünler, yeni teknolojiler karfl m za ç kmaktad r. Küreselleflen dünyada, baflkalar n n neler yapt n görerek ö renmek, bizim yapt klar m z yabanc lara göstererek tan tmak en kestirme yoldan ancak fuarlarla mümkündür. Bu nedenle fuarlar m z her bak mdan, gerçek anlamda uluslararas düzeye getirmek zorunday z. Uluslararas fuar organizasyonlar çok önceden programlanmay, duyurulmay ve büyük haz rl klar gerektirir. Bu program, duyuru ve haz rl klar, fuar düzenleyen kuruluflu ilgilendirdi i gibi, fuara kat lacak olan kurulufllar da ilgilendirir. Bugün, büyük flehirlerimizde, özellikle stanbul da irili ufakl pek çok sergi-fuar organizasyonu gerçeklefltirilmektedir. Bu nedenle bir ihtisas fuar nda yer alacak olan firmalar, amaçlar na ulaflabilmeleri ve yapt klar yat r mlar n bofla gitmemesi için, ilk önce do ru bir seçim yapmak durumundad rlar. Daha sonra ise, en ince ayr nt s na kadar gerçekçi bir program.. Türkiye nin ilk ve en etkili ihtisas fuar olan YAPI fuarlar n 1978 y l ndan bu yana düzenli olarak gerçeklefltirmekte olan Yap -Endüstri Merkezi, Türkiye ekonomisine büyük katk lar sa lad na inand ülkemiz fuarc l n n geliflmesi yönünde yapt öncü çal flmalar na bir yenisini daha ekliyor. Elinizdeki, Bir htisas Fuar na Nas l Kat l rs n z? bafll kl çal flmayla bu alandaki çeyrek yüzy ll k bilgi ve deneyimlerini aktarmay, bir ihtisas fuar nda yer almay düflünen firmalara, fuara kat l m aflamas nda, fuar s ras nda ve sonras nda A dan Z ye neler yapmalar gerekti i konusunda yard mc olmay amaçl yor. Türkiye yi ekonomik yönden yüceltmek çabas n sürdürenlere yararl olmas dile iyle... Yap -Endüstri Merkezi

6

7

8 PAZARLAMA ETK NL KLER VE HT SAS FUARLARI 1. HT SAS FUARLARININ PAZARLAMA filev htisas fuarlar na kat lma karar, firma bünyesinde pazarlamaya iliflkin tüm sorular n yan tlanmas ndan sonra al nabilir. Bu nedenle öncelikle "pazarlama" kavram üzerinde k saca durulmas nda yarar olacakt r. Pazarlama, mevcut ve olas pazarlara yöneltilen tüm firma etkinliklerinin planlama, koordinasyon ve denetimi olarak anlafl labilir. Bu firma etkinlikleri bir yandan müflteri gereksinimlerini uzun dönemde tamamlarken di er yandan da firma amaçlar n yerine getirir. Bunu baflarabilmek için firma tüm pazarlama politikalar n ortaya koymal d r. Pazarlama etkinlikleri; ürünün sunufl plan, fiyat ve pazar koflullar na uyarlanmas ile da t m ve tan t m için gerekli saptamalardan oluflur. Bu araçlar firman n pazarda aktif bir etki göstermesini sa lar. htisas fuarlar na art k yaln zca sat fl n bir arac olarak bak lmamaktad r. Bu fuarlar, ürün yönünden pazarlama çal flmalar n n tüm unsurlar n etkilemifl ve yaln zca sat n alma ifllemlerinin yap ld bir yer olmaktan ç karak, gittikçe büyüyen bir bilgi ve iletiflim platformu olma niteli ini yüklenmifltir. htisas fuarlar nda pazarlama, bilgilendirmek anlam ndad r. Fuar d fl nda hemen hemen hiç bir pazarlama arac firma ve ürünlerinin tan t m yan nda, müflteri ile bizzat ilgilenebilmesi olana n da sunma yetene inde de ildir. Özet sunufla sahip bir gazete-dergi reklam, bir tan t c yaz, bir broflür veya ürün katalo unun aksine, ihtisas fuarlar nda ürünün kendisi dikkatlerin topland nokta olabilmektedir. Bir fuar platformunda ürünün tan t m ile birlikte uygulamas da son kullan c ya gösterilebilmekte, ürüne iliflkin özel bilgiler do rudan uzman kiflilerce verilebilmektedir. htisas fuarlar n n yerini geliflmifl bilgi teknolojileri de alamamaktad r. Aksine geliflen teknolojik süreç içinde, giderek daha çok ürünün aç klanmaya gereksinimi de zaman içinde artm flt r. Farkl ürün ve uygulama seçenekleri al c için de son seçimi zorlaflt rmakta ve tüm seçeneklerin tek bir platformda k yaslanmas n zorunlu k lmaktad r. Teknolojik geliflme ile birlikte, deneyimlerin ve sözlü iletiflimlerin yeri ifl dünyas nda giderek önem kazan rken ulusal ve uluslararas rekabette de baflar stratejisi olarak yak n müflteri iliflkileri en önemli araç haline gelmifltir. 8

9 B R HT SAS FUARINA NASIL KATILIRSINIZ? Birçok pazarlama yöntemi, olas müflterilere yerlerinde ulaflabilmeye dayanmaktad r. htisas fuarlar nda ise potansiyel müflteri kitlesinin kendi istekleri ile ürüne yaklaflmalar, somut soru ve gereksinimleri ile birlikte firma yetkilisi ile karfl laflmalar, ihtisas fuarlar n bir pazarlama arac olarak gören firmalar için, baflka hiçbir medyan n sa layamad bir olanakt r. Yeni bir ürün veya yeni bir örne in pazardaki flans ve kabul edilebilirli i, bir ihtisas fuar nda son derece sa l kl biçimde test edilebilmektedir. Fuar izleyicilerinin tepkileri, pazar araflt rmalar için çok de erli bilgiler oluflturur. htisas fuarlar na kat l m n sundu u bir di er olanak da firman n sürekli müflterileri ile temas kurma f rsat d r. Bir ziyaret için gereken yüksek harcamalar ve süre kayb yerine, ihtisas fuar nda yap lan k sa bir görüflme, günümüz ifl dünyas nda, temaslar yenilemeyi ve ifl iliflkilerinin kuvvetlenmesini sa layabilmektedir. htisas fuarlar na kat l m ço unlukla di er pazarlama araçlar yla bir arada kabul edilmelidir. Örne in, fuara kat l mdaki hedef sürekli müflterilerle temaslar gelifltirmek veya yeni bir ürünü sunmak ise, ilgili kitleyi fuara yöneltecek bir kampanyan n da fuar ile birlikte planlanmas somut verim al nmas için gereklidir. htisas fuarlar nda bir firman n yapabilece i etkinliklerin basit bir analizi, bu pazarlama arac n n genifl çaptaki amaçlar hangi derecede yerine getirebildi ini somut olarak gösterecektir (fiekil 1). 2. B LG LET fi M VE HT SAS FUARLARI htisas fuarlar na kat lan firman n, ürünleri ve kadrosu ile ilk baflta bilgi veren konumunda olmas na karfl n, bafllang çta bilgi toplayan rolündeki fuar izleyicisi de zaman geçtikçe bilgi al flveriflinde aktif bir kat l mc durumuna gelir. Bu durumda da iletiflim ihtisas fuarlar n n ana ifllevi haline gelmektedir. Firmalar iletiflim için reklam, sat fl promosyonlar, sat fl görüflmeleri ve halkla iliflkileri kullan rlar. Bunlara pazar araflt rmalar ve kurum kimli i oluflturulmas da eklenebilir. htisas fuarlar ise uzun dönemde yürütülen tüm bu iletiflim araçlar n n hedeflerini birlefltirici ve tamamlayac bir niteli e sahiptir. Fuar alanlar nda kat l mc firma ile izleyiciler aras nda yo unlaflacak müflteri iliflkileri, o ana kadar verilmifl olan tüm medya reklamlar nda sözü edilen ürünün kendisini gösterme, 9

10 PAZARLAMA ETK NL KLER VE HT SAS FUARLARI HT SAS FUARLARI KATILIMINDA PAZARLAMA POL T KALARI VE PAZAR KOfiULLARI ETK LEfi M LET fi M Halkla liflkiler Reklam Bireysel liflkiler Sat fl yönlendirmesi Pazar araflt rmas Firma maj ÜRÜN Ürün kalitesi Ürün serisi Marka imaj Ürün tasar m HT SAS FUARLARI KATILIMI F YATLANDIRMA Fiyat Kredi ndirimler Ödeme koflullar Hizmetler DA ITIM Sat fl Örgütü Da t m Depolama Nakliye fiekil 1 10

11 B R HT SAS FUARINA NASIL KATILIRSINIZ? uygulamas n aç klama, al c tepkilerini ölçme, ürünün ikame ürünleri karfl s ndaki seçilebilirli ini yüzyüze anlatabilme olanaklar n yaratacakt r. Di er medyalara oranla ihtisas fuarlar n n avantaj, fuarlar n sözü edilen birçok ifllevi ayn anda gerçeklefltirebilme niteli idir. Bu ifllevlerin yan s ra fuarlar kat lan firmalara daha fazla potansiyel müflteriye ulaflma olana da sa layacak, ayr ca var olan müflteri üzerinde de olumlu bir imaj etkisi b rakacakt r. 3. REKABET VE HT SAS FUARLARI Sektördeki rakip firmalar n güçlü ve zay f olduklar noktalar n analizi, ihtisas fuarlar n bir pazarlama arac olarak kullanma kararlar n etkilemektedir. Ayn veya benzer ürün üreten firmalar n yan s ra, ayn üretim yöntemini kullananlar veya ilgili ürünün yerine geçebilecek ikame ürünleri de rakip olarak de erlendirilebilirler. Firma etkinli i ve verimlili ine iliflkin genel kriterlerin de yard m ile rekabet koflullar sa l kl olarak saptanabilecektir; Firma imaj nda rekabet, Firma yeri, fabrika/üretim birimlerinde rekabet, Hizmet alan nda rekabet, Üretim kapasitesinde rekabet, Araflt rma-gelifltirme etkinliklerinde rekabet Da t m a nda rekabet, Kârl l kta rekabet, Geliflme trendlerinde rekabet, Reklam-Tan t m bütçelerinde rekabet gibi pazar koflullar na, ça dafl ifl dünyas nda "pazarlama yöntemlerinde rekabet" olgusu da eklenmifltir. Geliflen üretim teknolojileri ile birlikte firmalar n her alanda verimli ve ekonomik çal flmalar zorunlu olarak kendini kabul ettirirken, do al olarak pazarlama yöntemleri içinde de en verimli ve en fazla fayday sa layacak olanlar tercih edilmektedir. Bu anlamda da ihtisas fuarlar bilinen medyalar içinde firmalara en az zaman, emek ve para harcayarak en uzun süreli iliflkiler sa layan medya olarak kabul edilmektedir. Rekabet aç s ndan bak ld nda, firmalar n pazardaki yerlerini de erlendirirken izlemek zorunda olduklar rakip ürünlerdeki geliflmeleri en yak ndan inceleyebilecekleri hattâ farkl ürünlerin birbirlerini tamamlay c özelliklerini lehlerine kullanabilecekleri bir ortam da yine ihtisas fuarlar nda sa lanmaktad r. 11

12

13

14 HT SAS FUARINA KATILIMIN AMAÇLARI 1. SERG LEYEN N KATILIM AMAÇLARI htisas fuarlar na kat l m konusunda son karar vermeden önce kuruluflun durum analizi ile birlikte orta dönem faaliyet planlamas do rultusunda belirlenmifl amaçlar n irdelenmesi kaç n lmazd r. Afla daki flema, ihtisas fuarlar na kat l m öncesinde analiz edilmesi gereken firma amaçlar n göstermektedir. Firma amaçlar n n sa l kl irdelelenerek fuar kat l m nda bulunulmas durumunda, pazar n durumunu etkileyebilme, yeni da t m ve sat fl kanallar ile iletiflim sa layabilme, ürün imaj n n gelifltirilebilmesi ve etkin bir tan t m kampanyas sa lanabilmesi gibi olanaklar n tümünden yararlan labilecektir. Afla da belirtilmekte olan grupland rmalar, firma amaçlar n n irdelenmesinde yarar sa layacakt r. PAZARLAMA POL T KALARINDA ORTA DÖNEM F RMA AMAÇLARI letiflim Araçlar Fiyat ve Pazar Koflullar na Yönelik Amaçlar Da t m/sat fl Politikalar na Yönelik Amaçlar Ürün & Firma maj Oluflturma Amaçlar Fuara Kat l m Amaçlar fiekil 2 14

15 B R HT SAS FUARINA NASIL KATILIRSINIZ? Fuar Kat l m n n Ön Amaçlar Firman n pazardaki durumunun yeniden saptanmas, Rekabet flans n n de erlendirilmesi, Endüstri dal n n durumu konusunda son bilgilerin yenilenmesi, Karfl l kl deneyim ve teknoloji aktar m, Ortakl k anlaflmalar aranmas, htisas faliyetlerinin gelifltirilmesi, Mevcut pazarda yönlenilecek alanlar n belirlenmesi, Yeni pazarlar yarat lmas, Ürünün genel tan t m n n gerçeklefltirilmesi letiflim Amaçlar Bireysel iliflkilerin gelifltirilmesi Yeni müflteri gruplar ile ilk temas n sa lanmas, Kurum kimli inin sa lamlaflt r lmas, Müflteri analizinin yap labilmesi, Bas n iliflkilerinin sa lamlaflt r lmas, Müflteri gereksinimlerinin ö renilmesi, Mevcut ifl ba lant lar n n gelifltirilmesi, Yeni pazar verilerinin toplanmas, Pazar Koflullar na Yönelik Amaçlar Rekabetteki avantajlar n müflteriye iletilmesi, Özel sat fl koflullar n n pazara kabul ettirilebilmesi, Ürün/Marka maj Oluflturma Amaçlar Ürünün hacmi ve niteli inin pazara kabulünü s namak Yeni ürünlerin tan t lmas, Ürün tan t m n n pazardaki baflar s n gözlemlemek, Mevcut ürünlerdeki yenilik veya avantajlar iletmek, Ürünün ikame olanaklar n geniflletmek. 15

16 HT SAS FUARINA KATILIMIN AMAÇLARI 2. FUAR ZLEY C S AÇISINDAN AMAÇLAR Profesyonel fuar ziyaretçisinin önde gelen amaçlar, ihtisas fuar na kat lan firmay strateji planlamas nda yönlendirir. Fuar izleyicilerinin ihtisas fuar n ziyaret ederken tafl makta oldu u amaçlar afla daki gibi s ralanabilir: lgili uzmanl k alan nda pazar hakk nda genel bilgi sahibi olmak, Ürün seçeneklerinin karfl laflt rmas n yapmak, Yeni ürün ve uygulamalar görmek Belirli çözüm aray fllar nda bulunmak, Teknolojik geliflmeleri izlemek, fl yapmakta oldu u kurulufllar n sunufl yöntemlerini gözlemek ve kurum imajlar n yeniden gözden geçirmek, fl iliflkisi kurmak veya gelifltirmek, Siparifl için seçim yapmak, Fuar n yan etkinliklerine kat lmak. 16

17

18 FUAR SEÇ M ve KARAR ÖLÇÜTLER htisas fuarlar n etkin bir pazarlama arac olarak kullanabilmek için sa l kl bir seçim yapmak gerekmektedir. Bölge seçimi, hedef grup seçimi, fuar düzenleyen kuruluflun seçimi gibi konular n sa l kl bir çal flma sonunda belirlenmesi uzun vadeli pazar amaçlar için de kaç n lmazd r. Uygun ihtisas fuar seçiminde son karara var l rken pek çok standard n gözden geçirilmesi gerekecektir. Pazarlama yöntem analizi kapsam nda, belirlenmifl firma amaçlar n n da yard m ile, amaçlar do rultusunda olmayan fuarlar n ilk elde elenmesi olanakl d r. Belirli bir bölgeye sat fl veya d flsat m gibi co rafi bir hedef seçilmifl ise, ürüne uygun bir bölgesel fuar seçilmelidir. E er ürünler ço u durumda oldu u gibi belirli bir hedef gruba sat l yorsa, hangi fuarlar n bu hedef grubuna yönelik oldu u bulunmalad r. Pek çok ürün çeflidi için, uygun ihtisas fuar analizinde basamak basamak eleme ifllemi en uygun fuara ulaflmada sa l kl yöntemdir. Birden çok fuar n son seçime kalabildi i durumlarda, iki fuara da kat lmak veya ek ölçütler, standardlar aramak gerekecektir. Seçme ifllemlerinden sonra ilgili fuar n bir ziyaretçi gözü ile de düflünülmesi yararl d r. Ziyaretçinin düflünülen fuarda nas l bir mesleki tatmin sa layabildi i, o fuara kat l m karar nda etkili olurken, ziyaretçi gözü ile de erlendirilecek fuar n çeflitli etkileri de firman n fuara kat l m fleklini (alan büyüklü ü, stand tipi, ürün sunufl biçimi) belirleyecektir. Fuar seçimi ile birlikte fuarda di er ürün seçeneklerinin de bulunup bulunmad, ilgili firmalar n kat l m biçimleri ve fuarda uygulayacaklar etkinliklerin de araflt r lmas sa l kl bir fuar kat l m için yararl olacakt r. Kat l nmas düflünülen fuar n seçimi öncesinde yap lmas gereken, ilgili fuar ve di er fuar seçeneklerini mutlaka daha önceden gezmek olmal d r. Böyle bir araflt rma için harcanan zaman ve maliyet, yanl fl verilmifl bir karar ile kat l nm fl fuar maliyetinden kesinlikle daha az olacakt r. Fuar n kapsam incelenirken dikkat edilmesi gereken nokta, ürünün kesinlikle fuar n aç klam fl oldu u isim listesinde yer alm fl olmas d r. K saca belirtilen aç klamalar n ba l oldu u dört ana ölçüt öne ç kmaktad r. 1. Firman n faaliyet amaçlar ihtisas fuar n n konusuna uymakta m d r? 2. Firman n ürün grubu fuar n aç klam fl oldu u listede yer almakta m d r? 18

19 B R HT SAS FUARINA NASIL KATILIRSINIZ? 3. Fuar ziyaretçisi içinde firman n mevcut tüketici grubu bulunmakta m d r? 4. Potansiyel müflteri grubuna bu fuarda ulaflma olana var m d r? Sergileyen firma aç s ndan ihtisas fuar, genelde sektörün, özelde ise ilgili ürün grubunun genel bir resmini sunabilmeli, daha önemlisi ilgili ürünlerin önde gelen firmalar n kapsamal d r. Fuar n sunmakta oldu u firma ve ürün kapsam ne kadar güçlü ise, bu ziyaretçiler için de o kadar çekici olacakt r. Bu ise fuarda mevcut tüketici gruplar n n yan s ra potansiyel müflterilerin de bulunmas olana n yaratacakt r. Fuar organizasyonu içinde sektörel yan etkinliklerin de bulunmas (kongre, sergi, mesleki oda ve birliklerin kat l m ) fuar sektörün güçlü bir platformu haline getirecek ve genifl ziyaretçi gruplar n bu etkinli e yönlendirecektir. Sonuç olarak fuar seçiminde yan tlanmas gereken sorular ve araflt rmalar afla daki konulara yönledirilmelidir: 1. Firman n orta vade pazarlama amaçlar nedir? 2. Hangi müflteri gruplar ve pazarlama yöntemleri bu amaçlarda yer almaktad r? 3. Hangi ihtisas fuarlar ilgili sektöre yönlenmifltir? 4. Hangi fuarlarda firman n ürün grubu ve ikame ürünleri yo undur? 5. Düflünülen fuarlar n ziyaretçi profilleri nas ld r? 6. Fuarda hangi yan etkinlikler bulunmaktad r? 7. Fuar düzenleyicisinin sektör içindeki yeri nedir? 8. Fuar düzenleyicisinin önceki fuar deneyimi ve birikimi nedir? 9. Fuar organizasyonu, kat l mc firmaya hangi hizmetleri sunacakt r? 10. Fuar organizasyonunun ziyaretçiye yönelik çal flmalar nelerdir? 19

20

21

22 BÜTÇE Fuar kat l m haz rl klar kapsaml bir bütçe çal flmas yap lmadan tamamlanm fl say lmaz. Bir ihtisas fuar na ilk kez kat l m sözkonusu ise, tüm fuar masraflar n n tahmininde güçlüklerle karfl lafl lmas do ald r. Bu nedenle fuar bütçesinin haz rlanabilmesi için ayr nt lar ile tüm fuar gider kalemleri üzerinde çal flmak gerekecektir. Fuar n getirece i kazançlar n de erlendirilebilmesi için ise, sektörün özelli ine göre fuar n kapanmas ndan itibaren 6 ay - 1 y l içindeki getirilerin hangilerinin fuardan kaynaklanm fl oldu u incelenmelidir. Temel olarak bir ihtisas fuar kat l m nda firman n karfl laflaca ana gider gruplar flunlard r: Fuar düzenleyicisine ödenen kat l m bedeli/stand kiras, Sergilenecek malzeme için yap lacak giderler, Stand yap m giderleri Reklam, halkla iliflkiler ve sat fl kampanya giderleri, Personel giderleri Belirtilen harcamalar n miktar ve oranlar do al olarak her sektör için ve her ürün grubu veya firma için amaçlar do rultusunda farkl l klar gösterebilecektir. Fuar Düzenleyicisine Ödenecek Kat l m Bedeli htisas fuarlar nda kat l m bedeli/stand kiras metrekare baz nda saptan r. Ve stand tiplerine göre de ifliklik gösterebilir. Bununla birlikte kat l m için en küçük stand boyutu fuar düzenleyicisi taraf ndan aç klan r. Belirlenmifl olan en küçük ölçekten bafllayarak, firma sergileme gereksinimlerine göre stand alan n büyütme olana na sahiptir. Bu durumda talep edilecek stand alan (m2) ile birim kat l m bedeli çarp larak fuar düzenleyicisine ödenecek stand kiras belirlenir. Fuar düzenleyicisinin hizmet standardlar na göre kat l m bedellerinde afla daki konularda farkl l klar görülebilecektir: Kat l m bedeli/stand kiras, tüm stand konstrüksiyonunun (iç düzenleme hariç) fuar düzenleyicisi veya kat l mc kurulufl taraf ndan uygulanmas na göre farkl rakamlar olabilir. Kat l m bedeli/stand kiras n n kapsad standard hizmetler çeflitli fuarlarda farkl olabilir (elektrik giderleri, stand malzemeleri, iletiflim hizmetleri). Bu hizmetlerin bir bölümü stand kiras na dahil iken bir bölümü de ek bedeller ile sa lanabilecektir. 22

23 B R HT SAS FUARINA NASIL KATILIRSINIZ? Sergilenecek Malzemeler çin Yap lacak Giderler Bu konudaki en önemli harcama standda sergilenecek ürün örneklerinin, uygulama biçimlerinin, prototiplerin sergilemeye haz r hale getirilebilmesi, bir anlamda üretilebilmesi için yap lacak giderlerdir. Sergilenecek ürünlerin nakliyesi ve kurma-sökme giderleri de fuar bütçesinde önemli kalemleri oluflturabilecektir. Sürekli fuar kat l mlar düflünüldü ünde, sergilenen ürün ve prototiplerin birden çok fuarda kullan labilmeye olanakl biçimde üretilmesi uzun vadeli fuar kat l mlar nda firmaya maliyet avantaj sa layacakt r. Stand Yap m Giderleri Stand kiras n n kat l m bedeli ile birlikte genel konstrüksiyonu da kapsamas durumunda, fuar düzenleyicisi, kat l mc firmaya talep edilen ölçekteki stand zemin, ay r c panolar, tavan ayd nlatma ve elektrik hatt ile birlikte sunacakt r. Bu durumda kat l mc firma yaln zca stand n iç dekorasyonu için tasar m ve uygulama çal flmas yapacakt r. Stand kiras n n yaln zca kat l m bedelinden oluflmas, bir di er anlamda stand konstrüksiyonunun fuar düzenleyicisinden istenmemesi durumunda, kat l mc firmaya yaln zca stand alan ve elektrik hatt tahsis edilir. Bu durumda stand n genel konstrüksiyonu da (zemin, tavan, paneller, ayd nlatma projesi) kat l mc kurulufl taraf ndan üstlenilmifl olmaktad r. Stand konstürksiyonu ve dekorasyonunun fuara kat l m amaçlar na uygun olarak yap lmas ve tasar m nda firma ile sergilenen ürün imajlar n olabildi ince ve iyi bir görsel etkinlikle ön plana ç karacak biçimde düflünülmesi yarar sa layacakt r. Stand yap m giderleri, stand malzemelerinin fuar düzenleyicisinden sa lanmas veya firman n kendi olanaklar ile oluflturulmas (iç bünyede veya bir reklam ajans /içmimar ile) durumuna göre farkl olabilecektir. Kat l mc firmalar n özgün tasarlanm fl konstrüksiyon ve stand dekorasyonlar ile yapt klar sunufllar ço u kez fuar düzenleyicisinin tahsis edece i standard stand sistemlerinden daha iyi bir etki yaratmaktad r. 23

24 BÜTÇE Reklam, Halkla liflkiler ve Sat fl Kampanya Giderleri Fuar kat l m n destekleyen tüm tan t m etkinlerinin fuar öncesi haz rl k döneminde özenle planlamas ve bütçelendirilmesi gerekecektir. Düflünülebilecek tan t m giderleri aras nda reklam/ilan harcamalar, ziyaretçiler için broflür harcamalar, standda kullan lacak tüm görsel malzemelerin bedeli, davetiye ve çeflitli amaçlar için haz rlanacak duyurular n bas m, gönderimi ve bunlara ek olarak fuar süresi içinde ziyaretçi ve konuklar için yap lacak tüm ikram giderleri fuar n halkla iliflkiler bütçesinde de erlendirilmelidir. Personel Giderleri Bütçe çal flmas n n son aflamas nda, görevlendirilecek personelin haz rl k ve organizasyon aflamalar ndaki iflgücü maliyetlerini dikkate almak gerekir. Personel ücretlerinin yan s ra fuar için yap lan tüm seyahat harcamalar, konaklama, günlük gereksinmeler, ulafl m giderleri ve stand hizmetleri için istihdam edilecek ek personelin de ücretleri fuar kat l m n n genel personel giderlerini oluflturacakt r. Fuara Kat l m Maliyet Tablosu Yandaki liste giderler hakk nda ayr nt l bir döküm örne i vermek amac yla haz rlanm fl olup tüm harcamalar n bu liste ile s n rl olmayaca, firmalar n kendi koflullar ile eklemeler yapabilecekleri düflünülmelidir. 24

25 B R HT SAS FUARINA NASIL KATILIRSINIZ? FUAR G DERLER FUAR DÜZENLEY C S NE ÖDENECEK G DERLER Kat l m Bedeli/Stand Kiras Fuar Katalo u Kat l m Bedeli (ilan) Ekstra stand malzemeleri bedeli SERG LEME VE STAND YAPIM G DERLER Ürün/prototip haz rlama maliyeti Nakliye giderleri Depolama giderleri Gümrük/sigorta giderleri STAND G DERLER Stand tasar m ücreti Stand uygulama ücreti Stand malzemesi bedeli flçilik ve nakliye harcamalar Stand donan m - Hal - Mobilya - Ayd nlatma - Büro makinalar - Video, TV - Görsel malzeme letiflim harcamalar (tel/faks) Enerji harcamalar (elektrik, su) Stand güvenlik harcamalar Stand temizlik hizmeti REKLAM, HALKLA L fik LER, PROMOSYON G DERLER Çeflitli postalama giderleri Davetiye bas m giderleri Bas l materyal (broflür, dosya vb.) Reklam giderleri Promosyon malzemeleri yap m giderleri Kokteyl vb. etkinlikler kram giderleri PERSONEL G DERLER Personel ücret ve harc rahlar Ulafl m giderleri Konaklama giderleri Genel seyahat giderleri Stand giyim harcamalar Stand görevlileri ücreti TOPLAM FUAR KATILIM MAL YET 25

26

27

28 FUAR KATILIMINDA PLANLAMA 1. ZAMAN PLANLAMASI VE ETK NL KLER N PROGRAMLANMASI htisas fuarlar na kat l m n gerektirdi i tüm haz rl klar için yeterli zaman ayr lmas ve sürecin iyi planlanm fl olmas, amaca uygun bir fuar kat l m için zorunludur. Bu durumda organizasyonda herhangi bir aksaman n do mamas için gereken haz rl k süresinin iyi düflünülerek aflamalar n belirlenmesi gerekecektir. Zaman planlamas yap l rken, önceden belirlenmifl ve fuar düzenleyicisi taraf ndan aç klanm fl olan fuar program na iliflkin tarihler temel al narak yap lacak bir çal flma program tüm ifllerle ilgili ekiplerin çal flma periyodlar n kapsayacakt r. Fuar kat l m için yap lacak bir çal flma program nda fuar seçimi, kat l m flekli, bütçelendirme, kadro saptama, görevlendirme, reklam-promosyon plan ve uygulamas, halkla iliflkiler etkinlikleri, stand tasar m ve uygulamas, sergilenecek ürünlerin haz rlanmas, gerekli tüm araflt rma ve gelifltirme çal flmalar gibi konular için tüm planlamas için bitirilme sürelerinin s ras na göre programa yerlifltirilirler. Böyle bir çal flmada, ihtisas fuar na kat l mdan en fazla yarar sa layacabilecek tüm gerekli çal flmalar kapsaml olarak planlanmal ve görevli kiflilerin çal flma alanlar olabildi ince net belirlenmelidir. 2. SERG LEMEN N PLANLANMASI Sergilenecek ürünlerin saptanmas ve sergi program, pazarlama etkinlikleri ve fuar kat l m amaçlar na uygun olarak yap l r. Standda sergilenecek olan ürünlerin en yeni teknik, estetik ve kullan m standard nda olmalar gereklidir. htisas fuarlar zaten bilinen ve pazarda doyum noktas na ulafl lan ürünlerin sergilendi i bir pazarlama kanal de ildir. Yeni gelifltirilmifl olan ürünlerin sunufl biçiminde ise uygulamaya yönelik bir sergileme yöntemi seçilmelidir. Ürünler, gerçeklefltirilmifl olan reklam kampanyalar nda vurgulanan özellikleri tafl mal ve bu özellikler standda bir kez daha uygulamal olarak anlat lmal d r. Sergi program n n yap lmas aflamas nda flu sorular n yan tlanmas gerekecektir: Tüm ürün serisinin sergilenmesi gerekli midir? Hangi ürün tipi pazarda veya reklam kampanyalar nda gündemdedir? 28

29 B R HT SAS FUARINA NASIL KATILIRSINIZ? Sergilenmesi kaç n lmaz olan ürünler hangileridir? Ürünlerde hangi nitelikler ön planda vurgulanmal d r? Yeni gelifltirilmifl ve rakiplerden daha iyi olan ürünler hangileridir? Hangi ürünler fuar ziyaretçilerinin ve hedeflenen gruplar n gereksinimlerine uygundur? Fuar için özel modeller üretilmeli midir? Ürün ile birlikte hangi konular pano, yaz, video vb. yollar ile vurgulanmal d r? Ürünlerin uygulamal gösterimi hangi yöntem ile yap lacakt r? Belirlenen sergileme biçimi ve uygulamalar için ne büyüklükte ve nitelikte bir stand alan gerekecektir? 3. KATILIM htisas fuarlar nda stand alanlar n n genellikte 6-12 ay önceden rezervasyonlar n n bafllat lmas nedeniyle Türkiye koflullar nda fuar tarihinden 6-12 ay öncesinde stand seçiminin yap larak sergileme için ay rt lmas yararl olacakt r. Kat l m için baflvuru s ras nda stand alan da belirtilece i için, sergilenecek ürünlerin neler olaca ve taslak stand tasar m n n önceden belirlenmifl olmas gerekecektir. Fuara kat lacak olan firma fuar düzenleyicisinden afla daki bilgi ve dokümanlar alacakt r: Fuar n tan t m Fuara kat l m koflullar Sergi alan n n plan Hizmet formlar Kay t/baflvuru formlar Fuar program Kay t s ras nda fuar düzenleyecisine verilmesi gereken bilgiler flunlard r: Stand alan (m 2 ) Stand n kapal alan veya aç k alanda olmas seçimi Stand boyutlar Stand türü (cephe say s ) 29

30 FUAR KATILIMINDA PLANLAMA Fuar plan üzerinde tercih edilen alanlar Stand konstrüksiyonunun fuar düzenleyicisinden istenip istenmedi i Stand n enerji (kwh), su ve bas nçl hava gereksinimi Stand için istenilebilecek ek donan m Sergilenecek ürünler hakk nda bilgi Fuar katalo u için fuar düzenleyicisinin isteyece i bilgiler Belirtilen aflamalar n geçilmesinden sonra firman n fuara kat l m teyidi, fuar düzenleyicisinin ise firmaya stand tahsisi teyidi olan kat l m sözleflmesi haz rlan r. Sözleflme fuar düzenleyicisi taraf ndan haz rlanarak karfl l kl olarak imzalanacakt r. Bir fuar kat l m sözleflmesinde, fuara kat l m flekli, stand kiras, ödeme koflullar, fuar program, stand konumunun plan ve karfl l kl yükümlülüklere iliflkin ayr nt l bilgiler bulunmal d r. Sözleflmenin teknik k sm, stand n kurulup sökülmesine iliflkin süre ve koflullar, stand tasar m ve uygulamas na iliflkin kurallar, kullan labilecek malzeme türleri veya yasaklanm fl bulunan uygulama biçimleri, stand konstrüksiyonu için tan nan en fazla ölçüler (yükseklik vb.) zemine yüklenebilecek en fazla a rl k miktar, güvenlik kurallar, sorumluluklar ve sigorta ile ilgili ayr nt lar da sa l kl bir fuar kat l m sözleflmesinde mutlaka bulunmas gerek konulard r. Sözleflme yap ld ktan sonra fuar kat l m ndan vazgeçilmesi halinde kat l mc n n ödeyece i bedel, iptal tarihine ba l olarak de iflir. Fuar n bafllang ç tarihine çok yak n vazgeçme durumunda stand kiras n n tümünün ödenmesi gerekebilir. 4. S GORTA Stand malzemeleri ve sergilenecek ürünler için sigorta yapt r lmas kat l mc firmalar n öncelikle dikkat etmeleri gereken bir konudur. Fuar kat l m n n nakliye ve sergileme s ras nda ürün üzerinde bir çok riski bulundu undan özellikle önemli ürünler için kat l mc n n sigorta yapt rmas yararl d r. Bununla birlikte fuar standardlar aç s ndan, fuar düzenleyicisinin de fuar n aç l fl ve kapan fl tarihleri aras nda gerekli güvenlik önlemlerini alm fl olmas aranmal d r. Fuara kat lan firman n yapt raca sigorta, sergilenecek ürünün firmadan ayr lmas ndan itibaren geçecek nakliye, stand kurulmas, sergi, stand sökülmesi ve fuar bitiminde firma deposuna nakliyesi sürelerindeki riskleri kapsamal d r. 30

31 B R HT SAS FUARINA NASIL KATILIRSINIZ? 5. FUAR DÜZENLEY C S NDEN SA LANAB LECEK H ZMETLER Fuara kat lmakta olan firmalar fuar düzenleyicisinden teknik ve organizasyona iliflkin çeflitli hizmetler sa layabilmektedirler. Fuara kat l m sözleflmesi ile tahsisi teyid edilen standa iliflkin olarak fuar düzenleyicisi taraf ndan verilebilecek olan tüm standart ve ek hizmetler fuar kat l mc s n n talep ve seçimine sunulur. Bu hizmetlerden yararlanabilmek için fuar kat l mc s n n istenen formu doldurarak fuar düzenleyicisine bildirilmesi gerekecektir. Fuar düzenleyicisi bu hizmetlerden bir k sm n bedelsiz, bir k sm n ise ek bedel ile sa layacakt r. An lan hizmetlerden bir bölümü afla da belirtilmektedir: Stand konstrüksiyonunun kurulmas, Dekorasyona iliflkin stand malzemelerinin sa lanmas, Stand ayd nlatmas na iliflkin özel talepler, Tafl ma hizmetleri, Depolama hizmetleri, Konaklama rezervasyonu hizmetleri, Stand temizlik hizmetleri, Tesisat hizmetleri (elektrik, su, bas nçl hava), letiflim olanaklar (telefon, faks), Geçici eleman hizmetleri, kram hizmetleri, Sigorta ve güvenlik Fuar n haz rl k dönemi ile fuar süresi içinde her fuar için farkl hizmetlerin de sunulmas olas d r. Stand görevlilerine verilecek olan serbest girifl kartlar belirtilen hizmetler paketi içindedir. 6. FUAR KATALO U Fuar katalo u, fuara kat lmakta olan tüm kurulufllar ile ürün ve hizmetlerinin belli bir sistem ile tan t mlar n n yer ald, fuar ziyaretçilerine da t m yap lan bir yay nd r. Katalo u yay nlayan fuar düzenleyicisi, amaca uygunluk aç s ndan, katalo u fuar n bafllang c ndan 1-2 hafta önceden ilgililere gönderece inden, katalo a bilgi gönderme tarihlerine özenle uymak gerekecektir. Sa l kl bir fuar katalo u öncelikle kat l mc kurulufllar n alfabetik dizinini, her firma için ayr lacak bölümlerde firma ürün ve hizmetlerinin dökümünü, 31