BÜLENT ECEVİT ÜNİVERSİTESİ UYGULAMALI BİLİMLER YÜKSEKOKULU Hurda Yoluyla Malzeme Çıkış Süreci İş Akış Şeması (Taşınır Kayıt Kontrol Birimi)

Transkript

1 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSKOKULU urda Yoluyla Malzeme Çıkış Süreci İş Akış Şeması URDA YOLUYLA MALZM ÇIKIŞ İŞLMİNİ urdaya ayrılacak malzemeleri değerlendirmek üzere arcama Yetkilisi tarafından uzmanlık alanına göre en az üç kişiden oluşan bir komisyon kurulur. urdaya ayrılacak malzemelerin listesi yapılarak değerlendirilmek üzere komisyona sunulur. Komisyon listede sunulan malzemeleri ilgili mevzuata göre inceleyerek hazırlayacağı kayıttan düşme teklif ve onay tutanağını arcama Yetkilisi/Üst Yönetici onayına sunar. Tutanak arcama Yetkilisi tarafından onaylandı mı? urdaya ayrılması uygun bulunmayan malzemeler kayıtlarda bırakılır. Kayıtlı değeri Bakanlıkça belirlenecek tutara kadar olan taşınırlar harcama yetkilisinin, belirlenen tutarı aşanlar ise üst yöneticinin onayı alınarak TİF (urda Çıkış) düzenlenerek kayıtlardan düşülür. Tüm işlemler sonucu evrakların birer sureti dosyalanır. İŞLM SONU

2 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSKOKULU Satın Alma Yoluyla Taşınır Alım Süreci İş Akış Şeması SATIN ALMA YOLUYLA TAŞINIR ALIMLARI İŞLMİNİ Satınalma birimince alımı yapılan tüketim ve dayanıklı taşınır "Taşınır Geçici Alındı Fişi" ile teslim alınır. Taşınır Mal ve Kayıt Kontrol Yetkilisi tarafından ambara alınan malzeme "malzeme muayene ve uygunluk belgesi" düzenlenerek muayene kabul komisyonunun onayına sunulur. Muayene kabul komisyonu tarafından taşınırın uygunluğu onaylandı mı? Malzeme firmaya iade edilir. Alımı yapılan malzeme dayınklı taşınır mı? Satın alınan dayanıklı taşınır için taşınır işlem fişi düzenlenir, sicil numarası verilerek depo girişi yapılır, iki nüshası ödeme için ilgili birime verilir. Satın alınan tüketim malzemesi için kod listesindeki hesap kodları itibari ile taşınır işlem fişi düzenlenerek iki nüshası ilgili birime verilir. Ambara alınan taşınır, birimlerin dayanıklı taşınır ihtiyaçlarına göre hazırladıkları taşınır istek belgesi karşılığı, zimmet fişi düzenlenerek teslim edilir. Alımı yapılan malzeme, giriş kayıtları yapıldıktan sonra birimlerin ihtiyaçlarına göre tüketim çıkış fişi düzenlenerek teslim edilir. Tüm işlemler sonucu evrakların birer sureti dosyalanır. İŞLM SONU

3 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSKOKULU Sayım ve Devir İşlemleri Süreci İş Akış Şeması SAYIM V DVİR İŞLMLRİ SÜRCİNİ arcama Yetkilisince kendisinin veya görevlendireceği bir kişinin başkanlığında Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisinin de bulunduğu en az üç kişiden oluşan Sayım Kurulu Oluşturulur. Sayım Kurulu öncelikle ambarlardaki taşınırları fiilen sayarak bulunan miktarları Sayım Tutanağına kaydeder. Ambar sayımından sonra ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırlar Dayanıklı Taşınır Listeleri ve bunların verilme sırasında düzenlenen Zimmet Fişleri esas alınarak sayılır ve sayım sonuçları Sayım Tutanağında gösterilir. Sayımda bulunan miktarlar ile kayıtlı miktarlar arasında fark var mı? Sayım bir kez daha tekrarlanır. Noksan olduğununu tespit edilmesi halinde "Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağı" ve "Taşınır İşlem Fişi"; fazla olduğunun tespit edilmesi halinde ise "Taşınır İşlem Fişi" düzenlenerek, kayıtların sayım sonuçlarıyla uygunluğu sağlanır. Yine farklı çıkarsa bu miktar "fazla" veya "noksan" sütununa kaydedilir. Düzenlenen giriş ve çıkış belgelerinin bir örneği, kayıtların yapılması için Strateji Geliştirme Dairesi Başkanlığı'na gönderilir. Kayıtların uygunluğu sağlandıktan sonra Sayım Kurulu tarafından Taşınır Sayım ve Döküm Cetveli düzenlenir. Bu cetvel ve eki sayım tutanağı ielg iriş ve çıkış belgeleri, taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin yıl osnu hesabını oluşturur. Tüm işlemler sonucu evrakların birer sureti dosyalanır. İŞLM SONU

4 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSKOKULU Taşınır Yönetim esabı İşlemleri Süreci İş Akış Şeması TAŞINIR YÖNTİM SABI İŞLM SÜRCİNİ Sayım Kurulu tarafından onaylanan Taşınır Sayım ve Döküm Cetveline göre üç nüsha arcama Birimi Taşınır Yönetim esabı Cetveli düzenlenir. Bünyesinde kütüphane materyalleri bulunan idareler ilgili cetveli ayrıca düzenlerler. Düzenlenen cetveller arcama Yetkilisinin onayına sunulur. arcama Yetkilisi tarafından onaylandı mı? Muhasebe Yetkilisince uygunluğu onaylandı mı? Taşınır Sayım ve Döküm Cetveline uygunluğu kontrol edilerek muhasebe yetkilisine gönderilir. Muhasebe Yetkilisince uygunluğu onaylanan cetveller arcama Yetkilisine geri gönderilir. Onaylanmış cetvellerin bir nüshası, Sayıştayca belirlenecek sürelerde, yıl sonu sayım tutanağı, sayım ve döküm cetveli ve yıl sonu itibariyle en son düzenlenen Taşınır İşlem Fişinin sıra numarasını gösterir tutanak ile birlikte muhasebe birimine, bir nüshası mali yılı takip eden ay sonuna kadar taşınır konsolide görevlisine gönderilir. Cetvellerin birer nüshası harcama biriminde muhafaza edilir. Tüm işlemler sonucu evrakların birer sureti dosyalanır. İŞLM SONU

5 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSKOKULU Zimmet Verme İşlemleri Süreci İş Akış Şeması ZİMMT VRM İŞLM SÜRCİNİ Birimlerden gelen Taşınır İstek Belgeleri alınarak incelenir. İstenen taşınırlar depo mevcutlarında yeterli miktarda var mı? Zimmet Fişi (Verme) düzenlenerek talep karşılanır. Talebin karşılanamadığı ilgili birime bildirilir. Zimmetle verilen taşınıra ait barkotlama işlemi yapılarak Demirbaş Listesi azırlanıp ilgiliye teslim edilir. Tüm işlemler sonucu evrakların birer sureti dosyalanır. İŞLM SONU

6 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSKOKULU Zimmetten Düşme İşlemleri İş Akış Şeması ZİMMTTN DÜŞM İŞLM SÜRCİNİ Birimlerden gelen iade talepleri incelenerek teslim alınacak malzeme kontrol edilir. Malzeme eksik veya arızalı olarak mı teslim edilmek isteniyor? Teknik Komisyon kurularak taşınırın eksikliği veya arızasının kişisel kusurdan kaynaklanıp kaynaklanmadığı hususunda rapor istenir. Zimmet Fişi (Düşme) düzenlenerek ilgiliye imzalatılıp malzeme ambar kayıtlarına alınır. Kusur kişisel kaynaklı mı? Rayiç bedeli tespit edilmek üzere Değer Tespit Komisyonuna sevk edilir. Malzemenin değeri, tespit edilen rayiç bedel üzerinden ilgiliden tahsil edilmek üzere "Kamu Zararlarının Tahsiline İlişkin Usul ve saslar akkındaki Yönetmelik" hükümleri uygulanır. İŞLM SONU Tüm işlemler sonucu evrakların birer sureti dosyalanır.

7 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSKOKULU Devir Yoluyla Malzeme Çıkış Süreci İş Akış Şeması DVİR YOLUYLA MALZM ÇIKIŞ İŞLMİNİ İhtiyacı olan kurum/birimlerden gelen talepler arcama Yetkilisi tarafından değerlendirilir. Talep kabul edildi mi? Talebin kabul edilmediği yazı ile ilgili birime bildirilir. Malzemenin çıkışına ait Taşınır İşlem Fişi (Devir Çıkış) malzemeyi talep eden kurum/birime malzeme ile birlikte imza için gönderilir. Malzemeyi teslim alan kurum/birim tarafından imzalanan Taşınır İşlem Fişi (Devir Çıkış) düzenlenen Taşınır İşlem Firişi (Devir Giriş) ile birlikte malzemeyi teslim eden kurum/birime gönderilir. Devir çıkış yoluyla teslim edilen taşınırlar kayıtlardan düşülerek TİF'lerin birer sureti Konsolide Yetkilisine gönderilir. Tüm işlemler sonucu evrakların birer dosyalanır. İŞLM SONU

8 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSKOKULU Devir Yoluyla Malzeme Girişi Süreci İş Akış Şeması DVİR YOLUYLA MALZM GİRİŞ İŞLMİNİ Malzemenin alınacağı kurum/birime Taşınır İstek Belgesi Gönderilir. İstek kabul edildi mi? Devir Yoluyla Alım işleminden vazgeçilir. Malzemeyi verecek olan kurum/birim tarafından düzenlenen Taşınır İşlem Fişi (Devir Çıkış) malzeme ile birlikte imza için birimimize gönderilir. Malzeme teslim alındıktan sonra, malzeme ile birlikte gönderilen Taşınır İşlem Fişi (Devir Çıkış) imzalanıp düzenlenen Taşınır İşlem Fişi (Devir Giriş) ile birlikte malzemeyi teslim eden kurum/birime gönderilir. Devir Giriş Yoluyla teslim alınan taşınır gruplarına göre kayda alınır. Tüm işlemler sonucu evrakların birer sureti dosyalanır. 10 gün içerisinde taşınır devrine ilişkin işlem fişi muhasebe birimine gönderilir. İŞLM SONU

9 BÜLNT CVİT ÜNİVRSİTSİ UYGULAMALI BİLİMLR YÜKSKOKULU ibe Yoluyla Malzeme Giriş Süreci İş Akış Şeması İB YOLUYLA MALZM GİRİŞ İŞLMİNİ ibe olarak alınacak malzemelerin listesi Rektör veya arcama Yetkilisinin onayına sunulur. ibe olarak alınacak malzemeyi incelemek üzere arcama Yetkilisi tarafından bir komisyon oluşturularak malzemenin yerinde incelenmesi sağlanır. Komisyon tarafından hazırlanan rapor Rektör veya arcama Yetkilisine sunulur. Rektör veya arcama Yetkilisi tarafından onaylandı mı? ibe alımından vazgeçildiği ilgili birim/kuruma bildirilir. Taşınır İşlem Fişi (Bağış Giriş) düzenlenerek malzeme depoya alınır. Ambara alınan taşınır isteğe göre ilgili birimlere zimmetle teslim edilir. Tüm işlemler sonucu evrakların birer sureti dosyalanır. İŞLM SONU