Web Tabanlı Çok Merkezli Çalışma Sistemi

Transkript

1 Web Tabanlı Çok Merkezli Çalışma Sistemi

2 İçindekiler Önsöz... 3 Bilimsel Danışma Kurulu Üyeleri... 5 Web Tabanlı Çok Merkezli Çalışma Sistemi Protokolü... 7 Proje Öneri Dilekçesi Örneği FAVOR for Pediatric Endocrinology Proje Öneri Formu İdari İzin Örneği Taahhütname Örneği Bilimsel Danışma Kurulu Proje Değerlendirme Formu Bilimsel Danışma Kurulu Proje Değerlendirme Raporu

3 Önsöz Günümüzde bilgiyi üretmek, paylaşmak ve yaygınlaştırmak her zamankinden daha fazla işbirliği, eşgüdüm ve organizasyon gerektiriyor. Bir merkezde, sadece o merkezin vakaları ile yapılacak çalışmaların uluslararası düzeyde kabul görmesi çok zorlaşmıştır. Daha yüksek kalitede çalışmalar yapabilmek, bunlarda yeterli sayıda vakaya ulaşabilmek ve istenilen genellenebilirliği sağlamak için çok merkezli çalışmalar planlamak ve uygulamak neredeyse zorunlu hale gelmiştir. Çok merkezli çalışmaların yapılması ihtiyaç ile birlikte, bilişim teknolojilerindeki gelişmeler ve internet kullanımıyla eşzamanlı ve eşgüdümlü çalışma olanağı nedeniyle kolaylaşmıştır. Bilişim teknolojileri bir çalışma sistematiği olmasa da iyi kullanılması halinde çok güçlü çalışmaların yapılmasına aracılık edebilecek, çok önemli bir gereç haline gelmiştir. Çocuk Endokrinolojisi Derneği nin ana hedefi, alanında önemli bilimsel çalışmalara öncülük yaparak, gerekli destek ve danışmanlık vermektir. Bu amaçla yıllardır üyelerimize, proje ve burs desteği ile yayın ve çalışma ödülleri vererek önemli başarılar elde edilmiştir. Bu gelişim süreci işbirliğimizi, derneğe olan güveni artırarak birlikte daha büyük çalışmalar yapma aşamasına getirmiştir. Yapılan inceleme ve çalışmalar sonucunda internet tabanlı, çok merkezli çalışma alt yapısı olan FAVOR Web Kayıt Sistemi altında bir Çocuk Endokrinolojisi kategorisi oluşturulmuş ve çalıştırılmaya başlanmıştır. Bu sistem ile yapılması önerilen çalışmaların değerlendirilmesi için Çalışma Gruplarımızın Başkanlarından oluşan Bilimsel Danışma Kurulu oluşturuldu. İlerleyen dönemlerde Bilimsel Danışma Kurulu na diğer arkadaşlarımızın da katılımı sağlanacaktır. İnternet tabanlı araştırma sistemimiz, faaliyete başlaması ile birlikte araştırma gruplarımızda yeni bir enerji getirmiş, aramızdaki sinerjiyi yükseklere çıkaran bir etki göstermiştir. Yapılan ön çalışmalar ile birçok meslektaşımız sisteme kayıt olmuş, vaka kaydetmiş, işleyiş hakkında bilgilenmiştir. Bu etkinlikler ürünlerini de vermeye başlamıştır. Sistemin, uzun erimli, hedef odaklı yürütülebilmesi, adil ve bilimsel bir yönetim yapılabilmesi, herkesi kapsayabilmesi başlangıçta iyi planlanması ve organizasyonu ile mümkündür. İyi 3

4 tasarlanmış, yeterince tartışılmış, katılımcılığı öne çıkaran kurallar hem kişilere yol gösterecek, hem de ileride karşılaşılabilecek sorunları en az düzeye indirecektir. Çocuk Endokrinolojisi Derneği nin FAVOR for Pediatric Endocrinology başlığı ile çalışmalarına başlayan, internet tabanlı kayıt sisteminin işleyiş kuralları, proje başvuru prosedürleri, değerlendirme kriterleri, formlar gibi gerekli dokümanlarını bu kitapçıkta toplayıp sizlerin kullanımına sunmayı istedik. Bu kitapçıktaki dokümanlara index.php adresinden de ulaşmanız mümkündür. Hep birlikte güzel çalışmalar yapacağımıza ve bilime önemli katkılar sağlayan yayınlara imza atacağımıza inanıyorum. Prof.Dr. Peyami CİNAZ (Chair) FAVOR for Pediatric Endocrinology 4

5 Bilimsel Danışma Kurulu Üyeleri Doç. Dr. Cengizhan AÇIKEL Gülhane Askeri Tıp Akademisi FAVOR for Pediatric Endocrinology Epidemiyoloji Danışmanı Prof. Dr. Ayşehan AKINCI İnönü Üniversitesi Tıp Fakültesi Obezite Çalışma Grubu Başkanı Prof. Dr. Merih Berberoğlu Ankara Üniversitesi Tıp Fakültesi Cinsel Farklılaşma Bozukluğu Çalışma Grubu Başkanı Prof. Dr. Abdullah Bereket Marmara Üniversitesi Tıp Fakültesi Ergenlik Çalışma Grubu Başkanı Prof. Dr. Atilla Büyükgebiz Bilgi Üniversitesi Tıp Fakültesi Turner Sendromu Çalışma Grubu Başkanı Prof. Dr. Peyami Cinaz Gazi Üniversitesi Tıp Fakültesi FAVOR for Pediatric Endocrinology Başkanı Prof. Dr. Feyza Darendeliler İstanbul Üniversitesi İstanbul Tıp Fakültesi Boy Kısalığı ve Büyüme Hormonu Çalışma Grubu Başkanı Prof. Dr. Oya Ercan İstanbul Üniversitesi Cerrahpaşa Tıp Fakültesi Endokrin Bozucular Çalışma Grubu Başkanı Prof. Dr. Betül Ersoy Celal Bayar Üniversitesi Tıp Fakültesi Hirşutizm ve Endokrin Hipertansiyon Çalışma Grubu Başkanı Prof. Dr. Şükrü Hatun 5

6 Kocaeli Üniversitesi Tıp Fakültesi Diyabet Çalışma Grubu Başkanı Prof. Dr. Selim Kurtoğlu Erciyes Üniversitesi Tıp Fakültesi Tiroid Çalışma Grubu Başkanı Prof. Dr. Behzat Özkan İstanbul Medeniyet Üniversitesi Tıp Fakültesi Kemik Sağlığı Çalışma Grubu Başkanı Prof. Dr. Nurçin Saka İstanbul Üniversitesi İstanbul Tıp Fakültesi Konjenital Adrenal Hiperplazi Çalışma Grubu Başkanı Doç. Dr. Ediz Yeşilkaya Gülhane Askeri Tıp Akademisi FAVOR for Pediatric Endocrinology Bilimsel Direktörü *İsimler, alfabetik olarak sıralanmıştır. 6

7 Web Tabanlı Çok Merkezli Çalışma Sistemi Protokolü FAVOR for Pediatric Endocrinology Web Tabanlı Çok Merkezli Çalışma Sistemi nde proje oluşturma, yürütme ve verilerin toplanması ile makalenin yazılması ile ilgili hususlar aşağıda sunulmuştur. Proje ile İlgili Hususlar 1. Pediyatrik Endokrinoloji alanında web tabanlı çalışma sistemininde proje gerçekleştirmek isteyen araştırmacılar, FAVOR for Pediatric Endocrinology kategorisini kullanabilirler. 2. Bir projenin FAVOR for Pediatric Endocrinology üzerinde yürütülebilmesi için, projenin Etik Kurul Onayı ile alınması gereken diğer izinlerinin (İdari Amir veya Eğitim Sorumlusu veya Bilim Dalı Başkanı) alınmış ve maddi kaynağının temin edilmiş olması gereklidir. 3. Projenin FAVOR for Pediatric Endocrinology Bilimsel Danışma Kurulu nda değerlendirilmesi için araştırmacılar, Proje Öneri Dilekçesi (Ek-1), Proje Öneri Formunu (Ek- 2) ve Veri Toplama Formunu hazırlayarak Bilimsel Danışma Kurulu na web sitesi üzerinden ( adresindeki Offer Project formu doldurularak) gönderir. 4. Bilimsel Danışma Kurulu, projeleri Proje Değerlendirme Formuna (Ek-3) göre ve en geç 45 günlük bir süre içinde değerlendirir. Bilimsel Danışma Kurulunun üçte ikisinin onayını alan proje, FAVOR for Pediatric Endocrinology kategorisinde yapılır. 5. Veri Toplama Formunun elektronik formata dönüştürülmesini ve diğer dokümanlarla birlikte sisteme entegre edilmesini kategori editörü sağlar. Veri Toplama Formunun elektronik formata dönüştürülmesi için yapılacak harcamalar proje bütçesinden karşılanır. 6. Sisteme entegre edilen projeler, Çocuk Endokrinolojisi ve Diyabet Derneği üyelerine duyurulur. 7. Çocuk Endokrinolojisi ve Diyabet Derneği üyelerinden projeye katılmak isteyenler, sistem üzerinden giriş yapa- 7

8 rak bu taleplerini iletebilirler. Ayrıca Bilimsel Danışma Kurulu nun onayı ile proje yürütücüsü, Çocuk Endokrinolojisi ve Diyabet Derneği üyesi olmayan araştırmacıların da projeye katılımını talep edebilir. 8. Proje yürütücüsü, projeye katılım taleplerini değerlendirerek (Hasta potansiyeli ve gerekli diğer özellikleri göz önüne alınarak) Bilimsel Danışma Kurulunun onayı ile projede çalışmasını onaylar veya reddeder. 9. Katılımcı araştırmacılar, vaka verilerini, sisteme kendi FAVOR for Pediatric Endocrinology hesapları üzerinden giriş yaparak kaydederler. Her katılımcı araştırmacı, sadece kendi olgularının verisini görebilir. Girdikleri verilerin doğruluğu ve güvenilirliğini sağlamak kişisel sorumluluğundadır. 10. Katılımcı araştırmacılar, veri girişini araştırma takvimini aksatmayacak şekilde yapmaya ve gerekli prosedürleri tam uygulayarak eksik veri kalmamasına özen gösterirler. 11. Projelerde toplanacak verilerin Microsoft Excel formatına dönüştürülmesini FAVOR for Pediatric Endocrinology kategori editörü yapar. 12. Kategori editörü ve proje yürütücüsü girilen vakaların/ verilerin eksiksiz olduğunu kontrol eder. Veri eksiklerinde veya planlanan sayıda vaka girilmemiş olması durumunda katılımcı araştırmacılar ile görüşür ve tamamlanmasını sağlar. 13. Proje yürütücüsü veri toplama aşaması sonunda, toplanan veriler kendisine teslim edildikten sonraki altı ay içinde çalışmayı yayına hazır hale getirmekten yükümlüdür. Altı ay içinde yazım aşaması tamamlanmaması halinde makale, Bilimsel Danışma Kurulu'nun uygun göreceği kişiler tarafından hazırlanır. 8

9 Makale İle İlgili Hususlar 1. FAVOR for Pediatric Endocrinology kategorisinde yapılan projelerin makaleleri yazılırken, isim sıralamasının adil yapılmasına azami dikkat gösterilir. 2. Makalede isim sırası belirlenirken hipotezin geliştirilmesi ile araştırmanın planlanması, yürütülmesi, yazılmasına ve yayınlanması sürecindeki işlemlere verilen katkılar göz önüne alınır. 3. Makalenin temel isim sıralaması proje oluşturma safhasında belirlenir. Proje yürütücüsü, makaledeki isim sıralaması hakkındaki kuralları, Proje Öneri Formunda belirledikten sonra Bilimsel Danışma Kurulu nun görüş ve onayı ile isim sıralaması kuralları netleştirilir. Makalede isim sıralamasında, isim hakkı elde etme önceliğine göre sıralama yapılır. a. Birinci Öncelikte İsim Hakkı Elde Eden Araştırmacılar: Araştırmanın hipotez, tasarım, projelendirme, yürütme, yazım aşamalarında önemli katkı sağlayanlar bu gruba girer. Proje Öneri Formuna bu araştırmacıların isimleri ve sıralaması yazılır. b. İkinci Öncelikte İsim Hakkı Elde Edenler: Araştırmaya hasta/veri tabanına vaka girişi yapan katılımcı araştırmacılar bu gruba girer. Toplam hasta sayısının yüzde kaçı ile ya da kaç hasta ile katılım sağlandığında isim hakkı doğacağı Proje Öneri Formunda net olarak belirtilir. c. Üçüncü Öncelikte İsim Hakkı Elde Edenler: Projeye veya makaleye isim hakkı oluşturacak kadar katkıda bulunanlar bu gruba girer. d. Proje bittikten sonra proje yürütücü yukarıdaki kriterlere göre isim sıralaması yapar. Ancak gerek duyulursa Bilimsel Danışma Kurulu nun onayı ile makaleye araştırmacı ilave edilebilir. e. Makalede isim hakkı elde edemeyecek kadar hasta sayısı ile çalışmaya katılan katılımcılara Acknowledgement kısmında teşekkür edilir. 4. FAVOR for Pediatric Endocrinology kategorisine Acknowledgement kısmında teşekkür edilir. 5. Proje yürütücüsü, makale yazımı, dergi seçimi gibi konularda katılımcıların görüşlerini alır. 9

10 Proje Öneri Dilekçesi Örneği FAVOR for Pediatric Endocrinology Danışma Kurulu na,. başlıklı proje önerim için aşağıda belirtilen tüm proje teklif kurallarını ve şartlarını sağlamış bulunmaktayım. Proje önerimin değerlendirilerek tarafıma bilgi verilmesini az ederim. Proje Yöneticisi Adı Soyadı İmza Proje Teklifi Kontrol Listesi 1. Çalışma önerim, ulusal ve uluslararası alanda bilime katkı sağlayacak özelliktedir (+) 2. Yeterli literatür incelemesi yapılmıştır (+) 3. Gerekli etik kurul izinleri alınmış ve etik kurul fotokopisi ekte sunulmuştur. Çok merkezli çalışmalarda sadece yürütücü merkezin onam alması yeterlidir (+) 4. Gerekli izinler (İdari ve Akademik) alınmıştır (+) 5. Proje için gerekli hasta sayısına ulaşmak mümkün gözükmektedir. Sayı yeterliliği için istatistik hesapları yapılmıştır (+) 6. Proje için gerekli maddi kaynak temin edilmiştir (+) 7. Proje yürütmedeki iş bölümü belirlenmiştir (+) 8. Proje Öneri Formu yazılmış ve ekte sunulmuştur (+) 9. Çalışmaya katılacak merkezlerin özellikleri belirlenmiştir (+) 10. İsim sıralaması kuralları belirlenmiştir ve Proje Öneri Formu nda yer almaktadır (+) 10

11 FAVOR for Pediatric Endocrinology Proje Öneri Formu Projenin Adı Projenin İngilizce Adı Proje Yürütücüsü Projeye Katılacak Merkezlerde Aranacak Özellikler Yardımcı Araştırmacılar Projenin Gerekçesi/Amacı Uygulanacak Yaklaşım/Yöntemler (Vaka Seçim Kriterleri, Dahil Olma ve Dışlama Kriterleri, Araştırma Hipotezi ve Diğer Tasarım Konuları) (Ek-1: En az iki literatür) Projenin Başlama Zamanı Öngörülen Çalışma Süresi Araştırma Sonlandırma Kriterleri 11

12 Hedeflenen Hasta Sayısı Proje Bütçesi Hakkında Bilgi Onayı Alınan Etik Kurul (Ek-2: Karar Fotokopisi) İdari veya Akademik İzinler (Ek-3: İzin Fotokopileri) Destekleyen Kuruluş Yayında İsim Sıralamasına Ait Açıklama Çalışma Bittikten Sonra Yayın Yazım Süresi Aydınlatılmış Onam Formu (Ek-4: Onam Formu Örneği) Veri Toplama Formu Örneği (Ek-5: Form Örneği) Yazışma Adresi 12

13 İdari İzin Örneği FAVOR for Pediatric Endocrinology Danışma Kurulu na,.. başlıklı projenin yapılmasında herhangi bir sakınca yoktur. Adı Soyadı İmza 13

14 Taahhütname Örneği FAVOR for Pediatric Endocrinology Web Tabanlı Çok Merkezli Çalışma Sisteminde yürütülecek..isimli proje kapsamında, Araştırmanın, alınmış etik kurul ve diğer izinlere uygun yürütüleceğini, Araştırmayı yürütmek üzere izin verilen web tabanlı çalışma sistemine giriş yetkilerinin uygun kullanılacağını, Proje ile ilgili hazırlanan dokümanlar, geliştirilen formlar ve diğer bilimsel materyalin araştırma amacı dışında kullanılmayacağını, kopyalanmayacağını ve dağıtılmayacağını, Verilerin gizliliği ve hasta mahremiyetinin korunması konularında gerekli tüm önlemlerin alınacağını, Gerek hasta verisi toplama, gerekse bilişim alt yapısı kullanma konularında evrensel etik ilkelere ve ulusal mevzuata uyulacağını, Projenin evreleri hakkında veri katılımcı araştırmacılar ve Bilimsel Danışma Kurulunun düzenli olarak bilgilendirileceğini, Proje sonlandıktan sonra verilerin yayın haline getirilmesi için gerekli çalışmaların yapılacağını, Toplanan verinin başka amaçlarla kullanılmayacağını, Projenin yayına dönüştürülmesinde isim sıralaması ve yazarlık haklarının korunması konularına proje önerisinde belirtilen ilkelere riayet edileceğini, Maddi sorumlulukların proje yürütücüleri tarafından yerine getirileceğini, Taahhüt ediyorum. Proje Yürütücüsü Adı Soyadı: 14

15 Bilimsel Danışma Kurulu Proje Değerlendirme Formu Değerlendirmeyi Yapan:. PROJE ADI Çalışma ulusal ve/veya uluslararası alanda bilime katkı sağlayacak niteliktedir. Çalışma özgün bir araştırmadır. Çalışma uygun hipotezlere sahiptir. Çalışma tasarımı uygundur. Yeterli literatür incelemesi yapılmıştır. Gerekli etik kurul izinleri alınmıştır. Gerekli izinler (İdari ve Akademik) alınmıştır. Sayı yeterliliği için istatistik hesapları yapılmıştır. Proje için gerekli hasta sayısına ulaşmak mümkün gözükmektedir. Proje için gerekli maddi kaynak temin edilmiştir. Proje yürütmedeki iş bölümü belirlenmiştir. Proje Öneri Formu yazılarak sunulmuştur. Çalışmaya katılacak merkezlerin özellikleri belirlenmiştir. İsim sıralaması kuralları belirlenmiştir ve Proje Öneri Formunda yer almaktadır. Karar: Söz konusu proje önerisinin FAVOR for Pediatric Endocrinology kategorisinde yürütülmesi uygundur/uygun değildir. 15

16 Bilimsel Danışma Kurulu Proje Değerlendirme Raporu FAVOR for Pediatric Endocrinology önerilmiş. başlıklı proje Bilimsel Danışma Kurulu tarafından değerlendirilmiş, projenin reddinin/kabulünün/düzeltildikten sonra yeniden başvurmasının uygun olduğu kararlaştırılmıştır. Bilimsel Danışma Kurulu Başkanı Adı Soyadı İmza 16