EthicsPoint Hakkında Bildirme Genel Güvenlik ve Gizlilik Konularını Bildirme İpuçları ve En İyi Uygulamalar

Transkript

1 EthicsPoint Hakkında Bildirme Genel Güvenlik ve Gizlilik Konularını Bildirme İpuçları ve En İyi Uygulamalar EthicsPoint Hakkında EthicsPoint Nedir? EthicsPoint, Biomet Davranış ve Etik Kuralları ( Kurallar ) ile yürürlükteki kanun ve yönetmeliklerin ihlal edildiği durumlarda yapılması gerekenler ve pozitif bir çalışma ortamı yaratılması konusunda Zimmer Biomet'e destek olmak amacıyla NAVEX Global tarafından oluşturulan ve kurum içinde Uyum İhbar Hattı olarak adlandırılan kapsamlı ve gizli bir olay bildirme aracıdır. Neden EthicsPoint gibi bir sisteme ihtiyacımız var? Ekip Üyelerimizin en önemli varlığımız olduğuna inanıyoruz. Açık iletişim kanalları yaratarak pozitif çalışma ortamını destekleyebilir ve üretkenliği en üst seviyeye çıkarabiliriz. Kanun, halka açık şirketlerin, muhasebe, bağımsız denetim ve iç kontrol suistimallerinin doğrudan denetim komitesine bildirilebilmesini sağlayan anonim bir ihbar hattına sahip olmalarını zorunlu kılıyor. Etkin bir ihbar hattı, saygınlık kültürü oluşturma ve etik kararlar alma çabalarımızı önemli ölçüde destekleyecektir. Zimmer İş Yeri Uyarı Programı'na veya Biomet EthicsPoint ihbar hattına bildirdiğim bir endişemi nasıl takip edebilirim? Zimmer İş Yeri Uyarı Programı'na yaptığınız ihbarların mevcut durumunu +1(877) numaralı telefon hattını arayıp İhbar Kimliğini belirterek takip edebilirsiniz. Biomet EthicsPoint ihbar hattına yaptığınız ihbarların mevcut durumunu ise, +1(877) numaralı telefonu arayarak veya internet sitesine giderek İhbar Anahtarı ve Parolasını vererek takip edebilirsiniz.

2 İhbarda Bulunma Hakkında Sorular İnternet veya telefon yoluyla ihbarda bulunabilir miyim? Evet. EthicsPoint'i kullanarak, telefon veya internet aracılığıyla gizli ve anonim bir ihbarda bulunabilirsiniz. Ne tür durumları ihbar etmem gerekiyor? Kurallar dahil olmak üzere Şirket politikalarının, prosedürlerinin, kanunların, yönetmeliklerin ve sektöre özgü kuralların ihlal edildiği tüm durumlar. Şirket çalışanı olmasam da bir endişemi dile getirebilir miyim? Elbette. Zimmer Biomet, sosyal sorumluluk sahibi ve müşteri odaklı bir küresel şirkettir. Şirket ile etkileşimi olan herkesin, endişelerini dile getirmesini istiyoruz. Endişemi EthicsPoint aracılığıyla mı yoksa doğrudan yöneticime veya İnsan Kaynaklarına mı bildirmeliyim? Kuralların veya yerel kanunun ihlal edildiğinden haberdar olur veya şüphelenirseniz bu durumu mutlaka bildirmenizi istiyoruz. Tercihen, endişelerinizi doğrudan yöneticinize veya yönetim ekibinin bir başka üyesine bildirmeniz daha iyi olacaktır. Bununla birlikte, endişenizi bu şekilde gündeme getirme konusunda kendinizi bazen rahat hissetmeyebileceğinizin de elbette farkındayız. Bu tür durumlara karşı da, EthicsPoint ile iş ortaklığı kurduk. Uygunsuz bir durum karşısında tamamen susmaktansa kimliğinizi gizli tutarak durumu bildirmenizi tercih ediyoruz. Uyum İhbar Hattı veya endişenizi dile getirmek hakkında daha fazla bilgi almak isterseniz e-posta adresinden Kurumsal Uyum bölümüyle iletişim kurabilirsiniz. Bildiklerimi neden paylaşmam gerekiyor? Bunun bana faydası ne? Hepimiz olumlu bir ortamda çalışma hakkına sahibiz ve bu hak aynı zamanda etik bir şekilde hareket etme ve uygunsuz bir şeyler fark ettiğimizde durumu yetkili kişilere bildirme sorumluluğunu da beraberinde getiriyor. Bir Zimmer Biomet ekip üyesi olarak, fark ettiğiniz veya haberdar olduğunuz sorunları yerel Kurallarınıza uygun olarak bildirmek zorundasınız. Birlikte işbirliği yaparak, sağlıklı ve üretken bir çalışma ortamı yaratabiliriz. Kurum içi uygunsuz durumlar tüm şirketin varlığını tehlikeye sokabilir. Yönetim gerçekten de bu tür durumları bildirmemi istiyor mu? Kesinlikle istiyoruz. Hatta, bu durumları bildirmenize ihtiyacımız var. Şirkette iyi veya kötü nelerin yaşandığını en iyi siz bilebilirsiniz. İleride büyük bir soruna yol açabilecek bir endişeden ilk siz haberdar olabilirsiniz. Bu tür sorunları bildirmeniz, o sorunların şirketimiz ve toplumumuz üzerinde yaratabileceği olumsuz etkileri en aza indirebilir. Ayrıca, olumlu girdiler sağlanması

3 sorunların belirlenmesine ve doğal olarak kurumsal kültürün ve performansın geliştirilmesine yardımcı olabilir. Yapılan ihbarlar nereye iletiliyor? Bunlara kimler erişebiliyor? Yapılan ihbarlar, olası güvenlik ihlallerinin önlenmesi amacıyla doğrudan EthicsPoint güvenli sunucusuna kaydediliyor. EthicsPoint bu ihbarları sadece söz konusu ihbarı değerlendirip soruşturmakla görevli Şirket yetkililerine iletiyor. İhbarların iletildiği bu kişiler ise, ihbarların en üst düzey gizlilikle korunması konusunda eğitim almış kişilerden oluşuyor. Endişemi EthicsPoint İhbar Hattı aracılığıyla dile getirmek istemezsem ne yapmam gerekir? Şirket, endişelerini EthicsPoint İhbar Hattı aracılığıyla dile getirmek istemeyen bireylerin gizli mesaj gönderebileceği, şirket bünyesinde barındırılan ve yönetilen bir e-posta adresine sahiptir. Endişelerinizi e-posta adresinden ilettiğiniz takdirde Kurumsal Uyum ekibinden bir yetkili 1 iş günü içerisinde mesajınıza yanıt verecektir. Zimmer Biomet ilettiğim endişeleri nasıl soruşturacak? Şirket, kendisine iletilen tüm endişeleri (uygun bulunmaları halinde) en kapsamlı şekilde soruşturmaya kararlıdır. Küresel Uyum Soruşturmaları ( GCI ) ekibi, Şirkete iletilen endişeleri titizlikle ve gizlilikle soruşturmak amacıyla kurulmuştur. Uygun durumlarda, GCI, soruşturmaya yardımcı olmaları için Şirket bünyesindeki diğer fonksiyonlarla veya Şirket dışından firmalarla gizlilik içinde işbirliği yapabilir. İhbarda bulunduktan sonra konu hakkında önemli bir husus daha hatırlarsam? Veya Şirket bulunduğum ihbar hakkında başka sorular da sorarsa? EthicsPoint web sitesi veya EthicsPoint Çağrı Merkezi aracılığıyla bir ihbarda bulunduğunuzda benzersiz bir İhbar Kimliği alacaksınız ve bir Parola seçmeniz istenecek. Daha sonra internet veya telefon aracılığıyla EthicsPoint sistemine geri dönebilir, ihbarınıza erişebilir, daha fazla detay ekleyebilir, varsa Şirketin sorduğu diğer soruları yanıtlayabilir ve soruşturmanın yürütülmesine yardımcı olacak başka bilgiler ekleyebilirsiniz. Şirketin sorduğu soruları yanıtlamak için, belirtilen süre içerisinde mutlaka Uyum İhbar Hattı'na yeniden bakmanızı tavsiye ederiz. Bu noktada Şirket ile, sorunların sadece belirlenmediği aynı zamanda ne kadar karmaşık olursa olsun çözüme kavuşturulduğu anonim bir iletişim içerisine giriyorsunuz. İhbarımla ilgili takipler de ilk ihbarda bulunduğum andaki gibi güvenle korunacak mı? Tüm EthicsPoint iletişimleri ilk ihbarla aynı gizlilik içinde ve tam anonimlik ilkesine göre ele alınır.

4 Bu sistem birilerinin beni de izlediğinin bir örneği değil mi? Uyum İhbar Hattı şirketimizin Kurallarına herkesin uymasını sağlamaya yönelik bir sistemdir ve hem güvenli hem de etik bir çalışma ortamı oluşturabilmemize yardımcı olur. Siz de, etik çıkmazlar hakkında rehberlik almak, olumlu önerilerde bulunmak veya endişelerinizi dile getirmekle sorumlusunuz. Etkin bir iletişim günümüz çalışma ortamlarında kritik öneme sahiptir ve iletişimi daha da geliştirmede faydalı bir araçtır. Kurallar veya diğer Şirket politikaları hakkında sormak istediğim genel sorular olursa kimle iletişim kurmalıyım? Genel sorularınız için bize e-posta adresinden ulaşabilirsiniz. İhbar Anahtarımı ve/veya Parolamı kaybettim, ne yapmam gerekiyor? Uyum İhbar Hattına iletilen ihbarların gizliliğinin korunabilmesi amacıyla, EthicsPoint, kaybolan İhbar Anahtarı veya Parolalar için yenilerini sunmamaktadır. Böyle bir durumla karşılaşırsanız ve ihbarınız hakkında iletmek istediğiniz ek bilgiler varsa lütfen yeni bir ihbar gönderin ve bunun daha önce ilettiğiniz ihbarın bir tamamlayıcısı olduğunu belirtin.

5 Güvenlik ve Gizlilik Konularını Bildirme Anladığım kadarıyla bir Şirket bilgisayarından ilettiğim tüm ihbarlar için bir sunucu günlüğü oluşturuluyor ve bu günlük bilgisayarımla girdiğim tüm internet sitelerini gösteriyor. Peki bu günlük benim ihbarda bulunan kişi olduğumu da kaydetmeyecek mi? EthicsPoint IP adresi içeren hiçbir dahili bağlantı günlüğü oluşturmaz ve saklamaz, dolayısıyla bilgisayarınızla bağlantılı hiçbir kişisel bilgi EthicsPoint'e iletilmez. Ayrıca, EthicsPoint, ihbarda bulunan bir kişinin kimliğinin korunması konusunda son derece hassastır. Yine de bilgisayarınızı kullanarak bir ihbarda bulunma konusunda kendinizi güvende hissetmiyorsanız, iş ortamı dışındaki bir bilgisayarı (internet kafe, arkadaşınızın evi vs.) kullanarak EthicsPoint güvenli web sitesine ( gidebilirsiniz. Pek çok insan bu seçeneği tercih ediyor, zira EthicsPoint'in verilerine göre ihbarların sadece %12'sinden az bir kısmı mesai saatleri içinde gönderilmiş. Evimden ihbarda bulunduğumda da kimliğim gizli tutulacak mı? Evinizden, komşunuzdan veya bir internet portalından ileteceğiniz tüm ihbarlar ve kimliğiniz kesinlikle gizli tutulacaktır. Bir internet portalı asla bir kullanıcının kimliğini ekranda görünen adla tanımlamaz ve EthicsPoint sistemi de internet adreslerini kırpar, bu sayede kimliğinizin gizliliği korunur. Ayrıca, EthicsPoint, ihbarda bulunan kişilerin kimliğinin korunması konusunda son derece hassastır. EthicsPoint'e ilettiğim bilgilerin eninde sonunda kimliğimi ifşa edeceğinden endişeleniyorum. Bunun gerçekleşmeyeceğini nasıl garanti edebilirsiniz? EthicsPoint sistemi zaten kimliğinizin gizliliğini koruyacak biçimde tasarlanmıştır. Bununla birlikte, kimliğinizin gizli kalmasını istiyorsanız sizin de ihbarınızın gövde metni bölümüne yanlışlıkla kimliğinizi açığa çıkarabilecek bilgiler yazmamanız gerekir. Örneğin, "Ahmet Öztürk'ün yanındaki masada oturuyorum" veya 10 Temmuz 1980 tarihinde doğdum gibi ifadeler kullanmayın. Ücretsiz Uyum İhbar Hattı da gizli ve anonim bir hat mı? Evet. İnternetten ilettiğiniz bir ihbarda sunmanız gereken bilgilerin aynılarını sunmanız gerekecek ve NAVEX Global'deki bir çağrı merkezi çalışanı söylediklerinizi EthicsPoint web sitesine girecek. Bu ihbarlar da, iletildikleri anda uygulanan güvenlik ve gizlilik tedbirlerinin aynılarına tabi. İhbarımda kimliğimin bilinmesini istiyorsam? İhbar bölümünde, dilediğiniz takdirde kimliğinizi belirtebileceğiniz bir kısım vardır.

6 Bir endişemi dile getirdiğim takdirde intikam duygusu veya misillemeyle karşılaşabileceğimden korkuyorum, ne yapmalıyım? Zimmer Biomet, iyi niyetle bir endişesini dile getirenlerin misillemeyle karşı karşıya kalmalarını önleme konusunda sıkı tedbirler uygulamaktadır. Ayrıca, yerel kanunlar izin verdiği takdirde endişenizi EthicsPoint aracılığıyla kimliğinizi ifşa etmeden de iletebilirsiniz. İlettiğiniz bir endişeniz nedeniyle intikam veya misillemeyle karşılaştığınızı düşünüyorsanız derhal Uyum, Hukuk veya İK bölümüne başvurun.

7 İpuçları ve En İyi Uygulamalar Etik dışı davranışlarda bulunan bazı kişilerden haberdarım, ancak ortada beni ilgilendiren bir durum yok. Niye bunu bildireyim ki? Hangi seviyede olursa olsun, tüm etik dışı davranışlar nihayetinde siz dahil tüm Şirkete, iş ortaklarına ve Ekip Üyelerine zarar verir. Bu nedenle, Şirket politikalarının herhangi bir şekilde ihlal edildiğini veya etik dışı davranışlar sergilendiğini fark ettiğinizde bunu ihbar etmenin hem kendinize hem de çalışma arkadaşlarınıza karşı bir sorumluluğunuz olduğunu lütfen unutmayın. Şahit olduğum veya duyduğum şeyin Şirket politikalarını ihlal edip etmediğinden veya etik dışı bir davranış içerip içermediğinden emin değilim, ama sanki uygunsuz bir durum var gibi. Ne yapmalıyım? Durumu mutlaka bildirin. EthicsPoint, durumun daha iyi anlaşılması için endişenizi derleme ve bildirme konusunda size yardımcı olabilir. Şirket, daha sonra Şirkete büyük bir zarar verebilecek uygunsuz bir durumu sırf emin olmadığınız için ihbar etmemenizdense bunu mutlaka ihbar etmenizi tercih eder. Patronum veya diğer yöneticiler de bir ihlal içerisindeyse? İhbarımı alıp bu ihbarı kimin yaptığını araştırmayacaklar mı? Uyum İhbar Hattı, Kurumsal Uyum ekibindeki birkaç seçilmiş kişi tarafından yönetiliyor. Ayrıca, EthicsPoint sistemi ve ihbar iletme mekanizması, ilgili tarafların kendileri hakkındaki ihbarlardan haberdar olmasını veya bunlara erişmesini önleyecek biçimde tasarlandı.