SERTİFİKASYON ADAY YÖNETİM SİSTEMİ (CCMS) ADAY KULLANIM KILAVUZU

Transkript

1 SERTİFİKASYON ADAY YÖNETİM SİSTEMİ (CCMS) ADAY KULLANIM KILAVUZU IIA GLOBAL SERTİFİKASYONLAR DEPARTMANI NİSAN 2017 Global

2

3 İçindekiler Sertifikasyon Aday Elkitabı... 3 Sertifikasyon Web Sitesi... 3 Sertifikasyon Aday Yönetim Sistemi (CCMS)... 3 CCMS ye Giriş... 4 Oturum Açmak İçin Gereken Bilgilerin Unutulması... 4 Karşılama Sayfası... 8 Sol Navigasyon Menüsü... 9 Aday Demografik Bilgilerinin Güncellenmesi... 9 Geçmiş Emir Tarihçesi Yeni Talep Sertifikasyon İlerleme Durumu Form Doldur Olay-Bazlı E-Postalar ya da EBE ler Ücretlendirme Gerekli Evraklar adresini ziyaret ediniz 1

4 2 adresini ziyaret ediniz

5 Sertifikasyon Aday El Kitabı Sertifikasyon Aday Yönetim Sistemi (CCMS) Kullanıcı Kılavuzu, Sertifikasyon programının temel taşı olan Sertifikasyon Aday El kitabının tamamlayıcısıdır. Bu el kitabı, ilgili süreci başından sonuna kadar detaylandırır, program yükümlülüklerini düzenler, sınav merkezinde nelerle karşılaşılacağını açıklar, sınav sonuçlarının nasıl hesaplandığını anlatır ve diğer ilgili her türlü ayrıntıya açıklık getirir. Tüm adayların Aday_El_Kitabi adresini ziyaret ederek el kitabının en son versiyonunu edinmeleri önemle tavsiye edilmektedir. Sertifikasyon Web Sitesi IIA sertifikasyon programları, ilgili web sitesinde Sertifikasyon sekmesi altında açık bir dille ve eksiksiz bir şekilde anlatılmaktadır. Sertifikasyon Konusunda Yeni misiniz? Zaten Kayıtlı mısınız? Zaten Sertifikalı mısınız? Web sitesi; sertifikasyon programlarıyla ilgili gerekli formlara, politikalara ve idari yönetmeliklere bağlantı sağlayan linkleri; Sertifikasyon Aday Yönetim Sistemine hızlı erişimi ve IIA sertifikasyonları hakkında bilinmesi gereken her şeyi içerir. Web sitesinde yer alan Sertifikasyon alanına erişim sağlamak için adresini kullanabilirsiniz. Sertifikasyon Aday Yönetim Sistemi (CCMS) CCMS, IIA in küresel sertifikasyon ve yeterlilik programları için kullanılan kayıt sistemidir. Adaylar ve sertifika sahibi kişiler, bu sistemi kullanarak bilgisayar tabanlı sınavlar için karşılamaları gereken şartları yönetebilirler. Bu sistem aynı zamanda aşağıda belirtilenlerin yapılmasına da olanak sağlar: Küresel sertifikasyon ve yeterlilik programlarına başvuru. Sınav kaydı. Sertifikasyon durumunu gözden geçirme. Resmi sınav sonuçlarına erişim. Seçilen sertifikasyon programındaki ilerleme durumunun takibi. Sürekli Mesleki Eğitim (CPE) ve Sürekli Mesleki Gelişim (CPD) kredisi raporlama. Soru sormak ve yardım talep etmek için IIA Global Sertifikasyonlar ekibiyle direkt iletişim. CCMS, IIA üyelik sistemi / ortaklık yönetim sistemiyle sadece belirli bir düzeyde birlikte çalışır. Her iki sistemde de IIA üyeleri ile sertifikasyon adaylarına ait demografik veriler ve iletişim bilgileri bulunur, fakat size ait bilgileri bu sistemlerden birinde güncellediğinizde bilgileriniz diğer sistemde otomatik olarak güncellenmeyecektir. adresini ziyaret ediniz 3

6 Örneğin eğer CCMS de bulunan e-posta adresinizi güncellerseniz, IIA ve TİDE web sitesindeki üyelik profilinize girmeniz ve e-posta adresinizi o sistemde de güncellemeniz gerekir. Bu süreci kolaylaştırmaya yönelik bir proje hâlihazırda yürütülmektedir, ancak bu proje tamamlanana kadar bilgi ve veri güncellemelerini her iki sistemde de ayrı ayrı yapmanız gerekiyor. CCMS ye Giriş CCMS, web tabanlı bir uygulamadır. Sisteme giriş yapmak için, internet tarayıcınızı açıp aşağıda belirtilen sayfaya gitmelisiniz: Bu sayfa, CCMS ye erişim sağladığınızda göreceğiniz oturum açma ekranıdır. Kullanıcı adınızı ve şifrenizi girip Giriş butonuna tıklayınız. Oturum Açmak İçin Gereken Bilgilerin Unutulması CCMS içerisinde bir hesap kurtarma süreci bulunmaktadır. Bu süreci kullanması gereken kişiler şunlardır: CCMS kayıtlarına daha önce HİÇ giriş yapmamış, fakat DAHA ÖNCEDEN bir sertifikasyon sınavına girmiş olan kişiler, CCMS kayıtlarına erişmek için bu metodu kullanmalıdırlar. Bir kullanıcı adı ve şifresi bulunan fakat bunları hatırlayamayan kişiler. 4 adresini ziyaret ediniz

7 Kullanıcılar mükerrer kayıt oluşturmamalıdırlar. Sorularınız varsa veya bir problem yaşıyorsanız yardım almak için lütfen TİDE ofis ile iletişime geçiniz. E-posta: Telefon: NOT: Kullanıcı adınız, IIA Global üyelik ID numaranızla ya da IIA Müşteri ID numaranızla aynı olmalıdır. Şifrenizi unuttuysanız, ilgili linke tıklayınız. Önünüze açılan ekranda, CCMS kaydınızda kayıtlı soyadı ve e-posta adresi bilgilerinizi girmeniz istenecektir. adresini ziyaret ediniz 5

8 Soyadınızı ve e-posta adresinizi girip Gönder butonuna tıkladığınızda, aşağıdaki iki seçenekten biri oluşacaktır: 1. Kurtarma işlemi başarılı olursa, ana CCMS oturum açma ekranına geri yönlendirilecek ve orada Hesap Kurtarma işlemi başarıyla tamamlandı, lütfen e-postanızı kontrol ediniz. yazısıyla karşılaşacaksınız. 2. İşlemin başarısız olması halinde, Kaydınızı bulamadık ya da kaydınız geçerli bir e-posta adresi içermiyor. yazısının yer aldığı bir hata mesajı göreceksiniz. Bu durumda lütfen TİDE ofis ile iletişime geçiniz. a. Bu mesajı almanızın sebebi, kayıtta yer alan soyadı bilginizle girdiğiniz e-posta adresinin CCMS de mevcut bulunan herhangi bir kayıtla eşleşmemesidir. b. Eğer birden çok e-posta adresine sahipseniz, tarayıcınızda bulunan geri butonuna basıp Hesap Kurtarma sürecini farklı bir e-posta adresiyle tekrar başlatabilirsiniz. c. Yine başarı elde edemezseniz, konu hakkında yardım almak için TİDE ofis ile iletişime geçiniz. 6 adresini ziyaret ediniz

9 E-posta: Telefon: Sertifikasyonlar konusunda yeniyseniz ve daha önce herhangi bir IIA sertifikasyon sınavına girmediyseniz, CCMS'de yeni bir kayıt oluşturmanız gerekir: Adım 1: Ana CCMS oturum açma ekranında yer alan İlk Kez Kullanan Kullanlar yazısının üzerine tıklayınız. Adım 2: Kullanım Koşullarını okumalı ve kabul etmelisiniz. Kullanım koşullarının bulunduğu ekran üzerinden IIA gizlilik politikasına da erişebilirsiniz. Koşul ve şartları kabul etmeden önce sayfayı tamamen (ek linkler de dâhil) gözden geçirip incelemeniz tavsiye edilmektedir. Not: Koşul ve şartları kabul etmezseniz CCMS'de kayıt oluşturamaz ve IIA küresel sertifikasyon programlarına katılamazsınız. adresini ziyaret ediniz 7

10 Adım 3: Koşul ve şartları kabul ettiğinizde, CCMS kullanıcı profilinizi oluşturmanız ve gereken bilgileri girmeniz istenecektir. Yıldız (*) işaretiyle işaretli alanların doldurulması zorunludur. Bu bilgiler sertifika sahibi olmanız ve bunu sürdürmeniz gibi sertifikasyon sürecinizin çeşitli aşamaları hakkında haberdar edilmeniz dâhil olmak üzere çeşitli amaçlarla kullanılacaktır. IIA, üçüncü şahısların bir aday adına kayıt oluşturmalarına veya sertifikasyon faaliyetlerini yönetmelerine izin vermez. Adaylar, kendi CCMS hesaplarını kendileri yönetmelidirler. Hesabınızı oluşturduğunuzda, devam etmeden önce demografik bilgilerinizi tekrar doğrulamalısınız. Karşılama Sayfası Oturum açtığınızda, Karşılama Sayfası olarak da anılan ve demografik bilgilerinizin ve sertifikasyon statünüzün anlık görüntüsünün gösterildiği size özel bir ana sayfa işlevi gören "Ana Sayfa" ekranına yönlendirileceksiniz. IIA, bu sayfanın alt kısmına zaman zaman önemli mesajlar veya uyarılar iliştirecektir. 8 adresini ziyaret ediniz

11 Sol Navigasyon Menüsü Kaydınızla ilgili çeşitli alanlara ulaşmak için sol navigasyon menüsünü kullanabilirsiniz: Çıkış CCMS uygulaması oturumunuzu kapatır. Ana Sayfa Sizi karşılama sayfasına yönlendirir. Kişisel Bilgiler - Güncel demografik bilgilerinizi görüntüler. Kişisel Bilgileri Güncelle Demografik bilgilerinizi değiştirmenize olanak sağlar. Geçmiş Kaydınızla ilgili geçmiş faaliyetleri görmenize olanak sağlar. Sipariş Geçmişi CCMS aracılığıyla satın alınan ürünlerin geçmişini gösterir. Şifreyi Değiştir Adayların şifrelerini değiştirmesine ve güncellemesine olanak sağlar. Yeni Talep Adayların destek talep kaydı oluşturmalarına olanak sağlar. Sertifikasyon Süreci Bir unvan elde etme yolunda kat etmiş olduğunuz ilerlemeyi gösteren bir "yükümlülükler ağacına" erişmenizi sağlar. Bizimle İletişime Geçin IIA ile iletişime geçme yollarını gösterir. Talep Geçmişi Oluşturmuş olduğunuz tüm destek talep kayıtlarını görüntülemenize olanak sağlar. Form Doldur Formlara, örneğin başvuru formlarına, sınav kayıtlarına ve Sürekli Mesleki Eğitime erişim sağlamak için kullanılır. Çıkış CCMS den çık Ana Sayfa Ana Sayfa Kişisel Bilgiler Kişisel Bilgileri Güncelle Geçmiş Emir Tarihçesi Şifre Değiştir Yeni Talep Sertifikalar Sertifikasyon İlerleme Durumu Yardım SSS Bizimle İletişime Geçin Talep Geçmişi Formlar Form Doldur Aday Demografik Bilgilerinin Güncellenmesi Adaylar, e-posta adresi, posta adresi ve telefon numarası gibi demografik bilgileri değiştiğinde CCMS'ye girerek gereken bilgileri güncellemelidirler. Bilgilerinizi gerektiği gibi değiştirdikten sonra sayfayı aşağı kaydırıp Gönder tuşuna tıklayarak yeni bilgilerinizin sisteme kaydedilmesini sağlayabilirsiniz. Eğer değiştirmek istediğiniz alan değiştirilebilir nitelikte değilse, CCMS kaydınızda bulunan Yeni Talep sekmesine tıklayıp yardım almak istediğiniz konuyu özetleyen bir açıklama metni giriniz. Kişisel Bilgileri Güncelle ekranına iki farklı şekilde ulaşabilirsiniz: 1. Soldaki navigasyon menüsünden Kişisel Bilgileri Güncelle seçeneğini seçmek suretiyle; 2. Karşılama Sayfasının sağ üst kısmında bulunan Güncelle linkine tıklamak suretiyle. adresini ziyaret ediniz 9

12 Sertifikasyon Aday Yönetimi Sistemi (CCMS) Aday Kullanıcı Kılavuzu Geçmiş Geçmiş linki, kaydınızda zaman içerisinde gerçekleştirilmiş olan çeşitli faaliyetleri görmenizi sağlar. Geçmiş faaliyet kayıtlarını filtrelemek için kullanılabilecek bir filtreleme seçeneği bulunmaktadır. Dolayısıyla, bu seçenek sayesinde aradığınız şeye kolayca ulaşabilirsiniz. Her faaliyet kaydının sağ tarafında yer alan Ayrıntılar bağlantısına tıkladığınızda, ilgili faaliyetin ne zaman gerçekleştirildiğini ve neyin değiştirildiğini / güncellendiğini gösteren tarih ve zaman damgası görüntülenecektir. Bu sayfada iki adet tarih sütunu bulunmaktadır: Etkinlik Tarihi, ilgili faaliyetin gerçekleştirildiği tarihi gösterir; Geçerlilik Tarihi ise, faaliyete konu olan değişikliğin / güncellemenin ne zaman geçerlilik kazandığını gösterir. 10 adresini ziyaret ediniz

13 Emir Tarihçesi Adaylar, CCMS aracılığıyla satın almış oldukları kalemlere ilişkin sipariş geçmişlerini görüntülemek ve makbuzlarının çıktısını almak için bu linki kullanabilirler. Bir makbuzun çıktısını almak için, çıktısını almak istediğiniz işlemi seçiniz. Bu seçeneği seçtiğinizde karşınızda Emir Ayrıntıları ekranı belirecektir. Bu ekran üzerinden Makbuzu Göster seçeneğini seçip makbuzun çıktısını alabilirsiniz. Yeni Talep Adaylar, soldaki menüden Yeni Talep sekmesini kullanarak bir destek talep kaydı veya yeni talep kaydı oluşturabilirler. Bu sekme şu amaçlarla kullanılabilir: İsim değişikliği talebinde bulunmak Teknik / sistemsel sorun bildiriminde bulunmak Soru veya endişelerinizi iletmek Yeni Talep linkine tıkladığınızda önünüzde aşağıda gösterilen ekran belirecektir: adresini ziyaret ediniz 11

14 Özet: Sorunla ilgili kısa bir açıklama giriniz. Açıklama: Konuyu tüm detaylarıyla anlatınız. (Lütfen varsa almış olduğunuz her türlü hata mesajını ve ilgili tüm destekleyici bilgileri sunmayı unutmayınız.) Kategori: Konuyla ilgili doğru kategorinin seçilmesi epey önemlidir, çünkü bize ulaşan sorun ve talepleri bu kategoriler sayesinde takip ediyor ve sık karşılaşılan sorunlara karşı bu araç sayesinde önlem alabiliyoruz. Destek talep kayıtları sistemde ilk gelen ilk cevaplandırılır ilkesi temelinde işleme alınmaktadır. Sertifikasyon İlerleme Durumu Adaylar, sertifikasyon sürecinde ne denli ilerlemiş olduklarını öğrenmek için sertifikasyon ilerleme durumu linkini kullanabilirler. "Statü" sütunu, adayın ilgili program kapsamında hangi aşamada bulunduğunu gösterir. Sertifikasyon ilerleme durumunuzu öğrenmek için şunları yapmalısınız: Sertifikasyonun adının üzerine tıklayınız. "Geçmiş" seçeneğini seçiniz. Bu sekmede zaman içerisindeki ilerleme durumunuz gösterilir. "Yükümlülükler" seçeneğini seçiniz. Bu sekmede, tamamlamış olduğunuz yükümlülüklerin yanında mavi bir kutucuk yer alır. Henüz tamamlamamış olduğunuz yükümlülüklerin yanında ise, hem mavi hem de beyaz rengin bulunduğu bir kutucuk yer alır. 12 adresini ziyaret ediniz

15 Yukarıdaki örnekte, yanındaki mavi renkli kutucuktan anlaşılabileceği üzere destekleyici bilgi ve belge şartı yerine getirilmiştir. Boş beyaz kutucuklardan anlaşılabileceği üzere sınavlar henüz tamamlanmamıştır. Destekleyici Belgelerin yanındaki aşağı yönü gösteren oka tıklandığında, hangi belgelerin eksik olduğu görüntülenecektir. Form Doldur Bu alan, adayların sertifikasyon programlarında belirli özel bir faaliyette bulunmalarına olanak sağlar. Bu alan üzerinden gerçekleştirilebilecek faaliyetler arasında sadece bunlarla sınırlı kalmaksızın şunlar bulunur: Başvurular, sınav kayıtları, Sürekli Mesleki Eğitim (CPE) raporlaması ve sertifika talebi. (Bu alan üzerinden sadece sertifikasyon statünüze göre erişime izinli olduğunuz formlara erişim sağlayabilirsiniz. Örneğin, bir sertifikalı statüsü kazanmadan Sertifika Talep Formunu göremeyeceksiniz. NOT: Her sertifikasyon programı adaylara dört yıllık bir uygunluk süresi tanır. Diğer bir deyişle, başvurunuzun onaylandığı tarihten itibaren tüm yükümlülüklerinizi yerine getirmek için dört yılınız vardır. Adaylara sınav kısımlarına girmeleri için 180 günlük bir kayıt süresi tanınır. Her kayıt işlemi, size kayıt yaptırdığınız sınava bir defa girme hakkı tanır. Sınava bahsi geçen 180 günlük süre içerisinde girmelisiniz. Adaylara başarısız oldukları bir sınav bölümüne tekrar girmeleri için 90 günlük bir bekleme süresi tanınır. Adaylara daha önceden geçmiş oldukları sınav bölümlerini tekrar almaları için üç yıllık bir süre tanınır. adresini ziyaret ediniz 13

16 Bu menüde üç sekme bulunur: Yeni Formlar: Formlar, benzer formların bir arada bulunmalarını sağlamak için üst bilgiler (örneğin Başvuru) esasında gruplandırılırlar. İlgilendiğiniz üst bilginin üzerine tıklayıp, o bölüm altından istediğiniz formları görüntüleyebilir veya gizleyebilirsiniz. Doldurmanızın o anda mümkün olmadığı bir formu açıp, Daha Sonrası İçin Kaydet seçeneğini seçebilirsiniz. Bu seçeneği seçtiğinizde, form otomatik olarak İşlemdeki Formlar sekmesine taşınacak ve siz o formu doldurup gönderene kadar orada kalacaktır. Eğer belirli bir formu göremiyorsanız, o forma erişim izniniz bulunmuyor olabilir. Hangi formları görebileceğinizi belirleyen bir dizi faktör vardır. Örneğin daha yeni sertifika almış olduğunuzdan ötürü henüz Sürekli Mesleki Eğitim (CPE) raporlaması yapmanız gerekmiyorsa, onunla ilgili formu göremezsiniz. İşlemdeki Formlar: Açılan fakat doldurulmamış veya gönderilmemiş olan formlar siz onları gönderene dek bu sekme altında duracaktır. İşlemdeki Formlar sekmesi altında bulunan bir forma erişmeniz gerekiyorsa, formun adının üzerine tıklayınız. Daha sonra formun sol üstünde yer alan Düzenle butonuna tıklayınız. Bu sayede formda yeni düzenlemeler ve değişiklikler yapabilirsiniz. İstediğiniz değişiklikleri yaptıktan sonra kaydet tuşuna basmayı unutmayınız. Tamamlanmış Formlar: Bu sekmede, daha önceden tamamlamış olduğunuz formların listesi gösterilir. Bir form gönderildikten ve tahsilât işlemi tamamlandıktan sonra, müteakip adımları (varsa) gösteren ve ödemenin alınmış olduğunu teyit eden bir olay-bazlı e-posta (EBE) alacaksınız. 14 adresini ziyaret ediniz

17 Olay-Bazlı E-Postalar ya da EBE'ler Adaylara, kayıtlarında bir statü değişimi olduğunda, önemli bir aşamaya ulaşıldığında ya da henüz tamamlamamış oldukları bir yükümlülüklerinin son tarihinin yaklaşmış olduğunu haber vermek için olay-bazlı e-postalar (EBE) gönderilecektir. Aşağıda, bir EBE örneği gösterilmektedir: NOT: EBE ler takip edilmeyen bir e-posta kutusundan gönderilirler; bir EBE aldığınızda onu YA- NITLAMAYINIZ. Aldığınız EBE hakkında sorularınız varsa ya da başka türlü bir yardıma ihtiyacınız olursa, lütfen CCSM aracılığıyla bir Yeni Olay kaydı oluşturunuz. NOT: Eğer aşağıda sıralı ülkelerden birinde yaşıyorsanız, yardım almak için yerel Enstitünüz ile iletişime geçiniz: Arjantin Avustralya Avusturya Belçika Brezilya Bulgaristan Ücretlendirme Başvurular, kayıtlar, CPE raporlaması ve CCMS deki diğer kalemlere ilişkin ücretlendirme, üyelik statünüze göre belirlenir. Bir form gönderirken ekranda yanlış bir ücretin gösterildiğine şahit olmanız halinde: DURUN! Formu göndermeyiniz. Üyelik statünüzü netleştirmek ve konu hakkında yardım almak için TİDE ofis ile iletişime geçiniz. E-posta: Telefon: Çin Tayvan Çek Cumhuriyeti Fransa Almanya Yunanistan Endonezya İtalya Japonya Kore Malezya Meksika Fas Hollanda Yeni Zelanda Norveç Singapur Güney Afrika İspanya İsveç İsviçre Tayland Türkiye adresini ziyaret ediniz 15

18 Gerekli Evraklar Sertifikasyon adayları, gerekli evrakları ( kimlik, diploma ve formlar) TİDE ofis iletişim adresine göndermelidir. Evrak girişi Enstitü tarafından yapılacaktır. 16 adresini ziyaret ediniz

19

20 1035 Greenwood Blvd. Suite 401 Lake Mary, FL USA TÜRKİYE İÇ DENETİM ENSTİTÜSÜ Adres: Yıldız Posta cad. Akın Sitesi 1. Blok No.6 Kat.5 D Gayrettepe-İstanbul Tel : / / Fax : E-posta: tide@tide.org.tr