DEĞİŞİM VE KRİZ YÖNETİMİ. Öğr. Gör. Sultan TÜRKMEN KESKİN

Transkript

1 DEĞİŞİM VE KRİZ YÖNETİMİ Öğr. Gör. Sultan TÜRKMEN KESKİN 1

2 Değişim kurumlar için kaçınılmazdır, önemli olan değişimi yönetebilmek, değişimin nasıl ve ne zaman yapılacağına karar vermektir. Değişimde kayıplar ve kazançlar muhakkak ki olacaktır. Değişim, herhangi bir şeyi bir düzeyden başka bir düzeye getirmedir. 2

3 Değişimin Nedenleri Dışsal nedenler: teknolojik değişimler, rekabet, ekonomik koşullar, doğal afetler, kültürel ve politik faktörler Bu faktörler tehdit olabileceği gibi fırsatta olabilmektedir. İçsel faktörler: kurumsal yapıdaki sorunlar ya da yenilikler değişikliğe zorlayabilir. Verimliliğin azalması, satışların düşmesi, motivasyonun olumsuz etkilenmesi, çatışmalar, eğitim düzeyi gibi konularda değişiklik yapılması gerekebilir. 3

4 Değişim konuları 1. Kurumla ilgili(politikalar, roller..) 2. Çalışanlarla ilgili(motivasyon, bilgi..) 3. İş süreçleri ile ilgili(iş akışı, teknoloji, iş dizaynı..) 4. Kurumsal amaçlarla ilgili(hedefler, standartlar, öncelikler..) 5. Sosyal faktörlerle ilgili(haberleşme, liderlik..) 4

5 Planlı değişim beş aşamadan oluşur. 1. Bilgi toplama 2. Teşhis/tanı koyma 3. Değişim programı geliştirme 4. Değişim programını uygulama 5. Program sonuçlarının değerlendirilmesi: 5

6 Değişimin uygulanma aşamaları Çözülme, değişimin gerekli olduğu konusunda çalışanları inandırmak, ikna etmek gerekir. Değişim sosyal sistemlerin denge arayışını bozar. Değişim bir yandan sistemi değişime zorlayan kuvvetlerin ve değişime direnen kuvvetlerin etkileşimi sonucu oluşur. 6

7 Değişim için, gerekli alt yapı, iş süreçleri, organizasyon hazırlanır ve uygulamaya geçilir. Ayrıca değişimde çalışanlara yansıyacak durum ve sonuçların önceden duyurulması, olası direnç alanlarının azaltılması ve gerekli önlemlerin alınması bakımından önemlidir. 7

8 Yeniden dondurma, değiştirilen ve yeniden şekillendirilen durumun yerleşik hale getirilmesidir. Yeni durumun devamlılığını sağlamak için gerekli olan uygulamaların yapıldığı safhadır. 8

9 Değişim kurumlara gelişme, üretimde iyileşme; çalışanlara ise kişisel gelişim ve ilerleme olanağı sunar. 9

10 Değişime karşı direnç 1. İşle ilgili nedenler: işsizlik korkusu, iş yükü artışı, teknik bilgi yetersizliği,, iş-ücret-ödül ilişkisinde değişiklik korkusu, değişimi teknik anlamda imkansız görme gibi 2. Kişisel nedenler: güven ihtiyacı, bilinmeyen korkusu, alışkanlıklardan vazgeçme zorluğu, bilgisizlik, başarısız olma endişesi, güvensizlik gibi kişisel nedenler diğer çalışma arkadaşlarına da yansıyabilmektedir. 3. Sosyal nedenler: yakın çevrenin değişime karşı olumsuz tutumu, mevcut sosyal ilişkilerden vazgeçememe, değişimi sadece belli grupların çıkarı şeklinde algılama gibi 10

11 Çalışanların değişime karşı direnci farklı derecelerde olabilir. Değişime karşı tarafın verdiği direnç, bir geribildirim olarak algılanıp, yanlışların düzeltilmesine fırsat verdiği unutulmamalıdır. Değişime direnç: - Değişimi tekrar gözden geçirmeye yöneltir. - Problem olabilecek konular önceden belirlenebilir. - Değişim, daha etkin bir iletişim sistemi kurmaya zorlar. - Önerilerin uygunluğunu sorgulamaya zorlar. - Ek seçenek ve bilgi aramayı sağlar. - Örgüt kültürünün şekillenmesini sağlar. 11

12 Direnci ortadan kaldırmak için: Katılım İletişim ve eğitim Pazarlık Açık ve kapalı zor kullanma (tehdit, şantaj yapma) Manüplasyon / kooptasyon(olayı olduğundan farklı göstererek kişilerin olayı algılamasını sağlanır/ karşı olan kişilerin sorunların analizinde aktif rol almaları) 12

13 13

14 Kriz, örgütün yaşamını tehdit eden bir durum ya da, Kriz, beklenmeyen koşulların üstesinden gelme gerekliliği ve önceliğidir. 14

15 Kriz, önceden beklenilmeyen ve sezilmeyen, örgüt tarafından çabuk ve acele cevap verilmesi gereken, örgütün önleme ve uyum mekanizmalarını yetersiz hale getirerek, mevcut değerlerini, amaçlarını ve varsayımlarını tehdit eden gerilim durumudur. 15

16 - Endişe - Stres - Panik meydana getiren pek çok olayda krizden söz edebiliriz. 16

17 Krizin Özellikleri a- Kriz, önceden sezilmeyen ani bir değişikliği ifade eder. b- Krize çabuk ve acele cevap verilmesi gerekir. Yöneticiler uyguladıkları standart karar mekanizmaları ile krize cevap veremezler. c- Meydana gelen değişim örgütün devamlılığını ciddi şekilde tehdit eder. Kriz örgütün standart karar alma mekanizmaları ile aşılamayacağı için acil müdahale gerektirmesi ve bunun da karar alıcılarda gerilimi artırmasıdır. d- Kriz olağanüstü bir dönemi ifade etmektedir. e- Plansız ve istenmeyen bir durumdur. 17

18 Çevredeki belirsizlik ve değişiklik durumu, örgütleri sürekli olarak beklenmedik tehlike veya fırsatlarla karşı karşıya bırakmaktadır. İster tehlike olsun, ister fırsat olsun beklenmeyen ve önceden sezilmeyen olaylar, örgütleri plansız değişmeye zorlamakta ve hatta krize sevk edebilmektedir. 18

19 Kurumlarda kriz yönetiminde, krizler ortaya çıkmadan erken uyarı sinyallerinin belirlenerek, olası bir krize hazırlık ve korunmanın gerçekleştirilmesi, gerçek bir krizin varlığı halinde ise gerekli önlemlerin alınması, uygulanması ve sonucun değerlendirilmesini kapsar 19

20 Yönetim, kriz yönetimi açısından erken uyarı sinyallerinin fark edilmesi, gerekli önlemlerin ya da girişimlerin planlanması amacıyla dış çevresini, rakiplerini, müşterilerini, kurumsal performansını ve paydaşlarını izleyerek belirler. 20

21 Kriz Türleri Hiyerarşi seviyesine göre kriz türleri çeşitlilik gösterir. 1. Stratejik krizler, kurumun sürekli değişen çevreye uyum sağlamasında güçlükler yaşaması 2. Fonksiyonel kriz, kurumun fonksiyonel amaçlarına ulaşmasında başarısız olması. Amaçlara uygun olmayan hizmet, üretim ve pazarlama politikaları uygulamaları 3. Likidite krizleri, kurumun borçlarını ödeyememesi durumunda ortaya çıkar. Başarısız nakit yönetimi, yüksek kredi anlaşmaları 21

22 Kriz Nedenleri Kurumu etkileyecek gelişmelerin önceden araştırılmaması Değişimi umursamama Değişimden kaçınma Kuruma yönelik tehdit ve fırsatları değerlendirememe Üst yönetimin yetersizliği Koordinasyon, kontrol ve iletişim yetersizliği 22

23 Krizin Oluşum Süreci 1. Körlük: Yöneticiler iç ve dış çevrede meydana gelen ve örgütü tehdit eden sinyalleri alabilir, ancak bu değişime ve gelişmeleri teşhis etme ve tanımlamada yetersiz kalırlar. İyi sonuçlar var olan olumsuzlukların üzerini örter. 23

24 2. Eylemsizlik: Çevresel değişim ve gelişmelerin örgüte yapacağı etkileri ve sonuçlarını değerlendirmeyen üst yönetim krize karşı gerekli tedbirleri alamamaktadır. Mevcut durumun geçici olduğu ve standart önlemlerle zamanla düzelebileceği düşünülür. Kriz durumunun şiddeti arttıkça etkisi belirginleşmeye ve işletmede işler ters gitmeye başlar. 24

25 3. Yanlış Karar ve Faaliyetler: Çevredeki değişiklikler ve iç problemlerin yorumlanmasındaki belirsizlikler, yönetimin yapması gereken davranışın yönü konusunda yöneticiler arasında ortak bir görüşün oluşumunu engeller. Kişisel sezgiler ve yorumlar ön plana çıkar. Yöneticiler belirsizliği ortadan kaldırmak için ortak bir strateji geliştirilemez. 25

26 4. Kriz: Yaklaşmakta olan kriz sinyalleri alınıp, yorumlanıp, değerlendirilmemişse ve sağlıklı tepkiler verilmemişse, örgütün kriz dönemine girmesi kaçınılmazdır. Örgüt içinde panik, çatışma baş gösterir. Yöneticiler günü kurtarmaya yönelir, amaçlar ve planlar göz ardı edilir. Karar alma merkezileşir, denetimde merkezileşme eğilimi artar ve karar alma süreci bozulur. 26

27 Kriz Yönetiminin Amacı Kurumun krize hazır oluşluk durumunun ve herhangi bir kriz durumunda en az kayıpla ve zararla atlatılmasının sağlanmasıdır. 27

28 Kriz yönetimi kurumun en az zarar ve kayıpla krizin atlatılmasını sağlar. Ancak kontrol edilemeyen krizler, kurumları mevcut yöntem ve tecrübelerin dışına çıkmaya ve plansız uygulamalar yapmaya zorlar. 28

29 Kriz Yönetim Türleri 1. Proaktif (öngörücü) kriz yönetimi: Kriz erken uyarı sinyallerinin izlendiği ve öncesinden değişim gereksinimlerinin fark edilip koruyucu önlemlerin alındığı kriz yönetimidir. Proaktif kriz yönetimi kuruma erken uyarı sisteminin kurulması, krizden korunma önlemlerinin alınması gerektiğinde uzmanlardan destek alınması gibi girişimleri içerdiğinden ek maliyet yaratabilir. 29

30 Hasta bakımı için hemşire sayısı yeterli mi? Hasta bakım maliyetleri ve hemşire maliyetleri ne durumda? Hemşireler çalışma zamanlarını etkin ve verimli kullanıyorlar mı? Bu soruların cevapları, hasta bakımıyla ilgili maliyetleri izlemeyi ve gelecekte üretime yönelik finansal kriz yaşamamak için önceden gerekli önlemleri almayı gerektirir. 30

31 2. Aktif kriz yönetimi: Körlük ve eylemsizlik dönemlerinde kriz durumunun fark edilmesi ve buna yönelik girişimlerin yapılmasıdır. 3. Reaktif (savunmacı) kriz yönetimi: Belirgin hale gelen krize tepki verilmesi ve olumsuz etkilerinin azaltılması amacıyla tasfiye edici kriz yönetimidir. Kurumu daha büyük zararlardan koruma amacıyla planlı sistemli bir tasfiyenin, bilinçli bir geri çekilmenin gerçekleştirilmesidir. 31

32 Kriz Proaktif kriz yönetimi Reaktif kriz yönetimi Sinyal algılama Hazırlık ve önlem Hasar önleme Yara sarma ÖĞRENME 32

33 Kriz yönetimi sırasında; Yetkinin merkezileşmesi, Gerilim altında karar verme, Bölümler arası koordinasyonun azalması, Personel devir hızının artması, Çalışanlar arasında yaşanan korku ve panik, Karşılıklı güvenin sarsılması, Gizli çatışmaların açık çatışmaya dönüşmesi, Psikolojik çökkünlük Alınan kararların etkin bir şekilde uygulanamaması krizin olumsuz sonuçlarıdır. 33

34 Kriz yönetimi beş aşamalı bir süreç içerisinde değerlendirilecektir. Bunlar: 1. Kriz Sinyalinin Alınması: Kriz durumu tüm şiddetiyle ortaya çıkmadan önce erken uyarı sinyalleri gönderir. 2. Krize Hazırlık ve Korunma: Örgütün erken uyarı sistemleri aracılığıyla yakaladığı verileri kullanarak krize karşı hazırlık ve önlemler alabilmesine yardımcı olan mekanizmaları kurması gereklidir. 3. Krizin Denetim Altına Alınması: Yakalanan kriz sinyalleri, kriz önleme ve korunma mekanizmalarını harekete geçirir. 4. Normal Duruma Geçiş: Krizin denetim altına alınması ve atlatılmasından sonra, örgütün istikrarlı duruma getirilmesi gerekir. 5. Öğrenme ve Değerlendirme 34

35 35

36 Kriz sonrası kurumsal yetersizliklerin belirlenmesi, geleneksel yönetim araçlarının değişiminin hızlanması, kurumsal daha etkin stratejilerin alınmasının sağlanması, takım ruhunun geliştirilmesi kuruma etki eden olumlu sonuçlar olarak sayılabilir. 36

37 37

38 Kriz yönetiminin anahtarının, krizin önlenmesi olduğu, ancak önüne geçilemediyse kriz yönetimi planlamasının krizin etkilerini minimize edebilecek şekilde yöneticiler tarafından düzenlenmesi gerektiği bilinmelidir. 38