TOPRAK MAHSULLERİ OFİSİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ BİLGİ İŞLEM DAİRESİ BAŞKANLIĞI YÖNETMELİĞİ

Transkript

1 TOPRAK MAHSULLERİ OFİSİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Kuruluş Amacı BİLGİ İŞLEM DAİRESİ BAŞKANLIĞI YÖNETMELİĞİ Madde 1-Toprak Mahsulleri Ofisi'nin (TMO) bilişimle ilgili tüm iş ve işlemlerini yerine getirmek, bu kategoriye giren çalışmaları planlamak, geliştirmek, yönetmek ve işletim çalışmalarını yürütmek, TMO hizmetlerinin etkin, verimli ve iş gereklerine uygun bir biçimde yürütülebilmesi için gerekli bilgilerin en kısa sürede ve doğru olarak üst yönetime ve birimlere aktarılmasını sağlayacak bilgi ve iletişim sistem ve yöntemleri ile veri ve iletişim güvenliği konularını planlamak, projelendirmek, tesis etmek, uygulamak, Bilimsel ve teknolojik ilerlemeler doğrultusunda mevcut bilgi ve iletişim sistemlerinin TMO nun gereksinmelerini karşılayacak şekilde yeni teknolojilerden daha fazla yararlanmasını sağlayacak projeler geliştirmek, yeni ve gelişmiş bilişim sistemleri yoluyla TMO nun ulaşabileceği potansiyel gelişme alanlarını tespit etmek, TMO nun bilişimle ilgili donanım, yazılım, iletişim ve unsurlarının neler olacağını tespit ve temin etmek, mevcut donanımın her türlü bakım ve onarımı ile sürekli işler halde bulundurulmasını sağlamak, TMO'nun evrak ve belge sistemleri, yazışma teknikleri, Teşkilatın yazışma kod'ları, Dosya planı ve dosyalama sistemleri ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek, Her türlü telefon, telefon santralı, alarm sistemi, Reuters Bilgi Sistemi, faks cihazları, el, sabit ve araç telsizleri, teksir makineleri vb. cihazların kullanımı ile ilgili kayıtları tutmak, bu teçhizatı veya sistemlerden Genel Müdürlüğe ait olanların kullanım bedelleri ve yıllık kullanım veya bakım-onarım sözleşmeleri iş ve işlemlerini yürütmek, TMO Genel Müdürlüğünün baskı, cilt ve fotokopi işlemleri ile arşiv hizmetlerini yürütmek Amaçlarıyla merkezde Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı kurulmuştur. Teşkilat Yapısı Madde 2-Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığının teşkilat yapısı aşağıda gösterilmiştir. Daire Başkanı Sekreterlik Projeler ve Uygulama Şube Müdürlüğü Proje Servisi Şefliği Uygulama Servisi Şefliği 1

2 Donanım ve İşletim Şube Müdürlüğü Donanım ve Ekipman Koordinasyonu Servisi Şefliği Bilgi İşlem Cihazları Bakım Onarım Servisi Şefliği Veri Güvenliği ve İletişim Şube Müdürlüğü İletişim ve Güvenlik Servisi Şefliği Internet Servisi Şefliği Haberleşme Şube Müdürlüğü Gelen Evrak-Faks ve Arşiv Servisi Şefliği Giden Evrak Servisi Şefliği Büro İşlemleri ve Baskı-Cilt Servisi Şefliği Büro Hizmetleri Servisi Şefliği (Değişik:05/04/2008 tarihli ve 8/64-9 sayılı Yönetim Kurulu Kararı ile) Görevler Madde 3-Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığının görevleri teşkilat yapısını oluşturan Şube Müdürlüklerine ait görevlerin toplamından oluşur. Başkanlık; Şube Müdürlüklerinin çalışmalarının planlanmasını, kendi aralarında ve diğer Başkanlıklarla olan ilişkilerinde koordinasyonun sağlanmasını ve görevlerin yürütülmesini takip ve kontrolle görevlidir. I-PROJELER VE UYGULAMA ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ A-Proje Servisi Şefliği 1-TMO nun bilgi işlem projelerinin yazılımla ilgili kısımlarını planlamak, tasarlamak, analizlerini yapmak, kodlamak, TMO dışından temin edileceklerin temin edilmeleri için gerekli teknik şartnameleri hazırlamak ve uygulama safhasına getirmek, 2-TMO bünyesinde yürütülen iş ve işlemlerden uygun görülenlerin (alım ve muhafaza, ticaret, nakliyat, muhasebe, insan kaynakları, emtia stok kontrolü, projeksiyon çalışmaları, alım-satış fiyat analizleri, hukuki işlemler, evrak takip, denetim işlemleri, ihale, malzeme stok kontrol, yatırım, sağlık işlemleri karar destek mekanizmalarını destekleyici sistemler, savunma hizmetleri vb.) ilişkisel bir veri tabanı üzerinde ve modüler bir yapı altında bilgisayar ortamında yer almasını sağlamak, bununla ilgili uygulama yazılımlarını yapmak, yaptırmak, geliştirmek, dağıtmak ve muhafaza etmek veya bu hizmetlerin yerine getirilmesini sağlamak, 3-Personel ve Eğitim Dairesi Başkanlığı ile işbirliği yaparak Genel Müdürlük ve Taşra Teşkilatında görevli elemanlara geliştirilmiş veya geliştirilecek uygulama ve yazılımlarla ilgili eğitimler vermek veya verilmesini sağlamak, 4-İşyerlerinden gönderilen ve Merkezde toplanan bilgilerin süratle değerlendirilmesini sağlayacak yazılım alt yapısını kurmak, (Değişik:05/04/2008 tarihli ve 8/64-9 sayılı YKK ile) 2

3 5-TMO Birimlerinin ani gelişen ve mevcut TMO Bilgi Sistemi nde bulunmayan bilgisayar yazılımı ihtiyaçlarını tespit etmek, fizibilite raporlarını hazırlamak veya hazırlanmasını sağlamak, 6-TMO nun veri tabanını tasarlamak, bakımını yapmak, denetlemek; veri tabanı standardını saptamak, büyüklüğünü ve gizliliğini sağlamak için denetimler koymak ve bunlara uyulmasını sağlamak, 7-Bilgi organizasyonu, erişim ve denetim için tanımlar yapmak ve ilgililere bildirmek, 8-Yeniden kurma ve back-up yöntemlerini de içeren veri tabanı güvenlik ve denetim yöntemlerini geliştirmek, gerektiğinde veri tabanını baştan yapılandırmak, 9-Başkanlık tarafından oluşturulacak analiz, proje ve çalışma karma gruplarına katılmak ve katkı sağlamak. B-Uygulama Servisi Şefliği 1-Uygulama safhasına getirilmiş olan TMO bilişim uygulamalarının kesintisiz çalışmalarını sağlamak, 2-Başkanlık arşivinde kalması gereken bilgisayar çıktılarını ve raporları dosyalamak, kodlamak ve uygulamalarla ilgili olarak birimlerden gelen bilgi isteklerini karşılamak, 3-Genel Müdürlük ve Taşra Teşkilatında görevli elemanlara Personel ve Eğitim Dairesi Başkanlığı ile gerekli işbirliğini kurarak, TMO bünyesinde kullanılan kelime işlemci, elektronik tablolama, ofis otomasyonu vb. hazır yazılımlarla ilgili eğitimler vermek veya verilmesini sağlamak, 4-Bilgisayar aracılığı ile gerçekleştirilen TMO fonksiyonlarından; (alım muhafaza, ticaret, nakliye, muhasebe, insan kaynakları, emtia stok kontrolü, projeksiyon çalışmaları, alım-satış fiyat analizleri, hukuki işlemler, evrak takip, denetim işlemleri, ihale, malzeme stok kontrol, yatırım, sağlık işlemleri karar destek mekanizmalarını destekleyici sistemler, savunma hizmetleri vb.) süreçlerin uygulama aşamasına getirilmiş olanlarından raporlama yapılmasını sağlamak, raporlama ile ilgili olarak birimlerden gelen yeni taleplere ilişkin olarak yazılımlar üzerinde gerekli kod ilavelerini ve/veya yamaları yapmak veya yaptırılmasını sağlamak, 5-Uygulamalarla ilgili back-up (yedekleme) ve restore (yeniden yükleme) işlemlerini yerine getirmek, tüm verilerin yedeklenmesini sağlamak, 6-Başkanlık tarafından oluşturulacak analiz, proje ve çalışma karma gruplarına katılmak ve katkı sağlamak. 3

4 II-DONANIM VE İŞLETİM ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ A-Donanım ve Ekipman Koordinasyonu Servisi Şefliği 1-TMO nun bilgi işlem projelerinin donanımla ilgili kısımlarını planlamak, tasarlamak, proje analizlerini yapmak, temin edilmeleri için gerekli teknik şartnameleri hazırlamak ve projeleri uygulama safhasına getirmek, 2-Merkezi bilgisayarların ve işletim sistemlerinin sürekli hizmete açık olmasını sağlamak, 3-Mevcut sistemlerle ilgili teknik gelişmeleri izlemek, 4-Kesintisiz bir çalışmanın temini için gerekli araç-gereç ve malzemenin yeterli miktarda bulundurulmasını sağlamak, 5-Sistem emniyeti ve kontrol kurallarını belirlemek ve uygulamak, 6-Donanım ve donanımın kullanımı ile ilgili kayıtlarını tutmak, 7-Ana bilgisayar sistemi ve sunucuların işletim sistemleri ile ilgili back-up ve restore işlemlerini yerine getirmek, tüm işletim sistemleri ve işletimle ilgili veri gruplarının yedeklenmesini sağlamak, 8-Her türlü bilgisayar sisteminin kurulmasını sağlamak ve devreye sokmak, 9-Mevcut sistemleri kesintisiz çalıştırmak ve yaşatmak, 10-Yeni bilgi işlem cihaz ve ekipmanlarının ilgili birimlere dağıtımını sağlamak, 11-Personel ve Eğitim Dairesi Başkanlığı ile işbirliğini yaparak Genel Müdürlük ve Taşra Teşkilatında görevli elemanlara TMO bünyesinde kullanılan bilgisayarların kurulumu, koruyucu bakım ve onarımları vb. hususlarda eğitimler vermek veya verilmesini sağlamak, 12-TMO bünyesinde kullanılan bilgi işlem cihazlarına ait sarf malzemelerinin takibini yapmak, ihtiyaçları tespit etmek, Teknik Şartname yi hazırlayarak temin edilmelerini sağlamak, 13-Lisans anlaşmaları çerçevesinde kullanılan işletim sistemi ve diğer yazılımın periyodik ödemelerini kontrol etmek ve ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamak, 14-Bakım-onarım anlaşmaları ile TMO dışındaki kaynaklardan sağlanan hizmetlerin uygulanmasını kontrol ve takip etmek, bu hususla ilgili ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamak, 15-Kuruluşumuz bünyesinde kullanılmakta olan bilgi işlem ekipmanının envanterini tutmak, 4

5 16-Iskat veya başka bir nedenle kullanım dışı kalan bilgi işlem cihaz ve ekipmanının yerine aynı, benzer veya daha üstün fonksiyonlara sahip cihaz veya ekipman sağlanması için gerekeni yapmak, 17-Yeni donanım, ekipman ve işletim sistemi teknolojilerini takip etmek ve değerlendirmek, 18-TMO daki bilgi işlem cihaz ve ekipmanının performansını ölçmek ve değerlendirmek. B-Bilgi İşlem Cihazları Bakım-Onarım Servisi Şefliği 1-Kurulu bilgisayar sistemlerindeki kesintilerin en aza indirilmesini, sistemlerin düzgün ve tam performansla çalışmalarını sağlamak amacıyla cihazların kurulu bulunduğu ortamda veya bakım onarım servisinde arızayı veya kesintiyi giderecek uygun temizleme, test ve diyagnostik servisleri uygulamak, 2-TMO bünyesinde kullanılan, üzerinde bilgi ve tecrübeye sahip olunan bilgisayar sistemleri, yazıcılar, iletişim aksamları, endüstriyel kartlar ve diğer ekipmanın, koruyucu, arıza önleyici ve arıza durumunda tamir edici bakım onarımlarını yapmak, konu ile ilgili malzeme, yedek parça ve ekipmanın kontrol ve takibini yaparak stokların tesisi için gerekli işlemleri yapmak, muhafaza etmek, 3-TMO bünyesinde kullanılan, üzerinde bilgi ve tecrübeye sahip olunmayan firma bağımlı bilgisayar sistemi, yazıcı, elektronik kart, iletişim aksamı, endüstriyel kart ve diğer ekipmanın, koruyucu, arıza önleyici ve arıza durumunda tamir edici bakım onarım hizmetlerini TMO dışı kaynaklardan sağlamak için gerekli işlemleri yapmak, 4-TMO genelindeki bilgisayar sistemleri, iletişim ekipmanı, yazıcılar ve diğer bilgisayar çevre birimlerinde kullanılan sarf malzemelerinin stok durumlarını takip etmek, asgari stok seviyelerini belirleyip önceden tedbir almak, sarf malzemesi temini ve maliyeti düşürücü çalışmalar yapmak, 5-Başkanlık bünyesinde bakım onarım hizmeti gören cihazların kullanıldıkları yerlere ulaştırılmasını sağlamak, 6-Ekonomik ömrünü doldurmuş veya kullanılamayacak derecede arızalı durumda olan bilgi işlem cihaz ve ekipmanlarının ıskatını yapmak. III-VERİ GÜVENLİĞİ VE İLETİŞİM ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ A-İletişim ve Güvenlik Servisi Şefliği 1-Mevcut Bilgi İletişim Ağını kesintisiz çalıştırmak ve yaşatmak, 2-TMO nun bilgi işlem projelerinin iletişim ve güvenlikle ilgili kısımlarını planlamak, tasarlamak, proje analizlerini yapmak, temin edilmeleri için gerekli teknik şartnameleri hazırlamak ve projeleri uygulama safhasına getirmek, 5

6 3-Genel Müdürlük ve taşra işyerleri arasında etkin ve verimli bir iletişim ağı oluşturmak, 4-İşyerleri ile ana bilgisayar sistemi arasındaki bağlantıyı uygun veri hatları aracılığı ile sağlamak, 5-Sistem ve ağ emniyeti ile kontrol kurallarını ve politikalarını belirlemek, 6-Veri nakleden ağları planlamak, tasarlamak ve kurmak, 7-Oluşturulacak olan/oluşturulan yerel alan ağlarının uygun topolojilerle birbirine bağlanması ve bu şekilde TMO Geniş Alan Ağının tesisine ilişkin iş ve işlemleri yapmak, 8-Sistemlerin ağ yapısıyla ilgili konularda tasarım amaçlı koordinasyonu sağlamak, 9-Halen yürürlükte olan ve planlanmış ağların kullanımını incelemek, yeterli kapasite ve yeteneğin sağlanması için gerekli hatlar ve yapılanma konusunda öneriler getirmek, plan ve program yapmak, 10-Ağ kullanımını ve verilen hizmeti denetlemek, gerektiğinde düzeltme ve düzenlemeler yapmak, 11-Veri iletişimi yazılımlarını değerlendirmek, geliştirmek ve bakımını yapmak, yeterli kapasitenin ekonomik olarak bulunmasını sağlamak, veri iletişimi sorunlarını incelemek ve alternatifli çözümler geliştirmek, 12-Veri iletişimi olanaklarının kullanımı için standartlar geliştirmek ve belgelemek, 13-Gelişen veri iletişimi sistemlerini denemek, değerlendirmek ve bu konuda güncel bilgileri takip etmek, 14-Bilgisayar sistemlerine bağlı ağları işletmek ve ağ performansını denetlemek, 15-Konsol mesajlarını denetlemek ve bunların gerektirdiği işlemleri yapmak, 16-Gerekli yazılımla ağ sistemlerini çalıştırmaya başlatmak ve çalışır durumda tutmak, 17-Ağ donanım ve yazılımının tam, doğru ve sürekli çalışmasını sağlamak, 18-İletişim ve veri güvenliği ile ilgili olup, sistemin çalışmasını durduracak, yavaşlatacak istisnai durumlar oluşmadan tedbir almak, oluştuğunda da düzeltici işlemleri başlatmak, 6 19-TMO iletişim alt yapısının performansını ölçmek ve değerlendirmek.

7 B-Internet Servisi Şefliği 1-TMO nun bilgi işlem projelerinin Internet ile ilgili kısımlarını planlamak, tasarlamak, proje analizlerini yapmak ve projeleri uygulama safhasına getirmek, 2-Internet kullanıcılarını tanımlamak, kullanıcı veri tabanının bakımını yapmak, 3-Ateş duvarı (Firewall), Saldırı Tespit Sistemi (Intrusion Detection System) vb. güvenlik cihazlarının ve/veya yazılımlarının TMO nun alt yapısına uygun şekilde konfigüre edilmesini sağlamak, 4-Kurulu/kurulacak firewall sistemindeki güvenlik alt yapısını sürekli aktif ve güncel tutarak, güvenlik sisteminin herhangi bir kesinti ve sıkıntıya meydan vermeden düzgün ve tam performansla çalışmasını temin etmek için gerekli tedbirleri almak, 5-Kurulu/kurulacak firewall sisteminde merkezi kontrol ve detaylı raporlama, otomatik saldırı tespiti ve kısıtlama gibi hizmetleri yerine getirmek, 6-Internet trafiği ile ilgili olarak her seviyede kayıt tutmak, bu hususları başaracak sistem ve alt yapıların yerleştirilmesi ve yaşatılması ile ilgili tedbirleri almak, 7-Güvenlik yazılım, donanım ve diğer ekipmanın, antivirüs yazılımlarının, saldırı tespit sistemlerinin kurulması, temin edilmesi, sürekli aktif ve güncel kalmaları için gerekli tedbirleri almak, 8-HTTP, Mailing, FTP vb. Internet servislerini kurmak, yönetmek, bakımlarını yapmak, 9-Internet, Intranet ve Extranet teknolojileri ile ilgili gelişmeleri sürekli takip ederek, TMO ya fayda ve tasarruf sağlayacağı tespit edilen yeniliklerin TMO Bilgi ve İletişim Sistemine uygulanması hususunda gerekli tedbirleri almak. IV- HABERLEŞME ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ A-Gelen Evrak-Faks ve Arşiv Servisi Şefliği 1-Genel Müdürlük adına gelen resmi ve özel tüm yazılarla işyerlerinden gelen formüle edilmiş evrakı almak, ilgili kayıt fişlerine (elektronik ve/veya manüel) işlendikten sonra ait olduğu birimlere imza karşılığı teslim etmek, 2-İhaleler için gelen teklif mektuplarını ilgili mevzuatlar (Kamu İhale Kanunu ve TMO İhale Yönetmeliği) çerçevesinde teslim almak ve ilgili birim veya komisyona iletmek, zarf üzerende herhangi bir ihaleye ait olduğunu belirten yazı veya işaret olmadığından açılan teklif mektupları için tutanak tutmak, 3-TMO Teşkilatına ait olan vergi ve adli tebligatları usulüne uygun olarak teslim alıp ilgili birimine göndermek, TMO Genel Müdürlük adına gelen aboneli 7

8 dergilerin ait olduğu birimlere dağıtımını yapmak, gelen evrak ile ilgili istatistikleri tutmak, 4-TMO Genel Müdürlüğü adına gelen koli, paket, zarf vb. kargoları PTT den veya özel kargolardan aldırmak, zimmet defteri ile birimine teslim etmek, 5-TMO Genel Müdürlüğü adına gelen ve resmi yazı ekinde olmayan çek, bono, poliçe, tahvil ve benzeri kıymetli evrakı teslim aldıktan sonra zimmet defterine kaydederek, bu evraklar yazı ekinde ise kayıt işlemi yapıldıktan sonra Gelen Evrak Fişi ile ilgili birime imza karşılığı teslim etmek, 6-Merkez ve Taşra teşkilatına ait arşiv işlerinin TMO Arşiv Yönetmeliği hükümlerine göre yürütülmesini sağlamak, gerektiğinde Merkezde Ayıklama ve İmha işlemlerini yerine getirmek, 7-Faks haberleşmesinin sağlıklı bir şekilde yapılmasını sağlamak, 8-Türk Telekom A.Ş. den gönderilen faks faturalarına ait dokümanlı faturaları incelemek, varsa özel görüşmelerin tespitini yapmak. B-Giden Evrak Servisi Şefliği 1-Dışarıya gönderilmesi gereken Genel Müdürlük birimlerine ait evrakları gerekli kayıt işlemlerini yaparak postalamak, şehir içi dağıtımını yapmak, bu evraklara ait ikinci kopyaları ayırarak birim kodlarına göre dosyalamak, 2-Genel Müdürlük birimlerine ait yurt içi veya yurt dışına gönderilecek belgeleri veya paketleri Posta İşletmelerine teslim etmek, 3-Şehir içi, şehirlerarası veya yurt dışı yollamalarda PTT tarifesini uygulamak ve kontrolünü yapmak, 4-Posta giderleri için verilen iş avansını almak ve zamanında kapatmak, 5-Genelgeler ile Genel Müdürlük Sirkülerinin Merkez ve Taşra Teşkilatına, Genel Yazıların yalnız Taşra Teşkilatına dağıtımını yapmak, Genelgelerin belirli bir miktarını işyerleri ihtiyacı için arşivde saklanmasını sağlamak ve istenildiğinde bu yerlere göndermek, 6-Resmi Gazeteleri günlük olarak Başbakanlık Basımevinden aldırmak ve ilgili birimlere dağıtımını sağlamak. C-Büro İşlemleri ve Baskı-Cilt Servisi Şefliği 1-Merkez Birimlerine ait haberleşme cihazlarının bağlanması ve kaldırılmasına ilişkin idari ve teknik hizmetleri yerine getirmek, hatların şehirlerarası ve uluslararası görüşmelere açılmasını veya kapanmasını sağlamak, ihtiyaç halinde Makam Onayı ile yeni hatlar temin etmek, 8

9 2-Genel Müdürlükte kullanılan direkt telefonların hangi birimlerde kullanıldığı ile bu telefonların şehirlerarası ve milletlerarası görüşmelere açık olup olmadıklarının kayıtlarını tutmak, 3-Merkez ve Taşra Teşkilatımızın ihtiyacı için haberleşme cihazları satın alınması veya mevcutların yerlerinin değiştirilmesi hususlarında (gerektiğinde Makam Onayı da alınarak) gereğini yapmak, 4-Merkez ve Taşra Teşkilatımızda mevcut telefon santralleri için gerektiğinde Merkezden bakım onarım sözleşmeleri yapmak veya bu konuda teşkilatımıza yetki vermek, 5- Telefon, telefon santralı, teksir makineleri, Reuters bilgi sistemi ve alarm cihazlarının, Kamu İhale Kanunu veya TMO İhale Yönetmeliği kapsamında yıllık kullanım veya bakım-onarım sözleşmelerini yapmak, 6- Başbakanlık Tasarruf Tedbirleri genelgeleri doğrultusunda Teşkilatımızın yıllık telefon görüşme prensiplerini belirlemek, Merkez ve Taşra birimlerimize bildirmek ve harcamalarını izlemek, 7-TMO Genel Müdürlüğü direkt telefonları ve faks ile telefon santralının kullanımına ait Türk Telekom A.Ş.'den alınan faturaların son ödeme tarihleri esas alınarak ilgili kuruma TMO Yetki Devri Talimatı çerçevesinde ödenmesini sağlamak, bu telefonların kullanıcılarına özel ve resmi görüşmelerinin ayrımının yaptırılmasını temin ederek, özel görüşmelerin fatura tarihini takip eden ilk maaş gününde ilgililerden tahsil edilmesini sağlayacak bilgileri Mali İşler Dairesi Başkanlığına intikal ettirmek, 8- TMO Genel Müdürlüğü Merkez santralinden Merkez Birimleri personelince yapılan şehir içi telefon görüşmelerine ait santral çıktı listelerinin ayrımının birim personelince yaptırılması sağlanarak, belirlenen özel görüşme bedellerinin ilgililerden tahsilinin sağlanması için ilgili bilgileri zamanında Mali İşler Dairesi Başkanlığına göndermek, 9-Santral vasıtasıyla yapılan şehirlerarası ve milletlerarası görüşmelere ait kayıtların "Şehirlerarası Konuşmaların Kontrol Fişi ile tutulması ve görüşme yapan personele bu fişlerin imzalatılmasını sağlamak, 10-Teşkilatımızda kullanılan sabit, araç ve el telsizlerinin kayıtlarını tutmak, yeni kurulması ve kullanılması Makamca uygun görülen telsiz cihaz ve sistemleri konusunda ilgili kurum ve kuruluşlardan gerekli izin ve onayları almak, Iskat edilmesi gereken telsizler için, gerekli işlemlerin yapılması hususunda İşyerlerimize açıklayıcı talimatlar vermek, 11-Teşkilatımızın dahili telefon rehberini hazırlamak veya bilgisayar ortamında rehber oluşturmak ve Şubeye bildirilen isim, unvan veya telefon numarası değişikliklerinin telefon rehberlerine işlenmesini veya bilgisayar ortamında güncelliğini sağlamak, 9

10 12-Merkezde kullanılan direkt telefonlar ile merkez santralinin bakımını yapmak ve imkanlar ölçüsünde arızaları gidermek, 13-Teftiş raporlarının şubeye ait bölümlerini incelemek, tenkide alınan konularla ilgili olarak işyerlerine gerekli talimatı vermek, 14-Genelge ve Genel Müdürlük Sirkülerine sicil numarası vermek, kayıtlarını tutmak, genelgeleri sicil ve birim kod numaralarına göre ayrı muhafaza etmek, genelge ile değişen mevzuat madde değişikliklerini ilgili mevzuata işlemek ve bu mevzuatın muhafazasını sağlamak, 15-Teşkilatın haberleşme giderleri (telefon ve posta giderleri, yıllara göre karşılaştırmalı, parasal değerler olarak) ve Müdürlüğün posta işleri ile ilgili istatistik tutmak, istendiğinde bununla ilgili faaliyet raporu hazırlamak, 16- Şubenin görev ve sorumlulukları ile ilgili yazışmaları ve bu yazışmaların dosyalama işlerini yapmak. Yönetmelik, İzahname ve ilgili diğer mevzuatın Şubeye ait bölümlerini düzenlemek, 17-Şubeye ait demirbaş ve malzeme ihtiyaçlarının (Genel Müdürlükte kullanılan tüm telefonlar ile baskı-cilt ve fotokopi bölümlerimiz için gerekli olan her türlü teknik ve kırtasiye malzemeleri ile posta malzemeleri) tespit ve temini işlerini yürütmek, 18-Haberleşme cihazlarının kullanımı ve kullanım giderleri, dosyalama, Arşiv, yazışma vb. Genel Haberleşme sistemleri ile ilgili olarak tüm Teşkilatımız birimlerini yönlendirmek, gerektiğinde bu hususlarda eğitim programlarının düzenlenmesini sağlamak, 19-Genel Müdürlüğe ait teksir ve fotokopi işlerini mevcut cihazların kapasiteleri oranında yerine getirmek, 20-Baskı ve cilt Bölümünün iş ve kapasite durumuna göre her türlü baskı ve cilt işlerini istenilen tarzda, en ekonomik şekilde ve zamanında yapmak, 21- Servise intikal eden siparişlerle ilgili plan ve programları hazırlayıp takibini yapmak, 22-Servise intikal eden siparişler için gerek duyulan malzeme ihtiyacını tespit ederek zamanında temin edilmesi için ilgili birime iletilmesini sağlamak, 23-İş yoğunluğuna göre işleri öncelik sırasına koymak ve aksatılmadan yürütülmesini sağlamak, gerekirse piyasa araştırmaları yapmak ve önerilerde bulunmak, 24-İşçi sağlığı ve iş güvenliği konusunda tespit edilen kurallara uyulmasını ve gerekli tedbirlerin alınmasını sağlamak. 10

11 V- Büro Hizmetleri Servisi Şefliği (Değişik:05/04/2008 tarihli ve 8/64-9 sayılı Yönetim Kurulu Kararı ile) 1-Başkanlığın birimlerine ait haberleşme işlerinin (dosyalama ve birim arşiv işleri vb.) mevzuat ve mevcut yöntemlere uygun ve düzenli bir şekilde elektronik ve/veya manüel ortamda yürütülmesini sağlamak, 2-Gelen ve giden yazıların, elektronik ve/veya manüel ortamda, ilgili defter, föy, fiş ve benzeri belgelere kayıtlarını yapmak, yaptırmak, görülmek ve gereğinin yapılmasını sağlamak üzere Başkan, Şube Müdürleri ve ilgili personele iletmek, 3-Başkanlık personelinin özlük işleri ile ilgili işleri yürütmek, şahıs dosyalarını tutmak, 4-Başkanlığın demirbaş malzeme ve kırtasiye ihtiyaçlarını tespit ve temin ederek ihtiyaç sahiplerine dağıtımını sağlamak, ıskat, münakale, onarım, bakım ve sayımlarını yapmak, bu işlere ilişkin kayıtları elektronik ve/veya manüel ortamda tutmak, 5-Başkanlığa ait tüm yazışma ve çoğaltma işlerini, elektronik ve/veya manüel ortamda, eksiksiz, doğru ve usulüne uygun olarak yapmak. Personelin Görev-Yetki-Sorumluluk ve Nitelikleri Madde 4-Başkanlığın bünyesinde yer alan her kademedeki yönetici ve personelin görev yetki ve sorumlulukları ile taşımaları gereken özel nitelikleri TMO Kadro Tanımları Kitabı ile düzenlenir. Görevlerin Yürütülme Şekilleri-İş İlişkileri Madde 5-Başkanlık görevlerinin yürütülme şekline ait yöntem ve esaslar Başkanlığın ve konuyla ilgili birimlerin iş izahnameleri ve hizmet yönetmelikleri ile düzenlenir. Personelin tayin, nakil, tezkiye, terfi, görevlendirme, emeklilik ve benzeri özlük işlemleri ile disiplin işlerine ait hususlar ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde yürütülür. Başkanlık, görevlerini oluşturan işlerin yürütülmesinde Genel Müdürlük prensipleri ile TMO Yetki Devri Talimatı ile tespit edilen sınırlar çerçevesinde, teşkilât birimleri, yerli-yabancı resmi ve özel kuruluşlar, gerçek ve tüzel kişilerle gerekli iş ilişkilerini kurar, yazışmalar yapabilir. Yürürlükten Kaldırılan Mevzuat Madde 6-Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesiyle yürürlükte bulunan tarih, sicil ve 319 yayın numaralı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı Yönetmeliği yürürlükten kalkar. İzahname Hazırlanması Madde 7-Bu yönetmeliğin yürürlüğe girmesinden itibaren 6 ay içerisinde görevlerin yürütülme şekillerini düzenleyen iş izahnamesi hazırlanır. Yürürlük Madde 8-Yönetim Kurulunun 12/05/2005 tarih, 12/153-1 sayılı kararı ile kabul edilen bu Yönetmelik, kabul tarihi itibarıyla yürürlüğe girer. (Değişik:05/04/2008 tarihli ve 8/64-9 sayılı YKK ile) 11

12 12