Çıkar Çatışmalarının Etkin Yönetimi. Av. Gökçe Türkoğlu & Av. Altuğ Özgün. Hidiv

Transkript

1 Çıkar Çatışmalarının Etkin Yönetimi Av. Gökçe Türkoğlu & Av. Altuğ Özgün Hidiv

2 Bu veya benzeri durumlarla hiç karşılaştınız mı? Bir ana tedarikçiniz siz ve bir meslektaşınıza Wimbledon için 2 bilet teklif ediyor Bir hayır kurumu için yıllık bağış yemeğine para toplamanız isteniyor Boş zamanınızda kardeşinizin yeni başlattığı işinde çalışmanız gerekiyor Şirketinizde ast ve üst konumunda olan iki kişinin evlenme kararı alıyorlar Şirketinizin rakibi durumunda olan bir şirkette yüksek oranda hisse sahibisiniz.

3 GÜNDEM Çıkar Çatışması Nedir? Çıkar Çatışması Kategorileri Vaka Çalışmaları

4 Genel Bakış Çıkar Çatışması Nedir? OECD nin tanımına göre: Bir şahsın veya kurumun (özel veya kamu), sahip olduğu veya oldukları bir pozisyonu, şahsi veya kurumunun çıkarları için kötüye kullanması durumunda çıkar çatışması meydana gelmektedir.

5 POLİTİKADA. Siyasetçiler de dahil olmak üzere güven duyulmasi gereken bir konumda bulunan herhangi bir kimsenin göreviyle ilgili çikar (kamu yarari) ile kişisel çikari arasindaki çatişma durumudur.

6 Genel Bakış Çıkar Çatışması Kategorileri - Hediyeler, Eğlence veya İkram (Hediye sepetleri, eğlence veya diğer etkinlikler için bir iş ortağı tarafından veya iş ortağına sağlanan biletler veya davetiyeler) - Harici Pozisyon (İkinci bir işte çalışmak veya bir yönetim kurulunda görev yapmak) - Aile Üyeleriyle Ticari ilişkiler (Bir akrabanın yönettiği bir tedarikçiye iş vermek; bir aile üyesinin bir müşteri olmasını istemek)

7 Genel Bakış - İlgili Şirketlerde Mali Çıkarlar (Şirketin rakipleri veya iş ortaklarında doğrudan bir yatırım veya sahip olma durumunun bulunması) - Şirket Malı ve Bilgilerinin Kişisel Kullanımı (Kişisel çıkar veya başkalarının çıkarı için kurumsal bilgileri, varlıkları veya fırsatları veya şirketteki pozisyonunuzu kullanmak)

8 Genel Bakış ÇÇ TÜRLERİ Mevcut Potansiyel Algılanan Şirket içi/dışı olabilir.( Şirket içi yönetim biçimleri chinese walls)

9 9 Yasal Çerçeve İş Kanunu işçinin sadakat yükümlülüğü güven ilişkisi Türk Ticaret Kanunu YK Üyesi Özen ve Bağlılık Yükümlülüğü, Müzekareye Katılma Yasağı 03 Sözleşmesel Yükümlülükler & Uyum Politikaları Uyum Yöneticisinin: *Bağımsızlığı *KPI ları *Raporlaması ÇÇ düşünülerek yönetilmelidir. 04 Özel Kanundan Doğan Yükümülüler (Avukat, Broker)

10 10 ÇÇ YÖNETİMİ ÖNLEMLERİ Tanımlama Çalışan-Yönetici Etik ve Uyum Compliance ONAY İŞİN REDDİ- GÖREV ALMAMA Risk gruplarının belirlenmesi Departmanlar (özellikle HR Finans Yönetim Düzeyi sahiplenme EĞİTİM ŞEFFAFLIK Dokümantasyon Prosedür ve Formlar Sorumlular ve Compliance

11 KONTROL NOKTALARI İşe alım süreçleri (Çıkar çatışmasını engellemek için çalışanların ve iş ortaklarının, rakipler, siyasiler, adaylar, siyasi organizasyonlar ve şahıslarla ilişkileri değerlendirilmelidir.) Bu konuya dair soru işe alım formunda cevap şeklinde beyanlar alınabilir. İş Sözleşmesine ÇÇ maddesi, Örneklerle ÇÇ eğitimleri - farkındalık Tedarikçilerin incelenmesi ( aracı, temsilci, danışman vs) Şirket satın alma birimi ve satın alma yapan tüm departmanlar Kilit düzeyde çalışanların rotasyonu

12 12 Etik ve Uyum Ne Yapmalı? Etik ve Uyum Olarak Yazılı Prosedürler Oluşturmak İlk Görev Tüm Bu Prosedürlerde iş kararlarını etkilememe, yasal mevzuata uyumlu olma kriterleri gözetilmelidir. Parasal sınırlara bağlı İç Onay Mekanizmaları geliştirilmesi yardımcı olur. Satın Alma Prosedürü Çıkar Çatışması ve Yönetimi Prosedürü Hediye ve Ek Menfaatler Prosedürü Bağış ve Sponsorluk Prosedürü İhlal Bildirim Prosedürü (Speak Up! Dile Getir - El Kaldır) -Şirket Dışı Faaliyet ve Üyeliklere Dair Prosedür -Disiplin ve İşe Alım Proserürü -Davranış Kuralları

13 RİSKLER ÇÇ YÖNETMEMEK şirket çıkarının zarar görmesi, suistimallerin artması rüşvet ve yolsuzluğa varan yasal risk ve cezalar Çalışanın haksız menfaati ve adalet duygusunun zedelenmesi ile çalışan bağlılığı kaybı Reputasyon kaybı, şeffaflık ve hesap verilebilirliğin sorgulanması ÇÇ AŞIRI KORUYUCU YÖNETMEK Fiyat, kalite veya marka olarak en iyi seçeneğin gözardı edilmesi İşe alımda gerçek yetenekleri kaçırmak Tedarikçilerle ilişkilerin bozulması

14 14 RİSKLER Her zaman olumsuz sonuçlara neden olmasa da çıkar çatışması riskli bir durumdur. Fiyat, kalite veya marka olarak en iyi seçenek sunulmuş olmasına rağmen sözleşme şartları ve seçim kriterleri açık bir şekilde belirtilmiyorsa risk oluşabilir. Böyle bir örnekte, diğer çalışanlar alınan kararlarda özel çıkarların gözetildiğini düşünebilir ve şirkete olan güvenleri sarsılabilir. Toplum veya diğer paydaşlar tarafından da hoş karşılanmayacağı için, bir çıkar çatışmasına maruz kalınması riskli bir durumdur. Repütasyon kaybına yol açabilir!! Yasal Riskler ve Cezalar Rüşvet ve sair beyaz yaka suçlarının gerçekleşme riski en yüksek risktir.

15 FARKINDALIK YARATMA v Çıkar çatışması olması tek başına olumsuz bir durum değildir, Çıkar çatışmasını bildirmemek ve yönetmemek olumsuz bir duruma neden olur!

16 16 v 2016 yılı TEİD YOLSUZLUK ALGI ARAŞTIRMASI RAPORU verileri uyarınca çıkar çatışması olarak değerlendirilecek işyerinde uygulamalarda: q yakın arkadaş veya aile fertleri için kuralları esnetmek, q ana hissedarın kendi çıkarları uyarınca küçük ortakların haklarını göz ardı etmesi en çok rastlanılan etik dışı davranışlar arasında sayılmıştır.

17 17

18

19 Şirketlerde Dile Getirme Kültürü Yaratmak şüphe duyulmasında dahi iyiniyetli olan her bildirim desteklenir hatta ödül bile verilebilir. Çalışana bildirimi nedeniyle asla misilleme yapılmaz. çalışan korumaya alınır. Bildirim her türlü iletişim vasıtasıyla yapılabilir. Hotline olarak tabir edilen telefonla yapılan bildirimler için çalışanların kendi anadilleri ile ifade edebilecekleri telefon hatları oluşturulur. ve telefon bildirimi, isim belirtmeden (anonim) olarak yapılabilir.. Bildirimi kaydetmek için profesyonel hizmet sağlayıcılardan yararlanılır. Etik ve Uyum ihlali oluşturabilecek bildirimler için mutlaka dosya numarası ve olayın durumuna göre bir soruşturma takımı kurulur. Kötü niyetli ve sadece suç uydurma niteliğinde bildirimler yasak olup, cezalandırılır. Bildirim sisteminin suiistimal edilmesi engellenir. Bildirim sisteminin işleyişi hakkında çalışanlara bilgilendirmeler sürekli olarak yapılır, panolar, posterler ve benzeri görsellerle bu bildirim yöntemleri hatırlatılır. Şirketin uyum yöneticisi, genel müdürü ve üst yönetimi tarafından, çalışanlar bildirime teşvik edilerek üst yönetimin desteği (tone from the top) sağlanır. Bildirim süreci ile ilgili şirket içi prosedür hazırlanır.

20 Vaka Çalışmaları

21 İçgüdünüz ne diyor? Bir tedarikçiniz size ve eşinize UEFA Kupası finali için iki bilet teklif ediyor. Biletleri kabul edebilir misiniz? Bu durum şirket politikası veya yasaya aykırı mı? Vaka Çalışmaları 1 Kararınız paydaşları nasıl etkiler? Kararınız sizin ve şirketin itibarını nasıl etkiler?

22 İçgüdünüz ne diyor? Kız kardeşiniz Şirketinizle halihazırda iş yapan bir tedarikçide Yönetici olmak için mülakatlara katılacak. Bu bir Çıkar Çatışması mı? Bu durum şirket politikası veya yasaya aykırı mı? Vaka Çalışmaları 2 Kararınız paydaşları nasıl etkiler? Kararınız sizin ve şirketin itibarını nasıl etkiler?

23 İçgüdünüz ne diyor? Sigorta şirketi çalışanıyken başka bir finans şirketinde danışma kurulunda bir pozisyon size teklif edildi. Danışma kurulu sadece haftasonu görev yapacak ve bu görev mevcut iş saatlerinizi etkilemeyecek. Bu bir Çıkar Çatışması mı? 33 Bu durum şirket politikası veya yasaya aykırı mı? Kararınız paydaşları nasıl etkiler? Kararınız sizin ve şirketin itibarını nasıl etkiler?

24 TEŞEKKÜRLER